Descripci贸n Funcional
VISTAZO GENERAL DE MÓDULOS
PRESENTACIÓN FUNCIONAL GENERAL
El módulo de generales contiene toda la parametrización “General” del Sistema, en los cuales podemos encontrar la información de Terceros, Centros de Costo, Referenciados, Impuestos, así como todo el esquema de administración del sistema (Seguridad y Auditoría).
La Gestión General es entonces el núcleo de definición paramétrica, desde el punto de vista estructural, ya que afecta el total de módulos a nivel de detalle de operación.
Teniendo en cuenta que los parámetros que existen en este módulo son:
Definición Tributaria a nivel de Impuestos, a nivel de Proveedores y de Clientes.
Creación de estructuras de Centros de Costo, proyectos especiales o unidades de negocios que nos permite reflejar información a nivel de reportes consolidados por cada uno de estos niveles capturando su afectacion en cada una de las transacciones del sistema. STONE ERP nos permite restringir el acceso a los usuarios por: empresa, localización (sucursal), programa, transacción o documento. De igual forma para cada una de estas opciones se puede determinar si el usuario puede crear, borrar, modificar, o consultar. STONE ERP nos permite definir el total de documentos que se van a utilizar desde el punto de vista transaccional y de procesos por áreas o por estructura orgánica, para efectos de permitir análisis y generación consolidada de informes por documentos. Estos documentos son facturas, recibos de caja, entrada a inventario, ajustes por inflación, etc., a los cuales se les define un consecutivo perpetuo, anual o mensual, y la imputación contable. Creación integral de los terceros que interactúan con la empresa. Creación de todas las localizaciones que tiene la empresa mediante una estructura de Puntos de Venta. Definiciones de parámetros de ajustes por inflación. Definición de la división política del país. Creación de las Monedas a trabajar en el sistema, creación de los parámetros de tasas de cambio. Definición de todos los Bancos que tiene relaciones comerciales con la entidad. Definición de parámetros de fletes, entre otros conceptos que le garantizan al administrador del sistema suministrar unas políticas claras de manejo en el sistema La empresa puede realizar la definición de los impuestos de acuerdo con su clasificación tributaria, así mismo asociarlos a las diferentes tarifas a aplicar o porcentajes. Este manejo es completamente determinado por el usuario responsable de los impuestos, que es quien puede definir la norma en un sistema como STONE ERP, y es tan amplio como la empresa lo requiera, además por ser completamente paramétrico, se crea la total independencia del proveedor del software así como la de las áreas técnicas.
MÓDULO DE PRODUCCIÓN PRODUCCION Y COSTOS - MODULO VISUALPRODUCCIÓN CONTROL DE PRODUCCIÓN (CONTROL DE PISO)
El control de las operaciones o procesos en la planta productiva es el primer paso para garantizar una óptima rentabilidad en los productos que son manufacturados. El módulo de control de producción nos permite analizar con suficiente detalle los procesos y operaciones de manufactura de la empresa, controlando tiempos de actividades y procesos, consumos de materias primas y productos intermedios, recursos o mano de obra asignados a los diferentes procesos o actividades, movimientos y existencias de inventarios en bodegas propias o de terceros y en la planta de producción. Con este nivel de seguimiento y control podemos tener un análisis global y a su vez detallado de los diferentes procesos y transformaciones por los que cada producto pasa y su respectiva ubicación, y de esta forma poder evaluar con exactitud los costos en que incurre el producto terminado durante su estadía en la planta de producción y almacenamiento, llegando a obtener
con ellos estadísticas precisas para poder ser empleadas en la toma de decisiones oportunas que día a día se hacen necesarias para estar en ventaja con la competencia, y responder de forma inmediata a las exigencias del mercado. Funcionalidades Básicas: Módulo de identificación de procesos y actividades, productos, materias primas, centros de costos, mano de obra, Bodegas, Conceptos, Líneas, Recursos, Turnos, Módulos, Operaciones, Subprocesos, etc. Programación de Producción por orden de producción, por Lote, por pedido, servicios, etc. Formulación estándar de materias primas por referencia o producto - Bill of Materials (B.O.M.). Formulación de rutas de procesos con secuencias, precedencias y “lag times”. Formulación estándar de mano de obra directa por referencia y proceso. Formulación estándar de servicio de terceros o externos por referencia y proceso. Generación de requerimientos de materia prima multinivel (Explosión de Materiales), requerimiento de recursos (Hojas de Taller), etc. Control de movimientos de inventario en producción sobre la base de Ordenes de producción u lotes de producción Control de los movimientos de materia prima en los procesos productivos (inventario en proceso). Entradas parciales de órdenes de producción a inventarios Control de los movimientos de producto en los procesos productivos y el uso de recursos Control de tiempos de procesos y de mano de obra en la fabricación del producto. Control de unidades terminadas en cada uno de los procesos (productividad) y su respectiva eficiencia productiva. Control de unidades en los servicios de terceros o satélites o externos. Asignación múltiple inteligente de materias primas a varias órdenes de producción Control de unidades desperdiciadas en los procesos productivos por conceptos generados por el usuario
Control de tiempos improductivos en los procesos por empleado o por proceso Control de desperdicios de materiales asignados Control en el cumplimiento de los pedidos y sus órdenes con las fechas de entrega y cantidades producidas vs. programadas Programación de recursos de manufactura por proceso, fecha, etc. Informes dinámicos con la posibilidad de filtrar la información o agruparla de manera dinámica. Integración con Excel en tiempo real.
