Metodología del Marco Lógico. Módulo 1
Módulo 1: Proyectos y planificación
Introducción A lo largo de este curso veremos como la aplicación de la teoría administrativa a la formulación y gestión de proyectos, brinda importantes herramientas para sistematizar estas tareas y facilitar el logro de los objetivos planteados. Esto nos llevará al objetivo mismo del curso que es la presentación y manejo de la Metodología del Marco Lógico (MML)1, como una herramienta alternativa para estos fines. La administración o gestión de proyectos debe entenderse como una aplicación de los principios y funciones de la administración para el uso eficiente de recursos. Por lo dicho, resulta altamente recomendable entender las funciones de la administración con el objetivo de dirigir los esfuerzos del grupo hacia el logro de los objetivos de un proyecto. Considero necesario también hacer una breve mención a conceptos que serán empleados a lo largo del curso y me refiero específicamente a los concepto de proyecto y de planificación. En el primer caso, trataremos de llegar a una claridad sobre el significado de este término y a diferenciar distintos tipos de proyectos especialmente aquellos donde se aplicará la metodología que nos convoca. Se hablará también del ciclo de vida de un proyecto y de otros conceptos asociados. En cuanto a la planificación, es mi intención abarcar desde lo general del concepto para llegar suavemente a una aplicación de la planificación que es la Metodología de Marco Lógico. Se presentarán conceptos como planificación estratégica, planificación operativa, planificación por objetivos y finalmente planificación por resultados. Proyectos En términos generales un proyecto está constituido por todo un conjunto complejo de actividades, que son desarrolladas involucrando determinados recursos y en un periodo de tiempo especificado para obtener ciertos beneficios. A menudo nos preguntamos que origina un proyecto. Un proyecto se puede asociar a diversos motivos como la producción de bienes o servicios, la mejora de capacidades en una división o la introducción de nuevas estructuras organizacionales. En términos generales diremos que un proyecto se origina buscando “la resolución de problemas”, “la satisfacción de necesidades” o “el aprovechamiento de oportunidades”. En este momento es válido hacer una mención a lo que son específicamente los proyectos de inversión, porque existe una importante colección de materiales que se refieren a este tema en particular y guardan una estrecha vinculación con la Metodología del Marco Lógico, como veremos a continuación. 1
A lo largo del curso emplearemos la abreviatura MML para resumir la expresión Metodología del Marco Lógico. Para no crear confusiones, al referirnos a la Matriz del Marco Lógico diremos simplemente la Matriz.
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Normalmente un proyecto de inversión está más ligado a la producción de bienes y/o servicios, y la extensa bibliografía que atiende la formulación y administración de este tipo de proyecto, suele introducirnos en las conocidas Fases, que constituyen el ciclo de un proyecto, con los característicos reportes y estudios que en cada una de ellas se generan: 1. Fases de preinversión: En esta etapa se desarrolla desde la concepción de la idea de proyecto hasta el análisis final de los elementos de juicio necesarios para decidir sobre la ejecución del mismo. Aquí se ejecutan las distintas etapas de la formulación del proyecto, que comprende los estudios preliminares (anteproyectos, gran visión), el estudio de pre-factibilidad y el estudio definitivo o de factibilidad. Cada una de estas etapas de la formulación, está vinculada a la siguiente ya que brinda elementos de juicio suficientes para la toma de decisión respecto de la conveniencia de continuar con la etapa posterior de mayor detalle, o desechar el proyecto. 2. Fase de ejecución: Comprende las negociaciones y decisiones sobre financiamiento, estudios definitivos, organización de licitación si correspondiera, construcción de obras, adquisición y montaje de equipamiento, prueba y puesta en marcha del proyecto. 3. Fase de operación: Se refiere al periodo de funcionamiento durante el cual se esperan alcanzar los objetivos que han dado origen al proyecto En proyectos que siguen el ciclo descrito, si bien no suele encontrarse aplicada directamente la metodología del marco lógico como tal, si se emplean algunas de las herramientas de análisis que la integran, que han mostrado a su vez ser de gran utilidad. Si queremos quedarnos con una definición sencilla de proyectos, podemos decir que: Se entiende como proyecto a una serie de actividades orientadas para alcanzar un objetivo claramente especificado, dentro de un periodo de tiempo determinado y un presupuesto definido. Por lo mencionado, un proyecto queda definido a través de la especificación de tres variables: objetivos, recursos y tiempo, lo cual nos permite visualizar el mismo en un espacio tridimensional cuyos ejes de coordenadas representan estas variables (Figura 1). Esta representación muestra muy bien la interrelación entre los factores mencionados. Una modificación de uno de ellos siempre afecta a los otros dos. Por ejemplo, si se amplían los objetivos del proyecto, será necesario evaluar si se requiere más tiempo de ejecución y/o fondos adicionales. El grafico también presenta algunas de las preguntas que nos formularemos al momento de definir las características del proyecto y que serán respondidas mediante el empleo de herramientas de gestión específicamente desarrolladas.
