Introduktion till redovisning Den här boken handlar om redovisning. Redovisning finns överallt och är viktig att förstå. Samtidigt är redovisning inte en objektiv och neutral teknik – utan ett språk eller till och med en slags konst, som försöker ge en ”sann” bild av organisationers många gånger mångfacetterade och föränderliga verklighet. Redovisning bygger på en stor mängd subjektiva antaganden om vår värld. Trots att redovisning är subjektiv, så påverkar den människor och ekonomier på ett fundamentalt sätt. Det blir tydligt när redovisningen fallerar och ger upphov till samhällsekonomiska kriser. Just därför är redovisningen så viktig och så oerhört intressant.
Anna-Karin Stockenstrand | Introduktion till redovisning
Anna-Karin Stockenstrand är universitetslektor i externredovisning och finansiering vid Uppsala universitet. Anna-Karin undervisar inom både e xternredovisning och ekonomistyrning. Hon bedriver forskning kring hur externa krav påverkar strategier och styrning i olika typer av organisationer.
Introduktion till
redovisning
Genom att beskriva redovisningens mest grundläggande begrepp och samband vill den här boken vara en hjälp till läsaren att ta sig över den allra första tröskeln till redovisningens värld.
Art.nr 37865
Anna-Karin Stockenstrand
www.studentlitteratur.se
978-91-44-09418-2_01_cover.indd 1
2014-02-21 12:09
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Denna trycksak är miljöanpassad, både när det gäller papper och tryckprocess.
Art.nr 37865 ISBN 978-91-44-09418-2 Upplaga 1:1 © Författaren och Studentlitteratur AB 2014 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Carina Blomdell Omslagsbild: elic/Shutterstock.com Printed by Ednas Print, Slovenien 2014
978-91-44-09418-2_01_book.indd 2
2014-02-21 11:57
INNEHÅLL
Förord 7 K apitel 1
Redovisning i vardagen 9
K apitel 2
Redovisning – varför, vad och vem? 17
Varför redovisning? 17 Att förstå sociala beteenden 17 De viktiga intressenterna 19 Principal–agent-problemet 21 Vad är redovisning? 22 Redovisning som vetenskap 22 Redovisning som styrmedel 24 En definition på redovisning 26 Vem ska redovisa? 26 Olika regler för olika organisationer 26 Redovisningsreglering 27 Den omöjliga jakten på jämförbarhet 29 K apitel 3
Löpande redovisning 31
Bokföringen av den dagliga verksamheten 31 Inkomster och utgifter 35 Dubbel bokföring 37 Den dubbla bokföringens ursprung 37 Den dubbla logiken i Klaras verksamhet 38 Den viktiga balansen 39 © F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 3
3
2014-02-21 11:57
Innehåll
Kontoklasser 42 Kontonas logik 46 De ”svåra” skuldkontona 47 Bokföring – några exempel 48 K apitel 4
Redovisningsrapporter 53
Årsredovisningen och dess delar 53 Principer i redovisningsrapporter 54 Förvaltningsberättelsen 58 Resultaträkningen 59 1. Nettoomsättning 62 2. Övriga rörelseintäkter 62 3. Kostnad för sålda varor m.m. 62 4. Bruttoresultat 63 5. Personalkostnader m.m. 63 6. Övriga rörelsekostnader 65 7. Rörelseresultat 65 8. Finansiella intäkter och kostnader samt skatt 65 9. Årets resultat 66 Balansräkningen 67 1. Tillgångar 69 2. Anläggningstillgångar 70 3. Omsättningstillgångar 72 4. Eget kapital, årets resultat och ägarandel 73 5. Skulder 74 6. Banklån 75 7. Leverantörsskulder 75 8. Skatteskulder 75 Kassaflödesanalys 76 Noter 81 Revisionsberättelse 82 Sambanden mellan rapporterna 83 Objektivitet och subjektivitet i redovisningsrapporter 84
4
978-91-44-09418-2_01_book.indd 4
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
2014-02-21 11:57
Innehåll K apitel 5
Att använda redovisning 87
Redovisning i den globala ekonomin 87 Att använda redovisning för investeringsbeslut 88 Att använda redovisning internt i företaget 91 Transparensens gränser 92 Redovisning i några olika typer av organisationer 94 Det tillverkande företaget 94 Den finansiella sektorn 95 Sjukhus, skola och kulturorganisationer 97
