開場白
一個學術行政組織若要達成任務,需仰賴許多幕
後的行政專員,從中扮演支援者、協助者和服務者的 角色,來協助推動執行各項學術服務業務。學術行政
人員在自己的工作崗位上克盡職責,以謹慎、積極的 態度從事工作,能讓組織團隊的效能倍增,成為不可 或缺的角色。
那麼專業學術行政人員需要具備什麼能力,才能 做好所謂的「學術行政專業」呢?大致來說,學術行 政工作者應具有良好的溝通技巧與協調能力、時間管 理的能力、發現及解決問題的能力等等。而在學術行
政工作中,想妥善運用這些能力需配合一些業務知識, 方能有適宜的表現。
本手冊適用對象為一般新進行政人員,依序介紹
學術行政作業中,「對外聯繫宣傳」、「籌備活動會 議」、「內部文書工作」等行政事務常見的相關指引:
(1)對外聯繫溝通
(2)對外宣傳
(3)籌備學術活動
(4)籌備組織內部會議
(5)撰寫文書報告與簽文
(6)報帳核銷
希望透過此六小節的整理,讓新進的行政人員對
於學術行政工作能有基礎的理解,更順利上手新工 作。不過每個行政組織的人員安排情形各式各樣,上
述這些工作可能分工處理,或者一位行政專員兼任其 中幾項工作,讀者能依自身情形來採用或協助同仁。
此外,本文主要概述行政作業之一般性通則,實際操 作仍須遵循各組織單位的行政規定為主要依據,還請 參酌採取較適宜之方式。
對外聯繫溝通
對外聯繫溝通
學術行政工作指引手冊
身為學術行政組織的一分子,不論是對內成員之 間的溝通,或對外舉辦活動,皆會遇到需要溝通的時
刻。以下說明溝通上常使用的E-Mail聯繫、口頭聯 繫兩種方式的重點,並提供處理爭議事件的留意事項。
1.E-Mail聯繫
(1) 聯繫對象
E-Mail聯絡對象若為老師,通常以其服務單位信 箱為主,如果另留有私人信箱,可以選擇寄此常用信 箱,或兩者同時寄送。若老師之職位較高(例如:副 校長、所長等),
通常會有秘書協助,可一併寄予秘
書,若未能收到回覆,亦可先聯繫秘書。
(2) 書寫E-mail 「主旨」最好能清楚明確,以表達此信主要之目的。
開頭稱謂與問候,建議可稱呼對方的「最高職銜」並
加上簡單問候語「您好」即可,例如:○○○主任您好、
對外聯繫溝通
○○○老師您好。內文欲傳達之最重要事項或需求, 可在郵件開頭五行之內寫完,避免對方閱讀時忽略重
2023/9/28(週四)上午09:08
主旨 寄件者 收件者:Teacher@ntu.edu.tw
副本:Assistant@ntu.edu.tw
人小編
敬邀與談:10/20【國科會人社中心】「寫作工作坊-社科場」
(議程)2023年寫作工作坊人文場.pdf
陳老師您好:
我是國科會人社中心,負責○○○○○○活動的專員人小編,有鑑於...
