.
abc
Bokför ngens
BokförIngens abc
Christina Hanke
Christina Hanke
.
abc
Bokför ngens
Bokföringens abc är en kombinerad fakta- och övningsbok som vänder sig till alla som vill lära sig grunderna i praktisk bokföring/ redovisning. På ett enkelt och begripligt sätt beskrivs hur bok föring/redovisning sköts i ett mindre företag, från budgetering och planering till årsbokslut med periodiseringar.
Det flesta företag sköter idag sin bokföring med hjälp av dator. Många av uppgifterna och praktikfallen kan lösas med hjälp av det bifogade bokföringsprogrammet Edison. Bokföringens abc är tänkt att användas i kurser och studiecirklar, men tillsammans med det separata lösningshäftet som innehåller fullständiga lösningar är boken även utmärkt för självstudier.
ISBN 978-91-622-9043-6
9
Bonniers
789162 290436 (9043-6)
Fj
ä
rd
e
u
pp
g a l
a
n
Innehållsförteckning 1 Redovisningens syfte 1 2 Budgetering och ekonomisk planering 3 3 Inledning till dubbel bokföring 15 4 Bokföringslagen och redovisningens uppläggning 30 5 Praktisk bokföring 36 6 Årsbokslut 62 7 Skatter, avgifter och personal 75 8 Köpare och säljare 91 9 Bokslut med periodiseringar 110 10 Sidoordnad bokföring 131 11 Företagsformer och eget kapital 147 12 Praktikfall 153
Bokföringslagen 183
Sakregister 193
Facit till vissa uppgifter 194
Edison-guide 195
Baskontoplanen
3
Inledning till dubbel bokföring I ett företag inträffar löpande affärshändelser. Varor köps och säljs. Löner betalas. Inventarier anskaffas. Man måste enligt lag ha ett system för registrering av dessa affärshändelser.
Dubbel italiensk bokföring
Redan under 1400-talet infördes i den italienska staden Venedig ett sätt att bokföra, som visat sig så ändamålsenligt att det överlevt till våra dagar. Det innebär att varje händelse registreras på minst två konton. Denna teknik, för övrigt perfekt för datateknik, brukar kallas dubbel italiensk bokföring. Detta system används idag över hela västvärlden. För att beskriva tankegångarna i dubbel bokföring ska vi utgå från balans räkningen.
Balansräkningen Tillgångar Kapitalanskaffning
Företag och Eget kapital
För att bedriva verksamhet behövs tillgångar i någon form. Exempel på tillgångar är kontanter, lager, maskiner och fastigheter. Men tillgångar måste finansieras, kapitalet måste komma någonstans ifrån. Kapitalanskaffning sker antingen genom att man lånar pengar eller att företagets ägare skjuter till egna medel. Balansräkningen visar kapitalets storlek och sammansättning vid en viss given tidpunkt, t ex den 31/12 varje år. Balansräkningens ena sida visar vilka tillgångar som finns. Dess andra sida visar hur dessa tillgångar har finansierats, dvs hur mycket skulder som finns, och hur mycket ägarna har satsat själva. Hur Eget Kapital behandlas, beror på vilken juridisk företagsform det aktuella företaget har. Den enklaste formen kallas Enskild firma. I denna form finns endast en ägare. I bolagsformen Handelsbolag (HB) finns fler än en ägare. Eget Kapital måste då hållas isär så varje delägares insats och vinstandelar blir synliga. I dessa två bolagsformer är ägarna inte anställda av sina företag. I bolagsformen Aktiebolag kan det finnas en ägare, eller hur många ägare som helst. Det egna kapitalet i denna bolagsform styrs noga av aktiebolagslagen. Ägare kan vara anställda av företaget. Det är en mycket tydlig avgränsning mellan ägarna och företaget. Mera om bolagsformer kan du läsa i kapitel 11.
Tillgångar = Eget kapital + Skulder
Ägarens insats kallas eget kapital. Ur företagets synvinkel kan man säga att denna insats är företagets skuld till ägarna. Det är därför eget kapital finns tillsammans med skuldkontona. Eftersom det aldrig kan finnas några tillgångar som inte finansierats på något sätt, är alltid balansräkningens sidor lika stora. Det råder balans mellan tillgångar å ena sidan och eget kapital och skulder å andra sidan. På nästa sida finns en balansräkning uppställd i kontoform. I fortsättningen kommer kontots vänstra sida att kallas debet och den högra sidan att kallas kredit. 15
E xe m p e l
b al an s r äkn in g
Balansräkning 1 (tkr) Tillgångar
Eget kapital och Skulder
Kassa
500
Eget kapital
Bank
1 500
Banklån
1 600
Summa
2 000
Summa
2 000
400
I ovanstående exempel har vi en balansomslutning på 2 000 tkr. Eftersom det finns 2 000 tkr i tillgångar och 1 600 tkr i skulder måste 2 000 tkr – 1 600 tkr = 400 tkr vara eget kapital, eller den totala ägarinsatsen. Tillgångar – Skulder = Eget kapital
3:1
Åsas Boutique har följande tillgångar: Kassa 10 000, varulager 40 000, plusgiro 50 000 och bilar 50 000. Man har en skuld till leverantören på 25 000 kr och till banken på 75 000 kr. Upprätta en balansräkning och räkna ut det egna kapitalet i Åsas Boutique!