COSTOS DE PRODUCCIÓN
Existen varias metodologías de costos, cada una con teorías válidas y eficaces. Poseemos la flexibilidad suficiente para poder implementar muchas de ellas con el módulo de costos. Adicionalmente el módulo de costos le permite generar un análisis de costos detallado que facilita la toma de decisiones más acertadas y puntuales en cada una de las actividades o procesos de la compañía Nuestro módulo de costos le permite implementar el costeo de una forma sencilla, como puede ser incluir solo los costos directos o variables, solo los costos de materia prima y servicios de terceros (Truput) o incluir también los indirectos de producción, o puede incluso asignar los gastos de las actividades en las diferentes áreas de la empresa como la administrativa, de ventas, o incluso financieras, a los productos terminados sin necesidad de afectar la valorización del producto terminado en los inventarios para efectos contables pero si para poder analizar la incidencia que tiene, por ejemplo, los salarios de los directivos administrativos en los productos terminados. El costeo tradicional contable de las empresas nos limita a tomar decisiones generalizadas, mas no puntales en cuanto a la reducción o incremento de personal de producción, la inversión de maquinaria y/o equipo, el uso de diferentes materias primas, la optimización de personal administrativo, de ventas, etc. Este módulo de costeo permite saber con certeza que producto genera utilidad y cual no, que materias primas son costosas dentro del producto, que procesos son costosos y deben realizarse con terceros o cuales deben hacerse en la planta. Este costeo en detalle facilita al empresario visualizar en detalle los productos que producen las empresas y su manera de fabricarlos.
Funcionalidades Básicas: Costos estándar y reales del producto (Materia Prima + Mano de Obra + Servicios de Terceros + CIF) Comparativos de costo Estándar vs. Real por Orden de Producción en los cuatro rubros que componen el costo tanto en unidades como en costos Matriz de Costos indirectos de fabricación por procesos Informe de Costos de Materia Prima de Mano de Obra, de Servicios de Terceros, de CIF por orden de producción, por proceso, por pedido, por cliente, etc. Informe de costos por centro de costos o centros de trabajo Informe de rentabilidad por Producto u orden de producción Informe de costos de producción diario, semanal, mensual, anual, etc. Asignación de costos directos (variables) y/o indirectos (fijos), y/o gastos administrativos y ventas sin necesidad de afectar la valorización de los inventarios (Costos ABC) Valorización permanente de inventario de materia prima, producto en proceso, subproductos y productos terminados. Márgenes de Contribución de cada lote de producción Costeo Truput (materias primas y servicios de terceros) Re costeo de órdenes de producción con los CIF Reales y MO Real. Informe mensual de Variaciones de Materias primas, Mano de Obra, Servicios de terceros y Costos indirectos de fabricación Posibilidad de crear Plantillas clientizadas de informes en Excel con conexión directa a la base de datos de VisualERP (en tiempo real) Costeo de re-procesos de Ordenes de producción Costeo promedio, selectivo, o peps en las órdenes de producción que llevan materias primas y subproductos Informe de inconsistencias en los consumos de MP, MO, ST y CIF
Informe históricos de costos unitarios y de variaciones en el tiempo de las referencias producidas en determinados periodos
PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN
Mediante la planeación de la producción se intenta ordenar el flujo de materiales en las empresas manufactureras o industriales. En una empresa manufacturera hay materias primas que recorren las instalaciones de la fábrica, para ser procesadas, dando como resultado un producto final. La planeación de la producción intenta ordenar el flujo de todos los recursos y materiales en la fábrica: Cuando hay que fabricar que y en qué cantidades. Cuando una empresa determina la demanda futura de sus pronósticos, está en condiciones de optimizar el uso de todos sus recursos, lograr sus objetivos y satisfacer la demanda de sus clientes oportunamente. Permite tener un control de la producción futura de la planta basándose en los tiempos estimados de producción para cada producto, en los recursos de maquinaria y mano de obra por los que pasan cada proceso y los representa grafica mente con programas externos como MS Project.
Funcionalidades Básicas: Programación justo a tiempo (JIT). Identifica los tiempos de inicio de cada proceso para cada lote de producción partiendo de los tiempos de Entrega. Identifica las restricciones en el proceso productivo de cada orden de producción y se concentra en una programación por restricción de recurso TOC (Teoría de Restricciones) Permite la manipulación manual (drag and drop) del orden de fabricación de cada una de las órdenes de producción. Consumo cronológico de Materias Primas. Identifica en qué momento entra cada materia prima al proceso en el tiempo. Sobre Asignación. Muestra la sobre asignación que tengan los recursos en el tiempo con la programación de las ordenes existentes. Uso de los Recursos. El sistema le permite identificar el uso de cada recurso. Mostrando horas de inicio, horas de terminación para cada proceso y ordenes de producción. Rutas Críticas. genera la ruta crítica de producción dentro de una programación específica para la Orden de producción Precedencias, secuencias y lag time. Se registran las secuencias, precedencias, y tiempos de posposición (Lag-Time). Tiempo Ocioso. Identifica los tiempos muertos de recurso en el tiempo. Cuando los recursos están sin asignar a los diferentes procesos. Hojas de Taller. Permite la programación de cada uno de los procesos con hora de inicio, hora final, orden a procesar, recurso a utilizar.
MÓDULO DE COMPRAS El módulo de compras contribuye con el proceso administrativo y comercial desde el punto de vista de adquisiciones que realizan las compañías. Este módulo permite generar todo el proceso de compras que realice la compañía, ya sea con base en requisiciones o directamente. STONE ERP nos permite controlar el proceso desde la requisición, aprobación, invitación a cotizar, cotizaciones, envío de circulares, evaluación y seguimiento. Este proceso garantiza un adecuado manejo de las solicitudes de cada área y en general de la entidad, permitiendo una transparencia en la evaluación y verificación interna como de los entes reguladores externos. STONE ERP le permite parametrizar los LEFT TIME de los productos que sean categorizados de stock permitiendo mantener la disposición de inventarios necesarios de acuerdo a las salidas generadas y mantener los stock mínimos de los productos con el fin de prever la disposición requerida.
CARACTERÍSTICAS GENERALES Manejo independiente y autónomo para el bloqueo de las operaciones dentro del módulo de compras y las demás módulos que con este interactúan.
Definición de las personas encargadas de generar órdenes de compras.
El sistema permite recibir parcialmente la mercancía y las facturas, siempre que haya consistencia con la orden de compra correspondiente.
Manejo de niveles para las requisiciones de los usuarios (borrador, elaborada, autorizada, cerrada…)
Generación de órdenes de compra con base en un conjunto de requisiciones, con base en una cotización entregada por un proveedor o generada manualmente.