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Objetivos 1. ¿Qué queremos lograr? 2. ¿Lo podemos lograr? 3. ¿Cómo sabemos si hemos alcanzado nuestros objetivos?
Proyecto
Recursos 1. ¿Cuántos recursos necesitamos? 2. ¿De donde vienen esos recursos? 3. ¿Cuándo los necesitamos?
Tiempo 1. ¿Qué tenemos que hacer, quién y cuándo?
Figura 1: El Proyecto y sus herramientas de gestión
De otra forma, podemos visualizar un proyecto como un puente que vincula una situación actual con una situación futura deseada, definiendo un conjunto de actividades que buscan: ! Lograr un juego determinado de objetivos, ! realizarlo dentro de un espacio de tiempo definido, y ! con el empleo de una cantidad de fondos previamente acordada. Así, para la identificación de los objetivos se desarrolla un análisis que permite definir una lógica de intervención, para definir los recursos necesarios se elabora un presupuesto del proyecto y finalmente la dimensión tiempo se ve reflejada en un programa de trabajo. Gestión del ciclo de vida de un proyecto Para comenzar digamos que se entiende por gestión, a la configuración de procesos sociales, con el propósito de alcanzar objetivos concretos. Las funciones de gestión más importantes son: acordar objetivos, planificar, decidir, motivar, organizar, dirigir, controlar e informar. Tanto estas funciones, como las tareas que se derivan de ellas, tienen que ser tenidas en cuenta y asumidas una y otra vez durante todo el proceso de gestión del proyecto. Un instrumento de aplicación corriente en la teoría de administración y que puede servir de orientación para la gestión de proyectos, es el concepto del “ciclo de vida de un proyecto”. Este ciclo comienza con la planificación del proyecto y se extiende hasta que se completan las actividades previstas. Suele dividirse en las fases de identificación (conceptualización), concepción (formulación, planificación, diseño) y ejecución.
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La correcta administración del proyecto, a lo largo de su ciclo de vida, requiere de la aplicación de una serie de herramientas de gestión específicamente diseñadas para cada una de estas etapas. También debe mencionarse que el proyecto evoluciona durante su desarrollo y la administración del mismo debe acompañar esta transformación. Con esto queremos significar que durante la ejecución del proyecto se producen cambios, tanto en las capacidades internas de los recursos que lo ejecutan, como en el entorno donde el mismo se desenvuelve. Esto genera una retroalimentación que hace, de la planificación de proyectos, un proceso que repite sus funciones a lo largo del ciclo de vida planteado. En la bibliografía reciente este proceso se refiere como de planificación iterativa o formación de estrategias. En la Figura 2, se presenta un esquema del Ciclo del proyecto, funciones y tareas de gestión. Entendemos entonces que el proceso en conjunto no se desarrolla en forma lineal, sino que se reanuda una y otra vez, de modo de abordar nuevamente, o profundizar, diferentes cuestiones del análisis, planificación y decisión, empleando los nuevos insumos aportados por la experiencia acumulada. Es así como los objetivos si bien deben ser definidos en la fase de identificación, deberán ser revisados y validados a medida que se ejecuta el proyecto2. Esto significa que las funciones administrativas aplicadas son dinámicas y constantemente se están retroalimentando. En general se entiende que todo lo que se estipula en la planificación debe ser factible y razonable en una situación dada y regir hasta que deba modificarse en virtud de los nuevos conocimientos adquiridos. El punto de partida para efectuar las adaptaciones pertinentes está constituido por la observación, análisis y valoración sistemática de la ejecución (seguimiento y evaluación). No se debe tener en cuenta únicamente lo previsto en el plan original sino también las condiciones relevantes del entorno. Las etapas por la que pasa un proyecto durante su ciclo de vida están estructuradas orgánicamente, sirviendo