Evaluación al Sistema de Control Interno de los Servicios con mayor demanda del GAD PVM

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS SERVICIOS CON MAYOR DEMANDA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO, AÑO 2017.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno

Autores: STEFANY ELIZABETH ZAMBRANO COBEÑA ANDRÉS FABRICIO FIGUEROA FIGUEROA Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS SERVICIOS CON MAYOR DEMANDA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO, AÑO 2017.

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autores: STEFANY ELIZABETH ZAMBRANO COBEÑA ANDRÉS FABRICIO FIGUEROA FIGUEROA

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f._____________________

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADOR

f. _____________________

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR

f. _____________________

Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE E.C.A.C.

f. _____________________

Santo Domingo– Ecuador Agosto, 2018

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, STEFANY ELIZABETH ZAMBRANO COBEÑA portadora de la cédula de ciudadanía No. 230010386-4 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Stefany Elizabeth Zambrano Cobeña CI. 230010386-4

iv

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, ANDRÉS FABRICIO FIGUEROA FIGUEROA portador de la cédula de ciudadanía No. 172477101-7 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Andrés Fabricio Figueroa Figueroa CI. 172477101-7

v

AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por permitirme culminar esta importante etapa de mi vida profesional A mis padres por el esfuerzo y dedicación puestos en mí para ser mejor persona cada día, a mis hermanas por su cariño.

A mi compañero de tesis Andrés Figueroa por su esfuerzo y compromiso en cada una de las actividades llevadas a cabo para finalizar nuestra formación académica.

Stefany Zambrano

De antemano cabe el agradecimiento a Dios por darme una oportunidad de vida, y por todos los momentos que han hecho de mí, la persona que soy al día de hoy.

A mi familia, en especial a mi madre porque a lo largo de mi vida ha brindado su apoyo, confianza y amor incondicional, factores que contribuyeron a la superación de las adversidades presentes durante mi vida personal y académica.

Mi agradecimiento al Mg. Patricio Portero López, quien, a través de sus conocimientos y paciencia, guio nuestro accionar en cada etapa del proceso que derivó en la finalización de este trabajo.

Asumir con responsabilidad, paciencia y profesionalismo un trabajo por culminar; fueron características propias del Mg. Hernán Maldonado Pazmiño, por ello deseamos extenderle un merecido y sincero agradecimiento.

Además, expresar un afable agradecimiento a la Pontificia Universidad Católica Sede Santo Domingo y a sus docentes quienes impartieron los conocimientos necesarios para nuestra formación profesional.

Finalmente considero importante emitir un sincero agradecimiento a quienes han formado parte de mi vida y han contribuido de alguna forma en mi formación personal y académica.

Andrés Figueroa

vi

DEDICATORIA Este trabajo de titulación se lo dedico principalmente a Dios; guía fundamental de nuestras vidas, por permitirme culminar esta importante etapa.

A mi madre por darme la vida, cuidarme y ser ejemplo de perseverancia y fortaleza constante. A mi padre por sus consejos y sacrificio; para que mis hermanas y yo seamos cada día mejores personas. Ambos han luchado por brindarme un mejor futuro, con su amor incondicional a lo largo de mi vida, gracias por todo eso y mucho más.

A mis hermanas que constituyen un pilar fundamental en mi vida; pues deseo ser un buen ejemplo a seguir y principalmente ayudarlas a cumplir sus objetivos.

Por último y no por ello menos importante, a Andrés Figueroa quien me demostró su amistad sincera, compañía y cariño.

Stefany Zambrano

A mi madre Andrea Figueroa, por ser una guía excepcional y una persona admirable, este es el resultado de una ardua vida de esfuerzo.

A mi compañera de tesis, Stefany Zambrano, el resultado de este trabajo es nuestra recompensa, y constituirá el punto de partida hacia una vida de éxito.

Andrés Figueroa

vii

RESUMEN El presente trabajo de titulación, previo a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA de la PUCE SD, fue desarrollado en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado; con la finalidad de evaluar el sistema de control interno de ésta institución. Para ello, se identificaron, cuáles son los servicios de mayor demanda que se brindan a la ciudadanía; posteriormente, la aplicación de procedimientos de auditoría, permitió identificar las debilidades existentes. Para mejorar la comprensión de las variables estudiadas, se realizó el marco referencial como sustentación teórica del tema. A partir de ello, y mediante el establecimiento de la metodología; se justificó científicamente un enfoque cuantitativo y cualitativo, una investigación descriptiva, documental y de campo. En complemento, se obtuvo información por medio de la entrevista, encuestas y la revisión de documentos. Como resultado de la evaluación realizada; con los datos generados por el cuestionario de control interno modelo COSO I, basado en la normativa emitida por la Contraloría General del Estado y sus componentes, se estableció un nivel de riesgo y confianza medio. La conclusión de la etapa anterior permitió ejecutar las pruebas de recorrido de los procesos, con base en la muestra predeterminada. Para concluir el trabajo, se elaboró el informe de auditoría que recoge los hallazgos, conclusiones y recomendaciones; elaboradas por el equipo de trabajo, siendo la recomendación más relevante, la elaboración e implementación de un manual de procesos que guíe de manera correcta las actividades que se desarrollan en la institución.

Palabras clave: Auditoría, control interno, mejora, procesos, entidad pública.

viii

ABSTRACT The present degree work, prior to obtaining the degree in Accounting and Auditing CPA of the PUCE SD, was developed in the Municipal Autonomous Decentralized Government of the Canton Pedro Vicente Maldonado; with the purpose of evaluating the internal control system of this institution. To do this, they identified themselves, which are the services of greatest demand that are provided to the citizens; subsequently, the application of audit procedures allowed the identification of existing weaknesses. In order to improve the comprehension of the variables studied, the referential frame was made as theoretical support of the subject. From there, and through the establishment of the methodology; a quantitative and qualitative approach, a descriptive, documentary and field research was justified scientifically. In addition, information was obtained through interviews, surveys and document review. As a result of the evaluation carried out; with the data generated by the COSO I internal control questionnaire, based on the regulations issued by the General Contralory of the State and its components, a level of risk and average confidence was established. The conclusion of the previous stage allowed to execute the process tests of the processes, based on the predetermined sample. To conclude the work carried out, the audit report was prepared, which includes the findings, conclusions and recommendations; elaborated by the work team, being the most relevant recommendation, the elaboration and implementation of a process manual that guides in a correct way the activities that are developed in the institution.

Keywords: Audit, internal control, improvement, processes, public entity.

ix

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 2

2.1

Delimitación del problema de investigación .......................................................... 2

2.2

Formulación del problema de investigación ........................................................... 3

2.2.1

Sistematización del problema de investigación ...................................................... 3

2.3

Justificación de la Investigación ............................................................................ 4

2.4

Objetivos de la Investigación ................................................................................. 6

2.4.1

Objetivo General ................................................................................................... 6

2.4.2

Objetivos Específicos ............................................................................................ 6

3.

MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 7

3.1

Antecedentes ......................................................................................................... 7

3.2

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos .................................................... 8

3.2.1

Auditoría ............................................................................................................... 8

3.2.1.1

Concepto ............................................................................................................... 8

3.2.1.2

Tipos de auditoría .................................................................................................. 8

3.2.1.2.1 Auditoría Interna ................................................................................................... 8 3.2.1.2.2 Auditoría Externa .................................................................................................. 9 3.2.1.3

Objetivos de la auditoría ........................................................................................ 9

3.2.1.4

Fases de la auditoría ............................................................................................ 10

3.2.2

Control interno .................................................................................................... 11

3.2.2.1

Concepto ............................................................................................................. 11

3.2.2.2

Objetivos del control interno ............................................................................... 12

3.2.2.3

Clases de control interno ..................................................................................... 13

3.2.2.4

Modalidades de control interno ........................................................................... 14

3.2.2.5

Modelos de control interno .................................................................................. 15

3.2.2.6

Evaluación del control interno ............................................................................. 16

3.2.2.7

Herramientas para la evaluación del control interno ............................................. 17

3.2.2.8

Modelo de informe COSO I – Control interno - Marco integrado ........................ 18

3.2.2.9

Componentes de control interno según COSO I – CGE ....................................... 19

x 3.2.3

Riesgos en auditoría ............................................................................................ 21

3.2.4

Administración .................................................................................................... 22

3.2.4.1

Proceso administrativo ........................................................................................ 22

3.2.4.1.1 Planear ................................................................................................................ 22 3.2.4.1.2 Organizar ............................................................................................................ 22 3.2.4.1.3 Dirigir ................................................................................................................. 22 3.2.4.1.4 Controlar ............................................................................................................. 23 3.2.4.2

Ciclo de mejora continua de los procesos ............................................................ 23

3.2.4.2.1 Planear ................................................................................................................ 23 3.2.4.2.2 Ejecutar ............................................................................................................... 23 3.2.4.2.3 Evaluar ................................................................................................................ 23 3.2.4.2.4 Actuar ................................................................................................................. 24 3.2.4.3

Manuales ............................................................................................................. 24

3.2.4.3.1 Clasificación de manuales ................................................................................... 25 3.2.5

Procesos .............................................................................................................. 26

3.2.5.1

Tipos de Procesos................................................................................................ 26

3.2.6

Diagramas ........................................................................................................... 27

3.2.6.1

Ventajas del uso de diagramas ............................................................................. 27

3.2.7

Normativa Gubernamental vinculada a los procesos ............................................ 28

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................... 29

4.1

Enfoque Tipo de investigación ............................................................................ 29

4.1.1

Enfoque............................................................................................................... 29

4.1.2

Tipo de investigación .......................................................................................... 29

4.1.2.1

Descriptiva .......................................................................................................... 29

4.1.2.2

Documental ......................................................................................................... 30

4.1.2.3

De campo ............................................................................................................ 30

4.2

Población y muestra ............................................................................................ 30

4.3

Operacionalización de las variables ..................................................................... 32

4.4

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ...................................................... 33

4.4.1

Entrevista personal semi-estructurada .................................................................. 33

4.4.2

Encuesta .............................................................................................................. 33

xi 4.4.3

Revisión de documentos ...................................................................................... 33

4.5

Técnicas de análisis de datos ............................................................................... 34

4.5.1

Técnicas Cuantitativas ......................................................................................... 34

4.5.2

Técnicas Cualitativas ........................................................................................... 34

5.

RESULTADOS ................................................................................................... 35

5.1

Propuesta de intervención .................................................................................... 43

5.1.1

Realizar el levantamiento de información concerniente a los procesos de los

servicios de mayor demanda que brinda el GAD ................................................................. 43 5.1.1.1

Acercamiento a la entidad ................................................................................... 43

5.1.1.2

Proceso de evaluación de control interno ............................................................. 43

5.1.1.3

Fase 1: Planificación ........................................................................................... 44

5.1.1.3.1 Programa de planificación fase 1: Planificación ................................................... 44 5.1.2

Aplicar técnicas de evaluación del control interno a fin de establecer el nivel de

riesgo existente en la ejecución de los procesos ................................................................... 57 5.1.2.1

Establecer flujogramas de los procesos de los servicios de mayor demanda ......... 57

5.1.2.2

Fase 2: Ejecución ................................................................................................ 64

5.1.2.2.1 Programa de planificación fase 2: Ejecución del Trabajo ..................................... 64 5.1.2.2.2 Cuestionario de control interno (elaboración y aplicación)................................... 64 5.1.3

Verificar la información obtenida a través de procedimientos de auditoría ........... 72

5.1.3.1

Pruebas de recorrido ............................................................................................ 72

5.1.4

Establecer conclusiones y recomendaciones con base en la evaluación realizada . 81

5.1.4.1

Programa de planificación fase 3: Comunicación de Resultados .......................... 81

5.1.4.2

Fase 3: Informe ................................................................................................... 82

5.1.4.2.1 Elaborar un informe de control interno ................................................................ 82 6.

DISCUSIÓN ....................................................................................................... 85

7.

CONCLUSIONES .............................................................................................. 86

8.

RECOMENDACIONES ..................................................................................... 87

9.

REFERENCIAS .................................................................................................. 88

10.

GLOSARIO ........................................................................................................ 91

11.

ANEXOS ............................................................................................................ 93

xii

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Fases de la Auditoría ............................................................................................. 10 Tabla 2. Modalidades del control interno ............................................................................. 15 Tabla 3. Modelos de control interno .................................................................................... 16 Tabla 4. Herramientas para la evaluación del control interno ............................................... 18 Tabla 5. Modalidades del control interno ............................................................................. 20 Tabla 6. Riesgos en Auditoría ............................................................................................. 21 Tabla 7. Clasificación de Manuales ..................................................................................... 25 Tabla 8. Tipos de procesos .................................................................................................. 26 Tabla 9. Población............................................................................................................... 31 Tabla 10. Operacionalización de las variables ..................................................................... 32 Tabla 11. Cuadro resumen tabulación de encuestas ............................................................. 37 Tabla 12. Programa de planificación fase 1 ......................................................................... 45 Tabla 31. Programa de planificación fase 2 ......................................................................... 64 Tabla 42. Programa de planificación fase 3 ......................................................................... 81

xiii

ÍNDICE DE TABLAS: PAPELES DE TRABAJO Tabla 13. Papel de trabajo 1. Filosofía Institucional............................................................. 46 Tabla 14. Papel de trabajo 2. Marco legal ............................................................................ 47 Tabla 15. Papel de trabajo 3. Estructura Organizacional ...................................................... 48 Tabla 16. Papel de trabajo 4. Servicios con mayor demanda que brinda el GAD .................. 49 Tabla 17. Papel de trabajo 5. Proceso de recepción y despacho de documentación............... 50 Tabla 18. Papel de trabajo 6. Proceso de registro de recepción de propuestas culturales....... 51 Tabla 19. Papel de trabajo 7. Proceso de registro de inspección de predios para la instalación de granjas ............................................................................................................................ 52 Tabla 20. Papel de trabajo 8. Proceso de obtención de permiso de construcción .................. 53 Tabla 21. Papel de trabajo 9. Proceso de aprobación de planos ............................................ 54 Tabla 22. Papel de trabajo 10. Proceso de obtención del carnet de faenador ......................... 55 Tabla 23. Papel de trabajo 11. Proceso de obtención del certificado de no adeudar al GAD . 56 Tabla 24. Papel de trabajo 12. Flujograma proceso de recepción y despacho de documentación ........................................................................................................................................... 57 Tabla 25. Papel de trabajo 13. Flujograma proceso de recepción de propuestas culturales ... 58 Tabla 26. Papel de trabajo 14. Flujograma proceso de registro de inspección de predios para la instalación de granjas .......................................................................................................... 59 Tabla 27. Papel de trabajo 15. Flujograma proceso de obtención de permiso de construcción ........................................................................................................................................... 60 Tabla 28. Papel de trabajo 16. Flujograma proceso de aprobación de planos ........................ 61 Tabla 29. Papel de trabajo 17. Flujograma proceso obtención carnet del faenador ............... 62 Tabla 30. Papel de trabajo 18. Flujograma proceso para obtener el certificado de no adeudar al GAD Municipal .................................................................................................................. 63 Tabla 32. Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE .......... 65 Tabla 33. Papel de trabajo 20. Determinación del nivel de riesgo y confianza...................... 70 Tabla 34. Papel de trabajo 21. Determinación de la muestra ................................................ 71

xiv Tabla 35. Papel de trabajo 22. Prueba de recorrido: registro, recepción y despacho de documentación .................................................................................................................... 72 Tabla 36. Papel de trabajo 23. Prueba de recorrido: Recepción de propuestas culturales ...... 73 Tabla 37. Papel de trabajo 24. Prueba de recorrido: Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas ........................................................ 74 Tabla 38. Papel de trabajo 25. Prueba de recorrido proceso: Obtención de permiso de construcción ........................................................................................................................ 76 Tabla 39. Papel de trabajo 26. Prueba de recorrido: Aprobación de planos .......................... 77 Tabla 40. Papel de trabajo 27. Prueba de recorrido: Obtención de carnet de faenador .......... 78 Tabla 41. Papel de trabajo 28. Prueba de recorrido: Obtención de certificado de no adeudar al GAD ................................................................................................................................... 79

xv

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Carta de Acercamiento ......................................................................................... 93 Anexo 2. Carta de Impacto .................................................................................................. 94 Anexo 3. Formato Solicitud General - GADPVM................................................................ 95 Anexo 4. Fragmento Norma Técnica de diseño de reglamentos o estatutos orgánicos de gestión organizacional por procesos. ............................................................................................... 96 Anexo 5. Encuesta aplicada a los responsables de cada una de las Direcciones del GAD. .. 100

1

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación ha sido desarrollado con el fin de evaluar el sistema de control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado; para diseñar una propuesta que permita contribuir al mejoramiento de los procesos actuales de los servicios con mayor demanda de esta entidad; perteneciente al sector público del país, cuyo objetivo fundamental es impulsar el desarrollo territorial acorde a sus competencias.

Para la elaboración del presente trabajo de titulación; en lo que respecta al cuerpo del documento; como se detalla a continuación, consta de varias secciones: En primera instancia, dentro del planteamiento del problema se establece una delimitación por niveles desde lo general o macro hasta llegar a detalles específicos del tema; posteriormente mediante la justificación se explica la importancia de llevar a cabo este trabajo y luego se definen los objetivos que se desean alcanzar.

Consecuentemente, en la realización del marco referencial se procedió con la descripción de los antecedentes para identificar datos relevantes de la temática a ser investigada, contrastando esta información con estudios realizados anteriormente. De la misma manera, se efectuó la revisión de la literatura existente en las principales fuentes de información bibliográficas, para sustentar los conceptos e interpretaciones de las variables identificadas.

La metodología utilizada; permitió verificar la coherencia existente entre los objetivos del proyecto, el enfoque, tipo de investigación y técnicas de recolección de datos e incluso corroborar que los instrumentos de recogida de información contribuyan al cumplimiento de los objetivos propuestos.

Finalmente, a través de la evaluación al sistema de control interno realizada; se determinó el nivel de riesgo y confianza al que está sujeta la institución; según la información obtenida mediante el modelo COSO I. Así mismo, los resultados obtenidos fueron plasmados en el informe de auditoría; para posteriormente, establecer conclusiones y recomendaciones que coadyuven al mejoramiento de los servicios principales que brinda actualmente el GAD.

2

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Delimitación del problema de investigación Las evaluaciones al sistema de control interno tienen como finalidad conseguir un grado de seguridad, acerca del funcionamiento del sistema, en el sentido que los errores o irregularidades puedan ser descubiertos y tratados a tiempo, asegurando con ello la fiabilidad y confiabilidad de la información que el sistema de control interno provee.