Tillgångar visar hur man använt kapitalet och Eget Kapital och Skulder visar varifrån kapitalet har anskaffats, det vill säga hur det finansierats Låt oss nu se hur en affärshändelse påverkar ovanstående balansräkning. Den 1 juli amorteras (avbetalas) 100 tkr på lånet. Betalningen sker kontant. Kontanterna minskar samtidigt som lånet minskar. Balansräkning 2 (tkr) Tillgångar
Eget kapital och Skulder
Kassa
400
Eget kapital
Bank
1 500
Banklån
1 500
Summa
1 900
Summa
1 900
400
Tillgångarna har minskat till 1 900 tkr. Men eftersom bankskulderna samtidigt har minskat, är företagets skuld till ägarna oförändrad. Eget kapital är fortfarande 400 tkr. Konto Debetsida och kreditsida
16
Det blir i praktiken omöjligt att göra upp en ny balansräkning varje gång en affärshändelse inträffar. Låt oss därför anta att vi klipper sönder den ursprung liga balansräkningen och låter varje post bli ett eget konto. Varje konto får två sidor, en debetsida och en kreditsida.
Kassa
från balansräkningen
från balansräkningen
500 Bank
från balansräkningen
Eget kapital
Banklån
från balansräkningen
1 500
500
1 500
När vi ska lära oss bokföra är det enklast att utgå från kassakontot. När pengarna kommer in debiteras kassan. När pengarna betalas ut krediteras kassan. Enklast kanske man kan tänka sig kassakontot som ett kassaskåp. Debet
PENGAR IN
Kredit
Kassan
PENGAR UT
Varje affärshändelse medför på något sätt att den ekonomiska ställningen påverkas. T-konto
Alla affärshändelser måste bokföras på konton. Kontot har två sidor och kan även illustreras så här (ett så kallat T-konto): Debet
Kredit
I ovanstående exempel minskade kontanterna, vilket vi visar genom att göra en notering i kassans kreditsida, vi krediterar kassan. Anledningen till att kassan minskade var att lånet minskade. Vi visar detta genom att debitera banklånekontot. Debet
Kassa
Kredit
Debet
från balansräkningen
500 (banklån)
Banklån
från 100 balansräkningen (kassa)
100
Kredit 1 600
Vi skulle också kunna visa det så här:
Debet
Kassa Banklån
Kredit 100
100
Regel utan undantag: Varje affärshändelse skall bokföras en gång i debet och en gång i kredit.
17
5
Praktisk bokföring I våra exempel kommer du att möta olika sätt att ange hur en affärshändelse bokförs. Alla varianter i exemplen liksom i verkligheten, vare sig bokföringen utförs manuellt eller med hjälp av en dator, bygger på de principer som beskrivits i föregående kapitel. I början av boken har vi använt oss av T-konton. Just den uppställningsformen återfinns inte direkt i verkligheten, men T-kontot är ett vanligt pedagogiskt hjälpmedel. Alla sätt att bokföra fungerar dock som T-kontots två sidor, där den ena sidan är debet och den andra sidan är kredit. Praktiskt bokföringsarbete består oftast av två moment, kontering och registrering.
Kontering Till varje affärshändelse upprättas en verifikation. Att på verifikationen ange hur den bokförs, kallas för kontering. Lämpligen görs detta i en konteringsstämpel. Så här kan en konteringsstämpel se ut: Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
kont:
Namn
bokf:
att:
Registrering Enligt bokföringslagen ska verifikationerna bokföras i registreringsordning och i systematisk ordning. Syftet är att bokföringsposterna ska kunna kontrolleras och verksamheten överblickas vad gäller förlopp, ställning och resultat.
36
Registrering med hjälp av dator Dataprogram för bokföring innehåller vanligen tre olika arbetsmoment. Uppläggning
1. U ppläggning innebär att faktauppgifter om företaget matas in, liksom en kontoplan och andra uppgifter.
Registrering
2. R egistrering innebär bokföring av affärshändelser i registreringsordning efter kontoplanen. Datorn uppdaterar då själv automatiskt ställningen på alla konton och därmed uppfylls behovet av systematisk bokföring. Till registrering hör också att föra in ingående balanser och bokslutstransaktioner.
Rapportering
3. R apportering innebär att man kan ta ut de rapporter man behöver för information och beslut. Exempel på sådana rapporter är resultatrapporter med budgetavvikelser som visar hur man vid ett givet tillfälle ligger till i förhållande till budgeten, momsrapporter som visar hur stor skuld man har till skattemyndigheten vad gäller mervärdesskatt osv. Då datorn sorterar transaktionerna efter kontonummer kan man alltid få ut en aktuell huvudbok, dvs ställningen på varje enskilt konto för sig. Verifikationslistan visar alla registrerade affärshändelser i registerordning.
1 0X0414 2 0X0414
3011 1510 2610
6990 2640 1930
3 0X0414
1930 5010
4 0X0414
2440 2640 1470
5 0X0414 6 0X0414
1510 3011 2610
7010 2710 1930
7 0X0414
1920 1930
8 0X0414
1510 1930
9 0X0414
2440 1920
37
Ingående balans Varje nytt års bokföring börjar med att man tar med sig saldot på skulder och tillgångar som fanns på bokslutsdagen föregående år in i årets bokföring. Detta kallas för att registrera ingående balanser. Observera att endast konton i klass 1 och 2 har ingående balanser. Det som fanns i kassan vid årets slut följer med in i nästa år. De skulder man har följer också med. Utgifts- och inkomstkonton är däremot helt avslutade, i och med att föregående års resultat redovisades.
