9789144072753

Sven Eklund

Tekn. Dr. Sven Eklund, forskare och lärare vid Högskolan Dalarna, har mer än 20 års erfarenhet av projekthantering. Han har bland annat utvecklat och drivit internationella studentprojekt vid Högskolan Dalarna och är flitigt anlitad som gästföreläsare och konsult inom projektledning. Detta är hans sjunde lärobok.

| ARBETA I PROJEKT

ARBETA I PROJEKT – individen, gruppen, ledaren Att arbeta i projekt innebär att arbeta i ett team tillsammans med experter från flera olika kompetensområden. Sammansättningen av professionella olikheter gör att projektarbetsformen kan bemästra de allra svåraste arbetsuppgifterna. Samtidigt bidrar experterna med sina personliga olikheter till projektgruppen. Olika åsikter, värderingar och beteenden kan göra projektarbetsformen konfliktfylld och ineffektiv, framförallt inledningsvis.

ARBETA I PROJEKT – individen, gruppen, ledaren

Det krävs kunskap om hur gruppen och dess individer relaterar, kommunicerar och arbetar tillsammans, kunskap om projektets process. Processen innefattar dels oss som individer, hur vi tänker, känner och beter oss, våra värderingar och hur vi reagerar på stress.

Processen behandlar gruppen, dess relationer, kommunikation och sätt att hantera konflikter samt ledaren, hur vi leder respektive låter oss bli ledda.

Vid sidan av denna process finns projektets innehåll, vad projektet gör. Projektets innehåll innefattar bl.a. utvecklingsmodeller, kravspecifikationer, projektplanering, dokumentation, mötesteknik och alla de verktyg, mallar och handgrepp som hör därtill.

Läroboken består därför av två delar som motsvarar dessa två perspektiv av att arbeta i projekt. Inledningsvis fokuserar läroboken på de lite ”mjukare” aspekterna av projektarbetet, projektets process, för att i lärobokens andra del fokusera på projektets innehåll.

På bokens webbplats www.studentlitteratur.se/arbetaiprojekt finns ett omfattande digitalt material som omfattar gruppövningar, test, checklistor och bildmaterial från boken.

Sven Eklund

Fjärde upplagan Art.nr 31026

www.studentlitteratur.se

978-91-44-07275-3_01_cover.indd 1

2011-03-28 13.07

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering, utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-Presskopias avtal, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare t.ex. kommuner/universitet. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller BONUS-Presskopia.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Denna trycksak är miljöanpassad, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 31026 ISBN 978-91-44-07275-3 Upplaga 4:3 © Författaren och Studentlitteratur 2011 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagsbild: Shutterstock Omslagslayout: Francisco Ortega Printed by Elanders Beijing Printing Co. Ltd, China 2013

978-91-44-07275-3_04_book.indd 4

2011-03-16 16.55

Till Jรถrgen och Leo

978-91-44-07275-3_04_book.indd 5

2011-03-16 16.55

978-91-44-07275-3_04_book.indd 6

2011-03-16 16.55

INNEHÅLL

Förord..............................................................................................................15 1 Projekt som arbetsform...........................................................................19 1.1 Inledning....................................................................................................................19 1.2 Vad är ett projekt?....................................................................................................19 1.2.1 Linjeorganisationen......................................................................................21 1.3 Projektets egenskaper............................................................................................. 22 1.4 Den tillfälliga organisationen................................................................................23 1.4.1 Den kompetenta projektgruppen...............................................................23 1.4.2 Den ineffektiva projektgruppen................................................................ 24 1.5 Projektets målfokusering........................................................................................25 1.5.1 Resultatmål.................................................................................................... 26 1.5.2 Effektmål....................................................................................................... 27 1.6 Den dubbelspåriga pilen........................................................................................ 28 1.6.1 Processen och de personliga olikheterna................................................. 30 1.7 Storlekens betydelse.................................................................................................33

2 Värderingar och beteenden....................................................................35 2.1 Inledning...................................................................................................................35 2.2 Värderingar..............................................................................................................35 2.3 Åsikter och attityder............................................................................................... 36 2.4 Beteende................................................................................................................... 36 2.5 Stress......................................................................................................................... 38

