Lucrul de acasă: de la privilegiu la necesitate by Radu Crahmaliuc ☁ GDPR Ready

LUCRUL DE ACASĂ: DE LA PRIVILEGIU LA NECESITATE

Câteva sfaturi, ca să lucrăm mai cu spor în vremuri de criză

Radu CRAHMALIUC Aprilie 2020

2 Ne-am izolat, dar continuăm să comunicăm. Pentru mulți dintre noi lucrul de acasă părea până acum un privilegiu. Dar după mai mult de o lună, ajungem să constatăm că de puține ori ajungem să ne bifăm toate sarcinile zilnice… Acest ghid și-a propus să vă ofere câteva sfaturi și trucuri practice culese, selectate și adaptate la locuri și la vremuri.

Putem lucra cu spor izolați de spațiile de birouri, dar fără să ne izolăm complet de familie și de societate? Se poate să ne menținem criteriile de performanță dacă lucrăm cu țâncii pe sub masă și motanul pe genunchi? Se poate, dar asta depinde de fiecare… Făcută cu cap, munca de acasă poate deveni o plăcere.

Izolați, dar conectați Unul dintre paradoxurile acestor vremuri de criză este Comunicarea prin izolare. Lucrul la distanță nu e ceva nou și sunt o grămadă de profesii liberale unde nu ai nevoie de un spațiu de birouri ca să îți faci treaba. Astăzi însă, constrângerile legate de izolare au condus la explozia comunicării, pe toate canalele consacrate: telefonie, mesagerie, conferințe video, aplicații de partajare și colaborare, pachete integrate, platforme complete sau aplicații specifice, totul în Cloud. Serverele operatorilor de servicii online și Cloud duduie ca niște cuptoare de furnale. Beneficiarii infrastructurii pe fibra optică și ai comunicațiilor pe bandă largă sunt marii câștigători. Aplicații de socializare video au devenit peste noapte, grație simplității de folosire, platforme de comunicare preferate pentru guverne, spitale și scoli.

Am fost obligați să ne izolăm. Dar suntem obligați să și ne facem treaba ca lumea. Și asta presupune comunicare, colaborare, dar în primul rând o bună organizare.

Cei care experimentează pentru prima oară noile condiții vor avea o eficiență a lucrului de la distanță mult mai mare dacă își adaptează rutina zilnică la noile condiții:  program de lucru, dar și de întâlniri,  agendă zilnică dar și pauze pentru interacțiune cu familia,  un spațiu de lucru izolat, dar personalizat la confortul de acasă,  echipamente de lucru și acces la aplicații, dar și facilități home office,  tehnologii de ultimă generație, dar și precauțiuni suplimentare de securitate.

Între Libertate și Constrângeri Companiile care au acceptat munca la distanță pentru protejarea angajaților trebuie să cunoască foarte bine avantajele și riscurile acestui nou mod de lucru. Cei destul de agili, vor reuși chiar să folosească ocazia pentru creșterea cifrei de afaceri prin diminuarea cheltuielilor și stimularea productivității angajaților. E ca într-o tabără de team building migrată online. Sunt studii în care angajații care lucrează de acasă sau de aiurea în lumea asta par să funcționeze mai bine decât omologii lor de la birou. Dacă nu aveți propria afacere, angajatorul trebuie să se asigure că aveți tot ce e nevoie: un echipament adecvat, acces la o rețea sigură și stabilă, coduri și instrucțiuni pentru conectarea la distanță, dar și o dotare minimală pentru videoconferințe. Făcut cu cap, lucrul de la distanță poate veni cu avantaje unice, nepermise în condițiile dinainte. Profitați d e ele. Le meritați. În același timp, nu fiți prea duri cu voi. Pentru o bună colaborare la distanță e nevoie de disciplină. De multe ori e greu să îndeplinești anumite rutine de serviciu din spații neconvenționale. Nu vă lăsați duși de val și să lucrați până noaptea. Familia are nevoie de voi. Fiți generoși cu voi și creați-vă un sistem de recompense. Dacă termin la timp o sarcină, mă pot relaxa 10 minute în grădină sau pe balcon, mă pot juca puțin cu bebelușul sau chiar să iau o gustare. Putem lucra cu spor izolați de spațiile de birouri, dar fără să ne izolăm complet de familie și de societate? Se poate să ne menținem criteriile de performanță dacă lucrăm cu țâncii pe sub masă și motanul pe genunchi? Se poate, dar asta depinde de fiecare… Făcută cu cap, munca de acasă poate deveni o plăcere.

