Sop

STANDARD OPERATION PROCEDURE KESEKRETARIATAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

A.Administasi dan Kesekretariatan 1.

Format Pembuatan Surat Keluar

1.1. Format Kode Surat Keluar Format kode surat yang digunakan antara lain : a. Surat Keputusan

: SK

b. Surat Undangan

: SU

c. Surat Permohonan

: SPm

d. Surat Pemberitahuan

: SPb

e. Surat Peminjaman

: SPp

f.

: SPn

Surat Pernyataan

g. Surat Mandat

: SM

h. Surat Tugas

: ST

i.

Surat Keterangan

: SKet

j.

Surat Rekomendasi

: SR

k. Surat Balasan

: SB

1.2. Surat yang Dikeluarkan oleh Sekretaris Kabinet Contoh : No : 001/SU/BEM-FH UNDIP/I/2013 Keterangan : 001

: Nomor urut surat yang dikeluarkan (terdiri dari 3 digit)

SU

: Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat, lihat format kode surat di atas)

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang mengeluarkan surat 1

I

: Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2013

: Tahun dibuatnya surat

1.3. Surat selain yang Dikeluarkan Sekretaris Kabinet a. Surat Non-Kepanitiaan (dibuat oleh Departemen) Contoh : Nomor : 002/SU/KP/BEM-FH UNDIP/II/2013 Keterangan : 002

: Nomor urut surat yang dikeluarkan (terdiri dari 3 digit)

SU

: Surat Undangan (lihat format kode surat di atas)

KP

: Nama Badan / Departemen yang mengeluarkan surat

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Badan / Departemen II

: Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2013

: Tahun dibuat surat

Kode untuk nama Badan / Departemen yang mengeluarkan surat : 1) Departemen Hukum dan Kebijakan Publik

: HKP

2) Departemen Pemberdayaan Perempuan

: PP

3) Departemen Hubungan Antar Lembaga dan Masyarakat

: HAMAS

4) Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia : PSDM 5) Departemen Pengembangan Karir Mahasiswa 6) Departemen Pengabdian Masyarakat

: PKM : DIMAS

7) Departemen Pendidikan Penelitian dan Akademik

: PPA

8) Departemen Ekonomi dan Bisnis

: EKOBIS

9) Departemen Minat dan Bakat

: MIKAT

2

b. Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan) 1) Kepanitiaan Non-Departemen Contoh : Nomor : 002/SU/Pan-Raker/BEM-FH UNDIP/II/2013 Keterangan

:

002

: Nomor urut surat yang dikeluarkan

SU

: Surat Undangan (lihat format kode surat)

Pan-Raker

: Nama kegiatan

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Badan/ Departemen II

: Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2013: Tahun dibuat surat 2) Kepanitiaan di Bawah Departemen Nomor : 007/SU/Pan-SemNas/KP/BEM-FH UNDIP/V/2011 Keterangan : 007

: Nomor urut surat yang dikeluarkan

SU

: Surat Undangan (lihat format kode surat)

Pan-SemNas

: Nama kegiatan

KP

: Nama Badan/Departemen yang membuat acara

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Badan/ Departemen V

: Bulan dibuat surat (dalam Angka Romawi)

2013

: Tahun dibuat surat

3

1.4. Mekanisme Surat Menyurat a.

Surat Keluar Adalah surat yang berasal dari BEM FH UNDIP, Departemen dan kepanitiaan di BEM FH UNDIP, yang ditujukan kepada pihak internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal (selain Universitas Diponegoro) dengan mengikuti Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan yang telah ditetapkan.

1) Bentuk Surat Keluar a) Standarisasi bentuk surat yang digunakan dalam hal administrasi surat menyurat adalah bentuk lurus penuh. b) Untuk satu jenis surat yang ditujukan untuk beberapa instansi menggunakan satu nomor surat.