El control interno y su utilidad para guiar las operaciones de una organización, paulatinamente, ha ido tomando importancia y se ha integrado en los procesos y en la cultura de las instituciones públicas de los principales países en desarrollo, toda vez que los funcionarios públicos, sin importar el nivel jerárquico que ocupen, deben reconocer su responsabilidad en cuanto a establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno en sus respectivos ámbitos, así como por implementar las medidas necesarias para garantizar razonablemente su efectivo funcionamiento. (Auditoría Superior de la Federación, 2015, pág. 7) Para las instituciones públicas el hecho particular de contar con un sistema adecuado de control interno tiene un alto grado de incidencia, pues el sistema debe estar diseñado de tal manera que permita fortalecer la capacidad para conducir las actividades de la institución hacia la consecución de los objetivos e impulse una oportuna prevención y administración de eventos contraproducentes a la consecución de los objetivos, en un ambiente de integridad institucional.

En México la Auditoría Superior de la Federación (ASF), es el órgano técnico especializado de la Cámara de Diputados, dotado de autonomía técnica y de gestión, encargado de fiscalizar el uso de los recursos públicos federales. Con fecha abril de 2015, se emite el modelo de evaluación de control interno en la Administración Pública Estatal, este documento propone una guía para la evaluación de los sistemas de control interno en entidades públicas, considerando la utilización del modelo de Informe COSO III (Marco integrado de control interno), con la finalidad de constatar la presencia de los elementos de control interno, detectar las áreas de oportunidad y emitir sugerencias que incidan en mejorar los sistemas de control.

En el ámbito Nacional, es importante mencionar la existencia de las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador (Contraloría General del Estado), estipula que constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación

3 de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.

Además,

establece

que

el

diseño,

establecimiento,

mantenimiento,

funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. (Contraloría General del Estado, 2014) La normativa a la que se hace mención en el párrafo anterior ofrece información detallada sobre el control interno, que rige a instituciones públicas de la República del Ecuador, y busca una homologación de criterios, es decir ofrece una guía para los auditores internos de las instituciones sobre el ámbito de aplicación de aspectos inherentes al control interno.

Partiendo de las premisas expuestas es importante situarse en el caso particular del objeto de estudio de esta investigación, el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado se determinó que el problema central de la entidad, consiste en un inadecuado sistema de control interno, situación que provoca incumplimiento de los objetivos institucionales, deficiente utilización de los recursos materiales e insatisfacción de los usuarios con los servicios que brinda el GAD, por tanto, el desarrollo de este trabajo estuvo enfocado a dar solución a la problemática identificada.

2.2. Formulación del problema de investigación ¿De qué manera se coadyuvaría al mejoramiento de los servicios de mayor demanda que brinda el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado?

2.2.1. Sistematización del problema de investigación 

¿Cómo establecer un diagnóstico del estado actual de los procesos vinculados a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?



¿Mediante qué técnicas se identificarán las debilidades de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?



¿Cómo se sustentarán los hallazgos encontrados en los procesos derivados de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?



¿De qué manera se plasmarán los resultados de la evaluación aplicada?

4

2.3. Justificación de la Investigación El presente trabajo está relacionado con el objetivo 7 del Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 “Toda una vida”, siendo éste, Incentivar una sociedad participativa, con un Estado cercano al servicio de la ciudadanía, alineándose con la política 7.8. Fortalecer las capacidades de los Gobiernos Autónomos Descentralizados para el cumplimiento de los objetivos nacionales, la gestión de sus competencias, la sostenibilidad financiera y la prestación de servicios públicos a su cargo, con énfasis en agua, saneamiento y seguridad; además guarda relación con dos metas en particular, estas son, aumentar de 6,6 a 8 el índice de percepción de calidad de los servicios públicos a 2021; aumentar el índice de percepción de atención y calidad en el servicio público al ciudadano a 2021 (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, 2017).

La aplicación de la gestión por procesos en una organización es importante pues constituye la clave del desempeño libre de errores además permite: comprender la configuración de los procesos, sus fortalezas y debilidades, determinar los procesos que necesitan ser rediseñados; establecer prioridades, iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar los objetivos preestablecidos; reducir la variabilidad innecesaria que aparece habitualmente cuando se producen o prestan determinados servicios y eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las acciones o actividades y al consumo inapropiado de recursos (Saltos, Muñoz & Rodríguez, 2016; Medina, Nogueira & Hernández, 2015).

Para el concreto caso del sector público ecuatoriano, es importante partir del marco legal, que ampara el desarrollo del presente trabajo, haciendo mención al artículo 238 de la Constitución de la República del Ecuador, que establece que los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política administrativa y financiera; en complemento se puede mencionar el artículo 338 del COOTAD: “Cada gobierno regional, provincial, metropolitano y municipal tendrá la estructura administrativa que requiera para el cumplimiento de sus fines y el ejercicio de sus competencias y funcionará de manera desconcentrada…” La misma norma en el inciso segundo establece, que, “Cada gobierno autónomo descentralizado elaborará normativa pertinente según las condiciones específicas, en el marco de la Constitución y la Ley” (Código Orgánico Organización Territorial, Autonomía Descentralización, 2010).

5 El Cantón Pedro Vicente Maldonado tiene alrededor de 25 años de existencia jurídica, tras la entrada en vigencia de la Constitución de 2008, se les da a los municipios la figura de Gobiernos autónomos descentralizados, como un nuevo modelo de administración pública en el Ecuador, esta situación implica que las municipalidades deben asumir ciertas competencias que permitan a los gobiernos locales tener un contacto cercano con los ciudadanos; sin embargo, esto trae consigo una serie de desafíos, porque para el caso particular del objeto de estudio de este trabajo que es el GAD Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, al ser una institución bastante joven, tiene situaciones administrativas que no han sido controladas o formalizadas tal y como lo exigen las normas y organismos del gobierno central.

De conformidad con lo expuesto en el párrafo anterior, los investigadores tras tener una conversación inicial con el representante administrativo del GAD municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado, deciden realizar una evaluación al sistema de control interno de esta institución, con base al primer acercamiento y de manera empírica se tienen indicios de la circunstancia que aqueja a esta institución, situación que deberá ser comprobada a través del desarrollo del proceso de evaluación.

Posterior a la aplicación del proceso de auditoría y tras la obtención de los resultados del informe, se espera realizar una propuesta que coadyuve al mejoramiento de los procesos actuales de los servicios con mayor demanda que brinda la institución; además resulta importante considerar que, a la par, el presente trabajo contribuirá en la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA, de los investigadores y constituirá un aporte académico para la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la PUCE-SD, como una fuente de consulta para futuros interesados.

6

2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1. Objetivo General Evaluar el sistema de control interno de los servicios con mayor demanda del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, año 2017.

2.4.2. Objetivos Específicos 

Realizar el levantamiento de información concerniente a los procesos de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD.



Aplicar técnicas de evaluación del control interno a fin de establecer el nivel de riesgo existente en la ejecución de los procesos.



Verificar la información obtenida a través de procedimientos de auditoría.



Establecer conclusiones y recomendaciones con base en la evaluación realizada.

7

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Antecedentes En la preparación de la temática del presente proyecto, se consideró importante hacer referencia a las bases utilizadas para la generación de ideas y la realización de comparaciones, las mismas que se detallan a continuación: “Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado parroquia San José de Alluriquín provincia Santo Domingo de los Tsáchilas” (Murillo & Ordoñez, 2016). En las conclusiones de este trabajo se evidencia que esta unidad administrativa no cuenta con herramientas y mecanismos de control interno y carece de políticas y procedimientos formales; a razón de ello, su propuesta es precisamente la elaboración de un manual que posea información relevante.

“Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la parroquia Puerto Limón en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas” (Solano &Vega, 2016). En el cual, mediante un informe de auditoría se emitieron las recomendaciones correspondientes y dando cumplimiento a una de ellas, se desarrolló la propuesta de un reglamento interno para el funcionamiento de la entidad.

“Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado parroquia Luz de América, provincia Santo Domingo de los Tsáchilas” (Bonilla & Quitio, 2016). Para mejorar el desempeño de la entidad se propuso un manual de control interno en el que se establecieron: políticas, normas y su relación con leyes y reglamentos.

“Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la parroquia Valle Hermoso de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas” (Herrera, 2016). En este trabajo, se desarrolló una guía de control interno según las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado y su correspondiente código de ética.

“Propuesta de un sistema de control interno para el mejoramiento de la gestión tributaria en el departamento de rentas del GAD Municipal del cantón Santo Domingo” (Gutiérrez & Pozo, 2016). La propuesta de esta disertación de grado, fueron manuales, matrices, políticas y procedimientos de control, que se ajusten a la realidad del Departamento de Rentas.

8

3.2. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.2.1. Auditoría 3.2.1.1. Concepto La auditoría es un análisis exhaustivo realizado a los procedimientos, cuentas e incluso al personal que labora dentro de la organización; por tanto, como lo menciona Montaño (2014), “es un proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel con que los resultados de tal actividad se adecúan a criterios o normas preestablecidas” (p. 7).

Actualmente realizar auditorías a las empresas se ha convertido en un punto de referencia para conocer la situación interna de la misma, debido a que: Es el examen integral sobre la estructura, las transacciones y el desempeño de una entidad económica, para contribuir a la oportuna prevención de riesgos, la productividad en la utilización de los recursos y el acatamiento permanente de los mecanismos de control implantados por la administración. (Sánchez, 2013, p. 2) Desde otra perspectiva, se considera a la auditoría como una revisión o verificación realizada en la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que se efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico funcional y económico-financiero. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 31)

3.2.1.2. Tipos de auditoría 3.2.1.2.1. Auditoría Interna Dentro de una organización es indispensable que se establezcan actividades de control para verificar si los procedimientos que se realizan dentro de la misma, están contribuyendo al logro de los objetivos propuestos. A razón de ello, nace la auditoría interna.

La auditoría interna es un órgano asesor al servicio de la dirección, independiente dentro de la organización, cuya misión es evaluar las distintas áreas o actividades funcionales de la empresa, para informar sobre su funcionamiento y promover, mediante recomendaciones, las mejoras oportunas para la protección del patrimonio y

9 la optimización de los recursos disponibles. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 48)

El departamento de auditoría interna no se considera parte integral de una organización, pues su función es determinar las actividades de evaluación y control que se aplicarán en los procesos normales de la empresa.

Auditoría interna es una función que coadyuva con la organización en el logro de sus objetivos; para ello se apoya en una metodología sistemática para analizar los procesos de negocio y las actividades y procedimientos relacionados con los grandes retos de la organización, que deriva en la recomendación de soluciones. (Santillana, 2013, p. 11)

Por tanto, se puede definir a la auditoría interna como una actividad de análisis, revisión y evaluación independiente, mediante la cual un profesional o equipo de profesionales pueden emitir recomendaciones a la dirección de la empresa para el mejoramiento continuo las actividades de toda la organización.

3.2.1.2.2. Auditoría Externa Cuando una empresa requiere un examen a sus operaciones habituales e incluso su contabilidad, solicita el asesoramiento externo de una empresa que se dedique a esta actividad en específico. Como lo mencionan Sánchez y Alvarado (2014), “la auditoría externa se lleva a cabo por un profesional independiente que mantiene una relación contractual exclusivamente relacionada con el encargo de la realización de la auditoría” (p. 37).

De lo mencionado anteriormente se puede definir a la auditoría externa como un servicio profesional prestado por profesionales calificados, que estén en capacidad de brindar una opinión y recomendaciones razonables del factor analizado. Para su realización existirá un acuerdo entre los directivos de la organización que son quienes contratan al mismo, y la empresa que ofrece este servicio.

3.2.1.3. Objetivos de la auditoría El proceso de auditoría independientemente del tipo de empresa en el que se lleve a cabo, tratará de cumplir una serie de objetivos fundamentales no solo para la evaluación de los procedimientos internos de la organización; sino también de aquellos relacionados con la contabilización y manejo de sus recursos financieros.

10  Descubrir fraudes e irregularidades, comprobando la existencia, o no, de diferencias en las anotaciones contables realizadas y los comprobantes originales.  Comprobar si existen sistemas adecuados de control y dirección del negocio y determinar las mejoras que puedan introducirse.  Comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes: contables, mercantiles y fiscales.  Comprobar la existencia y eficiencia del sistema empresarial de control interno y del gobierno corporativo.  Emitir una opinión razonable sobre los estados contables de la empresa auditada.

Para conseguir estos objetivos el auditor lleva a cabo una serie de actuaciones, en forma de procedimientos, que le permiten obtener pruebas que generen evidencias, en términos de certeza moral, que le posibilitan emitir dicha opinión. (Sánchez y Alvarado, 2014, pp. 56-57) 3.2.1.4. Fases de la auditoría La auditoría es la revisión de información disponible dentro de la organización; por tanto, para dar cumplimiento a la misma, necesariamente intervendrán una serie de pasos que se detallan a continuación basados en diferentes fuentes bibliográficas: Tabla 1.

Fases de la Auditoría Fases

Definición

Autor

Planificación

Consiste en la organización global del trabajo, de las actividades del auditor y de sus ayudantes; así mismo, el auditor determina la naturaleza, alcance y momento de su ejecución con el fin de identificar errores u omisiones.

(Sánchez y Alvarado, 2014, p. 253)

Ejecución

Obtener, evaluar y documentar evidencias para comprobar si las declaraciones de la gerencia implícitas en el saldo de las cuentas y en las revelaciones de los estados son razonables. Revisar la estrategia de auditoría según se requiera.

(Orta, Castrillo, Sánchez-Mejías & Sierra, 2012, p. 30).

Redacción del informe

Es quizás el de mayor importancia, dado que representa plasmar en un documento escrito las conclusiones alcanzadas y previamente comunicadas a la empresa.

(Pallerola & Monfort. 2013, p. 54).

Nota: Las definiciones presentadas corresponden a las fases que comprende un proceso estándar de auditoría. Adaptado de “Fundamentos teóricos de auditoría financiera” por Orta, Castrillo, Sánchez-Mejías & Sierra, 2012, p. 30. “Auditoría Enfoque Teórico-Práctico” por Pallerola & Monfort. 2013, p. 54. “Auditoría de estados financieros práctica moderna integral, (Segunda edición)” por Sánchez y Alvarado, 2014, p. 253.

11 En primera instancia, el personal que realizará la evaluación dentro de la empresa objeto de estudio, deberá conocer la información preliminar más relevante para definir la situación actual de la misma; consecuentemente realizará un programa de auditoría en el que establecerá las actividades a realizar y en qué tiempo se desarrollarán, luego en la fase de ejecución se identificarán y evaluarán las evidencias necesarias para finalmente cumplir con el objetivo central de este trabajo, la emisión de conclusiones o recomendaciones según la opinión del profesional responsable.

3.2.2. Control interno 3.2.2.1. Concepto Para comprender la importancia que tiene un adecuado control interno dentro de una entidad, es necesario partir desde una definición, que posterior a su análisis, permita emitir un criterio a manera de conclusión basado en la conceptualización que puedan darle los distintos autores realizando un contraste de sus puntos de vista.

Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia en las operaciones; confiabilidad en la información financiera; cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla, 2012, p.14) El control interno se refiere a la comprobación, inspección, monitoreo, etc., de los procesos de una empresa, que le permitan desarrollar una habilidad para adquirir un nivel competitivo y sólido, garantizando el fácil acceso y rápida actuación frente al crecimiento del ambiente de negocios. (Carvajal y Escobar, 2012, p. 47) El Acuerdo 039 de la Contraloría General del Estado (2009) establece que: El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.

Está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la

12 confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. (p. 8)

Los autores de los cuales se han tomado las conceptualizaciones coinciden en la idea de que el control interno constituye un proceso que incluye ciertos componentes ligados al mejoramiento de las actividades que se ejecutan dentro de la empresa, factores que permitan a la organización hacer frente a los desafíos de la sociedad contemporánea.

3.2.2.2. Objetivos del control interno En referencia a los objetivos del control interno es importante mencionar que el establecimiento de los mismos, otorga un direccionamiento al control interno, al definir cuál es el propósito de su elaboración e implantación dentro de las diferentes organizaciones; y de qué manera coadyuvará a la consecución de los objetivos institucionales.

Estupiñán, (2012), argumenta que los objetivos del control interno son los siguientes: “Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados” (p. 19).

Los autores (Orta, Castrillo, Sanchez-Mejías & Sierra, 2012, pp.139 -141), presentan un sentido ampliado acerca de los objetivos que persigue el control interno, los detallan de la siguiente forma: Objetivos generales Autorizaciones apropiadas. Las autorizaciones concedidas para el ejercicio de una actividad deben estar acorde a los criterios establecidos por la entidad.

Clasificación contable apropiada. Las transacciones deben clasificarse de forma que permitan la preparación de los estados financieros de conformidad con los principios y criterios de contabilidad generalmente aceptados y con los planes de la gerencia.

Verificación y evaluación. El contenido de los informes y de las bases de datos debe ser verificado y evaluado periódicamente, ya que es la salida del sistema y debe representar con exactitud el fundamento de la actividad económica.

Salvaguardia física. El acceso a los activos de la entidad debe permitirse únicamente

13 de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Objetivo operativo del control interno Proceso de las transacciones. El proceso que sufren las transacciones en un sistema empresarial debe realizarse de forma fidedigna desde el inicio hasta la emisión de la información.

Reconocimiento de los hechos económicos. Los hechos económicos que afectan a la empresa deben ser sometidos para su aceptación en el momento que suceden.

Aceptación de las transacciones. Los hechos económicos que se ajusten a los criterios de la gerencia, deben convertirse en transacciones y aceptarse para su proceso en tiempo oportuno.

Integridad del procesamiento. Las transacciones aceptadas deben procesarse con exactitud, de acuerdo con las políticas de la gerencia, y en tiempo oportuno.

Integridad de los informes. Los resultados de cada proceso deben informarse con exactitud.

Integridad de las bases de datos. Los elementos de las bases de datos deben reflejar con exactitud los resultados del procesamiento.

Integridad de los enlaces. Los hechos que afecten a más de un sistema deben producir transacciones que se reflejen por cada sistema en el sistema contable.

En definitiva y tras el análisis de la propuesta de los autores, los objetivos del control interno van ligados otorgar un aseguramiento acerca de los componentes que lo integran, y de qué manera estos generan un grado de incidencia para contribuir a la consecución de los objetivos que la entidad se ha planteado previamente.

3.2.2.3. Clases de control interno El control interno según el autor que se referencie puede adoptar distintas clases, para el desarrollo de este trabajo en particular se ha tomado el argumento de Sánchez & Alvarado (2014), quienes afirman que el control interno es de tres clases, control interno contable, control interno administrativo y control interno mixto. A continuación, se detalla el concepto de cada uno de ellos.

14 Control interno contable Abarca la preparación de los estados contables financieros, la existencia de principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registro, informatizado o no, y el cumplimiento de lo dispuesto por las normas que se refieren a los mismos en la legislación vigente. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 279)

Control interno administrativo Se refiere al plan de organización de las actividades de la compañía, organigramas, líneas de responsabilidad, sistemas de autorización de las operaciones, planes de trabajo, métodos encaminados a promover la eficiencia en las operaciones, estímulos de adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia. (Sánchez y Alvarado, 2014, p.

