SVIÐSSTJÓRAR HORFA FRAM Á VEGINN streyma stórum fundum í gegnum vefsíður og/eða tengla sem sendir eru á afmarkaðri hóp. Fjarfundir geta verið mjög tímasparandi þáttur þar sem ferðir til og frá fundum sparast auk ferða- og dvalarkostnaðar sé um langan veg að fara. Veðrið hér á landi getur einnig verið farartálmi einkum fyrir fólk sem þarf að sækja fundi utan eigin byggðarlags. Á tímum hraðrar þróunar í rafrænu umhverfi þá er mikilvægt að vera með kerfi sem styðja við breytingar í starfsumhverfinu. Samvinna innan og á milli ríkisstofnana ætti að verða einfaldari í framtíðinni með innleiðingu Office 365 hjá ríkinu. Hægt verður að vinna með sameiginleg skjöl þvert á stofnanir og auðvelt verður að setja upp svokallaða Teams fundi. Þessi lausn mun líklega draga úr notkun tölvupósts og símtala. Við innleiðingu kerfisins er mikilvægt að huga að skipulagi þess og tengja það við málalykil stofnunar meðal annars til að skapa betri yfirsýn.
Herdís Þorgrímsdóttir, sviðsstjóri rekstrarsviðs Störfin eru að breytast, vinnutíminn að styttast, en stofnanir eiga að sinna sömu verkefnum og halda uppi sama þjónustustigi og áður. Einnig hafa komið fram óskir um aukinn sveigjanleika varðandi viðveru á vinnustaðnum og stofnanir þurfa að öðlast og viðhalda jafnlaunavottun. Hvar liggja tækifærin sem geta stutt við þessar breytingar?
Útfærsla á styttingu vinnutímans bíður úrlausnar okkar. Styttingin á ekki að kosta aukinn mannafla og jafnframt á þjónustan og verkefnin sem stofnanir sinna að haldast óbreytt. Breytingin gerir kröfur til okkar allra um hagræðingu og endurskoðun verkferla án þess að þjónustan skerðist. Þetta verk er samvinna á milli stjórnenda og starfsmanna enda þekkja starfsmenn best störfin sín. Hér þarf að huga að verðmæti starfa og kynbundnum launamun. Við viljum viðhalda launajafnrétti kynjanna.
Við erum þegar farin að sjá vísi að breytingum starfa og enn frekari breytingar munu eiga sér stað eftir því sem tækninni fleygir fram. Í dag er ekki óalgengt að viðskiptavinurinn forskrái upplýsingar í ákveðna gagnagrunna, upplýsingar sem áður voru slegnar inn af starfsfólki eða voru jafnvel afgreiddar útfrá eyðublöðum á pappír. Bókhaldskerfi geta lært á innsenda reikninga og gert tillögur að skráningum. Kerfin eru uppbyggð til að geta lært á gerðar breytingar og verða æ nákvæmari með tímanum. Þannig getur rafræn skönnun orðið að rafrænni færslu eða skráningu. Ákveðin fyrirfram skilgreind sjálfvirkni er til staðar og hún á enn eftir að aukast. Í stað handavinnu sem fólst í skönnun, skráningu og bókfærslu þá breytist hlutverk starfsmannsins æ meira í átt að umsjón og eftirliti með réttmæti gagna og vinnslu.
Einnig hafa verið lagðar fram óskir um sveigjanlegan vinnutíma og möguleikann á að vinna í fjarvinnu að hluta. Í mörgum tilvikum snýst þetta um að geta mætt betur þörfum fjölskyldunnar en einnig til að geta forðast mesta umferðarálagið og mætt til vinnu annaðhvort áður en mesti umferðarþunginn hefst eða eftir að honum lýkur. Hingað til hefur starfsfólk Rannís búið við ákveðinn sveigjanleika í vinnutilhögun sem rétt er að endurskoða reglulega útfrá þörfum starfsseminnar og breytingum í umhverfinu.
Á undanförnum árum hefur fjarfundabúnaður batnað til muna, auðveldara er að stýra stórum fundum nú en með eldri búnaði. Einnig er auðveldara að
19
