Bilda och leda team ”Teambaserade arbetsformer blir allt vanligare. Den här boken visar hur du på bästa sätt kan bilda och leda effektiva team. Den är också till för dig som deltar i teamets arbete. Vi ger dig handfasta tips och råd om hur och när det är lämpligt med team som arbetsform och hur teamarbete bedrivs på ett effektivt sätt. Vi visar vad som kännetecknar välfungerande team och vilka naturliga utvecklingsfaser som team går igenom. Kom ihåg att leva som du lär – viktiga nycklar till fungerande team är att det råder förtroende mellan teammedlemmarna och att kommunikationen är öppen. Vi hjälper dig också att undvika de fallgropar som många team hamnar i. Lycka till med teamarbetet!”

Per-Hugo Skärvad Charlotte Rudenstam Bilda och leda team

Per-Hugo Skärvad är docent i företagsekonomi, verksam som forskare och lärare vid Ekonomihögskolan i Lund samt partner i BSI & Partners. Per-Hugo har arbetat som managementkonsult först i SIAR och numera i BSI & Partners. Han har tidigare skrivit bland annat ”Nya team i organisationernas värld” och ”Företagsekonomi 100”. Charlotte Rudenstam är verksam i det egna företaget Encourager AB som utbildare, författare och journalist. Hon leder kurser och seminarier och föreläser om kommunikation och relationer samt om att möta media. Hon är författare till bland annat ”Börja tala, Känn Pressen – att möta media” och ”Bättre relationer på jobbet”.

Per-Hugo Skärvad Charlotte Rudenstam

Bilda och leda team

Best.nr 47-09069-3

Tryck.nr 47-09069-3-00

Din genväg till framgång.

www.exec.se

Din genväg till framgång.

Bilda och leda team ISBN 978-91-47-09069-3 © 2009 Per-Hugo Skärvad, Charlotte Rudenstam och Liber AB Redaktör: Anders Abrahamsson Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Omslagsbild/Illustrationer: Ranelids reklambyrå

Upplaga 1:1

Sättning: LundaText AB Tryck: Elanders, 2009

Din genväg till framgång! Exec. är en serie böcker för dig som snabbt vill komma vidare som ledare. Alltid relevant! Alltid kärnfullt! Se också www.exec.se

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Skapa.indd 2

09-04-22 13.26.09

Executive summary Teambaserade arbetsformer blir allt vanligare. Den här boken ger en handledning i hur du på bästa sätt kan bilda och leda effektiva team. Den är också till för dig som deltar i teamets arbete. Börja med att ställa dig frågan om uppgiften som ska utföras kräver ett team för att lösas. I nästa steg gäller det att tänka igenom vad målet är, oavsett om teamet arbetar med ledning, projekt, utveckling eller något mer operativt. Vilka behöver ingå i teamet? Hur många bör ingå? Vilka kompetenser behövs för att teamet ska vara komplett? Den ty pen av frågor är viktiga att besvara. Skapa hellre ett för litet än ett för stort team, eftersom en grundläggande förutsättning för att lyckas väl är att alla i teamet känner engagemang för uppgif ten och bidrar med sin del. Skapa tydliga spelregler för hur teamet ska arbeta och hur var och en förväntas medverka till att uppfylla målen. Det är viktigt att alla känner ett gemensamt ansvar för teamets arbete. Ett team går igenom olika faser och under vissa av dem kom mer det att storma. Oroa dig inte för det! Efter stormen brukar lugnet infinna sig. För att ett team ska fungera bra krävs att det har en identitet, att medlemmarna känner förtroende för varandra, att de kan kommunicera öppet och att de har en förmåga att lösa konflik ter konstruktivt. Gör också klart för dig vilka roller teammedlemmarna har i förhållande till varandra. I vilken mån är de beroende av var andra? Alla team rapporterar till någon eller några: en lednings grupp, en styrelse, en chef. Det är viktigt att teamet har klart för sig vilka deras intressenter är och vilka förväntningar de har på teamet. Råder det oklarheter om målen och vägen dit finns risken att teamen misslyckas i sitt arbete. Var därför mycket noga med att kolla så att teamet och intressenterna har samma målbild. Lycka till med teamarbetet!

