Ghid platforme video-conferinte

CUM ALEG O PLATFORMĂ DE VIDEO-CONFERINȚE?

O analiză a platformelor de comunicare-colaborare și câteva criterii de selecție

Radu CRAHMALIUC Mai 2020

2 Ce platformă de video-conferințe este potrivită pentru lucrul de la distanță? Dar pentru școli sau sănătate? Dar pentru o mică afacere? Am pus cap la cap câteva detalii despre 30 de aplicații prezente în recenziile de specialitate ca să vedem cam ce am avea la dispoziție.

Criza trece, tehnologia rămâne Deși la momentul realizării acestui material se întrevede o oarecare relaxare, nimeni nu știe exact ce se va întâmpla. Școlile și grădinițele vor rămâne închise până la toamnă. Multe organizații de business cochetează deja cu ideea de a păstra o parte din forța de muncă în condițiile de lucru de acasă. Unii chiar au constatat că în felul acesta oamenii sunt mai eficienți… În consecință, nu este de loc prea târziu să facem o evaluare a aplicațiilor de comunicare și colaborare pe care le avem la dispoziție, pentru a vedea ce ni se potrivește cel mai bine pentru natura activității și mărimea organizației. În plus, vor fi trecute în revistă și cele mai importante criterii de selecție, ca să știm la ce facilități și funcționalități să ne uităm.

Impactul disruptiv al lucrului de acasă Lucrul de la distanță nu este un concept nou Chiar și înainte de criza generată de Pandemie exista o tendință ferm crescătoare de utilizare a aplicațiilor de comunicare și colaborare de la distanță. Sistemele de conferințe, webinarele, educația sunt primele domenii care au îmbrățișat platformele de comunicare dezvoltate la început pe tehnologie VoIP, iar mai nou pe Cloud..

Sunt studii care arată că peste 40% dintre multinaționale utilizează acum soluțiile video pentru interviurile cu candidații, iar 69% din întreprinderile din Statele Unite au deja o politică de lucru la distanță.

Cam asta era înainte. Acum, toată lumea știe ce se întâmplă. Prin condițiile impuse de izolare, toți suntem nevoiți să folosim aplicațiile de colaborare. Toate activitățile care au putut fi migrate pe Internet se bazează de comunicare video, mesagerie instant, partajare de documente și înregistrare, fie că este vorba de colaborarea de business, de lecțiile din școli, de activitățile din grădinițe, de universități, de cercetare sau de nou apărutele servicii de consultații medicale.

Dar nu trebuie să trecem cu vederea faptul că activarea unei forțe de muncă distribuite este un efort complex, având în vedere în special cerințele crescânde de securitate și conformitate cu care trebuie să se ocupe organizațiile IT. Fiecare companie are responsabilitatea socială de a susține comunitatea în perioadele de criză. Producătorii de aplicații monitorizează proactiv serverele pentru a asigura fiabilitatea maximă pe fondul creșterii capacității, întrucât timpul de funcționare este esențial. Toți programează sesiuni de informare și resurse la cerere, astfel încât oricine să învețe cum să folosească platformele cu ușurință și cu comoditate.

3

4

Pandemia accelerează transformarea digitală În toată lumea companiile care doresc să protejeze starea de sănătate a angajaților au luat măsuri pentru a sprijini personalul care lucrează de acasă ceea ce a dus la o creștere a cererii pentru tehnologia de conferință video și alte instrumente de colaborare. Perspectiva evenimentelor anulate și necesitatea de a menține productivitatea lucrătorilor, au împins companiile să revizuiască instrumentele de colaborare și politicile de lucru de la domiciliu.

De voie, de nevoie, domeniul public a făcut un uriaș progres către digitalizare prin extinderea serviciilor de ghișeu virtual. Tot ce nu se mai poate ține în condiții normale se poate accesa pe live streaming sau pe canalele de YouTube: concerte simfonice, spectacole de la cele mai mari Opere din lume, ore de fitness, ore de balet sau demonstrații de artă culinară. Am putea continua cu exemplele la nesfârșit.

Conform rapoartelor de piață, Zoom a declarat 300 milioane de utilizatori activi pe zi, Google Meet circa 100 milioane, iar Microsoft Teams peste 44 milioane (Sursa ZDNet, 29 aprilie 2020.)

E clar că rata de utilizare a platformelor de comunicare la distanță a crescut în mod exploziv, ceea ce i-a prins pe unii producători nepregătiți prin numărul neașteptat de utilizatori. Mai mult, chiar utilizatorii au fost nepregătiți, fiind adoptate soluțiile cele mai ieftine și mai ușor de folosit în detrimentul menținerii unor condiții de siguranță și a unor evaluări de risc.

5 Cum să gestionăm o forță de muncă distribuită Măsurile luate odată cu declararea Pandemiei au determinat multe organizații să adopte lucrul de la distanță aproape peste noapte, dar gestionarea acestor noi procese de muncă nu este întotdeauna ușoară, fără o comunicare față în față.

Printre avantajele de necontestat ale colaborării video de la distanță se numără: menținerea conexiunii interumane ce permite vizualizarea limbajul corpului și expresiilor faciale, posibilitatea de afirmare a dorinței de participare și implicare prin intervențiile directe, precum și partajarea mai ușoară a sarcinilor multiple între toți membrii unei echipe.

Indiferent dacă echipele sunt complet îndepărtate, la distanță parțială sau la distanță temporară din cauza restricțiilor de călătorie, soluțiile de colaborare și comunicare trebuie să asigure forței de muncă dispersată o gestionare complexă folosind:  întâlniri instantanee video 1 la 1,  ședințe video zilnice cu echipa  colaborare în timp real cu partajarea ecranului și adnotare  canale de chat pentru comunicații specifice proiectului  capacități de înregistrare și partajare în Cloud  Webinarii la nivel de companie.

