Evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la Empresa Lujocar en Sant

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUJOCAR EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de: Ingeniero/a en Contabilidad y Auditoría (CPA)

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autoras: YUDY GABRIELA CEDEÑO CAJAMARCA LEIDY URSULINA OJEDA QUIROZ

Director: PhD. MIKEL UGANDO PEÑATE

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUJOCAR EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autoras: YUDY GABRIELA CEDEÑO CAJAMARCA LEIDY URSULINA OJEDA QUIROZ

Mikel Ugando Peñate, PhD. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f. ___________________________

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR

f. ___________________________

Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR

f. ___________________________

Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

f. _____________________________

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017

iii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Yudy Gabriela Cedeño Cajamarca portadora de la cédula de ciudadanía Nº 2300225741 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Yudy Gabriela Cedeño Cajamarca CI. 2300225741

Yo, Leidy Ursulina Ojeda Quiroz portadora de la cédula de ciudadanía Nº 2300562986 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Leidy Ursulina Ojeda Quiroz CI. 2300562986

iv AGRADECIMIENTO La constancia vence el tiempo y la distancia, sin embargo, solos no podemos alcanzar nuestros más añorados sueños.

Agradecemos:

A Dios por permitirnos estar con vida y culminar esta etapa.

A nuestros queridos padres que siempre han sido fuente de inspiración y nos han llevado por el camino correcto con amor, paciencia y comprensión, sacrificando toda su vida por darnos un futuro mejor.

A nuestros familiares, quienes siempre nos apoyaron en la consecución de nuestros objetivos.

A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, por habernos dado la oportunidad de emprender nuestros estudios de tercer nivel e impartirnos conocimientos para nuestra formación profesional.

Al Magister Hernán Maldonado y PhD Mikel Ugando, quienes fueron una guía en la elaboración del presente trabajo de titulación.

Yudy Gabriela Cedeño Cajamarca Leidy Ursulina Ojeda Quiroz

v DEDICATORIA

El presente trabajo de titulación se lo dedico a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto, por haberme dado salud para lograr mis objetivos y por su infinita bondad y amor. A mi madre Margarita, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien y sobre todo por su amor.

A Roberto y Mishell, quienes han estado presentes en el largo caminar de mi vida.

Además dedico este trabajo a mi familia y amigos por sus consejos, enseñanzas e incondicional apoyo.

Yudy Gabriela Cedeño Cajamarca

La educación es la mayor herencia que los padres pueden dejar a sus hijos, quiero dedicar esta tesis, primeramente, a mis padres. A mi madre Ursulina por su incesante esfuerzo, ejemplo y dedicación, aquella luz que ilumina mi existir y me llena de motivación para enfrentar las adversidades de la vida de una forma acertada y humilde, y a mi padre Kelvin que con su carácter y consideración me ha apoyado en mi vida diaria.

También, es muy grato para mí dedicar mi trabajo de titulación de grado a quienes me han acompañado a lo largo de mi vida y en una parte esencial de ella, ya que gracias a su apoyo incondicional hoy puedo cumplir una meta más en mi existir, la que me llena de gran satisfacción y orgullo. Dios les bendiga hermano, abuelitos, tíos y primos.

Leidy Ursulina Ojeda Quiroz

vi RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como objetivo evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa LujoCar, de la ciudad de Santo Domingo, además de contribuir a mejorar los procesos aplicados a cada una de las actividades evaluadas.

El punto de partida fue el levantamiento de información, a través de instrumentos como la observación, entrevista y encuestas aplicadas al personal interno y externo involucrado en el área de evaluación.

Posteriormente se aplicó el cuestionario de control interno al personal relacionado con la gestión de inventarios, donde se determinó el nivel de riesgo y confianza que posee la empresa, mismo que evidenció la existencia de los problemas planteados en el diagnóstico de la investigación.

Luego de detectar las falencias de la empresa, se procedió a establecer la propuesta, misma que contiene modelos de perfiles que deben poseer los cargos involucrados con la gestión de inventarios.

Considerando las debilidades de cada uno de los procesos se establecieron políticas, procedimientos y documentos de respaldo, que promueven la mejora del control interno en la gestión de inventarios de la empresa LujoCar y a la vez permitirá el alcance de sus metas.

vii ABSTRACT The aim of the current titling work was to evaluate the internal control system of the inventory management of the company LujoCar, of the city Santo Domingo, in addition to contributing to improve the processes applied to each of the evaluated activities.

The starting point was the collection of information, through instruments such as observation, interview and surveys applied to internal and external personnel involved in the evaluation area.

Subsequently, the internal control questionnaire was applied to personnel related to inventory management, which determined the level of risk and confidence that owns the company, which showed the existence of the problems raised in the diagnosis of the research.

After detecting the shortcomings of the company, the proposal was established, which contains models of profiles that must have the positions involved with the management of inventories.

Considering the weaknesses of each of the processes, policies, procedures and supporting documents were established, which promote the improvement of internal control in the management of inventories of the company LujoCar and at the same time allow the achievement of its goals.

viii ÍNDICE DE CONTENIDOS

1.

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................... 2

2.1

Antecedentes ............................................................................................................... 2

2.2

Problema de investigación .......................................................................................... 3

2.2.1

Formulación del problema de investigación ........................................................ 3

2.2.2

Sistematización del problema de investigación ................................................... 3

2.3

Justificación de la investigación .................................................................................. 3

2.4

Objetivos de la investigación ...................................................................................... 4

2.4.1

Objetivo general ................................................................................................... 4

2.4.2

Objetivos específicos ........................................................................................... 4

3.

MARCO TEÓRICO........................................................................................................ 5

3.1 3.1.1

Revisión de literatura .................................................................................................. 5 Auditoría .............................................................................................................. 5

3.1.1.1

Definición ......................................................................................................... 5

3.1.1.2

Objetivos de la auditoría .................................................................................. 5

3.1.1.3

Fases de la auditoría ......................................................................................... 6

3.1.1.4

Tipos de auditoría ............................................................................................. 6

3.1.1.5

Evidencia de auditoría ...................................................................................... 8

3.1.1.6

Evaluación de riesgos en auditoría ................................................................... 8

3.1.1.7

Normativa ......................................................................................................... 9

3.1.1.7.1

Normas de auditoría generalmente aceptadas ............................................. 9

3.1.1.7.2

Normas Internacionales de Auditoría ......................................................... 9

3.1.2

Control Interno ................................................................................................... 10

3.1.2.1

Definición ....................................................................................................... 10

3.1.2.2

Proceso de control .......................................................................................... 10

ix 3.1.2.3

Características del control interno .................................................................. 11

3.1.2.4

Objetivos del control interno .......................................................................... 12

3.1.2.5

Clases de control interno ................................................................................ 12

3.1.2.6

Modelos de control interno ............................................................................ 13

3.1.2.7

Elementos de Control Interno ........................................................................ 14

3.1.2.8

Riesgos del control interno ............................................................................. 14

3.1.2.9

Componentes COSO ERM............................................................................. 15

3.1.2.10

Evaluación del control interno ....................................................................... 16

3.1.2.11

Métodos de evaluación del control interno .................................................... 16

3.1.2.12

Limitaciones de control interno...................................................................... 17

3.1.2.13

Normativa ....................................................................................................... 17

3.1.2.13.1 3.1.3

Norma Ecuatoriana de Auditoría 10 ......................................................... 17 Inventarios.......................................................................................................... 18

3.1.3.1

Definición ....................................................................................................... 18

3.1.3.2

Gestión de inventarios .................................................................................... 18

3.1.3.3

Técnica de gestión de inventarios .................................................................. 19

3.1.3.4

Objetivos de Compras .................................................................................... 19

3.1.3.5

Ciclo de inventario ......................................................................................... 19

3.1.3.6

Sistemas de Inventarios .................................................................................. 20

3.1.3.7

Métodos de Valuación de Inventarios ............................................................ 20

3.1.3.8

Valor Neto Realizable .................................................................................... 21

3.1.3.9

Valor Razonable ............................................................................................. 21

3.1.3.10

Costo de inventarios ....................................................................................... 21

3.1.3.10.1

Costo de Adquisición ................................................................................ 21

3.1.3.10.2

Costo de Transformación.......................................................................... 22

3.1.3.10.3

Otros Costos.............................................................................................. 22

3.1.3.11

Costos asociados a existencias ....................................................................... 22

x 3.1.3.12

Modelos de Reabastecimiento de mercaderías............................................... 23

3.1.3.13

Variación de Stocks........................................................................................ 23

3.1.3.14

Normativa ....................................................................................................... 24

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 26

4.1

Diseño/Tipo de investigación .................................................................................... 26

4.1.1

Diseño ................................................................................................................ 26

4.1.2

Tipo de Investigación ......................................................................................... 26

4.1.2.1

Investigación Exploratoria ............................................................................. 26

4.1.2.2

Investigación Descriptiva ............................................................................... 27

4.1.2.3

Investigación Explicativa ............................................................................... 27

4.2

Población ................................................................................................................... 27

4.3

Muestra ...................................................................................................................... 27

4.4

Técnicas e instrumentos de recogida de datos .......................................................... 28

4.4.1

Observación ....................................................................................................... 28

4.4.1.1 4.4.2

Instrumentos ................................................................................................... 28 Entrevista ........................................................................................................... 28

4.4.2.1 4.4.3

Instrumentos ................................................................................................... 28 Encuesta ............................................................................................................. 28

4.4.3.1 4.5

Instrumentos ................................................................................................... 28 Técnicas de análisis de datos ..................................................................................... 28

4.5.1

Cuantitativa ........................................................................................................ 28

4.5.2

Cualitativa .......................................................................................................... 28

5.

RESULTADOS............................................................................................................. 29

5.1 5.1.1

Discusión y análisis de resultados ............................................................................. 29 Entrevista ........................................................................................................... 29

5.1.1.1

Entrevista al señor Pablo Guzmán, propietario de la empresa LujoCar ......... 29

5.1.1.2

Análisis de la entrevista al Propietario ........................................................... 30

xi 5.1.2

Encuestas............................................................................................................ 31

5.1.2.1

Encuesta al Contador externo de LujoCar Lic. Duval Lara ........................... 31

5.1.2.2

Análisis de la encuesta al contador externo ................................................... 32

5.1.2.3

Encuesta a la Secretaria de la empresa LujoCar ............................................ 33

5.1.2.4

Encuesta a los proveedores de la empresa LujoCar ....................................... 34

5.1.2.5

Interpretación de resultados ........................................................................... 34

5.1.2.6

Encuesta a los vendedores de la empresa LujoCar ........................................ 35

5.1.2.7

Interpretación de resultados ........................................................................... 35

5.1.2.8

Encuesta a clientes de la empresa LujoCar .................................................... 36

5.1.2.9

Interpretación de resultados ........................................................................... 36

5.2

Propuesta de intervención ......................................................................................... 37

5.2.1

Antecedentes ...................................................................................................... 37

5.2.2

Objetivos ............................................................................................................ 38

5.2.2.1

Objetivo General ............................................................................................ 38

5.2.2.2

Objetivos específicos...................................................................................... 38

5.3 5.3.1

Desarrollo de la Propuesta......................................................................................... 38 Levantamiento de información para conocer los procesos operacionales en la

gestión de inventarios de la empresa. ...................................................................................... 38 5.3.1.1

Conocimiento de la empresa .......................................................................... 40

5.3.1.2

Principales actividades ................................................................................... 45

5.3.1.3

Principales políticas y prácticas contables ..................................................... 46

5.3.1.4

Grado de confiabilidad de la información ...................................................... 47

5.3.1.5

Comprensión del proceso de información contable ....................................... 48

5.3.1.6

Revisión de la documentación........................................................................ 49

5.3.2

Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de

control interno. ......................................................................................................................... 50 5.3.2.1

Evaluación al control interno ......................................................................... 51

5.3.2.2

Evaluación del riesgo ..................................................................................... 60

xii 5.3.3

Establecer políticas y procedimientos que permitan mejorar la gestión de

inventarios

…………………………………………………………………………………62

5.3.3.1

Organigrama propuesto .................................................................................. 62

5.3.3.2

Perfil del encargado de bodega ...................................................................... 63

5.3.3.3

Perfil del encargado de Ventas ....................................................................... 64

5.3.3.4

Perfil del encargado de adquisiciones ............................................................ 65

5.3.3.5

Políticas propuestas ........................................................................................ 66

5.3.3.6

Diagrama de flujos propuestos de los procesos relacionados con la gestión de

inventarios

………………………………………………………………………………68

5.3.3.7

Propuesta de un conjunto de documentos para el respectivo control del

inventario

………………………………………………………………………………74

5.3.3.7.1

Requisición de compras ............................................................................ 74

5.3.3.7.2

Orden de compras ..................................................................................... 74

5.3.3.7.3

Informe de recepción ................................................................................ 75

5.3.3.7.4

Nota de despacho ............................................................................................... 75

5.3.3.7.5

Nota de pedido ................................................................................................... 76

5.3.3.7.6

Constatación Física ............................................................................................ 76

5.3.3.7.7

Reporte de envió de facturas .............................................................................. 77

5.3.3.7.8

Nota de Transferencia ........................................................................................ 77

5.3.4

Establecer reportes que permitan determinar la incidencia de la propuesta en la

mejora de la gestión de inventarios .......................................................................................... 78 5.3.4.1

Carta a Gerencia ................................................................................................. 78

5.3.4.2

Indicadores de la gestión de inventarios ............................................................ 79

5.3.4.3

Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno ..................................... 80

5.4

CONCLUSIONES .................................................................................................... 83

5.5

RECOMENDACIONES ........................................................................................... 84

5.6

BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 85

xiii ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Proceso del Control Interno ...................................................................................... 11 Figura 2: Formas de Control Interno ....................................................................................... 13 Figura 3: Programa de Planificación de Auditoría .................................................................. 39 Figura 4: Estructura Orgánica .................................................................................................. 44 Figura 5: Programa de trabajo para la evaluación del control interno ..................................... 50 Figura 6: Flujograma de compras ............................................................................................ 51 Figura 7: Flujograma de almacenamiento................................................................................ 52 Figura 8: Flujograma de Ventas ............................................................................................... 53 Figura 9: Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno .................................... 57 Figura 10: Matriz de Riesgo .................................................................................................... 60 Figura 11: Matriz de recomendaciones .................................................................................... 61 Figura 12: Organigrama propuesto .......................................................................................... 62 Figura 13: Perfil del encargado de bodega .............................................................................. 63 Figura 14: Perfil del encargado de ventas ................................................................................ 64 Figura 15: Perfil del encargado de compras ............................................................................ 65 Figura 16: Políticas propuestas ................................................................................................ 68 Figura 17: Diagrama propuesto para el proceso de compras ................................................... 69 Figura 18: Diagrama propuesto para el proceso de transferencia ............................................ 70 Figura 19: Diagrama propuesto para el proceso de almacenamiento ...................................... 71 Figura 20: Diagrama propuesto para el proceso de ventas ...................................................... 73 Figura 21: Requisición de compras.......................................................................................... 74 Figura 22: Orden de compras................................................................................................... 74 Figura 23: Informe de recepción .............................................................................................. 75 Figura 24: Nota de despacho.................................................................................................... 75

xiv Figura 25: Nota de pedido........................................................................................................ 76 Figura 26: Constatación física ................................................................................................. 76 Figura 27: Reporte de envío de facturas .................................................................................. 77 Figura 28: Nota de transferencia .............................................................................................. 77 Figura 29: Indicadores de la gestión de Inventarios ................................................................ 79

xv ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Fases de la Auditoría.................................................................................................... 6 Tabla 2: Tipos de Auditoría ....................................................................................................... 7 Tabla 3: Riesgos de Auditoría .................................................................................................... 8 Tabla 4: Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ........................................................... 9 Tabla 5: Normas Internacionales de Auditoría ........................................................................ 10 Tabla 6: Características del Control Interno ............................................................................ 11 Tabla 7: Modelos de Control Interno ....................................................................................... 13 Tabla 8: Elementos del Control Interno ................................................................................... 14 Tabla 9: Riesgos de Control Interno ........................................................................................ 14 Tabla 10: Componentes del COSO ERM ................................................................................ 15 Tabla 11: Métodos para evaluar el sistema de control interno ................................................ 16 Tabla 12: Limitaciones del Control Interno ............................................................................. 17 Tabla 13: Modelo de reabastecimiento de mercadería ............................................................. 23 Tabla 14: Variación de Stock ................................................................................................... 24 Tabla 15: Normativa de Inventarios......................................................................................... 25 Tabla 16: Población de LujoCar .............................................................................................. 27 Tabla 17: Tabulación de la encuesta a Proveedores................................................................. 34 Tabla 18: Tabulación de la encuesta a vendedores .................................................................. 35 Tabla 19: Tabulación de la encuesta a clientes ........................................................................ 36 Tabla 20: Check List de Documentos Recibidos ..................................................................... 42 Tabla 21: Estructura operativa ................................................................................................. 43 Tabla 22: Descripción de actividades ...................................................................................... 45 Tabla 23: Políticas y Prácticas Contables ................................................................................ 46

1

1.

