Auditoría de gestión al ciclo de inventarios de la extractora de Palmiste Siexpal S.A. en la Provin

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE INVENTARIOS DE LA EXTRACTORA DE PALMISTE SIEXPAL S.A. EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, PERIODO 2018

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: HINOJOSA LEÓN IRENE YOKASTA JUMBO CALDERÓN JOSSELYN ALEXANDRA Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE INVENTARIOS DE LA EXTRACTORA DE PALMISTE SIEXPAL S.A. EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, PERIODO 2018

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: HINOJOSA LEÓN IRENE YOKASTA JUMBO CALDERÓN JOSSELYN ALEXANDRA

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

f._____________________

DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN Ximena Leticia García Zambrano, Mg.

f._____________________

CALIFICADORA Ángel Ramón Sabando García, Mg.

f._____________________

CALIFICADOR Alex Alonso Venegas Ortega, Mg.

f._____________________

DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Septiembre 2019

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, HINOJOSA LEÓN IRENE YOKASTA portador de la cédula de ciudadanía No. 2350170110 y JUMBO CALDERÓN JOSSELYN ALEXANDRA portador de la cédula de ciudadanía No. 2300618069 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado en Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

Hinojosa León Irene Yokasta CI. 2350170110

Jumbo Calderón Josselyn Alexandra CI. 2300618069

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AGRADEDIMIENTO Son muchas las personas que han contribuido al proceso y culminación de este trabajo, es por ello que en primer lugar agradecemos a Dios por darnos la vida y permitirnos culminar este trabajo de tesis. A la empresa Siexpal S.A por brindarnos su confianza y apoyo con toda la información necesaria para el desarrollo de la investigación. A nuestros padres, por confiar plenamente en que podemos cumplir con todas las metas propuestas además de ofrecernos consejos en cada etapa de nuestras vidas.

A nuestros hermanos, por ser motivos de superación personal además de enseñarnos temas relacionados con la carrera y de la vida cotidiana. A nuestro tutor de tesis Mg. Hernán Maldonado Pazmiño por la paciencia que nos ha tenido y por compartir su conocimiento profesional para poder desarrollar el trabajo de titulación, además de los consejos que nos ha brindado no solo del ámbito profesional sino que también personal.

Yokasta Hinojosa & Josselyn Jumbo

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DEDICATORIA Este trabajo de titulaciรณn se lo dedicamos a Dios por darnos la vida y permitirnos llegar hasta donde estamos. En especial a nuestros padres por ser el pilar fundamental en nuestra vida y sobre todo por apoyarnos a culminar nuestra carrera, brindรกndonos consejos de superaciรณn tanto en lo profesional como en lo moral.

Yokasta Hinojosa & Josselyn Jumbo

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RESUMEN El trabajo de titulación ha sido desarrollado con el fin de realizar una auditoría de gestión al ciclo de inventarios a la empresa Siexpal S.A, dedicada a la producción y comercialización de aceite palmiste y afrecho; con el propósito de mejorar el control de los inventarios y contribuir a una eficiente gestión. En la delimitación del problema, se determinó que existe una deficiencia en la planificación de compra y desorden en la recepción de la mercadería, en referente a la metodología de la investigación se empleó un enfoque cualitativo y cuantitativo, con las técnicas de recolección de datos: entrevistas al gerente y contador, además de encuestas aplicadas al personal administrativo, producción, clientes y proveedores de la empresa. La auditoría de gestión comprende de cuatro fases: la primera fase pretende conocer a la empresa mediante la observación y el levantamiento de información, en la segunda fase los resultados demostraron un nivel de confianza del 75% provocando un nivel de riesgo moderado, mediante la aplicación del cuestionario modelo COSO II E.R.M, en cuanto a la tercera fase referente a los indicadores de gestión se comprobó el sobreabastecimiento de la materia prima de 5.462 toneladas (123%), basados en los hallazgos encontrados se precedió con la cuarta fase en al cual se elaboró el informe de auditoría emitiendo las conclusiones y recomendaciones.

Palabras claves: Auditoría de gestión, sector industrial, aceite de palma, indicadores, presupuesto.

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ABSTRACT The titling work has been developed in order to perform a management audit of the inventory cycle at Siexpal S.A, related to the production and logistics of palm kernel oil and bran; with the purpose of improving inventory control and contributing to efficient management. In the delimitation of the problem, it was determined that there is a deficiency in the purchase planning and disorder in the reception of the merchandise, in reference to the research methodology a qualitative and quantitative approach was used, with the data collection techniques: interviews with the manager and accountant, in addition to surveys applied to administrative personnel, production, customers and suppliers of the company. The management audit includes four phases: the first phase aims to know the company through observation and information gathering, in the second phase the results showed a level of confidence of 75% causing a moderate level of risk, through the application of COSO II ERM model questionnaire, regarding the third phase as regards the management indicators, the oversupply of the raw material of 5,462 tons (123%) was verified, the dimensions in the findings found preceded with the fourth phase in which Prepared the audit report issuing the conclusions and recommendations.

Keywords: Management audit, industrial sector, palm oil, indicators, budget.

viii ÍNDICE DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................... 2 2.1. Delimitación del problema ............................................................................................... 2 2.2. Preguntas de investigación ............................................................................................... 3 2.2.1. Pregunta general............................................................................................................. 3 2.2.2. Preguntas específicas. ..................................................................................................... 3 2.3. Justificación de la investigación....................................................................................... 4 2.4. Objetivos de la investigación............................................................................................ 6 2.4.1. Objetivo general.............................................................................................................. 6 2.4.2. Objetivos específicos. ...................................................................................................... 6 3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................. 7 3.1. Antecedentes ...................................................................................................................... 7 3.2. Marco teórico .................................................................................................................... 7 3.2.1. Definición de Auditoría .................................................................................................. 8 3.2.1.1. Objetivos de auditoría .................................................................................................. 9 3.2.1.2. Evidencia de Auditoría................................................................................................. 9 3.2.1.3. Pruebas de auditoría .................................................................................................... 9 3.2.1.3.1. Pruebas de cumplimiento ......................................................................................... 10 3.2.1.3.2. Pruebas sustantivas ................................................................................................. 10 3.2.1.4. Riesgo de Auditoría .................................................................................................... 10

ix 3.2.1.4.1. Riesgo inherente....................................................................................................... 10 3.2.1.4.2. Riesgo de control ..................................................................................................... 10 3.2.1.4.3. Riesgo de detección.................................................................................................. 11 3.2.1.5. Compromiso de aseguramiento ............................................................................... 12 3.2.1.6. Normas de Auditoría ................................................................................................ 12 3.2.2. Auditoría de Gestión .................................................................................................... 13 3.2.2.1. Objetivos de la auditoría de gestión ....................................................................... 14 3.2.2.2. Fases de la auditoría de gestión .............................................................................. 14 3.2.2.3. Metodología de auditoría de gestión ...................................................................... 14 3.2.2.4. Indicadores de gestión ............................................................................................. 15 3.2.3 Control interno ............................................................................................................. 16 3.2.3.1. Definición ................................................................................................................... 16 3.2.3.2. Características del control interno ......................................................................... 16 3.2.3.3. Objetivos del control interno .................................................................................. 17 3.2.3.4. Modelo COSO II ERM ............................................................................................. 18 3.2.3.4.1. Definición ................................................................................................................ 18 3.2.3.4.2. Beneficios ................................................................................................................ 18 3.2.4. Inventario ...................................................................................................................... 19 3.2.4.1. Definición .................................................................................................................. 19 3.2.4.2. Tipos de inventarios ................................................................................................. 19 3.2.4.3. Métodos de valoración de inventarios.................................................................... 20

x 3.2.4.3.1. Método PEPS .......................................................................................................... 20 3.2.4.3.2. Método ponderado .................................................................................................. 20 3.2.4.4. Control de existencias .............................................................................................. 21 4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 22 4.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación ........................................................................ 22 4.1.1. Enfoque de la investigación ......................................................................................... 22 4.1.1.1. Enfoque cualitativo ................................................................................................... 22 4.1.1.2. Enfoque cuantitativo ............................................................................................... 22 4.2. Diseño de la investigación ............................................................................................ 23 4.2.1.

Diseño no Experimental ........................................................................................... 23

4.3. Tipo de investigación .................................................................................................... 23 4.3.1.

Investigación Descriptiva ......................................................................................... 23

4.4. Población y muestra........................................................................................................ 23 4.4.1. Población ....................................................................................................................... 23 4.4.2. Muestra.......................................................................................................................... 24 4.5. Operacionalización de las variables .............................................................................. 24 4.6. Técnicas e instrumentos de recogida de datos ............................................................. 26 4.6.1. Entrevista ...................................................................................................................... 26 4.6.2. Encuesta......................................................................................................................... 26 4.7. Técnicas de análisis de datos .......................................................................................... 26 4.7.1. Análisis cualitativos ...................................................................................................... 26

xi 4.7.2. Análisis cuantitativo ..................................................................................................... 27 5. RESULTADOS ................................................................................................................. 28 5.1. Discusión y análisis de resultado ................................................................................... 28 5.1.1. Resultado de la entrevista aplicada al Gerente ......................................................... 28 5.1.2. Resultado de encuesta aplicada al contador externo ................................................ 30 5.1.3. Resultados encuesta aplicada al personal administrativo ........................................ 32 5.1.4. Resultados encuesta aplicada al personal de producción ......................................... 32 5.1.5. Resultados encuesta aplicada a los clientes ............................................................... 32 5.1.6. Encuesta aplicada a los proveedores .......................................................................... 33 5.2. Propuesta de intervención .............................................................................................. 34 5.2.1. Levantar la información de los procesos del ciclo de inventarios de la empresa Siexpal S.A…. ......................................................................................................................... 34 5.2.1.1 Programa de planificación ......................................................................................... 34 5.1.1.1.1. Estructura Organizacional ...................................................................................... 36 5.1.1.1.2. Determinar políticas y procedimientos del área de compras, producción y ventas 37 5.1.1.1.3. Narrativa del procedimiento de compra de materia prima ..................................... 38 5.1.2. Aplicar herramientas para identificar las áreas críticas en los procesos del ciclo de inventarios .............................................................................................................................. 40 5.1.2.1. Programa para la fase de Evaluación del Control Interno ................................... 40 5.1.2.1.1. Flujograma del proceso de compras ....................................................................... 41 5.1.2.1.2. Cuestionario de Control Interno .............................................................................. 46 5.1.2.1.3. Matriz de recomendaciones ..................................................................................... 50

xii 5.1.2.1.4. Nivel de confianza de las áreas criticas .................................................................. 54 5.1.2.1.5. Muestra de las transacciones................................................................................... 55 5.1.3. Analizar el desempeño de los procedimientos para aplicar indicadores de gestión al ciclo de inventario .............................................................................................................. 56 5.1.3.1. Programa de auditoría para la fase de ejecución ................................................... 56 5.1.3.1.1. Comprobación del peso en compra de materia prima............................................. 57 5.1.3.1.2. Indicadores de eficiencia y eficacia ......................................................................... 60 5.1.3.1.3. Indicadores de economía, y ética............................................................................. 63 5.1.3.1.4. Indicadores de ecología ........................................................................................... 65 5.1.4 Elaborar el informe de auditoría con recomendaciones tendientes a la optimización de los procesos en el ciclo de inventarios. ..................................................... 67 5.1.4.1. Carta a la Gerencia ................................................................................................... 67 5.1.4.2. Elaboración del Informe de auditoría de gestión para determinar las posibles mejoras………………………………………………………………………………………68 6. DISCUSIÓN ....................................................................................................................... 78 7. CONCLUSIONES.............................................................................................................. 80 8. RECOMENDACIONES.................................................................................................... 81 9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................ 82 10. ANEXOS ........................................................................................................................... 86

xiii

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Normas internacionales de auditoría.......................................................................... 12 Tabla 2 Componentes principales en la medición en una auditoría de gestión ....................... 15 Tabla 3 Tipos de indicadores de gestión .................................................................................. 15 Tabla 4 Clases de control interno............................................................................................. 17 Tabla 5 Componentes COSO ERM ......................................................................................... 18 Tabla 6 Límites de existencias ................................................................................................. 21 Tabla 7 Personal de la empresa ................................................................................................ 24 Tabla 8 Operacionalización de las variables dependientes e independientes .......................... 24 Tabla 9 Entrevista aplicada al Gerente General ....................................................................... 28 Tabla 10 Entrevista aplicada al contador ................................................................................. 30 Tabla 11. Programa de planificación ....................................................................................... 34 Tabla 15. Programa para la fase de Evaluación del Control Interno ...................................... 40 Tabla 21. Programa de auditoría para la fase de ejecución...................................................... 56 Tabla 26. Funcionarios principales .......................................................................................... 69 Tabla 27. Nomenclatura flechas (comparación de indicadores) .............................................. 74 Tabla 28. Matriz de monitoreo................................................................................................. 75

xiv

ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla 12 Papel de trabajo 1: Estructura Organizacional .......................................................... 36 Tabla 13. Papel de trabajo 2: Determinar políticas y procedimientos del área de compras, producción y ventas ................................................................................................................. 37 Tabla 14. Papel de trabajo 3: Narrativa del procedimiento de compra de materia prima........ 38 Tabla 16. Papel de trabajo 4: Flujograma del proceso de compras ......................................... 41 Tabla 17. Papel de trabajo 5: Cuestionario de Control Interno ................................................ 46 Tabla 18. Papel de trabajo 6: Matriz de recomendaciones ...................................................... 51 Tabla 19 Papel de trabajo 7: Nivel de confianza de las áreas criticas ..................................... 54 Tabla 20. Papel de trabajo 8: Muestra de las transacciones ..................................................... 55 Tabla 22. Papel de trabajo 9: Comprobar el peso en compra de materia prima ...................... 57 Tabla 23. Papel de trabajo 10: Indicadores de eficiencia y eficacia ....................................... 60 Tabla 24 Papel de trabajo 11: Indicadores de economía y ética .............................................. 63 Tabla 25 Papel de trabajo 12: Indicadores de ecología............................................................ 65

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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Informe de trabajo de titulación escrito de grado ..................................................... 86 Anexo 2. Carta de autorización ................................................................................................ 87 Anexo 3. Carta de impacto....................................................................................................... 88 Anexo 4. Conocimiento de la empresa .................................................................................... 89 Anexo 5. Información sobre las funciones procedimientos del área de compras y producción .................................................................................................................................................. 90 Anexo 6. Determinar el nivel de responsabilidad de los involucrados en el área de compras, procucción y ventas.................................................................................................................. 92 Anexo 7. Narrativa del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste .............. 97 Anexo 8. Narrativa de procedimiento de venta de aceite y pasta de palmiste ......................... 98 Anexo 9. Resumen de la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. ..................... 99 Anexo 10. Flujograma del proceso de producción de aceite y pasta de palmiste .................. 100 Anexo 11. Flujograma del proceso de aceite y pasta de palmiste ......................................... 104 Anexo 12. Verificar las bajas de stock del producto terminado ............................................ 107 Anexo 13. Comprobación de la cantidad de producto terminado despachada en ventas ...... 108 Anexo 14. Encuesta aplicada a personal administrativo ........................................................ 109 Anexo 15. Encuesta aplicada a personal de producción ........................................................ 110 Anexo 16. Encuesta aplicada a los clientes ........................................................................... 112 Anexo 17. Encuesta aplicada a los proveedores .................................................................... 114

1

1. INTRODUCCIÓN La auditoría de gestión permite a las organizaciones medir el grado de eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en los procedimientos y el manejo de los recursos, además verificar si las políticas son empleadas de forma oportuna. Por ello, el presente trabajo de titulación tiene como objetivo realizar una Auditoría de Gestión al ciclo de inventario en la empresa SIEXPAL S.A, que le permitirá a la administración una toma de decisiones efectiva mediante la adopción de acciones correctivas con el fin de fortalecer la gestión operativa.

La presente investigación consta de los siguientes temas explicados a continuación: El primer tema contiene el planteamiento del problema del trabajo de titulación, en el que se realizó la delimitación del problema contextualizada desde el ámbito macro, meso y micro, también se establecieron las preguntas de investigación, la justificación y los objetivos de la investigación.

Posteriormente, en el marco referencial se investigó sobre estudios similares realizados y que pueden aportar al trabajo de titulación, así como, se fundamenta teóricamente las variables dependientes e independientes respectivamente.

Consecutivamente, el marco metodológico consta del enfoque, tipo y diseño de la investigación, la muestra y población; los instrumentos y técnicas de recogida de datos, la operacionalización de las variables y el análisis de datos que son aplicables a todos los involucrados en el trabajo de titulación.

Finalmente, en la propuesta del trabajo de titulación, se aplicó el cuestionario de control interno mediante la herramienta modelo COSO II ERM; además se establecieron los indicadores de gestión y a partir de estos se realizó el informe con las conclusiones y recomendaciones tendientes a la mejora del ciclo de inventarios.

2

2.

2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Delimitación del problema Actualmente la auditoría de gestión a nivel mundial es uno de los mecanismos técnicos

que se ha desarrollado para aplicar un sistema de control de los recursos, esto se puede notar cuando las grandes potencias internacionales utilizan esta rama de la auditoría como parte vital en la supervisión de sus procesos, esto les permite salvaguardar sus activos y evitar pérdidas no esperadas (Toro, Carranza & Martínez, 2015). Evidenciándose en Ecuador que el 62% del sector industrial no realizan una auditoría de gestión a sus procesos, sistemas, actividades, entre otros., esto puede provocar que las empresas de este sector al no aplicar esta auditoría en sus procesos, no solucionen o prevengan los problemas existentes a tiempo, causando en el peor de los casos la desaparición o quiebre prematuro de las pymes (Palacios, Lanas, Mantilla & Revelo, 2018).

Al respecto de la producción mundial de aceite de palma representó el 35,2% del total de aceites, siendo este uno de los aceites más producidos y comercializados a nivel mundial.

“Los dos primeros productores mundiales de aceite de palma son Indonesia y Malasia, producen el 82,5% a nivel mundial, seguido por Tailandia, Colombia, Guatemala, Ecuador, Honduras. Los cuales producen aceite de palma y de aceite palmiste alcanzan el 92,2% de la producción total” (Fundación española del aceite de palma sostenible, 2018). Particularmente en el Ecuador existen alrededor de 7000 palmicultores de los cuales 87,10% son pequeños productores; sus cultivos de palma africana se encuentran localizados principalmente en la Región Costa y las provincias que concentraron mayor producción fueron: Esmeraldas con el 47,84%, Los Ríos 13,37% y Sucumbíos 11,54%, pesé a ello la palma africana registró un decremento del 1,34% en el periodo 2017. Sin embargo, en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas la producción en el año 2017 fue de 3.275.993 toneladas con una participación en la superficie plantada de 7,86% (FEDAPAL 2017; Salazar, et al., 2017).

En la ciudad de Santo Domingo actualmente se encuentran ocho empresas productoras de aceite crudo de palma como: AGROPARAISO S.A, Agrícola Alzamora Cordovez Cía.

Ltda., Danayma S.A, Extractora de aceite la joya extrajoya Cía. Ltda., SOPALIN S.A, AIQUISA S.A, AGROINPLA S.A, por ello la adquisición de la nuez de la palma africana es difícil por el alto número de competidores.

3 La presente investigación está enfocada a la empresa Siexpal S.A, constituida y fundada por un grupo familiar en 1999 en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, dedicados a la extracción de aceite y pasta de palmiste. La empresa no cuenta con una eficiente gestión de inventarios que le ayude a determinar la planificación de compras, abastecimiento y la segregación de funciones en la recepción, compra y venta, en función de estas causas, se identificaron los siguientes problemas: •

Deficiencia en la planificación de las compras, lo que ocasiona que en algún momento existirá un sobreabastecimiento o una ruptura de stock de la materia prima y, en consecuencia, los almacenes no protegerán la totalidad de los bienes comprados causando un deterioro en la mercadería.

•

Desorden en la recepción y manejo de la mercadería provocando la admisión de productos en malas condiciones.

•

La empresa no dispone de un manual de funciones en el área de producción por lo que, se presenta duplicidad de funciones, siendo este un factor que determina la falta de control adecuado y por ende de la seguridad de los inventarios, compras, almacenamiento y venta de los productos.

2.2.

Preguntas de investigación

2.2.1. Pregunta general ¿De qué manera una auditoría de gestión al ciclo de inventarios permitirá alcanzar niveles de eficiencia operacional en la empresa SIEXPAL S.A., localizada en Santo Domingo de los Tsáchilas?

2.2.2. Preguntas específicas.

•

¿De qué forma se puede determinar la situación actual del área de inventarios de la empresa SIEXPAL S.A.?

•

¿Cómo se puede identificar las áreas críticas en la gestión del ciclo de inventarios en la empresa?

•

¿Cómo se podrá determinar los niveles de eficiencia en los procesos en el ciclo de inventarios?

4 •

¿De qué manera se dará a conocer los resultados de la auditoría de gestión en el ciclo de inventarios?

2.3.

Justificación de la investigación El presente trabajo de investigación se vincula con el eje 2 “Economía al servicio de la

sociedad” del plan nacional de desarrollo “Toda una vida”, correspondiente a los objetivos 4,5 y 6 sobre: “consolidar la sostenibilidad del sistema económico social y solidario, y afianzar la dolarización; impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria; y por último, desarrollar las capacidades productivas del entorno para lograr la soberanía alimentaria y el buen vivir rural respectivamente” (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, 2017). Tiene relación con estos objetivos la investigación debido a su intento por garantizar la producción y el equilibrio en la sociedad.

Además, el “Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial Santo Domingo de los Tsáchilas 2015-2030”, determina que una de las fortalezas y potencialidad que tiene la provincia es la diversidad de cadenas productivas, en las cuales se encuentra la cadena de producción de la palma aceitera, debido que en Santo Domingo se produce el 7% de la producción nacional de palma africana. Cabe mencionar que el racimo de la palma debe transportarse a las extractoras lo más rápido posible para su procesamiento y obtener el aceite crudo de palma, después dicho aceite crudo o refinado es transportados a los tanques de almacenamiento de Manta y Esmeraldas (GAD Provincial de Santo domingo de los Tsáchila, 2015).

Según (FEDAPAL, 2017) El cultivo de la palma aceitera en el Ecuador ha contribuido a la economía del país, debido que ha generado empleo tanto directo (67,482) como indirecto (60,141), además de aportar un 4,53% al producto interno bruto agropecuario y el 0,89% al producto interno bruto nacional.

De acuerdo con (FEDAPAL, 2018) las exportaciones de aceite de palma hasta febrero del 2018 tienen un total de78.737 toneladas, considerando que en enero se exportaron 50,598 TM y febrero 28,139 TM, a comparación al año 2017 hubo un alza de exportación de dicho aceite del 25% que representan 19.723 toneladas de aumento de exportación de dicho producto.

5 Además, existen normativas de auditoría que justifican esta investigación, como son las NIA´s, que dan al auditor una guía para realizar su trabajo, tomando como referencia la NIA 315 , que informa, sobre la responsabilidad del auditor para identificar y valorar riesgos, también existen las NAGAS que son el fundamento, para el desempeño del proceso de auditoría, y también de control interno, cabe mencionar que las NIC´s, son las normas de contabilidad que toda empresa debe seguir, especialmente esta investigación se enfocará en la NIC 2, que menciona el tratamiento contable que deben tener los inventarios o existencias.

De acuerdo con (Zambrano, Véliz & Escobar, 2018; Aguiar & Díaz, 2015; Mayorga, Herrera & Santos,2015) atribuyen que la auditoría se refiere a los exámenes críticos y sistemáticos en las entidades, las cuales pretenden investigar de manera independiente la información de la compañía, para evaluar de manera objetiva los informes relacionados sobre actividades económicas y otras afines, por esta razón se deben regir a las normas y procedimiento aceptados, con la finalidad de comprobar la razonabilidad integridad y autenticidad de los saldos expresados.