6

Odată cu declanșarea crizei și impunerea măsurilor de izolare, suntem prinși cu toții într-un joc dificil.

Pentru milioane de oameni, un serviciu de video-conferințe este acum un adevărat colac de salvare de care avem nevoie pentru a rămâne angajați, pentru a accesa îngrijiri medicale, pentru a salva anul școlar și iminentele examene sau pentru a păstra legătura cu familia și prietenii.

Să nu uităm de confidențialitatea datelor La nivel individual ne este greu, ca simplii utilizatori, să determinăm ce serviciu de video-conferințe se aliniază cel mai bine cu așteptările noastre privind confidențialitatea. În majoritatea cazurilor aplicațiile de colaborare video au politici de confidențialitate destul de opace. Dacă aparținem unei comunități de business, nu este rolul nostru de a alege pe ce platformă vom lucra. Este sarcina angajatorului nostru să analizeze oferta și garanțiile de securitate și confidențialitate ale soluției adoptate. Noi doar le folosim, dar datele noastre personale sunt cele care sunt prelucrate: imaginile, vocea, numele, membrii comunității, adresele de email, conturi de rețele sociale, starea de sănătate, identificatori IP, documentele partajate, sunt numai câteva dintre datele noastre personale pe care orice platformă le colectează, le prelucrează, le stochează și le partajează și cu alții. Aceștia colectează volume imense de informații care se transformă în profiluri comportamentale, acțiuni focalizate de marketing, funcții de recunoaștere facială sau vocală, și cine mai știe ce alte rapoarte.

Cei care decid, ar trebui să poată avea încredere în furnizorii de platforme, care trebuie să explice într-un limbaj clar, simplu, ce date personale colectează și ce fac cu ele. Gândiți-vă că, pe lângă comunicarea specifică de business, aplicațiile la distanță sunt folosite astăzi în toate școlile, în spitale, în laboratoare, pentru consultații la distanță în clinici private. Asta înseamnă că pe lângă datele personale curente, platformele au acces la date personale cu caracter special, date despre copii, despre starea de sănătate, date biometrice și dosare ale unor boli cronice. Toate acestea reclamă demonstrarea unor condiții de protecție și mai riguroase din partea furnizorilor, ceea ce, din păcate în acest moment este departe de ce ar trebui să fie.

Dacă sunteți interesați de aplicațiile de video-conferințe pentru propria afacere sau pentru uzul personal, nu trebuie să uitați că datele dvs. vă aparțin numai și numai dumneavoastră. Furnizorii au datoria de a dezvolta instrumente online care să vă respecte confidențialitatea și să vă protejeze datele. Confidențialitatea este o piatră de temelie a libertății individuale și a vieții private.

Acesta este un principiu care nu trebuie uitat atunci când apelăm la noi forme de lucru și noi tehnologii.

Este vital să vă puneți următoarele întrebări atunci când alegeți un furnizor de soluții de comunicare online care ne stochează datele: • Cum vor fi protejate datele mele și confidențialitatea?

• Unde vor fi stocate datele mele?

• Cum vor fi procesate informațiile mele?

• Cine va putea vizualiza datele mele personale?

• Cum vor fi datele folosite de către alte companii?

30 de soluții de video-conferințe pentru toate nevoile

7

Ordinea prezentării e aleatorie

Cisco Webex Webex este unul dintre veteranii pieței de software pentru video-conferințe, folosit în special de companiile multinaționale. Compania Webex s-a înființat în 1995 și a fost achiziționată de Cisco în 2007.

Foto credit: cisco.com

Versiunea gratuită asigură participarea a maxim trei utilizatori, fiind surprinzător de completă, oferind video HD, partajare a ecranului pe desktop și mobil, opțiuni limitate de înregistrare, timp de întâlnire limitat la 40 de minute, conectarea a maximum 50 de participanți pe sesiune și spațiu de stocare online de 1 GB. Alte funcții apreciate: vizualizare activă a speakerului, cu comutare automată de microfon, efectuarea de sondaje în timp real, integrarea funcțiilor de calendar, criptare completă pentru meetinguri și înregistrări, partajarea ecranului. Fiecare dintre cele 3 pachete de abonare include funcții suplimentare de stocare și gestionare în Cloud, și facilități sporite de conectare și asistență.

Pentru această perioadă de criză, Webex oferă o licență gratuită de 90 de zile pentru clienții noi, cu eliminarea restricțiilor de timp și asistență pentru maxim 100 de participanți și apelare telefonică pe VoIP. Versiuni disponibile: Webex Meetings – platformă video HD pentru colaborare și partajare de ecran pe orice dispozitiv Webex Teams – aplicație de mesagerie, meetinguri și partajare de conținut pentru echipele de lucru de orice mărime Ghid pentru utilizatori

Google Meet

8

Dezvoltarea continuă a nevoilor de comunicare și colaborare a determinat Google să abordeze o nouă strategie în 2017, prin care s-a renunțat la dezvoltarea popularei aplicații Google Hangouts.

Toată atenția se îndreaptă acum spre Google Meet, versiune de business care facilitează ședințele video pentru abonații G Suite, lăsând și participanților externi posibilitatea de conectare.

Foto credit: google.com

Funcțiile oferite depind de versiunea de G Suite a utilizatorului.

De exemplu, numărul de participanți este limitat la 100 pentru G Suite Basic, 150 pentru Business și 250 pentru Enterprise. Pentru direct streaming (audiență de până la 100.000 de participanți) și facilitățile de înregistrare și salvare pe Google Drive, veți avea nevoie de G Suite Enterprise. Google oferă versiuni dedicate pentru școlile ce dețin G Suite Education și Google Classroom.

