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Como organizar seu departamento de marketing sem gastar dinheiro Conheça 5 aplicativos totalmente gratuitos e como eles são usados aqui na Rock Content

COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO

ÍNDICE >> Introdução 3 >> Aplicativo 1: Evernote 5 >> Aplicativo 2: Asana 8 >> Aplicativo 3: Trello 11 >> Aplicativo 4: Dropbox 14 >> Aplicativo 5: Slack 17 >> Conclusão 20 >> Sobre o autor 21 >> Sobre a Rock Content 22

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COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO

introduÇÃO

Quando você começou a estruturar o departamento de marketing da sua empresa e esboçou os primeiros traços de sua estratégia, deve ter pensado: “Certo, mas o que programas ou aplicativos devo usar para fazer isso da maneira correta?”. Claro que existem soluções pagas que serão maravilhosas, com uma centena de funcionalidades, mas nem sempre uma empresa em um estágio inicial tem dinheiro para investir nisso.

Quando consideramos que alguns desses serviços pagos são essenciais para um negócio - por exemplo, um email corporativo é uma necessidade, assim como um domínio próprio - temos que procurar outras saídas. A boa notícia é que existem dezenas de aplicativos gratuitos que irão te ajudar (e muito!) a organizar, gerenciar e realizar inúmeras tarefas em seu departamento de marketing. Algumas delas são referências em sua

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área, sendo mais bem conceituadas que outras possibilidades pagas.

Nesse white paper, iremos apresentar 6 aplicativos gratuitos que usamos aqui na Rock Content. Mostraremos quem eles são, como eles funcionam e como usamos aqui, em nosso departamento de marketing.

Tudo com um toque e uma opinião bem pessoal. Acreditamos que passando nossa experiência, você possa adaptar da melhor forma para seu negócio e fazer tanto proveito dessas ferramentas como fazemos!

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EVERNOTe

Se você está trabalhando com marketing, você já deve ter notado que as ideias para sua próxima campanha surgem nos momentos mais inusitados. Antes de ir para a cama, quando você acaba de entrar em um ônibus ou até mesmo ao sentar na mesa de um bar e pedir sua primeira cerveja - pessoalmente esse é um dos momentos que mais tenho inspirações. E você irá perder aquela ideia genial para seu próximo ebook? Ou então aquele artigo sensacional que você poderia escrever e aumentar o tráfego do seu blog?

Muitas pessoas irão apostar em bloquinhos de papel ou na famosa anotação em guardanapos de papel - acredite, já usei muito isso. Mas quantas ideias já não foram lavadas quando a calça que guardava aquele papel tão importante foi parar na máquina? Ou aquele copo cheio virou em seu colo e encharcou seu bolso?

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A solução é bem simples: Evernote.

Como ele funciona O Evernote é uma forma de anotar tudo o que você precisa na correria do dia a dia. Ele funciona tanto em seu desktop quanto em seu smartphone ou tablet - o que é essencial para seu melhor uso. Assim que você abrir o aplicativo, ele irá sincronizar todos os seus dados e notas feitas em todas as plataformas que você usa. Assim você sempre terá acesso às suas últimas informações. A capacidade de ter um bloco de notas virtual com tudo o que você já pensou é vital para pessoas que precisam manter seu fluxo de ideias a mil.

Resumindo: o Evernote será seu melhor amigo. Tenha ele tanto no celular quanto no tablet e no computador. Teve uma ideia bem no meio do artigo que está escrevendo? Alt-tab e faça uma nota. Entrou no carro para ir para o almoço de família? Saque o celular e pronto.

Como usamos ele aqui na Rock Nós já falamos do uso do Evernote para não ficar sem ideias para seu artigos. Se você não viu, leia sobre o Método Peçanha de Geração

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Constante de Conteúdo de Primeira™. Então, use e abuse do Evernote para anotar ideias para seus próximos materiais e artigos. Também não deixe de anotar possíveis campanhas e aquela sacada genial para melhorar seus anúncios.

Também use o Evernote para lembrar de temas que você deseja pesquisar. Às vezes, vejo algo que me interessa e acabo esquecendo por ter que fazer outra coisa - como almoçar - antes de olhar mais a fundo. Ele também será util para tomar notas em palestras, apresentações e webinars. O melhor é que você pode compartilhar essas notas com outros colegas, o que facilita bastante na hora de discutir as ideias.