3 Feedback och Johari-fönster...................................................................41 3.1 Inledning...................................................................................................................41 3.2 Johari-fönster............................................................................................................41 3.2.1 Arenan........................................................................................................... 42 3.2.2 Fasaden......................................................................................................... 42

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 7

7

2011-03-16 16.55

3.2.3 Det blinda..................................................................................................... 43 3.2.4 Det okända................................................................................................... 43 3.3 Feedback................................................................................................................... 43 3.3.1 ”Jag-budskap”...............................................................................................44 3.3.2 Tankar respektive känslor.......................................................................... 45 3.3.3 Att ge effektiv feedback...............................................................................46 3.3.4 Att ta emot feedback...................................................................................48

4 Tanke, känsla, handling...........................................................................51 4.1 Inledning...................................................................................................................51 4.2 Behovstriangeln.......................................................................................................51 4.2.1 Isberget.......................................................................................................... 52 4.2.2 Stress och tillit..............................................................................................53 4.3 Mental träning........................................................................................................ 54 4.4 Kommunikation......................................................................................................55 4.5 Att förändra beteende och relationer med jag‑budskap­. ................................. 56 4.5.1 Förändra – förbli.......................................................................................... 57

5 Förändringens fyra rum.......................................................................... 59 5.1 Inledning.................................................................................................................. 59 5.2 De fyra rummen.....................................................................................................60 5.2.1 Nöjdhet..........................................................................................................60 5.2.2 Censur och förnekelse.................................................................................61 5.2.3 Förvirring och konflikt................................................................................61 5.2.4 Inspiration och förnyelse............................................................................61

6 Konflikter och konfliktbeteenden........................................................ 63 6.1 Inledning.................................................................................................................. 63 6.2 Grundsyn på konflikter......................................................................................... 63 6.2.1 Harmonisyn................................................................................................. 63 6.2.2 Konfliktsyn..................................................................................................64 6.3 Vad är en konflikt – egentligen?...........................................................................64 6.4 Konfliktbeteenden..................................................................................................64 6.4.1 Kämpa........................................................................................................... 65 6.4.2 Undvika........................................................................................................ 65 6.4.3 Mildra...........................................................................................................66 6.4.4 Samarbeta....................................................................................................66 6.4.5 Kompromissa...............................................................................................68 6.5 Konflikttrappan......................................................................................................69

8

978-91-44-07275-3_04_book.indd 8

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

7 Projektgruppen.........................................................................................71 7.1 Inledning...................................................................................................................71 7.2 Gruppens egenskaper..............................................................................................71 7.2.1 En grupp eller ett team?...............................................................................71 7.2.2 Formella och informella grupper.............................................................. 72 7.2.3 Roller i en grupp........................................................................................... 73 7.2.4 Bred eller smal grupp?................................................................................ 73 7.2.5 Gruppens storlek.......................................................................................... 74 7.2.6 Att vara lika eller olika................................................................................75 7.3 Teorier om grupper, roller och personligheter................................................... 76 7.4 Bions gruppteori..................................................................................................... 76 7.4.1 Grundantagandegrupper........................................................................... 77 7.4.2 Beroendegruppen........................................................................................ 77 7.4.3 Kamp/flykt-gruppen................................................................................... 77 7.4.4 Parbildningsgruppen.................................................................................. 77 7.5 Belbins teamroller................................................................................................... 77 7.6 Jungs personlighetstyper.......................................................................................80 7.7 Modeller för gruppens etablering och utveckling..............................................81 7.7.1 Inledning.........................................................................................................81 7.7.2 Gruppens etablering.................................................................................... 82 7.7.3 Gruppens vidare utveckling....................................................................... 84 7.8 FIRO.......................................................................................................................... 85 7.8.1 Tillhörafasen.................................................................................................86 7.8.2 Rollsökningsfasen........................................................................................ 87 7.8.3 Samhörighetsfasen....................................................................................... 87 7.8.4 Gemytlighetsfasen och Idyllfasen............................................................. 87 7.8.5 Kommunikation vid konflikter enligt FIRO........................................... 88 7.9 Wheelans integrerade modell för grupputveckling.......................................... 89 7.9.1 Tillhörighet och trygghet........................................................................... 89 7.9.2 Opposition och flykt................................................................................... 89 7.9.3 Tillit och struktur........................................................................................90 7.9.4 Arbetsfasen...................................................................................................90 7.9.5 Avbrott och upplösning..............................................................................90 7.10 Verktyg för att mäta och komponera grupper..................................................90 7.11 Myers-Briggs Type Indicator.................................................................................91 7.11.1 Introvert – Extrovert.................................................................................. 92 7.11.2 Intuition – Sinnesförnimmelse................................................................ 93 7.11.3 Tanke – Känsla............................................................................................ 93 7.11.4 Perception – Bedömning (Judging)........................................................ 93