Separați munca de activitățile domestice Este unul dintre marele secrete ale eficienței. Pe lângă neajunsurile legate de aglomerație, trafic și nervi, timpul petrecut către locul de muncă și înapoi acasă își avea și el rostul lui. Era o binevenită etapă de ajustare între muncă și casă. La dus, aveai timp să te pregătești mental pentru activitățile mai dificile. Să îți faci un plan. Să regândești o strategie de abordare a unui client. La întoarcere, în mod normal ar fi trebuit să te decomprimi, să lepezi poverile de la muncă și să ajungi acasă proaspăt, gata pentru familie. Atunci când muncim de acasă, e mai greu să ne organizăm agenda zilnic, să examinăm prioritățile sau să respectăm orele de masă cu familia. Chiar dacă punem ceasul să sune, de ce să ne mai sculăm la 6. La ce bun? În loc de ziar, facem turul presei de pe mobil. Dacă avem ce citi. Sau putem lua cafeaua în pat, uitându-ne la emisiunile de dimineață. Dacă avem la ce… De ce să nu mai zăbovim o oră-două, spunându-ne că ”destul am tras toată viața...”

După care, cu mobilul și cafeluța ne mutăm pe fotoliul preferat unde ne așteaptă laptopul. Dar nu ieșim din pijama…

Alternativa este o rutină adaptată la programul de dinainte. Ne putem scula o jumătate de oră mai târziu, dar nu renunțăm la ritual de dimineață: câteva exerciții fizice, un duș rapid, o gură de cafea și un mic dejun lejer. Apoi ne schimbăm cu ceva comod. Izolare, izolare, dar și hainele mai trebuie purtate… La fel cu rutina de seară. Închidem laptopul, puțină ordine pe masă și pregătim agenda pentru ziua următoare. Seara, evitați să mai petreceți timpul în spațiul alocat pentru muncă, dacă se poate. E bine să stabilim niște reguli și cu cei cu care împărțim izolarea. Majoritatea stăm acasă, cu membrii familiei. Cei mai mulți și cu copiii. Unii chiar cu câte un bunic sau o mătușă. Alții cu colegii de chirie sau cu un prieten. E bine să cădem de acord asupra unor reguli cu colegii de izolare. E greu ca fiecare să își poată vedea de treburi, de gătit, de lecțiile la distanță, de urmărit serialul preferat.

Creați-vă o nouă rutină de dimineață Mersul la serviciu ne-a creat anumite rutine. Ne sculăm punctual, aveam micile tabieturi, alergăm o jumătate de oră sau scoatem cățelul la prima plimbare. Apoi, mic dejun rapid, covrigii de la colț, mașina sau tramvaiul, condica, prima cafea cu colegii. Gata pentru ziua de lucru. Putem face asta și acasă. Gimnastica, dușul, cățelul, micul dejun sunt neschimbate. Luăm cafeaua cu noi. Am scutit timpul cu deplasarea, făcând o serie de activități utile. Lucrăm tot de la 9 la 5, dar câștigăm 2 ore pentru noi… Nu lucrați în pijama! Chiar dacă e una dintre bucuriile secrete. Vorba bancurilor de pe Facebook: ”Voi vă mai faceți patul? Voi mai ieșiți din pijamale?”… Ca să vă testați, lucrați într-o zi în ținută de noapte. A doua zi, faceți aceleași lucruri echipați cu haine lejere. Dacă ați fost mai productivi în prima zi, bravos vouă! Vă adaptați la orice mediu…

De obicei, simplul fapt că ne schimbăm ținuta ne face să ne mobilizăm și să ne concentrăm pe ce avem de făcut. Și asta se vede în rezultate.

„Îmbrăcați-vă pentru succes” nu este doar o lozincă de corporație; poate ajuta mult când lucrezi de acasă. Pentru doamne, ar mai fi o problemă cu machiajul. Dar asta ține de fiecare, de obiceiurile de întreținere și de propriile standarde. Dincolo de deșteptarea psihologică a mentalității potrivite pentru muncă, nu veți fi stânjeniți dacă șeful sau un coleg vă solicită o ședință video neanunțată. Avem timp chiar să dăm cu puțin ruj… O concluzie: Chiar și în izolare, dacă prefer să mă îmbrac pentru muncă, la fel cum ar fi și la birou, nu înseamnă că am luat-o razna. Asta este rutina noastră. În felul asta mă concentrez mai bine pe ceea ce fac.

