PERSONALEHÅNDBOG
OPDATERET: 26. MAJ 2025
RAIS A/S
Industrivej 20, Vangen, DK-9900 Frederikshavn
CVR. 25195612
Tlf: +45 98479033
E-mail: info@rais.com www.rais.dk
GENERELT
FORMÅL
Personalehåndbogen skal bruges af medarbejdere på RAIS som et opslagsværk og en hjælp til det daglige arbejde. Derudover bruges personalhåndbogen som en introduktion til nye medarbejdere. Personalehåndbogen indeholder oplysninger om virksomheden, hvem vi er og hvad vi laver, RAIS’ politikker og retningslinjer samt mange andre vigtige informationer.
Personalehåndbogen skal ikke kun ses som et opslagsværk, men også som et sæt retningslinjer, der bliver håndhævet i dagligdagen. Personalehåndbogen skal være med til at give klarhed over de forventninger vi har til dig som medarbejder, men også hvad du kan forvente af os som arbejdsplads.
Alle medarbejdere forventes at have læst personalehåndbogen.
Hvis du har spørgsmål til indholdet eller specifik information i håndbogen, er du velkommen til at kontakte din nærmeste leder.
MISSION, VISION & VÆRDIER
RAIS A/S er en produktionsvirksomhed der producerer og leverer brændeovne samt pejseindsatse til mange lande i verden, hvoraf de fleste produceres her på fabrikken i Frederikshavn. Udover brændeovne leverer vi også gaspejse, som bliver fremstillet i samarbejde med en producent i England samt bioethanol pejse, som laves i samarbejde med Decoflame
Mission
Vi producerer brændeovne og pejseindsatse af kvalitet, design og funktionalitet på et niveau, hvor andre ikke kan deltage/være med/konkurrere.
Vi skaber fantastiske flammebilleder og klare ruder i vores ovne, som lever op til gældende standarder i de lande, vi sælger i.
Vi værner om bæredygtighed, som derfor er integreret i alle vores aktiviteter, og er et element i alle vores beslutninger.
Vision
Vi vil opfattes som et eksklusivt og ansvarligt kvalitetsbrand, som man er stolt af at eje eller være en del af.
Værdier
Værdierne er den retning alle på RAIS følger. Når vi har nogle tydelige værdier at arbejde efter, sikrer vi også, at vi arbejder i samme retning.
RAIS har seks kerneværdier:
1. Vi er kundeorienterede
2. Vi er kvalitetsbevidste
3. Vi er uformelle
4. Vi samarbejder
5. Vi er fleksible
6. Vi er loyale
Uddybende tekst omkring RAIS’ værdier kan findes på intranettet.
HISTORIE
RAIS A/S blev grundlagt i 1971 af arkitekten Bent Falk, hvoraf de første brændeovne blev produceret og solgt under navnet Bent Falk. Over årene steg efterspørgslen og Bent Falk besluttede at starte en egentlig serieproduktion. Han fandt en fabrik i Randers og mente i den forbindelse at det var tid til at skifte navn. Bent Falk havde en kunde, hvis hustru kom fra byen Randers, og hun foreslog at produkterne da skulle hedde ”Rais” – stavningen af den lokale dialekt for byen Randers – og sådan blev navnet født. De første produkter blev navngivet Rais 1, Rais 2 osv. Nogle findes stadig i brug rundt omkring i Europa
Produktionen blev dog senere flyttet til Kalundborg, da der var mulighed for bygning af en helt ny fabrik med egnsudviklingsstøtte. Men fabrikken, der var en kombineret senge og brændeovnsfabrik gik konkurs i starten af firserne, og så skulle der findes en ny producent.
Her fandt man i 1983 Ørskov Maskinfabrik i Vangen, som hovedsageligt lavede komponenter til Ørskov Stålskibsværft, men også producerede brændeovne kaldet ”Borgen pejse”
I 1991 solgte Bent Falk alle rettighederne til Rais brandet til Ørskov familien. Stort set samtidig fandt man en ny distributør til de tysktalende lande – Tyskland, Schweiz og Østrig. Den nye distributør hed Attika og var primært ejet af Erwin Hauenstein.
Det viste sig at være et succesfuldt partnerskab og i 1996 købte Erwin Hauenstein via sit holdingselskab Pyros Holding alle aktier i RAIS og i den forbindelse blev RAIS A/S dannet.
Navnet Attika bliver derfor brugt på de produkter, der sælges til Attikas lande, hvor navnet RAIS bliver brugt på de markeder, som RAIS har ansvaret for.
Attika styrer i dag deres salg fra et salgskontor i Cham i Schweiz, men alt leveres til deres kunder direkte her fra fabrikken.
I 2013 lavede RAIS/Attika en strategisk aftale med Spartherm om at konstruere og producere hæve sænke indsatse for os – vores Visio modeller. De udgør i dag en betydende del af vores omsætning.
I 2017 besluttede vi at gå ind i gasmarkedet på de fritstående ovne med en gasbrænder udviklet og produceret i England. I 2019 introducerede vi gas indsatspejse som bygger på teknologi fra samme firma.
I 2024 opkøbte Pyros Holding halvdelen af Decoflame, som producerer bioethanol produkter, og med det samarbejde har RAIS/Attika tilføjet bioethanol til produktsortimentet.
ORGANISATIONEN
Vores organisation er inddelt i fem hovedområder Produktion/Logistik, Udvikling/Kvalitet, Salg/Marketing, Økonomi/IT og HR
Billeder af alle ansatte med deres funktion fremgår på to personaletavler – den ene er placeret i kantinen og den anden i administrationsbygningen. Alle nye medarbejdere vil få taget et billede i løbet af deres første tid.
• Ejerforhold
RAIS A/S drives som et aktieselskab med en aktiekapital på nom. kr. 7.000.000, - der ejes 100 % af Pyros Holding AG. Pyros Holding ejes i fællesskab af schweizerne Erwin Hauenstein og Daniella Hauenstein.
Attika Feuer AG ejes med 98,2 % af aktiekapitalen af Pyros Holding AG, 1,8 % er egne aktier.
RAIS A/S ejes 100 % af Pyros Holding AG.
Hos RAIS lægger vi stor vægt på samarbejde, medinddragelse og en klar organisering af virksomhedens struktur og udvalg. For at sikre gennemsigtighed og overblik har vi samlet en oversigt over de centrale grupper og fora, som er med til at forme og støtte arbejdspladsen.
Se bilag 1 for oversigter over SU- og AM-udvalget, Klub 25, Bestyrelsen, Tillidsrepræsentanter osv.
ORGANISATIONSDIAGRAM
Human Ressources
Henrik Nørgaard
Managing Director
Henrik Nørgaard
Production
Anders Kajgaard
HR-Coordinator
Mette Ravnkilde
R&D & QA
John Engell Nielsen
Sales & Marketing
Henrik Nørgaard
Administration, IT
Morten Pandi
Shop floor
John Müller Johansen
Birger Højvang Jensen
Planning
Benny Pedersen
Purchasing
Tina Kristoffersen
Production Quality
Brian Jacobsen
Construction
Simon Birk Vilsen
Knud Steen Jensen
Sales Norway
Lars Johnsen
Birger Højvang Jensen
Order/Shipping
Maj-Britt Glinvad
Jens Møller
Mette Ravnkilde
Per Christensen
Sales DK & East Eur.
Casper Houman
Marketing & ESG
Controlling & Payroll
Jane Charlotte Casper
Jeanette Klit Jensen
Tech. Documentation
Marie Sørig Toft Petersen
Product Manager Gas
Nicolaj Storm Nielsen
Malene Haack Rose
Louise Faurskou Mørk
BÆREDYGTIGHED PÅ RAIS
Hos RAIS er bæredygtighed en integreret del af vores virksomhedskultur og forretningsstrategi. Vi arbejder aktivt på flere forskellige bæredygtighedsmål. Ønsker du at vide mere omkring bæredygtighed på RAIS anbefales det at se nærmere under ”ESG” fanen på intranettet. Her kan gældende ESG -politik, ESG-strategi samt klimarapport også findes.
GDPR
RAIS behandler medarbejdernes persondata i overensstemmelse med EU’s persondataforordning (GDPR) og gældende dansk lovgivning. Personfølsomme oplysninger, såsom ansættelseskontrakter, lønoplysninger og helbredsoplysninger, opbevares sikkert og er kun tilgængelige for relevante personer i HR- og ledelsesfunktioner.
Medarbejdere har ret til indsigt i, hvilke persondata virksomheden har registreret om dem, samt ret til at få urigtige oplysninger rettet eller slettet i henhold til lovgivningen. Data opbevares kun så længe, det er nødvendigt, og slettes herefter forsvarligt.