Suport pentru utilizatori

GoToMeeting LogMeIn și-a dezvoltat în mod spectaculos oferta după achiziția liniei de produse GoTo de la Citrix Systems în anul Citrix în 2016 Foto credit: logmein.com

GoToMeeting se integrează cu soluții și platforme de calendar din Office 365, G Suite, Salesforce, Zoho și Slack. Pentru fiecare ședință video puteți lua note în timp real, care sunt apoi încorporate și salvate în transcriere. Pe lângă opțiunea de salvare ca videoclip, pot fi capturate direct și slide-uri de prezentare ce pot fi descărcate ulterior ca fișier PDF.

Aplicații conexe: GoToConnect – telefonie unificată, chat, video GoToRoom – soluții hardware intuitive pentru sălile de conferințe OpenVoice – apeluri pentru conferințe GoToWebinar – prezentări și seminarii online GoToTraining – soluție modernă de instruire la distanță.

Resurse

9

Microsoft Teams Microsoft Teams este o platformă de comunicare și colaborare care combină mesageria de business, întâlnirile video, stocarea fișierelor și integrarea aplicațiilor. Succesor al popularei aplicații Skype cumpărată de Microsoft în 2011, Microsoft Teams nu este chiar un produs independent, cât o caracteristică a Office 365, ceea ce se reflectă în design și caracteristici.

Membrii echipei pot partaja fișiere (până la 1 TB per utilizator), programa reuniuni direct din Outlook, înregistrează întâlniri și colaborează pe documente folosind programele Office și SharePoint Online.

Aceste pachete suportă sesiuni de training online și webinare.

Ca răspuns la măsurile speciale legate de Pandemie, Microsoft oferă o nouă versiune de probe Office 365 E1 pentru șase luni, care include facilități complete pentru întâlniri online, colaborare și capacități de flux de lucru și va permite tuturor clienților (spitale, școli și companii) să folosească aplicația Teams imediat. În plus, începând din 10 martie, Microsoft actualizează în mod regulat versiunea Teams gratuită, care acceptă până la 300 de membri, cu acces pentru oaspeți, apeluri video și audio individuale și de grup, fișiere partajate (2 GB pe utilizator și 10 GB pe echipă), partajarea ecranului și managementul documentelor folosind aplicații Office online.

Suport pentru utilizatori

Foto credit: microsoft.com

Oricine se poate abona la versiunea gratuită a Microsoft Teams folosind o adresă personală de e-mail. Utilizatorii care rulează versiunile Office 365 Business sau Enterprise, unde Teams este succesorul lui Lync și Skype for Business) au acces la o gamă completă de instrumente de gestionare, securitate și conformitate.

10

Zoom Meeting Grație popularității și ușurinței de folosire, în anul 2019 Zoom șia consolidat statutul de lider pe piața soluțiilor de videoconferințe. Creșterea explozivă a numărului de utilizatori după declanșarea Pandemiei în China s-a reflectat în evoluția cotațiilor bursiere. Deși semnalările recente privitoare la garanțiile de securitate și confidențialitate și restricționările impuse de anumite organisme au atenuat oarecum această reputație, popularitatea Zoom contină să râmână foarte ridicată. Ultima versiune Zoom 5.0 anunțată recent promită să rezolve cele mai serioase vulnerabilități, precum criptarea.

Aplicația Zoom Meetings permite sesiuni de chat simple unu-launu care pot escalada în apeluri de grup, sesiuni de instruire și webinare pentru audiențe interne și externe și întâlniri video globale cu până la 1.000 de participanți și până la 49 de conexiuni video HD simultane. Ședințele de Zoom pot fi accesate dintr-un browser sau ca aplicații dedicate pentru clienți pentru platforme desktop și mobile, cu criptare end-to-end (acum confirmată), securitate utilizator bazată pe roluri (inclusiv conformitate HIPAA) și instrumente de colaborare și de partajare a ecranului ușor de utilizat.

Invitațiile la ședințe se integrează fără probleme cu cele mai populare aplicații tip calendar, iar întâlnirile pot fi înregistrate ca fișiere locale sau în Cloud (numai pentru subscripțiile plătite).

Popularitatea de care se bucură Zoom se datorează ușurinței de utilizare a versiunii gratuite. ce oferă accesul la ședințe nelimitate, de până la 40 de minute, afișarea a 49 de ecrane, calitate video și audio HD și cu maximum 100 de participanți. În teritoriile cele mai afectate de Pandemie și pentru școli, Zoom a ridicat restricția de limitare în timp a unei sesiuni.

Instrucțiuni de utilizare

Bluejeans Meetings

11

Descriindu-se ca o „platformă de întâlniri pentru locul de muncă modern”, aplicația BlueJeans Meetings este o soluție de videoconferințe bazată pe conectare în timp real. Denumirea reflectă dorința fondatorilor de a oferi o soluție de video-conferințe „la fel de practică și confortabilă ca o pereche de blugi”.

Foto credit: bluejeans.com

Soluția include Dolby Voice, anularea zgomotului de fundal și se integrează cu Microsoft Teams, Slack și Facebook Workplace. O gamă completă de instrumente de whiteboard și de partajare a ecranului adaugă capacități de colaborare la orice întâlnire. Pentru transmisii live și prezentări web la scară largă există soluția BlueJeans Events.

După perioada de gratuitate pentru testare, există trei planuri de abonament cu plata lunară sau anuală: Me - 50 participanți, My Team - 75 participanți, 10 ore înregistrări Cloud, My Company - 150 participanți, înregistrări Cloud nelimitate.

Ghid pentru utilizatori

Join.me

Membru al familiei LogMeIn, este o soluție de video-conferințe recomandată pentru companiile cu buget strict. Ședințele audio cu partajarea ecranului până la 3 participanți sunt gratuite.

