籌備組織內部會議
一個學術行政組織若要達成任務，需仰賴許多幕
後的行政專員，從中扮演支援者、協助者和服務者的 角色，來協助推動執行各項學術服務業務。學術行政
人員在自己的工作崗位上克盡職責，以謹慎、積極的 態度從事工作，能讓組織團隊的效能倍增，成為不可 或缺的角色。
那麼專業學術行政人員需要具備什麼能力，才能 做好所謂的「學術行政專業」呢？大致來說，學術行
政工作者應具有良好的溝通技巧與協調能力、時間管 理的能力、發現及解決問題的能力等等。而在學術行 政工作中，想妥善運用這些能力需配合一些業務知識， 方能有適宜的表現。
本手冊適用對象為一般新進行政人員，依序介紹 學術行政作業中，「對外聯繫宣傳」、「籌備活動會 議」、「內部文書工作」等行政事務常見的相關指引：
(1)對外聯繫溝通
(2)對外宣傳
(3)籌備學術活動
(4)籌備組織內部會議
(5)撰寫文書報告與簽文
(6)報帳核銷
希望透過此六小節的整理，讓新進的行政人員對
於學術行政工作能有基礎的理解，更順利上手新工 作。不過每個行政組織的人員安排情形各式各樣，上
述這些工作可能分工處理，或者一位行政專員兼任其
中幾項工作，讀者能依自身情形來採用或協助同仁。
此外，本文主要概述行政作業之一般性通則，實際操
作仍須遵循各組織單位的行政規定為主要依據，還請 參酌採取較適宜之方式。
對外聯繫溝通
學術行政工作指引手冊
對外聯繫溝通
身為學術行政組織的一分子，不論是對內成員之 間的溝通，或對外舉辦活動，皆會遇到需要溝通的時 刻。以下說明溝通上常使用的E-Mail聯繫、口頭聯 繫兩種方式的重點，並提供處理爭議事件的留意事項。
E-Mail聯絡對象若為老師，通常以其服務單位信 箱為主，如果另留有私人信箱，可以選擇寄此常用信
箱，或兩者同時寄送。若老師之職位較高（例如：副 校長、所長等），通常會有秘書協助，可一併寄予秘
書，若未能收到回覆，亦可先聯繫秘書。
「主旨」最好能清楚明確，以表達此信主要之目的。
開頭稱謂與問候，建議可稱呼對方的「最高職銜」並 加上簡單問候語「您好」即可，例如：○○○主任您好、
○○○老師您好。內文欲傳達之最重要事項或需求， 可在郵件開頭五行之內寫完，避免對方閱讀時忽略重
要訊息。如有想強調的重點，也可適當用「紅色」或「粗 體」標示（如圖1／書寫E-mail範例）。
2023/9/28(週四)上午09:08
寄件者
人小編
主旨
收件者：Teacher@ntu.edu.tw
敬邀與談：10/20【國科會人社中心】「寫作工作坊-社科場」
副本：Ａssistant@ntu.edu.tw
(議程)2023年寫作工作坊人文場.pdf
陳老師您好：
我是國科會人社中心，負責○○○○○○活動的專員人小編，有鑑於... 本工作坊預計於10月20日(五)舉辦，附檔為工作坊議程，地點預計為台北市內適合地點。
敬請您盡量於8/15(二)前回覆是否可以撥冗蒞臨。
敬頌 研安 國科會人社中心 敬邀
圖1／書寫E-mail範例。主旨、附件檔案名稱簡明扼要。如有想強 調的重點，也可適當用「紅色」或「粗體」標示。
學術行政工作指引手冊
如需轉知秘書或相關人員時，將其E-Mail貼於 「副本」，以便同時掌握進度。若郵件具有隱私，不讓 他人知道其他收件人，可將其E-Mail貼於「密件副 本」。如欲了解收件者是否已讀取信件，能設定郵件 讀取回條（如圖2／設定郵件讀取回條）。E-Mail信 件偶有收發漏信或擋信的可能，建議於信末委婉敬附
對外聯繫溝通
回信期限，如果期限內未能收到對方的回覆，可視事 情緩急程度再次寄信或去電詢問確認。
檔案郵件插入選項文件格式校閱說明ＡｄｏｂｅＰＤＦ
□要求送達回條