Skapa.indd 3

09-04-22 13.26.09

Innehåll Executive summary _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 1. Team och arbetsgrupper _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5

• Därför ökar teambaserade arbetsformer 5 • Detta är ett team 5

2. Teamets uppdrag och mål _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 10 • Teamets uppdrag 10 • Bilda teamet 11 • Klargör målbilden 12 • Teamets medlemmar måste ställa upp på målen 15 • Övriga villkor för teamet 16 • Skapa spel regler 17 • Hur ska teamet fatta beslut? 18 • Diagnos: Uppfyller teamet grundförutsättningarna? 19

3. Teamets utveckling _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21

• Tuckmans stadier 21 • FIRO-modellen 25

4. Teamets socialpsykologi _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 29

• Effektiva team – några socialpsykologiska lärdomar 29 • Detta krävs för att få fungerande team 30 • Balanserade team 35 • Teamträning 37

5. Teamets arbetsorganisation _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 39

• Organisera teamets arbetsprocess 39 • Rolloberoende team 42 • Rolldifferentierade team 43 • Det rollintegre rade teamet 45 • Rollkompletterade team 47 • Tänk på detta när du väljer modell 49

6. Teamets relationer till omvärlden _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 50

• Klargör vilka intressenterna är 50 • Samspelet med intressenterna 51 • Klargör vägen till målen för intressen terna 53

7. Teamets ledning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 54

• Intresseinriktat ledarskap 54 • Målinriktat ledarskap 55 • Processinriktat ledarskap 57 • ”The Wisdom of Teams” 59 • Uppföljningsmöten – Teamgenomgångar 59

8. Typiska problem för team och hur de kan lösas _ _ _ _ 61 Lästips _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 64 Denna bok bygger på forskning utförd av Jan Inge Lind och Per-Hugo Skärvad, som finns avrapporterad i boken ”Nya team i organisationernas värld” (Liber).

Skapa.indd 4

09-04-22 13.26.10

Team och arbetsgrupper I det är kapitlet får du veta vad ett team är och vilka skillnader och likheter det finns mellan ett team och en arbetsgrupp.

Därför ökar teambaserade arbetsformer I moderna organisationer har arbetsuppgifterna blivit mer komplexa, mer kompetenskrävande och mer föränderliga. Ofta ska de dessutom utföras inom strikt definierade tidsramar. För att utföra denna typ av arbete på ett effektivt sätt är det många gånger bra att skapa team. I vissa fall ersätter team en hierarkisk organisation, men många gånger används de inom ramen för mer traditionella organisationsformer. De fördelar som man vill uppnå med team är främst  att stärka samarbete och kommunikation, mellan avdelningar och personer, där detta behövs,  att tillföra kompletterande perspektiv på problemlösning och vid beslutsfattande,  att öka engagemang och uppslutning när fattade beslut ska genomföras,  att stärka kreativitet och nytänkande.

Detta är ett team Vi definierar ett team så här: Ett team är ett begränsat antal individer med kompletterande kompetenser som arbetar tillsammans, med integrerade arbetsuppgifter, för att nå vissa mål. Begreppet team har en speciell innebörd i förhållande till begreppet arbetsgrupp. I många sammanhang görs ingen skill 5