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 9

9

2011-03-16 16.55

7.11.5 Användning av MBTI................................................................................94 7.12 FIRO-B....................................................................................................................96 7.12.1 Tolkning av FIRO-B...................................................................................96 7.12.2 Tolkning enlig de fem temperamenten.................................................. 97 7.13 Belbintesten............................................................................................................. 98 7.14 GDOS......................................................................................................................99

8 Projektledaren.........................................................................................101 8.1 Inledning................................................................................................................. 101 8.2 Vad innebär det att vara projektledare?............................................................. 101 8.3 Projekt- respektive linjeledare.............................................................................102 8.4 Projektledarens egenskaper och roller...............................................................103 8.4.1 Interpersonella roller.................................................................................103 8.4.2 Informatörsroller.......................................................................................103 8.4.3 Beslutande roller........................................................................................ 104 8.5 Projektledarens uppgifter.................................................................................... 104 8.5.1 Fördela arbetet.............................................................................................105 8.5.2 Kommunicera............................................................................................ 106 8.5.3 Rapportera...................................................................................................107 8.5.4 Planera, kontrollera och styr....................................................................107 8.5.5 Ta de stora besluten................................................................................... 109 8.5.6 ”Bära vatten”.............................................................................................. 109 8.6 Ledarstilar.............................................................................................................. 109 8.6.1 Den auktoritära ledarstilen (autokratisk)...............................................110 8.6.2 Den deltagande ledarstilen (demokratisk).............................................110 8.6.3 Den delegerande ledarstilen.....................................................................110 8.6.4 Ett situationsanpassat ledarskap..............................................................111 8.7 FIRO för projektledaren – MHA......................................................................... 112 8.7.1 Makt.............................................................................................................. 112 8.7.2 Handledarskap............................................................................................ 112 8.7.3 Auktoritet..................................................................................................... 113

9 En enkel projektmodell......................................................................... 115 9.1 Inledning..................................................................................................................115 9.2 Vad är en projektmodell?......................................................................................115 9.3 Projektets steg och faser........................................................................................ 116 9.4 Projektets milstolpar............................................................................................. 117 9.4.1 Granskningsgrupper................................................................................. 118 9.5 Projektets grupper och roller............................................................................... 118

10

978-91-44-07275-3_04_book.indd 10

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

9.6 Projektets dokument............................................................................................. 119 9.7 Polyas metod........................................................................................................... 119 9.7.1 Steg 1 – Förstå problemet........................................................................... 119 9.7.2 Steg 2 – Skapa en plan............................................................................... 120 9.7.3 Steg 3 – Utför planen................................................................................. 120 9.7.4 Steg 4 – Utvärdera resultatet................................................................... 120 9.8 En generell projektmodell.................................................................................... 121 9.8.1 Definitionsfasen.......................................................................................... 121 9.8.2 Planeringsfasen...........................................................................................122 9.8.3 Utförandefasen...........................................................................................122 9.8.4 Utvärderingsfasen......................................................................................123 9.9 En vanlig utvecklingsmodell...............................................................................123

10 Behovsanalys och kravspecifikationen.............................................127 10.1 Inledning...............................................................................................................127 10.2 Åtagande................................................................................................................128 10.2.1 Åtagandetriangeln....................................................................................128 10.3 Kravspecifikationen.............................................................................................129 10.3.1 Specificerade av beställaren.....................................................................129 10.3.2 Specificerade av leverantören..................................................................129 10.3.3 Framtagna i dialog....................................................................................130 10.4 Behovsanalys.........................................................................................................131 10.5 Kostnadsuppskattning......................................................................................... 133 10.6 Förslag på innehåll i en typisk kravspecifikation...........................................134

