Jobba smartare med
Virtuella möten – effektiv gränslös kommunikation isbn 978-91-47-09650-3 © 2014 Författarna och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Carina Blohmé Omslag och grafisk form: Björn Larsson Illustrationer: Jonas Anderson Layout: Björn Larsson 1:1 Tryck: Kina 2014
kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.
Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se
Kan virtuell kommunikation bli mer produktiv än kommunikation face-to-face? Den här boken av paret Lid Falkman kombinerar omfattande praktisk erfarenhet med aktuell forskning för att bemöta de myter som cirkulerar kring virtuella möten. Virtuell kommunikation och virtuella möten leder inte bara till högre effektivitet i det dagliga arbetet, utan kan även skapa ökat engagemang och minskad personalomsättning på längre sikt. Den här boken belyser både fördelar och möjliga fallgropar vid användandet av virtuella möten, och ger exempel på hur flera olika organisationer drar nytta av virtuell kommunikation. Robin Teigland, professor vid Handelshögskolan i Stockholm
Jag tycker helt klart att boken fyller en funktion för utvecklandet av de resfria mötenas potential, genom att många får upp ögonen för dess möjligheter. Synen på de nyttor man uppnår kommer säkert att växla över tid. Just nu är det minskade utsläpp av klimatgaser, ekonomiska besparingar, effektivare arbetssätt och balans mellan arbete och fritid som är de tyngsta bevekelsegrunderna, men jag är övertygad om att möjligheterna till ett robustare/stabilare samhälle genom resfria möten kommer att ses som allt viktigare över tid. En mycket bra skrift att få inspiration och kunskap från. Ulf Pilerot, utredare av hållbara resor och transporter på Trafikverket samt projektledare i REMM-projektet (Resfria möten i myndigheter)
Boken ger oss en utmärkt överblick av området, och kommer att bli en stor tillgång för de organisationer och enskilda personer som arbetar med att införa och utveckla virtuella/resfria möten. Peter Arnfalk, lektor vid Miljöinstitutet, Lunds universitet samt konsult och expert på hållbart resande
Jag sitter själv ofta i virtuella möten och föreläsningar med deltagare från hela världen. Denna bok har samlat de viktigaste tipsen och råden för hur du ska lyckas och jag rekommenderar den varmt. Spar pengar, tid och miljö och öka effektiviteten genom virtuella möten du med. Per Hellqvist, IT-säkerhetsspecialist
6
INNEHÅLL INLEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 BRUKSANVISNING TILL BOKEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 VAD? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Myter om möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Virtuella möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 VARFÖR? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Inte ett andrahandsval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Kommunicera är det vi gör! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Virtuell distans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Kommunikation och kommunikationsmedium . . . . . . . . . . 26 Rätt teknik till rätt tillfälle till rätt användare . . . . . . . . . . . . . 29 Säkerhet på virtuella möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Olika typer av möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Olika typer av deltagare och deltagande i möten . . . . . . . . . . 36 Varför arbeta virtuellt? Fördelar med virtuella möten . . . . . . 38 Virtuella team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Leda på distans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Nackdelar med virtuella möten – och hur man hanterar dessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Innehåll 7
HUR? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Strategi för att införa virtuella möten i en organisation . . . . . 81 Strategi för att införa möten på eget initiativ utan ett generellt regelverk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Vett och etikett! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 FALLSTUDIER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Virtuella möten skapar debiterbar tid och effektivitet . . . . Sveriges största organisation hålls ihop genom ”möjliggöraren” virtuella möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rekrytering efter kompetens och engagemang snarare än geografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Minskat resande och större engagemang – på ett säkert sätt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Virtuella möten som en del av produkten – och företagets effektivitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Virtuell kommunikation – förutsättningen för Microsofts aktivitetsbaserade kontor . . . . . . . . . . . . . REFERENSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tryckta källor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Webbsidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Film . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
102 103 105 109 113 118 122 128 128 132 132
8
INLEDNING Vi har skrivit den här boken därför att vi tror på möten som ett sätt att arbeta. Därför att vi tror att möten för människor närmare varandra och gör det möjligt att samarbeta tillsammans över hela världen. Det kan handla om att ha möten mellan Dar es-Salaam och Tokyo, men också mellan kontoret i Stockholm och villan i Åkersberga, tre mil bort. Vi vill att den här boken ska vara ett hjälpmedel för individer och organisationer till att effektivisera möten och på så sätt även spara miljö, pengar och tid. Vi har också skrivit den här boken därför att vi tycker att virtuella möten är viktiga. Att använda virtuella möten kan påverka hur vi kommunicerar i möten. Men det kan påverka mycket mer än så: det kan också påverka hur vi arbetar och samarbetar; vi kan rekrytera personer efter kompetens snarare än efter geografi; vi kan ha tätare kommunikation och på så sätt driva projekt annorlunda och effektivare. För att virtuella möten ska bli bra måste teknologin fungera. Men det måste också finnas en positiv attityd, vilket inbegriper kunskap om och vilja att delta i virtuella möten.1 Det är den här andra punkten som den här boken handlar om! Boken kan vara ett hjälpmedel för enskilda personer att få bättre kontroll över sin almanacka och sina olika roller, samt att få till en bra balans mellan olika arbetsuppgifter. I stället för att ägna en hel dag åt att transportera sig mellan sammanträdesrum på olika platser, ska man kunna sitta på sitt kontor eller var som helst annars, och fortfarande kunna delta i möten. Detta kan bidra till en balans mellan arbete och fritid, och till och med till att kunna kombinera dem. Det ska gå att hämta barn på fritids och ändå vara delaktig på arbetet.
