9789144105741

Byggledning

FÖRVALTNING

Bengt Hansson Stefan Olander Anne Landin Radhlinah Aulin Urban Persson

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal, är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access.

Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare.

Studentlitteratur har både digital och traditionell bok­utgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 38854 ISBN 978-91-44-10574-1 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2021 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Francisco Ortega Omslagsbild och kapitelintroduktionsbild: Bildbyrå Ekegren.se Printed by GPS Group, Austria 2021

3

INNEHÅLL

Förord 9 Läsanvisning 11 1 FÖRVALTNINGSPROCESSER 15

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Byggprocessen 17 Förvaltningsprocessen 18 Samhällets styrning av förvaltningsprocessen 23 Fastighetsmarknaden 23 Upplåtelseprocessen 24 Begreppet förvaltningsprocess här och i andra sammanhang 24 Brukarpräglade kommentarer 24

2 ALLMÄNNA FÖRUTSÄT TNINGAR 27

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14

Allmänt 29 Fastighetsbranschens utveckling 31 Fastighetsmarknaden 37 Bostadsmarknaden 40 Resurstillgång och utveckling av förvaltningkostnaderna 46 Fastighetsföretagens lönsamhet 48 Finansiering av fastighetsverksamhet 49 Kunderna 53 Skapande av bostadsrätt 57 Beskattning av fastighetssektorn 71 Ett internationellt perspektiv 79 Klimatförändringarnas påverkan på fastighetssektorn 80 Kompetensutveckling 99 Brukarpräglade kommentarer 99

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

4

I nnehåll

3 FASTIGHETSFÖRETAGENS ORGANISATION OCH VERKSAMHETSSYSTEM 103

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14

Allmänt 105 Fastighetsföretagen 105 Allmänna krav på fastighetsföretagens organisation 108 Verksamhetssystem och processer 112 Fastighetsföretagens organisation 115 Aktörer i fastighetsbranschen 118 Arbetsmiljö under förvaltning 120 Fastighetsföretagens organisation för kvalitetssäkring 126 Fastighetsföretagens organisation för miljöledning 127 Fastighetsföretagens organisation för riskanalys 141 Samhällsansvar, etik och socialt ansvarstagande i fastighetsföretag 144 Organisation för säkerhet 149 Strategisk planering 150 Brukarpräglade kommentarer 163

4 SAMHÄLLETS ST YRNING AV FASTIGHETSFÖRVALTNING 169

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Allmänt 171 Stora värden och stor påverkan på samhället 171 Ekonomiskt samhällsstödda åtgärder 172 Samhällets regler för renovering, reparation och underhåll 173 Kulturhistoriskt värdefulla byggnader 174 Samhällets tillsyn 178 Skyddsrum 182 Krav på rapportering 183 Brukarpräglade kommentarer 184

5 ÖVERLÅTELSEPROCESSER 187

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Allmänt 189 Begreppet fast egendom 189 Köp av fastighet 192 Fastighetsregister 200 Lagfart, fastighetsregisterbevis och servitut 202 Pantbrevssystemet 206 Fastighetsreglering 207 © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

5

I nnehåll

5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16

Överlåtelsebesiktning 208 Fel vid fastighetsöverlåtelse 215 Tvister vid fastighetsöverlåtelser 217 Mäklarens ansvar 218 Tvångsförvärv 219 Avyttring av paketerade fastigheter 220 Riskanalys vid fastighetsövertagande 221 Due diligence – DD 221 Brukarpräglade kommentarer 223

6 FÖRVALTNINGSPLANER 225

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Allmänt 227 Förvaltningsplanens innehåll 227 Förvaltningsplaner vid olika typer av ägare 229 Förvaltningsplan vs fastighetsplan 232 Brukarpräglade kommentarer 232

7 TEKNISK A FÖRVALTNINGSPROCESSER 235

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18

Allmänt 237 Tekniska krav 240 Teknisk utformning av byggnader och anläggningar 241 Teknisk utformning av installationer 249 Inomhusklimatet 263 Brandtekniska installationer och brandskydd 265 Brister i byggnader, anläggningar och installationer 282 Byggnadsverks, byggnadsdelars och installationers livslängd 284 Analys av fastighetens tillstånd och skickbesiktning 287 Besiktningar 301 Åtgärdande av brister 305 Administration och organisation 306 Drift 307 Underhåll 313 Arbetsmiljö vid drift- och underhållsarbete 319 Riskanalys 334 Drift och underhåll vid nyuppförd byggnad 334 Brukarpräglade kommentarer 337

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

6

I nnehåll

8 FASTIGHETSEKONOMI 343

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

Allmänt 345 Analysmodell: Diagnos – prognos – beslut 346 Fastighetsekonomisk kalkyl 366 Bedömning av fastighetsinvesteringar 375 Livscykelanalyser 400 Avskrivningar 407 Underhållsplanering 411 Brukarpräglade kommentarer 413

