9789144132976 by Smakprov Media AB

Excel FÖR EKONOMER

JOHAN GRAAF ANTON BORELL

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal, är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 40355 ISBN 978-91-44-13297-6 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2021 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Formgivning inlaga: Jesper Sjöstrand/Metamorf Design Group Ombrytning inlaga: Henrik Hast Formgivning omslag: Jesper Sjöstrand/Metamorf Design Group Omslagsbild: Shutterstock.com Printed by Dimograf, Poland 2021

Innehåll

1 Introduktion 9 1.1 1.2 1.3

Vem vänder sig boken till? 11 Varför en bok om Excel? 12 Bokens logik och uppläggning 13

2 Grundläggande funktioner och beräkningar 17 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Vad är kalkylprogrammet Excel? 19 Grundläggande beräkningar 25 Grundläggande formler 31 Formatera och justera celler och cellområden 39 Ytterligare några generella funktioner 50 Vanliga fel och felmeddelanden 63

3 Modeller och mer avancerade beräkningar 71 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Modeller som verktyg 73 Att strukturera en modell 78 Modeller och beräkningar med villkor 88 Modeller och beräkningar med datum och tid 104 Iterativa beräkningar 114

4 Databaser och större datamängder 117 4.1 4.2 4.3 4.4

Hantering av större datamängder 119 Justering av innehåll i större datamängder 148 Att söka och matcha i större datamängder 174 Pivottabeller 186

5 Excel för kommunikation och presentationsmaterial 195 5.1 5.2

Göra Excelarken mer pedagogiska 197 Excel för framtagning av presentationsmaterial 206

6 Nästa steg 229 6.1 6.2 6.3 6.4

Mer specifika områden 231 Makron och tillägg 232 Integration med andra program 233 Att söka sig vidare på egen hand 234

Övningar

Till kapitel 2–5 finns övningar med lösningsförslag. Excelfilerna kan laddas ner på bokens webbplats, studentlitteratur.se/40355. Övning 2.1 – Grundläggande beräkningar 29 Övning 2.2 – Grundläggande formler 38 Övning 2.3 – Formatering 48 Övning 2.4 – Autofyll med fyllningshandtaget 54 Övning 2.5 – Absoluta cellreferenser med dollartecken 60 Övning 2.6 – Vanliga felmeddelanden 68 Övning 3.1 – Enkel modell 76 Övning 3.2 – Modell med flera blad 86 Övning 3.3 – Balansräkningsmodell med villkor 94 Övning 3.4 – Modell med flera villkor 102 Övning 3.5 – Beräkningar med datum 106 Övning 3.6 – Avkastning i dag 112 Övning 4.1 – Sortera och filtrera 137 Övning 4.2 – Villkorsstyrd formatering 147 Övning 4.3 – Kombinera information 156 Övning 4.4 – Dela upp och ta bort dubbletter 163 Övning 4.5 – Sökmotor med =LETARAD 180 Övning 4.6 – Kombinera listor med =LETARAD 184 Övning 4.7 – Pivottabeller 192 Övning 5.1 – Gör Excelfilen mer pedagogisk 204 Övning 5.2 – Skapa och justera diagram 221 Övning 5.3 – Kombinationsdiagram 224

Kapitel 1

Introduktion

Den här boken ger en introduktion till och överblick över hur ett kalkyl program – i vårt fall Excel – används och kan användas av ekonomer i en stor bredd roller, arbetsuppgifter och ansvarsområden. Boken ska ses som ett sätt för den nyinvigde att förstå vad som kan åstadkommas med hjälp av ett kalkylprogram, samtidigt som den förmedlar hur man som ekonom rent praktiskt går till väga för att ta fram och utveckla kalkylblad för sitt arbete eller sina studier. Kalkylprogram är i dag ett naturligt verktyg för många olika typer av ekonomer, och precis som när det gäller alla former av verktyg finns det så klart inget självändamål i att bemästra verktyget. Förhoppningen med vår bok är i stället att ge insyn i hur kalkylprogram kan förbättra eller effektivisera de processer som vi ekonomer sysslar med på daglig basis. I det här första kapitlet presenterar vi den pedagogiska idén med vårt upplägg och beskriver vad man förväntas kunna efter man tagit sig igenom boken och dess övningar. I kapitlet beskriver vi därför vem vi ser som den genomsnittliga läsaren av boken, varför vi har valt att skriva en bok om just Excel, och avslutar med att introducera bokens resterande kapitel och dess övergripande logik.

