9789144142456 by Smakprov Media AB

Biblioteken och juridiken

Susanna Broms

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal, är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 31377 ISBN 978-91-44-14245-6 Upplaga 3:1 © Författaren och Studentlitteratur 2005, 2017, 2021 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Formgivning inlaga: Sebastian Wadsted/Lyth & Co Ombrytning inlaga: Team Media Sweden AB, Falkenberg Formgivning omslag: Francisco Ortega Omslagsbild: Ulf Lundin, Kungl. biblioteket Printed by Eurographic Group 2021

I N N E HÅLL

F Ö R O R D 13 O R D F Ö R K L A R I N G A R 19 F Ö R KO R T N I N G A R 27

1. Allmän förvaltningsrätt för bibliotek

– en kortfattad sammanställning 1.1 Offentlighet

1.2 Handlingar

1.3 Allmän handling

1.4 Registrering och diarieföring

1.5 Elektronisk post

1.6 Privatbrev

1.7 Utlämnande av allmän handling

1.8 Sekretess

1.9 Överklagande

1.10 Bibliotekens samlingar

1.11 ”Censur” på bibliotek

2. Biblioteket och låntagaren

2.1 Lånet – inledning

2.2 Lånets reglering

2.3 Vad är ett lån?

2.3.1 Lånets beskaffenhet

2.3.2 Låntagarens ansvar

2.3.3 Långivarens rättigheter

2.3.4 Slutande av avtal

2.3.5 Rättslig handlingsförmåga

2.4 Boklånet

2.4.1 Låneavtalet

2.4.2 Lånevillkoren

2.4.3 Lånekortet

2.4.4 Ordningsregler

2.4.5 Utlåning

2.4.6 Lån genom ombud

2.4.7 Avstängning (spärr)

2.4.8 Återlämning

2.4.9 Krav och preskription

2.4.10 Handräckning och betalningsföreläggande

2.5 Särskilda bestämmelser för lån

2.5.1 Sekretess

2.5.2 Omlån

109

2.6 Datorer och sekretess

109

2.7 Videofilmer på bibliotek

111

2.7.1 Visning för allmänheten

112

2.7.2 Utlåning och uthyrning

114

3. Biblioteket och upphovsrätten

117

3.1 Upphovsrätten – inledning

117

3.2 Upphovsrättens reglering

118

3.2.1 Bernkonventionen och andra fördrag

118

3.2.2 EU-förordningar, EU-direktiv och EG-direktiv

120

3.2.3 Nationell rätt

122

3.2.4 Avtal

124

3.3 Vad är upphovsrätt?

124

3.3.1 Verk

124

3.3.2 Verkets form

126

3.3.3 Vad är ett skyddat verk?

127

3.3.4 Hur länge är verket skyddat?

129

3.3.5 Klassikerskyddet

131

3.3.6 Sammanfattning

136

3.4 Upphovsrättens innehåll

137

3.4.1 De ekonomiska rättigheterna

137

3.4.2 De ideella rättigheterna

148

3.4.3 Verk skapade i anställningsförhållanden

150

3.4.4 Översättningar och bearbetningar

152

3.4.5 Verk som saknar skydd

153

3.4.6 Sammanfattning

157

3.5 Inskränkningar i upphovsrätten

157

3.5.1 Framställning av tillfälliga kopior

158

3.5.2 Framställning av exemplar (mångfaldigande, kopiering)   159 3.5.3 Användning av herrelösa verk

170

3.5.4 Framställning av exemplar m.m. till personer med funktionsnedsättning

177

3.5.5 Spridning av exemplar

179

3.5.6 Visning av exemplar

182

3.5.7 Offentligt framförande

182

3.5.8 Länkning

185

3.5.9 Citat

188

3.5.10 Återgivning av konstverk

189

3.5.11 Avbildning av konstverk och byggnader

190

3.5.12 Avtalslicens

191

3.6 Ansvar och ersättningsskyldighet

199

3.6.1 Straff

200

3.6.2 Förverkande

200

3.6.3 Vite

201

3.6.4 Skadestånd

201

3.6.5 Avstående, utlämnande och förstöring