Når en medarbejder forlader RAIS, slettes eller anonymiseres persondata i henhold til lovgivningens krav og virksomhedens interne retningslinjer. Visse oplysninger, såsom løn- og ansættelsesdokumentation, opbevares i en periode fastsat af regnskabs- og ansættelseslovgivningen. Øvrige oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige. Medarbejderen kan anmode om indsigt i, hvilke data der opbevares, samt få information om sletning af personlige oplysninger ved at henvende sig til nærmeste leder.
GRUPPELIVSFORSIKRING
Ved ansættelse på RAIS optages medarbejdere automatisk i virksomhedens gruppelivsforsikring.
Gruppelivsforsikringen gælder for alle medarbejdere under ansættelse indtil den dag medarbejderen fratræder.
Gruppelivsforsikringen gælder ikke for medarbejdere over 70 år.
Lærlinge optages efter prøvetidens udløb (3 måneder).
INFORMATION TIL MEDARBEJDERE
RAIS lægger vægt på åben og tilgængelig kommunikation til alle medarbejdere.
Virksomhedens intranet er den primære kilde til information og opdateringer om virksomheden. Her kan medarbejderne finde relevante nyheder, politikker, procedurer og anden vigtig information.
Derudover udsender direktøren et månedligt nyhedsbrev på intranettet, hvor der gives en status på virksomhedens udvikling, resultater og andre relevante emner.
Tre gange årligt afholdes der informationsmøde for alle medarbejdere i Kantinen.
Gruppemøder samt koordinatormøder afholdes efter behov.
Alle medarbejdere opfordres til jævnligt at holde sig opdateret via intranettet.
KANTINEN
RAIS har en kantine, hvor der sælges simple retter til medarbejderne.
• Bestilling af mad skal ske via tablet’en, som er placeret henholdsvis ude foran Birgers kontor samt i Kantinen.
Frokost skal bestilles inden kl. 09:15 og aftensmad skal bestilles efter klokken 15:00 og inden kl. 16:30 på dagen. Det er ikke muligt at bestille mad efter disse tidspunkter.
• Medarbejdere opfordres til at bruge kantinen i pauserne, hvor maden kan nydes i et hyggeligt fællesområde.
Leje og brug af kantinen
Det er muligt at leje kantinen gratis til private eller interne arrangementer.
• Booking af kantinen skal ske via intranettet.
• Når kantinen bruges til arrangementer, er det lånerens ansvar at rydde op og efterlade den i samme stand som ved overtagelsen.
• Ordensregler for leje af kantinen kan findes på intranettet og i kantinen.
Vi opfordrer alle medarbejdere til at hjælpe med at holde kantinen pæn og ryddelig, så den forbliver et rart sted at opholde sig.
LÆRLINGE
RAIS ser det som en vigtig opgave at uddanne og udvikle fremtidens faglærte medarbejdere. Vi tager løbende lærlinge ind i forskellige afdelinger og giver dem en grundig oplæring i deres fag.
• Introduktion og oplæring
Alle lærlinge får en grundig introduktion til virksomheden, sikkerhedsprocedurer og arbejdsopgaver ved opstart.
• Vejledning
Hver lærling får tilknyttet en fadder, som løbende følger op på lærlingens udvikling og trivsel. Derudover er der tilknyttet en mentor i hver gruppe, til den daglige sparring og vejledning. Lærlinge-koordinatoren står altid til rådighed ved eventuelle spørgsmål.
• Arbejdstid og vilkår
Lærlinges arbejdstid følger gældende overenskomst og de samme retningslinjer som øvrige medarbejdere i afdelingen.
• Evaluering og opfølgning
Der afholdes løbende samtaler mellem lærlingen, fadder og lærlinge-koordinatoren for at sikre et godt læringsforløb.
• Uddannelsesforløb
RAIS støtter lærlinge i deres skoleophold og sikrer, at de får mulighed for at arbejde med relevante opgaver, der understøtter deres uddannelse. Fadderen kommer så vidt muligt på besøg under hvert skoleforløb.
• Intra
RAIS har en separat intraside for lærlinge, hvor halvårlige planer, vigtige dokumenter samt kontaktinformationer på relevante personer kan findes.
Vi forventer, at lærlinge viser engagement, nysgerrighed og ansvarlighed i deres arbejde. Vores mål er at give lærlinge den bedste uddannelsesmæssige og faglige ballast, så de er godt rustet til deres fremtidige karriere.
PERSONALEGODER
• Personalekort
Som en del af RAIS’ medarbejderfordele kan alle ansatte bestille et personalekort på lønkontoret, som gælder et år ad gangen. Personalekortet giver adgang til forskellige rabatter hos udvalgte butikker De gældende rabatter kan ses på intranettet.
• Sundhedsforsikring
Ved ansættelse bliver alle medarbejdere tilbudt at blive en del af RAIS’ sundhedsforsikring, som er gennem Dansk Sundhedssikring. Der er en årlig egenbetaling for at være med i ordningen. Det er selvvalgt om man vil være en del af ordningen. Medarbejdere kan altid blive tilmeldt på et senere tidspunkt. For mere information kontakt lønkontoret.
• Briller og linser hos Louis Nielsen
Det er muligt at bestille briller og/eller kontaktlinser til privatbrug med rabat hos Louis Nielsen. Derudover får alle medarbejdere adgang til Louis Nielsens fordelsprogram Premium Club, hvor de tilbyder eksklusive tilbud. Tilbuddene kan også deles med familie.
Aftalen omfatter:
o 30% rabat på briller og solbriller til privatbrug.
o 30% rabat på kontaktlinser i 3 måneder, når der tegnes abonnement for 6 måneder.
o Gratis synstest med sundhedstjek
Se mere omkring fordelene fra Louis Nielsen på intra.
• Gratis kaffe
Der er gratis kaffe/te/varm kakao til alle medarbejdere, som kan trækkes i automaterne rundt omkring på matriklen.
• Personalekøb af RAIS produkter
Som medarbejder har du ret til at købe en brændeovn eller pejseindsat til kostpris + 10% + moms. Antal begrænses til egen bolig og max. én hvert tredje år.
Vi har med mellemrum ovne, som er blevet brugt til test eller hjemtaget som reklamations/beskadiget ovn og derefter repareret. Disse kan erhverves til en pris, der fastsættes individuelt fra case til case.
Nærmeste familie (dvs. forældre eller søskende) kan opnå en specialrabat på 25% på vejledende udsalgspris og skal købes hos en DK forhandler. RAIS’ salgsafdeling skal kontaktes for eventuel dialog med forhandleren.
• Benzinkort
Alle medarbejdere har mulighed for at bestille et benzinkort, hvor der kan være fordele ved at tanke. Det er muligt at bestille benzinkort til følgende tankstationer:
1. Circle K
2. Shell
3. Go -On
For yderligere informationer om fordele samt bestilling af kort; kontakt økonomichefen.
SOCIALE ARRANGEMENTER
• Julefrokost
Hvert år arrangeres en julefrokost på tværs af virksomheden, som afholdes den sidste weekend i november.
• Sommerafslutning
Hvert år på fredagen i uge 26 afholdes en sommerafslutning for alle medarbejdere. Fabrikken lukker klokken 13, hvor der vil blive serveret mad og drikke i Kantinen. Arrangementet slutter officielt klokken 14:30, men medarbejderne er velkomne til at fortsætte festlighederne.
• Juleafslutning
I ugen op til juleferien samles vi en af de sidste arbejdsdage for at ønske hinanden en glædelig jul over gløgg og æbleskiver i Kantinen.
• Stor sommerfest
Hvert tredje år afholdes en større sommerfest, hvor medarbejdere kan tage deres partnere med. I de år hvor der afholdes den store sommerfest, vil den sædvanlige sommerafslutning i uge 26 ikke finde sted.
Vi opfordrer alle medarbejdere til at deltage i arrangementerne, da de er en vigtig del af vores fællesskab og trivsel på arbejdspladsen.
SOCIALT ENGAGEMENT
RAIS engagerer sig aktivt i at støtte både lokale, nationale og internationale initiativer. Vi bidrager økonomisk og praktisk til etablerede foreninger, der arbejder for sociale, kulturelle og humanitære
formål. Vores støtte omfatter blandt andet lokale sportsklubber, velgørende organisationer og internationale hjælpeprogrammer. Vi støtter hovedsageligt lokalt indenfor en radius af cirka 20-30 km.
Vi ønsker at tage et socialt ansvar og gøre en positiv forskel i det samfund, vi er en del af.
Se de foreninger RAIS støtter på intranettet.
VIDEOOVERVÅGNING
RAIS anvender videoovervågning på visse lokationer på matriklen.
Der er overvågning på alle udendørsområder. Indendørs er lager syd og lager nord samt rampeområdet overvåget. Hele PTA er også overvåget.
Formålet med videoovervågning er at sikre arbejdspladsens sikkerhed, beskytte medarbejdere, forebygge tyveri og dokumentere hændelser.
