Tutorial Google Drive 2015

Google Drive

Almacén online y trabajo colaborativo Rosa Garza Torrijo Colaboradora didáctica T.I.C. Centro de Innovación y Formación Educativa. C.I.F.E. nº 2 “Juan de Lanuza”

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ÍNDICE 1. ¿QUÉ ES GOOGLE DRIVE? 2. REGISTRARSE EN EL SITIO GOOGLE DRIVE CON UNA CUENTA DE GOOGLE. 3. ENTRAR EN EL SITIO GOOGLE DRIVE. 4. PÁGINA DE INICIO PERSONAL 5. DOCUMENTOS: CREAR, SUBIR Y EDITAR 5.1.CREAR NUEVOS DOCUMENTOS 5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE DRIVE 5.3.CÓMO SUBIR UN DOCUMENTO 5.4.COMPARTIR DOCUMENTOS

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1. ¿Qué es Google Drive?

Drive?

Es un servicio de almacenamiento de archivos en línea gratuito, en el que además se pueden crear nuevos documentos y editar y compartir los almacenados.

Guarda, comparte y colabora es su slogan.

Documentos, hojas de cálculo, dibujos y presentaciones disponibles en la Web que permiten a los usuarios modificar archivos simultáneamente y disponer siempre de la versión más reciente. Se pueden editar los trabajos y compartir los documentos.

Dirección: drive.google google.com/ Ventajas: •

Almacenamiento online. Acceso al trabajo en cualquier momento

y en cualquier lugar: Google Drive está alojado de forma segura en la Web, lo que te ofrece la posibilidad de trabajar desde tu puesto de trabajo, en casa, cuando vas de un lugar a otro, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión.

•

Compatible con todos los sistemas operativos: Google Drive

funciona en el navegador de equipos PC, Mac y Linux, y es compatible con formatos comunes de Microsoft Office, como .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con formatos de Openoffice.

•

Archivos fáciles de subir y de compartir: Es posible acceder a los

archivos guardados en Google Drive en todo momento. Además, se realiza una copia de seguridad online de todos los archivos.

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•

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Controles de acceso seguro: Los administradores pueden gestionar

los permisos para el uso compartido de archivos en todo el sistema y los propietarios opietarios de documentos pueden compartir y suspender en cualquier momento el acceso a los archivos.

•

15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta.

2. Registrarse en el sitio Google Drive con una cuenta de Google Hay que dirigirse a la dirección http://drive.google.com y Crear una cuenta o Iniciar sesión con el usuario y contraseña de Google (G-mail, Blogger, Youtube, Sites, Reader),, cualquier cuenta de cualquier aplicación de Google es válida para el resto de aplicaciones. “Una cuenta. Todo Google”

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3. Entrar en el sitio Google Drive Entramos en la página webb: http://drive.google.com Nos encontramos con la página de Inicio y pulsamos ulsamos en Ir a Google Drive

Completamos los datos de dirección y contraseña de nuestro correo electrónico y hacemos clic en Iniciar sesión También podemos acceder desde las otras aplicaciones de Google.

Pinchando

sobre

los

cuadraditos que aparecen en la barra superior a la derecha se despliega el acceso directo a los servicios de Google.

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4. Página de inicio personal Entramos en nuestra página de inicio de Google Drive y desde aquí administraremos nuestro almacén online.

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1

4.1.

Mi unidad

•

Nuevo:

muestra

las

acciones que se pueden hacer en Drive. Crear una carpeta,

subir

archivos,

crear diferentes tipos de documentos

Google

y

crear documentos de las aplicaciones conectadas.

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•

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Mi unidad: muestra todos los documentos del usuario almacenados según su organización o categorías. categorías. Pulsando sobre cada una de las carpetas se mostrarán los archivos incluidos en las carpetas.

•

Compartido conmigo: conmigo muestra los documentos que otros usuarios han compartido con el usuario de la cuenta.

•

Recientes: últimos documentos subidos a Google Drive Driv

•

Destacados: muestra los marcados como importantes

•

Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.

•

Información del espacio utilizado: % de 15 GB

•

Descargar Google Drive: para descargar Drive a un equipo concreto y poder sincronizarlo con Google Drive online.