□要求讀取回條
追蹤
2023/9/28(週四)上午09:08
寄件者
人小編
傳送敬邀與談：10/20【國科會人社中心】「寫作工作坊-社科場」
收件者： 副本： 密件副本：
Teacher@ntu.edu.tw Ａssistant@ntu.edu.tw 主旨
圖2／設定郵件讀取回條。可追蹤收信者於開信並讀取後，傳送已 讀取信件的通知給寄件者。
2.口頭與電話聯繫
學術行政工作環境中，一般以E-Mail方式為優
先，如果遇到重要(立即)事項或E-Mail未能取得聯 繫的時候，得以透過電話進行口頭聯繫。
若有事項需對外聯繫時，對象如為老師，可利用 其服務單位電話聯絡，或留言請助理等人代為轉達。
聯繫時需注意時間、語氣、禮貌等原則：時間儘量避 開中午休息時段，或先詢問對方是否方便說話；語氣
和緩，勿帶有情緒，若係對方言語不悅，儘可能安撫 或先結束通話為宜；基於禮貌考量，若無法確知聯繫
對象的職級、性別時，建議稱呼「某某老師」、「某某 助理」，而不直接稱呼「某某副教授」、「某某先生/ 小姐」。
若有外人聯繫自己的單位時，如遇業務承辦人休 假無法即時聯繫對方，先通知共同承辦人接聽處理。
若是不能處理的情況，則請對方留下聯絡電話稍後聯 繫，或請其改以E-Mail聯繫原承辦人。
３.爭議處理
學術行政工作指引手冊
學術行政工作一般可能遇到資訊傳達對方理解不 清楚、對方以過去的經驗欲執行現行之事等等的爭議， 這時平心靜氣的語氣和耐心的解釋是較有效的處理方 式。但遇到不可理喻或無法溝通的對象時，必要時可 請求他人協助。
對外聯繫溝通
業務上如遇其他行政單位來函希望釋疑，應儘可
能準備充分資料與相關佐證附件，並請業務負責主管 確認回覆內容是否得宜，於規定之時日內回覆。如遇
爭議信件（如檢舉信）時，可先與業務負責之主管商 討回應方向，再作回覆。相關案例或聯繫對象，可留
下紀錄供組織內部日後參考。
(3) 溝通說明
行政組織所做成的決議，如遇對方不服而提出異
議時（如申請補助但未獲通過），應先善意說明此決 議之來由，或提供可參考之資料，取得對方的理解。
另一方面，若遇協助行政工作之對象（如審查委員或
諮詢委員），有未遵循規定者，當以委婉適當的口吻 向其說明理由，如對方未能接受或有所反彈，則可留 下紀錄向上呈報。
行政組織內所提供的各式服務會藉由多元管道進 行宣傳，像是官方網站、電子報或社群媒體（例如：
Facebook、Twitter）等，即時推播各項活動訊息，
有些亦會透過例行性的出版品發行，強化外界對組織
的認識，使資訊及成果交流無遠弗屆。
設立官方網站，不僅是傳播的據點，也能營造公
信力，連接更多潛在的溝通對象，內容主要為介紹組 織、發表新訊息與成果、提供聯絡管道等。電子報可
一對一連結受眾，保有聯絡資訊以維持聯繫，編輯上
需留意文字、圖片、版面精簡清晰，也要管控發送頻 率，避免過於頻繁而降低關注或引起反效果。
2.社群媒體（以Facebook、Twitter為例）
視各單位宣傳需求擬訂發文頻率與時間。建議至 少一天發一至兩篇，若小編較為忙碌也可彈性一週發
學術行政工作指引手冊
三次左右，並可參考Facebok推薦的活耀時段，為 粉絲專頁較多人瀏覽的時間，以維持關注度與穩定成
長，亦將訊息分享出去（如圖3、４／Facebok後臺 排程發文）。
1.左側工具列，選擇內容
對外宣傳
2.建立貼文
3.選擇排定時間
4.可以自行安排欲發文的時間
圖４／Ｆａｃｅｂｏｏｋ後臺排程發文。
圖文方面，Twitter有字數限制（140字元），儘量 1-2句話內敘述完宣傳內容，圖片以4張為限；Face-
book貼文字數與圖片大小相較Twitter有彈性，但
