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Reestruturação
Diplan nova face
modernização e valorização de pessoas TEXTO: LUIS LOPES | FOTOS: HERMÍNIO LACERDA E LUIS LOPES
Por ser área-meio, a Diretoria de Planejamento, Administração e Logística – (Diplan), quando aparece muito, é por que há problemas. Silenciosamente, em 2008, a Diplan fez uma revolução interna ao ponto de os superintendentes, em reunião de fim de ano, revezarem-se em elogios à qualidade da administração. O diretor da Diplan, Abelardo Bayma, explica que no modelo de gestão desenvolvido a grande preocupação foi estabelecer linguagem única de procedimentos e de interlocução com as áreas-fins e as superintendências. Segundo Bayma, a área não funciona de forma estanque no instituto e, sim, com o intuito de coordenar uma gama de sistemas federais que se replicam dentro do Ibama. “Cumprimos normas federais dentro do órgão, orientando e mostrando a forma correta de fazer as atividades”, informa. Ao longo de 2008, a Diplan criou novas bases para as áreas-fins se firmarem e obterem melhores resultados. Entre as mudanças estão as seguintes: descentralização de atividades, redução de custos, pagamentos mais ágeis, redução e mudanças do perfil das despesas de “restos a pagar”, terceirização de veículos, adoção do cartão corporativo, investimentos em tecnologia da informação, maior transparência, execução de obras, capacitação e reordenamento das atividades da própria diretoria. Mas, para encabeçar as mudanças, a diretoria teve de enfrentar a enorme concentração e centralização que existiam na sede, a burocracia desnecessária, além da falta de credibilidade. “Os canais competentes não acreditavam na Diplan, pois a diretoria não respondia satisfatoriamente às demandas das unidades”, reconhece o coordenador-geral de Administração, Edmundo Soares.
Uma das medidas adotadas foi desconcentrar e distribuir várias atividades da administração para os superintendentes e os chefes das Divisões de Administração e Finanças – (Diafs). “Eles ganharam mais autonomia e responsabilidades”, disse. Segundo o coordenador-geral, hoje a realidade é outra: “existe diálogo, credibilidade e confiança”. Soares enfatiza que todas as ações da Diplan são realizadas ouvindo sistematicamente a auditoria interna e a Procuradoria-Geral Especializada junto ao Ibama – (Proge). As ações também são baseadas em avaliações técnicas, amparadas legalmente por recomendação do Tribunal de Contas da União – (TCU,) e seguindo orientações da presidência do instituto.
Terceirização Na opinião de Soares, o planejamento, a coordenação, o controle e a orientação são, hoje, as principais tarefas da diretoria. Ele diz que o planejamento ajuda a aperfeiçoar ações, reduzir gastos e aumentar a eficiência. Por isso, um passo importante no reordenamento das atribuições da Diplan foi conhecer o fluxo interno de procedimentos. Recentemente, a Coordenação-Geral de Administração – (CGEAD) mapeou os processos internos e externos para criar novo fluxograma e melhorar as rotinas. A partir desse trabalho, percebeu-se, por exemplo, que cada diretoria tinha uma pequena área de logística. “Trouxemos parte dessas ações para o âmbito da Diplan e, como consequência, houve redução de custos e otimização dos processos e dos controles”, contou Soares. Um dos resultados desse trabalho foi a licitação de terceirização de veículos e barcos velozes para as áreas do Ibama.