Succesul depinde de planificare Când lucrezi de acasă, ești propriul tău manager. Începeți devreme. Puteți termina activitățile mai grele până în prânz. Apoi, dați telefoane sau convocați un meeting online. Folosiți instrumente de organizare sau un calendar online, unde delimitați partea de business de cea personală. Nu trebuie să mai fugiți de la birou să luați copilul de la grădiniță sau să duceți fetița la balet. Dar notați-vă și asta în agendă pentru a pregăti copiii pentru activitățile lor online. E importantă mentalitatea de program, satisfacția sarcinilor bifate. Setați-vă alarme pentru evenimentele ce nu suferă amânare. Când nu aveți un șef care să vă respire în ceafă, e dificil să respectați ce v-ați propus de cu seară. Orice vă poate distrage și abate de la program. Nu vă uitați la știri sau la telenovele dacă lucrați în sufragerie. Este ușor să pierdeți din vedere prioritățile, sarcinile și termenele. Setați programul de lucru în funcție de productivitate. Unii sunt mai eficienți dimineața, la prima oră, înainte să vină ceilalți colegi. Alții lucrează bine la prânz, când toți au fugit la masă. În fine, alții sunt productivi după 5 seara, după ce majoritatea colegilor ”au spart ușa” ca să evite aglomerația.

Acasă nu mai aveți aceleași probleme, dar puteți lucra bine dimineața, când sunteți mai concentrați și copiii încă dorm. Mențineți intervalele de productivitate, dar nu stați seara târziu și nu renunțați la orele petrecute cu familia. Nu merită. E și mâne o zi. Suntem în criză. Nimic nu e chiar așa urgent... Sunt aplicații de productivitate care urmăresc timpul parcurs la fiecare sarcină și vă reducă perioadele de distragere. Un astfel de tool vă ajută să evaluați orele de bună productivitate, durata fiecărui tip de sarcină și simplifică activitățile repetitive.

Pauzele sunt sfinte Planificarea pauzelor este la fel de importantă ca programarea întregii zile. Cu toții avem nevoie de câteva minute de dezmorțire a trupului și a creierului. Unul dintre cele mai mari avantaje ale muncii de acasă este flexibilitatea. Puteți folosi perioadele de pauză pentru socializare cu familia sau cu colegii cu care nu mai puteți ieși la o cafea și o țigară. Vorba aia: ”pauzele lungi și dese, cheia marilor succese…” Ca și la birou, acasă ne luăm cu treaba și putem uita de pauze. Uneori, chiar și de masă. Ne trezim ca s-a făcut seară și că trebuie să închidem. Dar, în același timp, acasă suntem mai relaxați și putem lucra mai repede și mai eficient. Chiar dacă nu ieșim din casă în această perioadă, tot putem să ne odihnim puțin ochii. Dar nu vă repeziți la telefon...

Pauza trebuie să fie pauză. Verificați ce fac ceilalți. Ieșiți 5 minute în curte sau udați florile din balcon. Statistic, o pauză de o oră la prânz și alte două de 15 minute sunt suficiente. Păi asta făceam și la birou… Avantajul este că acasă putem fi flexibili. Putem lucra ca la școală cu scurte pauze la una-două ore. Chiar dacă aveți ședințe online mai prelungite, se poate seta o mică pauză și toată lumea va fi fericită. Deja suntem în izolare. Statul prea mult la masa de lucru sau chiar într-un fotoliu creează disconfort. Putem folosi pauzele pentru exerciții fizice ce sporesc endorfinele, ne relaxează și ne mențin nivelul de interes. Deschideți un geam, faceți câteva aplecări sau rotiți-vă brațele. Cei cu posibilități pot ieși în grădină. Atenție la ieșitul pe stradă…

