Issuu on Google+

Din förmåga att hålla PowerPoint-presentationer är en nyckelfaktor för hur framgångsrik du kommer att bli i ditt yrkesliv. I USA är talarträning sedan många år ett högt prioriterat ämne i skolor och på universitet. Därför är många amerikaner mycket goda talare. Det är enkelt att göra bra PowerPoint-presentationer. Du behöver bara följa den här bokens principer, praktiska råd och tips! En riktigt bra PowerPointpresentation fångar publiken och underlättar ditt framträdande. Se den här boken som en inspirationskälla, som en hjälp att vässa din presentationsteknik och din förmåga att övertyga.

”Vi har länge sökt efter en bra handbok om hur man gör bra PowerPointpresentationer. Denna bok uppfyller våra krav. Den ger teorin bakom den moderna retoriken och den fokuserar på dig som talare, och hur viktig du är för att få fram ditt budskap. Det är därför vi på Dale Carnegie använder den i vårt program Strategiska Presentationer. Boken är mycket uppskattad av våra deltagare.” Berit Friman, vd på Dale Carnegie

Kurt Johannesson, professor emeritus i retorik, Uppsala universitet

Kristian Ingemansson har under lång tid varit intresserad av modern retorik och karismatiska talare. Han är överläkare och specialist i radiologi, och har deltagit i ett stort antal internationella kurser och kongresser. Kristian har gjort en omfattande litteraturgenomgång av klassisk och modern retorik. Hans styrka är att i det komplicerade hitta det enkla och praktiskt användbara. Mikael Ekström har arbetat i IT-branschen sedan 1987. Han har mer än 20 års erfarenhet som chef på olika nivåer inom product managing, försäljning och utveckling. Han har stor internationell erfarenhet och har gjort hundratals presentationer i olika delar av världen. Han är välkänd för sin förmåga att hålla bra presentationer och för sin stora sociala kompe tens. För närvarande är han ansvarig för alla produkter och tjänster globalt för eBuilder.

PowerPointpresentationer Handbok i modern retorik och presentationsteknik

INGEMANSSON • EKSTRÖM

”Kristian Ingemanssons och Mikael Ekströms bok bygger på amerikansk retorik av Dale Carnegies typ. Den är medryckande och personligt skriven och ger många konkreta och nyttiga råd om hur man genomför effektiva presentationer.”

PowerPoint-presentationer

Vill du snabbt kunna göra bra PowerPoint-presentationer? Vill du bli bättre på att tala och övertyga? Vill du nå längre i karriären?

KRISTIAN INGEMANSSON & MIKAEL EKSTRÖM Best.nr 47-09473-8

Tryck.nr 47-09473-8-00

U P P L AG A 2


PowerPoint-presentationer ISBN 978-91-47-09473-8 © 2010 Författarna och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Carina Blohmé Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Bildredaktör: Ewa Hansson-Rosdahl

Upplaga 2:1

Tryckt på miljövänligt papper Sättning: Gyllene Snittet AB Teckensnitt: Brödtext, Adobe Garamond Pro. Rubriker: Berthold Akzidenz Grotesk Tryck: Sahara Printing, Egypten 2010 Bildkällor: BananaStock s. 25 Ikea Sverige s. 19 Ingram s. 103 Jupiterimages s. 12, 13, 21, 111 Matton s. 14, 16, 29, 37, 85, 102, 108, 117, 119 Thinkstock s. 24, 66 Scanpix s. 36 Övriga bilder författarnas egna

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 4

10-04-09 15.06.32


Innehåll

Förord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Erfarenheterna bakom boken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 PowerPoint ger unika möjligheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Få ut mer av boken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Bokens upplägg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1. Vad är retorik? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Public Speaking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Förberedelse och träning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Hur gör man för att påverka och övertyga? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Två effektiva retoriska knep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Nervositet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 En steg-för-steg-modell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2. Hjärnans två halvor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Vänster och höger hjärnhalva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Övertyga båda hjärnhalvorna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3. Få åhörarna att se och uppleva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 En bild säger mer än tusen ord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Vi tror på det vi ser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Hitta bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4. Hur du väljer innehåll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Fyrfrågeanalys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Välj och begränsa ämnet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Samla och välj argument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Strategier i argumentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Pedagogiskt upplägg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Att använda andras PowerPoint-presentationer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 5

