Escolher a administradora ideal para o condomínio é uma tarefa complicada, mas não impossível. Com alguns cuidados, é possível contratar uma empresa idônea, a qual terá papel fundamental na gestão do condomínio. A confiança entre síndico e administradora faz com que a rotina transcorra organizada e tranquila no condomínio. Em consequência dessa boa sintonia, as melhores soluções se apresentam. É muito importante que o síndico receba a orientação dos profissionais do ramo, pois eles estão preparados para orientar nas melhores decisões sem colocar em risco a responsabilidade de todos que fazem parte da administração. Além da assessoria nas áreas trabalhista, contábil, financeira e jurídica, a administradora deve permanentemente identificar os problemas de seus clientes, participando ativamente na resolução de todo tipo de imprevistos. O comprometimento verdadeiro com o condomínio é um grande diferencial na atuação de uma administradora. Elas devem levar ao condomínio todas as informações necessárias para que o síndico e os moradores estejam atualizados no cumpri-
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Selecione a melhor administradora mento das leis e normas regulamentadoras, lembrando que o síndico é o responsável. Legalmente, a administradora é o preposto do síndico na gestão de todos os assuntos condominiais, atuando de um lado em relação aos funcionários, fornecedores, prestadores de serviço e outros profissionais ou empresas contratados pelo condomínio. De outro lado, atua junto à massa condominial no sentido de solucionar os problemas que tenham relação com o edifício, evitar conflitos e estimular a participação nos assuntos condominiais. Ela também deve também fazer parte de suas funções, dando assessoria e orientação ao síndico. Uma administradora completa atua não em uma, mas em diversas áreas do comando condominial. Ela atua checando, analisando e escolhendo o serviço de funcionários, fornecedores, prestadores de serviço e outros profissionais ou empresas contratados pelo condomínio. Sempre que um síndico novo inicia o cargo, é de suma importância que converse com a administradora para que a mesma possa esclarecer todo o andamento do
condomínio, como se dá o seu funcionamento e as particularidades existentes para que se sinta seguro em iniciar o novo trabalho. As melhores administradoras otimizam seus trabalhos, personalizando o atendimento pois cada condomínio tem sua particularidade. Seus departamentos jurídicos precisam estar atualizados com a legislação e preocupados em solucionar a inadimplência. Geralmente os moradores não têm o conhecimento de todas as leis necessárias para administrar um condomínio. As administradoras devem oferecer esse suporte, informando e atualizando a comunidade condominial. Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, em seu conceituado livro "Revolucionando o Condomínio", destaca que, "havendo autorização do síndico, as administradoras poderão convocar assembleias, seguindo o que estabelece a Convenção; executar deliberação das assembleias; manter atualizado o cadastro dos condôminos; providenciar os orçamentos das despesas e levar à assembleia para aprovação; realizar todos os controles contábeis; executar e enviar as quotas condomi-
niais ordinárias e extraordinárias aprovadas por assembleia geral; auxiliar o síndico na contratação de seguros; pagar as despesas do condomínio, desde que haja fundos; dentre outras atribuições, dependendo do tipo de contrato". Hoje em dia, todos visam constantemente uma redução dos gastos. O dinheiro utilizado sem planejamento gera prejuízo e isso precisa ser evitado. Por isso, na hora de contratar serviços de empresas terceirizadas, a administradora e o síndico fazem uma pesquisa e escolhem o melhor preço aliado a um bom serviço. Essa redução de gastos possibilita a criação de uma reserva de caixa. Essa folga nas contas permite a realização de obras, sem atrasá-las. A contabilidade necessita de atenção. Quando bem idealizada, a prestação de contas é mais facilmente compreendida pelos condôminos. A transparência nas finanças do condomínio dá credibilidade ao trabalho do síndico e da administradora. O livro "Revolucionando o Condomínio" também alerta para os cuidados na hora de escolher a administradora: "• Consultar pelo menos três empresas, solicitando informações
sobre sua sistemática de trabalho. Apenas preço baixo e nome no mercado não garantem qualidade. • Dar preferência às administradoras que trabalhem com contas separadas para cada condomínio. • Solicitar modelo de balancete elaborado pela administradora e verificar se o período demonstrado abrange o mesmo que o condomínio utiliza para controle de suas contas. • Saber se a administradora possibilita que os condôminos tragam orçamentos, principalmente para as obras dispendiosas. • Verificar número de assembleias a que a administradora comparece e se a presença é cobrada. • Informar-se sobre o procedimento no caso de haver condôminos inadimplentes. • Verificar com atenção se as guias de recolhimento dos impostos e taxas estão autenticadas normalmente pela rede bancária. • Observar no contrato se a administradora se responsabiliza pelos erros cometidos por ela, inclusive reembolsando o condomínio pelo pagamento de multas ou despesas provenientes de atrasos. • Visitar a administradora para avaliar suas condições de operação. • Pedir lista de clientes.
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