Además, Armada, et al., (como se citó en Zambrano, et. al., 2018) consideran que la auditoría de hoy en día, pretende dar fe sobre las operaciones pasada y mejorar los procesos futuros a través de dar recomendaciones, para aumentar la economía, eficiencia y la eficacia de las empresas.

También, la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (Como se citó en Silviera, 2019), determinan que la auditoría de gestión es la revisión independiente, objetiva y fiable de analizar si las empresas, sistemas, operaciones, programas, actividades u organizaciones gubernamentales están trabajando de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia y si hay margen de mejora.

Cuando realiza su proceso de adquisición de materia prima la empresa SIEXPAL, S.A. suele presentar ciertos inconvenientes, debido que sólo las grandes empresas extractoras de palma la tienen (nuez de la palma), esto se debe a los procesos físicos que pasa la fruta de la palma aceitera, además, cuando existe mucha producción de palma, la empresa tiende a comprar más de lo que pueden almacenar, por ende, la materia prima se la almacena en lugares no adecuados y genera un pronto deterioro de la misma. Por esto se procedió a realizar los siguientes objetivos:

6 2.4.

Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo general.

Realizar una auditoría de gestión al ciclo de inventarios de la empresa Siexpal S.A. 2.4.2. Objetivos específicos.

•

Levantar la información en los procesos actuales del ciclo de inventarios.

•

Aplicar herramientas para identificar las áreas críticas en los procesos del ciclo de inventarios.

•

Establecer indicadores de gestión que permitan evaluar el ciclo de inventarios.

•

Elaborar el informe de auditoría con recomendaciones tendientes a la optimización de los procesos en el ciclo de inventarios.

7

3.

3.1.

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes Las organizaciones requieren con frecuencia verificar que los procedimientos se estén

desarrollando correctamente es por ello que es indispensable realizar una auditoría. Según Maldonado (2011), considera que “Es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental”. (pp. 21-22) Para fundamentar el trabajo de titulación se tomaron como referencia cinco investigaciones que tienen relación con la auditoría de gestión en el ciclo de inventarios, en los que se detallan dos aspectos fundamentales que son la problemática y las recomendaciones a las que han llegado: “Propuesta de mejora de control interno, para los procesos administrativos y financieros en la empresa Siexpal S.A, ubicada en la ciudad de Santo Domingo” (Zambrano & Vivas, 2015). Los problemas principales consistieron en la deficiencia de un Control Interno lo que provoca una mala toma de decisiones que afecta a la realidad financiera. Las recomendaciones que sugirieron los investigadores fueron de implementar propuestas de mejora a los procesos administrativos y financieros, realizar el control y monitoreo de las actividades para medir el grado de cumplimiento.

“Auditoría de gestión a los inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la hacienda Martha Cecilia, cantón Buena fe, periodo 2012” (Almea, 2015), en esta investigación existe una debilidad en cuanto a los procesos de inventarios, ineficiencia en el registro oportuno y descontrol de materiales lo que afecta directamente a la rentabilidad de la hacienda, debido a la falta de aplicación de las políticas, el incorrecto manejo de inventarios y elaboración del presupuesto provocando efectos como el ineficiente control interno, disminución de la rentabilidad e incumplimiento con el presupuesto.

Las recomendaciones planteadas fueron realizar una inducción al bodeguero y a todo el personal administrativo, acerca de las políticas de inventarios con las que cuenta la empresa y de que trata cada una de ellas y la importancia de su cumplimiento.

8 “Auditoría de gestión al área de producción y su incidencia en la rentabilidad de la empresa “tejidos homer”, cantón Quito, periodo 2012” (Borja), en la investigación se determinó que existen inconvenientes en los inventarios, un stock deficiente y no se cumple con las metas programadas a cabalidad. Las recomendaciones que llegaron los investigadores fueron, disponer la realización de un programa de producción que se ajusta a la realidad y demanda existente, además de establecer el registro contable para obtener el saldo verdadero de inventarios.

Las industrias dedicadas a la extracción de aceite contribuyen al desarrollo económico del sector; sin embargo, los problemas más importantes son el incumplimiento en la compra de la palma africana, deficiente control en el proceso de producción y falta de comunicación como se verificó en la “Auditoría de gestión en la empresa OLEORÍOS S.A y su incidencia en la toma de decisiones período 2013” (Chávez, 2015), las recomendaciones impartidas son establecer metas específicas en cuanto a la cantidad de toneladas de compras diarias y realizar un control minucioso para su cumplimiento y evitar desperdicios, en el proceso de producción implementar normas de control en cada uno de los procesos del área.

“Evaluación de un sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa Andelas Cía. Ltda., en la ciudad de Ambato” (Bejarano & Díaz, 2017), la empresa presentó una ineficiencia en la gestión de inventarios en cuanto al registro de entradas y salidas de mercadería al sistema, duplicidad de funciones en el personal encargado del área de producción y la falta de un manual de políticas y procedimientos.

Las recomendaciones que plantearon cada uno de los investigadores fueron de implementar un manual de políticas y funciones con el objetivo de evitar la duplicidad de funciones, aplicar herramientas preventivas y correctivas para reducir el riesgo y realizar un sistema de verificación de calidad del material que ingreso a la empresa.

3.2.

Marco teórico

3.2.1. Definición de Auditoría.

Proceso sistemático, independiente y documentado, que requiere planeación y estudio preliminar, con miras a obtener, por medio de procedimientos de auditoría, evidencia suficiente y competente, evaluarla de manera objetiva y determinar el cumplimiento de los criterios definidos, para luego emitir un informe. (Montaño E. , 2013, pp. 87-88)

9 Una primera definición del término auditoría, de una forma amplia y general, podría ser la del proceso sistemático encargado de controlar verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contrate de determinada información y documentos, el nivel con que los resultados de tal actividad se adecuan a criterios o normas preestablecidas. (Montaño F. , 2014, p. 7).

La auditoría es un proceso sistemático que se encarga de evaluar e inspeccionar, actividades o procesos concretos, para recolectar evidencia de auditoría y poder emitir criterios, de acuerdo con la normativa vigente y; por último, dar a conocer la información y el dictamen del mismo mediante la presentación del informe de auditoría 3.2.1.1. Objetivos de auditoría.

Según Pallerola y Monfort, (2013), establecen los siguientes objetivos de auditoría: • Que todos los documentos que acreditan la propiedad de las inversiones financieras llevadas a cabo existen físicamente, verificando que los saldos representativos de dichos bienes y derechos son auténticos, y que la empresa tiene el control económico sobre las mismas.

• Que todos los activos financieros se encuentren valorados en el balance en base a los principios y normas de contabilidad establecidos por el PGC o por otras disposiciones específicas que pueden afectar a la compañía.

• Que los gastos e ingresos relacionados con el área son reales y están, igualmente, debidamente registrados y presentados en los estados financieros.

• Que todas las inversiones financieras realizadas por la empresa se encuentren sujetas a garantías, prenda sin desplazamiento o cualquier fórmula legal • Que los activos financieros adquiridos por la empresa son convenientes con las necesidades y las actividades aparentes del negocio llevado a cabo por esta, y que los métodos de control interno relacionados con los mismos son eficaces y adecuados a los fines que se persiguen de ellos (p.59).

Los objetivos de auditoría nos determinan hacia donde debemos direccionarnos, en el caso de la auditoría financiera, es evaluar la razonabilidad de los estados financieros, es decir, verificar mediante pruebas, si los saldos de las cuentas son reales o están sub o sobre estimadas, además si los mencionados estados financieras están de acuerdo con las normativas de contabilidad como los PCGA y las NIIF´s.

3.2.1.2. Evidencia de Auditoría.

“La evidencia en auditoría es el convencimiento razonable que tiene el auditor acerca de que los documentos examinados se corresponden y reflejan fielmente –o, en su caso, no- las transacciones y los hechos acaecidos en la entidad auditada” (Díaz, 2015, p. 204). Es decir, la

10 evidencia en auditoría es toda la documentación que el auditor examina con el fin de verificar si la información que presenta la empresa es real y si están acorde a las normativas.

3.2.1.3. Pruebas de auditoría.

3.2.1.3.1. Pruebas de cumplimiento.

“Estas pruebas están diseñadas para evaluar la eficiencia operativa de los controles en la prevención o en la detección y corrección de incorrecciones materiales, y tiene por objeto obtener evidencia de que se aplican los procedimientos de control interno” (Díaz, 2015, p. 214).

3.2.1.3.2. Pruebas sustantivas.

“Las pruebas sustantivas son las diseñadas para detectar incorreciones materiales en las afirmaciones y tienen como objeto obtener evidencia de auditoría relacionada con la integridad, exactitud y validez de la información financiera auditada” (Díaz, 2015, p. 216).

En las pruebas de auditoría existen dos tipos; las de cumplimiento y las sustantivas, las primeras tratan de verificar si se realizaron con eficiencia los controles y correcciones de incorreción material en la entidad y la última, es para detectar posibles errores realizados en las afirmaciones del auditor.

3.2.1.4. Riesgo de Auditoría.

“Son los riesgos relacionados con el ejercicio de la profesión de auditoría, es decir, los que derivan de la ejecución de los trabajos propios de dicha actividad” (Díaz, 2015, p. 278).

Los riesgos de auditoría son aquellos que se derivan de las actividades o procedimientos realizados en la empresa, estos pueden ser, por fallas en el control interno de la empresa, por consecuencia del giro de negocio de la misma o por falta de corrección de los errores detectados que pueden ser materiales.

3.2.1.4.1. Riesgo inherente.

“Es el riesgo derivado de condiciones, hechos, circunstancias, acciones u omisiones significativos que podrían afectar negativamente a la capacidad de la entidad para conseguir sus objetivos y ejecutar sus estrategias, o el derivado del establecimiento de objetivos y estrategias inadecuadas” (Díaz, 2015, p. 283).

11 “Es la susceptibilidad del saldo de cuenta o clases de transacciones o representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados” (Blanco, 2012, p. 68).

El riesgo inherente, es el riesgo que tiene la empresa, por el simple hecho de tener su giro de negocio, este riesgo puede influir de manera significativa a la empresa, debido que no se aplicó las medidas o controles adecuados para provocar que su impacto sea menor y no perjudicar a la capacidad de las organizaciones.

3.2.1.4.2. Riesgo de control.

El riesgo de control, es causado cuando la entidad, existiendo errores de importancia no detectó alguna anomalía con el control interno o los sistemas contables que tiene la empresa, este puede ser material o inmaterial, es decir, puede como no influir en la toma de decisiones de la empresa.

“Apunta, la posibilidad de que, existiendo errores de importancia, estos no sean detectados por el control interno de la entidad auditada, es decir, de que dicho control no sea totalmente eficaz” (Díaz, 2015, p. 284).

Es el riesgo de que una representación errónea que pueda ocurrir en el saldo de cuenta o clases de transacciones y resulte ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y control interno. (Blanco, 2012, p. 68)

3.2.1.4.3. Riesgo de detección.

“Es el riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo no detecten la existencia de una incorrección que podría ser material” (Díaz, 2015, p. 285).

Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases. (Blanco, 2012, p. 68)

El riesgo de detección es también conocido como el riesgo que asume el auditor, por el motivo de que él puede haber revisado algún procedimiento o cuenta en específico y en general

12 no tuvo alguna información que pudo ser relevante al momento de realizar su dictamen, cuando esto ocurre no se puede eliminar, pero si minimizar.

3.2.1.5. Compromiso de aseguramiento.

Mantilla (Como se citó en Montaño, 2013) (…) el aseguramiento de la información es la base sobre la que se construye la toma de decisiones de una organización. Sin aseguramiento, las empresas no tienen certidumbre de que la información sobre la que sustentan sus decisiones de misión crítica es confiable, segura y esta disponibles cuando la necesita. (p.175) Un compromiso en el que un profesional tiene como objetivo obtener pruebas suficientes para expresar una conclusión diseñada para mejorar el grado de confianza de los usuarios previstos aparte de la parte responsable sobre la información del tema que es el resultado de la medición o evaluación de un tema subyacente en función de los criterios. Cada compromiso de aseguramiento se clasifica en dos dimensiones: Compromiso de garantía razonable: un compromiso de aseguramiento en el cual un profesional reduce el riesgo de compromiso a un nivel aceptable bajo en las circunstancias del conjunto como base para las conclusiones del profesional.

Compromiso de aseguramiento limitado: En el cual un profesional reduce el riesgo de aseguramiento a un nivel que aceptable en la circunstancia de aseguramiento, pero es mayor para expresar una conclusión en una forma que transmita si, en base a los procedimientos realizados, en base a una evidencia obtenida, un tema ha llegado a la atención del profesional para hacer que el profesional crea que la información sobre el tema es materialmente errónea.

(International Auditing and Assurance Standards Board, 2016, p. 14-15)

El aseguramiento de la información pretende ayudar a mejorar el grado de confianza de la información de una organización, es decir el compromiso de aseguramiento ayuda a la toma de decisiones mediante la obtención de evidencia apropiada para llegar a una conclusión de mejora para las partes.

3.2.1.6. Normas de Auditoría De acuerdo con Maldonado (2011) establece que no existe normativa generalmente aceptada para la auditoría de gestión, por esto se debe utilizar las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas que son las NIA´S como se muestran algunas normas a continuación: Tabla 1.

Normas internacionales de auditoría Norma Definición Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las responsabilidades NIA 200: Objetivos globales globales que tiene el auditor independiente cuando realiza una auditoría de del auditor independiente y estados financieros de conformidad con las NIA. En particular, establece los

13 realización de la auditoría de conformidad

objetivos globales del auditor independiente y explica la naturaleza y el alcance de una auditoría diseñada para permitir al auditor independiente alcanzar dichos objetivos.

NIA 315: Identificación y valoración de los riesgos de incorreción material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar los riesgos de incorreción material en los estados financieros, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido el control interno de la calidad.

NIA 501: Evidencia de auditoría – Consideraciones específicas para determinadas áreas

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las consideraciones específicas que el auditor ha de tener en cuenta en relación con la obtención de evidencia de auditoría suficiente y adecuada, de conformidad con la NIA 330, la NIA 500 y otras NIA aplicables, con respecto a determinados aspectos de las existencias, los litigios y reclamaciones en los que interviene la entidad, así como la información por segmentos en una auditoría de estados financieros.

Nota: Adaptado de “Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad” por Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 2014, pp. 101-335-500.

Las normas internacionales de auditoría ayudan al auditor, a tener una idea clara sobre los procedimientos que debe seguir como en el caso de al NIA 200 que nos indica sobre los objetivos globales, que el auditor tomará al realizar su auditoría, y referente a este trabajo de investigación se tomaron en consideración otras normas que se refieren los tipos de riesgos que existen y también sobre la evidencia de auditoría considerando áreas específicas en este caso las existencias conocidas también como inventarios.

3.2.2. Auditoría de Gestión.

La auditoría de gestión es un examen que permite medir el grado de eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en los procedimientos y el manejo de los recursos a una organización, además de verificar si las políticas están siendo aplicadas.

La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. (Blanco, 2012, p. 403) Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. (Maldonado, 2011, pp.2122)

14 3.2.2.1. Objetivos de la auditoría de gestión.

Los objetivos de la auditoría de gestión permiten establecer parámetros que se deben cumplir para tener un control más adecuado de las actividades en las diferentes áreas de una organización.

Dentro del campo de la auditoría de gestión se puede señalar como objetivos principales: •

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.

•

Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.

•

Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.

•

Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

•

Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.

•

Comprobar la utilización adecuada de los recursos. (Blanco, 2012, p. 403)

3.2.2.2. Fases de la auditoría de gestión.

El proceso de la auditoría de gestión comprende cinco fases que son las siguientes: • “Fase I: Familiarización y revisión de legislación • Fase II: Evaluación del sistema de control interno • Fase III: Desarrollo de hallazgos (Examen profundo de áreas críticas) • Fase IV: Redacción de informe y comunicación de resultados • Fase V: Monitoreo estratégico de recomendaciones”. (Maldonado, 2011, p. 45)

Además, las fases de auditoría que determina el auditor toma en cuenta el modelo COSO II E.R.M., él es fundamental para evaluar la administración de riesgos, por lo concerniente en su última fase se procede a realizar la propuesta de mejorar para el monitoreo de la entidad que ha sido auditada.

3.2.2.3. Metodología de auditoría de gestión.

La metodología de auditoría de gestión es el procedimiento que se debe seguir en una auditoría. Según Blanco (2012) la metodología de la auditoría de gestión es la siguiente: 1. “Planeación y evaluación del plan de gestión

15 2. Selección y diseùo de los medidores de desempleo 3. Medir el desempeùo 4. Elaboración del informe comunicando los resultados y las recomendaciones� (pp.405406).

De acuerdo con la Academia mexicana de AuditorĂ­a Integral (Como se citĂł en Maldonado, 2011) de termina que existen cinco componentes principales que son: Tabla 2.

Componentes principales en la mediciĂłn en una auditorĂ­a de gestiĂłn Componente DefiniciĂłn Consiste en lograr la utilizaciĂłn mĂĄs productiva de bienes materiales y de recursos humanos y Eficacia financieros Eficiencia Es el grado en que los programas estĂĄn consiguiendo los objetivos propuestos Se refiere a los tĂŠrminos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios EconomĂ­a en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible. Ética Parte de la filosofĂ­a que trata de la moral y las obligaciones del hombre PodrĂĄ definirse como el examen y evaluaciĂłn al medio ambiente, el impacto al entorno y la EcologĂ­a propuesta de soluciones reales y potenciales Nota: Adaptado de “AuditorĂ­a de GestiĂłnâ€? por Maldonado, M, 2011, pp. 23-24

Los componentes de mediciĂłn en una auditorĂ­a de gestiĂłn permiten evaluar el cumplimiento de los recursos asignados con los utilizados, la relaciĂłn de los bienes adquiridos con los recursos utilizados, entre otros componentes que permitan a la organizaciĂłn conocer si se ha cumplido con los objetivos planteados.

3.2.2.4. Indicadores de gestiĂłn. “El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es poder evaluar en tĂŠrminos cualitativos y cuantitativos el cumplimiento puntual de sus etapas y su propĂłsito estratĂŠgico, a partir de la revisiĂłn de sus funcionesâ€? (Franklin, 2014, p. 157). Los indicadores de gestiĂłn son herramientas que permiten medir el desempeĂąo de los procesos, programas o componentes de las operaciones como se muestran a continuaciĂłn: Tabla 3 Tipos de indicadores de gestiĂłn Indicador DefiniciĂłn SegĂşn la SECODAM-MĂŠxico citado por Maldonado (2011) “Son los que permiten determinar, cuantitativamente, el grado de Eficacia cumplimiento de una meta en un periodo determinado o el ejercicio de los resultados en relaciĂłn al presupuesto asignado, a saberâ€? (p.85).

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16

Productividad

Eficiencia

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Ética

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SegĂşn Franklin (2014, p. 156), determina el siguiente indicador referente a la productividad de la empresa: “Se aplica para medir la relaciĂłn establecida entre las metas alcanzadas y los recursos ejercidos para tal fin y se determinanâ€? (Maldonado, 2011, p. 86). “Mide la capacidad para generar y movilizar adecuadamente los recursosâ€?. (Franklin, 2014, p.

148) “Este indicador persigue dimensionar o cuantificar valores de tipo polĂ­tico y socialâ€? (Maldonado, 2011, p.87) Los indicadores de ecologĂ­a segĂşn Mora, et. al.

(Como se citĂł en Montes, Montilla & MejĂ­a, 2014) “permite reconocer, organizar valorar y registrar las condiciones y los cambios en los recursos naturales y del ambienteâ€? (p.28)

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3.2.3 Control interno 3.2.3.1. DefiniciĂłn.

SegĂşn Root (Como se citĂł en Mantilla, 2013) determina que: El control interno comprende el plan de la organizaciĂłn y todos los mĂŠtodos y medidas coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las polĂ­ticas prescritas. (p. 6) El control interno es un proceso de verificaciĂłn que implanta la direcciĂłn con objeto de llevar a cabo, de manera ordenada y eficaz, la gestiĂłn de la entidad, salvaguardando sus activos y asegurando, dentro de lo posible, la correcciĂłn y la fiabilidad de la informaciĂłn financiera que pueda servir de base para la toma de decisiones. (DĂ­az, 2015, pp. 307-308)

De las dos definiciones descritas se considera la de Mantilla debido que el control interno es un sistema que ayuda a la organizaciĂłn a formar un plan, en el cual permite analizar las distintas perspectivas que se presentan en la empresa, para asegurar la razonabilidad de los registros contables en la entidad.

3.2.3.2. CaracterĂ­sticas del control interno.

Según Montes et. al (2014), las características fundamentales del control interno son: •

Forma parte del sistema contable, financiero, de planeaciĂłn, de informaciĂłn y de sus operaciones (Manuales).

•

Es responsabilidad del gerente o representante legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, estructura y misiĂłn organizacional.

17 •

En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de control interno ante su jefe inmediato.

•

La auditoría interna se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al gerente para mejorarlo.

•

Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros. (p. 46)

3.2.3.3. Objetivos del control interno.

Según Estupiñan (2015) establece que los objetivos del control interno son los siguientes: •

“Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución

•

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

•

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas

•

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados” (p. 19).

Según Estupiñan (2015) las clases de control interno más importantes son las que se describen a continuación: Tabla 4.

Clases de control interno Clase

Definición

Control interno administrativo

Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de: • Mantenerse informado de la situación de la empresa; Coordinar sus funciones; • Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos; • Mantener una ejecutoria eficiente; • Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.

Control interno contable

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento, el control interno contable, con el siguiente objetivo: • Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.

• Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

• Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.

• Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.

Nota: Adaptado de “Control interno y fraudes: Análisis de informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales” por Estupiñan, R, 2015, pp. 7-8

18 3.2.3.4. Modelo COSO II ERM. 3.2.3.4.1. Definición.

Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos: •

Efectividad y eficiencia de las operaciones

•

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

•

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Estupiñan, 2015, p. 25).

El modelo de control interno permite a las organizaciones identificar, evaluar y manejar los riesgos de las actividades o procedimientos, además de cumplir con los objetivos y metas establecidos por la organización, a través del modelo que comprende los ocho componentes que es ejecutado por la junta directiva.

3.2.3.4.2. Beneficios.

Según Estupiñan (2015) determina que los beneficios del control interno son: Ninguna organización con ánimo o sin ánimo de lucro opera en un entorno libre de riesgos, y el E.R.M. no crea tal entorno, sin embargo, si representa beneficios importantes para operar más efectivamente en entornos llenos de riesgos, representando capacidad enriquecida para: a) Alinear el apetito por el riesgo y la estrategia; b) Vincular crecimiento, riesgo y retorno; c) Enriquecer las decisiones de respuesta frente al riesgo; d) Minimizar sorpresas y pérdidas operacionales; e) Identificar y administrar los riesgos de los impactos; f) Proveer respuestas integradas para los riesgos múltiples; g) Sopesar oportunidades; y h) Racionalizar el capital. ( p. 75)

El COSO ERM está compuesto por ocho componentes que son aplicados para proporcionar una seguridad razonable de que sus objetivos de control están siendo llevados a cabo de manera eficaz y eficiente.

Tabla 5 .

Componentes COSO ERM Componente Definición Este componente, influye en el diseño y funcionamiento de las actividades de control, de Entorno interno los sistemas de información y comunicación, y del monitoreo de las operaciones.

Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así Definición de como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las objetivos actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos (financiera y no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados.

19

Identificación de eventos

Valoración riesgos

de

Respuesta riesgo

al

Actividades control

de

Información comunicación

Monitoreo (Ongoing)

y

- La metodología de identificación de eventos pueden comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Las técnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores.

La metodología normalmente comprende una combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas. Los hechos que se relacionan directamente con la contabilidad como las captaciones, colocaciones, aportes de capital, donaciones, se les aplican técnicas cuantitativas y cualitativos, cuando los datos no ofrecen precisión.

Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.

Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio.

Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad.

Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúa aplicándose en todos los niveles.

