Edición N° 31
Octubre 2018
Revista Digital Informativa
Agradecimientos
Redacción, Edición y Producción:
Daniela Muñoz Giraldo
Dirección: Daniela Muñoz Giraldo Colaboradores: Alberto Flórez Castro Líder Gestión Documental
Eduardo Barney Iglesias Líder Jurídico
¡Sedic es de todos!
El valor de las enseñanzas
Estrategias Corporativas para el mejoramiento continuo
Marrano de la Conciencia: Consiste en echar una moneda por cada situación que se presente a nivel laboral, puede ser satisfactoria o no. Con tu aporte, el marrano de la conciencia te recordará aquello que hiciste bien o aquello que te faltó por mejorar. Una vez nuestro marrano esté lleno, será donado a una fundación.
Muro de las Lamentaciones: Es un espacio en donde podrás expresar aquellas situaciones que no deben volver a repetirse en Sedic, y queden como un legado de lecciones aprendidas para aplicarlas en experiencias futuras.
¡Sedic es de todos!
Contenido
Semana Rosa y Azul
¡Bienvenidos Coworkers!
¿En qué consiste la Gestión Documental?
En el marco de la celebración de la lucha contra el cáncer de mama, cérvix y próstata, durante la semana del 15 al 19 de octubre de 2018, se llevó a cabo la Semana Rosa y Azul, cuyo objetivo principal fue promover el autocuidado por medio del reconocimiento de los signos de alerta de permiten detectar a tiempo la formación de células cancerígenas.
Con el cambio de nuestra sede administrativa buscamos renovar las formas tradicionales del trabajo y las relaciones, posibilitando así, la potenciación de: equipos, creatividad, autonomía, capacidad de adaptación, liderazgo entre otras competencias organizacionales.
La Gestión Documental consiste en la administración del ciclo de vida de los documentos desde que se crean o planean hasta su disposición final. Ésta última nos ayuda a determinar si los documentos se digitalizan, se eliminan o se conservan totalmente.
Actualidad Sectorial Asignan $38.000 millones para autódromo del “Central Park” en Bello
Canadá apoyará la estructuración del ferrocarril en Antioquia
Fuente: Elcolombiano.com
Según Omar Hoyos Agudelo, gerente de la Promotora Ferrocarril de Antioquia, el gobierno del país nortemericano está interesado en el proyecto, por lo cual se estableció un acta de intención mediante la cual comienzan las labores conjuntas para establecer el monto de recursos a necesitar.
Fuente: Elcolombiano.com
Con diseños terminados y la recuperación del 99 % del lote del Tulio Ospina en Bello (970.000 metros cuadrados, el espacio que ocuparían 924 piscinas olímpicas), la Gobernación de Antioquia anunció ayer la destinación de recursos para el autódromo que pretende construir en ese predio.
Semana Rosa y Azul En el marco de la celebración de la lucha contra el cáncer de mama, cérvix y próstata, durante la semana del 15 al 19 de octubre de 2018, se llevó a cabo la Semana Rosa y Azul, cuyo objetivo principal fue promover el autocuidado por medio del reconocimiento de los signos de alerta de permiten detectar a tiempo la formación de células cancerígenas. Se realizaron charlas y revisiones médicas que permitieron sensibilizar a nuestros colaboradores ante futuras enfermedades, así mismo, se aclararon dudas
y se ilustraron con imágenes, casos reales de estos 3 tipos de cáncer, facilitando el conocimiento para todos. Semana rosa y azul no es solo una semana para prevenir, es una semana para recordar anualmente que los colaboradores deben realizarse un chequeo médico general y estar siempre un paso adelante de algún síntoma o molestia física.
¡Tu salud es primero!
¡Bienvenidos Coworkers! Con el cambio de nuestra sede administrativa buscamos renovar las formas tradicionales del trabajo y las relaciones, posibilitando así, la potenciación de: equipos, creatividad, autonomía, capacidad de adaptación, liderazgo entre otras competencias organizacionales, en nuestros colaboradores.
directiva y asesores, como resultado de un primer acercamiento a lo que se denomina Cowork (Trabajo colaborativo). Además, se les recordó a nuestros asistentes cuál es el rumbo que emprenderá Sedic para alcanzar los objetivos planteados en el Direccionamiento Estratégico 2018 - 2022.