Några avslutande ord 101 Referenser 103 Sakregister 105
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 5
5
2014-02-21 11:57
978-91-44-09418-2_01_book.indd 6
2014-02-21 11:57
FÖRORD
Att redovisning är ett bra och ”nyttigt” ämne att studera är det många som skulle hålla med om. I den här boken vill jag dock göra gällande att det är mycket mer än så! Själv brottades jag som ny student med redovisningsämnet, och jag var en av dem som första året på Handelshögskolan i Stockholm fick göra omtentan i kursen ”Inledande redovisning”. Jag undrar ibland så här i efterhand om jag ens hade klarat den där omtentan om det inte varit för den fantastiska lärare vi hade, som med stort engagemang och tålamod arbetade tillsammans med några av oss studenter tills polletten till slut trillade ner och jag började förstå hur allt hängde ihop. ”Det blir kanske en redovisare av dig en vacker dag, Anna-Karin”, sa läraren. Och hon hade rätt. Med den här berättelsen vill jag belysa några saker. För det första att redovisning kan upplevas svårt i början, men att ingen bör ge upp för fort. För det andra att undervisning i redovisning kräver mycket engagerade och duktiga lärare som kan skapa en motivation hos studenter att vilja lära sig hela det ”språk” som redovisning är, med alla sina begrepp och sin komplicerade grammatik. Och för det tredje: när väl polletten trillat ner så öppnar sig faktiskt en helt ny värld, för som ”redovisare” har vi inte bara en stor mängd möjligheter till många viktiga positioner i både privata och offentliga organisationer, vi kan dessutom ta större makt över vår privata ekonomi, förstå mer och ställa bättre frågor som individer i en alltmer ekonomiskt präglad värld. Den här boken kan förhoppningsvis vara en hjälp i de allra första stegen att uppnå detta. I arbetet med boken vill jag särskilt tacka Ola Håkansson på Student litteratur för ett mycket bra och roligt samarbete, Åsa Sterner för ett fantastiskt arbete med texten, samt Karin Brunsson och Rune Lönnqvist, som båda läste manuset i slutskedet av arbetet och bidrog med många värdefulla kommentarer. Örsundsbro, januari 2014 Anna-Karin Stockenstrand © F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 7
7
2014-02-21 11:57
978-91-44-09418-2_01_book.indd 8
2014-02-21 11:57
K AP I T E L 3
Löpande redovisning
I det här kapitlet presenteras några mycket viktiga grunder i redovisningens språk och grammatik. I kapitlet får vi följa blomsterhandlaren Klara, som bedriver sin affärsverksamhet med olika beslut och händelser som hon måste hantera i en löpande redovisning. Kapitlet berör följande centrala begrepp: bokföring, inkomster och utgifter, dubbel bokföring och de fyra kontoklasserna. Kapitlet ger också några exempel på bokföring.
En utgångspunkt i all redovisning är att den handlar om att försöka ge en bild av en organisations tillstånd. Med hjälp av lagar, standarder, idén om god redovisningssed samt vilken information som är mest användbar för finansiärer och andra ska de intressenter som finns inom och utanför organisationen kunna skapa sig en uppfattning om hur det går för organisationen – hur tillståndet ser ut i dag, vad organisationen har gjort hittills och hur organisationens förutsättningar ser ut framåt. För att bedöma detta finns två olika typer av redovisning: den löpande redovisningen, som kallas för bokföring, och redovisningsrapporter, som handlar om att summera bok föringen på olika sätt för att ge en viss typ av information. Vi börjar med att gå igenom de grundläggande idéerna i bokföringen – det som handlar om löpande redovisning.