Nota: Adaptado de “Control interno y fraudes: Análisis de informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales” por Estupiñan, R, 2015, pp. 76-78

3.2.4. Inventario.

3.2.4.1. Definición.

Los inventarios son considerados los recursos más importantes para una entidad que están destinados a la venta con un periodo inferior a un año. Además “Se conocen como mercaderías aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o adición significativo” (Zapata, 2017, p. 119).

“La naturaleza de la existencia varía considerablemente entre las diferentes industrias, desde las materias primas, productos en curso y productos terminados de las sociedades fabriles, hasta las mercaderías de las empresas distribuidoras” (Sánchez & Alvarado, 2014, p.

241).

3.2.4.2. Tipos de inventarios.

De acuerdo con Zapata (2017) los sistemas de control de inventarios de mercaderías utilizados en el ambiente comercial son: 1. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo, este método ha sido muy utilizado por los beneficios que conlleva y además por las NIIF-NIC.

20 2. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico, es un método poco utilizado, pero aún presente (p.120).

El sistema de cuenta múltiple o también denominado inventario permanente, consiste en controlar la cuenta de mercadería por medio de varias cuentas, además de la elaboración de sus inventarios periódicos que se obtienen mediante una toma física de las existencias que constan en la empresa en un tiempo determinado.

El sistema de cuenta permanente o también inventario perpetuo consiste en controlar la cuenta de mercadería mediante la aplicación de Kárdex, la misma que nos permite conocer el costo del inventario junto con la constatación física en forma permanente.

3.2.4.3. Métodos de valoración de inventarios.

Los métodos de valoración permiten determinar el costo del inventario y mantener un orden adecuado de la entrada o salida de existencia. De acuerdo con Bravo (2015) “el costo de las existencias o valoración del inventario, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o el costo promedio ponderado.

3.2.4.3.1. Método PEPS. El método PEPS permite a las empresas industriales sacar la mercadería que fue comprada primero con el fin de que no se deteriore. “Primeros en entrar, primeros en salir.

Significa que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir” (Bravo, 2015, p. 170).

Cuando se aplica el método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de valuación de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en existencias al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor (subvalorado). (Guajardo y Andrade, 2014, p. 307)

3.2.4.3.2. Método ponderado.

El método ponderado es aquel que actualmente las empresas utilizan con el fin de valorar a los inventarios de acuerdo con los precios de compra. “En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario” (Bravo, 2015, p. 170).

21 El mĂŠtodo de promedio ponderado para valuaciĂłn de inventarios reconoce que los precios varĂ­an segĂşn se adquieren las mercancĂ­as durante el periodo; por tanto, de acuerdo con ĂŠl las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el aĂąo. (Guajardo & Andrade, 2014, p. 310)

3.2.4.4. Control de existencias.

El control de existencias es un mĂŠtodo utilizado por el personal tanto de producciĂłn como administrativo, con el fin de determinar cuĂĄndo se debe adquirir mercaderĂ­a para mantener el stock y satisfacer las necesidades de los clientes.

Montalvo (como se cita en Bravo 2015, p. 182) “Todo bien destinado a la venta, a la transformaciĂłn o al consumo, por su naturaleza y destino obligan a manejar cantidades significativas que deben ser embodegadas o almacenadas, que, contando con una administraciĂłn y control eficiente, eficaz y econĂłmico con miradas a alcanzar el mejor aprovechamiento de estos recursos, debe necesariamente considerarse o estar presente, en otras palabras, los lĂ­mites de existenciasâ€?.

SegĂşn Bravo (2015) “El no trabajar con lĂ­mites de existencia realmente es no tener ni sentido comĂşn, que puede llevarle a un exceso o a cantidades insuficientes. Los dos extremos pueden ocasionar consecuencias negativas que pueden ser identificadas o reconocidas por cualquier persona con un mĂ­nimo de lĂłgicaâ€? (p.182).

Tabla 6.

LĂ­mites de existencias Limite Existencia mĂ­nima (Em) Existencia (EM)

mĂĄxima

DefiniciĂłn Es el lĂ­mite interior al que puede llegar la existencia sin causar problemas, pero es una luz preventiva.

FĂłrmula =

Es el lĂ­mite superior que no origina problema alguno.

đ??śđ?‘€ ∗ đ?‘‡đ?‘€ 30

= đ??¸đ?‘š −

đ??śđ?‘š ∗ đ?‘‡đ?‘š + đ??żđ?‘’ 30 đ??śđ?‘? ∗ đ?‘‡đ?‘?

30

Existencia crĂ­tica (Ec)

EstĂĄ por debajo de la mĂ­nima y ya es un problema.

= đ??¸đ?‘š −

Lote econĂłmico (Le)

Es el punto de pedido o punto de reordenamiento es la cantidad de compra mĂĄs conveniente para la empresa

CM = Consumo mĂĄximo TM = Tiempo mĂĄximo de reemplazo Cm = Consumo mĂ­nimo Tm = Tiempo mĂ­nimo de reemplazo Cp = Consumo promedio Tp = Tiempo promedio de reemplazo

Nota: Adaptado de “Contabilidad General� por Bravo, M, 2015, pp. 182-183

22

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

4.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación Para realizar la metodología de la investigación primero se debe determinar el tipo de enfoque que se va a utilizar, ya sea este cualitativo, cuantitativo o mixto, considerando este enfoque se va a poder direccionar con el diseño y el tipo de investigación que se van a aplicar.

4.1.1. Enfoque de la investigación.

4.1.1.1. Enfoque cualitativo.

En esta investigación se utilizó un enfoque cualitativo, debido que se realizaron visitas de campo, con el propósito de describir de forma narrativa los antecedentes de la empresa y sus efectos en función del objeto de la investigación, lo cual ayudó a cumplir con el primer objetivo de la auditoría de gestión que es planificar; también se utilizó la entrevista la cual se aplicó al gerente general y al contador de la empresa, además se utilizó el cuestionario modelo COSO ERM y los indicadores de gestión que en su interpretación se los realiza de forma descriptiva para interpretar resultados, o en el caso del cuestionario se hicieron cada una las preguntas en base a los componentes del control interno. La acción indagatoria del enfoque cualitativo permite manejar de manera dinámica los hechos y su interpretación debido que su estructura es circular esto quiere decir que su secuencia no siempre va a hacer la misma.

(Hernández, Fernández & Baptista, 2014) 4.1.1.2.Enfoque cuantitativo.

Además, se utilizó un enfoque cuantitativo, en cuanto a la utilización del cuestionario de control interno modelo COSO II ERM para determinar el nivel de riesgo de las áreas críticas, también se utilizaron indicadores de gestión para medir el grado de cumplimiento de las áreas en estudio. A partir de éstos, se realizaron las pruebas de recorrido para verificar si todos los procedimientos están de acuerdo a las políticas de la empresa y asimismo en la tabulación de las encuestas a los involucrados internos y externos de la sociedad. Por lo mencionado el enfoque cuantitativo propone medir las variables en un determinado contexto, se analizan las mediciones obtenidas utilizando métodos estadísticos, matemáticos y de auditoría para emitir una conclusión en respecto a la investigación. (Hernández, et al., 2014)

23 4.2.

Diseño de la investigación

4.2.1. Diseño no Experimental.

“La investigación no experimental se realiza sin manipular deliberadamente las variables, así que el investigador debe esperar a que ocurran los fenómenos para luego estudiarlo”. (Cortés, 2014, p. 55) Para el presente trabajo de titulación se considera el diseño no experimental debido que no se van a manipular ninguna de las variables en estudio, solo se observará el entorno de la empresa para analizar todos los factores que intervienen en la sociedad y poder medir la eficiencia y eficacia de la gestión en el ciclo de inventarios.

4.3.

Tipo de investigación

4.3.1. Investigación Descriptiva.

“La investigación descriptiva, en comparación con la naturaleza poco estructurada de los estudios exploratorios, requiere de considerables conocimientos acerca del área que se investiga, para formular las preguntas específicas que se busca responder” (Cortés, 2014, p.

56).

Este trabajo de titulación utilizó un tipo de investigación descriptiva, debido que va a identificar los procesos de la empresa en el área de compras, ventas, almacenamiento y producción, en el cual se van a determinar la relevancia que existen en cada una de las variables en estudio.

4.4. Población y muestra 4.4.1. Población.

“La población es el conjunto de todos los individuos que contengan información sobre lo que se va a estudiar” (Hernández et al., 2014, pp. 174-175).

La población es el conjunto o unidades de análisis del proyecto de investigación, por esto se tomó en cuenta todos los individuos en el ciclo de inventarios en la empresa SIEXPAL S.A., se determinó una población de 79 personas entre involucrados interno y externos de la sociedad, los mismos que se detallan a continuación:

24 Tabla 7.

Personal de la empresa Población Gerente Contador Personal administrativo Personal de Producción Clientes Proveedores Total Nota: Fuente: Siexpal S.A.

N° 1 1 8 31 29 9 79

4.4.2. Muestra.

“La muestra se define como una parte de la población que contiene teóricamente las mismas características que se desea estudiar en ella” (Cortés, 2014, p. 63).

Mertens y Borge y Gall (Como se cito en Hernández et al., 2014), “hay un mínimo sugerido en estudios cuantitativos en encuestas a gran escala se utiliza 100 casos para el grupo o segmento más importante del universo” (p. 188).

La muestra es una parte de la población, generalmente se considera como ideal una muestra de 100 individuos, pero debido que la población no es extensa (79 personas), se tomará en su totalidad como parte de la muestra, para aplicar los instrumentos de recolección de datos, a los clientes, proveedores, personal administrativo y del área de producción de la empresa en estudio.

4.5.

Operacionalización de las variables

Tabla 8.

Operacionalización de las variables dependientes e independientes Variables Definición Dimensión conceptual operacional Independiente Auditoría de Gestión

La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en

relación con los objetivos generales; su eficiencia como

Control Interno COSO II E.R.M.

Indicador

Entorno Interno

Definición de los objetivos Identificación de eventos Valoración del riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de control Información y comunicación

Desarrollo indicador

del

Preguntas respondidas de manera positivas / Total de preguntas realizadas

Tm. de materia prima almacenada en los galpones / Max. de capacidad de almacenamiento en Tm.

25 organización y su actuación y posicionamiento Indicadores desde el punto de gestión vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.

(Blanco, 2012, p.

403)

Monitoreo de Eficiencia

Eficacia

de materia prima en galpones Materia prima indirecta / toneladas esperadas Costos de producción real / costos de producción presupuestada

Economía

Costo de MP consumida / promedio en toneladas de materia prima

Ética

No. De trabajadores que perciben un ambiente ético en la compañía / Total de trabajadores en la compañía

Ecología

Residuos generados / toneladas producidas

Dependiente Ciclo inventarios

de

“El ciclo de inventarios y almacenamiento es único debido a su estrecha relación con otros ciclos de operaciones.

La materia prima y la mano de obra directa entran en el ciclo de inventario y almacenamiento a partir del ciclo de adquisición y pago de nómina y personal, respectivamente.

El ciclo de inventario y almacenamiento termina con la venta de los productos en el ciclo de ventas y cobranza” ( Arens, Elder, y Beasley, 2010, p.638)

Compras

Adquisición de MP

Adquisiciones realizadas de MP Adquisiciones programadas de MP

Almacenamiento y Producción (Materia Prima y Producto Terminado)

Total, de normas del almacén

Normas aplicables a los almacenes / Total de normas aplicables a la organización

Días de inventario en existencia

(Saldo final inventarios / costo de ventas) *360 días

Personal autorizado

Personal de almacén autorizado / Personal de almacén requerido

MP almacenada

Materia prima en bodega / Materia prima comprada

Capacidad utilizada

Producción Capacidad producción

Control de MP

Inventario físico de prod. terminado / Inventario de prod. terminado del sistema

Rotación de inventarios

Ventas netas / costo de los inventarios

Cumplimiento del programa de ventas

Volumen real / volumen programado

Ventas (Producto terminado)

Nota: Operacionalización de las variables dependientes e independientes

real

/

/ de

26 4.6.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

4.6.1. Entrevista.

Se define como una reunión para conversar e intercambiar información entre una persona (el entrevistador) y otra (el entrevistado) u otras (entrevistados). En el último caso podría ser tal vez una pareja o un grupo pequeño como una familia o un equipo de manufactura (Hernández et al., 2014, p. 403).

La entrevista es muy importante al momento de recolectar información específica y detallada, debido que durante el proceso de indagación se puede generar más información o despejar ciertas preguntas, que se generan en el momento, por este motivo, se le aplicó al gerente y contador externo de la empresa, para obtener información específica de acuerdo con lo que está viviendo actualmente la sociedad.

4.6.2. Encuesta.

La encuesta consiste en recopilar información sobre una parte de la población denominada muestra, como datos generales, opiniones, sugerencias o respuestas a preguntar formuladas sobre los diversos indicadores que se pretende explorar a través de este medio (Cortés, 2014, p. 78).

Por tal motivo la encuesta es un instrumento muy relevante al recolectar datos, debido que permitió obtener información de los 77 encuestadas de las cuales son: 29 clientes, 9 proveedores, 8 del personal administrativo y 31 personas del área de producción de la empresa SIEXPAL S.A., esto facilitó la rápida recolección de información de los involucrados externos e interno de la entidad.

4.7.

Técnicas de análisis de datos

4.7.1. Análisis cualitativos.

De acuerdo con Hernández et al., (2014) los procesos de investigación cualitativa son: •

“Confirmar la muestra o modificarla

•

Recolectar los datos cualitativos: codificación abierta, axial y selectiva

27 •

Generar conceptos, categorías, temas descripciones, hipótesis y teoría fundamentada en los datos, así como narrativas” (p. 395).

Para el análisis de datos cualitativos, se procedió a realizar la entrevista con el contador y gerente general de la empresa, de igual manera se utilizó la observación para levantar información de la sociedad respecto a cuáles son sus procedimientos y políticas, en las áreas de estudio como son: compras, almacenamiento, producción y ventas, dicha información sirvió al momento de realizar las preguntas del cuestionario de control interno modelo COSO II ERM, y también para emitir una opinión en los análisis de cada uno de los indicadores de gestión.

4.7.2. Análisis cuantitativo.

“Al analizar los datos cuantitativos debemos recordar dos cuestiones: primero, que los modelos estadísticos son representaciones de la realidad, no la realidad misma; y segundo, los resultados numéricos siempre se interpretan en contexto, proceso de investigación” (Hernández et al., 2014, p. 272) Para el análisis de datos cuantitativos, se utilizó el software informático IBM -SPPS, en conjunto con el EXCEL, para realizar la tabulación de las encuentras realizadas a los clientes, proveedores, personal administrativo y de producción de la empresa. Además, se utilizó el modelo COSO II ERM, para medir el nivel de riesgo de las áreas críticas, en consiguiente se aplicó los indicadores de gestión los cuales se realizaron en función de fórmulas matemáticas para verificar el nivel de cumplimiento de las áreas en estudio.

28

5. RESULTADOS 5.1. Discusión y análisis de resultado 5.1.1. Resultado de la entrevista aplicada al Gerente.

La siguiente entrevista está dirigida al Gerente General de la empresa Siexpal S.A., y tiene la finalidad de conocer la situación actual de la empresa en cuanto al área de inventarios.

Entrevista dirigida al Gerente General Nombre: Sr. José Tomás Cedeño Cedeño Tabla 9.

Encuesta aplicada al Gerente General N°

Preguntas

1

¿La empresa Siexpal SA mantiene relaciones comerciales bajo principios éticos con sus proveedores, clientes y empleados?

La empresa si mantiene un esquema de comunicación con los proveedores, clientes y empleados, pero, debido que en épocas bajas se vuelve un poco compleja, por efecto de la deslealtad en la negociación. ¿Considera usted que para la asignación de funciones se establece un perfil del personal?

2

3

4

La empresa si tiene un manual de funciones del personal, consideran que para contratar al personal tienen establecido el perfil del puesto solicitado. ¿Le son notificadas por escrito todas las actividades realizadas en el proceso de compra, almacenamiento y venta?

Siempre le son notificadas por escrito todas las actividades realizadas en el ciclo de inventarios, la empresa en la actualidad lleva más control, con el fin de ser más efectivo y tener un stock óptimo. ¿La empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos con respecto a las compras, almacenamiento y ventas de la mercadería?

La empresa no tiene un manual de políticas escritas con respecto a las compras, almacenamiento y ventas de la mercadería, sin embargo, cuentan con una certificación orgánica en donde está especificado los parámetros que se deben seguir para la compra, almacenamiento y venta de la mercadería, además el personal recibe capacitaciones previas en el manejo de este rubro. ¿La empresa realiza presupuestos anuales de las compras y ventas de los productos?

5 La empresa si realizan presupuestos anuales de las compras y ventas de los productos.

6

¿De alguna manera el cumplimiento de estos objetivos ha generado compras en exceso de mercadería?

Al cumplir con los objetivos no ha existido un exceso de compra de la mercadería debido a que se realiza un control mensual de las proyecciones para ver si cumplen con los objetivos propuestos. ¿La empresa cuenta con un espacio adecuado para el almacenamiento de materia prima?

7

Si cuentan con un espacio adecuado para el almacenamiento, pero en temporadas altas no abastece el almacén y por ello deben utilizar otra parte de la empresa para acopiarla materia prima. ¿Los movimientos de la mercadería se encuentran respaldados por documentación?

8

Sí, todo el proceso que se hace día a día, se encuentra respaldada por la documentación correspondiente.

29 ¿La empresa considera la merma en el procesamiento de la materia prima hasta el producto terminado?

9

Si se la considera en el procesamiento, debido si la nuez tiene una humedad alta es almacenada por más tiempo para que disminuya, pero si es baja es procesada primero. ¿En alguna ocasión ha existido problemas en el abastecimiento de la materia prima?

10

Si ha existido problema en el abastecimiento de la materia prima y por ello actualmente no han tenido el rendimiento de años anteriores.

11

¿En alguna ocasión ha existido inconvenientes en la entrega de la mercadería por parte de los proveedores?

No, la empresa les da todas las facilidades de pago y entrega de la materia prima e incluso, ha existido momentos en que se recepta la materia prima en la noche.

12

¿Considera usted que han existido ocasiones en que las ventas no se han realizado por falta de mercadería?

La empresa no hace negocios sin antes calcular si va a cumplir con la demanda establecida, pero si las realiza y no le alcanza el producto el Gerente informa a los clientes el incumplimiento de la entrega del producto en la fecha establecida. ¿Se analiza la capacidad instalada para la recepción de la mercadería?

13

14

Si, la empresa trabaja en función de eso, en temporada alta trabajan al 100% la capacidad de la maquinaria y por ello queda un stock de materia prima con la que trabajan los meses que la temporada es baja. ¿Cuenta la empresa con un modelo de control para identificar el requerimiento de materia prima y poder realizar el pedido a tiempo?

La empresa cuenta con un modelo de control para identificar el requerimiento de la compra de materia prima es mediante una cantidad máxima de 5000 toneladas al mes y con la que deben mantenerse.

En caso de que la mercadería no alcance en las bodegas, ¿Se alquila otras bodegas?

15

16

No, la empresa almacena en las instalaciones de la misma e incluso ha utilizado los espacios de recreación (canchas deportivas) de los trabajadores para almacenar la materia prima. ¿La empresa ha buscado alternativas de nuevos proveedores que mejoren las condiciones de compra?

Si, el Gerente ha buscado nuevas alianzas con proveedores y además ofrecen el servicio de maquila en donde reciben la materia prima, la procesan y entregan al mismo proveedor el producto terminado. ¿Existen controles que verifiquen el cumplimiento de la documentación de respaldo en los procesos de compra y venta?

17

Si existen los controles adecuados de la documentación de los procesos de compra y venta para tener la información contable óptima. ¿Existen políticas claramente definidas en cuanto a la compra y venta de la mercadería?

18

No cuenta con políticas escritas de compra y venta de la mercadería, sin embargo, el Gerente establece los parámetros adecuados para la compra como es un porcentaje adecuado de la humedad que puede tener la nuez y para la venta se establece el precio y el porcentaje de acidez admisible. ¿Se ha evaluado el cumplimiento de la planificación presupuestaria?

19 Si realizan una evaluación constante de la planificación del presupuesto establecida.

30 5.1.2. Resultado de entrevista aplicada al contador externo.

La siguiente entrevista dirigida al contador de la empresa, tiene como propósito conocer si la empresa cuenta con un manejo adecuado del inventario de materia prima, desde su adquisición hasta su venta como producto terminado.

Entrevista dirigida al Contador de la empresa Siexpal S.A. Nombre: Ing. Jean Apolo Tabla 10.

Entrevista aplicada al contador N°

Preguntas ¿Considera que la empresa Siexpal S.A. realiza sus operaciones mediante principios y valores éticos?

1

Si, La empresa Siexpal S.A. siempre se ha manejado mediante principios y valores éticos, desde que he ejercido mis labores en la empresa. ¿Conoce si existe algún comité que establece las políticas contables que tiene la empresa?

2

No, realmente, solo sé que en la junta de accionistas discute temas y hay determinar las reglas en ciertas ocasiones. ¿La administración es cuidadosa al momento de aceptar negocios de alto riesgo?

3

Si, debido que todas las compras y ventas las realiza el Gerente General de la sociedad y después él debe rendir cuenta ante la junta de accionistas ¿Considera que la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. es la adecuada?

4

5

Si, debido que existen jefes de cada departamento y se sabe quién maneja cada uno de los temas de la empresa ¿La empresa tiene un manual de funciones, que especifique, autorización, control y responsable de quienes manejan la información contable?

Si, existen manuales de los perfiles de cada uno de los cargos de la empresa, y que deben hacer. ¿La empresa establece objetivos respecto a la comercialización de sus productos?

6 Si, siempre todos los objetivos respecto a la comercialización lo hacen en base al presupuesto. ¿Las transacciones realizadas en el día se registran en el momento que ocurren 7 Si, todo se realiza al momento que y si se archiva ¿Se realiza un control de las operaciones diarias realizadas en los inventarios?

8 No, debido que se debe coordinar primero con el jefe de producción. ¿Se ingresa la información al sistema contable de la empresa?

9 Si, siempre ¿Se contabiliza la mercadería en el momento que ocurre la transacción?

10 Si, siempre al menos que ya no se alcance debido que sea feriado etc.

31

¿Se registra en el sistema contable el movimiento de la mercadería?

11 Si, siempre se lleva un control conjunto con el área de producción ¿Se registra la mercadería bajo un sistema de valoración de inventarios?

12 Si, se la registra Maneja usted los Estados Financieros de acuerdo con las normas internacionales de información financiera ( NIIF´s ) 13

Si, se realizan los estados financieros de acuerdo con la NIC 1 Están claros los procedimientos a seguir para la elaboración de Estados Financieros

14 Si, porque se realizan con la normativa vigente Tiene considerados mecanismos que bajen el riesgo tributario 15 Si, mediante los beneficios de ley q existe para el sector palmicultor Existe una segregación de los costos y los gastos 16 No, porque todo lo que se genera en el proceso de producción se carga al costo del producto terminado.

Registra la mercadería a valor razonable 17 Si, siempre se valora al precio de mercado, debido que la industria es bien competitiva. ¿Qué método de valoración de inventarios utiliza?

18 Se utiliza el método de promedio ponderado. ¿Valora los inventarios a valor razonable 19

Si, porque siempre se procede a ingresar a producción la materia prima y se vende a valor de mercado el producto terminado ¿Utiliza la valoración de inventario que establece la NIC 2?

20

Si, respecto a valorar los inventarios de acuerdo a la industria, y otros procedimientos en lo que es el costeo. ¿Existe un procedimiento adecuado para la entrega y recepción de la información contable?

21 Si, porque todo se encarga el subgerente de la empresa en entregar la información completa ¿Usted maneja la información contable de manera externa o interna?

22 Soy contador externo de la empresa

23

¿Se realiza una comparación que la información contable del sistema coincida con todas las transacciones realizadas por la empresa?