Gustări și mese sănătoase Sunt multe bancuri legate de acumulările de greutate pe perioada de izolare. Un sfat drăguț era: ”Purtați masca și în casă ca să mâncați mai puțin…” Și totuși, nu e de glumă cu mâncarea. Programul de gustări de la birou și orele de masă trebuie păstrate Lucrul de acasă te poate tenta de multe ori să mai îți iei ceva de ronțăială sau să șterpelești câte o bomboană. La polul opus, ne luăm cu lucrul și uităm că există un frigider sau o bucătărie. Cei mai mulți recuperează seara, ceea ce nu e chiar sănătos. Evitați gustările consistente. Nu facem muncă de miner să mâncăm ciorbă la fiecare șase ore. Alegeți gustări sănătoase, salate, fructe sau cereale. Prânzurile trebuie să fie ponderate. Renunțați la pizza, șaorma sau pateuri. Oricine își poate pregăti ceva decent în bucătărie. Există și reversul. Stăm 8 ore în fotoliu, dar mâncăm ca niște pădurari. După o ciorbă de burtă și un castron de sarmale, plus o berică și ceva dulce, ne va fi greu să ne întoarcem la treabă. Cei mai fericiți au timp chiar și de o siestă sau de un somn de ”înfrumusețare”. Personal, lucrez de 5 ani de acasă și nu cred că am dormit la prânz mai mult de două-trei ori. Și asta s-a întâmplat în week-end… . Când stăm în propria casă, putem fi destul de des tentați să facem câte un raid pe la frigider. Cei care au ca pasiune gătitul, pot pierde un timp prețios pregătind micul dejun și un prânz cu mâncăruri proaspete. Încercați să nu irosiți orele de productivitate. Gătiți cu o seară înainte.

Evitați distragerile Sursele de distragere reprezintă una dintre puținele dezavantaje ale lucrului de acasă. Mulți sunt interesați de orice noutate privind evoluția Pandemiei, ascultă jurnalele de știrile sau baleiază sutele de site-uri care dezbat aceeași temă.

Încercați să rămâneți concentrați pe tot parcursul zilei de muncă și stabiliți câteva reguli simple dar ușor de respectat pentru persoanele cu care ”vă petreceți izolarea”.

Distracțiile sunt o altă sursă de perturbare a unui ritm eficient de lucru. Fără colegi, supervizori sau manageri prin apropiere, este foarte ușor să ne abatem atenția către joaca copiilor cu pisoiul sau activitățile culinare ale soției (soțului…). Ca să nu mai zicem de cei care nici la birou nu prea se omorau cu munca și așteptau să se întâmple câte ceva cu câte o sesiune de Solitaire sau (cel mai groaznic) butonând pe telefon jocul cu bile… Desigur că, lucrând de acasă, ne partajăm spațiul vital cu frații, părinții, soții, bunicii, dar și mâțele sau câinii. E bine să ne asigurăm că în timpul programului de lucru toți vor putea să vă respecte spațiul alocat și că, în special câinii, ne vor lăsa în pace să ne vedem de treabă. Încercați să rămâneți concentrați pe tot parcursul zilei de muncă și stabiliți câteva reguli simple dar ușor de respectat pentru persoanele cu care ”vă petreceți izolarea”.

Muzica ajută la concentrare Am descoperit asta de când învățam pentru examene sau lucram în birouri open-space. În funcție de ce avem de făcut, o muzică de fundal ne poate ajuta să ne concentrăm mai bine și să filtrăm de alte surse de zgomot domestice. Am avut două luni de coșmar când vecinii de palier s-au apucat de reparații capitale. Nivelul de zgomot și durata de folosire a utilajelor de demolare făceau imposibilă orice activitate. Nici muzica și nici căștile de ”picamerist” nu au avut. Norocul a fost că în perioada aceea puteam să îmi planific vizitele la clienți și veneam acasă la treabă când trupa de perforatoare își terminase treaba.

Pe scurt, o muzică bună de fundal ascultată la căști, de pe Internet, ne poate ajuta să ne concentrăm mai bine pe ce avem de făcut și servește ca o barieră de izolare fonică pentru alte zgomote de fond. Mai mult de atât, putem să ne alegem muzica în funcție de energia solicitată de tipul de activitate. Ceva preclasic sau muzică de relaxare pentru activitățile ce presupun creație, documentare și analize pe conținut. Un jazz retro sau ceva de la începutul rock-ului pentru rutinele mai dinamice, precum lucrul cu liste, foi de calcul, grafice sau pregătirea unor slide-uri de prezentări. Din fericire, chiar dacă nu avem propriile liste, acum putem găsi pe YouTube aproape orice fel de muzică, care satisface toate gusturile și se pretează cu tot felul de activități.