2) Format Baku Surat Keluar Semua surat keluar BEM FH UNDIP menggunakan format sebagai berikut : a) Font Cambria 11, spasi 1,15 b) Margin Top (4,12 cm), Bottom (2,54 cm), Left (3,17 cm), Right (3,17 cm) c) Kertas HVS ukuran A4 3) Sirkulasi Surat Keluar a) Surat keluar dibuat atas persetujuan Ketua BEM dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. b) Sebelum disebarkan, Nomor Surat dicatat pada buku surat keluar. c) Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagai arsip. d) Penggunaan atas nama (a.n.) hanya diperkenankan seizin pihak yang bersangkutan dan yang berhak menandatangani adalah pengurus / panitia yang jabatannya di bawah pengurus / panitia yang bersangkutan sesuai struktur organisasi. e) Mekanisme penandatanganan dilaksanakan dengan urut dan tertib sesuai dengan jabatan. f) Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan Kop BEM-FH UNDIP.

4

4) Pengarsipan Surat Keluar Pengarsipan surat keluar berada di buku surat keluar BEM FH UNDIP. No.

No.

Tujuan Surat

Tangga

Surat

Perihal

Asal

Ket.

l

a) Nomor surat keluar yang dibuat oleh Departemen diarsipkan oleh masing-masing Sekretaris Departemen, kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada Sekretaris Eksekutif BEM FH UNDIP 2013. b) Nomor surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan kepada Sekretaris Eksekutif BEM FH UNDIP 2013. c) Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 001 untuk masing-masing kode surat.

5) Aturan untuk Surat Peminjaman dan Perizinan Surat untuk peminjaman Gedung Prof. Sudharto, S.H. dan bus UNDIP, perizinan pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya atau bebas biaya, yaitu sebagai berikut : Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro Pada bagian bawah surat dituliskan : Tembusan : 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga

1.5. Lembar Pengesahan a. Surat Pernyataan, Surat Keterangan, Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditanda tangani oleh Ketua/Wakil Ketua. Peletakan tanda tangan disebelah kanan bawah.

5

Ketua BEM FH UNDIP Cap Bem

……………….

NIM……….. b. Surat Keputusan, Surat ucapan terima kasih atas sumbangan, partisipasi, sponsor, maupun bantuan lain, dan surat-surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Kabinet atas nama BEM FH UNDIP, ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Kabinet.

Ketua BEM FH UNDIP

Sekretaris Kabinet BEM FH UNDIP

……………….

NIM………..

……………….

NIM………..

Cap Bem

c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat ijin, dan lainya) ditandatangani oleh Ketua/Wakil Ketua dan Kepala Departemen/Ketua Panitia kegiatan yang bersangkutan.

Ketua Panitia

Sekretaris

……………….

NIM………..

……………….

NIM………..

Cap Kegiata n

Mengetahui Ketua BEM FH UNDIP

Cap Bem

……………….

NIM………..

6

d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama dalam

suatu kepanitian di luar KeKepala

Departemenan,

ditandatangani oleh Ketua/Wakil Ketua, ketua panitia dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.

Ketua Panitia

Sekretaris

……………….

NIM………..

……………….

NIM………..

Cap Kegiata n

Mengetahui Ketua BEM FH UNDIP

Cap Bem

……………….

NIM……….. e. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama dalam suatu kepanitian di bawah Kepala Departemenan, ditandatangani oleh Ketua/Wakil Ketua, ketua panitia, dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.

Ketua BEM FH UNDIP

Ketua Panitia

……………….

NIM………..

……………….

NIM………..

Cap Bem

Mengetahui, 7

Pejabat yang berwenang Cap

……………….

NIM………..

f. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus Ketua BEM FH UNDIP

Ketua Panitia

……………….

NIM………..

……………….

NIM………..

Cap Bem

Mengetahui, Pejabat yang berwenang Cap

……………….

NIM………..

2.

Format Pengarsipan Surat Masuk

2.1. Surat Masuk Adalah surat yang ditujukan kepada BEM FH UNDIP atau Departemen dan kepanitiaan yang berada di dalam BEM FH UNDIP, yang berasal dari pihak internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal (selain Universitas Diponegoro). a. Sirkulasi surat masuk 1)Surat masuk diletakkan pada kotak surat dan dicatat pada buku surat masuk.

2)Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh Sekretaris Kabinet setelah dicatat.

8

3)Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin Sekretaris Kabinet (kecuali Ketua dan Wakil Ketua BEM FH UNDIP).