Funcțiile de video-conferințe Join.me încep de la versiunea cu plată Lite (cinci participanți, fără limite de timp), fără comutarea camerei web, dar cu suport pentru partajarea ecranului.

Versiunea Pro crește numărul de participanți la 250 și adaugă 50 GB de stocare în Cloud, plus opțiuni de înregistrare. În fine, versiunea Business oferă 1 TB de stocare, suport de conectare unic și integrare cu soluțiile Salesforce.

Foto credit: join.me.com

Ghid de utilizare

12

Zoho Meetings În cei 25 de ani de la fondare Zoho a ajuns la 50 de milioane de utilizatori. Principalul său produs este Zoho One, o suită de servicii și aplicații mobile bazate pe web ce reunește funcții de vânzări, marketing, contabilitate, resurse umane și operațiuni.

Zoho spune că serviciul este compatibil cu GDPR și este certificat internațional pentru confidențialitate.

Printre facilitățile mai granulare de confidențialitate se numără capacitatea moderatorilor de a bloca întâlniri și de a muta sau de a scoate participanții.

Foto credit: zoho.com

Zoho Meetings oferă instrumente pentru seminare web, training și întâlniri online, cu planuri începând de la 10 USD pe gazdă pe lună (sau 8 USD pe lună dacă plătiți un an întreg), suport până la 100 de participanți și stocare pentru 10 întâlniri înregistrate. Soluția de video-conferințe ce se integrează cu Google Calendar e recomandată în special pentru organizațiile care dețin deja pachetele CRM și Project de la Zoho.

Ghid pentru utilizatori

Slack

Foto credit: slack.com

Dacă folosiți deja instrumente de colaborare de la Slack, aveți acces la o serie de opțiuni de apelare video limitate, care ar putea fi suficient de bune pentru întâlnirile de bază și nevoile de colaborare în echipă. Trebuie doar să știți că apelurile video sunt disponibile numai pe platformele desktop (Mac, Windows și Linux); aplicațiile iOS și Android sunt limitate la apeluri vocale.

Soluția Slack oferă întreaga gamă de funcții de partajare a ecranului, inclusiv opțiuni de difuzare a prezentărilor și de desenare pe un ecran partajat. Cu Google Chrome (singurul browser acceptat), puteți vizualiza ecranul unui coleg, dar nu puteți porni o partajare a ecranului.

Dacă sunteți utilizator Mac, puteți descarca aplicația direct de pe site-ul Slack, pentru acces complet la funcțiile de partajare a ecranului, care nu sunt disponibile în versiunea App Store.

Ghid de utilizare

Intermedia AnyMeeting

13

Foto credit: intermedia.net

AnyMeeting este pe piață de aproape un deceniu, dar a ajuns la peste un milion de utilizatori după anul 2017, când a fost achiziționată de Intermedia. Astăzi, AnyMeeting este disponibilă ca parte a Intermedia Unite, o platformă unificată de comunicare și colaborare ce integrează funcții video, chat și partajare a ecranului, într-un serviciu Cloud care include facilități VoIP și enterprise PBX. Conformitatea HIPAA și criptarea end-to-end sunt caracteristici standard.

Planul Pro oferă acces la 30 participanți și include funcțiile de înregistrare și transcrie întâlniri, precum și spațiu de stocare nelimitat.

În perioada actuală, AnyMeeting există într-o versiune gratuită până în 2021, cu limitare la 4 participanți Web sau până la 200 participanți Web + smartphon.

Informații despre produs

RingCentral Meeting RingCentral este un cunoscut furnizor din industria VoIP, care oferă și o soluție pentru video-conferințe. Pe lângă caracteristicile de bază precum partajarea video și ecran HD, soluția RingCentral oferă funcții de înregistrare și chat de text.

Vă puteți conecta la o întâlnire de pe computer, dispozitiv mobil sau chiar fix. La fel ca Zoom, există un termen de 40 de minute pentru conferințe. Nu se impun limite la întâlnirile 1 la 1.

Soluția este recomandată pentru echipele de birou care doresc să se înscrie la o conferință prin intermediul liniei fixe de pe birourile lor.

Instrucțiuni utilizare

Foto credit: ringcentral.com

Skype

14

Versiunea gratuită găzduiește apeluri video de până la 25 de participanți.

Pentru o audiență mai mare există Skype for Business, care permite până la 250 de participanți, dar această versiune va fi retrasă în 2021.

Foto credit: skype.com

A fost o bună perioadă în care Skype era cea mai populară aplicație pentru întâlnirile online, cam cum este acum WhatsApp pentru mesageria instant. Adresa de Skype era importanta și era pusă la contacte pe CV-uri sau cărțile de vizită. Cu peste un milion de utilizatori - și o creștere proiectată de milioane de utilizatori în următorii cinci ani - Skype este încă una dintre cele mai mari soluții de video-conferințe.

Un punct esențial în facilitățile oferite de Skype este capacitatea sa de traducere în timp real. Traducătorul vocal acceptă 10 limbi (engleză, spaniolă, franceză, germană, mandarină, italiană, portugheză, arabă și rusă), în timp ce traducătorul de text acceptă peste 60 de limbi. Aceasta face conferințele multilingve mai ușoare ca niciodată. Soluția e recomandată pentru utilizatorii Office 365 existenți sau orice companie care caută sau o soluție de conferință video foarte utilizată și robustă.

Descriere funcționalități

TeamViewer

Foto credit: teamviewer.com

Fondată în 2005 la Goppingen, Germania, compania are astăzi peste 800 de angajați în Europa, Statele Unite și Asia Pacific. Ca furnizor mondial de soluții de conectivitate, TeamViewer oferă posibilități sigure de acces la distanță, asistență, control și colaborare pentru echipamente de orice fel. Inovațiile tehnologice ce includ realitate augmentată (AR) și Internet of Things (IoT) permit companiilor de orice dimensiune să își valorifice întregul potențial digital.

