Guía de lenguaje claro para productores, proveedores y operadores de comunicaciones

Octubre de 2023

GUÍA DE LENGUAJE CLARO PARA PRODUCTORES, PROVEEDORES Y OPERADORES DE COMUNICACIONES.

DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR

2023

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Maria del Socorro Pimienta Corbacho Superintendente de Industria y Comercio Natalia Alvis Rodriguez Delegada para la Protección del Consumidor Juan Pablo López Pérez Director de Investigaciones de Protección al Consumidor Martha Carolina Perdomo Lince Directora de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones (e) Juan David Lemus Secretario General María Isabel Salazar Rojas Jefe Oficina Jurídica Paola Ortiz Cárdenas Jefe de la Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial Diana Cristina Mariño Edición Laura Sepúlveda Diagramación 2023

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Tabla de contenido Introducción................................................................................................................................ 7 ¿Quién es la Superintendencia de Industria y Comercio?............................................. 8 · Estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio........................... 9 · Funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio-Protección al Consumidor..............................................................................................................10 · Funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio-Protección al Usuario TIC..............................................................................................................10 Conceptos..................................................................................................................................11 · Consumidor o usuario................................................................................................11 · Grupo objetivo..............................................................................................................11 · Información....................................................................................................................11 · Lenguaje Claro.............................................................................................................11 · PQR..................................................................................................................................12 · Mecanismo de atención al cliente..........................................................................12 · Operadores de comunicaciones..............................................................................12 · Publicidad......................................................................................................................13 · Resolución de problemas.........................................................................................13 · Satisfacción del cliente..............................................................................................13 · SIC....................................................................................................................................13 · Interacción......................................................................................................................13 Marco Legal de Lenguaje Claro en Colombia............................................................14 Objetivos del lenguaje Claro entre los productores o proveedores de bienes o servicios y los consumidores o usuarios...................................................................17 · Objetivo principal........................................................................................................18 · Objetivos secundarios................................................................................................18 Recomendaciones a las empresas, operadores y/o proveedores......................20 1. Conocer a su grupo objetivo....................................................................................21 2. Ser honestos y transparentes.................................................................................21 3. Propender por un fortalecimiento continuo del mecanismo de atención al cliente...................................................................................................................................21 4. Ser coherentes en la comunicación.......................................................................23 5. Ofrecer información simple, relevante y útil.......................................................23 6. Facilitar el acceso a la información........................................................................23 7. Ofrecer contenido valioso.........................................................................................23 8. Ser creativo en la transmisión de la información..............................................24 9. Humanizar la comunicación.....................................................................................24 5

10. Acompañar a los usuarios y consumidores en el proceso de transformación digital...................................................................................................25 11. Asumir una cultura de simplicidad........................................................................25 12. Enfoque diferenciado hacia el consumidor..........................................................25 13. Perspectiva de género...............................................................................................25 14. Tener en cuenta la diversidad de canales de atención que generan varios tipos de comunicación .......................................................................................................26 · Lenguaje Claro en la comunicación escrita.........................................................26 · Lenguaje Claro en la comunicación verbal.........................................................27 · Lenguaje Claro en la comunicación no verbal...................................................27 15. Ofrecer una buena experiencia al usuario de principio a fin..........................28 16. Implementar el Código de Transparencia en la información que comparte a los usuarios.........................................................................................................................29 Bibliografía...........................................................................................................................30

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Introducción Con el fin de garantizar el goce efectivo de los derechos de los consumidores o usuarios de telecomunicaciones y el cumplimiento de los deberes de los proveedores de bienes y operadores de servicios en el mercado colombiano, la Delegatura para la Protección del Consumidor debe transmitir de forma clara y efectiva a sus vigilados la información sobre sus procesos, trámites y servicios.

En consecuencia, esta GUÍA DE LENGUAJE CLARO pretende ayudar a los intervinientes en la cadena de comercialización y prestación a mejorar su comunicación con los consumidores, toda vez que la misma debe basarse en información clara, transparente, responsable y suficiente.

Adicionalmente, la implementación del Lenguaje Claro en la información suministrada a los consumidores podría traer a los empresarios algunos de los siguientes beneficios1: Reducir errores y aclaraciones innecesarios.

Reducir costos y cargas para el consumidor.

Reducir costos administrativos y de operación para los empresarios.