4)Surat permohonan delegasi diserahkan kepada Komisi Ahli. b. Pengarsipan Surat Masuk Pengarsipan surat masuk berada di buku surat masuk BEM FH UNDIP. Tabel Pengarsipan Surat Masuk.

No.

3.

No.

Tanggal

Surat

diterima

Asal Surat

Tanggal

Perihal

Ket.

Surat

Format Pembuatan Kop

3.1. Format KOP Surat, Proposal, LPJ

Keterangan : (1).

Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris.

(2).

Lambang atau logo UNDIP dicantumkan disebelah kiri dan lambing atau logo instansi atau badan dicantumkan disebelah kanan.

(3).

Alamat kesekretariatan badan atau lembaga yang bersangkutan ditulis lengkap, termasuk telepon, facsimile, dan kode pos jika ada.

9

(4).

Alamat organisasi ditulis dengan huruf kapital pada setiap kata, kecuali kata tugas atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukuran hurufnya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama organisasi.

(5).

Kata jalan, ditulis lengkap : Jalan, bukan jln atau jl.

(6).

Kata contact person ,ditulis lengkap : contact person, bukan CP

(7).

Jika memiliki website dan e-mail dari badan atau lembaga tersebut, maka dapat dilampirkan. (Jika berupa event besar, nama email dapat diganti sesuai dengan email kegiatan).

3.2. Format Footer

3.3. Format KOP Amplop

Yth. Pembantu Dekan 3 Fakultas Hukum Universitas Diponegoro di Semarang Keterangan : (1). Nama badan atau lembaga yang bersangkutan.

(2). Alamat kesekretariatan badan atau lembaga yang bersangkutan.

10

(3). Jika memiliki website dan e-mail dari badan atau lembaga tersebut, maka dapat dilampirkan. (Jika berupa event besar, nama email dapat diganti sesuai dengan email kegiatan).

(4). Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth�, tetapi cukup salah satu saja.

Contoh : Yth. Bapak Warsito Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro di Semarang Yth. Drs. Warsito, SU Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro di Semarang (5). Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau Saudari). Tidak berlaku untuk jabatan.

Contoh : Kepada : Bapak Warsito di Semarang Kepada : Drs. Warsoto, SU di Semarang Kepada : Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro

11

di Semarang B. FORMAT PROGRAM KERJA 1.

Klasifikasi Program Kerja Program kerja BEM FH UNDIP Periode 2013 terdiri dari : a. Program Kerja Rutin Proker yang dilakukan secara rutin dan berulang-ulang satu periode waktu (minggu/bulan/tahunan).

Contoh : 1) Forum-forum DEPARTEMEN 2) Mading b. Program Kerja Insidental Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap suatu permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus.

Contoh : 1) Aksi-Aksi 2) Audiensi dengan pihak rektorat/dekanat c. Program Kerja Kepanitiaan Program kerja yang membutuhkan kepanitiaan khusus (open recruitment) Contoh : 1) Studium Generale 2) Seminar-seminar d. Program Kerja Non Kepanitiaan Program kerja yang tidak membutuhkan kepanitiaan khusus (open recruitment) Contoh : 1) Studi Banding 2) Up Grading

2.

Rencana Program Kerja

12

PROGRAM KERJA DEPARTEMEN XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO (BEM FH UNDIP) 2013 (Cambria, 13, Bold, spasi 1,15) I.

Logo Departemen

KATA PENGANTAR (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) Berisi kalimat-kalimat pengantar dari staf Departemen (Cambria, 11, spasi 1,5)

II.

VISI DAN MISI A. VISI Visi dari Departemen selama satu tahun B. MISI Misi dari Departemen selama satu tahun

III.

BIODATA PENGURUS Jabatan

IV.

Nama Lengkap

:

Nama Panggilan

:

Tempat/Tanggal Lahir

:

Agama

:

Jurusan/Angakatan

:

Alamat Asal

:

Alamat Kos

:

No. HP

:

Amanah lain

:

ARAHAN KERJA Berisi tentang harapan dan fokus arahan kerja selama satu tahun ke depan.

13

V.