1.1

Vem vänder sig boken till?

Kalkylprogram är för många förknippat med ekonomer som arbetar inom redovisning eller finans, och vi möter därmed ofta uppfattningen att kalkyl program är bäst ämnade för uppgifter som exempelvis budgetar och vär deringsmodeller. Det är inte fel, men det är heller inte hela bilden. Vi har båda undervisat ett stort antal studenter som inte valt redovisning eller finans som specialisering, och när tentamen sedan är skriven hör vi ibland

Kapitel 1 Introduktion

1.2

Varför en bok om Excel?

Vi har valt att i den här boken utveckla och exemplifiera ekonomers användning av kalkylprogram med hjälp av Excel, en mjukvara utvecklad av Microsoft. Detta är så klart inte det enda kalkylprogrammet som går att använda, men i slutändan är Excel så pass utvecklat, och inte minst så pass dominerande i ekonomers yrkesliv, att vi anser att det lämpar sig bäst för att exemplifiera de arbetsmetoder vi vill beskriva. Det är inte heller ovanligt att många ekonomistyrningssystem hämtar ut och laddar in information via just Excel, och de flesta ekonomistudenter kommer att stöta på ett antal större arbeten där Excel kommer att vara ett krav. För de flesta som läser detta är säkert Excel dessutom det första de tänker på när de hör ordet kalkylprogram – orden har blivit nästintill synonyma. Excel har kort sagt blivit ett verktyg som i dag i stor utsträckning tas för givet både inom högre utbildning och i ekonomers yrkesliv. Varför då just en bok om Excel? Man kan mycket väl fundera över om det inte finns andra medier som skulle kunna användas för att lära sig mer om ett kalkylprogram. Det korta och enkla svaret är att det så klart finns

Kapitel 1 Introduktion

hur ”skönt” det ska bli att aldrig mer behöva jobba med Excel. Men när vi sedan träffar dessa individer igen några år senare på mer avancerade studier, på deras arbetsplatser eller kanske till och med chefsutbildningar, får vi höra att de använder Excel ganska regelbundet. Och det gäller inte minst personer som jobbar med marknadsföring, personalfrågor och styrning. Vår utgångspunkt är därför att kalkylprogram används av, och är användbara för, alla typer av ekonomer men på olika sätt. Med det sagt ser vi den här boken som ett hjälpmedel för alla framtida och nuvarande ekonomer som känner sig lite osäkra kring hur man kan använda kalkyl program och som känner att de behöver lära sig lite mer. Vi har därför också genomgående i boken valt att ta upp exempel från en bred typ av situationer som ekonomer kan stöta på. Vårt mål är att en ekonom som praktiskt taget aldrig arbetat med kalkylprogram tidigare ska kunna få tillräckliga insikter och färdigheter för att använda Excel i sin vardag. Vi tror dock även att den något mer erfarna Excel-användaren kommer att uppleva att boken är användbar för att fortsätta utveckla sin användning.

en uppsjö av information att hitta på internet, inte minst på Microsofts egen supportsida och ett stort antal forum där diverse Excel-användare utbyter idéer. Även Youtube har ett stort antal bra videor för att lära sig mer. Den viktiga frågan är dock varför så många fortfarande känner sig obekväma med kalkylprogram, trots all denna information som finns på internet. Problemet vi ofta stöter på är inte en brist på relevanta lösningar, utan snarare att studenter och yrkesverksamma inte riktigt vet vilka frågor som bör ställas. Vi tycker att just en bok behövs av flera skäl, men det viktigaste för oss är att vi sällan stött på någon som tar ett helhetsgrepp om hur man använder kalkylprogram och vad man kan använda dem till. Vi anser att användningen av kalkylprogram är en färdighet som, likt de flesta färdig heter, kräver en övergripande pedagogisk idé för att nå bästa lärande. Vi tror att en bok, kombinerat med en stor mängd praktiska övningar, är det bästa sättet att tillskansa sig de kunskaperna. Du kommer inte att kunna allt när du har gått igenom boken och dess övningar, men du kommer förhoppningsvis att kunna så mycket att det räcker, och annars att du vet hur du ska lösa det själv. Vår förhoppning är att vår bok ska få en plats i ekonomers bokhyllor så att den kan användas dels som stöd för specifika lösningar, dels som bas för självstudier, dels som uppslagsbok.