Promover la transparencia y el acceso a la información pública.

Fomentar la inclusión social para grupos con discapacidad, en particular para el goce efectivo de derechos en igualdad de condiciones.

Por último, el Lenguaje Claro parte de tres principios2: encontrar, comprender y usar.

Según la Red de Información y Acción en Lenguaje Sencillo de los Estados Unidos3 “[u] na comunicación escrita está en Lenguaje Claro si su audiencia puede: Encontrar lo que necesita, Entender lo que encuentra y Usar lo que encuentra para satisfacer sus necesidades”4. En ese sentido, el reto no solo está en suministrar la información, sino en brindarla de una manera en la que el consumidor tenga fácil acceso, comprensión y uso de ella.

2 Quintero, B. (2021). VI Congreso Internacional de Protección de los Derechos de los Usuarios de Servicios de Comunicaciones. Memorias del evento, Panel de Lenguaje Claro, Líder de Lenguaje Claro Función Pública. Disponible en: https://www.sic. gov.co/actualidad/eventos/vi-congreso-internacional-de-protecci%C3%B3n-de-derechos-de-los-usuarios-de-servicios-de-telecomunicaciones-y-servicios-postales 3 Plain Language Action and Information Network https://www.plainlanguage.gov/

1 Departamento Nacional de Planeación – DNP – 2015 Disponible en: https://colabora-

4 DNP. (2015). Guía de Lenguaje Claro para Servidores Públicos. Recuperado el 15 de

cion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio%20al%20Ciudadano/

febrero de 2021 de https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20

GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf

del%20Servicio%20al%20Ciudadano/GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf

7

¿Quién es la Superintendencia de Industria y Comercio?

La Superintendencia de Industria y Comercio es una entidad estatal del orden nacional perteneciente a la rama ejecutiva del poder público, encargada de la protección de la competencia, los datos personales, la metrología legal y los derechos de los consumidores. Así mismo, administra el Sistema Nacional de Propiedad Industrial y conoce y decide asuntos jurisdiccionales en materia de protección del consumidor, competencia desleal y propiedad industrial.

8

Estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio Superintendenciade deIndustria Indusrtria Superintendencia Comercio-(SIC) (SIC) y yComercio-

Protección a la libre competencia

Asuntos jurisdiccionales

Protección al consumidor

Dirección de Investigación de Protección al Consumidor

Datos personales

Metrología legal

Dirección de Investigación de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones

Imagen No1

Funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio - Protección al Consumidor La Delegatura para la Protección del Consumidor se encarga de inspeccionar, vigilar y controlar a los agentes del mercado para que en las relaciones de consumo respeten los derechos e intereses de los consumidores; esto es, entre otros, los derechos a recibir información y publicidad transparente para la toma de sus decisiones de compra, así como para obtener productos de calidad y aptos para el consumo.

de la economía en los que no haya regulación y autoridad expresamente asignada por la ley

A continuación, se expone una lista enunciativa de algunos de los sectores de la economía en los que esta delegatura podría ejercer sus funciones: construcción, turismo, comercio electrónico, operaciones mediante sistemas de financiación, telefonía móvil, servicios de internet, servicios de televisión, servicios postales, entre otros (Imagen La Delegatura para la Protección del Consumidor tie- N.º 2 e imagen 3). ne como competencia la protección de los derechos de los consumidores en todos los sectores 9

Funciones de la SIC en protección al consumidor ¿Qué sectores vigila?

Autoridad de inspección, vigilancia y control, Autoridad de inspección, vigilancia con competencia residual, a la quey le control, con competencia residual, con corresponde la vigilancia del respeto de los competencia residual, a la que le derechos de los consumidores en todos los corresponde la vigilancia del respeto de sectores de la economía en los que no los derechos de los consumidores en haya regulación y autoridad expresamente regulada todos los sectores de la economía en los por la ley. que no haya regulación y autoridad expresamente regulada por la ley.

¿Qué sectores vigila?

Constructoras, turismo, espectaculos públicos, Constructoras, turismo, espectáculos públicos, vehículos automotores, seguridad de de producto, vehículos automotores, seguridad producto, comercio electronico, servicios de de financiación y y comercio electrónico, servicios financiación grandes superficifes, entre otros.

grandes superficies, entre otros.

¿Cuáles son sus funciones?