Si, por que se contrasta la información de producción con la de contabilidad

32 5.1.3. Resultados encuesta aplicada al personal administrativo.

La siguiente encuesta está dirigida al personal administrativo de la empresa Siexpal S.A tiene como finalidad conocer si cuenta con un espacio adecuado para el almacenamiento de la materia prima, si tiene establecido un manual de políticas y procedimientos y si realiza conciliaciones de los saldos de la mercadería con el sistema contable. (Ver Anexo n°14) Análisis: Según con la encuesta aplicada al personal administrativo de la empresa Siexpal S.A se determinó que la mayoría de los encuestados (63%) consideran que la sociedad carece de un espacio adecuado para almacenar la materia prima, pese a esto, no han alquilado otras bodegas, además el 62.50% concuerda que la empresa carece de un manual de políticas y procedimientos, en lo que respecta a las compras, almacenamiento y ventas, otro de los factores encontrados es que la mayoría de los encuestados (62.50%) manifiesta que no se realizan conciliaciones del saldo de materia prima con el sistema contable y tampoco se registra de manera oportuna la documentación de la gestión de inventario.

5.1.4. Resultados encuesta aplicada al personal de producción.

La siguiente encuesta está dirigida al personal de producción de la empresa, el cual tiene como propósito determinar el manejo del inventario de materia prima, el almacenamiento y el cumplimiento de los requerimientos del producto final. (Ver Anexo n°15) Análisis: De acuerdo con las respuestas del personal de producción se determinó que la mayoría de los encuestados (58,10%) manifiestan que la empresa no cuenta con el espacio suficiente para el almacenamiento de la materia prima, además, el 61,30% coinciden que la materia prima es almacenada casi siempre en las bodegas, otros de los factores a analizar es que el 38,70% del personal encuestado mencionan que casi siempre no pueden cumplir con los requerimientos del producto terminado.

5.1.5. Resultados encuesta aplicada a los clientes.

La siguiente encuesta fue aplicada a los clientes de la empresa, con el propósito de determinar si la empresa cuenta con políticas o reglas para la comercialización de los productos

33 desde su punto de vista; el cumplimiento de la entrega del producto terminado y si se han realizado devoluciones del producto. (Ver Anexo n°16) Análisis: De acuerdo con las respuestas de la encuesta aplicada a los clientes de la empresa se determinó que el 83% de los encuestados desconocen que la empresa maneje principios y valores. Respecto al tema de entrega del producto terminado en condiciones adecuadas el 38% concluye que a veces han tenido inconvenientes, además el 69% de los clientes no tienen conocimiento sobre los procedimientos a realizar cuando se presentan incumplimientos en la entrega, de igual manera el 72% de las personas consideran que la empresa carece de políticas y reglas establecidas para la comercialización de sus productos, por último el 76% de los encuestados respondió que alguna vez la empresa no ha podido completar con su requerimiento de pedido, esto se debe a las negociaciones u acuerdos que se realizan con la gerencia.

5.1.6. Encuesta aplicada a los proveedores.

La encuesta aplicada a los proveedores, pretende determinar si la empresa lleva un control adecuado de la materia prima, el registro de la misma además si se ha realizado alguna devolución de la materia prima. (Ver Anexo n°17) Análisis: Conforme a las respuestas de los proveedores de la empresa Siexpal S.A se determinó que el 56% de los encuestados consideran que al momento de registrar la materia prima se ha utilizado el mismo mecanismo en varios años, además, que no se ha realizado ninguna devolución de la materia prima debido que la empresa tiene como política aplicar un castigo, ya sea en el precio o la cantidad de la mercadería y por ello los proveedores no tienen conocimiento del procedimiento de la devolución de compras.

Análisis general de la empresa: De acuerdo con los datos obtenidos en las entrevistas y las encuestas aplicadas, se puede determinar que la empresa carece de un espacio adecuado para almacenar la materia prima, pese a esto no se ha considerado alquilar bodegas, por lo que en algunas ocasiones se almacenó la materia prima en la parte exterior de los galpones, esto puede ocasionar un deterioro en la misma y una baja calidad del producto terminado.

34 La empresa carece de políticas o reglas establecidas para la comercialización de sus productos, esto se debe a que todas las negociaciones son realizadas por el gerente, de acuerdo con la encuesta aplicada a los clientes y al personal administrativo, además se ha utilizado el mismo mecanismo para registrar la materia prima, esto se puede corroborar en la encuesta realizada a los proveedores.

Finalmente, la empresa tiene una deficiencia en el control de las operaciones diarias de los inventarios, las conciliaciones del saldo de la materia prima con el sistema contable y el registro inoportuno de la documentación en el área de compras, provocando diferencias entre la documentación física con los datos del sistema.

5.2. Propuesta de intervención En la propuesta de intervención se desarrolló cada uno de los cuatro objetivos propuesto en la parte del planteamiento del problema del presente trabajo de investigación. Para el desarrollo de los mencionados objetivos se realizó cada uno de los programas correspondientes a las fases de la auditoría de gestión.

5.2.1. Levantar la información de los procesos del ciclo de inventarios de la empresa Siexpal S.A. En base con el primer objetivo, se procedió a levantar la información correspondiente a los procesos del ciclo de inventarios (compras, producción y ventas) de la empresa Siexpal S.A.; a continuación, se ha desarrollado el programa de planificación de auditoría con sus respectivos objetivos 5.2.1.1 Programa de planificación.

Tabla 11.

Programa de planificación PROGRAMA DE AUDITORÍA (FASE DE PLANIFICACIÓN) Cliente: Empresa Siexpal S.A. Período: 2018 N° PROCEDIMIENTO Cédula Elaborado por: A Aplicables a la etapa preliminar A.1 Prepare una entrevista con el Gerente de la empresa Siexpal S.A. donde se identificarán los principales problemas o inconvenientes que P.1 J.C.J.A. existen el área de ventas, compras y producción (Ver anexo n°4) A.2 Solicite y recopile de manera ordenada, las políticas, funciones, normativas, manual, P.2 H.L.I.Y estatutos y otros documentos necesarios de la empresa Siexpal S.A. (Ver anexo n°5)

Fecha:

08/11/2018

08/11/2018

35 A.3 A.4 A.5

A.6 A.7

A.8 A.9

Identifique la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. Determine las políticas y procedimientos de compras, producción y ventas Obtenga información sobre la estructura operativa utilizada en la industria, las unidades relacionadas con la instalación de los servicios y la administración existente determine: a) Instalaciones disponibles b) Grado de autonomía de las diferentes áreas y su forma de reporte c) Restricciones existentes para cada área (Ver anexo n°6) Elabore la narrativa del procedimiento de compra de materia prima Elabore la narrativa del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste (Ver anexo n°7) Elabore la narrativa del procedimiento de venta de aceite y pasta de palmiste (Ver anexo n°8) Resuma la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. (Ver anexo n°9) Elaborado por: Yokasta Hinojosa

P.3

H.L.I.Y

09/11/2018

P.4

J.C.J.A.

09/11/2018

P.5

J.C.J.A.

12/11/2018

P.6

J.C.J.A.

13/11/2018

P.7

H.L.I.Y

14/11/2018

P.8

J.C.J.A.

14/11/2018

P.9

J.C.J.A.

15/11/2018

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

36 5.1.1.1.1. Estructura Organizacional.

Tabla 12.

Papel de trabajo 1: Estructura Organizacional EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.3

Fase de planificaciรณn

HLIY

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 09/11/2018

Objetivo: Identificar la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. Relevamiento :

Fuente: Organigrama estructural de la empresa Siexpal S.A. Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernรกn Maldonado P.

37 5.1.1.1.2. Determinar políticas y procedimientos del área de compras, producción y ventas.

Tabla 13.

Papel de trabajo 2: Determinar y procedimientos del área de compras, producción y ventas EMPRESA SIEXPAL S.A Elaborado por: Fase de planificación

JCJA

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

P.4 1/1

FECHA: 09/11/2018

Objetivo: Determinar políticas y procedimientos del área de compras, producción y ventas Revelamiento: Compras • Se debe informar al guardia de la llegada del vehículo.

• Entregar la guía de remisión a ventanilla.

• Verificar el peso de entrada (en caso de diferencias altas se informa al transportista y extractora con su autorización se procede con la descarga).

• Verificación de tara y peso en general.

• Ingresar el ticket de peso al sistema.

• Ingresar la factura al sistema.

• Emitir el comprobante de retención.

• Archivar todos los documentos emitidos.

Producción • Almacenar la materia prima en las bodegas.

• Separar la materia prima de acuerdo con su nivel de humedad.

• Ingresar a producción la materia prima que tenga un nivel de humedad por debajo del doce por ciento.

• Controlar el nivel mínimo de impurezas en el proceso de palmistería.

• Controlar el porcentaje máximo de humedad en el proceso de secado.

• Medir el rendimiento del producto terminado en relación de la materia prima ingresada.

• Medir el nivel de acidez del aceite, que debe tener un máximo del tres por ciento.

• Realizar reportes del control de producción.

Ventas • Informar la llegada del cliente.

• Emitir la orden de despacho del Aceite o Pasta de palmiste.

• Registrar el peso tara del vehículo.

• Emitir los documentos para el despacho (guía-factura-tickets de peso).

• Realizar la gestión de cobro o crédito.

• Registrar en el sistema y en un hoja de Excel las ventas realizadas.

Fuente: Entrevista al Gerente, Auxiliar de compras y ventas, Jefe de producción, Auxiliar contable 1, Laboratorista, Jefe de Seguridad Industrial, Jefe Financiero y Subgerente.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

38 5.1.1.1.3. Narrativa del procedimiento de compra de materia prima.

Tabla 14.

Papel de trabajo 3: Narrativa del procedimiento de compra de materia prima EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de planificación Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018 Objetivo: Elaborar la narrativa del procedimiento de compra de materia prima

Elaborado por:

P.6

JCJA

1/2

FECHA: 13/11/2018

Revelamiento: Para el proceso de compra de la materia prima la empresa Siexpal S.A maneja el siguiente procedimiento: El primer paso de la compra de materia prima surge de su requerimiento; antes de hacer un pedido el auxiliar de compras y ventas solicita un informe al jefe de proceso sobre la materia prima existente, para ello el jefe de proceso emite un informe al auxiliar de compras y ventas detallando la cantidad de materia prima disponible en bodega, al receptar este informe el auxiliar de compras y ventas verifica con el Sistema Contable Informático el reporte recibido y este es enviado al Gerente para comprobar si la empresa requiere o no adquirir materia prima.

El gerente recibe el informe del auxiliar de compras y ventas y determina la adquisición de materia prima, para ello se realizan llamadas a los proveedores habituales y en el caso de no tener materia prima se buscan nuevos proveedores, al constatar que tienen materia prima el Gerente se acerca a los establecimientos de los proveedores para realizar la negociación en el cuál determinan: la cantidad, el nivel máximo de humedad (12%) que puede tener la nuez, las impurezas, la forma de pago del flete y el precio, el mismo que es establecido de acuerdo con el Contenido de Almendra en la Nuez (CAN) y al precio del aceite.

Al aceptar los proveedores estos parámetros para la adquisición de la materia prima se realiza la negociación fijando el plazo y horario para entregar la mercadería. Cuando la mercadería llega a la empresa, el guardia recepta la guía de remisión, factura y exámenes de calidad (opcional), notifica y envía al auxiliar de compras y ventas los documentos recibidos, el auxiliar verifica el contenido de la guía de remisión, factura y los exámenes de calidad y autoriza el ingreso del camión a las instalaciones, al ingresar el camión se dirige a la báscula trailera para obtener el peso bruto de la carga siendo el jefe de producción quien registra el peso.

Al mismo tiempo el laboratorista toma una muestra de la materia prima, para verificar el porcentaje de: • • •

Humedad Impurezas de la materia prima CAN (Contenido de Almendra en Nuez)

Se registra en el sistema los porcentajes y después se envía los resultados de la muestra al auxiliar de compras y ventas, una vez receptados los documentos del examen si estos no son buenos se notifica al proveedor, pero si son buenos se procede a descargar la materia prima de manera manual, una vez que se descargó la materia prima, el camión debe pasar una vez más por la báscula para determinar cuántas toneladas descargó realmente de materia prima. El auxiliar de compras y ventas verifica la información del laboratorio de la empresa Siexpal S.A. con la enviada por el proveedor y el peso de la guía de remisión, si todo está correcto, procede a firmar la guía de remisión e ingresa la cantidad de materia prima recibida.

Cuando no se cumple con la calidad y peso acordado, se notifica al proveedor el castigo que se va a aplicar, al no aceptar el castigo se vuelve a realizar nuevamente todo el proceso, pero si acepta el castigo se procede a firmar la guía de remisión. Seguidamente el jefe de producción ingresa al sistema y envía el reporte de la materia prima ingresada. El auxiliar de compras y ventas verifica que los valores estén correctos, si están correctos los valores, el auxiliar contable 1 emite los comprobantes de retención correspondientes.

39 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.6

Fase de planificación

JCJA

2/2

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 13/11/2018

Objetivo: Elaborar la narrativa del procedimiento de compra de materia prima Relevamiento: El auxiliar de compras y ventas entrega los documentos al transportista para que firme y proceda a salir de las instalaciones de la empresa. El jefe financiero emite el cheque a nombre de la empresa proveedora establecida en la negociación se envía al Gerente el cheque para su previa autorización y firma para proceder a pagar al proveedor. Finalmente, el Jefe Financiero archiva la documentación correspondiente Fuente: Investigación de campo, entrevista al Gerente General, Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas , Auxiliar contable 1

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

40 5.1.2. Aplicar herramientas para identificar las áreas críticas en los procesos del ciclo de inventarios.

5.1.2.1. Programa para la fase de Evaluación del Control Interno.

De acuerdo con el segundo objetivo que corresponde a la evaluación del control interno; para determinar las áreas críticas de la empresa, se tomó como base la herramienta del modelo COSO II ERM que tiene ocho componentes de evaluación, el cual nos permitió desarrollar el programa de auditoría correspondiente a la fase de evaluación de control interno.

Tabla 15.

Programa para la fase de Evaluación del Control Interno PROGRAMA DE AUDITORÍA (FASE EVALAUCIÓN DEL CONTROL INTERNO) Cliente: Empresa Siexpal S.A. N° B

PROCEDIMIENTO

Período: 2018 Cédula

Elaborado por:

Fecha:

Evaluación de Control Interno

B.1

Elabore el flujograma del procedimiento de compra de materia prima.

C.1

J.C.J.A.

16/11/2018

B.2

Realice el flujograma del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste. (Ver anexo n°10)

C.2

H.L.I. Y.

16/11/2018

B.3

Elabore el flujograma del procedimiento de venta de aceite y pasta de palmiste palmiste. (Ver anexo n°11)

C.3

J.C.J.A.

19/11/2018

B.4

Aplique el Cuestionario de Control Interno COSO II E.R.M.

C.4

J.C.J.A.

20/11/2018

B.5

Realice la matriz de recomendaciones del control interno.

C.5

H.L.I.Y.

23/11/2018

B.6

Determine el nivel de confianza y riesgo del cuestionario de control interno.

C.6

H.L.I.Y.

28/11/2018

B.7

Determine la muestra de transacciones a ser revisadas.

C.7

H.L.I.Y.

30/11/2018

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

41 5.1.2.1.1. Flujograma del proceso de compras.

Tabla 16.

Papel de trabajo 4: Flujograma del proceso de compras EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.1

Fase de Evaluación del Control Interno

JCJA

1/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de compra de materia prima Revelamiento: Flujograma para el procedimiento de compras N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

1

Inicio

2

Solicita un informe de la materia prima existente

X

3

Recibe el informe de la materia prima existente

X

Jefe de proceso

4

Verifica la programación de compras

X

Jefe de proceso

5

Emite un informe de la materia prima existente

X

6

Envía informe de existencias

X

Jefe de proceso

7

Recepta el informe de existencias

X

Auxiliar de compras y ventas

8

Comprueba con el Sistema Contable Informático la existencia de materia prima

X

Auxiliar de compras y ventas

9

Envía el informe de existencias del sistema

X

10

Recepta el informe de existencias

X

GRÁFICO C

PASA

X

X

X

Auxiliar de compras y ventas

A

Jefe de proceso

Auxiliar de compras y ventas

Gerente General

SI

NO

42

-

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.1

Fase de Evaluación del Control Interno

JCJA

2/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de compra de materia prima Revelamiento: Flujograma para el procedimiento de compras N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENE 11

Llama a proveedores habituales

X

Gerente General

12

Establece la disponibilidad de Materia Prima del proveedor

X

Gerente General

13

Negocia el requerimiento de materia prima

X

Gerente General

14

Visita a los establecimientos de los proveedores

X

Gerente General

15

Acuerdan cantidad, nivel máximo de humedad (12%), impurezas, precio, forma de pago del flete, el plazo y horario de entrega

X

Gerente General

16

Envía la materia prima

X

Proveedor

17

Se recepta la guía de remisión, factura y exámenes de calidad

X

18

Se notifica y entrega al auxiliar de compras y ventas los documentos recibidos

X

19

Verifica el contenido de los documentos

X

20

Se notifica al proveedor

X

Auxiliar de compras y ventas

21

Se autoriza el ingreso de la mercadería a la báscula

X

Auxiliar de compras y ventas

SI

PASA

X

NO A

Guardia

Guardia

X

Auxiliar de compras y ventas

B

43

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.1

Fase de Evaluación del Control Interno

JCJA

3/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de compra de materia prima Revelamiento: Flujograma para el procedimiento de compras N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENE

22

Permite el ingreso del camión a las instalaciones

X

Guardia

23

Se pesa el camión con la mercadería

X

Jefe de Producción

24

Se registra el peso del camión con la mercadería

X

25

Se toma una muestra de la materia prima

X

Laboratorio

26

Se realizan los exámenes de la muestra

X

Laboratorio

27

Se envía los resultados de la materia prima adquirida

X

28

Se receptan los resultados de calidad de la materia prima

X

Auxiliar de compras y ventas

29

Los resultados de calidad de materia prima son buenos

X

Auxiliar de compras y ventas

30

Se procede a descargar la materia prima

X

Estibador

31

Se pesa el camión al vacío

X

X

Jefe de producción

32

Se registra el peso del camión al vacío

X

X

Jefe de producción

PASA

X

X

Jefe de Producción

Laboratorio

SI

NO B

44

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.1

Fase de Evaluación del Control Interno

JCJA

4/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de compra de materia prima Revelamiento: Flujograma para el procedimiento de compras N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENE

33

Se revisan los datos del peso de la guía de remisión y los exámenes de calidad del proveedor

X

Auxiliar de compras y ventas

34

Cumplen con el peso y la calidad requeridas

X

Auxiliar de compras y ventas

35

Se notifica al proveedor el castigo a aplicar

X

Auxiliar de compras y ventas

36

El proveedor acepta el castigo

X

Auxiliar de compras y ventas

37

Se firma la guía de remisión

X

38

Se ingresa al sistema la materia prima adquirida

X

39

Emite un reporte de la materia prima ingresada

X

X

Jefe de Producción

40

Se envía el reporte de la materia prima ingresada

X

X

Jefe de Producción

41

Se recepta el reporte

X

Auxiliar de compras y ventas

42

Son correctos los valores del reporte

X

Auxiliar de compras y ventas

43

Se emite los comprobantes de retención correspondientes

X

PASA

X

SI

NO

SI

NO

Auxiliar de compras y ventas

Jefe de Producción

X

Auxiliar contable 1

SI

NO

C

45 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.1

Fase de Evaluación del Control Interno

JCJA

5/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de compra de materia prima Revelamiento: Flujograma para el procedimiento de compras N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENE 44

Se entrega los documentos al transportista

X

X

Auxiliar de compras y ventas

45

Firma los documentos recibidos

X

X

Transportista

46

El camión sale de las instalaciones

X

47

Se archiva la documentación generada

X

X

Auxiliar de compras y ventas

48

Se emite el cheque establecido en la negociación

X

X

Jefe Financiero

49

Se envía el cheque

X

Jefe Financiero

50

Autoriza el cheque

X

Gerente

51

Firma el cheque

X

52

Se procede a pagar al proveedor

X

53

Se archiva la documentación correspondiente

X

54

FIN

Transportista

X

Gerente

Gerente

X

Jefe Financiero

Fuente: Entrevista al Gerente General, Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas, Auxiliar contable 1

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

46 5.1.2.1.2. Cuestionario de Control Interno.

Tabla 17.

Papel de trabajo 5: Cuestionario de Control Interno EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de evaluación de Control Interno Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018 Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno COSO II E.R.M.

Elaborado por:

C.4

JCJA

1/5

FECHA: 20/11/2018

AMBIENTE DE CONTROL N°

1

2

Cuestionario ¿La empresa Siexpal SA mantiene relaciones comerciales bajo principios éticos con sus proveedores, clientes y empleados? ¿Considera usted que para la asignación de funciones se establece un perfil del personal?

3

¿La empresa cuenta un comité donde establezca las políticas y procedimientos de la organización?

4

¿La empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos con respecto a las compras, almacenamiento y ventas de la mercadería?

Suman

5

SI = 2 CP 1 NO=0

P%

C.P.%

2

2%

2%

2

2%

2%

0

2%

0%

1

2%

1%

5

8%

5%

La empresa carece de un comité para establecer las políticas y procedimientos.

La empresa carece de un manual de políticas y procedimientos escrito con respecto a las compras, almacenamiento y ventas.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La empresa establece objetivos, para las 2 2% 2% cuotas de producción de cada mes?

6

¿La empresa cuenta con un plan estratégico?

1

2%

1%

7

¿Los altos directivos y los jefes de área participan en el establecimiento de objetivos?

2

2%

2%

5

6%

5%

Suman

8

OBSERVACIONES

La empresa carece de un plan estratégico institucional actualizado.

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa Siexpal S.A en la recepción de la mercadería le emite una orden de 2 2% 2% compra?

9

¿Cuenta la empresa con el espacio suficiente para el almacenamiento de la materia prima?

1

2%

1%

10

¿Se puede identificar con facilidad, que materia prima fue primero almacenada en bodega?

2

2%

2%

La empresa en temporadas altas carece del espacio suficiente para almacenar la materia prima lo que provoca deterioro de la misma.

47

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.4

Fase de Evaluación de Control Interno

JCJA

2/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 20/11/2018

Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno modelo COSO II E.R.M. IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS N°

CUESTIONARIO

SI = 3 CP 2 NO=1

P%

C.P.%

OBSERVACIONES

11

¿Se realiza de manera oportuna la documentación de la gestión de inventario?

1

2%

1%

Existen ocasiones en que la empresa no registra la documentación de manera oportuna o inmediata.

12

¿Se utiliza el máximo de la capacidad instalada de la maquinaria?

2

2%

2%

13

¿Considera usted, que siempre existe mercadería disponible para realizar las ventas requeridas por los clientes?

1

2%

1%

14

¿Se realiza siempre el ingreso al sistema de la materia prima utilizada en producción?

2

2%

2%

15

¿Se obtiene siempre materia prima de calidad?

1

2%

1%

16

¿La empresa cuenta con un sistema adecuado para llevar el registro del inventario?

2

2%

2%

17

¿Se registra diariamente las transacciones de compras y ventas?

1

2%

1%

18

¿Se considera los factores externos para la compra de materia prima?

2

2%

2%

17

22%

17%

Suman

Los proveedores a veces no abastecen de materia prima a la empresa.

La empresa recepta la materia prima con cierto nivel de acidez y humedad debido que aplica un castigo a la misma.

La empresa lleva un control semanal de las compras y ventas realizadas en la documentación física.

EVALUACIÓN DE RIESGOS 19

¿La documentación en la recepción de mercadería se encuentra debidamente registrada?

1

2%

1%

La empresa no suele registrar toda la documentación que emite en la recepción de la mercadería

20

¿El control de inventarios de la empresa Siexpal S.A. es oportuno?

2

2%

2%

21

¿El control de inventarios de la empresa Siexpal S.A. está de acuerdo al sistema?