La aplicación de compras está diseñada para controlar todo el proceso que se involucra en la compra de ítem del inventario desde el momento de solicitud de esta hasta la entrega de la mercancía, brindando toda la información sobre el resultado de la transacción. Esta aplicación interactúa en línea con inventarios.
Permite el manejo de los códigos originales de los proveedores, obteniendo órdenes de compra con los códigos de producto del proveedor; maneja los pendientes de entrega y liquida, como verificación las entradas de bodega para su comparación con la factura final del proveedor. Permite parametrizar los lead Time de los productos de acuerdo controlando el tiempo de autorización de la orden de compra, tiempo de entrega del proveedor e ingreso al almacén. Generar la disposición de los productos que manejan stock de acuerdo a la parametrización establecida y generar la orden de compra o la requisición en el evento que no exista proveedor o proveedores asignados para el producto con cotización vigente.
Presenta informes de compras por proveedor, por producto, por centro de costo, productos pendientes de entrega.
STONE ERP permite la agrupación de varias solicitudes de servicios en una misma orden de compra.
El sistema genera un consecutivo de la orden de compra de forma automática o manual de acuerdo como lo parametrice el usuario.
El sistema guarda la información correspondiente a las solicitudes negadas y genera automáticamente un informe.
ORDEN DE COMPRA
STONE ERP permite generar una orden de Compra con base en requisiciones, con base en Cotizaciones o de forma directa. De igual forma se puede generar orden de compra de productos o servicios.
Durante el proceso de solicitar o registrar una orden de compra, el sistema permite hacer revisiones, correcciones y realizar consultas en temas como políticas, presupuesto, etc.
Distribución de órdenes de compra: La orden de compra debe poderse asignar a uno o varios centros de costos, ciudades, origen de la compra (administración, ventas u operación) y tipo de compra (costo directo o indirecto) estilo de compra (plan de inversión u operación).
Anticipos: El sistema permite el manejo de anticipos, según se hayan pactado con los proveedores afectando las cuentas contables correspondientes y controlando que no se presente doble facturación o pago.
Anulación de órdenes: El sistema debe permitir la anulación de facturas y/o órdenes de compra por facturas que estén erradas teniendo en cuenta los factores de seguridad asociados.
STONE ERP mediante la herramienta de compras permite generar masivamente órdenes de compra de acuerdo a los stocks requeridos en la empresa.
AUTORIZACIONES Permite la aprobación de la totalidad de la solicitud o sólo de parte de ella.
El sistema permite que una solicitud de compra sea aprobada por varias personas antes de poderse realizar.
Cuando se esté autorizando una solicitud, el sistema muestra la información completa referente a dicha orden, como cantidad, precio, autorizaciones previas, presupuesto, valor de compras anteriores y centro de costo.
COTIZACIONES STONE ERP permite la creación de solicitudes de cotizaciones a varios proveedores y la evaluación automática y/o manual de las mismas.
Elaboración de circulares, invitaciones y cotizaciones hacia los proveedores.
Definición de modelos de cartas para realizar circulares e invitaciones a cotizar hacia proveedores.
REPORTES DE COMPRAS Requisiciones con Ítems pendientes de entrega.
Orden de compra con ítems pendientes de entrega. Órdenes de Compra por Proveedor. Órdenes de Compra por Centro de Costo.
Órdenes de Compra por Productos.
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Órdenes de Compra por Servicios
Cotizaciones Activas Grupo Inventarios
Órdenes de Compra por Referenciados –
Cotizaciones Vencidas Grupo Inventarios
Proyectos
Ultimas cotizaciones
Cotizaciones Próximas a Vencer
Encargados de Compras:
Cotizaciones
Requisiciones
Órdenes de Compra
Cotizaciones
Cuadro comparativo de Cotizaciones
Órdenes de Compra
Cotizaciones Activas
Relación: Requisiciones
Cotizaciones Vencidas
MÓDULO DE CONTABILIDAD Contabilidad es el módulo central de STONE ERP, al cual le llega la imputación contable en línea, generada por los demás módulos del sistema. El objetivo de contabilidad es recibir la información de acuerdo con la parametrización definida. De esta forma, los datos se capturan y se corrigen desde el punto de su generación.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
La contabilidad se alimenta en línea y los datos se corrigen desde el punto de su creación. Así el usuario final de cada uno de los diferentes módulos alimentará la contabilidad de forma automática sin tener que interactuar o saber de cuentas contables. Esto se logra con la parametrización inicial que se le da a STONE ERP en donde se define que imputación contable lleva cada operación, logrando con esto evitar el índice de error, tener la información financiera al día y lograr que el área de contabilidad se pueda concentrar en el análisis de la información y no en la digitación de información.
STONE ERP maneja dos estructuras independientes al Plan de Cuentas (Centros de Costo y Proyectos) cada una con 20 niveles de desagregación. Estas estructuras permiten generar balances, PyG, auxiliares, estados de resultados e informes financieros.
Cuentas Contables: STONE ERP a nivel de parametrización, brinda un manejo libre de jerarquías para el PUC con un tamaño de 30 dígitos y 20 niveles para la cuenta. Además de los 30 caracteres se puede parametrizar para cada cuenta si maneja centro de costo, referenciado y/o Tercero. Definición del Plan Único de Cuentas (P.U.C.), acepta hasta 30 dígitos. Parametrización de cualquier tipo de PUC. Manejo del plan general de la contabilidad pública (PGCP) Definición Cuentas para Ajustes por Inflación, Diferencia en Cambio, Distribución de Impuestos. Restricciones de cuentas por módulo, por centro de costo. Asociación de cuentas a los grupos de cuentas.
Centros de Costo: STONE ERP maneja, independiente de la cuenta contable, los centros de costo con una parametrización de 20 niveles de clasificación en donde se puede definir de forma dinámica lo requerido por la entidad y de esta forma poder obtener un PYG o cualquier informe por cada nivel o combinaciones de los niveles parametrizados. Definición de n estructuras de centros de costo, permitiendo la clasificación de hasta veinte niveles. Permite la definición dinámica de los nombres de centros de costo en la pantalla.