Em conjunto com o Asana e com o Trello, sobre os quais falarei daqui a pouco, o Evernote fica ainda mais poderoso. Você poderá fazer suas listas e depois colocá-las no Asana para não esquecer seus prazos e jogá-las no Trello para se guiar ao longo dos processos. Para quem não tem o hábito de carregar uma agenda ou bloco de notas (ou, como eu, não anda com uma mochila ou bolsa), ter o Evernote no celular é um auxílio imenso.

(A grande verdade é que o Evernote irá te ajudar em toda sua vida. Listas de supermercado, trabalhos de faculdade e até na hora de não perder o contato daquela pessoa super interessante que você conheceu na fila do caixa.)

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Asana

Prazos são uma das coisas mais importantes para um departamento de marketing. E eles nem sempre serão para o dia seguinte ou para a próxima semana. Às vezes, nossos planejamentos são para daqui a dois ou três meses, o que pode levar a um esquecimento problemático.

Agendas de papel costumavam solucionar esse problema, mas elas tem um defeito sério: não apitam quando o compromisso está próximo e não permitem que seus colaboradores fiquem sabendo se aquela tarefa já foi finalizada ou não.

Além disso, é uma falta de educação tremenda pegar a agenda de alguém para anotar um prazo que aquela pessoa precisa se lembrar e você precisa acompanhar. Organizar todos os prazos e acompanhálos de perto é uma das maiores dificuldades que um departamento de marketing pode enfrentar.

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Para isso temos o: Asana.

Como ele funciona Envie tarefas, não emails. O Asana funcionará como uma agenda somada a uma secretária e uma ferramenta de monitoramento, tanto no seu computador quanto no smartphone ou no tablet. Você poderá agendar suas tarefas e colocar seus colaboradores nela. Todos vocês serão avisados quando o prazo estiver chegando e caso o responsável por aquela tarefa a complete, todos serão notificados. É importante salientar que você pode dividir a agenda em projetos, para deixar mais organizado.

Com ele você será capaz de delegar tarefas, manter um controle total sobre prazos e ver quem são os responsáveis por cada tarefa do seu departamento.

Como usamos ele na Rock Aqui, usamos o Asana em conjunto com o Trello para manter a produção de material rico sempre alinhada. Ao tirar uma ideia do Evernote afinal, papel é para os fracos - colocamos um prazo para que ela seja

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desenvolvida. Definimos os responsáveis pela produção e quem irá acompanhar o desenvolvimento. Ai só colocar no Asana. Ele notifica todos os envolvidos sempre que os prazos estão chegando no fim.

Por exemplo: em nosso último ebook, o Guia Completo do Google Analytics, a produção do conteúdo ficou dividida entre o Vítor Peçanha e eu. Para que nenhum de nós dois perdêssemos o prazo de entrega, colocamos duas tarefas no Asana - uma com a parte dele e uma com a minha - e definimos uma data. No dia anterior o Asana me avisou que eu tinha que entregar meus textos e me informou que o Peçanha tinha acado de finalizar a tarefa dele. Ao verificar o Dropbox, pude ver que o texto dele estava lá. Pronto. Abri uma nova tarefa, dessa vez para o lançamento do ebook. Se não fosse por isso, poderia ficar perdido ao iniciar outro projeto e acabar esquecendo que tinha que entregar tais textos naquele dia.

Também uso o Asana para me informar de reuniões e ligações para clientes que preciso fazer. Nem todo o uso precisa ser compartilhado com seus colegas de trabalho. (Na verdade, uso Asana para me avisar das consultas de médico e até de algum compromisso pessoal!)

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Trello

Quem nunca quis ter um quadro branco do lado da mesa de trabalho para ir anotando em que estágio do desenvolvimento de uma tarefa você está? Assim toda vez que seu chefe chegasse perto de você, ao invés de te perguntar como aquele projeto está indo, era só olhar para o quadro e ver. Mas com uma equipe grande ficaria inviável, especialmente na hora de dividir quem faria cada parte.

Delegar cada tarefa e saber em que estágio ela se encontra é um obstáculo a ser vencido, não só pelo departamento de marketing, mas sim por toda a empresa. Acompanhar o desenvolvimento de cada tarefa é muito importante para gestores e parar cada um dos seus colaboradores para que eles apresentem onde eles se encontram em cada projeto toma muito tempo e atrapalha a produtividade.

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Por isso lhes dou a solução: Trello.