Betalningar Handelsföretag som riktar sig till konsumenten säljer vanligen sina varor mot kontant betalning, via kontokort eller med betalkort. Företag bör av säkerhetsskäl inte ha större mängder av kontanter på kontoret. Bankerna tillhandahåller därför serviceboxar där företagets pengar kan komma i säkert förvar. De flesta företag och organisationer använder plusgiro. I baskontoplanen har plusgirot kontonummer 1920. Det är alltså placerat direkt efter kassakontot och fungerar på samma sätt. Båda kontona tillhör gruppen likvida medel.
E xe m p e l
b okf ör in g av pl us gi ro i n be ta l n i n g
Pettersson & Bendel tar ut 10 000 kr ur kassan och sätter in på företagets egna plusgirokonto. Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
1910 Kassa 1920 Plusgiro
kont:
10 000
10 000
bokf:
att:
Plusgirot skickar regelbundet ut kontoutdrag. Eftersom man inte får övertrassera, dvs ta ut mer än vad som finns på kontot, ska konto 1920 Plusgiro bara visa debetsaldo eller vara nollställt. För privatpersoner finns personkonton. De används på samma sätt som postgirot. Det tillkommer i snabb takt allt fler möjligheter att sköta sina betalningar via Internetbanker. Principer för bokning förändras inte. Däremot blir det lättare att hålla reda på ställningen och stämma av sina konton. Checkräkningskonto
38
I baskontoplanen har checkräkning kontoummer 1930. Det är liksom kassa och plusgiro fråga om ett betalningskonto i gruppen likvida medel.
Checkräkningskredit
Efter överenskommelse med banken kan man till kontot koppla en checkräkningskredit. Man har då möjlighet att utnyttja upp till det belopp banken beviljat, den s.k. limiten. Om man har en checkräkningskredit får man betala en kreditavgift för hela det beviljade kreditbeloppet, men endast ränta på det belopp man för tillfället utnyttjar. Om man får in sina inbetalningar ojämnt under året, kan en checkkredit vara ett bra sätt att lösa likviditetsproblem. Krediten fungerar som en likviditetsreserv. Om man har checkräkningskredit ges kontot enligt baskontoplanen kontonummer 2330.
Bankgiro
Till checkräkningskontot kan man ansluta bankgiro. Via bankgirocentralen i Stockholm slussas pengar som sätts in på mottagarens bankgiro till mottagarens checkkonto. Bankgirot är således inte något eget konto, utan endast adressen till mottagarens checkkonto. På samma sätt som vid plusgiro används begreppen utbetalning för utbetalningar från bankgirot och girering för betalningar mellan konton anslutna till bankgirot. Man kan även göra inbetalningar till bankgiroanslutna konton, även om man inte själv har bankgiro. Att skicka pengar från ett konto till ett annat kallas girering.
Postväxel
På banken kan man köpa postväxlar. Dessa fungerar som en av banken utställd check, och kan användas istället för en större summa kontanter. För överskott av likvida medel kan man till exempel öppna ett bankkonto med bättre ränta än checkräkningskontot eller plusgirokontot. I baskontoplanen anges bankkonto med kontonummer 1940. Detta konto är inte avsett som betalningskonto.
Moms En av statskassans absolut största inkomstkällor är mervärdesskatten, den så kallade momsen. Moms är en indirekt skatt, som tas ut vid försäljning av varor och de flesta tjänster. Momssatser
För tillfället (våren 2008) har vi tre olika momssatser. Momspålägget är 6 % för kultur, tidningar och böcker, 12 % på turisttjänster och livsmedel samt 25 % på övriga varor och de flesta tjänster. Momsen är ett politiskt redskap. Förutom att dra in pengar till statskassan kan staten påverka konsumtionen med högre eller lägre skattesatser. Tanken med den s.k. turistmomsen är exempelvis att göra Sverige till ett mer attraktivt turistland för både svenskar och utlänningar.
Exe m p e l
moms pål äg g
Om en butik tar in en vara som ska kosta 200 kr exklusive moms, ska butiken lägga på 25 %. 25 % av 200 kr är 50 kr. Priset inklusive moms blir då 250 kr. Av priset inklusive moms, dvs. 250 kr, är 20 % moms. 20 % av 250 kr är 50 kr.
39
Hur fungerar momsen? Utgående moms Ingående moms Redovisning av moms
I samband med försäljning erhåller företaget, förutom betalning för varan, också moms från sina kunder. Moms i samband med försäljning kallas för utgående moms. Denna ska betalas in till Skatteverket, men företaget får först göra avdrag för den moms de själva betalt till sina leverantörer i samband med inköp, s.k. ingående moms. Företaget tar emot moms från sina kunder, betalar moms till sina leverantörer, och betalar in mellanskillnaden till Skatteverket. Om företaget har betalt mer i ingående moms än de själva erhållit i utgående moms, får man mellanskillnaden utbetald till företagets skattekonto. Det kan till exempel vara fallet när man gjort en större investering, för vilken man fått betala ingående moms. Eftersom Skatteverkets möjligheter till kontroll är liten kan detta förstås inbjuda till fusk. Momsbedrägerier är en vanlig form av ekonomisk brottslighet. Moms är varken en kostnad eller en intäkt för det momsredovisningsskyldiga företaget. Företaget fungerar som en sorts inkasserare av skatt. Det är endast i det sista ledet, det vill säga hos konsumenterna, som momsen blir en kostnad.