文字也需言簡意賅，圖片清晰適中為主，並都要避免 使用未經授權的文字、圖片。貼文內可適當利用 hashtag標記重要關鍵字，或是tag活動相關人士（如 主持人、主講人等），以提高被搜尋到及曝光的機率。
也可多追蹤國內外重要學者、研究相關機構，並適時 按讚及互動，以提高帳號能見度。發布貼文後1-2小
時、於上班時間內隨時留意回應情形，或每日登入時 確認是否有新留言或訊息（通常系統會通知），並做
適當回應。如遇到具紛爭的言論，先儘量解決對方的
問題，若是無法達成共識，可考慮隱藏其公開的不當
留言，避免影響其他觀眾的感受，如果對方仍持續挑 起爭端，能留下紀錄向上呈報。
3.出版品
相較網站、電子報、社群媒體，發行出版品有較 多篇幅敘述專業知識、科普知識，可保存性和有效時 間較長。出版品的主題、單元能事先安排，如組織的
成果採訪和報導、資訊整理分享等等，依據各單位的
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需求與規劃，可以有電子書或紙本印刷等不同的出版 形式，前者透過網路快速傳播，後者則不受電子設備 之侷限。若採用電子書出版的方式，需留意電腦或手 機版面所呈現的圖文大小、間距與閱讀流暢度，完稿 後，可截取封面及內容精華版面或是單篇主題的簡介， 配合上述的官網、電子報、社群媒體進行發布和宣傳。
對外宣傳
籌備學術活動
學術行政工作指引手冊
籌備學術活動
一場成功的學術活動，有賴經驗豐富的團隊以及 各項事前作業之縝密安排，目前常見的形式為觀眾現 場參與的實體活動，以及觀眾線上參與的與網路活動， 下面說明籌備此兩種活動之流程及各項流程需要注意 的細節。
<1>
規劃活動、洽借場 地與設備、場勘
活動前期 6至2個月前
會後 彙整資料
前置作業 2個月至1周前
活動 前3天至當日
1個月前：宣傳與製作文宣品、 確認細節、經費預算
2個月前：規劃議程、邀請講者 、建置報名系統 <2> <3> <4>
1周前：報名通知、當日所需文 件、借支零用金
寄提醒信、人力／設備準 備、場地佈置 <5> 寄發活動問卷、 報帳核銷、成果 整理 <6>
確認活動性質與規劃方向、活動規模、目標受眾，
是否有合辦／協辦單位、預計參與人數、網路直播、 核發「公務人員研習時數」或「研習證明」等。若有
共同合辦單位，需事先協調工作分配細項。
依據活動性質及預計參與人數尋找適合的場地，
如有合辦單位可洽詢場地與器材設備資源，需依「教 育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討
（習）會管理要點」辦理。若有網路直播，場地一般有
可能提供有線網路孔自行使用，或可向場地方租用無
線wifi機；如果場地方提供之網路訊號不佳，可詢問
場地方能否請電信公司拉專線，或能否向廠商另外租 借無線wifi機。此外，需留意活動場地是否可以飲食、
有無障礙空間、防疫規範等，並規劃備案場地。注意
場地或相關設備租借費用繳交期限，程序如要上簽文 核定，建議提早準備。
c.場勘
學術行政工作指引手冊
確認場地聲音品質、附近環境及隔音效果，以及 交通資訊、停車資訊、場地動線規劃、座位安排與數
量、用餐地點、場地垃圾處理規範、海報與各種指引
籌備學術活動
標示之張貼位置、講桌沙發等擺設位置、音控室與麥 克風等安排、影音設備播放與投影測試。
a.規劃議程
依據前述規劃方向，由統籌活動學者推薦人選，
安排日期、形式（例如演講、與談、綜合座談、是否 有分組場次）。
b.邀請講者
由承辦人以E-mail邀請確認出席意願，必要時可