cada una de ellas de base para el desarrollo de la siguiente. Así la definición del sistema de objetivos, debe ser previa a la determinación de los resultados necesarios para el logro de esos objetivos. De igual forma podemos decir que debe haberse llegado primero a una definición sobre los aspectos fundamentales de la conceptualización del proyecto antes de adoptar la decisión de ejecución, y proceder a suministrar los recursos necesarios. Esto conforma una lógica de ejecución que se expresará diciendo, por ejemplo, que como resultado de la fase de identificación “se ha identificado el sistema de objetivo”, o como resultado de la fase de concepción “se ha elaborado el plan del proyecto” y finalmente como resultado de la fase de ejecución “se han ejecutado las actividades previstas”. Para concluir podemos decir que la Gestión del Ciclo de un Proyecto (Project Cycle Management), es un término empleado para describir actividades de gestión y procedimiento de toma de decisiones que se utilizan durante el ciclo de vida de un proyecto. Esto comprende funciones vitales, roles y responsabilidades, documentación y opciones de decisión.
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En la práctica, para evitar grandes modificaciones en la estructura base del proyecto, se recomienda una definición de objetivos lo suficientemente elástica como para permitir incluir los cambios de contexto que se produzcan durante la ejecución del mismo.
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Todos estos conceptos serán aplicados a lo largo del curso por lo que en este primer contacto con el tema sólo es necesario familiarizarse con la ubicación de los mismos dentro de la secuencia lógica del ciclo del vida de un proyecto. Administración de Proyectos Administrar un proyecto es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo de la vida del mismo, usando técnicas administrativas para lograr el objetivo buscado, dentro de niveles de costos, tiempo y calidad predeterminados. De acuerdo a lo mencionado, la administración de proyectos busca verificar el cumplimiento de los objetivos fijados, optimizando el uso de los recursos aplicados y el tiempo de ejecución considerado. Pero también le competen funciones como las de facilitar la comunicación, resolver conflictos, coordinar la implementación y llevar un adecuado control del mismo. Dentro del marco de un proyecto, las herramientas de gestión, sirven para: ! facilitar el proceso de conceptualización del proyecto brindando una estructura lógica y sistemática para el mismo, ! asegurar que el concepto del proyecto sea comunicado efectivamente y compartido entre todos los actores del proyecto, ! proveer un guía para la implementación del proyecto y facilitar su evaluación, ! y también, para atraer fondos de una manera más eficaz. La administración de proyectos emplea las funciones básicas de la administración que son la planificación, organización, dirección y control. Si bien algunos autores utilizan términos parecidos o presentan un mayor grado de desagregación para trabajar estos conceptos, las funciones básicas son las mismas. La planificación es la función que define las respuestas a las preguntas del ¿Qué hacer? (objetivos), ¿Cómo hacerlo? (estrategias), ¿Cuándo y quién deberá hacerlo? (operación). La organización atiende a la necesidad de agrupar actividades comunes y establecer responsabilidades para las mismas. La dirección persigue el desafío de buscar que los subordinados se identifiquen con los objetivos buscados y contribuyan con eficiencia para alcanzarlos. Finalmente el control es la evaluación de los resultados obtenidos en relación con el plan propuesto. Los conceptos y funciones administrativas aplicadas a proyectos se hallan presentes desde el mismo momento en que el hombre comenzó a vivir en sociedad. Los sumerios (5000 a.c), contaban con registros y controles administrativos a través de la elaboración de inventarios para ejercer el control sobre sus productos almacenados, los egipcios (4000 a.c), introdujeron la planificación