Decidir y tramitar las investigaciones administrativas

Decidir y tramitar las investigaciones administrativas

Resolver recursos de reposición y revocatoria

Resolver recursos de reposición y revocatoria

Actividades de supervisión y vigilancia

Actividades de supervisión y vigilancia

Desplegar acciónes en materia de seguridad de producto Desplegar acciones en materia de seguridad de producto

Imagen No 2

Funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio - Protección al Usuario TIC Funciones de la la SIC en protección del usario TIC

¿Qué sectores vigila? ¿Cuáles son sus funciones?

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Telefonía Telefoníamóvil, movil,fija fija internet internet(TELCO) (TELCO)

1 2

Autoridad única de control y vigilancia encargada de

Autoridad única de control y vigilancia la protección de los derechosencargada de los usuarios de los de la protección de los derechos los consumidores servicios dede comunicaciones.

TV por suscripción TV comunitaria

Servicio postal

Decidirlas lasinvestigaciones investigaciones Decidir contralos operadorespor por contra los operadores violacionesalRégimen Régimende de violacionesal Protecciónalalusuario usuario(RPU) (RPU) Protección Adelantar investiigaciones de Silencio Administrativo Positivo (SAP) y resolver los recursos de apelación

3

Actividades de supervisión y vigilancia

4

Ordenar modificiones modificiones aa los Ordenar los contratos cuando el violen contratoscuando RPU el RPU

Imagen 3 Imagen No 3

Grupo objetivo Es el conjunto de personas a las cuales las empresas dirigen sus productos o servicios, elemento que desempeña un rol esencial para diseñar sus campañas de mercadeo y publicidad.

El grupo objetivo se define con base en factores demográficos como la edad, el género, el nivel socioeconómico, la ubicación geográfica y los intereses de los consumidores.

Información

Conceptos

Todo contenido y forma de dar a conocer la naturaleza, origen, modo de fabricación, componentes, usos, volumen, peso o medida, precios, forma de empleo, propiedades, calidad, idoneidad o cantidad y toda otra característica o referencia relevante respecto de los productos que se ofrezcan o pongan en circulación, así como los riesgos que puedan derivarse de su consumo o utilización.

Consumidor o usuario “Toda persona natural o jurídica que, como destinatario final, adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica. Se entenderá incluido en el concepto de consumidor el de usuario” 5.

Adicionalmente, el artículo 1 de la Resolución CRC 5050 de 2016 define al usuario del servicio de comunicaciones como “Persona natural o jurídica consumidora de servicios de comunicaciones”.

Lenguaje Claro Si bien no existe una definición etimológica de Lenguaje Claro, para efectos del propósito de esta guía, el Lenguaje Claro hace referencia a la política de gobierno implementada desde el 2011, la cual busca según el CONPES 3785 de 2013 “ofrecer a los ciudadanos información en lenguaje claro y comprensible de manera que tengan certidumbre sobre las condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites”6.

6 DNP. (2015). Guía de Lenguaje Claro para Servidores Públicos. Recuperado el 15 de febrero de 2021 de https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20 5 Ley 1480 de 2011

del%20Servicio%20al%20Ciudadano/GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf

11

Es importante precisar que el Lenguaje Claro es ético, transparente y simple, ya que disminuye la asimetría comunicativa, lo que permite eliminar jerarquías de la información, roles de conocimiento y confusión del mensaje entre emisor y receptor.

PQR Se trata de las peticiones, quejas o reclamos que empresas o comerciantes reciben de parte de sus clientes o consumidores, las cuales surgen ante los inconvenientes que se suscitan durante su experiencia de consumo y que deben ser atendidas, tramitadas y respondidas en oportunidad, esto es, en no más de quince días hábiles.

Mecanismo de atención al cliente Es el conjunto de pasos, áreas y personas involucradas en la recepción, trámite y respuestas de las PQR que formulan los consumidores. Las empresas deben asegurarse de mantener una comunicación clara, constante, transparente y oportuna con sus clientes, principalmente cuando estos presentan inquietudes o inconformidades durante la experiencia de consumo de su producto o servicio, ya que esto se erige como un aspecto trascendental para cautivar y conservar la confianza de los consumidores y así propender por la optimización de su prestigio reputacional.