11 Projektdefinitionen............................................................................... 137 11.1 Inledning................................................................................................................ 137 11.2 Innehåll i Projektdefinitionen............................................................................ 138 11.2.1 Översikt.......................................................................................................138 11.2.2 Organisation..............................................................................................139 11.2.3 Projektmål..................................................................................................139 11.2.4 Fas- och tidsplan...................................................................................... 142 11.2.5 Intressenter................................................................................................ 142 11.2.6 Riskanalys..................................................................................................143 11.2.7 Förändringsplan....................................................................................... 144 11.2.8 Kostnadsplan.............................................................................................145 11.2.9 Dokumentplan..........................................................................................145 11.2.10 Utbildningsplan.......................................................................................145 11.2.11 Rapport- och granskningsplan..............................................................145

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 11

11

2011-03-16 16.55

12 Detaljplanering och fördelning av ansvar........................................147 12.1 Inledning................................................................................................................147 12.2 Strukturera projektet med WBS........................................................................147 12.3 Identifiera arbetsuppgifter i WBS:en................................................................ 148 12.4 Uppgifts- och ansvarskontrakt......................................................................... 149 12.5 PERT-schema........................................................................................................150 12.5.1 Post-It metoden..........................................................................................150 12.6 Tidsuppskattning..................................................................................................151 12.7 Kritiska vägen........................................................................................................151 12.8 Successiv kalkylering........................................................................................... 152 12.9 Ganttschema......................................................................................................... 153 12.10 Datorstöd vid projektplanering.......................................................................154 12.10.1 Fördelen med datorstöd.........................................................................154 12.10.2 Fördelen med papper och penna..........................................................154

13 Mötesteknik............................................................................................ 155 13.1 Inledning................................................................................................................ 155 13.2 Olika typer av möten...........................................................................................156 13.2.1 Informationsmöten...................................................................................156 13.2.2 Problemlösande möten............................................................................156 13.2.3 Beslutsmöten.............................................................................................. 157 13.3 Inför och under ett möte..................................................................................... 157 13.3.1 Mötesledare – inför mötet........................................................................ 158 13.3.2 Mötesledare – under mötet...................................................................... 159 13.3.3 Mötesdeltagare – inför mötet................................................................. 160 13.3.4 Mötesdeltagare – under mötet............................................................... 160 13.4 Efter ett möte......................................................................................................... 161 13.5 Om mötet inte fungerar....................................................................................... 161 13.6 Tio budord för effektiva möten..........................................................................162 13.7 Brainstorming.......................................................................................................162 13.8 Återkommande arbetsmöten..............................................................................163 13.8.1 Rapportering av veckans arbete..............................................................163 13.8.2 Planer inför kommande veckan............................................................ 164 13.9 Redovisningar.......................................................................................................165

14 Uppföljning och utvärdering..............................................................167 14.1 Inledning...............................................................................................................167 14.2 Utvärdering av resultatet....................................................................................167 14.2.1 Utvärdering av ett produktresultat........................................................168 14.2.2 Rätt eller fel?..............................................................................................168

12

978-91-44-07275-3_04_book.indd 12

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

14.2.3 När har man testat färdigt?.................................................................... 169 14.2.4 Dokumentation....................................................................................... 169 14.3 Utvärdering av projektet.................................................................................... 169 14.4 Uppföljning...........................................................................................................170

Referenser..................................................................................................... 171 Sakregister.................................................................................................... 175

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 13

13

2011-03-16 16.55

978-91-44-07275-3_04_book.indd 14

2011-03-16 16.55

FÖRORD

Hjärtligt välkommen till denna lärobok!

Att arbeta i projekt är mycket vanligt, både på jobbet och privat. Du har själv säkert varit med om många projekt – kanske som deltagare i ett stort och långt projekt på jobbet, som ledare för ett projekt i en förening eller i ett eget projekt hemmavid?

Om du tänker tillbaks på dessa tidigare projekterfarenheter, hur minns du projekten? Var det produktiva, inspirerande och roliga projekt? Eller kommer du mest ihåg stress, konflikter och problem?

