Evaluación de control interno a la gestión de inventarios de la distribuidora “San José”, en la

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA DISTRIBUIDORA “SAN JOSÉ”, EN LA CIUDAD SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS, 2018.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría (CPA)

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: JESSICA JOHANA GUAMÁN CARGUACHI NATALY KARINA PADILLA MATUTE Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA DISTRIBUIDORA “SAN JOSÉ”, EN LA CIUDAD SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS, 2018.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: JESSICA JOHANA GUAMÁN CARGUACHI NATALY KARINA PADILLA MATUTE

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

f._____________________

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg.

f._____________________

CALIFICADOR Ilda Margoth Elizalde Elizalde Mg.

f._____________________

CALIFICADOR Alex Alonso Venegas Ortega, Mg.

f._____________________

DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

DECLARACIÓN DE AUTENCIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotros, Jessica Johana Guamán Carguachi y Nataly Karina Padilla Matute portadoras de las cédulas de ciudadanía No. 230023437-0 y 230050217-2 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría (CPA) son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

Jessica Johana Guamán Carguachi CI.230023437-0

Nataly Karina Padilla Matute CI. 230050217-2

iv

AGRADECIMIENTO Jessica Guamán Agradezco a Dios por ser mi guía y acompañarme en el transcurso de mi vida, brindándome paciencia y sabiduría para culminar con éxito mi meta, a mis Padres por ser un ejemplo en mi vida y contar con su apoyo siempre.

De manera muy especial agradezco al Mg. Hernán Maldonado por su esfuerzo colaboración y dedicación en este trabajo, por ser un gran docente y compartir sus conocimientos a lo largo de mi preparación.

Al Señor José Félix Matute quien nos abrió las puertas de su distribuidora brindándonos toda la información requerida para realizar el presente trabajo de titulación.

Nataly Padilla Por medio de este trabajo de titulación agradezco a Dios por darme salud y la fortaleza en momentos difíciles, que ha permitido que no desmaye en mi preparación académica.

A mis padres por su paciencia, confianza y por inculcar en mí el ejemplo de constancia, esfuerzo y valentía, de no rendirme ante los obstáculos de la vida recordándome que Dios siempre está conmigo, a mi novio Diego Silva por su apoyo incondicional y al señor José Matute por la información brindada para la presente investigación.

Finalmente quiero expresar mi más profundo agradecimiento a cada uno de los docentes que compartieron su conocimiento y enseñanza, especialmente al Mg. Hernán Maldonado por haberme orientado en el desarrollo del presente trabajo.

v

DEDICATORIA Jessica Guamán El presente trabajo de titulación dedico a Dios a quien admiro, a mis extraordinarios padres Rosa y Leonardo quienes con su amor paciencia y esfuerzo me han formado como persona, con valores, principios, carácter, empeño, perseverancia y sobre todo por su apoyo constante para cumplir mi objetivo, dándome la valentía de no temer a las adversidades porque Dios está conmigo siempre, a mis hermanos Raúl, Marlene, Patricio, Seffry y Paola a quien considero una hermana, por estar siempre presentes en mi formación académica, por su comprensión, amor y consejos en los momentos difíciles.

Nataly Padilla El presente trabajo de titulación lo dedico principalmente a Dios por ser mi guía y darme la fuerza para ser constante en uno de los anhelos más deseados, a mis padres Sr. Feliciano Padilla & Sra. Delia Matute, por su amor, apoyo tanto moral como económicamente y esfuerzo durante todos estos años de carrera, finalmente a cada una de las personas que de una u otra manera supieron alentarme en todo mi trayecto universitario.

vi

RESUMEN El presente trabajo de titulación permitió evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la Distribuidora San José, ubicada en la ciudad de Santo Domingo siendo está dedicada a la compra y venta de balanceados y materia prima agrícola, la investigación inició con el levantamiento de información de acuerdo a las diferentes técnicas de recolección de datos, tratándose de una entrevista al administrador y contador externo, asimismo, se realizó encuestas a los colaboradores (secretaria, bodeguero), proveedores y clientes mayoristas de la distribuidora, todo esto con el fin de conocer los problemas que contaba y los procesos que manejaba la misma. Posteriormente se ejecutó un plan de auditoria, en la fase de planificación se realizó papeles de trabajo para conocer el proceso de la gestión de inventarios que actualmente manejaba la distribuidora e identificar sus áreas críticas mediante flujogramas de compra ,almacenamiento y venta, se definió marcas de auditoria y se aplicó el cuestionario COSO ERM II compuesto por sus ocho componentes, también se estableció la muestra, nivel de confianza y nivel de riesgo, se elaboró una matriz de recomendaciones a través de los riesgos identificados, en la fase de ejecución se realizó pruebas de recorrido para identificar hallazgos en el sistema de control interno en la gestión de inventarios, finalmente se elaboró un informe en el cual se detalla los hallazgos encontrados en el área compra, almacenamiento y venta con su respectiva recomendación para el mejoramiento en la gestión de inventarios.

Palabras claves: Control interno, productos agrícolas, gestión de inventario, distribución.

vii

ABSTRACT The present titling work allowed to evaluate the system of internal control of the inventory management of the San JosĂŠ Distributor, located in the city of Santo Domingo being dedicated to the purchase and sale of balanced and agricultural raw material, the investigation began with the information gathering according to the different data collection techniques, in the case of an interview with the administrator and external accountant, likewise, surveys were carried out on the collaborators (secretary, winemaker), suppliers and wholesale customers of the distributor, all of this, in order to know the problems that counted up and the processes that handled the same. Subsequently, an audit plan was executed, in the planning phase work papers were carried out to know the inventory management process currently managed by the distributor and identify its critical areas through purchase, storage and sale flowcharts, trademarks were defined. audit and the COSO ERM II questionnaire composed of its eight components was applied, the sample, level of confidence and level of risk were also established, a matrix of recommendations was developed through the identified risks, tests were performed during the execution phase with the purpose of identify findings in the internal control system in inventory management, a report was finally prepared in which the findings found in the purchase, storage and sale area are detailed with their respective recommendation for the improvement in inventory management .

Keywords: Internal control, agricultural products, inventory management, distribution.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 2

2.1. Delimitación del problema ............................................................................................... 2 2.2. Formulación del problema................................................................................................ 3 2.2.1. Pregunta general. .............................................................................................................. 3 2.2.2. Preguntas específicas. ....................................................................................................... 3 2.3. Justificación de la investigación ....................................................................................... 3 2.4. Objetivos de la investigación............................................................................................ 5 2.4.1. Objetivo general. .............................................................................................................. 5 2.4.2. Objetivos específicos. ....................................................................................................... 5 3.

MARCO REFERENCIAL ................................................................................................. 6

3.1. Antecedentes..................................................................................................................... 6 3.2. Marco teórico.................................................................................................................... 8 3.2.1. Auditoria. .......................................................................................................................... 8 3.2.1.1. Definición. ................................................................................................................... 8 3.2.1.2. Fases de Auditoría. ...................................................................................................... 8 3.2.1.3. Evaluación de riesgos de la Auditoría. ........................................................................ 9 3.2.1.5. Auditoría de Gestión. ................................................................................................... 9 3.2.2. Control interno.................................................................................................................. 9 3.2.2.1. Definición. ................................................................................................................... 9 3.2.2.2. Objetivo del control interno. ...................................................................................... 10 3.2.2.3. Clases de control interno. .......................................................................................... 10 3.2.2.3.1. Control interno administrativo. ............................................................................... 11 3.2.2.3.2. Control interno contable. ......................................................................................... 11 3.2.2.4. Riesgos del control interno. ....................................................................................... 11 3.2.2.5. Elementos del control interno .................................................................................... 12

ix 3.2.2.6. Características del control interno. ............................................................................ 12 3.2.2.7. Administración de riesgo empresarial o Modelo COSO ERM ................................. 13 3.2.2.7.1. Componentes del COSO E.R.M. ............................................................................. 13 3.2.2.8. Limitaciones de control interno. ................................................................................ 14 3.2.3. Inventarios. ..................................................................................................................... 15 3.2.3.1. Definición. ................................................................................................................. 15 3.2.3.2. Objetivos de los inventarios....................................................................................... 15 3.2.3.3. Control de existencias de inventarios. ....................................................................... 15 3.2.3.4. Niveles de existencias de inventarios. ....................................................................... 15 3.2.3.5. Métodos de valoración de inventarios. ...................................................................... 16 3.2.3.6. Inventario de mercancías. .......................................................................................... 16 3.2.3.7. Control interno sobre el inventario. ........................................................................... 16 3.2.3.8. Ciclo de inventario. .................................................................................................... 17 3.2.3.8.1. Proceso de órdenes de compra. ............................................................................... 17 3.2.3.8.2. Recepción. ............................................................................................................... 17 3.2.3.8.3. Almacenamiento...................................................................................................... 17 3.2.3.8.4. Embarque................................................................................................................. 17 3.2.3.9. Tipos de inventarios. .................................................................................................. 17 3.2.3.9.1. Inventario de ciclo. .................................................................................................. 17 3.2.3.9.2. Inventario de seguridad. .......................................................................................... 18 3.2.3.9.3. Inventario en tránsito. .............................................................................................. 18 3.2.3.9.4. Inventario promocional. .......................................................................................... 18 3.2.3.9.5. Inventario de demostración. .................................................................................... 18 3.2.3.9.6. Inventario minorista en bodega ............................................................................... 18 3.2.4. Normativa. ...................................................................................................................... 18 3.2.4.1. Normas Internacionales de Contabilidad 2 Inventarios. ............................................ 18 3.2.4.1.1. Medición de los inventarios. ................................................................................... 19

x 3.2.4.1.1.1. Costo de los inventarios. ....................................................................................... 19 3.2.4.1.1.2. Costos de adquisición............................................................................................ 19 3.2.4.1.1.3. Costos de transformación ...................................................................................... 19 4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................ 20

4.1. Enfoque/Diseño/ Tipo de investigación ......................................................................... 20 4.1.1. Enfoque de la investigación............................................................................................ 20 4.1.1.1. Enfoque cualitativo. ................................................................................................... 20 4.1.1.2. Enfoque cuantitativo. ................................................................................................. 20 4.1.2. Diseño. ............................................................................................................................ 21 4.1.2.1. No experimental......................................................................................................... 21 4.1.3. Tipo de investigación. .................................................................................................... 21 4.1.3.1. Descriptiva ................................................................................................................. 21 4.2. Población ........................................................................................................................ 22 4.3. Muestra ........................................................................................................................... 22 4.4. Operacionalización de variables ..................................................................................... 23 4.5. Técnicas e instrumentos de recogida de datos ................................................................ 24 4.5.1. Entrevista. ....................................................................................................................... 24 4.5.2. Encuesta.......................................................................................................................... 24 4.6. Técnicas de Análisis de Datos ........................................................................................ 24 4.6.1. Análisis de datos cuantitativos. ...................................................................................... 24 4.6.2. Análisis de datos cualitativos. ........................................................................................ 24 5.

RESULTADOS ................................................................................................................ 25

5.1. Discusión y análisis de resultados .................................................................................. 25 5.1.1. Entrevista aplicada al Administrador. ............................................................................ 25 5.1.2. Entrevista aplicada al Contador externo. ........................................................................ 28 5.1.3. Encuesta aplicada a los trabajadores. ............................................................................. 30 5.1.4. Encuesta aplicada a los proveedores. ............................................................................. 30

xi 5.1.5. Encuesta aplicada a los clientes. ..................................................................................... 30 5.1.6. Análisis general de resultados. ....................................................................................... 30 5.2. Propuesta de intervención............................................................................................... 32 5.2.1. Describir los procesos de la gestión de inventarios que actualmente maneja la distribuidora. ............................................................................................................................ 32 5.2.1.1. Programa de planificación de auditoría. .................................................................... 32 5.2.1.1.1. Conocimiento de la Empresa. .................................................................................. 33 5.2.1.1.2. Principales actividades. ........................................................................................... 41 5.2.1.1.3. Principales políticas y prácticas contables. ............................................................. 52 5.2.2. Identificar las áreas críticas en la gestión de los inventarios. ......................................... 53 5.2.2.1. Programa para evaluación de control interno. ........................................................... 53 5.2.3. Realizar pruebas de recorrido para la identificación de hallazgos en el sistema de control interno a la gestión de inventarios. .............................................................................. 60 5.2.3.1. Programa de Ejecución. ............................................................................................. 60 5.2.4. Elaborar un informe sobre los hallazgos encontrados que incluyan procedimientos y reportes que permitan mejorar la evaluación de control interno en la gestión de inventario. . 69 5.2.4.1. Carta al Gerente. ........................................................................................................ 69 5.2.4.2. Informe de evaluación del sistema de control interno. .............................................. 70 5.2.5. Propuesta de políticas para el mejoramiento de la gestión de inventarios. .................... 73 5.2.6. Propuesta de estructura operativa ................................................................................... 74 5.2.7. Manual de funciones propuesto ...................................................................................... 75 5.2.8. Propuesta de procedimientos, políticas y reportes. ........................................................ 80 5.2.8.1. Requisición de compra .............................................................................................. 87 5.2.8.2. Orden de compra........................................................................................................ 88 5.2.8.3. Kárdex método FIFO ................................................................................................. 89 6.

DISCUSIÓN ..................................................................................................................... 90

7.

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 91

8.

RECOMENDACIONES .................................................................................................. 92

xii 9.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................. 93

10. ANEXO ............................................................................................................................ 95

xiii

ร NDICE DE FIGURAS Figura 1. Manual de funciones del cargo de gerente. .............................................................. 75 Figura 2. Manual de funciones del cargo de administrador. .................................................... 76 Figura 3. Manual de funciones del cargo de contador. ............................................................ 77 Figura 4. Manual de funciones del cargo de bodeguero. ......................................................... 78 Figura 5. Manual de funciones del cargo de secretaria. ........................................................... 79 Figura 6. Flujograma propuesto de compras............................................................................ 81 Figura 7. Flujograma propuesto de almacenamiento ............................................................... 83 Figura 8. Flujograma propuesto de ventas ............................................................................... 86 Figura 9. Requisiciรณn de compra ............................................................................................. 87 Figura 10. Orden de compras propuesto .................................................................................. 88 Figura 11. Tarjeta Kรกrdex ........................................................................................................ 89

xiv

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Fases de la auditoría ..................................................................................................... 8 Tabla 2. Elementos del control Interno .................................................................................... 12 Tabla 3. Componentes del Coso E.R.M. .................................................................................. 13 Tabla 4. Limitaciones del control Interno ................................................................................ 14 Tabla 5. Objetivos de los inventarios ....................................................................................... 15 Tabla 6. Población ................................................................................................................... 22 Tabla 7. Operacionalización de variables ................................................................................ 23 Tabla 8. Programa de Planificación ......................................................................................... 32 Tabla 29. Programa de evaluación de control interno ............................................................. 53 Tabla 34.Programa de ejecución .............................................................................................. 60

xv

INDICE DE TABLAS PAPELES DE TRABAJO Tabla 9.Papel de Trabajo 1: Programa de entrevista ............................................................... 33 Tabla 10. Papel de Trabajo 2: Historia, Misión y Visión ........................................................ 34 Tabla 11.Papel de Trabajo 3: Solicitud de estatutos, leyes, decretos y reglamentos ............... 35 Tabla 12.Papel de Trabajo 4: Listado de documentos ............................................................. 36 Tabla 13.Papel de Trabajo 5: Estructura Operativa ................................................................. 37 Tabla 14.Papel de Trabajo 6: Funciones del administrador y contador externo ...................... 38 Tabla 15.Papel de Trabajo 7: Funciones del recaudador, despachador y bodeguero .............. 39 Tabla 16.Papel de Trabajo 8. Información de la distribuidora ................................................ 40 Tabla 17. Papel de Trabajo 9: Actividades del área administrativa y operativa ...................... 41 Tabla 18.Papel de Trabajo 10: Narrativa proceso de compra .................................................. 42 Tabla 19.Papel de Trabajo 11: Flujograma de compras .......................................................... 43 Tabla 20. Papel de Trabajo 12: Flujograma de compras ......................................................... 44 Tabla 21.Papel de Trabajo 13: Narrativa de almacenamiento ................................................. 45 Tabla 22.Papel de Trabajo 14: Flujograma de almacenamiento .............................................. 46 Tabla 23. Papel de Trabajo 15: Flujograma de almacenamiento ............................................. 47 Tabla 24.Papel de Trabajo 16: Narrativa de ventas ................................................................. 48 Tabla 25.Papel de Trabajo 17: Flujograma de ventas .............................................................. 49 Tabla 26. Papel de Trabajo 18: Flujograma de ventas ............................................................. 50 Tabla 27.Papel de Trabajo 19: Flujograma de ventas .............................................................. 51 Tabla 28.Papel de Trabajo 20: Principales políticas y prácticas contables .............................. 52 Tabla 30. Papel de Trabajo 21: Marcas de auditoría ............................................................... 54 Tabla 31.Papel de Trabajo 22: Cuestionario de control interno .............................................. 55 Tabla 32.Papel de Trabajo 23: Matriz de riesgo ...................................................................... 58 Tabla 33.Papel de Trabajo 24: Matriz de recomendaciones .................................................... 59 Tabla 35.Papel de Trabajo 25: Verificación del correcto registro de compras ........................ 61 Tabla 36.Papel de Trabajo 26: Área de inventario compras .................................................... 62 Tabla 37.Papel de Trabajo 27: Área de inventario ventas ....................................................... 63 Tabla 38.Papel de Trabajo 28: Área de inventario balanceados .............................................. 64 Tabla 39.Papel de Trabajo 29: Área de inventario balanceados .............................................. 65 Tabla 40.Papel de Trabajo 30: Área de inventario balanceados .............................................. 66 Tabla 41.Papel de Trabajo 31. Rastreo de las diferencias en almacenamiento ....................... 67 Tabla 42.Papel de Trabajo 32. Rastreo de las diferencias en almacenamiento ....................... 68

xvi

Ă?NDICE DE ANEXOS Anexo 1. Informe de trabajo de titulaciĂłn escrito de grado ..................................................... 95 Anexo 2. Carta de impacto....................................................................................................... 96 Anexo 3. Formato de entrevista al administrador .................................................................... 97 Anexo 4. Formato de entrevista al contador externo ............................................................... 98 Anexo 5. Formato de encuesta a trabajadores ......................................................................... 99 Anexo 6. Formato y resultados de encuesta a proveedores ................................................... 101 Anexo 7. Formato y resultados de encuesta a clientes........................................................... 103 Anexo 8. Cumplimiento del proceso de compras .................................................................. 104 Anexo 9. Cumplimiento del proceso de ventas ..................................................................... 107

1

1. INTRODUCCIÓN El presente proyecto de titulación tiene como finalidad desarrollar una evaluación de control interno a la gestión de inventarios, el trabajo está distribuido en las siguientes partes que se detallan a continuación: En el planteamiento del problema se menciona la delimitación, las preguntas de investigación, fundamentando debidamente la justificación que corresponde a las razones por la que se lleva a cabo la indagación, al mismo tiempo se determina el objetivo general y específicos que se plantearon para conseguir mejores resultados del presente trabajo.

El marco referencial está estructurado por los antecedentes que se basa con investigaciones antes realizadas, así mismo el marco teórico hace énfasis en los diferentes conceptos, basándose en fundamentos y definiciones teóricas de libros referentes al tema de la investigación siendo un aporte relevante al tema de titulación.

La metodología de la investigación consiste en la descripción de los métodos, técnicas que se lleva a cabo para la recolección de datos, identificar el enfoque, diseño y tiempo de investigación, también se determina la población y la muestra, así mismo, se establece la operacionalización de las variables describiendo las técnicas e instrumentos de recogidas de datos y finalmente las técnicas de análisis de datos.

La distribuidora SAN JOSÉ, ubicada en Santo Domingo, se dedica a la venta de balanceados y materia prima agrícola, la misma que refleja una inadecuada gestión de inventario es por ello, que su principal problema se debe a que no posee una estructura apropiada del control de sus inventarios, analizando los inconvenientes, requiere realizar una “Evaluación de control interno a la gestión de inventarios”. Mediante el análisis que se realizó de diferentes trabajos de investigación, se estableció que el tema que se propone a la Distribuidora San José es inédito.

2

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.

Delimitación del problema

La mayoría de las empresas en el mundo para lograr ser competitivas en la prestación de servicio al cliente están obligadas a realizar una gestión eficiente de sus inventarios.