PROGRAM KERJA

1. JUDUL KEGIATAN Sifat Kegiatan Latar Belakang Tujuan Sasaran Abstraksi Umum Waktu Pelaksanaan Target Parameter Keberhasilan

Kepanitiaan Latar Belakang mengenai awal mula kegiatan tersebut harus diadakan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan Sasaran pelaksanaan kegiatan Gambaran umum mengenai pelasanaan Waktu pelaksanaan kegiatan ini Target dari pelaksanaan kegiatan Parameter keberhasilan yang diharapkan untuk mengetahui keberhasilan kegiatan Penanggung jawab dari kegiatan yang telah berlangsung

PJ

Nama

Dana Timeline VI.

Kegiatan rutin/Insidental/Kepanitiaan/Non

:

NIM : Jumlah dana yang dibutuhkan Timeline dari masing-masing program kerja

PENUTUP Berisi kata penutup dan harapan dari program kerja yang telah dibuat.

C. FORMAT PROPOSAL KEGIATAN 1.

Cover Proposal

14

Format cover dan desain proposal bebas, asal sopan, menarik dan sesuai dengan standar kesekretariatan BEM FH UNDIP. 1.1. Nomor Proposal NO. PROPOSAL : ( No/Kode/Klasifikasi/BEM-FH UNDIP/bulan/tahun) Keterangan : No

:Terdiri dari tiga digit.

Kode

: Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

Klasifikasi

: Sesuai dengan DEPARTEMEN/ Penanggung Jawab

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Bulan

: Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun

: Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

a.

Kode Proposal A : Untuk kegiatan rutin B : Untuk kegiatan insidental C : Untuk kegiatan kepanitiaan D : Untuk kegiatan non kepanitiaan

b.

Klasifikasi 1) Departemen Hukum dan Kebijakan Publik

: HKP

2) Departemen Pemberdayaan Perempuan

: PP

3) Departemen Hubungan Antar Lembaga dan Masyarakat

: HAMAS

4) Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia : PSDM 5) Departemen Pengembangan Karir Mahasiswa 6) Departemen Pengabdian Masyarakat

: PKM : DIMAS

7) Departemen Pendidikan Penelitian dan Akademik

: PPA

8) Departemen Ekonomi dan Bisnis

: EKOBIS

9) Departemen Minat dan Bakat

: MIKAT

15

Contoh : NO. PROPOSAL 001/C/EKOBIS/BEM-FH UNDIP/V/2013 NO. PROPOSAL 002/D/PSDM/BEM-FH UNDIP/IX/2013 2.

Format Proposal

2.1. Lembar Pengesahan LEMBAR PENGESAHAN (Cambria, 12, Bold, spasi 1,5) Nama Kegiatan (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) Nama kegiatan yang akan dilaksanakan Bentuk Kegiatan Bentuk kegiatan tersebut Penaggung Jawab Nama Ketua BEM FH UNDIP 2013 Ketua Pelaksana Nama Ketua pelaksana kegiatan Sasaran Kegiatan Pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran dari target kegiatan.

Waktu Pelaksanaan Berisi hari dan tanggal pelaksanaan acara tersebut.

Tempat Pelaksanaan Berisi tempat pelaksanaan acara tersebut.

Dana Total Kegiatan Dana total yang dibutuhkan untuk kegiatan Sumber Dana Dana Universitas

Rp

Kas BEM FH UNDIP

Rp

Kas Departemen

Rp

Sponsorhip

Rp

Donatur

Rp

+

16

Total

Rp

NB. Untuk urutan dana, dituliskan dari sumber instansi yang tertinggi, yaitu : Universitas, Fakultas, BEM FH, Sponsor, Donatur.

2.2. Halaman Pengesahan Semarang, (Tanggal) (Bulan Menggunakan Huruf) (Tahun) PANITIA XXX

17

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua Panitia

...................

NIM ..............

Cap Kegiata n

Ketua BEM FH Undip

Kepala Departemen xxx

………………..

NIM………….

……………….

NIM………..

Mengetahui,

Cap Fakulta s

Pembantu Dekan III Fakultas Hukum Universitas Diponegoro

Dosen Pembimbing

Dadang Siswanto, SH. M.Hum NIP 19611131987031002

Untung Sri Hardjanto, SH. MH. NIP 195911161987031002

NB : 1) Pada penempatan ttd, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri.

2) NIP & NIM tidak diakhiri tanda titik.