TeamViewer este activat pe 2 miliarde de dispozitive, dintre care 45 de milioane sunt online în același timp.

Soluția de video-conferințe TeamViewer este apreciată pentru rapiditatea și stabilitatea conexiunii, precum și pentru accesibilitate, în special de pe telefoanele inteligente. De asemenea, oferă o versiune personală gratuită și o versiune cu plată, dar la prețuri accesibile.

UberConference

15

UberConference este o soluție de video-conferințe dezvoltată de furnizorul de aplicații VoIP Dialpad. Înscrierea la o conferință se face printr-o simplă introducerea adresei URL împreună cu codul PIN al participantului. Soluția acceptă întâlniri audio și video HD. Pe durata crizei COVID-19, versiunea Free permite apeluri Foto credit: uberconference.com mai lungi și până la 50 de participanți.

Unul dintre principalele avantaje ale utilizării UberConference este faptul că este o soluție completă de apeluri video bazată pe browser. Versiunea gratuită poate găzdui conferințe cu până la 10 participanți și posibilitate de înregistrare. Durata maximă a conferințelor este de 45 de minute. Soluția e recomandată pentru companiile care reunesc mai puțin de 10 participanți la o singură conferință.

Descrierea soluției

LifeSize Timp de mai bine de un deceniu, LifeSize a fost în fruntea soluțiilor de video-conferință oferind tehnologie de înaltă calitate, concepută pentru a reuni oamenii. Obiectivul producătorului s-a concentrat pe dezvoltarea de produse lider pe piață, care oferă conferințe audio, web și video ușor de utilizat și scalabile.

Soluția LifeSize combină o experiență de conferință bazată pe Cloud integrată, de ultimă generație, cu sisteme de camere HD ușor de utilizat și calitate audio HD, astfel încât să vă puteți conecta la oricine, oriunde.

Utilizatorii apreciază integrarea cu componentele hardware, care facilitează detectarea persoanei care vorbește și comutarea automată pe camera video a acestuia

. Soluția facilitează crearea rapidă și ușoară de Room-uri pentru toate tipurile de întâlniri și are o interfață utilizator foarte intuitivă.

Foto credit: lifesize.com

16

GlobalMeet Collaboration

”Aplicațiile online și de video-conferințe permit îmbunătățirea productivității printr-o soluție integrată, ce oferă o funcționalitate ridicată și resurse care îndeplinesc cerințele” apreciază un utilizator într-o notă de evaluare.

Foto credit: pgi.com

Soluția GlobalMeet Collaboration oferă o experiență superioară pentru întâlniri individuale, check-in-uri de echipă și multe altele, printr-un singur clic, fără descărcări. Printre funcționalitățile de bază oferite se numără posibilitatea organizării de întâlniri nelimitate cu până la 125 de participanți, rezoluție Video HD, partajarea ecranului, comunicare VoIP cu acces telefonic local, controlul întâlnirii, integrarea desktop, suport multilingv 24/7 și salvarea înregistrărilor în Cloud.

Aplicația este apreciată de utilizatori pentru gratuitate, viteza de acces, mobilitate și flexibilitatea utilizării în cele mai diferite medii.

GlobalMeet Collaboration oferă posibilitatea de a interacționa cu audio și video profesionist într-o manieră clară, sigură și ușoară, de la conferințe telefonice și întâlniri la activități online. Accesul la sesiuni este disponibil automat.

Whereby

Foto credit: whereby.com

Whereby este un instrument de colaborare pentru profesioniștii care doresc să găzduiască întâlniri video ușoare și fiabile, beneficiind de o perfectă echilibrare între simplitate, securitate și calitate. Toate sesiunile sunt generate direct din browser. fără descărcări și fără conectare pentru oaspeți. În prezent, există trei versiuni diferite, în funcție de nevoile utilizatorilor: Free, Pro și Business. Toate versiunile permit colaborarea video rapidă și ușoară din orice parte a lumii. Un utilizator poate configura o ședință video în mai puțin de 7 minute.

Pentru a crea un cont Whereby, tot ce ai nevoie este un e-mail.

Utilizatorii apreciază ușurința de utilizare, configurarea rapidă și robustețea setărilor de acces.

Printre punctele mai puțin apreciate ar fi limitarea numărului de participanți pentru versiunea gratuită și posibilitățile restrânse de partajare a ecranului.

Blizz

17

Blizz este o aplicație de video-conferințe și colaborare dezvoltată de TeamViewer.

Printre caracteristicile principale de se numără: calitate video și audio HighDefinition, partajare ecran, scalabilitate pentru întâlniri cu peste 300 de participanți, sistem de înregistrare a conferinței, Chat securizat, mixare VoIP și conferințe audio, numere de apelare gratuită pentru mai mult de 50 de țări.

Foto credit: blizz.com

Utilizatorii apreciază robustețea și siguranța aplicației, precum și portabilitatea pe orice fel de echipament fix sau mobil: desktop, laptop, telefon inteligent sau tabletă. Aplicația funcționează pe sisteme de operare Windows, iOS și Android. În plus, o întâlnire online necesită puține cunoștințe sau experiență tehnică pentru a începe.

Blackboard Collaborate Blackboard Collaborate este un instrument de tip ”clasă virtuală” integrat cu funcții de colaborare online, accesibil printr-un singur clic, creat special pentru instituțiile care trebuie să ofere opțiuni de învățare mai atractive, personalizate și flexibile pentru elevi și studenți. Aplicația oferă facilități care depășesc conferințele web tradiționale, permițând satisfacerea nevoilor extinse și variate de colaborare ale profesorilor și cursanților de astăzi.

