Hoi är ett modernt bokförlag som kombinerar styrkan hos ett traditionellt förlag med större frihet, mer delaktighet och bättre villkor för författaren. Vi letar ständigt efter manus med litterära och kommersiella kvaliteter. Välkommen till oss, som läsare eller författare.
Sluta stressa på jobbet Copyright © Helén Vedlé och Rune Nilsson 2018 www.slutastressapajobbet.se Utgiven av Hoi Förlag 2018 www.hoi.se info@hoi.se Formgivning omslag: Sven Ljung design Formgivning inlaga: Cecilia Pettersson, Pica Pica Tryckt hos Scandbook 2018 Första tryckningen ISBN 978-91-7697-060-7 Finns även som ljudbok. 2
3
1 SLUTA STRESSA PÅ JOBBET
Författarnas ord på vägen. Hur du kan minska din stress, öka ditt välbefinnande och din arbetstrivsel. Är du stressad på jobbet? 12 • Går det att sluta stressa? 12 • Arbeta smartare 12 • Minska stressen på jobbet 13 • Ta inte alla tips 13 • Multitasking är ute – singeltasking är inne 13 • Elektronisk eller papper 14 • Vilka är vi? 14 • Vårt mål 15
2 SÅ HÄR KAN DU JOBBA MED BOKEN
Minska din stress genom tips på hur du effektivast antar nya stressmetoder för att öka tidsvinsten och kvaliteten. Vilken metod av lärande passar dig? 19 • Övning: Testa och ta beslut 19 • Minska stressen 21 • Min handlingsplan för att minska min stress 22 • Sammanfattning 23 • Reflektion 23
3 ATT PLANERA OCH PRIORITERA
Minska din stress genom att inse att du kan styra delar av din tid och genom att förstå skillnaden mellan viktigt och bråttom. Våra verktyg för att minska stressen 26 • Planering betyder intention 28 • Prioritera betyder att rangordna 30 • Viktigt eller bråttom 31 • Övning: Vad har du som är bråttom och viktigt? 34 • Sammanfattning 36 • Reflektion 36 • Detta vill jag prova 37
6
4 ÄR DU EN FLYTSTOPPARE? Minska din stress genom att bli medveten om det beteende som stoppar ditt flyt och se fördelarna med förändring. Arbetsmetodik minskar stressen 41 • FLYT&FLÖDE 41 • Händelsehopparen och Snuttaren styrs av yttre och inre signaler 42 • Mejlnarkomanen är stressad 6 • Skjutaupparen har svårt för att ta beslut 47 • Tidsoptimisten vill att det ska gå fort 50 • Behagaren och Arbetsälskaren vill vara omtyckta och duktiga 51 • Redo för en beteendeförändring 54 • Övning: Hur fördelar du din arbetstid? 56 • Sammanfattning 58 • Reflektion 58 • Detta vill jag prova 59
5 SATSA 20 MINUTER I VECKAN Minska din stress genom att få större kontroll över det som du ska göra och få en större tidsrealism. Hur lång tid tar det att planera? 62 • Att planera och prioritera veckan, dagen, stunden, året 63 • VP – VeckoPlanering – hur du gör 64 • Dagsplanering – hur du gör 66 • Planering i stunden – hur du gör 67 • Planering av projekt/aktivitet - hur du gör 68 • Årsplanering – hur du gör 68 • Övning: VeckoPlanera på 15 minuter 70 • Sammanfattning 71 • Reflektion 71 • Detta vill jag prova 71
6 ALMANACKAN Minska din stress genom att öka tiden för koncentrationsarbete och få tid för det viktiga. Minska stressen med hjälp av din ALMANACKA 74 • Vad kan du uppnå med ALMANACKAN? 75 • Elektronisk eller papper 75 • de4arbetstiderna 75 • FOKUStid© 77 • GULDtid© 80 • MÖTEStid 83 • OBOKADtid 86 • Bra sätt att använda ALMANACKAN 88 • PappersALMANACKA 90 • Elektronisk ALMANACKA 91 • Styr din tid genom din ALMANACKA 92 • Speciella ALMANACKOR 93 • Andra råd för ALMANACKAN 93 • Övning: Prova FOKUStid 96 • Sammanfattning 97 • Reflektion 97 • Detta vill jag prova 97
7