2

2%

2%

22

¿Existe un respaldo externo de la documentación que sustente la información?

1

2%

1%

La empresa no tiene políticas escritas en el área de compras.

23

¿Coincide la materia prima y el producto terminado físico con el sistema?

1

2%

1%

Casualmente no coincide la materia prima y el producto terminado.

48 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.4

Fase de Evaluación de Control Interno

JCJA

3/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 20/11/2018

Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno modelo COSO II E.R.M. EVALUACIÓN DE RIESGOS SI = 2 CP = 1 P% C.P.% NO= 0

N°

CUESTIONARIO

24

¿Se le realiza a la maquinaria el mantenimiento adecuado considerando su utilización?

1

2%

1%

25

¿Existen parámetros establecidos para la selección del proveedor?

0

2%

0%

26

¿Cuenta la empresa con un modelo de control para identificar el requerimiento de materia prima y poder realizar el pedido a tiempo?

2

2%

2%

27

¿Se toma en consideración la pérdida en la calidad de la materia prima?

2

2%

2%

28

¿Se controlan las transacciones de compras y ventas realizadas de manera semanal?

2

2%

2%

29

¿Se cuenta con una lista de proveedores que siempre tienen con la materia prima requerida?

1

2%

1%

En temporada alta se requiere utilizar toda la maquinaria, por ello es difícil realizar mantenimiento seguido a las mismas.

No existen parámetros para su selección, debido que las negociaciones se hacen con proveedores habituales.

La empresa tiene proveedores habituales, pero no siempre cuentan con la materia prima que requiere la empresa.

Suman

30

31

32

33

34

35

36

15 22% 15% RESPUESTA AL RIESGO ¿Se realiza un control de los documentos emitidos por la empresa 2 2% 2% Siexpal S.A.? ¿Existen revisiones periódicas del almacenamiento de la materia prima de 2 2% 2% acuerdo con la capacidad instalada de bodega? ¿Ha recibido capacitación referente a la manipulación adecuada de la materia 2 2% 2% prima y producto terminado? ¿Se encuentran conciliados los saldos de la mercadería con el sistema 2 2% 2% contable? ¿Se realizan inspecciones físicas, para corroborar el inventario existente en el 2 2% 2% sistema? ¿La empresa ha buscado alternativas de nuevos proveedores que mejoren las 2 2% 2% condiciones de compra? ¿La empresa mantiene alternativas para reemplazar la materia prima en el caso 0 2% 0% de que no llegue?

OBSERVACIONES

La empresa no cuenta con alternativas para reemplazar la materia prima

49

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.4

Fase de Evaluación de Control Interno

JCJA

4/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 20/11/2018

Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno modelo COSO II E.R.M. SI = 2 CP = 1 P% C.P.% NO= 0 RESPUESTA AL RIESGO

N°

CUESTIONARIO

37

¿Los documentos requeridos para la entrega de la materia prima aseguran la calidad de la misma?

Suman

1

2%

1%

13

16%

13%

OBSERVACIONES

Los documentos que se receptan no aseguran la calidad de la materia prima por ello la empresa hace una muestra de la misma donde determina el CAN.

ACTIVIDADES DE CONTROL 38

39

40

¿Existe un procedimiento adecuado para la entrega y recepción de la información contable? ¿Se tiene procedimientos establecidos para el almacenamiento de la materia prima? ¿Se cumplen con los procedimientos de registro de las pérdidas en el proceso de producción?

2

2%

2%

2

2%

2%

2

2%

2%

1%

En ciertas ocasiones que los proveedores no cumplen con los procedimientos de calidad, la empresa vuelve a negociar la compra.

2%

1%

El procedimiento de almacenamiento no siempre asegura la calidad de la materia prima.

1

2%

1%

La empresa no cuenta con políticas escritas referente a las ventas.

9

12%

9%

41

¿Siempre se cumplen con los procedimientos de calidad en la compra de materia prima?

42

¿Los procedimientos de almacenamiento de materia prima, siempre asegura la calidad de la mercadería?

1

43

¿Existen políticas referentes facturación de las ventas?

a

la

Suman

1

2%

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 44

45

46

¿Se controla la información de cada usuario al sistema informático de la empresa? ¿La comunicación que tiene la empresa con sus clientes y proveedores es excelente? ¿Los clientes tienen conocimiento sobre las políticas referente a la devolución de la empresa Suman

2

2%

2,0%

2

2%

2,0%

0

2%

0%

4

6%

4%

Los clientes no tienen conocimiento de las políticas de devolución de la empresa debido que casi no se realizan devoluciones.

50

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.4

Fase de Evaluación de Control Interno

JCJA

5/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 20/11/2018

Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno modelo COSO II E.R.M. N°

CUESTIONARIO

SI = 2 CP = 1 NO= 0

P%

C.P.%

OBSERVACIONES

MONITOREO ¿Se ha evaluado el cumplimiento de la 47 2 2% 2% planificación presupuestaria? ¿Se atienden con prontitud 48 las inquietudes de los 2 2% 2% clientes? ¿Se realiza una comparación mensual de los 49 saldos de inventarios de 2 2% 2% producto terminado con los facturados en ventas? ¿Se verifica que toda la No se verifica que toda documentación de ingreso y la 50 1 2% 1% salida de mercadería este documentación este completa? completa.

Suman 7 8% 7% TOTAL 75 100% 75% Fuente: Observación de procedimientos en el área de compras, ventas, producción y almacenamiento, entrevista a los empleados del área administrativa y de producción.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

51 5.1.2.1.3. Matriz de recomendaciones.

Tabla 18.

Papel de trabajo 6: Matriz de recomendaciones EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de Evaluación de Control Interno Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018 Objetivo: Realizar la matriz de recomendaciones del control interno

Elaborado por:

C.5

HLIY

1/3

FECHA: 23/11/2018

MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

Ambiente de Control

Establecimiento de Objetivos

Identificación de eventos

ÁREA CRÍTICA La empresa carece de un manual de políticas y procedimientos escrito con respecto a las compras, almacenamiento y ventas.

La empresa carece de un comité donde se establezcan las políticas y procedimientos de la organización.

La empresa carece de un plan estratégico institucional actualizado.

La empresa en temporadas altas no cuenta con el espacio suficiente para almacenar la materia prima lo que provoca deterioro de la misma.

En ocasiones la empresa carece de documentación que sustente una venta de manera inmediata debido a posibles convenios con proveedores o clientes.

La empresa recepta la materia prima con ciertos niveles de acidez y humedad por lo que aplica un castigo a los mismos.

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Moderado

Proponer a la empresa realizar un manual específico para el área de producción de la empresa.

Moderado

Bajo

Bajo

Proponer a la empresa crear un comité específico para determinar las políticas y procedimientos en la organización.

Analizar el nivel de cumplimiento de la misión y el logro de la visión anterior.

Adecuar las instalaciones de la empresa para almacenar temporalmente la materia prima adquirida, evitando así el deterioro de la misma.

Bajo

Establecer una política general de la documentación que se debe receptar tanto en convenios o efectivo con un tiempo máximo de tres meses.

Bajo

Establecer un estándar máximo de tolerancia sobre los criterios de aceptación de la empresa en la humedad.

Bajo

Establecer una política por temporada como: En temporada alta: implantar precios de compra de acuerdo con los datos de Fedapal.

En temporada baja: realizar compras un precio referencial en base a los datos históricos de adquisición de materia prima.

La empresa carece de un manteamiento continuo de las maquinarias en temporada alta debido a su constante utilización.

Bajo

Establecer cronograma en base a datos históricos de procesamiento en cada proceso de producción especificando a que maquinaria se le va a hacer mantenimiento, evitando así parar el proceso continuo de la planta.

En ocasiones la documentación física en la recepción de la mercadería no coindice con el sistema informático de la empresa.

Bajo

Revisar de manera diaria los valores en compras ingresados al sistema con los entregados por los proveedores.

La empresa carece de parámetros establecidos, para hacer las negociaciones con los proveedores.

Evaluación de riesgos

52

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.5

Fase de Evaluación de Control Interno

HLIY

2/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 23/11/2018

Objetivo: Realizar la matriz de recomendaciones del control interno MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

Evaluación de riesgos

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIONES

En ocasiones no coinciden las bajas realizadas de producto terminado en producción con el sistema informático de la empresa.

Bajo

Realizar una revisión semanal comparando el sistema informático con el reporte de control de producción del ingreso del producto terminado.

La empresa solo cuenta con la lista de proveedores habituales que tiene relaciones comerciales de años.

Bajo

Actualizar la lista de proveedores habituales que entreguen materia prima de calidad.

Moderado

Realizar un informe trimestral sobre el cumplimiento de la entrega de la mercadería realizada por los proveedores.

La empresa carece de una persona especifica que se encargue de revisar la documentación emitida tanto en ventas como en compras.

Moderado

Aumentar en el perfil de cargos: realizar informes sobre las posibles inconsistencias de la documentación en las compras y ventas.

La empresa en ocasiones carece de procedimientos de compra respecto a la calidad de la materia prima.

Moderado

Hacer un seguimiento sobre las causas de la falta de calidad en la materia prima.

No siempre se puede asegurar la calidad de la materia prima en el almacenamiento.

Moderado

Considerar siempre el nivel de humedad de la materia prima, previo al proceso de almacenamiento.

Moderado

Establecer una política por temporada como: En temporada alta: enviar a los clientes un informe especificando los precios en ventas en referencia la entidad reguladora de los precios a nivel mundial de aceite de palma Acepalma.

En temporada baja: realizar ventas un precio similar al de la competencia.

Moderado

Realizar una socialización con todos los clientes mediante una reunión con el fin de que conozcan las políticas referentes a la devolución de la mercadería en la empresa.

La empresa carece de una alternativa en el caso que no se reciba a tiempo la materia prima.

Respuesta al riesgo

Actividades de control

La empresa carece de políticas escritas referente a las ventas.

Información y comunicación

La mayoría de los clientes no tienen conocimiento sobre las políticas referente a la devolución de mercadería en la empresa.

53

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.5

Fase de Evaluación de Control Interno

HLIY

3/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 23/11/2018

Objetivo: Realizar la matriz de recomendaciones del control interno MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

Monitoreo

En ocasiones no se verifica que la documentación de salida de mercadería este completa especialmente en compras pequeñas.

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Bajo

Tener un registro de ventas eventuales del producto terminado, para ayudar a verificar que la documentación este completa.

Fuente: Cuestionario de Control Interno, observación de procedimientos en el área de compras, ventas, producción y almacenamiento, entrevista a los empleados del área administrativa y de producción.

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

54 5.1.2.1.4. Nivel de confianza de las áreas críticas.

Tabla 19.

Papel de trabajo 7: Nivel de confianza de las áreas criticas EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.6

Fase de Evaluación de Control Interno

HLIY

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 28/11/2018

Objetivo: Determinar el nivel de confianza y riesgo del cuestionario de control interno Matriz de calificación del nivel de confianza Componente N° Componentes Ponderación Total Ponderado 1 Ambiente de Control 5% 8% 63% 2 Establecimiento de objetivos 5% 6% 83% 3 Identificación de eventos 17% 22% 77% 4 Evaluación de riesgos 15% 22% 68% 5 Respuesta al riesgo 13% 16% 81% 6 Actividades de control 9% 12% 75% 7 Información y comunicación 4% 6% 67% 8 Monitoreo 7% 8% 88% TOTAL 75% 100% 75% % 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎 =

NIVEL DE CONFIANZA

RESULTADOS

76% - 95% 50% - 75% 75% 15%- 49% Fuente: Cuestionario de Control Interno

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

nivel de confianza Moderado Bajo Bajo Moderado Bajo Moderado Moderado Bajo Moderado

%𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 %𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛

NIVEL DE RIESGO ESCALA VALORACIÓN Bajo 1 Moderado 2 Alto 3

RESULTADO

40

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

55 5.1.2.1.5. Muestra de las transacciones.

Tabla 20.

Papel de trabajo 8: Muestra de las transacciones EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.7

HLIY

1/1

Fase de Evaluación de Control Interno Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 30/11/2018

Objetivo: Determinar la muestra de transacciones a ser revisadas Relevamiento Una vez que se ha podido determinar la matriz de calificación del nivel de confianza, de acuerdo con el cuestionario de Control Interno, se puede identificar la muestra de las transacciones a ser revisadas en compras, producción y ventas de la empresa Siexpal S.A. en el periodo 2018 lo mencionado anteriormente se detallará a continuación:

Alto ( ) Alto 1

Grado de Confianza del Control Interno Moderado ( X) Nivel de Riesgo y Confiabilidad Moderado 2 2

𝑁° 𝑚𝑢𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎 =

Bajo ( ) Bajo 3

2 = 40 0.05

De acuerdo con el nivel de confianza se determinó una muestra de 40 transacciones las cuales se van a tomar a conveniencia, 15 transacciones correspondientes a compras, 10 de producción y de igual manera 15 en ventas, esto se tomó de acuerdo con los datos proporcionados en los documentos de compras ventas y control de producción de la empresa, debido a los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario de Control Interno dio un riesgo moderado.

Fuente: Cuestionario de Control Interno

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

56 5.1.3. Analizar el desempeño de los procedimientos para aplicar indicadores de gestión al ciclo de inventario.

5.1.3.1. Programa de auditoría para la fase de ejecución.

En el tercer objetivo se utilizó como herramienta las pruebas de recorrido en esta se verificó el cumplimiento de los procesos del ciclo de inventarios de la empresa; para poder comprobar el control que existen en las áreas de compras, producción y ventas, considerando que la información de los datos sea integra, correcta y oportuna, tomando en cuenta lo anterior se procedió con los siguientes objetivos que componen el programa de auditoría correspondiente a la fase de ejecución.

Tabla 2112.

Programa de auditoría para la fase de ejecución PROGRAMA DE AUDITORÍA (FASE DE EJECUCIÓN) Cliente: Empresa Siexpal S.A. N°

PROCEDIMIENTO

Período: 2018 Cédula

Elaborado por:

Fecha:

C

Aplicables a las fases intermedias y final

C.1

Compruebe el peso en compras enviado por el proveedor con el receptado por la empresa.

E.1

J.C.J.A.

03/12/2018

C.2

Verifique las bajas de stock en ventas realizadas en producción. (Ver anexo n°12)

E.2

H.L.I.Y.

11/12/2018

C.3

Compruebe la cantidad de producto terminado despachado en ventas. (Ver anexo n°13)

E.3

H.L.I.Y.

14/12/2018

C.4

Evalúe la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: eficiencia, eficacia.

E.4

H.L.I.Y.

18/12/2018

C.5

Evalúe la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: economía y ética.

E.5

J.C.J.A.

26/12/2018

C.6

Evalúe la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de ecología.

E.6

J.C.J.A.

27/12/2018

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

57 5.1.3.1.1. Comprobación del peso en compra de materia prima.

Tabla 22.

Papel de trabajo 9: Comprobar el peso en compras de materia prima EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.1

Fase de Ejecución

JCJA

1/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 03/12/2018

Objetivo: Comprobar el peso en compras enviado por el proveedor con el receptado por la empresa

1

5/1/2018

3414

1652

23

22,65

-

4352

23,11

-

-

11

23,11

Observaciones

Diferencia

Kg. Tick. de peso Prov.

N° Tick.de peso Prov.

Kg. Tick.de peso físico

N° Tick. de peso físico

Kg Guía de remisión

N° Guía de remisión

Castigo

Kg Tick. de peso extra. Sist.

N° Tick. de peso extra Sist.

N° Factura

N° Liquidación

Fecha

N°

Compra de materia prima

-0,46

Existe una diferencia entre el ticket de peso del sistema y la guía de remisión enviada por el proveedor a pesar de no aplicar un castigo

0

Se acepta la cantidad de materia prima del proveedor emitida en la guía de remisión

0

Se acepta la cantidad de materia prima del proveedor emitida en la guía de remisión

é

é 2

3

27/1/2018

16/1/2018

3042

3389

1434

1392

161

95

21,84

21,92

-

-

626

605

21,84

21,92

16184

16156

21,74

22,07

-

-

-

-

é

58 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.1

Fase de Ejecución

JCJA

2/3

4

24/2/2018

3436

3883

291

25,55

-

20854

25,55

14235

25,44

24385

25,55

0

5

28/3/2018

3485

137

533

28,08

2,98 8

219

28,17

-

-

-

-

0,09

6

28/3/2018

3485

137

534

32,11

2,18 7

218

32,23

14444

32,11

-

-

0,12

7

29/3/2018

3485

137

539

31,63

220

31,63

-

-

-

-

0

8

27/3/2018

3485

137

507

30,44

203

30,58

14426

30,44

-

-

9

26/3/2018

3485

137

495

29,96

201

30,15

-

-

-

-

10

29/3/2018

3483

3730

549

17,61

12119

17,66

14452

17,61

10

17,66

11

29/3/2018

3483

3730

550

16,23

12120

16,24

14453

16,23

11

16,24

12

22/6/2018

3574

4532

1263

37,65

21956

37,78

-

-

25803

37,78

4,15 9 1,37 5 1,73 2 2,39 1 2,25 4 1,45 3

Observacio nes

Diferencia

Kg. Tick. de peso Prov.

FECHA: 03/12/2018

N° Tick.de peso Prov.

Kg. Tick.de peso físico

N° Tick. de peso físico

Kg Guía de remisión

N° Guía de remisión

Castigo

Kg Tick. de peso extra.

Sist.

N° Tick. de peso extra Sist.

N° Factura

N° Liquidación

Fecha

N°

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018 Objetivo: Comprobar el peso en compras enviado por el proveedor con el receptado por la empresa Compra de materia prima

Se acepta la cantidad de materia prima del proveedor emitida en la guía de remisión

é

La empresa aplica el castigo por ello disminuye la cantidad de la materia prima

é

é é é

0,14 0,19 0,05 0,01 0,13

é é é Se registra el peso de la materia prima solo en el sistema

é

59 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.1

Fase de Ejecución

JCJA

3/3

N° Liquidación

N° Factura

N° Tick. de peso extra Sist.

Kg Tick. de peso extra.

Sist.

Castigo

N° Guía de remisión

Kg Guía de remisión

N° Tick. de peso físico

Kg. Tick.de peso físico

N° Tick.de peso Prov.

Kg. Tick. de peso Prov.

Diferencia

13

15/6/2018

3573

4531

1221

34,58

1,11

21885

35,11

-

-

25631

35,11

-0,53

14

13/6/2018

3562

244

1206

11,3

0,05 8

276

11,43

-

-

-

-

-0,13

38,02

0,99 6

15

13/7/2018 SUMAN

3583

4684

1406 399,57

22157

37,024

-

400,42

-

25013

38,08

-0,996

193.53

-0,85

Observaciones

Fecha

FECHA: 03/12/2018

N°

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018 Objetivo: Comprobar el peso en compras enviado por el proveedor con el receptado por la empresa Compra de materia prima

√© √© El ticket de peso del proveedor no refleja el mismo valor que la guía de remisión del mismo

Marca: √ = Revisado y © = comparado Fuente: Liquidación de extractoras, facturas, ticket de peso del sistema y físico, guía de remisión y ticket de peso del proveedor Atributos del Hallazgo Condición: Existen diferencias en las cantidades de materia prima recibidas del proveedor y entre los documentos emitidos por la empresa Criterio: : La empresa establece que las negociaciones se realizan por una cantidad determinada Causa: Disminuciones en la materia prima recibida debido que al ser un producto perecedero provoca que en el traslado de la misma hasta la empresa se deteriore.

Efecto: Exceso de la cantidad de materia prima en -0,85 Kg.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

é

60 5.1.3.1.2. Indicadores de eficiencia y eficacia.

Tabla 23.

Papel de trabajo 10: Indicadores de eficiencia y eficacia EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de Ejecución Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

Elaborado por: HLIY

E.4 1/2

FECHA: 18/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: eficiencia, eficacia.

EFICIENCIA N° INDICADOR FÓRMULA CRITERIO VALOR RESULTADO N° de empleados N° de 32 capacitados en el El indicador empleados El 100% de los empleados área de producción / debe dar un 32 1 capacitación en del área de producción se Total de empleados valor del el área de encuentran capacitados. del área de 100% = 100% producción producción N° de N° de documentación El indicador De los documentos 30 transacciones completa en ventas / debe dar un revisados en ventas 30 2 revisadas en Total de valor del existen 100% de ventas documentación 100% cumplimiento. = 100% revisada en ventas N° de documentación 24 N° de El indicador completa en El 100% de los reportes documentos debe dar un 24 3 producción / Total revisados presentaron los revisadas en valor del de documentación saldos completos. = 100% producción 100% revisada en producción El indicador da un Nivel de CAN( Sumatoria del % de resultado de 41,48% el Contenido de El indicador 83.183,60% CAN en compras cual es favorable debido Almendra en debe ser 4 del año / Total de 2005 que el CAN mínimo es Nuez) en mayor al compras de nuez en 38% por lo tanto si es almacenamient 38% = 41,48% el año mayor el porcentaje existe o de la Nuez más almendra la nuez.

La humedad Max. De la nuez es 18 % teniendo Sumatoria de % de El indicador como resultado en este 34.492,95% Humedad en humedad en la Nuez debe ser indicador un 18,11% en el 2005 5 almacenamient / Total de compras menor al cual existe una diferencia o de la nuez de nuez en el año 18% mínima, esto se puede dar = 18,11% por el almacenamiento de la misma (nuez).

Sumatoria de % de El indicador El nivel de impurezas en 2.322,02% Impurezas en impurezas lavadoras debe dar un las lavadoras del proceso 303 6 lavadoras de / Total de días rango de palmistería están palmistería utilizados en máximo del dentro del rango = 7,66% palmistería en el año 8% permitido con un 7,66%.

7

Impurezas en columnas de palmistería

Sumatoria de % de impurezas en columnas / Total de días producidos en palmistería en el año

El indicador debe dar un rango máximo del 1,5%

345,56% 303 = 1,14%

El nivel de impurezas en las columnas del proceso de palmistería están dentro del rango permitido con un 1,14%.

61

EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de EjecuciĂłn Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

Elaborado por: HLIY

E.4 2/3

FECHA: 18/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestiĂłn de compras, producciĂłn y ventas mediante la aplicaciĂłn de indicadores de: eficiencia, eficacia.

EFICIENCIA N°

8

9

10

11

12

INDICADOR

FĂ“RMULA

CRITERIO

PĂŠrdidas en columnas de palmisterĂ­a

Sumatoria de % de pĂŠrdidas en columnas / Total de dĂ­as producidos en palmisterĂ­a en el aĂąo

El indicador debe dar un rango mĂĄximo del 10%

PĂŠrdidas en lavadoras de palmisterĂ­a

Sumatoria de % de pĂŠrdidas en lavadoras / Total de dĂ­as producidos en palmisterĂ­a en el aĂąo

El indicador debe dar un rango mĂĄximo del 1,5%

Almacenamient o de materia prima en galpones

Contenido de aceite en torta de palmiste

Nivel de acidez en el aceite

(Tm de compra de m.p. de enero a septiembre) – (Tm de m.p. procesada de enero a septiembre) / Max. de capacidad instalada en galpones

Sumatoria % de contenido de aceite en torta / Total de dĂ­as producidos en el aĂąo

Sumatoria % de contenido de acidez del aceite en ventas / Total ventas realizadas de aceite de palmiste en el aĂąo

El indicador debe dar un mĂĄx. del 95 %

VALOR

3.144,25% 303 = 10,38%

345,56% 303 = 1,14% [(35.181 đ?‘‡đ?‘š) − (5.719 đ?‘‡đ?‘š) ] 24.000 đ?‘‡đ?‘š ∗ 100

= 123%

El indicador debe tener un rango entre 6 a 8%

El indicador debe ser menor al 2,5%

2.361,28% 301 = 7,84%

291,97% 232

= 1,26%

RESULTADO Las pĂŠrdidas en las columnas del proceso de palmisterĂ­a deben llegar a un mĂĄximo del 10% tenido como resultado el 10,38% en este indicador, en el cual existe una diferencia mĂ­nima en las pĂŠrdidas Las pĂŠrdidas en lavadoras del proceso de palmisterĂ­a tienen un 1,14% estando dentro rango permitido por la empresa.