9 FASTIGHETS­U T VECKLINGS­P ROCESSER 435

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10

Allmänt 437 Markexploatering 439 Planprocessen 452 Strategisk miljöbedömning av planer och program 460 Markanvisning 462 Exploateringsavtal 464 Fastighetsutveckling av befintliga byggnader 471 Statsstöd 471 Stadsutveckling mot trygg stadsmiljö 472 Brukarpräglade kommentarer 473

10 PROCESSER FÖR ANSK AFFNING AV FASTIGHETSTJÄNSTER 477

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 10.11 10.12 10.13

Allmänt 479 Behovsanalys 480 Egen regi eller extern upphandling 484 Facility management 487 Konkurrensstrategi 488 Upphandlingsstrategi 495 Upphandling av förvaltningsentreprenader 504 Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokument 516 Effekt av vald strategi 518 Styrning av anbudsprocessen 520 Mottagningskontroll och styrning 531 Hantering av brukaraspekterna i byggprocessen 533 Brukarpräglade kommentarer 541

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

7

I nnehåll

11 OM- OCH TILLBYGGNADS­P ROCESSER 547

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 11.15 11.16

Ekonomisk värdering inför ombyggnad 549 Samhällets spelregler för ombyggnad, reparation och underhåll 550 Motiv till ombyggnad 552 Ombyggnadsprocessen 556 Upphandling av ombyggnadsarbete 559 Arbetsmiljö 560 Renovering, reparation och restaurering 560 Projekteringsproblem vid ombyggnad 561 Exempel på ombyggnadsprojekt 562 Kommunikationsplan 567 Rivning 569 Återvinning av byggnadsmaterial 574 Besiktningar 575 Produktionsproblem vid ombyggnad 576 Värdering av ombyggnadsåtgärder – ett exempel 576 Brukarpräglade kommentarer 582

12 MIL JÖBEDÖMNINGAR AV FASTIGHETER 587

12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10 12.11 12.12 12.13 12.14 12.15

Allmänt 589 Verktyg för miljöbedömning 589 Miljöcertifiering 591 Miljöbyggnad 592 Miljöbyggnad iDrift 596 BREEAM 598 LEED 600 Green Building 601 Svanen 602 Regenerativ certifiering eller Zero Carbon-certifiering 604 Global Real Estate Sustainability Benchmark 605 Metoder för bedömning av sociala och kulturella värden 607 Platsens betydelse för hållbarhetsbedömning 608 Miljöbedömning av material och inomhusmiljö 612 Brukarpräglade kommentarer 622

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

8

I nnehåll

13 UPPLÅTELSEPROCESSER 625

13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 13.8 13.9

Allmänt 627 Hyresrätt – bostäder 629 Hyresrätt – lokaler 641 Kooperativ hyresrätt 646 Bostadsrätt 646 Äganderätt 657 Arrende och tomträtt 657 En process med relationsbyggande 659 Brukarpräglade kommentarer 659

14 PROCESSER FÖR KUNSK APS­­UPPBYGGNAD OCH ERFARENHETSÅTERFÖRING 663

14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 14.7

Allmänt 665 Systemfel i kunskapsuppbyggnadsprocessen 666 Åtgärder som stödjer kunskapsuppbyggnad och erfarenhetsåterföring 670 Kunskapsuppbyggnad med stöd av kvalitetssystem och avvikelserapportering 671 Informationssystem, handböcker och standarder 671 Erfarenhetsåterföring med förhinder 672 Brukarpräglade kommentarer 672

15 PROCESSER FÖR MINIMERING AV RESURSFÖRBRUKNING OCH OMVÄRLDSPÅVERK AN 675

15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8 15.9 15.10 15.11

Allmänt 677 Minimering av resursförbrukning i byggprocessen 678 Yttre effektivitet 679 Inre effektivitet 683 Effektivisering av förvaltningen 685 Minskad påverkan på omvärlden 687 Minskad klimatpåverkan och klimatdeklarationer 687 Hållbar förvaltning 687 Verksamhetssystemets stöd för effektivisering 688 Informationsteknik för effektivisering av verksamheten 690 Brukarpräglade kommentarer 692

Sakregister 695 © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

11

L Ä S A N V ISN I N G

Denna bok ingår som en del av ett läromedelspaket som omfattar böckerna Byggledning – projektering, Byggledning – produktion och Byggledning – förvaltning samt tillhörande övningsmaterial.

Förklaringar av de flesta begrepp som förekommer inom området projektering, produktion och förvaltning har samlats i slutet av boken Byggledning – projektering.