del trabajo para encarar la construcción de sus gigantescas pirámides, los hebreos (1400 a.c.), mostraron su capacidad de organización durante su éxodo del reino egipcio con principios claros de delegación de autoridad, siendo finamente los griegos (400 a.c.), quienes en la figura de Jenofonte descubren en la administración un arte que era aplicable a cualquier actividad humana. También se observa que a lo largo del tiempo surgen “escuelas de pensamiento”, que orientan su atención con mayor o menor grado hacia algunas de estas funciones, a partir de lo que la experiencia les ha dejado como valiosa información. Debe entenderse que la manera de 5
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administrar un proyecto es única para cada tipo de proyecto aunque los principios de la administración son comunes, estando siempre presentes en cualquier metodología que se aplique. Para el caso de una organización, la fijación de objetivos junto con la selección de la estrategia para alcanzarlos, se realiza dentro de un contexto más amplio, fijado por la política dentro de la cual la misma se desenvuelve. De esta manera la planificación en una organización, se hace bajo los lineamientos marcados por la visión y la misión establecida para la misma, por lo que la selección de objetivos y la identificación de estrategias se subordinan a estos principios. Lo mencionado se puede mostrar a través del siguiente esquema (Figura 3):
Visión/Misión Objetivos Metas Estrategias Actividades Tareas
Figura 3: Estructura de un plan en una organización
Visión: Se refiere a la ubicación de la organización en escenarios futuros. Debe motivar a la organización a convertirlo en realidad. Misión: Es la razón de ser de la organización, el motivo de su existencia. Contiene la identificación de sus competencias. Objetivos: Definen estados futuros que serán alcanzados por la organización a través del desarrollo de actividades. Metas: Son logros intermedios que en su conjunto permitirán alcanzar el objetivo de mayor jerarquía. Estrategias: Son directrices que orientan el rumbo que tomará la organización. Actividades: Es el conjunto de acciones comunes con un nivel de generalización definido. Tareas: Hechos individuales y mensurables que se desarrollan para llevar a cabo una acción.
Para ejemplificar esta estructura, tomemos el caso de una institución deportiva donde: Visión: Ser uno de los equipos protagonistas de los torneos nacionales e internacionales. Objetivo: Ganar el próximo certamen nacional. Meta: Ganar el próximo encuentro. Estrategia: Definir un patrón de juego ofensivo a través de una alineación particular. Actividad: Entrenamientos semanales de 4 horas de duración. Tareas: Prácticas de jugadas ofensivas, prácticas de sistemas de defensa, etc. Esta estructura planteada para una organización, será de gran utilidad para comprender los principios que rigen la planificación de proyectos ya que se mantiene esta jerarquía de niveles lo que se conoce como la “lógica de intervención”. En una organización, como en un proyecto, la planificación precede a todas las otras funciones de la administración (organización, dirección y control), las que están diseñadas para soportar el cumplimiento de los objetivos fijados. La planificación y el control son inseparables, ya que la acción no planeada no puede ser controlada, o sea que las tareas de control se ejecutan dentro del marco de referencia que proporciona la planificación. 6
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Lo arriba mencionado puede también esquematizarse de acuerdo a lo que se muestra en el Figura 4. El plan está delimitado por la política de la organización, la que marca el contexto dentro del cual el mismo se desarrolla. Analizando a su vez el nivel de desagregación mostrado desde abajo hacia arriba, podemos decir que un conjunto de tareas integran una actividad que combinada con otras actividades permiten alcanzar las diversas metas que se han trazado en el plan. Este camino constituye la estrategia diseñada para el logro del objetivo fijado.