副本給推薦人，或直接請推薦人協助另行口頭確認意 願。主持人、講者同意出席後，製作正式邀請函，並 提供活動日期、地點、議程、交通資訊等相關資訊。
c.建置報名系統
確認活動主題、議程及講者簡介文字後，提供美 編人員製作宣傳海報。報名表單依據活動性質儘可能
完整清晰，並附上交通指引的文字說明及圖檔、停車 資訊。
a.宣傳與製做文宣品
約一個月的報名期間可以透過官網公告、發送官
方電子報、社群媒體，如成效不佳，可考慮加強宣傳， 例如安排第二次電子報，或請相關領域系所、學會、講 者協助轉傳等。另外，此時美編人員尚需設計活動當 日使用的文宣品，包含Ｘ型展架、議程海報、桌牌、
名牌，視活動規模設計會議手冊(講者簡介、講員簡 報檔、活動手札、與會者名錄)、橫幅等（如圖5／ 活動相關文宣品），並留意印刷廠商排程，建議最晚於 活動前一週收到文宣品。
學術行政工作指引手冊 圖5／活動相關文宣品。
籌備學術活動
與講者確認活動細節，例如是否用餐及葷素、是 否補助交通費及交通方式、聯絡方式，並索取簡報檔
以提前測試，且詢問直播、錄影、簡報公開等授權項 目、授權同意書。同時能開始訂購餐點，茶點建議為 參與人數的七成至八成數量；便當若可與廠商協調， 當天早上依據報到狀況進行少量增減。如需撰寫活動 報導，要確認撰稿人及撰稿費；若有安排直播，需確 認設備、軟體操作方式。網路會議可使用單位有合作
或購買的軟體(如Webex、googlemeet等)，另外
透過會議軟體或串流軟體(如OBS等)能於社群媒體
進行直播串流，讓社群粉絲即時參與並推廣給更多人。
c.經費預算
依據活動規劃，包含講者人數、報名人數、餐點
數量、文宣品數量、外聘人力等進行編列，惟因實際 參與活動人數當天仍有變動可能，編列時仍需保留部 分可運用之空間。
報名截止，視情況篩選報名名單並發送錄取通知
（如圖６／實體活動錄取通知信健範例），如需臨時更
學術行政工作指引手冊
換場地，務必提前通知所有與會者。準備活動當日所 需文件，包含場地指引標示、簽到單及現場報名表(如
圖７／講者、與會者等簽到單)與會者名牌、桌牌、 報帳單據、感謝狀等。確認活動需借支零用金項目及
金額，包含餐費、場地費、郵資等，向零用金窗口借支。
籌備學術活動
2023/9/28(週四)上午09:08
傳送
收件者：
敬啟者：
Student@ntu.edu.tw 主旨 寄件者
國科會人社中心
錄取通知：10/20【國科會人社中心】「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」
您好！感謝您報名參加2023年10月20日(五)「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」， 您已錄取本場活動，您的報名資訊為：
序號 １ 姓名 丁小美
★★重要提醒★★：
活動當天將於09:00開始報到，報到時請告知編號以便加快報到程序。 若您當天因故不克參加，敬請提前來信告知。
******************活動資訊******************* 活動名稱：國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場 活動日期：2023年10月20日(五) 活動地點：XXXOOO 活動網址：https://www.hss.ntu.edu.tw/ ***********************************************
※聯絡人
人小編專員 Email：Rihss@ntu.edu.tw 02-2351-1099
敬祝 順心 國科會人文社會科學研究中心 敬啟