10-04-09 15.06.32


5. PowerPoint-mallen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Varför ska man ha en PowerPoint-mall?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 PowerPoint-mallen möjliggör större kreativitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Några utgångspunkter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 PowerPoint-mallen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Ytterligare tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 6. Några tekniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Intressefångare i inledningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Slutklämmen i avslutningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Berättarteknik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Språkligt flyt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 PNP-principen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Metaforer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 ”Nöjd kund”-metoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 7. Professionell layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Utnyttja PowerPoints möjligheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Några speciella möjligheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Grundläggande principer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 8. Undvik välkända fallgropar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Första intrycket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Dekorationsbilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Animeringar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Ljudeffekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Fem typiska nybörjarfel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 9. De sista förberedelserna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Reservmanus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 A4-manus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Träna framträdandet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 För säkerhets skull. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Dela ut material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 6

10-04-09 15.06.32


10. På plats i lokalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Innan åhörarna kommit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Åhörarna kommer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Framträdandet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 I pausen och efteråt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 11. På scenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Undvik störande ovanor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Hur du pekar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Händerna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Interaktionen med åhörarna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Ögonkontakt och leende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Demonstrera objekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 12. Frågestunden och avslutningen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Frågestunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Frågestunden steg för steg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Var diplomatisk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Svåra situationer under frågestunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Nästa steg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 När du avslutat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Utvärdering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Sammanfattande frågor och svar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Tio grundprinciper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Tack

.......................................................................................................

132

Litteratur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Bilaga: PowerPoint-mallens alla sidor, en översikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 7

10-04-09 15.06.32


PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 8

10-04-09 15.06.33


Förord Välkommen till andra upplagan av vår bok, som till vår stora glädje har blivit väldigt uppskattad! Dale Carnegie och många andra använder den som kursbok. Vi har fått många kommentarer från våra läsare, och inför denna andra upplaga har vi tagit till oss av både positiv och negativ kritik. Bibliotekstjänst skrev till exempel så här i sin recension: ”… Författarna har lyckats i sin föresats att skriva konkret och personligt. Deras budskap visualiseras tydligt med exempel. Layouten är sparsmakad och utgörs i huvudsak av bilder från dator. Strukturen är mycket klar. Det enda som kan invändas mot är den något färglösa titeln, Presentationer med bildspel. Det är inte en titel som matchar denna välskrivna, vida mer täckande, bok.”

Boken har därför bytt namn från ”Presentationer med bildspel” till ”PowerPoint-presentationer”. Vi har förbättrat layouten, utökat bildmaterialet och uppdaterat texten. Det är lätt att göra bra PowerPoint-presentationer. Du behöver bara lära dig de riktlinjer och principer som finns i denna bok. Lika säkert som vi lovar dig att du kan bli en framgångsrik talare är att ingen blir en bra presentatör utan praktisk träning. Ta vara på alla träningstillfällen du kan. Skapa tillfällen att öva din presentationskonst. Övning ger färdighet och erfarenhet, men också det viktigaste av allt, självförtroende. Säkert är delar av innehållet redan välkända för dig, andra delar kanske känns mer främmande. Se det hela som ett smörgåsbord och välj det som passar dig. erfarenheterna bakom boken

Kristian Ingemansson har under lång tid varit intresserad av praktisk retorik. Han är överläkare och håller i stort sett dagligen en presentation som kallas för röntgenrond. Som ett led i sin fortbildning som läkare har Kristian deltagit i ett stort antal internationella kurser och kongresser. Mikael Ekström har sedan 1987 arbetat i IT-branschen. Han har gjort många hundra presentationer i olika delar av världen. Han har ofta blivit utvärderad i dessa sammanhang med gott resultat. För närvarande är han ansvarig för alla produkter och tjänster globalt för eBuilder. 9

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 9

10-04-09 15.06.33


Fö r o r D

PowerPoInt ger unIka möjlIgheter

PowerPoint ger unika möjligheter att göra än mer effektiva presentationer som övertygar kunder, kollegor eller andra mottagare. Du kan lätt skräddarsy och visualisera budskapet för varje målgrupp. PowerPoint-presentationer blir effektiva om man följer några få grundläggande principer. Vår erfarenhet är att fallgroparna är många, men de går att undvika och belöningen blir desto större när du lyckas. God kunskap i modern retorik och presentationsteknik är grunden för att du ska lyckas väl med dina föredrag och presentationer. få ut mer av boken