202

4. Biblioteket och skyddet av personuppgifter

203

4.1 Vad är personuppgifter?

203

4.2 EU:s dataskyddsförordning

204

4.2.1 Syfte

204

4.2.2 Tillämplighet

205

4.2.3 Undantag från EU:s dataskyddsförordning

206

4.3 Vad är behandling av personuppgifter?

208

4.3.1 Personuppgiftsansvarig

209

4.3.2 Personuppgiftsbiträde

210

4.3.3 Dataskyddsombud

210

4.4 Grundläggande krav för behandling av personuppgifter – rättslig grund

211

4.4.1 Samtycke

212

4.4.2 Nödvändig behandling för att fullgöra ett avtal

216

4.4.3 Nödvändig behandling för att fullgöra en rättslig förpliktelse

216

4.4.4 Nödvändig behandling för att skydda grundläggande intressen

217

4.4.5 Nödvändig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgifts ansvariges myndighetsutövning

217

4.4.6 Behandlingen är nödvändig för ändamål efter en intresseavvägning

222

4.5 Principer för behandling av personuppgifter

223

4.5.1 Laglighet, korrekthet och öppenhet

224

4.5.2 Ändamålsbegränsning

224

4.5.3 Uppgiftsminimering

225

4.5.4 Korrekthet

225

4.5.5 Lagringsminimering

226

4.5.6 Integritet och konfidentialitet

228

4.6 Känsliga uppgifter

229

4.6.1 Uttryckligt samtycke

230

4.6.2 Viktigt allmänt intresse

231

4.6.3 Ideella organisationer

232

4.6.4 Arkivändamål av allmänt intresse m.m.

232

4.7 Personnummer

234

4.8 Överföring av personuppgifter till tredje land

235

4.8.1 Adekvat skyddsnivå

236

4.8.2 Lämpliga skyddsåtgärder

237

4.8.3 Särskilda situationer och enstaka överföringar

238

4.9 Tillsyn och påföljder

239

4.10 Offentlighetsprincipen och sekretessbestämmelserna – en konflikt?

240

R E F E R E N S E R 245 U P P H O V S R ÄT T S - O C H B R A N S C H O R G A N I S AT I O N E R 257 B I L A G O R 259 R E G I S T E R 267

K apitel 1

Allmän förvaltningsrätt för bibliotek – en kortfattad sammanställning

I Sverige är såväl folkbibliotek som högskolebibliotek vanligtvis offentliga myndigheter. Det allmänna biblioteksväsendet omfattar enligt 1 § bibliotekslagen (2013:801) folkbiblioteken, skolbiblio teken, den regionala biblioteksverksamheten (som tidigare kallades länsbiblioteken), högskolebiblioteken, lånecentralerna och övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet. Folk biblioteken är en del av den kommunala verksamheten. För skolbiblioteken ansvarar kommuner, regioner, staten eller enskilda huvudmän i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. skollagen (2010:800). Enligt 2 kap. 36 § skollagen ska eleverna i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ha tillgång till skolbibliotek. Regionerna och de kommuner som inte ingår i en region ansvarar för den regionala biblioteksverksamheten. Högskolebibliotek vid universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434) finansieras vanligtvis av staten.1 Staten ansvarar också för lånecentralerna. För övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet 1

Undantag finns, t.ex. biblioteket på Handelshögskolan i Stockholm, som endast till en del finansieras med statliga medel.

Se prop. 2012/13:147, s. 54.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