Skapa.indd 5

09-04-22 13.26.10

1. team och arbetsgrupper

nad på arbetsgrupp och team, men principiellt sett är den bety dande. Ett team är alltid en grupp (med undantag för virtuella team, se längre fram i detta kapitel) men en grupp är inte alltid ett team. I en traditionell arbetsgrupp arbetar medarbetarna på samma plats, men ofta var för sig och med begränsad kontakt och be gränsat samspel med övriga medarbetare. Beslutsfattande, sam ordning och styrning sköts av den gemensamme chefen. I ett team samspelar teammedlemmarna direkt med varandra. Teamet har ofta en utsedd teamledare, men många gånger är FIG 1.1 ambitionen att teamet ska fungera självstyrande, utan någon le dare som har tillsatts uppifrån. Ett självstyrande team kännetecknas av att teamet självt, inom ramen för tilldelat handlingsutrymme, självständigt leder, orga niserar och följer upp teamets arbete.

En klassisk arbetsgrupp med samordnande chef

Ett team med teamledare

Ett självstyrande team

Figur 1.1. Arbetsgrupper och team

Ett begränsat antal individer Det är lätt att konstatera att det minsta teamet består av två personer. Däremot är det svårare att säga hur stort ett team kan vara. Somliga sätter maxgränsen vid nio personer, andra vid 25 eller till och med 225. 6

Skapa.indd 6

09-04-22 13.26.10

1. team och arbetsgrupper

Vilken storlek som är lämplig bestäms i första hand av team ets uppdrag och hur de arbetsuppgifter som teamets medlem mar ska utföra är relaterade till varandra. Säg att du ska sätta ihop ett ledningsteam. Om ni är fler än nio personer FIG 1.2 är det troligt att arbetet i teamet blir tungrott, det blir svårt att få överblick och ansvarsområdena kan bli otydliga. Säg att du ska sätta ihop ett arbetslag. Till teamet vill du knyta dem som arbetar direkt i produktionen, men också dem som arbetar med service, eftersom de grupperna är beroende av varandra. Då kan teamet bli ganska stort. Märker du att arbetet i det operativa teamet inte fungerar, så fundera på alternativa lösningar. Det är viktigt att alla i teamet känner ett engagemang för teamets uppdrag.

Figur 1.2. Hitta rätt storlek på teamet

Kompletterande kompetenser En grundförutsättning för att ett team ska kunna lösa sin upp gift är att det har tillgång till relevant och nödvändig kompe 7

Skapa.indd 7

09-04-22 13.26.11

1. team och arbetsgrupper

tens. I bästa fall har teamet denna kompetens redan från början. Men ibland kan du upptäcka kompetensluckor när ditt team har börjat sitt arbete. Då är det viktigt att nya personer, som har de kompetenser som saknas, blir en del av teamet eller knyts till teamet på något sätt. Annars saknar ni förutsättningar för att lösa ert uppdrag. Ledningsteamet på Carbon AB består av sex personer: vd:n Ulrik, ekonomichefen Börje, produktionschefen Ylva, it-chefen Silvia, försäljningschefen Anton och sekreteraren Kjell Arne. Vid ett av teamets första möten märker deltagarna att de saknar överblick över personalsituationen och beslutar sig därför för att adjungera hr-chefen Daniel till ledningsteamet.

Arbetar tillsammans med integrerade arbetsuppgifter Teamets medlemmar behöver inte arbeta på samma plats, även om detta är vanligt. Så kallade virtuella team befinner sig på skilda geografiska platser men kommunicerar via it och telefon. Det avgörande är att det finns ett beroendeförhållande mellan er. Därför måste ni kunna samspela och samarbeta. Idea AB har åtta försäljningskontor över hela landet. Tidigare har de haft svårt att samordna sin verksamhet. Därför har ledningen bestämt att säljcheferna på varje ort tillsammans ska bilda ett säljteam. Till sitt förfogande har teamet en intern blogg. De träffas en gång per kvartal på något av kontoren, för att bli mer bekanta med varandras verksamheter.

