1.4. Mekanisme Surat Menyurat a.
Surat Keluar Adalah surat yang berasal dari BEM FH UNDIP, Departemen dan kepanitiaan di BEM FH UNDIP, yang ditujukan kepada pihak internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal (selain Universitas Diponegoro) dengan mengikuti Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan yang telah ditetapkan. 1) Bentuk Surat Keluar a) Standarisasi bentuk surat yang digunakan dalam hal administrasi surat menyurat adalah bentuk lurus penuh. b) Untuk satu jenis surat yang ditujukan untuk beberapa instansi menggunakan satu nomor surat. 2) Format Baku Surat Keluar Semua surat keluar BEM FH UNDIP menggunakan format sebagai berikut : a) Font Cambria 11, spasi 1,15 b) Margin Top (4,12 cm), Bottom (2,54 cm), Left (3,17 cm), Right (3,17 cm) c) Kertas HVS ukuran A4 3) Sirkulasi Surat Keluar a) Surat keluar dibuat atas persetujuan Ketua BEM dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. b) Sebelum disebarkan, Nomor Surat dicatat pada buku surat keluar. c) Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagai arsip. d) Penggunaan atas nama (a.n.) hanya diperkenankan seizin pihak yang bersangkutan dan yang berhak menandatangani adalah pengurus / panitia yang jabatannya di bawah pengurus / panitia yang bersangkutan sesuai struktur organisasi. e) Mekanisme penandatanganan dilaksanakan dengan urut dan tertib sesuai dengan jabatan. f) Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan Kop BEM-FH UNDIP.
4