Las empresas deben garantizar que los representantes encargados de comunicarse directamente con los consumidores, bien sea de manera verbal o por escrito, sean amables, empáticos y respetuosos

Operador de comunicaciones Un proveedor de servicios de comunicaciones es la persona jurídica pública, privada o mixta, que de acuerdo con la Ley 1341 de 2009 se encuentra habilitada para prestar servicios de comunicaciones a terceros y es responsable de dicha prestación.

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Satisfacción del cliente Las empresas deben propender porque el diseño, ofrecimiento, publicidad, comercialización y servicio posventa de sus productos o servicios cumplan con las legítimas expectativas de los clientes.

SIC7 La Superintendencia de Industria y Comercio es la entidad estatal encargada de la protección de la competencia, de los datos personales, de la metrología legal y de los derechos de los consumidores. Así mismo, administra el Sistema Nacional de Propiedad Industrial.

Interacción Son las diferentes maneras en las que el consumidor y el proveedor se relacionan y comunican a la hora de adquirir, prestar y finalizar la contratación de servicios o adquisición de bienes.

Publicidad Toda forma y contenido de comunicación que tenga como finalidad influir en las decisiones de consumo.

Resolución de problemas Las empresas deben disponer de todos los recursos humanos y técnicos que permitan dar respuestas prontas y efectivas a los problemas que les sean planteados por sus consumidores.

Esto implica tener formulada de antemano una matriz de riesgos que prevea los planes, áreas y personas involucradas para resolverlos de manera oportuna y minimizar el impacto en el bienestar de los consumidores.

7 Página Oficial SIC. Disponible en: https://www.sic.gov.co/nuestra-entidad

13

Marco legal de Lenguaje Claro en Colombia Con base en las directrices trazadas en el Documento CONPES 3785 de 20138 y la Ley 1712 de 20149, cuyo objetivo principal es la atención oportuna y eficiente a los requerimientos de los ciudadanos y regular el acceso a la información pública, resulta necesario que la comunicación entre la entidad y los empresarios sea transparente, clara y responsable para reducir los márgenes de incertidumbre sobre las condiciones de tiempo, modo y lugar de los trámites y procesos inherentes a la efectividad de los derechos de carácter patrimonial y fundamental de los consumidores.

La adopción de un Lenguaje Claro por parte de las empresas desempeña un rol fundamental en las “Bases del Plan Nacional de Desarrollo (2022-2026) Colombia potencia mundial de la vida”. En las Políticas de Inclusión Productiva y Apoyo al Emprendimiento de ese documento se destaca la importancia de que el país cuente con empresas sostenibles en el tiempo, para lo cual resulta necesario, entre otras, que se disminuyan los costos y se simplifiquen los trámites para operar en el país10. La claridad en la comunicación trasmitida por el Estado es una expresión del fortalecimiento institucional como motor de cambio para recuperar la confianza de la ciudadanía y el fortalecimiento del vínculo Estado – Ciudadanía11.

8 “POLÍTICA NACIONAL DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA AL SERVICIO DEL CIUDADANO Y CONCEPTO FAVORABLE A LA NACIÓN PARA CONTRATAR UN EMPRÉSTITO EXTERNO CON LA BANCA MULTILATERAL HASTA POR LA SUMA DE USD 20 MILLONES DESTINADO A FINANCIAR EL PROYECTO DE EFICIENCIA AL SERVICIO DEL CIUDA-

14

DANO”. Consejo Nacional de Política Económica y Social República de Colombia De-

10

partamento Nacional de Planeación. 9 de diciembre de 2013. Disponible en: https://

de Planeación – DNP – 15 de noviembre de 2022. Disponible en:https://colabora-

Bases del Plan Nacional de Desarrollo (2022 – 2026) Departamento Nacional

colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Normograma/CONPES%203785%20de%202013.pdf

cion.dnp.gov.co/CDT/portalDNP/PND%202022/Bases-PND2022-2026_compilado-CE-

9 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

VC15-10-2022.pdf página 75.

Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

11 Ibidem. Página 168.

De acuerdo con “los lineamientos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico – OCDE”: “Se necesita usar diferentes canales para diferentes problemas y audiencias, y las entidades a cargo de las inspecciones deben usar todas ellas de manera activa. Se deben preparar documentos prácticos y claros para abarcar de la manera más amplia posible las actividades empresariales, los temas regulatorios y los riesgos claves – y difundirlos de manera activa”12.