本工作坊預計於10月20日(五)舉辦,附檔為工作坊議程,地點預計為台北市內適合地點。
敬請您盡量於8/15(二)前回覆是否可以撥冗蒞臨。
敬頌 研安
圖1/書寫E-mail範例。主旨、附件檔案名稱簡明扼要。如有想強 調的重點,也可適當用「紅色」或「粗體」標示。
要訊息。如有想強調的重點,也可適當用「紅色」或「粗 體」標示(如圖1/書寫E-mail範例)。
(3) 寄送E-mail
學術行政工作指引手冊
如需轉知秘書或相關人員時,將其E-Mail貼於 「副本」,以便同時掌握進度。若郵件具有隱私,不讓 他人知道其他收件人,可將其E-Mail貼於「密件副 本」。如欲了解收件者是否已讀取信件,能設定郵件
對外聯繫溝通
讀取回條(如圖2/設定郵件讀取回條)。E-Mail信 件偶有收發漏信或擋信的可能,建議於信末委婉敬附
回信期限,如果期限內未能收到對方的回覆,可視事 情緩急程度再次寄信或去電詢問確認。
檔案郵件插入選項文件格式校閱說明AdobePDF
2023/9/28(週四)上午09:08
傳送敬邀與談:10/20【國科會人社中心】「寫作工作坊-社科場」
收件者:
副本:
密件副本:
Teacher@ntu.edu.tw
Assistant@ntu.edu.tw
圖2/設定郵件讀取回條。可追蹤收信者於開信並讀取後,傳送已 讀取信件的通知給寄件者。
2.口頭與電話聯繫
(1) 使用時機
學術行政工作環境中,一般以E-Mail方式為優
先,如果遇到重要(立即)事項或E-Mail未能取得聯 繫的時候,得以透過電話進行口頭聯繫。
(2) 口頭聯繫他人
若有事項需對外聯繫時,對象如為老師,可利用 其服務單位電話聯絡,或留言請助理等人代為轉達。
聯繫時需注意時間、語氣、禮貌等原則:時間儘量避 開中午休息時段,或先詢問對方是否方便說話;語氣
和緩,勿帶有情緒,若係對方言語不悅,儘可能安撫 或先結束通話為宜;基於禮貌考量,若無法確知聯繫 對象的職級、性別時,建議稱呼「某某老師」、「某某 助理」,而不直接稱呼「某某副教授」、「某某先生/ 小姐」。
(3) 接收外來聯繫
若有外人聯繫自己的單位時,如遇業務承辦人休
假無法即時聯繫對方,先通知共同承辦人接聽處理。
若是不能處理的情況,則請對方留下聯絡電話稍後聯
繫,或請其改以E-Mail聯繫原承辦人。
3.爭議處理
(1) 處理原則
學術行政工作指引手冊
學術行政工作一般可能遇到資訊傳達對方理解不
清楚、對方以過去的經驗欲執行現行之事等等的爭議, 這時平心靜氣的語氣和耐心的解釋是較有效的處理方
對外聯繫溝通
式。但遇到不可理喻或無法溝通的對象時,必要時可 請求他人協助。
(2) 釋疑與爭議信件
業務上如遇其他行政單位來函希望釋疑,應儘可 能準備充分資料與相關佐證附件,並請業務負責主管 確認回覆內容是否得宜,於規定之時日內回覆。如遇 爭議信件(如檢舉信)時,可先與業務負責之主管商 討回應方向,再作回覆。相關案例或聯繫對象,可留 下紀錄供組織內部日後參考。
(3) 溝通說明
行政組織所做成的決議,如遇對方不服而提出異 議時(如申請補助但未獲通過),應先善意說明此決 議之來由,或提供可參考之資料,取得對方的理解。
另一方面,若遇協助行政工作之對象(如審查委員或
諮詢委員),有未遵循規定者,當以委婉適當的口吻 向其說明理由,如對方未能接受或有所反彈,則可留
下紀錄向上呈報。
對外宣傳
行政組織內所提供的各式服務會藉由多元管道進 行宣傳,像是官方網站、電子報或社群媒體(例如:
Facebook、Twitter)等,即時推播各項活動訊息, 有些亦會透過例行性的出版品發行,強化外界對組織
的認識,使資訊及成果交流無遠弗屆。
1.官方網站與電子報
設立官方網站,不僅是傳播的據點,也能營造公
信力,連接更多潛在的溝通對象,內容主要為介紹組 織、發表新訊息與成果、提供聯絡管道等。電子報可
一對一連結受眾,保有聯絡資訊以維持聯繫,編輯上 需留意文字、圖片、版面精簡清晰,也要管控發送頻
率,避免過於頻繁而降低關注或引起反效果。
2.社群媒體(以Facebook、Twitter為例)
視各單位宣傳需求擬訂發文頻率與時間。建議至 少一天發一至兩篇,若小編較為忙碌也可彈性一週發
三次左右,並可參考Facebok推薦的活耀時段,為 粉絲專頁較多人瀏覽的時間,以維持關注度與穩定成 長,亦將訊息分享出去(如圖3、4/Facebok後臺 排程發文)。