Overvågningen foretages i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR). Det betyder, at overvågningen kun sker på relevante områder og ikke anvendes til at overvåge medarbejdernes daglige arbejdsindsats.
Medarbejdere, der arbejder i områder med videoovervågning, er blevet informeret herom, og der er opsat tydelig skiltning, som markerer de overvågede områder.
Optagelserne bruges udelukkende til det formål, de er indsamlet til, og de opbevares kun i den periode, som er nødvendig i forhold til formålet, hvorefter de slettes. Adgang til optagelserne er begrænset til udvalgte personer, der har et arbejdsrelateret behov for at gennemgå dem.
Hvis du har spørgsmål om videoovervågning, er du velkommen til at kontakte din nærmeste leder.
POLITIKKER OG RETNINGSLINJER
ALKOHOL - OG RUSMIDDELPOLITIK
RAIS er forpligtet til at opretholde et sikkert og sundt arbejdsmiljø for alle medarbejdere. Vores alkohol- og rusmiddelpolitik er designet til at sikre, at alle medarbejdere kan udføre deres arbejde sikkert og effektivt uden risiko for sig selv eller andre.
Alkohol i arbejdstiden
• Det er som udgangspunkt ikke tilladt at indtage alkohol i arbejdstiden. Dette gælder både inden for virksomhedens lokaler og under udførelse af arbejde udenfor virksomhedens område.
o Der gøres undtagelse for de involverede medarbejdere ved forhandler- og/eller leverandørmøder, både når disse afholdes hos RAIS eller uden for virksomheden.
• Øl, der sælges i kantinen, må kun indtages udenfor arbejdstiden.
• Undtagelser kan gøres i forbindelse med officielle arrangementer, som RAIS A/S holder, hvor der bliver tilbudt alkohol, eller ved særlige anledninger som fx. jubilæer, hvor alkohol kan være til rådighed. I disse tilfælde skal det sikres, at alkoholindtaget er moderat og passende i forhold til arbejdsopgaverne.
Påvirkning af alkohol og rusmidler
• Medarbejdere må ikke møde på arbejde eller være på arbejdspladsen, hvis de er påvirkede af alkohol eller andre rusmidler, medmindre det er en del af et officielt arrangement som nævnt ovenfor.
• Brug af ulovlige rusmidler på arbejdspladsen er strengt forbudt.
• Medarbejdere må ikke møde på arbejde påvirket af ulovlige rusmidler eller andre stoffer, der kan påvirke deres evne til at udføre deres arbejde sikkert.
Konsekvenser ved overtrædelse
• Overtrædelse af denne politik betragtes som en alvorlig forseelse og kan føre til disciplinære foranstaltninger, herunder advarsler eller øjeblikkelig bortvisning, afhængig af overtrædelsens alvor.
Støtte og rådgivning
• RAIS ønsker at støtte medarbejdere, der har problemer med alkohol eller rusmidler. Medarbejdere, der har brug for hjælp, opfordres til at kontakte sin nærmeste leder for at få adgang til rådgivning og støttemuligheder.
• Alle henvendelser vil blive behandlet fortroligt.
ARBEJDSMILJØPOLITIK
RAIS sætter sikkerhed først
• Alle opgaver skal udføres på en måde, der sikrer medarbejdernes sikkerhed. Ingen opgave er så vigtig, at den ikke kan udføres sikkert.
• Vi arbejder proaktivt med at identificere og forebygge risici i arbejdsmiljøet.
• Alle medarbejdere opfordres til at deltage aktivt i arbejdsmiljøarbejdet og komme med forslag til forbedringer.
• Vi sikrer, at alle medarbejdere får den nødvendige træning og uddannelse i sikkerhed og arbejdsmiljø.
Arbejdsmiljøudvalg
RAIS har et arbejdsmiljøudvalg bestående af arbejdsmiljørepræsentanter fra både produktionen og kontoret samt ledelsesrepræsentanter. Du kan se medlemmerne af udvalget i Bilag 1. Arbejdsmiljøudvalget mødes fire gange årligt for at drøfte arbejdsmiljøforhold, evaluere arbejdsmiljøindsatsen og komme med forslag til forbedringer.
Ulykker
• Alle arbejdsulykker og nærved-ulykker skal straks rapporteres til den nærmeste leder og arbejdsmiljøansvarlige.
• Der gennemføres grundige undersøgelser af alle ulykker og nærved-ulykker for at identificere årsagerne og forebygge gentagelser.
• Læring fra ulykker og nærved-ulykker deles med alle relevante medarbejdere.
Nedsat arbejdsevne
RAIS ønsker at støtte medarbejdere, der oplever nedsat arbejdsevne, uanset om dette skyldes sygdom, arbejdsrelaterede skader eller andre helbredsmæssige årsager.
• Individuel vurdering
Hver situation håndteres individuelt, og der tages hensyn til den enkeltes behov og arbejdsopgaver. Der kan laves en særlig aftale i samarbejde med medarbejderen og nærmeste leder.
• Tilpasning af arbejdsopgaver
Hvis muligt, vil der blive forsøgt en tilpasning af arbejdsopgaver, arbejdstid eller arbejdsforhold, så medarbejderen kan fortsætte i jobbet.
• Samarbejde med eksterne parter
RAIS samarbejder med relevante myndigheder, herunder jobcentre og sundhedsfaglige instanser, for at finde de bedste løsninger.
• Mulighed for fleksjob eller skåneordning
Hvis en medarbejder ikke længere kan varetage sit arbejde på normale vilkår, kan der i nogle tilfælde være mulighed for ansættelse i fleksjob eller skåneordning efter gældende lovgivning.
Målet er at skabe en rummelig arbejdsplads, hvor medarbejdere med nedsat arbejdsevne kan forblive en del af virksomheden, hvis det er muligt og hensigtsmæssigt for begge parter.
Information
• Alle nye medarbejdere får en grundig introduktion til arbejdsmiljøpolitikken og sikkerhedsprocedurerne.
• Der tilbydes løbende arbejdsmiljøuddannelse og træning til alle relevante medarbejdere, så de er opdaterede med de nyeste sikkerhedsstandarder og -procedurer.
• Vi sikrer, at information om arbejdsmiljø er let tilgængelig for alle medarbejdere.
Samarbejdsudvalg
RAIS har et samarbejdsudvalg bestående af repræsentanter fra både produktionen og kontoret samt fra ledelsen. Medlemmerne af SU kan ses i bilag 1. Samarbejdsudvalget mødes 4 gange årligt og drøfter forhold af fælles interesse. Formålet er at styrke samarbejdet og sikre medindflydelse og information om virksomhedens forhold.
Trivselsundersøgelse
• Der bliver hvert år lavet en trivselsundersøgelse på RAIS, som er 100% anonym.
• Formålet med trivselsundersøgelsen er at skabe mere velvære og trivsel og samtidig få identificeret de områder, hvor der er mulighed for forbedring.
Vi evaluerer regelmæssigt vores arbejdsmiljøindsats og justerer vores politikker og procedurer efter behov.
Feedback fra medarbejderne inddrages aktivt i arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet.
ARBEJDSTID
Det er lovpligtigt for alle medarbejdere at registrere deres arbejdstid. I produktionen bliver dette gjort via ind- og udstemplinger i ERP-systemet Axapta.
Funktionærerne registrerer deres tid enten via en intern app eller på anden vis i forhold til afdelingen. Dette bestemmes af nærmeste leder.
Arbejdstid for timelønnede
Flekstidsordning
Flekstiden for dagholdet er:
• Mandag - torsdag: Kl. 6.00 - 16.00
• Fredag: Kl. 6.00 - 14.30
Fix-tid
• Mandag - torsdag: Kl. 8.00 - 14.00
• Fredag: Kl. 8.00 - 12.00
Registrering af arbejdstid
• Arbejdstiden registreres via komme/gå-stemplinger.
• Man skal starte arbejdet umiddelbart efter indstempling og stemple ud, når arbejdsopgaverne afsluttes.
Skifteholdsarbejde
• Skiftetider skal planlægges, så der er fuld bemanding med maksimalt 5 minutters overlap med forbehold for undtagelser.
• Skiftetider kan ændres uden automatisk at udløse overtidstillæg.
• Ved uenighed om arbejdstider gælder de normale skiftetider.
Sæsonarbejde
• For at imødekomme sæsonudsving arbejdes der ekstra timer ift. lokalaftale.
• Se den gældende lokalaftale på intranettet.
Sygedage
• Udbetales i henhold til det oprindelige arbejdstidsskema.
Mødetider for skiftehold
Pauser
• Daghold: 08.50 – 09.05 og 12.00 – 12.20
• Aftenhold: 18.00 – 18.20 og 21.30 – 21.45
• Nathold: 03.00 – 03.20
Arbejdstid for funktionærer
Den normale arbejdstid for funktionærer på RAIS følger gældende overenskomst og individuelle ansættelsesaftaler.