Básicamente, el objetivo es garantizar la disponibilidad oportuna de los elementos que se necesita en las condiciones deseadas y en el lugar correcto. (Salas, Mejía, & Acevedo, 2017) Según Arciniegas, (2013) “En el ecuador se ha optado por integrar herramientas de gestión y control, aceptadas a modelos económicos aplicados por otros países, con la finalidad de garantizar el desempeño productivo y socioeconómico” (p.11-26). En la actualidad las Pymes tienen un impacto muy importante en la sociedad debido que fomenta la economía del país, siendo estas consideradas en casos como la base de ingresos económicos familiares, se pueden encontrar muchas empresas pertenecientes a esta categoría en distintas ciudades de nuestro país por lo que tienen un ambiente altamente competitivo.

El desarrollo de ventajas competitivas permite a las empresas permanecer en el mercado y competir con mayores oportunidades, sin embargo, no en todas las empresas llevan un adecuado control de sus recursos, debido que se realiza de manera desordenada originando esto una pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo.

La Distribuidora San José ubicada en Santo Domingo, dedicada a la venta de balanceados y materias primas agrícola, refleja una inadecuada gestión de inventarios, que tiene una afectación directa en los resultados económicos por ende su principal problema se debe a: 

No posee una estructura apropiada del control de sus inventarios, causando un desconocimiento en el stock de mercadería, siendo su único registro en Excel lo que provoca una fácil manipulación de información.



Cuentan con duplicidad de funciones en el registro de las entradas y salidas de la mercadería teniendo una consistencia en la sobrevaloración.



Otro de sus problemas es el manejo empírico de sus inventarios, dado que no realizan una planificación de sus operaciones lo que ocasiona que aumente el riesgo en la proyección de sus ventas, llegando a obtener faltantes de mercadería o una ruptura de stock y a su vez impidiendo que se pueda convertir en un negocio competitivo.

3 

El personal encargado del área de bodega desconoce sobre el manejo de documentación que requieren para el registro de almacenamiento de los productos que comercializan.

2.2.

Formulación del problema

2.2.1. Pregunta general. 

¿-Qué incidencia tendrá la evaluación de la gestión de inventarios de la Distribuidora San José para alcanzar niveles de eficiencia operacional?

2.2.2. Preguntas específicas. 

¿De qué manera se puede conocer los procesos de gestión de inventarios?



¿Cómo se puede identificar las áreas críticas de la Distribuidora San José?



¿De qué manera se puede obtener hallazgos sobre el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la Distribuidora San José?



¿De qué forma se puede presentar los resultados y los procedimientos que contribuirá a mejorar la evaluación de control interno a la gestión de inventario de la Distribuidora San José?

2.3.

Justificación de la investigación

Mediante la evaluación de los inventarios se puede medir su efectividad e implantar mejoras para corregir la eficiencia en los procesos de una empresa. En el presente proyecto de investigación está relacionado directamente con el objetivo cinco, que impulsa la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria.

(Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo [SENPLADES], 2017) Hace énfasis en la política dos, que es promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, así como también la disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar un valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos, con un enfoque a satisfacer la demanda nacional y de exportación, además promueve la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales como también la disponibilidad de servicios para fomentar el desarrollo industria en el país.

(Agenda de Igualdad, 2015) El proyecto de titulación también se encuentra relacionado con el plan de desarrollo Cantonal-Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas, con el eje del cambio de la matriz productiva, que involucra al fortalecimiento de sectores con alta

4 productividad y de inclusión económica, por ende, es necesario impulsar las condiciones de competitividad. Es por ello que el presente trabajo ayudara a la distribuidora San José de manejar un inventario adecuado aportando benéficos a la misma.

Para lograr la presente investigación se fundamenta en las normas internacionales de contabilidad el objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias, debido que es, un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos así también suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias. (NIC 2) (Martinez & Gómez, 2013) afirma que la gestión de los inventarios debe considerar los aspectos organizacionales y lo actores que afectan, no se debe concentrar solamente en el aspecto de matemático debido a que no se obtendrá un resultado efectivo e integral donde las empresas buscan como resultado la alta disponibilidad y alta rotación de inventarios.

El propósito primordial que tiene el presente trabajo de titulación es garantizar la eficiencia y eficacia, mediante el análisis de la gestión de stock, los flujos de entrada y salida de inventarios de la distribuidora San José, con el fin de que la empresa pueda tener un mejor control de sus existencias y registrar debidamente sus salidas, para brindar a sus clientes seguridad al momento de comprar y finalmente generar reportes finales de todos los procedimientos realizados. Además de tener confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía del proveedor como en la entrega a los clientes.

5

2.4.

Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo general.

-Evaluar la gestión de inventarios en la Distribuidora San José, ubicada en Santo Domingo durante el año 2018.

2.4.2. Objetivos específicos. 

Describir los procesos de la gestión de inventarios que actualmente maneja la distribuidora.



Identificar las áreas críticas en la gestión de los inventarios.



Realizar pruebas de recorrido para la identificación de hallazgos en el sistema de control interno a la gestión de inventarios.



Elaborar un informe sobre los hallazgos encontrados que incluyan procedimientos y reportes que permitan mejorar la evaluación de control interno en la gestión de inventario.

6

3. MARCO REFERENCIAL 3.1.

Antecedentes

En la actualidad muchas empresas se dedican a la compra y venta de productos, pero son pocas las empresas que mantienen un control en la gestión de inventarios de acuerdo al giro del negocio, el motivo es que al momento de comercializarse se realiza de manera empírica. La gestión de inventarios es eficiente para asegurar que la empresa cuente con un adecuado monitoreo y ubicación de los productos y de esta forma se determina los métodos de registro, los puntos de rotación y las formas de clasificación que se deberían ejecutar en el negocio.

Por la relevancia del tema y porque en anteriores años ya se han realizado investigaciones con el tema antes mencionado se señala trabajos similares de distintas universidades del Ecuador que son las siguientes: En el trabajo realizado por (Yanqui, 2011) la empresa “Carrocerías Metálicas Moncayo” no cuenta con una adecuada segregación de funciones en el área de bodega y por ende no existe un adecuado control de inventarios, es por ello que se determinó que el problema de la empresa, es no llevar un registro adecuado de inventarios, se presente un estudió que beneficiara al gerente de la empresa, desarrollando un modelo de control interno para obtener información más clara exacta en cuanto a sus inventarios llevando un adecuado formato de control.

Se implementó la propuesta de realizar un diseño de un sistema de control interno para mejorar el manejo de inventarios de la empresa Carrocerías Metálicas Moncayo, para saber con exactitud la existencia de los materiales, los resultados que se reflejen serán fiables por el debido proceso que se realizara en el registro de entradas y salidas, que serán elaborados diariamente así se podrán realizar un informe cada semana, de las actividades realizas en bodega.

(Palacios & Vera, 2017) Realizó un estudio a la gestión del manejo y control de los inventarios en Agrofarmen, ha generado la pérdida de información actualizada de los inventarios, debido a que no se encontraba un respaldo de lo que se había ingresado en el sistema de inventarios, por lo tanto, no se conoce con exactitud la cantidad que existe en los productos de la empresa, además existía un sobre abastecimiento de mercadería porque no se realiza un conteo físico.

7 Se recomendó la aplicación del modelo Max-Min que ayudará a determinar la cantidad, que tiene que proveer la empresa sin quedar desabastecida mientras los proveedores llegan con la mercadería y el punto en el cual la empresa debe realizar una nueva orden de compra sin afectar su nivel de seguridad y realizándolo de la mejor maneja.

De acuerdo con (Defaz, 2016) En la distribuidora Brunella S.A. ubicada en ciudad de Santo Domingo se diseñó un sistema de control y gestión de inventarios. Debido a que llevaban una mala clasificación, desorganización en las adquisiciones, se determinó de acuerdo a la observación en la empresa, que la bodega no cuenta con una distribución adecuada de productos que comercializa la empresa, se pudo observar productos en el piso, así como falta de interés por parte de la persona en cargada de manejarla bodega.

La disposición obtenida de esta propuesta es positiva, se implementará el diseño un sistema de control y gestión de inventarios. Al ejecutarse esta propuesta mejorará los procesos de adquisición de los productos, verificando los productos en bodega de acuerdo a la rotación de Stock, y a la vez facilitando la ubicación del producto para ser entregada, normalizando totalmente el control de inventarios.

En el trabajo realizado por (Balseca, 2017) en la Comercializadora Mena, y ( Molina, 2014) que realizó el estudio en la empresa DISLEC se determinó que tienen un problema en la área de inventarios, en la codificación, almacenaje y conteo físico de los productos, razón por la cual es necesario la implementación de controles, a través de formularios y procedimientos que sean de ayuda para cumplir las políticas establecidas por la empresa, es por ello que se presentó la propuesta para un sistema de inventarios. La Comercializadora Mena maneja una diversidad de productos que requiere tener un código que permita su identificación y ubicación inmediata de los productos, obteniendo la facilidad de registrar y al finalizar el periodo tener un inventario real.

(Molina, 2014) la empresa DISLEC brinda el servicio de compra y venta de productos de consumo masivo al por mayor y menor en la cuidad de Santo Domingo, su mayor inconveniente en la empresa, que presenta es el inadecuado control de existencias de inventarios tanto de entradas y de salidas, una de sus deficiencias también es la falta de un manual de funciones, es por ello que se presentó la propuesta, de implementar un sistema de control interno, que propone mejorar el ambiente de control y la gestión de inventarios en la empresa dándoles un eficiente resultado.

8

3.2.

Marco teórico

3.2.1. Auditoria.

3.2.1.1. Definición.

La auditoría de estados financieros es el proceso que efectúa un computador público independiente al examinar los estados financieros preparados por una entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicio suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documento formal denominado dictamen. (Mendìvil, 2010, p. 1) La auditoría se la denomina una censura, revisión o verificación, es decir, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico, funcional y económica. (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 31) La auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, es decir revisar los estados financieros y realizar la respectiva comprobación, para así poder tener la obtención de evidencias y de la razonabilidad, sobre la información que registran en los procesos contables dentro de una organización.

3.2.1.2. Fases de Auditoría.

Tabla 1. Fases de la auditoría Fases Fase previa

   

Fase de planificación

  

Fase de ejecución

Fase de informe

Definición Contacto con el cliente y especificación del trabajo a realizar.

Análisis general de la empresa y de su entorno.

Determinación de los objetivos de la auditoría.

Firma de contrato o carta de encargo.

Identificación de cuentas a verificar.

Determinación de los objetivos específicos de auditoría.

Elaboración del programa.

Se desarrolla mediante el análisis de las áreas de acuerdo al siguiente esquema:  Evaluación de control interno.  Procedimientos y pruebas sobre saldos y sobre transacciones.  Obtención de evidencias.  Sus resultados serán en papeles de trabajo por áreas.  

Informe de deficiencia de control interno para la gerencia.

Elaboración del informe de auditoría.

Conclusiones generales de la auditoría.

Nota: Adaptado de “Teoría y Práctica de la auditoría I” por Sánchez & Alvarado, 2014, p. 226-227

9 3.2.1.3. Evaluación de riesgos de la Auditoría.

(Pallerola & Monfort, 2012, p. 56) Se define como riesgo de auditoria todos aquellos aspectos tanto cualitativos como cualitativos, que pueden no ser conocidos por el auditor de cuentas en el transcurso del trabajo. Todo riesgo, si no es predecible, puede no llegar a conocerse.

3.2.1.4. Normas de Auditoría.

Las normas de auditoría constituyen los principios y requisitos de obligada observación por parte de los auditores. En relación con las normas técnicas de Auditoría actualmente en vigor, estas se refieren a tres aspectos (Garido, 2012, p. 35). 

Normas personales. – definen la capacidad técnica y el comportamiento objetivo, integro e independiente del auditor.



Normas sobre la ejecución del trabajo. – relativas a la planificación y realización de este. El auditor debe tener un conocimiento previo del control interno y los procedimientos de contabilidad de la empresa.



Normas sobre la preparación de informes de auditoría. – delimitan el contenido y presentación de los informes. Deben escoger la expresión clara e equivocada de la opinión del auditor y del trabajo realizado.

3.2.1.5. Auditoría de Gestión.

Es la actuación de la dirección y abarca lo razonable de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos. Es el desarrollo de la dirección empresarial, cada día adquiere más importancia el enfoque de la administración estratégica como elemento clave para el éxito de una empresa, lo cual a su vez ha facilitado el enfoque de la auditoria de gestión al disponer de un marco conceptual de las características y el proceso de una buena dirección empresarial (Blanco, 2014, p. 394).

3.2.2. Control interno.

3.2.2.1. Definición.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñan, 2012, p. 19)

10 “El control interno se define como un proceso, ejecutado por personal de la entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos, abarca todos los aspectos del control del negocio, permitiendo así que un directivo se centre en objetivos específicos” (Mantilla, 2012).

Mediante la definición de los dos autores se determina que el control interno en sí no solo se trata del cumplimiento de políticas y procedimientos, sino de alcanzar sus objetivos, es una herramienta utilizada por la administración de la empresa que se basa en proporcionar seguridad razonable mas no absoluta para la parte administrativa de la entidad.

3.2.2.2. Objetivo del control interno.

Según Estupiñan (2012) afirma que el control interno cuenta con los siguientes objetivos básicos: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.



Verificar la razonabilidad y confiablidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (p. 19)

Por otra parte, Blanco (2014) menciona que los objetivos de control interno caen dentro de tres categorias. 

Operaciones: relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la entidad.



Información financiera: relativo a la preparación y divulgación de estados financieros confiables.



Cumplimiento: relativo al cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables. (p. 197)

3.2.2.3. Clases de control interno.

Según Estupiñan (2012) menciona que existe un solo control interno que es el administrativo, pero a este se añade un istrumento que se lo denomina control interno contable, los mismos que se detallan a continuacion:

11 3.2.2.3.1. Control interno administrativo.

Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos contables para el logro de sus objetivos de: 

Mantenerse informado de la situación de la empresa.



Coordinar sus funciones.



Asegurarse de que se están logrando los objetivos contables.



Mantener ejecutoria eficiente.



Determinar si la empresa está operando conforme las políticas establecidas.

3.2.2.3.2. Control interno contable.

Este control interno se lo reconoce como instrumento del administrativo, el cual posee los siguientes objetivos:



Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.



Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.



Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.



Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa. (p. 7)

3.2.2.4. Riesgos del control interno.

Según Blanco , (2014) menciona que existen tres tipos de riesgo: 

Riesgo inherente: los riesgos asociados con la naturaleza de la temática.



Riesgo de control: el riesgo de que los controles sobre la temática no existan u operen inefectivamente.

12 

Riesgo de detección: el riesgo de que los procedimientos del auditor no detecten los aspectos importantes que pueden afectar a la temática.

3.2.2.5. Elementos del control interno Tabla 2. Elementos del control Interno Elementos Definición Un plan lógico y claro de las funciones Organización organizacionales que establezca líneas de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las funciones de registro y custodia.

Sistemas y procedimientos

Personal

Supervisión

Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimiento seguros para registrar sus resultados en términos financieros.

Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.

Personal en todos los niveles con aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.

Enfoque  Dirección  Asignación de responsabilidades  Segregación de deberes  Coordinación         

Manuales de procedimiento Sistemas Formas Informes Selección Capacitación Eficiencia Moralidad Retribución

  

Interna Externa Autocontrol

Nota: Adaptado de “Control Interno y Fraudes” por Estupiñán, (2012), p. 20.

3.2.2.6.

Características del control interno.

Según Isaza (2012) el control interno cuenta con las siguientes características: 

Forma parte de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacionales de la entidad.



Corresponde a la máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la empresa.

13 

En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos por la empresa.



Debe ser evaluado por la auditoria externa, no por un ente parte de la organización.



Todas las transacciones deben ser registradas de forma exacta, veraz y oportuna que permita preparar informes operativos. (p. 34)

3.2.2.7. Administración de riesgo empresarial o Modelo COSO ERM Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo en la entidad. (Estupiñan, 2012, p. 66) 3.2.2.7.1. Componentes del COSO E.R.M. De acuerdo con Estupiñan, (2012) el COSO E.R.M está compuesto por ocho componentes que se detallarán más adelante, estos están interrelacionados y enfocados en la administración de riesgos empresariales.

Tabla 3. Componentes del Coso E.R.M. Componentes Entorno interno

Definición de objetivos

Identificación de eventos

Valoración de riesgos

Respuesta al Riesgo Actividades de control

Definición Los elementos que deben seguirse, aplicarse y divulgarse son los valores éticos de la entidad, la competencia y el desarrollo del personal, el estilo de operaciones de la administración, la manera de asignar autoridad y responsabilidad, la filosofía de la administración del riesgo.

Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas.

La alta gerencia reconoce normalmente que existen incertidumbre – que no se puede conocer con certeza cuándo, dónde y cómo ocurrirá un evento, existiendo factores internos y externos.

La gerencia valora los eventos bajo perspectivas de probabilidad e impacto, con base en datos pasados internos y externos.

Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.

Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada

14

Información de comunicación

Monitoreo

las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio.

Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades.

Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones separadas.

Nota: Adaptado de “Control interno y fraudes” por Estupiñán, (2012), p.66-70.

3.2.2.8. Limitaciones de control interno.

De acuerdo con Montaño, (2013) el control interno proporciona una seguridad razonable, mas no absoluta, por lo que presenta varias limitaciones las que se dan debido a fallas humanas, interpretaciones erróneas, ignorancia, actos intencionados o colusión de dos o más miembros. (p. 69) Tabla 4. Limitaciones del control Interno Limitaciones Costo vs. Beneficio

Debilitamiento

Omisión de controles por parte de la gerencia

Colusión

Definición El establecimiento de controles debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialidad de un riesgo y el efecto que puede provocar.

Puede ser afectado por la supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal, son los factores que producen rompimiento parcial o total de los controles y el cumplimiento de sus objetivos.  Falta de entendimiento de los controles.  Juicios erróneos.  Descuidos o distracción.  Personal temporal.  Implementación inadecuada de cambios y poco interés de la gerencia sobre lo apropiado.

Debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos.

Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento.

Nota: Adaptado de “Control Interno, de auditoria y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo”, por Montaño, (2013), p. 69.

15 3.2.3.

Inventarios.

3.2.3.1. Definición.

Se entiende el conjunto de mercancías y materias primas o materias cuya transformación y/o venta constituyen el objetivo principal de la empresa. En caso de las empresas comerciales, los inventarios están constituidos por las mercancías que adquieren para ser vendidas en simple labor de intermediarios. Se cargan por las compras y se acreditan por las ventas. (Mendívil, 2010, p. 83) Según Sánchez y Alvarado (2014) Las existencias son activos que controla la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo, por regla general, inferior a un año, y que cumplen las condiciones para la calificación de activo que define el Marco Conceptual de la Contabilidad.

Es un documento en el cual se registra los bienes pertenecientes a la organización de una forma ordenada, registrando las entradas y salidas de algún bien o artículo que distribuye o cuente la empresa, estos deben ser registrados de forma formal y a la vez presentado un informe al jefe encargado, para ser controlado.

3.2.3.2. Objetivos de los inventarios.

Tabla 5. Objetivos de los inventarios Objetivos Verificar su existencia física

Definición Es decir, que en la realidad existen materiales y mercancías con importe igual al saldo de las cuentas relativas.

Verificar dichas existencias se hayan valuado por Valuación métodos aceptables contablemente, aplicados de forma consistente que se hay establecido los castigos necesarios para deducir el costo de los inventarios defectuosos u obsoletos.

Que las unidades en existencias multiplicadas por Corrección aritmética los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren.

Cerciorarse de que no existan gravámenes u otros Limitación de la propiedad compromisos que limiten el uso o ventana irrestricta de los inventarios.

Nota: Adoptado de “Elemento de la Auditoría” por V. Mendìvil, 2010, pág. 85.

3.2.3.3. Control de existencias de inventarios.

(Bravo, 2011, p. 149) afirma que el control de existencias son las (Mercaderías, materias primas, materiales indirectos etc.) de tal manera que la empresa pueda satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los requerimientos de los clientes.

3.2.3.4. Niveles de existencias de inventarios.

Según (Bravo, 2011, p. 149) afirma tres niveles que son los siguientes:

16 

Máximo. – es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin cubrir eventualmente diferencias en los suministros.



Mínimo. –es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en la empresa.



Critica. –es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en caso de que fallen los suministros normales de los proveedores.