INTRODUCCIÓN

El trabajo de titulación propuesto tiene como finalidad la evaluación y mejora del sistema de control interno en la gestión de inventarios de la empresa “LUJOCAR” dedicada a la venta de accesorios para todo tipo de vehículos. La empresa no posee de manera formal un conjunto de métodos y procedimientos que protejan los activos y salvaguarden sus bienes ante cualquier evento que pudiere suceder y afectar significativamente a la misma.

El cuerpo del documento está conformado por el planteamiento del problema, dentro del cual se detallan los antecedentes de la empresa, la delimitación del problema, la justificación del tema y los objetivos de la investigación.

En el marco referencial se realizó la revisión de los principales conceptos que contiene el trabajo de titulación, a fin de definir las variables que se involucran en el proceso de investigación y ampliación del conocimiento.

La elaboración de la propuesta fue desarrollada en base a la metodología del COSO ERM, asimismo se realizó el levantamiento de la información necesaria para determinar el nivel de riesgo y así establecer controles apoyados por políticas y procedimientos propuestos que contribuyan a mejorar la gestión de los inventarios que posee la empresa, así como el registro y contabilización.

2

2.

2.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes

La empresa LujoCar fue constituida en 1993, por el señor Pablo Guzmán y su esposa, en la cooperativa Santa Martha Sector 1, producto del constante esfuerzo, inspiración, y pasión, inicialmente se ubicaba entre la avenida Juan Montalvo y Quevedo Sector La Pepsi, pero en el 2013 se trasladó a sus locales propios en la avenida Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mosquera.

La organización se dedica a la venta de accesorios para todo tipo de vehículos, sistemas de audio, guardachoques, faros, lunas posteriores, retrovisores. Los entes reguladores de las operaciones de la empresa son: el Servicio de Rentas Internas, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, el Ministerio de Trabajo y el Municipio de Santo Domingo.

En la actualidad la empresa comercializadora “LujoCar” se encuentra en un crecimiento económico estable, sin embargo, el sistema de control interno de la entidad está presentado deficiencias que impiden que la misma progrese y además pueden poner en riesgo su permanencia a largo plazo en el mercado santodomingueño, entre los principales problemas están:  Ineficaz control de la mercadería en los almacenes, lo que genera incertidumbre en la disponibilidad de artículos necesarios para la operación de la empresa.  Inadecuado almacenamiento de los pedidos que llegan a los almacenes, lo que provoca pérdida de tiempo en los despachos por no ubicar fácilmente los productos.  Además, la inexistencia de información actualizada del inventario genera toma de decisiones inadecuadas respecto a la adquisición de pedidos nuevos.  La empresa carece de la descripción detallada de los cargos y funciones de los trabajadores, lo cual genera improductividad en el desempeño de tareas.  Falta de políticas administrativas y contables respecto al ciclo de inventarios, lo que produce que la información de los estados financieros no sea fiable.

El desconocimiento de la realidad de los inventarios, por mantener un registro inapropiado, genera activos improductivos, costos innecesarios de almacenamiento y un aumento de gastos que influyen en la liquidez de la empresa, que afecta la atención de sus obligaciones a corto plazo, pudiendo perder proveedores e imagen comercial.

3

2.2

Problema de investigación

2.2.1 Formulación del problema de investigación ¿De qué forma la evaluación del sistema de control interno incidirá en el mejoramiento de la gestión de inventarios de la empresa LujoCar? 2.2.2 Sistematización del problema de investigación  ¿Cómo conocer los procesos que la empresa LujoCar emplea para llevar a cabo su gestión inventarios?  ¿Cómo determinar los riesgos del área de gestión de inventarios en la empresa LujoCar?  ¿De qué manera el establecimiento de procedimientos, políticas coadyuvan a la mejora de la gestión de inventarios?  ¿Cómo se puede asegurar la eficiencia en los procesos relacionados con la gestión de inventarios?

2.3

Justificación de la investigación

El trabajo de titulación propuesto contribuye con el Plan Nacional del Buen Vivir 20132017, específicamente con el objetivo No. 8 “consolidar el sistema económico, social y tributario”, y con el objetivo No. 10 “impulsar la transformación de la matriz productiva, que pretende incorporar a las micro, pequeñas y medianas empresas en la estructura productiva”.

SENPLADES. A la vez está enmarcado con el propósito del Plan de Ordenamiento Territorial de Santo Domingo de los Tsáchilas, que implica promover el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero, comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria y de reinversión en la zona.

Para toda empresa comercial la gestión de inventarios es un punto clave en el direccionamiento de la organización, una adecuada gestión y control de los inventarios parte de optimizar los recursos disponibles buscando siempre la eficacia y eficiencia de las actividades. Las actividades relacionadas con la gestión de inventarios son la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de inventario, determinados por los métodos de control.

La empresa objeto de estudio LujoCar se dedica a la venta de accesorios para todo tipo de vehículos, a pesar de llevar 23 años en el mercado santodomingueño no ha implementado

4 formalmente políticas y procedimientos que definan las actividades a realizar por los trabajadores, lo que ocasiona que exista debilidades relacionadas al control interno.

La evaluación al sistema de control interno permitirá mejorar las actividades y procesos realizados por los empleados, a su vez el propietario tendrá confianza de la información proporcionada por el contador al final del ejercicio económico, ya que con la mejora del sistema de control interno se prevé que las operaciones se realicen con mayor productividad de tal manera que generen mayor rentabilidad.

El presente trabajo de titulación servirá como base de consulta para los estudiantes universitarios tanto de la PUCE-SD como de otras universidades y además constituye un requisito previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.

2.4

Objetivos de la investigación

2.4.1 Objetivo general Evaluar el Sistema de Control Interno de la Gestión de Inventarios en la empresa LujoCar de la ciudad de Santo Domingo, año 2016.

2.4.2 Objetivos específicos  Levantar información para conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa.  Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control interno.  Establecer políticas y procedimientos que permitan mejorar la gestión de inventarios.  Establecer reportes que permitan determinar la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de inventarios.

5

3.

3.1

MARCO TEÓRICO

Revisión de literatura

3.1.1 Auditoría 3.1.1.1 Definición La auditoría es un término que en los últimos tiempos ha ganado terreno en las organizaciones. “El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.” (De la Peña, 2011, p. 5). El objetivo de la auditoría es determinar la razonabilidad de los estados financieros.

A la vez la auditoría debe ser realizada por una persona competente en el área, de manera que se asegure un trabajo garantizado.

La auditoría, también denominada censura, revisión o verificación, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que se efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico funcional y económico-financiero. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 31)

Por lo que se puede concluir que es el examen o verificación de la contabilidad de una entidad, con el objeto de emitir una opinión independiente y competente, así como establecer si los informes contables se han elaborado observando los principios correspondientes.

3.1.1.2 Objetivos de la auditoría De acuerdo con Sánchez y Alvarado (2014, p. 56-57) los objetivos de la auditoría son: 

Descubrir fraudes e irregularidades, comprobando la existencia, o no, de diferencias en las anotaciones contables realizadas y los comprobantes originales.



Comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes.



Comprobar si existen sistemas adecuados de control y dirección del negocio, y determinar las mejoras que puedan introducirse.



Incrementar la fiabilidad de la información financiera, a través del análisis de la veracidad e integridad de ésta y su correcta presentación y desglose de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulte de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en él.

6 

Una labor de revisión y asesoría sobre la eficiencia del sistema empresarial de control interno contable y de gobierno corporativo.

La auditoría tiene objetivos claramente definidos, su labor primordial es la revisión y asesoría del sistema de control interno con la finalidad de incrementar la fiabilidad de la información financiera y determinar si se está cumpliendo con las normativas vigentes.

3.1.1.3 Fases de la auditoría Las fases de la auditoría comprenden tres pasos fundamentales, detallados a continuación: Tabla 1: Fases de la Auditoría Fases

Concepto

Fase de Planificación

La fase de planificación es muy importante, pues su correcta asignación de recursos debe permitir llegar a niveles altos de eficiencia y eficacia.

Fase de Ejecución del Trabajo

Comprende la solicitud de datos a la empresa, asignación del personal, apertura de hojas de trabajo, seguimiento de los programas de trabajo, utilización del muestreo, las pruebas de cumplimiento y la plasmación de las debilidades encontradas.

Fase de redacción del informe

Representa plasmar en un documento escrito las conclusiones alcanzadas y previamente comunicadas a la empresa.

Nota. Adaptado de Auditoría Enfoque Teórico-Práctico por Pallerola & Monfort, 2013.

La auditoría es un compromiso realizado por un auditor para ofrecer seguridad a los estados financieros de una empresa, cada auditoría es personalizada para satisfacer las necesidades de las empresas, sin embargo, el planteamiento general de cada auditoría es el mismo.

3.1.1.4 Tipos de auditoría De acuerdo con diferentes autores, existen varios tipos de auditoría, en la presente tabla se muestra la tipificación de mayor citación general.

7 Tabla 2: Tipos de Auditoría Clases

Concepto

Auditoría Financiera

La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de los usuarios, con la finalidad de establecer su racionalidad.

Auditoría de Gestión

Una auditoría de gestión es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.

Auditoría Operacional

Evalúa la eficacia y eficiencia de cualquier parte de los procedimientos y métodos de operación de una organización.

Auditoría Administrativa

Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

Auditoría de Cumplimiento

Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.

Auditoría Integral

La auditoría integral se orienta a la empresa, y en el caso particular al proceso de desarrollo y ejecución de un proyecto de ingeniería, mediante un enfoque sistémico, es decir, involucra visualizar al mismo como un organismo dinámico, en el que sus diferentes partes se relacionan entre sí de manera complementaria e interdependiente para el cumplimiento de las metas y objetivos.

Auditoría de Calidad

La auditoría de calidad es el proceso que se utiliza para demostrar la conformidad de los productos y servicios de la organización y para medir el funcionamiento y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad en la empresa.

Nota. Adaptado de Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral, por Y. Blanco, 2014 p.322, El auditor de Calidad por Bureau Veritas Formación, 2012 p.207, Auditoría Administrativa por B. Franklin, 2007 p.11 y 14, Guías de Auditoría Integral y al Desempeño por Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 2013 p. 61, Auditoría de Gestión por M. Maldonado, 2011 p.18, Teoría y Práctica de la Auditoría II por Sánchez y Alvarado, 2014 p.39.

8 3.1.1.5 Evidencia de auditoría Las evidencias de auditoría son elementos claves, su finalidad es demostrar si las afirmaciones que contienen los estados financieros son ciertas o no. “Consiste en una disposición mental del auditor por la cual queda libre de cualquier duda significativa respecto a la opinión que tiene que emitir en su informe” (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 331). A la vez constituye la base para que el auditor exprese su opinión, la cantidad de evidencia depende del nivel de riesgo encontrado.

3.1.1.6 Evaluación de riesgos en auditoría El riesgo de auditoría está presente en todo momento y en los distintos niveles, por tal razón se debe analizar de la forma más adecuada su implicación sobre las auditorías.

El riesgo de auditoría es la probabilidad de que el auditor esté expuesto a responsabilidades negativas para sus intereses como consecuencia de emitir una opinión equivocada sobre los estados contables sometidos a auditoría, y sufrir las consecuencias en forma de demandas judiciales y sobre su imagen por la publicidad negativa subsiguiente. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 229)

El riesgo hace referencia a condiciones o eventualidades relacionadas con la estructura, actividades o personas que laboran en una entidad y a efecto de estas, el auditor no pueda detectar errores en la información analizada.

La presente tabla muestra los riesgos concernientes a la auditoría.

Tabla 3: Riesgos de Auditoría Riesgos

Concepto

Riesgo Financiero

Se origina en la rentabilidad del trabajo de auditoría a largo plazo.

Riesgo de Negocio

Probabilidad de que el auditor pueda quedar expuesto a consecuencias negativas por las circunstancias que concurren en la auditoría relacionadas con la imagen negativa del cliente y los litigios que pueda generar la misma.

Riesgo de Auditoría

Riesgo Inherente.

Riesgo de Control.

Riesgo de Detección.

Nota. Adaptado de Teoría y práctica de la auditoría II por Sánchez y Alvarado, 2014.

9 3.1.1.7 Normativa 3.1.1.7.1

Normas de auditoría generalmente aceptadas

Las normas de auditoría generalmente aceptadas son el conjunto de medidas, normas y objetivos que debe seguir el auditor para la actividad que va desempeñar dentro de la entidad auditada.

Tabla 4: Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Normas Generales o Personales 1. Entrenamiento y capacidad profesional

2. Independencia 3. Cuidado y esmero profesional

Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo 4. Planeamiento y supervisión

5. Estudio y evaluación del Control Interno

6. Evidencia suficiente y competente

Normas Relativas a la Preparación del Informe 7. Aplicación de las NAGAS

8. Consistencia 9. Revelación suficiente 10. Opinión del auditor

Nota. Adaptado de Auditoría de Estados Financieros y su Documentación por Napolitano, Holguín, Tejero & Valencia, 2013.

Esta normativa se subdivide en normas generales, normas relativas a la ejecución del trabajo y normas referentes a la preparación del informe, cada una con aspectos claramente definidos e interconectados, para de esa manera lograr una eficiente aplicación de la auditoría.

3.1.1.7.2

Normas Internacionales de Auditoría

Las Normas Internacionales de Auditoría deben aplicarse de manera obligatoria en las auditorías a los estados financieros, estas normas contienen principios y lineamientos importantes para el auditor y se interpretarán en el contexto de la aplicación de la auditoría.

Dentro de las Normas Internacionales de Auditoría se han considerado la NIA 315 y NIA 400.

10 Tabla 5: Normas Internacionales de Auditoría Norma

Objetivo

NIA 315 (Identificación y valoración de los riesgos)

Identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debido a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material.

NIA 400 (Evaluación de riesgos y control interno)

Establecer normas y proporcionar lineamientos para poder comprender los sistemas de contabilidad y de control interno sobre los riesgos de auditoría.

Nota. Fuente: NIA 315 Y NIA 400

Las normas descritas en la tabla son relativas al control interno, cuyo propósito es identificar y valorar riesgos, así como establecer lineamientos para comprender los sistemas de control interno.

3.1.2 Control Interno 3.1.2.1 Definición El control interno es de alta importancia para las organizaciones, dado que asegura la fiabilidad de sus estados financieros. “Es un sistema establecido por la compañía para garantizar el cumplimiento de los objetivos de organización y control que la misma tiene planteados en orden a conseguir una optimización de los fines” (Sánchez & Alvarado, 2014, p.

277). Implementar un sistema de control interno reduce los riesgos de corrupción y ayuda a alcanzar los objetivos y metas establecidas.

Además, el propósito fundamental del control interno es controlar la efectividad de las funciones administrativas.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñán, 2012, p. 19)

Es el conjunto de normas, políticas y procedimientos que tienen como objetivo prevenir riesgos que afecten a la entidad, salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de la información contable.

3.1.2.2 Proceso de control La dinámica del control interno es cíclica y posee un conjunto de etapas, que al aplicarse establecen el mecanismo para su aplicación.

11

Establecer normas

Tomar medidas correctivas

Medir el desempeño

Comparar lo realizado con las normas Figura 1: Proceso del Control Interno Fuente: Rodríguez, H. (2009). Control interno Un efectivo Sistema para la empresa. México, D.F: Trillas

La etapa que inicia el proceso es el establecimiento de normas para todo tipo de funciones y actividades, estas normas proporcionan la base sobre la cual se mide el desempeño real o esperado; la segunda etapa consiste en medir el desempeño, que se refiere a mostrar lo que se ha logrado; la tercera etapa compara lo realizado con las normas y la última etapa del proceso la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual.

3.1.2.3 Características del control interno El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de objetivos organizacionales y la eficiencia de las operaciones, por tal razón de acuerdo con Rodríguez (2009, p. 29) para lograr un uso óptimo se debe tener ciertas características, que son las siguientes: Tabla 6: Características del Control Interno Características

Concepto

Oportuno

Disponer de él en el momento adecuado.

Seguir una estructura orgánica

La función de control no puede sustituir una estructura orgánica.

Ubicación estratégica

Establecer controles siguiendo un criterio estratégico.

Económico

Un control excesivo puede ser gravoso y sofocar al personal.

Revelar tendencias

Exponer la situación actual de una fase específica de una actividad.

Resaltar la excepción

Información productiva e importante.

Nota. Adaptado de Control interno Un efectivo Sistema para la empresa por H. Rodríguez, 2009.

El control interno debe efectuarse de manera oportuna, siguiendo una estructura orgánica y estableciendo inspecciones que sigan un criterio estratégico, además debe exponer la situación de la entidad.

12 3.1.2.4 Objetivos del control interno El control interno tiene objetivos claramente definidos, encaminados a lograr un buen funcionamiento de la entidad, basados en la eficacia y eficiencia. De acuerdo con Estupiñán (2012, p. 19), los objetivos del control interno son: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

El propósito fundamental es salvaguardar los activos y determinar la razonabilidad de los estados financieros, cumpliendo las normas y procedimientos de la empresa.

3.1.2.5 Clases de control interno Las organizaciones pueden efectuar controles que permitan un efectivo funcionamiento de los procesos que se desarrollan en la empresa. De acuerdo con Estupiñán (2012, p. 7) el control interno puede ser administrativo y contable.  El control administrativo Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro de objetivos.  Control contable Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge como un instrumento el control interno contable, su propósito fundamental es que todas las transacciones se registren oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable que se llevaron a cabo.

