UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECÓMICAS ESCUELA DE CONTABIL I DAD
Tema
:
Unidad 7 “El Estudio de la Estructura de Control Interno del Cliente y Evaluación de Riesgos de Control”
Profesor a
:
Lic. Claudia Ferreira Melgarejo
Grupo N°
:
14 (Catorce)
Integran tes
:
Nancy Carolina Avalos Duarte
: : :
Ángela Raquel Bogado Ramos Virina Insfran Cabrera Julio Sergio Carreras Maldonado Rocío Celeste González Gutiérrez José Manuel Lopez Villar Mariajosé Medina Paredes
: : :
AUDITORÍA I Unidad 7 – El Estudio de la Estructura del control interno del cliente y evaluación de Riesgos de Control _____________________________________________________________ _________
1. INTRODUCCIÓN
La Unidad 7 trata sobre el estudio de la estructura del control interno del cliente y evaluación de riesgos de control. Se habla sobre las preocupaciones tanto del cliente como del auditor al momento de diseñar y evaluar un sistema de control interno respectivamente. Se ven los conceptos que hay que tener en cuenta al momento de estudiar la estructura del control interno. Cual debe ser el método utilizado a seguir de acuerdo al tipo de sistema con que se cuenta. Se estudian los componentes de la estructura de control interno, Y por último vemos la evaluación del riesgo por parte de la administración.
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2 . DESARROLLO DEL CUESTIONARIO 1.
¿Cuáles son las preocupaciones del cliente al diseñar un sistema de control interno? Las preocupaciones del cliente al diseñar un sistema de control interno son las siguientes: Confiabilidad
de los informes financieros dirección es responsable de preparar los estados financieros para los inversionistas, los acreedores y otros usuarios. La dirección tiene una responsabilidad legal como profesional para asegurarse que la información se presente en forma imparcial de acuerdo con los requerimientos de información tales como los principios de contabilidad generalmente aceptados. La
Cumplimiento
de las leyes y reglamentos procedentes muchas leyes y reglamentos que tienen que cumplir las empresas. Algunas solo tienen una relación indirecta con la contabilidad. Entre los ejemplos se incluyen las leyes de protección ambiental y derechos civiles. Otras están muy relacionadas con la contabilidad. Entre los ejemplos se incluyen los reglamentos del impuesto sobre la renta y el fraude por parte de la dirección o los empleados. Existen
Eficiencia
y Eficacia de operaciones Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos, incluyendo el personal, a fin de optimizar las metas de la compañía. Una parte importante de estos controles es la información precisa para la toma de decisiones empresariales críticas. Por ejemplo, el precio que se ha de cobrar por los productos se basa en parte en información sobre el costo de la fabricación de los productos. Otra parte importante de la eficacia y eficiencia es la salvaguarda de activos y registros. Los activos físicos de una compañía pueden ser robados, mal utilizados, o destruidos por accidente a no ser que estén protegidos con controles adecuados. Lo mismo se aplica a los valores no físicos tales como las cuentas por cobrar, documentos importantes (contratos confidenciales con el gobierno) y registros (mayor y diarios) Pueden destruirse grandes cantidades de información almacenada en medios de cómputo como puede ser una cinta magnética si no se tiene cuidado en protegerlos.
2.