Löpande bokföring av moms För redovisning av moms behöver vi två konton – 2640 Ingående moms och 2610 Utgående moms. Ingående moms uppkommer vid inköp. Konto 2640 Ingående moms, betraktas som en skuldreduktion, minskning av momsskulden. Ingående moms ökar i debet.
E xe m p e l
b okf ör in g av in g å e n d e m o m s
Mopparna har köpt städartiklar kontant för 500 kr exkl moms. Till detta kommer 125 kr i ingående moms. Momsen är klart specificerad på kvittot, vilket är ett krav för att få bokföra den. Detta bokförs på nedanstående sätt: Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
1910 Kassa 4010 Varuinköp
500
2640 Ing moms
125
kont:
40
bokf:
625
att:
Vid försäljning kontant eller på kredit, uppkommer utgående moms. Denna redovisas i kredit på skuldkontot 2610 Utgående moms.
Exe m p e l
b okf ör in g av utgå e n d e m o m s
Mopparna har utfört städning för en familj som flyttat. Betalningen erhålls kontant med 4 000 kr samt moms 1 000 kr, totalt 5 000 kr. Detta bokförs på nedanstående sätt: Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
1910 Kassa
5 000
3020 Utfört arbete
4 000
2610 Utg moms
1 000
kont:
bokf:
att:
För det momspliktiga företaget är momsen ingen kostnad. I alla kalkyler, resultatbudgetar och lönsamhetsanalyser som företaget gör, är därför alla belopp angivna exkl moms.
Sammanfattning
Momsen tillfaller staten. För de flesta produkter gäller att momspålägget är 25 %. Detta gör att momsen utgör 20 % av priset när beloppet är angivet inkl. moms. För livsmedel och turisttjänster gäller 12 %, inkl. moms 10,71 %. Den så kallade kulturmomsen är 6 %, inkl. moms 5,67 %.
Momsen är ingen kostnad för ett momspliktigt företag. Den moms företaget själv betalar kallas ingående moms. Den moms man tar emot vid försäljning av varor och tjänster kallas utgående moms.
41
6
Årsbokslut När ett räkenskapsår är slut är det dags att göra årsbokslut eller årsredovisning. Ett bokslut är en sammanställning och avslutning av den löpande redovisningen, en överskådlig sammanfattning av verksamheten. Många företag gör också delårsbokslut som avser kortare perioder, till exempel månadsrapporter och rapporter för kvartal, tertial och halvår. Bokslutet ska visa ett rättvisande resultat för perioden samt ge en överblick av företagets förmögenhetsställning, det vill säga tillgångar, eget kapital och skulder på bokslutsdagen.
Varför bokslut? Hur bokslutet ska upprättas regleras i lagar som bokföringslagen och årsredovisningslagen. Det styrs även av skatteregler och uttalanden från organisationer och myndigheter som exempelvis Bokföringsnämnden. För stora företag och koncerner, alltså flera företag med ägarintressen i varandra, styrs bokslutsarbetet och årsredovisningen också av internationell redovisningspraxis. Syftet med ett bokslut är inte bara att uppfylla lagar och regelverk. Bokslutet är också en utgångspunkt för budgetuppföljningar och andra analyser av verksamheten med vars hjälp beslut fattas om verksamheten. Bokslutet är även av intresse för företag och grupper med anknytning till företaget, som exempelvis banker, leverantörer, kunder och anställda. Företagets bokslut ligger även till grund för beskattning av verksamheten.
Årsbokslut eller årsredovisning? I bokföringslagens stadgas vilka företag som ska upprätta årsredovisning och vilka som ska upprätta årsbokslut.
• I huvudsak ska alla aktiebolag, ekonomiska föreningar och handelsbolag med en eller flera juridiska personer som ägare alltid upprätta årsredovisning. Även kreditinstitut, värdepappersbolag, större företag och företag som är moderbolag i större koncerner är skyldiga att upprätta årsredovisning.
• Ö vriga företag ska istället avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut. Det ställs något lägre krav på detaljinformation i ett årsbokslut, jämfört med en årsredovisning. Vad ett årsbokslut exakt ska innehålla stadgas i bokföringslagen med hänvisningar till olika paragrafer i årsredovisningslagen.
indre företag med en årlig nettoomsättning som normalt uppgår till högst •M tre miljoner kronor får upprätta ett så kallat förenklat årsbokslut. Det gäller i första hand enskilda firmor och handelsbolag med fysiska personer som ägare.
62
Ett förenklat årsbokslut ska bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Både ett förenklat och ett vanligt årsbokslut ska normalt vara färdigställt inom sex månader efter räkenskapsårets utgång.
Balansräkning Balansräkningen visar företagets tillgångar och hur dessa är finansierade. Finansiering sker med ägarnas egna kapital eller med lånat kapital. Under bokslutsarbetet ska företagets tillgångar och skulder värderas, förtecknas och stämmas av. Mellanskillnaden är företagets egna kapital. Balansräkningen är en ögonblicksbild. Den visar situationen på balansdagen. De saldon som då finns på balanskontona kallas utgående balans och följer med räkenskaperna in i nästa år i form av ingående balans. Finns det till exempel 10 000 kr på plusgirot den sista dagen på året följer naturligtvis denna summa med in på kontot nästa dag som ingående balans när det nya året börjar. Balanskonton finns i kontoklass 1–2.