Organizarea spațiului de lucru Evoluția tehnologiei ne ajută ca cei mai mulți dintre noi să avem un laptop sau o tabletă, pentru rezolvarea problemelor de serviciu. Asta înseamnă că putem lucra de oriunde și (aproape) din orice poziție. Dintr-un fotoliu comod, de pe o canapea, din dormitor, pe o terasă sau la o măsuță de cafea putem să lucrăm, dar asta nu înseamnă că putem fi și productivi.

La birou, fiecare angajat are un spațiu de lucru dedicat, cu diverse facilități, cum ar fi un scaun confortabil, o masă destul de mare, un computer, telefon VoIP, o imprimantă, fișete, rafturi, sertare și multe altele.

Deși poate părea mai dificil, dar tot ce este de bază pentru o activitate productivă poate fi amenajat și acasă. De cele mai multe ori o zonă cât de cât izolată, o veioză, o masă sau un mic birou și un scaun ar trebui să fie destul, încât să putem lucra comod. Amenajarea unui spațiu de lucru dedicat, unde să găsim în fiecare dimineață aproape tot cu ce eram familiarizați la birou, dar într-un cadru mai intim și mai funcțional, nu este ceva imposibil. Cei mai mulți dintre noi putem face asta.

O masă și un scaun se găsesc oriunde Desigur, că date fiind condițiile speciale de lucru de la distanță, dotarea ni se poate îmbunătății. Dacă șefii ne dau voie, putem lua de la birou și un monitor extern, un docking station cu alimentare și tastatură sau chiar o planșetă, dacă lucrăm în proiectare. Altfel, cu investiții minime ne putem asigura și accesoriile personale, o lampă de lucru în loc de veioză și un scaun rotativ, de tip office, pentru o poziție cât mai comodă de lucru. Oricând ne putem goli un raft pentru dosare și tăvițele de organizer sau un sertar pentru mărunțișuri, iar cana cu pixuri și postit-urile nu ocupă prea mult. La fel pentru agenda și mobilul de serviciu. Desigur că un router și o conexiune Wi-Fi securizată se presupune ca am avea deja în familie, la pachet cu serviciile de telefonie și televiziune prin cablu. Dotarea, confortul și ergonomia spațiului de lucru pot fi garanția pentru o activitate eficientă, în condiții cât mai apropiate de cele de la birou. Este deci important să avem un spațiu dedicat pentru a lucra, care este separat cumva, fie și prin schimbarea unor setări, de celelalte spații comune sau de relaxare ale familiei. Un birou, o masă adecvată și un scaun confortabil sunt esențiale, la fel ca și o bună lumină naturală.

Pentru cei care stau într-o casă la curte, să nu zic vilă, nu ar trebui să fie prea greu. Dacă stați într-un apartament, puteți alege un colț mai liniștit pentru noul dvs. birou, pe un hol, lângă o bibliotecă sau chiar pe balcon. E de preferat să nu lucrați din dormitor. Pentru cine poate. Și nici pe masa din bucătărie. Chiar și într-un apartament cu două camere pot fi găsite formule acceptabile, spații de lucru mai liniștite. Cu condiția ca ceilalți să ne respecte tabieturile de lucru și noi să le respectăm pe ale lor

E bine să îți crezi o carapace de intimitate Crearea unui spațiu de lucru dedicat poate fi destul de dificilă, mai ales pentru cei cu familii mai numeroase, cu copii mici sau animale de companie care vă urmăresc prin toată casa… Cel mai bine este să stabiliți anumite limite clare cu familia în timp ce lucrați. Dar asta nu garantează performanțe la fel de bune ca la locul de muncă. Paradoxul este că deși sunteți tot timpul acasă, în condiții de izolare, dacă aveți obiective clare de lucru de la distanță trebuie să vă delimitați de familie și contactele cu prietenii în orele alese pentru muncă. Evitați lucrul din sufragerie. Cine are alte opțiuni. Nu poate fi benefic pentru productivitate. Mulți credeau înainte că se poate lucra de acasă din fotoliul preferat, cu televizorul deschis pe Netflix și cu motanul în poală. Cei ce au încercat asta și-au dat seama că se poate, dar că nu e prea productiv. În plus, mai sunt și alți membrii ai familiei care ar dori cam același lucru. Copii niște lecții de la distanță, soțul/ soția cu propriul job, bunicii cu programele favorite. Dacă nu aveți încotro vă puteți refugia într-un loc mai izolat, cu o măsuță pliantă și o pereche de căști performante. Cum spuneam mai devreme, muzica poate estompa celelalte zgomote de fundal. E greu să te concentrezi când locuiești la bloc. În circumstanțele extraordinare create de COVID-19, cei mai mulți dintre noi lucrează alături de membrii familiei sau un partener. Mai puțin intervalele de timp în care unul dintre noi avem o ședință sau o lecție online, fiecare ne putem vedea de treabă în colțișorul nostru, chiar dacă partajăm canapeaua cu copiii sau masa de sufragerie cu soția. Pentru mulți părinți care lucrează de acasă, această situație poate fi similară cu luatul copiilor la serviciu.