Du kan läsa boken för dig själv. Men du kan också läsa boken tillsammans med andra, till exempel arbetskamrater och kollegor och diskutera innehållet med dem. Håll gärna korta PowerPoint-presentationer. Utvärdera varandra och hjälps åt att hela tiden bli bättre. Ta gärna kontakt med ett studieförbund och anordna en studiecirkel. Att arbeta aktivt med området och sprida kunskap och knep internt mellan er kommer i längden att ge stor utdelning. bokens uPPlägg

Boken fokuserar på presentationer med PowerPoint, men användningsområdet är större än så. Principerna för att kommunicera och övertyga effektivt är generella. De gäller oavsett om du vill övertyga någon vid en anställningsintervju, affärslunch eller när du skriver e-brev och PM. Vi har försökt att skriva konkret och personligt. I boken finns ett flertal exempel. Företagsnamn och personnamn i exemplen är fiktiva. Alla eventuella likheter med verkliga företag eller personer är en ren tillfällighet. Siffrorna i exemplen är påhittade för att tydligare visa hur de retoriska principerna fungerar. I en verklig presentation måste givetvis alla fakta och namn vara korrekta. Vi önskar dig en angenäm läsning. Vi hoppas att du hittar dina personliga guldkorn. Om du upptäcker något som kan förbättras eller något annat du vill kommentera, skriv då gärna till kristian@ingeman.se eller mekstrom@floppy com.com. Karlskrona 2010 Kristian Ingemansson www.ingeman.se Mikael Ekström www.floppycom.com www.powerpointpresent.com 10

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 10

10-04-09 15.06.33


1. Vad är retorik? I detta kaPItel ᏵᏵ Public Speaking ᏵᏵ Förberedelse och träning ᏵᏵ Hur gör man för att påverka och övertyga? ᏵᏵ Två effektiva retoriska knep ᏵᏵ Nervositet ᏵᏵ En steg-för-steg-modell ᏵᏵ Sammanfattande frågor och svar

Retorik är konsten att påverka och övertyga och innefattar både den teoretiska läran och det praktiska utförandet. Ämnet uppstod i Grekland för 2 500 år sedan. Många uppfattar retorik som endast bestående av det talade ordet. Faktum är att all kommunikation är retorik, så länge syftet är att övertyga. Att till exempel visa bilder eller demonstrera ett föremål ingår också i den retoriska arsenalen. Retoriker har under århundraden kunnat visa att det finns några fundamentala faktorer som är gemensamma för framgångsrika talare. Det har man kunnat konstatera genom systematiska observationer och arbetet har lett fram till modeller och metoder för hur retorik ska bedrivas för att vara effektiv. Klassisk retorik är baserad på erfarenhet, tradition och förebilder. Det som inte är framgångsrikt i praktiken faller snart i glömska. Det som är praktiskt effektivt lever vidare århundrade efter århundrade, precis som musikens klassiska mästerverk. Inom retoriken finns på samma sätt som inom musiken en tydlig personkult. Den antike retorikern Cicero och tonsättaren Beethoven är exempel på sådana förebilder.

11

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 11

10-04-09 15.06.33


1. vaD är r ETo r i k?

Cicero.

PublIc sPeakIng

Vår erfarenhet är att många amerikaner är påfallande skickliga presentatörer. Orsaken är en långvarig och medveten satsning på detta område. Public Speaking uppstod i början av 1900-talet och idag har de flesta amerikanska studenter gått kurs i Public Speaking. En kurs är ofta fyra veckors studier på heltid. (Läs gärna The art of public speaking, av Stephen E Lucas. Det är en mycket vanlig lärobok, som ger fördjupning i ämnet.) Vad utmärker ämnet Public Speaking? Public Speaking bygger på klassisk retorik, men de direkta banden har brutits. Antik retorisk tradition och klassiska exempel har ersatts av amerikanska. Cicero har ersatts av Abraham Lincoln och andra stora amerikanska talare. De flesta studenter i USA får alltså utbildning och framförallt träning i att hålla professionella presentationer. Lärare på universiteten är väl utbildade i Public Speaking och därför ofta skickliga föreläsare. Amerikanska studenter är vana vid detta och ser det som ett naturligt ideal. Även om en student inte fått utbildning i Public Speaking så är han/hon således ändå bättre rustad än exempelvis en europé, tack vare den allmänna traditionen med Public Speaking. Under studieåren har studenterna mött ett stort antal föreläsare och lärare som alla tränats i Public Speaking.