7 ATTGÖRALISTAN Minska din stress genom att få allt som ska göras samlat på ett ställe och få en metod för ett effektivt sätt att prioritera dagen. Minska stressen med hjälp av din ATTGÖRALISTA 100 • Vad kan du uppnå med en ATTGÖRALISTA? 100 • Bra sätt att använda ATTGÖRALISTAN 101 • Veckolistan 104 • Veckolistans kolumner 105 • Veckolista på papper 106 • Elektronisk Veckolista 106 • När du ska skriva en Veckolista 107 • Speciella ATTGÖRALISTOR 109 • Vedlélistan 109 • Idaglistan 112 • Löpandelistan 114 • Andra råd för ATTGÖRALISTAN 115 • Övning: Prova Idaglistan 117 • Sammanfattning 118 • Reflektion 119 • Detta vill jag prova 119
8 HANDLINGSPLANEN Minska din stress genom att med bättre framförhållning arbeta metodiskt och få uppgifter gjorda i tid. Minska stressen med hjälp av din HANDLINGSPLAN 122 • Vad kan du uppnå med en HANDLINGSPLAN? 123 • Bra sätt att använda HANDLINGSPLANEN 123 • HANDLINGSPLANENS kolumner 124 • HANDLINGSPLAN på papper 126 • Elektronisk HANDLINGSPLAN 126 • När du ska skriva en HANDLINGSPLAN 128 • Speciella HANDLINGSPLANER 129 • Andra råd för HANDLINGSPLANEN 132 • Övning: Gör en HANDLINGSPLAN 133 • Sammanfattning 134 • Reflektion 135 • Detta vill jag prova 135
8
9 ÅRSPLANEN Minska din stress genom att få en bra och långsiktig helhetsbild och överblick. Minska stressen med hjälp av din ÅRSPLAN 138 • Vad kan du uppnå med en ÅRSPLAN? 139 • Bra sätt att använda ÅRSPLANEN 139 • ÅRSPLANENS kolumner 140 • ÅRSPLAN på papper 141 • Elektronisk ÅRSPLAN 142 • När du ska skriva en ÅRSPLAN 143 • Speciella ÅRSPLANER 144 • Andra råd för ÅRSPLANEN 146 • Övning: Gör en ÅRSPLAN 147 • Sammanfattning 150 • Reflektion 151 • Detta vill jag prova 151
10 EFTERORD Minska din stress genom att få ytterligare support/stöd. www.slutastressapajobbet.se 154 • Vill du gå en utbildning i arbetsmetodik? 154 • För utbildare 155 • Beställ 156 • Ange källan 156
11 VÅR ORDLISTA Våra uttryck i boken
12 OM FÖRFATTARNA Vi har minskat vår stress, fått ett större lugn och ett roligare jobb. Helén Vedlé 168 • Rune Nilsson 169
9
10
1 SLUTA STRESSA PÅ JOBBET Författarnas ord på vägen. Hur du kan minska din stress, öka ditt välbefinnande och din arbetstrivsel. Är du stressad på jobbet? 12 • Går det att sluta stressa? 12 • Arbeta smartare 12 • Minska stressen på jobbet 13 • Ta inte alla tips 13 • Multitasking är ute – singeltasking är inne 13 • Elektronisk eller papper 14 • Vilka är vi? 14 • Vårt mål 15
11
Är du stressad på jobbet? Upplever du att din stressnivå är för hög på jobbet? Har du ständig oro att inte hinna med allt som ska göras? Upplever du brist på kontroll? Tycker du det är svårt att prioritera mellan alla arbetsuppgifter? Skjuter du upp uppgifter som du redan borde ha påbörjat? Hoppar du mellan arbetsuppgifter och blir splittrad? Önskar du en bättre balans mellan arbete och fritid? Skulle du vilja minska din stress och styra en större del av din tid? Vill du få större kontroll över allt du ska göra? Har du behov av att lära dig att prioritera på ett smart sätt? Skulle det vara bra för dig att arbeta med en bättre framförhållning? Vill du helt enkelt arbeta smartare så du får tid till det viktiga på jobbet och resten av tiden på ditt dygn?
Vi tror att du som läser boken vill få mer tid för det viktiga.
Går det att sluta stressa? Stoppa stressen kan man inte. Det är inte ens önskvärt. För stress behövs för vår överlevnad i kritiska situationer. Men du kan minska den onödiga stressen på jobbet. Du kan själv påverka din stressnivå på jobbet en hel del genom medvetenhet, kunskap och ett ändrat beteende. Ibland upplever du att det du gör har ett flyt. Det går som du vill. Sitt inte och vänta på att uppleva flow. Du kan genom tekniker och motivation få in nya positiva vanor som gör att du oftare upplever det flyt du önskar. När du har flyt minskar du din stress.