3.2.3.5. Métodos de valoración de inventarios.

El costo de las existencias o valoración de inventarios se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o el Costo Medio Ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de las misma. (Bravo, Contabilidad General, 2013)

3.2.3.6. Inventario de mercancías.

Comprende las existencias de mercancías para la venta de los términos del giro de la empresa, los inventarios en tránsito, los anticipos a proveedores, las estimaciones de existencias de mercancías obsoletas, dañadas y de lento movimiento, los métodos de valuación aplicados por la empresa sobre estos activos; así como los sistemas de control interno que se identifican con dichos conceptos. (Sánchez, 2013, p. 122)

3.2.3.7. Control interno sobre el inventario.

Según Horngren y Harrison (como se citó en Bravo, 2013) “El control interno sobre los inventarios es importante porque las mercancias son el alma de un comercializador. Las compañias exitosas cuidan mucho de proteger sus inventarios. Entre los elementos de buen control interno sobre los inventarios se incluyen: 

Contar los inventarios físicamente por lo menos una vez cada año cualquiera que sea el sistema que se use.



Mantener procedimientos eficientes de compras, recepción y embarques.



Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, daños o deterioro.



Limitar el acceso a los inventarios al personal que no tenga acceso a los registros contables.



Mantener registros de inventarios perpetuos para mercancías con alto costo unitarios.



Comprar inventarios en cantidades económicas.



Mantener en existencias el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de productos, que conducen a la pérdida en ventas.

17 

No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta forma el gasto de inmovilizar dinero en artículos que no se necesitan.

3.2.3.8. Ciclo de inventario.

Según Arens, Elder y Beasley (2007) afirma que el ciclo de inventario esta compuesto por varios procesos los cuaes se detallan a continuacion: 3.2.3.8.1. Proceso de órdenes de compra.

El ciclo de inventario comienza con la adquisición de materias primas para la producción. Si las compras de inventarios se relacionan con la materia prima para un fabricante o con productos terminados para un vendedor al detalle, es esencial que se conserven controles adecuados sobre las compras. Las requisiciones de compra se utilizan para solicitar que el departamento de compras coloque órdenes para artículos de inventarios.

3.2.3.8.2. Recepción.

Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. El departamento de recepción prepara un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas de recepción de productos generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por pagar. El control y rendiciones de cuentas son necesarios para todas las transferencias.

3.2.3.8.3. Almacenamiento.

A medida que el departamento de producción termina los productos, estos se depositan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo controles físicos en un área de acceso limitado.

3.2.3.8.4. Embarque.

“El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de venta y cobranza.

Cualquier embarque o transferencia de productos terminados debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado” 3.2.3.9. Tipos de inventarios.

Los tipos de inventarios. que se usan de acuerdo a las necesidades de la empresa, dependiendo de sus funciones, objetivos y de lo que se quiera contabilizar, pueden ser: 3.2.3.9.1. Inventario de ciclo.

Es relevantemente fácil estimar, el inventario del ciclo con los procesos de reabastecimiento (Q, ROP) y (T, OUL), lo cual es bueno porque a menudo el inventario de ciclo es un gran componente del inventario total, por lo que es un paso más cercano para la estimación de los requisitos de inventarios. (Waller y Terry, 2017, p. 11)

18 3.2.3.9.2. Inventario de seguridad.

Es el número esperado de unidades disponibles cuando llega el reabastecimiento y está disponible para su uso y es la cantidad promedio de inventario disponible, el inventario de seguridad histórico y el inventario de seguridad prospectivo pueden diferir, el proceso calculado de reabastecimiento en el cálculo de inventario de seguridad es diferente del proceso real de reabastecimiento, la distribución calculada de la demanda es diferente de la distribución real o de la demanda es no estacionaria. (Waller & Terry, 2017, p. 13)

3.2.3.9.3. Inventario en tránsito.

Es un inventario que no se almacena para su uso o venta posteriores si no que se encuentra en ruta hacia un nodo de almacenamiento del inventario. El inventario en tránsito más evidente es el inventario que se encuentra en una unidad de transporte, como un camión, tren, barco o avión.

(Waller & Terry, 2017, p. 15)

3.2.3.9.4. Inventario promocional.

Hay dos categorías de inventario promocional: una SKU promocional que estás continuamente en el surtido (o selección), y una SKU promocional que no se tiene continuamente. Para el primero, hay muchos tipos diferentes de promociones: reducciones temporales de precios presentaciones promocionales, comprar uno y obtener otro gratis, paquetes de bonificación, cupones muestras carteles, inventario adicional en la tienda, y muchas otras. Muchas veces, estas se utilizan en combinación con otras. (Waller & Terry, 2017, p. 17)

3.2.3.9.5. Inventario de demostración.

El inventario que se mantiene para fines de demostración o exhibición se denomina inventario de demostración. Si este no se pude vender, aunque no haya inventario del artículo, no es técnicamente una parte del inventario de seguridad. Por otro lado, si se logra vender en el caso de que no haya inventario, en realidad es inventario de seguridad. (Waller & Terry, 2017, p.

18)

3.2.3.9.6. Inventario minorista en bodega Es un inventario situado en la trastienda o la bodega de una tienda al por menor, y en realidad pueden ser inventario en tránsito, inventario de seguridad o inventario de ciclo, o una combinación de inventario de seguridad e inventario de ciclo. (Waller & Terry, 2017, p. 18)

3.2.4. Normativa.

3.2.4.1.

Normas Internacionales de Contabilidad 2 Inventarios.

Según la (NIC 2) los Inventarios son activos: 

Mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación; son activos:



En proceso de producción con vistas a esa venta; o



En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

19 3.2.4.1.1. Medición de los inventarios.

3.2.4.1.1.1.

Costo de los inventarios.

“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales” (NIC 2).

3.2.4.1.1.2.

Costos de adquisición

El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.

3.2.4.1.1.3.

Costos de transformación

Según las (NIC 2) afirma que los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de la planta.

20

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN El presente trabajo de investigación en la Distribuidora San José ubicada en Santo Domingo, con la propuesta de una evaluación a la gestión de inventarios se realizará con diversas técnicas con el fin de obtener información real sobre el manejo de sus existencias, se desarrollará bajo un enfoque mixto con mayor incidencia en la cuantitativa, mediante la aplicación de encuestas y cuestionarios de control interno, además se procederá a tabular para obtener un análisis de los procesos relacionados con su mercadería.

4.1.

Enfoque/Diseño/ Tipo de investigación

4.1.1. Enfoque de la investigación.

4.1.1.1. Enfoque cualitativo.

Según Hernández, Fernández, & Baptista, (2014) el enfoque cualitativo se guía por áreas o temas significativos de investigaciones. Sin embargo, el lugar de que la claridad sobre las preguntas de investigación e hipótesis procede a la recolección y el análisis de datos, los estudios cualitativos pueden desarrollar preguntas e hipótesis ante, durante o después de la recolección y el análisis de datos. (p.7)

Se llevará acabo el enfoque cualitativo debido que se realizará un estudio hacia los problemas de la Distribuidora San José, estos datos se recolectaran mediante una observación propia y la versión del gerente mediante una entrevista, la cual nos ayudara obtener una visión más extensa de los movimientos y actividades que realiza, es decir se obtendrá una narrativa detallada de sus procesos.

4.1.1.2. Enfoque cuantitativo.

El enfoque cuantitativo representa a un conjunto de procesos, es secuencial y probatorio, cada etapa procede a la siguiente y no se puede brincar o aludir pasos, el orden es riguroso, usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, p. 4)

En el presente trabajo de investigación se utilizará el enfoque cuantitativo debido que se dará una recolección de datos mediante encuestas las mismas que se procederán a ser tabuladas en su respectivo momento, y a su vez se aplicará cuestionarios de control interno esto con el fin de obtener información numérica, analizar estadísticamente y presentar posibles soluciones hacia los problemas presentados en la distribuidora San José.

21 4.1.2. Diseño.

Se refiere al plan o la estrategia concebida para responder a las preguntas de investigación. El diseño señala al investigador lo que debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio, constatar las interrogantes planteadas y analizar la certeza de las hipótesis formuladas (Cortés, 2012, p. 53).

4.1.2.1. No experimental.

Según Hernández, Fernández, & Baptista, (2014) “Es el estudio que no hace variar en forma intencional las variables independientes para ver su efecto sobre otras variables, se encarga solo de observar fenómenos tal como se dan en su entorno “(p.152).

En el trabajo de investigación que se desarrollará en la Distribuidora San José, se utilizará el diseño no experimental debido que no se procederá a manipular las variables, se inclina más a un estudio cuantitativo como la opinión de encuestas, se basa en ser retrospectivos y prospectivos, es decir que solo se observara y se analizara los fenómenos encontrados.

4.1.3. Tipo de investigación.

4.1.3.1. Descriptiva Hernández, Fernández, & Baptista, (2014) afirma que“la investigacion descriptiva busca especificar las propiedades, las caracteristicas y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos y objetos a cualquier otro fenemeno”(p.92).

Consistirá en describir, detallar y especificar los procesos a los cuales se someterán al análisis, se interpretará las variables de investigación los antecedentes, mediante la ayuda de técnicas e instrumentos que nos facilite información real y verídica para dar solución al problema en la Distribuidora San José.

22

4.2.

Población

La población para establecer en el presente proyecto será la Distribuidora San José, de la cual se obtendrá acceso a información que será proporcionada por el propietario, contador y colaboradores, los cuales se detallas a continuación: Tabla 6. Población Grupos

N°

Administrador

1

Contador externo

1

Secretaria

1

Bodeguero

1

Proveedores

6

Clientes mayoristas

19

Total

29

Nota fuente: Distribuidora San José.

4.3.

Muestra

Según Bernal, (2014) “es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre cual se efectuaran la medición y la observación de las variables objeto de estudio” (p.161).

La muestra del presente trabajo de investigación se enfocará en toda la población de la Distribuidora San José, a la cual se le aplicará instrumentos de recolección de datos como es la entrevista al administrador, las encuestas a los clientes, proveedores y colaboradores (Secretaria, bodeguero).

23

4.4.

Operacionalización de variables

Tabla 7. Operacionalización de variables Variables Definición Dimensión/es conceptual operacional Variable Se define COSO II independiente: ampliamente Control interno como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Mantilla, 2012, p. 4) Variable La gestión de Compras dependiente: stock constituye una de las Gestión de actividades inventario fundamentales dentro de la Almacenamiento gestión de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor Ventas inversión de la empresa, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector de la distribución (Suárez, 2012, p. 42)

Indicador

Desarrollo del indicador

Nivel de confianza

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑢𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑢𝑛𝑡𝑎𝑠

Muestra

𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑜𝑟

Componentes Del coso

Calidad de pedidos Certificación de proveedores

𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠

𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 Proveedores certificados 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠

Control de Materia Prima

Inv. toma física 𝐼𝑛𝑣. 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎(𝐸𝑥𝑐𝑒𝑙)

Materia Prima en bodega

𝑀𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛𝑎𝑑𝑎 𝑀𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑃𝑟𝑖𝑚𝑎 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑑𝑎

Rotación de inventario

Ventas netas 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠

Velocidad de rotación del activo

Ventas netas 𝑥100 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

Movilidad de los inventarios

Inventarios 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒

Nota fuente: Operacionalización de variables independiente y dependiente

24

4.5.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

4.5.1.

Entrevista.

“Técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuentes de información, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta en la cual puede profundizarse la información de interés para el estudio” (Bernal, 2014, p.194).

La entrevista estará dirigida al administrador de la Distribuidora San José para adquirir información relacionada al tema de investigación y determinar la problemática existente desde un punto cualitativo.

4.5.2. Encuesta Es una técnica de recolección de información más usada, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas, se fundamente en un cuestionario o conjunto de preguntas que se prepararan con el propósito de obtener información de las personas. (Bernal, 2014, p.194)

En conclusión, la encuesta esta inclinada a los proveedores y colaboradores de la Distribuidora San José para conseguir información relevante y a su vez obtener criterios significativos sobre el tema, la información obtenida será tabulada y presentada de una manera técnica y eficiente que servirá de apoyo para el trabajo de investigación.

4.6. Técnicas de Análisis de Datos 4.6.1. Análisis de datos cuantitativos.

Para analizar los datos cuantitativos de los instrumentos antes mencionados se considerará utilizar una estadística descriptiva la cual nos permite analizar, elaborar y simplificar la información que se necesitará para la media, mediana y porcentajes de la información. De igual manera se añadirá el programa estadístico SPSS (paquete estadístico para las ciencias sociales) debido que nos facilitará el análisis mediante tablas y gráficas estadísticas.

4.6.2. Análisis de datos cualitativos.

Los datos cualitativos serán receptados por medio de la entrevista que se aplicará al gerente de la Distribuidora San José y al contador externo, de igual manera se recolectará información con encuestas a los demás miembros de la distribuidora, a clientes y proveedores con el fin de obtener información sobre las debilidades que posee en el área de inventarios.

25

5. RESULTADOS 5.1.

Discusión y análisis de resultados

5.1.1. Entrevista aplicada al Administrador.

La siguiente entrevista fue realizada al administrador de la Distribuidora con el fin de conocer la situación actual de la empresa en cuanto al funcionamiento del área de inventarios.

Nombre: Ing. Cristian Fernando Matute Segarra 1. ¿La distribuidora se maneja con principios y valores éticos?

La distribuidora si se maneja bajo principios y valores éticos.

2. ¿Se considera el perfil del personal para la asignación de sus funciones?

En la distribuidora no se considera el perfil del personal, debido que su contratación es bajo recomendación.

3. ¿Cuenta la distribuidora con un comité de compras?

No cuenta con un comité de compras, el encargado de realizar las mismas es el administrador.

4. ¿Considera usted que la distribuidora maneja una filosofía de administración adecuada?

Si se considera llevar una administración adecuada en la distribuidora debido a su funcionamiento ininterrumpido durante nueve años.

5. ¿Cuenta la distribuidora con un organigrama estructural definido?

La distribuidora no cuenta con un organigrama definido.

6. ¿Existe un manual de funciones en la distribuidora?

La distribuidora dispone de un manual de funciones empírico ya que el personal sabe lo que debe desempeñar.

26 7. ¿Existe un encargado de bodega o cualquiera tiene acceso a la mercadería?

En la distribuidora se cuenta con un solo bodeguero, pero no existen limitaciones para el resto del personal por ende todos tienen acceso a ella.

8. ¿Se establecen sanciones a la inasistencia de los trabajadores?

En caso de no avisar su inasistencia o no tener justificativo apropiado el trabajador será descontado la remuneración del día que falto.

9. ¿Se realiza compras bajo presupuestos establecidos?

Las compras en la distribuidora se van realizando mediante la necesidad, es decir debido al agotamiento de mercadería se va adquiriendo.

10. ¿Ha tenido algún inconveniente con el pago a sus proveedores?

El mayor inconveniente ha sido en los días de realizar el pago, debido que los proveedores le dan un plazo de 15 días y en ocasiones se pasan con la debida autorización a 22 días.

11. ¿Se ha presentado problemas de conciliación de saldos con los proveedores?

Si, en ocasiones los proveedores cuentan con saldos inferiores o superiores a los basados en la mercadería entregada.

12. ¿Ha presenciado alguna vez mercadería en mal estado de algunos de sus proveedores?

Si ha existido la llegada de mercadería próxima a caducarse o sacos de balanceados que llegan menos de la cantidad que debería contener, en el momento que ocurre ese tipo de inconvenientes se procede a comunicar al proveedor y realizar la devolución en el próximo pedido.

13. ¿Realiza usted una planificación para abastecerse de mercadería?

En si una planificación determinada no, ya que el bodeguero comunica en el momento que se está acabando la mercadería y se realiza la compra bajo necesidad o en ocasiones que el precio de los productos que se comercializa tiende a bajar se adquiere una compra aun mayor a la de otros meses.

27 14. ¿Se analiza y califica a los proveedores según su calidad y garantía?

Si se analiza y califica a los proveedores, en cuanto es a la materia prima agropecuaria se elige por precios, calidad, garantía y en balanceados se elige la marca Inprosa por su calidad en crecimiento de cerdos, fue comprobada por medio de la alimentación en la granja de un familiar.

15. ¿Mantiene una base de datos de proveedores de los productos que usted comercializa?

Si se maneja una base de datos de los proveedores la misma que esta almacenada en un celular.

16. ¿Se realizan proformas de diferentes proveedores?

Si se realiza proformas de mercadería, pero solo de materia prima.

17. ¿Tiene asegurada la mercadería al momento de entrega?

La mercadería a entregar no cuenta con seguro.

18. ¿Existe una adecuada comunicación entre bodega y facturación?

Existe comunicación, pero es ineficiente ya que existen casos en los que el bodeguero no comunica la cantidad exacta de mercaderías.

19. ¿El gerente propietario tiene conocimiento sobre las actividades que se realiza en la distribuidora?

El Sr. José Matute gerente - propietario de la distribuidora San José posee un conocimiento mínimo sobre los movimientos que se realiza en ella, ya que confía en la persona que la está administrando; sin embargo, él es encargado de firmar los cheques para el pago de la mercadería.

20. ¿Existe una coordinación adecuada para la entrega, venta de productos con los proveedores?

No se cuenta con una coordinación adecuada ya que en ocasiones han existido retrasos en la entrega de los productos pedidos.

28 21. ¿Se evalúa los presupuestos de las compras?

Al no tener un presupuesto establecido para la realización de compras no se evalúan los mismos.

22. ¿Se evalúa el cumplimiento de los objetivos de la Distribuidora?

En la distribuidora se plantean objetivos de ventas, pero no se evalúan.

5.1.2. Entrevista aplicada al Contador externo.

La siguiente entrevista esta direccionada al contador externo de la distribuidora, se tiene como fin conocer por medio de la misma los procesos que se lleva a cabo en el manejo contable de inventarios y las funciones que realiza.

Nombre: Lcdo. Edison Loza 1. ¿La distribuidora se maneja con principios y valores éticos?

La distribuidora si se maneja bajo principios y valores éticos.

2. ¿Cuenta la distribuidora con el personal idóneo para el cumplimiento de sus actividades?

Sí, es una microempresa familiar.

3. ¿Participa usted en la toma física de inventarios?

No participo, lo realizan los administradores.

4. ¿La distribuidora evalúa el desempeño del personal encargado de los inventarios?

No se evalúa debido que es una microempresa familiar.

5. ¿La distribuidora cumple con sus objetivos planteados?

Si cumple con sus objetivos planteados.

6. ¿Las compras son debidamente autorizadas?

Si porque quien las realiza es su administrador.

29 7. ¿Cuenta con algún método para el control real de inventario?

Si costo de mercado.

8. ¿Se registran contablemente la salida de inventarios?

Si se registra mediante costo de venta.

9. ¿Cuentan con un registro contable sobre los movimientos de inventario?

Si se cuenta con un registro de movimientos de inventario.

10. ¿La mercadería está debidamente protegida contra el deterioro físico?

Si se encuentra la mercadería protegida.

11. ¿Cuenta la distribuidora con algún método para detectar mercadería obsoleta?

Por el tipo de producto o negocio no hace falta.

12. ¿Considera que el método de registro de inventarios es el adecuado?

Si es el adecuado.

13. ¿Tienen asegurada la mercadería?

La mercadería no cuenta con seguro.

14. ¿En la distribuidora se realizan conteo de existencias periódicamente?

Asume que, si se realiza un conteo periódico, ya que no podría decirlo con certeza debido que no participa en el mismo.

15. ¿Existe políticas definidas en cuanto a la recepción y almacenamiento de inventario?

Si se cuenta con políticas establecidas.

16. ¿Existe políticas con respecto al deterioro?

No se cuenta con políticas con respecto al deterioro.

30 17. ¿Se comunica oportunamente al administrador la diferencia de inventarios?

No es necesario hacerlo.

18. ¿El administrador corrige las diferencias determinantes en el control de inventarios?

No es necesario hacerlo.

5.1.3. Encuesta aplicada a los trabajadores.

La siguiente encuesta va dirigida a los trabajadores de la distribuidora, tiene como finalidad obtener información sobre el manejo de los inventarios en el proceso de compra, almacenamiento y salida de la mercadería. (Anexo 3) 5.1.4. Encuesta aplicada a los proveedores.

La siguiente encuesta se realizó a los proveedores con el objetivo de conocer si ha existido inconvenientes en la entrega de mercadería o en alguna transacción realizada.

(Anexo 4) 5.1.5. Encuesta aplicada a los clientes.

La siguiente encuesta se realizó a los clientes con el objetivo de conocer si ha existido inconvenientes en la entrega de mercadería o en alguna transacción realizada. (Anexo 5) 5.1.6. Análisis general de resultados.

Para poder conocer los problemas reales de la Distribuidora San José, se procedió a realizar entrevistas al administrador, contador externo y encuestas dirigidas a los clientes y proveedores, con la finalidad de tener en claro los eventos que afectan a la gestión de inventarios. 