En materia específica de protección al consumidor, las “Directrices para la Protección del Consumidor de las Naciones Unidas”13 enfatizan el rol de las empresas para promover la protección de los derechos de los consumidores en la provisión de bienes y servicios.

Las “Políticas nacionales para la protección al consumidor” 14 contenidas en las “Bases del Plan Nacional de Desarrollo (2022-2026)”, buscan fomentar la transmisión de información de manera clara y oportuna para que los usuarios puedan ponerse en contacto fácilmente con las empresas y tomar decisiones de consumo informadas.

La directriz en el documento de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo “Solución de controversias y compensación”15 establece que los estados miembros no deben imponer cargas excesivas o indebidas a las empresas; también señala que los procedimientos de solución colectivos sean rápidos, transparentes, justos, poco costosos y accesibles, tanto para los consumidores como para las empresas. Por último, indica que los Estados deben cooperar con las empresas a fin de que estas conozcan mejor cómo evitar las controversias y cuáles son los mecanismos de solución o compensación disponibles para los consumidores.

12 OECD (2019), Guía de la OCDE para el cumplimiento regulatorio y las inspecciones, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/0fe43505-es 13 CONFERENCIA DE LAS NACIONES UNIDAS SOBRE COMERCIO Y DESARROLLO – UNCTAD – 2016. Disponible en: https://unctad.org/system/files/official-document/ditccplpmisc2016d1_es.pdf 14 Bases del Plan Nacional de Desarrollo (2022 – 2026) Departamento Nacional de Planeación – DNP – 15 de noviembre de 2022. Página 10.

15 Naciones Unidas, Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo, 30 de abril de 2018 en:

https://unctad.org/system/files/official-document/cicplpd11_es.pdf

15

Ahora bien, las citadas directrices destacan el rol La adopción de nuevas herramientas tecnológicas de las empresas en la promoción del consumo y el incremento del uso de internet hace sostenible frente a los retos de la bioeconomía y indispensable que las páginas web oficiales sean de una economía circular adoptados en la política canales de transparencia y acceso a la información, gubernamental. En ese sentido es esencial sostener por lo que en el artículo 4º del Decreto 103 de una comunicación clara y constante con las 2015 obliga a los sujetos aludidos en el artículo 5º empresas dirigida a que asuman la responsabilidad de la Ley 1712 de 2014 a publicar en la página web de promover el consumo sostenible a través del información en una sección particular identificada diseño, la producción y la distribución de bienes y con el nombre de “Transparencia y acceso a servicios. información pública”, con el fin de que los usuarios puedan acceder a esta de una manera ágil y clara.

16

Objetivos del Lenguaje Claro entre los productores o proveedores de bienes o servicios y los consumidores o usuarios

17

Es fundamental que la claridad y la precisión prevalezca en la comunicación empresarial con los consumidores y usuarios, lo cual varía en función de los productos o servicios que formen parte del portafolio de cada organización.

2. Optimizar la experiencia de consumo Utilizar un Lenguaje Claro contribuye notoriamente a optimizar la experiencia del consumidor con el producto o servicio, ya que si los consumidores comprenden fácilmente la información suministrada es más probable que se incremente su satisfacción y se fidelicen con los productores o proveedores de bienes o servicios.

Objetivo principal Asegurar que la comunicación con los consumidores sea comprensible y clara de tal modo que la información que se les transmite de los productos y servicios sea fácilmente asimilable y, de esta manera, reducir la ocurrencia de malentendidos, lo que incidirá en el bienestar de los consumidores en el mercado.

Objetivos secundarios 1. Promover la transparencia en el suministro de información de los productores o proveedores de bienes o servicios a los consumidores o usuarios para incrementar confianza y la credibilidad

18

3. Minimizar los escenarios de conflicto El uso de Lenguaje Claro ayuda a evitar o minimizar los conflictos y problemas con los consumidores y/o usuarios, ya que si comprenden claramente la información brindada por los productores o proveedores de bienes o servicios resulta menos probable que surjan conflictos.