Gemensamma mål och gemensamt ansvarstagande I teamet arbetar ni tillsammans mot gemensamma mål. I bästa fall drar ni åt samma håll och fungerar som en helhet. Om det finns medlemmar i teamet som inte tar ansvar är det viktigt att ta upp det tidigt, så att teamarbetet kan fungera väl. 8

Skapa.indd 8

09-04-22 13.26.11

1. team och arbetsgrupper

Inom region Skåne organiseras tandvården ofta som ett teamarbete mellan tandläkare, tandhygienist och tandsköterska. Patienten involveras också i teamets arbete. Ambitionen är att ge mer vård för mindre pengar. Detta möjliggörs genom en tydlig rollfördelning och ett effektivt samarbete inom teamet. Teamets medarbetare arbetar självständigt, men de löser problem tillsammans och kan ofta ta hand om patientens hela behov vid ett tillfälle. Tandvårdsteamet arbetar tillsammans på ett överenskommet sätt där alla vet vem som gör vad och hur de ska samverka. De arbetar mot samma mål och med ett gemensamt ansvarstagande. Tandläkaren träffar alla nya patienter första gången. Därefter koncentreras tandläkarens insatser till reparativ vård, alltså att göra fyllningar, dra ut tänder, göra proteser och liknande. Tandhygienisten hanterar många återkommande kontroller, sköter rengöringen av patientens tänder och utbildar patienterna om den dagliga munhygienen. Tandsköterskan svarar för backup och service. Patienten förutsätts bidra till bättre tandvård genom att ta ansvar för den dagliga tandvården. (Källa: ”Hälsa och Vård”, Region Skåne nr 3/2007)

Skapa.indd 9

09-04-22 13.26.11

Teamets uppdrag och mål Alla team i arbetslivet har ett uppdrag. Det här kapitlet visar vilka förutsättningar för teamet ni behöver komma överens om innan teamet börjar arbeta. Du får också möjlighet att ställa diagnos på teamet.

Teamets uppdrag Alla team har ett uppdrag. Det kan vara att utveckla en produkt, ge service åt kunder, laga maten på en restaurang, leda en verk samhet, genomföra ett projekt eller montera bilar i en fabrik. Uppdraget uttrycker vad som förväntas komma ut av teamets arbete och kallas också för teamets output. Uppdraget är ut gångspunkten för er verksamhet och klargör varför ni behövs. Det är långt ifrån alltid som det behövs ett team för att lösa en uppgift eller ett uppdrag. Överväg att skapa ett team när  du ska lösa en komplex uppgift och det kräver fler kompeten ser än en enskild individ har för att göra det,  du kan fånga den övergripande och gemensamma uppgiften i en tydlig och gemensam målbild,  de arbetsuppgifter som ska utföras har ett starkt beroende förhållande och därför kräver ett samarbete med andra,  behovet av att täcka upp för varandra är stort och ni ska kun na agera snabbt och med flexibilitet. Däremot är det i de flesta fall poänglöst att skapa ett team när arbetsuppgifterna är enkla och du kan klara av att utföra dem utan att blanda in andra. 10

Skapa.indd 10

09-04-22 13.26.11

2. teamets uppdrag och mål

Kontrollpunkt I vilka av följande fall krävs ett team för att lösa uppgiften? • Din organisation ska arrangera en jubileumsfest. • Ett nytt it-system ska införas och medarbetarna ska lära sig det nya systemet. • En rapport ska skrivas. • Samarbetet mellan avdelningarna ska förbättras, för att effektivisera verksamheten. • Din organisation ska delta i en offentlig upphandling kring ett kontrakt värt minst 7 miljoner kr.