280)

Control interno mixto Se refieren al conjunto de controles y medidas encaminados a conseguir la protección de los activos de la compañía. Abarcan medidas de carácter administrativo, como la segregación de funciones, o de carácter contable, como la realización de presupuestos, de inventarios o el establecimiento de sistemas de control de costes. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 280)

Conforme al argumento expuesto por los autores el control interno adopta tres clases según su ámbito de aplicación dentro de la entidad, se habla de un control interno contable, control interno administrativo y un control interno mixto, el último hace referencia a una combinación de los dos primeros tipos de control que abarca medidas administrativas y contables ofreciendo una visión que abarca un sentido más amplio del control interno que se debe ejercer dentro de la entidad.

3.2.2.4. Modalidades de control interno El sistema de control interno forma parte esencial dentro del desarrollo de las actividades propias de una entidad, existen modalidades del control interno, y expone básicamente dos tipos: los preventivos y los verificativos, ambos contribuyen en gran medida a la consecución de un modelo de operación óptimo que permita aprovechar al máximo los recursos empresariales.

15 Tabla 2.

Modalidades del control interno Controles internos preventivos: Actúan antes de producirse los hechos a controlar, intentando anticiparse a posibles errores y problemas antes que surjan.

Organización funcional y administrativa

Control interno activo o dinámico: intervienen y forman parte de la propia actividad de la entidad y afectan a la organización funcional y administrativa, mediante procedimientos que regulan el sistema de relaciones de la entidad.

Control interno pasivo o estático: Comprende los sistemas físicos que sirven para la seguridad define los medios técnicos que pueden ser aplicados a los procesos.

Procedimientos del sistema de relaciones:  Sistema jerárquico: funciones, competencias, responsabilidades  Relaciones operativas Procedimientos del sistema informativo:  Documentación  Registro e informes

Sistemas físicos que sirven para la seguridad activa

Medios técnicos aplicados a los procesos:  Aparatos de pesar y medir  Cajas registradoras  Equipos de procesamiento de datos

Sistemas físicos y personales

 Cajas de caudales y sistemas de cierre  Alarmas  Instalaciones contra incendios  Servicios de vigilancia

Sistemas contractuales de cobertura

Pólizas de seguros

Controles internos verificativos: Su misión es comprobar si los hechos que ya se han producido se acomodan a lo que se esperaba de ellos, o si existe diferencias producidas por errores entre lo realizado y lo planificado.

Control interno remanente: Consiste en una organización institucionalizada dentro de la entidad cuyo cometido es implantar y ejercer el control interno.

Organización institucionalizada de la supervisión

Control interno esporádico: Se pueden dar en cualquier momento en el tiempo no obedecen a un cronograma.

Funciones de la supervisión inherentes a los cargos directivos

 Controllers  Auditoría interna

Nota: Los conceptos presentados corresponden a las modalidades del control interno. Adaptado de “Auditoría de cuentas anuales (1) (Cuarta edición)” por Larriba, A., 2015, pp. 326 – 327.

3.2.2.5. Modelos de control interno Desde hace varios años, a consecuencia de los numerosos problemas detectados en las entidades, como corrupción y fraudes, que han involucrado a muchas empresas, se ha fortalecido e implementado el control interno en diferentes naciones, ya que se han percatado

16 que este no es un tema reservado únicamente para profesionales en contabilidad, sino que es una responsabilidad de los miembros de los distintos niveles jerárquicos de las organizaciones.

Tabla 3.

Modelos de control interno Modelos

Concepto

Modelo de control interno COSO I IC

Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

Basado en los siguientes elementos: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, monitoreo.

Modelo de control Cadbury

Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury, adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financiero y otros.

Modelo de control interno COCO

Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el informe COSO. Basándose en estos principios: propósito, compromiso, aptitud, acción, evaluación y aprendizaje.

Modelo de control COBIT

Se define como Objetivos de control para tecnologías de información y relacionadas.

Surge en 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de información.

Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos.

Modelo de control TURNBULL

Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno.

Modelo de autoevaluación de controles AEC

Se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno. Su proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función. Es conocido como autoevaluación del control interno.

Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC

El informe SAC ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática. Define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos, y define el papel del auditor interno.

Modelo de control KING

Desarrollado en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (Reporte King I), en 2002 (Reporte King II), y el último modelo, en 2009 (Reporte King III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

Modelo de control KONTRAG

Surge en Alemania en 1998 como consecuencia de la Ley de control y transparencia en los negocios, su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Modelo de control interno COSO II ERM

Es una nueva versión del modelo COSO I, surge en el año 2004 e incluye una ampliación del informe original, dotando así al control interno de un mayor enfoque hacia la administración de riesgos. Sus componentes son: ambiente interno, establecimiento de objetivos, identificación de eventos, evaluación de riesgos, respuesta al riesgo, actividades de control, información y comunicación, monitoreo.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a varios modelos de control interno. Adaptado de “Auditoría administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera edición)” por Franklin, B. (2014), pp. 13 – 15.

3.2.2.6. Evaluación del control interno Una vez expuesta de forma preliminar la incidencia de un adecuado control interno, en las empresas, es importante mencionar, que las evaluaciones a estos controles, constituyen

17 también una importante herramienta para mejorar la eficiencia en la organización. Por ello, según Larriba (2015), quien sostiene lo siguiente acerca de la evaluación al control interno: La verificación o comprobación del funcionamiento del sistema de forma directa el auditor le es imprescindible, no debe limitarse únicamente a obtener una descripción del mismo sino más bien verificar su funcionamiento en la práctica. El auditor tiene la responsabilidad de indagar acerca de la efectividad del funcionamiento del control interno, mediante programas establecidos para:  Analizar los tipos de errores o irregularidades que puedan ocurrir  Identificar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores e irregularidades.  Determinar si los procedimientos de control interno que están establecidos se han seguido satisfactoriamente.  Evaluar toda deficiencia, error o irregularidad que no contemplen los procedimientos existentes y determinar la naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar.  Tomar nota para las sugerencias que se deberán hacer al cliente al comunicarle las debilidades significativas de su control interno. (p. 346)

Las evaluaciones al sistema de control interno, permitirán verificar las debilidades y fortalezas propias del sistema, factores que permitirán comprobar la eficacia que tiene el control interno y si en realidad este responde a las necesidades particulares de la empresa. La verificación de la eficacia coadyuvará a que se tomen las medidas preventivas o correctivas para modificar el control interno de manera que este se alinee con los objetivos organizacionales.

3.2.2.7. Herramientas para la evaluación del control interno La verificación o comprobación del funcionamiento del sistema de control interno de forma directa le es imprescindible al auditor, no debe limitarse únicamente a obtener una descripción del mismo sino más bien verificar su funcionamiento en la práctica. El auditor tiene la responsabilidad de aplicar evaluaciones al sistema de control a fin de verificar su eficacia.

18 Tabla 4.

Herramientas para la evaluación del control interno Herramientas

Concepto

Memorandos

Son descripciones narrativas de los procedimientos empleados en las diversas áreas de la empresa, que se reflejan en un documento escrito por el auditor. Por ser de difícil aplicación en grandes empresas con complejos sistemas administrativos, solo suelen utilizarse como complemento a otras técnicas.

Flujogramas

Son diseños gráficos utilizados para mostrar de forma esquemática la organización y el sistema administrativo. Constituyen un método para describir gráficamente los principales procedimientos de control interno, el recorrido de las transacciones o de los documentos, los esquemas de decisiones y de riesgos.

Se puede obtener evidencia de auditoría relevante mediante una combinación de indagaciones y otros procedimientos de valoración del riesgo, tales como la corroboración de la información resultante Indagaciones ante la dirección y otras de indagaciones mediante la observación o la inspección de documentos. Por ejemplo, a través de las indagaciones ante la personas dirección y empleados, el auditor puede obtener conocimiento del modo en que la dirección comunica su opinión a sus empleados sobre las prácticas empresariales y el comportamiento ético

Cuestionarios de control interno

Las indagaciones pueden realizarse mediante cuestionarios o test de evaluación del control interno, que normalmente son bastante extensos. En dichos cuestionarios, divididos por áreas que abarcan toda la actividad de la entidad, se inquiere de forma precisa el funcionamiento de la misma, y tienen una gran importancia, cuando el primer lugar dentro de las técnicas de evaluación de control interno, ya que presentan varias ventajas: tienen forma escrita, no es necesaria mucha preparación técnica del personal que las realiza, los resultados son rápidos, entre otras.

Observación e inspección

La observación y la inspección pueden dar soporte a las indagaciones ante la dirección y ante otras personas, y pueden, asimismo, proporcionar información acerca de la entidad y de su entorno. Estos procedimientos incluyen la revisión de las operaciones de la entidad, documentos registros y manuales de control interno, informes preparados por la dirección y por los responsables del gobierno de la entidad.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a distintas herramientas para la evaluación del control interno. Adaptado de “Auditoría de cuentas anuales (1) (Cuarta edición) por Larriba, A., 2015, pp. 351 – 357.

Las distintas técnicas que se utilizan para las evaluaciones al control interno, otorgan ciertos beneficios de manera particular, sin embargo, es necesario tener en consideración que una combinación de estas herramientas otorgará un grado mayor de confiabilidad del trabajo que se esté desarrollando, no debe limitarse únicamente a la utilización de una o dos de ellas, más bien considerar que sobre la marcha las situaciones que puedan presentarse, harán necesario la utilización de varias de estas herramientas.

3.2.2.8. Modelo de informe COSO I – Control interno - Marco integrado Para el desarrollo de este trabajo se utilizarán conceptos de las Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho

19 privado que dispongan de recursos públicos. Dicha normativa constituye una adaptación del modelo de control interno COSO I, para ser utilizada en el caso de la administración pública ecuatoriana, y pone en manifiesto que el control interno es: El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. (Contraloría General de Estado, 2009, p. 3)

En definitiva, la normativa establece que el control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas que dispongan de recursos públicos y tendrán como finalidad crear las condiciones para ejercer el control, los conceptos presentados con anterioridad forman parte de esta normativa y sirve de base para regular el accionar de las instituciones públicas, y las que sean aplicadas por la contraloría, en materia de control interno, hasta la actualidad rige este modelo y las evaluaciones que se apliquen deberán corresponder a los lineamientos que dicta dicha normativa.

3.2.2.9. Componentes de control interno según COSO I – CGE Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional.

Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.

20 Tabla 5.

Modalidades del control interno Componente

Ambiente de control

Definición El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.

Evaluación del riesgo

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información.

Actividades de control

Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.

Información y comunicación

El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.

La comunicación es la transmisión de información facilitando que los servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.

21

Tabla 5.

Modalidades del control interno

(Continuación)

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

Seguimiento

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede efectuarse mediante la combinación de las dos modalidades.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a los componentes del control interno según COSO II. Adaptado de “Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos interno y fraudes” por Contraloría General del Estado, 2009, pp. 4 – 78.

3.2.3. Riesgos en auditoría En la legislación ecuatoriana la normativa que rige a las instituciones públicas son las normas ecuatorianas de auditoria gubernamental en ellas entre otros aspectos se hace referencia a la evaluación de riesgo, y estipula claramente que “El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará su criterio profesional y los métodos para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo.” (Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, 2002, p.23). En la figura 6 se presentan los conceptos acerca de los riesgos existentes en auditoría, establecidos por la CGE en las NEAG. Tabla 6.

Riesgos en Auditoría Es la posibilidad de que la información o actividad sujeta a examen contenga errores o Riesgo de irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecución. auditoría Riesgo inherente Riesgo de control Riesgo de detección

Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la gestión administrativa y financiera, antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relación directa con el contexto global de una institución e incluso puede afectar a su desenvolvimiento.

Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afecta a la entidad como un todo, incide de manera directa en los componentes.

Se origina al aplicar procedimientos que no son suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es decir que no detecten una representación errónea que pudiera ser importante.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a los riesgos presentes en auditoría según las NEAG. Adaptado de “Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental” por Contraloría General del Estado, 2002, pp. 23 – 24.

22 Dentro del proceso de auditoría existen riesgos que se deben contemplar, pues la existencia de estos, condiciona el proceso y pueden desencadenar en limitantes, para el auditor y como consecuencia la opinión que vaya a emitir en el informe tendrá que contemplar las novedades que provinieron a raíz de los riesgos contemplados dentro del proceso de auditoría.

3.2.4. Administración “La administración es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia, productividad y competitividad en el logro de sus objetivos” (Múnch, 2012, p. 12). Por acto administrativo se entiende todo comportamiento humano orientado hacia la organización y coordinación de actividades de trabajo, con la finalidad de lograr el bienestar y el progreso de las sociedades.

3.2.4.1. Proceso administrativo 3.2.4.1.1. Planear “Visualizar el futuro y trazar el programa de acción” (Castrillón, 2014). Consiste en definir hacia donde la empresa quiere dirigirse en el futuro, a través del establecimiento de una serie de objetivos y las estrategias definidas para poder llevar a cabo su ejecución en el plazo establecido.

3.2.4.1.2. Organizar Consiste en definir la estructura de la organización y delegar los recursos materiales y sociales para realizar las tareas encomendadas efectivamente. (Castrillón, 2014) para el desarrollo de este paso, se necesita establecer de manera clara y concisa la metodología de trabajo, a fin de maximizar el beneficio con la misma utilización de capital.

3.2.4.1.3. Dirigir Consiste en guiar al personal de la empresa y orientar en la dirección deseada según como se pretenda alcanzar los objetivos propuestos. (Castrillón, 2014) La dirección no solo implica supervisar al personal, es necesario un alto nivel de involucramiento por parte de todos los miembros de la organización.

23 3.2.4.1.4. Controlar Verificar que todo suceda de acuerdo con lo que se estableció, y obtener información para retroalimentar y corregir errores.

3.2.4.2. Ciclo de mejora continua de los procesos La mejora continua del proceso se basa en la evaluación continua, a través de la aplicación del Ciclo de Deming (Plan, Do, Check, Act), de todos los aspectos que conforman el mismo: su diseño, ejecución, las medidas de control y su ajuste.

3.2.4.2.1. Planear Es necesario establecer un plan de mejora para introducir los cambios necesarios en el proceso previamente diseñado. Este plan debe contemplar todos los aspectos que permitan conducir el proceso hacia la excelencia.

3.2.4.2.2. Ejecutar Consiste en “hacer mejor las cosas”, asegurando que se miden los resultados en cada paso, desde la entrada hasta el final del proceso (la cantidad y la entrega de servicios, la calidad de los mismos, etc.). Así, hay que medir el tiempo de realización de las tareas previstas y el lugar más idóneo donde éstas se ejecutan, es decir, se debe valorar la eficiencia del proceso y su efectividad.

3.2.4.2.3. Evaluar Se trata de buscar continuamente las causas de los errores y desviaciones en los resultados, interrelacionando los flujos de salida del proceso con las expectativas previas de los usuarios, ya que la gestión de procesos, si bien consiste en mejorar las cosas que ya se vienen haciendo, pone especial énfasis en el “para quién” se hacen y en el “cómo” se deben hacer.

Para la evaluación de los procesos se pueden plantear múltiples herramientas y mecanismos de actuación, de entre los cuales se aconseja utilizar:  Repetición del Ciclo de Mejora.  Realización de Auditorías de Calidad.  Aplicación de Técnicas de Benchmarking

24 3.2.4.2.4. Actuar Esta fase del ciclo consiste en intervenir en el proceso para solucionar los problemas de calidad, analizando las intervenciones factibles dentro del ámbito concreto de aplicación, y buscando el consenso entre los profesionales que lo lleven a cabo. Para ello, es necesario apoyarse en las fuerzas a favor y gestionar adecuadamente las posibles resistencias a las soluciones previstas. Esto se puede lograr, por ejemplo, mediante la construcción de una matriz DAFO, en la que se visualicen tanto los factores externos al proceso (oportunidades y amenazas) como los internos (debilidades y fortalezas), cuyo conocimiento ayudará a diseñar la estrategia de intervención.

La forma más operativa para actuar en el abordaje de la mejora de los procesos, y uno de los puntos clave en la gestión de calidad de los mismos, es la constitución de grupos de mejora, implicando a las personas que los desarrollan y que, por tanto, los conocen bien.

3.2.4.3. Manuales Los manuales son herramientas administrativas que permiten transmitir y sintetizar información de la empresa, interna y externamente; la misma que puede estar relacionada a políticas, normas, procesos, procedimientos e incluso las funciones del personal que labora dentro de esta. Según Franklin (2014), los manuales “son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas” (p. 194).

Algunos ejemplos de la información que pueden contener estos documentos son “…los responsables, las tareas, las actividades, los procesos, los pasos y las acciones necesarios para hacer algo en una organización y cumplir sus objetivos” (Montes, Montilla & Mejía, 2014, p.

142). Razón por la cual, es importante dentro de la misma; pues permite observar de manera global las áreas o departamentos de la empresa y contribuye a los procesos de control y evaluación.

25 3.2.4.3.1. Clasificación de manuales Tabla 7.

Clasificación de Manuales Micro administrativo: Manuales que corresponden a una sola organización, que se refiere a ella de modo general.

Macro administrativo: Documentos que contienen información de más Por su naturaleza o área de una organización. de aplicación Meso administrativo: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

De organización: Contienen información detallada de los antecedentes, estructura orgánica, legislación, misión y funciones organizacionales.

De procesos: Documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones, para realizar una función, actividad o tarea específica.

Por su contenido

De políticas: Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones.

De puestos: Precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de la organización.

De producción: Elemento de soporte para dirigir y coordinar todas las fases de los procesos productivos.

De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización.

General: Contienen información general de una organización; naturaleza, sector, tipo de personal, etc.

Por su ámbito

Específicos: Concentran información de un área o unidad.

Enfoque: Concentran información detallada del contenido de la organización, procedimientos y sistemas de gestión.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a la clasificación de los manuales. Adaptado de “Organización de empresas” por Franklin, B., 2014, p. 196.

Existen varios tipos de manuales; los cuales pueden ser clasificados desde tres perspectivas: según su naturaleza o área de aplicación los cuáles pueden ser macro, meso y micro administrativos. Según su contenido pueden ser de procesos si su finalidad es detallar un conjunto de actividades, de puestos al reflejar una estructura jerárquica o de producción mediante una secuencia de pasos para la transformación de la materia prima. De la misma manera, según su ámbito puede representar información general de una empresa, información específica de un área o departamento y de enfoque. Cabe recalcar que su diseño y aplicación dependerá de las necesidades de la organización.

26 3.2.5. Procesos “Conjunto de actividades relacionadas entre sí, que integran la participación coordinada de las diferentes unidades responsables de la estructura orgánica, y que convierte insumos en productos y servicios pertinentes en su calidad y oportunidad para el éxito del proceso” (Montes, Montilla & Mejía, 2014, p. 132). Es por ello, que un proceso puede definirse como una secuencia ordenada de pasos cuya finalidad es la producción o transformación de un bien o servicio; o simplemente el cumplimiento de un objetivo específico que obviamente se verá reflejado en un resultado favorable.