ansvarar den som enligt särskilda bestämmelser är huvudman för verksamheten. Med övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet avses sådan verksamhet som till övervägande del finansieras av det allmänna. En biblioteksverksamhet med en enskild huvudman som får en liten del av sin finansiering genom bidrag från det allmänna ingår följaktligen inte i det allmänna biblioteksväsendet.2 Om ett kommunalt eller statligt bibliotek drivs av någon annan än huvudmannen är det huvudmannen som ansvarar för att den som driver biblioteket följer bestämmelserna i bibliotekslagen. Grundläggande regler för hur myndigheter i stat och kommun ska handlägga sina ärenden finns dels i regeringsformen, dels i förvaltningslagen (2017:900). I 1 kap. 9 § regeringsformen sägs exempelvis att förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet ska beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet, den s.k. objektivitetsprincipen. Förvaltningsrätten omfattar även mer specialiserade bestämmelser för den offentliga förvaltningen, med lagstiftning som reglerar exempelvis polisväsendet, socialtjänsten, sjukvården och vägtrafiken. Förvaltningsrätten brukar beskrivas som de rättsregler som anger formerna för verksamheten inom regeringens institutioner, de kommunala organen och vissa korporationer eller inrättningar som utövar offentlig förvaltning. Förvaltningsrätten omfattar även de skilda organens kompetens sinsemellan och i förhållande till medborgarna samt de rättsmedel som står till buds för att åstadkomma en ändring av ett beslut fattat inom förvaltningen. Inom förvaltningsrätten finns regler för allmänna handlingar, sekretess och liknande. Följande avsnitt är tillämpliga på bibliotek som själva är eller ingår i en statlig eller kommunal förvaltning. Bibliotek som drivs som bolag, stiftelser eller föreningar är emellertid inte myndigheter, oavsett om staten eller en kommun är

ensamägare eller helt bestämmer över organisation. Dessa bibliotek omfattas över huvud taget inte av offentlighetsprincipen.

1.1 Offentlighet Sverige har en lång tradition av öppenhet inom förvaltningen. Redan genom 1766 års tryckfrihetsförordning infördes den medborgerliga rätten att fritt och på eget ansvar trycka skrifter. Syftet var att trygga ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. I det sammanhanget uppfattades rätten att i tryck offentliggöra myndigheternas handlingar som betydelsefull. Medborgarna till erkändes därför i denna grundlag rätten att fritt ta del av i princip alla handlingar som rörde rättsskipning och förvaltning och att fritt trycka av dem, dvs. göra avskrifter av dem. Redan då fanns det emellertid vissa inskränkningar och även de angavs i tryckfrihetsförordningen. Först genom 1937 års sekretesslag togs undantagen bort från grundlagen. Sverige fick en ny tryckfrihetsförordning 1949 och nu gällande undantagsregler återfinns i offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Grundprincipen inom den svenska offentliga förvaltningen är således att alla medborgare ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga, om det inte finns en uttrycklig bestämmelse i offentlighetsoch sekretesslagen som gör att de ska anses vara hemliga. Principen slås fast i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen. Att en handling är offentlig innebär däremot ingen rätt för myndigheter att få del av handlingen. Myndigheterna anses dock ha en sådan rätt, men då grundad på allmänna förvaltningsrättsliga principer. Departementschefen yttrade i samband med 1976 års reform av tryckfrihetsförordningen bl.a. att: Offentlighetsprincipens betydelse för en levande demokrati sträcker sig emellertid längre än till att kasta ljus över till-

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

ståndet inom den offentliga förvaltningen. Myndigheternas handlingar innehåller en rik fond av fakta i de mest skilda angelägenheter. Tillgången till denna information är i hög grad ägnad att berika den allmänna debatten och bredda underlaget för medborgarnas och organisationernas ställningstaganden i skilda samhällsfrågor. – Rätten att ta del av allmänna handlingar är således en del av den medborgerliga rätten att inhämta och ta emot information och därmed en av betingelserna för

I dag använder alla myndigheter någon form av automatisk data behandling (ADB) i sin verksamhet. Med automatisk databehandling avses bl.a. upptagning och hantering av elektroniska dokument och databaser. Offentlighets- och sekretesslagen ställer höga krav på myndigheter som använder automatisk databehandling: det krävs att myndigheten har en ”god offentlighetsstruktur”.

1.2 Handlingar Enligt tryckfrihetsförordningen förstås med begreppet handling Ǝ en framställning i skrift eller bild samt Ǝ en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt

uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. En handling kan således beskrivas som ett föremål som innehåller information av något slag. En framställning avser en framställning i traditionell bemärkelse, dvs. en handling som kan uppfattas utan hjälp av tekniska hjälpmedel. Hit hör dels alla typer av skriftliga handlingar, som brev, tabeller, blanketter, protokoll och pm, dels framställningar som ritningar, kartor och fotografier.