12

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 12

10-04-09 15.06.34


1. vaD är r ETo r i k?

Abraham Lincoln är en förgrundsgestalt för den moderna amerikanska retoriken.

Vi har i vårt grundläggande sätt att tänka närmast släktskap med den vi uppfattar som den moderna retorikens fader, Dale Carnegie. I modern retorik mäts framgången i hur bra metoderna fungerar i praktiken. Dale Carnegie har sålt mer än 36 miljoner böcker om talekonst och om hur du vinner vänner och påverkar din omgivning. Men det är inte antalet sålda böcker som har gjort oss intresserade av Dale Carnegie, utan hans budskap och användbara metoder. förberedelse och tränIng

Det finns de som anser att det spontana och naturliga försvinner om framträdandet förbereds. I själva verket är det tvärtom. Är du oförberedd blir det du säger ofta rörigt och det är lätt att glömma bort väsentliga delar av innehållet. Om du förbereder dig och tänker igenom vad du ska säga får du en bra struktur och disposition på framställningen och du vet att du inte missar något viktigt. Det gör att du känner dig säker och kan tala fritt och spontant inom ramen för den övergripande struktur som du har arbetat fram. Det räcker inte med att enbart tänka igenom hur framträdandet ska utföras. Det är också nödvändigt att du övar praktiskt. Träning ger färdighet. Man kan därför säga att retorik till stor del är konsten att förbereda och träna. Det är det som avgör hur väl du lyckas med ditt framträdande. 13

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 13

10-04-09 15.06.35


1. vaD är r ETo r i k?

På samma sätt som för en maratonlöpare, är det förberedelsen och träningen som avgör hur väl du lyckas med ditt framträdande.

hur gör man för att Påverka och övertyga?

Det finns tre medel som alla är viktiga och nödvändiga för att kunna övertyga effektivt. Den bakomliggande orsaken är den mänskliga hjärnans sätt att fungera. I retorikkretsar kallas de tre medlen: 1. ethos (din trovärdighet) 2. logos (bevis och resonemang) 3. pathos (framkalla känslor)

Här använder vi huvudsakligen de svenska begreppen. En tjusig PowerPoint-presentation kan inte kompensera för brister i faktakunskap eller talarens karaktär. Samtidigt räcker det inte med bara sympatisk framtoning och stor fackkunskap om PowerPoint-sidorna och framförandet är dåligt. Du behöver veta vad dina åhörare är intresserade av och har nytta av för att kunna göra ett riktigt intressant föredrag. Hur du säger något är minst lika viktigt som vad du säger. Budskapet bör presenteras på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Genom att variera exempelvis taltempo och engagemang håller du åhörarnas uppmärk14

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 14

10-04-09 15.06.38


1. vaD är r ETo r i k?

samhet och intresse kvar. Ett uppenbart sätt att visualisera är att visa bilder på det du berättar om. Du kan också visualisera genom dina ord. Ett väl berättat exempel med målande ord gör att åhörarna i sitt inre med fantasins hjälp bygger upp bilder. Om du visualiserar ditt budskap skickligt, kan du öka din påverkan mångdubbelt. Människor tänker och minns i bilder och upplevelser. Det vi ser, det tror vi på. Det vi ser och upplever kommer vi ihåg. 1. din trovärdighet (ethos) Trovärdighet handlar om att dina åhörare ska få förtroende för dig som person och det du representerar, till exempel ditt företag eller din organisation. Den beror bland annat på: Ᏽ ryktet Ᏽ karaktär och moral Ᏽ Stilen och beteendet under presentationen Ᏽ Fackkunskap och erfarenhet