Bokföringen av den dagliga verksamheten För att illustrera vad den löpande redovisningen handlar om kan vi fundera lite kring hur livet i ett litet företag kan se ut. Hela den löpande redovisningen ska i form av bokföring senare användas för att upprätta redovisnings rapporter. Figur 3.1 visar hur det ser ut i verkligheten. © F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 31
31
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
Affärshändelser
Bokföring
Bokslut
Redovisningsrapporter
FIGUR 3.1 I ett företag sker olika händelser som bokförs löpande. När året är slut ska dessa sedan summeras så att redovisningsrapporterna kan upprättas.
Vi kommer nu att gå från vänster till höger i figuren, och börja med att fundera på vad det är som gör att en affärshändelse är just en affärshändelse som ska in i bokföringen, och hur bokföringen sedan görs rent praktiskt. I vårt exempel följer vi Klara, som har en blomsteraffär som hon driver i form av ett aktiebolag. För att driva sin affär är hon inte ensam, utan till sin hjälp har hon en anställd, Johan. Tillsammans arbetar de med att köpa in blommor och sköta försäljningen i lokalen. Livet i affären handlar mycket om att ha kontakt med blomleverantörer och möta kunderna och ge dem bra service. Men att driva företaget handlar också om mycket annat runt omkring. Varje dag när affären stänger räknar Klara kassan och bokför sedan dagens försäljning. Därefter öppnar hon posten, och där har det kommit några fakturor – Klara måste betala hyra för lokalen, hon behöver betala försäkringar, el och vatten, och var och varannan dag skickar också leverantörerna fakturor på det som köpts in. Klara kan inte bara låta alla dessa fakturor ligga, utan de måste bokföras, även om de inte har betalats. Så Klara måste ligga i för att hela tiden löpande bokföra alla affärshändelser i företaget. Bokföringslagen är strikt här och säger: ”Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske” (BFL, 5 kap., 2 §). Affärshändelser är alltså alla de ekonomiska händelser som sker i relation till omvärlden och som förändrar storleken på eller sammansättningen av förmögenheten, det vill säga företagets tillgångar minus skulder. Det kan till exempel handla om att en kund betalar för en vara, eller att företaget gör en utbetalning till en leverantör, till hyresvärden, till skatte kontot eller någonting annat. Men det kan också handla om att företaget tar ett nytt lån. Klara måste alltså så ofta det finns möjlighet sätta sig ner och gå igenom de affärshändelser som skett under dagen eller de senaste dagarna. Den första uppgiften blir då att bestämma sig för vad som är en affärshändelse. I vissa fall är det enkelt; Klara har kanske fått en faktura 32
978-91-44-09418-2_01_book.indd 32
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
på ett parti pelargonplantor som kommer att levereras inom någon vecka. Även om leveransen inte skett så har affärshändelsen uppstått i och med att fakturan har skickats. På samma sätt är exempelvis en inbetalning på ett bankkonto en affärshändelse, och då är det viktigt att få ett kvitto på detta som också kan utgöra underlag i bokföringen. I bokföringen beskrivs varje affärshändelse med hjälp av en så kallad verifikation, som är det underlag som måste finnas för varje post i bokföringen. På verifikationen kan en så kallad kontering ske, det vill säga en notering av vilka belopp som ska bokföras på vilka konton.
Blomstergrossisten AB FAKTURA Fakturadatum: 2013-02-14 Fakturanummer: 3105 Leveransdatum: 2013-02-12 Betalningsvillkor: 30 dagar Vår referens: Anders Svensson Er referens: Klara Andersson
Specifikation 25 pelargoner 15 cyklamen 100 rosor
Kund: Klaras Blomsterhandel AB Blomstergränd 20 120 50 Småstad
à 85 kr exkl moms à 15 kr exkl moms à 26,50 kr exkl moms Totalt 5 000 kr exkl moms Moms (25 %) 1 250 kr
ATT BETALA: 6 250 kr
Adress: Blomstergrossisten AB Fabriksgatan 3 110 56 Trädgårdsstaden
Telefon: 08-110 50 20 070-1105020
E-mail: info@bl-gross.se www.bl-gross.se
Org.nr: 600 300 – 0002 Momsregnr: SE600300000201 Bankgiro: 5120-3150 Innehar F-skatt
FIGUR 3.2 En faktura är ett exempel på en verifikation, men en verifikation kan också vara till exempel ett kvitto på en betalning eller en överföring av pengar.