Mai ușor cu social media De cele mai multe ori, navigarea pe site-urile social media e utilă și distractivă, dar este pierdere de vreme pentru sarcinile de serviciu. Puteți să folosiți Internetul, dacă aveți nevoie de documentare sau pentru aplicațiile de comunicare, dar fără conturile personale deschise. Asta ar trebui să ne protejeze de tentația de a face prea multe pauze de socializare pe durata programului de lucru. Minimizarea accesului și limitarea utilizării conturilor sociale ar trebui să ne ajute să evităm sursele de distragere, astfel încât să ne putem concentra pe activitățile utile.

Putem să mai dăm câte o raită prin conturi în pauzele impuse și seara, când toată familia oricum face același lucru stând cu nasul în mobile.

Comunicarea cu colegii sau echipele de proiect Unii dintre noi ne împăcăm bine cu singurătatea, dar oricât de izolați am fi, tot trebuie să comunicăm cu partenerii sau cu clienții noștri. Avem nevoie de colaborare și comunicare în orice meserie. Chiar dacă lucrăm de la distanță, nu suntem pe cont propriu. Aparținem unor comunități. Cu care trebuie să ținem legătura. Recomandarea ar fi să ne programăm sesiunile de lucru de dimineață pentru activitățile pe care le putem face singuri, iar după masa să deschidem conturile de email, să participăm la întâlniri 1-1 cu șeful sau ședințe de lucru online cu echipa.

Sfaturi pentru participanții la conferințele online Câteva sfaturi venite din best practices pentru participanții la sesiunile de conferință online:  Notați-vă în agendă data și ora conferinței  Fiți pregătiți pentru întrebări sau opinii  Verificați de două ori fusul orar  Asigurați-vă că aveți o ținută cazual  Conectați-vă la timp la întâlnire  Poziționați-vă corect în dreptul camerei video  Folosiți o pereche de căști cu microfon  Afirmați-vă interesul și prezența  Fiți concis în comunicare și răspundeți strict la întrebări  Folosiți materiale grafice reprezentative  Salutați-vă colegii pe chat  Deconectați microfonul când nu vorbiți  Afișați un fundal neutru pentru imagine

Dacă aveți responsabilități manageriale sau conduceți o echipă de proiect, voi trebuie să inițiați întâlnirile online de oricâte ori credeți că este nevoie:  Comunicați cu echipa și consultați-vă în privința agendei  Trimiteți mesaje de Reminder  Asigurați-vă documentele de lucru la îndemână  Trimiteți așteptările pentru fiecare membru al echipei  Asigurați setările de securitate pentru platforma folosită.

Tehnologia face diferența Asigură o bună conexiune - În epoca de azi a conectivității digitale, lucrul de acasă necesită o conexiune stabilă la Internet. În majoritatea cazurilor, routerele de internet personale nu au aceeași capacitate și lățime de bandă ca rețelele de birou de mare viteză. Aceasta poate fi o problemă pentru majoritatea telecomunicațiilor, mai ales când există mai mulți utilizatori de Internet pe aceeași rețea. O conexiune la Internet stabilă nu este întotdeauna posibilă. Prin urmare, este înțelept să vă pregătiți pentru neașteptate și să aveți o opțiune alternativă funcțională, dacă este cazul. O soluție simplă este de a activa funcția hotspot de date de pe telefonul mobil. Prin activarea acestei funcții, smartphone-ul dvs. va crea o rețea Wi-Fi, pe care o puteți conecta la laptop. Investiți într-o pereche bună de căști - Chiar dacă aveți un laptop sau un smartphone cu dotări audio de ultimă oră, e de dorit să vă dotați cu o pereche de căști de calitate, dotate cu microfon. Funcțiile de anulare a zgomotului pot ajuta cu adevărat la îmbunătățirea clarității apelurilor telefonice. Căutați funcții pentru căști, cum ar fi durata de viață a bateriei, compatibilitatea Bluetooth, microfonul și anularea zgomotului. Toate aceste facilități contează pentru o comunicare în cele mai bune condiții. Utilizați instrumente profesionale de comunicare Chiar dacă sunteți mult mai familiarizați cu versiunile gratuite ale unor platforme de comunicare, problema cu aplicațiile personale precum WhatsApp și Google Hangouts este că nu se pretează întotdeauna și la comunicarea de business. Angajatorul trebuie să considere o platformă de comunicare și colaborare adaptată mediului de afaceri, care asigură ca funcționalități minime comunicarea video, voce, chatul de echipă și partajarea de documente. Foarte important, acum când s-au înmulțit atacurile hackerilor care speculează orice vulnerabilitate în contextul Coronavirus, este ca platforma să ofere toate condițiile de securitate la standarde de business, precum și conformitatea cu confidențialitatea datelor.