4.2.

Drive

Para ara ver la barra del menú completa seleccionar un documento o una carpeta y se activarán todas las opciones

•

Drive: vuelve a la página principal del usuario

•

Mi unidad: para crear una nueva carpeta o subir archivos o carpetas completas (esta función no está habilitada en todos los navegadores, funciona bien con Google Chrome) y crear archivos

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nuevos de texto, presentación, hoja de cálculo, cálculo de aplicaciones conectadas.

•

Obtener enlace: dirección url de la carpeta o archivo seleccionado,

desde aquí se puede acceder y cambiar la configuración para compartir.

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•

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Compartir: abre la ventana para configurar las opciones de

archivos o carpetas compartidas. Enlace, permisos de personas y configuración Avanzada.

•

Eliminar: envía a la papelera la carpeta o archivo seleccionado (no

se borra permanentemente, permanece en la papelera hasta que nosotros lo eliminemos de allí).

•

Más acciones: abre una ventana con opciones aplicables a las

carpetas y archivos seleccionados. seleccionados (Abrir con, muestra aplicaciones compatibles para abrir el documento, Carpeta nueva, Mover a, desplaza el archivo o carpeta dentro de Drive, Destacar, Cambiar color, Cambiar nombre, Visualizar detalles, muestra los movimientos dentro de Drive, Descargar)

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•

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Vista de cuadrícula / Vista de lista: lista son los dos modos de mostrar

los archivos o carpetas en la página de Drive •

Ordenar: según estas opciones

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• abre re

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Visualizar / ocultar detalles: una

ventana

información

sobre

mostrando los

Detalles

(propiedades) y las acciones realizadas sobre

el

documento

o

carpeta

ordenadas por fecha y propietario o usuario que comparte el documento.

•

Ajustes:

da

acceso

a

la

Configuración onfiguración general, Descargar Drive, cambiar de versión de Drive y acceder a la Ayuda.

4.3.

Configuración

•

Configuración

General -

Convertir archivos subidos: cuando subimos un archivo a Drive por defecto conserva el formato original (.doc, .xlsx, .ppt) .ppt y no es 14

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editable en Drive. Para editarlo hay que transformarlo en un documento Google, Google esta acción se puede hacer de dos formas: la primera rimera opción, una vez que el archivo está subido, es abrir el documento con Documentos de Google para transformarlo y editarlo, de esta manera duplicaremos el documento en Drive, ya que tendremos un archivo con el formato original y otro con el de Google Docs; la segunda opción es activar la casilla Convertir archivos subidos, subidos, de esta manera solo se subirá un archivo en formato de Google Docs, y el formato original no aparecerá.

-

Idioma: cambia el idioma

-

Densidad: aspecto de Drive

Administrar aplicaciones -

Opciones de aplicaciones conectadas: desde aquí se configura para que la aplicación sea de manera predeterminada la que abra los archivos compatibles con ella. Eliminar la aplicación

-

Conectar más aplicaciones: busca aplicaciones para conectar a través de la cuenta de Google, el usuario tendrá que aceptar las condiciones y conceder permiso de acceso a la aplicación a ciertos 15

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datos de la cuenta de Google. Una vez conectada la aplicación aparecerá en el desplegable de Drive Nuevo / Más.

Más A la hora de crear un nuevo documento con la aplicación conectada Drive nos dirigirá a la aplicación elegida para trabajar con ella sin necesidad de iniciar sesión, ya que nos reconoce reconoce como usuario de Google conectado.

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•

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Descargar Drive:

Google Drive para escritorio es una aplicación que instala una carpeta en el equipo personal llamada también Google Drive y que se sincroniza automáticamente con Google Drive en la Web.

La carpeta creada en el ordenador tiene el mismo funcionamiento funcionamien que cualquier carpeta local, se puede: crear, mover, arrastrar, cambiar el nombre, modificar y eliminar carpetas y archivos dentro de ella.

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Instalar Google Drive en nuestro ordenador es una opción de gran utilidad ya que de esta manera podremos llevar archivos directamente desde nuestras carpetas locales a las carpetas de Google Drive instalado y viceversa, simplemente copiando y pegando o arrastrando los archivos, igual que hacemos con cualquier carpeta o archivo de nuestro ordenador.