圖6／實體活動錄取通知信件範例。
人小編
宋○○
陳○○
許○○
國科會人社中心
小編
ＯＯ大學ⅩＸＸ學系
教授
ＯＯ大學ＸＸＸＸ研究所
副教授
ＯＯ大學ＸＸ學系
丁小美
丁大美
ＯＯ大學ＸＸＸＸ研究所
ＯＯ大學ＸＸＸＸ研究所
圖7／講者、與會者等簽到單與現場報名表。簽到單有明確活動標題、時間等活動資
訊，須留有空白處提供報到時親筆簽到。報名名單可依姓氏筆畫、字母順序排
列並標註序號，便於整理亦節省簽到時花費時間。
學術行政工作指引手冊
寄發會前提醒信給主持人、講員、貴賓、與會者、 工作人員。設計活動問卷。
籌備學術活動
召開工作會議安排人力，包括報到處、照相、錄
音、電腦設備操作。同時需檢核報到處、用餐區、茶點 區、外場指引等會議物品，如活動於外縣市舉辦，可
視需求於活動前寄送會議物品，並提前一天抵達確認。
活動當天提早場布，若當日時間緊湊，視情形與
場地方協調是否前一天先布置。如有網路直播，先架 好筆電1-2台、視訊鏡頭(或數位攝影機搭配視訊擷 取盒)、腳架，筆電(如圖8的NB2)開啟線上會議軟 體、串流軟體連結鏡頭，然後攝影鏡頭拍攝講者和簡 報；或者只拍攝講者，由筆電(如圖8的NB2)共用 簡報至線上會議、加入串流軟體，同步配合講者切換 簡報檔。
講者 webcam webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
E化講桌/NB1 投影講者的 PPT至布幕
隨時監控NB1、NB2 與webcam/數位攝 影機狀況 監控&操作人員
註1：此配置之考量是將現場及線上分開，由NB2進行線上共用簡報時，若軟體或網路發生 問題，現場活動仍可繼續進行。
註2：webcam拍攝距離有限且無法縮放調整畫面大小，若預算許可，建議購買數位攝影機 搭配視訊擷取盒等其他裝置。
註3：若收音效果不佳，可考慮外接USB麥克風、指向性麥克風，或外接場地提供之音源線 ，以提高音訊品質。
圖8／實體活動與線上直播並行的方式進行活動之人員配置與操作說明圖。
寄發、回收活動問卷、統計活動人數並分析、蒐 集活動參與意見或建議、檢討活動可改善之處。處理 收據文件，進行核銷帳務。撰寫成果報告或活動報導， 影片剪輯與上傳。
籌備會議 活動宣傳 前置作業
學術行政工作指引手冊
當日進行
會後彙整 資料
籌備學術活動
(1) 籌備會議（3-1.5個月前）
於活動前3-2個月，詢問籌備者意願來安排會議。
約前一個半月，請籌備者確認日期、預定主題、與談 人選或主持人選，並詢問確定的主題並索取活動簡介、
清晰個人照（建議提供以印刷最低標準，解析度為
300dpi的圖片檔，避免使用制式大頭照），以利宣傳。
活動日3週前，取得以上資料後，設置Google
報名表單、官網暫定的活動頁，將網址提供美編製作 宣傳海報、橫幅。設計完成後於官網上架完整的活動
訊息與視覺圖，並預約電子報時間宣傳。活動日2週 前安排官網最新消息發布、社群平台宣傳。
活動日1週前，製作報帳文件，發信給主持人、
與談人詢問授權同意、並說明活動直播進行方式。若
是在遠端進行視訊，可直接由網路會議室進行對談；
如果主持人和與談人親臨錄影室，則較能有即時對談 的互動效果。
b.初次整理報名訊息和通知
活動3日前，彙整google表單資訊，篩選重複
報名者，向主管及籌備者第一次報告報名概況統計結
果。發送錄取通知給報名者、紀錄撰稿人，內含活動 時間、網路會議室連結與操作簡介（如圖9／網路活 動錄取通知信件範例）。
學術行政工作指引手冊
2023/9/28(週四)上午09:08
寄件者
國科會人社中心
傳送