1.左側工具列,選擇內容
3.選擇排定時間
學術行政工作指引手冊 人社指南
4.可以自行安排欲發文的時間
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圖文方面,Twitter有字數限制(140字元),儘量 1-2句話內敘述完宣傳內容,圖片以4張為限;Facebook貼文字數與圖片大小相較Twitter有彈性,但 文字也需言簡意賅,圖片清晰適中為主,並都要避免 使用未經授權的文字、圖片。貼文內可適當利用 hashtag標記重要關鍵字,或是tag活動相關人士(如
主持人、主講人等),以提高被搜尋到及曝光的機率。
也可多追蹤國內外重要學者、研究相關機構,並適時
按讚及互動,以提高帳號能見度。發布貼文後1-2小
時、於上班時間內隨時留意回應情形,或每日登入時 確認是否有新留言或訊息(通常系統會通知),並做
適當回應。如遇到具紛爭的言論,先儘量解決對方的 問題,若是無法達成共識,可考慮隱藏其公開的不當 留言,避免影響其他觀眾的感受,如果對方仍持續挑 起爭端,能留下紀錄向上呈報。
3.出版品
相較網站、電子報、社群媒體,發行出版品有較 多篇幅敘述專業知識、科普知識,可保存性和有效時 間較長。出版品的主題、單元能事先安排,如組織的 成果採訪和報導、資訊整理分享等等,依據各單位的
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學術行政工作指引手冊
需求與規劃,可以有電子書或紙本印刷等不同的出版 形式,前者透過網路快速傳播,後者則不受電子設備 之侷限。若採用電子書出版的方式,需留意電腦或手 機版面所呈現的圖文大小、間距與閱讀流暢度,完稿
後,可截取封面及內容精華版面或是單篇主題的簡介, 配合上述的官網、電子報、社群媒體進行發布和宣傳。
對外宣傳
籌備學術活動
籌備學術活動
學術行政工作指引手冊
一場成功的學術活動,有賴經驗豐富的團隊以及 各項事前作業之縝密安排,目前常見的形式為觀眾現 場參與的實體活動,以及觀眾線上參與的與網路活動, 下面說明籌備此兩種活動之流程及各項流程需要注意
1.實體活動
規劃活動、洽借場 地與設備、場勘 <1>
籌備學術活動
2個月前:規劃議程、邀請講者 、建置報名系統
1個月前:宣傳與製作文宣品、 確認細節、經費預算
<2> <3> <4>
1周前:報名通知、當日所需文 件、借支零用金
寄提醒信、人力/設備準 備、場地佈置
(1) 活動前期(6至2個月前)
a.規劃活動
確認活動性質與規劃方向、活動規模、目標受眾, 是否有合辦/協辦單位、預計參與人數、網路直播、 核發「公務人員研習時數」或「研習證明」等。若有
共同合辦單位,需事先協調工作分配細項。
b.洽借場地與設備
依據活動性質及預計參與人數尋找適合的場地,
如有合辦單位可洽詢場地與器材設備資源,需依「教 育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討
(習)會管理要點」辦理。若有網路直播,場地一般有 可能提供有線網路孔自行使用,或可向場地方租用無 線wifi機;如果場地方提供之網路訊號不佳,可詢問 場地方能否請電信公司拉專線,或能否向廠商另外租 借無線wifi機。此外,需留意活動場地是否可以飲食、
有無障礙空間、防疫規範等,並規劃備案場地。注意
場地或相關設備租借費用繳交期限,程序如要上簽文 核定,建議提早準備。
c.場勘
學術行政工作指引手冊
確認場地聲音品質、附近環境及隔音效果,以及 交通資訊、停車資訊、場地動線規劃、座位安排與數 量、用餐地點、場地垃圾處理規範、海報與各種指引 標示之張貼位置、講桌沙發等擺設位置、音控室與麥 克風等安排、影音設備播放與投影測試。
(2) 前置作業(2個月前)
a.規劃議程
籌備學術活動
依據前述規劃方向,由統籌活動學者推薦人選, 安排日期、形式(例如演講、與談、綜合座談、是否
有分組場次)。
b.邀請講者
由承辦人以E-mail邀請確認出席意願,必要時可
副本給推薦人,或直接請推薦人協助另行口頭確認意 願。主持人、講者同意出席後,製作正式邀請函,並 提供活動日期、地點、議程、交通資訊等相關資訊。
c.建置報名系統
確認活動主題、議程及講者簡介文字後,提供美 編人員製作宣傳海報。報名表單依據活動性質儘可能 完整清晰,並附上交通指引的文字說明及圖檔、停車 資訊。