Prop. 1975/76:160, s. 71.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

den fria demokratiska åsiktsbildningen.3

Med upptagning avses följaktligen en handling som bara kan uppfattas med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Exempel på upptagningar är mikrofilm, telefax med dataminne, ljudband, skivor, cd och ADB. Begreppet ADB kan uppfattas som föråldrat och därför används numera ibland begreppet informationsteknik (IT) i stället för ADB. Ibland används också begreppet informations- och kommunikationsteknik (ITK). Med upptagning för ADB (IT eller ITK) avses uppgift som är fixerad på någon form av datamedium och som antingen finns i en dator eller kan matas in i en dator. Detta får till följd att allt i en handläggares dator, dvs. dokument, e-post, m.m., är att betrakta som upptagningar. Det är inte helt lätt att se e-post som en handling, eftersom e-postmeddelandet inte är knutet till ett fysiskt föremål på det sätt som en framställning är. Handlingen utgörs snarare av själva innehållet än av formen. Det innebär att de registrerade uppgifterna utgör handlingar, oavsett hur uppgifterna är lagrade. Så snart informationen i e-postmeddelandet är tillgänglig för myndigheten är den att betrakta som en handling.

1.3 Allmän handling Grundförutsättningen för att en handling ska kunna vara allmän är att den rör handläggningen i ett ärende vid en myndighet. Ett helt privat brev som skrivs av en handläggare eller en bok som skickas in till en myndighet som gåva kan således inte bli allmänna handlingar. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda bestämmelser är att anse som upprättad hos eller inkommen till myndigheten (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen). En handling blir allmän när den anses vara upprättad. Man kan uttrycka det så att en handling blir allmän när handläggningsprocessen är klar och handlingen fått sin slutgiltiga utformning. Upprättad är handlingen exempelvis när

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Ǝ den expedierats (avsänts) Ǝ den är färdiggjord (lämnad för expediering) Ǝ den hålls tillgänglig (för avhämtning)

Undantagna från denna bestämmelse är minnesanteckningar, som vanligtvis inte blir allmänna handlingar. Med minnesanteckning förstås en pm, annan uppteckning eller upptagning som endast har tillkommit för ärendets föredragning eller beredning. Inte heller utkast eller koncept är allmänna handlingar. Interna meddelanden inom en myndighet är heller inte allmänna. Om handlingarna tas om hand för arkivering, dvs. om handlingarna sparas någonstans, blir de dock automatiskt allmänna. Observera att det inte spelar någon roll vad man kallar en handling – det är själva hanteringen av handlingen som avgör dess karaktär. Det innebär således att man inte kan beteckna en handling som exempelvis ”minnesanteckning” i avsikt att undvika insyn. En handling blir också allmän när den rent fysiskt inkommit till myndigheten. En framställning har inkommit antingen genom att den anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda. En handling betraktas således som inkommen redan innan den eventuellt diarieförs. På samma sätt är en handling inkommen om den överlämnats i tjänsten till en tjänsteman på gatan utanför myndigheten. Om myndigheten har postbox anses posten inkommen då posten lagts in i boxen. En upptagning, dvs. ett elektroniskt meddelande, anses vara inkommet då det gjorts tillgängligt för myndigheten i sådan form att det kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Undantagna är bl.a. anbud lämnade i en offentlig upphandling. Anbuden anses inte vara inkomna till myndigheten förrän vid den tidpunkt det är bestämt att de ska öppnas (19 kap. 3 § offentlighetsoch sekretesslagen).

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Ǝ ärendet är slutbehandlat.

1.4 Registrering och diarieföring För att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar är huvudregeln att en allmän handling som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras utan dröjsmål (5 kap. 1 § första stycket offentlighetsoch sekretesslagen). Vanligtvis sker registreringen genom att myndigheten för in uppgiften om ärendet/handlingen i ett diarium. Ett register ska innehålla uppgifter om Ǝ datum då handlingen kom in eller upprättades och © F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

Ǝ diarienummer – om myndigheten tillämpar ett

sådant system. Registret kan också innehålla uppgifter om Ǝ vem handlingen kommit från eller vem den är ställd till och Ǝ i korthet vad handlingen rör.