3.2.5.1. Tipos de Procesos Tabla 8.

Tipos de procesos Tipo de proceso

Definición

Procesos estratégicos

“Son los que buscan el establecimiento de objetivos, estrategias, metas y políticas de la organización; proveen los medios de comunicación, recursos, dirección y el control”.

Procesos misionales

“Proporcionan el resultado previsto por la organización en el cumplimiento de su objeto social, se identifican a partir de las actividades que desarrolla la organización y sus funciones”.

Procesos de apoyo

“Contribuyen con la administración de la organización a la provisión de los recursos necesarios en todos los procesos mediante actividades cuyos resultados o productos no llegan directamente al cliente externo, pero son indispensables como soporte de la organización”.

Nota: Los conceptos presentados corresponden a los tipos de procesos. Adaptado de “Control y evaluación de la gestión organizacional” por Montes, C., Montilla, O. & Mejía, E., 2014, p. 132.

Los procesos se clasifican en tres niveles claves dentro de una empresa entre ellos están: procesos estratégicos considerados de alto mando; pues en estos se toman las decisiones más importantes tales como, políticas que se utilizarán, objetivos a alcanzar, tipo de dirección y control en los mismos; procesos misionales definidos como las actividades y funciones que se realizan en la organización y los procesos de apoyo, indispensables para el normal funcionamiento de la empresa, ya que estos contribuyen directamente con la administración mediante la provisión de recursos necesarios.

27 3.2.6. Diagramas Para conocer de manera integral un proceso se pueden utilizar figuras que hagan más fácil la comprensión de cada uno de los pasos realizados e incluso que este sea más llamativo para los usuarios del mismo; por ello es importante, mencionar un concepto teórico de este instrumento de recolección de información, ya que “diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas” (Franklin, 2014, p. 234).

3.2.6.1. Ventajas del uso de diagramas Los diagramas presentan varios beneficios a la organización cuando se utilizan como herramienta de control y guía de actividades según Pérez (2012) las ventajas que presenta son las siguientes:  Facilitan la comprensión de los procesos y proporcionan un impacto visual del mismo de forma global.  El uso de una metodología proporciona disciplina a quien la utiliza; en este sentido los diagramas, realizados con cierto nivel de detalle, pueden ayudar a realizar un análisis más profundo y riguroso del proceso, identificando áreas de posibles mejoras.  Facilitan la formalización y sistematización de los procesos: -

Los diagramas incluyen las actividades más relevantes del proceso.

-

Definen una secuencia precisa.

-

Ayudan a establecer puntos de control.

-

Delimitan los límites de responsabilidad.

 Al definir con precisión la secuencia de actividades, evitan equivocaciones, malos entendidos y falsas interpretaciones, haciendo más predecible el resultado obtenido (producto).  Ayudan a definir un adecuado sistema de información que permita llevar a cabo las actividades.

28 3.2.7. Normativa Gubernamental vinculada a los procesos La normativa Gubernamental que engloba a los manuales de procesos se encuentra en el capítulo IV, de la resolución 046 de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público (SENRES), documento publicado en el año 2006, y contiene entre otros aspectos la información relevante a tener en cuenta, para desarrollar manuales de procesos dentro de las instituciones públicas.

Según la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público (SENRES, 2006) El Manual de Procesos es el documento que contiene políticas, métodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e interrelacionamientos de las unidades y procesos de la institución, en función del cliente.

Tiene como objetivo fortalecer la gestión de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgánica, fundamentando la gestión institucional en hechos documentados, con las derivaciones que se generen y que facilite la operatividad y establecimiento de estándares de medición y control de la gestión organizacional y la satisfacción de los clientes usuarios.

De manera introductoria se ha mencionado estos aspectos básicos, sin embargo, la información puede ser ampliada al dirigirse al Anexo 4, donde se encuentra el fragmento completo, específicamente los temas en los cuales se hace referencia al manual de procesos y la manera adecuado de adaptarlo a las necesidades propias de las instituciones públicas.

29

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1. Enfoque Tipo de investigación En el proceso de realización del presente trabajo de grado, se utilizaron varios métodos y técnicas de investigación los cuales permitieron obtener información sobre los procesos, actividades y funciones que se llevan a cabo en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado; con la finalidad de identificar las herramientas necesarias para resolver la problemática existente.

4.1.1. Enfoque Enfoque cuantitativo: “Se fundamenta en la construcción y medición de dimensiones, indicadores e índices de variables, y los datos deben responder a estos factores, por lo cual tendrán validez si son verificables, es decir, que deben ser observados y constatados” (Tamayo, 2014, pp. 46 – 47).

Enfoque cualitativo: “Por su estructura metodológica y su fundamentación epistemológica pude ser de orden explicativo, por lo cual tiende a la elaboración de técnicas para recoger los datos utilizando información cualitativa, descriptiva y no cuantificada” (Tamayo, 2014, p. 47).

Para la elaboración del presente trabajo se utilizó un enfoque mixto, que permite emplear procedimientos propios del enfoque cuantitativo y cualitativo; pues, se aplicaron técnicas cualitativas en la recolección de información; tales como, entrevistas personales semi estructuradas, observación directa de los procesos realizados y encuestas aplicadas a funcionarios de la institución. Estos datos fueron medidos numéricamente mediante una tabulación de resultados como técnica cuantitativa; para posteriormente ser analizados.

4.1.2. Tipo de investigación 4.1.2.1. Descriptiva “Investigación descriptiva, según se mencionó trabaja sobre realidades de hecho y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta. Esta puede incluir los siguientes tipos de estudios: encuestas, casos exploratorios, causales de desarrollo, predictivos, de conjuntos, de correlación” (Lara, 2014, p 104).

30 Para llevar a cabo oportunamente el presente trabajo, se utilizará la investigación descriptiva con el objetivo de conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes de las actividades, objetos, procesos y personas que intervienen en el desarrollo de cada uno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD; a través de la descripción idónea de su comportamiento.

4.1.2.2. Documental “Consiste en un análisis de información escrita sobre un determinado tema, con el propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o estado actual del conocimiento respecto al tema objeto de estudio. Pueden ser de libros, revistas, periódicos, registros, constituciones, etc” (Lara, 2014, p 105).

En este tipo de investigación se fundamentaron el análisis, interpretación y profundidad de los hallazgos o fenómenos encontrados. Pues, mediante la utilización de documentos tanto internos, como aquellas normas y leyes que rigen el funcionamiento del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado, se logró evaluar las actividades de control interno que se realizaban y proponer recomendaciones y sugerencias que permitan el mejoramiento de los procesos internos de la entidad.

4.1.2.3. De campo “Investigación de campo o investigación directa, es la que se efectúa en el lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos objeto de estudio” (Lara, 2014, p 105).

Mediante un acercamiento directo de los investigadores al objeto de estudio, en este caso el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado; se observó los hechos y acontecimientos del lugar. Considerando importante información sobre qué departamento realizaba sus procesos de manera eficiente, a cargo de qué funcionario estaban determinadas actividades e incluso si se establecieron políticas y procedimientos de control interno y se cumplen.

4.2. Población y muestra Población “es el conjunto de todos los individuos al que se refiere el objetivo de nuestro estudio y al que nos gustaría extrapolar los resultados obtenidos de la investigación” (Icart, Pulpón, Garrido y Delgado, 2012, p. 108).

31 La población de esta investigación la constituyen los jefes departamentales de cada una de las unidades del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Pedro Vicente Maldonado y se relacionan directamente con los servicios de mayor demanda; siendo esta una población finita no se aplicará ningún cálculo para determinar la muestra. A continuación, se presenta un cuadro resumen para identificar la población en estudio: Tabla 9.

Población ÁREA

JEFE

Dirección Administrativa

1

Dirección Financiera

1

Dirección de Talento Humano

1

Dirección de Secretaría General

1

Dirección de Planificación y Ordenamiento Territorial

1

Dirección de Responsabilidad Social, Cultura y Comunicación

1

Dirección de Obras Públicas

1

Dirección de Desarrollo Sustentable

1

Dirección de Sindicaturas

1 Total

Nota: Población en estudio, servirá como base para la aplicación de encuestas.

9

4.3. Operacionalización de las variables Tabla 10.

Operacionalización de las variables

Variables

Definición conceptual

Dimensión/es operacional

Indicador

Desarrollo del Indicador

Ambiente de control

Evaluación del sistema de control interno

La verificación del funcionamiento del sistema de forma directa al auditor le es imprescindible, no debe Componentes limitarse únicamente a obtener una descripción del del control mismo sino más bien comprobar su funcionamiento en interno la práctica. El auditor, tiene la responsabilidad de COSO I indagar acerca de la efectividad del funcionamiento del control interno, mediante programas establecidos para: • Analizar los tipos de errores o irregularidades que puedan ocurrir.

• Determinar si los procedimientos de control interno que están establecidos se han seguido adecuadamente. Metodología • Evaluar toda deficiencia, error o irregularidad que no de evaluación contemplen los procedimientos existentes y determinar la naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar.

Evaluación del riesgo Actividades de control Información y comunicación

Actividades realizadas con éxito / Actividades realizadas por la entidad

Seguimiento Modelo COCO Modelo COSO Modelo KONTRAG

Porcentaje de eficiencia actual Porcentaje de eficiencia anterior / Porcentaje de eficiencia anterior

Modelo CADBURY Por su naturaleza

Mejora de procesos

La mejora continua del proceso se basa en la evaluación continua, a través de la aplicación del Ciclo Manuales de de Deming (Plan, Do, Check, Act), de todos los procesos aspectos que conforman el mismo: su diseño, ejecución, las medidas de control y su ajuste.

Por su ámbito

 Número de procesos establecidos formalmente / Total de procesos  Porcentaje de incidencia de la inexistencia del manual frente a la consecución de objetivos

32

Nota: La tabla anterior refiere específicamente a la operacionalización de las variables en estudio.

Por su contenido

33

4.4. Técnicas e instrumentos de recogida de datos 4.4.1. Entrevista personal semi-estructurada “Es una técnica que consiste en recoger información mediante un proceso directo de comunicación entre entrevistador y entrevistado, en el cual el entrevistado responde a cuestiones previamente diseñadas en función de las dimensiones que se pretende estudiar, planteadas por el entrevistador” (Díaz, Escalona, Castro, León y Ramírez, 2013, p. 120).

Entrevista semi estructurada: es una entrevista con relativo grado de flexibilidad, tanto en el formato como en el orden y los términos de realización para las diferentes personas a quienes está dirigida (Díaz, Escalona, Castro, León y Ramírez, 2013, p. 120).

La entrevista se desarrolló personalmente al Alcalde del Cantón Pedro Vicente Maldonado; mediante la aplicación de un cuestionario previamente preparado con diez preguntas relacionadas al diagnóstico de la situación actual. Se obtuvo información de aquellos aspectos que hayan despertado mayor interés a los investigadores, por ser considerados posibles problemas actuales.

4.4.2. Encuesta Cuestionario “es un instrumento estructurado que contiene preguntas, con igual forma y secuencia para la obtención de datos primarios. Su objetivo es medir variables desconocidas por el investigador o evaluar los conocimientos del encuestado respecto a un tema en concreto” (Icart, Pulpón, Garrido y Delgado, 2012, p. 125).

Encuesta “consiste en la utilización de un cuestionario, oralmente se hacen unas cuantas preguntas para saber el estado de la opinión en un momento dado respecto a un problema concreto” (Díaz, Escalona, Castro, León y Ramírez, 2013, p. 120). La encuesta se aplicó directamente a los jefes de cada una de las direcciones que conforman el GAD, con la finalidad de determinar la necesidad de ejecutar este trabajo de investigación.

4.4.3. Revisión de documentos La revisión de documentos e informes permitió identificar claramente quienes son los encargados de cada actividad, si se lleva algún tipo de control y de qué manera se evalúa la gestión de cada departamento.

34

4.5. Técnicas de análisis de datos 4.5.1. Técnicas Cuantitativas Para la ejecución de las técnicas de análisis de datos cuantitativos, se empleó la tabulación de las encuestas aplicadas y la interpretación de los datos tabulados; este análisis, contribuyó a formar una base sólida que justifica la evaluación del control interno; pues, esta situación permite corroborar la información empírica de etapas anteriores.

La tabulación de la información consiste en resumir los datos en forma de tablas estadísticas, por lo que se tendrá que trabajar una vez más con cada uno de los cuestionarios, debido a que cada una de las preguntas se convertirá en una tabla estadística. (Cortés, 2014, p. 112).

4.5.2. Técnicas Cualitativas Dentro de todo proceso de investigación es común que se identifiquen tres tipos de análisis de datos cualitativos el formal, el estructural y el motivacional para este apartado; en este caso particular, se empleará el análisis estructural, por ello la importancia de conceptualizarlo.

Análisis estructural: sitúa la indagación en el nivel preconsciente. El análisis es descriptivo, ya que trata sobre la manera de estar dispuestas las partes de la cosa investigada: su configuración, distribución, forma, orden interno, su aspecto. Hace referencia al conjunto de elementos interrelacionados que forman, sostienen y dan fuerza al asunto investigado (Baéz y De Tudela, 2012, p. 244).

35

5. RESULTADOS  Resultado 1: Entrevista personal semi-estructurada La entrevista se realizó al alcalde del Cantón Pedro Vicente Maldonado con la finalidad de conocer de manera general situaciones que pudieran generar conflictos en la institución; a continuación, se detallan las preguntas con las respectivas respuestas, que se obtuvieron a partir de la ejecución de esta herramienta de investigación.

Pregunta 1: ¿La institución cuenta con una estructura organizacional definida?

Si, e incluso dentro de nuestro portal web se puede observar la jerarquía de puestos de trabajo, además de encontrarse dentro del manual orgánico funcional desarrollado por el departamento de Talento Humano.

Pregunta 2: ¿Existe un proceso de inducción a los trabajadores sobre las funciones que se deben realizar?

Sí, mediante la utilización del manual de funciones con el que cuenta la institución las personas que ingresan a laborar, pueden instruirse sobre cuáles serán sus actividades.

Pregunta 3: ¿Se han establecido políticas, procesos o procedimientos para el desarrollo de las actividades?

Sí, pero éstas no se han establecido formalmente mediante un documento interno; por ello, en evaluaciones anteriores han sido recomendaciones de auditorías.

Pregunta 4: ¿Se evalúa la gestión realizada por los funcionarios?

Existe un periodo específico de tiempo en el que se evalúa las funciones que han llevado a cabo por parte del talento humano.

Pregunta 5: ¿Conoce usted, casos en los que los usuarios hayan informado sobre un mal servicio recibido o percibido?

Como siempre existen personas inconformes con el trabajo no se puede cumplir con todas las necesidades de la comunidad; sin embargo, como funcionarios públicos estamos

36 conscientes de nuestra labor y estamos siempre dispuestos a dar soluciones a los problemas que pudieran suscitarse.

Pregunta 6: ¿Cuenta la entidad con un manual de procesos o políticas?

No, a pesar de que existe la solicitud por parte de la Contraloría General del Estado.

Pero, posiblemente se realice en este periodo.

Pregunta 7: ¿Los usuarios conocen los procedimientos antes de acercarse a solicitar el servicio?

No, existe un desconocimiento de los usuarios sobre cuáles son los pasos que debe seguir para recibir alguno de nuestros servicios. A pesar de que pueden acceder a la información mediante el internet.

Pregunta 8: ¿Se ha llevado a cabo algún proceso de auditoría durante su periodo de alcaldía?

Si, se han realizado varias auditorías por parte de la Contraloría General del Estado; ellos siempre están al pendiente de nuestro funcionamiento.

Pregunta 9: ¿Considera usted, que en la institución se lleva un adecuado control interno?

Sí, considero que, aunque en la actualidad existen algunas falencias; siempre estamos prestos de acatar las recomendaciones derivadas de procesos de auditoría.

Pregunta 10: ¿De qué manera se podría mejorar el sistema de control interno actual?

Con el acatamiento oportuno de las recomendaciones establecidas por contraloría en los informes de evaluación de procesos de auditoría anteriores.  Resultado 2: Encuesta Esta técnica de investigación fue aplicada a cada uno de los responsables de las nueve direcciones de la institución, consta de trece preguntas cuyas respuestas deben ser electas de una serie de alternativas presentes en el cuestionario, a continuación, en la tabla 2 se detalla la información procesada, tabulada e interpretada.

37 Tabla 11.

Cuadro resumen tabulación de encuestas Pregunta 1 RESPUESTAS

ENUNCIADO

TOTAL

SI

NO

¿Considera usted que se encuentran claramente identificados los servicios con mayor demanda dentro del GAD?

6

3

9

PORCENTAJE

66,67%

33,33%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, gran parte de ellos representados por el 66,67% afirman que efectivamente se encuentran claramente identificados los servicios con mayor demanda que brinda el GAD, situación que puede ser comprobada al entrevistar a los responsables de los procesos, quienes manifiestan cuales son los servicios con mayor demanda dentro de la institución.

Pregunta 2 RESPUESTAS ENUNCIADO

TOTAL Excelentes

Satisfactorios

Regulares

Deficientes

¿Considera usted que los servicios de mayor demanda que brinda el GAD son?

3

4

2

0

9

PORCENTAJE

33,33%

44,44%

22,22%

0,00%

100,00%

Interpretación: El 44,44% del total de encuestados, afirman que los servicios de mayor demanda que brinda el GAD son satisfactorios, 33,33% de ellos manifestaron que los servicios son excelentes, un 22,22% afirmó que los servicios son regulares y ningún encuestado manifestó que los servicios son deficientes.

Pregunta 3 RESPUESTAS ENUNCIADO

Pérdida de Desorientación tiempo del usuario

TOTAL

Información inadecuada

Otros

¿Cuál es el principal problema que existe en los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?

1

5

3

0

9

PORCENTAJE

11,11%

55,56%

33,33%

0,00%

100,00%

Interpretación: El 55,56% del total de encuestados, que representa a la gran mayoría manifestaron que el problema principal vinculado a los servicios de mayor demanda radica en la desorientación que tiene el usuario, un 33,33% de los encuestados afirma que el principal problema percibido es la información inadecuada que tienen tanto funcionarios como usuarios, y un 11,11% del total de encuestados manifestó que el principal problema existente es la pérdida de tiempo que existe en el proceso de la prestación de los servicios.

38 Tabla 11.

Cuadro resumen tabulación de encuestas

(Continuación)

Pregunta 4 RESPUESTAS

ENUNCIADO

TOTAL

SI

NO

¿Cree usted necesario ejecutar actividades de auditoría para evaluar las debilidades existentes en los servicios de mayor demanda brindados por el GAD?