Atenție la riscurile de securitate Întreaga lume se găsește acum într-o stare critică. Evoluția necontrolată a Pandemiei și seria de măsuri succesive care au fost adoptate ne-au prins pe majoritatea dintre noi nepregătiți. Impunerea stării de urgență și adopția forțată a comunicării la distanță au asigurat cât de cât o continuitate a comunicării în condiții de izolare, dar au venit și cu și cu o nouă generație de vulnerabilități. Nu toată lumea avea cele necesare pentru lucrul de acasă, și aici ne referim în primul rând la calitatea și securitatea conexiunii. Unele aplicații foarte populare prin ușurința de utilizare nu au putut face față la explozia de utilizatori simultani, nefiind pregătite din punctul de vedere al noilor cerințe de securitate. A se vedea povestea cu Zoombombingul aplicației de comunicare Zoom, care a ajuns în două luni de la peste 200 de milioane de utilizatori simultani, pe aceeași arhitectură.

Totodată, în graba măsurilor adoptate, de cele mai multe ori nu s-a făcut o analiză a impactului acestor măsuri pentru siguranța și confidențialitatea datelor personale. Mulți nu au înțeles că GDPR este mai actual ca niciodată în situațiile de criză și că trebuie să constituie în continuare un pilon de bază în orice plan de asigurare a continuității în business. S-a scris mult despre securitatea și confidențialitatea datelor și multe organizații au adoptat seturi de recomandări de securitate pentru actuala situație de criză. În contextul tematicii legate de lucrul de acasă, am considerat potrivit să prezint aici recomandările pentru angajatori și pentru angajați emise de către ENISA - Agenția Europeană pentru Securitate Cibernetică, o autoritate a cărei competență nu poate fi pusă la îndoială.

Recomandări ENISA pentru angajatori 1. Asigurați-vă că soluția VPN de companie folosită este scalabilă și capabilă să susțină un număr mare de conexiuni simultane; 2. Oferiți soluții sigure de conferințe cu facilități video și audio pentru comunicarea și colaborarea cu angajații; 3. Toate aplicațiile de business esențiale trebuie să fie accesibile numai prin canale de comunicare criptate (SSL VPN, IPSec VPN); 4. Accesul la portalurile de aplicații trebuie protejat folosind mecanisme de autentificare multifactor; 5. Preveniți expunerea directă la Internet a interfețelor de acces la sistemele companiei; 6. Folosiți soluții de autentificare reciprocă la accesarea sistemelor de companie (de exemplu, client la server și server la client);

7. Oferiți, unde este posibil, computere / dispozitive profesionale personalului, pentru lucrul de acasă; asigurați-vă că aceste echipamente au programele și setările de securitate actualizate și instruiți utilizatorii pentru folosirea adecvată a acestora; 8. Elaborați o politică BYOD (Bring Your own Device) prin care angajații să poată utiliza dacă este nevoie, propriile echipamente de calcul și de comunicare pentru scopuri de business. O astfel de politică e necesară în condiții normale, cu atât mai mult în condițiile special de criză; 9. Asigurați-vă că există resurse informatice adecvate pentru a sprijini personalul în caz de probleme tehnice în timp ce lucrează de acasă; asigurați o instruire adecvată a personalului; 10. Asigurați-vă că instrucțiunile privitoare la incidentele de securitate și încălcarea datelor cu caracter personal se regăsesc în politicile interne ale companiei și că personalul este informat în mod corespunzător despre măsurile care trebuie luate; 11. Asigurați-vă că orice prelucrare a datelor personale în contextul lucrului la distanță sunt conforme cu prevederile UE privind protecția datelor.