Blackboard Collaborate este folosită în mii de universități, colegii sau unități de învățământ primar și gimnazial, dar și de organizații profesionale, corporative și guvernamentale din întreaga lume.

Orientată către elev din proiectare, Blackboard Collaborate oferă un nivel de implicare care îi face pe elevi să uite că nu se află într-o sală reală de clasă.

Puteți afla mai multe dacă vizionați acest videoclip Foto credit: blackboard.com

BigMarker

18

Fondată în 2010, BigMarker are sediul în Chicago și oferă evenimente online pentru mii de companii și organizații din întreaga lume. Soluția BigMarker este platformă integrată de Web-hosting, marketing și automatizare.

Companiile și universitățile folosesc BigMarker pentru a găzdui webinare live, la cerere și automatizate, prezentări online, traininguri și evenimente, creând conversații semnificative cu clienți, studenții și alte părți interesate. BigMarker oferă, de asemenea, integrări, APIuri și servicii de etichete, care permit companiilor să integreze experiențe video în procesele de marketing, vânzări și instruire.

Foto credit: bigmarker.com

Soluția este apreciată pentru simplitatea utilizării și calitatea video de înaltă definiție, îndeplinind toate funcțiile pentru susținerea de webinare.

Compania oferă versiuni demo și filme care facilitează acomodarea rapidă și utilizarea eficientă.

Crowdcast Crowdcast este o soluție facilă și robustă de transmisii live, pornind de la un simplu browser. Platforma permite crearea de webinare interactive, sesiuni Q&A live, ateliere și convenții online, adaptabile oricărui domeniu și oricărei categorii de utilizatori. Soluția facilitează interacțiunile cu chat-uri live, sondaje, declarații în timp real și întâlniri față în față.

Dincolo de colectarea de emailuri, Crowdcast oferă funcții de analiză avansate despre evenimente și participanți.

Utilizatorii apreciază soluția în special pentru ușurință și funcționalitatea, dar și pentru interfața cu utilizatorii și experiențele oferite acestora.

Foto credit: crowdcast.io

ClickMeeting

19

ClickMeeting aduce puterea webinarilor către organizații de orice dimensiune, de la firme individuale la întreprinderi multinaționale. Soluția bazată pe web este ușor de utilizat și acoperă întregul proces de webinar - de la pregătire la prezentare și de la interacțiune până la urmărire.

Interfața de utilizator include instrumente și funcții interactive pentru a face webinare atrăgătoare pentru participanți și rentabile pentru organizatori.

Foto credit: clickmeeting.com

Utilizatorii apreciază ClickMeeting pentru că este simplu, dar nu simplist: este o interfață curată, modernă, care face foarte intuitivă programarea de webinare, personalizarea și găzduirea.

Alte atuuri, sunt caracteristicile interactive precum sondajul și ușurința de a programa un webinar.

Livestorm Livestorm este o soluție recomandată pentru webinare, sesiuni de formare a clienților, sesiuni demo, cursuri online și sesiuni de comunicare online. Totul funcționează în interiorul unui browser, în timp real, fără nici o descărcare.

Soluția oferă o experiență globală, care nu se oprește la transmiterea de webinare. Livestorm asigură un set complet de instrumente, cu pagini frumoase de înregistrare, capacități de branding, widget-uri, integrări, analize și multe altele.

Soluția funcționează 100% pe orice browser de desktop sau mobil, oferind elemente de bază precum: transmiterea video în timp real și partajarea ecranului, reproduceri video, pagini de destinație și logistică prin email, dar și instrumente avansate de analiză post-webinar, facilități de segmentare a audienței, integrări native cu aplicații CRM și marketing.

Foto credit: livestorm.co

Foto credit: callbridge.com

20

Callbridge Combinând tehnologie de ultimă generație, cu inteligență video și audio de înaltă definiție, Callbridge este o soluție care funcționează mai puțin ca un apel de conferință și mai mult ca un facilitator de discuții.

Callbridge acționează ca un instrument facilitator de întâlniri, trimițând invitații și remindere oaspeților, luând note și postând rezumate și materiale. Întâlnirile online sunt importante, iar Callbridge vă asigură că le tratați astfel.

YouTube.

Callbridge este proiectat pentru a răspunde cerințelor robuste ale unei întreprinderi de clasă mondială, cu eleganța unui mediu de întâlnire personalizat, ce utilizează tehnologii specifice SmartSearch și informații specifice inteligenței artificiale.

Cue este un bot AI care transcrie întâlnirile, prezice informațiile de care va fi nevoie și permite căutarea arhivei cu economisire de timp. Transmisia video în direct are potențialul de a extinde accesul către o audiență mai mare, atunci când transmiteți ședința dvs. prin YouTube.

TrueConf

TrueConf Server este o soluție securizată de video-conferințe care funcționează pe orice platformă și permite ședințe de grup cu până la 800 de participanți. TrueConf Server garantează o comunicare sigură și fiabilă în LAN / VPN, se integrează perfect cu sistemele VoIP și săli de conferințe și oferă o serie de instrumente de colaborare pentru orice platformă.

Există, de asemenea, o versiune completă gratuită, concepută pentru echipe mici, cu până la 12 utilizatori, rezoluție HD, partajare ecran, prezentare de diapozitive, control desktop de la distanță, chat, etc.

