DECANATO DE EXTENSION
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIO COMUNITARIO
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL COMEDOR ESCOLAR EN LA UNIDAD EDUCATIVA ESTADAL ANDRES BELLO. BARQUISIMETO, ESTADO LARA
Programa: Contaduría Pública Autores: Br. Carlos Freitez. Br. Racsay Morales.
Asesor Académico: Elizabeth González.
Asesor Comunitario: Lisanka Narváez.
Coordinador de Servicio Comunitario: Fransilina Morles.
Barquisimeto, noviembre de 2024
La gestión eficiente del inventario es fundamental en los comedores escolares, ya que garantiza la disponibilidad de productos esenciales y el control adecuado de los recursos. Este manual ofrece una guía paso a paso para registrar y administrar un inventario, desde el ingreso manual de datos hasta la automatización de cálculos utilizando Excel. Se destacan fórmulas como SI.ERROR y SUMAR.SI para resolver errores comunes, realizar cálculos precisos y generar reportes automáticos que faciliten la toma de decisiones. Este enfoque permite optimizar el tiempo, reducir errores y mantener un control financiero claro sobre los recursos del comedor escolar.
• Optimizar el uso de los alimentos y recursos disponibles.
• Minimizar desperdicios y pérdidas.
• Garantizar que los alimentos sean suficientes, frescos y seguros para el consumo.
• Facilitar la planificación de pedidos y el control de costos.
Recepción de Alimentos
• Verificar que los alimentos recibidos coincidan con la orden de compra en cantidad y calidad.
• Revisar la fecha de vencimiento y condiciones del empaque.
• Registrar la entrada en el formato de inventario manual (ver Anexo 1)
Control de Salidas
• Registrar las cantidades de alimentos que se utilizan diariamente en las preparaciones.
• Ajustar el inventario en tiempo real para reflejar las salidas.
Inventario Físico
• Realizar un inventario físico semanal o mensual.
• Comparar el inventario físico con los registros para identificar discrepancias.
• Documentar las diferencias y tomar medidas correctivas.
Reposición de Alimentos
• Analizar los niveles mínimos de inventario para determinar cuándo realizar nuevas compras.
• Utilizar un sistema de planificación de pedidos para evitar el desabastecimiento.
• Cumplir con las normativas sanitarias locales.
• Mantener el área de almacenamiento limpia y libre de plagas.
• Capacitar al personal en manejo seguro de alimentos.
En Excel se realizan las tablas correspondientes para registrar y automatizar las entradas, salidas y el stock disponible:
Se crea una tabla para “Productos” (código, producto, entradas, salidas y stock), una tabla para “Entradas” (código, producto, fecha y cantidad) y la de
“Salidas” (código, producto, fecha y cantidad), se deben crear con formato de tabla. Se deben codificar los productos, pueden ser los mismos que traen o se puede generar según nuestra preferencia
Tabla de entradas: se registra el inventario inicial, los productos que hay en existencia actualmente.
Formula: para que muestre el nombre del producto al ingresar el código: =Si.error(buscarv(código;Productos; 2 ;Falso); “No existe”)
Tabla de salidas: se ingresa de la misma manera que las entradas.
Automatización:
Tabla de productos: en la celda entradas se ingresa formula sumar.si =sumar.si(códigos de entradas);(códigos de productos en tabla de productos);(cantidad tabla entradas)).
Tabla de salidas: se copia formula anterior =sumar.si(códigos de salidas);(códigos de productos de tabla productos);(cantidad tabla salidas)
Se ingresan los códigos del producto, las entradas y salidas con su fecha.
Formula para calcular el stock: se calcula restando las entradas menos las salidas. Para que se aplique a toda la tabla se ingresa formula: =[@entradas]-[@salidas]
Al eliminar la arroba se aplicará automáticamente a toda la tabla
1. Formato manual para registro de entradas:
CÓDIGO PRODUCTO FECHA CANTIDAD (entradas)
2. Formato manual para registro de salidas:
CÓDIGO PRODUCTO FECHA CANTIDAD (salidas)
3. Formato para automatización (Excel):
Código
La implementación de un sistema eficiente de gestión de inventarios en los comedores escolares, respaldado por herramientas como Excel, permite optimizar el uso de recursos, reducir desperdicios y garantizar el suministro de alimentos frescos y seguros. Este manual ha presentado un enfoque estructurado, desde el registro manual hasta la automatización con fórmulas avanzadas, que facilita el control en tiempo real y la planificación de pedidos. El uso de fórmulas como SI.ERROR y SUMAR.SI no solo reduce errores humanos, sino que también agiliza los procesos administrativos, brindando un control financiero claro. Con estas prácticas y procedimientos, los comedores escolares podrán operar de manera más organizada, cumplir con normativas sanitarias y garantizar el bienestar de los estudiantes.