El indicador de almacenamiento dio un 123% lo que quiere decir que la empresa compra mĂĄs de lo que puede almacenar en sus galpones.

El contenido de aceite en torta es aceptable con un 7,84% es decir estĂĄ dentro del rango permitido por la empresa, esto ayuda a controlar que no se quede mucho porcentaje de aceite en la torta o pasta de palmiste La empresa se encuentra dentro de los parĂĄmetros mĂĄximos de acidez en el aceite teniendo como resultado un 1,26%, este es un parĂĄmetro de calidad para la venta del aceite entre menor es el porcentaje mayor calidad que tiene

62

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.4

Fase de Ejecución

HLIY

3/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 18/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: eficiencia, eficacia.

EFICACIA N°

INDICADOR

FÓRMULA

13

Cumplimiento en producción de aceite y pasta de palmiste

(Cantidad de aceite y pasta producido) / (Cantidad de producción de aceite y pasta presupuestado)

14

Nivel de los costos de producción

Costos de producción reales / Costos de producción presupuestados

CRITERIO

VALOR

RESULTADO

$2.919.047,25 El indicador $2.2950.725,00 debe ser mayor al 95% = 98.93%

Se ha producido un 99% de aceite y pasta de palmiste, previsto producir durante el año, por lo tanto sea cumplido con lo presupuestado.

$3.692573,19 $3.678.597,03

Los costos se han consumido en un 100,38% en comparación a lo presupuestado, teniendo una diferencia mínima.

El indicador debe ser mayor al 95%

= 100,38%

Fuentes: Presupuesto, Estados Financiero, Estado de Resultados, Control de producción, Resumen de compras y ventas, Análisis de laboratorio, Criterios de aceptación en calidad. * Solo el indicar numero 10 perteneciente no está dentro del rango, por lo tanto, los demás están en condiciones aceptables y no se encuentran con ningún inconveniente.

Atributos del hallazgo: Condición: El indicador de almacenamiento de la materia prima en galpones tiene un 123% .

Criterio: Considerando la capacidad instalada de los galpones de la empresa, solo se puede almacenar hasta un máximo de 24.000 Toneladas de materia prima que representa un 100%.

Causa: La empresa en los meses de enero a septiembre del año 2018 compro 35.181 toneladas de materia prima (Nuez), restando las 5.719 Toneladas ingresadas a producción, durante esos mismos meses nos queda un inventario final del mes de septiembre de 29.462 Toneladas de nuez.

Efecto: La materia prima debido que no está almacenada en un lugar adecuado como los galpones va a aumentar su nivel de humedad y por efecto disminuye su calidad, afectado a 5.462 Toneladas de materia prima que no se encuentran almacenadas en los galpones.

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

63 5.1.3.1.3. Indicadores de economía, y ética.

Tabla 24.

Papel de trabajo 11: Indicadores de economía y ética EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.5

Fase de Ejecución

JCJA

1/2

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 26/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: Economía y Ética.

ECONOMÍA N INDICADOR FÓRMULA CRITERIO VALOR RESULTADO

1

2

3

4

5

6

Cumplimiento en ventas

Cantidad de ventas realizadas / Cantidad de ventas presupuestadas

El indicador debe ser igual a superior al 95%

2.919.047,25 2.950.750,00

# de MP consumida / Promedio en toneladas de materia prima

El indicador debe ser superior o igual al 95%

32.414.263

Consumo de la materia prima

Cantidad de compras de nuez realizadas / Cantidad de compras de nuez presupuestadas

El indicador deber ser superior o igual al 95%

$1.417.469,31 $2.298.375,00

Cumplimiento de compras de materia prima

Inversiones en planta de decantación de aguas residuales

Inversiones en planta de decantación de aguas residuales / Total de inversiones

El indicador debe ser menor o igual al 10%

Inversiones en filtros controladores de humo

Inversiones en filtros controladores de emisión de humo / Total de inversiones

El indicador debe ser menor o igual al 10%

(Pasivos Ctes. (caja+bancos+cartera+val ores realizables))/(Inventarios)

El indicador debe ser menor o igual al 20%

Nivel de dependencia de inventarios

= 98,93%

32.883.263 = 98%

= 61,67%

14.336,80 308.962,30 = 5%

15.338.34 308.962,30 = 5%

920.477,98 − (4.942,50 +6.892,37 + 868.242,21) 166.377,13

= 24%

De las ventas programadas para el año representan el 98,93% de las ventas generadas El 98% del promedio en toneladas de la materia prima, representa el costo de la materia prima consumida.

Las compras en nuez se cumplieron en un 61,67% frente a lo presupuestado.

De las inversiones para la mitigación del medio ambiente el 5% representa las inversiones en planta de decantación de aguas residuales.

De las inversiones para la mitigación del medio ambiente el 5% representa las inversiones en filtros controladores de emisión de humo.

El nivel de dependencia de inventarios para cubrir los pasivos a corto plazo pendientes de cancelar es del 24%.

64 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.5

Fase de Ejecución

JCJA

2/2

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 26/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de: Economía y Ética. ÉTICA N° INDICADOR FORMULA CRITERIO VALOR RESULTADO # de 39 trabajadores que perciben El indicador El 100% de los 39 Trabajadores que un ambiente debe ser trabajadores perciben 7 laboran en un ético en la superior o un ambiente ético en ambiente ético compañía / igual al 95% = 100% la compañía.

Total de trabajadores # De 35 trabajadores Del total de El indicador 39 con trabajadores el 90% Trabajadores con debe ser 8 experiencia son empleados experiencia laboral superior o laboral / contratados con igual al 95% = 90% Total de experiencia laboral. trabajadores # De 40 trabajadores Empleados que Del total de que cumplen El indicador 41 cumplen con las trabajadores el 98% las funciones debe ser 9 funciones cumplen con las específicas menor o específicas de su funciones específicas = 98% de su cargo / igual al 95% cargo de su cargo.

Total de trabajadores

10

Cumplimiento de la materia prima de los proveedores

# De proveedores que cumplen con la materia prima acordada / Total de proveedores

El indicador debe ser superior o igual al 90%

2 9 = 22%

Del total de proveedores encuestados el 22% cumplen con la materia prima acordada en la negociación.

Fuente: Presupuesto, Estado Financiero, Control de producción, Criterios de aceptación en calidad, encuestas realizadas al personal de la empresa, Informe de Camacho y Cifuentes "Ingeniería Total".

Nota: En los indicadores descritos, la mayoría cumple con los criterios establecidos a excepción del indicador número 3 del cumplimiento de compra de la materia prima.

Atributos del hallazgo Condición: El indicador del porcentaje de cumplimiento de compras de la materia prima tiene un 61,67%.

Criterio: La empresa tiene establecido objetivos anuales en el área de compras.

Causa: La empresa en su presupuesto, estableció un precio de compra de $153,23 pero debido a la inestabilidad del sector realizo compras de materia prima a un precio promedio de $123,80.

Efecto: Sobrevaloración en el precio de compra de materia prima en -29,43.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

65 5.1.3.1.4. Indicadores de ecología.

Tabla 25.

Papel de trabajo 12: Indicadores de ecología EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.6

Fase de Ejecución

JCJA

1/2

Del 01 Enero al 31 de FECHA: 27/12/2018 Diciembre del 2018 Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de Ecología ECOLOGÍA N° INDICADO FORMULA CRITERIO VALOR RESULTADO R Del total de las 2.667,58 # De Residuos El indicador toneladas producidas, el 354.941,00 Residuos generados / no debe ser 1% representa a los 1 generados en Total de superior al residuos generados en producción toneladas 2% el proceso de = 1% producidas producción. # De resultados del ruido El porcentaje de ruido 527,30 generado en El indicador Ruido generado en el área de 6 palmistería / debe ser 2 generado en palmistería es superior Valor menor o igual palmistería al porcentaje establecido de a 85 establecido. = 87,88 la norma del ruido generado # De resultados 513,60 del ruido El indicador El porcentaje de ruido 6 Ruido generado en debe ser generado en el área de 3 generado en secado / Valor menor o igual secado es superior al secado establecido de a 85 porcentaje establecido. = 85,60 la norma del ruido generado # De resultados del ruido 512,60 El indicador El porcentaje de ruido Ruido generado en 6 debe ser generado en el área de 4 generado en prensa / Valor menor o igual prensa es superior al prensa establecido de a 85 porcentaje establecido. la norma del = 85,40 ruido generado # De resultados del ruido 498,70 generado en El indicador El porcentaje de ruido Ruido 6 mecánica / debe ser generado en el área de 5 generado en Valor menor o igual mecánica se encuentra mecánica establecido de a 85 en el rango establecido. = 83,12 la norma del ruido generado #De resultados 1100 de la 4,37 Conductivida conductividad El indicador de la El indicador d del agua de del agua / Valor conductividad del agua 6 debe ser las piscinas establecido de no se encuentra en el = 252 menor a 200 de oxidación la reacción de rango establecido. acidez y alcalinidad

66 EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por: JCJA

Fase de Ejecución Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

E.6 2/2

FECHA: 27/12/2018

Objetivo: Evaluar la gestión de compras, producción y ventas mediante la aplicación de indicadores de Ecología.

Fuentes: Presupuesto, Estado Financiero, Control de producción, Criterios de aceptación en calidad, encuestas realizadas al personal de la empresa, Informe de Camacho y Cifuentes "Ingeniería Total".

Atributos del hallazgo : Condición: Los indicadores del porcentaje de ruido generado en las áreas de palmistería, secado y prensa sobrepasan el criterio de evaluación.

Criterio: El Reglamento de seguridad y salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo (Decreto Ejecutivo 2393, Registro Oficial 565 de 17 de noviembre del 1986) considera el límite de exposición durante 6 horas debe inferior a 85 dB en las áreas operativas.

Causa: El equipo de protección auditiva empleado no es el adecuado para las frecuencias con niveles de presión sonora.

Efecto: Incumplimiento con los parámetros establecidos para la renovación de la licencia de ambiente.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

67 5.1.4 Elaborar el informe de auditoría con recomendaciones tendientes a la optimización de los procesos en el ciclo de inventarios.

5.1.4.1. Carta a la Gerencia.

Santo Domingo de los Tsáchilas, 18 de enero del 2019 Sr. José Tomas Cedeño Gerente General de Siexpal S.A. Hemos realizado la Auditoría de Gestión al ciclo de inventarios a la empresa Siexpal S.A en el periodo 2018, un examen basado en técnicas y procedimientos de auditoría que consideramos pertinentes además en las normas de auditoría generalmente aceptadas, donde se analizaron los movimientos de compra, almacenamiento y venta registrados en el periodo de estudio, cuyo objetivo fue evaluar la eficacia, eficiencia, ética, economía y ecología con que se maneja el ciclo de inventario a través de indicadores.

Nuestro propósito es establecer la situación actual de la empresa, es por ello que a través de visitas a la empresa y con ayuda del personal administrativo y de producción, logramos determinar que uno de los problemas es la falta de planificación en las compras, lo que provoca que en algún momento exista sobreabastecimiento de la materia prima y, por ende, los almacenes no protegerán la totalidad de la mercadería receptada provocando en ella deterioro.

Además, para la evaluación de la gestión de inventarios hemos utilizado los parámetros de la empresa y otros parámetros que son aplicados en la administración honesta y eficiente.

El informe que presentamos está estructurado con las conclusiones a las que hemos llegado después del proceso de auditoría junto con las respectivas recomendaciones para la mejora en el ciclo de inventarios.

Reiteramos nuestro reconocimiento y gratitud por la colaboración permanente de la empresa Siexpal S.A al ayudarnos con todo lo necesario para realizar nuestro trabajo de titulación.

Atentamente,

Yokasta Hinojosa CI. 2350170110

Josselyn Jumbo CI. 230061806-9

68 5.1.4.2. Elaboración del Informe de auditoría de gestión para determinar las posibles mejoras.

Antecedentes La empresa Siexpal S.A, constituida y fundada por un grupo familiar en 1999 en la ciudad de Santo Domingo, actualmente consta con una nómina de 40 trabajadores y con una trayectoria de 19 años en la extracción del aceite palmiste. Sus principales productos son el aceite palmiste y el afrecho, para lo cual trabajan con proveedores nacionales.

Su crecimiento ha ido de la mano con la región y el país, gracias a un análisis de mercado que les permitió identificar la variedad de usos que tienen sus productos, la pasta satisface las necesidades de la industria de balanceados, el aceite se utiliza en la industria de jabones y cosméticos, y del proceso de la nuez de palmiste se obtiene el cuesco, un residuo que posee gran poder calorífico y es usado como combustible para calderos. La empresa Siexpal S.A no cuenta con una eficiente gestión de inventarios que le ayude a determinar la planificación de compras, abastecimiento y la segregación de funciones en la recepción, compra y venta, por ende, se formularon los siguientes problemas: •

Deficiencia en la planificación de las compras, lo que ocasiona que en algún momento existirá un sobreabastecimiento o una ruptura de stock de la materia prima y, por efecto, los almacenes no protegerán la totalidad de los bienes comprados causando un deterioro en la mercadería.

•

Desorden en la recepción y manejo de la mercadería lo que ocasiona la admisión de productos en malas condiciones.

•

La empresa no dispone de un manual de funciones en el área de producción por lo que, se presenta duplicidad de funciones, siendo este un factor que determina la falta de control adecuado y se obtiene como resultado de este proceso: la inseguridad de los inventarios, compras, almacenamiento y venta de los productos.

Motivos del examen El presente informe contiene los hallazgos encontrados en el proceso de auditoría de gestión al ciclo de inventarios en el año 2018, el cual fue con fines académicos en conformidad

69 a la línea de Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

De tal manera se examina la eficiencia, eficacia, ética, economía y ecología del ciclo de inventarios.

Alcance Se han aplicado las respectivas técnicas y procedimientos de auditoría para evaluar las operaciones del ciclo de inventarios.

Funcionarios principales Tabla 26.

Funcionarios principales Cargos Representante legal Presidente Gerente Subgerente Departamento Financiero Jefe de producción Elaborado por: Autoras Fuente: Empresa Siexpal S.A.

Nombres Cedeño Cedeño José Tomas Cedeño Cedeño Leonardo Antonio Cedeño Cedeño José Tomas Cedeño Cedeño Letty María Cedeño Cedeño Marielene Castillo Galo

Informe de Hallazgos: Tema: Diferencias del peso en compras de materia prima (PT: E.1) Conclusión: En el proceso de compra, una vez revisados todos los archivos de los documentos emitidos en el procedimiento, se encontraron diferencias en las cantidades de la materia prima, el ticket de peso del proveedor no reflejaba la misma cantidad que la guía de remisión, además existen diferencias en los documentos que emite la empresa como es: el ticket de peso físico con el del sistema, esto es debido a nuevos acuerdos que existen al receptar la materia prima.

Recomendaciones: •

Realizar las revisiones de todos los documentos entregados por los proveedores.

•

Cumplir con los parámetros establecidos por la empresa en los niveles de acidez, CAN y humedad.

70 •

Revisar de manera diaria los valores en compras ingresados al sistema con los entregados por los proveedores.

Tema: Almacenamiento de materia prima en los galpones (PT: E4) Conclusión: En los indicadores de eficiencia y eficacia, el porcentaje del indicador de almacenamiento en los galpones tiene un 123%, esto se debe que los galpones no pudieron almacenar las compras realizadas en los meses de alta producción de la nuez; por esto, se sobrepasó la capacidad instalada en 5.719 Toneladas de materia prima las cuales fueran almacenadas en las canchas de la empresa donde están sin una protección adecuada, esto genera que aumente el nivel de humedad en el producto y disminuya su calidad.

Recomendaciones: •

Adecuar las instalaciones de la empresa para almacenar temporalmente la materia prima adquirida, evitando así el deterioro de la misma.

•

Realizar una clasificación en el galpón del nivel de humedad que tiene cada entrega de materia prima para asegurar el rendimiento de la nuez en el proceso de producción.

Tema: Nivel de cumplimiento de las compras de la materia prima (PT: E5) Conclusión: En el indicador de economía, los porcentajes de cumplimiento de compras de la materia prima tiene un 61,67%, esto se debe que en el presupuesto se estableció un precio de compra de $153,23 pero debido a la inestabilidad del sector se realizaron las compras a un precio promedio de $123,80 causando el incumplimiento de los objetivos anuales en el área de compra.

Recomendaciones: • Realizar una variación en el precio de compra de la materia prima en el presupuesto general con el fin de asignar un valor similar al real y cumplir con los objetivos anuales.

71 Tema: Nivel de ruido generado en las áreas de palmistería (PT: E5) Conclusión: En el indicador de ecología, los porcentajes de ruido generado en las áreas de palmistería, secado y prensa sobrepasan el criterio establecido en el Reglamento de seguridad y salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo, el cual considera el límite de exposición durante 6 horas debe ser inferior a 85 dB en las áreas operativas.

Recomendaciones: •

Contratar a la empresa especialista en gestión y tecnología ambiental para que estudie las alternativas de insonorización de la Planta Industrial con el fin de que se pueda mitigar el ruido proveniente de la operación de la Planta Industrial y cumplir con la norma.

•

Revisar los implementos de protección auditiva de todos los trabajadores para evitar pérdidas auditivas de los empleados.

Tema: Inexistencias de un manual de procedimientos y políticas en el área de producción (PT: C5) Conclusión: La empresa carece actualmente de un manual de procedimientos y políticas establecidas en el área de producción, esto provoca que algunos de los empleados, no conozcan en su totalidad las políticas que se manejan en dicha área, debido que no se encuentran plasmadas por escrito. Por lo tanto, esto perjudica al producto terminado, porque no se almacena de manera adecuada la materia prima, o también en temporada alta no se realizan el respectivo mantenimiento a las maquinarias para que estén operativas, durante todo ese periodo de tiempo.

Recomendación: • Proponer a la empresa realizar un manual específico para el área de producción de la empresa y creación de un comité para determinar políticas y procedimientos del área.

• Establecer un cronograma en base a datos históricos de procesamiento en cada proceso de producción especificando a que maquinaria se le va a hacer mantenimiento, evitando así parar el proceso continuo de la planta.

72 • Realizar una revisión semanal comparando el sistema informático con el reporte de control de producción del ingreso del producto terminado.

Tema: Establecer políticas de compra de materia prima (PT: C5) Conclusión: Actualmente a la empresa le falta establecer políticas de compra por escrito; determinar esto ayudaría a la gerencia a tener parámetros generales al momento de realizar las negociaciones para la adquisición de la materia prima con sus proveedores.

Recomendación: • Establecer los precios de compra de acuerdo con los datos de Fedapal en temporada alta.

• Establecer los precios de compra referencial en base a los datos históricos de adquisición de la materia prima en temporada baja.

Tema: Duplicidad y falta de funciones en los perfiles (PT: C5) Conclusión: La empresa carece de una persona especifica que se encargue de revisar la documentación emitida en compras y ventas, debido que en algunos casos existen convenios con documentos que se deben anexar posteriormente, además en el manual de funciones del área de producción existen duplicidad de actividades con respecto a los cargos en el área antes mencionada.

Recomendaciones: • Aumentar en el perfil de cargos de la empresa del área administrativa la actividad de realizar un informe de las posibles inconsistencias que existan en la documentación de compras y ventas.

• Revisar la duplicidad de funciones que existe en los perfiles del área de producción de la empresa.

73 Tema: Plan estratégico (PT: C5) Conclusión: En el establecimiento de objetivos, se determinó que la empresa no cuenta con un plan estratégico institucional actualizado.

Recomendación: •

Analizar el nivel de cumplimiento de su actual misión y verificar el logro de su visión, además de realizar la respectiva actualización del plan estratégico institucional.

Tema: Documentación de convenios con clientes y proveedores (PT: C5) Conclusión: La empresa carece de una persona especifica que se encargue de revisar la documentación de los convenios con proveedores y clientes debido que hay documentación que después de un tiempo se debe anexar o aumentar y están como pendientes.

Recomendaciones: •

Verificar los clientes y proveedores que tiene convenios con alguna particularidad en las documentaciones para tener en cuenta al momento de emitir el informe de compras y ventas.

Tema: Cumplimiento de los proveedores en la entrega y calidad de la materia prima (PT: C5) Conclusión: La empresa en ocasiones no cumple con los procedimientos de calidad en la compra de la materia prima, debido que los proveedores no la envían con los parámetros acordados; además, la empresa carece de una alternativa cuando el proveedor no entrega la materia prima en el tiempo y plazo establecido por las partes.

74 Recomendaciones: •

Hacer una actualización de la lista de proveedores habituales de la empresa que entregan materia prima con la calidad requerida por la misma.

•

Realizar un informe de manera mensual sobre el cumplimento de los proveedores.

•

Establecer un estándar máximo de tolerancia sobre los criterios de aceptación de la empresa en la humedad de compra de materia prima.

Tema: Seguimiento de recomendaciones Es importante que la empresa siga manteniendo una visión preventiva de los resultados actuales con mira a solventar oportunamente desviaciones, para el efecto se sugiere aplicar los indicadores en seis meses posteriores con el propósito de verificar si se presentaron mejoras o desviaciones con relación a los parámetros utilizados, esto le ayudará a la empresa a que empleé a tiempo los controles ya sean: preventivos o correctivos, para ello se propone a la sociedad la matriz de monitoreo en conjunto con su nomenclatura de flechas que permiten llevar una revisión de la comparación en los indicadores actuales con los posteriores, para que se realice el respectivo seguimiento; los cuales se presentan a continuación: Tabla 27.

Nomenclatura (comparación de indicadores) DIRECCIÓN FLECHAS

MENSAJE

Evidencia de mejora del indicador

Variación mínima en el indicador. Revisión preventiva

Revisar minuciosamente el procedimiento. Revisión correctiva Elaborado por: Autoras Fuente: Kaplan R. y Norton D., (2013). El cuadro de mando integral. España: Huertas impresiones gráficas S.A.

75 Tabla 28.

Matriz de monitoreo INDICADOR

INDICADOR ACTUAL

Ă REA

RESPONSABLE FORMULA Sumatoria del % de CAN en compras del

Compra de materia prima

Almacenamiento de materia prima

Cumplimientos en compra de materia prima

Total de compras de nuez en el aĂąo Sumatoria % de contenido de acidez del aceite en ventas Total ventas realizadas de aceite de palmiste en el aĂąo

VALOR

83.183,60% 2005

Jefe de producciĂłn Cumplir con los parĂĄmetros establecidos por la empresa en los niveles de acidez, CAN y humedad.

= 41,48% 291,97% 232 Jefe de producciĂłn = 1,26%

(Tm de compra de m.p. de enero a septiembre) – (Tm de m.p. procesada de enero a septiembre)

[(35.181 đ?‘‡đ?‘š) − (5.719 đ?‘‡đ?‘š) ] ∗ 100 24.000 đ?‘‡đ?‘š

Max. de capacidad instalada en galpones

= 123%

Cantidad de compras de nuez realizadas

$1.417.469,31 $2.298.375,00

Cantidad de compras de nuez presupuestadas

EVALUACIĂ“N DE RECOMENDACIONES (PLAZO 6 MESES)

= 61,67%

Gerente general

Adecuar las instalaciones de la empresa para almacenar temporalmente la materia prima adquirida, evitando asĂ­ el deterioro de la misma.

Subgerente

Realizar una variaciĂłn en el precio de compra de la materia prima en el presupuesto general con el fin de asignar un valor similar al real y cumplir con los objetivos anuales.