Mediante las entrevistas se pudo constatar que la distribuidora maneja sus procesos de manera empírica, no cuenta con un organigrama estructural, tampoco tiene establecido políticas y procedimientos para la contratación del personal debido que se contrata bajo recomendación. En lo que se refiere a sus funciones el personal conoce las actividades que debe cumplir, sin embargo, se presenta multifuncionalidades o duplicidad de funciones, se tiene establecido horarios de ingreso y salida los cuales no son cumplidos.

31 

La distribuidora carece de un sistema contable, los productos no son codificados, lo que afecta para que se presente una desorganización, además, existe un elevado riesgo por la vulnerabilidad de su seguridad, el movimiento de los inventarios se lo registra en Excel el mismo que no es actualizado a la brevedad posible, pudiendo generar deficiencias entre las cantidades existentes y las que se encuentran registradas en la base de datos.



En relación al registro contable sobre los movimientos de inventario la distribuidora únicamente al finalizar el mes entrega las facturas de compra y venta al contador externo para que proceda a realizar las declaraciones mensuales y por ende no se conoce el saldo real de los inventarios, no se maneja políticas en cuanto al deterioro, el contador no participa en ninguna toma física de inventario realizada durante el año.



El administrador es el encargado de realizar las compras o a su vez es el único que puede autorizar para que realice la persona encargada de cobranzas, siempre y cuando constaten que exista la necesidad de la misma, contando con la debida comunicación y autorización del propietario en caso de ser un pedido extremadamente grande.

32

5.2.

Propuesta de intervención

5.2.1. Describir los procesos de la gestión de inventarios que actualmente maneja la distribuidora.

En relación al primer objetivo, es necesario obtener información para realizar la descripción de los procesos que actualmente maneja la distribuidora en cuanto a sus inventarios, ya sea en compra, almacenamiento y venta, para ello se realizó un programa de auditoría donde se describe los objetivos y en el cual se identificarán las áreas críticas.

5.2.1.1.

Programa de planificación de auditoría.

Tabla 8. Programa de Planificación Cliente: Distribuidora San José N° 1.

1.1.

Periodo: 2018

Procedimientos CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Programe una entrevista con el administrador de la Distribuidora San José, en donde va a realizarse la evaluación de control interno a la gestión de inventario e indique los motivos y el procedimiento que se va a seguir.

Solicite información al administrador de la Distribuidora San José como: historia de la empresa, misión y visión.

Ref.

Responsable

Fecha

P.1.

JJGC

30-11-2018

P.2.

JJGC

30-11-2018

1.3

Solicite por escrito la documentación que exista en la Distribuidora San José y sea de vital importancia para la realización del trabajo, (Decretos, estatutos, reglamentos).

P.3.

JJGC

30-11-2018

1.4.

Detalle el listado de los documentos pedidos y los recibidos.

P.4.

JJGC

30-11-2018

1.5.

Obtenga información sobre la estructura operativa de la distribuidora, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente.

P.5.

NKPM

03/12/2018

1.6.

Recopile información sobre la Distribuidora San José como: tipo de empresa, dirección, ruc, correo, actividad, número de empleados, fecha de constitución y teléfono.

P.6.

NKPM

03/12/2018

2.

2.1.

PRINCIPALES ACTIVIDADES Prepare un resumen de las actividades que efectúan las áreas administrativa y operativas de la Distribuidora San José.

Realice una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra.

En base al 2.2. elabore flujograma de compras.

Realice una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de almacenamiento.

En base al 2.4. elabore flujograma de almacenamiento.

Realice una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de venta.

En base al 2.6. elabore flujograma de venta.

PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Identifique las principales políticas, prácticas contables que mantiene la distribuidora y detalle cada una de ellas.

P.7.

NKPM

05-12-2018

P.8.

JJGC

05-12-2018

P.9.

P.10.

JJGC JJGC

05-12-2018 07-12-2018

P.11.

P.12.

NKPM NKPM

07-12-2018 10-12-2018

NKPM

10-12-2018

JJGC

11-12-2018

1.2.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.

3.

3.1.

Nota: Programa de Planificación

P.13 P.14

33 5.2.1.1.1. Conocimiento de la Empresa.

Tabla 9.Papel de Trabajo 1: Programa de entrevista DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC Programa de entrevista Rio Lelia P.1.

Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 30/11/2018 0969916780 Objetivo: Programar una entrevista con el administrador de la Distribuidora San José, en donde va a realizarse la evaluación de control interno a la gestión de inventario e indique los motivos y el procedimiento que se va a seguir.

REVELAMIENTO Programa de entrevista: Realizar levantamiento de información, desde el 30 de noviembre del 2018 hasta el 31 de enero del 2019.

El equipo que levantará la información está conformado por dos personas: Jessica Guamán y Nataly Padilla.

El objetivo del mismo es constatar la gestión que lleva la distribuidora en cuanto a sus inventarios, los cuales serán únicamente utilizados con fines académicos.

La información requerida: Historia, misión, visión, estructura operativa, estructura organizacional, procesos de compra, almacenamiento, venta, principales políticas y prácticas contables.

Entre:

Jessica Guamán Nataly Padilla

Recibir: Ing. Cristian Matute Siendo las 14:00 del día 30 de noviembre 2018.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

34 Tabla 10. Papel de Trabajo 2: Historia, Misión y Visión DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC P.2.

Conocimiento de la empresa Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 30/11/2018 0969916780 Objetivo: Solicitar información al administrador de la Distribuidora San José como: historia de la empresa, misión y visión.

REVELAMIENTO Historia de la empresa La distribuidora se constituyó hace 9 años, inicio sus actividades comercializando al por mayor y menor de balanceados, abonos en establecimientos especializados y materia prima agropecuarias, estaba ubicada en la calle Portoviejo entre Latacunga e Ibarra, por motivos de encontrarse en la parte céntrica de la ciudad se vio en la necesidad de reubicarse en otras instalaciones, el mismo que ahora se encuentra localizado en la Av. Los Colonos en la cooperativa Chigüilpe, junto a la lavadora de vehículos Anahí.

Misión Comercializar alimentos balanceados para aves, cerdos y cuy, así como insumos de la materia prima. Fomentando el desarrollar y valor de las marcas que distribuimos siendo innovadores, comprometidos con la calidad, siendo personas éticas, resaltando los valores de la empresa, siempre orientados a la satisfacción de nuestros clientes, empleados y proveedores.

Visión En el año 2022, la empresa San José anhela ser una distribuidora altamente reconocida en la ciudad por la calidad de sus productos balanceados y materia prima con expansión a nuevas líneas de productos y con una sucursal en la ciudad. Queremos ser los mejores en lo que hacemos y deseamos crear una excelente atención al cliente con un adecuado servicio postventa, apoyado, al desarrollo de granjas y tiendas de venta de balanceados en la cuidad y zonas aledañas.

Elaborado por: Jessica Guamán

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

35 Tabla 11.Papel de Trabajo 3: Solicitud de estatutos, leyes, decretos y reglamentos DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC Conocimiento de la empresa Rio Lelia P.3.

Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 30/11/2018 0969916780 Objetivo: Solicitar por escrito la documentación que exista en la Distribuidora San José y sea de vital importancia para la realización del trabajo, (Decretos, estatutos, reglamentos).

REVELAMIENTO Santo Domingo, 03 de diciembre del 2018 Señor Ing. Cristian Matute Administrador de la Distribuidora San José Presente. Reciba un cordial saludo de quienes formamos parte del equipo de trabajo de auditoría.

Actualmente nos encontramos realizando una evaluación de control interno, titulada: “Evaluación de Control Interno a la Gestión de Inventarios en la Distribuidora San José, Santo Domingo, 2018”; por tal motivo, solicito de la manera más amable, se nos facilite la siguiente información, únicamente será utilizada con fines académicos: 

Registro único del contribuyente.



Manual de control interno.



Políticas y procedimientos para el registro del control del inventario.



Registro del inventario.



Órdenes de pedido.



Facturas de compras.



Facturas de ventas.



Notas de crédito.



Notas de débito.

De ante mano agradecemos su atención, esperando una pronta respuesta favorable.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

36 Tabla 12.Papel de Trabajo 4: Listado de documentos DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Conocimiento de la empresa Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2017 0969916780

Elaborado por: NKPM P.4.

Fecha: 30/11/2018

Objetivo: Detallar el listado de los documentos pedidos y los recibidos.

REVELAMIENTO A continuación, se detalla el listado de los documentos pedidos y los proporcionados por el administrador de la distribuidora San José.

Check List de Documentos recibidos Documentos

Solicitados

Recibidos Si

Registro único del contribuyente.

X

Manual de control interno.

X

Políticas y procedimientos para el registro

X

Observaciones

No

X X

No poseen No poseen

del control del inventario.

Registro del inventario.

X

X

Órdenes de pedido

X

X

Facturas de compras

X

X

Facturas de ventas

X

X

Nota de Crédito

X

X

No poseen

Nota de Débito

X

X

No poseen

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

37 Tabla 13.Papel de Trabajo 5: Estructura Operativa DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM P.5.

Estructura operativa Rio Lelia 1/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 03/12/2018 0969916780 Objetivo Obtener información sobre la estructura operativa de la distribuidora, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente.

REVELAMIENTO

GerentePropietario

Administrador

Contador

Secretaria

Ventas

Despachador

Bodeguero

La distribuidora no posee una estructura operativa definida, pero de acuerdo con la información brindada por el administrador se pudo determinar la misma.

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

38 Tabla 14.Papel de Trabajo 6: Funciones del administrador y contador externo DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM P.5.

Estructura Operativa Rio Lelia 2/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 03/12/2018 0969916780 Objetivo: Obtener información sobre la estructura operativa de la distribuidora, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente.

REVELAMIENTO Funciones -Administrador            

Dirige la parte legal de la distribuidora.

Contacta a proveedores.

Compra de productos.

Realiza cobros a clientes de contado.

Registra el ingreso de mercadería en Excel.

Pago a empleados.

Constatación del cuadre de inventarios.

Pagos de servicios básicos.

Elabora cheques.

Realiza tramites en el banco.

Atiende a clientes.

Emite facturas.

-Contador Externo        

Recepta facturas de compra y venta.

Elabora cuadro en Excel de los ingresos y egresos.

Realiza declaraciones mensuales de IVA formulario 104 y retenciones 103.

Elabora estado de situación inicial.

Realiza estado de resultados.

Realiza la declaración del impuesto a la renta formulario 102.

Anexo de relación de dependencia.

Anexo transaccional simplificado.

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

39 Tabla 15.Papel de Trabajo 7: Funciones del recaudador, despachador y bodeguero DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM P.5.

Estructura Operativa Rio Lelia 3/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 03/12/2018 0969916780 Objetivo: Obtener información sobre la estructura operativa de la distribuidora, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente.

REVELAMIENTO Ventas-Secretaria      

Cobra a clientes con crédito.

Cobra cheques.

Deposita cheques.

Ofrece productos fuera de la distribuidora.

Atiende a clientes.

Emite facturas.

Ventas- Despachador:    

Atiende clientes.

Carga mercadería.

Maneja el camión.

Traslada mercadería a las granjas o a las bodegas de clientes.

Ventas- Bodeguero:       

Vende los productos.

Atiende a clientes.

Carga mercadería.

Descarga mercadería.

Reporta mercadería existente en bodega.

Almacena mercadería.

Mantiene la bodega en condiciones adecuadas.

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

40 Tabla 16.Papel de Trabajo 8. Información de la distribuidora DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM Estructura Organizacional Rio Lelia P.6.

Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 03/12/2018 0969916780 Objetivo: Recopilar información sobre la Distribuidora San José como: tipo de empresa, dirección, ruc, correo, actividad, número de empleados, fecha de constitución y teléfono.

REVELAMIENTO Razón Social: Distribuidora San José.

Tipo de empresa: Microempresa.

Dirección: Av. Los Colonos junto a la lavadora de carros Anahí.

RUC: 1708396823001 Contribuyente: Sr. José Félix Matute Baculima.

Contador: Edison Rene Loza Chala.

Correo electrónico: cristianmay14@outlook.com Actividad de la empresa: Venta al por mayor de otras materias primas agropecuarias.

N° de empleados: 4 empleados 

Administrador



Secretaria



Despachador



Bodeguero

Fecha de constitución: 16/04/2009 Teléfono: 0982793251

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

41 5.2.1.1.2. Principales actividades.

Tabla 17. Papel de Trabajo 9: Actividades del área administrativa y operativa DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM Principales actividades Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 05/12/2018 0969916780

P.7.

Objetivo: Preparar un resumen de las actividades que efectúan las áreas administrativas y operativas de la Distribuidora San José.

REVELAMIENTO

Cargo Administrador

Actividades Dirige el negocio, contacta a proveedores, atiende a clientes y vende.

Secretaria

Realiza cobros de créditos, deposita cheques, vende y atiende a clientes y archiva documentos.

Contador externo

Realiza las declaraciones mensuales, anuales y elabora estados financieros.

Bodeguero

Recepta y almacena la mercadería, atiende a clientes y vende los productos.

Despachador

Traslada mercadería a distintas granjas y bodegas de clientes.

Las actividades realizadas por cada miembro de la distribuidora no se encuentran definidas en un manual de funciones, éstas se realizan empíricamente bajo la necesidad que se presente. El área administrativa está a cargo del administrador y de la persona de recaudación/secretaria, mientras que, la parte operativa la cumplen el vendedor y el despachador, no existe control en los procesos realizados.

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

42 Tabla 18.Papel de Trabajo 10: Narrativa proceso de compra DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Narrativa de compras Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: JJGC P.8.

Fecha: 05/12/2018

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra.

REVELAMIENTO La Distribuidora San José cuenta con procesos de compras empíricos. Para realizar las compras de la mercadería el bodeguero verifica los productos disponibles, comunica al administrador la cantidad de productos existentes, el mismo que procede a revisar la base de datos (Excel) para verificar si coinciden los productos de bodega. El administrador determina si existe la necesidad de adquirir productos, una vez determinada la cantidad de productos a solicitar, se contactan con el proveedor para realizar la cotización de precios, descuentos, disponibilidad y tiempo de entrega de productos.

Se procede a la selección del proveedor y realiza la solicitud del pedido correspondiente, en caso de que este proveedor no cuente con lo solicitado se busca otro, se establece el acuerdo de pago, también se define el plazo y hora de entrega. El administrador realiza la contratación del transporte a empresa particular, y se procede a trasladar la mercadería a la distribuidora. El personal encargado recibe la mercadería, al mismo que hace entrega la factura (no tributaría), para que proceda a revisar el estado de la mercadería y verifique las cantidades que se registran en la factura no tributaria.

Finalmente, el administrador firma la guía de remisión y hace entrega de la copia al chofer encargado, se archiva la guía de remisión junto con la factura no tributaria. El administrador hace el pago en la fecha correspondiente y se archiva el comprobante de pago.

Elaborado por: Jessica Guamán

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

43 Tabla 19.Papel de Trabajo 11: Flujograma de compras DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de compras Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780 Objetivo: En base al 2.2. elaborar flujograma de compras.

Elaborado por: JJGC

P.9.

1/2

Fecha: 05/12/2018

REVELAMIENTO Nº

DESCRIPCIÒN

1

Inicio

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

2

Verifica los productos disponibles en bodega.

X

Bodeguero

3

Comunica al administrador la cantidad de productos existentes.

X

Bodeguero

4

Revisión de la base de datos (Excel).

X

Administrador

5

Verificación de productos existentes.

X

Administrador

6

Determina la cantidad de productos.

X

Administrador

7

Contactan a los proveedores.

X

Administrador

8

Cotizan precios, disponibilidad, tiempo de entrega.

X

Administrador

9

Selección de proveedores bajo conveniencia.

X

Administrador

10

Solicita pedido correspondiente.

X

Administrador

11

Recepción de pedido.

X

Proveedor

12

Acuerdo del pago (crédito a 15 mediante transferencia)

X

Proveedor

13

Acuerdo en el plazo y hora de entrega.

(Semanal)

X

Administrador

PASA

GRÀFICO

Si

No

44 Tabla 20. Papel de Trabajo 12: Flujograma de compras DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de compras Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780 Objetivo: En base al 2.2. elaborar flujograma de compras.

Elaborado por: JJGC Fecha: 05/12/2018

REVELAMIENTO VIENE

14

Contratación de transporte a empresa fija.

X

Proveedor

15

Traslado de la mercadería.

X

Proveedor

16

Llegada de mercadería a la bodega.

X

Proveedor

17

Recepción de la mercadería.

X

Bodeguero

18

Entrega de factura (no tributaría).

X

19

Revisión del estado de la mercadería.

X

20

Firma la guía de remisión

X

X

Administrador

21

Archivo de la factura no tributaria, guía de remisión y pago de factura.

X

X

Administrador

22

Archivo comprobante de pago

X

X

Administrador

23

X

Bodeguero

Bodeguero

Fin

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Investigación de campo.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

P.9.

2/2

45 Tabla 21.Papel de Trabajo 13: Narrativa de almacenamiento DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Narrativa de almacenamiento Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: JJGC P.10.

Fecha: 07/12/2018

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de almacenamiento.

REVELAMIENTO

Para el proceso de almacenamiento de la mercadería adquirida en la distribuidora San José, el personal encargado busca el espacio en la bodega, el bodeguero procede a separar la mercadería antigua en un solo lugar y realiza el conteo de los productos existente, limpian el espacio para cuando llegue la mercadería, una vez que llega la mercadería en la fecha acordada con el proveedor, se procede a descargar y se verifica la cantidad y el buen estado de la mercadería, de encontrarse algún producto en mal estado, se procede a separar para después hacer la devolución de los productos, se llama al proveedor para informar sobre los productos en mal estado.

A continuación, se revisa precios y cantidades en la factura no tributaria, una vez realizado la constancia de productos entregados se ingresa la mercadería y se ubican la mercadería antigua encima de la nueva para realizar la toma física de mercadería existente, seguido de esto el administrador ingresa las cantidades de los productos existentes en bodega en Excel y se archivan la cantidad de productos recibidos.

Elaborado por: Jessica Guamán

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

46 Tabla 22.Papel de Trabajo 14: Flujograma de almacenamiento DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de almacenamiento Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: NKPM

P.11.

1/2

Fecha: 07/12/2018

Objetivo: En base al 2.4. elaborar flujograma de almacenamiento.

REVELAMIENTO Nº

DESCRIPCIÒN

1

Inicio

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

2

Busca espacio en bodega.

X

Bodeguero

3

Separación y conteo de los productos antiguos.

X

Bodeguero

4

Limpieza de espacio.

X

Bodeguero

5

Descargue de la mercadería.

X

Bodeguero

6

Verificación del producto.

X

Bodeguero

7

Encuentro de un producto en mal estado.

X

Bodeguero

8

Retiro del producto inconsistente.

X

Bodeguero

9

Devolución de producto en caso de encontrar en malo estado.

X

Bodeguero

11

Llaman al proveedor para informar sobre los productos en mal estado

X

Administrador

12

Revisión en cuanto a precios y cantidades en el documento

X

Personal disponible

13

Constancia de productos entregados

X

Personal disponible

14

Ingreso de la mercadería

X

Bodeguero

PASA

GRÀFICO

Si

No

47 Tabla 23. Papel de Trabajo 15: Flujograma de almacenamiento DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de almacenamiento Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: NKPM Fecha: 07/12/2018

Objetivo: En base al 2.4. elaborar flujograma de almacenamiento.

REVELAMIENTO VIENE

15

Ubican la mercadería antigua encima de la nueva

X

Bodeguero

16

Realizan la toma física de mercadería existente

X

Bodeguero

17

Ingresan datos de la mercadería obtenida al Excel

X

Personal encargado

18

Archivan la factura de la cantidad de productos recibidos.

X

Administrador

19

Fin

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Investigación de campo.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

P.11.

2/2

48 Tabla 24.Papel de Trabajo 16: Narrativa de ventas DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Narrativa de ventas Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: NKPM P.12.

Fecha: 10/12/2018

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de venta.

REVELAMIENTO La distribuidora San José realiza el proceso de ventas, este inicia cuando el cliente se acerca a la distribuidora a solicitar los productos que requiera, el administrador es el encargado de recibir y atender al cliente, también se hace por una llamada telefónica y se recepta el pedido correspondiente, una vez solicitado la cantidad de productos se verifica la disponibilidad en Excel, en caso de no contar con los productos solicitados, se ofrece otros productos similares según la necesidad del cliente. Realizado esto, se establece el pedido y la forma de pago ya sea al contado o crédito, se elabora la factura con las cantidades ya establecidas.