Terceros: Base de datos única de terceros. Documentos y Consecutivos: STONE ERP trabaja con base en documentos. Los documentos corresponden a las operaciones o transacciones que realiza la entidad como: CDP, Registro de Compromiso presupuestal, Orden de Pago, estrada a inventario, etc. las cuales son definidas y parametrizadas por la entidad.
Los documentos tienen asociado un consecutivo parametrizado por el usuario y al cual puede ser perpetuo, mensual o anual. A cada documento podemos definirle si afecta la contabilidad o no, si maneja un consecutivo sugerido por el sistema o no, si la fecha la da el sistema o el usuario, si cada vez que generemos el documento se imprime automáticamente, o si la afectación o no hacia el módulo de presupuesto gobierno.
Impuestos: La funcionalidad en la creación de impuestos de STONE ERP es muy paramétrica, ya que se puede definir cualquier tipo de impuesto, formular como se quiere liquidar el impuesto, si se quiere liquidar pero no contabilizar o lo contrario. Se liquidan los impuestos sobre el valor de la factura y se llevan a la contabilidad de forma automática sin necesidad de que el usuario tenga que saber de contabilidad o depender si maneja bases el impuesto o si el proveedor es de un régimen o es auto retenedor. Toda esta Parametrización se da con anterioridad para que cuando se esté causando la factura solamente el usuario se tenga que preocupar de digitar el número de la factura, la fecha el proveedor y los productos o servicio que este comprando para que se liquide y el sistema genere la contabilización de los impuestos y de las cuentas cero, afectando la contabilidad y el módulo de presupuesto.
OTRAS CARACTERISTICAS Captura de comprobante en línea o en Batch. Control de movimientos cuadrados o descuadrados. Definición y manejo dinámico por parte del usuario de Índices económicos, los cuales van a ayudar a medir la gestión de la compañía. Elaboración de los comprobantes contables. Definición, manejo y amortización de diferidos. Elaboración de movimientos automáticos con base en plantillas definidas por los usuarios. Reversión de movimientos. Generación de los Ajustes por Inflación y Ajustes por Diferencia de Cambio Generación del cierre Anual contable.
Definición de Monedas. Definición de Diferidos, amortización, causación y ajuste por inflación sobre los diferidos en forma automática. Manejo de Departamentos y Ciudades según codificación del DANE. Definición de los diferentes tipos de Impuestos (IVA diferencial, ReteIVA, ICA, Timbre, Otros) en forma dinámica y con posibilidad de restringir por ciudades. Definición de medios magnéticos Permite trabajar con múltiples periodos abiertos. En STONE ERP no existen Cierres se pueden trabajar los 12 periodos abiertos y de forma automática acumula los saldos sin necesidad de hacer procesos de recalculo adicionales para poder obtener los saldo.
NIIF Los diferentes libros de Contabilidad se registran simultáneamente con los principios internacionales definidos por las IFRS, los PCGA locales y las Normas Fiscales.
REPORTES Oficiales: Numeración, Mayor y Balance, Libro Diario Oficial, Libro de Inventarios Oficial Balance y Prueba: General, Por Centro de Costo, Por Tercero, Por Referenciado. Clasificados: Balance de Prueba, Inventario y Balance, Mayor y Balance. Balance consolidado. Libros: Diario Columnario, Diario General. Auxiliares: Cuenta, Referenciado, Centro de Costo, Tercero – Cuenta, Cuenta – Tercero, Cuenta – Referenciado, Referenciado – Cuenta – Tercero, Cuenta – Centro de Costo – Tercero, Grupo de Cuentas. Certificados: Retención en la fuente, I.C.A., I.V.A., Anuales de IVA. Saldos: Cuentas, Grupo de Cuentas, Por Tercero, Por Referenciado, Por Centro de Costo, En Otras Monedas, Variación de Saldos, Comparativo de Saldos. Informe Bimensual de IVA e ICA.
Informe mensual de IVA e ICA. Informe de Documentos NO cuadrados y/o por aplicar. Reporte de Indicadores Económicos Impuestos: Reporte Bimensual de Impuestos, Impuestos por Referenciado Cuenta, Impuestos por Centro de Costos – Cuenta, Impuestos por cuenta. Reportes Financieros. Informe de Contaduría CGN-96-001
“Todos los reportes de STONE ERP nos permite filtrar la información que deseamos ver por periodos, o campos de acuerdo con la información que queremos visualizar. De igual manera, podemos verlos antes por pantalla e imprimirlos o exportarlos a Excel, Word, Html, txt. Podemos también hacer búsquedas en el reporte previsualizado por pantalla o enviar por mail.”
MÓDULO DE INVENTARIOS STONE ERP permite administrar confiablemente la información sobre la gestión del inventario tanto a nivel de artículos de consumo, devolutivos, producto terminado, materias primas, mercancía en consignación y en general cualquier tipo de inventario de Bodegas propias o de terceros. Maneja el sistema de costos promedio, control de movimientos por fechas (entradas, traslados, salidas y bajas), múltiples unidades de medida, inventarios por bodegas, cambios de presentación, generación de planillas para inventarios físicos. Permite diferentes tipos de clasificación de acuerdo a las necesidades de la empresa definidas de forma dinámica. Controla los inventarios por usuarios y desde allí se genera la hoja de vida de los activos fijos. STONE ERP maneja inventarios sin explotar y en mantenimiento, así como la definición de la imputación contable en forma automática a través de la parametrización de Tipos de Productos, la cual afecta en línea el total de movimientos que se realicen con estos elementos; el cual puede ser controlado por las directivas y entes reguladores de control mediante reportes. CARACTERÍSTICAS GENERALES Traslado de Inventarios. Cambios de Presentación. Manejo de productos para compra, para venta, y para consumo. Unidades de Medida con su respectiva unidad alterna. De igual forma permite definir el factor de conversión entre unidades de medida. Manejo de stock de inventarios. Valoración de los consumos y su registro por los diferentes métodos. Contabilización automática de entradas y salidas.