Uppgift om vem som inkommit med en handling och/eller vad handlingen gäller kan utelämnas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna företes för allmänheten. Utelämnandet sker således främst med hänsyn till den personliga integriteten. Om handlingarna ordnas eller registreras på något annat sätt behöver de inte diarieföras, dvs. om de hålls samman i ett särskilt ärende och förses med ett löpnummer. Det väsentliga är att handlingarna ändå kan särskiljas och identifieras. Vissa typer av handlingar behöver inte registreras alls. Det är exempelvis Ǝ handlingar av ringa betydelse, även om de är allmänna Ǝ pressklipp Ǝ cirkulär Ǝ reklam 1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Ǝ kopior av andra myndigheters handlingar Ǝ statistiska meddelanden Ǝ skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll

Om myndigheten har för avsikt att sekretessbelägga en handling måste handlingen alltid först registreras. Man kan således inte bara stoppa undan en handling utan någon åtgärd med hänvisning till att handlingen är hemlig. Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess får myndigheten markera detta genom att en särskild anteckning, en s.k. sekretessmarkering, görs på handlingen eller, om handlingen är elektronisk, införs i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras. Anteckningen ska ange 1. til�lämplig sekretessbestämmelse, 2. datum då anteckningen gjordes, och 3. den myndighet som gjorde anteckningen.

1.5 Elektronisk post Även e-post kan utgöra allmän handling.4 Samma regler gäller således för e-post som för vanlig post. Även när det gäller e-post är det själva innehållet i e-postmeddelandet som avgör huruvida det är allmän handling eller inte. Man måste således öppna meddelandet för att kunna konstatera om det rör sig om en allmän handling. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av även den elektroniska posten. Av den s.k. loggningslistan (logglista, postlogg) framgår all e-posttrafik till och från en myndighet. Man kan således utläsa vilken brevlåda som har fått ett meddelande och från vilken brevlåda meddelandet kommit, likaväl som all utgående e-posttrafik. Såväl Statsrådsberedningen i Regeringskansliet som Statskontoret har 4

Se bl.a. Rå Ref 1999:36.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Ǝ anonyma handlingar.

bedömt att loggningslistan är en allmän handling.5 Regerings rätten har i ett rättsfall konstaterat detsamma.6 Det innebär att den som begär att få se listan har rätt att få det. Om en tjänsteman är frånvarande och hans eller hennes e-post inte kontrolleras exempelvis hemifrån ska en behörig person på samma sätt som gäller vanlig post i stället k ontrollera e-posten och vidta nödvändiga åtgärder. Ställföreträdaren måste således ha tillgång till den frånvarande tjänstemannens even tuella lösenord. Snabbheten i e-postkommunikationen kan göra det svårare att ha kontroll över vilka brev som kommer in till och som lämnar en myndighet. Det innebär att man som tjänsteman vid en myndighet, exempelvis ett bibliotek, måste vara medveten om det ansvar som åvilar myndigheten och dess anställda enligt bl.a. offentlighetsprincipen.

1.6 Privatbrev Den som öppnar ett brev som är adresserat till någon annan, gör sig skyldig till ett brott rubricerat som ”intrång i förvar” (4 kap. 9 § brottsbalken). Det innebär att en registrator som öppnar ett brev adresserat personligen till en tjänsteman vid en myndighet kan ådra sig ansvar för intrång i förvar.7 Emellertid finns också den uppfattningen att bestämmelserna om offentlighet i tryckfrihetsförordningen tar över brottsbalkens bestämmelser. Tryckfrihetsförordningen är grundlag och har därmed högre dignitet än brottsbalken.8 Ett brev eller meddelande som är ställt till någon personligen vid en myndighet ska anses som allmän handling, om handlingen

5 6 7 8

PM Elektronisk post resp. PM angående elektronisk post. RÅ ref 1998:44. Bohlin, A., Offentlighetsprincipen, s. 65. Lillieroth, L., Sekretess! En handbok om sekretesslagstiftningen, 9:e uppl. 1995, s. 9.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Susanna Broms Kungl. Biblioteket Box 5039 102 41 Stockholm

