Valokuvat, ulkoasu ja taitto Mainostoimisto Sepeteus Oy, Kouvola Sähköinen versio www.kstieto.fi
ASIAKAS TOImInnAn KeSKIöSSÄ
j A hen K ilö ST ö mene ST y KS en m A hdolli STA j A n A
PÄÄKIRJOITUS
Liiketoiminnan ja jatkuvuuden kannalta merkittävä osa-alue on tyytyväinen asiakas. Olemme tänä vuonna panostaneet erityisesti siihen, että pystymme ketterämmin vastaamaan asiakkaidemme uusiin ja muuttuviin tarpeisiin.
Asiakaslähtöinen ajattelutapa edellyttää jatkuvaa vuorovaikutusta ja etenkin ymmärrystä asiakkaiden tarpeista, odotuksista ja toiveista. Sen vuoksi olemmekin tänä vuonna panostaneet asiakkuudenhallinnan tiimiin ja sen toimintamallien kehittämiseen entistä sujuvimmiksi.
Asiakkaidemme kannalta kustannustehokkaat laitehankinnat ovat tärkeitä ja teemme myös asiakkaillemme kilpailutuksia, joiden kautta pystymme takaamaan kilpailukykyiset hinnat asiakkaille volyymien kautta. Viimeisimpänä on valmistunut ICT-laitteiden kilpailutus.
Samanaikaisesti on tärkeää muistaa, että henkilöstö on yrityksen voimavara, joka mahdollistaa hyvän asiakaskokemuksen ja laadukkaan toiminnan.
KSTiedon tavoitteena on hyvinvoiva ja tyytyväinen henkilöstö ja sen vuoksi mit taamme aktiivisesti henkilöstön tyytyväi syyttä kyselyillä. Kyselyiden kautta py rimme kehittämään toimintaamme henkilöstöltä saadun palautteen perusteella.
Nykymaailman tilanne huomioiden on myös huomioitava palveluiden jatkuvuus, sen vuoksi olemmekin panostaneet myös konesalipalveluihimme ja hiljattain saimme päätökseen konesaliuudistuksen, joka tuo lisäturvaa asiakkaidemme toi minnalle.
Lisää näiden mielenkiintoisten aihei den tiimoilta löydät lehden artikkeleista eri asiantuntijoidemme kertomana. Antoisia lukuhetkiä!
Vuosi alkaa olla hiljalleen lopuillaan ja haluankin jo tässä kohtaa toivottaa kaikille asiakkaillemme ja lukijoille erittäin rauhallista joulun aikaa.
Jenni Markkanen Asiakkuuspäällikkö KSTieto
Asiakkuustiimin Jukka Latva (vas.), Leo Jaakkola ja Jenni Markkanen. Kuvassa mukana myös palaveriin sattunut KSTiedon toimitusjohtaja Mika Lyytikäinen.
Asiakaskuiskaajat
KSTiedon asiakkuustiimin pitää tietää vähän kaikesta, sananmukaisesti. Kolmihenkinen ryhmä toimii linkkinä KSTiedon ja asiakkaiden välillä kuunnellen heidän toiveitaan ja toteuttaen niitä.
KSTIeTO
TeKSTi nIKO KAARTInen
KUVAT JUhA KORhOnen
KSTieton asiakkuustiimi koostui pitkään vain asiakkuuspäälliköistä, Jenni Markkasesta ja Jukka Latvasta. Asiakkuudet jakautuivat heidän välilleen ja pääasiallisena toimena oli kuunnella asiakkaita ja heidän toiveitaan. Ensin kuunneltiin toive, sitten otettiin selvää, miten se voidaan toteuttaa, pidettiin asiakkaan kanssa palavereita ja lopulta tehtiin tarjous.
Latvan mukaan markkinakenttä on muuttunut pilvipalveluiden aikana siten, että perinteisten konesalipalveluiden kysyntä on ollut laskussa palveluiden mennessä pilveen. Samoin uusien työasemaympäristöjen ylläpito on entistä kevyempää, jolloin asiakkailta tulevat tarpeet ovat muuttuneet enemmän kertaluontoisiksi hankkeiksi.
Hankkeet loivat ruuhkaa Markkasen ja Latvan pöydille, joten hätiin tuli kuluvana vuonna aloittanut Leo Jaakkola — Leo on helpottanut työkuormaamme melko tavalla. Aikaisemmin, kun asiakkaalta tuli toive jostain palvelusta, oli meidän tehtävänämme selvittää, miten
asia voidaan teknisesti hoitaa KSTiedon puolelta. Nyt Leo toimii asiakasratkaisuvastaavana, joka kommunikoi KSTiedon palvelualueiden ja asiakaan linkkinä, Jukka Latva kertoo.
Muutos asiakastiimin toiminnassa on tuore, ja Latva toivoo sen näkyvän entistä selkeämmin asiakkaille ensi vuoden puolella. Tässä vaiheessa asiakkailta tullut palaute on ollut positiivista.
Jaakkola itse kuvailee työtään tulkkaukseksi asiakkaan ja KSTiedon välillä. Jaakkola toimii paljon asiakasrajapinnassa kuunnellen asiakkaiden toiveita ja välittäen ne tarkkoina kuvauksina KSTiedon palvelualueille, joita toive koskee.
Monesti Jaakkolan työhön kuuluu asiakkaan sparraaminen, jolloin heidän oma kuvansa haluamastaan palvelusta kirkastuu. Lisäksi Jaakkola osaa muuntaa KSTiedon sisältä tulevan teknisen tiedon muotoon, joka on asiakkaan helposti omaksuttavissa.
— Pohdimme asiakkaan ja KSTiedon asiantuntijoiden kanssa, mitä kulloisel-
lakin toiveella halutaan ja miten se olisi helpoimmin toteutettavissa, Jaakkola kertoo.
Lisäksi asiakkuustiimin tehokkuus on noussut uuden tarjousjärjestelmän avulla, joka otettiin käyttöön kuluvana vuonna. Nyt tarjousten läpimenoa pystyy seuraamaan paremmin. Järjestelmä kertoo asiakkaille, milloin tarjouksen deadline on lähestymässä, ja esimerkiksi milloin tarjoukseen pitää laittaa KSTiedon sisäiset hyväksynnät. Samalla tuotanto- ja palvelupäälliköt näkevät tarjousten tilanteen ja pystyvät näkemään, mitä on tulossa heille tehtäväksi.