Det vanligaste svaret brukar vara ”både och, det beror på”. Framförallt brukar det bero på hur stämningen var i projektgruppen, vilka andra personer man arbetade med och hur man fungerade tillsammans som grupp. Ibland blir man snabbt en samkörd, kreativ och glad projektgrupp, medan i andra, till synes likvärdiga projekt, verkar man fasta i missförstånd, konflikter och tråkig stämning. Vad beror detta på?

Det här är en av de viktigaste frågeställningarna att förstå sig på och hantera i ett projekt. Lyckas man bra med det har projektet alla förutsättningar för att bli framgångsrikt. Svaren på denna grundläggande frågeställning hittar vi i de områden som anges i lärobokens undertitel – hos individen, i gruppen och i ledarskapet.

När man arbetar i ett projekt måste man dessutom behärska grunderna i traditionell projekthantering. Det handlar om praktiska saker som t.ex. projektmodeller, tidsplaner, avtal, mötesteknik, ansvar och roller. Detta är exempel på några av de verktyg och dokument som ger oss möjlighet att kontrollera och styra ett projekt förbi hinder och problem. © F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 15

15

2011-03-16 16.55

Förord

Läroboken är ganska unik i att den behandlar bägge dessa aspekter av att arbeta i projekt. Dels behandlar den det lite mjukare området om hur man får individer att fungera effektivt tillsammans i projektgrupper och dels behandlar den traditionell projekthantering. Det är i alla fall lärobokens ambition att förmedla konkreta råd, handgrepp och verktyg för bägge dessa områden.

Läroboken är därför upplagd på följande sätt: Efter ett inledande kapitel, ”Projekt som arbetsform”, som beskriver projektarbetsformen och dess största utmaningar, består läroboken av två delar.

Den första delen behandlar det som utgör grunderna för alla projekt, nämligen individerna – deras självkännedom, gruppen – hur den samarbetar och ledaren – hur man leder och låter sig bli ledd. Denna första del av läroboken behandlar vad som kallas för projektets ”process” – hur projekt­gruppen arbetar.

Den andra delen av läroboken behandlar därefter den mer traditionella och konkreta delen av projekthantering. ”En enkel projektmodell”, ”Behovs­analys och kravspecifikationen”, ”Projektdefinitionen”, ”Detaljplanering och för­delning av ansvar”, ”Mötesteknik” och ”Uppföljning och utvärdering” är kapitel där fokus istället riktas mot projektets ”innehåll” – vad projekt­gruppen arbetar med.

Till läroboken hör ett omfattande digitalt komplement som återfinns på lärobokens webbplats: www.studentlitteratur.se/arbetaiprojekt Innehållet uppdateras kontinuerligt och omfattar bland annat grupp­övning­ ­ar, tester, checklistor, mallar, OH-material och bilder från läroboken. *** Till slut, så här i förordet, återstår bara att tacka alla er som gjort denna lärobok möjlig. Det är inte en helt riskfri ansats, då det är lätt att glömma bort någon person som hjälpt till på något hörn. Jag börjar därför med att säga ”Tack!” till alla er som själva känner att ni bidragit. Tack, tack! Därutöver vill jag speciellt framhålla några personer som betytt mycket för mig under skrivandet: Jörgen Fältsjö och Mats ”Leo” Leonardsson – utan er hade det inte blivit någon bok alls! Jag hade dessutom varit en blekare, mer konflikträdd, smalare och inte så berest person utan er vänskap, kunskap, generositet och aptit på livets goda. Tack! Den här boken är till er!

16

978-91-44-07275-3_04_book.indd 16

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

Förord

Tack Charlotte för markservice, klokheter och kärlek, Mor & Far för korrekturläsning och Tor Lif för att du fick mig att börja skriva. Studenterna vid Högskolan Dalarnas olika utbildningsprogram har också betytt en hel del vid denna läroboks tillkomst.

Slutligen ett stort TACK till ”ALF” (Anna-Lena Fältsjö) för de härliga figurerna som illustrerar denna lärobok!