Soluția este apreciată de utilizatori pentru combinarea unei politici competitive de preț cu clienți dedicați la toate platformele Foto credit: trueconf.com

Veedeeo

21

Veedeeo este o nouă platformă de video-conferințe care permite sistemelor video SIP și H.323 să se conecteze cu ușurință în afara firewall-urilor și să aibă întâlniri video de înaltă calitate cu oricine, de oriunde din lume. Sălile de întâlnire virtuale avansate SIP și H323 Gatekeepers acceptă întâlniri multi-punct, multi-dispozitiv între sisteme de videoconferință, browsere și smartphone-uri într-o experiență video imersivă care va mulțumi.

Soluția include de asemenea o caracteristică de traducere în timp real - unică printre toate platformele de video-conferințe care permite participanților să vorbească propria limbă și să își traducă discursul automat în subtitluri.

Utilizatorii apreciază Veedeeo pentru că este o platformă ușor de configurat și de utilizat, care în plus, asigură conexiune fiabilă în Foto credit: veedeeo.me timpul conferințelor video.

StartMeeting StartMeeting este un transportator de date care oferă servicii nelimitate de conferințe audio și video pentru orice organizație.

Soluția dedicată clienților de nivel enterprise permite un număr nelimitat de gazde, un instrument de colaborare ușor de utilizat.

Fiecare cont include conferințe audio și video HD pentru până la 1.000 de participanți, partajare de ecran și funcții de desenare în timp real.

Foto credit: startmeeting.com

Începând cu anul 2001, rețeaua StartMeeting a efectuat peste două miliarde de apeluri de conferințe în întreaga lume, devenind a doua cea mai mare rețea de conferințe.

eyeson

22

Utilizatorii apreciază soluția eyeson pentru că este ușor de utilizat și facilitează videoconferințe HD de calitate și diverse tipuri de reuniuni cu clienții. Soluția are și o funcție de înregistrare, poate include până la 9 videoclipuri și 100 de spectatori și permite transmisiuni live pe YouTube.

Foto credit: eyeson.com

eyeson este un lider al tehnologiei în colaborarea inteligentă video nelimitată. Produsul de colaborare video în Cloud eyeson se bazează pe tehnologia patentată cu un singur flux care permite scalabilitatea nelimitată. eyeson oferă apeluri video în grup bazate pe o tehnologie constantă a lățimii de bandă, independent de numărul de participanți. Poate fi utilizat în cadrul tuturor produselor importante de colaborare precum Slack, Trello, Jira, Freshdesk, Talkdesk, Zendesk, YouTube și Facebook.

MyOwnConference Soluție concepută pentru seminarii web, video-conferințe și întâlniri online, MyOwnConference funcționează direct din browser, fără a instala nicio aplicație, software sau plugin. Soluția oferă un set complet de caracteristici necesare pentru conferințe web și webinare: spații de Q&A, chat, partajare ecran, sondaje predefinite sau în timp real, partajare documente și ecran, whiteboard și multe altele.

Utilizatorii apreciază capacitățile multilingve pentru conferințe la nivel mondial și intergrarea de software de analiză precum Google Analytics. De asemenea, abilitatea de a se integra cu dropbox este foarte utilă în distribuirea rapidă a fișierelor și a documentației de susținere pentru toți participanții.

Foto credit: myownconference.com

Drum Meetings

23

Drum Meetings este o platformă bazată pe web care permite utilizatorilor să inițieze întâlniri instantanee direct din browserele lor sau să se alăture cu ușurință reuniunilor online, indiferent dacă folosesc dispozitive desktop sau mobile. Aplicația oferă utilizatorilor posibilitatea de a integra o soluție de întâlnire direct în aplicațiile lor web sau serviciul online, pentru a dezvolta o robustă experiență de brand.

Drum Meetings combină în mod eficient comunicarea bazată pe browser cu prezentarea documentelor, oferind utilizatorilor o platformă care maximizează întâlnirile online.

Pentru a spori și mai mult productivitatea și eficacitatea prezentării, Drum acceptă integrări cu serviciile de stocare în Cloud, precum Dropbox și Google Drive, permițând utilizatorilor să stocheze, să acceseze și să partajeze documente, fișiere și alte informații cu ușurință și rapiditate.

Posibilitatea de conectare la întâlnire prin apeluri de pe telefoane fixe sau mobile este o altă caracteristică mult apreciată de utilizatori.

Foto credit: thisisdrum.com

Care e cel mai bun software de video - conferințe?

E o întrebare frecventă, mai ales în condițiile de astăzi. Dacă obiectivul tău principal este să găsești un furnizor de videoconferințe care să ofere cel mai cuprinzător plan gratuit, atunci aveți de unde să alegeți.

Unii preferă Cisco Webex Meeting pentru tradiție și tehnologie, alții – în special din multinaționale - folosesc Skype, a cărei funcții de traducere desființează barierele lingvistice. Cei mai mulți, nu sunt deranjați de limitarea de 40 de minute și lucrează cu Zoom, foarte popular și accesibil. Pentru organizații mici, Google Hangouts Meet poate fi suficient, fiind disponibil și cu G Suite.

Oricum, dacă aveți răbdare să parcurgeți toate cele 30 de prezentări de produse, veți vedea că marea lor majoritate oferă cam aceleași funcționalități, gradul de complexitate crescând odată cu valoarea pachetului de subscripție. Nu există niciun răspuns cu dimensiuni unice. Totul se rezumă la ceea ce avem nevoie pentru domeniul nostru de activitate și mărimea afacerii.

24

Caracteristici esențiale ale unei platforme de video-conferințe Atunci când încercați să alegeți cel mai potrivit software de video-conferințe, asigurați-vă că acesta vă oferă funcțiile esențiale.

Video, voce și text - sunt funcțiile de bază ale oricărei aplicații de video-conferințe. Chatul text este la fel de important ca chatul vocal și video, deoarece vă permite să rețineți notificările din sala de ședințe virtuală.

Partajarea ecranului - este la fel de importantă pentru conferințele video ca și transmisia video HD. În mod ideal, ar trebui să puteți partaja mai multe ecrane simultan.