1
Peter Arnfalk och Beatrice Kogg (2003), Service transformation – managing a shift from business travel to virtual meetings, Journal of Cleaner Production, nr 11, s. 859–872.
Inledning 9 Boken behandlar hur man tänker kring och använder virtuella möten. Vi föreslår inte att alla företag ska köpa in stora och dyra videokonferensutrustningar, utan visar hur man kan börja med virtuella möten i liten skala. Även små förändringar kan ge stora vinster. Boken ger praktiska exempel på hur man gör när man kommunicerar virtuellt. Många existerande böcker utgår från fysiska möten när de beskriver virtuella möten. Denna bok utgår från de specifika förutsättningar som ges när man kommunicerar virtuellt, eller vid virtuella möten i kombination med fysiska möten. Boken bygger både på forskning och på erfarenhetsbaserad kunskap. Den bygger på forskning kring organisation och kommunikation i allmänhet, och på studier om virtuella möten i synnerhet. Vi har också läst mer praktiskt orienterad litteratur kring virtuella möten och tagit med tips härifrån. Men boken bygger lika mycket på erfarenhetsbaserad kunskap. Till vår hjälp har vi tagit en handfull organisationer och företag. Dessa har vi valt med omsorg för att visa att virtuella möten inte bara används inom en viss typ av organisation, företag eller myndighet. Bredden på våra fallstudier visar också på olika användningsområden och på olika skäl till att börja använda och till att utveckla användandet av virtuella möten. Vi vill rikta ett stort tack till de organisationer och de personer som delat med sig av sina erfarenheter om virtuella möten! Tack också till Peter Arnfalk som bjudit på sina erfarenheter av såväl forskning som konsultarbete och till alla som tagit sig tid att skriva omdömen om boken. Vi vill också rikta ett varmt tack till flera personer och organisationer som gjort denna bok möjlig! Förläggare Anders Abrahamsson som med tålamod trott på vårt projekt och lyssnat på många ursäkter. Carina Blohmé som förbättrat språket. Jonas Anderson som omvandlade våra idéer till roliga och pricksäkra illustrationer. BI Handelshøyskolen i Oslo där vi först började skriva. ESADE Business School i Barcelona för bra arbetsmiljö. Lars-Erik Lundbergs Stiftelse för Forskning och Utbildning för finansiering. Johan Söderholm och SIR vid Handelshögskolan i Stockholm för administration. Slutligen ett tack mormor Birgitta och morfar Olle som lekt med Winston så att vi kunnat arbeta tillsammans ibland.