(3) 前置作業(1個月前)
a.宣傳與製做文宣品
約一個月的報名期間可以透過官網公告、發送官
方電子報、社群媒體,如成效不佳,可考慮加強宣傳, 例如安排第二次電子報,
或請相關領域系所、學會、講
者協助轉傳等。另外,此時美編人員尚需設計活動當 日使用的文宣品,包含X型展架、議程海報、桌牌、
名牌,視活動規模設計會議手冊(講者簡介、講員簡
報檔、活動手札、與會者名錄)、橫幅等(如圖5/
活動相關文宣品),並留意印刷廠商排程,建議最晚於
活動前一週收到文宣品。
學術行政工作指引手冊
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b.確認細節
與講者確認活動細節,例如是否用餐及葷素、是 否補助交通費及交通方式、聯絡方式,並索取簡報檔 以提前測試,且詢問直播、錄影、簡報公開等授權項 目、授權同意書。同時能開始訂購餐點,茶點建議為 參與人數的七成至八成數量;便當若可與廠商協調, 當天早上依據報到狀況進行少量增減。如需撰寫活動 報導,要確認撰稿人及撰稿費;若有安排直播,需確 認設備、軟體操作方式。網路會議可使用單位有合作
或購買的軟體(如Webex、googlemeet等),另外 透過會議軟體或串流軟體(如OBS等)能於社群媒體
進行直播串流,讓社群粉絲即時參與並推廣給更多人。
c.經費預算
依據活動規劃,包含講者人數、報名人數、餐點
數量、文宣品數量、外聘人力等進行編列,惟因實際 參與活動人數當天仍有變動可能,編列時仍需保留部 分可運用之空間。
(4) 前置作業(1週前)
報名截止,視情況篩選報名名單並發送錄取通知
學術行政工作指引手冊
換場地,務必提前通知所有與會者。準備活動當日所 需文件,包含場地指引標示、簽到單及現場報名表(如
圖7/講者、與會者等簽到單)與會者名牌、桌牌、 報帳單據、感謝狀等。確認活動需借支零用金項目及
金額,包含餐費、場地費、郵資等,向零用金窗口借支。
20 籌備學術活動
2023/9/28(週四)上午09:08
國科會人社中心
錄取通知:10/20【國科會人社中心】「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」
Student@ntu.edu.tw
您好!感謝您報名參加2023年10月20日(五)「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」, 您已錄取本場活動,您的報名資訊為:
★★重要提醒★★:
活動當天將於09:00開始報到,報到時請告知編號以便加快報到程序。
若您當天因故不克參加,敬請提前來信告知。
******************活動資訊*******************
活動名稱:國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場
活動日期:2023年10月20日(五)
活動地點:XXXOOO
活動網址:https://www.hss.ntu.edu.tw/ ***********************************************
※聯絡人
人小編專員 Email:Rihss@ntu.edu.tw 02-2351-1099
敬祝 順心 國科會人文社會科學研究中心 敬啟
圖6/實體活動錄取通知信件範例。
圖7/講者、與會者等簽到單與現場報名表。簽到單有明確活動標題、時間等活動資 訊,須留有空白處提供報到時親筆簽到。報名名單可依姓氏筆畫、字母順序排 列並標註序號,便於整理亦節省簽到時花費時間。
(5) 活動3天前至當日
a.寄提醒信
學術行政工作指引手冊
寄發會前提醒信給主持人、講員、貴賓、與會者、 工作人員。設計活動問卷。
籌備學術活動
b.人力/設備準備
召開工作會議安排人力,
包括報到處、
照相、錄
音、電腦設備操作。同時需檢核報到處、用餐區、茶點 區、外場指引等會議物品,如活動於外縣市舉辦,可
視需求於活動前寄送會議物品,並提前一天抵達確認。
c.場地布置
活動當天提早場布,若當日時間緊湊,視情形與 場地方協調是否前一天先布置。如有網路直播,先架 好筆電1-2台、視訊鏡頭(或數位攝影機搭配視訊擷