Generelle rammer
• Den ugentlige arbejdstid er som udgangspunkt 37 timer fordelt på mandag til fredag.
• Arbejdstiden placeres inden for normal kontortid og aftales med nærmeste leder.
• Der er fleksibilitet i arbejdstiden, men det forventes, at funktionærer er tilgængelige i den primære arbejdstid, hvor møder og samarbejde med kolleger finder sted.
Pauser
• Der er en fast formiddagspause fra 8:50-9:05 samt frokostpause fra 12:00-12:20.
• Pauserne er egenbetaling
Overarbejde
• Overarbejde kan forekomme i perioder med spidsbelastning og aftales med nærmeste leder.
• Afspadsering eller kompensation for overarbejde sker efter individuel aftale.
Arbejdstid i forbindelse med rejser eller kundebesøg
• Rejsetid og overnatning anses ikke som arbejdstid medmindre det foretages i en weekend.
• Arbejde og rejse i weekender eller til aftenarrangementer i hverdagen med kunder anses som arbejdende timer x 1,5. Dette gælder max 15 timer pr. dag inklusiv faktor
BEKLÆDNINGSPOLITIK
Hos RAIS har vi klare retningslinjer for arbejdstøj og påklædning for både produktionsmedarbejdere og funktionærer, så vi sikrer et professionelt og sikkert arbejdsmiljø.
Produktionsmedarbejdere
• Alle medarbejdere i produktionen får udleveret arbejdstøj, som er obligatorisk at bruge under arbejdet. Dette bestilles på første arbejdsdag.
• Der udleveres også sikkerhedssko, som skal bæres i henhold til sikkerhedsreglerne. Sikkerhedssko bestilles på første arbejdsdag.
• Generelt sikkerhedsudstyr så som briller, handsker, hjelme m.v. udleveres efter behov. o Lokalaftale om bestilling af sikkerhedsbriller med styrke ligger tilgængelig på intra.
• Der udleveres tøj og udstyr efter behov. Ved bestilling af nyt tøj, sko eller sikkerhedsudstyr sendes en mail til: indkob@rais.dk
• Ved akutte behov kontaktes Preben i Varemodtagelsen enten personligt eller på telefon: +45 60436418
• Der gøres opmærksom på, at der kan være leveringstid på op til 1 måned for arbejdstøj og sikkerhedssko.
• Bukser og overalls renses via virksomhedens ordning og skal afleveres til rens på arbejdspladsen (i kurvene i omklædningsrummene i velfærdsbygningen).
• Trøjer, t-shirts, skjorter og andet arbejdstøj skal medarbejderen selv sørge for at vaske.
Funktionærer
• Der er ingen fast dresscode, men det forventes, at medarbejdere klæder sig præsentabelt.
• Det er ikke tilladt at møde på arbejde i joggingtøj eller lignende uformel beklædning.
• Ved kundebesøg eller repræsentative opgaver opfordres medarbejdere til at tilpasse deres påklædning efter situationen.
• Funktionærer, der kommer meget i produktionen, skal være iført sikkerhedssko, ligeledes hvis man udfører arbejde i værkstedet.
RAIS ønsker, at alle medarbejdere fremstår velsoignerede og hensigtsmæssigt klædt i forhold til deres arbejdsopgaver.
Se gældende lokalaftaler på intranettet for uddybende information om beklædning og sikkerhedsudstyr ved specifikke arbejdsopgaver.
FRAVÆRSPOLITIKKER
Ferie, Feriefridage og Afspadsering
Alle har ret til 25 feriedage om året samt fem ekstra feriefridage i følge med gældende overenskomst.
• Ferie
RAIS holder lukket tre uger hver sommer (uge 28, 29 og 30). Den resterende ferie bliver diskuteret på SU og kan findes i SU-referat fra april på Intra. Ferie skal indberettes til lønkontoret i god tid.
• Feriefridage
De fem ekstra feriefridage er frit disponible til at bruge, som det ønskes. Feriefridage skal indberettes senest 24 timer inden der gøres brug af dem.
• Afspadsering
Det er muligt at optjene ekstra timer til afspadsering. Se herunder hvilke regler der gælder.
o Timelønnede
Det skal aftales med nærmeste leder, når man tager afspadsering. Det er vigtigt at overarbejde er godkendt og bliver koordineret ordentligt i gruppen.
o Funktionærer
Det er muligt at optjene til afspadsering efter aftale med nærmeste leder.
Barsel og Forældreorlov
• RAIS følger barselsreglerne samt forældreorlovsreglerne fra gældende overenskomst. Kontakt din nærmeste leder, hvis du har spørgsmål til denne.
Barns sygdom
• Der henvises til gældende overenskomst.
Specielle Fridage
• Dødsfald/begravelser i familien
Medarbejdere har ret til 1 betalt fridag på dagen for dødsfaldet eller begravelsesdagen. Dette gælder kun nærmeste familiemedlem (ægtefælle, børn, forældre, søskende, svigerforældre).
• Særlige Begivenheder
Andre specielle fridage kan gives efter aftale med ledelsen, afhængig af den specifikke situation og behovet for arbejdskraft.
Andet fravær
• Lægebesøg
RAIS betaler for lægebesøg ved almen praktiserende læge, sygehusbesøg og speciallæge, hvis det ligger indenfor normal arbejdstid (max 2 timer pr. dag). RAIS forbeholder sig retten til at kræve en lægeerklæring. Lægeerklæringen betales af RAIS.
• Tandlæge, Fysioterapi osv.
RAIS dækker ikke arbejdstiden ved tandlægebesøg, tider ved fysioterapi, kiropraktor eller anden form for behandling – MEDMINDRE det er behandling som følge af en arbejdsskade.
Jubilæum
• Der gives fri på selve dagen i forbindelse med 25- og 40-års jubilæum.
• Der udbetales et jubilæumsgratiale i henhold til bestemmelserne fra SKAT, der ligger på kr. 8.000, - ved henholdsvis 25- og 40-års jubilæum
• På selve dagen bliver flaget hejst for medarbejderen og der indbydes til morgenbrød med relevante deltagere.
• For 10, 20 og 30 års jubilarer vil der blive lavet et opslag på intra med billede og en lille tekst.
FØRSTEHJÆLP
RAIS prioriterer sikkerhed og hurtig hjælp i nødsituationer.
• Hjertestarter
RAIS har en hjertestarter placeret udenfor på muren ved cykelskuret. Alle medarbejdere opfordres til at vide, hvor den er placeret.
• Førstehjælpskurser
Vi afholder førstehjælpskurser efter behov for at sikre, at medarbejdere kan yde basal førstehjælp i en nødsituation.
• Sikkerhed og beredskab
For mere information om sikkerhedsprocedurer, nødudgange og beredskabsplanen kan du finde relevant materiale på intranettet under: Aftaler og referater Sikkerhed og beredskab.
• Generel opfordring
Alle medarbejdere opfordres til at orientere sig om nødudgange, beredskabsplanen og procedurer for at tilkalde hjælp i tilfælde af en nødsituation.
Ved spørgsmål eller behov for yderligere information om førstehjælp, kontakt din nærmeste leder.
HJEMMEARBEJDE
Formål
RAIS anerkender, at fleksibilitet i arbejdslivet kan øge trivsel og produktivitet. Denne politik fastlægger retningslinjer for hjemmearbejde for funktionæransatte, så det sker under ordnede forhold, der sikrer en god balance mellem fleksibilitet og driftens behov.
Omfang og vilkår
• Medarbejdere har mulighed for at arbejde hjemme én fast dag om ugen, forudsat at arbejdsopgaverne tillader det.
• Den faste hjemmearbejdsdag skal aftales med nærmeste leder og være den samme ugedag hver uge.
• Hjemmearbejde er frivilligt, og medarbejdere kan vælge at arbejde på kontoret alle ugens dage.
• Hjemmearbejde er ikke en ret, men en mulighed, og det kan til enhver tid justeres eller suspenderes, hvis det forretningsmæssige behov kræver det.
• Lægeaftaler skal så vidt muligt ligges på hjemmearbejdsdagen.
Forventninger til medarbejdere ved hjemmearbejde
• Medarbejdere skal være tilgængelige i normal arbejdstid via telefon, e-mail og eventuelle digitale samarbejdsværktøjer.
• Arbejdsopgaver og deadlines skal håndteres på samme måde som ved fysisk fremmøde.
• Der forventes et professionelt arbejdssetup, så der kan arbejdes effektivt uden unødig forstyrrelse.
Teknisk udstyr og IT-sikkerhed
• RAIS stiller det nødvendige IT-udstyr til rådighed, herunder en bærbar computer og eventuelt en ekstern skærm.
