Tutorial Google Drive 2016

Google Drive 2016

Almacén online y trabajo colaborativo Rosa Garza Torrijo Colaboradora didáctica T.I.C. Dirección General de Innovación, Equidad y Participación Dpto. de Educación, Cultura y Deporte Gobierno de Aragón

MANUAL GOOGLE DRIVE Rosa Garza Torrijo. Colaboradora didáctica T.I.C.

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C.I.F.E. “Juan de Lanuza”

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ÍNDICE 1. ¿QUÉ ES GOOGLE DRIVE? 2. REGISTRARSE EN EL SITIO GOOGLE DRIVE CON UNA CUENTA DE GOOGLE. 3. ENTRAR EN EL SITIO GOOGLE DRIVE. 4. PÁGINA DE INICIO PERSONAL 4.1.

MENÚ LATERAL IZQUIERDO / MI UNIDAD

4.2.

BARRA SUPERIOR DRIVE

4.3.

CONFIGURACIÓN

4.3.1.

CONFIGURACIÓN

4.3.2.

DESCARGAR DRIVE

4.3.3.

COMBINACIÓN DE TECLAS

4.3.4.

AYUDA

4.4.

BARRA SUPERIOR GOOGLE

5. DOCUMENTOS: CREAR, SUBIR, EDITAR Y COMPARTIR 5.1.CREAR NUEVOS DOCUMENTOS 5.2.TIPOS DE GOOGLE DOCS 5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE DRIVE DENTRO DE UN DOCUMENTO 5.4.CÓMO SUBIR UN DOCUMENTO O UNA CARPETA 5.5.COMPARTIR DOCUMENTOS

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1. ¿Qué es Google Drive?

Es un servicio de almacenamiento de archivos en línea gratuito, en el que además se pueden crear nuevos documentos y editar y compartir los almacenados.

Guarda, comparte y colabora es su slogan.

Documentos, hojas de cálculo, dibujos y presentaciones disponibles en la Web que permiten a los usuarios modificar archivos simultáneamente y disponer siempre de la versión más reciente. Se pueden editar los trabajos y compartir los documentos.

Dirección: drive.google.com/ Ventajas: 

Almacenamiento online. Acceso al trabajo en cualquier momento

y en cualquier lugar: Google Drive está alojado de forma segura en la Web, lo que te ofrece la posibilidad de trabajar desde tu puesto de trabajo, en casa, cuando vas de un lugar a otro, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión. 

Compatible con todos los sistemas operativos: Google Drive

funciona en el navegador de equipos PC Windows, Mac OS X y GNU/Linux, y es compatible con formatos comunes de Microsoft Office, como .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con formatos de Openoffice. 

Aplicación disponible para dispositivos móviles iOS y Android



Archivos fáciles de subir y de compartir: Es posible acceder a los

archivos guardados en Google Drive en todo momento. Además, se realiza una copia de seguridad online de todos los archivos.

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

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Controles de acceso seguro: Los administradores pueden gestionar

los permisos para el uso compartido de archivos en todo el sistema y los propietarios de documentos pueden compartir y suspender en cualquier momento el acceso a los archivos. 

15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta.

2. Registrarse en el sitio Google Drive con una cuenta de Google Hay que dirigirse a la dirección http://drive.google.com y Crear una cuenta o Iniciar sesión con el usuario y contraseña de Google (G-mail, Blogger, Youtube, Sites, Reader), cualquier cuenta de cualquier aplicación de Google es válida para el resto de aplicaciones. “Una cuenta. Todo Google”

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3. Entrar en el sitio Google Drive Entramos en la página web: http://drive.google.com Nos encontramos con la página de Inicio y pulsamos en Ir a Google Drive

Completamos los datos de dirección y contraseña de nuestro correo electrónico y hacemos clic en Iniciar sesión También podemos acceder desde las otras aplicaciones de Google.

Pinchando

sobre

los

cuadraditos que aparecen en la barra superior a la derecha se despliega el acceso directo a los servicios de Google.

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4. Página de inicio personal Entramos en nuestra página de inicio de Google Drive y desde aquí administraremos nuestro almacén online.