Arbeta smartare Arbetsmetodik är läran om hur du gör när du jobbar effektivare och rationellare. Något som inte ingår i grund- eller högskoleutbildningen i Sverige. Det förutses att du ska kunna räkna ut själv hur du på ett bra sätt ska arbeta för att hinna med arbetsuppgifter och nå mål med en bra kvalitet. Prioritering mellan dina arbetsuppgifter och planering av din vecka, medvetenhet om beteenden och det som stoppar ditt flyt är grunden för arbetsmetodik. 12
Motivation och att du vill ändra ditt beteende och få in nya positiva vanor är det viktigaste för att du ska få det FLYT&FLÖDE som du önskar.
Minska stressen på jobbet Du vet vad du ska göra på jobbet. Det är ditt ansvar att styra och fördela tiden. Har du för mycket att göra måste organisationen ses över. Är du företagare är det dina mål och din ambition som du också behöver fokusera på. Vi klarar att ha ett högt tempo en tid. Men i längden klarar vi inte av en för hög arbetsbelastning. För att inte ”gå in i väggen” behöver du se över mängden arbete och ditt arbetssätt. Vi bör på många sätt minska stressen i arbetslivet, den nuvarande situationen har inte varit hållbar sedan länge. Börja med att se över vad du kan göra själv, vilka tips, idéer och beteendeförändringar som kan ändra din situation. Boken kommer att vara till stor hjälp. Du har hundratals idéer att välja från. Komplettera gärna med en kurs i mindfulness, stresshantering, yoga, meditation, mental träning, egen tid eller någon annan metod som hjälper dig att må ännu bättre.
Ta inte alla tips Boken är en faktabok, uppslagsbok, lärobok. Vi har skrivit ner många av våra metoder, tankar och idéer. Det är inte meningen att du ska använda alla metoder och idéer som finns i den. Ändra inte på det som fungerar, sök tips och lösningar på vad du själv kan ändra. Alla har nytta av planering och prioritering men i olika grad. Eftersom alla är olika och har olika behov fastnar vi för olika tips. Din uppgift är att finna de idéer som passar dig. Sedan tillkommer att prova och att öva.
Multitasking är ute – singletasking är inne Allt fler har de senaste åren börjat splittra sig otroligt mycket på jobbet. Känner du igen dig själv i det? Du läser mejlen så snart de kommer, du hjälper alla andra så snart de ropar, du hoppar från uppgift till uppgift utan att hinna slutföra. Kanske du inte arbetar med de viktigaste uppgifterna förrän alla andra har gått hem och du får lugn och ro. 13
Upplever du att du multitaskar en stor del av arbetsdagen? Att du försöker göra mer än en sak samtidigt. Vår hjärna klarar inte av att göra flera saker samtidigt. Vad du egentligen gör är att växla mellan uppgifterna, vilket innebär att du förlorar tid eftersom det tar längre tid att växla än att koncentrera dig på en sak i taget. Dess utom är det en större risk att du gör misstag och att du blir stressad, splittrad. Ibland påverkar det ditt humör och troligen kvaliteten på jobbet. Multitasking betyder att försöka göra flera saker samtidigt. Det är en mycket ineffektiv metod, men som vi ofta fastnar i när vi är stressade. Vi hinner inte koncentrera oss och välja ut vad som är viktigt. När du planerar och prioriterar din tid på ett nytt sätt så får du en annan koncentration och kommer att märka att singletasking ger dig minskad stress, bättre kontroll och en högre kvalitet.
Elektronisk eller papper Idag lanseras nya appar för att göra listor och de elektroniska almanackorna kommer med nya versioner så fort att boken skulle kunna bli omodern före tryck. Därför har vi valt att fokusera på själva metoden och att använda våra fyra verktyg för planering och prioritering. Det är ditt val att använda verktygen i pappersform eller elektronisk form. Våra tankar och illustrationer kan du lätt överföra till det elektroniska verktyg du använder. Här i boken får du några konkreta tips om hur du kan göra i Outlook. Vi ger dig ingen datautbildning eller påstår att vi är heltäckande utan visar på några tips som vi tycker fungerar bra. Du kommer säkert på en hel del egna varianter. Det är meningen. Du får vända dig till utbildningsarrangörer/konsulter som är specialister på din programvara.