A su vez cualquiera de estos tipos de control puede aplicar el precontrol, el control concurrente o el control retroalimentativo.

13

Recursos    

Humanos Financieros Materiales Técnico

Precontrol

Mientras el personal trabaja

Mientras el personal trabaja

Control concurrente

Control retroalimentativo

Figura 2: Formas de Control Interno Fuente: Rodríguez, H. (2009). Control interno Un efectivo Sistema para la empresa. México, D.F: Trillas

3.1.2.6 Modelos de control interno En vista de los problemas encontrados en las organizaciones, se ha fortalecido e implementado el control interno en diferentes países, a continuación, se muestra una serie de modelos de control interno que se han desarrollado hasta la actualidad.

Tabla 7: Modelos de Control Interno Modelo

Concepto

Modelo de control interno COSO

Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización

Modelo de control interno COSO ERM

Modelo de control Cadbury

Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad.

(Estupiñán, 2012, p. 66) Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury, adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financiero y otros.

Modelo de control interno COCO

Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el informe COSO.

Modelo de control COBIT

Surge en 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de información.

Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de objetivos.

Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno.

Modelo de control TURNBULL Modelo de autoevaluación de controles AEC

Se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno. El proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función.

Modelo de control KING

Desarrollado en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (Reporte King I), en 2002 (Reporte King II), y el último modelo, en 2009 (Reporte King III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

Modelo de control KONTRAG

Su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Nota. Adaptado de Auditoría Administrativa por B. Franklin, 2012.

14 3.1.2.7 Elementos de Control Interno De acuerdo con los tipos de control interno en la actividad económica de la empresa, el administrativo y contable, existen los siguientes elementos de control interno: Tabla 8: Elementos del Control Interno Organización    

Dirección Asignación de responsabilidades Segregación de deberes Coordinación

Sistemas y procedimientos    

Manuales de procedimientos Sistemas Formas Informes

Personal     

Supervisión   

Selección Capacitación Eficiencia Moralidad Retribución

Interna Externa Autocontrol

Nota. Adaptado de Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de Informe COSO I y COSO II por R. Estupiñan, 2012.

Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno en la organización, debe considerar los elementos desde cuatro perspectivas, que le permitan obtener una visión integral acerca de la empresa.

3.1.2.8 Riesgos del control interno Es esencial contar con un apropiado conjunto de procedimientos que eviten los riesgos que enmarcan el control interno, estos riesgos son: Tabla 9: Riesgos de Control Interno Riesgo

Concepto

Riesgo control

El riesgo de control es aquel de que el sistema de control interno del cliente no prevenga, detecte o corrija dichos errores. Este riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento del sistema de control interno.

Riesgo inherente

Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control interno. Este tipo de riesgo depende del giro de negocio, de su medio ambiente, del tipo de transacción y afecta a la extensión del trabajo de auditoría.

Es el riesgo de que un error u omisión significativa existente no sea detectado por el propio proceso de auditoría. El nivel de riesgo de no detección está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría debido a la ineficacia de los procedimientos de auditoría aplicados.

Riesgo de detección

Nota. Adaptado de Auditoría un enfoque práctico por A. De la Peña, 2011.

15 3.1.2.9 Componentes COSO ERM El COSO ERM está compuesto por ocho componentes relacionados entre sí, este proceso se caracteriza por ser interactivo.

Tabla 10: Componentes del COSO ERM Componentes

Concepto

Entorno interno

Es el fundamento de los otros componentes, creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también actuando sobre los riesgos; los elementos que influyen son los valores éticos de la entidad, la competencia y desarrollo del personal, el estilo de operación de la administración, la manera de asignar autoridad y responsabilidad y la filosofía de administración del riesgo.

Definición de objetivos

Dentro del contexto de la misión y visión se establecen objetivos estratégicos, seleccionan estrategias y establecen objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades, mejorando la presentación de reportes internos y externos.

La alta gerencia reconoce que existen incertidumbres que afectan el logro de objetivos, bajo esta metodología se consideran eventos pasados y futuros, los mismos que tienen un impacto que debe ser evaluado.

Identificación de eventos

Valoración de riesgos

Respuesta al riesgo

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo

Para conocer los eventos potenciales que pueden afectar el cumplimiento de objetivos, se evalúan los riesgos bajo perspectivas de probabilidad e impacto, con base en información pasada cuantitativa o cualitativa.

Se determinan las posibles opciones o respuestas en relación con los riesgos de la entidad, la administración determinará las respuestas al riesgo, evitar, reducir, aceptar o compartir el riesgo; también se considera el efecto de probabilidad e impacto.

Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera adecuada las respuestas a los riesgos, forman parte del proceso para alcanzar los objetivos de la empresa Se identifica y comunica las fuentes de información, en la forma y tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades, de modo que se logre una comunicación en todos los niveles para responder a los riesgos.

Proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de los componentes y de su calidad de desempeño en el tiempo, a través de evaluación continua, periódica o separada en todos los niveles para determinar la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno, encaminada a una adecuada identificación y tratamiento de los riesgos, que requerirán de una modificación del procedimiento.

Nota. Adaptado de Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de Informe COSO I y COSO II por R. Estupiñan, 2012.

Todas las empresas, independientemente de su estructura, tamaño o naturaleza, enfrentan riesgos, ante lo cual el COSO ERM surge como una respuesta para identificar, analizar y alcanzar una efectiva administración de riesgos.

16 3.1.2.10

Evaluación del control interno

La evaluación del control interno ejerce influencia sobre los procedimientos de auditoría, ya que de acuerdo con las fortalezas y debilidades encontradas se determinan las pruebas a realizar.

El control proporciona las bases para llevar a cabo la evaluación de las acciones. Control y evaluación se ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del proceso de administración; mientras el control permite la comprobación sistemática del avance del trabajo iniciado, la evaluación tiene un propósito más amplio que es medir la eficacia y la eficiencia administrativa. (Rodríguez, 2009, p. 39)

Esta evaluación le muestra al auditor el grado de confianza y los sitios donde debe aplicar con mayor rigor las pruebas para la obtención de evidencias.

3.1.2.11

Métodos de evaluación del control interno

La evaluación del control interno puede hacerse a través de tres métodos, establecidos a continuación: Tabla 11: Métodos para evaluar el sistema de control interno Métodos

Concepto

Cuestionario

Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen.

Narrativo o descriptivo

Descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Gráfico o diagramas de flujo

Se describe objetivamente la estructura orgánica de las áreas, así como procedimientos a través de los departamentos y actividades, con símbolos convencionales y explicaciones.

Nota. Adaptado de Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de Informe COSO I y COSO II por R. Estupiñan, 2012.

Generalmente el método de mayor uso es el cuestionario, en virtud de la rapidez de su aplicación, porque a través de preguntas se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno.

17 3.1.2.12

Limitaciones de control interno

Ningún sistema de control interno por más cobertura que tenga a nivel organizacional, provee seguridad absoluta a los activos que administra la dirección, debido a que se ve influenciado por juicios humanos en su diseño e implementación.

Tabla 12: Limitaciones del Control Interno Limitaciones

Concepto

Costo vs Beneficio

El establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación estrecha con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo, y el efecto que puede provocar.

Debilitamiento

La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y producen rompiendo parcial o total de los controles y del cumplimiento de sus objetivos.

Omisión de los controles por parte de la gerencia

Debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos de control.

Colusión

Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento.

Nota. Adaptado de Control Interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo por E. Montaño, 2013.

El control interno no puede evitar que se aplique un ineficaz criterio profesional, decisiones erróneas, o que se ocurran eventos que puedan hacer que una empresa no alcance sus objetivos, sin embargo, la dirección debe ser consciente de las limitaciones cuando seleccione, desarrolle e implemente los controles que minimicen estas condiciones.

3.1.2.13

Normativa

3.1.2.13.1

Norma Ecuatoriana de Auditoría 10

Esta norma contiene principios y procedimientos esenciales que debe aplicar el auditor a la auditoría de estados financieros. “El propósito de esta norma establece lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad, de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes” (IFA, 2001, P1). Al igual que cualquier actividad profesional involucra la vulnerabilidad de información que perjudique una seguridad razonable en la organización, así como que tenga consecuencias negativas.

18 3.1.3 Inventarios 3.1.3.1 Definición Son elementos tangibles que la organización ha adquirido a terceros o los ha fabricado durante un periodo menor a un año, que generalmente están destinados para la venta en el curso normal de las operaciones, así como también se los pueden incorporar al proceso productivo, con el fin de comercializarlos y obtener beneficios futuros.

Son activos que controla la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo inferior a un año. (Sánchez & Alvarado, 2014, pág. 241) Están representados por aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender, sean o no fabricados por la empresa. (Díaz, 2011, pág.136)

Los inventarios para las empresas comerciales representan su mayor concentración de activos porque la venta de los mismos corresponde el giro ordinario del negocio, ante ello es necesario desplegar un apropiado control y manejo de stock.

3.1.3.2 Gestión de inventarios La gestión de inventarios involucra las actividades relacionadas con la adquisición, reposición, administración y entrega de productos para el adecuado funcionamiento de la organización, con el fin de obtener calidad, cantidad y precio justo, con un equilibrio sostenido que beneficie mutuamente a la empresa y a su proveedor.

La gestión de stock constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestión de cadena de suministro, ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor inversión de la empresa, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector de distribución. La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar el tiempo, las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las necesidades de producción con la habilidad de los proveedores de suministrar en el plazo acordado. (Suárez, 2012, pág. 42)

La administración de los inventarios es esencial para el funcionamiento exitoso de las empresas, por tanto resulta ser una de las áreas en que la reducción de costos sin reducir los ingresos, permita el desarrollo de la organización.

19 3.1.3.3 Técnica de gestión de inventarios La optimización del inventario en la cadena de suministro es clave para mantener bajo control los costos, por ende, a través de la técnica ABC se realiza la categorización de inventarios, que consiste en la división de los artículos en tres categorías: los artículos pertenecientes a la categoría A son los más valiosos o de importancia crucial, mientras que los que pertenecen a la categoría C son triviales; con el propósito de facilitar una adecuada gestión de stock.

Un aspecto importante a tener en cuenta para la gestión de inventarios es diferenciar los artículos que lo conforman, en función del grado de importancia de la inversión, cuyas valorizaciones constituyen los porcentajes más elevados dentro del valor del inventario total, para establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestión eficiente. (Cruelles, 2013, pág.76)

La principal ventaja de esta herramienta consiste en el aumento de la eficiencia en los almacenes, al ahorrar tiempo a los encargados al tomar y dejar los artículos, puesto que pueden tener mayor control de los bienes y requerir menos movimientos para gestionarlos.

3.1.3.4 Objetivos de Compras De acuerdo con Suarez (2012, p. 43) los objetivos de compras en la gestión de inventarios son: 

Reducir al mínimo posible el nivel de existencias y asegurar el suministro del producto en el momento adecuado al área del cliente.



Lograr un nivel de servicio al cliente razonablemente alto, asociado a una inversión de inventario razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto de disponibilidad e inventario y se torna necesario equilibrar estos dos factores.

El alcance de los objetivos mencionados conlleva una gran dificultad, pues de las compras depende lo consiguiente a la misma, como el almacenamiento y ventas. El fin primordial es suministrar el artículo a tiempo.

3.1.3.5 Ciclo de inventario Corresponde a las existencias recibidas, y físicamente incorporadas a los almacenes de la empresa, hasta su venta o salida posterior; es decir involucra la adquisición, almacenamiento y venta del inventario. Este ciclo es el de mayor importancia debido a su relación directa con el

20 ciclo de ingresos y el ciclo de pagos (Sánchez & Alvarado, 2014). De cualquier modo, este ciclo es el que está mayormente interrelacionado con los ciclos de la operación de la empresa.

3.1.3.6 Sistemas de Inventarios De acuerdo con Díaz (2011, p. 138 y 146), existen dos sistemas que proporciona una estructura para la contabilización de inventarios.

Sistema Periódico: Conocido también como juego de inventarios, utilizado en empresas cuyos productos son de alta circulación en el momento de la venta, se registra solo la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de ventas, mediante una toma física del inventario.

Sistema Permanente: Método empleado por empresas que venden mercancías con precios relativamente altos, en este sistema no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de inventarios. Permite llevar el control contable individual de los artículos mediante el uso de tarjetas auxiliares.

De hecho, la consideración del sistema contable a seguir en el registro de información concerniente a inventarios, dependerá de las características de la empresa, el giro del negocio, la administración y toma de decisiones oportunas referentes a reabastecimiento.

3.1.3.7 Métodos de Valuación de Inventarios Elegir un criterio de valoración para la salida de productos se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintas partidas, y sobre todo de su incidencia en el proceso contable, por la valoración del resultado del ejercicio. De acuerdo con Suárez (2012, p.22), los métodos de valuación son: Método FIFO (First In First Out): Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir, por tanto, se encuentran distintas partidas con precios de adquisición diferentes en momentos de compra distintos.

Método del costo promedio ponderado: Se basa en determinar un precio unitario ponderado de los elementos, dividiendo el costo total de varias entradas para su cantidad total, y en aplicar este precio a las salidas.

21 3.1.3.8 Valor Neto Realizable Es el importe estimado que la organización cree poder obtener por la enajenación de algún activo durante el curso normal del negocio, deduciendo los costos estimados necesarios para llevarla a cabo y los costos estimados necesarios para terminar su fabricación. “Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta” (HansenHolm & Chávez, 2012, p.357). Este criterio de valoración es comúnmente utilizado en la medición de inventarios y está considerado dentro del Marco Conceptual de las NIIF. 3.1.3.9 Valor Razonable Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre. “Precio que sería recibido por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de medición” (IFRS, 2012, A586). Para su valoración se tiene como referente la cotización del activo o pasivo en el mercado.

3.1.3.10

Costo de inventarios

Para determinar el costo de los inventarios se considerarán los costos por la compra de los bienes, así como los costos de transformación y otros costos necesarios hasta que las existencias estén en la ubicación apropiada para su posterior venta. “El costo de los inventarios comprenderá todos los derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales” (IFRS, 2012, A587).

Podrían ser también los costos relacionados con el almacenamiento y mantenimiento de las existencias.

3.1.3.10.1

Costo de Adquisición

Corresponde al importe facturado por el vendedor después de reducir cualquier descuento, rebaja en el precio, así como los tributos de importación y otros que no se logren recuperar; también se añadirán todos los gastos adicionales atribuibles de forma directa a la compra de inventarios que se produzcan hasta que los bienes sean ubicados para su venta.

22 El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (IFRS,

2012, A587) Incluye los rubros por concepto de fletes, seguros y demás necesarios, hasta que los elementos del inventario tomen su ubicación para su posterior venta.

3.1.3.10.2

Costo de Transformación

Se refiere a los costos en los que una empresa incurre desde la adquisición del inventario hasta se encuentra en las condiciones para ser vendido por parte de la organización, dentro de los costos de transformación de los inventarios se incluyen los que son directamente atribuibles a las unidades de producción.

Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. (IFRS, 2012, A587)

Incluso este tipo de costo se da especialmente en las empresas manufactureras, pues involucra un proceso de conversión para obtener su inventario de productos, por tanto, constituye un elemento significativo en la posición financiera de la empresa.

3.1.3.10.3

Otros Costos

Los otros costos que se incluirán en el costo de los inventarios, serán considerados siempre y cuando se hubiere incurrido en ellos para darles su condición y ubicación actuales (IFRS, 2012, A588). Dentro de este importe están los correspondientes a los costos indirectos no derivados de la producción o los costos del diseño de productos para clientes específicos.

3.1.3.11

Costos asociados a existencias

De acuerdo con Sánchez & Alvarado (2014, p.250) además de los costos de adquisición se consideran: a) Costos de almacén, que comprenden los costos de instalación, seguros, obsolescencia y depreciación.

23 b) Costos de producción, abarcan desde los costos de preparación hasta los costos de pedido correspondientes a los costos de dirección y administración. c) Costos de ruptura de stocks, son consecuencia de los efectos por ingresos no percibidos con origen de demanda insatisfecha.

3.1.3.12

Modelos de Reabastecimiento de mercaderías

Existen diversos modelos que permiten establecer políticas óptimas ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones. Entre los más importantes están: Tabla 13: Modelo de reabastecimiento de mercadería Modelo

Concepto

Modelo de lote óptimo económico

Parte del concepto de cubrir la demanda esperada por la compañía, los costos de gestión de órdenes de compra y costos del inventario, recomendable para productos con demanda estacional.

Sistema de revisión periódica

Los inventarios no se revisan de forma continua, se hacen revisiones en intervalos fijos y predeterminados, el inventario disponible se compara con el nivel deseado y la diferencia entre los dos es la cantidad requerida. Tiende a utilizarse cuando existen demandas reducidas de muchos artículos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios en un solo pedido.

Modelo de reaprovisionamiento continuo

Se mantiene un registro perpetuo de inventarios, que se revisan de forma continua, este sistema se basa en reordenar las cantidades necesarias, una vez que llegue el punto mínimo llamado punto de reorden.