1.3

Bokens logik och uppläggning

Vi har valt att dela upp kalkylprogrammets olika användningsområden i fem kapitel. Man kan så klart presentera ett kalkylprograms innehåll på flera olika sätt, men vi valde att dela upp det baserat på lite olika situationer som en ekonom ställs inför. Vissa funktioner som återfinns i ett visst kapitel är säkert användbara även i andra situationer, och om det finns någon speciell funktion du letar efter kan du oftast hitta det via registret sist i boken. Vi ger dock även en kort introduktion av varje kapitel här nedan för att tydligt visa vad som återfinns i vart och ett av dem.

Kapitel 1 Introduktion

•

kapitel börjar vi med de mest grundläggande aspekterna av Excel och försöker se till att även nybörjare känner sig bekväma med att börja använda programmet. Vi går igenom var man hittar olika funktioner, hur man genomför beräkningar och enkla formler, hur man formate rar celler och cellområden och mycket mer. Kapitel 3. Modeller och mer avancerade beräkningar. I tredje kapitlet tar vi i stället modeller som utgångspunkt och beskriver hur man kan skapa Excelark på ett klokt sätt för att genomföra beräkningar och pro cesser som ofta upprepas. Vi går även igenom mer avancerade beräk ningar, exempelvis beräkningar med ett eller flera villkor, beräkningar som baseras på datum och tid och hur man gör iterativa beräkningar. Kapitel 4. Databaser och större datamängder. I fjärde kapitlet – som är bokens längsta – kommer vi att prata om ett av de vanligaste sätten att använda Excel, nämligen för större datamängder och som databas. Vi diskuterar lösningar för hur man hanterar datamängder som har blivit så stora att de inte längre kan hanteras manuellt. Vi går bland annat igenom hur man justerar innehåll i stora mängder text, hur man sorte rar och filtrerar i datamängden på både enkla och mer avancerade sätt, och vi förklarar också hur pivottabeller kan hjälpa till med arbetet. Det här är alltså ett stort område och tar upp en betydande del av boken. Kapitel 5. Excel för kommunikation och presentation. I femte kapitlet går vi vidare från beräkningar till att se hur Excel kan möjliggöra kommunikation och presentation av större eller mindre datamängder. Första delen av kapitlet fokuserar på hur man kan göra Excelarken mer pedagogiska, och den andra delen introducerar hur man skapar presentationsmaterial. Detta inkluderar tabeller, olika former av dia gram och kartor. Kapitel 6. Nästa steg. I det avslutande kapitlet diskuterar vi vad du som läsare kan göra när du känner att du har fått grepp om det som behandlats i boken och vad ett naturligt nästa steg skulle kunna vara i din Excel-användning. Här presenteras till exempel hur man samman kopplar Excel med andra program och vad Excel-makron och tillägg är och vad de kan användas till. Dessa funktioner är lite av ”överkurs” och kommer därför inte att ges någon utförligare beskrivning.

Kapitel 1 Introduktion

• Kapitel 2. Grundläggande funktioner och beräkningar. I nästföljande

Varje kapitel inleds med en text om vad kalkylprogrammet kan åstad komma inom de olika områdena, och sedan går vi igenom några av de centrala lösningar som finns. Löpande i texten finns även ett antal tips rutor där vi beskriver kortkommandon eller andra lösningar som kan vara användbara i Excel-användningen utan att för den sakens skull behöva ett eget avsnitt. I linje med vår pedagogiska idé tycker vi också att det är viktigt att du börjar jobba i Excel parallellt med läsningen av boken. Det här är ingen bok du i första hand bör läsa i hammocken, utan vi rekommenderar att du sitter framför din dator och testar de olika funktionerna i Excel medan du läser. Alla kapitel har många skärmklipp från programmet, och det är för att du som läsare enklare ska känna igen dig och förstå vad det är för något vi beskriver. För att underlätta denna parallella läsning av boken med ett praktiskt arbete i Excel har vi dessutom inkluderat totalt 21 övningsuppgifter i kapitlen 2–5 som på ett enkelt och tydligt sätt visar hur du kan öva på de metoder vi beskriver i texten. Varje övning görs i en förberedd Excelfil som går att ladda ner från bokens webbplats, studentlitteratur.se/40355. Dessa övningar täcker allt från enklare till mer avancerade uppgifter, och typiskt sett har vi redan förberett en datamängd som på något sätt ska behandlas. Vi rekommenderar att du först försöker lösa uppgiften själv, och om du inte lyckas finns i boken detaljerade beskrivningar av hur du gör det. Varje fil innehåller även förslag på lösningen så att du kan se hur vi valde att göra, och om just din lösning fick samma resultat. Notera att man många gånger kan göra mer eleganta lösningar än de föreslagna. Poängen med uppgifterna är inte att göra de ”bästa” lösningarna, utan att öva på de olika metoderna. Slutligen är det värt att nämna att alla formler i boken genomgående skrivs på svenska och att vi använder den senaste versionen för PC (Excel