Ryktet Ryktet är den bild som målgruppen har av dig innan presentationen börjar och som beror på vad du har gjort tidigare och hur du uppfattas vara. Oavsett om ett rykte är sant eller inte, är det ändå det som grundlägger åhörarnas förutfattade bild av dig. Om du är okänd eller har dåligt rykte måste du vara extra noggrann med att bygga trovärdighet i början av din presentation. Först när din trovärdighet är etablerad kan du gå in på sådant som är nytt och kanske kontroversiellt för åhörarna. På baksidan till denna bok har vi med kommentarer om boken från retorikprofessor Kurt Johhannesson och Berit Friman på Dale Carnegie. Syftet är att genom andras omdömen öka vår trovärdighet och på så sätt visa att boken är värd att läsa. Karaktär och moral Man kan diskutera om moral och etik har med retorik att göra eller inte. Vi har valt att låta det ingå i vår retorik och illustrerar här med ett exempel. På 1980-talet fanns i Sverige en affärsman som på kort tid byggde upp ett mycket framgångsrikt bioteknikföretag. Affärsmannen var medias gunstling nummer ett. Han hade gott rykte och stor trovärdighet. Mitt under en förhandling med en större svensk biltillverkare om en gemensam affär, avslöjades det plötsligt att han hade ljugit. Han hade flera år tidigare påstått att han hade doktorerat i mikrobiologi. Detta visade sig vara lögn. Hela hans trovärdighet föll platt till marken. Bilföretaget drog sig ur affären. I media fick mannen löpa 15

PowerPoint_inlaga_NY_NY.indd 15

10-04-09 15.06.38


Din förmåga att hålla PowerPoint-presentationer är en nyckelfaktor för hur framgångsrik du kommer att bli i ditt yrkesliv. I USA är talarträning sedan många år ett högt prioriterat ämne i skolor och på universitet. Därför är många amerikaner mycket goda talare. Det är enkelt att göra bra PowerPoint-presentationer. Du behöver bara följa den här bokens principer, praktiska råd och tips! En riktigt bra PowerPointpresentation fångar publiken och underlättar ditt framträdande. Se den här boken som en inspirationskälla, som en hjälp att vässa din presentationsteknik och din förmåga att övertyga.

”Vi har länge sökt efter en bra handbok om hur man gör bra PowerPointpresentationer. Denna bok uppfyller våra krav. Den ger teorin bakom den moderna retoriken och den fokuserar på dig som talare, och hur viktig du är för att få fram ditt budskap. Det är därför vi på Dale Carnegie använder den i vårt program Strategiska Presentationer. Boken är mycket uppskattad av våra deltagare.” Berit Friman, vd på Dale Carnegie

Kurt Johannesson, professor emeritus i retorik, Uppsala universitet

Kristian Ingemansson har under lång tid varit intresserad av modern retorik och karismatiska talare. Han är överläkare och specialist i radiologi, och har deltagit i ett stort antal internationella kurser och kongresser. Kristian har gjort en omfattande litteraturgenomgång av klassisk och modern retorik. Hans styrka är att i det komplicerade hitta det enkla och praktiskt användbara. Mikael Ekström har arbetat i IT-branschen sedan 1987. Han har mer än 20 års erfarenhet som chef på olika nivåer inom product managing, försäljning och utveckling. Han har stor internationell erfarenhet och har gjort hundratals presentationer i olika delar av världen. Han är välkänd för sin förmåga att hålla bra presentationer och för sin stora sociala kompe tens. För närvarande är han ansvarig för alla produkter och tjänster globalt för eBuilder.

PowerPointpresentationer Handbok i modern retorik och presentationsteknik

INGEMANSSON • EKSTRÖM

”Kristian Ingemanssons och Mikael Ekströms bok bygger på amerikansk retorik av Dale Carnegies typ. Den är medryckande och personligt skriven och ger många konkreta och nyttiga råd om hur man genomför effektiva presentationer.”

PowerPoint-presentationer

Vill du snabbt kunna göra bra PowerPoint-presentationer? Vill du bli bättre på att tala och övertyga? Vill du nå längre i karriären?

KRISTIAN INGEMANSSON & MIKAEL EKSTRÖM Best.nr 47-09473-8

Tryck.nr 47-09473-8-00

U P P L AG A 2


9789147094738