Nipgården, Borlänge, augusti 2010

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 17

17

2011-03-16 16.55

Värderingar och beteenden

2

2.1 Inledning För att förstå och kunna påverka det som sker i den vänstra delen av den dubbelspåriga pilen, för att förstå och kunna påverka processen, hur gruppen och dess individer fungerar, måste vi börja hos oss själva med en bra självinsikt.

Grunden för detta är att känna till våra egna värderingar, den uppsättning grundläggande, individuella normer som vi sedan bygger våra åsikter, attityder och beteenden på. Kapitlet tar också upp hur stress påverkar vårt beteende.

2.2 Värderingar ”Det är fel att döda” eller ”Man ska vara ärlig” är två vanliga exempel på grundläggande värderingar. Värderingar är personliga och ofta ganska abstrakta eller i alla fall rätt så svepande och generella. Ärlighet kan ju t.ex. innebära väldigt olika saker för olika personer och i olika sammanhang.

Gemensamt för värderingar är dock att de tydliggör för oss vad som är ”rätt” eller ”fel”, även om detta måste tolkas i specifika situationer. Man kan säga att de utgör ett slags ”moralisk kompass” som ungefärligt pekar ut det ”rätta riktningen” för våra åsikter och vårt beteende.

De grundläggande värderingarna bildas väldigt tidigt i livet, i vår uppväxt, uppfostran och i våra tidiga erfarenheter och är normalt svåra att förändra i större omfattning senare i livet. Eftersom vi alla har olika bakgrund och personliga ”ryggsäckar” av upplevelser är det inte alls ovanligt att vi har skillnader i våra värderingar. © F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_01_book.indd 35

35

2011-04-28 13.49

Sven Eklund

En viktig faktor som formar våra värderingar är det omgivande samhället som bildar en slags norm för vad som är acceptabelt och vad som anses är ”normalt” i det samhället. Olika samhällen, t.ex. olika politiska, religiösa eller geografiska samhällen kan därför ha väldigt olika påverkan på individen under formandet av de grundläggande värderingarna.

I en projektgrupp med stor social eller kulturell spridning, har detta en ganska tydlig inverkan på gruppens arbete. Olika värderingar styr nämligen, mer eller mindre direkt, de åsikter vi har om saker och händelser – man säger att värderingarna formar våra attityder.

2.3 Åsikter och attityder När vi ställs inför en specifik fråga eller situation, t.ex. ”Ska vi ha allmän värnplikt för män?”, ”Vad tycker jag om aktiv dödshjälp?”, ”Är det rätt att göra abort nu?” använder vi (ofta omedvetet) en eller flera av våra grundläggande värderingar för att forma en konkret åsikt i frågan. Åsikten eller attityden är basen för hur vi sedan beter oss eller vad vi uttrycker, även om vi inte alltid uttrycker vad vi har för åsikter. Man brukar säga att åsikter och attityder är länken mellan våra värderingar och hur vi sedan beter oss.

2.4 Beteende Vårt beteende, de handlingar vi utför och det vi uttrycker, är det som vår omvärld kan observera av oss. Vilka åsikter och värderingar som ligger bakom detta beteende kan vi däremot välja att dölja.

Vårt beteende är relativt lätt att styra (av oss själva) och att påverka (av andra). Medvetet eller omedvetet kan vi förändra vårt beteende för att t.ex. bättre passa in i ett sammanhang eller för att inte bli pinsam i en diskussion, beroende på vad vi har för behov just då. Hur mycket vi kan låta vårt beteende förändras från vårt normala beteende, hur långt bort från de bakomliggande åsikterna och värderingarna vi kan vara, beror dels på hur viktig situationen är för oss och dels på hur vi upplever den allmänna stressnivån.

Vi kanske har ganska klara åsikter i frågor som aborter, dödsstraff, tvångsvård etc., baserat på våra värderingar, men när en sådan fråga dyker upp på en fest med okända människor känns det kanske inte så angeläget att argumentera för de åsikterna, vi har ett större behov av att smälta in i sällskapet, varför vi väljer att ansluta oss till en allmän uppfattning i gruppen, frågan spelar inte så stor roll för oss just då. Vi anpassar vårt beteende efter situationen vi befinner oss i, något som är relativt enkelt då stressnivån är låg.