— Tämä on nopeuttanut tarjousten läpimenoa merkittävästi, Markkanen kertoo.
Toiveet laidasta laitaan
Asiakkailta tulevat palvelutarpeet liittyvät Latvan mukaan monenlaisiin eri aihepiireihin. Konesalipalveluiden suosion vähetessä KSTiedolta kysellään erilaisten
Microsoftin ja Googlen pilvipalveluratkaisujen perään, jolloin asiakastiimin pitää pohtia tehdäänkö asiakkaalle räätälöity ratkaisu vai suurempaa joukkoa palveleva ratkaisu. Myös pilvipalvelut tarvitsevat ylläpitoa ja pääkäyttäjiä. KSTiedolla on
myös pilvipalveluista vahva ammattitaito ja osaaminen
— Lisäksi tulee kyselyitä vaikkapa yksittäisistä asiantuntijatöistä tai esimerkiksi tietoturvaan liittyvistä hyökkäysharjoituksista. Punnitsemme myös sitä, miten pystymme tarpeet toteuttamaan omana toteutuksena ilman, että tarvitsee turvautua kolmansiin osapuoliin, Latva kuvailee.
Asiakastiimille tulee myös paljon pyyntöjä erilaisten automaatioiden tekemisestä. Latvan mukaan esimerkiksi lomakejärjestelmien automatisointi erilaisine hyväksymisportaineen on usein nähty toive.
— Asiakkaan HR-järjestelmistä informaation tuleminen meille ja tunnusten automaattinen luominen niiden pohjalta on hyvä esimerkki myös, Jaakkola kertoo.
Asiakastiimillä pitää olla yleistietämys kaikesta, mitä KSTieto pystyy toteuttamaan, jotta tiimi voi kertoa asiakkaalle, onko toive KSTieton mahdollista toteuttaa.
— Syvälle emme mene tiedoissa, mutta perustieto pitää asioista olla. Iso kuva pitää hallita. Siinä mielessä asiakastiimillä on iso vastuu, Latva toteaa.
Asiakkaat tyytyväisiä
Asiakkuustiimin yksi suuri vastuu asiak-
kaiden toiveiden toteuttamisen lisäksi on asiakastyytyväisyyden seuranta. Tähän on käytössä useampi mittari: kahdesti vuodessa toteutettava loppukäyttäjien asiakastyytyväisyyskysely, tikettikohtainen kohtaamiskysely ja vielä johdolle oma kysely, joka toteutetaan kerran vuodessa. — Vaikka olemme tekemissä asiakkaiden kanssa jatkuvasti, haluamme palautetta muualtakin kuin asiakastapaamisista. On ollut hienoa huomata, että asiakkaat ovat olleet erittäin tyytyväisiä palveluumme, Markkanen kertoo.
Samalla hyvä palaute pakottaa KSTiedon myös kehittämään omaa toimintaansa, jotta asiakastyytyväisyys pysyy korkealla tasolla.
Asiakkuustiimi on myös monesti KSTiedon ulospäin näkyvät kasvot. Latva ja Markkanen ovat he, jotka useimmiten edustavat KSTietoa erilaisilla messuilla ja tapahtumissa. Lisäksi tiimi vastaa KSTiedon sosiaalisen median kanavista, yrityksen verkkosivujen ylläpidosta, asiakastiedottamisesta, asiakassopimuksista ja asiakaslehti Ratkaisijan toteuttamisesta. — Kaikki tämä kuuluu markkinoinnin alle, Latva toteaa.
ASIAnTUnTIJA
Jere Nyman (vas.) ja Tuomas Ylärakkola asiakkaille lähtevien laitteiden äärellä.
Kilpailutus voi olla
ve ITS en T e RÄ ll Ä TA n SSI m ISTA
KSTiedolla on useita reittejä kilpailutusten järjestämiseen. Suurten volyymien toimijoita on Suomessa harvassa.
TeKSTi nIKO KAARTInen
KUVAT JUhA KORhOnen
KSTieto tekee vuosittain monia eri kokoisia kilpailutuksia asiakkailleen. Asiakkaat hyötyvät keskitetyistä hankinnoista isojen volyymietujen muodossa sekä myös siinä, että muun muassa toimitusketjut voidaan vakioida samalla tavalla jokaiselle asiakkaalle, jolloin saavutetaan kustannussäästöjä.
Kilpailutukset vaativat myös paljon resursseja ja osaamista, mitä kaikilla asiakkailla ei välttämättä ole tai ei ole edes järkevää hankkia.
— Kilpailutus on myös asiakkaillemme ilmainen, eli se kuuluu myytävien tuotteidemme sisältöön, tuotantopäällikkö Tuomas Ylärakkola kertoo.
Asiakkuuspäälliköt toimivat rajapintana asiakkaiden suuntaan teknisten asiantuntijoiden kanssa. Ylärakkola on mukana linjaamassa millä toimintamallilla ja raameilla kilpailuttamista lähdetään viemään eteenpäin, eli lähdetetäänkö kilpailutusta tekemään itse alusta lähtien vai liitytäänkö johonkin valmiiseen hankintasopimukseen. Ylärakkola linjaa myös, minkälainen
menettelytapa valitaan, eli edetäänkö esimerkiksi neuvottelumenettelyllä, nopeutetulla menettelyllä vai rajoitetulla menettelyllä.
Myös hankintalaki ohjaa paljon, miten erityyppisiä kilpailutuksia voidaan lähteä tekemään. Kilpailutuksen hoitaa varsinaisesti hankinta-asiantuntija Jere Nyman, joka tuli KSTiedolle vuoden 2023 lopussa hoitamaan kilpailutuksia.
Nymanin tehtäviin kuuluu kilpailutusten ohella myös hankintalain tuoreimpien käänteiden seuraaminen. Nyman ei ole työssään ryhtynyt lakimieheksi, mutta joutuu seuraamaan hankintalain kilpailutusta koskevien asioiden muutoksia.