Bäst behållning av boken Byggledning – förvaltning erhålls om böckerna Byggledning – projektering och Byggledning – produktion läses först. Det beror på att i de flesta beskrivningar av byggprocessen brukar projektering och produktion komma före förvaltningsprocessen, men i många fall finns det i praktiken en förvaltningsprocess som ligger före skeden med projektering och produktion. Precis som när det gäller hönan och ägget är det därför inte självklart vilken process som kommer först. Erfarenheter från förvaltning är av stor betydelse vid projektering och produktion. Böckerna måste följaktligen inte läsas i viss ordning. Förvaltningsprocessen kunde mycket väl ha placerats först, men av diverse skäl valdes här att starta läromedelsproduktionen med projekteringsprocessen och därefter produktionsprocessen. För många blir det därför naturligast att studera böckerna och bygga upp kunskaperna i samma ordning.

I dessa läroböcker lämnas endast undantagsvis referenser och källhänvisningar i löpande text. I slutet av varje kapitel finns under rubriken ”Mer att läsa” förslag på litteratur och länkar för den som vill fördjupa sina kunskaper inom något område.

Bland dessa förslag finns även källor och referenser för respektive kapitel.

Boken är i första hand skriven för dig som ska verka i bygg- och fastighetssektorn.

I slutet av varje kapitel finns kommentarer som riktar sig till konsumenter eller brukare som inte är professionellt aktiva i bygg- och fastighetssektorn. I boken använder vi begreppen brukare och nyttjare som synonymer för gruppen som brukar och nyttjar, det vill säga använder, byggnader och anläggningar.

Dispositionen av boken Byggledning – förvaltning redovisas i figuren på nästa sida.

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

12

Läsanvisning

10. Processer för anskaffning av fastighetstjänster

8. Fastighetsekonomi

5. Överlåtelseprocesser

7. Tekniska förvaltningsprocesser

9. Fastighetsutvecklingsprocesser

6. Förvaltningsplaner 13. Upplåtelseprocesser

Översiktlig beskrivning av bokens innehåll. Siffrorna hänför sig till respektive kapitelnummer.

Förutsättningar för förvaltningsprocesser

Övriga processer

1. Förvaltningsprocesser 2. Allmänna förutsättningar 3. Fastighetsföretagets organisation och verksamhetssystem 4. Samhällets styrning av fastighetsförvaltning 12. Miljöbedömningar av fastigheter

11. Om- och tillbyggnadsprocesser 14. Processer för kunskapsuppbyggnad och erfarenhetsåterföring 15. Processer för minimering av resursförbrukning och omvärldspåverkan

Kapitel 1 ger en övergripande beskrivning av förvaltningsprocesser. De allmänna förutsättningarna för förvaltningsprocesser redovisas i kapitel 2. Andra förutsättningar såsom fastighetsföretagens organisation och verksamhetssystem samt samhällets styrning av fastighetssektorn behandlas i kapitel 3 och 4. I kapitel 5 behandlas överlåtelseprocesser vid fastighetsöverlåtelser. Förvaltningen av en fastighet styrs utifrån en förvaltningsplan, vilket behandlas i kapitel 6. Den tekniska förvaltningsprocessen och fastighetsekonomifrågorna tillhör de centrala delarna i förvaltningsprocessen och återfinns de två större kapitlen 7 och 8. Den ständigt aktuella fastighetsutvecklings­ processen diskuteras i kapitel 9. Anskaffning av fastighetsrelaterade tjänster avhandlas i kapitel 10. Processen vid ombyggnad, tillbyggnad och återvinning hanteras i kapitel 11.

Miljöbedömningar behandlas i kapitel 12.

Hyresavtal och avtal om bostadsrätt behandlas under rubriken upplåtelse­processer, kapitel 13.

Kapitel om de viktiga processerna för erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad samt minimering av resursförbrukning och omvärldspåverkan avslutar boken.

Begreppsmässigt inkluderar vi i ordet ”byggnad” även ordet ”anläggning”, om inget annat anges. Ordet ”byggprocess” innefattar i boken på motsvarande sätt även © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

Läsanvisning

ordet ”anläggningsprocess”. Det förekommer skillnader i processen för uppförande av byggnad respektive anläggning. I många fall kan det dock vara större skillnader mellan olika husbyggnadsprojekt än mellan ett husbyggnads- och ett anläggningsprojekt.

Vi har vidare valt att korta ner bokens titel som borde varit Byggledning – (fastighets-) förvaltning. All förvaltning i boken avser fastigheter som i och för sig kan innehålla både byggnader och anläggningar. Övningar, mallar och referensmaterial återfinns separat, dels i en övningsbok och dels på böckernas webbplats, som du får tillgång till via koden på omslagets insida.