¿Cuáles son las preocupaciones del auditor al evaluar un sistema de control interno diseñado por el cliente? Al evaluar un sistema de control interno diseñado por el cliente, el auditor tiene las siguientes preocupaciones: Confiabilidad
de los informes financieros A fin de cumplir con la segunda norma de trabajo de campo, el auditor está en particular interesado en los controles que se relacionan con la primera de las
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AUDITORÍA I Unidad 7 – El Estudio de la Estructura del control interno del cliente y evaluación de Riesgos de Control _____________________________________________________________ _________ preocupaciones de control interno de la dirección: la confiabilidad de los informes financieros. Esta es el área que impacta de forma directa a los estados financieros y sus afirmaciones relacionadas y, por lo tanto, impacta en el objetivo del auditor de determinar que los estados financieros se presentan con razonabilidad. No es probable que los estados financieros reflejen correctamente los principios de contabilidad generalmente aceptados si los controles que afectan la confiabilidad de los informes financieros no son adecuados. Por otra parte, los estados financieros pueden presentarse con racionabilidad aun cuando los controles de la compañía no promuevan la eficacia y eficiencia en sus operaciones. Los auditores tienen gran responsabilidad de descubrir el fraude cometido por parte de la administración y de los empleados y, en menor medida, ciertos tipos de actos ilegales. Por lo tanto, los auditores también se preocupan por los controles del cliente sobre la salvaguarda de activos y el cumplimiento con las leyes y reglamentos procedentes si afectan la razonabilidad de los estados financieros. Énfasis
en los controles sobre clases de operaciones énfasis principal que hacen los auditores es en los controles sobre tipos de operaciones y no sobre saldos en cuentas. Por ejemplo, si los productos vendidos, unidades embarcadas o precios de venta están mal en la facturación a clientes por ventas, habrá errores tanto en las ventas como en las cuentas por cobrar. Si los controles son adecuados para asegurarse que la facturación, las entradas de efectivo, las devoluciones sobre ventas y las rebajas y los débitos son correctos, es probable que sea correcto el saldo final en las cuentas por cobrar. En el estudio de la estructura de control, los auditores se preocupan principalmente por los objetivos de auditoria relacionados con operaciones. En la tabla se ilustra el desarrollo de los objetivos de auditoría relacionados con operaciones de ventas. Durante el estudio de la estructura de control interno del cliente y la evaluación del riesgo de control, el auditor no ignora, sin embargo, los controles internos sobre los saldos de cuenta. Es probable que el auditor realice una evaluación independiente sobre si la administración ha instrumentado controles internos para cada uno de los tres objetivos de auditoria relacionados con saldos. El
3. ¿Quien es el responsable de preparar los estados financieros? La dirección es la responsable de preparar los estados financieros para los inversionistas, los acreedores y otros usuarios 4. ¿Para que el Auditor debe entender la estructura de control interno? El auditor debe lograr entender de manera suficiente la estructura de control interno para planear la auditoria y determinar la naturaleza, programación y alcance de las pruebas que han de realizarse. 5. ¿Cual es el área que impacta de forma directa a los estados financieros? 3 _______________________________________________________________________________ _______ Grupo N° 14 – Responsable: Nancy C. Avalos Duarte Email: carol1905@hotmail.com Telef.: 0983-380485
AUDITORÍA I Unidad 7 – El Estudio de la Estructura del control interno del cliente y evaluación de Riesgos de Control _____________________________________________________________ _________ El área que impacta de forma directa a los estados financieros y sus afirmaciones relacionadas es la confiabilidad de los informes financieros y, por lo tanto, impacta en el objetivo del auditor de determinar que los estados financieros se presentan con razonabilidad. 6. ¿De que depende la precisión del resultado del sistema de contabilidad (saldos de cuentas)? La precisión del resultado del sistema de contabilidad (saldos de cuentas) depende en gran medida de la precisión de los insumos y procesamiento (operaciones) 7. ¿Cuáles son los Objetivos de Auditoria relacionados con operaciones – formato general? Los objetivos de Auditoria relacionadas con operaciones - formato general son los sgtes: -Existen las operaciones registradas (existencia) -Las operaciones registradas existentes se registran (integridad) -Las operaciones registradas se indican en los montos correctos (precisión) -Las operaciones se clasifican adecuadamente (clasificación) -Las operaciones se registran en las fechas correctas (oportunidad) -Las operaciones registradas se incluyen adecuadamente en el archivo maestro y se -resumen adecuadamente (asentamiento y resumen) 7. ¿Cuáles son los Objetivos de Auditoria relacionados con operaciones – de ventas? Los objetivos de Auditoria relacionadas con operaciones - de ventas son los sgtes: -Las ventas registradas son de embarques hechos a clientes no ficticios -Se registran las operaciones de ventas existentes -Las ventas registradas son por el monto de productos embarcados y se facturan y registran adecuadamente -Las operaciones de venta se clasifican adecuadamente -Las ventas se registran en las fechas correctas -Las operaciones de ventas se incluyen adecuadamente en los archivos maestros y se resumen adecuadamente 8. ¿Cuales son los conceptos más importantes en el estudio de la estructura del control interno? Los conceptos más importantes en el estudio de la estructura del Control Interno son los sgtes: _ Responsabilidad de la administración La administración, y no el auditor, establece y conserva los controles de la entidad. Este concepto es consistente con el requerimiento que la administración, y no el auditor, sea responsable de la preparación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. _ Garantía razonable 4 _______________________________________________________________________________ _______ Grupo N° 14 – Responsable: Nancy C. Avalos Duarte Email: carol1905@hotmail.com Telef.: 0983-380485
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Una compañía debe desarrollar una estructura de control interno que proporcione una garantía razonable, pero no absoluta, que los estados financieros se presentan con razonabilidad. Las estructuras de control interno las desarrolla la dirección después de considerar tanto los costos como los beneficios de los controles. A menudo la administración no está dispuesta a instrumentar un sistema ideal dado que los costos son muy altos. Por ejemplo, no es razonable esperar que la administración de una compañía pequeña contrate a varias personas adicionales para el departamento de contabilidad a fin de lograr una pequeña mejoría en la confiabilidad de los datos contables. A menudo es menos caro solicitar a los auditores que hagan una auditoria más desarrollada que el incurrir en mayores costos de control interno.