Como ele funciona O Trello é um quadro onde você poderá definir suas colunas para os estágios de seus projetos. Em cada coluna, você poderá colocar “cartas” com o que está sendo desenvolvido e migrá-las de acordo com o que foi feito. Além disso, essas “cartas” poderão ser atribuídas a cada pessoa, evidenciando o responsável por aquela tarefa. Complicado? Nada! Mas sem dúvida fica mais fácil vendo como é.

Melhor? É só colocar as colunas como quiser. Por exemplo: Ideia > Em produção > Sendo avaliada > Aprovada > Concluída. Assim, você poderá colocar a ideia de um artigo na primeira coluna e definir seu responsável. Ele ao ver, puxará a “carta” para a coluna Em produção.

Ao terminar colocará em Sendo avaliada e esperará por sua aprovação.

Você revisará o artigo e colocará em Aprovada. Após isso, o responsável irá postar aquele artigo em seu blog e passará a carta para Concluída.

Simples, direto e útil!

Também é possível adicionar comentários à cada tarefa, o que facilita bastante um colaborador opinar no projeto sem interferir no fluxo de trabalho.

Como usamos na Rock Usamos o Trello em quase todos os departamentos aqui na Rock. No Marketing, em especial, ele é ideal na produção dos materiais ricos.

Somado ao Asana, temos um controle completo sobre a produção de um ebook ou de um vídeo. Nossas colunas ficam distribuídas assim:

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(Apaguei nossas “cartas” para ninguém roubar nossos segredos industriais!)

Ao colocar uma carta nova em ideia e delegar para os responsáveis, também criamos a tarefa no Asana para definir os prazos. Conseguimos acompanhar todo o desenvolvimento de algo e, dessa forma, não é necessário interromper ninguém para perguntar como está indo a evolução de um ebook e menos tempo é desperdiçado. Também somase ao fato de que as cartas em “Concluído” servem como um catálogo de tudo que já foi desenvolvido.

O Trello pode ser usado para tudo. Além de usá-lo no trabalho, também usei durante a produção de coisas para a Faculdade e uso para controlar coisas pessoais (como os livros que estou lendo e projetos pessoais como o jogo de tabuleiro que desenvolvo como hobbie!).

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Dropbox

Você já chegou naquele ponto em que está de saco cheio de ter que enviar um anexo com a logo da empresa em vetor? Ou então, compartilhar a capa do ebook para alguém montar a landing page? Ou aquele template usado para as chamadas nas redes sociais? Existem alguns arquivos que todo mundo no departamento precisa ter acesso e ficar enviando email com anexos é muito chato.

Para piorar, alguns arquivos são grandes demais para serem enviados por email. Então é hora de vasculhar todas suas gavetas atrás de um pen drive que funciona e que tenha o tamanho necessário - afinal sempre encontramos aquele velho de guerra que cabem somente 256mb.

Não quer passar por isso nunca mais? Dropbox.

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Como ele funciona O Dropbox é um pasta para armazenamento de arquivos na nuvem (ou seja, na Internet, em um servidor virtual) no qual você poderá armazenar os mais diversos tipos de arquivos e dar acesso a diversas pessoas. Ele funcionará como um depósito para todos os arquivos que precisam ser compartilhados com sua equipe.

Templates de imagens, bases para contratos, ebooks, ícones, vídeos, instaladores de programas, tudo. Se você trabalha em computadores diferentes, tudo será atualizado assim que você conectá-lo à Internet.

Dica: quanto mais pessoas você convidar para usarem o Dropbox, mais espaço disponível você terá. Então saia por ai distribuindo convites.

Afinal nunca você irá dizer “Eu tenho espaço de armazenamento suficiente!”

Ele poderá ser instalado em seu computador, tablet e smartphone! Ou seja, acesse seus arquivos quando quiser e de onde quiser - contanto que você tenha acesso à Internet.

Como usamos ele na Rock Acredito que a primeira pergunta que o Peçanha me fez quando abri o notebook da Rock a primeira vez foi: “Você conhece o Dropbox né?”.

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Pode-se notar a importância dele para a empresa não é? (Ou então ele queria me convidar para ganhar mais espaço). De toda forma, todos os arquivos do marketing da empresa estão lá: templates de ebooks, ebooks prontos, vídeos, imagens, ícones, planilhas, vetores, logos, fotos. Tudo que usamos no nosso dia a dia e um pouco mais.

O Dropbox agiliza muito nossos processos. Só de não ser necessário pedir um arquivo para outra pessoa do departamento já poupa minutos preciosos na correria que desenvolver campanhas de marketing e produzir conteúdo diariamente.

