Wil Oomen

Coffeeshops en een bevooroordeelde Belastingdienst

Goede boekhouding is cruciaal

In de vorige column ben ik ingegaan op de gevolgen van gebreken in de administratie. Bewijslast wordt verzwaard en omgekeerd, absurde schattingen leiden tot hoge aanslagen. Horecaondernemers, en zeker coffeeshophouders, hebben te maken met een bevooroordeelde Belastingdienst.

Een Belastingdienstinspecteur heeft ooit zelfs voor de rechtbank beweert dat het algemeen bekend is dat een horecaondernemer fraudeert! Deze idiote stelling heb ik simpel kunnen weerleggen, maar desondanks heb je wel te maken met deze vooroordelen.

Een coffeeshop kijkt met zijn boekhouding bij voorbaat al tegen een 1-0 achterstand aan.

Het belang van een goede boekhouding is cruciaal. Een belastinginspecteur heeft vaak maar twee gebreken in de administratie nodig om over te gaan tot het schatten van de omzet en het opleggen van hoge aanslagen (en eventueel boeten). Bij een coffeeshop vinden doorgaans vaak controles plaats. Indien dit mocht leiden tot geschillen kan er natuurlijk altijd in bezwaar gegaan worden. Regelmatig worden geschillen bij de rechter uitgevochten. Wij hebben diversen geschillen gewonnen voor een coffeeshopklant, dit brengt echter wel vaak stress en extra kosten met zich mee.

Is het niet beter om problemen te voorkomen in plaats van brandjes blussen?

De administratie van een coffeeshop is een uitdaging op zich. Er bestaan geen inkoopfacturen van softdrugs, terwijl de aankoop bij een leverancier wel gedoogd wordt. Daarnaast mag een coffeeshop slechts 500 gram softdrugs op voorraad hebben, waardoor een leverancier vaak minimaal één keer per dag moet bijvullen. De leverancier zal echter niet altijd bij elke bijvulling betaald worden, waardoor al snel onduidelijkheden kunnen ontstaan tussen de kas- en de voorraadadministratie. Bij een coffeeshop dient de administratie waterdicht te zijn. Op ieder moment moet het kasboek aansluiten met het aanwezige geld en met de voorraadmutaties (in detail). De maximale voorraad dient te allen tijde goed geregistreerd te zijn en mag maximaal 500 gram bedragen. Een stash kan funest zijn. De gemeente is kritisch en trekt een vergunning snel in.

Een goede boekhouding moet afgesteld zijn op de dagelijkse processen.

Een boekhouder is goed op de hoogte van administratieve processen, maar minder van de werkprocessen bij een coffeeshop en de gecompliceerde regelgeving vanuit de overheid. Een coffeeshophouder weet meestal wat minder af van administratieve processen. Soms werken deze twee langs elkaar heen en daar spint de fiscus garen bij. Goede samenwerking tussen boekhouder en ondernemer is dus van belang. De interne processen dienen goed bekend te zijn bij de boekhouder, inclusief de verwerkingen hiervan in het kasboek. Het kasboek heeft meestal de spilfunctie binnen de coffeeshop, of het nu betrekking heeft op omzet softdrugs, of drank en overige inkomsten. De belastingdienst weet tijdens controles altijd de zwakke plekken te vinden en presenteert deze zwakke plekken als administratieve gebreken, terwijl dit niet zo hoeft te zijn.

Waar moet de boekhouding van een coffeeshop aan voldoen?

De boekhouding en de dagelijkse administratie moeten gericht zijn op de eisen die hieraan zijn gesteld. Wat bedoelen wij hiermee? Elke coffeeshophouder is uniek en het is daarom noodzakelijk dat de dagelijkse processen overeenkomen met de weergave in de administratieve stukken. Denk hierbij aan de bijvullingen en betalingen aan leverancier, de voorraadregistratie, de bewaarmogelijkheden van het kasregister, het privé versus personeelsgebruik en andere verstorende factoren. Het verbeteren van de dagelijkse processen in de administratie is een belangrijke eerste stap. Er dient extra aandacht te worden besteed aan de bezettingsregistraties van het personeel, de voorraadregistraties en het kasboek. Het saldo in het kasboek moet overeenkomen met wat daadwerkelijk in de kas aan geld aanwezig is. Er dient pas iets in het kasboek gezet te worden nadat er daadwerkelijk is betaald.

Zorg ervoor dat u samen met de boekhouder controle heeft over de bedrijfsvoering en de administratie, of laat de risico’s inschatten door een specialist. Als u alles op een rij heeft, voorkomt u problemen met de Belastingdienst en kunt u zich concentreren op ondernemen.

Weten is één, bewijzen is twee. Een belastingambtenaar en ook een rechter zijn niet eenvoudig te overtuigen.

Oomen fiscaal onderzoek en advies Mr. Wil Oomen www.oomenfiscaalonderzoek.nl