Manejo de costo promedio. Administración de Mercancía en Consignación. Definición por parte del usuario de las unidades de medidas a emplear en el manejo de los inventarios. Creación dinámica de las unidades de conversión definidas por parte de los usuarios. Definición de los grupos de inventarios y los usuarios autorizados a manejar estos grupos Definición de los documentos (operaciones) de traslados, generando automáticamente las entradas y salidas desde y hacia las diferentes bodegas y/o dependencias. Generación del Cierre de año. Generación de los ajustes por Inflación. Podemos clasificar los productos por tipos de productos a los cuales asignaremos los impuestos que maneja en ventas, compras, las cuentas de ingreso, descuento, devoluciones, del gasto para el caso de productos de consumo, cuentas de ajuste por inflación, cuentas de inventario y las cuentas que se manejan para mercancía en consignación. STONE ERP administra el punto de reposición por producto, manejando: Stock Mínimo, Stock Máximo, Punto de Reposición, Tiempo de Reposición, Consumo Promedio, Consumo Promedio unidades alternas, Mes promedio, cantidad optima a pedir, Cantidad Optima en unidades alternas. Con STONE ERP podemos definir Kits, compuestos por diferentes productos previamente ingresados al sistema. Definición de las estructuras que se desean manejar y sus niveles. Definición de los diferentes niveles que va a tener cada una de las estructuras. Definición de los diferentes tipos de productos, esta definición permite al sistema identificar su comportamiento a nivel de ventas, compras y consumo. Creación del maestro de productos. Definición de productos sustitutos. Definición de los documentos (operaciones) de cambios de presentación, generando automáticamente las entradas y salidas desde una unidad de medida hacia la otra.
CÓDIGO DE BARRAS Manejo de código de barras por cada uno de los productos. Generación automática de los códigos de barras con base en la definición y composición del código. Salida impresa de los códigos de barras. Generación del movimiento (entrada, salidas) a través de los lectores de barras. Captura de los inventarios físicos a través de los lectores de barras. Para el manejo de los códigos de barras, se hace una customización por la heterogeneidad de los lectores de código de barra existentes. Definición de las cuentas de Ajuste por Inflación.
BODEGAS Creación y manejo de bodegas y/o dependencias en las que podemos definir si la bodega es propia o de un tercero, si valoriza o no, si permite facturar, hacer requisiciones, si maneja mercancía en consignación, si realiza proceso de ajustes por inflación etc. UBICACIÓN FISICA DE PRODUCTOS Definición de la(s) estructura(s) que se desea(n) manejar. Definición de los diferentes niveles que van a tener cada una de las estructuras. El sistema permite la definición y el manejo de hasta siete (7) niveles en los productos. Definición de la ubicación física de todos y cada uno de los productos.
TRANSPORTADORES Administración de los datos del transportador. Clasificación de transportadores. Definición de cuentas para el pago de transportadores, fletes y cobro por faltantes. Clasificación tributaria. Vehículos de transportadores.
Manejo de Bascula para los camiones de los transportadores.
CONTEO FÍSICO Elaboración de las etiquetas. Generación de los listados de control. Captura del conteo físico. Generación listado de inconsistencias del conteo físico Vs. Lo registrado en el sistema. Ajuste automático de las diferencias encontradas entre lo registrado en el sistema con la encontrado en el conteo físico. Si la interfase con contabilidad está habilitada permite en forma automática y en línea el registro de la contabilización de todos y cada uno de los movimientos.
REPORTES Relación de documentos de inventarios Resumen de documentos de inventarios
Existencias: Valorizadas No valorizadas Productos por Bodega / dependencia Bodega / dependencia por Productos. Grupo de Inventarios. Existencias de grupos valorizadas Stoks y puntos de reposición
Auxiliares: Producto. Productos por Bodega / dependencia Bodega / dependencia por Productos.
Lotes: Relación de Lotes. Relación de Lotes Físicos. Movimientos de Lotes.
Placas: Relación de Placas. Relación de Placas Físicas. Movimientos de Placas. Informe de mínimo y máximo y rotación de existencia
MÓDULO DE FACTURACIÓN CARACTERÍSTICAS GENERALES
Bloqueo de Meses con el fin de no realizar más movimientos de Facturación. Definición de parámetros del módulo en los cuales se especifica el responsable del módulo, unidad de medida para liquidar fletes, bodega para devoluciones, tipo de precios, liquidación de intereses Definición de Periodos Estadísticos. STONE ERP adapta el formato de la factura a los requerimientos del cliente en el momento de la implementación. Permite facturar ventas a crédito y contado. Las ventas se pueden realizar a clientes codificados o clientes varios, los cuales se controlarán por su NIT o CC. Maneja múltiples tipos de descuentos, bien sea por porcentaje o por valor fijo o tablas de valores. Permite facturar productos y/o servicios adicionales en la misma factura (que no están creados como ítem). Considera transacciones en espera (pedidos sin confirmar). Controla el valor mínimo de facturas para clientes varios. Calcula retención en la fuente por los diferentes conceptos facturados. El número de pedido es totalmente independiente al número de factura. En el cuerpo de la factura se pueden incluir notas. Manejo de vencimiento para pago de facturas. La información se maneja en línea con cartera, contabilidad y Gestión Humana (Comisiones por venta) Tiene la opción de realizar facturas para pedidos y consolidar varios pedidos en una sola factura. De igual forma administra el número de facturas realizadas por cada pedido.
Acepta remisiones. Permite facturar contratos. Liquidación de Intereses. Entonces
LISTAS DE PRECIOS Definición de tipos de listas de precios donde se define si esta activa o no, manejo de rangos, puntos de venta autorizados para manejarla, moneda en la que se maneja y vigencia de las listas. Cada tipo de lista de precio tiene asociados diferentes productos, con su unidad de facturación, unidad de medida, unidad alterna, factor de conversión, manejo de rangos, precio, tipo de descuento y descuento máximo. Permite especificar en qué momento se puede o no cambiar el valor de la lista de precios. Permite actualizar automáticamente las listas de precios.
INFORMACIÓN FISCAL Permite especificar datos de la empresa, dirección fiscal, autorización de facturación, ubicación de archivos fiscales, números autorizados.