8

1

9

PORCENTAJE

88,89%

11,11%

100,00%

Interpretación: El 88,89% de los encuestados respondieron positivamente a esta pregunta, representados por 8 funcionarios quienes afirman que es necesario ejecutar actividades de auditoría para evaluar las debilidades existentes en los servicios de mayor demanda brindados por el GAD. Pregunta 5 RESPUESTAS ENUNCIADO ¿Se ha utilizado alguna de las siguientes metodologías para ejecutar evaluaciones de control interno ligadas a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? PORCENTAJE

MODELO MODELO MODELO MODELO Ninguno COCO COSO KONTRAG CADBURY

TOTAL

Otros

1

6

0

0

2

0

9

11,11%

66,67%

0,00%

0,00%

22,22%

0,00%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados el 66,67%, que representa a la gran mayoría afirman que en ejercicios anteriores se han efectuado evaluaciones al control interno con base en el modelo COSO, 22,22% de los encuestados manifiestan que no se ha utilizado ninguna metodología expresada en esta pregunta, y 11,11% de los encuestados afirma que se ha utilizado el modelo de control interno COCO. Pregunta 6 ENUNCIADO

RESPUESTAS

TOTAL

SI

NO

¿Considera necesario que se ejecute una evaluación al sistema de control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?

9

0

9

PORCENTAJE

100,00%

0,00%

100,00%

Interpretación: El 100,00% de los encuestados afirma que es necesario que se ejecute una evaluación al control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado.

39 Tabla 11.

Cuadro resumen tabulación de encuestas

(Continuación)

Pregunta 7 RESPUESTAS

ENUNCIADO

TOTAL

Mensual

Trimestral

Semestral

Anual

¿Con que frecuencia considera que se debería evaluar el sistema de control interno vinculado a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?

0

1

2

6

9

PORCENTAJE

0,00%

11,11%

22,22%

66,67%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, gran parte de ellos representados por el 66,67% afirman que la frecuencia con la que se debería evaluar el control interno de los servicios de mayor demanda es anual, el 22,22% afirma que debería realizarse de manera semestral, y el 11,11% afirma que debería evaluarse trimestralmente.

Pregunta 8 RESPUESTAS

ENUNCIADO

TOTAL

SI

NO

¿Evaluar el sistema de control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, ayudarán a mejorar los procesos?

7

2

9

PORCENTAJE

77,78%

22,22%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, gran parte de ellos representados por el 77,78% afirman que evaluar el sistema de control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, contribuiría de manera positiva a la mejora de los procesos, y el 22,22% de ellos afirmó que la evaluación del sistema de control interno no ayudaría a mejorar los procesos vinculados a estos.

Pregunta 9 RESPUESTAS ENUNCIADO

¿De qué manera se comunica la información referente a las actividades inherentes a su cargo al personal de la institución?

PORCENTAJE

Verbal a través del jefe inmediato

A través de un memorando

A través de un manual de procesos

Otros

4

5

0

0

9

44,44%

55,56%

0,00%

0,00%

100,00%

TOTAL

Interpretación: Del total de encuestados, el 55,56% afirman que la manera en que se comunican la información referente a las actividades inherentes a su cargo se la realiza a través de un documento denominado memorando y el 44,44% de los encuestados manifestó que se les comunica verbalmente a través de su jefe inmediato.

40 Tabla 11.

Cuadro resumen tabulación de encuestas

(Continuación)

Pregunta 10 RESPUESTAS ENUNCIADO

TOTAL SI

NO

¿Existe un manual de procesos vinculado a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD?

0

9

9

PORCENTAJE

0,00%

100,00%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, el 100,00% manifestó que no existe un manual de procesos vinculado a los servicios de mayor demanda que brinda el Gobierno Autónomo Descentralizado.

Pregunta 11 RESPUESTAS ENUNCIADO

TOTAL SI

NO

¿Se aplican indicadores de gestión para determinar el cumplimiento de los objetivos de la institución?

8

1

9

PORCENTAJE

88,89%

11,11%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, el 88,89% manifestó que si se utilizan indicadores de gestión para determinar el cumplimiento de los objetivos preestablecidos por la institución y el 11,11% de los encuestados manifestó que no se utilizan indicadores para realizar tal medición.

Pregunta 12 RESPUESTAS ENUNCIADO

TOTAL Alto

Medio

Bajo

¿En qué grado afecta la inexistencia de un manual de procesos a la consecución de objetivos institucionales?

5

3

1

9

PORCENTAJE

55,56%

33,33%

11,11%

100,00%

Interpretación: Del total de encuestados, 55,56% de ellos afirman que la inexistencia de un manual de procesos afecta significativamente la consecución de los objetivos institucionales, 33,33% de ellos considera que este tiene una incidencia media y un 11,11% opina que su incidencia es baja.

41 Tabla 11.

Cuadro resumen tabulación de encuestas

(Continuación)

Pregunta 13 RESPUESTAS ENUNCIADO

TOTAL SI

NO

¿Considera usted que la elaboración y socialización de un manual de procesos de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, contribuirá a mejorar los procesos actuales?

7

2

9

PORCENTAJE

77,78%

22,22%

55,56%

Interpretación: Del total de encuestados, gran parte de ellos representados por un 77,78% afirman que la elaboración y socialización de un manual de procesos de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, no contribuirá a mejorar los procesos actuales; mientras que un 22,22% considera que este documento si contribuiría al mejoramiento de dichos procesos.

Nota: Los datos presentados en la figura, corresponden a la información obtenida a través de la encuesta aplicada a los jefes de las unidades del GAD Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado.

 Análisis de resultados Los resultados de la aplicación de la entrevista al Alcalde, permitieron corroborar información que es percibida desde distintos puntos de vista; al contar con preguntas de similar naturaleza que el cuestionario aplicado a cada uno de los responsables de las direcciones, dentro de lo que compete a los siguientes párrafos se busca relacionar las dos técnicas, pues los resultados en su conjunto conforman la base y justificativo del trabajo que se ejecutará en la propuesta.

Dentro de la estructura del cuestionario se pueden identificar tres partes que la componen, la primera parte hace referencia al estado de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, la segunda hace referencia a las evaluaciones de control interno realizadas y la necesidad de efectuar una nueva evaluación de control interno dirigida a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, la tercera parte se refiere a la existencia o inexistencia de un manual de procesos y su incidencia dentro de los servicios brindados por el GAD.

42 Con la primera interrogante de la encuesta se busca determinar si para los encuestados los servicios con mayor demanda se encuentran claramente identificados, efectivamente se corroboró esta información; sin embargo, no existe un documento que indique tal afirmación, únicamente son identificados por la experiencia con la que cuentan las personas que laboran en la entidad.

La segunda y tercera interrogante buscan determinar desde la perspectiva de la población encuestada cómo son considerados los servicios que brinda el GAD y cuáles son los principales problemas ligados a éstos, preguntas de las cuales se pudo determinar que el principal inconveniente es la desorientación que tienen los usuarios; sin embargo, para los encuestados los servicios que brinda el GAD, se encuentran entre un rango de satisfactorios a excelentes. En complemento, con la entrevista realizada, se informó que esta situación existe a pesar que en el portal web de la institución se encuentra la opción de difusión de la información pública.

La segunda parte del cuestionario busca determinar la necesidad de ejecutar un proceso de auditoría; en concreto, una evaluación al control interno vinculado a los servicios de mayor demanda del GAD, resultados de los que se pueden destacar que los encuestados y el entrevistado, consideran necesario que se ejecute el proceso de evaluación de control interno; además, concluyen que esta actividad debería realizarse al menos una vez al año; pues según el alcalde permitiría superar las debilidades actuales siempre y cuando se acaten las recomendaciones que resulten de este proceso.

En lo referente a procesos de auditoría realizados en el periodo de alcaldía del gobernante actual; se han desarrollado varias evaluaciones por parte de la Contraloría General del Estado y de acuerdo con la sexta pregunta de la encuesta aplicada; se pudo determinar que en procedimientos anteriores se ha ejecutado el modelo COSO con mayor frecuencia, a razón que la normativa que regula al sector público utiliza el modelo COSO I, para efectuar las evaluaciones a los sistemas de control interno de las instituciones gubernamentales.

De esta serie de preguntas se determinó el problema principal en la institución, la cual consiste en la necesidad de ejecutar un proceso de evaluación al sistema de control interno, debido a que de esta manera se amplía la posibilidad de establecer las debilidades y ejecutar actividades que contribuyan a la mejora significativa de los procesos dentro de la institución.

43 La parte final de la encuesta y le pregunta central de la entrevista; permitió determinar la inexistencia de un manual de procesos de la institución, en los que se establezcan formalmente los pasos a seguir para ejecutar los procesos de mayor demanda que brinda el GAD, a pesar que quienes están a cargo de estos procesos conocen perfectamente, las actividades que deben realizar.

Según lo mencionado por el entrevistado; dentro de las evaluaciones a las que han estado sujetos por el ente regulador, una de las recomendaciones principales ha sido que en la institución se elabore un documento formal que permita visualizar de manera panorámica los procesos, que se complemente con indicadores de gestión, con el fin de establecer mejoras a los mismos y adicionalmente poder ofrecer una guía que permita a los usuarios realizar sus gestiones de manera rápida y oportuna.

5.1. Propuesta de intervención 5.1.1. Realizar el levantamiento de información concerniente a los procesos de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD 5.1.1.1. Acercamiento a la entidad El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado, se encuentra ubicado en la zona central de este lugar; el mismo, que tiene como cabecera cantonal la ciudad de Pedro Vicente Maldonado, ubicado en el corazón del noroccidente de la Provincia de Pichincha, sobre las estribaciones de la Cordillera Occidental de los Andes, circundada por las siguientes jurisdicciones políticas: Norte: Provincia de Imbabura. - Límite interprovincial. - Río Guayllabamba.

Sur: Cantón San Miguel de los Bancos y la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.

Este: Cantón San Miguel de los Bancos y el Distrito Metropolitano de Quito.

Oeste: Cantón Puerto Quito.

5.1.1.2. Proceso de evaluación de control interno El proceso para evaluar el control interno comprende tres fases, la fase uno, planificación, consiste en comprender: el entorno en el que se desenvuelve la entidad, filosofía empresarial, marco legal de sus actividades y estructura organizacional. La fase dos, ejecución del trabajo, en la cual se aplica un cuestionario de control interno a los funcionarios

44 seleccionados, ejecutando las debidas pruebas de recorrido para corroborar la veracidad de la información recolectada. La fase tres, comunicación de resultados, en esta se elabora un informe de auditoría detallando las deficiencias detectadas, conclusiones y recomendaciones.

5.1.1.3. Fase 1: Planificación 5.1.1.3.1. Programa de planificación fase 1: Planificación Dentro de este programa se describen los procedimientos que se realizarán en la evaluación del sistema de control interno de los servicios con mayor demanda del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, con la finalidad de dar cumplimiento a las tres fases principales de un proceso de auditoría las cuales son: planificación, ejecución y comunicación de resultados.

45 Tabla 12.

Programa de planificación fase 1

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Nº

PROCEDIMIENTO

REF.

FECHA

ELABORADO POR

FASE 1. PLANIFICACIÓN 1

Identifique la Filosofía de la institución

P.1

06/NOV/2017

SEZC

2

Investigue el Marco legal que regula el funcionamiento de la institución.

P.2

06/NOV/2017

SEZC

3

Grafique la Estructura organizacional de la institución

P.3

09/NOV/2017

SEZC

4

Determine los servicios de mayor demanda

P.4

15/NOV/2017

AFFF

Establezca la narrativa de los servicios de mayor demanda 5.1. Registro de recepción y despacho de documentación.

5

P.5.1

SEZC

5.2. Recepción de propuestas culturales.

P.5.2

AFFF

5.3. Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

P.5.3

15/NOV/2017

5.4. Permiso de construcción.

5.5. Aprobación de planos.

5.6. Obtener carnet de faenador.

5.7. Certificado de no Adeudar al GAD Municipal.

Establezca los flujogramas de los procesos vinculados a los servicios de mayor demanda 6.1. Registro de recepción y despacho de documentación.

6.2. Recepción de propuestas culturales.

6

SEZC

P.5.4

AFFF

P.5.5 P.5.6

SEZC AFFF

P.5.7

SEZC

P.6.1

SEZC

P.6.2

AFFF

6.3. Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

P.6.3

6.4. Permiso de construcción.

P.6.4

AFFF

6.5. Aprobación de planos.

P.6.5

SEZC

6.6. Obtener carnet de faenador.

P.6.6

AFFF

6.7. Certificado de no Adeudar al GAD Municipal.

P.6.7

SEZC

SEZC 29/NOV/2017

Nota: Los datos presentados en la figura, corresponden al programa de la fase planificación de auditoría a aplicarse en el presente trabajo.

46 Tabla 13.

Papel de trabajo 1. Filosofía Institucional GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 OBJETIVO:

ELABORADO: SEZC FECHA: 06/NOV/2017

P.1

Identificar la filosofía de la institución

Misión de la entidad El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del Cantón Pedro Vicente Maldonado, es una institución de gestión, constante facilitadora de servicios integrales, ágiles, oportunos y de óptima calidad, urbana y rural del cantón, mediante la participación ciudadana, contando con un recurso humano eficiente, eficaz y comprometido con el desarrollo social, cultural, productivo, deportivo, de seguridad ciudadana, mediante técnicas de mejoramiento continuo y prácticas del buen vivir.

Visión de la entidad Planificar, gestionar, coordinar, supervisar; ser el facilitador de los servicios a la comunidad, para la realización de las aspiraciones sociales, ecológicas, económicas, productivas, culturales y deportivas en un ambiente de calidad y de realización humana, transparente, con talento humano capacitado y competitivo.

Valores y principios Ética. - El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del Cantón Pedro Vicente Maldonado, contará con profesionales éticamente competentes, comprometidos con sus ideales de manera transparente.

Lealtad. - El GADMPVM, respetará y cumplirá las disposiciones de la Constitución de la República del Ecuador, las leyes pertinentes de la materia y sus reglamentos, y el Reglamento Orgánico por Procesos.

Responsabilidad. - El GADMPVM, tendrá la responsabilidad moral, para reparar las faltas que cometieran descuidadamente sus directivos, funcionarios, servidores y trabajadores.

Excelencia en el Servicio. - El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del Cantón Pedro Vicente Maldonado procurara prestar servicios de excelencia, basado en la búsqueda constante de la calidad por medio de procesos eficaces y eficientes.

Fuente: La información presentada fue extraída de la página web del GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

47 Tabla 14.

Papel de trabajo 2. Marco legal

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

OBJETIVO:

ELABORADO: SEZC

P.2 FECHA: 06/NOV/2017

Investigar el marco legal que regula el funcionamiento de la institución.

Marco legal de sus actividades Constitución de la República del Ecuador en su Art., 238 determina que “Los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana…”.

Ley Orgánica del Servicio Público en su Art., 2 determina que “El servicio público y la carrera administrativa tienen por objeto propender al desarrollo profesional, técnico y personal de las y los servidores públicos, para lograr el permanente mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado…”. Y según el Art., 56 “Los gobiernos autónomos descentralizados, sus entidades y regímenes especiales, obligatoriamente tendrán su propia planificación anual de talento humano, la que será sometida a su respectivo órgano legislativo”.

Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización en el cual se establece en el Art. 53., que “Los gobiernos autónomos descentralizados municipales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera”.

Fuente: La información presentada fue extraída del Estatuto Orgánico por Procesos del GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

48 Tabla 15.

Papel de trabajo 3. Estructura Organizacional GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: SEZC FECHA: 09/NOV/2017

P.3

OBJETIVO: Graficar la estructura organizacional de la institución.

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del Cantón Pedro Vicente Maldonado: Organigrama Estructural y Funcional

Fuente: La información presentada fue extraída del Estatuto Orgánico por Procesos del GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

49 Tabla 16.

Papel de trabajo 4. Servicios con mayor demanda que brinda el GAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 OBJETIVO

ELABORADO: AFFF FECHA: 15/NOV/2017

P.4

Determinar los servicios de mayor demanda brindados por el GAD.

Proceso de determinación: Para establecer cuáles son los servicios de mayor demanda que brinda el GAD a la ciudadanía del cantón se realizó una reunión con los 9 directores de los distintos departamentos de la institución, inicialmente se nos manifestó que la información solicitada por los investigadores era de carácter público y se encontraba expuesta en el portal web de la institución.

Efectivamente, bajo esa premisa se verificó que dicha información yacía en una matriz dentro del menú en el ítem de ley de transparencia, donde se pudo obtener esta información del año 2017 de varios meses, de manera complementaria a esta información el apoyo brindado por el personal que labora en la institución fue indispensable pues son ellos quienes día a día atienden a los usuarios.

Llegando a un consenso entre el equipo investigador y el director administrativo, de entre estos criterios se determinaron los siguientes servicios como los que presentan un mayor índice de demanda: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Registro de recepción y despacho de documentación.

Recepción de propuestas culturales (Dirección financiera).

Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas (Dirección de gestión desarrollo sustentable).

Permiso de construcción. (Dirección de Planificación) Aprobación de planos (Dirección de planificación).

Obtener carnet de faenador (Dirección de gestión desarrollo sustentable).

7. Certificado de no Adeudar al GAD Municipal (Comisaria municipal).

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

50 Tabla 17.

Papel de trabajo 5. Proceso de recepción y despacho de documentación GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 OBJETIVO

ELABORADO: SECZ FECHA: 29/NOV/2017

P.5.1

Establecer la narrativa del proceso de recepción y despacho de documentación.

Es un proceso interno del GAD que guarda una relación directa con los servicios de mayor demanda pues, todos los procesos que impliquen recepción de documentación de cualquier índole sigue el mismo esquema, en primera instancia el responsable de recepción está encargado de recibir la documentación y registrar el ingreso en el sistema de control documental; luego el responsable del área de atención al cliente recibe y revisa la documentación la digitaliza y envía al director del departamento a quien es dirigido el trámite o petición una vez allí la documentación es revisada y se procede a elaborar el trámite, una vez finalizado la resolución del caso es enviada a atención al cliente quienes están encargados de contactar al usuario y comunicarles las particularidades del caso.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

51

Tabla 18.

Papel de trabajo 6. Proceso de registro de recepción de propuestas culturales GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 OBJETIVO

ELABORADO: AFFF FECHA: 29/NOV/2017

P.5.2

Establecer la narrativa del proceso de recepción de propuestas culturales.

El proceso de recepción de propuestas culturales busca la participación de la ciudadanía en la generación de actividades para ser incluidas en las festividades que realiza el Gobierno Municipal según el calendario de fechas festivas. Este proceso es ejecutado por la Dirección financiera a través de su comisión de Patrimonio Cultural, Turismo y Comunicación. La respuesta a este trámite es de aproximadamente 15 días.

El proceso que el usuario debe seguir es el siguiente: Comprar el formulario en ventanilla de recaudación municipal. Entregar formulario y documentación adjunta, en el Departamento de Patrimonio Cultural, Turismo y Comunicación. Luego del tiempo que se indique en el momento de la recepción, acercarse al Departamento de Patrimonio Cultural a saber la respuesta. De ser aprobada la propuesta, se procede a elaborar el convenio o contrato según lo amerite el caso. Ejecución de la propuesta.