Posteriormente se comunica al bodeguero la cantidad de productos a despachar haciendo entrega de la factura, el mismo que realiza el conteo y verifica que los productos estén en buen estado, para ser entregada debidamente al despachador quien está encargado de llevar la mercadería al cliente, el mismo realiza la limpieza al camión y ubica la carpa, se procede a cargar y verificar las cantidades de los productos, al momento de embarcar se hace entrega de la factura al despachador para ser trasladada la mercadería.

Una vez que llega al destino se asigna el espacio para descargar y se hace entrega de la factura al cliente, el cliente verifica que los productos que están siendo descargados sean los mismos que fueron solicitados con los detalles de la factura, una vez que el cliente este conforme con la mercadería, el despachador procede hacer firmar la factura original al cliente y se hace entrega la copia. En caso de haberse encontrado algún producto en mal estado se hace el retiro del mismo y se entrega en el próximo pedido un nuevo producto, el despachador hace entrega al administrador la factura para que se archive, finalmente el cliente hace la cancelación de la factura en la fecha acordada.

Elaborado por: Nataly Padilla

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota. Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

49 Tabla 25.Papel de Trabajo 17: Flujograma de ventas DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de ventas Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780 Objetivo: En base al 2.6. elaborar flujograma de ventas.

Elaborado por: NKPM

P.13.

1/3

Fecha: 10/12/2018

REVELAMIENTO Nº

DETALLE

1

INICIO

2

Solicitud de pedido de manera verbal.

X

Cliente

3

Recepción de solicitud verbal.

X

Personal Disponible

4

Verifican la disponibilidad de los productos en Excel.

X

Administrador

5

Ofrecen otro producto similar.

X

Administrador

X

Cliente

Administrador

6

Acepta la compra

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

7

Acuerdo en el pago de mercadería a (crédito o contado ).

X

8

Realiza factura.

X

9

Comunica al bodeguero la cantidad de productos a despachar.

X

10

Entrega de factura al bodeguero.

X

X

Administrador

11

Recepción de la factura.

X

X

Bodeguero

12

Conteo y verificación de mercadería para entregar.

X

Bodeguero

13

Limpieza del camión.

X

Despachador

14

Ubicación de la carpa al transporte.

X

Despachador

PASA

X

Administrador

Administrador

GRÀFICO

Si

No

50 Tabla 26. Papel de Trabajo 18: Flujograma de ventas DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de ventas Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780 Objetivo: En base al 2.6. elaborar flujograma de ventas.

Elaborado por: NKPM Fecha: 10/12/2018

REVELAMIENTO VIENE

15

Visualiza parcialmente las cantidades de sacos que va a cagar.

X

Despachador

16

Divide el espacio donde va a cargar la mercadería.

X

Despachador

17

Carga la mercadería para hacer la entrega.

X

Bodeguero

18

Verifica la mercadería al momento de embarcar al camión.

X

X

Despachador

19

Entrega de factura al despachador.

X

X

Bodeguero

20

Recepción de factura.

X

X

Despachador

21

Traslado de la mercadería.

X

Despachador

22

Llegada de la mercadería al destino.

X

Despachador

23

Aviso al cliente de su llegada.

X

Despachador

24

Asignación de espacio para descarga de mercadería

X

Cliente o despachador

25

Entrega de la factura al cliente

X

X

Despachador

26

Recepción de factura.

X

X

Cliente

27

Descarga la mercadería.

X

28

Verificación del detalle de la factura.

X

PASA

Cliente

X

Cliente

P.13.

2/3

51 Tabla 27.Papel de Trabajo 19: Flujograma de ventas DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Flujograma de ventas Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: NKPM Fecha: 10/12/2018

Objetivo: En base al 2.6. elaborar flujograma de ventas.

REVELAMIENTO VIENE 29

Revisa la mercadería.

X

Cliente

30

Encuentra producto en mal estado.

X

Cliente

31

Retiro del producto.

X

Despachador

32

Firma la factura original.

X

X

Despachador

33

Entrega de copia de factura al cliente.

X

X

Despachador

34

Pago de factura y entrega de factura original.

X

X

Cliente

35

Entrega del producto en el próximo pedido

X

36

Recepción y archivo de copia de factura.

X

37

Despachador X

Despachador

FIN

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Investigación de campo.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

P.13.

3/3

52 5.2.1.1.3. Principales políticas y prácticas contables.

Tabla 28.Papel de Trabajo 20: Principales políticas y prácticas contables DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC Rio Lelia Principales políticas y prácticas contables P.14.

Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 11/12/2018 0969916780 Objetivo: Identificar las principales políticas, prácticas contables que mantiene la distribuidora y detalle cada una de ellas.

REVELAMIENTO Jornada de trabajo 

Los trabajadores ingresan a las 8:00 de mañana



La hora de almuerzo es de una hora salen a las 12:00 y entran a las 13:00 horas.



La hora de salida es a las 17:00 horas.



El sábado laboran hasta el mediodía.

Registro de compras



Se cotizan precios, disponibilidad, tiempo de entrega.



Se registra las cantidades de mercadería solicitadas.



Acuerdo de pagos crédito o al contado.



En la base de datos en Excel se registra la fecha de compra y la fecha que se debe cancelar.

Registro de almacenamiento



Limpieza del espacio.



Ubica la mercadería antigua encima de la nueva.



Se registra después que se descarga la mercadería.



Se hace toma física de los inventarios de toda la mercadería.

Registro de ventas



Se considera precio de mercado



Se registra en la base de datos las salidas que se hacen diariamente.



Archivo de las facturas.



Entrega de facturas al contador.



Se da crédito a las personas o establecimientos que sobrepasen de los 700



No puede exceder más de dos facturas vencidas



El crédito es de 15 días.

Elaborado por: Jessica Guamán

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Nota: Fuente: Entrevista realizada al administrador de la Distribuidora San José.

53 5.2.2. Identificar las áreas críticas en la gestión de los inventarios.

Para el segundo objetivo se pretende identificar las áreas críticas y los riesgos en los procesos de la Distribuidora mediante la evaluación del control interno, aplicando el cuestionario COSO ERM II compuesto por los ocho componentes, también se establecerá la muestra, el nivel de confianza y nivel de riesgo.

5.2.2.1.

Programa para evaluación de control interno.

Tabla 29. Programa de evaluación de control interno Programa de evaluación de control Interno Cliente: Distribuidora San José Aplicables en la etapa de ejecución Ref. 4 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO C.1 4.1 Defina marcas de auditoría.

4.2 Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del C.2 cuestionario COSO II-ERM C.3 4.3 De acuerdo con los resultados obtenidos en el 4.2 determine: a) La matriz del nivel de confianza y de riesgo que presenta el área de inventario b) Una muestra representativa de la documentación que deberá ser revisada c) Determinar el nivel de confianza y riesgo de cada componente del COSO ERM. 4.4 Elabore una matriz de recomendaciones en base con el cuestionario C.4 de control interno Nota: Programa de evaluación de control interno.

Periodo: 2018 Responsable Fecha JJGC JJGC

13/12/2018 13/12/2018

NKPM

14/12/2018

NKPM

16/12/2018

54 Tabla 30. Papel de Trabajo 21: Marcas de auditoría DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Marcas de auditoría Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: JJGC C.1.

Fecha: 13/12/2018

Objetivo: Definir marcas de auditoría.

REVELAMIENTO

Marcas

Significado

∑

Sumatoria

√

Verificado

Revisado y cruzado

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Investigación de campo.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

55 Tabla 31.Papel de Trabajo 22: Cuestionario de control interno DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Cuestionario de Control Interno Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: JJGC C.2.

Fecha: 13/12/2018

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM.

SI: 3 CP: P% CP% 2 NO:1 AMBIENTE DE CONTROL

N°

Preguntas

1

¿La distribuidora se maneja con principios y valores éticos?

3

2%

2%

2

¿Cuenta la distribuidora con un reglamento interno?

2

2%

1%

3

¿Cuenta la distribuidora con el personal idóneo para el cumplimiento de sus actividades?

3

2%

2%

4

¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional definida?

1

2%

0%

5

¿Conocen las funciones específicas del cargo que desempeñan?

3

2%

2%

6

¿Existe una solo persona responsable en el manejo de bodega?

1

2%

0%

7

¿Siempre se designa a las mismas personas para la toma física de inventarios?

1

2%

0%

8

¿Cuenta la distribuidora con horarios establecidos de entrada y salida?

2

2%

1%

No se lo respeta

9

¿Se permite que se extiendan los horarios de trabajo en caso de recepción de mercadería?

2

2%

1%

En ocasiones el bodeguero se retira pero el despachador se queda ayudar.

18

18%

9%

Subtotal ambiente de control

Observaciones

Tiene pero de manera empírica

Empírica

Existe multifuncionalidades

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 10

¿La distribuidora cumple con sus objetivos planteados?

3

2%

2%

11

¿Se elabora una planificación para la ubicación de mercadería?

1

2%

0%

12

¿La distribuidora tiene presupuestado las ventas anuales?

1

2%

0%

13

¿El inventario de mercadería es planificado y controlado oportunamente?

1

2%

0%

Subtotal establecimientos de objetivos

6

8%

2%

IDENTIFICACION DE EVENTOS 14 ¿Las compras son debidamente autorizadas?

3

2%

2%

56

15

¿Cuenta con algún método para el control real de sus inventarios?

1

2%

0%

16

¿La distribuidora evalúa el desempeño del personal encargado de los inventarios?

1

2%

0%

17

¿La distribuidora realiza conteo físico de la mercadería?

3

2%

2%

18

¿La entrega de su producto es mediante órdenes de compra?

1

2%

0%

19

¿Ha tenido inconvenientes con los pagos realizados a proveedores?

1

2%

0%

20

¿Nunca se ha encontrado con diferencias en la conciliación de saldos?

1

2%

0%

11

14%

4%

Subtotal identificación de eventos

EVALUACIÓN DEL RIESGO 21

¿Existe una correcta distribución del espacio físico en el área de bodega?

1

2%

0%

22

¿Cuentan con un registro contable sobre los movimientos de inventario?

1

2%

0%

23

¿Se emite notas de crédito al momento de obtener una devolución?

1

2%

0%

24

¿Existe una codificación que diferencie el inventario antiguo del nuevo?

1

2%

0%

1

2%

0%

1

2%

0%

1

2%

0%

1

2%

0%

8

16%

0%

¿Se actualiza información del cliente 25 periódicamente luego de ser concedido un crédito?

26 ¿Cuenta con seguros la mercadería? ¿Nunca ha tenido inconvenientes en los acuerdos de entrega de la mercadería? ¿No ha tenido que realizar devoluciones de 28 la mercadería que no se registraron?

27

Subtotal evaluación del riesgo

RESPUESTA AL RIESGO 29

¿La mercadería está debidamente protegida contra el deterioro físico?

1

2%

0%

30

¿Cuenta la distribuidora con algún método para detectar mercadería obsoleta?

1

2%

0%

31

¿Considera que el medio donde se almacena el inventario es el adecuado?

1

2%

0%

32

¿Existe alguna documentación que respalde la salida de mercadería?

2

2%

1%

1

2%

0%

3

2%

2%

¿Siempre se informa cuando se aproxima una ruptura de stock? ¿Considera que el medio de entrega de 34 mercadería es seguro?

33

Solo factura

57 ¿La distribuidora ha emitido notas de crédito? ¿Concilian saldos inmediatamente 36 presentada la diferencia?

35

Subtotal respuesta al riesgo

1

2%

0%

2

2%

1%

12

16%

4%

Solo en errores de las fact. de compra

ACTIVIDAD DE CONTROL 37

¿En la distribuidora se realizan conteo de existencias periódicamente?

2

2%

1%

No siempre se la realiza

38

¿Se realiza limpieza en el área de bodega diariamente?

2

2%

1%

No constantemente

39

¿Existe un procedimiento que controle el stock de la mercadería?

1

2%

0%

40

¿Existe políticas definidas en cuanto a la recepción y almacenamiento de inventario?

2

2%

1%

41

¿Se establece políticas para la entrega de mercadería?

1

2%

0%

42

¿El retiro de la mercadería se lo hace directamente en las instalaciones?

2

2%

1%

10

12%

4%

Subtotal actividad de control

Son de manera empíricas

A excepción de las granjas que su entrega es a domicilio

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Se comunica oportunamente al 43 3 2% 2% administrador la falta de mercadería? ¿El gerente -propietario tiene conocimiento 44 de las actividades que realiza la 1 2% 0% distribuidora diariamente?

45

¿Existe comunicación efectiva con el personal administrativo de la Distribuidora?

3

2%

2%

46

¿Se comunica sobre los productos próximos a su vencimiento?

1

2%

0%

Subtotal información y comunicación

8

8%

4%

SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se verifica las diferencias que existen en 47 el manejo de inventarios?

3

2%

2%

48

¿Se corrige las diferencias determinantes en el control de inventarios?

1

2%

0%

49

¿Las entradas y salidas de mercadería son autorizadas?

3

2%

2%

50

¿Se han realizado antes evaluaciones de control interno a la gestión de inventarios?

1

2%

0%

Subtotal supervisión y monitoreo

8

8%

4%

TOTAL

81

Elaborado por: Jessica Guamán Nota: Fuente: Administrador, trabajadores y contador externo.

No se realiza un rastreo

100% 31%

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

58 Tabla 32.Papel de Trabajo 23: Matriz de riesgo DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM Matriz de riesgo Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 14/12/2018 0969916780 Objetivo: De acuerdo con los resultados obtenidos en el 4.2: a) Determinar la matriz del nivel de confianza y de riesgo que presenta el área de inventario. b) Determinar muestra representativa de la documentación que deberá ser revisada c) Determinar el nivel de confianza y riesgo de cada componente del COSO ERM.

C.3.

REVELAMIENTO a) Determinar la matriz del nivel de confianza y de riesgo que presenta el área de inventario.

Nivel de confianza

Puntaje

Calificación

Nivel de riesgo

31%

3

Alto

51%-75%

2

Moderado

76%-95%

1

Bajo

Bajo

15%-50%

Moderado Alto

b) Determinar muestra representativa de la documentación que deberá ser revisada. 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜

3

Muestra = 𝐺𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑜𝑟 = 0,05 = 0.60*100 = 60 Facturas c) Determinar el nivel de confianza y riesgo de cada componente del COSO ERM. MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Componentes

Calificación

Ambiente de control

9%

Establecimiento de objetivos

2%

Identificación de eventos

4%

Evaluación de riesgo

0%

Respuesta al riesgo

4%

Actividades de control

4%

Información y comunicación

4%

Supervisión y monitoreo

4%

TOTAL

Confianza 50% Bajo 25% Bajo 29% Bajo 0% Bajo 25% Bajo 33% Bajo 50% Bajo 50% Bajo

Impacto

Número

Alto Alto Alto Alto Alto Alto Alto Alto

3

39%

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Cuestionario COSO II- ERM.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

3 3 3 3 3 3 3

59 Tabla 33.Papel de Trabajo 24: Matriz de recomendaciones DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Matriz de recomendaciones Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 0969916780

Elaborado por: NKPM C.4.

Fecha: 16/12/2018

Objetivo: Elaborar una matriz de recomendaciones en base al cuestionario de control interno.

REVELAMIENTO Componente

Área Crítica

Impacto

Ambiente de control

Ausencia de un organigrama estructural e inexistencia de un manual de funciones establecido, lo que ocasiona duplicidad de funciones.

Alto

Establecimiento de objetivos

Inexistencia de presupuestos de ventas anuales. Falta de planificación y control de mercadería.

Alto

Falta de algún método que controle la valoración real de la Identificación de eventos mercadería, ya que su único registro es en Excel.

Alto

Evaluación de riesgo

Ausencia de un programa que controle la salida de mercadería y realice el registro contable de la misma.

Alto

Respuestas al riesgo

La distribuidora no protege la mercadería contra el deterioro.

Alto

Actividades de control

No existe un control de la entrada y salida de mercadería.

Alto

Información y comunicación

Falta de comunicación al administrador de la falta de mercadería.

Alto

Supervisión y monitoreo

No se han realizado evaluaciones de control interno a la gestión de inventarios.

Alto

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Cuestionario COSO II- ERM

Recomendación Diseñar un organigrama estructural de acuerdo con las necesidades de la distribuidora. Elaborar una guía para que cada empleado conozca sus actividades a realizar y evitar duplicidad en las mismas.

Elaborar un presupuesto de ventas anuales, que permita evaluar el cumplimiento de objetivos.

Implementar un método contable diseñado para valorar y mejorar el registro del inventario como lo es el Kárdex, el método FIFO, establecer planificación sobre la ubicación de mercadería.

Implementar un módulo de facturación e inventario que ayude al control de la entrada, almacenamiento y salida de la mercadería.

Establecer políticas e indicadores buscando evitar que la mercadería caduque o se deteriore por estar mucho tiempo en el almacenamiento.

Implementar una hoja de registro de las entradas y salidas, como también notas de crédito y guías de remisión que ayuden al registro de la mercadería.

Elaborar una hoja de registró de las salidas para ser entrega al finalizar la jornada de trabajo al administrador.

Realizar tomas físicas de los productos estrella para determinar su nivel de existencia.

Evaluar anualmente los procedimientos del control de gestión de inventarios.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

60 5.2.3. Realizar pruebas de recorrido para la identificación de hallazgos en el sistema de control interno a la gestión de inventarios.

El tercer objetivo tiene como fin realizar pruebas de recorrido para identificar hallazgos en el sistema de control interno a la gestión de inventario, verificar el correcto archivo de las facturas de compras y el adecuado registro en la base de datos, también realizar conteo físico del inventario y verificar el cumplimiento de la salida de mercadería haciendo énfasis en varios parámetros.

5.2.3.1.

Programa de Ejecución.

Tabla 34.Programa de ejecución Cliente: Distribuidora San José 5.

5.1

5.2

5.3

5.4

Procedimientos Aplicables en la etapa intermedia Verificar el correcto archivo de las facturas de compras y el adecuado registro en la base de datos Excel tomando en cuenta:  Factura.  Cantidad.  Código.  Precio.  Emisión de retención.

Verificar el cumplimiento de la salida de la mercadería haciendo énfasis en:  Secuencia de facturas.  Recepción de retención.  Nombre de Cliente.  Fecha.  Firmas de autorización.  Firma de cliente.  Registro contable Realizar toma física de los productos almacenados en bodega y comparar con el registro de la base de datos:  Balanceados  Materia Prima Realizar un rastreo de las diferencias encontradas en el almacenamiento.

Nota: Programa de ejecución.

Periodo: 2018 Ref.

Responsable

Fecha

E.1

JJGC

24/12/2018

E.2

NKPM

28/12/2018

E.3

NKPM

28/12/2018

E.4

JJGC

28/12/2018

61 Tabla 35.Papel de Trabajo 25: Verificación del correcto registro de compras DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC E.1. Área de inventario compras Rio Lelia 1/2 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 24/12/2018 0969916780 Objetivo: Verificar el correcto archivo de las facturas de compras y el adecuado registro en la base de datos Excel tomando en cuenta las variables: factura, proveedor, cantidad, código, precio y emisión de retención.

REVELAMIENTO

Nº

Proveedores

Muestra

1 2 3 4 5 6

Inprosa S.A Nutril Finca 4-M Cas-Sag Mega Superior Bodega Central Suma Porcentaje

17 12 7 6 9 9 ∑60 100%

FACTURAS DE COMPRAS Documentación física Registro en la base de datos Excel Facturas Retenciones Cantidad Precio Código Si No Si No Si No Si No Si No 17 12 7 6 29 9 ∑60 100%

17 12 7 5 8 9 ∑58 96%

17

1 1 ∑2 0,3%

∑17 28%

16 12 7 6 9 9 ∑43 72%

∑16 26%

1 12 7 6 9 9 ∑44 73%

17 12 7 6 9 9 ∑43 72%

Fuente: Facturas de compras y retenciones.

Marcas: √ Revisado, Revisado y cruzado, ∑ Sumatoria.

Atributos del hallazgo:

Condición: Se constató mediante la revisión de facturas que la distribuidora lleva el registro solo del producto estrella Inprosa, dando como resultados que solo el 28% cumple con el registro en la base de datos mantiene la documentación física.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

62 Tabla 36.Papel de Trabajo 26: Área de inventarios compras DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC E.1. Área de inventario compras Rio Lelia 2/2 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 24/12/2018 0969916780 Objetivo: Verificar el correcto archivo de las facturas de compras y el adecuado registro en la base de datos Excel tomando en cuenta: factura, proveedor, cantidad, código, precio y emisión de retención.

REVELAMIENTO

Criterio: De acuerdo al reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, en el capítulo VI de las Normas Generales para el archivo de los comprobantes de venta, guías de remisión y comprobantes de retención, en el Art. 41.menciona que el Archivo de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, se deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de prescripción.