TIPS 1.1 TIPSRUTOR I boken kommer vi i ett antal rutor att tipsa om alternativa lösningar, smarta kortkommandon och annat. Dessa är formaterade precis som denna första tipsruta.

Kapitel 1 Introduktion

TIPS 1.2 STÄLL IN SVENSK A SOM SPRÅK INNAN DU BÖRJAR JOBBA MED BOKEN Om du inte redan har installerat Excel rekommenderar vi att du installerar programmet som svensk version. Om du redan har en engelsk version av Excel kan du byta språk till svenska under File > Options > Language.

Kapitel 1 Introduktion

2019 med smärre uppdateringar). Skälet till att vi konsekvent valt en svensk PC-version är att vi vill att du ska kunna följa våra lösningar i ditt eget program och att det inte ser annorlunda ut när du gör det själv. Vi kan bara uppnå det om vi konsekvent använder en och samma version, och vi valde PC just för att det fortfarande är dominerande, inte minst i arbetslivet. Vi vet dock att allt fler jobbar med Mac-versioner av Excel och att många studenter använder Apple-datorer. Den här boken är lika användbar för er – den enda skillnaden är att det ibland ser lite annorlunda ut. En av författarna jobbade till och med uteslutande med en Apple-dator under framtagandet av boken, och det vi går igenom fungerar lika bra oavsett vilken dator man använder.

Kapitel 2

Grundläggande funktioner och beräkningar

I det här kapitlet introducerar vi Excel som verktyg, förklarar dess övergri pande logik och går igenom några av de mest grundläggande funktionerna och beräkningarna som man behöver för att jobba vidare med resterande kapitel. Utgångspunkten är att du som läsare inte är så erfaren gällande Excel-användning, och kapitlet börjar därför med de mest grundläggande beräkningarna och funktionerna, samtidigt som det ger en överblick över vad programmet är och kan göra. Om du har lite större Excel-vana kanske du bara behöver skumma igenom de första sidorna, även om vi tror att även du kan ha nytta av att gå igenom några av dessa grundläggande aspekter mer på djupet. Först introducerar vi vad Excel är och hur man orienterar sig i pro grammet. Sedan beskriver vi hur man gör grundläggande beräkningar och hur man använder Excels förprogrammerade beräkningar, så kallade formler. Vi går även igenom hur man formaterar celler och cellområden, introducerar några allmänna och generella funktioner, samt avslutar med att gå igenom ett antal felmeddelanden. I kapitlet finns även sex övnings uppgifter som kan lösas parallellt med läsningen. Vår förhoppning är att Excel-nybörjaren redan efter att ha läst detta kapitel och genomfört upp gifterna ska känna sig mer bekväm med Excel, och därmed vara redo att ta sig an de mer avancerade kapitel som följer.

2.1

Vad är kalkylprogrammet Excel?

