202
genomförande
7 – kommunikation
Projektet
Initiering Förstudie
Planering
Skapa gruppen
7
Tell me and I forget. Show me and I understand. Involve me and I remember.
203
Effekthemtagning Avslut
Genomförande Leda teamet
genomförande
7 – kommunikation
Avveckla teamet
Kommunikation
Vem?
Vad?
Avsändare
Budskap
Hur? Avkodning
Kodning
kommunikationsstrategi
Projektledarens förmåga att kommunicera är avgörande för projektets framgång. Under genomförandet består projektledarens viktigaste uppgifter till största delen av att kommunicera med intressenterna.
Effekt
pKommunikationsmodellen
All kommunikation har ett syfte. Det kan vara allt från att bara informera om situationen i ett projekt, till att vilja uppnå en handling hos mottagaren. I kommunikationsmodellen kallas det för efekt.
En kommunikationsstrategi syftar till att uppnå specifika kommunikationsmål för olika intressenter. Kommunikationsmålen uttrycks som det man vill att de olika intressenterna ska veta, känna och göra. Det kan handla om att visa att man ser någon, att få till en dialog eller att skapa samsyn kring mål och syfte.
Mottagare
Återkoppling
Lyckad kommunikation är inte samma sak som lyckad övertalning. För att nå fram med sitt budskap behöver man förstå grunderna i kommunikation. Att leda är att kommunicera och i det man kommunicerar leder man. Kommunikation är dubbelriktad medan information är enkelriktad. Den uppstår då sändare och mottagare skickar information mellan varandra.
D
Varför?
STÖ R N I N G AR
För att projektgruppen ska veta vad den ska göra, projektledaren ha kontroll och projektägaren känna sig trygg, är det viktigt att kommunikationen fungerar i ett projekt. Mål och planer ska förmedlas, resultat rapporteras, ändringar beslutas och dokument distribueras. Kommunikationen sker både internt i projektorganisationen och externt med andra intressenter.
et latinska ordet communicare betyder att göra tillsammans, medan ordet kunskap betyder att förstå. Kommunikation handlar om att sprida och dela kunskap med andra, vilket är bland det mest centrala i allt projektarbete.
Vem?
Ett budskap måste formuleras och utformas så att mottagaren kan tolka det på det sätt som avses. Detta kallas kodning respektive avkodning. Om denna process inte fungerar kan missförstånd uppstå. Det gäller att avsändare och mottagare använder samma nyckel, det vill säga kommunicerar på ett sätt som båda förstår. Återkoppling är avsändarens kvitto på att sändningen lyckades. Störningar kan ibland hindra kommunikation att uppnå önskat syfte. Det gäller att välja rätt tidpunkt när man ska kommunicera. Om mottagaren är upptagen eller fokuserad på något annat är det svårt att nå fram. Ofta krävs en ”kritisk” händelse för att budskapet ska uppmärksammas.
är baserad på Lasswells och Shannons och Weavers modeller. Lasswell myntade begreppet ”Vem som säger vad i vilken kanal till vem med vilken effekt”.