2.3. Isi PROPOSAL KEGIATAN XXX (JUDUL PROPOSAL) (Cambria, 12, Bold, spasi 1,5) 18

I.

PENDAHULUAN (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) Berisi tentang latar belakang dan dasar pemikiran, yaitu hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya kegiatan tersebut.

II.

LANDASAN KEGIATAN Berisi tetang dasar kegiatan, yaitu pedoman yang digunakan sebagai dasar dalam melaksanakan kegiatan.

III.

NAMA KEGIATAN Berisi tentang judul kegiatan.

IV.

TEMA KEGIATAN (optional-bisa ada, bisa tidak) Berisi tentang tema pokok yang dipakai untuk kegiatan tersebut.

V.

TUJUAN KEGIATAN A. Umum Menggambarkan sebuah visi kegiatan B. Khusus Merupakan penjabaran dari tujuan umum (Tujuan kegiatan bukan sekedar bahasa klasik untuk mengisi proposal. Namun disusun terencana oleh SC yang pada akhir kegiatan akan dievaluasi lalu dibuat rekomendasi)

VI.

WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN Berisi tentang waktu dan tempat pelaksanaan acara tersebut.

Hari /Tanggal

: ...........................................

Waktu

: ...........................................

Tempat

: (alamat lokasi ditulis dengan lengkap dan benar)

Keterangan :

19

a)

Acara yang berlangsung selama sehari, ditulis jam dimulai sampai berakhir

b)

Acara yang berlangsung lebih dari sehari, cukup ditulis tanggal acaranya saja

VII.

DESKRIPSI KEGIATAN Berisi tentang deskripsi/gambaran kegiatan secara umum (misalnya berupa rangkaian kegiatan, kunjungan).

VIII.

SASARAN KEGIATAN

Berisi tentang pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran dari target kegiatan. Sasaran kegiatan haruslah jelas dan definitif. Penggunaan kata segmentasi untuk ‘seluruh mahasiswa Undip’ adalah kata yang tidak jelas dan tidak definitif, karena mahasiswa Undip umum punya banyak klasifikasi dan masingmasing mempunyai cara pendekatan sendiri-sendiri.

IX.

KEPANITIAAN Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.

Terdiri dari : Pelindung

:

Penanggung Jawab

:

Penasehat (jika perlu)

:

Steering Committe

:

Organizing Committe Ketua Panitia

:

Wakil (jika perlu)

:

Sekretaris

:

Bendahara

:

20

Sie. Acara

:

Sie. Konsumsi

:

Sie. Peralatan & Perlengkapan : Sie. Dekorasi & Dokumentasi

:

Sie. Humas & Publikasi

:

Sie lainnya yang dirasa perlu

:

X.

SUSUNAN ACARA Berisi tentang rencana urutan jalannya acara tersebut, atau bisa juga berupa jadwal kegiatan.

XI.

RENCANA ANGGARAN Berisi estimasi

rencana kebutuhan dana keseluruhan acara. Sehingga dapat

digunakan sebagai acuan untuk perencanaan pengeluaran di semua bagian acara.

Contoh : Rencana Anggaran Dana A. Pengeluaran 1. Perlengkapan (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

2. Konsumsi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

3. Acara (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

4. Publikasi dan Humas (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

21

5. Dokumentasi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

6. Dekorasi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

7. Keamanan (untuk acara tertentu) Jumlah

Rp

8. Transportasi (untuk acara tertentu) (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

9. Kesekretariatan (Rincian)

Rp Jumlah

10. PPPK

Rp

(untuk acara tertentu) Jumlah

Total

Rp Rp

B. Pemasukan (Rincian)

Rp

Total XII.

Rp

LAYANAN INFORMASI Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk

segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2-3 orang saja, biasanya ketua panitia dan ketua sie humas).

XIII.

PENUTUP Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan.

22

KETERANGAN : a.

Proposal arsip dan untuk rektorat sesuai denga format resmi yang tertera di atas.

b.

Proposal untuk sponsor atau donatur dapat menggunakan desain sesuai dengan desain kreasi masing-masing Departemen, tetapi tetap mengacu pada format yang tertera di atas.

D. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

1.