_ Limitaciones inherentes Una estructura de control interno no puede considerarse como totalmente eficaz, independiente del cuidado que se tenga en su diseño e instrumentación. Aún cuando el personal de sistemas desarrolla un sistema ideal, su eficacia depende de la competencia y confiabilidad de la gente que lo utilice. Por ejemplo, supongamos que se desarrolla con cuidado un procedimiento para el conteo del inventario y se requieren dos empleados para hacer el conteo cada uno por su lado. Si ninguno de los empleados entiende las instrucciones o si ambos no tienen cuidado al hacer el conteo del inventario probablemente estará equivocado. Aún cuando el conteo esté correcto, la dirección podría pasar por alto el procedimiento de instruir a un empleado para que aumente el conteo a fin de mejorar las ganancias reportadas. De igual forma, los empleados podrían decidir exagerar las cuentas en forma intencional a fin de cubrir un robo de inventario por uno de ellos o ambos. Cuando uno o más empleados roban activos o cometen errores en los registros recibe el nombre de colusión. Debido a estas limitaciones inherentes de los controles y que los auditores no tienen una garantía más razonable de su eficacia, existe casi siempre cierto nivel de riesgo de control superior a cero. Por lo tanto, incluso con la estructura de control interno mejor diseñada, el auditor debe conseguir hechos de auditoria además de probar los controles para cada cuenta importante de los estados financieros. 9. ¿Quien establece y conserva los controles de la entidad?
La administración es quien establece y conserva los controles de la entidad, es la responsable de la preparación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
10. ¿Cuáles son los componentes de la estructura del control interno? a. El ambiente de control b. Evaluación del riesgo por parte de la administración c. La información contable y el sistema de comunicación d. Actividades de Control e. Monitoreo 5 _______________________________________________________________________________ _______ Grupo N° 14 – Responsable: Nancy C. Avalos Duarte Email: carol1905@hotmail.com Telef.: 0983-380485
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11. ¿En que consiste el ambiente de control? El ambiente de control consiste en acciones, políticas y procedimientos que reflejan las actitudes globales de la administración, directores y propietarios sobre el control e importancia de una entidad 12. ¿Cuáles son los sub componentes más importante que considera el auditor? Los sub componentes más importantes que considera el auditor son: a) Integridad y los valores Éticos. La integridad y los valores éticos son el producto de las normas éticas y conductuales de la entidad y la forma en que se comunican y se refuerzan en la práctica.
Incluyen las acciones de la administración para eliminar o reducir iniciativas o tentaciones que podrían invitar al personal a participar en actos deshonestos, ilegales o anti éticos. También incluyen la comunicación de los valores de la entidad y normas conductuales al personal a través de declaraciones de política y códigos de conducta. b) Compromiso con la competencia. La competencia es el conocimiento y las habilidades necesarias para cumplir tareas que definen el trabajo individual. El compromiso con la competencia incluye la consideración por parte de la administración de los niveles de competencia para trabajos específicos y la forma en que estos niveles se traducen en requisito de habilidades y conocimientos. c) Filosofía de la administración y el estilo de operación. La administración, a través de sus actividades, proporciona claras señales a sus empleados sobre la importancia del control. Ejemplo: ¿Acaso la administración asume riesgos significativos o adversos? El entender éste y otros aspectos similares de la filosofía de la administración y del estilo operativo da al auditor una idea de su actitud sobre el control. d) Estructura Organizativa. La estructura organizativa de la entidad define las líneas de responsabilidad y autoridad que existen. Al entender la estructura organizativa del cliente, el auditor aprende los elementos administrativos y funcionales de la empresa y percibe cómo se llevan a cabo las políticas y procedimientos relacionados con el control. e) Consejo directivo o comité de auditoría. Un consejo directivo eficaz es independiente de la administración y sus miembros están involucrados y analizan cuidadosamente las actividades de la administración. El comité de auditoria por lo general está a cargo de vigilar el proceso de informes financieros de la entidad y mantiene una comunicación constante tanto con los auditores internos como los externos.