4 2

3

1

4.1.

Menú izquierdo

lateral /

Mi

unidad 

Nuevo: en el desplegable muestra las acciones que se pueden hacer en Drive.

Crear una carpeta nueva, Carpeta, Subir archivos, crear uno de los diferentes tipos de documentos Google: Documentos de Google, procesador de textos, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google, Formularios de Google y

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Dibujos de Google y abrir o

trabajar con las aplicaciones

conectadas y Conectar más aplicaciones 

Mi unidad: muestra todos los documentos del usuario almacenados según su organización o categorías. Pulsando sobre cada una de las carpetas se mostrarán los archivos incluidos en las carpetas.



Compartido conmigo: muestra los documentos que otros usuarios han compartido con el usuario de la cuenta.



Recientes: últimos documentos subidos a Google Drive



Destacados: muestra los marcados como importantes



Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.



Información del espacio utilizado: % de 15 GB. El espacio disponible se comparte con tres aplicaciones: Gmail, Google Drive y Google Fotos. Pinchando sobre el icono de información que aparece al lado de Drive, listará los archivos almacenados en Drive por orden de mayor a menor tamaño. Para gestionar el espacio utilizado en Gmail, eliminar mensajes almacenados.

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

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Adquirir más almacenamiento: muestra los planes de pago para actualizar nuestra cuenta de usuario.



Descargar Google Drive: para descargar Drive a un equipo concreto y poder sincronizarlo con Google Drive online.

4.2.

Barra superior. Drive

Para ver la barra del menú completa seleccionar un documento o una carpeta y se activarán todas las opciones



Drive: vuelve a la página principal del usuario



Mi unidad: abre el mismo menú desplegable que al pinchar sobre Nuevo en el menú lateral. Para crear una nueva Carpeta o Subir archivos o carpetas completas (esta función no está habilitada en todos los navegadores, funciona bien con Google Chrome), crear archivos nuevos de Google de texto, presentación, hoja de cálculo,… y para abrir de aplicaciones conectadas, o conectar nuevas.

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

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Los siguientes iconos aparecen visibles cuando hay una carpeta o archivo seleccionado y muestran las acciones que se pueden hacer sobre ese archivo o carpeta



Obtener enlace: dirección url de la carpeta o archivo seleccionado,

desde aquí se puede acceder y cambiar la configuración para compartir.

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

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Compartir: abre la ventana para configurar las opciones de

archivos o carpetas compartidas. Enlace, permisos de personas y configuración Avanzada. Es aconsejable configurar el modo de compartir un documento desde la configuración Avanzada para ver todas las opciones de una manera más clara. Esta función se explica más adelante.



Eliminar: envía a la papelera la carpeta o archivo seleccionado (no

se borra permanentemente, permanece en la papelera hasta que nosotros lo eliminemos de allí).

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

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Más acciones: abre una ventana con opciones aplicables a las

carpetas y archivos seleccionados. (Abrir con, muestra aplicaciones compatibles para abrir el documento, Carpeta nueva, Mover a, desplaza el archivo o carpeta dentro de Drive, Destacar, Cambiar color, Cambiar nombre, Visualizar detalles, muestra los movimientos dentro de Drive y Descargar)



Vista de cuadrícula / Vista de lista: son los dos modos de mostrar

los archivos o carpetas en la página de Drive

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

Ordenar:

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según

estas opciones

 abre

Visualizar / ocultar detalles: una

información

ventana sobre

mostrando los

Detalles

(propiedades) y las acciones realizadas sobre

el

documento

o

carpeta

ordenadas por fecha y propietario o usuario que comparte el documento.



Ajustes: da acceso a la Configuración general, Descargar Drive,

Combinación de teclas, cambiar de versión de Drive y acceder a la Ayuda.

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4.3.

Configuración



Configuración

abre

la

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ventana

con

opciones

de

configuración: Configuración, Descargar Drive, Combinación de teclas, Ayuda

4.3.1. 

Configuración

Muestra dos opciones para configurar: General y Administrar

aplicaciones

General: acceso a la configuración de algunas funciones o características de Google Drive: Almacenamiento, Convertir archivos subidos, Idioma, Sin conexión, Densidad, Crear una carpeta de Google fotos, Privacidad y condiciones.