Sugerido de compras

Diseñado en función de las fluctuaciones existentes en las variables de la demanda y de los tiempos de entrega, así como de los niveles ofrecidos por la compañía a sus clientes.

Nota. Adaptado de Gestión Logística Integral por L. Mora, 2014.

El hecho de contar con un procedimiento fundamentado, con enfoque sistémico, que le permita a la empresa diseñar políticas de gestión de inventarios económicamente ventajosas, es crucial para la obtención de los niveles de eficiencia con el que deben operar en la actualidad las organizaciones.

3.1.3.13

Variación de Stocks

De acuerdo con Suárez (2012, p.28) la variación en la cantidad de pedido puede afectar a los diferentes componentes, de forma individual o conjunta:

24 Tabla 14: Variación de Stock Componentes

Concepto

Precio o costo de adquisición

Es la suma del precio de compra más aquellos gastos derivados de la función de aprovisionamiento, como pueden ser los transportes, los seguros, los gastos de recepción, inspección, almacenamiento y los del manejo físico del material.

Costo de posesión o almacenamiento

Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser los alquileres o la amortización de los locales, gastos de conservación, calefacción, seguros, que se suele imputar en función de la cantidad asegurada.

Costo de renovación

Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costos, entre los que se encuentran los de preparación del pedido, administrativos, gastos de agentes de ventas para realizar negociaciones con los proveedores.

Costo de ruptura del stock

Se va a producir cuando no hay existencias suficientes en almacén para hacer frente a necesidades del negocio.

Costos de oportunidad

Se pueden considerar el costo promedio de los recursos financieros ajenos o a largo plazo, o cualquier otro que la empresa considere en base a su gestión financiera.

Nota. Adaptado de Gestión de Inventarios por M. Suárez, 2012.

De modo que, para ejercer un control eficaz en los inventarios, se considera en que al tener un buen manejo de stock se puede dar un mejor servicio al cliente, porque se logra controlar pedidos atrasados o falta de artículos para la venta.

3.1.3.14

Normativa

Para una efectiva evaluación del control interno en el área de inventarios es necesario dominar el factor reglamentario que involucra las existencias a nivel contable:

25 Tabla 15: Normativa de Inventarios Norma

NIC 2

NIIF para las PYMES que incluye el texto completo de la Sección 13 Inventarios

Objetivo Prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costos a las existencias.

Alcance Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a: la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados; los instrumentos financieros; y los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección.

Prescribir el tratamiento contable de los inventarios además de las exigencias informativas. Un tema fundamental en la contabilización de inventarios es el importe del costo que debe reconocerse como un activo y diferirse hasta que dichos costos se carguen a los resultados.

Esta sección proporciona una guía para la determinación del costo y su posterior reconocimiento como un gasto, lo que incluye cualquier rebaja en el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.

Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a: las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados; los instrumentos financieros; y los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección.

Nota. Adaptado de Normas Internacionales de Información Financiera por International Financial Reporting Standars, 2013.

Estas normas de información financiera corresponden a un conjunto único de medidas comprensibles que guían el tratamiento contable de los inventarios, para generar información de calidad a sus principales usuarios, de manera que tomen decisiones acertadas.

26

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Para el desarrollo de la propuesta de evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa LujoCar de la ciudad de Santo Domingo, se han aplicado diversas técnicas de investigación para obtener información veraz, de modo que permitan tener una comprensión crítica de los procesos operacionales del giro del negocio relacionados con el área de existencias.

Se ha trabajado bajo la metodología del enfoque mixto de investigación, debido a que la recolección de información se dio a través de entrevistas y cuestionarios, posterior a ello se efectuó el proceso de tabulación de datos, a partir de entonces se procedió con el análisis de los procesos relacionados con inventarios, considerando una tendencia hacia lo cuantitativo, debido a que el objetivo general de la investigación es la evaluación.

4.1

Diseño/Tipo de investigación

4.1.1 Diseño Para el estudio del caso se empleó un Diseño No Experimental debido a que se basa en información histórica de la empresa comercial LujoCar, bajo un enfoque retrospectivo al revisar la información, organizar y sistematizar los datos para producir conocimiento. Además, a través de la observación, que consiste en una técnica típica de este diseño, se analiza el comportamiento y relación de los hechos, sin ninguna manipulación de los investigadores, así como conocer a los involucrados en su contexto laboral.

4.1.2 Tipo de Investigación Tomado en cuenta el contexto y alcance del presente trabajo de investigación se emplearon los siguientes tipos de investigación: 4.1.2.1 Investigación Exploratoria Para examinar el problema de investigación, previamente se requiere conocer los procesos y actividades que realiza la empresa, por tanto, es indispensable obtener información precisa de acercamientos a la realidad empresarial, mediante la observación, que al efectuarla en el lugar y tiempo real en que ocurre el objeto de estudio, se puede tener una comprensión global del giro de negocio.

27 4.1.2.2 Investigación Descriptiva Mediante la descripción, se busca especificar las actividades que ejecutan los trabajadores de la empresa, para medir de forma precisa una serie de cuestiones relacionadas con el objeto de estudio, de modo que permita identificar elementos y características específicas al problema de investigación.

Por tanto, su propósito consiste en sistematizar los atributos y componentes del área interés de estudio, a través de la percepción del funcionamiento de las variables.

4.1.2.3 Investigación Explicativa Se encuentra vinculada en la determinación de las razones y condiciones que ocasionaron el problema de estudio, por medio de relaciones de causa-efecto, para proporcionar un sentido de entendimiento del fenómeno a que hacen referencia.

Este tipo de investigación busca primordialmente la confirmación de la tesis, al establecer conclusiones y explicaciones, que vengan a enriquecer el objeto de estudio.

4.2

Población

La población objeto de análisis en la empresa LujoCar está constituida por 20 personas, detalladas a continuación: Tabla 16: Población de LujoCar Grupos

Nº

Propietario

1

Secretaria

1

Vendedores

4

Contador Clientes

1 10

Proveedores

3

TOTAL

20

Nota. Fuente: Investigación de Campo

4.3

Muestra

La muestra para el presente trabajo de titulación constituye la misma población, dado que es un número inferior a 100 y se encuentran todas las personas vinculadas.

28

4.4

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

4.4.1 Observación La observación fue la técnica de mayor incidencia, debido al contacto directo con los hechos que se desarrollan en la empresa, a su vez permitió confirmar la problemática existente.

4.4.1.1 Instrumentos 

Guía de observación

4.4.2 Entrevista La entrevista se utilizó para recoger información del propietario, secretaria y contador de la empresa, la información obtenida permitió efectuar un análisis del problema desde un punto de vista cualitativo.

4.4.2.1 Instrumentos 

Guía de entrevista



Grabadora



Libreta de campo

4.4.3 Encuesta La encuesta es un procedimiento que busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente diseñado. Esta técnica se aplicó a los proveedores, vendedores y clientes en la que se contestaron interrogantes de acuerdo a la perspectiva de cada uno.

4.4.3.1 Instrumentos 

4.5

Cuestionario

Técnicas de análisis de datos

Para el trabajo de titulación propuesto se utilizó las siguientes técnicas de análisis de datos.

4.5.1 Cuantitativa En el análisis cuantitativo se tabuló la información recolectada por medio de encuestas, lo que consiste en sintetizar los datos en forma estadística con la finalidad de conocer la percepción de los proveedores, vendedores y clientes respecto al desenvolvimiento de la empresa en cuanto a la gestión de inventarios.

4.5.2 Cualitativa Se utilizó la técnica cualitativa al realizar los análisis de la información obtenida a través de la entrevista y la observación, con la finalidad de determinar debilidades y riesgos que afecten a la empresa LujoCar.

29

5. RESULTADOS 5.1

Discusión y análisis de resultados

5.1.1 Entrevista Para corroborar la problemática objeto de estudio en la empresa tsáchila LUJOCAR, se procedió a realizar una entrevista al Propietario Sr. Pablo Guzmán, así como para tener un acercamiento con las actividades de la empresa.

5.1.1.1 Entrevista al señor Pablo Guzmán, propietario de la empresa LujoCar Pregunta 1. ¿La empresa LujoCar cuenta con una estructura orgánica y funcional?

Formalmente definida no, cada quién conoce su cargo en la empresa.

Pregunta 2. ¿Cuántos trabajadores están laborando en la empresa?

Tenemos en total 6 trabajadores, incluyéndome.

Pregunta 3. ¿Existe una descripción de cargos y funciones?

En realidad, no, cada quién sabe lo que debe hacer.

Pregunta 4. ¿Cómo se controla el cumplimiento de actividades?

Los trabajadores son profesionales y responsables Pregunta 5. ¿Tiene la empresa un Manual de políticas y procedimientos respecto a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de la mercadería?

De hecho, no, porque diferentes personas manejan el área de mercadería.

Pregunta 6. ¿De acuerdo con qué información se realizan las órdenes de compra?

De acuerdo al volumen que se requiere de mercadería, es decir si faltan piezas o por pedido de los clientes.

Pregunta 7. ¿De qué forma se aprovisiona de mercadería?

Cuando falta mercadería se solicita a importadoras en Guayaquil, Quito y Ambato, los mismos que entregan la mercadería aquí en la empresa.

Pregunta 8. ¿Con qué medio de pago cancela la mercadería?

Por medio de cheques.

Pregunta 9. ¿Existe una persona responsable del área de inventarios?

No, porque la mayoría de trabajadores manipulan este sitio.

Pregunta 10. ¿Cuántas personas manejan la bodega?

Todos los vendedores para tomar las piezas que necesitan para las operaciones de la empresa y la secretaria cuando se le solicita.

30 Pregunta 11. ¿Se registran las entradas y salidas de mercadería?

Se las registra de forma manual, y se las envía al contador externo.

Pregunta 12. ¿Existen inventarios que generen costos de almacenamiento significativos?

Si debido al clima de santo domingo, por el inapropiado almacenamiento e inadecuado manipulación de los trabajadores.

Pregunta 13. ¿Se realiza la toma física de inventarios?

No se ha realizado en ningún año, se manejan bajo la confianza a los trabajadores.

Pregunta 14. ¿Considera que el valor de los inventarios que constan en el balance es confiable?

No porque en realidad nunca se ha verificado mediante la toma física de inventarios su precisión.

Pregunta 15. ¿Generalmente qué inconvenientes se presentan en el control de inventarios?

Pues sinceramente no hay control de inventarios debido a las diversas ocupaciones de los trabajadores.

5.1.1.2 Análisis de la entrevista al Propietario Mediante la aplicación de este instrumento de recolección de datos se ha determinado que: La empresa LujoCar efectúa sus operaciones de forma empírica e informal, se basa en el contacto estrecho entre el propietario y el área operativa, no dispone de ninguna clase de manual que guíe el modus operandi de los trabajadores en sus diferentes actividades, asimismo, sin objetivos claramente definidos la empresa pierde su propósito, así como pone en riesgo su permanencia en el mercado. Además, la gerencia no considera necesario la descripción de cargos y funciones de trabajo, sin considerar la posible desorientación de los trabajadores en sus tareas, la importancia de su trabajo, los controles de desempeño laboral, los mandos de autoridad, y la responsabilidad de cada trabajador para que se genere valor a la empresa.

A pesar de su próspero desarrollo a nivel local, la empresa LujoCar, cuenta con un ineficiente control interno en el área de existencias, al no establecer procedimientos dirigidos a proteger los activos y a obtener información financiera confiable, lo que provoca una disminución de la eficacia operativa, impide mejorar los niveles de productividad y se recae en la toma de decisiones inapropiadas, de hecho nunca se ha realizado una toma física de inventarios para determinar su cuantía y valoración en los estados financieros. Al mismo

31 tiempo, la multiplicidad de funciones en el área de mercadería impide un adecuado control del activo más importante para esta empresa al ser comercializadora, su inventario.

5.1.2 Encuestas 5.1.2.1 Encuesta al Contador externo de LujoCar Lic. Duval Lara Pregunta 1. ¿Tiene la empresa un Manual de políticas y procedimientos respecto a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de la mercadería?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 2. ¿Existe interés de la gerencia en mejorar la gestión de inventarios en la empresa?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 3. ¿Considera usted que la empresa ha cumplido con sus objetivos planificados?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 4. ¿El acceso a registros contables está restringido para personal no autorizado?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 5. ¿Cree usted que la información contable coadyuva en la planificación de las compras de mercadería en forma oportuna y adecuada a las necesidades?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 6. ¿Bajo qué sistema de inventario se registra la mercadería?

MÚLTIPLE ( )

PERMANENTE ( )

NINGUNO (X)

Pregunta 7. ¿Qué método de valuación de inventarios se utiliza?

FIFO ( )

PROMEDIO ( )

NINGUNO (X)

Pregunta 8. ¿Qué rubros considera para la valoración de los inventarios de la empresa?

COMPRAS (X)

VENTAS (X)

Pregunta 9. ¿Considera el deterioro de activos para el cálculo del valor presente de inventarios?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 10. ¿Considera que la gestión de inventarios realizada por la empresa es apropiada?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 11. ¿El modo de abastecimiento de la empresa es oportuno para realizar las ventas?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 12. ¿Los movimientos de entradas y salidas son reportados oportunamente para su contabilidad?

SI (X)

NO ( )

32 Pregunta 13. ¿Está comprometida la gerencia en la identificación, manejo y seguimiento de los riesgos detectados en los inventarios?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 14. ¿Se realizan toma física de inventarios en la empresa Lujo Car? SI ( )

NO (X)

Pregunta 15. ¿Ha participado en la toma física de inventarios?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 16. ¿En caso de existir diferencias se ha hecho seguimiento para determinar la causa del faltante?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 17. ¿La gerencia corrige las deficiencias en el control interno del inventario?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 18. ¿De acuerdo con su criterio, cómo calificaría el sistema de control interno respecto a los inventarios de Lujo Car? EXCELENTE ( )

BUENO ( )

REGULAR (X)

MALO ( )

Pregunta 19. ¿Considera que el valor de los inventarios que constan en el balance es confiable?

SI ( )

NO (X)

5.1.2.2 Análisis de la encuesta al contador externo Es característico en el sector de las pequeñas y medianas empresas, la falta de formalidad y organización, carencia de manuales de políticas y procedimientos que sean difundidas, conocidas y aplicadas por todos los miembros de la organización. De hecho, independientemente de su naturaleza, estructura o tamaño de actividades, el control interno debe ser empleado por todas las empresas, de manera que su diseño permita proporcionar una seguridad razonable en lo referente a efectividad de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento de la normativa vigente. Sin embargo, su ausencia podría significar importantes riesgos para la empresa.

En lo que respecta a la información financiera relacionada con el ciclo de inventario se ha diagnosticado que no proporciona una valuación razonable, debido a que simplemente se registra un cruce de datos entre compras y ventas para determinar el saldo de existencias, sin considerar la normativa vigente en lo que respecta a métodos y sistemas de valoración para registrar y controlar los inventarios, de modo que se incumple la veracidad de los estados

33 financieros, al no informar la verdadera situación financiera de la empresa, lo que impide determinar el desempeño financiero de la empresa y afecta la toma de decisiones de carácter económico.

La dirección empresarial actual requiere de una buena gestión de los inventarios, componente de esencial importancia para la subsistencia de la empresa, que le permita mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad de las actividades operativas, de forma que se considere la variabilidad e incertidumbre asociada a la actividad, para garantizar un funcionamiento exitoso en la empresa, donde sea factible la reducción de costos sin disminuir los ingresos.

5.1.2.3 Encuesta a la Secretaria de la empresa LujoCar Pregunta 1. ¿Tiene la empresa un Manual de políticas y procedimientos respecto a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de la mercadería?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 2. ¿Existe interés de la gerencia en mejorar la gestión de inventarios en la empresa?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 3. ¿Considera usted que la empresa ha cumplido con sus objetivos planificados?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 4. ¿El acceso a facturas de compras y venta está restringido para personal no autorizado?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 5. ¿Considera que la gestión de inventarios realizada por la empresa es apropiada?

SI ( )

NO (X)

Pregunta 6. ¿Los movimientos de entradas y salidas son reportados oportunamente para su contabilidad?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 7. ¿Está comprometida la gerencia en la identificación, manejo y seguimiento de los riesgos detectados en los inventarios?

SI (X)

NO ( )

Pregunta 8. ¿Se realizan toma física de inventarios en la empresa Lujo Car? SI ( )

NO (X)

Pregunta 9. ¿La gerencia corrige las deficiencias en el control interno del inventario?

SI ( )

NO (X)

34 Pregunta 10. ¿De acuerdo con su criterio, cómo calificaría el sistema de control interno respecto a los inventarios de Lujo Car? EXCELENTE ( )

BUENO ( )

REGULAR (X)

MALO ( )

Pregunta 11. ¿Considera importante realizar una evaluación del sistema de control interno en la gestión de inventarios?

SI (X)

NO ( )

Interpretación de resultados La secretaria posee funciones destinadas a la administración, realización de facturas, retenciones y archivo de las mismas, en la encuesta se evidenció que la empresa no posee manual de funciones, el acceso a facturas de compra y venta está restringido para personas no autorizadas, los movimientos de entradas y salidas se reportan, no se ha realizado toma física de inventarios y se considera importante evaluar el sistema de control interno.