— Hankintalaki on aina kilpailutuksia
tehdessä auki toisella näytöllä, mutta sen perusasiat alkavat olla jo aika lailla selkärangassa, Nyman kertoo.
Kaksi reittiä
Kilpailuttaminen hoituu pääasiassa kahta kanavaa pitkin: Jos kilpailutus on laajamittainen, KSTieto tekee sen itsenäisesti hyödyntäen joko julkisten hankintojen palvelua Hilmaa tai julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hanselia. Molemmat tahot auttavat kilpailutuksissa ja tekevät kilpailutukset palveluna. Pienemmissä hankinnoissa KSTieto hyödyntää usein Hanselin DPS-järjestelmää, joka mahdollistaa esimerkiksi pienemmät laitehankinnat kesken sopimuskauden.
— Heillä on jo valmiiksi kilpailutettuna ja hyväksytettynä määrätyt toimijat, joiden kesken käydään niin sanottu minikilpailutus. Palvelu sopii hyvin esimerkiksi muutaman sadan tablettitietokoneen hankintaan, Nyman kertoo.
Ylärakkolan mukaan KSTiedolle on myös hyödyllistä olla mukana erityyppisissä, valmiissa puitejärjestelyissä, joita voi käyttää aina kulloisenkin tarpeen mukaan. Samalla pystytään huomioimaan KSTiedon huoltovarmuus. Isommissa sopimuksissa, joissa on suuret laitevolyymit ja tarvitaan toimittajan asiantuntija-apua sekä halutaan toimittajan noudattavan KSTiedon omia toimintatapoja, KSTieto hoitaa kilpailutuksen itse.
”ICT-laite- ja palvelukilpailutus on eräs KSTiedon suurimpia palvelukokonaisuuksia. Nymanin mukaan laajaa ICT-laite- ja palvelukilpailutusta aletaan valmistella jo noin vuosi ennen kuin edellinen nelivuotinen sopimuskausi on tulossa päätökseensä.
Prosessi alkaa tarpeiden ja nykytilanteen kartoituksella: millaisia laitteita ja palveluita tullaan tarvitsemaan, millaisia päivityksiä tarvitaan nykyisiin laitteisiin tai jääkö jotain vanhaa mahdollisesti pois.
— Laite- ja palvelukilpailutuksessa lähtökohtana on, että yleisimmät laitteet ja palvelut tullaan säilyttämään uudessakin kilpailutuksessa, sekä lisätään mahdolliset muuttuneet ja uudet tarpeet, Nyman kertoo.
“— Kilpailutus on myös asiakkaillemme ilmainen, eli se kuuluu myytävien tuotteidemme sisältöön”
ICT- laite- ja palvelukilpailutukseen sisältyi Nymanin mukaan lähes kaikki mahdolliset ICT-laitteet, mitä KSTiedon asiakkailla on käytössä lisätarvikkeita, asennuksia ja muita palveluja myöten. Laite- ja palvelukilpailutus ulottuu kaikille KSTiedon asiakkuuksille, joten kaikki asiakkaat voivat hankkia kilpailutettuja laitteita ja palveluita.
— Kilpailutuksen jälkeen asiakkaat saavat valita mitä tuotteita haluavat kilpailutuksesta ja vaihtaa niitä sitä mukaa, kun vanhojen elinkaari tulee päätökseensä, Ylärakkola sanoo.
— Näin suurien kilpailutuksien tekeminen on eräänlaista taiteilua, jossa otetaan eri osapuolien toiveet huomioon ja rakennetaan niistä toimiva kokonaisuus kuitenkin niin, että saamme edulliset hinnat ja laadukkaan palvelun. Se on veitsenterällä tanssimista. Milloin painotetaan laitteen hintaa ja milloin laadukkaan palvelun. Kilpailutuksen rakentaminen on oma taiteenlajinsa ja siihen kyllä harjaantuu ajan myötä, Ylärakkola kuvailee.
Lisäksi KSTieto ottaa aina paikalliset toimijat huomioon kilpailutuksissa siinä määrin, miten se on hankintalain ja toiminnan kannalta järkevää.
Isot toimittajat harvassa
KSTiedon tarjouspyynnöt ovat julkisia, joihin kuka tahansa voi osallistua. Kuitenkin esimerkiksi ICT-laite- ja palvelukilpailutuksen reunaehdot ja vähimmäisvaatimukset ovat sen verran laajat, että se karsii pienempiä toimijoita valitettavasti pois. Laite- ja palvelukilpailutukseen kiinnostusta tuli noin kymmeneltä toimittajalta. Lopulta keväällä päättyneeseen kilpailutukseen tuli tarjoukset muutamalta suurelta toimijalta, jotka olivat KSTiedolle jo entuudestaan tuttuja.
— Näin saamme räätälöityä sopimuksen omiin prosesseihimme, Ylärakkola kuvailee.
Ylärakkolan mukaan KSTiedon asiakkaat hyötyvät kilpailutuksesta muutenkin kuin edullisten hintojen muodossa. Kilpailutus takaa myös yhtenäiset ja kustannustehokkaat toimintatavat kaikkiin palveluihin.
ICT-laite- ja palvelukilpailutus
KSTieto kilpailuttaa omistaja-asiakkaidensa hankintalain mukaiset raja-arvot ylittävät tavara- ja palveluhankinnat. Raja-arvot ylittäviä hankintoja ei voi tehdä kilpailuttamatta.
— Tällä varmistetaan kustannustehokkain tapa tehdä hankintoja, sekä hankintalain mukainen avoimuusperiaate, Nyman kertoo.
— Viimeisin sopimuskauden kilpailutus onnistui siinä määrin hyvin, että joissain tuotteissa hinnat jopa laskivat edelliseen sopimukseen verrattuna. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä saadessaan laitteet, jotka vähintään vastaavat edellisiä ja ovat olleet hieman edullisempiakin, Nyman kertoo.
Ylärakkolan mukaan KSTieto on hyvin perillä pitkäaikaisten asiakkaittensa tarpeista ja toimintatavoista. Tämä tarkoittaa myös sitä, että KSTieto on vuosien aikana hionut tuotteensa ja palvelunsa niin, että kaikki asiakkaat pystyvät pienin poikkeuksin käyttämään samoja palveluita.