Resultaträkning En resultaträkning är en sammanställning av företagets intäkter och kostnader under en period, exempelvis ett år. Intäkter minus kostnader blir företagets resultat för perioden. Resultaträkningen är en specifikation över hur resultatet uppstått. Vid årets slut tillfaller årets resultat det egna kapitalet. En vinst gör det egna kapitalet större, vilket innebär att företagets ägare blivit rikare, en förlust innebär att det egna kapitalet urholkats och att företagets ägare blivit fattigare. Resultatkontona återfinns i kontoklass 3-8 i baskontoplanen. Dessa konton mäter, som redan sagts, vilka aktiviteter som ägt rum under en period, exempelvis ett kvartal eller ett räkenskapsår. När nästa räkenskapsår börjar är alla dessa konton nollställda, de har inget ingående saldo.
Arbetsgång vid bokslut Vare sig man jobbar på ett större företag med anställda som ansvarar för redovisningen, eller om man driver ett eget mindre företag där man gör bokslutsarbetet själv, innehåller arbetsgången vid bokslutet i princip alltid samma steg.
• S aldon på balanskonton stäms av med hjälp av underlag, som exempelvis kontoutdrag från banken.
• Korrigeringar och olika typer av bokslutstransaktioner bokförs. • Beräkning görs av periodens resultat. (Vid manuellt upprättade bokslut). • P eriodens resultat bokförs. På så sätt kommer periodens resultat att ingå i företagets egna kapital.
• O m bokslutet upprättas manuellt så måste man slutligen kontrollera att till-
gångarna är lika stora som företagets eget kapital och skulder tillsammans, det vill säga att balansräkningens båda sidor balanserar. Om bokslutsrapporterna däremot upprättas i ett datorbaserat system, görs denna kontroll fortlöpande i redovisningsprogrammet.
63
Konto 8999 Årets resultat Nu är det dags att stifta bekantskap med konto 8999 Årets resultat. När resultatet fastställts bokförs detta både på ett eget kapitalkonto, 2019 Årets resultat i en enskild firma, och på ett resultatkonto 8999 Årets resultat. Konto 8999 används av alla juridiska företagsformer. Konto 2019 i enskild firma motsvaras av konto 2099 Årets resultat i ett aktiebolag. På konto 8999 redovisas summan av alla saldon i klass 3-8. Om intäkterna är större än kostnaderna har företaget gjort en vinst. Vinsten slussas över till företagets egna kapital genom krediteringen av konto 2019 och en debitering av konto 8999. Om en enskild firma gjort en vinst debiteras konto 8999 och krediteras konto 2019. Om företaget gjort en förlust görs konteringen tvärtom.
Olika regler beroende på företagets situation och storlek Bokföringsnämnden har arbetat med att förnya och anpassa ett samlat regelverk för olika typer av företag. Man har delat in företagen i fyra kategorier.
• K 1-företag är i huvudsak enskilda näringsidkare och handelsbolag med fysiska personer som ägare. Dessa får upprätta förenklat årsbokslut. De som räknas som K1-företag får ha en årlig omsättning på maximalt 3 miljoner kronor.
• K 2-företag omfattar mindre aktiebolag och ekonomiska föreningar. Inom
denna kategori faller de allra flesta av våra aktiebolag. Med större företag menas de företag som uppfyller minst två av nedanstående tre kriterier under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren: – I genomsnitt fler än 50 anställda. – Mer än 25 miljoner i balansomslutning, det vill säga tillgångarnas värde. – Mer än 50 miljoner kronor i nettoomsättning. Övriga företag betraktas som mindre företag och kan således tillämpa reglerna för K2-företag. Dessa företag får tillämpa ett regelverk med enklare och schablonartade regler och med begränsade handlingsalternativ.
• K 3-företag kallas de företag som uppfyller kriterierna för att vara större företag. Dessa ska tillämpa årsredovisningslagens regelverk.
• K 4-företag är börsnoterade företag som i sin redovisning måste tillämpa den internationella redovisningsstandarden IFRS.
K1-företagets förenklade årsbokslut Vi ska nu studera ett förenklat årsbokslut utifrån Karl-Alfred och Lysekilskiosken som du stötte på i kapitel 5. Nedanstående saldolista gäller för Lysekilskiosken efter att samtliga affärshändelser bokförts. En saldolista visar den aktuella ställningen på varje konto och kan alltså sägas vara ett sammandrag av huvudboken.
64
Konto
Debet
Kredit
1910 Kassa
39 750
–
1930 Checkräkning
48 250
–
–
16 000
2010 Eget kapital
100 000
–
2610 Utgående moms
2013 Privatuttag
–
60 000
2640 Ingående moms
42 000
–
3010 Försäljning
–
340 000
4010 Varuinköp
156 000
–
5010 Lokalkostnader
18 000
–
5900 Reklamkostnader
10 000
–
6110 Kontorskostnader
800
–
6990 Diverse kostnader
1 200
–
416 000
416 000
Summa:
*
* (16 000 + 154 000 – 100 000)
65
In- och utgående moms När ett företag upprättar årsredovisning, årsbokslut eller som i detta fall fyller i blanketten för förenklat årsbokslut, så redovisas inte utgående moms och ingående moms var för sig. Dessa två konton kvittas mot varandra så att företaget redovisar ett enda momsbelopp som skuld eller fordran. Företagets momsredovisning förklaras närmare i kapitel 7. I detta fall så har företaget en momsskuld på 18 000 kronor (60 000 – 42 000). Kvittningen av utgående- och ingående moms görs i samband med att företaget redovisar sin moms till Skatteverket.