5.1.2.4 Encuesta a los proveedores de la empresa LujoCar Tabla 17: Tabulación de la encuesta a Proveedores Nº

Respuestas

Preguntas Si

No

Total

1

¿Conoce la estructura organizacional de Lujo Car?

0%

100%

3

2

¿Vende de forma frecuente a Lujo Car?

33%

67%

3

3

0%

100%

3

4

¿Sabe si Lujo Car tiene establecido políticas y procedimientos para la adquisición de artículos? ¿Se solicita la mercadería bajo una orden de compra?

100%

0%

3

5

¿Han surgido devoluciones de compra?

0%

100%

3

6

¿Se respetan los plazos de pagos?

100%

0%

3

7

¿Recibe una única persona la mercadería solicitada?

0%

100%

3

8

¿Se verifica la cantidad y calidad de mercadería requerida por Lujo Car?

33%

67%

3

9

¿Han surgido problemas con los saldos a pagar?

0%

100%

3

100%

0%

3

10

¿Entregan los productos solicitados en las fechas establecidas?

Nota. Fuente: Investigación de Campo

5.1.2.5 Interpretación de resultados La relación comercial que la empresa LujoCar mantiene con sus proveedores es muy favorable; por la trayectoria, compromiso, responsabilidad, puntualidad y fidelidad de más de dos décadas, los proveedores de accesorios de lujo para la empresa están ubicados en Ambato, Quito y Guayaquil que de acuerdo con las solicitudes de mercadería emitidas por la gerencia,

35 envían los artículos requeridos hacia Santo Domingo, aunque desconocen las políticas y procedimientos de compra, los proveedores no han tenido devoluciones por las compras y se han respetado siempre los plazos de pago.

5.1.2.6 Encuesta a los vendedores de la empresa LujoCar Tabla 18: Tabulación de la encuesta a vendedores Nº

Respuestas

Preguntas Si

No

Fact.

Guía

Total

1

¿Existe manual de procedimientos que describa lo relacionado con autorización, custodia y registro en los inventarios?

0%

100%

4

2

¿Constituye la ética un principio característico de la empresa Lujo Car? ¿Existen políticas definidas para la recepción y almacenamiento de la mercadería? ¿Existe personal fijo destinado al manejo de bodega?

100%

0%

4

0%

100%

4

0%

100%

4

3 4 5 6 7 8 9 10 11

¿Con qué documentos son registradas y recibidas las existencias? ¿Es adecuada la forma de almacenamiento del inventario? ¿Existe nivel mínimo de inventarios para solicitar reabastecimiento? ¿Se comunica oportunamente los niveles de inventario a quien corresponda? ¿Se realiza en forma periódica toma física de los inventarios? ¿Se ha realizado evaluaciones de control interno a la gestión de inventarios? ¿Considera conveniente realizar una evaluación a la gestión de inventarios?

100%

0%

4

50% 0%

50% 100%

4 4

0%

100%

4

0%

100%

4

0%

100%

4

100%

0%

4

Nota. Fuente: Investigación de Campo

5.1.2.7 Interpretación de resultados Los resultados obtenidos contribuyen a confirmar la problemática planteada inicialmente.

El 100% de los empleados manifiestan que no existe un manual de procedimientos que describa puntos críticos relacionados con autorización, custodia y registro de los inventarios, a la vez no existen políticas definidas para la recepción y almacenamiento de la mercadería; no existe un nivel mínimo de inventarios para solicitar reabastecimiento lo que ocasiona que en determinadas ocasiones no puedan satisfacer las necesidades de sus clientes.

El 100% de los empleados revela que no existe una persona fija encargada del manejo de bodega, además nunca se ha realizado toma física de inventarios y mucho menos evaluaciones del sistema de control interno a la gestión de inventarios, por tanto, lo consideran necesario

36 para mejorar el desempeño de la empresa. Un punto destacable en la empresa LujoCar es que la ética constituye un principio característico de la misma, profesado por todos los empleados que laboran en ella.

5.1.2.8 Encuesta a clientes de la empresa LujoCar Tabla 19: Tabulación de la encuesta a clientes Nº

Respuestas

Preguntas

Calidad

Precio

Total

Si

No

¿Usted es cliente constante de la empresa Lujo Car?

100%

0%

10

¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto?

3 ¿Han existido problemas con la recepción del producto?

4 ¿Durante su permanencia, la entrega de mercadería la realiza la misma persona?

5 ¿La persona que entrega el producto verifica que la factura coincida con el producto comprado?

6 ¿Los empleados poseen información acerca de los productos que desea comprar?

7 ¿Alguna vez la empresa no ha cubierto su necesidad de compra?

8 ¿Se ha realizado devoluciones de mercadería?

9 ¿Cuál ha sido el motivo de las devoluciones de mercadería?

10 ¿Considera que la evaluación a la gestión de inventarios ayudará a mejorar el desempeño de la empresa Lujo Car? Nota. Fuente: Investigación de Campo

50%

50%

10

30% 0%

70% 100%

10 10

40%

60%

10

80%

20%

10

80%

20%

10

30%

70%

1 2

0% 100%

0%

100%

10 10 10

5.1.2.9 Interpretación de resultados El 100% de los clientes encuestados afirman que durante su permanencia como clientes de la empresa LujoCar la entrega de mercadería no la ha realizado la misma persona, además la mitad de los clientes manifiestan que han existido problemas con la recepción de mercadería y en determinadas ocasiones la empresa no ha cubierto su necesidad de compra, por lo que todos consideran que realizar una evaluación a la gestión de inventarios ayudará a mejorar el funcionamiento de la entidad.

37

5.2

Propuesta de intervención

Evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa LujoCar en Santo Domingo, año 2016.

El propósito del trabajo de titulación propuesto es evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios, determinando así los puntos críticos de cada una de las actividades a fin de proponer mejoras en cada uno de sus procesos.

Se aplicaron diferentes técnicas para evaluar el sistema de control interno, dirigidas a cada una de las personas involucradas como entrevistas al propietario, secretaria y contador externo; encuestas a proveedores, vendedores y clientes, a fin de determinar el nivel de confianza y riesgo existente. La información recolectada permitirá determinar las mejoras necesarias para elevar el grado de eficacia y eficiencia en la gestión de inventarios.

5.2.1 Antecedentes La empresa comercializadora “LujoCar” se encuentra en un crecimiento económico estable, sin embargo, el sistema de control interno de la entidad está presentando deficiencias que impiden que la misma progrese y además pueden poner en riesgo su permanencia a largo plazo en el mercado santodomingueño, entre los principales problemas están: •

Ineficaz control de la mercadería en los almacenes de empresa, lo que genera

incertidumbre en la disponibilidad de artículos necesarios para la operación de la empresa.

•

Inadecuado almacenamiento de los pedidos que llegan a los almacenes, lo que provoca

pérdida de tiempo en los despachos por no ubicar fácilmente los productos.

•

Además, la inexistencia de información actualizada del inventario genera toma de

decisiones inadecuadas respecto a la adquisición de pedidos nuevos.

•

La empresa carece de la descripción detallada de los cargos y funciones de los

trabajadores, ante lo cual no existe un control de las obligaciones de los trabajadores, generando improductividad.

•

Falta de políticas administrativas y contables respecto al ciclo de inventarios, lo que

produce que la información de los estados financieros no sea fiable.

El desconocimiento de la realidad de los inventarios, por mantener un registro inapropiado, genera activos improductivos, costos innecesarios de almacenamiento y un aumento de gastos

38 que influyen en la liquidez de la empresa, que afecta la atención de sus obligaciones a corto plazo, pudiendo perder proveedores e imagen comercial.

5.2.2 Objetivos 5.2.2.1 Objetivo General Evaluar el Sistema de Control Interno de la Gestión de Inventarios en la empresa LujoCar de la ciudad de Santo Domingo, año 2016.

5.2.2.2 Objetivos específicos  Levantar información para conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa.  Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control interno.  Establecer políticas y procedimientos que permitan mejorar la gestión de inventarios.  Establecer reportes que permitan determinar la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de inventarios.

5.3

Desarrollo de la Propuesta

5.3.1 Levantamiento de información para conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa.

Programa de Planificación de Auditoría CLIENTE: LUJOCAR No. 1.

1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

PROCEDIMIENTOS

2016 PERIODO: REF. HECHO P/TS POR: FECHA

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Programe una entrevista con el Gerente de la Empresa LujoCar, en donde va a realizarse la evaluación de control interno de la gestión de inventarios e indique los motivos y el procedimiento que se va a seguir Recopile de manera ordenada los Estatutos, Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, Resoluciones, Disposiciones y otros pronunciamientos o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades de la Empresa Obtenga información sobre la estructura operativa utilizada por la Empresa y las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente y determine: a) Instalaciones disponibles. b) Grado de autonomía de las diferentes áreas y su forma de reporte. c) Restricciones existentes para cada área.

Resuma la estructura organizativa de la Empresa y de las unidades relacionadas con el área motivo de la evaluación, identifique los principales funcionarios, la ubicación física de las instalaciones, los números telefónicos y cualquier otra información que sea necesaria para la ejecución del trabajo.

P.1.

GC

20/12/16

P.2.

LO

20/12/16

P.3.

LO

20/12/16

P.4.

GC

20/12/16

39 Programa de Planificación de Auditoría CLIENTE: LUJOCAR No.

2.

2.1.

3.

3.1.

4.

4.1.

5.

5.1.

6.

6.1.

2016 PERIODO: REF. HECHO P/TS POR: FECHA

PROCEDIMIENTOS

PRINCIPALES ACTIVIDADES: Prepare un resumen de las actividades que efectúan las áreas administrativas y operativas de la Empresa, recalque los procedimientos de operación y los problemas de operación técnica sobre la definición y aplicación de registros Operativos, administrativos y financieros.

Prepare un breve resumen de los mecanismos de registros, análisis y control de las actividades.

P.5

GC

20/12/16

P.6.

GC

21/12/16

P.7.

LO

21/12/16

P.8.

GC

21/12/16

P.9.

LO

21/12/16

PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES: Identifique las principales políticas y prácticas contables que mantiene la empresa y detalle cada una de ellas

GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN Califique a su criterio la integridad y confiabilidad de la información producida en la Empresa y para esto, verifique: - Si las áreas que intervienen en las diferentes actividades operativas, administrativas y financieras tienen sus propios jefes independientes y que ellos tengan claramente definidas sus responsabilidades y competencias - Determine si existen funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las políticas de operación y control de la empresa.

COMPRENSIÓN CONTABLE

DEL

PROCESO

DE

INFORMACIÓN

Obtenga una comprensión global del sistema de información contable que se mantiene en la Empresa para controlar las actividades administrativas operativas y financieras.

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Revise la base legal y más disposiciones administrativas y reglamentarias que norman las actividades administrativas, operativas y financieras de la Empresa Prepare un papel de trabajo que contenga un extracto de aquellas disposiciones de carácter obligatorio que deben observarse y verificarse en el desarrollo de la Auditoria

Elaborado por: Revisado por:

Yudy Cedeño Leidy Ojeda

Fecha:

13/12/2016

Mikel Ugando Peñate, PhD. Fecha:

15/12/2016

Figura 3: Programa de Planificación de Auditoría Fuente: Investigación de Campo

40 5.3.1.1 Conocimiento de la empresa LUJOCAR ENTREVISTA AL PROPIETARIO Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: echa:

GC 1 20/12/2016

Objetivo: Entrevistar al propietario de la empresa LujoCar para indicar los motivos y los procedimientos a seguir en la evaluación de la gestión de inventarios.

Durante la entrevista realizada al propietario de LujoCar se expresaron las razones para realizar la evaluación de control interno en la gestión de inventarios, se destacó que entre los principales motivos están: la ausencia de una persona destinada al manejo y custodia de los productos almacenados en bodega, el inadecuado almacenamiento, no se dispone de información fidedigna respecto al saldo real de los inventarios, lo que ocasiona ineficaz control de existencias, pérdida de tiempo al despachar los pedidos e inadecuada toma de decisiones.

Para dar a conocer los procedimientos se elaboró un programa de trabajo, que indica de manera detallada las actividades a desarrollar, cada una respaldada por un papel de trabajo, además se muestra la fecha y la persona encargada de realizar cada actividad.

Dado que el proceso a realizar es una evaluación de control interno no es necesario disponer de un espacio físico para llevar a cabo el trabajo, pero si es menester la disponibilidad y apertura de la gerencia y los empleados.

41 LUJOCAR Recopilación de Estatutos y Leyes Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 2 20/12/2016

Objetivo: Recopilar de manera ordenada estatutos, leyes, decretos, reglamentos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de las actividades de la empresa.

Santo Domingo, 09 de enero del 2017 Señor Pablo Guzmán Propietario de LUJOCAR Presente.Reciba un atento saludo de quienes formamos parte de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo.

Actualmente nos encontramos elaborando nuestro Proyecto de Disertación de Grado titulado “Evaluación del Sistema de Control Interno de la Gestión de Inventarios de la empresa LujoCar en Santo Domingo, año 2016”; por tal motivo, solicito muy comedidamente, se nos proporcione la siguiente información que servirá para el desarrollo del Proyecto, únicamente con fines académicos:       

Registro Único del Contribuyente Reglamento Interno.

Manual de Control Interno.

Manual de políticas y procedimientos.

Contratos.

Disposiciones de carácter obligatorio.

Informes o circulares.

De antemano le agradecemos por su amable atención y colaboración en formar profesionales idóneos para servir a la sociedad.

Cordialmente,

Srta. Yudy Gabriela Cedeño Cajamarca CI. 2300225741

Srta. Leidy Ursulina Ojeda Quiroz CI. 2300562986

42 Tabla 20: Check List de Documentos Recibidos Documentos

Recibidos

Sin recibir



Registro Único del Contribuyente



Reglamento Interno.

X



Manual de Control Interno.

X



Manual de políticas y procedimientos.

X



Contratos.

X



Disposiciones de carácter obligatorio.

X



Informes o circulares

X

Nota. Fuente: Investigación de Campo

X

43 LUJOCAR Información General Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 3 20/12/2016

Objetivo: Obtener información sobre la estructura operativa utilizada por la empresa y las unidades relacionadas con las prestaciones de servicios y administración existente.

Tabla 21: Estructura operativa Elementos Estructura operativa

Instalaciones disponibles Grado de autonomía de las diferentes áreas

Restricciones de cada área

Descripción La estructura operativa de LujoCar se encarga del proceso de comercialización que está compuesto por la atención al cliente, venta e instalación de los accesorios para los vehículos.

Se tiene dos edificios equipados con los implementos y espacio para el desarrollo de actividades.

La dependencia es mutua entre las áreas de atención al cliente, venta e instalación de los accesorios para los vehículos.

Adquisiciones y Información imprecisa de los niveles de pagos: inventario Almacenamiento Desorganización de los inventarios y falta de puntos de control.

Ventas Multiplicidad de funciones y tiempos muertos.

Nota. Fuente: Investigación de Campo

Para el desarrollo de las actividades de LujoCar, la empresa cuenta con dos edificios con los equipos necesarios, dentro de las áreas de la estructura operativa existen restricciones en las áreas de atención al cliente, venta e instalación de los accesorios de lujo, por tanto, se requieren soluciones a las restricciones de la empresa para encaminarse hacia el proceso de mejora continua, de modo que le permita un desarrollo más constante y potente.

Sin embargo, la inadecuada gestión en la reducción de restricciones, impide mejorar el nivel de desempeño por parte de la administración, generando desvío de esfuerzos y recursos por parte de la organización en asuntos que no impactan de modo decisivo en los resultados globales de la empresa.

44 LUJOCAR Estructura organizativa de la empresa Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por:

GC

PT: Fecha:

4 20/12/2016

Objetivo: Resumir la estructura orgánica de la empresa y de las unidades relacionadas con el área motivo de evaluación.

Propietario

Contador Secretaria Área Operativa Almacenamiento y Ventas Figura 4: Estructura Orgánica Fuente: Investigación de Campo

La estructura orgánica que posee la empresa LujoCar no aporta valor para el buen manejo de la gestión de inventarios, las funciones no están definidas, no existen líneas de autoridad y comunicación, cada quien hace lo que al momento se requiera. Al no poseer manual de funciones, ni un manual de procedimientos se presentan cuellos de botella.

La dirección está conformada por el propietario, que recibe asesoría externa por el contador, la secretaria se encuentra bajo el mando del propietario, mientras que el área operativa está conformada por cuatro vendedores, los cuales realizan la venta e instalación de las piezas en los respectivos carros, reciben y almacenan la mercadería.

45 5.3.1.2 Principales actividades LUJOCAR Principales actividades y procedimientos de operación Al 31 de diciembre de 2016 GC 5 20/12/2016

Elaborado por: PT: Fecha:

Objetivo: Resumir las actividades que se efectúan en el área administrativa y operativa de la empresa.

Tabla 22: Descripción de actividades Cargo

Actividades

Propietario

Administrar el negocio, relacionarse con los proveedores, atender a los clientes y vender.

Contador externo

Realizar las declaraciones mensuales, anuales y la presentación de Estados Financieros.

Secretaria

Realizar facturas, retenciones y archivar documentos.