Cover LPJ Format desain dan cover laporan pertanggungjawaban bebas, asal sopan, menarik dan sesuai dengan standar kesekretariatan BEM FH UNDIP.

1.1. Nomor LPJ NO. LPJ( No/Kode LPJ/Klasifikasi/BEM-FH UNDIP/bulan/tahun ) Keterangan : No

:Terdiri dari tiga digit,

Kode

: Kode LPJ(sesuai jenis kegiatan)

Klasifikasi

: Sesuai dengan Departemen/ Penanggung Jawab

BEM-FH UNDIP : Nama lembaga yang menaungi Bulan

: Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun

: Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

a. Kode Proposal A : Untuk kegiatan rutin B : Untuk kegiatan insidental C : Untuk kegiatan kepanitiaan D : Untuk kegiatan non kepanitiaan b. Klasifikasi

23

1) Departemen Hukum dan Kebijakan Publik

: HKP

2) Departemen Pemberdayaan Perempuan

: PP

3) Departemen Hubungan Antar Lembaga dan Masyarakat

: HAMAS

4) Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia

: PSDM

5) Departemen Pengembangan Karir Mahasiswa

: PKM

6) Departemen Pengabdian Masyarakat

: DIMAS

7) Departemen Pendidikan Penelitian dan Akademik

: PPA

8) Departemen Ekonomi dan Bisnis

: EKOBIS

9) Departemen Minat dan Bakat

: MIKAT

Contoh : NO. LPJ 001/C/MIKAT/BEM-FH UNDIP/V/2013 NO. LPJ 002/D/HAMAS/BEM-FH UNDIP/IX/2013

2.

Format LPJ

2.1. Lembar Pengesahan LEMBAR PENGESAHAN (Cambria, 12, Bold, spasi 1,5) Nama Kegiatan (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) Nama kegiatan yang akan dilaksanakan Bentuk Kegiatan Bentuk kegiatan tersebut Penaggung Jawab Nama Ketua BEM FH UNDIP 2013 Ketua Pelaksana Nama Ketua pelaksana kegiatan Sasaran Kegiatan Pihak-pihak atau individu-individu yang akan menjadi sasaran dari target kegiatan.

24

Jumlah peserta : Waktu Pelaksanaan Berisi hari dan tanggal pelaksanaan acara tersebut.

Tempat Pelaksanaan Berisi tempat pelaksanaan acara tersebut.

Dana Total Kegiatan Dana total yang dibutuhkan untuk kegiatan Sumber Dana Dana Universitas

Rp

Kas BEM FH UNDIP

Rp

Kas DEPARTEMEN

Rp

Sponsorhip

Rp

Donatur

Rp

Total

Rp

+

NB. Untuk urutan dana, dituliskan dari sumber instansi yang tertinggi, yaitu : Universitas, Fakultas, BEM FT, Sponsor, Donatur.

2.2. Halaman Pengesahan Semarang, (Tanggal) (Bulan Menggunakan Huruf) (Tahun)

25

3.

PANITIA XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua Panitia

...................

NIM ..............

Cap Kegiata n

Ketua BEM FH Undip

Kepala Departemen xxx

………………..

NIM………….

……………….

NIM………..

Mengetahui,

Cap Fakulta s

Pembantu Dekan III Fakultas Hukum Universitas Diponegoro

Dosen Pembimbing

Dadang Siswanto, SH. M.Hum NIP 19611131987031002

Untung Sri Hardjanto, SH. MH. NIP 195911161987031002

NB : 1) Pada penempatan ttd, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri.

2) NIP & NIM tidak diakhiri tanda titik.

3.1. Isi LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN 26

KEGIATAN XXX (JUDUL KEGIATAN) I.

KATA PENGANTAR Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.

II.

HALAMAN PERSEMBAHAN Berisi penyampaian kepada siapa laporan pertanggungjawaban tersebut untuk ditujukan. Dapat ditambahkan dengan motto yang digunakan selama kegiatan oleh panitia.

III.

PENDAHULUAN Berisi alasan-alasan yang mendasari pembuatan laporan pertanggungjawaban ini.

IV.

NAMA KEGIATAN Berisi tentang judul kegiatan.

V.

LAPORAN KEGIATAN A.