Se också JO:s beslut i ärende 2022–2000.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

gäller ett ärende eller en annan fråga som ankommer på myndigheten. Det väsentliga är alltså även här innehållet i meddelandet. Det innebär således att myndigheten i princip kan tvingas öppna privat post för att kunna konstatera om det rör sig om en allmän handling eller inte. Som framgått kan man ha olika uppfattningar om hur man ska hantera denna fråga. För att undvika konflikter och i görligaste mån vara såväl laglydig som diskret, kan myndigheten använda ett fullmaktssystem som täcker såväl den vanliga som den elektroniska posten. När en tjänsteman är frånvarande kan någon annan, lämpligen någon på samma enhet eller registrator, öppna sådan post som är ställd personligen. På så sätt kan offentlighetsprincipen efterlevas samtidigt som den personliga integriteten skyddas. Samtliga anställda på myndigheten bör också informeras om gällande bestämmelser.9 Inom doktrinen rekommenderas att en myndighet tillämpar ett system med fullmakter. Myndigheten avstår därmed från att öppna personligt ställd post om handläggaren finns på arbetsplatsen. Är handläggaren sjuk, har semester eller är tjänstledig kan myndigheten öppna posten på grundval av den fullmakt som postmottagaren lämnat. Märk väl att det inte har någon som helst betydelse för brevets karaktär huruvida tjänstemannens namn är placerat före myndighetens eller inte. Avsändaren kan alltså inte vara säker på att ett brev som adresseras

eller ens

Susanna Broms (OBS!! PRIVAT!! OBS!!) Kungl. Biblioteket Box 5039

102 41 Stockholm

vare sig bör eller ska lämnas oöppnat av registrator. Om en tjänsteman får personligt ställd post som rör ett ärende vid myndigheten är han eller hon skyldig att omgående vidare befordra handlingen till registrator för diarieföring enligt vad som tidigare sagts.

1.7 Utlämnande av allmän handling När någon begär det ska en allmän, offentlig, handling lämnas ut. Utlämnandet ska ske genast eller så snart det är möjligt. ”Så snart det är möjligt” antyder att det finns ett visst tidsutrymme, men det är inte tillåtet att med avsikt fördröja utlämnandet. Utlämnandet ska ske på myndigheten och så att handlingen kan uppfattas på ett eller annat sätt. Det finns än så länge inget krav enligt lag att lämna ut handlingar i elektronisk form. Den som vill ta del av en databas som utgör allmän handling riskerar alltså att få databasen utskriven på papper. Numera kan det dock passa en myndighet bättre att lämna ut handlingar i digital form. I dessa fall har myndigheten möjlighet att ta ut en självkostnad för kopiering och systematisering av det begärda materialet. Den som begär att få ut en handling har rätt att vara anonym. Myndigheten har alltså inte rätt att fråga efter namn på den som begär att få ut handlingen eller vilken avsikt denne har med sin begäran.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

En handling kan beläggas med sekretess och blir då hemlig, i motsats till offentlig. För att kunna sekretessbelägga en handling måste det finnas en bestämmelse i offentlighetsoch sekretess lagen som grund. De bestämmelser som närmast berör biblioteken är lånesekretessen och avtalssekretessen. Innehållet i bibliotekens låneregister är hemliga i enlighet med 40 kap. 3 § offentlighetsoch sekretesslagen och huvudregeln är att inga uppgifter om ett lån ska lämnas ut. Uppgifter får lämnas ut endast under vissa särskilda förhållanden; se vidare i kapitlet om biblioteket och låntagaren. En myndighet kan också, i enlighet med offentlighetsoch sekretesslagen, sekretessbelägga ett avtal, liksom andra uppgifter rörande myndighetens affärs- och driftsförhållanden, om myndigheten gör bedömningen att ett utlämnande av en handling (eller en uppgift ur en handling) skadar det allmänna. En avtalsparts ekonomiska intressen kan också vara skäl till att belägga ett avtal med sekretess. Vanligtvis är anbud i en myndighets upphandlingsärenden alltid hemliga och får inte lämnas ut förrän alla anbuden har offentliggjorts, ett avtal har slutits eller själva upphandlings ärendet har avslutats på något annat sätt. Denna sekretess är absolut, dvs. uppgifter får under inga omständigheter lämnas ut. Det skulle annars vara möjligt för en anbudsgivare att kontrollera hur andra inkomna anbud ser ut och sedan justera sitt anbud i förhållande till de andra. Det finns undantag från denna sekretessregel på ett par områden. Om den upphandlande myndigheten tillämpar ett s.k. valfrihetssystem i fråga om tjänster inom hälsovård och socialtjänster eller i fråga om tjänster för elektronisk identifiering gäller inte sekretessen. Även uppgifter i ett avslutat upphandlingsärende, eller i ärenden rörande andra avtal, kan sekretessbeläggas. Anledningen är att myndighetens ställning vid kommande förhandlingar skulle 40