Omvärlden – och därmed förutsättningarna för boken – förändras ständigt, vilket innebär att innehållet inte är hugget i sten utan ständigt måste förändras. Det skulle därför glädja oss mycket om du som läsare håller dig uppdaterad via böckernas webbplats där vi kommer att fylla på med kompletterande material av olika slag.

Du är självklart också välkommen att kontakta oss författare via mail, se webbplatsen.

Trevlig läsning!

Författarna

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

13

FÖRVALTNINGSPROCESSER

Följande behandlas i detta kapitel:

en övergripande beskrivning av förvaltningsprocessen korta beskrivningar av förvaltningsprocessens delprocesser några viktiga beslutspunkter i förvaltningsprocessen en övergripande beskrivning av beställarens och samhällets styrning av förvaltningsprocessen andra tolkningar av begreppet förvaltningsprocessen.

K APITEL

1

1

1.1

Byggprocessen

Byggprocessens huvudaktiviteter är projekterings-, produktions- och förvaltningsprocessen. Mer neutralt kan de tre processerna i huvudsak beskrivas med begreppen produktbestämning, produktframtagning och produktanvändning, se figur 1.1.

Med produktbestämning menas den process under vilken kraven på den behövda byggnaden eller anläggningen bestäms när det gäller funktion, utformning och estetik.

Produktbestämningsskedet omfattar i huvudsak projekteringsprocessen, men även upprättandet av de bygghandlingar som krävs för att kunna genomföra produktionen brukar – särskilt vid utförandeentreprenad – vanligen ses som en del av projekteringen eftersom arbetet utförs av projektörerna. Projekteringsprocessen behandlas utförligt i boken Byggledning – projektering.

Med produktframtagning menas byggande baserat på resultatet av produktbestämningen. Framtagande av bygghandlingar och allt det arbete som utförs på bygg­ arbets­platsen fram till överlämnandet av en färdig byggnad eller anläggning ingår i produktframtagningen. Produktionsprocessen behandlas i utförligt i boken Byggledning – produktion.

Med produktanvändning menas nyttjande och förvaltning av byggnaden eller anläggningen under dess hela livslängd, det vill säga en förvaltningsprocess, vilket kommer att behandlas i denna bok.

Projekteringsprocessen

Produktionsprocessen

Förvaltningsprocessen

Produktbestämning Produktframtagning Produktanvändning

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

FIGUR 1.1 En principiell beskrivning av byggprocessens olika delskeden.

18

K API TEL 1

F ör valtningspr ocesser

Klara gränser mellan olika steg i byggprocessen och tydligt formulerade ansvarsgränser minskar risken för tvister mellan aktörerna i processen. Men även om det är viktigt att se till att det finns klara gränser i ansvar mellan olika aktörer och steg i processen så är detta i sig inget hinder för att inhämta kunskaper från andra aktörer och processer. Tvärtom, kunskap är av stort värde för utveckling av alla processer.

Erfarenheter och information från produktanvändningen ökar möjligheterna att bestämma rätt produkt. Det är därför väsentligt att det finns en återkoppling från produktanvändning (förvaltning) till produktbestämning. Det krävs naturligtvis även en återkoppling mellan produktframtagning och produktbestämning.

1.2

Förvaltningsprocessen

1.2.1 Allmänt

Att förvalta byggnader och anläggningar innebär att tillhandahålla en funktion, ett utrymme med service till dem som använder byggnaden eller anläggningen. Eftersom en byggnad eller anläggning alltid utgör en del av en fastighet är det fråga om fastighetsförvaltning. I boken kommer begreppet förvaltning företrädesvis att användas, och då i betydelsen fastighetsförvaltning. Se mer om detta i avsnitt 1.6. Fastighet avser då inte byggnaden, vilket är ett vanligt missförstånd, utan med fastighet avses den mark som eventuella byggnader och anläggningar står på. Under vissa omständigheter kan även fastigheter bildas i tre dimensioner (mer om detta i kapitel 5). En fastighet är således en i fastighetsregistret dokumenterad enhet med tillhörande fastighetstillbehör, exempelvis en byggnad eller anläggning.

De viktigaste delprocesserna i förvaltningsprocessen beskrivs här i korthet och redovisas i figur 1.2. Processerna för överlåtelse, teknisk och ekonomisk förvaltning samt fastighetsutveckling kan betraktas som huvudprocesser. Övriga processer kan ses som olika stödprocesser, varav tre redovisas i figuren.

En överlåtelseprocess inleder på ett eller annat sätt förvaltningsprocessen då fastigheten övergår från den gamla ägaren till den nya ägaren. Ett fastighets­förvaltnings­ uppdrag kan utföras utan att fastigheten ägs, vilket inte är ovanligt då många ägare saknar egen förvaltningskompetens och köper in denna av en extern aktör. Detta beskrivs mer omfattande i kapitel 10 som behandlar anskaffning av fastighetstjänster.

