Restablecimiento de escribanías del estado en la administración de justicia

Dr. Simón Huancauari Flores

La deficiencia de la Administración de Justicia, no es problema de leyes sino de hombres carentes de responsabilidad de servir a los usuarios de justicia Desde la fecha de la desactivación de las escribanías del Estado, la administración de justicia ha colapsado totalmente, a la fecha se encuentra en degradación absoluta. En el actual Poder Judicial, nadie respeta los plazos establecidos en la Ley, cuando el usuario exige a los referidos trabajadores, responden con la detestable palabra “demasiada carga procesal”.

En cambio, en la época de las escribanías del Estado se cumplían los plazos legales estrictamente, la figura de la Escribanía, se mostraba un verdadero director de la oficina, sus asistentes, proveían, las demandas en el día y en seguida notificaban las cédulas a las partes, además en aquellos tiempos los Jueces conocían todo tipo de demandas de carácter Civil, Laboral, Comercial, Familia, y otros procesos ordinarios; ahora a pesar que la Administración de Justicia se ha fraccionado en especialidades, inclusive apoyados con cambios tecnológicos, esto debería ayudar a agilizar la producción judicial y, para justificar negligencia en el trabajo atribuyen a la lentitud del internet, a la caída del sistema operativo, a las computadoras malogradas, que el personal a faltado, etc.

En este ámbito no hay otra solución que restablecer las escribanías, donde se le asignaba a cada Juez 6 escribanos. A la fecha no hay escases de profesionales en el derecho, contamos con gran cantidad de abogados que carecen de trabajo y por lo tanto previo concurso los letrados podrían acceder a ocupar estas funciones de auxiliares de justicia. Los escribanos se autosostenían, solo con el cobro de aranceles judiciales oficialmente aprobados por el ejecutivo del Poder Judicial bajo pena de ser multados en caso de excesos. Además, alquilaban sus oficinas, compraban sus materiales de escritorio, contrataban su personal auxiliar y notificadores, y pagaban los sueldos de su personal. Con esta medida el Poder Judicial y el Estado ahorraría millones de soles del erario nacional, así mismo dichos saldos servirían para contratar más jueces en todo el territorio nacional.

¿Cómo trabajaban las escribanías asignadas a sus juzgados pertinentes?

Los escribanos del Estado desempeñaban la misma función que los actuales aspirantes a las escribanías

Para el ejercicio de su labor contaban con oficina propia o alquilada, disponían de materiales de escritorio con los cuales realizaban sus funciones, contrataban a su personal con perfiles eficientes, incluido a su notificador. Cubrían los gastos de su oficina y de su personal con las tarifas establecidas por el Poder Judicial. La implementación de las escribanías no le ocasionaría al Estado ningún gasto, por el contrario, el restablecimiento de las escribanías implicaría en un ahorro de millones de soles para el Estado. El trabajo de los escribanos era eficiente. Esta forma de labor funcional todos los abogados y litigantes en el Perú añoran. Así, cuando una demanda se presentaba en su turno, dentro de las 48 horas se proveían demandas y de inmediato se notificaban a las partes del proceso; observaban estrictamente los plazos establecidos por la ley; el escribano acudía al Despacho del Juez en el momento que se le requería; ya se para despachar o para programar las fechas de audiencias judiciales.

A partir de la Ley orgánica del 25 de julio de 1963, se desactivaron las escribanías del estado y lo sustituyeron con los secretarios judiciales que pretendían ser paradigma de la eficacia y rapidez en la solución de conflictos judiciales, ahora ese intento de rapidez a fracasado. Actualmente el Poder Judicial está paralizado, porque no se nota ningún avance en el desarrollo procesal de los expedientes, más se agrava cuando dichos funcionarios o trabajadores cierran las puertas del Poder Judicial cada vez que se declaran en huelga por dos o tres meses pidiendo aumento de salarios, para levantar dicha huelga exigen al Poder Judicial que se les pague sus sueldos por todos los meses de huelga, con la promesa que van a pagar sus inasistencias quedándose 02 horas diarias fuera de su jornada habitual. Este es un acto inmoral que ya se ha hecho costumbre por la flexibilidad absoluta del Poder Judicial y con el restablecimiento de escribanías del estado, desaparecerán este ejercicio abusivo del derecho.

Con la promulgación de la Ley orgánica del Poder Judicial el día 02 de junio de 1993, los secretarios judiciales se convierten en funcionarios públicos, para ocupar tal cargo, obligatoriamente tenían que contar con el título de abogado. Años después la comisión ejecutiva del Poder Judicial por Ley 26546 del 19 de junio del año 2006, crearon nuevas funciones e hicieron aparecer nuevos personajes en el aspecto judicial con el fin de promover la eficacia y rapidez en el avance de los procesos judiciales, ahora no sirven para nada, tales objetivos han colapsado.

¿Actualmente cómo trabajan los secretarios judiciales?