El contenido de la carpeta local y la carpeta web de Drive se sincronizan y actualizan a través de la conexión a Internet. Cuando trabajamos en local y nuestro ordenador no tiene internet guardamos los archivos en la carpeta de Drive instalado, esos archivos o cambios se actualizarán de manera automática en el Drive Web cuando nuestro ordenador se conecte a Internet. La sincronización se realizará cada vez que se conecte a la red el ordenador.

Una gran ventaja de este sistema es que desde el ordenador personal se tiene acceso a los archivos de Drive aunque no se tenga conexión a Internet.

También se puede configurar la manera de sincronizar carpetas y archivos.

Ir al icono de Google Drive que aparece en la barra de tareas de la parte inferior de la pantalla del ordenador.

Pinchar sobre él y en el menú de la esquina superior derecha,

, seleccionar Preferencias y activar la casilla

Sincronizar solo algunas carpetas carpe en este equipo.

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Los archivos y carpetas que otros usuarios hayan compartido contigo no se sincronizarán con la carpeta de Google Drive de tu ordenador salvo que los añadas a "Mi unidad" o a las carpetas individuales que hayas sincronizado. sincronizado

•

Ayuda: da acceso a la ayuda de Google Drive

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4.4.

Google

•

Google: redirige a la página de inicio del usuario

•

Buscar en Drive: buscador interno de archivos y carpetas de Mi

Unidad y de archivos compartidos conmigo • •

+Nombre Nombre de usuario: usua conecta con la red social Google+ Acceso a las aplicaciones de Google

•

Notificaciones: avisos de Google+

•

Compartir en Google+: abre una ventana para compartir contenido

web a través de Google+. En la caja en blanco se introduce la url del contenido a compartir, o se puede seleccionar a través de los iconos de la parte inferior (fotos, enlaces, vídeos, eventos, encuestas) y a continuación se introducen los destinatarios, si se comparte algo de manera pública le llegará a todos los contactos ctos que el usuario tenga incluidos en círculos de Google+, si introduce grupos o usuarios concretos, solo les llegará a estos usuarios.

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•

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Avatar / Perfil / Cuenta: acceso al perfil personal de Google y a la

cuenta. Importante: desde aquí se cierra nuestra nuestra sesión en Google Drive. Si utilizamos un ordenador compartido y otro usuario abre Google Drive y hemos olvidado cerrar la sesión accederá a nuestra cuenta.

5. Documentos: crear, subir y editar 5.1. Crear nuevos documentos Con Google Drive es posible realizar todas las tareas básicas de una suite ofimática de escritorio, como crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos, tablas, colecciones, o plantillas. plantillas Pinchamos en Nuevo y elegimos el tipo de documento

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Si, por ejemplo elegimos la primera opción, Documentos de Google (archivo de texto),, se nos abrirá una ventana, con los elementos propios de un procesador de textos con los que podemos dar el formato que queramos a nuestro texto (tamaño de letra, negrita, alineación del párrafo, …) …

Para poner un nombre, nombre o título al documento, pinchar donde dice Documento sin título, y renombrarlo.

Guardar: Google Drive guarda automáticamente todos los cambios que se hacen sobre el documento, no es es necesario guardar manualmente, por lo tanto no encontraremos ningún icono para esta acción de guardar. Una vez terminada la edición cerramos el documento. A continuación veremos cómo nuestro documento aparece en la página de inicio, inicio para editarlo nuevamente nte solo hay que pinchar sobre él y se abrirá nuevamente la ventana de edición.

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5.2. Funciones específicas de Drive: •

Lleva a la página principal del tipo de documento de Google que estamos editando, en este caso de texto, y muestra todos los documentos de este formato.

•

Destacar:: marca el documento.

•

Mover a la carpeta

• •

Comentarios del documento Compartir: abre la ventana para configurar esta función.

Compartir: función Se puede acceder desde diferentes puntos de Drive.