36

978-91-44-07275-3_04_book.indd 36

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

2 Värderingar och beteenden

När sedan någon av dessa frågor blir aktuell i vår närhet eller beslut måste tas i en sådan fråga under tidspress, ja då ökar angelägenheten och stressnivån. Plötsligt är det betydligt svårare för oss att ge uttryck för något annat än vad våra grundläggande värderingar och åsikter säger oss i denna fråga.

Detta samspel och samband mellan värderingar, attityder och beteenden kan åskådliggöras med ”bojen” i figur 2.1.

Figur 2.1

”Bojen”

Värderingarna sitter ganska fast förankrade på botten och det krävs en riktig tsunami eller upprepade stormar för att vi ska ändra dess läge i någon större grad (t.ex. en livskris eller en traumatisk händelse). I andra änden av repet har vi bojen, vårt synliga beteende, våra handlingar, vad vi gör och uttrycker för omvärlden. Läget på bojen kan lätt ändras, men den är alltid kopplad till våra grundläggande värderingar. © F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 37

37

2011-03-16 16.55

Sven Eklund

Dels så kan bojen påverkas av omgivningen (vindar och strömmar) som kan pressa iväg vårt beteende i en riktning som motsvarar normen i situationen – man är smidig, passar in, faller för grupptrycket, etc. (ofta omedvetet). Vi kan även själva, mer medvetet, flytta iväg bojen åt något håll baserat på våra behov, t.ex. att vi inte har lust att vädra våra egentliga åsikter just då. Huruvida bojens förflyttning från vårt normala beteende är medvetet eller ej har bl.a. att göra med om det bara är känslor (t.ex. olust eller glädje) som påverkar våra handlingar eller om resonemang och tankar också är inblandade. Dessa begrepp – handlingar, känslor, tankar och behov, är så centrala för oss som individer och för relationerna i en grupp, att hela kapitel 4 kommer att ägnas åt dem.

Hur mycket vi kan anpassa oss och förställa vårt beteende beror på vattennivån, som får symbolisera en allmän stressnivå, eller hur känslig den aktuella situationen är för oss. Vid lågvatten, när vi är som mest harmon­ iska eller när det handlar om rent akademiska diskussioner, kan vi tillåta oss att ta på oss helt okända beteenden och låta bojen förflytta sig ganska långt åt sidan från våra grundläggande värderingar. När vattennivån är hög, kanske så hög att bojen knappt syns ovanför vattenytan, ja då är repet spänt rakt upp och vi har liten tolerans och har svårt att vara flexibla, vi agerar känslosamt, från ryggmärgen med liten eftertanke och direkt styrt av våra värderingar.

En bra start till större självinsikt är ofta att försöka ta reda på mer om sina egna värderingar och vad det är för behov som ibland får oss att anta för oss onaturliga beteenden. Vilka är våra värderingar? Hur väl stämmer de överens med andra värderingar i gruppen och de normer som finns i samhället?

Finns det vissa värderingar som är viktigare än andra i vissa situationer?

Hur man hanterar sina egna värderingar och hur man aktivt och medvetet låter sina behov styra vad man gör och säger i en grupp är nyckelkomponenter för hur man fungerar i en grupp, inte minst under den första, kritiska tiden när gruppen etableras. Mer om det i kapitel 7.

2.5 Stress Stress i olika former har en stor inverkan på vårt beteende, något som bl.a. åskådliggjordes i figur 2.1 ”bojen”. Stress kan orsakas av många olika saker, men har alltid effekten att vi successivt tappar vår flexibilitet, förmåga till empati, eftertanke etc. I kedjan ”känsla – tanke – handling” (mer om det i kapitel 4) gör stressen att vi hoppar över tankarna och agerar direkt från känslorna eller ryggmärgen, något som säkert var ändamålsenligt och 38

978-91-44-07275-3_04_book.indd 38

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

2 Värderingar och beteenden

effektivt för människan på den tiden då stress ofta kom av att vi var jagade av vilda djur eller nuförtiden när vi utsätts för akuta, livshotande situationer. Att resonera, söka konsensus, respektera olika synpunkter m.m. är kanske inte rätt beteende i de akuta situationerna.