Som vi nämnde i introduktionskapitlet är Excel ett mjukvaruprogram som, tillsammans med ett flertal konkurrenter, går under beteckningen kalkylprogram. Kalkylprogram brukar ha gemensamt att de ställer upp information i tabeller för att sedan utföra olika beräkningar i en numera

Kapitel 2 Grundläggande funktioner och beräkningar

stor mängd olika funktioner. Kalkylprogram är, och har länge varit, en central applikation för datorer, och just Excel lanserades på 1980-talet. Excel är dock inte det enda kalkylprogrammet som används och har använts av ekonomer, men över tid har det på många sätt tagit en ledande roll som kalkylprogram. Vi vill också vara tydliga med att Excel är en kommersiell produkt som utvecklas och säljs av Microsoft – dess fullständiga namn är just Microsoft Excel. Excel är en del av Microsofts programsvit, som även gemensamt ges ut i deras Microsoft Office-paket. Om du har jobbat med Excel känner du säkert till att det finns ett antal olika versioner av Excel som har släppts i samband med att nya Office-paket har lanserats med några års mellanrum. Därmed benämns också Excel-versionerna med lanseringsår, exempelvis Excel 2019. Microsoft har även en alternativ affärsmodell under namnet Office 365, som baseras på en abonnemangstjänst där man i stället för att köpa nya versioner kontinuerligt får de senaste uppdateringarna så länge man prenumererar på tjänsten. I samband med att diverse molntjänster har utvecklats har Microsoft även lanserat onlineversioner av sina produkter, inklusive Excel Online. I och med att vi bygger boken på en kommersiell produkt blir en cen tral fråga om just Excel verkligen är nödvändigt för de färdigheter vi går igenom eller om man lika gärna kan använda ett annat kalkylprogram. Det har vi ingen direkt åsikt om, och vi har inte heller något intresse av att fler köper Microsofts produkter. Att vi har valt ett specifikt kalkylprogram handlar i stället om att uppnå de pedagogiska poänger vi vill göra. Enligt vår mening behöver man ibland kunna gå in på detaljnivå för att exempel vis visa med skärmklipp och faktiska formler hur något kan åstadkommas i ett kalkylprogram. Vi har också förklarat i introduktionskapitlet varför vi föredrar just Excel. Andra kalkylprogram åstadkommer samma funktioner, eller åtminstone vissa av dessa funktioner, och ofta går det att lösa de saker vi går igenom även med andra program, även om beteckningar, layout och formuleringar kommer att skilja sig åt.

2.1.1

En första orientering

Efter att ha öppnat Excel och valt att skapa en ny arbetsbok – det vill säga den Excelfil man jobbar i – möts man av något som borde se ut ungefär så som figur 2.1 (det beror lite på hur stor del av skärmen som Excel tar upp). Det finns alltså en stor mängd knappar och alternativ man kan välja, och i det här avsnittet börjar vi med att förklara de övergripande områdena. Vi kommer att introducera många fler och mer specifika områden i andra delar av boken.

Figur 2.1 En första orientering i Excel.

Högst upp finns en mörkgrön rad med titeln på arbetsboken. Raden innehåller även ett antal kommandon som de flesta nog känner igen, till exempel Spara, Ångra och Gör om (se figur 2.2). Den här raden kallas Snabbåtkomst, och under den lilla pilen till höger om Gör om kan man även anpassa vilka funktioner som ska finnas tillgängliga just där. Just dessa tre förinställda funktioner har även kortkommandon i form av Ctrl S (spara), Ctrl Z (ångra) och Ctrl Y (gör om).

Figur 2.2 Symboler för Spara, Ångra, Gör om samt Anpassa verktygsfältet snabbåtkomst.

Kapitel 2 Grundläggande funktioner och beräkningar

Excel FÖR EKONOMER

Excel för ekonomer ger en omfattande introduktion till Excel. Boken presenterar en stor mängd funktioner, arbetssätt och lösningar, och är utformad för att passa både nybörjaren och den som har en viss Excelvana. Bland annat behandlas grundläggande och avancerade beräkningar och formler, Excelmodeller, hantering av stora datamängder, samt framtagande av kommunikations- och presentationsmaterial. Eftersom bokens utgångspunkt är att Excel är relevant för många typer av ekonomer utgår den från situationer inom såväl marknadsföring, organisering och HR som finansiering och redovisning. Excel för ekonomer tar ett pedagogiskt helhetsgrepp om Excel som verktyg och läsaren kan använda programmet parallellt med läsningen av boken. Till boken finns en mängd Excelfiler som innehåller övningar med lösningsförslag. Bokens syfte är att ekonomstudenter och redan yrkesverksamma ekonomer ska kunna utvecklas till vana Excelanvändare som självständigt löser problem som är specifika för deras yrkesroll och situation.

Art.nr 40355

studentlitteratur.se