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 33
33
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
Verifikationen ska innehålla information om vilket datum som affärs händelsen inträffade och när verifikationen upprättades, vad affärshändelsen avsåg, vilket beloppet var (momsen måste visas separat) samt vem den andra parten i affärshändelsen var. Tidigare arbetade Klara på ett gammaldags sätt och hade en stämpel som hon satte på varje verifikation där det stod debet och kredit. Även om Klara naturligtvis fortfarande använder sig av detta bokföringsspråk för att beskriva varje affärshändelse, så arbetar hon nu för tiden i ett elektroniskt system där hon knappar in vad som ska stå i debet och kredit på varje verifikation. Detta system kallas för bokföringssystem, och det är speciellt utformat för just denna löpande dagbok, som man också brukar kalla det. Klara tycker att det är bra att arbeta i ett elektroniskt bokföringssystem eftersom det är viktigt att bokföringen sker på ett sätt som skapar varaktighet. Detta gäller genom att alla noteringar på affärshändelserna måste vara gjorda på ett varaktigt sätt så att de inte kan ändras i efterhand; inte heller själva bokföringen av respektive verifikation får ändras i efterhand. Om Klara gör fel när hon bokför någonting, vilket händer då och då, går det inte att ”sudda”, utan då får Klara göra en rättelse, som blir en ny dagboksnotering. På så vis kan man säga att de lagar och regler som finns är integrerade i själva det datoriserade systemet. De elektroniska systemen är så viktiga för dagens bokföring och redovisning att de som producerar dessa system gör det i nära samarbete med Bokföringsnämnden – systemen måste utformas så att de som arbetar med dessa följer lagen när de använder dem. När en verifikation är införd i systemet, med sitt eget nummer för vilken verifikation i ordningen det är, så går Klara över till nästa verifikation. Ibland kan det uppstå en situation där en affärshändelse kan slås ihop med andra. Exempelvis kan Klara ha varit och handlat mindre saker till städförrådet i butiken på en och samma dag. I ett sådant fall blir det alltför detaljerat att göra varje enskilt kvitto till en affärshändelse, så då klistrar Klara upp alla olika kvitton på ett blad och gör detta till en affärshändelse i en och samma verifikation. Men då krävs det att kvittona inte avser så stora belopp och framför allt att inköpen är mycket lika varandra och därmed kan hamna på samma konto. I några undantagsfall måste Klara göra en helt egen bokföringsorder för att skapa ett underlag. Ett exempel är momsavstämning. Då skapar Klara ett underlag själv med hjälp av bokföringsordern där alla de uppgifter som 34
978-91-44-09418-2_01_book.indd 34
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
behöver finnas med fylls i för hand. På detta sätt kan alla affärshändelser få egna verifikationer som sorteras i datumordning och numreras i ordning under hela året. Klara sparar sedan alla papper i en pärm. Detta eftersom lagen säger att all bokföring ska sparas på ett ordnat, tryggt och överskådligt sätt och så göras i sju år.