También, en los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), en el principio de Exposición también denominado Revelación Suficiente, se determina que deben cumplir con un adecuado orden de los rubros contables, para una correcta interpretación de los hechos registrados que se presenten en la distribuidora.

Causa: La distribuidora San José no cuenta con un sistema informático, Efecto: La distribuidora no cuenta con el respaldo y control del 72% de la información que se está presentando.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

63 Tabla 37.Papel de Trabajo 27: Área de inventarios ventas DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM E.2. Área de inventario ventas Rio Lelia Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780 Objetivo: Verificar el cumplimiento de la salida de la mercadería haciendo énfasis en: secuencia de factura, recepción de retención, cliente, fecha, firmas de autorización, firmas del cliente y registro contable.

REVELAMIENTO

Variables Secuencia de facturación Recepción de retenciones Nombre de Cliente Fecha Firmas de autorización Firmas del cliente Suman

Distribuidora "San José" Cumplimiento del proceso de ventas Cumple % de cumplimiento Fact. Revisadas Si No Si No 60 60√ 100% 60 18√ 42√ 30% 70% 60 55√ 5√ 92% 8% 60 60√ 100% 60 59√ 1√ 98% 2% 60 48√ 12√ 80% 20% ∑360 ∑300 ∑60 300/360 60/300

Cumplimiento de procesos Incumplimiento de procesos Fuente: Facturas, retenciones.

Marcas: √ Revisado, ∑ Sumatoria.

Referencia PT E.3.1 E.3.1 E.3.1 E.3.1 E.3.1 E.3.1

0,83333 0,16667

Anexo 7 7 7 7 7 7

83,33% 16,67%

Atributos del hallazgo: Condición: Se encontró que el 83,33% de las facturas de venta si cumple con las variables establecidas.

Criterio: El método de valoración permanente afirma que toda mercadería debe ser registrada y dada de baja, el art. 19 del reglamento del SRI establece que toda factura debe ser llenada correctamente los rubros de los comprobantes de ventas (variables).

Causa: Incumplimiento de ley o desconocimiento de la obligatoriedad que contiene el llenado de facturas, las mismas no contiene firmas de clientes y otros rubros de obligatoriedad, además, existe facturas anuladas sin su original.

Efecto: Desinformación y pérdida de razonabilidad sobre los comprobantes de ventas, el 16,66% no cumple con la normativa efectuada en la afirmación de veracidad de la documentación de respaldo de las transacciones.

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

64 Tabla 38.Papel de Trabajo 28: Área de inventarios balanceados DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM E.3. Área de inventario de materia prima Rio Lelia 1/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780 Objetivo: Realizar toma física de los productos almacenados en bodega y comparar con el registro de la base de datos y a su vez ejecutar un rastreo de las diferencias encontradas: balanceados y materia prima.

REVELAMIENTO N°

Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Arroz flor Arroz flor Arroz gloria matilde Arroz gloria matilde Avena Afrechillo de trigo Sema de trigo Arrocillo Maíz Harina de maíz Maíz molido fino Maíz molido mediano Maíz molido grueso Maíz molido fino vit Maíz molido mediano vit Maíz molido grueso vit Palmiste Trigo en grano duro Polvillo de arroz Cono de arroz Semi cono de arroz Tamo de arroz Melaza Suma materia prima

MATERIA PRIMA Unidades Total unidades Sistema Físicas 100 lb 5 3 25 lb 6 5 100 Lb 10 7 25 Lb 15 6 50 Lb 0 0 40 kg 2 11 40 kg 0 0 100 Lb 7 6 95 Lb 6 1 100 Lb 1 0 100 Lb 30 22 100 Lb 20 12 100 Lb 10 7 100 Lb 12 9 100 Lb 15 5 100 Lb 10 6 100 Lb 13 9 100 Lb 1 0 98 Lb 1 0 98 Lb 6 11 98 Lb 12 7 Saco 2 14 20 Litros 17 8 ∑201 ∑149

Diferencia

P. Unit

Total

2 1 3 9 0 (9) 0 1 5 1 8 8 3 3 10 4 4 1 1 (5) 5 (12) 9 ∑52

39 12 37,5 10 16,5 13,5 16,5 18 18 18 20 20 20 21 21 21 8,75 20 8,5 14 11 2,5 8

78 12 112,5 90 0 (121,5) 0 18 90 18 160 160 60 63 210 84 35 20 8,5 (70) 55 (30) 72 ∑1124,5

Fuente: Stock de mercadería.

Marcas: √ Revisado, Revisado y cruzado, ∑ Sumatoria.

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

65 Tabla 39.Papel de Trabajo 29: Área de inventarios balanceados DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM E.3. Área de inventario balanceados Rio Lelia 2/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780 Objetivo: Realizar toma física de los productos almacenados en bodega y comparar con el registro de la base de datos y a su vez ejecutar un rastreo de las diferencias encontradas: balanceados y materia prima.

REVELAMIENTO N°

Descripción

24 25 26 27 28 29 30 31 32

Broiler inicial Broiler engorde Broiler inicial Broiler engorde Broiler inicial 21% de proteína Broiler engorde 19% proteína Broiler económico granulado 17% Broiler económico pellet 17% Postura 17%

33 34 35 36 37 38 39 40 41

Cerdo crecimiento Cerdo engorde Cerdo destete 21% proteína Cerdos inicial 19% Cerdos crecimiento 18% Cerdos engorde 16% Cerdo económico 13-15% vitamina Cerdo gestante 14% Cerdos lactantes 17%

42 43 44 45 46 47 48

Crecedor cerdos pellet Engorde cerdos pellet Gestación cerdos pellet Lactancia cerdos pellet Cuy Pellet Tilapia 320 Tilapia 280

BALANCEADOS Unidades Total unidades Sistema Físicas INPROSA AVES 10Lbrs 13 16 10Lbrs 9 0 20 Kg 10 3 20 Kg 7 2 40 kg 17 14 40 kg 1 3 40 kg 40 38 40 kg 33 29 40 kg 1 0 CERDOS 20 Kg 9 5 20 Kg 11 8 25 kg 1 1 25 kg 16 14 40 kg 46 54 40 kg 94 49 40 kg 6 11 40 kg 31 29 40 kg 31 24 NUTRIL 40 kg 10 9 40 kg 9 20 40 kg 12 7 40 kg 20 15 40 kg 5 5 40 kg 4 2 40 kg 3 3

Diferencia

P.Unit

Total

(3) 9 7 5 3 (2) 2 4 1

3,4 3,3 14,35 13,85 27,5 27,1 25 25 28,75

(10,2) 29,7 100,45 69,25 82,5 (54,2) 50 100 28,75

4 3 0 2 (8) 45 (5) 2 7

13,05 12,2 29,5 20 25 23,5 22 24,75 25

52,2 36,6 0 40 (200) 1057,5 (110) 49,5 175

1 (11) 5 5 0 2 0

22 24 21,5 23,5 24,5 33 30,75

22 (264) 107,5 117,5 0 66 0

Fuente: Stock de mercadería.

Marcas: √ Revisado, ∑ Sumatoria.

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

66 Tabla 40.Papel de Trabajo 30: Área de inventarios balanceados DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: NKPM E.3. Área de inventario balanceados Rio Lelia 3/3 Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780 Objetivo: Realizar toma física de los productos almacenados en bodega y comparar con el registro de la base de datos: balanceados y materia prima.

REVELAMIENTO

N°

Descripción

PRONACA Unidades Total unidades Sistema Físicas 40 kg 6 2 30 kg 7 6 20 kg 12 7 20 kg 15 12 30 Kg 5 3 30 Kg 10 7 30 Kg 9 5 30 Kg 10 5 30 Kg 9 8 30 Kg 5 3 5 Kg 5 3 50 Lb 12 12 ∑544 ∑434 ∑745 ∑583

Súper lechero tropical pellet Compa Ganasal pradera Ganasal plus Pro-can adulto grande original Pro-can adulto pequeño original Pro-can cachorro grande original Pro-can cachorro pequeño original Pro-can cachorro de pollo Biomentos gallo de pelea Minelaza King Minelaza King Suma balanceados Suma total Fuente: Stock de mercadería.

Marcas: √ Revisado, Revisado y cruzado, ∑ Sumatoria.

Atributos del hallazgo: 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

Diferencia

P.Unit

Total

4 1 5 3 2 3 4 5 1 2 2 0 ∑110 ∑162

20 48,45 11,5 25,5 40 42 49 51 38,5 24 5 20

80 48,45 57,5 76,5 80 126 196 255 38,5 48 10 0 ∑2562 ∑3686,5

Condición: Se encontró diferencias de 162 unidades entre la comparación del inventario físico y la base de datos, tanto en productos de balanceados como de materia prima.

Criterio: Se tiene como política de la empresa tener actualizado la cantidad existente en bodega y según la NIC 2 se debe registrar toda transacción ya sea entrada o salida de inventario para determinar un valor razonable.

Causa: Mal registro de entradas y salidas de la mercadería, duplicidad de funciones entre el administrador y recaudador Efecto: Existe una sobrevaloración de inventario en $3686,50 y desigualdad entre lo físico y la base de datos.

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

67 Tabla 41.Papel de Trabajo 31. Rastreo de las diferencias en almacenamiento DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC Rio Lelia Rastreo de diferencias en almacenamiento Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780

E.4.

Objetivo: Realizar un rastreo de las diferencias encontradas en el almacenamiento.

REVELAMIENTO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Descripción Arroz gloria matilde Afrechillo de trigo Maíz Maíz molido fino Maíz molido mediano Maíz molido mediano vit Cono de arroz Semi cono de arroz Tamo de arroz Melaza Suma materia prima

N°

Descripción

11 12 13

Broiler engorde Broiler inicial Broiler engorde

MATERIA PRIMA Unidades Diferencia 25 Lb 9 40 kg (9) 95 Lb 5 100 Lb 8 100 Lb 8 100 Lb 10 98 Lb (5) 98 Lb 5 Saco (12) 20 Litros 9 28 BALANCEADOS Unidades Diferencia INPROSA AVES 10Lbrs 20 Kg 20 Kg

9 7 5

Justificado No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel

Justificado

No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel

Fuente: Facturas, base de datos Excel.

Marcas: √ Revisado, ∑ Sumatoria.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

68 Tabla 42.Papel de Trabajo 32. Rastreo de las diferencias en almacenamiento DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Dirección: Av. Quito y Elaborado por: JJGC Rio Lelia Rastreo de diferencias en almacenamiento Teléfono: 0993525641 Al 31 de diciembre del 2018 Fecha: 28/12/2018 0969916780

E.4.

Objetivo: Realizar un rastreo de las diferencias encontradas en el almacenamiento.

REVELAMIENTO BALANCEADOS CERDOS 14 15 16 17

Cerdos crecimiento 18% Cerdos engorde 16% Cerdo económico 13-15% vitamina Cerdos lactantes 17%

18 19 20

Engorde cerdos pellet Gestación cerdos pellet Lactancia cerdos pellet

21 22

Ganasal pradera Procan cachorro pequeño original Suma balanceados Suma total

40 kg 40 kg 40 kg 40 kg

(8) 45 (5) 7

Justificado No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel

40 kg 40 kg 40 kg

(11) 5 5

No actualizado en Excel No actualizado en Excel No actualizado en Excel

20 kg 30 Kg

5 5 69 97

No actualizado en Excel No actualizado en Excel

NUTRIL

PRONACA

Fuente: Facturas, retenciones.

Marcas: √ Revisado, ∑ Sumatoria.

Comentario: No se pudo realizar un rastreo eficiente, debido que su registro únicamente se lo lleva en Excel presentando una facilidad de manipulación en la información y de acuerdo a lo dicho por el administrador existe omisión de facturación en algunos productos.

Las diferencias encontradas han sido causa de la duplicidad de funciones que realiza el administrador y la secretaria en la distribuidora, ya que al momento de llegar la mercadería no actualizan las cantidades de los productos ingresados de igual manera en las ventas no se disminuye el stock.

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas.

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

69 5.2.4. Elaborar un informe sobre los hallazgos encontrados que incluyan procedimientos y reportes que permitan mejorar la evaluación de control interno en la gestión de inventario.

El cuarto objetivo tiene como fin presentar un informe donde se detalle todos los hallazgos, además, incluir procedimientos y reportes que serán recomendados para mejorar el control interno de la gestión de inventario, cabe reiterar que será aplicado en el área de compras almacenamiento y ventas.

5.2.4.1. Carta al Gerente.

Santo Domingo de los Tsáchilas, al 13 de enero del 2019

Sr. José Félix Matute Baculima Gerente Propietario de la Distribuidora San José De mis consideraciones Se ha realizado una auditoría respecto a la evaluación de control interno de la gestión de inventarios de la distribuidora San José, considerando los procesos de compra, almacenamiento y venta, con la información de la documentación física del año 2018 Nuestra auditoría se realizó de acuerdo con la norma internacional de contabilidad (NIC 2), NIA 501 y NEA 10, se utilizó varias técnicas y procedimientos que se vio en la necesidad de aplicar para tener un resultado eficiente.

Se aplicó la evaluación de control interno, esto ayudó a determinar el nivel de riesgo en el área de inventarios, reflejo una muestra para la revisión de facturas de los procedimientos en la distribuidora, para tener una proyección en sus ventas, a la vez tener un inventario real y no un inventario sobrevalorado.

Atentamente

JGNP-AUDITORES

70 5.2.4.2. Informe de evaluación del sistema de control interno.

DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Santo Domingo de los Tsáchilas, al 13 de enero del 2019 Sr. José Félix Matute Baculima Gerente Propietario de la Distribuidora San José Se realizó la evaluación de control interno a la gestión de inventarios de la distribuidora San José, considerando el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2018 en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas. La evaluación tiene como enfoque la aplicación y efectividad del sistema del control interno de la distribuidora La evaluación de control interno se desarrolló de acuerdo con normas internacionales de auditoría (NIA), donde se establece que si las existencias son materiales para los estados financieros con el fin de evaluar los procedimientos relativos al registro y control de los resultados del recuento físico de las existencias de la distribuidora. Con el fin de conocer las deficiencias que posee los procesos actuales manejados por la distribuidora como son compra almacenamiento y venta.

Otras de las normativas implementadas en este trabajo de titulación es basada en la Norma Ecuatoriana de Auditoría (NEA), que proporciona lineamientos para obtener comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno sobre el riego de auditoria y sus componentes que son: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. Todo esto se realizó con el fin de dar a conocer las evidencias y los resultados obtenidos.

A través de la evaluación del control interno a la gestión de inventarios en la distribuidora San José se llegó a identificar lo siguiente:

71 

Hallazgos en el área de almacenamiento: En base a una muestra de 60 productos en el área de almacenamiento se encontró una

diferencia de 162 unidades en lo que respecta al balanceado y materia prima agrícola, dando como resultado una sobrevaloración de inventario de $3686,5; esto se constató mediante el conteo físico y el respaldo a la fecha de lo registrado en la base de datos Excel.

Se procedió a realizar un rastreo a las diferencias encontradas en almacenamiento, el mismo que no tuvo resultado favorable debido que el único registro que maneja la distribuidora es en Excel, siendo este un programa con facilidad de manipulación en la información convirtiéndola en vulnerable, a su vez varios productos cumplen con un proceso de omisión en la facturación.

Recomendación: Implementar un módulo o adquirir un sistema contable sobre inventario y facturación, que sus precios de mercado están alrededor de 850 a 3000 dólares, esto con el fin de mejorar el registro del almacenamiento, obtener control sobre el inventario y evitar la facilidad de la manipulación de información. Área de compras: 

Documentación de respaldo en el área de compras.

Esta evaluación se realizó con una muestra de 60 transacciones aleatoriamente, que su

revisión fue con el fin de constatar el cumplimiento de sus operaciones, se encontró que el 100% de sus compras son respaldadas por sus facturas, cuenta con un correcto registro en cuanto a precio y cantidad, sin embargo, varias retenciones no fueron identificadas junto a su factura correspondiente.

Otro de los puntos que se identificó es incumplimientos en procesos de compra, así como en las adquisiciones no cuentan con una documentación que respalde la solicitud de requerimiento, sino simplemente se realiza por constatación y aviso verbal del bodeguero, por ende, se recomienda implementar varios procesos.

72 Recomendación: Implementar documentación la cual valide la requisición de mercadería y la autorización por parte del administrador con una orden de compra y así tener un respaldo de lo necesario en el almacenamiento y no contar con un stock sobrevalorado. Área de ventas: Mediante una muestra de 60 transacciones en el área de venta, se constató que el 83,33% de sus facturas si cumplen con las variables establecidas (secuencia de facturación, recepción de retenciones, nombre del cliente, fecha, firmas de autorización y firma del cliente.) 

Valoración real de la mercadería.

En la distribuidora no se realiza un control adecuado de las entradas y salidas de la

mercadería, al momento de vender los productos no se registra las cantidades salientes, es decir que no existe una disminución de inventario, dando esto como resultado una sobrevaloración del mismo.

Recomendación: La propuesta que se realiza es la implementación de una tarjeta kárdex basándose en el método FIFO, este proceso ayudaría a tener una valoración real de los inventarios y a su vez brinda un adecuando manejo de la mercadería ya que este método consiste en ser los primeros en entrar y primeros en salir, evitando de esta manera tener la mercadería antigua guardada. 

Ausencia de un organigrama estructural Actualmente la distribuidora no posee un organigrama estructural altamente definido,

provocando esto duplicidad de funciones, lo mismo que evita cumplir con los objetivos individuales de cada empleado.

Recomendación: Diseñar un manual de funciones de acuerdo a las necesidades de la distribuidora sirviendo de guía para que cada empleado conozca las actividades a realizar evitando la duplicidad en las mismas.

73 5.2.5. Propuesta de políticas para el mejoramiento de la gestión de inventarios.

Políticas de compra 

Se debe elaborar una requisición de compra por parte del bodeguero.



La secretaria presentará un reporte de la rotación del producto estrella.



El administrador deberá emitir la orden de compra según la necesidad del producto.



Las facturas de compra serán ordenadas de acuerdo a la fecha de pedido.



Las compras deben ser registradas en la base de datos de acuerdo a la fecha receptada.



Realizar cotizaciones con varios proveedores.



Comprar únicamente con la autorización del administrador.

Políticas de almacenamiento 

La bodega debe estar en óptimas condiciones.



Llevar un registro de las entradas y salidas de mercadería.



Se revisará la mercadería de acuerdo a la orden de compra junto con la guía de remisión.



Los productos deben estar codificados.



Almacenar el producto de acuerdo al orden de llegada y a su rotación.



Se debe realizar toma física al menos una vez al año.



Restricciones al área de bodega para el personal no encargado.

Políticas de ventas 

Llevar un registro diario de la salida de mercadería.



El vendedor debe brindar su atención con gentileza y cubrir las necesidades del cliente.



En caso de una devolución de mercadería se emitirá nota de crédito.



Crédito se maneja a 15 días plazo.



En caso de venta a crédito por primera vez se pedirá algún documento de respaldo: cedula, planilla de luz, ruc e impuesto predial al día en caso de ser mayor a $2000.



Se da de baja al producto una vez realizada la factura.



En el caso de entrega a granjas el transporte tiene un adicional.



El método de registro de mercadería será mediante kárdex método FIFO.

74 5.2.6. Propuesta de estructura operativa

Gerente Propietario

Contador externo

Dep. Administrativo

Administrador

Dep. Ventas

Secretaria

Bodeguero

Despachador

75 5.2.7. Manual de funciones propuesto

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ" MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo Número de personas en el cargo Departamento Jefe Inmediato

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Gerente 1 Gerencia N/A (Gerente Propietario) OBJETIVO DEL CARGO

Responsable de organizar, dirigir, controlar, coordinar, el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, además es el encargado de la dirección y representación legal, estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa. Desarrollando y definiendo los objetivos organizacionales FUNCIONES          

Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro.

Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder.

Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.

Coordinar con el ejecutivo de venta.

Controlar y supervisar los reportes financieros, comparando resultados reales con los presupuestados.

Revisar el cumplimiento de regulaciones tributarias y demás obligaciones legales.

Fiscalizar los costos y rentabilidad de la empresa.

Realiza operaciones bancarias y liquidaciones definitivas.

Controlar los niveles de inventarios.

Formación académica Experiencia

   

PERFIL REQUERIDO Magister en Administración de Empresa y/o Magister en Finanzas 5 años CONOCIMIENTOS

Planificación estratégica Análisis financiero.

Gestión de Ventas.