錄取通知：10/20【國科會人社中心】「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」 Student@ntu.edu.tw 主旨
webex加入會議操作說明.pdf
敬啟者：
籌備學術活動
您好！感謝您報名參加2023年10月20日(五)「國科會專題研究計畫寫作工作坊-社科場」， 您已錄取本場活動，活動當天將於 09：20 開放進入會議室，並於09：30正式開始。
會議連結：https：//online.webex.com/ 密碼：1020
衷心期盼您的蒞會參與！ ※會議室操作方式，可參考附件「加入會議」檔案。
※聯絡人
人小編專員 Email：Rihss@ntu.edu.tw 02-2351-1099
敬祝 順心 國科會人文社會科學研究中心 敬啟
圖9／網路活動錄取通知信件範例。信件內含活動時間、線上會議室連結與操作說明。
c.軟體建議
軟體方面的準備上，網路會議可使用單位有合作
或購買的視訊會議軟體，問答能透過會議室麥克風或
聊天室文字，有些線上互動工具(如Slido等)亦可 讓聽眾匿名發問與講者交流。但有時匿名發問雖然能
鼓勵提問，也可能衍生不必要的議論，建議斟酌論題、 參與者屬性等因素來決定是否採用此方式。
若報名截止日為當日早上，記得將Google表單
改為不接受回應，接著發送最後一波錄取通知，並向
全體報名者寄送活動提醒信，提供主持人、與談人最 終參與者名單。
活動前2-1小時，配置好設備、軟體的設定，並
和主持人、與談人進行測試和直播相關說明。如果主
持人、與談人親臨攝影室，需準備筆電、視訊鏡頭(或
數位攝影機搭配視訊擷取盒)、腳架，筆電進入線上
會議共用簡報，並以線上會議軟體串流至社群平台直
播，然後筆電連接投影布幕給講者看簡報畫面、會議
室情形或問答題目（如圖10／網路直播活動人員配 置與操作說明圖）。
學術行政工作指引手冊
webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
webcam
webcam
籌備學術活動
監控&操作人員
隨時監控NB與webcam/ 數位攝影機狀況。
講者1講者2
webcam/ 數位攝影機&視訊擷取盒
webcam
外接螢幕
講者1講者2
監控&操作人員
隨時監控NB與webcam/ 數位攝影機狀況。
圖10／網路直播活動人員配置與操作說明圖。
c.注意活動進行的情形
活動進行中，電腦操作人員需確認會議的影像和 聲音情況、注意直播場景、簡報切換，在網路會議室
維持秩序、傳達訊息與回覆留言。紀錄網路會議室、
直播平台的影音，並不定時截取線上與會人數及會議 畫面做紀錄。
a.場復與報帳核銷
活動結束後整理場地與設備，記得請主持人和與 談人簽署報帳所需之文件，整理好各項收據文件後進 行報帳。
b.影片紀錄
如果主持人和與談人同意授權影音流傳，活動日
後1-2週可著手編輯活動影片。影片完成後先寄給主 持人、與談人校審，確認無誤後影片始得公開。
籌備組織內部會議
為使學術行政工作順利推行，組織內不乏須召開 多次內部會議討論事項，從會前籌備、會議進行到會
後結案，各項工作細節環環相扣，準備工作愈充分， 愈能順利進行。以下說明一般開會需要注意的時程與 細節。
會議時間 調查 會前籌備
發開會 通知單
會議召開
會後彙整 資料
瞭解討論的議案後，著手準備議程，先行確認主
席能出席的時間，以此時間透過google表單等方式
調查會議時間，會議成員過半數出席才得召開。與主 席確認會議時間後，先E-Mail通知與會者保留時間，
並再確認原本表示無法出席的成員是否確定不出席。
缺席者是否需要有代理人，視會議性質詢問主席意見。