Inkomster och utgifter Två begrepp som är viktiga för Klara i hennes dagliga arbete med att löpande redovisa sina affärshändelser, är inkomster och utgifter. Som en nybörjare i redovisning snabbt lägger märke till finns det många begreppspar inom bokföring och redovisning. Detta är ett mycket viktigt sådant. Att det finns många begreppspar som hänger ihop med varandra har att göra med logiken i den dubbla bokföringen, något som vi kommer in på i nästa avsnitt. Inkomster och utgifter är begrepp som finns i den löpande bokföringen, som inte relaterar till någon särskild tidsperiod utan som uppstår här och nu. Inkomster uppstår löpande vid all form av försäljning av varor och tjänster. I Klaras fall handlar det framför allt om att kunder kommer in i butiken och köper blommor kontant, något som ger upphov till en inkomst. Men det handlar lika mycket om när kunder beställer blommor och Klara i stället skickar en faktura. Då uppstår också en inkomst. Det som skiljer dessa två fall åt är att vid försäljningen i butik så sker själva betalningen samtidigt som försäljningen sker, men detta är alltså inte nödvändigt för att inkomsten ska uppstå. Det här innebär exempelvis att när Klara får en beställning på ett parti pelargoner som ska översändas inom två veckor, så skickar hon fakturan oberoende av när blommorna levereras. Det kan vara så att fakturan får följa med blommorna, men ibland sker leverans och fakturering vid olika tidpunkter. Och det är när fakturan skickas som inkomsten uppstår. Så precis innan Klara skickar iväg fakturan sätter hon in en kopia av denna i sin löpande bokföring. Därmed har en affärshändelse registrerats som i det här fallet innebar en inkomst. Inkomsten är alltså helt oberoende av både betalningen och leveransen; det har bara att göra med när själva affärsuppgörelsen sker, vilket fakturan är grunden för. Precis samma logik gäller för utgifter. Utgifter uppstår också löpande i verksamheten och noteras när fakturorna tas emot, eller när det på andra sätt sker en anskaffning av en resurs. På samma sätt som när det gäller inkoms © F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 35
35
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
ter kan själva affärshändelsen ske vid en annan tidpunkt än betalning och leverans. Hyran för att driva butiken i lokalen, eller olika försäkringar som företaget har, faktureras exempelvis till Klara i förväg. Utan att Klara har hunnit nyttja lokalen för nästa månad måste hon ändå registrera hyresavin som skickas ut i förskott och blir en utgift för Klara. När Klara bokför sina inkomster och utgifter blir det också viktigt att hela tiden bokföra momsen som medföljer dessa affärshändelser. Momsen är ibland inbakad i beloppet och kanske inte något en kund tänker på när den köper en blomma kontant i affären, men momsen finns alltid där på allt som köps och säljs, och det syns snabbt vid en närmare granskning av ett kvitto eller en faktura. För privatpersonen spelar det inte så stor roll att hålla reda på att en del av köpet var moms, eftersom denne ska ha varan för privat bruk. Men för ett företag är det annorlunda eftersom momsen på det som köps in sedan ska dras av från momsen på försäljningen. Moms – eller mervärdesskatt, som det egentligen heter – är en så kallad omsättningsskatt som utgår på allt som köps och säljs. När ett företag säljer en vara eller en tjänst till någon annan läggs en moms på – en så kallad utgående moms, alltså moms som uppstår eftersom en vara eller en tjänst lämnar företaget. När en vara eller en tjänst lämnar företaget (och alltså säljs) uppstår som vi tidigare konstaterat en inkomst. Därför är det bra att lägga på minnet att inkomster och utgående moms alltid bokförs tillsammans. När Klara säljer en blomma bokför hon således en inkomst och därtill en utgående moms. Dessa hör ihop. Om företaget i stället köper in någonting så tillkommer en ingående moms. Detta är också logiskt eftersom någonting, en vara eller en tjänst, inkommer till företaget. Med samma logik följer också att ingående moms och utgift är sammankopplade och bokförs tillsammans. Oavsett om Klara bokför en hyresutgift eller en utgift för anskaffning av blommor, bokför hon alltså varje gång också samtidigt den ingående moms som är förknippad med dessa utgifter. Dessa begrepp summeras i tabell 3.1. TABELL 3.1 Den ingående momsen uppstår när en vara eller en tjänst köps in och är således kopplad till en utgift, medan den utgående momsen uppstår vid försäljning och alltså är kopplad till inkomsten.
Vara eller tjänst köps in
Vara eller tjänst säljs
Utgift
Inkomst
Ingående moms
Utgående moms
36
978-91-44-09418-2_01_book.indd 36
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
Vid inköp skapas alltså ett slags momstillgång, medan det vid försäljning uppstår en momsskuld. Momstillgången och momsskulden kan sedan kvittas, och kvar blir då en momsskuld (om Klara sålt för mer än hon köpt in för, vilket hon borde göra) som sedan betalas in till staten.