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-

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Almacenamiento: información sobre el espacio utilizado y disponible.

-

Convertir archivos subidos: cuando subimos un archivo a Drive por defecto conserva el formato original (.doc, .xlsx, .ppt) y no es editable en Drive. Para editarlo hay que transformarlo en un documento Google, esta acción se puede hacer de dos formas: la primera opción, una vez que el archivo está subido, es abrir el documento con Documentos de Google para transformarlo y 17

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editarlo, de esta manera duplicaremos el documento en Drive, ya que tendremos un archivo con el formato original y otro con el de Google Docs de fecha diferente;

La segunda opción es activar la casilla Convertir archivos subidos, de esta manera solo se subirá un archivo en formato de Google Docs, y el formato original no aparecerá. La desventaja es que el almacenamiento de archivos en formatos originales la desactivamos y al transformar los archivos en Google docs las conversiones no siempre guardan bien las maquetaciones, tipografías, márgenes, imágenes insertadas, tablas, etc. en los documentos. Por este motivo es más aconsejable no activar esta casilla y trasformar los documentos de manera individual, según las necesidades.

-

Idioma: cambia el idioma

-

Sin conexión: (Ver punto 4.4. Descargar Drive) activar esta opción permite trabajar, ver y editar, archivos de Drive cuando no se tenga conexión a Internet. Se creará una carpeta en el equipo

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personal y todos los documentos almacenados se podrán gestionar

en modo local.

-

En el momento en que haya conexión a Internet, el trabajo hecho en local se sincronizará con Drive online y estará disponible en la cuenta del usuario desde cualquier ordenador en el que se conecte a través de un navegador.

-

Para activar o desactivar trabajar sin conexión sólo se puede hacer desde el navegador Chrome. Varias personas pueden utilizar Drive sin conexión en un mismo ordenador, pero cada una de ellas tendrá que iniciar sesión en un perfil de Chrome distinto.

-

Es importante activar el acceso sin conexión en ordenadores personales de uso privado y no en ordenadores públicos o compartidos, ya que si se activa otros usuarios tendrán acceso a los archivos personales.

-

Densidad: aspecto de Drive Cómoda / Normal / Compacta

-

Crear una carpeta de Google Fotos: crea una carpeta a través de la cual se accede a todas las fotos que están almacenados en Drive

-

Privacidad y condiciones: información

Administrar aplicaciones

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-

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Opciones de aplicaciones conectadas: desde aquí se configura para que

la aplicación sea de manera predeterminada la que abra los archivos compatibles con ella. También se puede Desconectar o Eliminar la aplicación de Drive

-

Conectar más aplicaciones: busca aplicaciones para conectar a través de la cuenta de Google, el usuario tendrá que aceptar las condiciones y conceder permiso de acceso a la aplicación a ciertos datos de la cuenta de Google. Una vez conectada la aplicación aparecerá en el desplegable de Drive Nuevo / Más. A la hora utilizar la aplicación o crear un nuevo documento con la aplicación conectada Drive nos dirigirá a la aplicación elegida para trabajar con ella sin necesidad de iniciar sesión, ya que nos reconoce como usuario de Google conectado.

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4.3.2.

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Descargar Drive:

Google Drive para escritorio es una aplicación que instala una carpeta en el equipo o dispositivo móvil personal llamada también Google Drive y que se sincroniza automáticamente con Google Drive en la Web.

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La carpeta creada en el ordenador tiene el mismo funcionamiento que cualquier carpeta local, se puede: crear, mover, arrastrar, cambiar el nombre, modificar y eliminar carpetas y archivos dentro de ella.

Instalar Google Drive en nuestro ordenador es una opción de gran utilidad ya que de esta manera podremos llevar archivos directamente desde nuestras carpetas locales a las carpetas de Google Drive instalado y viceversa, simplemente copiando y pegando o arrastrando los archivos, igual que hacemos con cualquier carpeta o archivo de nuestro ordenador.