4. Velar porque el consumidor tome decisiones informadas de consumo

5. Incentivar a los productores o proveedores de bienes o servicios para que incorporen políticas de Lenguaje Claro dentro de la Con el uso de Lenguaje Claro y accesible para información dispuesta a los consumidores los consumidores, los productores o proveedores de bienes o servicios pueden comunicar de El uso del Lenguaje Claro como estrategia de manera efectiva información importante sobre comunicación contribuye a los productores o sus productos o servicios, lo cual ayuda a que proveedores de bienes o servicios a desarrollar y el consumidor tome decisiones informadas de fortalecer destrezas, habilidades o competencias consumo. En efecto, de este modo, el consumidor para la adecuada atención a los consumidores o tendrá mayor certeza sobre las características usuarios. del producto y de otras condiciones tales como instrucciones de uso, precauciones de seguridad, beneficios, precios, exclusiones, modalidades de pago, términos y condiciones, políticas de cambios y devoluciones, así como de las garantías de los productos o servicios.

19

Recomendaciones a los productores, operadores y/o proveedores.

20

Las empresas deben proporcionar de manera precisa, clara y accesible, información suficiente sobre ellas mismas: i. ii.

3.

Identificarlas con su razón social, domicilio social y número de identificación tributaria (NIT).

Suministrar los datos de los medios donde pueden ser contactadas: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física, páginas web o perfiles oficiales de redes sociales.

Propender por un fortalecimiento continuo del mecanismo de atención al cliente

La base para que se preserve la confianza de los consumidores es escucharlos, prestar atención a sus peticiones, quejas y reclamos, así como a sus sugerencias y comentarios. Para esto es importante que al interior de cada una de las empresas se organice, de manera adecuada, un proceso in1. Conocer a su grupo terno dirigido a la atención integral y oportuna de objetivo las inquietudes, inconformidades, peticiones y reclamos de los consumidores. Este proceso, como Para que la comunicación sea asertiva es mínimo, debería prever lo siguiente: esencial que las empresas conozcan los gustos, preferencias, aversiones y necesidades de los consumidores y usuarios a los que está dirigida, dado que son parámetros esenciales del diseño de sus mensajes.

2.

Ser honestos y transparentes

Las empresas no pueden abusar de la confianza de sus consumidores ni de su falta de experiencia o de conocimiento. En consecuencia, su información debe ser clara, veraz, suficiente, oportuna, verificable, comprensible, precisa e idónea y coherente con la naturaleza y uso específico del producto o servicio ofrecido en el mercado.

21

22

i.

Adoptar un procedimiento o mecanismo interno de recepción y trámite de las inquietudes, inconformidades, peticiones, reclamos y recursos que permitan su trazabilidad.

ii.

Disponer canales de atención o de contacto que permitan a los consumidores expresar las inquietudes, inconformidades, peticiones, reclamos, y recursos de forma sencilla, sin límite de palabras y por medio de múltiples medios o soportes.

iii.

Designar un área o persona responsable de dar solución a las PQR.

iv.

Realizar las verificaciones internas pertinentes que permitan esclarecer o determinar las causas de las inconformidades, inquietudes o reclamos.

v.

Brindar respuesta a los consumidores como máximo en el término que la ley autorice. Dar una respuesta de fondo a tiempo incrementa la confianza de los consumidores y reduce el margen de conflictos.

vi.

Atender las peticiones sobre el estado estado de las PQR.

vii.

Informar a los consumidores de manera idónea, precisa, clara y oportuna sobre la existencia de estos mecanismos de recepción y trámite de las inquietudes, inconformidades, peticiones, quejas, reclamos y recursos.

5.

Ofrecer información simple, relevante y útil

Es importante que la información que se suministre a los consumidores y usuarios por parte de las empresas sea simple, relevante y útil de manera que no haya una sobrecarga informativa, ya que ello puede dar lugar a que no se tomen buenas decisiones de consumo o a reducir la demanda de productos y servicios por la afectación de la capacidad de decisión.

6.

Facilitar el acceso a la información

La información que se trasmite debe ser de fácil acceso para los consumidores, sin importar el canal de comunicación utilizado.

En ese sentido, el lenguaje empleado debe ser simple y fácil de entender, suministrarse a través de varios soportes y de manera que permita a los consumidores conservar un registro completo, preciso y duradero de dicha información.

7.

4.

Ser coherentes en la comunicación

Los mensajes que se transmiten a los consumidores y usuarios deben ser consistentes en todos los canales e interacciones. Las empresas también deben propender porque en sus comunicaciones internas se maneje la misma información con sus empleados.