Under den tekniska förvaltningen, anskaffning av fastighetstjänster och upphandling av byggtjänster ligger fokus på att utnyttja den befintliga fastigheten och anskaffa de resurser som behövs för att driva fastigheten så effektivt som möjligt under den förväntade ekonomiska livslängden.

Fastighetsutvecklingsprocessen är en process under vilken investeringar görs i syfte att öka fastighetens intäkter och/eller värde. Denna process kan innehålla ombyggnads­ processer, processer med rivning och återvinning samt nyproduktion.

De processer som omfattar hyresgäst- och fastighetsmarknaden är i huvudsak inrik© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

K A P I T E L 1

19

F ö r valtningsp r ocesser

Ekonomisk förvaltningsprocess

Överlåtelseprocess

Teknisk förvaltningsprocess

Fastighetsutvecklingsprocess

Förvaltningsplan Upplåtelseprocess Anskaffning av fastighetstjänster

tade på att ökad fastighetens intäkt genom att på ett eller annat sätt utnyttja marknaden.

Det kan vara fråga om att förädla fastigheten i syfte att öka hyresintäkterna eller att avyttra fastigheten.

I och med övertagande av en fastighet startar ett antal mer eller mindre parallella processer som behandlas i kommande avsnitt. Innehållet i dessa varierar med målet för fastighetsinnehavet.

Vid många typer av byggnadsverk kan beställaren, fastighetsägaren och förvaltaren tillhöra samma organisation. I så fall agerar beställaren i beslutssituationerna under processen både som fastighetsägare och förvaltare och bygger in bägge aspekterna i valsituationen.

I andra fall sker förvaltningen av en anlitad aktör och då är det viktigt att förvaltaroch brukarerfarenhet återförs systematiskt till beställaren. Oavsett organisation av förvaltningen behöver erfarenheten från denna fas tillföras projekteringens val- och beslutssituationer i framtida projekteringar.

Förvaltningsprocessens delprocesser är i de flesta fall iterativa, det vill säga det vidtas kontinuerligt åtgärder i syfte att nå de mål som uppdragsgivaren ställt upp under byggnadens ekonomiska livslängd.

Inledningsvis hålls möte under produktionens överlämningsprocess i syfte att säkerställa förvaltarens övertagande av byggnaden.

En förvaltningsplan innehållande bland annat planerat underhåll upprättas i samband med starten av förvaltningen av en fastighet. Denna revideras efter hand. Efter behov genomförs även ombyggnadsarbeten. Förvaltningsprocessen avslutats i och med att fastigheten överlåts. © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

FIGUR 1.2 Översiktlig bild av förvaltningsprocessen. Om- och tillbyggnadsprocessen har exkluderats liksom erfarenhetsåterförings- och kunskapsuppbyggnadsprocessen.

Här betraktas processerna för förvaltningsplan, upplåtelse och anskaffning av fastighetstjänster som stödprocesser.

20

K API TEL 1

1.2.2

F ör valtningspr ocesser

Överlåtelseprocessen

Förvaltningsprocessen startar då ägandet eller ansvaret för fastigheten tas över.

Om fastigheten inte är bebyggd blir innehållet i förvaltningsprocessen mycket begränsat. I praktiken startar den då det uppförts byggnader på fastigheten. Överlämningsprocessen inleds i och med entreprenörens anmälan att entreprenaden är färdig för slutbesiktning och avslutas med att byggnaden och anläggningen är driftsatt och beställaren tagit över ansvaret för driften. Överlåtelse av ägandet av en fastighet är noggrant reglerat i lagstiftningen (jordabalken). Vid överlåtelse av ett bolag innehållande fastigheter överförs inte ägandet av fastigheterna i sig och därmed blir överlåtelseprocessen av annan karaktär. Det handlar då om en företagsöverlåtelse och i detta sammanhang innehåller processen en företagsbesiktning, ofta kallad due diligence. Detta är en arbetsprocess för att samla in och analysera information om ett företag inför ett företagsförvärv. Läs mer om due diligence och överlåtelse av fastigheter i kapitel 5.

1.2.3

Teknisk förvaltningsprocess

Denna delprocess handlar om den uppföljning, den planering och de åtgärder som vidtas tekniskt i syfte att se till att avsedd funktion tillhandahålls brukarna och att de tekniska funktionerna i byggnader och anläggningar bevaras. Under denna process läggs fokus på att minimera drift- och underhållskostnaderna samtidigt som byggnadernas funktioner säkerställs under byggnadens ekonomiska livslängd. Processen påverkas förutom av byggnadens eller anläggningens utformning även av beslutad livslängd och kostnadsutveckling på den medieförbrukning (t.ex. el, vatten, värme/ kyla, fiber) som behövs för byggnadens drift. Tekniska förvaltningsprocesser behandlas i kapitel 7.