Vendedores

Recepción y almacenamiento de mercadería, servicio al cliente, venta e instalación de accesorios.

Nota. Fuente: Investigación de Campo

Las actividades no están definidas en un manual de funciones y descripción de puestos, sino que de acuerdo a cada necesidad se realizan las actividades; el área administrativa está desempeñada por el propietario y la secretaria, mientras que el área operativa está integrada por los vendedores. No existe un control en cada uno de los procesos realizados, sean administrativos u operativos.

46 5.3.1.3 Principales políticas y prácticas contables LUJOCAR Políticas y prácticas contables Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

GC 6 21/12/2016

Objetivo: Identificar las principales políticas y prácticas contables de la empresa LujoCar. Tabla 23: Políticas y Prácticas Contables Políticas y Prácticas

Descripción

Registro de compras y ventas

Cada uno de los documentos por concepto de adquisiciones y ventas por la empresa se van registrando día a día en orden cronológico y al final del mes debe ser traslado al libro auxiliar.

Establecimiento de precios

Para determinar el precio de venta se considera un 20% de margen de utilidad.

Técnica de medición de costos

Para determinar el costo de la mercadería se considera el precio de compra y el transporte.

Clasificación de la mercadería

La mercadería se clasifica de acuerdo al tamaño.

Estado físico

Cada cierre de año se realiza una determinación del estado físico de la mercadería de manera muy general, basándose en la observación únicamente.

Nota. Fuente: Investigación de Campo

LujoCar mantiene pocas políticas relacionadas al inventario claramente definidas, entre estas se detallan el registro de compras y ventas, el establecimiento de precios, la medición del costo, el manejo de descuentos y la clasificación de la mercadería, a Lujo Car aún le falta definir varias políticas que contribuyan a mejorar el desempeño de la gestión de inventarios, esta empresa cuenta con políticas muy básicas, que pueden afectar el crecimiento y supervivencia como negocio.

47 5.3.1.4 Grado de confiabilidad de la información LUJOCAR Grado de confiabilidad de la información Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 7 21/12/2016

Objetivo: Calificar la integridad y confiabilidad de la información producida en la empresa.

A través de la observación al espacio destinado para la documentación de las operaciones desarrolladas en la empresa LujoCar, se ha determinado que el archivo, conservación e integridad de la información es regular, debido a las condiciones de desorden y acumulación de papeles, sin clasificación, identificación de archivadores y cuidado oportuno de los mismos, sin embargo lo ideal sería organizar, codificar y archivar diariamente, para evitar pérdida de documentos.

De hecho, se subestima la importancia de la información contable, pues constituye el respaldo de todas las transacciones, por tanto se exige de disciplina y responsabilidad, cuestión que involucra a la secretaria de su respectivo archivo, que a la final la responsabilidad recae sobre el propietario de la empresa, del mismo modo el contador externo debería ser más exigente respecto a recibir y organizar la documentación.

Fuente: Autoevaluación (Autoras)

48 5.3.1.5 Comprensión del proceso de información contable LUJOCAR Comprensión del proceso de información contable Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

GC 8 21/12/2016

Objetivo: Obtener una comprensión global del sistema de información contable que se mantiene en la empresa para controlar las actividades operativas y administrativas.

El proceso de información contable que lleva actualmente la empresa LujoCar es básico, la empresa propiamente no posee un sistema informático contable; el contador externo procesa la información a través de un software propio; una vez que le entregan las facturas mensuales de compras, ventas y gastos en los que se haya incurrido, primeramente se registra en una hoja de Excel para detallar y resumir las transacciones, luego las ingresa al libro diario, posteriormente en la fecha correspondiente se realizan las declaraciones como el formulario 104 y 103 de manera mensual, para esto mensualmente se saca un reporte de los mayores de IVA ventas e IVA compras y de las retenciones, esta información se cruza con el anexo transaccional y de esa manera se cumple esta obligación tributaria. Al final de año para obtener los estados financieros se procesa la información, se obtiene mayores y estados financieros, con esto se elabora el formulario de impuesto a la renta según corresponda.

Las compras que se realizan no se trata como inventario, no se lleva un control a través de Kárdex, y para determinar el inventario al final del año de las compras se restan las ventas.

49 5.3.1.6 Revisión de la documentación LUJOCAR Revisión de la documentación Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 9 21/12/2016

Objetivo: Revisar la base legal y más disposiciones administrativas y reglamentarias que normen las actividades administrativas, operativas y financieras de la empresa.

Con respecto al Reglamento de Aplicación de Régimen Tributario Interno relacionado con el inventario de mercadería, se señala en el Capítulo IV DEPURACIÓN DE LOS INGRESOS Art. 28.- Gastos generales deducibles, el Apartado 8 literal b, que “Las pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán mediante declaración juramentada realizada ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecerá la destrucción o donación de los inventarios a una entidad pública o instituciones de carácter privado sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el acto de donación comparecerán, conjuntamente el representante legal de la institución beneficiaria de la donación y el representante legal del donante o su delegado. Los notarios deberán entregar la información de estos actos al Servicio de Rentas Internas en los plazos y medios que éste disponga.”

APLICACIÓN DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Capítulo I OBJETO DEL IMPUESTO Y HECHO IMPONIBLE Art. 140.- Alcance del impuesto.- Sin perjuicio del alcance general establecido en la ley, en cuanto al hecho generador del Impuesto al Valor Agregado se deberá considerar: 1. El Impuesto al Valor Agregado grava las transferencias de dominio de bienes muebles corporales, en todas sus etapas de comercialización, sean éstas a título oneroso o a título gratuito, realizadas en el Ecuador por parte de personas naturales y sociedades. Así mismo grava la importación de bienes muebles corporales. 2. Se considerarán también como transferencias los retiros de bienes corporales muebles efectuados por un vendedor o por el dueño, socios, accionistas, directores, funcionarios o empleados de la sociedad, para uso o consumo personal, ya sean de su propia producción o comprados para la reventa o para la prestación de servicios, cualquiera que sea la naturaleza jurídica de la sociedad. Para estos efectos, se considerarán retirados para su uso o consumo propio todos los bienes que faltaren en los inventarios del vendedor o prestador del servicio y cuya salida no

50 pudiere justificarse con documentación fehaciente, salvo en los casos de pérdida o destrucción, debidamente comprobados. También se entenderá como autoconsumo, el uso de bienes del inventario propio, para destinarlos como activos fijos. La base imponible será el precio de comercialización.

Fuente: Reglamento Aplicación de la Ley De Régimen Tributario Interno

5.3.2 Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control interno.

Programa de trabajo para la evaluación del control interno PERIODO:

2016

REF.

HECHO

CLIENTE: LUJOCAR Nº PROCEDIMIENTOS

P/TS

7.1. Evalúe el sistema de control interno existente en la Empresa para comprobar

P.10.

LO

21/12/16

P.11

GC

21/12/16

P.12

LO

21/12/16

P.13

GC

28/12/16

P.14

LO

28/12/16

POR: FECHA

el grado de aplicación de las normas vigentes, para esto, utilice el método de evaluación mediante flujo gramas que describan los procesos.

7.2 Aplicar el cuestionario de control interno basado en el COSO ERM. 7.3. Seleccione tres o cuatro transacciones tipo de las Unidades a ser analizados y

compruebe que se cumplan las disposiciones prescritas, si éstas no se cumplen, determine las posibles áreas críticas.

8.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

8.1. Prepare una matriz en la que conste la calificación de los riesgos por

Componentes.

8.2 Elabore una matriz de recomendaciones en base al cuestionario de control interno.

Elaborado por: Revisado por:

Yudy Cedeño Leidy Ojeda

Fecha:

13/12/2016

Mikel Ugando Peñate, PhD. Fecha:

15/12/2016

Figura 5: Programa de trabajo para la evaluación del control interno Fuente: Investigación de Campo

51 5.3.2.1 Evaluación al control interno LUJOCAR Flujogramas de procesos Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 10 21/12/2016

5.3.2.1.1Flujogramas No.

Descripción

1

Inicio

2

Revisión breve de los niveles de mercadería

Gerente

3

¿Existe la mercadería necesaria?

Gerente

4

Contactar a los proveedores

X

Secretaria

5

Realizar el pedido

X

Secretaria

6

Establecer la forma de pago

X

Gerente

7

Recepción de la mercadería y factura

8

Revisar la mercadería

X

Vendedores

9

¿La mercadería se encuentra en buenas condiciones?

X

Vendedores

10

Firmar la guia de remisión

X

Vendedores

11

Almacenar la mercadería

X

Vendedores

12

Notificar al gerente

X

Vendedores

13

Contactar al proveedor

X

Vendedores

14

Solucionar el problema

X

Proveedor

15

Firmar la guia de remisión

16

Almacenar la mercadería

X

Vendedores

17

Enviar la factura a la secretaria

X

Vendedores

18

Realizar la retención

X

Secretaria

19

Cancelación de la factura con cheque

X

Secretaria

20

Archivar la factura

21

Fin

Act.

Doc.

Responsable

Gráfico

No

X

Si

Vendedores

No

Figura 6: Flujograma de compras Fuente: Investigación de Campo

X

X

Vendedores

Secretaria

Si

52 Narrativa del proceso de compra Para realizar las compras de mercadería, el propietario procede a determinar los niveles de mercadería de la empresa, determina si existe la necesidad de adquirir los productos y en el caso de requerir mercadería, la secretaria se contacta con los proveedores, seguido de esto realiza el pedido de acuerdo a lo solicitado, establece la forma en que cancelará los artículos comprados y pactan la fecha de entrega. El día de entrega los vendedores reciben la mercadería y la factura, a la vez corroboran que la mercadería se encuentre en perfectas condiciones y firma la guía de remisión, de no ser así el vendedor notifica al propietario y el mismo vendedor o el propietario contactan al proveedor.

Los vendedores se encargan de almacenar los bienes adquiridos y enviar la factura a la secretaria para que proceda a realizar la respectiva retención y cancelación al proveedor, una vez canceladas las facturas, la secretaria archiva todos los documentos de compra.

Nº

Descripción

Actividad

Documento

Responsable

Gráfico

1 Inicio

2 Recepción de mercadería con la factura

X

Vendedores

3 Clasificar los articulos de acuerdo al tipo

X

Vendedores

4 Tranferir articulos pequeños y medianos al edificio 1

X

Vendedores

5 Tranferir articulos grandes al edificio 2

X

Vendedores

6 Colocar los precios a cada artículo

X

Vendedores

7 Las piezas se ordenan en mostradores

X

Vendedores

8 Los accesorios se llevan a bodega

X

Vendedores

9 Ordenar los artículos en la bodega

X

Vendedores

10 Se entrega facturas a la secretaria

X

Vendedores

11 Fin

Figura 7: Flujograma de almacenamiento Fuente: Investigación de Campo

Narrativa del proceso de almacenamiento Para el proceso de almacenamiento de artículos adquiridos, en LujoCar se encargan de esta tarea todos los vendedores, los mismos que reciben la mercadería con el comprobante y la

53 trasladan al espacio de las bodegas, localizadas en los edificios, posterior a ello se ordenan los artículos adquiridos, para colocarles su respectivo precio a cada uno en base a los costos y una utilidad promedio de 20%. Después están listos para ubicarlos en los mostradores y finalmente se entregan las facturas correspondientes a la secretaria para su archivo.

No.

Descripción

Act. Doc.

Responsable

1

Inicio

2

Ingreso del cliente a la empresa

X

Cliente

3

Recibe al cliente con un saludo

X

Vendedores

4

Describir el artículo que desea

X

Cliente

5

Mostrar al cliente las diversas alternativa

X

Vendedores

6

Preguntar por los precios

X

Cliente

7

¿El cliente decide comprar el artículo?

X

Cliente

8

Instalación del accesorio al vehículo

X

Vendedores

9

Llenar la factura

Gráfico

No

X

Si

Secretaria No

10 ¿El cliente hace retención?

X

11 Solicitar retención

Cliente

X

Si

Vendedores

12 Entregar la factura

X

Secretaria

13 Realiza el cobro

X

Secretaria

14 Entrega el producto y factura

X

Vendedores

15 Recopilar las facturas de venta

X

Secretaria

16 Enviar las facturas al contador externo

X

Secretaria

17 Fin

Figura 8: Flujograma de Ventas Fuente: Investigación de Campo

Narrativa del proceso de ventas El proceso en que mayor énfasis realiza LujoCar es el proceso de ventas, e inicia desde que el cliente se acerca a la empresa, donde se le expresa un atento saludo, a partir del cual surge la conversación del producto que requiere con sus respetivas características, posterior a ello se le presentan las alternativas del artículo, de acuerdo a la conveniencia del cliente se ajusta al

54 precio de los productos, entonces el cliente puede comprar el producto o retirarse de la empresa, en caso de que lo compre se procede a la instalación de los productos seleccionados.

Posterior a ello, se procede a llenar la factura acuerdo con los datos personales del cliente de forma manual, pues carecen de un software contable, se le consulta si es agente de retención, entonces si resulta serlo el vendedor que lo atiende le solicita la retención, de ahí sí se le entrega la comprante de venta correspondiente, el cobro del dinero está a cargo de la secretaria, de inmediato se le entrega el producto al cliente para proceder a la instalación del accesorio en su vehículo y finalmente se van archivando los comprantes de venta para enviarle al contador externo los respaldos del caso, para la contabilidad.

Fuente: Conversación con el gerente

55 LUJOCAR Cuestionario de Control Interno Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 11 21/12/2016

Objetivo: Determinar el nivel de confianza de la empresa LujoCar. Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno No.

Preguntas

Si

Obse No N/D rvaci ón

AMBIENTE DE CONTROL 1

¿Tiene la empresa definida una estructura organizacional?

X

2

¿Se han establecido por escrito los principios de integridad y valores éticos como parte de la cultura empresarial?

X

3

¿La empresa tiene un Manual de políticas y procedimientos?

X

4

¿Existe un Manual de Funciones?

X

5

¿La dirección de la empresa realiza una adecuada delegación de autoridad y responsabilidad?

6

X X

¿El personal se encuentra capacitado, motivado y comprometido con la empresa?

7

X ¿Tiene la empresa un nivel aceptado de riesgo en el desarrollo de sus funciones?

8

¿Existe una comunicación ágil entre las diferentes áreas?

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

X

9

¿Tiene la empresa una planeación estratégica?

X

10

¿Los objetivos de la empresa apoyan su visión?

X

11

¿Conocen los empleados los objetivos propuestos por la gerencia?

12

¿Se realiza adecuada supervisión en los puntos débiles para reducir el riesgo relacionados al cumplimiento de objetivos?

13

¿Considera que se han alcanzado los objetivos específicos?

14

¿El inventario de mercadería es planificado y controlado oportunamente?

15

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La gerencia se anticipa a los riesgos internos y externos?

X

16

¿Los trabajadores participan activamente en la detección de eventos?

X

17

¿Se comunica de forma oportuna la identificación de eventos?

X

18

¿Se efectúan los pedidos de mercadería por escrito?

X

X X X X

56

19

¿Las facturas de compra se encuentran debidamente aseguradas para evitar pérdida de información?

X

20

¿Las facturas de venta se encuentran debidamente aseguradas para evitar pérdida de información?

X

21

¿Se controlan las entradas y salidas de mercadería?

22

¿Se restringe el acceso a la bodega de la empresa?

23

¿Se tiene certeza de si se cuenta con determinada mercadería?

24

¿Se verifica la cantidad de la mercadería comprada?

25

¿Se verifica calidad de la mercadería comprada?

X

26

¿Se realiza de forma periódica la toma física de inventarios?

X

27

¿Ha existido faltante en los inventarios?

28

¿Las compras se realizan de forma exitosa?

X

29

¿Las ventas se realizan de forma exitosa?

X

30

¿Clasifica la gerencia el impacto de los eventos identificados en sus operaciones?

X

31

¿Se realizan respaldos mensuales sobre la información contable?

X

X X X X

X

EVALUACIÓN DEL RIESGO 32 33

¿Existe la probabilidad de ocurrencia de pérdidas de mercadería? ¿Existe una persona responsable de la bodega de la empresa?

X

34

¿Existe una sola entrada y salida de mercadería? ¿La mercadería almacenada ha cubierto la demanda de los clientes?

X X

¿Existe un sistema de seguridad que salvaguarde al inventario?

X

¿El respaldo de la información contable se encuentra debidamente asegurado?

X

35 36 37

X

RESPUESTA AL RIESGO 38 39

¿La empresa cuenta con un plan de protección para los inventarios? ¿Se han tomado medidas para mejorar las actividades de compra, almacenamiento y venta?

X X

40

¿Existen algún plan aquellos artículos que no tienen rotación?

ACTIVIDADES DE CONTROL

X

41

¿Existen mecanismos de control para disminuir los riesgos de la gestión de inventarios?

X

42

¿Existen políticas para controlar el inventario de la empresa?

X

43 44

¿Existen documentos que respaldan las órdenes de compra? ¿Se ha realizado toma física de inventarios?

X

45

¿Existe un mínimo de stock de inventarios? ¿Existen políticas establecidas para realizar las compras y almacenamiento de mercadería?

X

¿Existen medidas de control para el inventario obsoleto?

X

46 47

X

X

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 48

¿Existen políticas establecidas para la información y comunicación en todos los niveles jerárquicos?