Dubbel bokföring DEN DUBBLA BOKFÖRINGENS URSPRUNG
När Klara bokför sina löpande inkomster och utgifter är det viktigt med ordning och reda – allting måste registreras och sparas på ett systematiskt sätt, ingenting kan suddas bort, utan om något har blivit fel måste det i så fall rättas. Det är kort och gott ett mycket noggrant arbete som måste göras på ett systematiskt ordnat sätt. Faktum är att den löpande redovisningen har följt samma principer under flera hundra års tid. Många anser att det är den italienske matematikern Luca Paciolo (ca 1445–1514) som är upphovsmannen till bokföringens grundläggande principer. Paciolo utvecklade det som kallas för dubbel bokföring, som han beskrev så som den användes i Venedig. Paciolos pionjärverk om dubbel bokföring från 1494 var utformat för att instruera köpmän i att använda den dubbla bokföringens konst, något som också tyder på att tekniken använts under en tid innan boken skrevs (Bryer 2000). Termen dubbel bokföring kommer av att alla affärshändelser bokförs på ”två sidor”: en debet-sida (”plussida”) och en kredit-sida (”minussida”). (Vi återkommer till detta med debet och kredit lite längre fram.) Varje affärshändelse bokförs alltså dubbelt, på två olika ställen. Det är dock viktigt att notera att det aldrig är minussiffror som bokförs, utan plus betyder att den sidan av kontot ökar, medan ”minus” här betyder att kontot minskar. För att förstå varför den dubbla bokföringen uppstod och vad den tjänade för syften (och fortfarande gör), är det viktigt att sätta in den i det affärsmässiga sammanhang där den fick fäste. Resandet hade börjat bli en allt viktigare del av människans liv och därmed också av företagens liv. Handelsfartyg började lämna Venedig för att göra affärer i andra länder och på andra konti nenter. Detta var både resurskrävande och riskfyllda projekt, vilket skapade ett problem. För att ge sig ut behövde handelsmännen ett skepp, besättning, mat och förnödenheter. De behövde detta under en längre tidsperiod, eftersom det tog sin tid att göra de här resorna. © F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 37
37
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
Dessa handelsresor var samtidigt högriskprojekt, när det gällde både affärerna och själva resandet. I bästa fall kom hela besättningen tillbaka och hade dessutom gjort mycket goda affärer. Men så var inte alltid fallet. Oftast var det inte heller handelsmännen på själva skeppet som finansierade resan, utan detta gjordes av någon annan med mycket resurser och möjligheten att ta dessa risker investeringsmässigt. Här uppstod den separation mellan ägande och utförande som vi nämnt tidigare. Den som finansierade resan – skeppet, löner och annat – behövde ett verktyg för att kunna följa upp hur det gick med affärerna. Den dubbla bokföringen blev ett sätt att spegla vad som hände på handelsfartyget ur två olika perspektiv: när handelsmännen var runt i världen och köpte in exempelvis tyger så minskade deras kassa i takt med att de betalade för sina utgifter – men i pengarnas ställe fanns nu i stället vackra och värdefulla tyger som ju tillhörde finansiären hemma i Venedig. Dessa tyger skulle kunna säljas vidare direkt, eller användas i egen produktion och sedan säljas i form av ännu dyrare produkter. På så vis innebar den sinande kassan på själva fartyget ett värdeskapande för ägaren på land. Det som den dubbla bokföringen gör är att den ger besked om båda dessa saker samtidigt. På så vis kan man säga att en affärshändelse ger dubbla budskap – den har två sidor och förmedlar två olika historier ur olika perspektiv på samma gång. DEN DUBBLA LOGIKEN I KLARAS VERKSAMHET