— Siitä syntyy kustannustehokkuutta.
Ylärakkola myös painottaa sitä, että laite- ja palvelukilpailutuksessa ei pyritä yksiselitteisesti etsimään vain halvinta vaihtoehtoa, vaan katsotaan kokonaisuutta myös laadun kautta. Laitteilla ja palveluilla on kilpailutuksessa useita laatuvaatimuksia, jotka yhdessä hinnan kanssa muodostavat kokonaisvertailuperusteen.
— Suomessa näin isoon kilpailutuskokonaisuuteen kykenevät tahot on laskettu kahden käden sormilla. Esimerkiksi referenssivaatimuksilla pystytään todentamaan, että toimittaja on kykenevä tuottamaan vaaditut palvelut vaaditussa ympäristössä ja volyymeissä, Nyman kertoo.
Ylärakkolan mukaan toimittajat eivät välttämättä vaihdu jokaisessa kilpailutuksessa eikä se ole KSTiedon tai asiakkaan etukaan. Uuden toimijan mukaantulo vaatii aina toimintatapojen oppimista ja henkilöstön resurssointia. Tämä opettelu voi viedä paljonkin aikaa, mikäli uusi toimittaja vasta järjestelee toimintaansa ja hankkii resursseja.
— Jos kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa asiat eivät ole sopimuskauden aikana toimineet odotetusti, voidaan tällöin uudessa kilpailutuksessa painottaa asioita eri tavalla. Myös päinvastoin hyvin toiminutta yhteistyösuhdetta ei ole kannattavaa väkisin alkaa vaihtamaan. Kilpailutukset tehdään kuitenkin aina kaikille mahdollisille toimittajille avoimeksi ja hankintalain mukaiseksi, Nyman jatkaa.
Tietokone on tiiviisti mukana lUKIO-OPISKelUSSA
Opiskelu sähköistyy ylioppilaskirjoitusten siivittämänä, printtimateriaalillekin on yhä käyttöä.
KSTieto pyörittää Kymenlaakson lukioissa 3 000 kannettavan tietokoneen rulettia.
TeKSTi veSA vAInIO KUVAT mATTI veSAlA
Toisen asteen opinnot muuttuivat maksuttomiksi elokuussa 2021. Tämä tiesi suurta muutosta lukio-opiskelijoille, jotka olivat siihen asti hankkineet oppimateriaalinsa ja välineensä omalla kustannuksellaan. Kouvolan yhteislyseon apulaisrehtori Ville Peltola kuvaa siirtymää ja sen taustoja seuraavasti: — Lähtökohtana muutokselle toimi ylioppilaskirjoitusten sähköistyminen, joka alkoi lukuvuonna 2016–17. Lakimuutos helpotti siirtymistä yhtäläiseen käytäntöön tietokoneiden osalta.
Yhteislyseossa muutos tiesi 250 kannettavan tietokoneen hankintaa ikäryhmittäin, tällä hetkellä koneita on käytössä noin 800. Koneet ovat olleet alusta lähtien tiiviisti mukana päivittäisessä opetuksessa. Oppimateriaalit ovat muuttuneet digitaalisiksi, mutta eivät 100-prosenttisesti, sillä printtimateriaalillekin on yhä tarvetta.
— Tällä lukukaudella tietyt aineryhmät, kuten kielet, halusivat palata kirjoihin. Keskittyminen tietokoneeseen voi viedä huomiota pois itse oppiaineen taidon kehittymisestä.
Peltolan mukaan eräänlainen hybridimalli, osin digitaalisesti osin perinteisesti, on lukio-opiskelussakin toimivin tapa. Opiskelutahdissa pysyminen on yhä oppilaasta itsestään kiinni, se ei ole riippuvainen tekniikasta.
Opettava alkusavotta
Tietokoneiden toimittamisesta kaikille Kymenlaakson lukioille vastaa KSTieto. Päätelaitehallintapalvelut tiimiä vetävä
ICT-Suunnittelija Teemu Tommola muistelee vuoden 2021 elokuuhun valmistautumista vaiherikkaana työrupeamana.
— Korona oli päällä ja koneiden saatavuus oli erittäin hankalaa globaalin komponenttipulan ja logistiikkahaasteiden takia. Olimme kuitenkin hyvissä ajoin liikkeellä ja oli suoranainen ihme, että toimittajamme Printcom sai kaivettua noin 1200 kappaleen erän laitteita toimitettavaksi. Vaihtoehtoja ei ollut, joten tuo kyseinen erä oli otettava.
Tommola on kuullut, että muissa kunnissa hankinnoissa oltiin myöhemmin liikkeellä ja tämä aiheutti sen, että he joutuivat haalimaan koneita pienemmissä erissä.
Tietokoneiden tulee olla yhteensopivia Abitti- järjestelmän kanssa. Abitti on käytössä ylioppilaskirjoituksissa kaikissa lukioissa. Kiinteät palvelimet ja konesalit ovat käytössä kuten ennen, uutta on täysin pilvihallittava laite ja lukioihin sovellettava kevennetty ylläpitomalli. Uutta oli myös Microsoftin Shape the Future -ohjel-
Kouvolan yhteislyseon apulaisrehtori Ville Peltola
ASIAKASTARInA
ma, joka toi säästöjä muun muassa käyttöjärjestelmän lisenssikustannuksissa.
Kun useita laitteita otettiin yhtä aikaa käyttöön, koulujen sisäiset langattomat verkot eivät aina kestäneet. Myös ohjeistuksissa oli tulkinnanvaraa, jonka vuoksi jotkut oppilaat ottivat laitteen käyttöön virheellisesti. Toimitetun erän laitteissa oli myös vikaantuva komponentti, jonka vuoksi todella moni laitteista on jouduttu huoltamaan.
— Havaitsimme, että lähituelle on käyttöönottovaiheessa tarvetta. Nyt otamme pienempiä eriä kerralla käyttöön tukitiimimme avustuksella. Ohjeistuksia on paranneltu ja myös verkkoja on varmennettu. Hankinnoissa on satsattu laatuun.