Por este motivo, el 10 de octubre de 2018 se realizó un desayuno inaugural con las personas que hacen parte de la sede administrativa, accionistas, junta
Por otro lado, se firmó el siguiente manifiesto como representación del compromiso de todos con la sostenibilidad de la compañía:
¿En qué consiste la Gestión Documental? Artículo por: Alberto Flórez - Líder Gestión Documental La Gestión Documental consiste en la administración del ciclo de vida de los documentos desde que se crean o planean hasta su disposición final. Ésta última nos ayuda a determinar si los documentos se digitalizan, se eliminan o se conservan totalmente.
Tipos de archivos Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos que son producidos por cada uno de los procesos y que son consultados constantemente, normalmente son los documentos del año en curso, por ejemplo todos los documentos del año 2018. Este archivo se encuentra bajo custodia de cada proceso de la organización.
Archivo Central: Se conforma por los documentos que ya han terminado su gestión o que por alguna causa no son consultados de manera constante, por ejemplo los documentos contables del año 2017. Actualmente, el archivo central se encuentra ubicado en la carrera 46 # 53 - 15, ed. Torre 46, piso 3. Archivo Histórico: Se compone por los documentos que tienen más de 5 años. Regularmente estos documentos se conservan por ser parte de la Historia de las compañías, pueden ser también documentos que pueden aportar a la ciencia o a la investigación. Actualmente este archivo está ubicado en el Edificio Vélez Ángel.
Tablas de Retención Documental
Hoy día se han construido las siguientes Tablas de Retención Documental:
Las Tablas de Retención Documental son el listado de los documentos que se producen por cada uno de los procesos a los cuales se les determina: 1. El soporte de los documentos (Físico, digital). 2. Tiempos de retención en cada uno de los archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico. 3. La finalidad o disposición final de los documentos (Digitalizar, eliminar , conservar totalmente) por ejemplo un documento contable:
Eliminar
9
X
X
1
Conservar totalmente
Digitalizar
X
Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico
Recibos de caja
Digital
Tipo documental
Físico
Soporte Retención Disposición Final
Según la tabla, el documento es físico, se conserva por un año en la oficina contable, al término del año es entregado o transferido al archivo central donde se digitaliza el documento y es custodiado por 9 años, finalizado este tiempo el documento podrá eliminarse.
-Contabilidad -Propuestas y Licitaciones -Potencial Humano -Jurídica -Compras y Suministros Para tener en cuenta: Para aprobar y determinar la disposición final de muchos de los documentos de Sedic S.A. existe el Comité Multidisciplinario de Gestión Documental conformado por: -Gerencia Administrativa y Financiera -Gestión Documental -Jurídica -Propuestas y Licitaciones -Líder de Hidráulica -Potencial Humano Nuestra finalidad es apuntarle a la cultura del “Cero papel” (oficinas totalmente dinámicas donde las consultas de información sean ágiles, oportunas y desde cualquier lugar). Queremos llegar a esta meta y podremos lograrlo con el apoyo de cada uno de ustedes.