2.會前籌備（2至1週前）
學術行政工作指引手冊
彙整可出席清單、用餐、停車等資訊。製作開會 通知單。如有提供與會者出席費或交通費者，備妥相
關收據表單。確認所有提案與相關附件，並寄出議程 暨附件資料。會議室場布相關物品確認，如會議資料、
籌備組織內部會議
桌牌、會議立牌、筆、簽到單、錄音筆、筆電、麥克風、 出席者停車資訊、茶水等。
確認發文字號、會議日期、名稱、主席、出席者 等資訊（如圖11／開會通知單範例）。如會議結束預
計過中午，建議於通知單上標註敬備午餐。通知單核 章完畢後，掃描為PDF檔寄E-Mail予應出席者與代 理者，以便其作為差假等之證明。
檔 號: 保存年限:
國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心 開會通知單
受文者：如出列席者
發文日期：中華民國ｏｏｏ年ｏｏ月ｏｏ日
發文字號：人社中發字第ｏｏｏＸＸＸＸ△△△△號 速別：普通
密等及解密條件或保密期限：普通 附件：議程
開會事由：國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心ｏｏｏｏ會議 開會時間：民國ｏｏｏ年ｏｏ月ｏｏ日（星期）下午ｏ時ｏｏ分 開會地點:國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心9樓會議室 （臺北市羅斯福路一段97號9樓） 主持人:ｏｏｏ主任
聯絡人及電話：人小編（02）2351-1099
出席者：ｏｏｏ主任、ｏｏｏ教授、ｏｏｏ副教授、ｏｏｏ教授、ｏｏｏ 助理教授、ｏｏｏ副教授、ｏｏｏ教授、ｏｏｏ副教授 列席者：人小編專員、林安安專員、呂大美專員 備註：
一、請攜帶本通知單及開會資料與會，現場將不發送紙本 二、敬備午餐
席者等資訊。如會議結束預計過中午，建議於通知單上備註敬備午餐。
學術行政工作指引手冊
因為出席者未必熟悉開會地點，會議開始前15
至10分鐘，對於尚未蒞臨的出席者，能致電委婉詢
問情況以及是否需要協助。成員到齊後，由行政人員
籌備組織內部會議
擔任司儀宣讀議程，包括會議名稱、時間、主席，然 後由主席宣布開會。接著宣讀議題，如：「討論事項： 提案（一）……」念完說明之後，開始討論提案，至
提案議決的環節，截取重點關鍵字作為決議。如有臨 時動議提出，則書寫討論案由、說明以及議決。
復原場地後，確認會議紀錄及相關附件，並寄發
會議紀錄給與會者確認回覆，如有需要，可一併提醒 回收交通費票根。紀錄確認無誤，將紙本會議紀錄暨 相關附件歸檔，儲存錄音檔。最後將簽到單掃描歸檔， 整理各項收據文件進行報帳。
撰寫文書報告與簽文
學術行政工作指引手冊
在學術工作職場中，有相當多機會需要藉由書面
撰寫文書報告與簽文
報告或簡報，傳達工作重點與討論細項，而簽文為學
術行政人員對主管或對上級單位溝通時所使用的文 書。以下就文書報告、簽文，分別說明一些常見注意 事項。
為了讓閱讀文章的對象有更好的理解與體驗，需 要對內容做一些鋪陳，包含三個部分：開場、內容、 結尾。開場的重點在於讓人有意願看下去；內容的重
點要合乎邏輯、觀點明確；結尾的重點要讓人覺得有 收穫、好理解。
報告的撰寫，因應不同的閱讀對象或有不同寫作 風格，若對象為內部成員，可參酌過去類似報告酌予
增減，惟需注意更新執行年度或期間、參與人員、統 計數據、作業辦法是否有新版或異動。若閱讀對象為
外部人員，詳實報告基本訊息之外，如果涉及考核或 爭取經費之目的，應著重成果及亮點所在。
標題著重清晰、扼要，以呈現核心內容。內容上，
段落邏輯要合理，用字遣詞避免奇字，使閱讀者容易
