Virtuaalisten oppimisympäristöjen hankintaprosessi –valmista mallia tai ohjeistusta ei löydy

TEKSTI ANSSI MÄHÖNEN JA SIRKKA-LIISA HALIMAA | KUVA SHUTTERSTOCK

Future Technologies in Education -hankkeen tavoitteena on kehittää virtuaalisia oppimisympäristöjä. Ympäristöt ovat työelämälähtöisiä, autenttisia ja kuvaavat tämän hetken työelämän todellisia toimintoja. Näitä oppimisympäristöjä hyödynnetään terveysalan opiskelijoiden oppimisessa, uusien ja jo työelämässä olevien työntekijöiden perehdytyksissä sekä koulutuksissa.

Hankkeessa kehitetään kliinisen laboratorion, leikkaussalin ja välinehuollon virtuaaliset ympäristöt. Keväällä 2020 hankkeessa toteutettiin julkinen hankinta, joka käsitti virtuaalisia oppimisympäristöjä (VR, Virtual reality). Nämä ympäristöt jäljittelevät todellisia ja autenttisia työelämän kohteita kuten Kuopion Yliopistollisen sairaalan leikkausyksikön sekä HUS Diagnostiikkakeskuksen Lappeenrannan kliinistä laboratorion toimintaympäristöjä ja työprosesseja. Perinteinen hankintaprosessi sisältää erilaisia vaiheita. Hankinta käynnistyy hankintatarpeen määrittelyllä. Yleensä hankinnassa kuvataan tarve, asetetaan tavoitteet tulevalle hankinnalle ja kartoitetaan markkinoita. Tämän jälkeen valitaan tilanteeseen sopiva kilpailutaktiikka, johon kuuluu oikean hankintamenettelyn valinta sekä mahdolliset keskustelut toimittajien kanssa. Kolmantena vaiheena on tarvittavien tarjousasiakirjojen laatiminen kuten tarjouspyynnön teko. Tämän vaiheen kriittisimpiä kohtia ovat valinta- ja vertailukriteerien määrittelyt. Kilpailutuksen kautta valitaan tilanteeseen sopivin toimittaja ja tehdään hankintapäätös. Toimittajan kanssa tehdään hankintasopimus, joka määrittää molemmin puoliset vastuut, velvollisuudet, hankinnan sisällön, oikeudet, toimitusehdot ja -ajat sekä muut sopimusehdot.

FutureEdu-hankkeen virtuaalisten oppimisympäristöjen hankintaprosessi poikkeaa perinteisestä hankintaprosessista ja oli ensimmäinen Savonian hankintaprosessi, jossa haluttiin tuottaa räätälöityjä virtuaalisia oppimis-

ympäristöjä. Hankintaprosessi lähti liikkeelle yhdessä työelämän kanssa valitusta työelämään sijoittuvasta oppimisympäristöstä sekä niiden tarpeiden määrittelystä: mitä tehdään, miksi tehdään ja kenelle sekä mitkä ovat oppimistavoitteet. Toisena vaiheena hyödylliseksi työvälineeksi suunnittelussa osoittautui Kajaanin ammattikorkeakoulun SeGaBu-hankkeessa kehitetty Serious Game Design Canvas-malli, joka toimi suunnittelutyön tukena kooten ideat ja ajatukset yhdelle A4-paperille. Canvasta soveltaen saimme hahmotettua VR-ympäristöjen rakenteen kokonaisuuden ja yleiskuvan.

Seuraavassa vaiheessa tästä Canvaksen kuvaamasta VR-oppimisympäristöstä laadittiin tarkka ja yksityiskohtainen käsikirjoitus, jossa kuvattiin kyseessä oleva työelämän oppimisympäristö työprosesseineen, toimintoineen, laitteineen ja välineineen. Kuvauksen tueksi lisättiin kuvamateriaalia, videoita ja sanallisia kuvauksia ympäristön vaatimuksista. Koko käsikirjoituksen ajan huomioitiin oppijan näkökulma ja se, mitä ympäristössä haluttiin opiskella.

Pystyäksemme hahmottamaan, mitä autenttisen työelämän toimintoja ja minkä tasoisina ne voidaan siirtää virtuaaliseen oppimisympäristöön, oli tärkeää keskustella virtuaaliympäristöjä tuottavien yritysten kanssa. Konsultaatioiden kautta selvisi, millaisia teknologisia sovellutuksia ja toteutusmahdollisuuksia on olemassa.

Tarjouspyyntö laadittiin, kun kaikki tuotettavia oppimisympäristöjä koskeva tieto ja realistiset teknologian sovellusmahdollisuudet oli saatu. Tarjouspyyntö rakentui mm. ympäristöjen tavoitteista, yleisistä kuvauksista, hankkeen taustoista ja tarjousten valintakriteereistä. Keskeisinä tarjouspyynnön liitteinä olivat edellä laadittu Canvas, viimeistelty ja tarkennettu käsikirjoitus sekä ympäristöjä ja niissä suoritettavia työtehtäviä kuvaavat videot. Seuraavaksi laaditaan hankintasopimus, jota edeltää viikkoja

Tarve • Mitä • Miksi • Kenelle • Työelämäyhteistyö

Canvas • Kokonaisuus yhdellä sivulla (A4) • Yleiskuva • Rakenne Kilpailutus • Tilanteeseen sopiva kilpailutaktiikka

Tarjouspyyntö • Hankinnan tiedot • Liitteet • Valintakriteerit (Laatu/Hinta) Sopimus • Tehtävät ja vastuut • Aikataulut • Työskentelytavat • Oikeudet ja jatkokehitys

Toteutusvaihe ja testaus kestävä kilpailutusprosessi ja toimittajan valinta.

Kokonaisuudessaan hankintaprosessi oli haasteellinen. Hankintaprosessin toteuttamiseen tarvittiin monenlaista asiantuntijuutta. Prosessissa käytettiin työelämän ja koulutuksen asiantuntijoita työelämästä sekä VR-teknologian asiantuntijoita. Lisäksi yrityselämän konsultaatiot olivat välttämättömiä. Mitä selkeämpi ja yksityiskohtaisempi ympäristöjen kuvaus on, sitä realistisempia ovat yritysten laatimat tarjoukset ja sitä laadukkaampi tuotos on mahdollista saada sekä yhteistyö on sujuvampaa toteutusvaiheessa. Tarjouspyynnön valintakriteereinä käytettiin sekä laadullisia kriteereitä että hintaa. Pelkästään todellisilta kustannuksiltaan halvimman valinta voi johtaa huonoon lopputulokseen. Hankintasopimuksessa on tärkeää sopia hankintaprosessin etenemisen vaiheet, työskentelytavat toimittajan kanssa sekä oikeudet tuotettuun materiaaliin ja jatkokehitykseen. Tämä virtuaalisten oppimisympäristöjen hankintaprosessimalli sujuvoittaa tulevia Savonian oppimisympäristöjen hankintoja ja lisää ymmärrystä koko hankintaprosessista.

Virtuaalisten ympäristöjen kehittymistä voit seurata hankkeen sivuilla osoitteessa https://futureedu.savonia.fi/

Käsikirjoitus • Yksityiskohtainen kuvaus • Videot, Kuvat • Oppijan näkökulma huomioiden

FutureEdu-hanke / Savonia AMK

Konsultaatio • Teknologian ymmärtäminen • Mahdollisuudet • Rajoitteet • Kustannukset

Malli virtuaalisten oppimisympäristöjen hankintaprosessista (Anssi Mähönen).

Valmis VR-ympäristö