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

1.8 Sekretess

kunna försämras om exempelvis priser lämnas ut. Enligt 31 kap. 16 § offentlighetsoch sekretesslagen kan myndigheten också sekretessbelägga en uppgift i ett avtal om det finns risk för att den enskilde, dvs. avtalsparten, lider skada om uppgiften röjs. Med ”uppgift” avses inte bara prisnivåer m.m. utan även uppgifter om affärs- och driftsförhållanden o.d. hos den enskilde. Gemensamt för alla sekretessbestämmelser, utom just anbud, är att sekretessen inte är ovillkorlig.10 Det finns alltså inga handlingar som kan ”hemligstämplas” och läggas i ett kassavalv för all framtid – i vissa fall kan det vara riktigt att lämna ut en uppgift. En uppgift ska inte omfattas av sekretess om man gör bedömningen att det inte innebär någon skada att uppgiften lämnas ut. I offentlighetsoch sekretesslagen förekommer två s.k. skaderekvisit som ska användas vid bedömningen av om en uppgift ska lämnas ut eller inte. Ett rekvisit är detsamma som en nödvändig förutsättning för att ett särskilt, i lag beskrivet, förhållande ska anses föreligga. Ett skaderekvisit beskriver vilken typ av skada som eventuellt kan uppkomma om en uppgift lämnas ut och anger därmed sekretessens styrka i förhållande till det intresse som ska skyddas. Ett skaderekvisit kan antingen vara rakt eller omvänt. Det raka skaderekvisitet är tämligen vidsträckt och innebär att sekretess bara föreligger om det kan antas att viss skada eller visst men uppkommer om uppgiften röjs. Det raka skaderekvisitet innebär att man presumerar, dvs. förutsätter, att uppgiften ska vara offentlig och kunna lämnas ut. Om en uppgift kan betraktas som harmlös kan den vanligtvis lämnas ut. Det omvända skaderekvisitet innebär att sekretess föreligger om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan skada eller men. Här resonerar man på motsatt vis: det råder presumtion för sekretess och man ska inte yppa en uppgift om man inte är alldeles 10 I ett fåtal fall anges inget s.k. skaderekvisit alls i offentlighetsoch sekretesslagen. Sekretessen är då absolut. Dessa bestämmelser kommer inte att beröras i denna bok.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

11 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). 12 Se kapitel 4.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

säker på att det inte skadar den som uppgiften rör eller någon honom närstående. Varje gång någon vill ta del av en handling som tidigare befunnits vara hemlig ska myndigheten med utgångspunkt i det tillämpliga skaderekvisitet göra en prövning av om sekretessen ska bestå, dvs. huruvida man i det aktuella fallet kan lämna ut en uppgift eller inte. Det är inte ovanligt att den sekretessbedömning man tidigare gjort inte längre är relevant. Sekretessen gäller inte för alltid utan är begränsad i tiden. Beträffande låneregister kan sekretessen gälla i högst 20 år. Bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning11 och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, kallad dataskyddslagen, om s.k. lagringsminimering av personuppgifter medför dock att ett bibliotek endast i undantagsfall kan spara uppgifterna i sina låneregister så länge (vilket vi återkommer till senare).12 Vanligtvis måste uppgifterna om lånen raderas redan efter ett par veckor sedan lånet avslutats. Sekretesstiden för uppgifter i allmänna handlingar är högst 20 år, men för handlingar som anger villkoren i ett avtal som ett bibliotek sluter gäller en tidsbegränsning om två år. Den längre sekretesstiden gäller hos de statliga affärsverken Svenska kraftnät, Luftfartsverket och Sjöfartsverket. Hur de anställda vid en myndighet ska handskas med sekretessbelagda handlingar regleras i 2 kap. 1 § offentlighetsoch sekretesslagen. Där stadgas att sekretessreglerna gäller alla som på grund av anställning eller uppdrag hos en myndighet på grund av tjänsteplikt eller på annan liknande grund för det allmännas räkning deltar eller har deltagit i en myndighets verksamhet och därvid har fått kännedom om en uppgift. Det innebär alltså att