Derechos y obligaciones en los Diseñadores de Obra Artículo por: Eduardo Barney - Líder Jurídico El diseñador es el ingeniero, persona natural o jurídica, que se compromete con el cliente, el dueño o contratante, en la labor de desarrollar los estudios y diseños de una obra. Su obligación principal reside en la entrega de los diseños y los planos acompañados de las especificaciones y la memoria técnica. Las obras de infraestructura deben ser planificadas en forma prudente y diligente, lo cual exige al cliente del proyecto previsión en todos los pasos y decisiones que conducen al proyecto final. El profesional parte de un diseño preliminar que es sometido a revisión del dueño y su asesor (otro ingeniero consultor o interventor de diseños, siempre y cuando el proyecto cuente con interventoría de diseños). Posteriormente, recibida las observaciones por el cliente e interventor diseñador, procede el consultor a realizar un diseño más detallado, volviendo nuevamente a verificar con el cliente, y así sucesivamente. De esta manera, el diseñador va llevando los planos a través de cambios y ajustes sucesivos a fases de mayor detalle: 30%, 60%, 90%, hasta el 100%, o diseño final con el grado de detalle suficiente o necesario para que el constructor de obra pueda entenderlo bien, ejecutarlo sin tropiezo y convertirlo en la obra material proyectada. Esto es lo que se llama diseños listos para construir. Respecto al diseño de carreteras, es desarrollado por ingeniero civil matriculado encargado de elaborar los documentos apropiados para el desarrollo del proyecto y elaborar su diseño. Es responsable de las decisiones técnicas del proyecto, de los cálculos, de la calidad del diseño, de la idoneidad de los materiales especificados
para la obra, y de los estimativos de cantidad. El diseñador obtiene los datos, información y recomendaciones del cliente y otros técnicos para realizar el diseño de la sección estructural del pavimento, con sus detalles. El diseñador concreta la sección estructural del pavimento, la estrategia final de rehabilitación, si fuera el caso, y los detalles de diseño del pavimento. A lo anterior, traslada esta información a los planos y especificaciones del proyecto, a fin de que el contratante pueda abrir la licitación y construir la obra. En el tema de las vías, son errores de diseño: los cálculos equivocados o basados en información insuficiente hechos por el consultor para determinar los espesores del pavimento, los estudios de tráfico deficientes, las graves equivocaciones en la estimación de cantidades de obra, la omisión de estudios de drenajes, la especificación de materiales sin conocimiento suficiente de sus propiedades, y todos aquellos que contradicen lo que se considera una buena práctica en la profesión. En función de su profesión de diseñador, el consultor, realiza cálculos, traza planos, especifica los materiales y sus cantidades, y estima el costo de llevarlo a efecto,
para luego entregar al cliente los diseños del proyecto. El contrato de diseño es un arrendamiento de servicios inmateriales, porque en el oficio del diseñador predomina la inteligencia sobre la mano de obra. Son obligaciones del diseñador: (i) Entregar los estudios y diseños finales para el proyecto que le ha sido contratado, respaldados con su firma, junto con las especificaciones de materiales y de construcción. (ii) Hacer los estimativos de costos y presupuesto de la obra, para lo cual debe medir las cantidades de los distintos trabajos y materiales empleados en la construcción del proyecto y dar o estimar sus valores unitarios. (iii) Incorporar la información técnica pertinente del proyecto que ha elaborado (estudios y diseños) en las formas contractuales preparadas por la entidad contratante y que son requisito para abrir la licitación; porque debe existir correspondencia entre los datos del diseño y los datos del pliego de condiciones y los estimativos de obra y presupuesto sometido a consideración de los oferentes. (iv) Resolver cualquier duda del dueño de la obra, del
constructor o del interventor en relación con el diseño entregado, y permanecer a su disposición durante la ejecución del proyecto para dichos menesteres. El diseñador debe realizar los diseños conforme a las reglas del arte, pero él no garantiza que el diseño será exitoso, salvo que acepte expresamente este nivel de compromiso en su contrato. El diseñador no se obliga a acertar con el diseño sino a realizarlo con el debido cuidado y según los procedimientos de su oficio. Pero el fracaso de la obra hecha según diseño hace presumir la culpa del diseñador; porque en el curso normal de las cosas el dueño espera que el diseño sea razonablemente apto, idóneo. Esto es, que llevado a efecto por el constructor se traduzca en una obra estable y duradera. Empero, se trata de una presunción que el diseñador puede desvirtuar acreditando que realizó su trabajo de manera razonablemente cuidadosa y diligente. La aprobación del diseño por el gestor del proyecto no es un hecho que pueda ser invocado por el diseñador para neutralizar el reclamo de incumplimiento si posteriormente el diseño resulta defectuoso, debido a los vicios