10 Inledning Våra fallstudier är Rikspolisstyrelsen, Geologiska Föreningen, Svenska kyrkan, Lernia, Microsoft samt ett konsultbolag inom redovisning som har valt att vara anonyma, så vi kallar dem i denna bok helt enkelt för Revisionsbyrån. Du kommer att träffa på dessa organisationer och deras arbete med virtuella möten i exempel instuckna i texten här och där. Längst bak i boken finns ett längre avsnitt (”Fallstudier”) där du kan läsa hela deras historier om sitt arbete med virtuella möten. Som exempel i boken kommer du, förutom de här sex organisationerna, också att träffa Lena och Tomas. Det är vi. Vi tror på virtuella möten. Lena är forskare vid Handelshögskolan i Stockholm, inriktad på organisation, ledarskap och kommunikation. Hennes avhandling Ledarskapande retorik har fått forskningspris i både Europa och USA. Hon utbildar regelbundet chefer på IFL vid Handelshögskolan i Stockholm och på SSE Russia, och är en ofta inbjuden föreläsare på företag, institutioner, myndigheter och i civilsamhället. Tomas är IT-specialist med säkerhet som område. Under många år var Tomas koordinator och gruppledare för en global arbetsgrupp inom Ericsson. Tomas har under flera år varit anställd i England och haft sin chef och sina medarbetare där, men själv haft kontoret hemma i Stockholm. Nu arbetar Tomas som projektledare på en statlig myndighet. Styrkan i den här boken är att vi bygger både på Tomas praktiska erfarenheter av virtuell kommunikation och på Lenas kunskaper om hur organisationer och kommunikation fungerar. När Tomas förklarar teknik så att Lena förstår, och när Lena presenterar forskning så att Tomas förstår, då vet vi att alla kan få tillgång till både teknik och forskning. Vi, Lena och Tomas, kommer från helt olika världar. Hade vi inte träffats på the World Wide Web, hade vi nog aldrig mötts. Så sonen Winston är ett levande bevis på att gränslös kommunikation kan fungera! Ölme, april 2014 Lena och Tomas Lid Falkman
11
BRUKSANVISNING TILL BOKEN Den här boken är skriven för dig som vill ha resurseffektiv och enkel kommunikation! Vill du effektivisera planering, kommunikation och samarbete i och mellan grupper och individer, så finns det tips för dig här, oavsett bransch eller nivå. Det gäller också aktiva i ideella föreningar, en grupp som ofta har snäva ekonomiska ramar och svårt att samla alla på samma ställe, på samma tid. Ytterligare en grupp som kan ha nytta av boken är de som ägnar sig åt distansutbildning. Boken är tänkt att vara ett grundläggande hjälpmedel till hur man planerar, inför och genomför virtuella möten. Boken består av tre delar. Den första delen handlar om Vad. Vad är det vi gör i organisationer? Vad är virtuell kommunikation? När passar virtuell kommunikation och till vad? Den andra delen handlar om Varför. Vilka attityder finns till möten, särskilt virtuella möten? Varför ska vi använda virtuella möten? Den tredje delen av boken handlar om Hur. Den här delen ger tips och tricks och exempel, på både hur man kan göra och hur man inte bör göra. Detta är en praktisk handledning till hur man kan ha virtuella möten, både som mötesledare och som deltagare. På bokens hemsida, www.möten.info, finns material och länkar, som exempelvis applikationer och tjänster. Dem har vi inte lagt in i boken, eftersom de ständigt ändras. På hemsidan har du också möjlighet att ställa frågor direkt till oss författare, och dela med dig av egna erfarenheter och tips. Vi vill sprida inspiration, kunskap om och praktiska knep och knåp för att få till bra möten.
VAD? VARFÖR? HUR?
Är möten ett hinder i ditt arbete? Tänk om – att mötas är ett sätt att arbeta! Och tänk virtuellt – resfria, smarta möten som förenklar din vardag samt sparar tid och pengar. Detta är den första boken på svenska om virtuella möten. Den ger konkret handledning i hur man planerar, inför och genomför virtuella möten. Virtuella möten hjälper organisationer, grupper och enskilda att verka och samverka på ett effektivt och flexibelt sätt. Med virtuella möten krymper världen – de skapar helt nya sätt att arbeta och samarbeta på, och kan även förändra hur vi rekryterar och organiserar våra verksamheter. Boken bygger både på forskning och på erfarenhetsbaserad kunskap. Den har tre delar: VAD är virtuell kommunikation? När passar det och till vad? VARFÖR ska man ha virtuella möten? Vilka attityder finns till dessa? HUR gör man? Konkret handledning, tips och exempel från svenska företag, myndigheter och organisationer. På www.möten.info finns extra material och länkar till olika applikationer och tjänster. ”Jag hatar möten. Och gillar skarpt den här boken.” Micael Dahlén, professor vid Handelshögskolan i Stockholm ”Virtuella möten har varit ett löfte länge: nu har tekniken mognat och intresset exploderar. Den här boken sänker effektivt trösklarna för den som vill komma igång och ökar dramatiskt chansen att lyckas med att hålla ihop en organisation, även om den är utspridd. Det är given läsning för alla som vill lyckas med ett modernt arbetssätt.” Magnus Höij, chefredaktör för InternetWorld, IDG
LENA LID FALKMAN, ekon.dr, forskar vid Handelshögskolan i Stockholm, med inriktning på ledarskap, organisation och kommunikation. Hennes avhandling ”Ledarskapande retorik” har fått pris i både Europa och USA. Hon utbildar regelbundet chefer vid bland annat IFL och är en flitigt anlitad föreläsare. TOMAS LID FALKMAN är IT-specialist med fokus på säkerhet. Under många år var han ledare för en global arbetsgrupp på Ericsson. Han har under flera år också varit anställd i England, och haft sin chef och sina medarbetare där, men själv haft kontoret i Stockholm. I dag arbetar Tomas som projektledare på en statlig myndighet.
Best.nr 47-09650-3 Tryck.nr 47-09650-3