Lineamientos políticos
Objetivo Lineamientos políticos
Meta 3
Meta 2
Meta 1 Estrategia
Figurao 4: Detalle de un plan en una organización
Llegado a este punto podemos enfatizar que la planificación seguirá una secuencia lógica que contempla las siguientes pasos: Paso 1: Definir el objetivo (¿Qué queremos hacer?). Se realiza a partir de Identificar una necesidad, definir un problema o tener conciencia de una oportunidad. Paso2: Seleccionar una estrategia para lograrlo (¿Cómo vamos a hacerlo?). Se establecen diferentes metas o líneas de acción. Paso 3: Operativizar lo planificado (¿Cuándo, quién, con qué recursos?). Esto se hará a través de un programa de trabajo para determinar actividades, tareas, plazos de ejecución, responsables, recursos, etc. Paso 4: Diseñar un sistema de monitoreo y control (¿Lo estamos logrando?). Para darle seguimiento al plan y poder introducir correcciones a las desviaciones que se presenten.
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Un poco de planificación Una gran debilidad que suele observarse en muchos proyectos es que su formulación evidencia una pobre dedicación en la etapa de planificación. Esta situación se hace crítica cuando el proyecto debe ser presentado ante instancias de financiamiento, las cuales son muy estrictas al momento de evaluar la lógica del diseño del proyecto, desde su estructura de objetivos hasta el sistema de monitoreo diseñado para detectar desviaciones respecto de la planificación original. Las falencias más comúnmente observadas, se concentran en la poca precisión que existe respecto de la selección de objetivos, la definición de una lógica de intervención que no se ajusta con las reales capacidades de ejecución, y la falta de indicadores que permitan reflejar los impactos logrado por el proyecto. Ya estamos introduciendo conceptos específicos de la planificación como lógica de intervención, indicadores, impactos, etc., los cuales serán poco a poco explicados a lo largo del curso y apoyados por los distintos glosarios que recomendaremos para poder consultar estos términos. 3 La planificación es un instrumento fundamental en el diseño conceptual de todo proyecto y comprende el proceso de definir un objetivo y el mejor curso de acción, reflejado en la realización de actividades, para alcanzarlo (estrategia). Planificar significa estudiar anticipadamente los objetivos buscados y sustentar las acciones en planes, formulados y definidos, a partir de los dichos objetivos. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. La naturaleza esencial de la planificación puede explicarse a través de 4 principios básicos: 1. Contribución hacia los objetivos: El propósito de la planificación y de todos los planes derivados de este proceso, es facilitar la consecución de los objetivos de la organización. Los meros planes no aseguran el éxito, y se requiere de la acción para que los mismos funcionen. Los planes pueden dirigir la atención hacia los fines y anticipar que acciones nos pueden llevar hacia el objetivo buscado, descartando aquellas que no son relevantes. Sin planes la acción se transforma en una actividad aleatoria que produce caos. 2. Primacía de la planeación: Si bien todas las funciones administrativas buscan el cumplimiento de los objetivos planteados, la planificación tiene cierta preeminencia ya que por un lado, y como es lógico, precede al resto y resalta porque sirve para establecer los objetivos que guiarán el resto de los esfuerzos de la administración. 3. Extensión de la planeación: La función de planificación les compete a todos y debe ser una acción participativa. 4. Eficacia de los planes: La eficacia de la planificación se medirá por el valor de su contribución al logro de los objetivos, como compensación de los costos requeridos para hacer funcionar el plan generado.