• Medarbejdere er ansvarlige for at sikre en stabil internetforbindelse, der muliggør effektivt arbejde.
• Alt arbejde skal foregå via virksomhedens systemer, og data må ikke lagres på private enheder.
• Medarbejdere skal overholde virksomhedens IT- og GDPR-politikker ved hjemmearbejde.
Arbejdsmiljø og ergonomi
• Medarbejdere har ansvar for at sikre en ergonomisk korrekt arbejdsplads derhjemme.
• Virksomheden kan vejlede i korrekt arbejdsstilling, men medarbejderen er selv ansvarlig for opsætning af stol, bord og skærm.
Ændringer og ophør af hjemmearbejdsaftaler
• Hjemmearbejde kan justeres eller ophøre, hvis det vurderes at påvirke opgaveløsningen eller samarbejdet negativt.
• Medarbejdere, der ønsker at ændre deres hjemmearbejdsdag, skal aftale det med deres nærmeste leder.
IT- OG INTERNETBRUG
Generelt
Alle medarbejdere hos RAIS er ansvarlige for at overholde denne politik og udvise forsigtighed og omtanke ved brug af IT-ressourcer.
Adgang til IT-systemer og data gives kun til autoriserede medarbejdere i overensstemmelse med deres ansættelsesrolle og arbejdsopgaver.
Beskyt fortrolige oplysninger og data, herunder kundedata, personoplysninger og forretningshemmeligheder, ved at begrænse adgang og undgå uautoriseret deling af information.
Brug af IT- og Internetressourcer
• Personlig Brug
Anvendelse af virksomhedens IT- og internetressourcer til personlige formål bør begrænses og bør ikke forstyrre arbejdsopgaverne.
• Softwareinstallation
Installation af software på RAIS' computere og netværk er kun tilladt med tilladelse fra ITafdelingen for at undgå sikkerhedsrisici og konflikter.
• Download og Streaming
Download af filer og streaming af indhold fra internettet bør begrænses til legitimt og arbejdsrelateret formål (se etiske standarder) for at undgå risikoen for virus, malware og overdrevet båndbreddeforbrug.
E-mails
• Ejerskab til e-mail
E-mails, der sendes til og/eller fra medarbejderen betragtes som virksomhedens ejendom, medmindre e-mailen er mærket ”personlig”, ”privat” eller lignende. Disse e-mails betragtes som medarbejderes ejendom.
o Brug af virksomhedens e-mail til personlige formål bør begrænses, og medarbejdere bør udvise forsigtighed ved åbning af vedhæftede filer og klik på links for at undgå phishing-angreb. Er der tvivl om noget, så kontakt IT-afdelingen hurtigst muligt.
• Særlige internetfaciliteter
Tilmelding til særlige internetfaciliteter såsom abonnementsservices mm. må kun ske efter aftale med nærmeste leder.
• Kontrol
Der gøres opmærksom på at enhver e-mail kan åbnes og læses af den IT-ansvarlige, og at samtlige e-mails, der ikke er forsynet med korrekt angivelse af medarbejderes e-mail-konto, eller som modtages efter lukning af medarbejderes e-mail-konto, åbnes af den IT-ansvarlige og virksomheden.
Etiske standarder
• Internetadgangen skal benyttes til søgninger, der ikke strider mod almindelige etiske standarder.
• Særligt må internetadgangen ikke benyttes til besøg på hjemmesider, hvis indhold er af pornografisk, politisk, ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt angår race, køn, etnisk eller social oprindelse eller religion.
• Derudover må medarbejderen ikke ved brug af e-mail sende materiale af ovenstående karakter.
Adgangskontrol og Sikkerhed
• Adgangskontrol
Adgang til systemer og data skal være baseret på princippet om mindste privilegium, hvor medarbejdere kun har adgang til de ressourcer, de har brug for, for at udføre deres arbejde.
• Adgangskoder
Medarbejdere skal vælge stærke adgangskoder, som ikke deles med andre, og ændre dem regelmæssigt for at forhindre uautoriseret adgang.
• Datalagring
Alle data skal opbevares sikkert på virksomhedens servere og sikkerhedskopieres regelmæssigt for at undgå tab af data og sikre dataintegritet.
Beskyttelse af IT-Systemer
• Anti-virus og Anti-malware
Alle enheder, der er tilsluttet RAIS' netværk, er beskyttet af opdateret anti-virus og antimalware-software for at reducere risikoen for infektioner.
• Firewall
En firewall er konfigureret og aktiveret på alle netværksforbindelser for at overvåge og filtrere indgående og udgående netværkstrafik og forhindre uautoriseret adgang.
Håndtering af Sikkerhedsbrud
• Rapportering
Alle mistænkelige aktiviteter eller sikkerhedsbrud skal rapporteres straks til IT-afdelingen for undersøgelse og håndtering.
• Indsamling af Beviser
Medarbejdere må ikke ændre eller slette data i tilfælde af et sikkerhedsbrud og skal bistå ITafdelingen med at indsamle relevante beviser.
Opdateringer og Vedligeholdelse
• Softwareopdateringer
Alle medarbejdere skal regelmæssigt installere opdateringer til software og operativsystemer for at lukke sikkerhedshuller og forbedre systemets stabilitet og ydeevne.
• Hardwarevedligeholdelse
Hardware og udstyr skal vedligeholdes regelmæssigt for at sikre, at det fungerer optimalt og minimere risikoen for fejl og nedbrud.
Ansættelsens ophør
• Slette e-mails
Det er medarbejderens ansvar, at private e-mails slettes fra medarbejderens e-mail-konto i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør. Private e-mails, der ikke er slettet ved ansættelsesforholdets ophør, slettes af virksomheden.
• Lukning af konto
Virksomheden træffer beslutning om tidspunktet for lukning af medarbejderens e-mail-konto. Efter lukning af medarbejderens e-mail-konto vil alle mails, der stiles til medarbejderens email-konto gå til en administrator konto, hvor alle e-mails åbnes.
Særlig registrering og kontrol mm.
• Kontrolmulighed
o Medarbejderens færden på internettet registreres i en central logfil, mens en anden central logfil indeholder en kopi af samtlige e-mails sendt til og fra medarbejderens email-konto.
o Virksomheden har dermed mulighed for til enhver tid at kontrollere, at disse retningslinjer overholdes.
o Den IT-ansvarlige kan åbne enhver e-mail og eventuelt vedhæftede filer og skaffe sig indsigt i enhver færden på internettet, hvis og i det omfang dette er påkrævet i forbindelse med kontrollen.
Træning og Uddannelse
• Sikkerhedsbevidsthed
Alle medarbejdere skal gennemgå sikkerhedstræning og være opmærksomme på de seneste trusler og “best practices” for at reducere risikoen for sikkerhedsbrud.
• Phishing Awareness
Medarbejdere skal trænes i at genkende og undgå phishing-angreb for at beskytte mod uautoriseret adgang til data og systemer.
Overholdelse af denne politik er afgørende for at beskytte virksomhedens aktiver og omdømme. Eventuelle overtrædelser vil blive behandlet i overensstemmelse med RAIS' disciplinære procedurer,
som omfatter advarsler og ved gentagne advarsler, kan det føre til ansættelsesophør. Ved spørgsmål eller bekymringer om denne politik, kontakt venligst IT-afdelingen eller din nærmeste leder.
LØNPOLITIK
Lønstruktur
• Lønnen fastlægges primært ud fra medarbejdernes kompetencer, erfaring og præstationer.
• Lønforhandling foretages årligt eller efter behov i forbindelse med præstationsvurderinger eller forfremmelser.
• RAIS følger gældende overenskomst.
• Lønoplysninger behandles fortroligt og deles kun med relevante medarbejdere og beslutningstagere i overensstemmelse med gældende lovgivning og databeskyttelsesbestemmelser.
Bonusordninger
• Virksomheden kan tilbyde bonusordninger eller incitamentsprogrammer som en del af lønpakken for at belønne ekstraordinære præstationer eller opfyldelse af specifikke mål og nøgletal.
Ligestilling
• RAIS forpligter sig til at sikre ligestilling i lønninger, hvorved der ikke diskrimineres baseret på køn, alder, race, religion, handicap eller andre beskyttede kategorier.
• Lønrevisioner og beslutninger træffes objektivt og retfærdigt uden bias eller fordomme.
MAD VED OVERARBEJDE
Ved overarbejde kan der i visse tilfælde bestilles mad, afhængigt af tidspunktet og typen af overarbejde.
• Det er den nærmeste leder, der vurderer, om der skal bestilles mad.
• Lederen står også for at bestille og/eller hente maden.
• Maden er en del af overarbejdet og skal derfor spises på arbejdspladsen – det er ikke tilladt at tage den med hjem.