取盒)、腳架,筆電(如圖8的NB2)開啟線上會議軟 體、串流軟體連結鏡頭,然後攝影鏡頭拍攝講者和簡 報;或者只拍攝講者,由筆電(如圖8的NB2)共用 簡報至線上會議、加入串流軟體,同步配合講者切換 簡報檔。
講者 webcam webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
NB2
E化講桌/NB1 投影講者的 PPT至布幕
隨時監控NB1、NB2
註1:此配置之考量是將現場及線上分開,由NB2進行線上共用簡報時,若軟體或網路發生 問題,現場活動仍可繼續進行。
註2:webcam拍攝距離有限且無法縮放調整畫面大小,若預算許可,建議購買數位攝影機 搭配視訊擷取盒等其他裝置。
註3:若收音效果不佳,可考慮外接USB麥克風、指向性麥克風,或外接場地提供之音源線 ,以提高音訊品質。
圖8/實體活動與線上直播並行的方式進行活動之人員配置與操作說明圖。
(6) 會後彙整資料
寄發、回收活動問卷、統計活動人數並分析、蒐 集活動參與意見或建議、檢討活動可改善之處。處理 收據文件,進行核銷帳務。撰寫成果報告或活動報導, 影片剪輯與上傳。
與webcam/數位攝 影機狀況
監控&操作人員
2.網路活動
學術行政工作指引手冊
籌備會議 活動宣傳 前置作業 當日進行 會後彙整 資料
(1) 籌備會議(3-1.5個月前)
籌備學術活動
於活動前3-2個月,詢問籌備者意願來安排會議。
約前一個半月,請籌備者確認日期、預定主題、與談 人選或主持人選,並詢問確定的主題並索取活動簡介、
清晰個人照(建議提供以印刷最低標準,解析度為 300dpi的圖片檔,避免使用制式大頭照),以利宣傳。
(2) 活動宣傳(3-2週前)
活動日3週前,取得以上資料後,設置Google 報名表單、官網暫定的活動頁,將網址提供美編製作 宣傳海報、橫幅。設計完成後於官網上架完整的活動 訊息與視覺圖,並預約電子報時間宣傳。活動日2週 前安排官網最新消息發布、社群平台宣傳。
(3) 前置作業(7-3日前)
a.聯絡籌備者和講者
活動日1週前,製作報帳文件,發信給主持人、
與談人詢問授權同意、並說明活動直播進行方式。若
是在遠端進行視訊,可直接由網路會議室進行對談;
如果主持人和與談人親臨錄影室,則較能有即時對談 的互動效果。
b.初次整理報名訊息和通知
活動3日前,彙整google表單資訊,篩選重複 報名者,向主管及籌備者第一次報告報名概況統計結
果。發送錄取通知給報名者、紀錄撰稿人,內含活動 時間、網路會議室連結與操作簡介(如圖9/網路活 動錄取通知信件範例)。
學術行政工作指引手冊
2023/9/28(週四)上午09:08
主旨 寄件者
國科會人社中心
錄取通知:10/20【國科會人社中心】「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」
Student@ntu.edu.tw
webex加入會議操作說明.pdf
敬啟者:
籌備學術活動
您好!感謝您報名參加2023年10月20日(五)「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」, 您已錄取本場活動,活動當天將於 09:20 開放進入會議室,並於09:30正式開始。
會議連結:https://online.webex.com/ 密碼:1020
衷心期盼您的蒞會參與! ※會議室操作方式,可參考附件「加入會議」檔案。
※聯絡人
人小編專員 Email:Rihss@ntu.edu.tw 02-2351-1099
敬祝 順心 國科會人文社會科學研究中心 敬啟
傳送 圖9/網路活動錄取通知信件範例。信件內含活動時間、線上會議室連結與操作說明。
c.軟體建議
軟體方面的準備上,網路會議可使用單位有合作 或購買的視訊會議軟體,問答能透過會議室麥克風或 聊天室文字,有些線上互動工具(如Slido等)亦可 讓聽眾匿名發問與講者交流。但有時匿名發問雖然能 鼓勵提問,也可能衍生不必要的議論,建議斟酌論題、
參與者屬性等因素來決定是否採用此方式。
(4) 當日進行
a.最後整理報名訊息和通知
若報名截止日為當日早上,記得將Google表單
改為不接受回應,接著發送最後一波錄取通知,並向 全體報名者寄送活動提醒信,提供主持人、與談人最 終參與者名單。
b.設備、軟體之設定與測試