(Claro que eu vou falar que uso o Dropbox na minha vida pessoal também! Nele armazeno todos os projetos pessoais que tenho, atuando como um backup. Agradeço todos os dias por esse aplicativo existir, principalmente depois que tive meu notebook roubado!)

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Slack

Comunicação interna é um problema na sua empresa? Você precisa integrar departamentos diferentes e fazer com que eles conversem mais e compartilhem informações? O GTalk é um fator limitante? Emails para um grupo grande de pessoas são confusos demais? Eu poderia fazer mais uma dúzia de perguntas desse tipo.

Comunicação interna normalmente é subestimada em empresas, especialmente quando a equipe ainda é pequena. Mas quando você começar a contratar pois seu sucesso só cresce, você verá que o grito no escritório já não é mais efetivo e um email com 29 pessoas conversando ao mesmo tempo fica muito zoneado, você irá buscar por uma solução rápida e simples.

Qual? Slack.

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Como ele funciona O Slack é uma plataforma para mensagens em tempo real, que arquiva o que foi discutido e permite que você procure tudo. Ele permite a criação de inúmeros canais, compartilha links e tem inúmeras integrações diferentes - por exemplo, seus desenvolvedores podem integrá-lo ao GitHub e sempre que eles atualizarem algo, será avisado no chat do Slack. Outra integração interessante é com o Asana, que avisará os prazos e as tarefas finalizadas nos canais em que for integrado!

Como todos os outros aplicativos aqui mostrados, você poderá acessálo do seu computador ou dispositivo móvel. Isso permitirá que você esteja conectado com sua equipe 100% do tempo que quiser.

Como usamos ele na Rock Aqui na Rock temos os canais para todos os departamentos, assim como um canal para notícias gerais e um “random” para coisas mais descontraídas (que por incrível que pareça, não é o que mais bomba!).

Nos canais de departamento, compartilhamos novidades e materiais de interesses para aquela área, além de dar avisos específicos para aquele departamento. Cada um deles é integrado separadamente com os outros aplicativos que usa, de forma que tudo fica organizado.

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Ele é especialmente útil para os famosos “home-offices”. Ao ter uma plataforma específica de chat, os home-offices ficam mais organizados e controlados, permitindo uma produtividade altíssima quando essa técnica é adotada.

Outra utilidade são os chats pessoais. Sempre que preciso falar algo com nossa designer ou pedir um favor para um gestor, faço via Slack.

Pode parecer bobo ou algo que um email ou outro chat, como GTalk ou Skype resolveria, mas a funcionalidade de pesquisa do Slack é extremamente útil.

(Esse é o único app que não uso - ainda - na minha vida pessoal. Então vou passar direto para a conclusão.)

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CONCLUSÃo

Organizar seu departamento demanda dedicação e tempo, mas não use orçamento como desculpa! Todos os aplicativos que mostramos aqui são gratuitos - mesmo que contem com versões “premium” pagas - e trazem soluções excelentes para problemas que encaramos diariamente no trabalho. Como vocês viram, a grande maioria deles eu também uso na minha organização pessoal!

Espero que eles ajudem bastante vocês a vencerem os desafios que surgem ao lutar para montar um departamento de marketing bem sucedido. Qualquer dúvida ou sugestão, não deixem de entrar em contato comigo pelo meu email (guido@rockcontent.com). Sou ávido por novas sugestões de aplicativos e ficarei extremamente satisfeito em testar novas opções e depois indicá-las - tanto em artigos no blog quanto em ebooks rápidos como esse - para ajudar ainda mais pessoas.

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sobre o autor Publicitário e eterno estudante de Marketing, Guido Pinto Coelho é viciado em Internet e games e já trabalhou com Veterinária, Agências de Publicidade e Marketing Corporativo (tudo a ver!).

Padawan do Marketing de Conteúdo na Rock Content e sempre buscando novos conhecimentos, é perdidamente apaixonado por futebol (apesar de ser péssimo jogador).

Guido Pinto Coelho

Marketing na Rock Content

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A Rock Content é a empresa líder em marketing de conteúdo no mercado brasileiro. Nós ajudamos marcas a se conectarem com seus clientes através de conteúdo fantástico e blogs corporativos sem monotonia.

Através de nosso serviço de consultoria montamos estratégias de conteúdo para nossos clientes que são executadas pelo nosso time de milhares de escritores freelance qualificados.

Possuímos vários materiais educativos gratuitos e sempre temos algum artigo interessante no blog do Marketing de Conteúdo.

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