• Se gældende lokalaftale omkring fortæring for uddybning af mad ved planlagt overarbejde.
Formålet med denne ordning er at sikre, at medarbejderne får mulighed for at spise under længere arbejdsdage, og vi forventer, at alle respekterer retningslinjerne.
MEDARBEJDERUDVIKLING OG UDDANNELSE
Kompetenceudvikling
• Identifikation af Kompetencebehov
Ledere og medarbejdere samarbejder om at identificere individuelle og teambaserede kompetencebehov i overensstemmelse med virksomhedens strategiske mål og forretningsmæssige behov.
Uddannelsesmuligheder
• Intern uddannelse
RAIS tilbyder relevant uddannelse efter aftale, der er skræddersyet til medarbejderens ønskede udvikling.
• Eksterne Uddannelsesmuligheder
Medarbejdere kan deltage i eksterne uddannelsesmuligheder, herunder kurser, seminarer og konferencer, der kan bidrage til deres faglige og personlige udvikling efter aftale med nærmeste leder.
Mentorordninger
• Mentorprogram for lærlinge
RAIS har en mentorordning for lærlingene, hvor hver gruppe har en udpeget mentor, der er lærlingens primære kilde til information og læring.
MUS og Feedback
• Medarbejderudviklingssamtaler
Årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS) gennemføres for at evaluere medarbejderes præstationer, identificere udviklingsmuligheder og fastlægge mål for det kommende år.
o Timelønnede indkaldes til MUS i deres fødselsdagsmåned. Funktionærerne bliver indkaldt i oktober/november.
o MUS handler ikke om løn eller andre kollegaer. Formålet med MUS er at drøfte den enkelte medarbejders trivsel, indsats og fortsatte udvikling på RAIS.
o Samtalen er ikke en erstatning for den daglige sparring, og det opfordres derfor til, at medarbejderen kontakter sin nærmeste leder, hvis der er noget aktuelt at drøfte.
• Feedback
Løbende feedback og vejledning gives af ledere og kolleger for at støtte medarbejderes udvikling og trivsel på arbejdspladsen.
Opfølgning og Evaluering
• Evaluering af Udviklingsinitiativer
Effektiviteten af medarbejderudviklings- og uddannelsesinitiativer evalueres løbende for at sikre, at de understøtter virksomhedens mål og medarbejdernes behov.
• Justeringer og Forbedringer
Baseret på evalueringer foretages justeringer og forbedringer af medarbejderudviklings- og uddannelsespolitikker og -programmer for at sikre deres relevans og effektivitet over tid.
MØDEPOLITIK
Effektive møder er afgørende for en velfungerende arbejdsplads. Derfor har RAIS følgende retningslinjer for møder:
Planlægning og Indkaldelse
• Møder bør kun afholdes, hvis der er et klart formål og en agenda.
• Indkaldelser skal sendes i god tid og indeholde en dagsorden.
• Møder planlægges primært i arbejdstiden, og unødige møder undgås.
Deltagelse og Forberedelse
• Deltagerne skal forberede sig på forhånd ved at læse relevant materiale.
• Mødedeltagere forventes at komme til tiden og være fokuserede.
• Mobiltelefoner bør kun bruges, hvis det er relevant for mødet.
Mødernes Afvikling
• Møder starter og slutter til tiden.
• Referat eller beslutningspunkter noteres og deles efter mødet.
• Mødelederen sikrer, at diskussioner forbliver fokuserede.
Digitale Møder
• Ved online møder skal deltagere have en stabil internetforbindelse og være tilgængelige via kamera og mikrofon.
• Alle følger de samme mødediscipliner som ved fysiske møder.
Klub -møder
• Der gives frihed for deltagelse i Klub møder. Ved deltagelse skal medarbejderen stemple ud.
Ved at følge disse retningslinjer sikrer vi, at møder bliver værdifulde og effektive for alle medarbejdere.
REJSEPOLITIK
Rejsegodkendelse
• Forretningsrejser
Alle forretningsrejser skal godkendes af den relevante leder eller afdelingsansvarlig inden rejsearrangementet påbegyndes.
• Budgetgodkendelse
Rejser skal planlægges med et ansvarligt forbrug af ressourcer.
Rejseplanlægning
• Tidlig planlægning
Rejser skal planlægges så tidligt som muligt for at opnå de bedste priser og rejsefordele.
• Rejseafgange
Medarbejdere skal søge efter de mest omkostningseffektive rejseafgange og overnatningsmuligheder
• Rejseudgifter
Medarbejdere skal indsende alle kvitteringer efter endt rejse.
• Dokumentation
Alle relevante rejse- og indkvarteringsoplysninger skal arkiveres og opbevares sikkert for revision og rapportering.
Rejseudgifter og Kompensation
• Godkendte udgifter
Rejseudgifter, der er berettigede til refusion, kan omfatte flybilletter, tog- og busbilletter, overnatningsomkostninger, måltider, transport til og fra lufthavnen samt andre relevante udgifter i forbindelse med forretningsrejser.
• Refusion
Medarbejdere skal indsende alle relevante dokumenter og kvitteringer for at modtage refusion af rejseudgifter.
Sikkerhed og Sundhed
• Rejseforsikring
Alle medarbejdere er dækket af RAIS’ rejseforsikring, der dækker sygdom, skade og uforudsete begivenheder under rejser i arbejdsøjemed.
• Sundheds- og Sikkerhedsrådgivning
Medarbejdere skal søge rådgivning om sundheds- og sikkerhedsrisici på destinationen og følge relevante anbefalinger og retningslinjer for at sikre deres eget velbefindende.
Rejsepolitik Overholdelse
• Overholdelse
Alle medarbejdere forventes at overholde virksomhedens rejsepolitik og retningslinjer for at sikre ensartet og ansvarlig rejseadfærd.
Overtrædelse af rejsepolitikken kan føre til disciplinære foranstaltninger i overensstemmelse med virksomhedens politikker og procedurer.
Kørselsgodtgørelse
• Medarbejdere, der anvender deres egen bil i arbejdsrelateret øjemed, kan få kørselsgodtgørelse i henhold til statens takster. Kørselsgodtgørelse ydes kun, hvis kørslen er godkendt af nærmeste leder på forhånd, og det er medarbejderens ansvar at registrere og dokumentere kørslen korrekt.
• For at få refunderet kørsel skal medarbejderen udfylde og indsende en kørselsrapport med angivelse af dato, formål, destination og antal kørte kilometer. Kørselsgodtgørelse udbetales sammen med lønnen i den efterfølgende lønperiode.
• Ved kørsel i egen bil er det medarbejderens ansvar at sikre, at bilen er lovligt forsikret, og at alle gældende færdselsregler overholdes. RAIS påtager sig ikke ansvar for eventuelle skader eller bøder i forbindelse med brug af egen bil til arbejdsrelaterede formål.
REKRUTTERINGSPOLITIK
Rekrutteringsproces
• Stillingsopslag
Alle ledige stillinger annonceres internt og/eller eksternt af RAIS A/S eller med hjælp fra et rekrutteringsbureau afhængig af stillingen.
Stillingsopslaget skal indeholde en detaljeret beskrivelse af jobbet, krav til kvalifikationer og ansøgningsfrist.
• Ansøgning og Screening
Ansøgere opfordres til at ansøge online via e-mail i overensstemmelse med vejledningen i stillingsopslaget.
Alle indkomne ansøgninger skal gennemgås af lederen, der foretager en indledende screening for at vurdere kandidaternes egnethed i forhold til jobkravene.
• Ansættelsesproces
Efter screening inviteres egnede kandidater til samtaler med relevant ledelse og eventuelt andre medarbejdere.
Der kan gennemføres flere interviewrunder for at vurdere kandidaternes færdigheder, erfaring og kulturelle pasform.
Ansættelse og On-boarding
• Jobtilbud
Efter vellykkede interviews og godkendt baggrundskontrol kan et jobtilbud gives til den valgte kandidat.
Jobtilbuddet skal indeholde klare oplysninger om jobbetingelser, løn, goder og andre relevante forhold.
• On-boarding
Nyansatte skal deltage i et struktureret onboarding-program, der introducerer dem til virksomhedens mission, værdier, politikker, arbejdsprocesser og kollegiale relationer.
Behandling af ansøgerdata
• Dataindsamling
Ansøgerdata, herunder CV'er, ansøgninger, referencer og baggrundskontrolrapporter, indsamles og opbevares sikkert i overensstemmelse med persondataforordningen (GDPR).
Kun autoriserede medarbejdere har adgang til ansøgerdata, og fortrolighed skal opretholdes til enhver tid.
• Databeskyttelse
Ansøgerdata opbevares kun i op til 6 måneder med ansøgerens accept.
Efter afslutningen af rekrutteringsprocessen skal alle u-anvendte ansøgerdata slettes eller anonymiseres i overensstemmelse med GDPR.