REPORTES
Reporte de pedidos pendientes. Informe de existencias diarias.(menos los pedidos pendientes). Impresión de facturas. Reporte de ventas acumuladas por mes, año ( movimiento por vendedores),con comparativos de presupuestos Estadística de descuentos por cliente por producto (consolidado). Comprobante contable de ventas del mes. Cotizaciones.
Control de ventas cliente trimestral por producto comparado con el a単o anterior Vs. presupuesto. Control de ventas acumuladas por cliente- producto. Control de ventas por vendedor Vs. presupuesto. Control de ventas por productos
MÓDULO DE TESORERÍA El módulo de tesorería permite el control diario de los ingresos y egresos, compromisos adquiridos, presupuesto de caja y permite de ésta forma producir los estados requeridos para su correcto manejo dentro de las más estrictas normas de auditoría y control.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
Cajas: Definición de la(s) estructura(s) que se desea(n) manejar. Definición de los diferentes niveles que van a tener cada una de las estructuras. El sistema permite la definición y el manejo de hasta siete (7) niveles en las cajas. Definición de las diferentes cajas, clasificados con base en la definición de los niveles. Las cajas se pueden adicionalmente estructurar en cajas y mayores, y bajo estas existen las cajas menores o auxiliares sobre las cuales se realiza el movimiento. Definición de Bancos, Sucursales Bancarias y Cuentas Bancarias.
Chequeras: Plantilla de chequeras para la elaboración (impresión) de los cheques. Definición de chequeras. Cheques recibidos en garantía. Manejo de conceptos o causales de devolución de cheques. Definición del maestro de tarjetas de crédito. Definición de la estructura del archivo plano para conciliación bancaria.
Relaciones: Definición de las chequeras que pueden manejar ciertas Cajas.
Definición de los Usuarios que pueden manejar ciertas Cajas. Definición de los Usuarios que pueden manejar ciertas Cuentas Bancarias. Relación de los documentos que mueven los bancos. Definición de los usuarios que manejan ciertas cuentas bancarias.
TRANSACCIONES Movimientos de Ingreso: Recibos de caja. Planillas para arqueo de cajas. Consignaciones Bancarias. Consignaciones en línea: Son aquellos dineros que son recibidos directamente en bancos sin pasar inicialmente por caja. Notas a cuentas bancarias. Devolución de cheques. Anulación de devolución de cheques. Registro de otros ingresos e inversiones (Custodia y Manejo de Títulos Valor).
Movimientos de Egreso: Órdenes de Pago: Nos permite hacer la distribución de pagos. Anulación (o devolución) de cheques. Giro Múltiple. Cambio de cheque. Anulación parcial de relación de pagos. Relaciones para pago. Comprobantes de Egreso de caja. Cruce de Anticipos. Legalización de Anticipos. Saldos de Banco por teléfono Traslado entre cuentas bancarias. Captura de extracto bancario.
Cruce Cartera / Clientes / Proveedores. Cambio de chequeras por efectivo STONE ERP brinda la posibilidad de hacer trasferencias electrónicas entre cuentas del mismo o diferente banco, generando al contabilización de forma automática. Notas débito y crédito para caja y cuentas bancarias. Generación de la Conciliación bancaria. Permite recibir anticipos de los clientes o por detalle de cliente Recibe ingresos (efectivo, cheques, tarjeta de crédito) del cliente y controla que en el caso de que el total de sus facturas suman un mayor valor no haga la devolución del dinero sino genere anticipos para próximos pedidos.
PROCESOS Pagos Electrónicos Migración de Ingresos Cierre de Año Anulación de cheques entregados.
REPORTES DE TESORERÍA Recibos de Caja
Girados,
entregados,
anulados,
Recibos de caja provisionales
devueltos.
Informe de planillas de caja
Devueltos de Proveedores.
Resumen de documentos
Devueltos de Clientes.
Órdenes de Pago
Relación de Anticipos Recibidos.
Comprobantes de egreso
Extractos Bancarios
Relación de Pagos
Conciliación Bancaria. Auxiliar de Caja.
Cheques: Pos fechados Recibidos Cambiados por Efectivo.
Movimientos de Caja. Libro de Bancos. Consolidado de Bancos Promedio de Cuentas Bancarias.
Cuentas por Cobrar.
Relación de Notas a Bancos.
Cuentas por Pagar.
Relación de CXP – Orden de Pago.
Relación de Cajas por punto de
Saldo diario discriminado.
venta.
Estado Bancos.
Informe diario de Bancos.
Plantilla de recibos de caja.
Informe Diario de Caja.
Tarjetas de crédito.
Ajustes a Tesorería.
Seguimiento a recibos de caja.
MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS El módulo lleva el control y seguimiento de cada una de las placas y la hoja de vida de estos, permite la generación de procesos de depreciaciones mensuales, así mismo controla los históricos de avalúos, genera procesos de Bajas y/o ventas con contabilización automática, reversión de proceso de depreciación. Como agentes diferenciadores STONE ERP cuenta con la personalización de datos adicionales de las placas. Así, para cada tipo de placa definimos las pantallas de captura de información de control. Podemos además administrar las pólizas sobre los bienes.
CARACTERÍSTICAS GENERALES Manejo independiente y autónomo para el bloqueo de las operaciones dentro del módulo de activos fijos y los demás módulos que con este interactúan. STONE ERP permite la definición de diferentes tipos de documentos según el concepto contable (compras, ventas, adiciones, retiros, etc.). Definición de diferentes tipos de depreciación por cada una de las diferentes placas. Distribución automática de todos los valores de ajustes por inflación y depreciación por centros de costo en forma porcentual. Parametrización de dos modelos de depreciación por cada una de las placas, Ejemplo: Multinacionales o compañías que a nivel fiscal presenten la información de ley y por control lleven otra estadística de la depreciación. Definición dinámica por parte del usuario de los diferentes grupos para el manejo y control de los activos fijos. Definición los elementos (productos) que hacen parte de los grupos de activos. Asignación de las placas a cada uno de los productos que hacen parte de los activos fijos. Manejo de las pólizas de seguros por cada una de los diferentes productos (placas) definidas en los activos fijos.