Neljäs kerta toden sanoi
Elokuussa 2023 kaiken piti olla koettu ja varmistettu, mutta ongelmia kasaantui silti heti alkuun. Nyt ne kohdistuivat pilvipalveluun ja 2–3 päivää kestänyt vian selvittely osoittautui Tommolan mukaan työlääksi.
Tänä vuonna oli sitten valoisampaa ja kaikki meni hienosti, eikä ongelmia ollut.
Kun lukio-opiskelijoiden käytössä on yhtä aikaa lähes 3 000 konetta, jotakin pientä voi aina ilmetä. KSTieto vastaa tietokoneiden koko elinkaaren vaiheista huoltojen, korjausten ja tietoturvan osalta.
— Käyttäjistä johtuvia ongelmia on ollut melko vähän ja ne ovat olleet yksittäisiä. Tietoturva on pysynyt hyvällä tasolla koko ajan.
Kun opiskelijan opinnot päättyvät, vuokrakoneina toimineet tietokoneet palautuvat KSTiedolle. Peltola on havainnut palautusvaiheessa tiettyjä haasteita.
— Penkkarit ovat helmikuussa ja yo-kirjoitukset maaliskuussa. Monet jatko-opintojen pääsykokeet ovat usein sähköisiä ja jotkut korottavat arvosanojaan. Jos kotona ei ole tietokonetta, koulun koneen palautus voi venähtää. Kaikki koneet ovat kuitenkin palautuneet viimeiseen määräaikaan mennessä.
Tietokoneet ovat käytössä myös oppilaiden kotona luovutussopimuksen mukaisesti. Peltolan mukaan nuoret ovat fiksuja ja käsittelevät koneita hyvin asiallisesti.
Tekoäly näyttäytyy
Yläasteelta lukioon tulevat nuoret omaavat erilaiset valmiudet tietokoneen käyttöön. Peltola muistuttaa, että sujuva puhelimen
ja sen sovellusten käyttäminen ei tarkoita suoraan kätevää tietokoneen omaksumista.
— Meillä on alkuun digitaitojen opintojakso, jossa opetellaan tietokoneen peruskäyttö ja sen hyödyntäminen opetuksessa.
Lukukausi koostuu viidestä periodista, jotka päättyvät kaikki kokeisiin. Ne tehdään kaikki tietokoneella Abitti-järjestelmää käyttäen. Opettajille opetuksen sähköistyminen on ollut matalampi digiloikka.
— Opettajilla tietokone on ollut käytössä työvälineenä jo pitkään ja opetusmateriaaleja on näytetty koneen kautta luokan edessä.
Yo-kirjoitusten tekniseen kehitykseen keskittyminen on Peltolan mukaan lähiajan ykkösasioita. Tekoäly tekee tuloaan myös koulumaailmaan, miten, jää nähtäväksi.
— Tekoäly näyttäytyy ja on jatkuvassa seurannassa. Se tulee jäädäkseen, ja meidän tulee oppia hahmottamaan, miten sitä hyödynnetään.
Toimitukset kouluille valmiiksi odottamaan opiskelijoita
Teemu Tommola
TyöhyvInvOInTI
Tavoitteena hyvinvoiva JA TYYTYVÄINEN HENKILÖSTÖ
Hyvinvoiva työyhteisö on kaikkien yhteinen tehtävä. KSTieto hyödyntää hyvinvoinnin kartoittamisessa myös omatuotantoa olevia ohjelmia.
TeKSTi nIKO KAARTInen KUVAT JUhA KORhOnen
KSTieto luotaa henkilökuntansa tyytyväisyyttä säännöllisesti erilaisilla kyselyillä. Syksyisin toteutettavassa työntekijäymmärryskyselyssä on 30 vaihtoehtoista asiaa, joista työntekijä saa valita itselleen työhyvinvointinsa ja motivaationsa kannalta viisi merkityksellisintä. — Tärkeintä on punnita sitä, miten nämä henkilöstölle merkitykselliset asiat ovat meillä toteutuneet. Kysely on anonyymi, ja avoimissa kommenteissa työntekijät voivat antaa palautetta siitä, mikä KSTiedolla on toteutunut hyvin ja missä on kehitettä-
vää, KSTiedon talous- ja henkilöstöyksikön talous- ja henkilöstöpäällikkö Tarja Nousiainen kertoo.
Ulkopuolisen tahon tuottamaa työntekijäymmärryskyselyä on toteutettu vuodesta 2020 lähtien. KSTiedon henkilöstömäärä on kasvanut vuosien varrella yli 120 henkeen. Aikaisemmin henkilöstökyselyjä on tehty satunnaisemmin, mutta vuodesta 2020 ne ovat olleet säännöllisiä. Näin saadaan vertailukelpoista tietoa eri vuosilta.
— Olemme kaikki asiakaspalvelutehtävissä ja laadukkaan asiakaspalvelun peruskivi on hyvinvoiva ja tyytyväinen henkilöstö.
Keväällä tehdään seurantakysely, jossa selvitetään miten työntekijän valitsemat viisi merkityksellistä asiaa ovat kehittyneet kuukausien aikana. Kyselyn vastausprosentti on ollut joka vuosi korkea, mutta tämän syksyn kyselyn vastausprosentti on täydet sata. Nousiainen luonnehtii tulosta aivan huikeaksi.
— Itse näen, että siihen vastaaminen on yksi työtehtävä muiden tehtävien joukossa. Henkilöstön äänen kuuleminen on HR-osastolle äärimmäisen tärkeää, jotta saamme luotettavan kuvan henkilöstölle merkityksellisistä aiheista ja jotta oikeita asioita voidaan ylipäätään viedä eteenpäin. Muutenhan vain arvaillaan.
Anonyymius lisää avoimmuutta
Nousiaisen mukaan kyselystä saadaan hyvä kuva työntekijöiden tyytyväisyydestä. Kyselystä nousee joka kerta toteuttamis kelpoisia ideoita, joista voidaan jalostaa työhyvinvointia parantavia toimia.
— Yhtä lailla sieltä nousee myös ne asiat, jotka työntekijät kokevat epäkohdiksi.
