HKBVN Lean management

TH E M A

Blad VAN N E DE R L A N D

Lean management

HET KLE INSTE

I N D I T NUMME R Hoe kijk jij naar lean management?

Het geheim van resultaat? Veel kleine stapjes.

Wissel die roze bril in!

61 HKBVN

organisatieadvies, tijdelijk management, mensontwikkeling

HKBVN

3

Voorwoord van Rijnconsult

4

De kracht van goed kijken

6

Verantwoordelijkheid nemen

8

Het geheim van resultaat? Veel kleine stapjes.

10

Het valse geloof in een toverformule

12

Wissel die roze bril in!

14

Vitrine

16

Cases

HET KLE INSTE

Vo o r w o o rd v a n R i j n c o n s u l t Iedereen is geïnteresseerd in succes. Succesvol zijn geeft een goed gevoel en iedereen kan in enige vorm aan succes bijdragen. Als ouder aan het goed opvoeden van je kinderen.

Als teamlid van een sportploeg aan het winnen van wedstrijden. Als vrijwilliger, als medewerker, als leider. Daarom is het helemaal niet verwonderlijk dat er zoveel onderzoek is naar succes. We kijken graag de kunst af. Hoewel er geen gouden formule of geheim voor succes bestaat, is er wel één rode draad terug te vinden die de basis vormt voor succes. Succes komt vooral door focus en een opeenstapeling van veel kleine verbeteringen, immers volhouden loont. Dat blijkt ook uit ons Europees onderzoek naar lean management.

Geconfronteerd met een crisis hoort daar het bekende Japanse spreekwoord bij: “Als je haast hebt, moet je veel kleine stapjes zetten”. Toch een beetje Zen in Nederland.

Huub Torremans

Blad VAN N E DE R L A N D

HKBVN

HKBVN

4

Lean = m ea n n?

De kunst afkijken > Uit het Europees onderzoek van Rijnconsult blijkt dat voor alle organisaties de grootste veranderuitdaging ligt bij ‘veranderen van oud gedrag’, en bij ‘volhouden van veranderingen’. Interessant is dat de top-presteerders óók de grootste

HKBVN

5

De kracht van goed kijken Lean management roept vaak enigszins dubbele gevoelens op. We kennen het begrip nu meer dan 15 jaar.

Vaak volgt na lean ook meteen ‘lean is mean’. Dat roept nogal eens het vooroordeel op dat lean management per definitie samengaat met inkrimpen. In werkelijkheid is de kern van lean management: denken en werken vanuit de toegevoegde waarde voor de klant en vervolgens elimineren van verspilling. Continu verbeteren (Kaizen) is daarbij de centrale gedachte. De toepassing van lean management heeft zich ontwikkeld van een gereedschapskist met instrumenten tot een goed ontwikkelde manier om processen te verbeteren, waarbij je er naar blijft streven alleen die dingen te doen die waarde toevoegen voor de klant. Uiteindelijk gaat het om leiderschap, mensen en management. Lean is een volwaardige en toegankelijke managementfilosofie. Helaas blijven de vooroordelen bestaan!

ambitie hebben voor de komende jaren (we hebben gezien wat kan, dus‌). Opvallend is dat verandering van de rol van het management en inrichting van de organisatie met de waardestroom als uitgangspunt weinig aandacht krijgt. Lean geldt voor de werkvloer en niet voor ons?

HKBVN

6

LEAN PAST NIET BIJ PROFESSIONALS

De kunst afkijken > Uit het Europees onderzoek van Rijnconsult blijkt dat organisaties die méér dan drie tot vijf jaar gericht werken met de principes van

HKBVN

7

Verantwoordelijkheid nemen Mathieu Weggeman schreef het boek met de prikkelende titel ‘Leidinggeven aan professionals? Niet doen!’. Zijn boodschap is: faciliteer de kenniswerkers in plaats van hun werkprocessen alsmaar te plannen en te controleren.

Val ze niet lastig met formulieren, rapporten, regels en procedures, want dan komt de productiviteit en kwaliteit vanzelf.