AFSKEDIGELSESPOLITIK
Afskedigelse af enkeltpersoner
• Præstations- eller Adfærdsmæssige Årsager
Hvis en medarbejder ikke lever op til virksomhedens forventninger vedrørende præstation, adfærd eller arbejdsopførsel, vil der blive indledt en dialog mellem medarbejderen og deres nærmeste leder.
Medarbejderen vil få mulighed for at forbedre deres præstation gennem en skriftlig handlingsplan og støtte fra virksomheden.
Hvis der ikke sker en væsentlig forbedring inden for en rimelig tidsramme, kan afskedigelse blive overvejet som en sidste udvej.
• Afskedigelsesprocedure
Afskedigelse af enkeltpersoner vil blive gennemført i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Medarbejderen vil modtage skriftlig meddelelse om årsagen til afskedigelsen samt dato for afskedigelse i henhold til overenskomsten.
Masseafskedigelser
• Nedgang i aktivitet eller organisatoriske ændringer I tilfælde af nedgang i aktivitet eller andre organisatoriske ændringer, der kræver afskedigelse af flere medarbejdere, vil beslutningen om masseafskedigelse blive truffet af virksomhedens ledelse.
Beslutningen vil blive baseret på objektive kriterier og forretningsmæssige behov og vil blive kommunikeret til berørte medarbejdere på en åben og gennemsigtig måde.
• Underretning og støtte
Berørte medarbejdere vil modtage skriftlig underretning om masseafskedigelsen samt relevant information om opsigelsesperiode, kompensation og støtteprogrammer, hvis tilgængelige. Virksomheden vil tilbyde støtte til berørte medarbejdere, herunder karriererådgivning, omskoling eller hjælp til at finde nye beskæftigelsesmuligheder.
Fortrolighed og respekt
• Fortrolighed
Alle afskedigelser vil blive behandlet fortroligt og med respekt for den berørte medarbejders værdighed og privatliv.
• Kommunikation
Virksomheden vil kommunikere åbent og ærligt om beslutningen om afskedigelse og vil tilbyde støtte og ressourcer til både de afskedigede medarbejdere og de tilbageværende ansatte.
RYGEPOLITIK
Denne politik gælder for alle ansatte, besøgende og entreprenører på vores faciliteter. Vi opfordrer alle medarbejdere til at respektere og følge rygepolitikken for at sikre trivsel og respekt for hinandens helbred og velvære.
• Formål
Formålet med rygepolitikken er at beskytte ikke-rygerne mod passiv rygning, fremme et sundere arbejdsmiljø og sikre en renere arbejdsplads. Dette omfatter både traditionelle tobaksprodukter og elektroniske cigaretter (dampere).
• Rygezoner
Rygning og brug af elektroniske cigaretter er kun tilladt i de specielt opmærkede områder udenfor bygningerne (se bilag 2), eller helt udenfor RAIS’ matrikel. De specielt opmærkede områder er tydeligt markeret og udstyret med passende skraldespande til cigaret skodder og affald.
• Overholdelse
Alle medarbejdere, besøgende og entreprenører er forpligtet til at overholde rygepolitikken. Overtrædelse af denne politik kan resultere i disciplinære foranstaltninger, herunder advarsler eller anden passende handling i henhold til virksomhedens retningslinjer.
• Rygepauser
Rygepauser skal tilpasses arbejdet og må ikke være til gene for kollegaer eller afbryde vigtige opgaver. En rygepause bør som udgangspunkt ikke overstige 5-7 minutter, og det opfordres til, at man benytter de almindelige pauseperioder til at ryge.
• Ansvar
Det er hver enkelt medarbejders ansvar at sikre, at de overholder rygepolitikken. Ledelsen har ansvaret for at informere nye medarbejdere og besøgende om politikken og sikre, at rygezonerne er tydeligt markeret og vedligeholdt.
• Revision af politikken
Rygepolitikken vil blive revideret og opdateret efter behov for at sikre, at den forbliver relevant og effektiv. Medarbejdere opfordres til at give feedback og forslag til forbedringer.
SENIORPOLITIK
Hos RAIS anerkender vi værdien af erfaring og viden hos vores senior medarbejdere. Vi ønsker at skabe et arbejdsmiljø, hvor seniorer kan fortsætte med at bidrage værdifuldt, samtidig med at vi tager hensyn til deres behov og ønsker.
Denne seniorpolitik gælder for alle medarbejdere over 60 år, både produktionsmedarbejdere (timelønnede) og funktionærer.
Fælles principper for alle medarbejdere
• RAIS tilbyder årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS), hvor seniorer opfordres til at tage emner som arbejdsbelastning, trivsel og fremtidige ønsker op.
• Der er mulighed for individuelle tilpasninger i arbejdstid og opgaver, efter dialog med nærmeste leder
• Ønsker om nedtrapning, kompetenceudvikling eller ændrede funktioner behandles individuelt og fleksibelt.
• RAIS opfordrer til løbende dialog, så ændringer i arbejdsevne eller ønsker kan håndteres i god tid.
• Tilpasninger af arbejdspladsen kan gennemføres for at forbedre arbejdsforholdene og reducere risikoen for skader.
Funktionærer
For funktionærer kan følgende tiltag og muligheder komme i spil:
• Fleksibilitet i arbejdstid
Det er muligt at aftale fast hjemmearbejde op til én dag om ugen eller ændringer i arbejdstiden (f.eks. tidligere/senere mødetid).
• Opgavetilpasning
Arbejdsopgaver kan tilpasses for at reducere belastning, herunder omlægning til mere rådgivende eller støttende funktioner.
• Trinvis tilbagetrækning
Ved overgang til pension kan der laves aftaler om gradvis nedtrapning i arbejdstid (f.eks. deltid).
• Kompetencebevaring
RAIS tilskynder, at erfarne funktionærer indgår i oplæring eller mentorroller for yngre kollegaer.
Produktionsmedarbejdere (Timelønnede)
For timelønnede seniorer gælder særligt:
• Lettere opgaver
Ved fysisk belastning kan arbejdsopgaver tilpasses, så tunge eller ensformige opgaver undgås, hvis det er muligt.
• Fleksibel planlægning
Indflydelse på vagter og arbejdstid forsøges imødekommet i det omfang, det kan forenes med produktionen.
• Skifteholdsarbejde
Der er mulighed for at blive fritaget fra skifteholdsarbejde, hvis dette kan passe med kollegaer og produktionen.
• Deltagelse i sæsonaftaler
Der er mulighed for fritagelse af sæsonaftaler, hvis disse konflikter med de senioraftaler, der er blevet lavet med medarbejderen.
• Delvis nedtrapning
Der kan aftales færre ugentlige timer i en overgangsperiode frem mod pensionering.
• Erfaringsdeling
Seniorer kan bidrage med oplæring af nye kollegaer, fx i introduktionsforløb eller som interne mentorer.
Pension
• Funktionæransatte medarbejdere er omfattet af reglerne omkring arbejdsmarkedspension jf. Industriens Funktionæroverenskomst § 8.
• RAIS’ timelønnede medarbejdere er omfattet af reglerne omkring arbejdsmarkedspension jf. Industriens Overenskomst § 34.
SOCIALE MEDIER
Formål
At sikre en ansvarlig og professionel anvendelse af sociale medier af medarbejdere hos RAIS, både i og uden for arbejdstiden, for at beskytte virksomhedens omdømme og sikre en positiv online tilstedeværelse
Generelle Retningslinjer
• Personligt ansvar
Medarbejdere, der bruger sociale medier, er personligt ansvarlige for det indhold, de publicerer online. Dette gælder både for privat og professionel brug.
• Respekt og professionalisme
Al kommunikation på sociale medier skal være respektfuld, professionel og i overensstemmelse med virksomhedens værdier og politikker. Negativ, nedværdigende eller stødende indhold om RAIS, kolleger eller virksomhedens interessenter er uacceptabelt.
• Fortrolige oplysninger
Medarbejdere må ikke dele fortrolige oplysninger om RAIS, herunder, men ikke begrænset til, forretningsstrategier, økonomiske data, kundeinformationer eller interne dokumenter, uden udtrykkelig tilladelse.
• Privatliv
Beskyt dit eget og andres privatliv ved at være opmærksom på, hvilke personlige oplysninger du deler. Del ikke følsomme oplysninger om kolleger, kunder eller andre tilknyttede parter uden deres samtykke.
Brug af Sociale Medier i Arbejdstiden
• Arbejdsrelateret brug
Brug af sociale medier til arbejdsrelaterede opgaver er tilladt, forudsat at det er relevant for arbejdet og godkendt af nærmeste leder. Dette kan inkludere marketing, kundeservice og rekruttering.