掌握意思為主；用語盡量中肯，絕對性的詞語如「完 全」、「一定是」等建議少用。另外，透過圖示或簡單
的圖表能使內容更有說服力，注意確實掌握格式規範，
並正確使用標點符號。
工作上的簡報，講求目的明確，可讓閱讀者立即 瞭解。需在有限篇幅中完整表達重點，視覺上建議掌 握字數多寡、大小，且簡報前後的邏輯表達清楚，使 閱讀者充分理解所欲傳達的意涵。適當運用美編、動 畫，可豐富簡報內容，但也應特別注意降低雜訊，避 免過多特效干擾主體。
2.簽文注意須知
學術行政工作指引手冊
(1) 簽的結構主要有「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式。
為扼要敘述，說明「簽」之目的，不分項一
段完成;
說明
擬辦
撰寫文書報告與簽文
為對事件之來源、經過，以及處理方法之分 析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列;
為針對事件提出具體處理意見，或解決問題
之方案，「擬辦」通常可視情況決定有無。
文字內容應簡明扼要，讓核閱主管容易瞭解，避 免冗長、有前後矛盾或交待不清的情況，可參酌各單
位先前的範本來書寫。內容之正式用語，能參考各單 位的「公文用語表」。
學術行政工作指引手冊
報帳核銷
核銷作業是一項既重要又繁瑣的工作，愈熟悉相 關的規定或知識，愈可能減少錯誤的發生率。以下闡
報帳核銷
述行政人員在報帳時常見的注意事項。
釐清可以使用的經費來源，是否能夠申報該項目，
並檢視核銷的項目是不是有經費使用上限規定或是相關
核銷須知，例如交通費之認定，不包括計程車費或市內
交通；教育部經費、國科會經費，對於膳費或茶點可否
支應、餐點費的計算等皆有不同的規定等。各種可核銷
之項目，依據主管機關所核定之編列項目為主。
報帳過程如發現單據有誤或需補充，儘量提早通知 報帳方，避免因退件、補件多次來回而延誤報帳時程。若
遇對方助理延遲核銷帳務，或承辦窗口為新手者，建議 往返郵件可同時副本寄予對方的計劃主持人，以利掌握 進度。
3.修改與檢附單據
單據如有金額（國字、數字）塗改，原則上需請原店
家於塗改處蓋章；單據或文件若有金額以外之塗改，承
辦人員需於塗改處簽名或蓋章。如遇採購品項超過特
定金額，報帳時將視規定附上估價單；如需報支會議出
席費、交通費或誤餐費，通常需檢附會議簽到單。
報帳相關文件請掃描存檔，以利之後執行單位隨
時查詢報帳紀錄、查詢和追蹤經費執行率、追溯歷年報 帳資料等等。
國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心 Research Institute for the Humanities and Social Sciences, National Science and Technology Council
人社指南 No.06
學術行政工作指引手冊
為讓學界更加了解人社中心提供的服務或補助，針對學界較關注 之議題製作「人社指南」系列手冊。規劃與本中心業務、學術寫作 等相關主題，使學術資訊及成果更加普及。
發行人：何明修
作者：國家科學及技術委員會人文社會科學研究中心 校審：王秀雲
美術設計：葉湘雯
責任編輯：杜翌靖
發刊日期：2023年9月
地址：100029台北市中正區羅斯福路一段97號9樓
電話：+886-2-23511099
傳真：+886-2-23511090
意見信箱：ntucahss@ntu.edu.tw
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