Het vooroordeel dat lean management niet past bij professionals kunnen we snel terzijde leggen. De professionals kénnen hun werk zo goed, dat het juist handig is om hen centraal te zetten. Zij kunnen kennis en ervaring inbrengen en zichzelf verder ontwikkelen. Het is pas spannend als er omstandigheden zijn waarin medewerkers hun verantwoordelijk niet nemen. Een gedragsonderzoeker van Stichting MEE zei het zó: “Deze werkwijze geeft mij rust, waardoor ik mij volledig kan richten op mijn echte werk”. an Lean management aanzienlijk beter scoren dan andere organisaties. Volhouden dus. Dat vraagt om gedreven management: focus en leiderschap.

lean management aanzienlijk beter scoren dan andere organisaties. Volhouden dus.

Dat vraagt om gedreven management: focus en leiderschap.

HKBVN

8

LEAN GEEFT DE Het geheim van resultaat?

Veel kleine stapjes.

Volgens allerlei goeroes is het eigen werk belangrijk om gelukkig te zijn. We kennen natuurlijk de prediker van Flow: Mihaly Csikszentmihaly.

Flow is een gelukzalig gevoel, waarin je volkomen opgaat in jouw eigen bezigheden. Voor Flow is uitdaging nodig, want met een doel heb je een duidelijk streven en dat leidt tot verbetering. Toch is de reactie vaak: we worden hier heel moe van! Waarom moeten we steeds beter?

Is goed niet goed genoeg? Een zeven moet toch ook wel

De kunst afkijken > Goede resultaten met lean management komen niet vanzelf maar vragen aandacht. De beste presteerders werken met verschillende instrumenten en

HKBVN

ENERGIE AAN ORGANIS ATIE eens kunnen, waarom altijd streven naar die tien? Als er al een geheim bestaat van succes door lean management, dan is het deze: steeds kleine stapjes zetten. Onvermoeibaar.

Verbeteren gaat soms van… au!, Maar daar staat ook wat tegenover. Secretaris-directeur Martin Kuipers van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier: “Angst voor vernieuwing is de belangrijkste drempel om niet continu naar jezelf te kijken. Maar continue verandering is pijnloos.

En het helpt mensen om te groeien.”

passen deze toe op een hoog niveau. Maar dat alleen werkt niet. Naast instrumenten gaat het vooral om het begrijpen en toe kunnen passen van de principes en vanuit persoonlijk leiderschap daar richting aan geven. Dat geeft energie!

9

HKBVN

10

EINDELIJK DE IDEALE OPLOSSING VOOR MIJN PROBLEMEN

De kunst afkijken > Uit het onderzoek van Rijnconsult komt naar voren dat er per sector verschillen zijn in toepassing van lean management. Reduceren

HKBVN

11

Het valse geloof in een toverformule In de politiek geldt het adagium: ‘Je kunt iedereen wel even voor de gek houden. Je kunt een deel van het publiek altijd voor de gek houden.

Maar probeer niet iedereen altijd voor de gek te houden, want dat werkt niet.’ Eigenlijk geldt voor het managen van organisaties precies hetzelfde.

Het komt véél voor dat lean management instrumenten separaat worden ingezet. Dat levert korte termijn resultaten op. Maar het is ook vals geloof in een toverformule. Waarschijnlijk maakt de eigenaar van dat verbeterproces promotie. Mogelijk gaat hij of zij daarna zijn kunstje nog eens uitvoeren.

Maar het effect blijft beperkt. Véél verstandiger is het om te kiezen voor een aanpak waarin instrumenten, filosofie én leiderschap een plaats hebben.

van omsteltijden is een typisch industrie speerpunt. Standaardisatie en verbeteren van keten-management zijn typische prioriteiten in de publieke dienstverlening.

HKBVN

12

OPTIMALISEREN Wissel die roze bril in!

Lean management is geen wondermiddel. Lean bestaat altijd uit een combinatie van verbeteren van de toegevoegde waarde voor de klant, optimaliseren van processen én ontwikkelen van mensen en dat vanuit een lange termijn visie.

De best presterende organisaties vertonen dezelfde karakteristieken: • een heldere lange termijn aanpak; • heldere doelstellingen met prestatie-indicatoren en rapportage daarvan in een hoge frequentie; • management met voorbeeldgedrag en sterk projectmanagement; • focus op een beperkt aantal verbeteringsactiviteiten tegelijk, dáár zo de tanden in vastbijten dat het leidt tot excellente prestaties en vooral terugval voorkomen; • ruimte, tijd en aandacht voor het proces van continu verbeteren en geplande verbeteractiviteiten.