活動前2-1小時,配置好設備、軟體的設定,並
和主持人、與談人進行測試和直播相關說明。如果主 持人、與談人親臨攝影室,需準備筆電、視訊鏡頭(或 數位攝影機搭配視訊擷取盒)、腳架,筆電進入線上 會議共用簡報,並以線上會議軟體串流至社群平台直 播,然後筆電連接投影布幕給講者看簡報畫面、會議 室情形或問答題目(如圖10/網路直播活動人員配 置與操作說明圖)。
webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
學術行政工作指引手冊
webcam
webcam
NB
監控&操作人員
籌備學術活動
隨時監控NB與webcam/ 數位攝影機狀況。
講者1講者2
webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
webcam
外接螢幕
NB
監控&操作人員
隨時監控NB與webcam/ 數位攝影機狀況。
講者1講者2
圖10/網路直播活動人員配置與操作說明圖。
c.注意活動進行的情形
活動進行中,電腦操作人員需確認會議的影像和 聲音情況、注意直播場景、簡報切換,在網路會議室 維持秩序、傳達訊息與回覆留言。紀錄網路會議室、 直播平台的影音,並不定時截取線上與會人數及會議 畫面做紀錄。
(5) 會後彙整資料
a.場復與報帳核銷
活動結束後整理場地與設備,記得請主持人和與 談人簽署報帳所需之文件,整理好各項收據文件後進 行報帳。
b.影片紀錄
如果主持人和與談人同意授權影音流傳,活動日
後1-2週可著手編輯活動影片。影片完成後先寄給主 持人、與談人校審,確認無誤後影片始得公開。
籌備組織內部會議
籌備組織內部會議
為使學術行政工作順利推行,組織內不乏須召開 多次內部會議討論事項,從會前籌備、會議進行到會
後結案,各項工作細節環環相扣,準備工作愈充分, 愈能順利進行。以下說明一般開會需要注意的時程與 細節。
1.會議時間調查(1個月前)
瞭解討論的議案後,著手準備議程,先行確認主 席能出席的時間,以此時間透過google表單等方式 調查會議時間,會議成員過半數出席才得召開。與主 席確認會議時間後,先E-Mail通知與會者保留時間,
並再確認原本表示無法出席的成員是否確定不出席。
缺席者是否需要有代理人,視會議性質詢問主席意見。
2.會前籌備(2至1週前)
學術行政工作指引手冊
彙整可出席清單、用餐、停車等資訊。製作開會 通知單。如有提供與會者出席費或交通費者,備妥相 關收據表單。確認所有提案與相關附件,並寄出議程 暨附件資料。會議室場布相關物品確認,如會議資料、
桌牌、會議立牌、筆、簽到單、錄音筆、筆電、麥克風、 出席者停車資訊、茶水等。
3.發開會通知單(1週前)
確認發文字號、會議日期、名稱、主席、出席者 等資訊(如圖11/開會通知單範例)。如會議結束預
計過中午,建議於通知單上標註敬備午餐。通知單核 章完畢後,掃描為PDF檔寄E-Mail予應出席者與代 理者,以便其作為差假等之證明。
席者等資訊。如會議結束預計過中午,建議於通知單上備註敬備午餐。
4.會議召開
學術行政工作指引手冊
因為出席者未必熟悉開會地點,會議開始前15 至10分鐘,對於尚未蒞臨的出席者,能致電委婉詢 問情況以及是否需要協助。成員到齊後,由行政人員 擔任司儀宣讀議程,包括會議名稱、時間、主席,然 後由主席宣布開會。接著宣讀議題,如:「討論事項: 提案(一)……」念完說明之後,開始討論提案,至
籌備組織內部會議
提案議決的環節,截取重點關鍵字作為決議。如有臨 時動議提出,則書寫討論案由、說明以及議決。
5.會後彙整資料
復原場地後,確認會議紀錄及相關附件,並寄發 會議紀錄給與會者確認回覆,如有需要,可一併提醒 回收交通費票根。紀錄確認無誤,將紙本會議紀錄暨 相關附件歸檔,儲存錄音檔。最後將簽到單掃描歸檔,
整理各項收據文件進行報帳。
撰寫文書報告 與簽文
撰寫文書報告與簽文
在學術工作職場中,有相當多機會需要藉由書面 報告或簡報,傳達工作重點與討論細項,而簽文為學
術行政人員對主管或對上級單位溝通時所使用的文 書。以下就文書報告、簽文,分別說明一些常見注意
1.文書報告須知
(1) 內容結構
為了讓閱讀文章的對象有更好的理解與體驗,需 要對內容做一些鋪陳,包含三個部分:開場、內容、 結尾。開場的重點在於讓人有意願看下去;內容的重 點要合乎邏輯、觀點明確;結尾的重點要讓人覺得有 收穫、好理解。