Din păcate, unii furnizori oferă această caracteristică doar. pentru versiunile plătite Înregistrarea sesiunii – versiunile înregistrate ale conferințelor sunt utile din mai multe motive. În primul rând, aceste înregistrări pot servi ca referință personală sau pentru echipă.

Apoi, e util să poți revedea conținutul, în special atunci când nu ai putut participa la sesiunea live. În plus puteți refolosi unele înregistrări, în special când e vorba de sesiuni de instruire.

Stocarea fișierelor – Indiferent de mărimea afacerii, suntem toți interesați de reducerea costurilor de operare. Tehnologia Cloud rezolvă și cerințele cele mai elevate privind stocarea fișierelor, prin simpla interfațare cu Google Drive sau Dropbox, care facilitează și partajarea de documente chiar în timpul conferințelor.

Disponibilitatea pe mobil – a devenit o cerință de bază, indiferent de modelul de smartphone sau de sistemul de operare.

Aplicațiile mobile pentru colaborare sunt din ce în ce mai folosite, prin posibilitățile practic nelimitate de acces la Internet. M-am conectat de multe ori la webinarii în timp ce conduceam, din aeroporturi sau dintr-o cafenea. Condițiile de izolare impuse astăzi lărgesc accesibilitatea. Te poți conecta de acasă în timp ce gătești sau pedalezi pe bicicleta din balcon.

Criterii de selecție și de evaluare a platformelor de video-conferință Pentru cei interesați de analize mai profunde, iată o încercare de clasificare a criteriilor pe care trebuie să le reunească o platformă de video-conferință de încredere, pornind de la funcționalități, caracteristici de securitate și elemente de conformitate cu normele de securitate și confidențialitate a datelor personale ale utilizatorilor.

TIPURI DE PACHETE OFERITE  Gratuit  Individual  Pentru echipă, companii mici  Pentru companii mijlocii și mari

CRITERII PERFORMANȚĂ     

Număr de conexiuni maxime Număr imagini video pe ecran Rezoluție Video Rezoluție audio Durată limită sesiune

FUNCȚIONALITĂȚI DE BAZĂ        

Ședințe online Împărțire ecran Partajare desktop/ documente Chat voce Chat text Secțiune Q&A Integrare Calendar Imagine de fundal

INTERFAȚĂ UTILIZATOR (UI)     

Prietenoasă Intuitivă Ușor de instalat și administrat Instrumente facile Facilități setare

FACILITĂȚI ROOMS o o o o o o o o o o o o o

Dashboard administrator Vizualizare număr participanți Așteptare în anticameră Transfer rol gazdă Control activare camere video Control activare microfoane Control înregistrare Activare automată vorbitor Ridicare mână Detecție proximitate Control participanți Blocare participanți Rejectare participanți

25

26 Criterii de selecție și de evaluare a platformelor de video-conferință (2) FACILITĂȚI COLABORARE • • • • • • • • • • • • • •

Partajare ecran Mesagerie instant Whiteboard Transfer de fișiere Integrare e-mail Integrare aplicații Office Integrare CRM Integrare Cloud storage Comentarii Notificări Mesagerie 1-to-1 Sondaje prestabilite Inserare sondaje instant Translator instant

FACILITĂȚI COMUNICARE (UC)               

API Conferințe Video Video streaming Voce Chat Mesagerie Internațional Call Monitoring Call Recording Call Reporting Call Routing Caller ID Auto-attendant Call history

Criterii de selecție și de evaluare a platformelor de video-conferință (3) OPȚIUNI SUPORT o o o o o o

FAQ Knowledge Base Tutoriale videp Suport online Suport chat Forum

CRITERII SECURITATE            

Criptare End-to-End Securitate SSL Setări conferințe Generare ID participanți Generare parole Securizare conectare ID Integrare cu alte platforme Management identificare & acces participanți Arhitectură platforma Standarde dezvoltare Certificări Conformitate HIPAA

CONFORMITATE GDPR PLATFORMĂ  Actualizare SLA (Services Licensing Agreement)/ EULA (End User Licensing Agreement)  Politică de confidențialitate aplicație  Politică cookies  Termeni & Condiții utulizatori  Confidențialitate cont utilizator  Data protection by Design  Guvernanță  Ce date se colectează  Ce date se procesează  Cum se procesează  Ce date se rețin  Cât se stochează  Ce date se transferă  Cu cine se partajează datele  Garanții Securitate  Respectare drepturi  Adrese contact DPO  Ce tipuri de cookies  Ce alte forme de tracking

27

Avem nevoie de aplicațiile de video-conferințe?  Până acum, unii le-am mai folosit sporadic  Astăzi, le folosim cu toții de nevoie  Mâine, vor deveni o normalitate

Printre avantajele de necontestat ale colaborării video de la distanță se numără: • • • • • • • • • • •

menținerea conexiunii interumane vizualizarea limbajul corpului și expresiilor faciale, posibilitatea de afirmare a dorinței de participare implicare directă în activitățile echipei, partajarea mai ușoară a sarcinilor eliminarea barierelor de distanță, fus orar și limbă facilități de conectare de pe diferite dispozitive toate beneficiile ce țin de mobilitate înregistrarea sesiunilor pentru vizualizare offline Integrarea cu aplicații și instrumente de email, office, CRM eliminarea restricțiilor de stocare prin salvare în Cloud

Autor: Radu CRAHMALIUC eBook: ”CUM ALEG O PLATFORMĂ DE VIDEO-CONFERINȚE O analiză a produselor de comunicare-colaborare și câteva criterii de selecție” Mai 2020 © Toate drepturile rezervate, mARCom EXPERT, 2020 https://marcomexpert.com/