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Ver al respecto el material presentado en el Anexo 2: “Una pequeña Torre de Babel”
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En este proceso destaca la etapa de fijación de objetivos y la identificación y selección de estrategias para alcanzarlos, entendiendo que la formación de estrategias sigue a la definición de objetivos. Aquí nos enfrentamos a dos conceptos de vital importancia en el desarrollo del curso: la fijación de objetivos y la identificación y selección de estrategias para alcanzarlo. Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Los objetivos sirven para orientar a los actores ya que imprimen su orientación para la acción. Para desarrollar objetivos y una visión de futuro a partir del presente, tenemos que invertir sentimiento, intuición y creatividad. Para retornar del nivel de los objetivos al presente, necesitamos pensamiento analítico, lógica, lenguaje y comunicación. Existen diversos niveles o jerarquías de objetivos. Para el caso de una organización cada departamento tiene definido sus propios objetivos que en su conjunto contribuyen a alcanzar los objetivos de la misma. De igual modo, en un proyecto que busca resolver un problema central, se identifican distintas líneas de acción que deberán ser ejecutadas en forma simultánea. Cada una de ellas persigue su propio objetivo específico y la combinación de ellos permitirá alcanzar el objetivo principal que estaba ligado a la resolución del problema central. Este sencillo párrafo nos permitió definir en forma muy clara lo que veremos más adelante como “jerarquía de objetivos”, concepto que está íntimamente ligado al de “lógica de intervención”. Si bien los objetivos se mantienen constantes durante varios años esto no significa que sean definitivos. Por lo tanto la dirección del proyecto deberá verificar que mantienen su significado, de lo contrario se invierte la dinámica de la orientación por objetivos, los objetivos pierden sus sentidos y en lugar de movilizar paralizan. El cumplimiento del plan se transforma en un fin en sí mismo. La definición de objetivos ocupa un espacio muy importante en el desarrollo de la Metodología del Marco Lógico. Al definirse la situación de partida y reconocer los problemas que deseamos resolver con el proyecto, en sus diferentes categorías, se estructurará una jerarquía de objetivos como metas a ser alcanzadas para la resolución de estos problemas. Existe una metodología de planificación, desarrollada por la Agencia Alemana de Cooperación Técnica (Deutsche Gesellshaft für Technische Zusammenarbeit, GTZ), que se conoce específicamente como la Planificación Orientada a Objetivos (Zielorientierte Projekt Planung, ZOPP). Similar en su concepción a la Metodología del Marco Lógico, centra especialmente su atención a la fijación de objetivos y construye el proyecto hacia la obtención de los mismo. Desde fines de los setenta se habla de la administración por objetivos, definida como el proceso por el cual el trabajo se organiza en términos de resultados específicos que habrán de alcanzarse en un tiempo determinado de forma tal que su realización concreta contribuya al logro de los objetivos generales de la organización. Los objetivos deben ser realistas, es decir que deben poder ser alcanzables con los recursos disponibles. Un objetivo constituye la proyección al futuro de una situación que los afectados consideran deseable modificar.
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Se parte de la fijación de objetivos para determinar la dirección estratégica que se le quiere dar al proyecto. Todos los caminos conducen a Roma, pero tengo dos preguntas: ¿Es a Roma adonde queremos ir? Si esto es así, ¿Cuál camino nos conviene tomar? Los nuevos enfoques de la administración de proyectos han depurado estos conceptos e introducido la administración por resultados (Result Based Management), que orienta la administración de proyectos hacia la obtención de resultados. Esto es un ajuste fino del enfoque anterior y será explicado en un anexo que se presentará en el Módulo 2. Brevemente podemos decir que la gestión o administración de proyectos orientada a resultados expande el nivel de responsabilidad del proyecto desde la ejecución de acciones para obtener productos hacia la obtención de los propios objetivos del proyecto. Como también se definirá en dicho anexo, los resultados son entendidos como los efectos directos (objetivos del proyecto) y los efectos indirectos (impactos del proyecto), por lo que la obtención de resultados asegura la obtención de los objetivos del proyecto. Este nuevo enfoque de gestión o administración por resultados responde en realidad a la idea de diseñar proyectos atendiendo al impacto que los mismos van a generar y tuvo más efectos sobre el diseño de los sistemas de monitoreo y evaluación de proyectos que sobre la aplicación de las herramientas de planificación. De esta forma, las funciones de monitoreo y evaluación de proyectos, empezaron a orientarse hacia el logro de los resultados esperados a partir de la realización de acciones. Esta visión se diferencia de la concepción tradicional, que centralizaba el seguimiento y evaluación de proyectos a la misma realización de acciones. Este enfoque surge también como respuesta a las críticas realizadas hacia los procesos de planificación por ser muy poco flexible y sobre la incongruencia de planear a largo plazo ante la poca previsibilidad de los procesos de cambio y la dinámica que estos generan en las condiciones de entorno. Como consecuencias de estos nuevos planteos, se flexibilizaron algunas funciones de la planificación, manteniendo la misma como orientación y prestando mayor atención hacia la obtención de resultados por lo que ahora se habla de proyectos orientados a resultados o impactos. Salvando estas diferencias conceptuales, entiendo que la Metodología del Marco Lógico sigue teniendo un fuerte valor como herramienta para la planificación de proyectos y es perfectamente compatible con este nuevo enfoque. Intentar discutir en este momento sobre diferencias y ventajas de una metodología de planificación y gestión de proyectos orientadas a objetivos frente a una metodología orientada a resultados, resulta muy prematura, por lo que el tema será nuevamente abordado en las clases finales donde se desarrollen conceptos vinculados al monitoreo y evaluación de proyectos.