49

¿Se informa al personal sobre los objetivos alcanzados por la empresa?

X X

57

50

ÂżLa comunicaciĂłn es fluida entre el personal relacionado con la gestiĂłn de inventarios?

X

51

ÂżLa informaciĂłn contable es confiable y se encuentra debidamente respaldada?

X

52

ÂżEl sistema contable arroja informaciĂłn contable?

X

SUPERVISIĂ“N Y MONITOREO 53

ÂżExiste adecuada supervisiĂłn en el ĂĄrea de gestiĂłn de inventarios?

X

54

ÂżSe corrige de manera oportuna las deficiencias existentes en el ĂĄrea de inventarios?

X

55

ÂżExiste una persona encargada de la supervisiĂłn?

X

56

ÂżExiste una codificaciĂłn que diferencie el inventario antiguo del nuevo?

X

57

ÂżSe han realizado antes evaluaciones de control interno a la gestiĂłn de inventarios?

X

ÂżLa informaciĂłn presentada en los estados financieros es confiable?

X

58 TOTAL

đ?‘ľđ?‘Ş =

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Nivel de confianza Bajo Medio Alto

15%-50% 51%-75% 76%-95%

Nivel de riesgo 3 Alto 2 Medio 1 Bajo

Figura 9: Cuestionario de EvaluaciĂłn del Sistema de Control Interno Fuente: InvestigaciĂłn de Campo

24

33

1

58

LUJOCAR Pruebas de recorrido Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 12 21/12/2016

Objetivo: Seleccionar 4 transacciones de compras y ventas y compruebe que se cumpla las actividades señaladas en los flujogramas.

Para las pruebas de recorrido se consideraron 4 facturas de compras correspondientes a Autoshop del Sr. Hugo Renato Barragán Cárdenas con la factura 02815, Elegant Tuning Sound Master del Sr. Jorge Geovany Proaño Lovato con la factura 0328, Industria Inare Cream de retrovisores y cromados con la factura con la factura 13486 y Repuestos Mansuera con la factura 3067.

Para las pruebas de recorrido se consideraron 4 facturas de ventas correspondientes a Ludberto Zambrano con la factura No. 10024, Rudy Conforme factura No. 23079, Motel Alberque factura No. 41087 y Mario Cueva con la factura No. 61036.

En el proceso de compras se establece que las determinaciones de los niveles de mercadería apropiados para el adecuado funcionamiento de la empresa son realizadas de forma inconsistente, pues se realizan pedidos de mercadería almacenada, lo que constituye un factor crítico; asimismo no existe documentación que respalde el requerimiento de productos. En lo que respecta a la recepción de mercadería, no existe definido una persona encargada de esta actividad, sino que la ejecutan todos los vendedores de acuerdo a su disponibilidad, lo que dificulta determinar la responsabilidad en el caso de aceptar mercadería defectuosa, y en el archivo de la factura también existe incumplimiento y desorden de esta actividad.

Mediante las pruebas de recorrido, se determina que en lo correspondiente al almacenamiento de la mercadería, no existen documentos que avalen la transferencia de los artículos comprados de un edificio a otro, por lo que hay ineficaz control, que dificulta la certidumbre, y en el caso de la información respecto al detalle del inventario genera indecisión y dificultades para el orden de los artículos en la bodega.

Finalmente, el proceso de ventas que maneja la empresa es sobresaliente, resaltando la satisfacción de los clientes.

59 Entonces, al hacer una evaluación de los procesos que realiza LujoCar para comprobar su funcionamiento, se ha determinado que debido a las deficiencias encontradas principalmente en los proceso de compras y almacenamiento, la evaluación a los riesgos será mayor por la ausencia de controles en las operaciones e información financiera imprecisa sobre la valoración y condición del inventario, así como el componente de información y comunicación, por la informalidad e inconsistencias de las actividades que realizan entre departamentos, sin ningún documento de respaldo que garantice la validez de la información.

60 5.3.2.2 Evaluación del riesgo LUJOCAR Evaluación del riesgo Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

GC 13 28/12/2016

Objetivo: Elaborar una matriz que conste la calificación de riesgos por componente.

Matriz de Riesgo

TABLA 7: Evaluación del riesgo Componentes

Porcentaje s

Valores Positivos

14% 10% 29% 10% 5% 12% 9% 10% 100%

4 2 8 4 1 1 3 1 24

Ambiente de Control Establecimiento de Objetivos Identificación de Eventos Evaluación del Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo TOTAL

Nivel de Valores confianza Negativos porcentual 50% 4 4 33% 47% 8 2 67% 33% 2 6 14% 60% 2 5 17% 33

N/D

1

1

Nivel de Total riesgo preguntas porcentual 50% 8 67% 6 47% 17 33% 6 67% 3 86% 7 40% 5 83% 6 58

Calificación total = CT (Respuestas positivas) Ponderación total =PT Nivel de Confianza = NC = CT/PT*100 Nivel de Riesgo= 100%-NC% Calificación total = 24 Ponderación total = 58 Nivel de Confianza = 41,38% Nivel de Riesgo= 58,62% Figura 10: Matriz de Riesgo Fuente: Investigación de Campo

De acuerdo a la aplicación del cuestionario de control interno de gestión de riesgos, se ha determinado que los elementos que mayor confianza atribuyen a la empresa son: información y comunicación y evaluación del riesgo.

61 LUJOCAR Matriz de recomendaciones Al 31 de diciembre de 2016 Elaborado por: PT: Fecha:

LO 14 28/12/2016

Objetivo: Elaborar una matriz de recomendaciones.

Componentes

Factor Crítico

Impacto

Ambiente de Control

Inexistencia de estructura organizacional formal Ausencia de manual de funciones y descripción de puestos.

Alto

Establecimiento de Objetivos

Inexistencia de planificación estratégica

Alto

Identificación de Eventos

Inexistencia de toma física de inventarios Falta de control de entradas y salidas de mercadería ante la inexistencia de un sistema contable informático

Ausencia de responsable de bodega Evaluación del Riesgo Ausencia de gestión de riesgos corporativos

Respuesta al Riesgo

Actividades de Control Información y Comunicación

No existen mecanismos destinados a disminuir el riesgo y proteger el inventario.

Políticas y procedimientos descontinuados de compra, almacenamiento y venta.

Falta de políticas y procedimientos que faciliten la fluidez de la comunicación.

Alto

Medio

Alto

Alto

Medio

No se han realizado evaluaciones de control interno a la gestión de Supervisión y inventarios.

Alto Monitoreo No se corrige de manera oportuna las deficiencias en el área de inventarios Figura 11: Matriz de recomendaciones Fuente: Autoras

Recomendaciones •Diseño de la estructura organizacional de la empresa de acuerdo con las necesidades, líneas de autoridad y comunicación de cada área.

•Diseño de manual de funciones y descripción de puestos.

•Elaborar una planificación estratégica que guíe los esfuerzos de la empresa.

•Realizar de forma periódica la toma física de inventarios por su importancia financiera.

•Mayor control en las entradas y salidas de inventario de la empresa, a través de la implementación de un sistema contable informático.

•Designar una persona encargada de velar por la protección del inventario almacenado en la empresa.

•Diseñar un sistema de gestión de riesgos para contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas estratégicas.

•Establecer mecanismos encaminados a proteger el inventario.

•Implementar políticas de administración de riesgo.

•Fortalecimiento e implementación de políticas y puntos de control en los procesos de compra, almacenamiento y ventas •Establecer líneas de comunicación.

•Evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios, al menos una vez al año.

•Realizar seguimiento a la gestión de inventarios.

62 5.3.3 Establecer polĂ­ticas y procedimientos que permitan mejorar la gestiĂłn de inventarios 5.3.3.1 Organigrama propuesto

Figura 12: Organigrama propuesto Fuente: Autoras

63 5.3.3.2 Perfil del encargado de bodega

MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA LUJOCAR

Nombre del cargo: Departamento Jefe inmediato:

FECHA DE ELABORACIÓN:

MES

02 1. Identificación del Cargo Bodeguero Bodega Encargado de responsable de Adquisiciones

AÑO 2017

2. Objetivo del Cargo Asegurar que los accesorios adquiridos sean apropiadamente manejados, almacenados y conservados.

3. Perfil del encargado Masculino Género: 30- 50 años Edad: Bachiller Formación académica: 2 años en cargos similares Experiencia profesional: Puntualidad Honestidad Integridad Habilidades y competencias Responsabilidad Trabajo en equipo Comunicación Orden Básicos de Informática y Contabilidad Conocimientos En almacenamiento de artículos vehiculares Experiencia 4. Funciones y Responsabilidades Verificar los niveles de mercadería cada mes.

Comunicar y realizar órdenes de compra ante el faltante de mercadería.

Emitir el acta de recepción por cada compra Mantener ordenada y limpia la bodega.

Codificar los artículos adquiridos.

Ingresar al sistema las entradas y salidas de mercadería.

Colocar los precios a cada artículo.

Clasificar los artículos comprados de acuerdo con los niveles de rotación.

Ubicar los artículos en mostradores y repisas según corresponda 5. Esfuerzo Clasificación y colocación de los artículos en mostradores Esfuerzo físico: Custodia física de la mercadería y sus movimientos Esfuerzo mental: 6. Condiciones Responsabilidad alta Ambiente: 9:00 AM - 13:00PM 14:00PM - 18:00PM Horario: Figura 13: Perfil del encargado de bodega Fuente: Autoras

64 5.3.3.3 Perfil del encargado de Ventas

MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA LUJOCAR

Nombre del cargo: Departamento Jefe inmediato:

FECHA DE ELABORACIÓN:

MES

AÑO

02

2017

1. Identificación del Cargo Vendedor Ventas Gerente

2. Objetivo del Cargo Destinar todas sus esfuerzos hacia obtener ventas y satisfacción de los clientes.

3. Perfil del encargado Masculino Género: 23 años en adelante Edad: Bachiller Formación académica: 2 años en cargos similares Experiencia profesional: Responsabilidad Cordialidad Honestidad Empatía Habilidades y competencias: Respeto Puntualidad Comunicación eficaz Proactividad Básicos de Informática, Ventas, Decoración de vehículos y Atención al cliente.

Conocimientos: En instalación de accesorios.

Experiencia: 4. Funciones y Responsabilidades Atender al cliente con diligencia.

Mostrar las diversas alternativas e informar los precios a los clientes Solicitar al bodeguero los artículos requeridos para las ventas Instalar los accesorios comprados por los clientes 5. Esfuerzo Esfuerzo físico: Instalación de accesorios en vehículos Esfuerzo mental: Concretar ventas 6. Condiciones Riesgo: La condición laboral no pone en riesgo al trabajador Ambiente: Favorable, bajo presión Horario: 9:00 AM - 13:00PM 14:00PM - 18:00PM Figura 14: Perfil del encargado de ventas Fuente: Autoras

65 5.3.3.4 Perfil del encargado de adquisiciones

MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA LUJOCAR

FECHA DE ELABORACIÓN:

MES

AÑO

02

2017

1. Identificación del Cargo Nombre del cargo:

Encargado de adquisición Área de adquisición Departamento: Propietario Jefe inmediato: 2. Objetivo del Cargo Realizar la adquisición de artículos para su posterior venta en la empresa Lujo Car. 3. Perfil del encargado Masculino Sexo: 30-50 años Edad: Bachiller Formación académica: No requiere Experiencia profesional: Rapidez Agilidad Habilidades: Responsabilidad Comunicación Liderazgo Conducir vehículos Conocimientos: 4. Funciones y Responsabilidades Revisar los niveles de inventario Elaborar las órdenes de requisición y compra Verificar la mercadería recibida Controlar las entradas y salidas de mercadería Apoyar en el proceso de toma física de inventario 5. Esfuerzo Esfuerzo mental: Concretar adquisiciones 6. Condiciones Riesgo: La condición laboral no pone en riesgo al trabajador Ambiente: Favorable Horario: 9:00 AM - 13:00PM 14:00PM - 18:00PM Figura 15: Perfil del encargado de compras Fuente: Autoras

66 5.3.3.5 Políticas propuestas

LUJOCAR POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE INVENTARIOS OBJETIVO Plantear políticas y procedimientos para marcar las directrices que mejoren el control de inventarios.

Políticas de Compras 

Se debe establecer órdenes de compra para sustentar el requerimiento.



Se deben verificar los niveles de rotación de los artículos, previo a la adquisición de nuevos productos.



El inventario recibido debe guardar concordancia con la orden de compra y factura.



Las compras deben ser registradas en el sistema.



Las facturas deberán ser archivadas cronológicamente.

Políticas de Almacenamiento



La bodega debe mantenerse ordenada y limpia.



Todas las entradas y salidas de mercadería deben ser registradas en el sistema.



De forma mensual, se debe informar al encargado de adquisiciones sobre los niveles de mercadería para planificar las compras.



Las entradas de mercadería deben estar sustentadas con su respectiva requisición de compras.



Las salidas de mercadería deben estar sustentadas con su respectiva nota de despacho.



Se debe realizar la codificación de los artículos adquiridos.



Los artículos deben ser clasificados de acuerdo con los niveles de rotación del inventario.



La custodia física del inventario le corresponde al bodeguero de la empresa.



El acceso a bodega es restringido para todos los trabajadores, excepto el bodeguero y propietario.



Cada año se debe realizar la toma física de inventarios por lo menos una vez.

67 

El bodeguero informará a la dirección cualquier inconveniente relacionado con el estado de la mercadería y condiciones negativas.

Políticas de Traslado



Cada inicio de jornada laboral se verificará el nivel de inventario en los mostradores.



El trabajador encargado de verificar el traslado de artículos almacenados en bodega hacia los mostradores de los locales es el bodeguero.



La colocación de los productos será asistida por los vendedores, cada inicio de la jornada laboral.



Se debe utilizar la nota de traslado para respaldar la salida de mercadería de la bodega hacia los mostradores.

Políticas de Ventas



El cliente debe ser atendido con cortesía y gentileza.



Los vendedores deben contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.



Los vendedores deberán vestir apropiadamente el uniforme otorgado por la empresa y respetar su uso para cada día de la semana.



Los vendedores deben realizar su labor con diligencia y calidad en el servicio.



Cada mes se elegirá al vendedor del mes, bonificándolo con el 10% de sus ventas.



Para cada venta, se debe solicitar por escrito los artículos requeridos al bodeguero, a través de una nota de pedido.



Las herramientas y equipos utilizados en la instalación de accesorios deben cuidarse y mantenerse en buen estado.



Los vendedores deben informar a gerencia cualquier hecho que afecte las actividades de la empresa, de forma inmediata.

Políticas Contables



Las transacciones de la empresa deben registrarse oportunamente, con su respectivo documento de respaldo.



El inventario debe ser valorado por el método promedio.



Para mayor control se debe utilizar el sistema de inventarios permanente.



Al realizar la factura, se debe verificar que la información ingresada sea correcta.



En cualquier momento que se requiera se debe obtener información financiera oportuna, confiable y precisa.

68 

Cada mes se debe realizar la conciliación de bancos.



Las facturas de compra y venta, con sus respectivas retenciones deben mantenerse archivado cronológicamente



Mensualmente, se deben enviar los comprobantes de compra y venta, con sus retenciones al contador externo.

Figura 16: Políticas propuestas Fuente: Autoras

5.3.3.6 Diagrama de flujos propuestos de los procesos relacionados con la gestión de inventarios Narrativa del proceso propuesto para el proceso de compra de mercadería

Para realizar las compras de mercadería, el bodeguero procede a determinar los niveles de mercadería de la empresa, determina si existe la necesidad de adquirir los productos y en el caso de requerir mercadería realiza una orden de requisición, el encargado de adquisiciones revisa y aprueba la orden de requisición, con lo cual el área de adquisiciones procede a realizar la orden de compra y enviarla al proveedor. En caso de que no exista la necesidad de compra, finaliza el proceso. El día de entrega el bodeguero recibe la mercadería y la factura, constata que esté acorde a la orden de compra y firma la guía de remisión.

El bodeguero envía la factura a la secretaria para que proceda a realizar la respectiva retención, emisión del cheque y cancelación al proveedor, una vez canceladas las facturas, la secretaria archiva todos los documentos de compra.

69

Figura 17: Diagrama propuesto para el proceso de compras Fuente: Autoras

Narrativa del proceso propuesto para el proceso de transferencia de mercadería El proceso de transferencia inicia en cada jornada laboral, verificando que los mostradores tengan los productos necesarios para que estén de muestra durante la actividad comercial de la empresa, se determina si está disponible el nivel apropiado, en el caso de que no, se busca en bodega los productos que se necesiten en mostradores, el bodeguero emite la nota de traslado, saca el artículo de la bodega y los vendedores los trasladan a la ubicación en el local, y finalmente el bodeguero confirma que se ubique apropiadamente el producto.

70

Figura 18: Diagrama propuesto para el proceso de transferencia Fuente: Autoras

Narrativa para el proceso propuesto de almacenamiento de mercadería Para realizar satisfactoriamente la actividad comercial, LujoCar requiere de la función del bodeguero, siendo este el trabajador encargado del apropiado manejo, almacenamiento y conservación de los artículos que están bajo su custodia y responsabilidad, así como conoce y comunica a gerencia los movimientos y niveles de inventario adecuados para el giro del negocio, de modo que el departamento de compras después de efectuar la adquisición, el bodeguero verifica la mercadería con la factura y recibe los productos, mediante el informe de recepción, dónde se detallan los artículos, descripción, cantidad y condición de mercadería adquirida, e inmediatamente devuelve la factura a la secretaria.