Bokföring av resultatet Innan eller efter att Karl-Alfred upprättat sitt förenklade årsbokslut, kompletteras bokföringen med konto 8999 Årets Resultat och konto 2019 Årets Resultat. Hans kontering ser ut så här: 8999
Debet
Kredit
154 000
2019
154 000
Som du ser både av blanketten för det förenklade årsbokslutet och ovanstående kontering, slutar året med att Karl-Alfreds egna kapital tillförs vinsten för året. Karl-Alfred har ju redan tagit ut 100 000 kr ur sitt företag vilket framgår av konteringarna i övningsuppgift 5:2. Vilken tur att hans företag tjänade mer än så, så att företagets egna kapital inte försvinner. Genom att han tog ut mindre (100 000 kronor) än vad företaget tjänade (154 000 kronor), så ökade företagets egna kapital med 54 000 kronor jämfört med ingående eget kapital.
Några förklaringar till begreppen på blanketten Anläggningstillgångar avser tillgångar för stadigvarande innehav i företaget, som alltså behålls i flera år. Immateriella anläggningstillgångar kan vara patent och andra rättigheter. Omsättningstillgångar är sådana tillgångar som ständigt byts ut i verksamheten. Varulager omsätts hela tiden, det innevarande lagret säljs och nytt anskaffas, de aktuella kundfordringarna betalas och nya fordringar uppkommer. Förenklade årsbokslut innehåller inte obeskattade reserver och avsättningar som framgår av blanketten. Med obeskattade reserver avses vinster man ännu inte betalt skatt på och med avsättningar avses åtaganden som företaget gjort som ännu inte förfallit till betalning, exempelvis framtida pensionsåtaganden.
Sammanfattning
Ett årsbokslut eller en årsredovisning styrs av regler, men också av intressenternas behov. En resultaträkning anger periodens vinst eller förlust. En balansräkning visar företagets ekonomiska ställning på bokslutsdagen. Årets redovisade resultat ökar eller minskar det egna kapitalet. K1-företag, vanligen enskilda näringsidkare med en omsättning som inte överstiger tre miljoner kronor, har möjlighet att upprätta förenklat årsbokslut.
66
8
Köpare och säljare Försäljning, kreditfakturor, leveransklausuler, kortköp, dröjsmålsränta, utländ ska betalningar är exempel på att de flesta affärshändelser rör förhållanden mellan köpare och säljare.
Säljarens bokföring När en kreditförsäljning av vara eller tjänst sker, får säljaren en fordran på köparen. Denna fordran debiteras konto 1510 Kundfordringar. Intäkten redovisas i något konto i klass 3 och den utgående momsen krediteras konto 2610 Utgående moms.
Petterssons Städartiklar MOPPARNA St Göransgatan 69 112 38 Stockholm 50 Kg Skurpulver
Konto Nr
Namn
1510
Kundfordringar
3010
Varuförsäljning
2610
Utg. moms
kont:
2008-08-10 Faktura 302
1 400
Debet
Kredit
kronor
kronor
1 750 1 400 350
bokf:
att:
Moms
Summa
350 1 750
Reklamerar
Ibland händer det naturligtvis att kunden inte blir nöjd. Kunden reklamerar, dvs klagar på något sätt. Varor kommer i retur till säljaren, eller också gottgörs kunden genom en prissänkning. Det kan också uppstå fel vid faktureringen så att kunden faktureras fel belopp.
Kreditfaktura
Kunden får då en kreditfaktura, ett tillgodohavande hos leverantören. Denna bokförs så att fordran reduceras (konto 1510 krediteras) och försäljningssintäk ten minskar (konto 3010 debiteras). Även utgående moms (konto 2610) debite ras med den del av kreditfakturan som avser moms. 91
E xe m p e l
kr edit er in g av va ruf ö rs ä l j n i n g
Enligt fakturan på föregående sida har Petterssons Städartiklar sålt 50 kg skurpulver. Enligt telefonsamtal från köparna fanns emellertid endast 45 kg i leveransen. Man har kommit överens med köparna om att motsvarande summa ska dras av på priset. Det säljande företaget har skickat nedanstående kreditfaktura till köparna. Petterssons Städartiklar har konterat kreditfakturan.
Petterssons Städartiklar MOPPARNA St Göransgatan 69 2008-08-12 112 38 Stockholm kreditFaktura 303 5 Kg Skurpulver
140
Konto Nr
Namn
1510
Kundfordringar
3010
Varuförsäljning
2610
Utg. moms
kont:
Debet
Kredit
kronor
kronor
175 140 35
bokf:
att:
Moms
Summa
35 175
Köparens bokföring Hos köparen bokförs ett kreditinköp av varor så att 2440 Leverantörskulder krediteras. 4010 Varuinköp och 2640 Ingående moms debiteras. Inköpet av skurmedel konteras enligt nedan av köparna, städhandelsbolaget Mopparna:
Petterssons Städartiklar MOPPARNA St Göransgatan 69 112 38 Stockholm 50 Kg Skurpulver
Konto Nr
Namn
Debet
Kredit
kronor
kronor
2440 Leverantörer 4010
1 400
2640 Ing. moms
350
92
bokf:
1 400
1 750
Varuinköp
kont:
2008-08-10 Faktura 302
att:
Moms
Summa
350 1 750
När Mopparna erhåller kreditfaktura konteras den så att skulden minskar, ingående moms minskar och utgiften minskar.