ocultos que pueda presentar la obra, aun así, el diseñador responde de la calidad del diseño, pero no del fracaso de la obra imputable a cambios introducidos en los diseños que no le fueron consultados. Con relación a los estudios previos, estos tienen por objeto analizar la conveniencia, oportunidad y viabilidad del proyecto de obra, definir la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer y la forma técnica, jurídica y económica de conseguir su propósito. Respaldados en los estudios, los diseños nos muestran la obra que se va a construir y las especificaciones en la forma de realizar la construcción. Las especificaciones conciernen a la calidad de la obra y son entregadas por el diseñador al dueño del proyecto y por éste al constructor y al interventor, junto con los diseños y los planos. Los diseños se materializan en informes técnicos y planos de construcción. Los planos deben ir rotulados y ser firmados por el ingeniero facultado que los ha elabo-
rado y asume por tanto la responsabilidad de su idoneidad. Ahora bien, respecto a la contratación de obras públicas la ley establece a la institución poseer elaborados los estudios, diseños y proyectos requeridos, junto con los pliegos de condiciones de la licitación, con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección del contratista constructor de la obra. Por lo anterior, los diseños requeridos no son diseños preliminares o incompletos, sino todos aquellos estudios, cálculos y planos que solucionan de manera integral las necesidades del proyecto, a saber: planos completos y lo suficientemente detallados para adelantar la obra, de manera que el constructor no vea interrumpida su actividad mientras otro profesional realiza los diseños complementarios omitidos, ni tenga que introducir mayores ajustes al diseño original durante la ejecución de los trabajos. En pocas palabras, los diseños requeridos son los diseños listos para construcción, incluyendo la modalidad “diseño – construcción” que permite la legisla-
ción colombiana, donde el primer paso es tener los diseños listos por el dueño de la obra para luego construirlos el contratista. Los estudios y diseños requeridos para crear una vía, son básicamente los siguientes: 1. Estudios: (i) Estudios topográficos. (ii) Estudios geotécnicos. (iii) Normas sobre materiales de construcción. (iv) Estudio de tránsito. (v) Estudios hidráulicos-drenajes. (vi) Estudios ambientales y socioeconómicos. (vii) Especificaciones de materiales y construcción. (viii) Estudios de mantenimiento y conservación de la obra una vez terminada. 2. Diseños: (i) Diseño de la sección estructural de pavimento. (ii) Diseño geométrico y estructural de la vía. (iii) Diseño de drenajes. (iv) Diseño de señalización de componentes de tránsito. (v) Plan de manejo ambiental. 3. Anexos fundamentales de un diseño vial. A los diseños se deben acompañar por lo menos cuatro anexos fundamentales: (i) Presupuesto. (ii) Cronograma. (iii) Especificaciones de obra y materiales. (iv) Informes técnicos Ahora bien, de acuerdo con la primicia fundamental en las actividades de diseño, toda modificación al diseño original deber ser aprobada por el dueño de la obra, quien prudentemente consultará de forma previa al diseñador original las modificaciones propuestas. El cambio de diseño durante la construcción es una decisión trascendental y debe ser aprobado por el dueño de la obra e interventor de manera formal mediante un acta de cambio de especificaciones o modificación de diseños, que lleva su firma, sin importar de quién provenga tal iniciativa. El cambio, por insignificante que parezca, debe ser consultado y aprobado por el diseñador original; la única persona capaz de determinar con certidumbre su incidencia en el proyecto. Toda modificación realizada a los diseños sin previa consulta y aprobación del diseñador original, la responsabilidad generada en dicha modificación, será asumida por el dueño de la obra y demás participes, menos por el diseñador.
Cuando el diseñador original del proyecto reconoce que debe realizar cambios o modificaciones a los diseños, será este último personaje, quien deba desarrollar la labor, a fin de conservar la unidad de criterio y responsabilidad en la concepción del proyecto. Cualquier duda del constructor o del interventor sobre el sentido o alcance de los diseños, estudios técnicos y planos debe ser resuelta por ellos consultando la memoria técnica y al diseñador original del proyecto.
En el plano
de lo Social Celebraciรณn Halloween
Caritas felices del mes 1. Equipo de Propuestas
Por su gran gestión en la elaboración y presentación de las propuestas adjudicadas para los clientes Tablemac y Tebsa.
2. Equipo Ambiental
Por su gran gestión en la obtención de la Licencia Ambiental de la Línea de Transmisión Barranca Puerto Wilches.
¡Felicitaciones!
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