• Descargar o guardar una copia: para ara guardar una copia local de un documento, o descargar el documento en tu equipo, equipo, abre el documento, haz clic en la pestaña del d menú Archivo y seleccionar la opción Descargar archivo como. como Muestra diferentes tipos de formatos de archivo con los que se puede realizar la descarga del documento Google, en el caso de un Google Doc: Doc: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Seleccionar Selecciona un tipo de archivo y hacer clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece para iniciar la descarga. descarga

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• Publicar en la web: hacer público un documento es la manera de compartirlo en la red. Drive permite configurar diferentes permisos para editar / ver el documento a propietario / usuarios concretos / toda la web que veremos más adelante, pero aquí es donde vamos a encontrar el enlace para hacer que alguien visite nuestro documento compartido a través de un hipervínculo y el código HTML para incrustar en los sitios web y llevar el documento ocumento al sitio web.

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• Historial de revisión: El historial de revisión guarda todas las que se han hecho en el texto identificando el autor y la acción realizada.

Para acceder al Historial de Revisión de un documento abierto, o en modo de edición pinchar en Archivo / Historial de revisión y aparecerá a la derecha una ventana con la relación de intervenciones.

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Si se quiere recuperar una versión anterior del documento basta con seleccionarla y se previsualizará el texto, o el documento, tal y como era en ese momento y aparece la opción de Restaurar esta versión. versión Si se restaura una versión no se pierden las posteriores, posteriores, ya que la versión restaurada pasa a ser una nueva versión igual a la elegida que se coloca en primer lugar.

5.3. Cómo subir un documento o carpeta En Google Drive también se pueden almacenar documentos que hemos creado previamente en nuestro pc de manera local 1.

Haz clic en el botón Nuevo situado en la parte superior de la barra

lateral dee la página Lista de documentos y selecciona Subir archivos o Subir 26

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carpeta, se abrirá la ventana para seleccionar el archivo o carpeta y aceptando se iniciará la subida

Aparecerá una ventana en la parte inferior derecha de la ventana del ordenador con el nombre del archivo, el tamaño y la opción para Compartir

5.4. Compartir documentos Por defecto cada documento que subimos o creamos nuevo es un documento privado, para compartirlo hay que configurar los permisos del documento.. Se puede acceder a la configuración de la acción de compartir desde varios sitios: • En el momento de realizar la subida, como acabamos de ver

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• Con el documento abierto en modo de edición, en la barra superior a la derecha.

• En el lugar en el que guarda el documento. Mi unidad / carpeta que contiene el documento: pinchando con el botón derecho del ratón se muestra el menú desplegable de las acciones acci que se pueden realizar sobre el documento, entre las que se encuentran el compartir.

Configuración para compartir: En primer lugar nos aparecerá una ventana sencilla en la que podremos: obtener el enlace para compartir, compartir introducir personas (usuarios de Google) y configurar su permiso para editar, comentar o ver el documento, y acceder a la configuración Avanzada.

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Siempre es aconsejable configurar los permisos desde las opciones Avanzadas

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• Enlace para compartir: url del documento, documento, antes de copiarlo hay que configurar los permisos de privacidad que queremos que tenga nuestro documento.

• Comparte este enlace a través de: correo gmail, google+, facebook, twitter.

• Quien tiene acceso: Cambiar a.

Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede pue

encontrar el elemento y acceder a él, no es necesario iniciar sesión. Para documentos cuya descarga hemos enlazado desde nuestra página web, o blog. b.

Cualquier usuario que reciba el enlace: para aquellos

usuarios a los que nosotros enviemos un correo electrónico ele con la dirección url del documento. c.

No ciertos usuarios: usuarios solo accederán los usuarios que

tengan permiso explícito e iniciando sesión en Google Drive (tienen que tener una cuenta propia).

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Si hacemos un documento público aparece una opción nueva para configurar el permiso que tienen los usuarios sobre el documento; editar, comentar y ver.

•

Es propietario: es el titular de la cuenta

•

Invitarr a personas: se pueden administrar los permisos para editar, comentar

o ver, añadiendo direcciones de correo electrónico que podemos introducir manualmente o desde nuestra lista de contactos, también se puede activar la casilla de notificación por correo electrónico para que aquellas personas con las que queramos compartir el documento reciban un mensaje de aviso de nuestra acción.

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El usuario que abra el enlace podrá editar, editar, comentar o ver el documento.

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