Henkilöstökyselyt ovat apukeinoja, jolla saadaan kuuluviin henkilöstön rehellinen mielipide. KSTiedolla on töissä monenlaisia persoonia. Osa kertoo mielellään mielipiteensä ilman kyselyäkin, osa tarvitsee anonyymin kanavan ennen kuin kertoo aja tuksistaan. Anonyymiin kyselyyn on helppoa antaa myös se kriittisempi pa laute.
viisi vastausta, emme saa niitä erikseen esiin, sillä alle viiden hengen vastausryhmiä ei anonymiteetin säilymiseksi erillisinä julkaista.
Työntekijäymmärryskyselyssä merkityksellisten asioiden toteumaa arvioidaan asteikolla 0-100. Jos jokin asia saa alhaiset toteuma-arviot, käy tulos hyvänä työkaluna tiimin esihenkilölle, jotta hän pystyy käymään asiaa paremmin läpi oman tiiminsä kanssa.
Kyselyistä esitellään yhtiötason tulokset koko henkilökunnalle, mutta tiimitason tulokset käydään läpi vain tiimeittäin. Kyselyt ovat Nousiaisen mukaan olleet apuna ongelmien ratkonnassa ja niiden käsittelyyn nostamisessa.
— Koen, että nämä kyselyt ovat erinomaisia työkaluja myös esihenkilötyöhön. Lisäksi kyselyjen positiiviset nostot luovat hyvää henkeä. Olemme asiantuntijaorganisaatio, missä ihmiset ovat pääosassa, ja kautta linjan ammattitaitoiset kollegat ovat arvostettuja. Ihmisten arvostus nousee aina esille kyselyistä.
Ensimmäisen tavoitteen toteutumista mitataan asiakaskyselyillä. Hymynaamakysely vastaa kahteen jälkimmäiseen sen osalta, miten ne koetaan ja miten ne KSTiedolla toteutuvat.
— Tässäkin kyselyssä saa antaa avointa palautetta. Samalla kysytään, mitä työntekijät itse ovat tavoitteiden eteen tehneet. Yksin ei asioita voida muuttaa, vaan tavoitteisiin pääseminen on kaikkien yhteinen tehtävä ja sitä tietoisuutta halutaan herätellä.
Nousiaisen mukaan omatuotanto ei rajoitu vain hymynaamakyselyyn. Tällä hetkellä KSTieto pilotoi kehityskeskustelujen avuksi luotua ohjelmistoa.
Ohjelmisto ei korvaa kehityskeskustelua, mutta esihenkilö ja työntekijä voivat valmistautua keskusteluun ohjelmiston avulla. Ohjelmisto tarjoaa keskustelun rungon, ja siihen voidaan kirjata keskustelussa läpikäydyt ja sovitut asiat. Lopuksi molemmat kuittaavat keskustelun hyväksytyksi. Jälkikäteen osapuolet pääsevät katsomaan, mitä edellisessä keskustelussa on käsitelty ja sovittu.
— Yritämme luoda KSTiedolle yrityskulttuuria, jossa ihmiset uskaltavat tuoda mielipiteitään avoimesti julki. Edistymme vähän kerrallaan.
Tulokset perataan tiimikohtaisesti
Kyselyn vastaukset voidaan koko otannan lisäksi ryhmitellä ainoastaan palvelualueen, tiimin ja toimipisteen mukaan. Toisaalta yhtiössä on henkilömäärältään pieniä yksiköitä, jotka ovat kyselyjen vastausten käsittelyn kannalta ongelmallisia.
— Jos tiimistä tulee vähemmän kuin
Omatuotanto luo säästöjä
KSTieto ei pysty vaikuttamaan työntekijäymmärryskyselyn aihealueisiin sen ollessa ulkopuolisen tahon toteuttama ja täysin erityyppinen kuin perinteiset kyselyt. Sen sijaan kuukausittain yhtiössä toteutettava anonyymi hymynaamakysely on talon toiminnankehittämisyksikön omaa tuotantoa.
Nousiaisen mukaan firman sisäisinä tavoitteina on kuluvana vuonna ”yhä tyytyväisempi asiakas, yhä yhtenäisempi henkilöstö ja yhä selkeämpää tekemistä”.
— Kehityskeskustelu ei keskity vain työntekijän kehittymiseen, vaan myös esihenkilö saa siitä vinkkejä omassa työssään kehittymiseen.
Lisäksi KSTiedolle on kuluvan syksyn aikana tulossa pilottiin perehdytysohjelma, joka soveltuu uuden työntekijän perehdytykseen, mutta myös jo talossa oleville kertaukseksi.
— Perehdyttäminen ei ole yhden ihmisen tehtävä, vaan isompi kokonaisuus. Softalla saadaan muistilista siitä, mitä perehdytettävälle pitää kertoa.
Nousiaisen mukaan ohjelmiston hyvä puoli on perehdytyksen eri vaiheisiin palaaminen. Uusi työntekijä saa taloon tullessaan informaatiotulvan, josta ei varmasti jää kaikki yhdellä kertaa mieleen.
— Tämän avulla voi asioita kerrata ja tulee myös todistettua, että asiat on käyty läpi, koska niin perehdyttäjän kuin perehdytettävän on kuitattava, että kyseiset asiat on käyty läpi ja ymmärretty.
Nousiainen kehuu KSTiedon omatuotantoa olevia ohjelmistoja. Itse tehdyt ohjelmistot ovat aina helposti muokattavissa omien tarpeiden mukaisesti ja ne tuovat KSTiedolle säästöjä, sillä yrityksen ei tarvitse maksaa kolmansille osapuolille ohjelmistoista ja lisensseistä.
— Tarpeen vaatiessa näitä ohjelmistoja voidaan tuotteistaa ja räätälöidä myös asiakkaille.
henKIlöeSITTely
Kilpailullista liikuntaa L uo NN o N HELMASSA
Kun Arto Myllylä jää lomalle, suunta on selvä: frisbeegolfradat ja -kisat ympäri maailmaa. Liike on lääke, sitä hän on nauttinut elämänsä aikana ehkä enemmän kuin lääkäri määräisi.
