MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DE L’ÉQUIPE SALARIÉE D’OCCITANIE EN SCÈNE Dossier suivi par : Yvan GODARD Ligne directe : +33 (0)4 67 66 90 86 Mobile : +33 (0)6 71 68 36 12 Mail : y.godard@occitanie-en-scene.fr
Préambule
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L'article 4.9 de la convention collective nationale de l'animation, du 28 juin 1988, applicable à l’association, prévoit, selon l’avenant n° 103 du 8 février 2007 relatif aux frais professionnels les dispositions suivantes : « Chaque entreprise détermine un barème de remboursement des frais professionnels et le communique par écrit à ses salariés. À défaut, il sera fait usage du barème fiscal en vigueur. » Le Bureau de Occitanie en scène, anciennement Réseau en scène Languedoc-Roussillon, avait arrêté les barèmes de prise en charge suivante : → en date du 17 septembre 2008, il a été décidé que l’usage des véhicules personnels est soumis à un remboursement forfaitaire appuyé sur la première tranche du barème fiscal et que l'association suivra les valorisations de ce barème, → en date du 5 février 2009, il a été décidé que les repas seraient remboursés aux salariés sur la base d’une indemnité forfaitaire, appuyée sur le barème publié annuellement par l’ACOSS. Pour les autres types de dépenses, un guide de procédures interne a été mis en place et a fait l’objet d’évolutions successives. Les dispositions existantes au sein de l’association ne sont plus adaptées à l’organisation actuelle de l’association, notamment au regard : → du développement des projets et missions réalisées à l’étranger, → du développement de l’équipe, avec des salariés non rattachés au siège de la structure. Seront ainsi distingués ci-dessous deux cas de figure : ▪ les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement au siège de l’association, ▪ les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement en télétravail – depuis leur domicile ou des lieux mis à disposition de l’association - ou en déplacement). → d’une attente d’un formalisme et d’un contrôle plus forts en ce qui concerne les frais professionnels, notamment dans le cadre de projets européens, etc.
La présente procédure relative aux remboursements de frais professionnels engagés par les salarié·e·s dans le cadre de leurs missions vient répondre à ces différentes problématiques, en actualisant les modalités et formalités de prise en charge et de remboursements des frais professionnels, tout en tenant compte des usages en vigueur au sein de la structure. 1. Cadre général Selon les règles applicables énoncées par l’URSSAF : Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le ou la salarié·e pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur·euse. Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme : • d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs, • d’un versement d’allocations forfaitaires, • de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions. Au sein d’Occitanie en scène, et selon les types de dépenses concernées, les deux premières options sont retenues.
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