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El contenido de la carpeta local y la carpeta web de Drive se sincronizan y actualizan a través de la conexión a Internet. Cuando trabajamos en local y nuestro ordenador no tiene internet guardamos los archivos en la carpeta de Drive instalado, esos archivos o cambios se actualizarán de manera automática en el Drive Web cuando nuestro ordenador se conecte a Internet. La sincronización se realizará cada vez que se conecte a la red el ordenador.

Una gran ventaja de este sistema es que desde el ordenador personal se tiene acceso a los archivos de Drive aunque no se tenga conexión a Internet.

También se puede configurar la manera de sincronizar carpetas y archivos.

Ir al icono de Google Drive que aparece en la barra de tareas de la parte inferior de la pantalla del ordenador.

Pinchar sobre él y en el menú de la esquina superior derecha,

, seleccionar Preferencias y activar la casilla

Sincronizar solo algunas carpetas en este equipo.

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Los archivos y carpetas que otros usuarios hayan compartido contigo no se sincronizarán con la carpeta de Google Drive de tu ordenador salvo que los añadas a "Mi unidad" o a las carpetas individuales que hayas sincronizado.

4.3.3.

Combinación de teclas

Muestra los atajos de teclado para la aplicación Google Drive.

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4.3.4.

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Ayuda:



Acceso a la ayuda de Google Drive

4.4.

Barra superior Google



Google: redirige a la página de inicio del usuario 25

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

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Buscar en Drive: buscador interno de archivos y carpetas de Mi

Unidad y de archivos compartidos conmigo  

Nombre de usuario Acceso a las aplicaciones de Google, pinchando sobre Más

se muestran más aplicaciones de Google



Notificaciones: avisos de Google+

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

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Avatar / Perfil / Cuenta: acceso al perfil personal de Google+, a la

información sobre la política de privacidad de Google y a la configuración general de la cuenta general de usuario en Google. Importante: desde aquí se cierra nuestra sesión en Google Drive. Si utilizamos un ordenador compartido y otro usuario abre Google Drive y hemos olvidado cerrar la sesión accederá a nuestra cuenta.

5. Documentos:

crear,

subir,

editar

y

compartir 5.1. Crear nuevos documentos Con Google Drive es posible realizar todas las tareas básicas de una suite ofimática de escritorio, como crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos, tablas, colecciones, o plantillas.

Pinchamos en Nuevo y elegimos el tipo de documento

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Si, por ejemplo elegimos la primera opción, Documentos de Google (archivo de texto), se nos abrirá una ventana, con los elementos propios de un procesador de textos con los que podemos dar el formato que queramos a nuestro texto (tamaño de letra, negrita, alineación del párrafo, …)

Para poner un nombre, o título al documento, pinchar donde dice Documento sin título, y renombrarlo.

Guardar: Google Drive guarda automáticamente todos los cambios que se hacen sobre el documento, no es necesario guardar manualmente, por lo tanto no encontraremos ningún icono para esta acción de guardar. Una vez terminada la edición cerramos el documento. A continuación veremos cómo nuestro documento aparece en 28

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la página de inicio, para editarlo nuevamente solo hay que pinchar sobre él y se abrirá nuevamente la ventana de edición.

5.2. Tipos de Google Docs: Documento de texto:

Hoja de cálculo:

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Presentación:

Dibujos de Google:

Formulario de Google: diseñado para realizar cuestionarios, merece una explicación por separado.

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5.3. Funciones específicas de Drive dentro de un documento:



Muestra una página con todos los archivos del mismo tipo de documento (texto, cálculo, presentación, dibujo) que se está editando y que están almacenados en la cuenta del usuario de Drive.



Destacar: marca el documento.



Mover a la carpeta

 

Comentarios del documento Compartir: abre la ventana para configurar esta función. Se puede acceder desde diferentes puntos de Drive.

 Archivo / Descargar o guardar una copia: para guardar una copia local de un documento, o descargar el documento en tu equipo, abre el documento, haz clic en la pestaña del menú Archivo y seleccionar la opción Descargar archivo como. Muestra diferentes tipos de formatos de archivo con los que se puede realizar la descarga del documento y aquí vemos la multifuncionalidad y compatibilidad de Google documentos. Seleccionar un tipo de archivo y hacer clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece para iniciar la descarga.