TeKSTi veSA vAInIO
KUVAT mATTI veSAlA
Ranualla syntyneellä ja kasvaneella Arto Myllylällä on vankka urheilutausta. Jalkapalloa maalivahdista hyökkääjään sekä valmentajana, jääkiekkoa maalivahtina, sulka- ja lentopalloa; näitä kaikkia kilpailullisesti. Lisäksi monia pallopelejä harrastusmielessä.
— Minulle on riittänyt, kun on pallo millä pelata. Ja ranualaisena olen tietysti lasketellut.
Intohimoiselle ja vauhdikkaalle urheilijalle on myös sattunut. Armeijassa alkoivat ongelmat polven ja selän kanssa. Sen jälkeen 2001 meni polvi laskettelussa. Sit-
ten loppuikin fyysinen urheilu pitkäksi aikaa.
— Kilpailu on miellyttänyt minua aina. Olen nörttinäkin urheilija ja siirryin e-urheiluun pelaamaan joukkuepohjaisia kisoja. Tämä tiesi lisää ongelmia selän kanssa.
Autokolarissa 2008 murtui kylkiluita ja tuli niskavamma. Tampereelle 2000-luvun alussa muuttanut ja Helsinkiin opiskelemaan 2015 siirtynyt Myllylä löysi saman vuoden loppukesällä itselleen uuden lajin ja alkoi uusi liikunnallinen vaihe.
— Katsoin telkkarista frisbeegolfin SM-kisoja ja menin saman tien ostamaan kolmen kiekon aloituspakkauksen. Jokin siinä lajissa oli tosi mielenkiintoista.
Amatöörinä avoimen luokan tasolla
36-vuotiaana frisbeegolfiin hurahtanut Myllylä tiesi, että hän ei yllä enää lajin absoluuttiselle huipulle. Tärkeintä onkin ollut kehittää itseään ja saada heitto napsahtamaan kohdalleen, mikä on helpommin sanottu kuin tehty.
— Pitää hallita kiekon oikeat kulmat eri olosuhteissa ja tilanteissa. Ja heittää kiek koa pehmeällä hivelevällä tekniikalla.
Lahdessa ensimmäiseen seuraansa liittynyt Myllylä edustaa nyt Frisbeekot kat-seuraa. Hän pelaa 2–3 viikkokisaa vii kossa Suomessa. Ne ovat hänelle enem män kisamuotoisia harjoituksia, missä kokeillaan, testataan ja haetaan varmuut ta. Sekä pelataan enemmän riskillä, mistä hän tykkää.
Isommat viralliset Professional Disc Golf Assosiationin (PDGA) alaiset kisat Myllylä pelaa pääosin ulkomailla: Saksa, Kroatia, Tshekki, Puola, Italia, Norja, Sveitsi, Unkari, Itävalta, Taiwan, Thaimaa, Malesia; vuodenaikaan ja lomaan sopivia kisapaikkoja. Ensi kesänä hän mielii Mastereiden MM-kisoihin USA:han.
— Tykkään matkustella ja vietän kaikki lomani jossakin päin maailmaa samalla turnauksia pelaten.
Myllylä kilpailee amatöörien M40-sarjassa, missä on tullut useita podium-sijoituksia. Välillä hän osallistuu myös avoimeen
luokkaan, siinä hän nappasi Taiwanissa kuudennen sijan 43 kilpailijan joukossa, kun rating ennusti hänelle sijoja 15–20.
Myllylän rating on tällä hetkellä 936, mikä on oikein hyvää tasoa.
— Pelasin Taiwanissa toistaiseksi pa rasta frisbeegolfiani ikinä.
Yhteisöllinen yksilölaji
Myllylän treeni koostuu kesällä viikkoki soista ja joskus jalkapallokentällä uusien kiekkojen testaamisesta. Talviaikaan hä net löytää 3–4 kertaa viikossa kuntosalil ta sekä kerran viikossa hallista puttausta
olta 300–400 kiekkoa, kierroksella bägissä kulkee mukana noin 30 kiekkoa.
— Otan bägiin mukaan ne kiekot, jotka tunnen ja joihin luotan. Pelattava rata ja olosuhteet vaikuttavat valintaan. On tär-
fin myötä paljon uusia ystäviä, joista moni kokoontuu syksyn viimeiseen kisaan Kroatiaan. Myllylä suosittelee lajia kaikille sopivaksi liikunnalliseksi harrastukseksi.
— Saa liikkua luonnossa erilaisissa maastoissa ja maisemissa. Laji on halpa aloittaa ja sopii eri-ikäisille ihmisille taustoista riippumatta. Vaikka frisbeegolf on periaatteessa yksilölaji, se on hyvin yhteisöllinen, kun rataa kierretään usean hen-
yhTeISTyöKUmPPAnI
KoneSAliUUdiSTUS tuo lisää turvaa asiakkaille
KSTiedon uudistettu konesali ja Telian HDC juttelevat saumattomasti ja turvallisesti. Asiakkaiden kannalta uudistus on toteutunut huomaamattomasti.
TeKSTi nIKO KAARTInen
KUVAT TelIA helSInKI DATA CenTeR
Vielä muutama vuosi sitten KSTiedolla oli konesaleja ympäri Kymenlaaksoa kaikkiaan viisi kappaletta ICT-Kymin yhdistyttyä osaksi
KSTietoa vuonna 2018. Tuotantopäällikkö Tuomas Ylärakkolan mukaan oli selvää, että tiloja tulisi konsolidoida pelkästään jo säästösyistäkin.
— Kävimme yhtenäistämissuunnittelussa lävitse runsaasti erilaisia vaihtoehtoja aina konttikonesalien perustamista myöten, mutta tulimme nopeasti siihen tulokseen, että meidän ei kannata lähteä uutta konesalia rakentamaan. Se olisi vaatinut muun muassa rakennuttamista ja infran ylläpitoa, joka olisi merkittävä kustannuserä, Ylärakkola kertoo.
KSTieto alkoi etsiä kumppania, jolta löytyisi valmiina konesalipalvelu, jota se voisi hyödyntää sellaisenaan ja joka täyttäi-
si suoraan tarvittavat luokitukset ja ympäristövaatimukset. KSTiedon vertailujen jälkeen valinnaksi päätyi Telian HDC-datacenter. Valintaan vaikutti myös se, että yhtiöllä oli ollut jo aikaisempaa yhteistyötä Telian kanssa ja esimerkiksi yhteyksiä oli jo rakennettu valmiiksi.