INDICADOR POSTERIOR A 6 MESES VALOR

COMPARACIĂ“N INDICADORES DIR. FLECHAS

ACCIĂ“N A SEGUIR

76

INDICADOR

INDICADOR ACTUAL

ÁREA

RESPONSABLE FORMULA

VALOR

# De resultados del ruido generado en palmistería

527,30 6

Valor establecido de la norma del ruido generado

= 87,88

# De resultados del ruido generado en secado

513,60 6

Valor establecido de la norma del ruido generado

= 85,60

Nivel de ruido en la planta de # De resultados del ruido proceso generado en prensa Valor establecido de la norma del ruido generado

512,60 6

498,70 6

Valor establecido de la norma del ruido generado

= 83,12

N° de documentación Manual de completa en producción procedimientos y políticas en Total de documentación producción revisada en producción

Jefe de seguridad industrial

Jefe de seguridad industrial

Jefe de seguridad industrial

= 85,40

# De resultados del ruido generado en mecánica

Contratar a la empresa especialista en gestión y tecnología ambiental para que estudie las alternativas de insonorización de la Planta Industrial con el fin de que se pueda mitigar el ruido proveniente de la operación de la Planta Industrial y cumplir con la norma.

Jefe de seguridad industrial

24 24 Jefe de producción = 100%

EVALUACIÓN DE RECOMENDACIONES (PLAZO 6 MESES)

Realizar una revisión semanal comparando el sistema informático con el reporte de control de producción del ingreso del producto terminado.

INDICADOR POSTERIOR A 6 MESES VALOR

COMPARACIÓN INDICADORES DIR. FLECHAS

ACCIÓN A SEGUIR

77

INDICADOR

INDICADOR ACTUAL

ÁREA

Duplicidad de funciones en los perfiles

Cumplimiento de calidad de la materia prima

RESPONSABLE FORMULA

VALOR

# De trabajadores que cumplen las funciones específicas de su cargo

40 41

Total de trabajadores

= 98%

# De proveedores que cumplen con la materia prima acordada /

2 9

Total de proveedores

= 22%

Elaborado por: Autoras Fuente: Empresa Siexpal S.A.

EVALUACIÓN DE RECOMENDACIONES (PLAZO 6 MESES)

Subgerente

Revisar la duplicidad de funciones que existe en los perfiles del área de producción de la empresa.

Gerente general

Realizar un informe de manera mensual sobre el cumplimento de los proveedores.

INDICADOR POSTERIOR A 6 MESES VALOR

COMPARACIÓN INDICADORES DIR. FLECHAS

ACCIÓN A SEGUIR

78

6. DISCUSIÓN En el presente trabajo de titulación se realizó el levantamiento de información para diagnosticar la situación actual del ciclo de inventarios de la empresa Siexpal S.A, a través de entrevistas dirigidas al gerente y contador y encuestas aplicadas al personal administrativo, de producción, clientes y proveedores con lo que se pudo determinar la problemática de la deficiencia en la planificación de compras, desorden en la recepción de la materia prima y la falencia de un manual de funciones de producción.

Como se describe en el estudio de (Ortega et al., 2017) “Nivel de importancia del control interno de los inventarios dentro del marco conceptual de una empresa” Un adecuado manejo de inventarios depende de la eficiencia que haya en el registro, rotación y evaluación de los mismos debido que a través de todo este proceso se determina los resultados de una manera razonable para mejorar o mantener la situación de la empresa, además el control interno mejora cuando la estructura organizacional es apropiada, es decir cuando los niveles de autoridad y de responsabilidad en las actividades de compra y producción se comunican con claridad, es por ello que es importante que el personal encargado de comprar, recibir y de producir conozcan sus responsabilidades referentes a aplicar los controles.

En la identificación de riesgos se aplicó el cuestionario de control interno modelo COSO II ERM donde se pudo identificar que existe un nivel de confianza del 75% a un nivel de riesgo moderado, con una muestra de 40 transacciones comprendidas entre 15 en compras, 10 en producción y 15 en venta. En las transacciones de compras se identificaron diferencias en las cantidades de la materia prima entre, el ticket de peso del sistema de la empresa con la guía de remisión emitida por el proveedor, esto se debe al castigo que se aplica por el porcentaje de humedad que tiene la nuez, además se observó que no todas las carpetas de compras tienen todos los documentos.

Con respecto a los indicadores de gestión se comprobó que, en los indicadores de eficiencia y eficacia no se cumple con el criterio establecido de almacenamiento de materia prima en galpones, el cual debe ser máximo hasta el 95%, este parámetro no se cumplió debido que existe la necesidad de realizar compras de la nuez de acuerdo con las fluctuaciones en producción de la palma africana por tales circunstancias, existen variaciones en los precios en el sector como se demuestra en el estudio de (Potter, 2011) “La industria del aceite de palma

79 en Ecuador: ¿Un buen negocio para los pequeños agricultores?” que son pocas las plantas de procesamiento que tienen sus propios cultivos pues la mayoría depende de pequeños agricultores y debido al colapso en los precios, ocasionó una disminución en la producción de la fruta y que los productores se dediquen a otros cultivos.

Consecutivamente, en los indicadores de economía, se determinó que no se cumplió con las compras presupuestadas de la materia prima, esto se debe a que en el presupuesto realizado se estableció un precio de compra fijo de $153,23 pero debido a la inestabilidad del sector se realizaron las compras a un precio promedio de $123,80, en los indicadores utilizados para evaluar la ética en la empresa, se determinó el incumplimiento de los proveedores al entregar la materia prima acordada.

Al ser la palma un producto perecedero provoca que en su traslado hasta la extractora se aumente el nivel de acidez causando una nueva negociación con el proveedor, como se demuestra en el estudio (Adarme, Fontanilla, & Arango, 2011) “Modelos logísticos para la optimización del transporte de racimos de fruto fresco de palma en Colombia” en donde establecen que por lo menos el 5% del costo de producción de una tonelada de aceite de palma corresponde al transporte del fruto y el tiempo que transcurre entre el corte del racimo y su llegada a la empresa beneficiada provoca un deterioro en la fruta.

Mediante los indicadores empleados para evaluar la ecología en área de producción, ayudaron a determinar que no se cumple con la norma correspondiente al Reglamento de seguridad y salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo, en la cual, se considera un límite de exposición al ruido debe ser inferior a 85dB en las áreas operativas y es por ello que las áreas de palmistería, secado y prensa no cumplen con esta norma.

Se elaboró un informe con los hallazgos encontrados en cada una de las áreas de compra, almacenamiento y venta después de verificar las políticas y procedimientos con la aplicación de las Normas Internacionales de Auditoría, donde se estableció las técnicas que se utilizaron para emitir una información competente, además se describió los hallazgos más importantes con sus conclusiones y recomendaciones respectivas.

80

7. CONCLUSIONES •

En el ciclo de inventarios al levantar la información mediante la entrevista aplicada al gerente, se pudo conocer la situación actual de la empresa, revisando la estructura organizacional, en donde se comprobó la falta de políticas y procedimientos del área de compras, producción y ventas, además la duplicidad de funciones del personal involucrado.

•

Con el fin de conocer el área crítica en el ciclo de inventarios se utilizó la herramienta modelo COSO II E.R.M, en el cual se determinó un nivel de confianza del 75% provocando un nivel de riesgo moderado; además en el área critica de inventarios se identificó que corresponde al componente ambiente de control, representando un riesgo moderado del 63% para el control interno de la empresa.

•

Se establecieron los indicadores de gestión con base en las 5 Es, en la eficiencia se determinó el incumplimiento con el criterio establecido en el almacenamiento de la materia prima (nuez), presencia de la alta humedad y las pérdidas en las columnas de palmistería, en economía se verificó el incumplimiento en las compras de la materia prima y en ecología no se cumple con la norma correspondiente.

•

En el informe se determinó los hallazgos con sus respectivas conclusiones y recomendaciones de eficiencia, eficacia y ecología además de las sugerencias que están orientadas a la optimización de los procesos en el ciclo de inventarios.

81

8. RECOMENDACIONES •

Realizar una modificación en el perfil de cargos por competencia para que el personal desarrolle sus actividades correctamente, por ello, la administración debe establecer parámetros para evaluar las funciones realizadas por cada trabajador, con el fin de conocer el aporte de cada uno de ellos en el área correspondiente.

•

A pesar del nivel de confianza establecido en el cuestionario de control interno modelo COSO ERM y el nivel de riesgo moderado, se sugiere a la administración realizar una segregación de funciones en el departamento administrativo y contable con el fin de mejorar y evaluar las actividades realizadas por estos departamentos.

•

Establecer indicadores de gestión con el fin de evaluar el cumplimiento de las metas, normas y objetivos de los procedimientos del ciclo de inventarios, proporcionando a la administración optimizar los procesos de compra, almacenamiento y venta, además para verificar si las actividades llevadas a cabo en los procedimientos son eficientes.

•

Informar los resultados que se obtuvieron de la auditoria de gestión al ciclo de inventarios al personal de la organización, con el fin de reducir las debilidades encontradas en el informe, además, considerar aplicar las recomendaciones en los indicadores de eficiencia, eficacia, ética y ecología.

82

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Pontificia

Universidad

Católica

Sede

Santo

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86

10. ANEXOS Anexo 1.

Informe de trabajo de titulaciรณn escrito de grado

87 Anexo 2.

Carta de autorizaciรณn

88 Anexo 3.

Carta de impacto

89 Anexo 4.

Conocimiento de la empresa EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.1

Fase de planificación

JCJA

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 08/11/2018

Objetivo: Preparar una entrevista con el Gerente de la empresa Siexpal S.A. donde se identificarán los principales problemas o inconvenientes que existen el área de ventas, compras y producción Relevamiento:

Entrevista Gerente: José Tomás Cedeño Cedeño Fecha: 08/11/2018 Hora: 16H00 Lugar: Instalaciones Empresa Siexpal S.A. Tema: Modos de operación de la empresa en el área de compras, producción, almacenamiento y ventas.

Historia de la empresa: La empresa Siexpal S.A, constituida y fundada por un grupo familiar en 1999 en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, actualmente consta con una nómina de 40 trabajadores y con una trayectoria de 19 años en la extracción del aceite palmiste. Sus principales productos son el aceite palmiste y el afrecho, para lo cual trabajan con proveedores nacionales. Su crecimiento ha ido de la mano con la región y el país, gracias a un análisis de mercado que les permitió identificar la variedad de usos que tienen sus productos, la pasta satisface las necesidades de la industria de balanceados, el aceite se utiliza en la industria de jabones y cosméticos, y del proceso de la nuez de palmiste se obtiene el cuesco, un residuo que posee gran poder calorífico y es usado como combustible para calderos.

Misión: Implementar políticas enfocadas en el mejoramiento continuo que nos permita estar a la par con la tecnología, cumpliendo así con nuestros objetivos y con las necesidades y requisitos de nuestros clientes locales, nacionales e internacionales

Visión: Ser una empresa líder en la extracción de aceite y pasta de palmiste de calidad y brindar oportunidades de superación a todos aquellos que se sumen a este reto.

Fuente: Documento de la historia de la empresa, Entrevista a Gerente

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

90 Anexo 5.

Información sobre las funciones procedimientos del área de compras y producción EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.2

Fase de planificación

HLIY

1/2

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 08/11/2018

Objetivo: Solicitar y recopilar de manera ordenada, las políticas, funciones, normativas, manual, estatutos y otros documentos necesarios de la empresa Siexpal S.A Relevamiento

Señor José Tomás Cedeño GERENTE GENERAL EMPRESA SIEXPAL S.A.

Se ha solicitado, cierta información necesaria para el desarrollo de la etapa de planificación de nuestro plan de titulación los documentos requeridos se detallan a continuación: • Estatutos de la empresa • Normativa de la empresa • Organigrama de la empresa • Perfil de cargos de la organización • Procedimientos del área de compras, ventas y producción • Políticas del área de compras, ventas y producción • Funciones del área de compras, ventas y producción Muchas gracias por su ayuda y consideración

Atentamente,

Hinojosa Yokasta

Jumbo Josselyn

C I. 2350170110

CI. 2300618069

91

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.2

Fase de planificación

HLIY

2/2

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 08/11/2018

Objetivo: Solicitar y recopilar de manera ordenada, las políticas, funciones, normativas, manual, estatutos y otros documentos necesarios de la empresa Siexpal S.A. Releva miento CHECK LIST DE REQUERIMIENTO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA SIEXPAL S.A. Solicitado Entregado N Detalle ° Si No Si No 1

Estatutos

X

X

2

Normativa

X

X

3

Organigrama

X

X

4

Perfil de cargos X X Procedimientos del área de 5 compras, ventas y X X producción Políticas del área de 6 compras, ventas y X X producción Funciones del área de 7 compras, ventas y X X producción Fuente: Manual de cargos por competencia, Estatutos, Normativa, Organigrama, Procedimientos, Funciones de la empresa

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

92 Anexo 6.

Determinar el nivel de responsabilidad de los involucrados en el área de compras, producción y ventas EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de planificación Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

Elaborado por:

P.5

JCJA

1/5

FECHA: 12/11/2018

Objetivo: Obtener información sobre la estructura operativa utilizada en la industria las unidades relacionadas con la instalación de los servicios y la administración existente.

a) Instalaciones disponibles

93

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.5

Fase de planificación

JCJA

2/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 12/11/2018

Objetivo: Determinar la autonomía de las funciones de los involucrados en el área de compras, producción y ventas b) Grado de autonomía de las diferentes áreas y su forma de reporte Departamento

Cargo

Trabajo a desarrollar Verifica los procesos Llevar control de las mermas en cada proceso Controla el ingreso de la materia prima a las máquinas Inspecciona de manera visual la nuez de la tolva para controlar y mantener un caudal adecuado de producción

Departamento de Producción

Departamento de Producción

Jefe de Producción Revisar el reporte del control de proceso que le entrega el jefe de proceso al final Revisa todos los cortes de producción Registra las ventas realizadas Controla el inventario de la materia prima Coordina con el jefe de mecánica si hubiere algún trabajo emergente Supervisa cada puesto de trabajo para mantener el orden Coordina el remplazo del molinero para su alimentación Reporta los materiales y repuestos que se utilizan de la bodega auxiliar Inspecciona de manera visual la nuez de la tolva para controlar y mantener un caudal adecuado de producción Limpia permanentemente los imanes Regula las rompedoras Regula las columnas Regula las compuertas de la lavadora Jefe de proceso Prende el caldero de vapor para calentar el aceite cuando se requiere Cargar el tanquero para los despachos de aceite Cambia el agua de la lavadora una vez por jornada Realiza el proceso de decantación de las aguas del proceso Coordina cortes de producción Conduce el montacargas Colabora en las actividades de sus compañeros de trabajo Reporta los accidentes e incidentes y riesgos de trabajo Llena la hoja de control de proceso y reporta las novedades en su jornada y la entrega al siguiente jefe de proceso.

Realiza el análisis de Contenido de Almendra en la Nuez Saca análisis de impurezas y pérdidas en Palmistería Determina el análisis de humedad en las secadoras Verifica la humedad y las impureza en las prensas Laboratorist Realiza el análisis de contenido de aceite en la pasta Hace el análisis de humedad y acides del aceite a Documenta los resultados en la hoja de Reportes de Laboratorio Conduce el montacargas Pone los sellos de seguridad a los tanqueros Mantiene el orden y limpieza del área del laboratorio Reporta los riesgos de trabajo

94

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.5

Fase de planificación

JCJA

3/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 12/11/2018

Objetivo: Determinar la autonomía de las funciones de los involucrados en el área de compras, producción y ventas Departamento

Cargo

Laboratorista

Departamento de Producción

Estibador

Trabajo a desarrollar Reporta los accidentes e incidentes Cumple con las normas de seguridad y salud en el trabajo Conduce pala mecánica Cuida de la seguridad y salud de sus compañeros Colabora con las actividades de sus compañeros Reporta al jefe de proceso las novedades de su puesto de trabajo Conducir el montacargas (Autorización) Conducir pala mecánica (Autorización) Mantener el orden y limpieza del área de almacenamiento de pasta Reporta los riesgos de trabajo Reporta los accidentes e incidentes Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo Cuidar de la seguridad y salud de sus compañeros Colabora con las actividades de sus compañeros Reporta al jefe de proceso las novedades de su puesto de trabajo Controla el abastecimiento de almendra y cascarilla a los silos de las secadoras Llena los silos de las secadoras Llena los cilindros de las secadoras en coordinación con el encargado de los quemadores Ayuda a descargar los cilindros de almendra seca

Secador de silos

Departamento de Producción

Secador de quemadores

Llena la secadora vertical de cascarilla Mantiene el orden y limpieza del área de los silos y llenado de cilindros de las secadoras Colabora con las actividades de sus compañeros Reporta los accidentes e incidentes Cumple con las normas de seguridad y salud en el trabajo Cuida de la seguridad y salud de sus compañeros Reporta al jefe de proceso las novedades de su puesto de trabajo Controla el funcionamiento y temperatura de los quemadores de las secadoras Llena los silos de los quemadores de cascarilla Ayuda a llenar los cilindros de las secadoras Comunica al prensista la bajada de las secadoras Reporta los accidentes e incidentes Verifica permanentemente que el agua del tanque de gases esté en el nivel adecuado Desaloja la ceniza del filtro de gases Reporta los riesgos de trabajo Descarga la almendra seca de los cilindros en coordinación con el encargado de los silos Controla el funcionamiento de los dosificadores de cascarilla hacia los quemadores para mantener la temperatura establecida

95

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.5

Fase de planificación

JCJA

4/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 12/11/2018

Objetivo: Determinar la autonomía de las funciones de los involucrados en el área de compras, producción y ventas Departamento

Cargo Secador de quemadores

Trabajo a desarrollar Mantiene el orden y la limpieza del área de quemadores, parte inferior de los cilindros y el área de secado de cascarilla Cumple con las normas de seguridad y salud en el trabajo Establece negociaciones de compra con los proveedores Establece negociaciones de venta Busca nuevos proveedores Analiza los informes recibidos de cada departamento

Gerente General

Revisa la contabilidad y presenta oportunamente los estados financieros para la toma de decisiones oportuna Toma de decisiones para nuevas inversiones Revisa los presupuestos establecidos Cumple con los objetivos de venta establecidos Analiza las posibles mejoras para cada departamento Colaborar en las actividades con los compañeros

Departamento Administrativo

Control e Ingreso de factura de la materia prima (Nuez) Venta de pasta y aceite (factura-guía de remisión-cobro) Control e ingreso del proceso de Maquila Auxiliar de Compras-Ventas

Archivo de factura de compra y venta Ayuda a elaborar cheques a Proveedores y transferencias Atención al cliente Colabora en las actividades con los compañeros Declaraciones de impuestos mensuales Planillas del IESS Contratos y actas de finiquitos MRL Caja chica

Departamento Contable

Auxiliar contable

Ayuda a elaborar cheques a Proveedores Realiza el pago a los trabajadores mediante transferencia bancaria Ingreso de facturas de proveedores Atención al cliente (entrega de cheques) Colabora en las actividades con los compañeros

c) Restricciones existentes para cada área Gerente General • Realiza las negociaciones para la compra de la materia prima la nuez • Es el encargado de realizar las ventas del producto terminado.

Subgerente • Realiza el presupuesto de la empresa • Encargado/a de revisar los convenios con clientes y proveedores

96

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.5

Fase de planificación

JCJA

5/5

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 12/11/2018

Objetivo: Determinar la autonomía de las funciones de los involucrados en el área de compras, producción y ventas Jefe Financiero: • Realiza los respectivos pagos a proveedores • Ese el único/a que puede utilizar las cuentas de la empresa para realizar distintos pagos Jefe de producción • Esta encargado de revisar y firmar las ordenes de salida del producto • Realiza las supervisiones adecuadas del procesamiento de la materia prima Jefe de proceso • Llena y entrega la hoja de proceso de la materia prima Laboratorista • Esta encargado de ingresar al sistema los porcentajes de acidez, humedad y el CAN Auxiliar contable 1 • Esta encargado de manejar y controlar la caja chica de la empresa Fuente: Perfil de cargos por competencia de las áreas de producción, compras y ventas.

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

97 Anexo 7.

Narrativa del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste EMPRESA SIEXPAL S.A Fase de planificación Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

Elaborado por:

P.7

HLIY

1/1

FECHA: 14/11/2018

Objetivo: Elaborar la narrativa del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste Revelamiento: El proceso de almacenamiento comienza cuando, se descarga la materia prima, en los patios de la empresa, este trabajo lo realiza el estibador, al mismo tiempo el Jefe de proceso pide al laboratorio los resultados de las pruebas realizadas del nivel de humedad de la nuez, de acuerdo con los exámenes se procede a almacenar, tomando en consideración el nivel de humedad de la materia prima , en el caso que tenga un porcentaje inferior al 12% se considera ingresarla primero a producción, pero si tiene un rango del 18% de humedad se deja almacenada en un promedio de 15 días en los galpones, para poder ingresarla a producción, se lo realiza mediante una pala mecánica pequeña manipulada por el estibador, que según su nivel de humedad se la almacena o se ingresa al proceso de palmistería. El jefe de producción le informa al jefe del proceso cuantas toneladas se va a ingresar a palmistería ese día, de igual manera el Jefe de producción registra en su control de materia prima, las toneladas procesadas de manera diaria.

Proceso de palmistería En lo que corresponde a producción, el secador de silos ingresa la materia prima al proceso de palmistería, primero se debe separar la nuez de las impurezas, después se pasan la nuez a la máquina denominada rompedora, en la cual se separa la almendra de la cascarilla, en consiguiente, las almendras pasan por los filtros pulidores donde se realiza su limpieza y separación definitiva de la cascara más liviana o residuos que hayan quedado anteriormente, por último, el laboratorista mide el nivel de impurezas del proceso y el jefe del proceso revisa los resultados y determina, si se almacenan las almendras en el silo o regresan a los filtros.

Proceso de secado, prensado y filtrado Se continua con el proceso de secado, el secador (Quemador) procede a ingresar las almendras a las secadoras, donde se procede a secarse a cierta temperatura por un promedio de seis horas después el laboratorista mide si las almendras tienen un nivel de humedad máximo del 3% cuando salen de las secadoras. Si tienen dicho porcentaje, el Jefe de proceso autoriza continuar, sino, el secador (Quemador) ingresa de nuevo a las secadoras las almendras. para poder después ser almacenadas en los silos, en consiguiente el prensador pasa las almendras por las presas donde se ingresan las almendras y se procede a extraer el aceite de palmiste, después se debe purificar el aceite ,porque tiene un gran contenido de granulometría y lodo de la pasta de palmiste, por lo que se procede a ingresar a las prensas filtro, por donde el aceite pasa por placas de telas para ser filtrado, esta prensa se debe limpiar debido que se puede tapar por el exceso de pasta en las telas.

Proceso de almacenamiento de producto terminado Finalmente, La pasta de palmiste se procede a ensacar para su almacenamiento y también el aceite es almacenado en los tanques de la empresa de manera líquida, pero con el tiempo se enfría y se vuelve manteca, para la venta se debe calentar los tanques y vuelve a su forma original; primero el jefe de proceso al terminar su turno registra en la hoja de reporte las pérdidas generadas en cada proceso con el porcentaje de producto terminado, al siguiente día que se terminaron los 2 turnos, el Jefe de producción procede a tomar la hoja de reporte y registra la información en su control diario de producción y determina la cantidad del producto terminado, de igual manera la cantidad de toneladas que salieron por concepto de ventas. El reporte de producción se pasa al auxiliar de compras y ventas cuando hacen los cortes de cada mes aproximadamente y el auxiliar procede a ingresar esa información en el sistema.

Fuente: Visita a la planta de producción, entrevista al Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

98 Anexo 8.

Narrativa de procedimiento de venta de aceite y pasta de palmiste EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.8

Fase de planificación

JCJA

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 14/11/2018

Objetivo: Elaborar la narrativa del procedimiento de venta de aceite y pasta de palmiste Revelamiento: La empresa Siexpal S.A inicia el proceso de venta cuando el cliente solicita el pedido de aceite palmiste al Gerente General, quien a su vez después de establecer la orden de requerimiento notifica al Jefe de producción para que verifique si cuentan con el producto requerido por el cliente, al contar con el producto emite un informe detallando la cantidad del producto al Gerente, el cual concreta la negociación estableciendo la forma de pago del flete del camión, plazo y hora para retirar el producto terminado y se notifica al auxiliar de compra y venta para que emita una nota de despacho y le envié al Jefe de Producción para la autorización correspondiente.