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 Archivo / Publicar en la web: hacer público un documento es la manera de compartirlo en la red.

Drive permite configurar diferentes permisos para editar / ver el documento a propietario / usuarios concretos / toda la web que veremos y explicaremos más adelante, pero aquí es donde vamos a encontrar el enlace para hacer que alguien visite nuestro documento compartido a través de un hipervínculo y el código HTML para incrustar nuestro documento en los sitios web.

Por defecto todos los documentos subidos y creados desde Google Drive son privados, para que sea visible en la red a través de un hipervínculo o un código HTML hay que hacerlo público.

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Una vez publicado ya podremos obtener el enlace o el código de incrustación

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 Historial de revisión: El historial de revisión guarda todas las que se han hecho en el texto identificando el autor y la acción realizada.

Para acceder al Historial de Revisión de un documento abierto, o en modo de edición pinchar en Archivo / Historial de revisión y aparecerá a la derecha una ventana con la relación de intervenciones.

Si se quiere recuperar una versión anterior del documento basta con seleccionarla y se previsualizará el texto, o el documento, tal y como era en ese momento y aparece la opción de Restaurar esta versión. Si se restaura una versión no se pierden las posteriores, ya que la versión restaurada pasa a ser una nueva versión igual a la elegida que se coloca en primer lugar.

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5.4. Cómo subir un documento o carpeta En Google Drive también se pueden almacenar documentos que hemos creado previamente en nuestro pc de manera local 1.

Haz clic en el botón Nuevo situado en la parte superior de la barra

lateral de la página Lista de documentos y selecciona Subir archivos o Subir carpeta, se abrirá la ventana para seleccionar el archivo o carpeta y aceptando se iniciará la subida

Aparecerá una ventana en la parte inferior derecha de la ventana del ordenador con el nombre del archivo, el tamaño y la opción para Compartir

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5.5. Compartir documentos Por defecto cada documento que subimos o creamos nuevo es un documento privado, para compartirlo hay que configurar los permisos del documento. Se puede acceder a la configuración de la acción de compartir desde varios sitios:  En el momento de realizar la subida, como hemos visto anteriormente  Con el documento abierto en modo de edición, en la barra superior a la derecha.

 En el lugar en el que guarda el documento. Mi unidad / carpeta que contiene el documento: pinchando con el botón derecho del ratón se muestra el menú desplegable de las acciones que se pueden realizar sobre el documento, entre las que se encuentran el compartir.

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Configuración para compartir: En primer lugar nos aparecerá una ventana sencilla en la que podremos: obtener el enlace para compartir, introducir personas (usuarios de Google) y configurar su permiso para editar, comentar o ver el documento, y acceder a la configuración Avanzada.

Siempre es aconsejable configurar los permisos desde las opciones Avanzadas

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 Enlace para compartir: url del documento, antes de copiarlo hay que configurar los permisos de privacidad que queremos que tenga nuestro documento.  Comparte este enlace a través de: correo gmail, google+, facebook, twitter.  Quien tiene acceso: Cambiar a.

Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede

encontrar el elemento y acceder a él, no es necesario iniciar 39

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sesión. Para documentos cuya descarga hemos enlazado desde nuestra página web, o blog. b.

Cualquier usuario que reciba el enlace: para aquellos

usuarios a los que nosotros enviemos un correo electrónico con la dirección url del documento. c.

No ciertos usuarios: solo accederán los usuarios que

tengan permiso explícito e iniciando sesión en Google Drive (tienen que tener una cuenta propia).

Si hacemos un documento público aparece una opción nueva para configurar el permiso que tienen los usuarios sobre el documento; editar, comentar y ver. 

Es propietario: es el titular de la cuenta

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

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Invitar a personas: se pueden administrar los permisos para editar, comentar

o ver, añadiendo direcciones de correo electrónico que podemos introducir manualmente o desde nuestra lista de contactos, también se puede activar la casilla de notificación por correo electrónico para que aquellas personas con las que queramos compartir el documento reciban un mensaje de aviso de nuestra acción.

El usuario que abra el enlace podrá editar, comentar o ver el documento.

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