Petterssons Städartiklar MOPPARNA St Göransgatan 69 2008-08-12 112 38 Stockholm kreditFaktura 303 5 Kg Skurpulver
Konto Nr
Namn
Debet
Kredit
kronor
kronor
2440 Leverantörer 4010
140
175
Varuinköp
140
2640 Ing. moms
35
kont:
bokf:
att:
Moms
Summa
35 175
Leveransvillkor I samband med inköp måste köpare och säljare komma överens om vem som ska betala frakter och försäkringar och vem som står risken om något händer under leveransen. Dessa avtal regleras av standardiserade leveransklausuler. Köparens redovisning
Alla kostnader i samband med ett varuinköp, förutom kostnaden för själva varan, kallas för hemtagningskostnader. Det kan exempelvis vara frakt, försäk ring, tull och avgifter. Dessa bokförs samtliga i klass 4. Klass 4 ska visa den ingå ende varukostnaden. Ingående varukostnad visar allt köparen lagt ut på varan tills dess den ligger på köparens lager, färdig till försäljning.
Fakturakostnad
+ Hemtagningskostnad = Ingående varukostnad
Hos säljaren
När säljaren enligt leveransklausulen ska betala kostnader i samband med transporter, bokförs dessa i klass 5. Utfrakter debiteras t ex konto 5710 Frakter. Om någon av parterna gör kontanta utlägg för den andra, debiteras detta på konton 1681 Utlägg, och krediteras kassan. Beloppet får sedan faktureras och hamnar då på kundfordringar.
93
Dröjsmålsränta Om köparen är sen med betalningen har säljaren rätt till dröjsmålsränta. Räntan avser tiden från fakturans förfallodag tills dess betalning sker. I kontoplanen finns konto 8320 Dröjsmålsränta.
E xe m p e l
b okf ör in g av dr ö j s m å l s rä n ta
En faktura på 50 000 kr har förfallit den 15 juni. Den betalas den 28 juni, 13 dagar för sent. Dröjsmålsräntan är 20 %, räknat på årsbasis. Dröjsmålsräntan uppgår till 20 % · 50 000 · 13/360 = 361 kr. Hos leverantören kommer beloppet att krediteras 8320 Dröjmålsränta och debiteras 1510 Kundfordringar, i samband med att kunden tillsänds en ränte faktura. Hos kunden blir räntefakturan en leverantörsskuld och en räntekostnad. Konto 2440 Leverantörsskulder krediteras och 8422 Räntekostnader leveran törsskulder debiteras.
Factoring Factoring betyder att företaget belånar sina fakturor. Man kan se det som att företaget får kredit hos factoringbolaget, och fakturorna är en sorts säkerhet för att factoringbolaget ska få betalt. Precis som vid en checkkredit avtalas en limit, dvs ett maxbelopp på hur stor skuld företaget får ha i belånade fakturor. Fakturorna belånas mellan 60–70 %. Man betalar på samma sätt som vid en checkkredit ränta dag för dag beroende på skuldens storlek. Vidare avtalas med factoringbolaget hur många procent av fakturabeloppet som får belånas. Factoringbolaget tar ut en hanteringsavgift per faktura, något som fått företagen i sin tur ta ut en fakturaavgift av sina kunder. I samband med fakturabelåningen behåller företaget sin kundfordran. Den flyt tas bara från 1510 Kundfordringar till 1512 Belånade kundfordringar. Denna ombokning kan förslagsvis göras när fakturan skickas till factoringbolaget eller när pengar kommer från factoringbolaget. När fakturan belånas kommer företaget att få en skuld till factoringbolaget som redovisas i kredit på konto 2810 Avräkning factoring. Pengar sätts in på check konto eller plusgiro efter avdrag för hanteringsavgift inkl moms på denna. Kunden betalar normalt till factoringbolaget. Factoringbolaget kvittar belop pet mot företagets skuld, tar ut en räntekostnad beroende på kreditens längd och skickar överskottet till företagets checkkonto eller plusgiro och skickar en avräkning.
94
Exe m p e l
fact or in g
Ditt företag säljer varor på kredit 40 000 kr, plus moms 10 000 kr. Faktura skickas till kunden. Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
1510 Kundfordran
50 000
3010 Varuförsäljning
40 000
2610 Utg moms
10 000
kont:
bokf:
att:
Fakturan överlämnas och pantförskrivs på factoringföretaget. Därför bokas den om från 1510 Kundfordringar till 1512 Belånade kundfordringar. Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
1510 Kundfordringar
50 000
1512 Belånade kundfordr 50 000 kont:
bokf:
att:
Observera att den enda kundfordran på 50 000 kr fortfarande är en kundfor dran. Det är ditt mellanhavande med kunden, och på denna har du en fordran på 50 000 kr. Du tänker bara utnyttja denna fordran till att få en kredit hos factoringbolaget med kundfakturan som säkerhet. Fakturan belånas till 35 000 kr som sätts in på din check efter avdrag för 40 kr hanteringsavgift samt 10 kr moms. Konto
Debet
Kredit
Nr
kronor
kronor
Namn
2810 Fakturabelåning 1930 Checkkonto
34 950
2640 Ing moms
10
6064 Factoringavgifter
40
kont:
bokf:
35 000
att:
forts.