La documentación necesaria para este trámite es la siguiente: Solicitud en formulario existente. ($ 0,50 precio solicitud); Copia de cédula y papeleta de votación; Bosquejo, Plan o Proyecto de propuesta.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

52 Tabla 19.

Papel de trabajo 7. Proceso de registro de inspección de predios para la instalación de granjas GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 OBJETIVO

ELABORADO: SECZ FECHA: 15/NOV/2017

P.5.3

Establecer la narrativa para conocer el proceso de inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

Uno de los servicios que brinda actualmente el GAD Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado son las inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas. Esta actividad, es realizada por el personal técnico de la Dirección de Desarrollo Sustentable, para verificar el cumplimiento de lo que establece la ordenanza (09-2012-CMGMPVM), que rige el sistema de gestión y control de la producción avícola y porcina en el cantón. Para ello se ha establecido una serie de pasos que debe cumplir el usuario para acceder al mismo: En primera instancia, el usuario deberá comprar formulario de solicitud general en ventanilla de recaudación municipal, posteriormente presentará la solicitud en la Secretaria General, se acercará al Gobierno Municipal, para acudir al terreno con el técnico designado, a realizar la inspección del lugar y finalmente luego de 5 días hábiles podrá acudir a la Dirección de Desarrollo Sustentable a retirar el informe.

Así mismo, para acceder a este servicio se adquiere un formulario de solicitud general en el cual se adjuntará una copia de cédula y papeleta de votación. El horario de atención al público actual es de 08:00 a 17h00, proceso sin costo alguno destinado a los ciudadanos de la región.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

53 Tabla 20.

Papel de trabajo 8. Proceso de obtención de permiso de construcción GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 OBJETIVO

ELABORADO: AFFF FECHA: 15/NOV/2017

P.5.4

Establecer la narrativa para conocer el proceso para obtener el permiso de construcción

El permiso de construcción es la autorización que otorga la Dirección de Planificación y Territorialidad del Gobierno Municipal, para realizar construcciones, reconstrucciones, ampliaciones y/o remodelaciones.

Actualmente es un permiso obligatorio. Para acceder a este servicio el usuario deberá: Comprar el formulario en las ventanillas de recaudación municipal, entregar el formulario lleno, y la documentación adjunta al formulario en la secretaria de planificación. En este punto si el informe es favorable; pagará en ventanilla de recaudación municipal, la tasa administrativa correspondiente y finalmente entregará una copia del comprobante de pago en la secretaría de planificación, para retirar el permiso de construcción.

Existen una serie de requisitos para la obtención del servicio tales como:         

Copia de cédula y papeleta de votación Copia de la escritura del predio registrada (único documento habilitante) Certificado actualizado de no adeudar al Gobierno Municipal Copia de la carta de pago del impuesto predial del año en curso Certificado de línea de fábrica actualizado Una (1) copia del plano arquitectónico aprobado Un (1) CD con el proyecto en archivo autocad Copia del informe de aprobación de planos Certificado del registro del título del profesional encargado de la obra, otorgado por el SENECYT Hoja estadística del INEC Carpeta de cartón color verde

Este servicio está disponible en el horario de 08:00 a 17h00, con un costo del 2 por mil del valor comercial de la construcción, su tiempo estimado de respuesta es de 5 días laborables y sus beneficios son tanto ciudadanos como empresas.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

54 Tabla 21.

Papel de trabajo 9. Proceso de aprobación de planos ELABORADO: GOBIERNO AUTÓNOMO SECZ DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO FECHA: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 15/NOV/2017 OBJETIVO

P.5.5

Establecer la narrativa para conocer el proceso para la aprobación de planos.

Uno de los servicios de mayor demanda del GAD es la aprobación de los planos de futuras edificaciones que cumplan con la ordenanza de las normas de edificación vigentes para el cantón. Para que el usuario pueda acceder de manera correcta a este servicio deberá cumplir con el siguiente proceso: Comprar el formulario en ventanilla de recaudación municipal, entregar formulario con la documentación adjunta, en secretaría de planificación; en este punto de decisión, si el informe es favorable, pagar en ventanilla de recaudación la tasa administrativa correspondiente. Finalmente entregar copia del comprobante de pago en secretaría de planificación, para retirar los planos sellados y el informe de aprobación.

Requisitos para la obtención del servicio:           

Solicitud en formulario existente Copia de cédula y papeleta de votación Copia de la escritura del predio registrada (único documento habilitante) Certificado actualizado de no adeudar al Gobierno Municipal Copia de la carta de pago del impuesto predial del año en curso Certificado de línea de fábrica actualizado Cuatro (4) copias del plano a aprobarse en tamaño A1 Un (1) CD con el proyecto en archivo autocad Certificado de revisión de planos del cuerpo de bomberos del cantón Certificado del registro del título del arquitecto proyectista otorgado por el SENECYT Carpeta de cartón color amarilla

El horario de atención al público es de 08:00 a 17h00, con un costo de acuerdo al cronograma valorado de las obras que se ejecuten y servicios básicos, entre el 0,5% y 1% del valor total. El tiempo estimado de respuesta es de 5 días laborables. Propuesta destinada a toda la ciudadanía interesada.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

55 Tabla 22.

Papel de trabajo 10. Proceso de obtención del carnet de faenador ELABORADO: GOBIERNO AUTÓNOMO AFFF DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO FECHA: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 15/NOV/2017

P.5.6

OBJETIVO Establecer la narrativa para conocer el proceso para obtener carnet de faenador.

La obtención del carnet de faenador certifica que la persona está apta para realizar este tipo de labores en el camal municipal. Para lo cual, el usuario deberá: Comprar el formulario de solicitud en ventanilla de recaudación, presentar la solicitud y los documentos adjuntos en Secretaría General, cancelar el valor de la especie en la ventanilla de recaudación, y retirar su carnet en la misma ventanilla.

Los requisitos que se han establecido para la obtención del servicio son: Formato de solicitud general, copia de cédula y papeleta de votación, certificado de no adeudar al Gobierno Municipio, carnet de salud otorgado por el Subcentro de Salud Pública, certificado de antecedentes penales emitido por el Ministerio del Interior a través de su página web.

Actualmente se atiende a faenadores en horario de 08h00 a17h00, y el tiempo estimado de respuesta es de 8 días laborables.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

56 Tabla 23.

Papel de trabajo 11. Proceso de obtención del certificado de no adeudar al GAD ELABORADO: GOBIERNO AUTÓNOMO SEZC DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO FECHA: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017 15/NOV/2017 OBJETIVO

P.5.7

Establecer la narrativa para conocer el proceso para obtener certificado de no adeudar al GAD Municipal.

Este proceso permite obtener un documento que certifica al beneficiario y a su cónyuge no tener deudas pendientes con el GAD Municipal. Para acceder a este, se cumplirá con varios pasos como lo son: La compra de formulario de solicitud general en ventanilla de recaudación del GAD Municipal, el llenado del formulario, en el cual hace constar la fecha, el nombre del solicitante, el requerimiento de un Certificado de no adeudar al GAD Municipal y firma del solicitante, presentar la solicitud en rentas para la verificación de valores pendientes y la presentación de solicitud en ventanilla de recaudación, para verificación de deudas a nombre del contribuyente y cónyuge.

Se han establecido varios requisitos que permiten la obtención del servicio: Solicitud general, copia de Cédula y papeleta de votación del beneficiario o representante legal y en caso de sociedad copia de RUC. El horario de atención al público es de 08h00 a 17h00, su costo está determinado por el valor de solicitud USD 0.50, valor de la certificación de no adeudar USD 3.18. Tiempo estimado de respuesta es de 1 día hábil, destinado específicamente a personas naturales y empresas.

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD.

ELABORADO

SUPERVISADO

5.1.2. Aplicar técnicas de evaluación del control interno a fin de establecer el nivel de riesgo existente en la ejecución de los procesos 5.1.2.1. Establecer flujogramas de los procesos de los servicios de mayor demanda Tabla 24.

Papel de trabajo 12. Flujograma proceso de recepción y despacho de documentación

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017

ELABORADO POR: SECZ FECHA: 29/NOV/2017

P.6.1

DIRECTORES

ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL CLIENTE

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN

OBJETIVO Graficar el proceso de registro, recepción y despacho de documentación.

INICIO

Recibir la documentación

Registrar el ingreso en el sistema de control documental

Recibir y revisar la documentación física

Recibir resolución y registrar en el sistema

Recibir la solicitud digital y revisar documentación

Elaborar el trámite respectivo

Contactar y comunicar resolución al usuario

FIN

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

57

ELABORADO

Tabla 25.

Papel de trabajo 13. Flujograma proceso de recepción de propuestas culturales

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017

DIRECCIÓN FINANCIERA

USUARIO

OBJETIVO

ELABORADO POR: AFFF FECHA: 29/NOV/2017

P.6.2

Graficar el proceso de recepción de propuestas culturales.

INICIO

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación municipal

Entregar formulario y documentación adjunta

Recibir la resolución de la comisión

Firmar el convenio o contrato, según corresponda

A

Receptar el trámite ciudadano

Exponer las propuestas en reuniones de la comisión cultural

Aprobar

SI

Elaborar el convenio o contrato, según sea el caso

Ejecutar la propuesta

FIN

NO

A

Contrato o convenio

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

58

ELABORADO

Tabla 26.

Papel de trabajo 14. Flujograma proceso de registro de inspección de predios para la instalación de granjas

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL ELABORADO: SEZC DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 FECHA: 29/NOV/2017

P.6.3

OBJETIVO Graficar el proceso de inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO SUSTENTABLE

USUARIO

A

INICIO

Receptar el trámite ciudadano

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación municipal

Verificar la documentación presentada

Presentar la solicitud en Secretaría General

Aprobar

SI

Realizar la inspección en compañía del técnico

Designar un técnico evaluador según ubicación del usuario

NO

Retirar el informe

FIN

Elaborar el informe

Informe técnico A

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

59

ELABORADO

Tabla 27.

Papel de trabajo 15. Flujograma proceso de obtención de permiso de construcción

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL ELABORADO: AFFF DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 FECHA: 29/NOV/2017

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y TERRITORIALIDAD

USUARIO

OBJETIVO

P.6.4

Graficar el proceso de obtención de permiso de construcción

INICIO

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación municipal

Entregar formulario y documentación adjunta

Cancelar tasa administrativa correspondiente

Entregar copia del comprobante de pago

A Receptar el trámite ciudadano

Revisar y verificar la documentación

SI Aprobar

NO

A

Elaborar permiso de construcción

Entregar permiso de construcción

FIN

Permiso de construcción

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

60

ELABORADO

Tabla 28.

Papel de trabajo 16. Flujograma proceso de aprobación de planos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2017

ELABORADO POR: SECZ FECHA: 29/NOV/2017

P.6.5

DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN

USUARIO

OBJETIVO Graficar el proceso de aprobación de planos

INICIO

Receptar el trámite ciudadano

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación municipal

Entregar formulario y documentación adjunta en carpeta amarilla

Analizar el trámite y la documentación respectiva

Aprobar

Pagar tasa administrativa correspondiente

SI

Entregar copia del comprobante de pago en Dirección de Planificación

Firmar y sellar los planos concluir el trámite

NO

Solicitar documentación faltante o complementaria al trámite

Contactar al usuario para entregar la documentación

FIN

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

61

ELABORADO

Tabla 29.

Papel de trabajo 17. Flujograma proceso obtención carnet del faenador

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 OBJETIVO

ELABORADO: AFFF FECHA: 29/NOV/2017

P.6.6

Graficar el proceso para obtener carnet de faenador

DIRECCIÓN DESARROLLO SUSTENTABLE

USUARIO

A

INICIO

Receptar el trámite ciudadano

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación municipal

Revisar documentos para emisión del carnet

Presentar la solicitud y documentos adjuntos

Aprobar

SI

Cancelar el valor de la especie

Retirar su carnet en ventanilla

FIN

Elaborar el carnet correspondiente

NO A

Carnet de faenador

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

ELABORADO

SUPERVISADO

62

Tabla 30.

Papel de trabajo 18. Flujograma proceso para obtener el certificado de no adeudar al GAD Municipal

OBJETIVO

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO

ELABORADO: SEZC

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

FECHA: 29/NOV/2017

P.6.7

Graficar el proceso para obtener el certificado de no adeudar al GAD Municipal

COMISARÍA MUNICIPAL

USUARIO

A

INICIO

Adquirir el formulario en ventanilla de recaudación

Receptar el trámite ciudadano

Llenar completamente requerimientos de la solicitud

Verificar la existencia de valores pendientes

Presentar la solicitud y documentos adjuntos

Copia de cédula o RUC

SI Aprobar

Retirar su certificado

Elaborar certificado

FIN

Notificar al usuario

NO

A

Certificado de no adeudar al GAD

Fuente: La información fue obtenida de la página web del GAD, específicamente la matriz de servicios brindados por el GAD y posteriormente graficada según directrices de los responsables.

SUPERVISADO

63

ELABORADO

64 5.1.2.2. Fase 2: Ejecución 5.1.2.2.1. Programa de planificación fase 2: Ejecución del Trabajo Tabla 31.

Programa de planificación fase 2

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Nº

PROCEDIMIENTO

REF.

FECHA

ELABORADO POR

FASE 2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 1 Elabore el cuestionario de control interno

E.1

04/DIC/2017

SEZC

2

Aplique el cuestionario de control interno a cada dirección de la institución

E.1

06/DIC/2017

AFFF

3

Determine el nivel de confianza y riesgo de los procedimientos realizados por las direcciones

E.2

09/DIC/2017

SEZC

E.3

30/ABR/2018

AFFF

4 Determine la muestra Establezca las pruebas de recorrido correspondientes a cada uno de los procesos 11.1. Registro de recepción y despacho de documentación.

5

AFFF E.4.1

11.2. Recepción de propuestas culturales.

E.4.2

SEZC

11.3. Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

E.4.3

AFFF

11.4. Permiso de construcción.

E.4.4

SEZC

11.5. Aprobación de planos.

E.4.5

11.6. Obtener carnet de faenador.

E.4.6

AFFF SEZC

11.7. Certificado de no Adeudar al GAD Municipal.

E.4.7

AFFF

05/MAY/2018

Nota: Los datos presentados en la figura, corresponden al programa de la fase ejecución de auditoría a aplicarse en el presente trabajo.

5.1.2.2.2. Cuestionario de control interno (elaboración y aplicación) El cuestionario de control interno aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del Cantón Pedro Vicente Maldonado, ha sido elaborado en base a varias de las preguntas que aplica la Contraloría General del Estado para realizar los procesos de auditorías a entidades del sector público. A continuación, se presenta un cuadro resumen estructurado por cada uno de los componentes de control interno.

Tabla 32.

Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE

OBJETIVO

E.1

ELABORADO: SEZC/AFFF

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

FECHA: 06/DIC/2017

Pág. 1 de 5

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N

PREGUNTAS

DIRECC. TH SI

NO

N/A

DIRECC. ADM. SI

NO

N/A

DIRECC. FIN. SI

NO

N/A

DIRECC. PLANIF. SI

NO

N/A

DIRECC. RESP SCC

DIRECC. OBRAS P.

DIRECC. DESARR. S.

DIRECC. SINDICO

SI

SI

SI

SI

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

DIRECC. SECR.G. SI

NO

OBSERVACIONES

N/A

AMBIENTE DE CONTROL 1

2

3

4

¿Se han definido los valores éticos y de conducta que deben observarse de manera obligatoria por parte de los integrantes de la entidad? ¿Son comunicados estos valores a través de un documento como: un manual, un instructivo o un memorando? ¿El auditor interno revela por escrito a los jefes inmediatos las desviaciones detectadas y exige su inmediata corrección? ¿Están claramente definidos los puestos de trabajo?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

5

¿La institución cuenta con un manual de procedimientos aprobado y actualizado?

6

¿La selección del personal, para la promoción interna, o la incorporación de 1 nuevos elementos se realizan mediante procesos técnicos e imparciales?

1

1

1

1

1

1

1

1

7

¿El personal de la institución cuenta con un 1 perfil de competencias adecuado?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

65

Tabla 32.

Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE

OBJETIVO

E.1

ELABORADO: SEZC/AFFF

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

FECHA: 06/DIC/2017

Pág. 2 de 5

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N

PREGUNTAS

DIRECC. TH SI

8

¿Se encuentra definida por escrito una 1 política interna sobre capacitación?

9

¿Reciben capacitación los empleados de la 1 Entidad?

NO

N/A

DIRECC. ADM. SI

NO

DIRECC. FIN.

N/A

SI

1 1

NO

N/A

DIRECC. PLANIF. SI

1 1

NO

N/A

DIRECC. RESP SCC

DIRECC. OBRAS P.

DIRECC. DESARR. S.

DIRECC. SINDICO

SI

SI

SI

SI

1 1

NO

N/A

1 1

NO

N/A

1

NO

1

N/A

NO

1

1

1

1

N/A

DIRECC. SECR.G. SI

NO

OBSERVACIONES

N/A

1 1

EVALUACIÓN DEL RIESGO 1

¿Se han definido los riesgos en función de los objetivos generales y estratégicos?

1

1

2

¿Se ha constituido un comité de evaluación de riesgos?

1

1

3

¿Se priorizan los riesgos en función de su relevancia, como consecuencia de una evaluación periódica de los riesgos?

1

1

4

¿Se han adoptado acciones para reducir o eliminar la resistencia natural al cambio que pueden manifestar los empleados?

5

¿Se encuentra organizado un departamento de servicio al cliente?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

6

¿Son las instalaciones adecuadas para prestar los servicios en forma eficiente?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

66

Tabla 32.

Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 OBJETIVO

E.1

ELABORADO: SEZC/AFFF FECHA: 06/DIC/2017

Pág. 3 de 5

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N

PREGUNTAS

DIRECC. TH

DIRECC. ADM.

DIRECC. FIN.

DIRECC. PLANIF.

DIRECC. RESP SCC

DIRECC. OBRAS P.

DIRECC. DESARR. S.

DIRECC. SINDICO

DIRECC. SECR.G.

7

¿Los procedimientos operativos se encuentran definidos y las instrucciones se han trasladado de manera documentada?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

8

¿Existen procedimientos escritos para cada producto o servicio que ofrece la entidad?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

OBSERVACIONES

ACTIVIDADES DE CONTROL 1

2

3

4

5

6

¿Se controla la contabilización diaria de las 1 operaciones? ¿Dispone la entidad de los medios necesarios y espacio físico para el archivo 1 y conservación de la documentación contable? ¿Existen reglas claras para el ingreso de 1 datos al sistema contable? ¿Participan en la elaboración del presupuesto todos los jefes de área de la 1 entidad? ¿El auditor interno realiza pruebas de 1 cumplimiento al presupuesto? ¿Se cuenta con controles de asistencia de 1 personal?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

67

Tabla 32.

Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 OBJETIVO

E.1

ELABORADO: SEZC/AFFF FECHA: 06/DIC/2017

Pág. 4 de 5

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N

PREGUNTAS

DIRECC. TH

DIRECC. ADM.

DIRECC. FIN.

DIRECC. PLANIF.

DIRECC. RESP SCC

DIRECC. OBRAS P.

DIRECC. DESARR. S.

DIRECC. SINDICO

7

¿La institución cuenta con indicadores de desempeño para supervisar y evaluar la gestión administrativa y financiera?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

DIRECC. SECR.G.