alla arbetstagare inom en myndighets verksamhet omfattas av ett förbud att röja eller utnyttja en uppgift enligt offentlighetsoch sekretesslagen eller enligt lag eller förordning som offentlighetsoch sekretesslagen hänvisar till. Alla anställda ska känna till förhållandet och ska informeras om reglerna. Eftersom detta är reglerat i lag krävs inte att anställda undertecknar någon särskild handling. En s.k. sekretesserinran (eller ibland sekretessförbindelse) har ingen juridisk relevans, utan fungerar endast som en bekräftelse på att arbetstagaren fått veta att sekretess gäller. Det faktum att en anställd inte skrivit under en erinran betyder alltså inte att veder börande inte omfattas av sekretessreglerna. Ibland kan det ändå vara motiverat att be vissa personer underteckna en sekretess erinran, exempelvis praktikanter eller annan tillfällig personal. Eftersom alla inte kan förväntas känna till en myndighets sammansatta verksamhet, kan en erinran vara ett lättfattligt sätt att uppmärksamma bl.a. extra personal på att sekretess gäller även för honom eller henne. Observera dock att en person, genom att underteckna en sekretesserinran, inte kan bindas vid ett ansvar som inte är stadgat i offentlighetsoch sekretesslagen.

1.9 Överklagande Ett beslut om att lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter kan inte överklagas. Däremot kan ett beslut att inte lämna ut handlingar eller uppgifter överklagas av den som begärt att få ut handlingarna eller uppgifterna. Den som får avslag på sin begäran ska upplysas om att det går att överklaga beslutet och av den anledningen kan det vara praktiskt för biblioteket att meddela ett avslagsbeslut skriftligen. Enligt 6 kap. 8 § offentlighetsoch sekretesslagen ska ett sådant beslut överklagas till kammarrätten.13 13 Kammarrätten är en allmän förvaltningsdomstol och andra instans i förvaltningsprocessen. Det finns kammarrätter på fyra orter i Sverige: Stockholm, Göteborg, Sundsvall och Jönköping.

1 . A l l m ä n f ör va lt n i ng s r ä t t f ör b i b l io t e k

Författaren Susanna Broms var under tio år verksam som jurist vid Kungliga biblioteket, Sveriges nationalbibliotek, där hon huvudsakligen arbetade med förvaltningsoch upphovsrättsliga frågor. Under sin tid vid KB höll hon bibliotekskurser, seminarier och föreläsningar i upphovsrätt och andra för biblioteken specifika juridiska ämnen. Susanna Broms är numera kansliråd vid Infrastrukturdepartementets rättssekretariat och har medverkat som expert i ett par statliga utredningar.

Biblioteken och juridiken Måste ett bibliotek låna ut sina böcker? Får ett bibliotek lämna ut låntagares telefonnummer? Får ett bibliotek hyra ut videofilmer? Är uppgifterna om vem som använder en dator på biblioteket hemliga? Bibliotek ägnar sig inte längre bara åt att låna ut böcker utan har i dag även andra uppgifter och funktioner. Dessa arbetsuppgifter kräver nya kunskaper inom ett flertal rättsområden. Susanna Broms presenterar och förklarar grundligt de juridiska vardagsproblem som ett bibliotek eller en bibliotekarie kan ställas inför. I första hand behandlar hon de fyra juridiska områdena förvaltningsrätt, upphovsrätt, avtalsrätt och behandling av personuppgifter. Biblioteken och juridiken vänder sig främst till studenter, bibliotekarier och förvaltningsjurister som vill ha aktuell kunskap om juridiska frågor specifika för ett bibliotek. Boken är en praktisk handledning och innehåller ett flertal exempel hämtade från alla delar av ett biblioteks verksamhet. Tredje upplagan

Art.nr 31377

studentlitteratur.se