(2) 閱讀對象
報告的撰寫,因應不同的閱讀對象或有不同寫作 風格,若對象為內部成員,可參酌過去類似報告酌予
增減,惟需注意更新執行年度或期間、參與人員、統 計數據、作業辦法是否有新版或異動。若閱讀對象為 外部人員,詳實報告基本訊息之外,如果涉及考核或 爭取經費之目的,應著重成果及亮點所在。
(3) 書面報告
標題著重清晰、扼要,以呈現核心內容。內容上, 段落邏輯要合理,用字遣詞避免奇字,使閱讀者容易
掌握意思為主;用語盡量中肯,絕對性的詞語如「完 全」、「一定是」等建議少用。另外,透過圖示或簡單 的圖表能使內容更有說服力,注意確實掌握格式規範, 並正確使用標點符號。
(4) 簡報製作
工作上的簡報,講求目的明確,可讓閱讀者立即 瞭解。需在有限篇幅中完整表達重點,視覺上建議掌 握字數多寡、大小,且簡報前後的邏輯表達清楚,使 閱讀者充分理解所欲傳達的意涵。適當運用美編、動 畫,可豐富簡報內容,但也應特別注意降低雜訊,避 免過多特效干擾主體。
2.簽文注意須知
學術行政工作指引手冊
(1) 簽的結構主要有「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式。
撰寫文書報告與簽文
主旨 為扼要敘述,說明「簽」之目的,不分項一 段完成;
說明 為對事件之來源、經過,以及處理方法之分
析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列;
(2) 撰擬簽文重點:
文字內容應簡明扼要,讓核閱主管容易瞭解,避 免冗長、有前後矛盾或交待不清的情況,可參酌各單 位先前的範本來書寫。內容之正式用語,能參考各單 位的「公文用語表」。
擬辦 為針對事件提出具體處理意見,或解決問題
之方案,「擬辦」通常可視情況決定有無。
報帳核銷
學術行政工作指引手冊
報帳核銷
核銷作業是一項既重要又繁瑣的工作,愈熟悉相 關的規定或知識,愈可能減少錯誤的發生率。以下闡
述行政人員在報帳時常見的注意事項。
1.申報前確認核銷條件
釐清可以使用的經費來源,是否能夠申報該項目,
並檢視核銷的項目是不是有經費使用上限規定或是相關 核銷須知,例如交通費之認定,不包括計程車費或市內 交通;教育部經費、國科會經費,對於膳費或茶點可否 支應、餐點費的計算等皆有不同的規定等。各種可核銷
之項目,依據主管機關所核定之編列項目為主。
2.掌握時程
報帳過程如發現單據有誤或需補充,儘量提早通知 報帳方,避免因退件、補件多次來回而延誤報帳時程。若 遇對方助理延遲核銷帳務,或承辦窗口為新手者,建議 往返郵件可同時副本寄予對方的計劃主持人,以利掌握 進度。
3.修改與檢附單據
單據如有金額(國字、數字)塗改,原則上需請原店 家於塗改處蓋章;單據或文件若有金額以外之塗改,承 辦人員需於塗改處簽名或蓋章。如遇採購品項超過特 定金額,報帳時將視規定附上估價單;如需報支會議出 席費、交通費或誤餐費,通常需檢附會議簽到單。
4.掃描存檔 報帳相關文件請掃描存檔,以利之後執行單位隨 時查詢報帳紀錄、查詢和追蹤經費執行率、追溯歷年報 帳資料等等。
國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心 Research Institute for the Humanities and Social Sciences, National Science and Technology Council
人社指南 No.06 學術行政工作指引手冊
為讓學界更加了解人社中心提供的服務或補助,針對學界較關注 之議題製作「人社指南」系列手冊。規劃與本中心業務、學術寫作 等相關主題,使學術資訊及成果更加普及。
發行人:何明修
作者:國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心
校審:王秀雲
美術設計:葉湘雯 責任編輯:杜翌靖
發刊日期:2023年9月
地址:100029台北市中正區羅斯福路一段97號9樓
電話:+886-2-23511099
傳真:+886-2-23511090
意見信箱:ntucahss@ntu.edu.tw
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