Bilda teamet Nu har du kommit fram till att den uppgift du ska lösa kräver ett team. Nästa steg blir att bilda teamet. Vilka personer bör ingå? Vilka kompetenser bör de ha? Du kan skapa ett team på olika sätt. Om teamet ska bestå av personer som finns på plats kan du handplocka medlemmarna. Ibland består det av människor på andra orter eller av personer som inte är anställda. Ibland kan medarbetare själva välja om de vill ingå i teamet, men ganska ofta är det ett ledningsbeslut. När du ska skapa ett team är det viktigt att ta ställning till tre grundläggande frågor:

1 Vilka kompetenser och färdigheter måste finnas bland teamets medlemmar? 2 Hur många personer ska ingå i teamet? 3 Vilka personer ska ingå i teamet? Medlemmarna bör helst bidra med kompletterande kompetenser. Det är fördelaktigt att ha med personer som har sakkunskaper, men också sådana som är bra på att lösa problem och sådana 11

Skapa.indd 11

09-04-22 13.26.12

2. teamets uppdrag och mål

som har beslutskraft. Det kan vara positivt med teammedlem mar som har en förmåga att skapa ett bra samarbetsklimat, för måga att lösa konflikter eller en förmåga att driva på. Ju mer komplext uppdraget är och ju fler arbetsuppgifter som är relaterade till varandra, desto större behöver teamet vara. Samtidigt är det viktigt att teamet inte blir för stort. Då minskar effektiviteten, eftersom det då blir svårare att kommu nicera, samverka och hålla ihop teamet. Dessutom ökar risken för att teamet kommer att innehålla fripassagerare, det vill säga personer som gömmer sig i mängden, underpresterar och inte tar sitt ansvar för teamets arbete. Kontrollpunkt Tänk igenom vilken kompetens teamet behöver. Ta sedan ställning till: • Har teamets medlemmar rätt kompetens? Om inte, hur ska ni rätta till det? • Vilka funktioner ska de olika teammedlemmarna ha? Har teamet rätt storlek, med tanke på det? Det är bättre att ha ett för litet team, än ett för stort. Då kan teamet ta in specialkompetens vid behov. • Kan ni enkelt få tag på nödvändig kompetens utanför teamet?

Klargör målbilden Det är viktigt att ni som ingår i teamet så tidigt som möjligt kommer överens om vilka mål teamet ska uppnå. Ni som ingår i teamet måste ha ett gemensamt fokus för era ansträngningar, vara överens om grundläggande prioriteringar och dra åt sam ma håll. Genom en gemensam målbild kan en splittrad grupp utvecklas till ett målfokuserat team.

Skapa.indd 12

09-04-22 13.26.12

FIG 2.1

2. teamets uppdrag och mål

Den splittrade gruppen

Det målfokuserade teamet

Figur 2.1. Från splittrad grupp till målfokuserat team

Ofta är målen för ett team dels långsiktiga, dels kortsiktiga. Långsiktiga mål handlar om slutmålet eller andra långsiktiga effekter av er verksamhet. Kortsiktiga mål är mål på vägen. Det handlar om milstolpar, etappmål och delmål, på vägen mot det långsiktiga målet.

Smarta mål Ni kan ha stor glädje av att formulera SMARTa mål. Det be tyder att målen ska vara: Specifika – Mätbara – Accepterade – Realistiska – Tidsatta. Låt oss säga att ditt team har fått i uppdrag att förbättra or ganisationens webbplats, som har fått mycket klagomål från kunder och användare. De tycker att den är rörig och innehål ler för lite information samt ser det som en brist att det inte går att köpa material från webbplatsen. En kundundersökning visar också att det finns ett önskemål om ökad interaktivitet på webbplatsen. Flera säger att de bara har besökt den vid ett par tillfällen, eftersom informationen inte förändras över tid och det är svårt att avgöra hur ny informationen är. Nu ska teamet sätta SMARTa mål, för att helrenovera webb platsen.

Skapa.indd 13

09-04-22 13.26.12

Per-Hugo Skärvad Charlotte Rudenstam Bilda och leda team

Per-Hugo Skärvad Charlotte Rudenstam

Bilda och leda team

Best.nr 47-09069-3

Tryck.nr 47-09069-3-00

Din genväg till framgång.

www.exec.se

Din genväg till framgång.