1.2.4

Ekonomisk förvaltningsprocess – fastighetsekonomi

Denna delprocess handlar om den uppföljning, den planering och de åtgärder som vidtas i syfte att ekonomiskt styra förvaltningen. Nyttan av fastigheten ställs mot de kostnader som fastigheten har. Nyttan återspeglar sig i de hyresintäkter respektive den värdetillväxt som fastigheten genererar. Den sistnämnda kan påverkas genom aktiv utveckling av fastigheten eller utnyttjande av samhällets utveckling i fastighetens närområde. Ökad lönsamhet uppnås genom ökad nytta och/eller genom sänkta kostnader för tillhandahållen funktion.

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

K A P I T E L 1

1.2.5

F ö r valtningsp r ocesser

Fastighetsutvecklingsprocessen

Affärsidén att tjäna pengar på att genomföra en projekt- eller fastighetsutveckling från råmark till färdiga byggnader som kan överlåtas till andra företag eller organisationer, som har ett mer långsiktigt mål att förvalta byggnaderna och fastigheterna, har under senare år blivit vanligare. Det kan exempelvis avse byggande av ett kontorshus eller ett flerbostadshus för en ny bostadsrättsförening.

Fastighetsutveckling behöver inte bara bestå av utveckling från råmark till färdig byggnad, det kan även handla om större ombyggnader såsom att bygga om ett kontorshus till bostäder eller något liknande. Man kan säga att fastigheter genomgår en ständig utvecklingsprocess där byggnader och anläggningar uppförs, byggs om, rivs och ersätts av nya.

1.2.6

Processen för anskaffning av fastighetstjänster

I syfte att en fastighet ska kunna tillgodose ställda funktionskrav och skapa avsedd nytta krävs att vissa tekniska och administrativa tjänster utförs kontinuerligt. Dessa kan utföras av egen personal eller av externt anlitade företag. Processen för anskaffning av fastighetstjänster behandlas i kapitel 10.

1.2.7

Om- och tillbyggnadsprocessen

Förutsättningarna för en fastighet förändras över tid, exempelvis uppfyller en byggnad efter en tid inte längre de funktionskrav som ställs och måste då byggas om eller ersättas med en ny byggnad. En ombyggnad är ett sätt att tillföra ny eller utökad funktion.

Ett första steg i en tänkt ombyggnad är att kontrollera om planbestämmelserna tillåter en ombyggnad. Skulle det saknas utrymme inom gällande plan kan stora svårigheter förväntas vid ett genomförande. I många fall är ombyggnadsprocesserna mer komplicerade än nybyggnadsprocesserna då den befintliga byggnaden och dess verksamhet måste beaktas och hanteras. Om- och tillbyggnadsprocessen behandlas i kapitel 11.

Om resurser inte finns inom den egna organisationen kan en upphandling av bygg­ entreprenad behöva genomföras. Processen för anskaffning av byggentreprenader har behandlats i Byggledning – projektering och Byggledning – produktion. I vissa fall är byggnadens värde så lågt att alternativet att riva byggnaden, eller delar av den, skapar ett större värde än att den bibehålls.

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

21

22

K API TEL 1

Insamling och kodifiering

FIGUR 1.3 Illustration av erfarenhetsåterföring i förvaltningsprocessen och modell för hantering av brukaraspekterna i bygg- och förvaltningsprocessen.

Brukarkrav Behovsanalys

Utredning

Utvärdering Erfarenhetsåterföring Innovation Design

F ör valtningspr ocesser

Insamling och kodifiering

Utförande

Nyttjande Förvaltning

Nytta för brukaren

Successiv bedömning och utvärdering Projektgenomförande

1.2.8

Erfarenhetsåterförings- och kunskapsuppbyggnadsprocessen

I fastighetsföretagens beskrivning av sina verksamhetssystem lyfts sällan systemen för erfarenhets- och kunskapsuppbyggnad fram. Under pågående förvaltning blir det lätt så att processer för erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad prioriteras ner eftersom de har en långsiktig karaktär. Just på lång sikt är det dock viktigt att det sker en kunskapsutveckling hos de anställda och att organisationen utvecklas så att en effektivare och framgångsrikare förvaltningsprocess erhålls.

Utformningen av system för erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad varierar beroende på verksamhetens omfattning. I figur 1.3 visas några tänkbara eller förekommande erfarenhetsutbyten mellan olika delprocesser. Det innebär en utmaning för förvaltaren att se till att det finns ett fungerande system för kunskapsuppbyggnad inom företaget.

Beställarens val av utformning av det som ska uppföras och organisationen av byggprocessen baseras på brukarkrav och behovsanalyser samt på insamlade erfarenheter från tidigare projektering (design), utförande och förvaltning. Eftersom det är stora belopp som investeras är erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad en viktig process. Insamlingen av information och utvärdering görs då så är möjligt successivt.