Gestión financiera estratégica COMPETENCIAS

     

Visión de Negocios Liderazgo Responsable Honesto Trabajo en equipo Comunicación efectiva a todo nivel

Figura 1. Manual de funciones del cargo de gerente.

76

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ" MANUAL DE FUNCIONES DESCRIPCIÓN DEL CARGO Administrador Administrativo 1 Gerente OBJETIVO DEL CARGO Controlar las actividades de administración de la distribuidora, elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados, supervisando y distribuyendo las actividades del personal que este a su cargo.

FUNCIONES  Formular objetivos y determinar medios para alcanzarlos.  Proyectarse con una solidad visión.  Organizar las funciones de los departamentos.  Realizar planes de mercadeo.  Buscar proveedores.  Relacionarse con clientes.  Diseñar el trabajo, asignar recursos y coordinar las actividades a realizar.  Dirigir y supervisar a los trabajadores.

Cargo Departamento Número de ocupantes Jefe Inmediato

Formación académica Experiencia

     

PERFIL REQUERIDO Administración de Empresas y/o Ingeniero Comercial 3 años CONOCIMIENTOS

Planificación estratégica.

Gestión de administración.

Gestión humana Ejecutivo de compras y analista de costos.

Operaciones y logísticas.

Capacitación del personal.

COMPETENCIAS

   

Responsable Exhibir una conducta ejemplar.

Valores morales empresariales Garantizar la satisfacción de los clientes.

Figura 2. Manual de funciones del cargo de administrador.

77

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ" MANUAL DE FUNCIONES

Cargo Departamento Número de ocupantes Jefe Inmediato

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Contador Externo Financiero 1 Gerente OBJETIVO DEL CARGO

Tener conocimiento, experiencia y capacidad, para realizar sus funciones en cuanto al derecho mercantil y manejar las obligaciones tributarias. Además, es responsable de la presentación de la información financiera, para la adecuada toma de decisiones y cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones fiscales de las cuales sea sujeto.

FUNCIONES      

Analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los registros contables, tributarios y financieros.

Responder en los procesos legales que sean contablemente.

Plantear métodos y determine costos unitarios y presupuestos.

Actualizar la información de manera continua.

Proponer y efectuar soluciones en cuanto a su área.

Cumplir con las regulaciones tributarias a la cual esté sujeta la distribuidora.

Formación académica Experiencia

  

PERFIL REQUERIDO Ingeniero en contabilidad y Auditoria Licenciado en Contabilidad Ingeniero en Auditoria 3 años CONOCIMIENTOS

NIF Análisis financiero Afiliación al IESS COMPETENCIAS

    

Integro Responsable Seguir procedimientos Desempeñar con ética Mantenerse actualizado

Figura 3. Manual de funciones del cargo de contador.

78

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ" MANUAL DE FUNCIONES

Cargo Departamento Número de ocupantes Jefe Inmediato

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Bodeguero Bodega 1 Departamento de ventas OBJETIVO DEL CARGO

Responder por adecuado manejo de almacenamiento de los balanceados y entregar a los clientes y la debida conservación de los entregados al despachador para hacer entrega a los respectivos clientes.

FUNCIONES        

Realizar la recepción de los balanceados.

Llevar el registro de entradas y salidas.

Almacenar los productos de acuerdo a sus características.

Mantener el orden de los productos que se comercializan.

Adecuar el espacio de acurdo a la cantidad de productos.

Preparar la mercadería que se debe entregar al despachador.

Mantener limpio la bodega y adecuar cuando llega la nueva mercadería.

Contabilizar la cantidad de productos solicitados para hacer entregados.

Formación académica Experiencia

  

PERFIL REQUERIDO Titulo Bachiller No requiere de experiencia CONOCIMIENTOS

Inventario Logística Elaboración de Kárdex COMPETENCIAS

    

Proactivo Responsable Seguir procedimientos Honesto Trabajo en equipo

Figura 4. Manual de funciones del cargo de bodeguero.

79

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ" MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Nombre del cargo

Secretaria

Departamento

Administrativo

Número de personas en el cargo

1

Cargo del jefe inmediato

Administrador OBJETIVO DEL CARGO

Encargada del control adecuado del registro de la mercadería a través del Kárdex, atender a los clientes receptar los pedidos correspondientes y cumplir con las políticas enmarcadas por la distribuidora.

FUNCIONES

     

Recepción de las facturas de los proveedores.

Elaborar y presentar periódicamente el Kárdex al administrador.

Elaborar facturas a los clientes y su respectiva retención si fuese el caso.

Archivar los documentos de manera ordenada para entregar al contador.

Atender llamadas telefónicas para receptar pedidos.

Elaborar guía de remisión.

PERFIL REQUERIDO

Formación académica

Titulo Bachiller en Contabilidad

Experiencia

1 año de experiencia en cargos similares COMPETENCIAS

    

Proactiva Responsable Honesta Trabajo a presión Facilidad de expresión verbal.

Figura 5. Manual de funciones del cargo de secretaria.

El manual de funciones es un documento que consiste en diseñar la estructura del cargo de cada empleado, así como también presentar la descripción de las funciones a realizar, el mismo que especifica los requisitos, responsabilidades que cada trabajador debe desempeñar en la distribuidora.

80 5.2.8. Propuesta de procedimientos, políticas y reportes.

5.2.8.1. Flujograma propuesto de compras.

Nº

DESCRIPCIÒN

1

Inicio

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

2

Verifica los productos disponibles en bodega.

X

3

Elabora requisición de compras.

X

X

Bodeguero

4

Entrega de documento.

X

X

Bodeguero

5

Recepción del documento.

X

X

Secretaria

6

Reporte de requisición de compra

X

X

Administrador

7

Revisa base de datos (Excel).

X

Administrador

8

Verificación del total de productos existentes.

X

Administrador

9

Determina la cantidad de productos a solicitar.

X

Administrador

10

Elabora orden de compra.

X

11

Contactan a los proveedores.

X

Administrador

12

Cotizan precios, disponibilidad, promoción, tiempo de entrega.

X

Administrador

13

Selección de proveedores bajo conveniencia.

X

Administrador

14

Solicitud del pedido correspondiente.

15

Recepción de pedido.

X

Proveedor

16

Acuerdo del pago (crédito a 15 mediante transferencia)

X

Proveedor

PASA

GRÀFICO

Bodeguero

X

X

Administrador

Administrador

Si

No

81

VIENE

17

Acuerdo en el plazo y hora de entrega.

(Semanal)

X

Administrador

18

Contratación de transporte a empresa fija.

X

Proveedor

19

Traslado de la mercadería.

X

Proveedor

20

Llegada de Mercadería a la bodega.

X

Proveedor

21

Recepción de la mercadería.

X

Bodeguero

22

Entrega de factura (no tributaría).

X

23

Revisión del estado de la mercadería.

X

Firma la guía de remisión

X

X

Administrador

25

Archivo de la factura no tributaria

X

X

Secretaria

26

Archivo de guía de remisión

X

X

Secretaria

27

Paga de factura

X

X

Administrador

28

Archivo comprobante de pago

X

X

Secretaria

29

Entrega de facturas mensuales y retenciones al contador

X

X

Administrador

24

30

X

Bodeguero

Bodeguero

Fin

Figura 6. Flujograma propuesto de compras

En el proceso de las compras en la distribuidora San José, se recomienda realizar los siguientes pasos; elaborar requisición de compras que estar a cargo del bodeguero la cual debe ser entregados a la secretaria, quien será la encargada de registrar en el sistema y entregar los reportes de la requisición de compra al administrador, quien se encargará de realizar la orden de compra y contactarse con los proveedores para solicitar los productos. También se sugiere emitir la guía de remisión ya que es una obligación emitirla porque así lo establece la ley.

82 5.2.8.2. Flujograma propuesto de almacenamiento.

Nº

DESCRIPCIÒN

1

Inicio

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

2

Busca espacio en bodega.

X

Bodeguero

3

Separación y conteo de los productos antiguos.

X

Bodeguero

4

Registrar en la base datos los productos que ingresaron.

X

Administrador

5

Limpieza de espacio.

X

Bodeguero

6

Descargue de la mercadería.

X

Bodeguero

7

Verificación del producto.

X

Bodeguero

8

Encuentro de un producto en mal estado.

X

Bodeguero

9

Retiro del producto inconsistente.

X

Bodeguero

10

Revisión en cuanto a precios y cantidades en el documento

X

Personal disponible

11

Constancia de productos entregados

X

Personal disponible

12

Ingreso de la mercadería nueva

X

Bodeguero

13

Elaboración de Kárdex de entrada de cada producto.

X

14

Ubican la mercadería antigua encima de la nueva

X

Bodeguero

15

Realizan la toma física de mercadería existente.

X

Bodeguero

16

Ingresan datos de la mercadería obtenida al Excel.

X

PASA

GRÀFICO

Si

X

X

Secretaria

Administrador

No

83

VIENE

17

Elaborar lista de productos dañados.

X

X

18

Llaman al proveedor para informar sobre los productos en mal estado

X

Administrador

19

Devolución de producto en caso de encontrar en malo estado.

X

Administrador

20

Archivan la cantidad de productos recibidos.

X

21

Entrega de producto inconsistente en el siguiente pedido.

X

22

Fin

X

Secretaria

Administrador

Proveedor

Figura 7. Flujograma propuesto de almacenamiento

Para el proceso de almacenamiento que se realiza en la distribuidora se recomienda, la implementación del Kárdex de cada producto que se comercializa, esto deberá estar a cargo de la secretaria quien tendrá más conocimiento de la elaboración de dicho documento, también deberá registrarse la toma física de los productos en la base de datos Excel, realizando también la lista de productos dañados para los cambios respectivos.

84 5.2.8.3. Flujograma propuesto de ventas.

Nº

DETALLE

1

Inicio

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

2

Solicitud de pedido

X

Cliente

3

Recepción de solicitud de pedido.

X

Administrador

4

Ofrecen productos de otras marcas.

X

Administrador

5

Verifican la disponibilidad de los productos solicitados en Excel.

X

Administrador

6

Establece el pedido.

X

Administrador

7

Acuerdo en la forma de pago (crédito o contado ).

X

Administrador

8

Realización de factura.

X

X

Administrador

9

Realización de guía de remisión.

X

X

Administrador

10

Registra en el kárdex la salida de mercadería.

X

Administrador

11

Comunica al bodeguero la cantidad de productos a despachar.

X

Administrador

12

Entrega de factura al bodeguero.

X

X

Administrador

13

Recepción de la factura.

X

X

Bodeguero

14

Conteo y verificación de mercadería para entregar.

X

15

Registra en el documento la salida de mercadería.

X

16

Limpieza del camión.

PASA

GRÀFICO

Si

X

Bodeguero

X

Bodeguero

Despachador

No

85

VIENE

17

Ubicación de la carpa al transporte.

X

Despachador

18

Visualiza parcialmente las cantidades de sacos que va a cagar.

X

Despachador

19

Divide el espacio donde va a cargar la mercadería.

X

Despachador

20

Cargar la mercadería para hacer la entrega.

X

Bodeguero

21

Verifica la mercadería al momento de embarcar al camión.

X

Despachador

22

Entrega de factura y guía de remisión al despachador.

X

X

Bodeguero

23

Recepción de factura y guía de remisión.

X

X

Despachador

24

Traslado de la mercadería.

X

Despachador

25

Llegada de la mercadería al destino.

X

Despachador

26

Aviso al cliente de su llegada.

X

Despachador

27

Asignación de espacio para descarga de mercadería

X

Cliente o despachador

28

Entrega de la factura al cliente

X

X

Despachador

30

Recepción de factura.

X

X

Cliente

31

Descarga la mercadería.

X

Cliente

32

Verificación del detalle de la factura.

X

Cliente

33

Revisa la mercadería.

X

Cliente

34

Encuentro de producto en mal estado.

X

Cliente

35

Retiro del producto.

X

Despachador

PASA

86

VIENE 36

Firma la factura original.

X

X

Despachador

37

Entrega de copia de factura al cliente.

X

X

Despachador

38

Pago de factura.

X

X

Cliente

39

Entrega del producto en el próximo pedido

X

40

Archivo de factura original

X

X

Despachador

41

Archiva registro del kárdex de la salida de mercadería.

X

X

Administrador

Despachador

Fin Figura 8. Flujograma propuesto de ventas

La distribuidora San José en sus procesos de ventas, se recomienda implementar un registro de Kárdex en las entradas y salidas de los productos, esto estará a cargo de la secretaria quien es la encargada de registrar las ventas, además de elaborar la factura y en ciertos clientes la debida retención asimismo de emitir la guía de remisión cuando los pedidos son fuera de la distribuidora y debe ser entregado a domicilio ya que este documento es una obligación de emitirlo para trasladar mercadería.

87 5.2.8.1.Requisición de compra Requisición de compra Nº de requisición DISTRIBUIDORA SAN JOSÈ

Av. El Colono Telf: 2758-435

Proveedor: Dirección: Fecha de pedido: Fecha de entrega: Descripción

Elaborado por: Figura 9. Requisición de compra

Cantidad

Unidad

Recibido por:

La requisición de compra es un documento que se basa en comprobar la necesidad de mercadería, será emitida por el bodeguero hacia la secretaria detallando los productos que están próximos a culminarse entre ellos se explica las cantidades y unidades requeridas. Esto con el fin de abastecer el inventario, se debe contar posteriormente con la aprobación del administrador para que constate con la base de datos y genere la autorización en una próxima orden de compra.

88 5.2.8.2.Orden de compra

ORDEN DE COMPRA

DISTRIBUIDORA "SAN JOSÉ "

Nº de orden de compra: Teléfono: Vendedor Nombre Compañía Dirección Teléfono Fecha de Solicitante compra

Cantidad

Fecha de pedido: Fecha de pago: Empresa Nombre Compañía Dirección Teléfono Envío Términos de mediante envío

Descripciòn

Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:

Distribuidora o Fábrica

Precio unitario

Precio Total

Costo Total

Figura 10. Orden de compras propuesto

Es un documento que se realiza para el proveedor y está deberá ser emitida por el administrador quien está a cargo de realizar los pedidos, esto ayudará a registrar la cantidad exacta de productos de los que se solicita y el monto a pagar, así como fecha de entrega., en caso de que exista crédito con algún proveedor levara la constancia de la fecha de cobro.

89 5.2.8.3.Kárdex método FIFO

TARJETA DE KARDEX DISTRIBUIDRA SAN JOSÈ Producto:

Còdigo

Mètodo: Fecha

Detalle

GERENTE

Cant.

ENTRADAS V. Unit.

V. Total

Cant.

Unidad Medida: SALIDAS V. Unit.

V. Total

Cant.

EXISTENCIA V. Unit.

V. Total

CONTADOR

Figura 11. Tarjeta Kárdex

El registro del Kárdex por el método FIFO consiste en ser los primeros en entrar y primeros en salir, este proceso ayudará a tener una valoración real de los inventarios y a su vez brinda un adecuando manejo de la mercadería evitando que los productos antiguos se queden guardados y obsoletos, este registro estará a cargo de la secretaria quien debe llevar la debida información de las entradas y salidas de los productos.

90

6. DISCUSIÓN En el presente trabajo de titulación que se realizó en la distribuidora San José, se efectúo una investigación detallada con las políticas y procedimientos ejecutados en los procesos de compra, almacenamiento y venta, la misma información que fue detallada por los directivos, el contador y los empleados, a través de una entrevista y encuestas la cual aportaron con la información suficiente para conocer el giro del negocio y los procesos que realizan en la venta y comercialización de los productos.

Al momento de evaluar y verificar la situación actual del inventario en la distribuidora, se pudo evidenciar que los procesos que realizan no son los apropiados para llevar un correcto manejo de inventarios, se aseguró que no cuentan con un organigrama estructurado, lo que ocasiona que exista una duplicidad de funciones en los empleados al no realizar las actividades correspondientes, reflejándose inconvenientes en los procesos que realiza la distribuidora.

Al llevar el registro y control de las salidas de los productos, se realiza mediante un documento de Excel, el mismo que tienen acceso el administrador y la secretaria, causando inconsistencias en el registro al vender los productos, porque hay ocasiones que se registran y otras que no, como es un documento modificable y poco confiable para llevar este tipo de información, cuando se realizó la toma física de los productos se encontró diferencias entre la base de datos Excel con lo físico siendo los pocos los productos que estaban bien registrados, ocasionando tener un inventario irreal en la distribuidora.

Una vez elaborada la evaluación del control interno en la distribuidora, se procede a presentar el debido informe redactando las inconsistencias que se encontró, para que se pueda aplicar lo recomendado, obteniendo los mejores resultados para beneficio de la misma.

91

7. CONCLUSIONES 

De acuerdo con la información obtenida en la entrevista que se realizó al administrador de la Distribuidora San José, se pudo constatar que no lleva un organigrama estructural definido, únicamente realizan sus actividades de manera empírica, no maneja políticas establecidas en el área de compra, almacenamiento y venta, de igual manera, no cuenta con un manual de funciones que permita evitar la duplicidad de las mismas entre los colaboradores.



Para tener conocimientos sobre las áreas críticas que maneja la Distribuidora San José nos basamos en la aplicación del cuestionario COSO ERM II, dándonos a conocer las deficiencias que llevan en el manejo del control de inventario, obteniendo como resultado un nivel de riesgo alto de todos sus componentes.



Al momento de realizar la toma física del inventario se constató que la distribuidora no lleva un adecuado control de los inventarios, ya que los resultados fueron erróneos porque en varios productos no se registraba las mismas cantidades en la base de datos Excel, mientras que en la toma física si existían los productos.



En el área de compra se comprobó que manejan el registro de las cantidades y precios en la base de datos (Excel), pero solo registran información del producto estrella INPROSA, del resto de proveedores se archivan las facturas con su debida retención, las mismas que se procedió a verificar el correcto archivo de las facturas.



Se determinó que el inconveniente más visible es no tener un sistema contable, esto provoca un inadecuado registro en las entradas y salidas de los productos, actualmente se registra en una plantilla de Excel el mismo que es manipulado por dos personas de la empresa este registro puede ser fácilmente vulnerable, provocando que la información sea modificable y a la vez no sean reales los datos que manejan.

92

8. RECOMENDACIONES 

Se considera implementar a la distribuidora el manejo políticas y manual de funciones para así evitar la duplicidad de las mismas y tiempos óseos entre los colaboradores, a su vez regirse a documentaciones propuesta para llevar un control de la mercadería próxima a comprar.



Evaluar constantemente el cumplimiento de sus objetivos de ventas, los procesos del registro de inventario utilizando el COSO ERM para disminuir las falencias en la administración de la gestión del inventario, teniendo siempre y cuando la mercadería codificada y actualizada diariamente.



Contratar un módulo o sistema contable sobre inventario y facturación electrónica que facilite a la distribuidora un mejor respaldo y registro del mismo, ayudando a realizar asientos contables y evitando sobrevaloración de la mercadería en almacenamiento.



Se recomienda implementar la requisición de compra siendo está elaborada por el bodeguero con el fin de documentar la mercadería a pedir y la orden de compra debe llevar el administrador, esto ayudará a abastecerse de productos necesarios evitando una ruptura de stock dentro de la distribuidora y sobre todo para llevar la debida información de los proveedores.



Implementar la tarjeta Kárdex, esto contribuirá con el adecuado manejando, de cada uno de los productos que se distribuyen, registrando un adecuado orden en las entradas y salidas de la mercadería.

93

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Agenda de Igualdad. (2015). Gad Municipal de Santo Domingo. Obtenido de www.santodomingo.gob.ec Arciniegas, G. (2013). Modelo de gestión de inventarios para empresas comerciales de la ciudad de ibarra, provincia de Imbabura. Revista de invetsigación y cultura, 2(2), 1126. Obtenido de http://www.redalyc.org/pdf/5217/521752181003.pdf Arens, A., Elder, R., & Beasley, M. (2007). Auditoría: Un enfoque integral. México: Pearson Education.

Bernal, C. (2014). Metodología de la investigación. Bogotá, Colombia: PEARSON. Blanco, Y. (2014). Auditoría Integral normas y procedimientos. Colombia: Eco Ediciones.

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Mendívil, V. M. (2010). Elementos de Auditoría. México: CENGAGE Learning.

Montaño, E. (2013). Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo. Colombia : Colección de Ciencias Sociales .

94 NIC

2,

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Salas, K., Mejía, H., & Acevedo, J. (2 de junio de 2017). Metodología de Gestión de Inventarios para determinar los niveles de integración y colaboración en una cadena de suministro.

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Waller, M., & Terry, E. (2017). Administraciòn de inventarios. Mexico: Pearson .