Ofrecer contenido valioso

Para optimizar la experiencia de consumo y los procesos de transmisión de la información, las empresas podrían circular consejos útiles, guías, preguntas frecuentes, esquemas, o cualquier otro recurso que pueda ser de fácil consulta en la cotidianidad, lo que además representará beneficios reputacionales para la empresa ya que generará una mayor conexión con el consumidor.

23

8.

Ser creativo en la transmisión de la información

Con el fin de que los consumidores presten atención a los mensajes transmitidos y se facilite la comprensión de los mismos, las empresas podrían emplear estrategias creativas en su comunicación por medio del uso de diferentes formatos como videos o infografías, acordes con el público objetivo al cual se dirigen sus productos o servicios. En todo caso, la creatividad no puede comprometer la veracidad de la información.

9.

Humanizar la comunicación

Es importante que el personal de la empresa designado para comunicarse directamente con los consumidores, bien sea de manera escrita o verbal, tenga un trato cercano, respetuoso y empático. Situarse en la posición del consumidor permite modular y adaptar el mensaje sin que se comprometa su veracidad, además de que estimula al personal a ser proactivo en la búsqueda de soluciones o alternativas que satisfagan las expectativas del consumidor.

También resulta significativo que las empresas agradezcan a los consumidores por sus sugerencias, comentarios e inconformidades, pues 24

las mismas contribuyen a la optimización de los productos o servicios ofrecidos y, por ende, al posicionamiento de la empresa. Esto puede incluso dar lugar al ofrecimiento de incentivos a los consumidores en beneficio de la empresa, como pueden ser descuentos, tiquetes de espectáculos públicos o deportivos gratuitos, cupones, etc.

Para este fin es pertinente que las empresas tengan programas de formación y capacitación de su personal sobre la forma de comunicarse adecuadamente con los consumidores.

10. Acompañar a los usuarios y

consumidores en el proceso de transformación digital

Actualmente la página web, las aplicaciones móviles y las redes sociales son herramientas de comunicación e instrumentos donde los consumidores pasan gran parte de su tiempo.

Cuando los consumidores digitales se sienten priorizados y comprendidos se genera una mayor comunicación y confianza. Al utilizar los medios digitales16 deberá entonces propender por entender y gestionar las reacciones y necesidades del consumidor. Por tanto, se recomienda: i. ii.

16

Otorgue pronta respuesta a las interacciones de sus usuarios.

Generar conversación constante con el

https://www.itu.int/en/ITU-D/Regional-Presence/Americas/Documents/PBLCTNS/

Guide-Bhr-Cnsmr-Telco-SP.pdf

iii. iv.

usuario por medio de encuestas y/o consultas de satisfacción.

Analice la información que le otorga el usuario.

Con base en lo anterior, proponga nuevos productos y servicios.

De este modo el operador podrá crear estrategias basadas en las necesidades reales del usuario que le permitan satisfacer sus expectativas.

11. Asumir una cultura de

simplicidad

La simplicidad es el reto más grande, ya que se debe dar una transformación en la manera como los proveedores u operadores se comunican verbalmente y por escrito con los usuarios.

La cultura de la simplicidad permite que los proveedores u operadores puedan construir y posicionar sus valores organizacionales con los usuarios. Ahora bien, generar comunidad no es sobresaturar de publicidad a los consumidores, sino influenciar a la red, entender qué conductas tiene el consumidor y quién los influencia para realizar la decisión de compra.

Para lograrlo se sugiere que el proveedor u operador se comunique de manera efectiva con el consumidor, entienda cuáles son sus expec-

tativas a la hora de adquirir un producto o servicio y cree procesos de valor alrededor de su decisión de compra17.

12. Enfoque diferenciado

hacia el consumidor

Se sugiere adoptar medidas estratégicas que protejan y promuevan la inclusión de consumidores hipervulnerables que, por sus condiciones económicas, sociales, físicas, culturales, históricas, entre otras, tienen una condición de desventaja en el consumo de un bien o un servicio, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades y protección de sus derechos.

13. Perspectiva de género Establecer una comunicación inclusiva de género en el diseño de políticas, productos y/o servicios es un aspecto relevante en la atención al consumidor, a fin de evitar las desigualdades que puedan afectar la forma en que los individuos se enfrentan a las decisiones de compra, la calidad de los productos y servicios a los que tienen acceso, así como la seguridad y protección de los mismos. Es fundamental asegurar que no haya discriminación ni estereotipos de género que lesionen a los consumidores y así, garantizar una participación equitativa en los procesos de toma de decisiones de consumo.