Kunskaperna byggs dock upp hos olika aktörer och under olika skeden, vilket medför stor risk för att de är inaktuella och bristfälliga när de behöver nyttjas vid förbättrad förvaltning och uppförande av nytt projekt.

1.2.9

Fastighetsföretagens styrsystem och stödprocesser

Många fastighetsägare förvaltar endast få fastigheter och behöver då inte utveckla omfattande styrsystem som effektiviserar verksamheten. I företag med många fastigheter och kontinuerlig drift krävs däremot väl utvecklade styrsystem med rutiner för fastigheternas drift och nödvändiga stödprocesser. De sistnämnda är processer och delsystem för kvalitetssäkring, miljöledning, ekonomistyrning och information. Dessa © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

K A P I T E L 1

F ö r valtningsp r ocesser

delsystem och stödprocesser presenteras i kapitel 3. Stödprocessen kvalitetssäkring finns även representerad i varje delprocess. Stödprocesserna är väsentliga för en effektiv styrning av förvaltningsprocessen.

1.3

Samhällets styrning av förvaltningsprocessen

Samhällets direkta styrning av förvaltningsprocesserna beskrivs här i korthet. För en kompletterande beskrivning hänvisas till kapitel 7 i Byggledning – projektering.

I allmänhet krävs bygglov eller motsvarande för bygg- och anläggningsprojekt och dessutom ett startbesked innan produktionen får starta.

Byggnadsnämnden har ansvar för tillsyn av den byggda miljön. I det allra flesta kommuner är detta en reaktiv verksamhet, det vill säga det måste komma in en an­mälan för att kommunen ska öppna ett tillsynsärende. Det sker sällan tillsyn på byggnads­ nämndens eget initiativ. Samhällets aspekter på fastighets­utvecklings­processer behandlas i kapitel 9, medan samhällsaspekterna på fastighetsägarens erforderliga underhåll och tekniska förvaltning framgår av kapitel 7.

Samhällets process har som helhet svag flödeseffektivitet. För själva bygglovs­ processen har den maximala handläggningstiden begränsats genom särskild lag, men lagen innehåller i praktiken inga sanktioner om den inte följs. Planprocessen har generellt en låg flödeseffektivitet. En orsak kan vara brist på processledning, och då särskilt ekonomiska styrmedel. Andra orsaker kan vara ineffektiv politisk styrning.

I praktiken har beställaren svårt att påverka hastigheten i denna process.

1.4

Fastighetsmarknaden

En fastighet kan karaktäriseras som kommersiell eller icke kommersiell. Alla fastig­heter är kommersiella, utom bostäder (med undantag för bostadshyreshus) samt fastigheter för infrastrukturanläggningar och liknande. Med denna definition inryms näringsfastigheter, hyresfastigheter, industrifastigheter samt jordbruksfastigheter i begreppet kommersiell fastighet. En näringsfastighet definieras enligt skattelag­stiftningen som en fastighet som inte är privatbostadsfastighet.

Ett fastighetsföretag kan generera lönsamhet genom att köpa och sälja fastigheter.

Centralt i sammanhanget blir då varje enskild fastighets värde. Fastighetens värde behöver även bestämmas då fastigheten ska användas som säkerhet för lån. Fastigheter kan också vara en placeringskälla för långsiktigt sparande och då behöver man ha kunskap om fastighetens värde och värdeutveckling för att kunna bedöma fastighetens förväntade avkastning.

För att kunna bedöma efterfrågan, vilket är avgörande för att i sin tur kunna bedöma fastighetens värde, krävs en marknadsanalys. Fastighetsvärdering behandlas i kapitel 8 och fastighetsmarknaden behandlas i kapitel 2. © F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

23

24

K API TEL 1

1.5

F ör valtningspr ocesser

Upplåtelseprocessen

En byggnad eller anläggning uppförs för att vara till nytta för någon. Upplåtelse av denna nytta eller anskaffning av nyttan kan ske på många olika sätt. Upplåtelseprocessen diskuteras och behandlas i kapitel 13.

1.6

egreppet förvaltningsprocess här och i andra B sammanhang

Begreppet fastighetsförvaltning översätts ofta till det engelska uttrycket property manage­ment. Ordet egendomsförvaltning är en synonym, men används inte särskilt ofta i fastighetsbranschen.

För att inte tynga texten onödigt mycket har vi i denna bok valt att använda begreppet förvaltningsprocessen i betydelsen fastighetsförvaltningsprocessen.

För verksamheter med hög förändringstakt har det blivit större fokus på att tillgodose de funktionskrav som verksamheten ska uppfylla, än att just köpa och äga en fastighet.

Det samlade begreppet för tjänster kopplade till fastigheter är facility management.