OBSERVACIONES

1

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 1

2

3

4

¿Se dispone de un catálogo de procesos, conocen todos los funcionarios los 1 procedimientos básicos de la Entidad? ¿Se usan claves e identificadores personales para restringir el acceso a los 1 datos? ¿Las funciones y responsabilidades emitidas al personal se las delega de forma 1 escrita? ¿Se mantiene una adecuada comunicación y coordinación entre las direcciones del 1 GAD?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

MONITOREO Y CONTROL 1

¿Se supervisan las actividades que se realizan en cada una de las direcciones?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

2

¿Se efectúa un seguimiento de los reclamos de los clientes y de las soluciones realizadas, a fin de superar debilidades sistémicas en forma definitiva?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

68

Tabla 32.

Papel de trabajo 19. Cuestionario de control interno según COSO I - CGE

OBJETIVO

E.1

ELABORADO: SEZC/AFFF

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

FECHA: 06/DIC/2017

Pág. 5 de 5

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N

PREGUNTAS

DIRECC. TH

DIRECC. ADM.

DIRECC. FIN.

DIRECC. PLANIF.

DIRECC. RESP SCC

DIRECC. OBRAS P.

DIRECC. DESARR. S.

DIRECC. SINDICO

DIRECC. SECR.G.

3

¿Existe una unidad de auditoría interna?

1

1

1

1

1

1

1

1

1

4

¿Se emiten informes o reportes escritos de 1 las labores de auditoría interna?

1

1

1

1

1

1

1

1

5

¿Los directivos se encuentran habilitados 1 por el organismo de control?

1

1

1

1

1

1

1

1

6

¿Se realizan evaluaciones periódicamente 1 al personal para medir su desempeño?

1

1

1

1

1

1

1

1

7

¿Se efectúan verificaciones de los registros 1 con la existencia física de los recursos?

1

1

1

1

1

1

1

1

TOTAL

49 14

0

47 16

0

45 18

0

47 16

0

47 16

0

47 16

0

45 18

0

49 14

0

49 14

OBSERVACIONES

0

Fuente: Preguntas de Evaluación del Control Interno según COSO I establecidas por la Contraloría General del Estado.

ELABORADO

SUPERVISADO

69

70 Tabla 33.

Papel de trabajo 20. Determinación del nivel de riesgo y confianza

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: SEZC FECHA:

E.2

09/DIC/2017 DETERMINAR EL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

OBJETIVO: COMPONENTES

RESPUESTAS POSITIVAS

RESPUESTAS NEGATIVAS

N/A

TOTAL RESPUESTAS

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Ambiente de control

65

16

0

81

80%

20%

44

28

0

72

61%

39%

54

9

0

63

86%

14%

27

9

0

36

75%

25%

45

18

0

63

71%

29%

235

80

0

315

75%

25%

Evaluación de riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y monitoreo TOTAL

RP= Respuestas positivas RN= Respuestas negativas TR= Total respuestas

Nivel de confianza Bajo 15%-50% Medio 51%-75% Alto 76%-95%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

(RP/TR)*100 (RN/TR)*100 RP+RN

Nivel de riesgo Alto 3 Medio 2 Bajo 1

Fuente: La información fue obtenida como resultado de la aplicación del cuestionario de Control Interno.

ELABORADO

SUPERVISADO

71 Tabla 34.

Papel de trabajo 21. Determinación de la muestra GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: AFFF

E.3

FECHA:

30/ABR/2018 OBJETIVO:

DETERMINAR LA MUESTRA

Nº

PROCESO

CANTIDAD DE USUARIOS S ATENDIDOS DURANTE EL 2017

PORCENTAJE

PROCESOS A REVISAR CON BASE EN MUESTRA 40

1

Registro de recepción y despacho de documentación.

992

50,15%

20

2 Recepción de propuestas culturales.

36

1,82%

1

Inspecciones de predios para verificar el 3 cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

238

12,03%

5

4 Permiso de construcción.

76

3,84%

2

5 Aprobación de planos.

52

2,63%

1

6 Obtener carnet de faenador.

51

2,58%

1

533

26,95%

11

2828

100,00%

40

7

Certificado de no adeudar al GAD Municipal.

TOTAL

Fuente: La información fue obtenida de registros y estadísticas facilitadas por el Director Administrativo.

ELABORADO

SUPERVISADO

72 5.1.3. Verificar la información obtenida a través de procedimientos de auditoría 5.1.3.1. Pruebas de recorrido Tabla 35.

Papel de trabajo 22. Prueba de recorrido: registro, recepción y despacho de documentación ELABORADO: AFF

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

Establecer la prueba de recorrido del proceso registro, recepción y despacho de documentación.

OBJETIVO: Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

2

Receptar documentación

3

Registrar el ingreso en el sistema de control documental

4

Recibir y revisar documentación

5

Recibir la solicitud digital y revisar documentación

6

Elaborar respectivo

7

Recibir resolución registrar en el sistema

8 9 10

E.4.1

FECHA: 05/MAY/2018

la

DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

20

√

x

Usuario

20

√

x

Asistente secretaría general

20

√

Secretaría General

20

√

x

Director asignado

20

√

x

Delegado del director

20

√

x

Secretaría general

20

√

Comunicar resolución al usuario

x

Asistente secretaria general

20

√

Retirar el solicitado

x

Usuario

20

√

el

la

trámite y

documento

x

FIN

OBSERVACIONES

√

Fuente: Información obtenida por parte del responsable de recepción.

Marcas: √ Verificado Servicio Analizado: No se han encontrado novedades en este proceso.

ELABORADO

SUPERVISADO

73 Tabla 36.

Papel de trabajo 23. Prueba de recorrido: Recepción de propuestas culturales ELABORADO: SEZC

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

Establecer la prueba de recorrido del proceso recepción de propuestas culturales.

OBJETIVO: Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

1

√

Adquirir el formulario

x

Usuario

3

Vender el formulario de única numeración

x

Recaudador municipal

1

√

4

Presentar el formulario lleno adjuntando los documentos necesarios para el trámite

Usuario

1

√

5

Receptar ciudadano

1

√

6

Exponer las propuestas en reuniones de la comisión cultural

x

1

√

7

Aprobar la propuesta

x

1

√

Comisión

1

√

x

Secretaria General

1

√

x

Secretaria General

1

√

11 contrato

x

Usuario

1

√

12 Ejecutar la propuesta

x

Usuario

1

√

el

OBSERVACIONES

√

2

trámite

8

Elaborar el convenio o contrato

9

Receptar la resolución de la comisión

10 Notificar al solicitante Firmar el convenio o

13

E.4.2

FECHA: 05/MAY/2018

x

Responsable departamento de patrimonio cultural Responsable departamento de patrimonio cultural

x

Comisión delegada x

FIN

NO SI

√

Fuente: Revisión de documentos e información obtenida del coordinador de proyectos sociales.

Marcas: √ Verificado Servicio Analizado: No se han encontrado novedades en este proceso.

ELABORADO

SUPERVISADO

74 Tabla 37.

Papel de trabajo 24. Prueba de recorrido: Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: AFFF

E.4.3

FECHA: 05/MAY/2018

Pág. 1 de 2

Establecer la prueba de recorrido del proceso inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

OBJETIVO: Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

√

2

Adquirir el formulario

x

Usuario

5

√

3

Vender el formulario de única numeración

x

Recaudador municipal

5

√

4

Presentar la solicitud adjuntando los documentos necesarios para el trámite

Usuario

5

√

5

Receptar el ciudadano

x

Secretaria General

5

√

6

Verificar valores pendientes de pago y documentación presentada

x

Secretaria General

5

√

x

Responsable de gestión de desarrollo sustentable

7

OBSERVACIONES

trámite

Aprobar el trámite

x

NO

4

1

é

Un trámite devuelto por falta de documentación

SI

8

Designar técnico evaluador según ubicación del solicitante

x

Director de desarrollo sustentable

4

1

√

9

Realizar la inspección programada

x

Técnico designado

4

1

√

Técnico designado

4

1

é

x

Secretaria general

4

1

√

x

Usuario

4

1

√

10 Elaborar informe técnico Comunicar resultado al

11 solicitante Retirar

el

12 habilitante 14

documento

FIN

x

√

Un trámite no presenta el respectivo informe

75 Tabla 37.

Papel de trabajo 24. Prueba de recorrido: Inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: AFFF

E.4.3

FECHA: 05/MAY/2018

Pág. 2 de 2

Establecer la prueba de recorrido del proceso inspecciones de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas.

OBJETIVO:

Fuente: Información obtenida del auxiliar de servicios del departamento de Gestión de Desarrollo Sustentable.

Marcas: √ Verificado; © Cruzado Condición: De los trámites revisados dos presentan novedades, un trámite fue devuelto por falta de documentación requerida, el otro caso fueron trámites del cuales no se encontró el respectivo informe en el archivo.

Criterio: Según lo establecido en el Art. 12 de la Ordenanza 09-2012-CMGMPVM en el ítem 2.2.2 se solicita la fotocopia de cédula de ciudadanía y papeleta de votación como requisito indispensable. En el segundo caso, de acuerdo con el Art. 4 del Reglamento que regula el sistema de archivos; el área que genere la información será la responsable de su custodia y protección.

Causa: El primer trámite fue devuelto porque: 

Los usuarios no conocen los requisitos de los procesos; a pesar que se encuentran dentro del portal web de la institución.



No se ha designado personal dentro del GAD, a cargo de la asesoría individual al ciudadano que acude a sus instalaciones.

En el segundo caso: 

La persona encargada de archivar el documento no conoce que esta actividad es su obligación.

 No existe un documento formal que detalle los procesos que se deben cumplir.

Efecto: En el primer caso no se realizaron los trámites correspondientes generando insatisfacción en los usuarios; en el segundo caso la documentación extraviada deja en evidencia la vulnerabilidad de los sistemas y los procesos que se realizan internamente.

ELABORADO

SUPERVISADO

76

Tabla 38.

Papel de trabajo 25. Prueba de recorrido proceso: Obtención de permiso de construcción GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

OBJETIVO:

ELABORADO: SEZC

E.4.4

FECHA: 05/MAY/2018

Establecer la prueba de recorrido del proceso de obtención del permiso de construcción

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

2

Adquirir el formulario

x

Usuario

2

√

3

Vender el formulario de única numeración

x

Recaudador municipal

2

√

4

Presentar el formulario lleno adjuntando los documentos necesarios para el trámite

Usuario

2

√

5

Receptar el ciudadano

x

Secretaria de planificación

2

√

6

Revisar y verificar la información

x

Secretaria de planificación

2

√

7

Aprobar el trámite

x

Director de planificación

2

√

8

Elaborar el permiso de construcción

2

√

DOC.

RESPONSABLE

CUMPLE

MARCAS

OBSERVACIONES

√

trámite

Contactar al usuario e indicar el pago de tasa administrativa Cancelar tasa 10 administrativa requerida 9

11

Entregar copia del comprobante de pago

12

Verificar realizado

13

Entregar permiso de construcción

14

FIN

el

ACT.

GRÁFICO

NO CUMPLE

Nº

pago

x

x

Secretaria de planificación Secretaria de planificación

x

NO

SI

√ 2

Usuario

2

√

Usuario

2

√

x

Secretaria de planificación

2

√

x

Secretaria de planificación

2

√

x x

√

Fuente: Revisión de documentos e información obtenida del Director de planificación y territorialidad.

Marcas: √ Verificado Servicio Analizado: No se encontraron observaciones en este proceso.

ELABORADO

SUPERVISADO

77 Tabla 39.

Papel de trabajo 26. Prueba de recorrido: Aprobación de planos GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: AFFF

Establecer la prueba de recorrido del proceso de aprobación de planos

OBJETIVO: Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

Adquirir el formulario

x

Usuario

1

√

3

Vender el formulario de única numeración

x

Recaudador municipal

1

√

4

Presentar el formulario lleno adjuntando los documentos necesarios para el trámite

Usuario

1

√

5

Receptar ciudadano

x

Secretaria de planificación

1

√

6

Revisar y verificar la información

x

Secretaria de planificación

1

√

7

Aprobar el trámite

x

Director de planificación

1

√

8

Elaborar el permiso de construcción

x

Secretaria de planificación

1

√

9

Contactar al usuario e indicar el pago de tasa administrativa

Secretaria de planificación

1

√

Usuario

1

√

Usuario

1

√

Secretaria de planificación

1

√

Secretaria de planificación

1

√

el

trámite

Cancelar

x

tasa

10 administrativa requerida Entregar

copia

11 comprobante de pago

del

12 Verificar el pago realizado permiso

13 construcción 14

OBSERVACIONES

√

2

Entregar

E.4.5

FECHA: 05/MAY/2018

de

FIN

NO

SI

√

Fuente: Revisión de documentos e información obtenida del Director de planificación y territorialidad.

Marcas: √ Verificado Servicio Analizado: No se encontraron observaciones en este proceso.

ELABORADO

SUPERVISADO

78 Tabla 40.

Papel de trabajo 27. Prueba de recorrido: Obtención de carnet de faenador GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

OBSERVACIONES

√

2 Adquirir el formulario Vender el formulario de única numeración

x

Usuario

1

√

x

Recaudador municipal

1

√

Usuario

1

√

x

Secretaria general

1

√

x

Secretaria general

1

√

x

Secretaria General

1

√

1

√

Presentar el formulario lleno adjuntando los 4 documentos necesarios para el trámite 5

Receptar el ciudadano

6

Revisar y verificar la información

trámite

7 Aprobar el trámite

x

8 Elaborar el carnet

x

Secretaria General

NO

SI

9

Solicitar el pago del valor de la especie

x

Secretaria General

1

√

10

Cancelar el valor de la especie

x

Usuario

1

√

11

Verificar realizado

x

Secretaria General

1

√

x

Secretaria General

1

√

el

12 Entregar el carnet 13

E.4.6

FECHA: 05/MAY/2018

Establecer la prueba de recorrido del proceso para obtener carnet de faenador

OBJETIVO:

3

ELABORADO: SEZC

pago

FIN

√

Fuente: Información obtenida de la Secretaría General.

Marcas: √ Verificado Servicio Analizado: No se encontraron observaciones.

ELABORADO

SUPERVISADO

79

Tabla 41.

Papel de trabajo 28. Prueba de recorrido: Obtención de certificado de no adeudar al GAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

E.4.7

FECHA: 05/MAY/2018

Pág. 1 de 2

Establecer la prueba de recorrido del proceso para obtener el certificado de no adeudar al GAD.

OBJETIVO: Nº

DESCRIPCIÓN

1

INICIO

ACT.

3

Vender el formulario de única numeración

4

Presentar el formulario lleno adjuntando los documentos necesarios para el trámite Receptar

5 ciudadano

el

DOC.

trámite

CUMPLE

NO CUMPLE

MARCAS

Usuario

11

√

x

Recaudador municipal

11

√

OBSERVACIONES

11 x

7 Aprobar el trámite

x

Elaborar el certificado

sellar

Asistente comisaria municipal

11

Retirar el documento solicitado

12

FIN

√

11

√

SI

1

é

Asistente comisaria municipal

10

1

√

Comisario municipal

10

1

√

x

Asistente comisaria municipal

10

1

√

x

Usuario

9

2

é

x

el

10 Notificar al Usuario

11

10

x

8 de no adeudar al GAD

√

Usuario Asistente comisaria municipal Asistente comisaria municipal

x

en el sistema

y

GRÁFICO

x

Verificar la existencia

6 de valores pendientes

9 certificado

RESPONSABLE

√

2 Adquirir el formulario

Firmar

ELABORADO: AFF

x

NO

√

Un trámite fue devuelto por verificarse la existencia de valores pendientes de pago

Certificado emitido no fue retirado

80 Tabla 41.

Papel de trabajo 28. Prueba de recorrido: Obtención de certificado de no adeudar al GAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ELABORADO: AFF

E.4.7

FECHA: 05/MAY/2018

Pág. 2 de 2

Establecer la prueba de recorrido del proceso para obtener el certificado de no adeudar al GAD.

OBJETIVO:

Fuente: Información obtenida del recaudador y del auxiliar de servicios del departamento de Gestión de Desarrollo Sustentable.

Marcas: √ Verificado; © Cruzado Condición: En el proceso de ejecución de certificados de no adeudar al GAD, se encontraron dos novedades. La primera de ellas es que existían valores pendientes de pago, por parte del usuario; mientras que en el segundo caso el solicitante no retiró el certificado emitido por la entidad.

Criterio: Según lo establecido en el Art. 14 de la Ordenanza para la Recaudación de Patentes Municipales sin excepción de persona; sea natural, jurídica y sociedades de hecho, están obligadas a presentar la declaración y obtener la patente municipal. Por otra parte; dentro de los requisitos para solicitar el certificado de no adeudar al GAD, se requiere llenar todos los datos del formulario sin excepción alguna.

Causa: El primer trámite no se cumplió porque: 

Los usuarios no están pendientes del pago de sus obligaciones con el GAD.



Las personas no están conscientes de la importancia de mantener actualizada su patente municipal para el cumplimiento de sus actividades.

En el segundo caso: 

Los usuarios consideran innecesario llenar toda la información que se requiere en los formularios.  Ciudadanos no conocen el medio de contacto que se mantiene con la institución.

Efecto: No se culminaron los trámites solicitados por los usuarios por factores que no dependían del personal de la institución. Por ende, se constata la desinformación actual de los usuarios que demandan los servicios.

ELABORADO

SUPERVISADO

81 5.1.4. Establecer conclusiones y recomendaciones con base en la evaluación realizada 5.1.4.1. Programa de planificación fase 3: Comunicación de Resultados Tabla 42.

Programa de planificación fase 3

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Nº

PROCEDIMIENTO

REFERENCIA

FECHA

ELABORADO POR

FASE 3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1

Elabore un informe de control interno

C.1

14/MAY/2018

SEZC/AFFF

Nota: Los datos presentados en la figura, corresponden al programa de la fase comunicación de resultados de auditoría a aplicarse en el presente trabajo.

82 5.1.4.2. Fase 3: Informe 5.1.4.2.1. Elaborar un informe de control interno Santo Domingo, 16 de mayo del 2018 Ingeniero Fabrisio Ambuludi Bustamante Alcalde del cantón Presente. -

De nuestra consideración Hemos realizado la evaluación de control interno vinculado a los servicios de mayor demanda, brindados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado; en el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2017.

La acción de control, se efectuó de acuerdo con las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos emitidas por la Contraloría General del Estado específicamente en el Acuerdo 39, Registro Oficial Suplemento 87 del 14 de diciembre del 2009. Estas normas, requieren que la evaluación sea planificada y ejecutada; el cual nos permite obtener información y documentación correcta y verídica. Por otro lado, es indispensable que las operaciones se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables.