Sfaturi ENISA pentru cei care lucrează de acasă 1. Utilizați computerele companiei (mai degrabă decât cele personale) atunci când este posibil - cu excepția cazului în care organizația dispune de o politică BYOD funcțională. 2. Pe cât posibil, nu amestecați activitățile de muncă și de agrement pe același dispozitiv; Aici se au în vedere în special accesarea de site-uri sau mesaje email malițioase care fac referire la virusul Corona; 3. Conectați-vă la Internet prin rețele sigure; evitați rețelele deschise/ gratuite. Majoritatea sistemelor WIFI de acasă sunt securizate corect, dar este posibil ca unele routere mai vechi să nu facă față unor atacuri care folosesc tehnologii avansate; 4. Evitați schimbul de informații sensibile prin e-mail sau conferințe video prin conexiuni posibil nesigure; 5. Utilizați resursele Intranet ale companiei pentru a partaja fișierele de lucru. 6. Fiți deosebit de atenți la orice e-mail care face referire la virusul Corona, deoarece acestea pot fi încercări de înșelătorie sau escrocherii. 7. Asigurați-vă că echipamentele folosite beneficiază de soluții de Securitate actuale, iar atât unitățile externe de stocare, cât și datele salvate local sunt criptate; 8. Verificați dacă aplicațiile antivirus / antimalware utilizate de companie sunt în permanență actualizate; 9. Asigurați-vă că atât sistemul de operare, cât și aplicațiile de business utilizate sunt actualizate; 10. Nu partajați adresele URL ale întâlnirii virtuale pe canalele social media sau pe alte surse de comunicare publice.

S-au triplat atacurile de physhing Este important să intensificăm conștientizarea securității digitale în această perioadă, deoarece s-a observat deja o creștere fără precedent a atacurilor de tip physhing. Atacatorii exploatează situația, așa că aveți grijă pentru la e-mailuri și escrocherii. Fiți precauți și suspectați orice e-mail care solicită o verificare sau o reînnoire a datelor personale de acreditare sau clarificări legate de completarea profilurilor de utilizator, chiar dacă mesajele par să provină dintr-o sursă de încredere; Încercați să verificați autenticitatea solicitării prin alte mijloace, nu faceți clic pe link-uri suspecte sau nu deschideți fișiere atașate nesolicitate;

Fiți suspicioși cu privire la emailurile de la persoane pe care nu le cunoașteți, mai ales dacă solicită să se conecteze la linkuri sau să deschidă fișiere cu informații sensibile;

Majoritatea mesajelor malițioase vă testează vigilența prin inducerea unei stări de urgență sau folosirea de amenințări cu consecințe severe în caz de nerespectare; în aceste cazuri, verificați întotdeauna pe un canal extern înainte de a face ceva riscant; Atenție și la pericolele ingineriei sociale care se bazează pe mesaje trimise de șefi, colegi sau contacte de la parteneri, care solicită lucruri neobișnuite, precum achitarea unor facturi în alte conturi decât cele uzuale - verificați întotdeauna prin telefon dacă informațiile sunt reale, chiar dacă mesajele sunt destul de urgente și vin direct de la șefi.

Acasă… E totuși Acasă… Creați-vă un echilibru și folosiți metodele de lucru cele mai eficiente și mai avantajoase. De cele mai multe ori suntem izolați împreună cu familia, pe care nu trebuie să o neglijăm, încercând să rezolvăm în perioada de criză tot ce nu am reușit în ultimele 3-4 luni. Mai presus de orice, descoperiți ce funcționează cel mai bine pentru dvs. Există deja multă literatură creată de oameni cu experiență și susținută de comunitățile online care oferă sfaturi și soluții pentru lucrul de acasă. Acesta a fost și scopul principal al acestui Ghid de bune practici.

Autor: Radu CRAHMALIUC eBook: ”LUCRUL DE ACASĂ: DE LA PRIVILEGIU LA NECESITATE Ghid de bune practici pentru eficientizarea muncii în condiții de criză” Aprilie 2020 © Toate drepturile rezervate, mARCom EXPERT, 2020 https://marcomexpert.com/