Warum E-Mail-Archivierung essenziell ist

Die Ursachen für den Verlust von E-Mail-Daten reichen vom (un-)absichtlichen Löschen über Cyberangriffe bis hin zum Systemausfall im (Cloud-)Rechenzentrum. Unternehmen müssen jedoch den Zugriff auf diese Daten gewährleisten, um sie wiederherstellen zu können. Welche Möglichkeiten Unternehmen haben, um ihre Cyber-Resilienz zu stärken, verrät Roland Latzel, Senior Director of Marketing von der MailStore Software GmbH.

Unternehmen versenden einen beträchtlichen Anteil an geschäftskritischen Informationen wie Rechnungen und Verträge via E-Mail. Der Verlust dieser Daten kann zu hohen Bußgeldern und Reputationsschäden führen und im schlimmsten Fall zur Existenzbedrohung werden.

E-Mail-Archivierung und Back-ups: das Dream-Team der Business Continuity

Zu einer erfolgreichen Cyber-Resilienz-Strategie gehören Maßnahmen, die der Wiederherstellung von Daten und Prozessen nach einer Störung oder einem Verlust dienen. Damit dies im Ernstfall funktioniert, müssen Unternehmen ihre Datenbestände sichern – einschließlich der ein- und ausgehenden E-Mails. Grundlage dafür sind zumeist Back-up-Systeme. Allerdings erfassen diese nur den Datenbestand, der zum jeweiligen

Über betrügerische E-Mails schöpfen Kriminelle oft vertrauliche Informationen ab.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen, wie sie betrügerische E-Mail-Nachrichten erkennen und wie sie angemessen auf sie reagieren. Im Idealfall werden diese Schulungen durch simulierte Angriffe ergänzt, die die Sensibilität der Mitarbeitenden für solche Bedrohungen erhöhen und es auch erlauben zu prüfen, wie erfolgreich die Schulungen waren.

Die wichtigste Vorsichtsmaßnahme, mit der sich Ransomware-Angriffe weitgehend unbeschadet überstehen lassen, ist das regelmäßige Anlegen von Sicherungskopien aller wichtigen Daten. Entscheidend dabei: Nach dem Anlegen der Kopien muss der Server, auf dem sie gespeichert sind, vom Unternehmensnetz getrennt werden. Das bewirkt, dass die Ransomware keinen Zugriff auf diese Kopien hat. 

Back-up-Zeitpunkt vorhanden ist. Kommt es zwischen den Backup-Zyklen zu einem Datenverlust, lassen sich verlorene Inhalte unter Umständen nicht wiederherstellen.

Für einen vollumfänglichen, revisionssicheren Schutz des E-MailBestandes sollten Unternehmen ihre Back-up-Lösung mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung kombinieren. Diese speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails samt der Dateianhänge in einem zentralen Archiv. Bei einem Ausfall der E-Mail-Server oder dem Verlust einzelner E-Mails haben Mitarbeitende mithilfe von Such- und Wiederherstellungsfunktionen weiterhin Zugriff auf ihren E-Mail-Bestand.

Ein häufig übersehenes Musthave: Revisionssicherheit dank E-Mail-Archivierung

Die Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung reichen jedoch weiter. In Deutschland, Österreich und der

Schweiz sind die meisten Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente in elektronischer Form über einen festgelegten Zeitraum hinweg vollständig, revisionssicher und dauerhaft verfügbar aufzubewahren. Neben diesen rechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen die datenschutzkonforme Datenspeicherung und -verarbeitung gewährleisten. Auch in diesem Kontext unterstützt eine E-Mail-Archivierungslösung, diese Anforderungen praktisch umzusetzen.

Dieser Mehrwert macht eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung zu einem unverzichtbaren Bestandteil der IT-Strategie. Sie sorgt dafür, dass sich Daten im Ernstfall vollständig wiederherstellen lassen, und beugt somit einem Datenverlust vor. Außerdem unterstützt sie Unternehmen in der Compliance für Datenschutz und Revisionssicherheit.