Persiapan Acara A.1. Pembentukan Kepanitiaan.

A.2. Persiapan Panitia.

B.

Pelaksanaan Acara B.1. Acara Merupakan penjelasan dari rangkaian pelaksanaan kegiatan (acara) pada hari H dari awal hingga akhir kegiatan secara urut dan runtut, bukan susunan acara yang terdapat pada proposal B.2. Kesekretariatan Merupakan laporan seluruh daftar surat masuk dan surat keluar (dengan rincian nomor dan hal) dalam keitan tersebut.

27

VI.

EVALUASI KEGIATAN A.

Panitia Laporan kegiatan dan kendala yang dihadapi ketua panitia, seretaris, bendahara serta dari tiap seksi serta solusi yang telah dilakukan agar kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar.

A.1. Ketua Panitia Laporan

: xxx

Kendala

: xxx

Solusi : xxx A.2. Sekretraris Laporan

: xxx

Kendala

: xxx

Solusi

: xxx

A.3. ......dst.

B.

Peserta Berisi laporan rekapan peserta yang hadir mengikuti kegiatan tersebut.

B.1. Jumlah

:

B.2. Rincian C.

: (lampiran)

Evaluasi Umum Berisi tentang evaluasi kegiatan secara keseluruhan (seluruh kepanitiaan) secara detail dan terperinci.

VII.

LAPORAN KEUANGAN A.

Penggunaan Dana 1. Perlengkapan (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

2. Konsumsi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

28

3. Acara (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

4. Publikasi dan Humas (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

5. Dokumentasi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

6. Dekorasi (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

7. Keamanan (untuk acara tertentu) Jumlah

Rp

8. Transportasi (untuk acara tertentu) (Rincian)

Rp Jumlah

Rp

9. Kesekretariatan (Rincian)

Rp Jumlah

10. PPPK

(untuk acara tertentu) Jumlah

Total B.

Rp Rp Rp

Pemasukan Dana (Rincian dari mana saja dana kegiatan diperoleh)

C. VIII.

Keterangan Rugi atau Laba KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

29

Berisi kesimpulan dari panitia mengenai kegiatan tersebut, dan rekomendasi untuk kegiatan selanjutnya.

Rekomendasi dalam bentuk : a. Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan b. Rekomendasi pembicara c. Rekomendasi tempat pemesanan catering d. Rekomendasi sponsor e. Rekomendasi tempat pemesanan backdrop, spanduk, pamflet, kenang-kenangan, dsb. f. Rekomendasi tempat sewa peralatan, sound system,dsb. g. Rekomendasi lainnya IX.

LAMPIRAN Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti : a. Contact Person yang harus dihubungi atau bagian yang harus dihubungi untuk kegiatan yang sejenis berikutnya b. Daftar Peserta c. Surat keluar dan surat masuk d. Foto kegiatan (foto panitia lengkap, foto saat rapat kepanitiaan, foto lengkap saat hari H kegiatan, dsb) e. Kuitansi atau nota f. Berkas-berkas lain yang dikeluarkan selama kegiatan tersebut berlangsung, misal: 1)

Pamflet open recruitment panitia

2)

Pamflet kegiatan

3)

Term of Reference (TOR)

4)

Curiculum Vitae (CV) pembicara & moderator

5)

Co card panitia & peserta

6)

Makalah

30

7) X.

Sertifikat, dll.

PENUTUP

Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya kegiatan tersebut.

E. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BERKALA 1.

Laporan Pertanggungjawaban Per 6 Bulan LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO (BEM FH UNDIP) 2013 (Cambria, 13 spasi 1,15 Bold)

1.

Kegiatan xxx (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) A.

Proker

A.1. Judul Proker A.2. Tujuan Proker A.3. Target Proker A.4. Parameter Keberhasilan B.

Realisasi Kegiatan dan Evaluasi

B.1. Deskripsi/Bentuk Kegiatan Disebutkan bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan B.2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan B.3. Penanggung Jawab B.4. Jumlah Peserta B.5. Jumlah panitia B.6. Realisasi Dana B.7. Pengarsipan 31

Proposal No. xxx LPJ No. xxx Telah / belum diserahkan pada Sekretaris Kabinet

C.