Manejo de adiciones y/o mejoras a cada uno de los activos fijos creados. Los procesos de depreciación y Ajuste por Inflación se llevan de forma independiente por cada una de las adiciones y/o mejoras al activo (placa) inicial. Control de bajas y/o ventas de cada una de las placas. Traslados automáticos de placas entre grupos de activos fijos. Control del proceso de Ajuste por Inflación y Depreciación. Si la interfase con contabilidad está habilitada permite en forma automática y en línea el registro de la contabilización de todos y cada uno de los movimientos resumido por grupo de activo fijo. Parametrización de tipos de depreciación (Días, Horas, Unidades de trabajo, Etc.)
REPORTES
Fig. 1 Reporte “Totales por Grupo de Activo Fijo”
Los reportes de Activos fijos son: Placas por Bodega Placas por Grupo de Activos Fijo Placas por Centro de Costo Placas por Producto Placas por Proveedor Placas por punto de venta Placas por referenciado Placas por Tercero Responsable Placas por Bodega y/o Dependencia
Los reportes son totalmente dinรกmicos, pueden verse por pantalla antes de imprimir, hacer zoom, buscar informaciรณn dentro del reporte, hacer drill down, enviarlo directamente por correo, exportar a cualquier formato (Word, Excel, TXT, Lotus, ODBC, etc).
Los reportes de activos fijos pueden filtrarse por: placa, grupo de activo fijo, adiciรณn, bodega, centro de costo, moneda, estado (activo o dado de baja), producto, valor en libros, costo histรณrico, costo ajustado.
Ajustes y Depreciaciรณn por: Bodega Centro de Costo Grupo de Activos Fijos Proveedor Productos Punto de venta Proveedor Tercero responsable
Totales por grupos de Activos Placas por fecha de compra Bajas y/o ventas por fechas Bajas y/o ventas por activos fijos Información de Placas Relación de ventas y / o bajas Reportes dinámicos de Activos Fijos Relación de Placas Ajuste por inflación y depreciación Resumen de documentos. Histórico de movimientos por cada placa.
MÓDULO CUENTAS POR COBRAR CARACTERÍSTICAS GENERALES
Manejo independiente y autónomo para el bloqueo de las operaciones dentro del módulo de cartera. Parametrización de formas de pago de acuerdo con la zonificación de los clientes. El sistema controla notas débito, crédito. Permite definir un árbol de clasificación para los clientes. Definición de diferentes conceptos de aprobación para los clientes. Definición de criterios y valores para la calificación de los clientes. Definición de descuentos para los clientes así como la relación de cuenta contable donde se lleva este descuento. De igual forma permite parametrizar descuentos condicionados por pronto pago. Definición de formas de pago. Manejo de anticipos recibidos de los clientes los cuales son aplicados posteriormente a la respectiva factura. Parametrización de los intereses que se les cobran a nuestros clientes (Corriente anticipado, corriente vencido, mora), así como el periodo de liquidación (diaria, mensual, Semanal etc), con la relación de las cuentas en donde se lleva este movimiento. Definición de condiciones comerciales para nuestros clientes relacionando la forma de pago, intereses y descuentos. Controla y actualiza los traslados de clientes de zonas (cambios de niveles y organización de niveles). Permite modificar la fecha de vencimientos de facturas ya que esta depende de la fecha de la entrega de la mercancía, con el propósito de establecer sus vencimientos periódicos.
Se llevan estadísticas sobre: Ventas brutas, descuentos y devoluciones tanto financieras como contables, lo mismo que el IVA, interés y otros ingresos, otras cuentas que no actualizan estadísticas, recibos de caja sobre cheques devueltos, etc. Manejo de clientes de cobro para jurídico. Directorio de clientes ordenados alfabéticamente, NIT, niveles y códigos de clientes. Extracto de cuenta y circularización (estado de cuentas). Rotación de cartera. Proceso para el cambio de fecha de factura definiendo una observación relacionada con el cambio. Análisis de días en retardo en el pago Vs. vencimientos de documentos y cual fue el costo financiero. Análisis para provisión de cartera. Análisis por vencimientos de cartera por vencer o vencida por edades. Análisis de cartera morosa. Informe para la declaración de impuesto. Movimientos por concepto por referencia (diario por tipo de documento). Informe para planeación de cobros. Estadísticas de ventas o recaudos por clientes.
VENDEDORES STONE ERP permite llevar la base de datos de los vendedores, clasificación. Definición del cálculo de comisiones (recaudo, factura etc). Calculo de comisiones en línea con el módulo de nómina.
ADMINISTRACION DE CLIENTES Mantenimientos de clientes (crear, modificar, borrar.) se puede borrar clientes cuando no tiene saldos pendientes y se ha mantenido inactivo durante los dos últimos años. Permite la clasificación de los clientes por los diferentes niveles parametrizados como: bueno, regular, malo, descontinuado etc.
CREDITOS Cupos de créditos asignados y utilizados por clientes a una fecha determinada. Informa los vencimientos para su renovación.
COMISIONES Liquidación comisiones sobre recuadros y notas débito, descontando notas crédito por devoluciones. Enlace desde facturación y hacia contabilidad, estadísticas, nómina y tesorería. Permite definir conceptos de comisiones. Ej. Venta, recaudo. Definir a que vendedores se les aplica que conceptos de comisión, en que rangos de fechas, y si la comisión es un valor o un porcentaje.
REPORTES DE CARTERA
Resumen de documentos de cartera. Informe de cruces. Auxiliar de cartera Saldos de clientes: podemos especificar fechas de corte y definir si lo deseamos detallado o resumido. Resumen de Notas débito y crédito. Edades de Cartera: Se dispone de reportes de Edades de cartera por cliente, intereses, vendedor, punto de venta, niveles de clasificación de los clientes. De igual manera este reporte se puede ver sobre la cartera vencida o proyectada y con o sin intereses. Vendedores por Clientes Edades por Punto de Venta Estadísticas de cartera por diferentes variables. Extracto de clientes Provisión de Cartera Rotación de Cartera Comisiones
Liquidaci贸n de Descuentos por volumen Informaci贸n CIFIN Extracto de clientes Plan de Trabajo por Ruta Plan de Trabajo por vendedor Comportamiento por clientes. Vencimientos Proyectados. Listado de clientes.