En el desarrollo de la evaluación realizada, los resultados se encuentran expresados en los servicios analizados, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

Servicio Analizado 1: Trámites devueltos por falta de documentación Conclusión: La falta de presentación de copia de documento de identidad por parte del usuario a causa de su extravío; observación mencionada por el funcionario a cargo del proceso y constatada en el documento habilitante; permitió corroborar, que el solicitante no cumplía

83 con uno de los requisitos establecidos en la Ordenanza 09-2012-CMGMPVM para realizar este proceso.

Esta situación se debe al desconocimiento que tienen los ciudadanos sobre los requerimientos necesarios para solicitar un servicio en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pedro Vicente Maldonado; por otra parte, no se ha designado personal que asesore a los usuarios.

Recomendación: Es necesario socializar con los demandantes de los servicios que acuden a la institución por varios medios de difusión de información pública, las disposiciones que deben seguir para que su trámite sea atendido eficientemente e incluso designar personal que acompañe y guíe a los usuarios con la finalidad de generar satisfacción en ellos.

Servicio Analizado 2: Trámites sin el respectivo informe Conclusión: En el proceso de predios para verificar el cumplimiento de la norma en la instalación de granjas, varios de los informes que deben ser presentados por el funcionario designado; no se encuentran respaldados por la copia correspondiente en archivos. Por cuanto, se verifica que esta realidad presenta diferencias con lo establecido en el Art. 4 del Reglamento que regula el sistema de archivos.

Esta situación tiene origen en el desconocimiento por parte de los funcionarios, sobre cuáles son los procedimientos formales que deben realizar para cada producto o servicio que ofrece la entidad; a pesar que, existe un estatuto orgánico funcional del GAD no se detallan las actividades a cumplir por proceso. Afirmación que contrasta la norma de control interno de la institución, en el párrafo n. 200: “La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno”.

Recomendación: Cada uno de los servicios que brinda el GAD debe cumplirse de manera eficiente; para ello se recomienda la elaboración de un manual de procesos que sirva como base fundamental para el desempeño de los procedimientos; este documento debe ser socializado formalmente con todos los miembros de institución para generar conocimiento específico de sus actividades. De manera complementaria, se debe cumplir con rigurosidad las políticas estipuladas para el sistema de archivos; pues en efecto, la custodia y protección de respaldos es una condición sine qua non de control interno.

84 Servicio Analizado 3: Existencia de valores pendientes de pago.

Conclusión: De la muestra seleccionada para este caso, se evidenció que existe un trámite devuelto (001487-2017) por verificarse la existencia de valores pendientes de pago; específicamente en el rubro que pertenece a patentes municipales. Sin duda alguna, los usuarios están obligados a presentar su declaración en base al tipo de recaudación al que pertenezcan.

Este tipo de inconvenientes, dependen directamente de los usuarios y su pre disposición de cumplir la ley.

Recomendación: Mejorar los niveles de comunicación con la ciudadanía e implementar programas de información que especifique las obligaciones, beneficios y sanciones que regulan para cada uno de los servicios que se ofrecen a los usuarios.

Servicio Analizado 4: Certificado no retirado Conclusión: En el proceso de ejecución de certificados de no adeudar al GAD; se ha encontrado un documento totalmente listo y aprobado por las autoridades responsables; sin embargo, este constituía parte del archivo. Bajo consulta a miembros de este departamento y verificación en la solicitud del servicio; se concluye que fue imposible contactar al usuario, en razón, de no cumplir con todos los requerimientos del formato establecido. Además, el ciudadano no acudió a la institución para retirar la documentación que necesitaba.

Recomendación: La persona que esté a cargo de receptar las solicitudes de los ciudadanos deberá verificar que todos los datos que se requieran consten en el documento y en complemento informar al solicitante la importancia de cumplir esta condición y mantenerse al pendiente del progreso de su trámite.

Atentamente,

Andrés Figueroa Estudiante de auditoría

Stefany Zambrano Estudiante de auditoría

85

6. DISCUSIÓN La evaluación al sistema de control interno vinculado a los servicios con mayor demanda que brinda el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, debía contribuir al mejoramiento de los procesos vinculados a estos servicios; luego de dar cumplimiento a cada uno de los objetivos planteados para el desarrollo de este trabajo, se obtuvieron los siguientes resultados relevantes: La etapa de levantamiento de información contribuyó a tener una idea general del ambiente en el que se desempeña el GAD y el estado de los servicios con mayor demanda brindados por la institución, de ésta etapa es importante destacar que gran parte de los datos que se obtuvieron de manera personal fueron corroborados, pues la información se encontraba disponible en el portal web de la entidad.

Dando cumplimiento al segundo objetivo se elaboró un cuestionario de control interno, éste fue aplicado a cada uno de los responsables de las direcciones de la entidad, la disponibilidad de los funcionarios fue positiva, evitando obstruir considerablemente en las actividades que demandaban su atención; derivado de la aplicación del cuestionario se determinó la muestra empleada para ejecutar los procesos de auditoria posteriores.

Con la finalidad de verificar la información levantada con el cuestionario de control interno se procedió a aplicar pruebas de recorrido a los procesos de los servicios en estudio, a través de papeles de trabajo cuya estructura era muy similar a una hoja de checklist; en la cual, se realizaba el seguimiento paso a paso de cada uno de los procesos, este trabajo tuvo como base la muestra determinada en la etapa final del segundo objetivo.

Finalmente, para dar cumplimiento al cuarto objetivo se procedió a elaborar el informe donde se plasmaron los hallazgos más relevantes, se les estableció una base normativa y a estos se les redactó sus respectivas conclusiones y recomendaciones; con ello, se culminó el trabajo realizado por dos jóvenes estudiantes de Auditoría.

86

7. CONCLUSIONES  El establecimiento del programa de planificación permitió diagnosticar la situación actual entorno a los servicios de mayor demanda brindados por el GAD, de lo cual es importante destacar que el desarrollo, de los procesos vinculados a los servicios mencionados son ejecutados conforme a directrices recibidas por normas regulatorias y por la guía de instituciones homólogas.  La evaluación al sistema de control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, a través de la aplicación del cuestionario de control interno basado en las normas dictadas por la CGE; permitió determinar la inexistencia de un manual de procesos situación que dificulta el control de los procesos realizados por los funcionarios; además de constituir un ligero grado de insatisfacción de los usuarios al desconocer el estado real del trámite.  A través de la aplicación de las pruebas de recorrido a una muestra seleccionada se corroboró la veracidad de la información recabada en la etapa de diagnóstico, verificando la aplicabilidad de cada uno de los pasos establecidos para brindar determinado servicio.  Finalmente es importante mencionar que la etapa del informe permitió plasmar los resultados relevantes del proceso de evaluación aplicado, de los cuales se deben destacar la ineficiente socialización en cuanto a riesgos se refiere y los mecanismos para contrarrestarlos; además el déficit de indicadores que permitan medir la eficiencia de los procesos establecidos.

87

8. RECOMENDACIONES  Las directrices tomadas a través de normas regulatorias e instituciones homólogas corresponden efectivamente a la normativa vigente a la actualidad; es importante mantener los lineamientos establecidos y de preferencia mejorar en los aspectos que se consideren necesarios.  Desarrollar un manual de procesos que permita ofrecer una guía a los usuarios para ejecutar un seguimiento de sus trámites, además de ofrecer a los empleados y directivos una base sobre la cual establecer una comparativa y proponer acciones en beneficio de la institución.  Efectuar pruebas de recorrido con cierta frecuencia con el fin de verificar la veracidad y la correcta aplicación de los componentes de cada proceso.  Tomar en consideración las recomendaciones derivadas del proceso de evaluación del control interno plasmadas en el informe respectivo.

88

9. REFERENCIAS Auditoría Superior de la Federación. (abril de 2015). Modelo de Evaluación del Control Interno en

la

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Pública

Estatal.

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91

10. GLOSARIO Coadyuvar: Contribuir o ayudar a que algo se realice o tenga lugar.

CGE: Contraloría General del Estado, organismo superior de control de los recursos de las entidades del sector público, con la facultad de observar las operaciones financieras y administrativas de las entidades públicas o privadas que manejen recursos estatales, a través de exámenes especiales, auditorias financieras y auditorias operacionales.

COOTAD: Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.

Establece la organización político-administrativa del Estado ecuatoriano en el territorio, con el fin de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera.

Debilidad: Significa una deficiencia o carencia; algo en lo que la organización tiene bajos niveles de desempeño y por tanto es vulnerable; denota posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro.

Demanda: Es la cantidad de cierto producto o servicio que están dispuestos a comprar los consumidores a ciertos precios.

Eficiencia: Logro de los fines con una cantidad mínima de recursos.

Ejecución: Poner en práctica un proyecto, encargo u orden.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Metodología: Disciplina que se encarga del estudio crítico de los procedimientos, y medios aplicados por los seres humanos, que permiten alcanzar y crear el conocimiento en el campo de la investigación científica.

NEAG: Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental. Fundamentadas en las Normas Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA), que son de aplicación y cumplimiento obligatorio por parte de los auditores de la Contraloría General del Estado, los auditores internos de las entidades públicas y los profesionales de las

92 firmas privadas contratadas de auditoría, cuando sean designados o contratados por el Organismo Técnico Superior de Control para efectuar la auditoría gubernamental.

Planificación: Esta función implica la selección de medios para la consecución de objetivos y supone decidir de antemano qué es lo que se va a hacer y cómo.

Procedimientos: Planes que establecen un método de actuación para el manejo de las actividades futuras.

Procesos: Conjunto de actividades en curso y relacionadas entre sí.

93

11. ANEXOS Anexo 1. Carta de Acercamiento

94 Anexo 2. Carta de Impacto

95 Anexo 3. Formato Solicitud General - GADPVM

96 Anexo 4. Fragmento Norma Técnica de diseño de reglamentos o estatutos orgánicos de gestión organizacional por procesos.

CAPITULO III DE LOS COMPONENTES DEL PROCESO DE DISEÑO DE REGLAMENTO O ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTION ORGANIZACIONAL POR PROCESOS. Art. 14.- Diseño de procesos. - Los procesos al interior de cada institución se agrupan en función del grado de contribución y valor agregado al cumplimiento de la misión institucional, se clasifican por su responsabilidad en: Procesos gobernantes. - También denominados gobernadores, estratégicos, de dirección, de regulación o de gerenciamiento. Estos procesos son responsables de emitir políticas. directrices y planes estratégicos para el funcionamiento de la organización.

Procesos habilitantes. - Se clasifican en procesos habilitantes de asesoría y los procesos habilitantes de apoyo, estos últimos conocidos como de sustento, accesorios, de soporte, de staff o administrativos. Son responsables de brindar productos de asesoría y apoyo logístico para generar el portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y por ellos mismos.

Procesos agregadores de valor. - También llamados específicos, principales, productivos, de línea. de operación, de producción, institucionales. primarios, claves o sustantivos. Son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que responden a la misión y objetivos estratégicos de la institución.

CAPITULO IV DEL MANUAL DE PROCESOS Art. 15.- El Manual de Procesos es el documento que contiene políticas, métodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e interrelacionamientos de las unidades y procesos de la institución, en función del cliente. Para cada uno de los productos se diseñará el proceso y procedimiento correspondiente.

Art. 16.- Objetivo del Manual de Procesos. - Tiene como objetivo fortalecer la gestión de las

97 instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgánica, fundamentando la gestión institucional en hechos documentados, con las derivaciones que se generen y que facilite la operatividad y establecimiento de estándares de medición y control de la gestión organizacional y la satisfacción de los clientes usuarios.

Art. 17.- Levantamiento de procedimientos. - Los procedimientos permiten establecer tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial y al detalle.

El levantamiento de procedimientos contiene la siguiente información: 

Nombre de la unidad administrativa.



Producto.



Volumen y frecuencia.



Tareas.



Responsables.

Nombre de la Unidad Administrativa. - Se debe considerar las denominaciones de las unidades administrativas identificadas en el estatuto.

Producto. - Es cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y expectativas de los clientes. Se debe considerar las denominaciones de los productos identificados en el portafolio de productos.

Volumen y frecuencia. - Es la descripción del número de veces que se realiza el producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual, trimestral.

Tareas. - Es la descripción al detalle de todos los pasos que deben ser realizados dentro de una actividad para la obtención de un determinado producto, los mismos que deben ser descritos en forma secuencial y cuya redacción debe denotar acción. Para el levantamiento del procedimiento se considerará la situación actual del mismo.

Responsables. - De conformidad a la tarea identificada, se deberá describir la denominación del puesto del responsable de su ejecución. Si la tarea descrita es ejecutada por varios responsables que tienen la misma denominación del puesto, se deberá describir el número de personas que intervienen en su desarrollo.

98 Art. 18.- Análisis de valor. - Con la información identificada en el Formulario PROC-NTDO004 cada responsable deberá calificar la tarea que realiza en función del análisis del valor, el cual determina si la tarea analizada agrega valor o no al proceso, sea está a la organización o al cliente externo, así como también se debe identificar si dicha tarea realiza acciones de transporte, archivo o inspección, para su respectivo mejoramiento.

Art. 19.- Mejoramiento de procedimientos. - El objetivo es garantizar que la organización tenga procesos que eliminen los errores, minimicen las demoras, maximice el uso de los recursos, sean adaptables a las necesidades de los clientes y sean de fácil entendimiento.

Fases del mejoramiento: 1. Organización para el mejoramiento. - Establecimiento del equipo de mejoramiento, compromiso institucional.

2. Comprensión del proceso. - Visión estratégica institucional, conocimiento de la institución.

3. Modernización. - Mejorar la eficiencia y eficacia del procedimiento a través de la optimización de tareas administrativas, controles, aprobaciones y papeleos que no agreguen valor al procedimiento, simplificación de tareas idénticas que se realizan en partes diferentes del procedimiento, reducir la complejidad del procedimiento y del tiempo del ciclo del mismo.

4. Mediciones y controles. - Indicadores que nos permitan medir el grado de cumplimiento de las tareas.

5. Mejoramiento continuo. - Acciones emprendidas en toda la organización para incrementar la eficacia y eficiencia de los procedimientos con el objetivo de generar beneficios adicionales tanto para la organización y sus clientes.

Art. 20.- Procedimientos mejorados. - Para establecer los procedimientos mejorados se considerará la información concerniente a: 

Insumos.



Proveedores.



Actividades.



Flujo de diagramación.



Productos intermedios y finales.

99 

Clientes internos y externos.



Especificaciones legales y técnicas.

Insumos. - Entradas, ingresos o inicio de un proceso (documentos, proyectos, bases legales y otros) que responden al estándar o criterio de aceptación definido. Proceden de un proveedor interno o externo y son necesarios para la consecución del proceso.

Proveedores. - Persona u organización interna o externa que nos suministra insumos o entradas. Se debe identificar el nombre de la institución y/o de la unidad administrativa de la cual proviene dicho insumo.

Actividades: 

Se identificarán todas las actividades secuenciales que se realizan para obtener el producto.



La descripción de las actividades debe ser redactadas con verbos en infinitivo. En el caso de utilizar más de un verbo estos deben responder a acciones consecutivas y llevadas a cabo por la misma persona.



Considerar que una actividad está constituida por un grupo de tareas relacionadas con esa actividad.



La descripción de cada actividad debe reflejar los resultados de la ejecución de las tareas.

Flujo de diagramación. - Es la representación gráfica del recorrido del proceso, es decir refleja la secuencia de actividades y tareas del mismo, con la finalidad de entenderlo, controlarlo y rediseñado. Se representa a través de formas y símbolos gráficos.

Productos intermedios. - Cada actividad debe identificar el resultado que se genera en el desarrollo de la misma. A este resultado se le llamará producto intermedio del proceso y el resultado de la última actividad será el producto final del proceso.

Cliente externo. - Se identificará al usuario o cliente final que se beneficia del producto o servicio que recibe y que es externo a la organización.

Especificaciones técnicas. - Para poder determinar las especificaciones técnicas, es necesario conocer primero las necesidades de nuestros clientes sean estos internos o externos, a fin de transformarlas en requisitos de entrada. Las mismas deben ser incorporadas para la generación del producto intermedio, garantizando la calidad y aceptación del producto final. Estas especificaciones técnicas serán identificadas en las actividades que generen un documento o informe y en el área donde se identifiquen los requisitos sin los cuales no se puede continuar con el trámite.

100 Anexo 5. Encuesta aplicada a los responsables de cada una de las Direcciones del GAD.

ENCUESTA Reciba un cordial saludo, por favor destine unos minutos para completar esta encuesta; la información que se proporcione, será manejada de manera confidencial.

Objetivo: Determinar la incidencia que tiene la evaluación al control interno, en los procesos de mayor demanda que brinda el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado.

Luego de cada pregunta cerrada, aparecen posibles respuestas debidamente numeradas, indique su respuesta graficando un círculo como se muestra a continuación: Llene las respuestas así: 1. SI 2. NO Dirección Fecha de la encuesta

Cargo

1. ¿Considera usted que se encuentran claramente identificados los servicios con mayor demanda dentro del GAD? 1.1. SI

1.2. NO

2. ¿Considera usted que los servicios de mayor demanda que brinda el GAD son?

2.1. Excelentes

2.3. Regulares

2.2. Satisfactorios

2.4. Deficientes

3. ¿Cuál es el principal problema que existe en los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? 3.1. Pérdida de tiempo

3.3. Información inadecuada

3.2. Desorientación del usuario

3.4. Otros __________________

4. ¿Cree usted necesario ejecutar actividades de auditoría para evaluar las debilidades existentes en los servicios de mayor demanda brindados por el GAD? 4.1. SI

4.2. NO

5. ¿Se ha utilizado alguna de las siguientes metodologías para ejecutar evaluaciones de control interno ligadas a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? 5.1. Modelo COCO

5.4. Modelo CADBURY

5.2. Modelo COSO

5.5. Ninguno

5.3. Modelo KONTRAG

5.6. Otros ________________

101 6. ¿Considera necesario que se ejecute una evaluación al sistema de control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? 6.1. SI

6.2. NO

7. ¿Con que frecuencia considera que se debería evaluar el sistema de control interno vinculado a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? 7.1. Mensual

7.4. Semestral

7.2. Trimestral

7.5. Anual

8. ¿Evaluar el sistema de control interno de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, ayudarán a mejorar los procesos?

8.1. SI

8.2. NO

9. ¿De qué manera se comunica la información referente a las actividades inherentes a su cargo al personal de la institución?

9.1. Verbal a través del jefe inmediato 9.3. A través de un manual de procesos 9.2. A través de un memorando

9.4. Otros __________________

10. ¿Existe un manual de procesos vinculado a los servicios de mayor demanda que brinda el GAD? 10.1. SI

10.2. NO

11. ¿Se aplican indicadores de gestión para determinar el cumplimiento de los objetivos de la institución?

11.1. SI

11.2. NO

12. ¿En qué grado afecta la inexistencia de un manual de procesos a la consecución de objetivos institucionales?

12.1. Alto

12.2. Medio

12.3. Bajo

13. ¿Considera usted que la elaboración y socialización de un manual de procesos de los servicios de mayor demanda que brinda el GAD, contribuirá a mejorar los procesos actuales?

13.1. SI

13.2. NO