Kendala dan Rekomendasi

C.1. Kendala C.2. Rekomendasi D.

Kesimpulan Kepala Departemen (Nama Lengkap) NIM ..........

(Cambria, 11, Bold, Underline, spasi 1,15)

2.

Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Tahun

1.1. Cover LPJ Format desain dan cover laporan pertanggungjawaban bebas, asal sopan, menarik dan sesuai dengan standar kesekretariatan BEM FH UNDIP. 1.2. Daftar Isi Daftar Isi 1. Cover 2. Kata Pengantar 3. Daftar Isi 4. Sambutan Ketua BEM FH UNDIP 5. Pendahuluan 6. Struktur Organisasi BEM FH UNDIP

32

7. Laporan Pertanggungjawaban BEM FH UNDIP Departemen Hukum danKebijakan Publik Departemen Pemberdayaan Perempuan Departemen Hubungan Antar Lembaga dan Masyarakat Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia Departemen Hubungan Masyarakat Departemen Pengabdian Masyarakat Departemen Pendidikan Penelitian dan Akademik Departemen Ekonomi dan Bisnis Departemen Minat dan Bakat 8. Penutup 9. Lampiran 1.3. Format LPJ LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS DIPONEGORO (BEM FH UNDIP) 2013 (Cambria, 12 spasi 1,15 Bold) I.

KATA PENGANTAR (Cambria, 11, Bold, spasi 1,5) Berisi kalimat-kalimat pengantar dari staf DEPARTEMEN. (Cambria, 11, spasi 1,5)

II.

VISI DAN MISI F. VISI Visi dari DEPARTEMEN selama satu tahun G. MISI Misi dari DEPARTEMEN selama satu tahun

III.

BIODATA PENGURUS Jabatan Nama Lengkap

: 33

IV.

Nama Panggilan

:

Tempat/Tanggal Lahir

:

Agama

:

Jurusan/Angakatan

:

Alamat Asal

:

Alamat Kos

:

No. HP

:

Amanah lain

:

ARAHAN KERJA Berisi tentang harapan dan fokus arahan kerja selama satu tahun ke depan.

V.

HASIL PENCAPAIAN KERJA Berisi tentang hasil pencapain dari arahan kerja selama satu tahun ke depan.

VI.

REALISASI KEGIATAN

1. JUDUL KEGIATAN Sifat Kegiatan Bentuk Kegiatan Tujuan Sasaran Abstraksi Umum Waktu dan Tempat Target Parameter Keberhasilan PJ

Kegiatan rutin/Insidental/Kepanitiaan/Non Kepanitiaan Disebutkan bagaimana

kegiatan

tersebut

dilaksanakan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan Sasaran pelaksanaan kegiatan Gambaran umum mengenai pelasanaan Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan ini Target dari pelaksanaan kegiatan Parameter keberhasilan yang diharapkan untuk Penanggung jawab dari kegiatan yang telah berlangsung Nama

:

NIM

:

34

Fakultas/Jur : Realisasi Kegiatan Hasil Kegiatan Presentasi

No.HP/Telp : Hambatan, keberhasilan kegiatan, saran Hasil kegiatan terkait dari tujuan awal kegiatan

Keberhasilan Pemasukan : Dana

Pengeluaran :

Rekomendasi

Saldo : Saran untuk pelaksanaan selanjutnya Proposal No. xxx

Pengarsipan

LPJ No. xxx Telah / belum diserahkan pada Sekretaris Kabinet

VII. PENCAPAIAN KUANTITATIF (Pencapaian yang berhasil dilakukan dari kepengurusan BEM FH UNDIP periode 2013 jika ditinjau dari segi kuantitatif dengan cara membandingkan antara jumlah program kerja terlaksana dan yang tidak terlaksana) VIII. PENCAPAIAN KUALITATIF (Pencapaian yang berhasil dilakukan dari kepengurusan BEM FH UNDIP periode 2013 jika ditinjau dari segi kualitatif) IX.

REKOMENDASI UMUM (Masukan atau saran yang penting untuk diperhatikan bagi perbaikan kinerja DEPARTEMEN masing-masing pada kepengurusan selanjutnya)

X.

PENUTUP (Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya kegiatan tersebut 35

36