— Datakeskus on riittävän etäisyyden päässä hyvien, kahdennettujen tietoliikenneyhteyksien päässä, jolloin saamme tarvittavaa turvallisuutta ja korkeaa käyttöastetta. Kustannussäästöt ovat ilmeiset, kun voimme nyt karsia omia ylläpidossamme olevia tiloja pois, järkeistää toimintaamme ja keskittää palvelua osin Telian datakeskukseen, Ylärakkola toteaa.
Käytössä kaksi salia
Yhtiö ei silti ole luopunut kaikista omista konesaleistaan, vaan se remontoi toisen Kouvolan konesaleistaan kauttaaltaan yhteistyössä Telian asiantuntijoiden kanssa. Palvelinkeskuksen toimipaikka pysyi samana, mutta kaikki sisätiloissa meni uusiksi.
— Eli teknisesti meillä on nyt kaksi uutta konesalia. Molemmista saa identtistä palvelua. Tietoliikennereitit kahden konesalin välille on rakennettu optimaalisesti, ja infrastruktuuri on hyvin tunnettu, Telian Solutions Sales Lead Tero Niemelä kertoo.
Niemelä toimi Telian puolelta nokkamiehenä otettaessa käyttöön KSTiedon konesalipalvelua Helsingin päädyssä. Lisäksi hän oli mukana suunnittelemassa kahden salin välistä infrastruktuuria.
Niemelän mukaan hyvin harva yritys kokee nykypäivänä ydinliiketoiminnakseen konesalien rakentamisen. Datasaleihin liittyy runsain mitoin erilaisia vaatimuksia sekä erityisosaamista, jota ei jokaiselta yritykseltä löydy.
Telian HDC datakeskus on puolestaan muutaman vuoden vanha, Suomen ainoa avoin datakeskus. Keskuksen sertifiointien lista on mittava, ja sen rakentamisessa on otettu kaikki seikat huomioon.
— Datakeskuksessa on huoltovarmuus otettu huomioon siten, että poikkeusoloissakin data on saatavilla. Laitos on esimerkiksi auditoitu Katakri 2020 kansallisen turvallisuuden arviointikriteeristön mukaisesti. Laitos täyttää turvaluokka neljän vaatimukset ja tarjolla on myös toiseksi korkeimman turvaluokka kolmen tiloja asiakkaille, Niemelä kertoo.
Fyysinen turvallisuus ja operatiivinen toiminta ovat molemmat varmistettu HDC:ssa. Kouvolan ja Helsingin konesalien välinen yhteys on varmistettu aallonpituuspalvelulla, jolloin salit on kytketty toisiinsa Telian HDC:n runkoverkon kapasiteetin avulla kahta eri reittiä pitkin. Jos toisessa yhteydessä on häiriö, jatkuu liikenne salien välillä toisessa yhteydessä. Niemelän mukaan Telian HDC on mietitty niin pitkälle energiatehokkuudessaan, että kaikki hukkalämpö ohjataan kaukolämpöverkkoon ja jopa katoille kertyvä sadevesi hyödynnetään wc:n huuhteluvetenä.
— Rakennusten energiatehokkuus on yksi seikka, joka merkitsee paljon asiakkaillemme. Myös KSTiedon Kouvolan sali on nykyaikaistettu ja täyttää asiakasvaatimukset kaikin puolin aina turvallisuutta myöten, Niemelä kuvailee.
Maailman turvallisuustilanne vaikuttaa
Myös maailman muuttunut turvallisuustilanne vaikutti siihen, miten yhtiö haluaa turvata asiakkaidensa tiedot. Ylärakkolan mukaan lähtötilanteessa jo mietittiin sitä, millä etäisyyksillä konesaleja kannattaa pitää toisistaan. Siksi välimatka Telian saliin oli yksi ratkaiseva tekijä.
— Telia on kriittinen toimija, joten huoltovarmuus on HDC:n kohdalla hyvin korkea. Kiinteistö pystyy toimimaan täysin ilman ulkopuolisia sähköyhteyksiä, poikkeusoloissa toimiminen on meille sisäänrakennettu toimintamalli. Palvelimien pitää toimia läpi vuorokauden vuoden jokaisena päivänä, Niemelä jatkaa.
— Tämän lisäksi asiakkaamme käyttävät jo nyt osin hybridimallisesti pilvipalveluja ja konesalipalveluja yhdessä tai ovat siirtymässä joissain ratkaisuissaan kokonaan pilveen hyödyntäen esimerkiksi Googlen tai Microsoftin palveluja. Nämä erilaiset yhdistelmät tuovat lisää toimintavarmuutta ja turvallisuutta palveluihin, Ylärakkola lisää.
Ylärakkolan mukaan konesaliuudistus oli vuosien mittainen ponnistus, joka lähti yrityksen oman strategian perkaamisesta. Piti katsoa, mihin suuntaan sitä halutaan viedä.
Pitkällinen operaatio on vaatinut paljon työtä, jotta tähän pisteeseen on päästy. Kuluvan vuoden syksynä laitteiden siirtoja vanhoista konesaleista oli jäljellä enää joitain, ja suurin osa työstä oli tehty.
KSTiedon päädyssä suurimman työn siirtojen ja suunnittelujen saralla on tehnyt palvelupäällikkö Sakari Salosen vetämä Kapasiteettipalvelu ja palvelupäällikkö Jarkko Hännikäisen vetämä Tietoliikennepalvelu. Ylärakkolan mukaan yhtiöltä löytyykin vahvaa asiantuntija osaamista myös tämän tyyppisten projektien toteutukseen.
— Asiakkaille tämä muutos ei ole näkynyt juuri mitenkään. Käyttökatkoja ei ole syntynyt. Tästä pitää antaa kiitokset myös asiantuntijoille ja Telian päädyssä merkittävissä rooleissa oleville Jari Nurmelle ja Harri Korkalle
Niemelän ja Ylärakkolan mukaan konesaliuudistus on sujunut mallikkaasti ja yhteistyö yritysten välillä on toiminut saumattomasti.