95

10. ANEXO Anexo 1. Informe de trabajo de titulaciรณn escrito de grado

96 Anexo 2. Carta de impacto

97 Anexo 3. Formato de entrevista al administrador

ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Objetivo: Realizar una evaluación al control interno de la gestión de inventarios en la Distribuidora San José.

Reciba un cordial saludo, somos estudiantes de la Universidad Católica sede Santo Domingo, le pedimos de la manera más cordial y atenta, que usted nos conceda unos minutos de su tiempo para recopilar datos que tendrán únicamente fin académico, dicha información será maneja de manera confidencial.

1. ¿La distribuidora se maneja con principios y valores éticos?

2. ¿Se considera el perfil del personal para la asignación de sus funciones?

3. ¿Cuenta la distribuidora con un comité de compras?

4. ¿Considera usted que la distribuidora maneja una filosofía de administración adecuada?

5. ¿Cuenta la distribuidora con un organigrama estructural definido?

6. ¿Existe un manual de funciones en la distribuidora?

7. ¿Existe un encargado de bodega o cualquiera tiene acceso a la mercadería?

8. ¿Se establecen sanciones a la inasistencia de los trabajadores?

9. ¿Se realiza compras bajo presupuestos establecidos?

10. ¿Ha tenido algún inconveniente con el pago a sus proveedores?

11. ¿Se ha presentado problemas de conciliación de saldos con los proveedores?

12. ¿Ha presenciado alguna vez mercadería en mal estado de alguno de sus proveedores?

13. ¿Realiza usted una planificación para abastecerse de mercadería?

14. ¿Se analiza y califica a los proveedores según su calidad y garantía?

15. ¿Mantiene una base de datos de proveedores de los productos que usted comercializa?

16. ¿Se realizan proformas de diferentes proveedores?

17. ¿Tiene asegurada la mercadería al momento de entrega?

18. ¿Existe una adecuada comunicación entre bodega y facturación?

19. ¿El gerente propietario tiene conocimiento sobre las actividades que se realiza en la distribuidora?

20. ¿Existe una coordinación adecuada para la entrega, venta de productos con los proveedores?

21. ¿Se evalúa los presupuestos de las compras?

22. ¿Se evalúa el cumplimiento de los objetivos de la Distribuidora?

98 Anexo 4. Formato de entrevista al contador externo

ENTREVISTA AL CONTADOR EXTERNO DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Objetivo: Realizar una evaluación al control interno de la gestión de inventarios en la Distribuidora San José.

Reciba un cordial saludo, somos estudiantes de la Universidad Católica sede Santo Domingo, le pedimos de la manera más cordial y atenta, que usted nos conceda unos minutos de su tiempo para recopilar datos que tendrán únicamente fin académico, dicha información será maneja de manera confidencial.

1. ¿La distribuidora se maneja con principios y valores éticos?

2. ¿Cuenta la distribuidora con el personal idóneo para el cumplimiento de sus actividades?

3. ¿Participa usted en la toma física de inventarios?

4. ¿La distribuidora evalúa el desempeño del personal encargado de los inventarios?

5. ¿La distribuidora cumple con sus objetivos planteados?

6. ¿Las compras son debidamente autorizadas?

7. ¿Cuenta con algún método para el control real de inventario?

8. ¿Se registran contablemente la salida de inventarios?

9. ¿Cuentan con un registro contable sobre los movimientos de inventario?

10. ¿La mercadería está debidamente protegida contra el deterioro físico?

11. ¿Cuenta la distribuidora con algún método para detectar mercadería obsoleta?

12. ¿Considera que el método de registro de inventarios es el adecuado?

13. ¿Tienen asegurada la mercadería?

14. ¿En la distribuidora se realizan conteo de existencias periódicamente?

15. ¿Existe políticas definidas en cuanto a la recepción y almacenamiento de inventario?

16. ¿Existe políticas con respecto al deterioro?

17. ¿Se comunica oportunamente al administrador la diferencia de inventarios?

18. ¿El administrador corrige las diferencias determinantes en el control de inventarios?

99 Anexo 5. Formato de encuesta a trabajadores

ENCUESTA A LOS TRABAJADORES DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ N° 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

PREGUNTAS ¿Cuenta la distribuidora con un reglamento interno?

¿Considera usted que en el área de bodega cuenta con el personal adecuado para el desarrollo de sus actividades?

¿La distribuidora se maneja con valores y responsabilidades?

¿Conoce las funciones específicas del cargo que desempeña?

¿Existe una sola persona responsable en el manejo de bodega?

¿Cuenta la distribuidora con horarios establecidos de entrada y salida?

¿Se aprueba la realización de las horas extras para recepción de mercadería?

¿Se permite que se extiendan los horarios de trabajo en caso de recepción de mercadería?

¿Se elabora una planificación para la ubicación de mercadería?

¿Usted es responsable de los productos que existen en la bodega?

¿La distribuidora realiza conteo físico a la salida de la mercadería?

RESPUESTA

F.A

TOTAL

F.R

SI

0

2

0%

NO

2

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

0

NO

2

SI

0

NO

2

SI

0

NO

2

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

100% 2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

0% 100%

2

0% 100%

2

0% 100%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

100

12

13

14

15

16

17

18

19

¿La distribuidora realiza conteo físico al ingreso de la mercadería?

¿Se realiza conteos físicos de mercadería en la Distribuidora?

¿Existe alguna documentación que respalde la salida de mercadería?

¿Se informa cuando se aproxima una ruptura de stock?

¿Cuenta la distribuidora con procedimientos empíricos en el manejo de sus inventarios?

¿Se tiene como política realizar limpieza en el área de bodega diariamente?

¿Se comunica oportunamente al administrador la falta de mercadería?

¿Se verifica las diferencias que existe en el manejo de inventarios?

Nota: Investigación de campo

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

0

NO

2

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

SI

2

NO

0

2

100% 0%

2

100% 0%

2

0% 100%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

2

100% 0%

101 Anexo 6. Formato y resultados de encuesta a proveedores

ENCUESTA A PROVEEDORES DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ N°

PREGUNTAS

RESPUESTA

F.A

TOTAL

F.R

1

¿Usted tiene presupuestado las ventas anuales a la distribuidora San José?

SI

2

6

33%

NO

4

SI

6

NO

0

SI

0

NO

6

SI

0

NO

6

SI

3

NO

3

SI

2

NO

4

SI

0

NO

6

SI

0

NO

6

SI

6

NO

0

SI

0

NO

6

2

3

4

5

6

7

8

9

10

¿Adquiere productos con frecuencia la distribuidora San José?

¿La entrega de su producto es mediante órdenes de compra?

¿Ha tenido inconvenientes con los pagos realizados por la distribuidora?

¿Ha tenido inconvenientes en la entrega y recepción de mercadería?

¿Se ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos de la mercadería?

¿Ha tenido inconvenientes en el cobro de la mercadería?

¿Cuándo usted entrega mercadería hay una sola persona que la recibe en la Distribuidora San José?

¿Manejan devoluciones de mercaderías?

¿Se emite notas de crédito al momento de identificar una devolución?

67% 6

100% 0%

6

0% 100%

6

0% 100%

6

50% 50%

6

33% 67%

6

0% 100%

6

0% 100%

6

100% 0%

6

0% 100%

102 N° 11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

PREGUNTAS ¿Cuenta con seguros la mercadería?

¿Considera que el medio de entrega de mercadería es seguro?

¿Cuenta con algún procedimiento que controle el cobro de la mercadería?

¿Se establece políticas para la entrega de mercadería?

¿Maneja la empresa política de crédito?

¿Existe un plazo determinado para los créditos?

¿Se actualiza información del cliente periódicamente luego de ser concedido un crédito?

¿Existe comunicación efectiva administrativo de la Distribuidora?

con

el

personal

¿Se comunica sobre los pagos próximos a vencimiento?

¿Se realiza un análisis del cliente, el volumen de pedido y la capacidad de pago?

Nota: Investigación de campo

RESPUESTA

F.A

TOTAL

F.R

SI

1

6

17%

NO

5

SI

6

NO

0

SI

0

NO

6

SI

2

NO

4

SI

6

NO

0

SI

6

NO

0

SI

2

NO

4

SI

6

NO

0

SI

5

NO

1

SI

6

NO

0

83% 6

100% 0%

6

0% 100%

6

33% 67%

6

100% 0%

6

100% 0%

6

33% 67%

6

100% 0%

6

83% 17%

6

100% 0%

103 Anexo 7. Formato y resultados de encuesta a clientes

ENCUESTA A CLIENTES DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ N°

PREGUNTAS

RESPUESTA

F.A

TOTAL

F.R

1

¿Al momento de adquirir los productos en la distribuidora, se le hace entrega de una forma rápida y ágil por parte de sus empleados?

SI

13

19

68%

NO

6

SI

2

NO

17

SI

7

NO

12

SI

4

NO

15

SI

0

NO

19

SI

16

NO

3

SI

3

NO

16

SI

15

NO

4

SI

9

NO

10

SI

19

NO

0

2

3

4

5

6

7

8

9

10

¿En algún momento se ha encontrado con diferencias en la conciliación de saldos con la empresa?

¿Cuándo se hace envíos de la mercadería ha tenido inconvenientes en la entrega?

¿Ha tenido que realizar devoluciones de la mercadería?

¿La distribuidora emite notas de crédito?

¿Concilian saldos inmediatamente presentada la diferencia?

¿El retiro de la mercadería se lo hace directamente en las instalaciones?

¿Existe una coordinación entre el vendedor, el bodeguero y clientes?

¿Usted conoció a la Distribuidora por medios externos?

¿Considera que si se realiza un modelo de gestión de inventarios en la distribuidora ayudaría a tener un mayor control en los inventarios?

Nota: Investigación de campo

32% 19

11% 89%

19

37% 63%

19

21% 79%

19

0% 100%

19

84% 21%

19

16% 84%

19

79% 21%

19

47% 53%

19

100% 0%

104 Anexo 8. Cumplimiento del proceso de compras DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ

Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

Al 31 de diciembre del 2018

Documentación física Nº

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Fecha

Proveedores

Elaborado por: JJGC

Área de inventario compras

Fecha: 24/12/2018

Base de datos Excel

Factura Nº Si Registro

02-jul-18 06-jul-18 06-jul-18 09-jul-18 09-jul-18 12-jul-18 13-jul-18 13-jul-18 13-jul-18 14-jul-18 16-jul-18 16-jul-18 23-jul-18 24-jul-18 24-jul-18 25-jul-18 25-jul-18

Finca 4-M Inprosa S.A Inprosa S.A Finca 4-M Bodega Central Inprosa S.A Cas-Sag Bodega Central Inprosa S.A Mega Superior Cas-Sag Finca 4-M Finca 4-M Cas-Sag Rancho Mary Mega Superior Mega Superior

17647 28341 28342 17739 1175 28471 1822 1343 28513 3445 1855 17829 17921 2099 65157 3664 3666

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

26-jul-18 27-jul-18 30-jul-18

Nutril Bodega Central Finca 4-M

20147 1359 18009

No

Retenciones Nº Si No Registro 1842 1853 1854 1845 1858 1856 1851 1859 1857 1852 1876 1850 1860

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Producto Cantidad Precio

Registro Si No

√ 250 60

5515,90 1497,00

√ √ √ √

60

1497,00

√ √ √

40

965,30

√

√

√

1862 1865 1866

√

√ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √

1868 1863 1869

√ √ √

√ √ √

√

E.1.1 1/3

Observaciones Código Si No

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

No se encontró retención.

105 DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ

Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

Al 31 de diciembre del 2018

Documentación física Nº

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Fecha

06-ago-18 07-ago-18 07-ago-18 09-ago-18 09-ago-18 10-ago-18 10-ago-18 13-ago-18 13-ago-18 14-ago-18 16-ago-18 20-ago-18 22-ago-18 22-ago-18 23-ago-18 24-ago-18 27-ago-18 29-ago-18 29-ago-18 30-ago-18 31-ago-18 03-sep-18

Proveedores

Finca 4-M Inprosa S.A Inprosa S.A Bodega Central Cas-Sag Rancho Mary Rancho Mary Finca 4-M Cas-Sag Inprosa S.A Mega Superior Finca 4-M Mega Superior Inprosa S.A Cas-Sag Bodega Central Nutril Inprosa S.A Inprosa S.A Bodega Central Inprosa S.A Finca 4-M

Factura Nº Si Registro 18101 √ 29064 √ 29065 √ 1623 √ 2081 √ 66120 √ 66121 √ 18177 √ 2105 √ 29218 √ 4099 √ 18263 √ 4251 √ 29403 √ 2183 √ 1947 √ 23152 √ 29609 √ 29610 √ 2053 √ 29685 √ 184339 √

Elaborado por: JJGC

Área de inventario compras

Fecha: 24/12/2018

Base de datos Excel

No

Retenciones Nº Si No Registro 1871 √ 1899 √ 1900 √ 1907 √ 1885 √ 1882 √ 1881 √ 1883 √ 1886 √ 1901 √ 1887 √ 1888 √ 1889 √ 1902 √ 1890 √ 1908 √ 1906 √ 1903 √ 1904 √ 1892 √ 1905 √ 1912 √

Producto Cantidad Precio

Registro Si No √

250 60

5592,45 1521,00

√ √ √ √ √ √ √ √

362

8160,65

√ √ √ √

310

6962,15

√ √ √ √

110 298 200

E.1.1 2/3

2788,50 6639,70

√ √ √ √ √

Observaciones Código Si No √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Copia de factura.

No se encontró registro del precio.

106 DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ

Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

Al 31 de diciembre del 2018

Documentación física Nº

43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

Fecha

04-sep-18 05-sep-18 07-sep-18 08-sep-18 08-sep-18 10-sep-18 12-sep-18 13-sep-18 13-sep-18 17-sep-18 17-sep-18 20-sep-18 21-sep-18 24-sep-18 25-sep-18 26-sep-18 27-sep-18 28-sep-18

Proveedores

Bodega Central Nutril Inprosa S.A Rancho Mary Mega Superior Finca 4-M Bodega Central Inprosa S.A Inprosa S.A Finca 4-M Inprosa S.A Rancho Mary Mega Superior Inprosa S.A Rancho Mary Bodega Central Inprosa S.A Rancho Mary

Factura Nº Si Registro 2154 √ 34262 √ 29885 √ 67686 √ 4590 √ 18552 √ 2323 √ 30029 √ 30032 √ 18648 √ 30114 √ 68266 √ 4858 √ 30294 √ 68522 √ 2596 √ 30383 √ 68715 √

Elaborado por: Jessica Guamán Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas y el Excel.

Elaborado por: JJGC

Área de inventario compras

Fecha: 24/12/2018

Base de datos Excel

No

Retenciones Nº Si No Registro 1897 √ 1898 √ 1924 √ 1895 √ √ 1913 √ 1915 √ 1925 √ 1926 √ 1911 √ 1927 √ 1919 √ 1921 √ 1928 √ 1917 √ 1916 √ 1929 √ 1918 √

Producto Cantidad Precio

222

4966,25

Código Si No

√ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√

285 80

6348,35 1996,00

√ √

200

4472,05

√

√ √ √

316

8187,25

7043,25

Observaciones

Registro Si No

√ √ √ √

367

E.1.1 3/3

√ √ √ √ √

No se encontró retención

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Copia de factura

107 Anexo 9. Cumplimiento del proceso de ventas Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Elaborado por: NKPM

Área de inventario ventas Al 31 de diciembre del 2018

E.3.1 1/3

Fecha: 28/12/2018

Documentación Física N°

Fecha

N° Factura

Cliente

Comp.

Retención

Cant.

Firmas de autorización SI

NO

Firma del cliente SI

1

2/7/2018

002-001-082

Wilson Lombeida

21

√

√

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

4/7/2018 4/7/2018 4/7/2018 5/7/2018 5/7/2018 5/7/2018 6/7/2018 6/7/2018 6/7/2018 6/7/2018 6/7/2018 7/7/2018 7/7/2018 10/7/2018 11/7/2018 11/7/2018 11/7/2018 13/7/2018 13/7/2018 13/7/2018

002-001-083 002-001-084 002-001-085 002-001-086 002-001-087 002-001-088 002-001-089 002-001-090 002-001-091 002-001-092 002-001-093 002-001-094 002-001-095 002-001-096 002-001-097 002-001-098 002-001-099 002-001-100 002-001-101 002-001-102

José Pardo Milton Dávila Nancy Castillo Jorge Zumba José Gonzaga Doris Bustamante Moisés Villafuerte José Patrón Elizabeth Chimbo Ariasto Abril Nancy Castillo Anulada Gloria Jiménez Damián Barre Morales Anulada Jessica Naranjo Doris Bustamante Aníbal Suin Wilson Lombeida Elizabeth Chimbo

94 5 16 13 20 30 60 14 7 60 5 75 102 12 25 5 35 35 10 7

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √

001-001-2800 001-001-0748 002-001-0504

001-001-2810

002-001-0507

NO Anulada: solo se encuentra la copia.

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √

Observaciones

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Anulada

Anulada

Anulada

108

Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Elaborado por: NKPM

Área de inventario ventas Al 31 de diciembre del 2018

Fecha: 28/12/2018

Documentación Física N°

22 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Fecha

13/7/2018 13/7/2018 13/7/2018 18/7/2018 20/7/2018 20/7/2018 20/7/2018 20/7/2018 23/7/2018 25/7/2018 27/7/2018 27/7/2018 1/8/2018 1/8/2018 1/8/2018 1/8/2018 1/8/2018 1/8/2018 2/8/2018 2/8/2018 3/8/2018 3/8/2018

N° Factura

002-001-103 002-001-103 002-001-104 002-001-125 002-001-132 002-001-134 002-001-135 002-001-139 002-001-0149 002-001-0176 002-001-0193 002-001-0202 002-001-227 002-001-228 002-001-229 002-001-230 002-001-232 002-001-233 002-001-235 002-001-238 002-001-247 002-001-249

Cliente

José Patrón José Patrón Wilson Lombeida Doris Bustamante Wilson Lombeida José Gonzaga Elizabeth Chimbo José Patrón Gloria Jiménez Nancy Castillo José Gonzaga José Pardo Andrea Pineda Consumidor Final Edison Espinoza Ángel Corozo Consumidor Final Consumidor Final Consumidor Final Moisés Villafuerte Wilson Lombeida Gloria Jiménez

Comp. Retención

001-020-1896 002-001-0529 001-020-1778 001-001-0840

001-001-2834 001-001-0875

001-020-2083

Cant.

12 12 17 35 16 57 16 44 128 57 30 103 40 4 1 20 3 1 2 10 13 44

Firmas de autorización

Firma del cliente

SI

SI

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

NO

NO

√ √ √ √ √ √ √ √

Anulada √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Observaciones

E.3.1 2/3

109

Dirección: Av. Quito y Rio Lelia Teléfono: 0993525641 - 0969916780

N°

Fecha

N° Factura

Cliente

43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

4/8/2018 9/8/2018 13/8/2018 13/8/2018 17/8/2018 17/8/2018 22/8/2018 28/8/2018 3/9/2018 3/9/2018 5/9/2018 7/9/2018 7/9/2018 7/9/2018 15/9/2018 19/9/2018 19/9/2018 21/9/2018

002-001-256 002-001-291 002-001-326 002-001-327 002-001-360 002-001-363 002-001-387 002-001-418 002-001-0464 002-001-0467 002-001-0490 002-001-0501 002-001-0502 002-001-0504 002-001-0551 002-001-0577 002-001-0578 002-001-0588

Nancy Castillo Ariosto Abril Andrea Pineda Nancy Castillo Wilson Lombeida Graciela Veintimilla Adrián Matute Gloria Jiménez Nancy Castillo Nancy Castillo Eddy Morada Wilson Lombeida Elizabeth Chimbo Elías Gómez Adrián Matute Darwin Morocho Darwin Morocho Wilson Lombeida

Elaborado por: Nataly Padilla Nota. Fuente: Observación del archivo de facturas.

DISTRIBUIDORA SAN JOSÉ Elaborado por: NKPM

Área de inventario ventas Al 31 de diciembre del 2018

Documentación Física Comp. Retención Cant.

Firmas de autorización SI NO 001-001-2856 13 √ 60 √ 45 √ 001-001-2868 45 √ 002-020-2148 24 √ 003-001-0340 44 √ 190 √ 83 √ 41 √ 41 √ 50 √ 001-020-2365 11 √ 6 √ 10 √ 126 √ 20 √ 20 √ 001-020-2454 8 √

E.3.1 3/3

Fecha: 28/12/2018

Firma del cliente SI √ √ √ √

Observaciones

NO

√ √ √ √ √ √

Anulada No se encontró la retención

√ √ √ √ √ √ √ √

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado

Anulada