Det kommer att behandlas i kapitel 10.

En annan vanlig användning av begreppet förvaltningsprocess är som namnet på den juridiska process genom vilken tvister med myndigheter hanteras och löses. Förvaltningsprocesslagen och förvaltningslagen reglerar handläggningen och för­farandet vid de olika förvaltningsdomstolarna. Tvisterna kan exempelvis avse tolkningen av skattelagstiftningen, migrationsärenden eller mål rörande omhändertagande av missbrukare, psykiskt sjuka eller unga. Det finns tre olika instanser som kan pröva ett förvaltningsärende: förvaltningsrätten, kammarrätten och den Högsta förvaltningsdomstolen. Det krävs vanligen prövningstillstånd för att kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen ska ta upp ett mål.

1.7

Brukarpräglade kommentarer

Händelser under förvaltningen som påverkar brukaren kan vara höjd hyra, lång tid för reparation av akuta fel, långsam snöröjning eller ägarbyte. En hyresgäst eller brukare har ofta svårt att förstå varför fastighetsägarens agerande påverkar deras hyressituation på det ena eller andra sättet. Den grundläggande orsaken till denna bristande förståelse är att brukaren inte har samma mål med sitt engagemang som fastighetsägaren.

Brukaren vill ha sin bostad eller lokal till så hög standard som möjligt och till lägsta hyra. Fastighetsägaren vill på lämpligt sätt uppnå en viss förräntning på det kapital som satsats i fastigheten.

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

K A P I T E L 1

25

F ö r valtningsp r ocesser

För varje aktivitet som fastighetsägaren vidtar kan det uppstå en diskrepans i aktörernas uppfattning om hur och när aktiviteten ska genomföras. Exempelvis vill fastighets­ägaren ha så låga kostnader som möjligt för snöskottning, vilket kan uppnås genom att skotta sällan och minimalt, medan hyresgästen vill ha arbetet utfört snabbt och maximalt. Förvaltare och fastighetsägare måste balansera den nytta som ges mot brukarens vilja att betala för den service som erhålls. Denna ”spänning” mellan parterna kommer att finnas under hela förvaltningen, även om den i första hand tydliggörs då jämviktsläget rubbas.

Brukarens och hyresgästens påverkan och möjlighet att påverka förvaltnings­ processen behandlas i kapitel 13.

Begreppen brukare och nyttjare används som synonymer om inget annat anges.

MER AT T L ÄSA

Litteratur Brunes, F. (2017). Fastighetsvärdering och marknadsanalys. Studentlitteratur.

Hansson, B., Olander, S. & Christianson, H. (2021). Begrepp i bygg- och fastighetssektorn.

Svensk Byggtjänst.

Hansson, B., Olander, S., Landin, A., Aulin, R. & Persson, U. (2015). Byggledning – projektering. Studentlitteratur.

Hansson, B. & Pemsel, S. (2018). Beställarens nycklar till framgång. Svensk Byggtjänst.

Institutet för värdering av fastigheter och Samfundet för fastighetsekonomi (2018).

Fastighets­ekonomi och fastighetsrätt – Fastighetsnomenklatur. Fastighetsnytt Förlag AB.

© F ö r f a t t a r n a o c h S t u d e n t l i t t e r a t u r

Böckerna i den här serien är skrivna av en författargrupp med mångårig erfarenhet som lärare och forskare vid Lunds universitet samt som konsulter inom bygg- och fastighetssektorn.

Byggledning FÖRVALTNING Framgångsrik förvaltning av fastigheter ställer krav på mycket skiftande kunskaper hos inte bara fastighetsägare och förvaltare utan även hos de aktörer som anlitas för projektering, produktion och fastighetstjänster.

Den här boken ger dig grundläggande kunskap om överlåtelseprocesser, tekniska och ekonomiska förvaltningsprocesser, fastighetsutveckling och upplåtelseprocesser. Men jobbet görs där ute, i verkligheten!

Byggledning – förvaltning är tredje boken i ett samlat paket med läroböcker och övningsböcker i ämnet byggledning. Tillsammans med Byggledning – projektering och Byggledning – produktion täcker den in de kunskaper och färdigheter som behövs för att kunna leda byggprocessen från idé till effektiv förvaltning. Böckerna riktar sig till dig som ska verka i bygg- och fastighetssektorn och till dig som redan är verksam i byggprocessen och behöver fräscha upp dina kunskaper. Övningsboken innehåller dels faktamässiga uppgifter som besvaras med hjälp av läroboken, dels utvecklande uppgifter där lösningen får sökas i vidare kontexter samt tillämpade uppgifter som baseras på konkreta situationer vid fastighetsförvaltning.

I paketet ingår en webbplats, som du får tillgång till via koden på omslagets insida.

Art.nr 38854

studentlitteratur.se