MÓDULO DE PROVEEDORES La administración y gestión de Proveedores permite llevar el control de la cuentas por pagar generadas desde su causación con base en órdenes de compra, contratos o de manera directa. El módulo de Proveedores es alimentado desde inventarios donde se generan las entradas de almacén de elementos de consuno y/o devolutivos, calculando de forma automática cada impuesto de manera agrupada o detallada por ítem con su contabilización respectiva. Proveedores cuenta con soluciones en el manejo de anticipos, cruce automático en la causación de la cuenta por pagar, proceso de notas automáticas generados dentro de un rango de saldos a favor o en contra, entre otros. CARACTERÍSTICAS GENERALES Este módulo permite un adecuado manejo de pagos bajo un estricto seguimiento de los documentos que componen las obligaciones suministrando información sobre los vencimientos, las edades y prioridades de pago dando así la posibilidad de llevar a cabo una óptima planeación de los mismos, con los beneficios financieros que esto representa. Efectúa las recepciones de acuerdo con la orden de compra y la factura del proveedor, genera el estado de cuenta, controla las respectivas obligaciones y realiza los pagos con emisión automática de cheques. Permite hacer un seguimiento efectivo
sobre el trámite que surte una cuenta, las
dependencias por donde debe pasar y las fechas de entrada y salida para detectar demoras y establecer procesos de mejoramiento. Genera automáticamente la orden de pago con su liquidación, descuentos y retenciones. Genera el extracto por proveedor el cual puede ser enviado de forma automática por correo al proveedor. Los proveedores pueden ingresar vía web para determinar el estado de sus cuentas por pagar.
Suministra información sobre los vencimientos, edades y prioridades de pago permitiendo una óptima planeación de los mismos. Permite realizar anticipos a proveedores y llevar un control sobre los mismos. Captura de las facturas de proveedores. Generación de notas débito y/o crédito sobre la facturación de nuestros proveedores. También se pueden realizar de forma automáticas notas débito y/o crédito con base en valores por encima o por debajo de la facturación de nuestros proveedores. Aprobación de las cuentas por pagar para giro en tesorería. El proceso de autorización de pagos es paramétrico permitiendo definir qué usuarios aprueban que montos. Registro automático de la contabilización de todos y cada uno de los movimientos. Definición de Aprobaciones, Calificaciones de proveedores. Definición de las condiciones comerciales las cuales están compuestas por la definición de los descuentos comerciales, descuentos condicionados, Intereses y formas de pago. Información detallada de los proveedores así como su clasificación, características tributarias, clasificación CIIU. Podemos especificar las sucursales de los proveedores o puntos de atención, sobre los cuales realizamos los movimientos de compras de forma independiente. Contactos de Proveedores, son las personas a las cuales por cada sucursal de proveedor podemos contactar.
REPORTES DE PROVEEDORES Resumen de Documentos
Saldos por tipo de proveedores
Auxiliar de Proveedores
Relación de proveedores
Resumen de Notas Débito y/o Crédito.
Relación de sucursales de proveedores
Cuentas por Pagar por Punto de Venta.
Edades de Proveedores
Cuentas por Pagar por Centro de Costo.
Reporte total por edades
Cuentas por Pagar Aprobadas sin Orden
Cuentas por pagar por edades
de Pago.
Pagos
Cuentas por Pagar próximas a vencer.
Relación de Anticipos
Relación de entradas parciales
Informe Fiducia
Resumen de entradas parciales
MÓDULO DE PRESUPUESTO FINANCIERO El presupuesto se constituye en una herramienta netamente gerencial para realizar un control sobre la ejecución de los pronósticos fijados al principio del año acerca de los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos definidos en cada área de la empresa.
CARACTERÍSTICAS GENERALES Manejo independiente y autónomo para el bloqueo de las operaciones dentro del módulo de Presupuesto. Permite definir un formato para la elaboración del presupuesto general de la empresa. Es un sistema muy versátil que permite mantener saldos actualizados diariamente y efectuar cualquier tipo de consulta. Su manejo se hace con base en las mismas cuentas definidas en el plan contable y presupuestal. Registra las partidas del presupuesto en forma mensual o anual. Ejecución presupuestal por rango de meses de cuentas mayores a cualquier nivel, auxiliares o por rango de cuentas. Ejecución presupuestal activa (ingresos), reflejando el artículo, la descripción, el presupuesto inicial, las adiciones, el presupuesto total, recaudo del mes, porcentaje de recaudo, recaudo acumulado y porcentaje de recaudo acumulado. Ejecución presupuestal pasiva (gastos), reflejando el artículo, la descripción, la apropiación inicial, los créditos, los contra créditos, total de apropiación, total giro presupuestal, saldo de apropiación, constitución de reserva de apropiación y porcentaje de ejecución. Permite en forma automática y en línea el registro de la contabilización de todos y cada uno de los movimientos. Compara el presupuesto con lo ejecutado y presenta las variaciones en pesos y en porcentajes.
Informe del movimiento de pagos con cargo a las reservas de apropiación, con indicación del artículo, descripción, valor reservado, giros y saldos por pagar. Registra información de cuentas de cobro con registro presupuestal y registros presupuéstales total o parcialmente cancelados. Registra y suministra datos de los traslados, reducciones y adiciones presupuéstales. Suministra información comparativa de ingresos y gastos reales vs. presupuestados, con índices de desviación en monto y tiempo. Nos permite migrar el presupuesto desde Excel o archivos planos.
REPORTES DE PRESUPUESTO Genera informes financieros para comparar los resultados reales contra los presupuestos. Ejecución presupuestal por mes, por referenciado y centro de cotos. Comparativo de resultados por centros de costo contra el presupuestado Balance de prueba por cuenta Vs Ejecución. Balance por centro de costo Vs ejecución. Balance de Prueba por cuenta Vs ejecución. Balance de Prueba por centro de costo Vs ejecución.