Estrategias: Dijimos que en el proceso de planificación, una vez identificados los objetivos, se debía definir el mejor curso de acción para alcanzarlos. Esto significa definir una estrategia. Así la planificación se orienta a objetivos y se sustenta en estrategias (medios más convenientes para alcanzarlos expresados en planes y programas). 10
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La estrategia es un plan amplio, unificado, e integrado que relaciona las ventajas de una organización con los desafíos del ambiente, y se las diseña para alcanzar objetivos previamente especificados. Es la respuesta de la administración de un proyecto a su entorno en el transcurso del tiempo y será útil si es consistente con los objetivos establecidos. La estrategia parte del “que lograr” (objetivos) para diseñar el “como lograrlo” (que hacer para lograrlo). Una estrategia debe concentrarse en aquellos objetivos posibles de ser alcanzados en correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. Se habla también de la planificación estratégica, que consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización, y la formulación y puesta en marcha de estrategias, que permitan crear o preservar sus ventajas, todo en función de la misión de la organización, de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles. La definición de estrategias requiere de un análisis interno y un estudio del entorno. El análisis interno significa la evaluación de recursos (financieros, humanos, materiales, etc.), disponibles o necesarios para la ejecución del proyecto. El estudio del entorno consiste en determinar los alcances y límites del sistema económico, político, social y cultural donde se desarrollará el proyecto. Como veremos más adelante, la definición de la estrategia, trae aparejada la identificación de líneas de acción, metas, resultados esperados, actividades, tareas y recursos. Todo esto se reflejará en un Plan Operativo y define lo que se conoce como la lógica de intervención escogida por el proyecto para alcanzar sus objetivos. Normalmente cuando se evalúa el desempeño de un proyecto, suele atenderse a verificar si se cumplieron las metas fijadas, si los tiempos responden con lo originalmente planeado y evidenciar si los hubiera desvíos respecto de los recursos empleados. Pero este análisis no incluye algo que debería considerarse como la principal “lección aprendida” que podemos recoger de la ejecución de un proyecto y se refiere a la evaluación de la planificación a la que fue sujeto el proyecto. Esto se entiende como una evaluación ex-post y brinda mucha información respecto al modo en que se fijaron los objetivos del proyecto, bajo que bases se realizó la selección de la estrategia de intervención y a partir de esto como se seleccionaron las actividades relacionadas. Esto nos permite afirmar que en muchas ocasiones los proyectos nacen con un vicio de origen que los lleva directamente al fracaso porque su formulación no fue adecuada ni realizada de acuerdo a una metodología precisa. Es en este contexto que nace la Metodología del Marco Lógico, MML (Logical Framework Approach), como una de las herramientas de mayor aplicación y éxito en la planificación de proyectos.
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Figura 3: Esquema del ciclo de un proyecto
informar
planificar
motivar
dirigir
Fase de identificación Idea de proyecto
acordar objetivos
informar
organizar
! Analizar la situación inicial ! Definir el sistema de objetivos
motivar
dirigir
Fase de ejecución
Fase de concepción Sistemas de objetivos del proyecto
decidir
planificar
Logro del objetivo / conclusión del proyecto
Plan del proyecto
controlar
acordar objetivos
! Elaborar el plan del proyecto ! Promover la decisión sobre la ejecución del proyecto
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decidir
organizar
controlar
! Operacionalizar lo planificado ! Ejecutar, adaptar y actualizar lo planificado ! Concluir el proyecto
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