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Esto permite a los auditores y directores discutir los asuntos que podrían relacionarse con cosas tales como la integridad o las acciones de la administración. f) Asignación de autoridad y responsabilidad. Además de los aspectos informales de la comunicación, también son importantes los métodos formales de comunicación sobre la autoridad, responsabilidad y asuntos similares relacionados con el control. Estos podrían incluir métodos tales como memorandos de la alta administración sobre la importancia del control, planes formales organizativos, operativos y descriptivos de puestos de los empleados y políticas relacionadas. g) Las políticas y prácticas de recursos humanos. El aspecto más importante de cualquier estructura de control interno es el personal. Si los empleados son competentes y confiables, es posible carecer de algunos controles y de cualquier manera se tendrá estados financieros confiables. La gente honesta y eficiente es capaz, y se desempeña a un alto nivel aún cuando existan pocos controles que los apoyen. Aún cuando existan muchos otros controles, la gente incompetente o deshonesta reduce a escombros el sistema. Debido a la importancia del personal competente y confiable para tener un control eficaz los métodos mediante los cuales se contrata, evalúa, capacita, promueve y compensa a las personas son una parte importante de la estructura de control interno.
13. Que es la competencia Es el conocimiento y las habilidades necesarias para cumplir tareas que definen el trabajo individual 14. Quien define las líneas de responsabilidad y autoridad Las líneas de responsabilidad y autoridad son definidas por la estructura organizativa 15. Cual es la función del Comité de auditoria Esta a cargo de vigilar el proceso de informes financieros de la entidad y mantiene una comunicación constante tanto con los auditores internos como los externos. 16. Cual es el aspecto más importante de cualquier estructura de control interno El aspecto más importante de cualquier estructura de control interno es el Personal 17. Que es la evaluación del riesgo para informes financieros
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AUDITORÍA I Unidad 7 – El Estudio de la Estructura del control interno del cliente y evaluación de Riesgos de Control _____________________________________________________________ _________ Es la identificación y análisis de riesgo relevante que hace la administración para la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por ejemplo, si una compañía a menudo vende productos a un precio menor al costo de inventario debido a los rápidos cambios tecnológicos, es esencial que la estructura de control interno incluya controles adecuados para superar el riesgo de sobrevaluar el inventario. La evaluación del riesgo por parte de la administración difiere de, pero está muy relacionada con, la evaluación del riesgo por parte del auditor. La administración evalúa los riesgos como parte del diseño y operación de la estructura de control interno para reducir los errores e irregulares. Los auditores evalúan riesgos para determinar las evidencias necesarias en la auditoria. Si la administración evalúa eficazmente y responde a los riesgos, generalmente el auditor acumulará menos evidencias que cuando la administración no identifica ni responde a los riesgos significativos. ***-.-***
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CONCLUSIÓN En el estudio de la estructura de control interno del cliente y evaluación de riesgos
de control, se pudo establecer que tipo de responsabilidad tiene la dirección, siendo esta legal y profesional a la vez. Que la eficiencia y eficacia de las operaciones, depende no solo de un buen sistema de control interno, sino también de personas capacitadas que puedan realizar las tareas de la mejor manera posible. Porque si se tiene personas no competentes el sistema no servirá para realizar las tareas de forma eficiente y eficaz. Dada estas limitaciones inherentes de los controles y que los auditores no tienen una garantía más razonable de su eficacia, existe casi siempre cierto nivel de riegos e control superior a cero. Por lo tanto, incluso con la estructura de control interno mejor diseñada, el auditor debe conseguir hechos de auditoria además de probar los controles para cada cuenta importante de los estados financieros.
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3.
BIBLIOGRAFÍA
Auditoria, Un enfoque Integral Sexta Edición _ Alvin A. Arens _ James K. Loebbecke
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