En la actual administración de Justicia con los Especialistas Legales, apoyados por muchos asistentes, administradores y mesa de partes, aun mas se ha deteriorado la administración de justicia, una demanda, que ingresa al Poder Judicial lo proveen dentro de 03 meses cuando la ley dice 24 horas, para notificar a las partes tardan 03 meses y para convocar audiencia lo están programando para el siguiente año, este trámite hasta llegar a la sentencia demora 3 a 4 años, y para ejecutar demora igual tiempo. Actualmente en el Poder Judicial nadie respeta a nadie y cada quien trabaja a su modo.

Las funciones de las escribanías del estado

Los escribanos del Estado tendrían como ahora cuatro áreas básicas de la actividad procesal;

1. Mesa de Partes;

2. Preparación del Despacho y diligencias en el local del Juzgado.

3. Diligencias fuera del local del Juzgado, y

4. Notificaciones.

Organización de los escribanos a la que pertenece

El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, regula la organización de los escribanos del estado, determina su número, fija sus obligaciones específicas y reglamenta su funcionamiento, priorizando la atención de las áreas básicas de actividad procesal mencionadas.

Obligaciones y atribuciones de los escribanos del estado

Los escribanos del estado, son nombrados mediante concurso por el Consejo Ejecutivo del Distrito Judicial correspondiente.

Son obligaciones y atribuciones genéricas de los escribanos de Juzgados:

1. Actuar únicamente en su despacho y residir en la localidad donde aquel funciona;

2. Cumplir estrictamente el horario establecido y atender personalmente a abogados y litigantes;

3. Guardar secreto en todos los asuntos a su cargo, hasta cuando se hayan traducido en actos procesales concretos;

4. Vigilar se coloque al margen de los escritos y recursos el día y hora en que se reciben, firmando la constancia respectiva cuando no existe control automático de recepción;

5. Dar cuenta al Juez de los recursos y escritos a más tardar dentro del día siguiente de su recepción, bajo responsabilidad.

6. Autorizar las diligencias y las resoluciones que correspondan según la ley y el reglamento;

7. Actuar personalmente en las diligencias a que están obligados, salvo en los casos en que por disposición de la ley o mandato del Juez pueda comisionarse a los escribanos;

8. Vigilar que se notifique la resolución al día siguiente de su expedición, salvo el caso de sentencia en que la notificación se debe hacer dentro de dos días de dictada;

9. Emitir las razones e informes que ordene su Superior;

10. Facilitar el conocimiento de los expedientes a las partes y a sus abogados, y a las personas que tienen interés legítimo acreditado, con las respectivas seguridades. En el caso de los expedientes archivados, pueden facilitar el conocimiento a cualquier persona, debidamente identificada, que los solicite por escrito;

11. Vigilar la conservación de los expedientes y los documentos que giran a su cargo, siendo responsables por su pérdida, mutilaciones o alteraciones, sin perjuicio de las responsabilidades del personal de la escribanía;

12. Llevar los libros o tarjetas de control que establece el Consejo Ejecutivo Distrital Judicial, debidamente ordenados y actualizados;

13. Expedir copias certificadas, previa orden judicial;

14. Remitirlos expedientes fenecidos, después de cinco años, al archivo del Juzgado;

15. Admitir, consignaciones en dinero efectivo o cheque certificado a cargo del Banco de la Nación, con autorización especial del Juez. que contiene al mismo tiempo, la orden para que el escribano formalice el empoce a la entidad autorizada, el primer día útil;

16. Cuidar que la foliación de los expedientes se haga por orden sucesivo de presentación de los escritos y documentos, y que las resoluciones se enumeren en orden correlativo;

17. Guardar los archivos que por orden judicial reciban de otros Secretarios;

18. Atender con el apoyo de los asistentes del escribano, el despacho de los decretos de mero trámite y redactar las resoluciones dispuestas por el Juez.

19. Confeccionar trimestralmente la relación de los procesos en estado de pronunciar sentencia, colocando la tabla de causas cerca de la puerta de la Sala de actuaciones del Juzgado;

20. En los Juzgados Penales, confeccionar semanalmente una relación de las instrucciones en trámite, con indicación de su estado y si hay o no reo en la cárcel. Dicha relación se coloca también cerca de la puerta de la Sala de actuaciones del Juzgado;

21. Confeccionar trimestralmente la relación de las causas falladas y pendientes, con las referencias que sirven para distinguirlas, a fin de que oportunamente sean elevadas por el Juez al Consejo Ejecutivo Distrital.

22. Compilar los datos necesarios para la formación de la estadística judicial en lo que respecta al Juzgado, con indicación del número de causas ingresadas, falladas y pendientes; de las sentencias que hayan sido confirmadas, revocadas o declaradas insubsistentes por la Corte Superior y de aquellas en las que la Corte Suprema interviene conforme a la ley, consignando el sentido de las resoluciones;

23. Cuidar que los subalternos de su dependencia cumplan puntualmente las obligaciones de su cargo, dando cuenta al Juez de las faltas u omisiones en que incurran en las actuaciones, y de su comportamiento en general, a fin de que aquél imponga, en cada caso, la medida disciplinaria que corresponda; y Cumplir las demás obligaciones que impone la ley y el reglamento.