Även om det i Klaras fall är så att hon själv som ägare är engagerad i sitt företag, så är de principer som ligger bakom den dubbla bokföringen fort farande viktiga och ligger till grund för all den bokföring och redovisning som hon gör. Om hon exempelvis bestämmer sig för att ta ett lån för att använda i sin verksamhet så måste hon notera denna skuld, men på två olika sätt: dels som en skuld till banken, dels som ett inflöde av pengar. Pengarna kan Klara sedan använda – hon kanske köper en budbil för att lättare kunna leverera blommor och utveckla den delen av verksamheten. Pengarna kan alltså omvandlas till olika saker, och även generera nya pengar. Men skulden till banken finns hela tiden kvar, så länge den inte betalas tillbaka. På så vis skulle man också kunna beskriva det som att den dubbla bokföringen ger svar på två frågor: ”Vad har jag?” (en budbil) och ”Hur fick jag det?” (banklån). Detta är väldigt bra för ägaren, som alltid kan gå in i 38
978-91-44-09418-2_01_book.indd 38
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
2014-02-21 11:57
3 Löpande redovisning
redovisningen och följa upp hur olika resurser använts och förädlats. Om Klara skulle gå in i sin redovisning ett år efter det att hon tagit banklånet och se att banklånet står kvar, eftersom det inte betalats tillbaka, men att det enda som finns ”på andra sidan” (kreditsidan) är en budbil som Klara aldrig haft någon glädje av i verksamheten, då har inte Klaras investering gått som planerat. Om det däremot är så att det finns en budbil men också en stor kassa som uppstått genom en ökad försäljning genom budbilens leveranser, ja, då har Klara gjort en bra investering. Och oavsett om hon själv arbetar i företaget eller om någon annan gör det, är det viktigt att både hon och andra kan följa upp företagets utveckling. Klara har ju exempelvis leverantörer och en anställd som hon har ett ansvar gentemot, och hon måste även betala skatt till staten. Inte minst vill banken kunna analysera hur företaget går; det är mycket osannolikt att de i framtiden skulle ge ytterligare ett lån om inte Klara hade använt det tidigare lånet på ett sätt som ökade hennes värdeskapande i företaget. Värdeskapandet i sig är också ett sätt att ”finansiera” företagets verksamhet. Detta betyder att när Klara lyckas med sin försäljning och skapar ett mervärde, så kan detta mervärde också användas för att göra nya investeringar i verksamheten. DEN VIK TIGA BALANSEN
I tabell 3.2 summeras de olika delarna i Klaras företag utifrån frågorna ”Vad har jag?” och ”Hur fick jag det?” Vänstersidan av tabellen varierar förstås beroende på vilket företag det är. Men högersidan ser ofta mer eller mindre likadan ut. TABELL 3.2 Den dubbla bokföringen gör det möjligt att svara på frågorna ”Vad har jag?” och ”Hur fick jag det?”, vilka hänger ihop.
”Vad har jag?”
”Hur fick jag det?”
Affärslokal Budbil Inredning i lokalen Lager av blommor Pengar i kassan
Vinster från tidigare perioder
© F ö rfat taren och S t uden t li t t erat ur
978-91-44-09418-2_01_book.indd 39
Tillskott från aktieägare Lån från banker och andra
39
2014-02-21 11:57
Introduktion till redovisning Den här boken handlar om redovisning. Redovisning finns överallt och är viktig att förstå. Samtidigt är redovisning inte en objektiv och neutral teknik – utan ett språk eller till och med en slags konst, som försöker ge en ”sann” bild av organisationers många gånger mångfacetterade och föränderliga verklighet. Redovisning bygger på en stor mängd subjektiva antaganden om vår värld. Trots att redovisning är subjektiv, så påverkar den människor och ekonomier på ett fundamentalt sätt. Det blir tydligt när redovisningen fallerar och ger upphov till samhällsekonomiska kriser. Just därför är redovisningen så viktig och så oerhört intressant.
Anna-Karin Stockenstrand | Introduktion till redovisning
Anna-Karin Stockenstrand är universitetslektor i externredovisning och finansiering vid Uppsala universitet. Anna-Karin undervisar inom både e xternredovisning och ekonomistyrning. Hon bedriver forskning kring hur externa krav påverkar strategier och styrning i olika typer av organisationer.
Introduktion till
redovisning
Genom att beskriva redovisningens mest grundläggande begrepp och samband vill den här boken vara en hjälp till läsaren att ta sig över den allra första tröskeln till redovisningens värld.
Art.nr 37865
Anna-Karin Stockenstrand
www.studentlitteratur.se
978-91-44-09418-2_01_cover.indd 1
2014-02-21 12:09