Entonces, para mejorar la gestión de inventarios se codifican los productos para llevar un control minucioso de bodega, posterior a ello se colocan los precios en cada artículo y se procede al ingreso de la compra al sistema informático, facilitando la automatización del proceso encaminada a obtener información oportuna y confiable, de modo que se documenta el funcionamiento interno con respecto a los movimientos de la mercadería.

Posteriormente, se clasifican los artículos comprados de acuerdo con los productos de mayor rotación para tenerlos próximos a las ventas, por tanto los productos con mayor rotación se

71 transfieren al edificio uno y se los coloca en mostradores, listos para su enajenación, y los artículos con baja rotación se transfieren al edificio dos y se los ubica en repisas, para ir utilizando en los casos que se requieran, es preciso especificar que todo traslado interno de mercadería se hace a través de notas de transferencia que respalden estos movimientos.

Figura 19: Diagrama propuesto para el proceso de almacenamiento Fuente: Autoras

Narrativa para el proceso propuesto de ventas de mercadería LujoCar, empresa comercial dedicada a la venta de accesorios para toda clase de vehículos, por su amplia trayectoria en el mercado es un referente local y conoce que el éxito de su negocio corresponde al proceso de venta, enfocado en captar más clientes mediante la disponibilidad de los productos requeridos, junto con atención de calidad superior,

en

consecuencia el proceso inicia desde que el cliente se acerca a la empresa para satisfacer una demanda, siendo recibido por los vendedores con un cordial y atento saludo.

72 Después, el cliente describe el artículo que necesita para su vehículo y el vendedor verifica la existencia del mismo, posterior a ello se le indica al cliente las diversas alternativas y pregunta por los precios de cada una, para tomar la decisión de compra, si ésta es favorable el vendedor procede a hacer una nota de pedido sobre el artículo que se requiere a bodega, entonces el bodeguero determina la ubicación del producto solicitado, lo busca y emite la nota de despacho al vendedor como constancia de la salida de mercadería, para poder entregar el artículo al vendedor.

Por consiguiente, el vendedor procede a la instalación del accesorio en el vehículo del cliente, luego la secretaria llena la factura con la información correspondiente a la transacción, y se pregunta al cliente si es agente de retención de impuesto, en el caso que lo sea efectúa la retención para deducirla del valor a pagar, después se entrega la factura al cliente y se cobra por la operación comercial, para recaudar el dinero en la caja, de modo que la secretaria recopila las facturas de venta y las archiva de forma cronológica.

73

Figura 20: Diagrama propuesto para el proceso de ventas Fuente: Autoras

74 5.3.3.7 Propuesta de un conjunto de documentos para el respectivo control del inventario 5.3.3.7.1

Requisición de compras Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Requisición de Compra Nº Proveedor: Dirección:

RUC: Teléfono:

Fe cha de pe dido: Té rminos de e ntre ga: Hora de e ntre ga:

Forma de Pago:

Nº

Artículo

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

Cos to Total Elaborado por:

Firma

Autorizado por:

Firma y sello

Figura 21: Requisición de compras Fuente: Autoras

La requisición de compras es un documento emitido por el bodeguero de la empresa, para comunicar al departamento de adquisiciones de la necesidad de productos debido a su bajo nivel almacenado y alta probabilidad de venta, en la que se detalla la cantidad de productos.

5.3.3.7.2

Orden de compras Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Orden de Compra Nº Proveedor: Dirección:

RUC: Teléfono:

Fe cha de pe dido: Té rminos de e ntre ga: Hora de e ntre ga:

Forma de Pago:

Nº

Artículo

Cantidad

Valor Unitario

Cos to Total Elaborado por:

Firma

Figura 22: Orden de compras Fuente: Autoras

Autorizado por:

Firma y sello

Valor Total

75 La orden de compras es el documento que expresa la autorización para la adquisición de accesorios, la misma es emitida por la gerencia, encargada de hacerla llegar al proveedor y se la realiza de acuerdo con la requisición de compra, ésta solicitud es la constancia de pedido de mercadería.

5.3.3.7.3

Informe de recepción LUJOCAR RUC: 1711214997001

Sr. Pablo Guzmán

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Informe de Recepción Nº Orden de compra Nº : Factura Nº : Monto de la Factura: Fe cha de re ce pción: Hora de re ce pción: Artículo

Cantidad Re cibida

De s cripción

Condición

Observación: Entre gado por:

Re cibido por:

Firma

Firma

Figura 23: Informe de recepción Fuente: Autoras

Es el documento de respaldo que emite el gerente de la empresa cuando llega la mercadería solicitada a los proveedores, con el propósito de designar la responsabilidad de los artículos al bodeguero, para que se encargue de su manejo, almacenamiento y cuidado.

5.3.3.7.4

Nota de despacho Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Nota de despacho Nº Fecha: Vendedor: Cantidad Solicitada

Código

Artículo

De s cripción

Obs e rvación: Entre gado por:

Firma

Figura 24: Nota de despacho Fuente: Autoras

Re cibido por:

Firma

76 La nota de despacho es el documento emitido por el bodeguero, que respalda la entrega de mercadería cuando el vendedor solicita artículos para las ventas conforme se den durante el día, con el objetivo de mantener un sustento de la salida de mercadería de la bodega.

5.3.3.7.5

Nota de pedido LUJOCAR Sr. Pablo Guzmán RUC: 1711214997001 Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mosquera

Nota de pedido Nº Fecha: Hora: Cantidad Solicitada

Código

Artículo

De scripción

Obse rvación: Entre gado por:

Re cibido por: Bode gue ro

Firma

Firma

Figura 25: Nota de pedido Fuente: Autoras

La nota de pedido es el documento emitido por los vendedores, que respalda la solicitud de mercadería para realizar las ventas conforme se den durante el día, con el objetivo de sustentar el requerimiento de productos y tener mayor control.

5.3.3.7.6

Constatación Física Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mosquera

Constatación física Fe cha: Re alizado por: Artículo

Re gistro Siste ma

Código

De le gado

Firma

Figura 26: Constatación física Fuente: Autoras

Ubicación

Bode gue ro

Firma

Unidade s

Obse rvación

Dife re ncia

77 Este documento es un respaldo a la toma física efectuada, es recomendable llevarse a cabo de manera anual, el formato presentado detalla el artículo, código, el registro que consta en el sistema y los detalles de la toma física, cuyo resultado puede evidenciar o no una diferencia.

5.3.3.7.7

Reporte de envió de facturas Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Reporte envío de facturas Nº Fe cha:

Elaborado por: Factura

Clie nte

De talle

Total

Obs e rvación: Enviado por:

Re cibido por:

Firma

Firma

Figura 27: Reporte de envío de facturas Fuente: Autoras

El reporte de envío es un documento que respalda la entrega de facturas de la secretaria al contador externo, que se realiza de manera mensual para las respectivas declaraciones y registro.

5.3.3.7.8

Nota de Transferencia Sr. Pablo Guzmán

LUJOCAR RUC: 1711214997001

Dirección: Av. Jacinto Cortez Jaya y Aurelio Mos quera

Nota de Transferencia Nº Fecha: Elaborado por: Cantidad

De talle

Ubicación

Obs e rvación: Enviado por: Firma

Figura 28: Nota de transferencia Fuente: Autoras

La nota de transferencia es empleada en el caso de que los mostradores estén desabastecidos de los productos necesarios para que estén de muestra durante la actividad comercial de la empresa.

78 5.3.4 Establecer reportes que permitan determinar la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de inventarios 5.3.4.1 Carta a Gerencia

Santo Domingo, 15 de marzo del 2017 Señor Pablo Guzmán PROPIETARIO DE LA EMPRESA LUJOCAR Se ha efectuado el dictamen de la auditoría respecto a la Evaluación de Control Interno de la gestión de inventarios, considerando los procesos de adquisición, almacenamiento y venta; con información contable del período fiscal 2016, permitiendo obtener una opinión sobre el control interno.

La evaluación de control interno se la realizó con el propósito de promover la eficiencia de las operaciones de la organización, lograr mayor productividad y contribuir a mejorar la rentabilidad económica para el negocio.

Como resultado de la examinación se ha logrado identificar que los procedimientos que efectúa LujoCar, empresa comercial, presentan deficiencias, de modo que la materialización de vulnerabilidades puede representar un grave riesgo para el desarrollo de sus actividades, por ende, se concluye que LujoCar requiere del fortalecimiento de controles existentes e implementación de nuevos, con sus respectivos documentos de respaldo.

Atentamente,

Cedeño Cajamarca Yudy G.

Ojeda Quiroz Leidy U.

79 5.3.4.2 Indicadores de la gestión de inventarios La empresa santodomingueña LujoCar carece de control efectivo respecto a la medición del desempeño de sus operaciones, lo que genera demora en los procedimientos, baja productividad, y puede ocasionar pérdidas operativas. A continuación, se detallan una serie de indicadores que permitirán evaluar y orientar el comportamiento de los procedimientos y políticas recomendadas, para monitorear permanentemente su gestión.

Indicador

Función

Rotación de inventario

Determinar la rapidez en que el dinero invertido en inventario se recupera por concepto de ventas.

Volumen de compra

Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa.

Duración de inventario

Permite establecer el tiempo que duraría el inventario de la empresa, con un comportamiento de ventas estable.

Exactitud del inventario

Determinar la seguridad del inventario almacenado en la empresa.

Vejez del inventario

Cuantificar la proporción del inventario obsoleto, con relación al inventario disponible.

Actual

Fórmula

3,20 veces

Costo de Ventas Valor de Inventario

54%

107 días

No aplica

9%

Valor de Compras Total de Ventas

Inventario Final x 360 días Total de Ventas

Valor Diferencia en Inventario x 100 Valor Total Inventario

Unid. Obsoletas + Dañandas Valor de Inventario

Actividad Mantener criterio Revisión del criterio Revisión del criterio Mantener criterio Revisión del criterio Mantener criterio Revisión del criterio Mantener criterio Revisión del criterio Mantener criterio

Figura 29: Indicadores de la gestión de Inventarios Fuente: Autoras

Con la intención de mejor la gestión de inventarios, es necesario contar con información relevante y oportuna que permitan tomar decisiones en condiciones de certidumbre, para maximizar las ganancias de la empresa, por ende, es importante medir de forma objetiva el desempeño de las operaciones del negocio.

80 5.3.4.3 Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno

Área: Gestión de inventarios

Se ha efectuado la evaluación de control interno del área de gestión de inventarios, analizando el período comprendido desde el 1 de enero al 31 de diciembre del 2016 en la ciudad de Santo Domingo. El objetivo principal de la evaluación es encontrar las fortalezas y debilidades de los actuales procesos, de manera que se constate si se están aplicando de manera adecuada.

Como resultado de la evaluación se ha podido identificar los procedimientos que necesitan un cambio.

Hallazgos

Hallazgo 1.- Inexistencia de estructura organizacional, manual de funciones y descripción de puestos, y valores éticos.

Lujo Car no posee una estructura organizacional definida que enmarque cada una de las áreas existentes, a la vez carece de un manual de políticas y funciones que detalle el procedimiento de cada una de las actividades a realizar, los valores éticos si se profesan en el negocio, sin embargo, no se encuentran detallados explícitamente.

Recomendación Implementar la estructura organizacional propuesta elaborada de acuerdo al tipo y tamaño del negocio, elaborar un manual de funciones y establecer de manera formal los valores éticos a profesar por los miembros de la empresa LujoCar.

Hallazgo 2.- La empresa no cuenta con una planeación estratégica.

La empresa Lujo Car está constituida como persona natural obligada a llevar contabilidad, inició sus actividades sin haber llevado a cabo una planeación estratégica, lo que trae consigo que no tenga claros los objetivos a seguir.

Recomendación Elaborar e implementar un plan estratégico, que le permita visionarse a futuro, para asegurar su permanencia en el largo plazo en el mercado automotriz de Santo Domingo de los Tsáchilas.

81 Hallazgo 3.- No se controla las entradas y salidas del inventario.

Ante la ausencia de un responsable de bodega, no se lleva un adecuado registro de las entradas y salidas del inventario, lo que ocasiona en ciertos momentos compra de inventario en exceso disminuyendo así la liquidez de la empresa.

Recomendación Implementar un software informático contable para registrar y controlar las entradas y salidas del inventario.

Hallazgo 4.- Inexistencia del encargado de bodega de la empresa.

La inexistencia de una persona encargada de bodega ocasiona una múltiple manipulación de los artículos almacenados por parte de los vendedores, por ende, la información originada por concepto de inventarios presenta tendencia a producir fallas.

Recomendación Contratar a una persona para que se encargue únicamente de las actividades relacionadas a bodega, haciéndose responsable de la custodia de los activos.

Hallazgo 5.- No existen mecanismos para disminuir los riesgos de la gestión de inventarios.

No se han establecido mecanismos encaminados a disminuir los riesgos propios de la gestión de inventarios.

Recomendación Establecer mecanismos de control en los puntos críticos de la gestión de inventarios, a fin de asegurar que el proceso desde el inicio al final se realice con la mayor cautela posible.

Hallazgo 6.- Inexistencia de políticas para realizar las compras, almacenamiento y ventas de mercadería.

No se han definido de manera formal políticas y procedimientos para llevar a cabo los procesos de compras, almacenamiento y ventas, lo que ocasiona que cada una de los trabajadores que laboran en LujoCar realice las cosas como mejor les parezca.

Recomendación Implementar las políticas y procedimientos propuestos relacionados a la compra, almacenamiento y venta del inventario a fin de realizar cada una de las actividades con la mayor eficiencia posible.

Hallazgo 7.- Falta de políticas y procedimientos que faciliten la fluidez de la comunicación.

82 No se han establecido formalmente los canales de comunicación y las fuentes de información para el desarrollo de las actividades operacionales del negocio y prevención de riesgos.

Recomendación Implementar la estructura organizacional propuesta para que existan líneas de comunicación que aseguren en la forma y tiempo el desarrollo de las funciones de los trabajadores, así como definir los canales apropiados para compartir información, de modo que se logre una comunicación en todos los niveles para responder a los riesgos.

Hallazgo 8.- No se han realizado evaluaciones de control interno a la gestión de inventarios.

Por la informalidad en sus procesos, la empresa nunca ha realizado evaluaciones de control interno a la gestión de inventarios para determinar la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno.

Recomendación Evaluar de forma periódica tanto la presencia como el funcionamiento del control interno y de su calidad de desempeño en el tiempo, para corregir de manera oportuna las deficiencias existentes en el área de inventarios

Atentamente,

Cedeño Cajamarca Yudy G.

Ojeda Quiroz Leidy U.

83

5.4

CONCLUSIONES 

A pesar de su trayectoria en el mercado, la empresa comercializadora tsáchila LUJOCAR carece de una manual de funciones y una estructura organizacional claramente definida, lo que impide que la misma progrese y además pone en riesgo su permanencia a largo plazo en la localidad.



Se evalúo el sistema de control interno de la gestión de inventarios y se constató que existe impericia de los procedimientos y políticas básicas para el control y buen manejo del inventario, a la vez las técnicas empleadas por las personas que tienen acceso a bodega de compra, almacenamiento, recepción y venta de los artículos no son adecuadas.



Al aplicar los instrumentos de evaluación del sistema de control interno se determinó que el nivel de confianza de los procedimientos realizados es bajo, es del 41,38% lo que conlleva un riesgo alto de 58,62%; un punto clave dentro de este proceso es la falta de un software contable informático que ayude al manejo de la información.



Las políticas y procedimientos propuestas se establecieron a partir de las falencias y puntos críticos, estas están relacionadas con el área de gestión de inventarios, a la vez la falta de un método de valoración de inventarios genera información no confiable.



No se realiza un seguimiento adecuado a cada una de las actividades desarrolladas por las personas que laboran en la empresa Lujo Car.



Para medir la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de inventarios, se establecieron indicadores que le permitirán al propietario evaluar la medida en que ha mejorado los procesos de compra, almacenamiento y venta de los artículos.

84

5.5

RECOMENDACIONES 

Elaborar un manual de funciones y descripción de puestos, que detalle claramente las líneas de autoridad en cada área, las responsabilidades y obligaciones para el desarrollo de las actividades encomendadas a los trabajadores.



Implementar los procedimientos propuestos en el capítulo tres, de manera que la gestión de inventarios mejore su desempeño.



Implementar la utilización de un software contable informático con la finalidad de mejorar el registro y control de las entradas y salidas de inventario.



Establecer un método de valoración de inventarios, debidamente autorizado por el SRI, así como un sistema de inventarios que permita obtener información veraz y fiable.



Evaluar de manera constante el sistema de control interno para determinar las falencias y puntos críticos que no permiten la efectividad de la adquisición, almacenamiento y venta del inventario.



Aplicar los indicadores planteados para evaluar a futuro la incidencia de la propuesta en cada proceso de la gestión de inventarios.

85

5.6

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