Al llegar el camión a la empresa el guardia le informa al auxiliar de compras y ventas, quien al mismo tiempo autoriza el ingreso del vehículo a la báscula, el Jefe de producción registra el peso del camión al vacío y el estibador procede a cargar con el producto. Al terminar de cargar se procede a pesar al camión con el producto y se envía el registro al auxiliar de compras y ventas quien emite un ticket de peso para el cliente, la factura con el valor total y la guía de remisión la cual es entregada al transportista.

Si las cantidades y precios de los documentos recibidos no son los correctos para el cliente, se devuelve la mercadería, pero si está de acuerdo con los valores el transportista procede a firmar la guía de remisión y retirarse de las instalaciones de la empresa.

La empresa Siexpal S.A maneja una política de cobro de acuerdo con el tipo de cliente, si es un cliente minorista la fecha establecida esta entre los 8, 15 y 30 días a partir de la emisión de la factura, al ser clientes mayoristas el Gerente General establece la fecha de pago con un máximo de 90 días a partir de la emisión de la factura.

El auxiliar de compras y ventas registra la venta, además verifica la forma de cobro de la venta realizada, si son ventas al contado el subgerente efectúa el cobro mediante un cheque. Finalmente, el auxiliar de compras y ventas archiva toda la documentación emitida.

Fuente: : Entrevista al Gerente General, Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas , Auxiliar contable 1

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

99 Anexo 9.

Resumen de la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A. EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

P.9

Fase de planificación

JCJA

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 15/11/2018

Objetivo: Resumir la estructura organizacional de la empresa Siexpal S.A.

RELEVAMIENTO Razón Social: Sistema de Extracción de Palmiste (SIEXPAL S.A) Tipo de Compañía: Sociedad Anónima (S.A) Dirección: Vía colorados del Búa km 4, By-Pass Chone-Esmeraldas RUC: 1791704959001 Representante legal: Cedeño Cedeño José Tomas Presidente: Cedeño Cedeño Leonardo Antonio Gerente: Cedeño Cedeño Leonardo Antonio Subgerente: Cedeño Cedeño Letty María Departamento Financiero: Cedeño Cedeño Marielene Departamento Administrativo: Cedeño Moran Javier Antornio Jefe de producción: Castillo Galo Correo electrónico: Siexpal@Siexpal.com Actividad de la empresa: Proceso y Extracción Aceite Palmiste y Torta de Palmiste N° de empleados: 39 empleados Gerencia: 1 Administración: 8 Producción: 31 Fecha de constitución: 28-09-1999 Teléfono: (02) 376-0156 Fuente: Estatutos, Estructura organizacional, RUC

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

100 Anexo10.

Flujograma del proceso de producción de aceite y pasta de palmiste EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.2

Fase de Evaluación del Control Interno

HLIY

1/4

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste Relevamiento: Flujograma del proceso de producción N°

DESCRIPCIÓN

1

Inicio

2

3

Se envía los exámenes del CAN, y del nivel de humedad de la materia prima Recepta los exámenes del CAN, y del nivel de humedad de la materia prima

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

X

X

Laboratorio

X

X

Jefe de proceso

4

Se revisa los exámenes de laboratorio

X

Jefe de proceso

5

¿El nivel de humedad de la M.P. es inferior a 12% ?

X

Jefe de proceso

Se almacena en los galpones

X

Estibador

X

Jefe de producción

X

Jefe de proceso

Estibador

6

7

8

Informar al responsable de las toneladas a procesar de M.P. Informa al estibador de la M.P. a ingresar a producción

GRÁFICO

SI

9

Se procede el ingresa la M.P. a palmistería

X

10

Se registra en el control de producción las toneladas ingresadas de M.P.

X

11

Se limpia la nuez de las impurezas

X

Secador silos

12

Se ingresa la nuez en la maquina rompedora

X

Secador silos

PASA

X

Jefe de producción

NO

101

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.2

Fase de Evaluación del Control Interno

HLIY

2/4

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste Relevamiento Flujograma del proceso de producción N°

ACT .

DESCRIPCIÓN

DCTO .

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENEN 13

Se separa la almendra de la cascara

X

Secador silos

14

Las almendran pasan por los filtros pulidores

X

Secador silos

15

Se mide el nivel de impurezas

X

Laboratorista

16

Se emiten los resultados del nivel de impureza

X

17

Se recepta los resultados

X

Jefe de proceso

18

Se evalúa los resultados

X

Jefe de proceso

19

¿El porcentaje de impurezas es el permitido?

X

Jefe de proceso

20

Las almendras se almacenan en el silo

X

Secador silos

21

Se ingresa la almendra a los secadores

X

Secador (Quemadores)

22

Se proceden a secar por un promedio de seis horas

X

Secador (Quemadores)

23

¿Se comprueba si el nivel de humedad tiene un máx. del 3%?

X

24

Se emite los resultados del nivel de humedad

X

X

Laboratorista

SI

SI

PASA

Laboratorista

X

Laboratorista

A

NO

NO

102

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.2

Fase de Evaluación del Control Interno

HLIY

3/4

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste Relevamiento

N°

DESCRIPCIÓN

Flujograma del proceso de producción ACT DCTO RESPONSABLE . .

GRÁFICO

VIENEN

25

Se envían los resultados

X

Laboratorista

26

Se receptan los resultados

X

Laboratorista

27

Se evalúa los resultados

X

Jefe de proceso

28

Se autoriza el almacenamiento al silo

X

Jefe de proceso

29

Se ingresan las almendras a las prensas

X

Prensista

30

La prensa extrae el aceite y la pasta de palmistes

X

Prensista

31

Se ingresa el aceite a las presas de filtrado

X

Prensista

32

Se procede a filtrar el aceite

X

Prensista

34

Se ensaca la pasta de palmiste

X

Prensista

35

Se almacena en los tanques el aceite filtrado

X

Prensista

36

Se determina las pérdidas de los procesos

X

Jefe de proceso

33

Se almacena la pasta de palmiste

X

Prensista

PASA

A

103

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.2

Fase de Evaluación del Control Interno

HLIY

4/4

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 16/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de producción de aceite y pasta de palmiste Relevamiento Flujograma del proceso de producción N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

VIENEN

37

Se registra en la hoja de reporte diaria, las pérdidas del proceso y porcentaje de pasta y aceite generados

X

X

Jefe de proceso

38

Recepta la hoja de reporte

X

X

Jefe de producción

39

Ingresa la información del reporte al control de producto terminado global

X

X

Jefe de producción

40

Se realiza el reporte de producción al finalizar el mes

X

X

Jefe de producción

41

Se envía el reporte de producción al finalizar el mes

X

Jefe de producción

42

Recepta el reporte de producción

X

Auxiliar de compras y ventas

43

Se procede a ingresar al sistema el producto terminado

X

Auxiliar de compras y ventas

44

Fin

Fuente: Visita a la planta de producción, entrevista al Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

104 Anexo 11.

Flujograma del proceso de ventas de aceite y pasta de palmiste EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.3

Fase de planificación

JCJA

1/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 19/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de venta de aceite y pasta o torta de palmiste Revelamiento: Flujograma del procedimiento de venta N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

1

Inicio

2

Solicitud de requerimiento de producto

X

Cliente

3

Recibe la solicitud de requerimiento del producto

X

Gerente

4

Envía la orden de requerimiento del producto

X

5

Verifica que exista la cantidad del producto

X

6

Emite un informe de la existencia del producto

X

7

Envía el informe de la existencia del producto

X

Jefe de producción

8

Acuerdan la forma de pago del flete, fecha y hora para retirar el producto

X

Gerente

9

Notifica la salida del producto

X

Gerente

10

Realiza la nota de despacho del producto

X

GRÁFICO A

PASA

X

Jefe de producción

Jefe de producción

X

X

Jefe de producción

Auxiliar de compras y ventas

SI

NO

105

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.3

Fase de planificación

JCJA

2/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 19/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de venta de aceite y pasta o torta de palmiste Revelamiento: Flujograma del procedimiento de venta N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

VIENE

11

Envía la nota de despacho del producto

X

Auxiliar de compras y ventas

12

Recibe la nota de despacho del producto

X

Jefe de producción

13

Llegada del camión a la empresa

X

Transportista

14

Notifica la llegada del camión

X

Guardia

15

Autoriza el ingreso del camión a las instalaciones

X

Auxiliar de compras y ventas

16

Permite el ingreso del camión a la báscula

X

Guardia

17

Se pesa el camión al vacío

X

Jefe de producción

18

Registra el peso al vacío del camión

X

19

Se descarga el producto

X

Estibador

20

Se pesa el camión con el producto

X

Jefe de producción

21

Registra el peso del camión con el producto

X

PASA

X

X

Auxiliar de compras y ventas

Auxiliar de compras y ventas

GRÁFICO

106

EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

C.3

Fase de planificación

JCJA

3/3

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 19/11/2018

Objetivo: Elaborar el flujograma del procedimiento de venta de aceite y pasta o torta de palmiste Revelamiento: Flujograma del procedimiento de venta N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO.

RESPONSABLE

X

Auxiliar de compras y ventas

GRÁFICO

VIENE

22

Emite el ticket de peso, la factura y guía de remisión con el valor total del producto

X

23

Está de acuerdo con los valores de los documentos

X

Transportista

24

Firma de la guía de remisión entregada

X

Transportista

25

Sale el camión de las instalaciones

X

Transportista

26

Registra la venta y documentación realizada

X

27

Verifica la forma de cobro de la venta realizada

X

Proveedor

28

Son ventas al contado

X

Guardia

29

Efectúa el cobro mediante cheque

X

Guardia

30

Archiva toda la documentación

X

31

FIN

SI

X

A

Auxiliar de compras y ventas

SI

X

NO

NO

Auxiliar de compras y ventas

Fuente: Entrevista al Gerente General, Jefe de producción, Auxiliar de compras y ventas, Auxiliar contable 1

Elaborado por: Josselyn Jumbo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

107 Anexo 12.

Verificar las bajas de stock del producto terminado EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.2

Fase de Ejecución

HLIY

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 11/12/2018

Objetivo: Verificar las bajas de stock del producto terminado en el área de producción Producción N°

Fecha de envío

16

22/1/2018

Baja de stock del aceite ( Kg.) Físico Sistema 46.150

46.150

Diferencia

Observaciones √

0,00

17

26/1/2018

120.620

120.620

0,00

18 19 20 21 22 23 24 25

15/2/2018 13/3/2018 30/4/2018 24/5/2018 11/6/2018 31/7/2018 15/8/2018 3/10/2018 SUMAN ∑

96.020 32.450 30.450 31.830 64.500 92.210 31.200 31280 576.710

96.020 32.450 30.450 31.830 64.500 92.210 31.200 31280 576.710

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

El valor despachado fue inferior al cancelado, pero la cantidad coindice con el reporte de producción y el valor de las fact. # 4126, # 4106, # 4107 y # 4128

√

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Marca: ∑= Sumatoria √ = revisado y cruzado Fuente: Reporte de producción, Control de producción y Resumen de ventas Observación General: No se encontraron diferencias entre los saldos presentados del reporte de producción con las bajas realizadas en ventas en el sistema.

Elaborado por Yokasta Hinojosa

Supervisado por Mg. Hernán Maldonado P.

108 Anexo 13.

Comprobación de la cantidad de producto terminado despachada en ventas EMPRESA SIEXPAL S.A

Elaborado por:

E.3

Fase de Ejecución

HLIY

1/1

Del 01 Enero al 31 de Diciembre del 2018

FECHA: 14/12/2018

Objetivo: Comprobar la cantidad de producto terminado despachado en ventas Cantidad (Kg.) Sistema

N°

N° Factura

26

N° 4079

0,150

0,150

0,00

27 28 29 30 31 32 33

N° 4191 N° 4184 N° 4322 N° 4268 N° 4412 N° 4342 N° 4710

2.050 0,550 32.040 30.700 30.540 32.350 155.770

2.050 0,550 32.040 30.700 30.540 32.350 155.770

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

34

N°4731

0,090

0,090

0,00

35

N° 4128

30.080

30.080

0,00

Físico

Diferencia

36

N° 4771

0,090

0,090

0,00

37

N° 4687

32,8

32,8

0,00

38

N°5001

0.02

0.02

0,00

39

N° 5016

2.300

2.300

0,00

40

N° 5036

SUMAN

∑

30.990

30.990

0,00

346.853,70

314.473,68

0,00

Observaciones El ticket de peso en ventas se encuentra en digital

Se verifico el peso en la guía de remisión N° 29517 Se verifico el peso en la guía de remisión N° 29582 El ticket de peso en ventas N° 8042 se encuentra en digital El ticket de peso en ventas N° 8082 se encuentra en digital

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Marca: ∑= Sumatoria √ = revisado y cruzado Fuente: Resumen en ventas de aceite y pasta de palmiste, Datos de despacho, Guías de remisión y Tickets de peso en ventas Observación General: No se encontró ninguna diferencia entre las cantidades facturadas frente a las que se registraron en el sistema contable, además, los tickets de peso son iguales a los que se registraron en el sistema y los que se muestra en los tickets físicos y en unos casos las guías de remisión.

Elaborado por: Yokasta Hinojosa

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

109 Anexo 14.

Encuesta aplicada al personal administrativo Porcentaje N°

Preguntas

Respuestas

Frecuencia (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

¿Se comunica los valores institucionales a través de documentos como manuales?

¿Considera usted que para la asignación de funciones se establece un perfil del personal? ¿Conoce usted cuales son las funciones específicas a su cargo? ¿Considera usted que la empresa Siexpal S.A cuenta con un manual de políticas y procedimientos con respecto a las compras, almacenamiento y ventas de la mercadería? ¿La empresa establece objetivos respecto a la comercialización de sus productos?

¿Se registra de manera oportuna la documentación de la gestión de inventario? ¿Considera usted que han existido ocasiones en que las ventas no se han realizado por falta de mercadería? ¿La empresa cuenta con un espacio adecuado para el almacenamiento de materia prima?

¿En alguna ocasión han existido inconvenientes en la entrega de la mercadería por parte de los proveedores? ¿Existe un respaldo externo de la documentación que sustente la información? ¿Se analiza la capacidad instalada para la recepción de la mercadería? ¿Posee la empresa política establecidas sobre fechas de pago a los proveedores?

SI

8

100

NO

0

0

SI

8

100

NO

0

0

SI

8

100

NO

0

0

SI

3

38

NO

5

63

SI

8

100

NO

0

0

SI

3

38

NO

5

63

SI

7

88

NO

1

13

SI

3

38

NO

5

63

SI

7

88

Total encuestados

8

8

8

8

8

8

8

8

8 NO

1

13

SI

8

100

NO

0

0

SI

5

63

NO

3

38

SI

8

100

NO

0

0

8

8

8

110

13

14

15

16

17

¿Se encuentran conciliados los saldos de la mercadería con el sistema contable informático? ¿La empresa ha buscado alternativas de nuevos proveedores que mejoren las condiciones de compra?

En caso de que la mercadería no alcance en las bodegas, ¿Se alquila otras bodegas? ¿Existen controles que verifiquen el cumplimiento de la documentación de respaldo en los procesos de compra y venta? ¿La empresa Siexpal S.A realiza comparaciones mensuales de los saldos de mercadería con los registros contables?

SI

3

38

NO

5

63

SI

8

100

NO

0

0

SI

0

0

NO

8

100

SI

8

100

NO

0

0

SI

8

100

NO

0

0

Respuestas

Frecuencia

8

8

8

8

8

Anexo 15.

Encuesta aplicada al personal de producción Porcentaje N°

Preguntas

(%)

1

3

4

5

6

7

8

¿La empresa funciona mediante valores éticos?

¿Sabe cuál es la misión visión y valores de la empresa?

¿Tiene conocimiento sobre la estructura organizacional de la empresa? ¿Conoce usted, cuáles son las funciones específicas de su cargo? ¿La empresa tiene un manual de funciones, que especifique la autorización, control y responsable en los inventarios? ¿Cuenta la empresa con el espacio suficiente para el almacenamiento de la materia prima?

Si

31

Total encuestas

100 31

No

0

0

Si

26

84

No

5

16

Si

30

97

No

1

3

Si

30

97

No

1

3

Si

20

65

No

11

35

Si

13

42

No

18

58

Siempre

10

32

31

31

31

31

31

31

111

¿Con qué frecuencia se almacena la materia prima dentro de la bodega de la empresa?

9

¿Existen revisiones periódicas de la producción real en comparación a la presupuestada?

Casi Siempre

19

61

A veces

2

7

Nunca

0

0

Si

30

97

No

1

3

Excelente

9

29

Bueno

20

65

Regular

2

6

Malo

0

0

Si

29

94

No

2

6

Siempre

5

16

Casi Siempre

26

84

A veces

0

0

Nunca

0

0

Si

26

84

No

5

16

Si

14

45

31

31 10

¿Cómo calificaría el control de inventarios de la empresa Siexpal S.A.?

31

11

12

13

14

15

16

17

18

¿Se realiza siempre el ingreso al sistema de la materia prima utilizada en producción?

¿Con qué frecuencia la materia prima y el producto terminado físico coincide con el sistema?

¿Se realizan inspecciones físicas, para corroborar el inventario existente en el sistema?

¿Existe una normativa interna específica para el área de producción?

Se utiliza el máximo de la capacidad instalada de la maquinaria

¿Se realiza el mantenimiento adecuado a la maquinaria?

¿Se tienen los materiales suficientes para cumplir con los pedidos?

¿Con qué frecuencia no se puede cumplir los requerimientos de producto terminado?

31

31

31

31 No

17

55

Si

22

71

No

9

29

Si

31

100

31

31 No

0

0

Si

28

90

No

3

10

Siempre

5

16

Casi Siempre

12

39

A veces

11

36

31

31

112

19

20

21

22

¿Existe un nivel mínimo para realizar el abastecimiento de materiales? ¿Existen políticas que establezcan los procedimientos a seguir en el caso de mantenimiento de la maquinaria? ¿Se han establecido normativas para el cumplimiento de capacitaciones del personal? ¿Existen políticas, respecto al abastecimiento para la producción del producto terminado?

Nunca

3

9

Si

11

36

No

20

64

Si

30

97

No

1

3

Si

30

97

No

1

3

Si

26

84

No

5

16

31

31

31

31

Anexo 16.

Encuesta aplicada a los clientes Porcentaje N°

Preguntas

Respuestas

Frecuencia (%)

1

2

3

4

5

6

¿Tiene relaciones comerciales con la empresa Siexpal S.A.?

¿Hace cuánto tiempo es cliente de la empresa Siexpal S.A.?

¿Aproximadamente cuántas veces realiza compras de manera anual?

¿La persona con la que realiza la negociación tiene conocimiento sobre el producto que desea adquirir? ¿Considera que los puestos de trabajo en la empresa Siexpal S.A. están claramente definidos?

¿Conoce los valores y principios con los que se maneja la empresa Siexpal S.A.?

Si

29

100

No

0

0

Menor a un año

0

0

Un año

0

0

2 a 3 años

10

35

4 años o más

19

65

1 a 2 veces

0

0

3 a 4 veces

2

7

5 a más veces

27

93

Si

29

100

No

0

0

Si

29

100

Total encuestas

29

29

29

29

29 No

0

0

Si

5

17

No

24

83

29

113

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

¿Ha tenido inconvenientes con la entrega o retraso de su producto?

¿La empresa realiza algún procedimiento cuando existen inconvenientes en la entrega del producto? ¿En alguna ocasión ha realizado devoluciones del producto? ¿Tiene conocimiento del proceso a seguir cuando existen devoluciones del producto adquirido? ¿Recibe la documentación que respalde su adquisición y devolución del producto por parte de la empresa Siexpal S.A.?

¿Ha tenido inconvenientes con la calidad del producto?

Siempre

1

3

Casi Siempre

4

14

A veces

11

38

Casi nunca

6

21

Nunca

7

24

Si

9

31

No

20

69

Si

4

13

No

25

86

Si

8

28

29

29

29 No

21

72

Si

28

97

No

1

3

Si

2

7

No

27

93

Excelente

20

69

Buena

9

31

Regular

0

0

Mala

0

0

Si

27

93

29

29

¿Cómo calificaría la calidad del producto?

¿Las condiciones con las que recibió su producto fueron las ofrecidas por la empresa Siexpal S.A. ¿Algún momento la empresa Siexpal S.A. no ha podido completar con su requerimiento de pedido? ¿Conoce usted, el área de almacenamiento y despacho del producto de la empresa Siexpal S.A.? ¿Considera que la empresa cuenta con el espacio físico adecuado para almacenar su producto terminado?

29

29

29 No

2

7

Si

22

76

No

7

24

Si

22

76

No

7

24

Si

15

52

29

29

29 No

14

48

114

18

19

20

¿Ha tenido algún inconveniente en la adquisición del producto con la empresa Siexpal S.A.? ¿Tiene conocimiento si la empresa Siexpal S.A. tiene políticas o reglas establecidas para la comercialización de sus productos?

La comunicación que se ha tenido con la empresa respecto a los productos requeridos o inconformidades presentadas fueron:

Si

1

3

No

28

97

Si

8

28

29

29 No

21

72

Excelente

25

86

Buena

4

14

Regular

0

0

Mala

0

0

29

Anexo 17.

Encuesta aplicada a los proveedores Porcentaje N°

Preguntas

Respuestas

Frecuencia (%)

SI 1

2

3

4

5

6

9

100

¿Mantiene relaciones comerciales con la empresa Siexpal S.A?

¿Hace cuánto tiempo mantiene una relación comercial con la empresa Siexpal S.A?

¿Considera usted que existe un nivel jerárquico en el proceso de compra de la mercadería? ¿Considera usted que la empresa Siexpal S.A cuenta con un manual de políticas y procedimientos con respecto a las compras, almacenamiento y ventas de la mercadería? ¿Existe una planificación de compra de materia prima de la empresa Siexpal S.A?

Total, encuestados

9 NO

0

0

Menor a un año

0

0

Un año

1

11

2 a 3 años

3

33

4 años o más

5

56

SI

9

100

NO

0

0

SI

8

89

NO

1

11

SI

9

100

NO

0

0

SI

9

100

9

9

9

9

9

115 ¿La empresa Siexpal S.A en la recepción de la mercadería le emite una orden de compra?

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

¿Considera si la empresa Siexpal S.A ha implementado procedimientos para inspeccionar la mercadería en la recepción? ¿Se ha realizado alguna devolución de mercadería por encontrarse en mal estado por parte de la empresa Siexpal S.A? ¿La documentación en la recepción de mercadería se encuentra debidamente registrada? ¿Existe políticas en el proceso de adquisición de la mercadería?

¿Tiene conocimiento del procedimiento que se debe realizar en la devolución de mercadería? ¿Se realiza un control de los documentos emitidos por la empresa Siexpal S.A para evitar? ¿Considera usted que la empresa Siexpal S.A tiene otro mecanismo para registrar la entrada de la mercadería? ¿Se recibe la documentación de la mercadería enviada y la devolución? ¿Conoce usted si la empresa tiene establecido políticas o normas en el proceso de comercialización? ¿Existe una adecuada comunicación con la empresa? ¿La empresa Siexpal S.A toma medidas por el incumplimiento de la entrega de materia prima?

NO

0

0

SI

9

100

NO

0

0

SI

0

0

NO

9

100

SI

9

100

NO

0

0

SI

9

100

NO

0

0

SI

0

0

9

9

9

9

9 NO

9

100

SI

9

100

NO

0

0

SI

4

44

NO

5

56

SI

9

100

NO

0

0

SI

9

100

NO

0

0%

SI

9

100

NO

0

0

SI

6

67

NO

3

33

9

9

9

9

9

9