17 https://issuu.com/ukonradlorenz/docs/procesos_psicologicos_del_consumido

25

14. Tener en cuenta la

diversidad de canales de atención que generan varios tipos de comunicación18

•

Lenguaje Claro en la comunicación escrita

i.

Piense en el usuario: identifique sus características, intereses, necesidades y expectativas.

ii.

Organice el texto en una secuencia lógica, no escriba información que no sea necesaria. Tenga en cuenta el objetivo de la comunicación.

iii.

Divida la información larga y complicada en partes comprensibles: el formato del documento debe facilitar la lectura del texto.

Una idea por frase, un tema por párrafo. Las frases no deben tener más de veinte palabras y los párrafos no más de cinco líneas.

iv.

El formato del documento debe facilitar la lectura del texto, por ejemplo, la numeración es un recurso que ayuda, al igual que los espacios entre líneas.

v.

Utilizar un lenguaje sencillo, si se requiere, explicar el significado de los términos técnicos.

vi.

Haga uso de un lenguaje cercano, escriba en primera persona, pues las comunicaciones son una oportunidad para generar cercanía con los usuarios. Por ejemplo, “le informamos”.

vii.

No abuse de siglas ni signos de puntuación.

18 Guía de Lenguaje Claro de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. (2020).

Disponible en: https://www.defensajuridica.gov.co/servicios-al ciudadano/participacion_ ciudadana/documentos_2020/guia_lenguaje_claro_101120.pdf

26

•

Lenguaje Claro en la comunicación verbal.

i.

Piense en el usuario; identifique sus características, intereses, necesidades y expectativas.

ii.

El lenguaje debe ser comprensible para el usuario, debe ser concreto, directo y sencillo.

iii.

El usuario debe percibir que participa de una comunicación activa que atiende sus necesidades. Use la técnica de preguntas abiertas; esto le permitirá recopilar la información necesaria para entender mejor la situación y ofrecer una respuesta adecuada.

iv.

Utilice cambios en su tono de voz para evitar la monotonía y centrar la atención del usuario.

v.

Tenga una dicción adecuada, una correcta pronunciación de las palabras y de su acentuación.

vi.

Enfatice las palabras que acentúen lo más importante del mensaje. El énfasis puede hacerse a través del volumen débil o fuerte, utilizando tono agudo o silabeando las palabras.

vii.

Use el volumen adecuado, esto es, aquél que le permita ser escuchado y que sirva de herramienta para ser expresivo y conservar la atención del usuario.

•

Lenguaje Claro en la comunicación no verbal

i.

Mire al usuario para transmitir credibilidad y confianza.

ii.

Utilice gestos que acompañen lo que quiere decir; esto le permite cautivar la atención de los usuarios.

iii.

Sincronice la expresión de su rostro, manos y voz con lo que está expresando.

iv.

Mantenga una postura corporal adecuada, los hombros relajados, alineados, la cabeza derecha y los pies bien plantados en su sitio.

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15. Ofrecer una buena experiencia al usuario de principio a fin Esto se logra adecuando todos los canales habilitados de atención al usuario, para que se sienta satisfecho e importante, no solo en el momento de compra, sino a lo largo de su relación de consumo.

Por lo anterior, es indispensable que la industria constantemente realice estrategias enfocadas a mejorar la solución al primer contacto.

En cumplimiento con lo previsto en la regulación de comunicaciones, el operador puede remitir al usuario de un medio de atención digital a otro, siempre que sea de forma automática, inmediata, ininterrumpida y continua, sin que implique un reproceso para aquel cliente19.

19 Artículo 2.1.25.1.9. de la Resolución CRC 5050 de 2016 modificada por la Resolución CRC 6242 de 2021

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16. Implementar el Código de Transparencia en lainformación que comparte a los usuarios

Informar al usuario qué es una interacción

Hacer uso de los canales digitales para informar con claridad al usuario

Que el el usuario usuario Que tenga fácil tenga fácil acceso acceso a la ainformación la información en enpágina páginaweb y redesy sociales web RRSS

Informar al usuario acerca de las interacciones digitales

Informar al usuario cómo puede adelantar una interacción

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