De kunst afkijken > Lean management is succesvol door een combinatie van factoren. Een slimme implementatie van instrumenten is maar een deel van het succes.

HKBVN

ÉN ONTWIKKELEN OPTIMALISEREN

ONTWIKKELEN

Leiderschap bij het management en betrokken mensen vormen de andere helft.

Hoge prestaties hangen vooral samen met kleine verbeteringen, niet met investeringen.

Download de samenvatting van het onderzoek op onze website.

13

HKBVN

VITRINE

14

BOEK

‘Systems Thinking in the Public Sector’ is het nieuwste boek van lean management specialist John Seddon. Psycholoog Seddon is een vooraanstaand systeemdenker, gespecialiseerd in dienstverlening. Hij schreef óók de klassieker ‘Freedom from command and control’ over lean dienstverlening.

CONGRES

Op 18 juni organiseert Rijnconsult samen met INK het lean-INK congres

“Lean management en het INK management model, De Rijnlandse variant”.

Hier worden onder meer de resultaten van het Europees onderzoek gepresenteerd. Bovendien is het dé gelegenheid om de goeroe John Seddon (key note spreker) in levende lijve te zien en te horen. Tijd: van 13.00 uur tot 18.00 uur.

Lokatie: Antropia in Driebergen.

FILM/DVD

De boog kan niet altijd gespannen staan. Als je iedere dag met lean management bezig bent, wil je ook wel eens afstand nemen. De Franse dramafilm ‘Ressources Humaines’ van de regisseur Laurent Cantet is mogelijk een goede keuze. Frank is

afgestudeerd en komt terug naar zijn kleine geboorteplaats om een management-

HKBVN

Kijk ook op onze website

positie in te nemen in het bedrijf van zijn vader. Frank maakt een grote fout wanneer hij met het personeel gaat praten. Het management ontslaat mensen op basis van Frank’s bevindingen. Dat zorgt voor grote problemen tussen het management en de werkvloer. En tussen Frank en zijn vader.

FILM/DVD

Wil je liever lachen? Dan is de Amerikaanse remake van The Office een goede keuze. In de aflevering The Pilot strijkt een documentaireploeg neer ten kantore van Dunder Mifflin. Zij gaan de medewerkers observeren om zo iets op te steken van eigentijds management. We zien vervolgens allerlei verwikkelingen, die heel herkenbaar zijn. Natuurlijk ook de manager die zich uitslooft om alles zo rooskleurig mogelijk voor te stellen.

MANAGEMENT TEAM

Het artikel “Zen en de kunst van het organiseren” uit Management Team geeft

ervaringen van twee ondernemingen met lean management. Dit artikel is ook te downloaden op de website van Rijnconsult.

15

CASE

Stichting MEE West-Brabant We hebben ruime ervaring met de toepassing van lean management in industrie en commerciĂŤle dienstverlening. Dit is een leuk voorbeeld uit een compleet andere omgeving. Wij hebben lean toegepast bij een team gedragsdeskundigen, die allerlei soorten gedragsonderzoek doen.

En ook hier kan lean goed toegepast worden. Standaardisatie van onderzoeksverslagen, vergroten van flexibiliteit van medewerkers, een betere doorstroming (geen wachtlijst), systematisch analyseren van verstoringen en afwijkingen, waardoor continue verbetering dagelijkse praktijk wordt.

18 juni Rijnconsult & INK | Lean management en het INK management model

De Rijnlandse variant | Tijd: 13.00 uur tot 18.00 uur |

Lokatie: Antropia in Driebergen | Meer info: www.rijnconsult.nl

COLOFON

Het Kleinste Blad Van Nederland is een uitgave van Rijnconsult. HKBVN is vooral bedoeld om te inspireren. Achter in HKBVN vindt u over het gekozen onderwerp een lijst met boeken, tips en andere informatiebronnen, vaak met een knipoog. HKBVN verschijnt als het uitkomt. U mag alles kopiĂŤren of verveelvoudigen. Sterker nog: dat zouden we erg leuk vinden. Wilt u ons dat, via onderstaand adres, wel laten weten!

RIJNCONSULT Redactie HKBVN Postbus 233 3990 GA Houten telefoon 030 2984 250 Advies en tekst: Bex*communicatie | Vormgeving: x-hoogte | Drukwerk: Lecturis

Rijnconsult, eigenzinnige mensen.