95
9
Bokslut med periodiseringar Som vi redogjorde för i kapitel 6 är avsikten med bokslutet att få fram företagets resultat och ekonomiska ställning. Under året har löpande utgifter och inkomst er bokförts. Bokslutets resultaträkning skall enbart visa kostnader och intäkter för just det året. I samband med bokslutet måste en hel del av de bokförda transaktionerna pe riodiseras. Det betyder att man avgör hur stor del av registrerade inkomster och utgifter som avser den period bokslutet avser, det vill säga hur stor del som för brukats eller förtjänats under perioden.
Intäkter är periodiserade inkomster Intäkter avser vad företaget förtjänat under en viss period. Det är ointressant om företaget erhållit betalning eller inte när man avgör om en intäkt tillhör årets bokslut. Det avgörande är om prestationen utförts under perioden.
E xe m p e l e n per iodis er ad in k o m s t – i n tä k t
På kontot utförda arbeten har Mopparna för 20X3 bokfört 334 000 kr. I denna summa ingår inte ett redan utfört arbete på 6 000 kr, eftersom man ännu inte fakturerat kunden. Men eftersom prestationen redan är utförd, ska dessa 6 000 kr tillhöra 20X3 års intäkter. Årets intäkter blir därmed 334 000 kr + 6 000 kr = 340 000 kr.
Kostnader är periodiserade utgifter I kapitel 2 definierades kostnader som förbrukning. Grundbokföringen visar emellertid utgifterna, dvs anskaffningarna. Exempel på poster som vanligen be höver periodiseras i bokslutet är varuinköp, anskaffningsutgifter för inventarier, löner och räntor. Varuförbrukning
På bokslutets resultaträkning ska framgå kostnaden för de varor som tagits i an språk under räkenskapsåret. Man tar då hänsyn till hur mycket lager som fanns vid årets början, ingående lager, hur mycket som köpts in och hur mycket som finns kvar. Varuförbrukning = Årets inköp +/– lagerförändringen I bokslutet används kontona 4010 Varuinköp och 1400 Lager för att göra de justeringar som behövs. Konto 1400 kan användas som ett vilande konto. Det betyder att kontot endast används i samband med bokslut.
110
Bokföringsorder När man konstaterat vilka periodiseringar som behövs, måste dessa också in i bokföringen. Eftersom det inte finns några naturliga verifikationer för dessa, upprättar man själv en verifikation, en så kallad bokföringsorder som underlag. Dessa bokföringsordrar behandlas som vilka verifikationer som helst och blir de sista som förekommer under året. Syftet med bokföringsordrar för periodiseringar är att saldon på samtliga resul tatkonton verkligen ska visa intäkter och kostnader, inte utgifter och inkomster som löpande bokförts. Saldon på Tillgångar, Eget kapital och skulder ska visa den verkliga ställningen per bokslutsdagen. När man korrekt registrerat dessa bokföringsordrar kan bokslutet verkställas. Dataprogrammet kommer då att hämta alla saldon i klass 3–8 till resultaträkningen och alla saldon i klass 1–2 till balansräkningen. Den allra sista bokningen som ska ske är att resultatet ska bokföras mellan konto 8999 Årets resultat och 2019 Årets resultat, eller 2099 i aktiebolag.
Ex e m p e l
b er äkn in g av va ruf ö rbruk n i n g
Pettersson och Bendel hade vid 20X3 års början ett ingående lager på 35 000 kr. Under året har inköp gjorts med 400 000 kr. Vid årets slut uppgår lagret till 42 000 kr. Om detta inte korrigeras inför bokslutet på något sätt, kommer resultaträk ningen att visa kostnaden 400 000 kr och lagrets värde såsom det registrerades som ingående balans, 35 000 kr. BOKFÖRINGSORDER
ver. nr
/
20
Text
Debet
Konto
Belopp
Konto
Belopp
Lagerinventering
1400
7 000
4010
7 000
Summa
Upprättad
kont:
bokf:
Kredit
Summa att:
Lagersaldot kommer nu att öka med 7 000 kr till 42 000 kr och kostnaden för sålda varor kommer att minska till 393 000 kr. Ibland redovisas lagerförändringen på konto 4960 Lagerförändring.
111
.
abc
Bokför ngens
BokförIngens abc
Christina Hanke
Christina Hanke
.
abc
Bokför ngens
Bokföringens abc är en kombinerad fakta- och övningsbok som vänder sig till alla som vill lära sig grunderna i praktisk bokföring/ redovisning. På ett enkelt och begripligt sätt beskrivs hur bok föring/redovisning sköts i ett mindre företag, från budgetering och planering till årsbokslut med periodiseringar.
Det flesta företag sköter idag sin bokföring med hjälp av dator. Många av uppgifterna och praktikfallen kan lösas med hjälp av det bifogade bokföringsprogrammet Edison. Bokföringens abc är tänkt att användas i kurser och studiecirklar, men tillsammans med det separata lösningshäftet som innehåller fullständiga lösningar är boken även utmärkt för självstudier.
ISBN 978-91-622-9043-6
9
Bonniers
789162 290436 (9043-6)
Fj
ä
rd
e
u
pp
g a l
a
n