Vilka är vi? Vi är föreläsare, utbildare och har tillsammans mer än 50 års erfarenhet av att hålla kurser i arbetsmetodik. Vi har mött tiotusentals medarbetare och chefer, upplevt hur de med våra kunskaper fått lättare för att arbeta och frigöra tid för det viktiga. Vår stora önskan är att du ska lyckas med att minska din stress, uppleva ett mer hälsosamt liv och ett ökat välbefinnande.
14
Vår första gemensamma bok Planera smartare – få tid för det viktiga fick ett positivt gensvar av våra läsare och den är slutsåld. Förlaget föreslog att boken skulle bli en pocket och en ljudbok. Vi har redigerat delar av boken och hoppas att du känner att den kommer att hjälpa dig i din stresshantering.
Vårt mål Givetvis förstår vi att våra tips inte kan få dig att helt sluta stressa på jobbet. Det är så många faktorer som avgör din stressnivå och du kan ha en orealistisk arbetsmängd eller ambitionsnivå. Dessutom klarar vi av och till att stressa, bara inte i långa perioder. Vår önskan är att du ska få tid för det viktiga i arbetet. Vi vill att du ska hitta idéer och lösningar på dina utmaningar. Att du ska märka att med bättre, och kanske för din del annorlunda, planering går det att arbeta snabbare och effektivare. Du får mer gjort på mindre tid, får en större kontroll, du mår bättre och livet blir enklare. Vi hoppas att du ska använda de idéer som passar ditt liv och din personlighet. Vårt mål är att boken ska hjälpa dig att få balans, bli mindre stressad och få allt gjort som du vill ha utfört i rätt tid.
Sluta stressa på jobbet – lycka till med det du kan förändra själv.
Helén Vedlé & Rune Nilsson Dina arbetsmetodiks-& planeringsexperter
15
16
2 SÅ HÄR KAN DU JOBBA MED BOKEN Minska din stress genom tips på hur du effektivast antar nya stressmetoder för att öka tidsvinsten och kvaliteten. Vilken metod av lärande passar dig? 19 • Övning: Testa och ta beslut 19 • Minska stressen 21 • Min handlingsplan för att minska min stress 22 • Sammanfattning 23 • Reflektion 23
17
Det här är en bok som hjälper dig att minska din stress genom olika verktyg i arbetsmetodik, planering och prioritering. Bästa starten för extra motivation och verklighetstestning får du om du först gör övningen ”Testa och ta beslut” på sidan 20. Då får du svart på vitt hur verkligheten ser ut just nu. Din situation blir varken över- eller underdriven. Övningen hjälper dig när du ska jobba vidare med planeringsredskapen.
Fortsätt med det du gör bra Du ska fortsätta med det som fungerar för dig. Lägg till de beteenden och de planeringsredskap som hjälper dig med det du har behov av. Det kan vara att få bättre kontroll, mer tid för det du vill uträtta på arbetet, mer kvalitet i jobbet samt att du får mer fritid.
En utmaning Om du har svårt för att ändra ditt beteende och upplever att alla andra styr så det är ingen idé att planera, så utmanar vi dig att prova nya redskap och metoder. Först när du har provat vet du om de kan fungera för dig.
Din motivation Om du lyckas eller ej beror på din motivation, prestation och att du provar nya metoder. Ingen pedagog eller bok kan göra hela jobbet åt dig. Ibland hoppas vi att boken ska genomföra hela förändringen bara vi läser den. Hur det går avgörs av din motivation och ditt engagemang. Vi erbjuder dig våra kunskaper här i boken. Det finns många olika idéer som kan hjälpa dig. Vad krävs av dig för att du ska få ut vad du önskar av boken? Det kan vara att du provar och är positiv, engagerad, gör ditt bästa för att ändra rutiner som inte fungerar idag, är uthållig och praktiskt provar de tips som du har behov av. Fundera på hur mycket du är beredd att satsa för att få tid för det viktiga.
18
Genom att läsa boken kan du minska din stress genom att: ⎷ ⎷ ⎷ ⎷ ⎷ ⎷ ⎷
få bättre kunskap om vad planering kan vara få kännedom om vilka planeringsverktyg som finns testa, öva och prova olika redskap besluta vilka redskap som kan vara bra för dig besluta hur du vill öva in ditt nya beteende lära dig planera och prioritera smartare få tid för det viktiga.