• Personlig brug
Personlig brug af sociale medier i arbejdstiden bør begrænses til pauser og må ikke forstyrre arbejdsopgaverne eller påvirke produktiviteten.
Virksomhedens Sociale Medieprofiler
• Officiel kommunikation
Kun autoriserede medarbejdere må poste på virksomhedens officielle sociale medieprofiler. Alle opslag skal være i overensstemmelse med RAIS' kommunikationsstrategi og godkendt af
marketingafdelingen.
• Repræsentation
Når medarbejdere poster om virksomheden fra deres personlige profiler, skal de tydeligt angive, at deres udtalelser er deres egne og ikke nødvendigvis repræsenterer RAIS’ officielle holdninger.
Håndtering af Negativ Feedback
• Negative kommentarer om RAIS på sociale medier skal håndteres professionelt og hurtigt. Kontakt marketingafdelingen eller din nærmeste leder for vejledning om, hvordan man bedst besvarer eller håndterer kritik.
• Tag al feedback konstruktivt og brug det som en mulighed for forbedring. Undgå offentlige skænderier og upassende svar.
Overtrædelser og Konsekvenser
• Disciplinære foranstaltninger
Overtrædelse af denne politik kan resultere i disciplinære foranstaltninger, herunder advarsler, suspension eller i alvorlige tilfælde afskedigelse, afhængigt af overtrædelsens karakter og alvor.
• Rapportering
Medarbejdere, der bliver opmærksomme på overtrædelser af denne politik, opfordres til at rapportere dette til deres nærmeste leder.
STRESS, MOBNING OG CHIKANE
Stresspolitik
Formålet er at fremme trivsel og forebygge stress blandt medarbejderne ved at skabe et sundt arbejdsmiljø og tilbyde støtte og ressourcer til dem, der oplever stress.
• Forebyggelse
RAIS arbejder aktivt for at forebygge stress ved at sikre en god balance mellem arbejdsopgaver og ressourcer, samt ved at fremme en kultur, hvor medarbejderne kan tale åbent om stress og belastninger.
• Individuel støtte
Medarbejdere, der oplever stress, opfordres til at kontakte deres nærmeste leder. RAIS vil tilbyde individuel støtte, herunder mulighed for samtaler med en stresskonsulent eller psykolog via sundhedsforsikringen.
• Fleksibilitet
I tilfælde af stress-relaterede problemer kan fleksible arbejdsordninger, reducerede arbejdstider eller midlertidige omplaceringer aftales for at lette belastningen.
• Opfølgning
Der vil blive fulgt op på alle stress-relaterede henvendelser, og der vil blive iværksat passende handlinger for at afhjælpe situationen. Dette kan inkludere arbejdspladsændringer, ændrede arbejdsrutiner eller andre relevante tiltag.
Mobningspolitik
Formålet er at sikre et arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere behandles med respekt og værdighed, og hvor mobning ikke tolereres.
• Nul tolerance
RAIS har en nul-tolerancepolitik overfor mobning. Enhver form for mobning, herunder fysisk, verbal, psykisk eller digital mobning, vil ikke blive accepteret.
• Rapportering
Medarbejdere, der oplever eller er vidne til mobning, opfordres til at rapportere dette til deres nærmeste leder eller tillidsrepræsentanten. Alle rapporter vil blive behandlet fortroligt.
• Undersøgelse
Alle rapporter om mobning vil blive grundigt undersøgt. Der vil blive iværksat passende handlinger baseret på undersøgelsens resultater.
• Støtte til Ofre
Ofre for mobning vil blive tilbudt støtte, herunder adgang til rådgivning og hjælp fra en medarbejderrepræsentant.
• Konsekvenser
Medarbejdere, der deltager i mobning, vil blive mødt med disciplinære handlinger, som kan inkludere advarsler, suspension eller afskedigelse afhængigt af alvoren af hændelsen.
Chikanepolitik
Formålet er at sikre et sikkert og respektfuldt arbejdsmiljø, hvor chikane i enhver form ikke tolereres.
• Definition
Chikane omfatter enhver form for uønsket adfærd, der har til formål eller virkning at krænke en persons værdighed, skabe et skræmmende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller offensivt miljø. Dette inkluderer seksuel chikane, racechikane, og enhver anden form for
diskrimination.
• Rapportering
Medarbejdere, der oplever eller er vidne til chikane, opfordres til straks at rapportere dette til deres nærmeste leder eller tillidsrepræsentanten. Alle rapporter vil blive behandlet fortroligt.
• Undersøgelse
Alle rapporter om chikane vil blive grundigt undersøgt af arbejdsmiljøudvalget med det formål at sikre en retfærdig og objektiv behandling af sagen.
• Støtte til ofre
Ofre for chikane vil blive tilbudt støtte, herunder adgang til rådgivning, psykologisk bistand og hjælp fra en medarbejderrepræsentant.
• Konsekvenser
Medarbejdere, der deltager i chikane, vil blive mødt med disciplinære handlinger, som kan inkludere advarsler, suspension eller afskedigelse afhængigt af alvoren af hændelsen.
SYGEFRAVÆRSPOLITIK
Det er RAIS’ hensigt at skabe så gode arbejdsbetingelser for medarbejderne som overhovedet muligt, samtidig med at tilgodese virksomhedens tarv.
Forudsætningerne er:
• At fravær betragtes som et fælles anliggende, hvor virksomheden aktivt støtter medarbejderen i tilbagevenden til arbejdet.
• At virksomheden og medarbejderen er bevidste om, at fravær er såvel menneskeligt som økonomisk en belastning for begge parter.
• At virksomheden respekterer, at det er den enkelte medarbejders ret at melde sig syg i tilfælde af sygdom.
• At det er medarbejderen selv, der melder sit fravær, med mindre sygdom forhindrer dette
Fravær
Ved sygdom skal nærmeste leder underrettes på dagen, før arbejdstidens begyndelse, på telefon eller SMS på nedenstående tider:
1. skift + funktionærer: senest kl. 7.30
2. skift: senest kl. 13.30
3. skift: helst før kl. 15.00 og senest kl. 22.00
Det er medarbejderens pligt at give besked om aftalte eller presserende opgaver, så virksomheden får mulighed for at lade andre udføre opgaverne.
• Det er den nærmeste leders opgave at kontakte den sygemeldte medarbejder på 3. fraværsdag enten på telefon eller SMS, for så vidt muligt at få medarbejderens egen vurdering af problemets omfang og fraværets varighed. Efterfølgende er det også den nærmeste leders opgave løbende at holde kontakt enten på telefon eller SMS, med den sygemeldte medarbejder.
• I særlige tilfælde, herunder arbejdsfunktioner med få medarbejdere, kan den nærmeste leder være nødsaget til at kontakte den sygemeldte medarbejder enten på telefon eller SMS, tidligere end på 3. fraværsdag, grundet specielle hensyn til den aktuelle planlægning.
• Det er virksomhedens hensigt at begrænse denne mulighed til et absolut minimum.
Dokumentation
• I forbindelse med sygdom skal der udfyldes en skriftlig sygemelding (tro og love- erklæring) som kan rekvireres på lønkontoret eller på intra. Tro og love- erklæringer forefindes også i kantinen.
• Tro og love- erklæringen skal udfyldes på første arbejdsdag efter sygdomsperioden og afleveres til lønkontoret. Ved længerevarende sygdom skal erklæringen sendes til RAIS.
• RAIS fremsender gerne en tro og love- erklæring, dette skal der uopfordret gives besked om ved anmeldelsen af sygdommen til virksomheden.
• RAIS forbeholder sig sin ret til enhver tid at kræve en lægeerklæring. Lægeerklæringen betales af virksomheden.
Fraværssamtaler
• Ved gentaget kortvarigt fravær, hvorved der forstås flere end 3 fraværsperioder inden for de seneste 12 uger, indkaldes medarbejderen til en fraværssamtale med nærmeste leder og medarbejderens tillidsrepræsentant. Formålet er at finde frem til en handlingsplan, der kan løse de problemer, fraværet giver virksomheden og medarbejderen.
• Samtalerne skal betragtes som udtryk for omsorg fra virksomhedens side.
L ængerevarende sygdom
• Alle virksomheder har pligt til ved længerevarende sygdom at afholde en sygefraværssamtale senest 4 uger efter første sygedag.
• Her skal den nærmeste leder og medarbejderen i fællesskab finde frem til løsninger, der kan forkorte sygefraværet.
Alvorlig sygdom
• Er der tale om alvorlig sygdom, er det RAIS' s generelle holdning at være meget tålmodig og støtte medarbejderen og dennes familie så godt som muligt. Det kan være nødvendigt med ekstraordinære aftaler og foranstaltninger, som aftales individuelt med medarbejderen. Det er op til den nærmeste leder eventuelt i samarbejde med den øvrige ledelse at tage stilling i disse situationer.