Numera kommer stressen allt oftare av andra orsaker som inte är akuta eller direkt livshotande, även om vi upplever dem som pressande. Ofta är det så att vi förväxlar viktiga situationer med akuta. De viktiga situationerna kräver mer eftertanke för att processen ska bli bra och inte känslomässiga, tanklösa utbrott. ”Gör bara som jag säger!!!” är ju t.ex. inget beteende som direkt befrämjar processen eller som väcker något positivt hos mottagaren, men som kan ha sin förklaring i det tunnelseende mot projektets resultatmål som stressen skapat. Stressen har då fullständigt tryckt undan det vänstra processpåret i den dubbelspåriga pilen och vi går direkt från känsla till handling, utan mycket tanke.

När stressen sätter in och begränsar oss brukar man ibland säga att vi ”trillar ner i stresskonen” – se figur 2.2.

Figur 2.2

Stresskonen

Från att vara avslappnade, öppna, flexibla och med överblick över situationen, trillar vi på grund av tidspress, missöden och besvikelser neråt i konen.

Vi känner oss mer trängda och förlorar successivt överblicken, kämpar för © F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

978-91-44-07275-3_04_book.indd 39

39

2011-03-16 16.55

Sven Eklund

att ta kommandot över situationen, men faller ibland ändå handlöst ner mot botten. Vi agerar känslosamt utan eftertanke och saknar perspektiv på processen – hur vi samarbetar, kommunicerar och hjälps åt i en grupp.

Vårt beteende präglas av kortsiktiga, akuta handlingar, även om situationerna i sig inte är akuta.

Allra längst ner i stresskonen upplever vi situationen som en kamp på liv och död. Här tar reptilhjärnan över helt, det handlar bara om vår egen överlevnad, oavsett konsekvenserna.

40

978-91-44-07275-3_04_book.indd 40

© F Ö R FAT TA R E N O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

2011-03-16 16.55

Sven Eklund

Tekn. Dr. Sven Eklund, forskare och lärare vid Högskolan Dalarna, har mer än 20 års erfarenhet av projekthantering. Han har bland annat utvecklat och drivit internationella studentprojekt vid Högskolan Dalarna och är flitigt anlitad som gästföreläsare och konsult inom projektledning. Detta är hans sjunde lärobok.

| ARBETA I PROJEKT

ARBETA I PROJEKT – individen, gruppen, ledaren Att arbeta i projekt innebär att arbeta i ett team tillsammans med experter från flera olika kompetensområden. Sammansättningen av professionella olikheter gör att projektarbetsformen kan bemästra de allra svåraste arbetsuppgifterna. Samtidigt bidrar experterna med sina personliga olikheter till projektgruppen. Olika åsikter, värderingar och beteenden kan göra projektarbetsformen konfliktfylld och ineffektiv, framförallt inledningsvis.

ARBETA I PROJEKT – individen, gruppen, ledaren

Det krävs kunskap om hur gruppen och dess individer relaterar, kommunicerar och arbetar tillsammans, kunskap om projektets process. Processen innefattar dels oss som individer, hur vi tänker, känner och beter oss, våra värderingar och hur vi reagerar på stress.

Processen behandlar gruppen, dess relationer, kommunikation och sätt att hantera konflikter samt ledaren, hur vi leder respektive låter oss bli ledda.

Vid sidan av denna process finns projektets innehåll, vad projektet gör. Projektets innehåll innefattar bl.a. utvecklingsmodeller, kravspecifikationer, projektplanering, dokumentation, mötesteknik och alla de verktyg, mallar och handgrepp som hör därtill.

Läroboken består därför av två delar som motsvarar dessa två perspektiv av att arbeta i projekt. Inledningsvis fokuserar läroboken på de lite ”mjukare” aspekterna av projektarbetet, projektets process, för att i lärobokens andra del fokusera på projektets innehåll.

På bokens webbplats www.studentlitteratur.se/arbetaiprojekt finns ett omfattande digitalt material som omfattar gruppövningar, test, checklistor och bildmaterial från boken.

Sven Eklund

Fjärde upplagan Art.nr 31026

www.studentlitteratur.se

978-91-44-07275-3_01_cover.indd 1

2011-03-28 13.07