Vilken metod av lärande passar dig? Känn efter vilken metod som passar bäst för dig. Du kan: □ Göra behovstesten och välja en av punkterna som du vill börja med. Läs tillhörande kapitel och träna under 1–3 månader. Sedan tar du tag i ett annat behov. □ Läsa boken från pärm till pärm och skriva ner de tips som är bra för dig att gå vidare med. □ Ta god tid på dig att läsa boken och göra de övningar som finns. Ta några veckors uppehåll efter varje kapitel för att träna på ditt nya beteende. □ Börja läsa det kapitel som skulle hjälpa dig mest för att arbeta smartare. □ Finna din egen bästa metod för att lära dig mer om planering.
19
ÖVNING:
Testa och ta beslut! Steg 1: Behov Vilka är dina behov av att lära dig mer om planering och prioritering? Det som fungerar ska du inte ändra. Ta några minuter och fundera på nedanstående påståenden. Kryssa för det som stämmer för dig. Tänk på hur det har varit under de senaste 6–12 månaderna. □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
Jag har så mycket att göra att jag har svårt för att hinna. Jag upplever att mina arbetsuppgifter är alltför splittrade. Jag känner mig nästan alltid stressad på arbetet. Jag tycker det är svårt att prioritera mellan alla mina arbetsuppgifter. Jag ”glömmer”/hinner inte planera. Jag har svårt för att hinna skriva en ATTGÖRALISTA. Jag har flera ATTGÖRALISTOR (olika block, smålappar, elektroniska). Jag arbetar inte med HANDLINGSPLANER eller lathundar. Jag har ingen aktiv ÅRSPLAN som jag använder. Jag har flera ALMANACKOR men ingen som är mitt original. Jag arbetar med uppgifter som kräver koncentration på kvällar och helger. Jag låter mig bli avbruten även om jag vill arbeta koncentrerat. Jag saknar en plats där jag kan arbeta ostört. Jag arbetar mycket händelsestyrt. Jag har många arbetsuppgifter som är akuta, som borde göras på en gång. Jag skjuter upp uppgifter som jag redan borde ha påbörjat. Jag läser mina mejl när de kommer. Jag tycker att jag inte får tillräckligt med tid för de viktigaste arbetsuppgifterna. Jag är motiverad för att själv ta steg till förändring.
20
Steg 2: Analys Dags att analysera dina svar. Titta på de påståenden som fick ett kryss av dig. Prioritera vad du vill fokusera på. Vad tycker du är det största problemet för dig? Förklara med egna ord.
Steg 3: Mål Börja med att fylla i vilka mål du har, vad du vill uppnå med att arbeta smartare. Fyll i dem i rutan mål, på nästa sida.
Steg 4: Att göra Allt eftersom du läser boken kommer du till idéer som du vill prova. Skriv in dem under ”att göra” och börja öva. Du kommer att hitta många bra idéer. Det viktiga är att du tar till dig det som kan göra skillnad för dig. Pröva och träna! Ta inte alla idéerna på en gång. Välj en idé i taget. När du har läst ett kapitel kan du fundera på vad som skulle ge dig bästa resultat. Träna i minst 30 arbetsdagar innan du tar tag i en ny idé. Då har du största chansen att lyckas. För vi talar om beteendeförändring och motivation. Det tar tid att lära sig nya vanor.
Minska stressen Arbetsmetodik hjälper oss att: ⎷ se vad som ska göras ⎷ se när allt ska vara klart ⎷ få uppgifter gjorda i tid ⎷ öka kvaliteten ⎷ få tid för det viktiga. 21
Min HANDLINGSPLAN för att minska min stress HANDLINGSPLAN MÅL:
PRIO
1
NÄR
TID
ATT GÖRA
Gör behovsenkät sid 20
Detta är din HANDLINGSPLAN för att minska din stress. Skriv ner alla idéer som passar dig och som du vill genomföra. Fyll på allteftersom du läser boken. Du har då allt samlat på ett ställe. 22
Sammanfattning 1. Ta dig an boken så som du känner är bäst för dig. 2. Börja gärna med att göra en behovsanalys. Den kommer du att ha nytta av när du läser boken. 3. Ge dig själv tid. Det tar minst 30 dagar att få in ett nytt beteende (om du är motiverad så klart).
Reflektion Vilken är din reflektion när du har läst detta kapitel?
23