Sociaal Jaarverslag provincie Utrecht 2012

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

P ROV I N C I E- U T R EC H T.N L

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 1

2 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

INHOUD 1.

VOORWOORD PROVINCIESECRETARIS 4

2. ORGANISATIE

- Veranderopgave, reorganisatie, bezuinigingen, kwaliteit

- Verhuizing

- Anders werken

- Arbeidsvoorwaarden

- P- Portaal

3. ARBEIDSMARKT

- Regionale samenwerking

- Ontwikkeling teamleiders

- Werving en selectie

- Re-integratie en herplaatsing

4. LOOPBAAN

- Pythagoras Academie

- Persoonlijk ontwikkelbudget

5. GEZONDHEID

- Arbozorg

- Groen vervoer

- Bedrijfshulpverlening

6. PERSONEELSZORG

- Het bedrijfsmaatschappelijk werk

- De vertrouwenspersonen

7.

CIJFERS 2012

6

11

14

15

18

20

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 3

1 .

VOORWOORD PROVINCIESECRETARIS DE TOEKOMST BEGINT NU! Elk moment biedt de mogelijkheid om bij te dragen aan onze regio. Dat is de achterliggende gedachte achter onze organisatieverandering die we in 2011 zijn gestart. Hoe krijgen we het voor elkaar dat we inderdaad elk moment als kans grijpen en ons werk waardevol maken voor wie wij het doen: de Utrechtse samenleving.

Gedeputeerde Staten hebben deze opdracht tot organisatieverandering verwoord in het coalitieakkoord.

Met een kleine en compacte organisatie van maximaal 675 fte en onze kerntaken bijdragen aan een sterke regio.

De directie heeft deze ambities van Gedeputeerde Staten vertaald naar een visie op de organisatie met de titel “De toekomst begint nu!”. Vrij vertaald elk moment is een kans die we moeten grijpen om bij te dragen aan onze regio. Een hele uitdaging voor onze organisatie om én te veranderen én te bezuinigen.

In 2012 hebben we een stevig fundament gelegd. We hebben drie sporen opgesteld die ons in staat stellen om elk moment te benutten ons werk beter te doen. Ten eerste de Strategische Agenda. Deze agenda biedt ons inhoudelijke focus zodat wij intern beter samenwerken ten einde buiten onze werk beter uit te voeren.

Ten tweede het spoor bedrijfsvoering. We hebben een flinke slag te slaan onze bedrijfsvoering te verbeteren.

Denk aan ICT, communicatie, facilitaire zaken, financiën, juridische zaken, P&O en subsidie en inkoop. Het laatste spoor is mobiliteit. We hebben een krimp te realiseren. Met de vakbonden werden in juni 2012 afspraken gemaakt over een aanvulling op het Sociaal Statuut, waarbij we zo veel mogelijk inzetten op begeleiding van werk naar werk en een organische krimp van de organisatie.

Deze sporen verdienen een goed leefbaar huis. Hiervoor is een nieuwe organisatiestructuur van start gegaan op 1 januari 2012 met een nieuwe manier van leidinggeven door management. Van eigen domein naar sturen op het in samenhang realiseren van doelen van de Strategische Agenda en bedrijfsvoering. Dat huis hebben we in 2012 opgeleverd. De directie is teruggebracht van 4 naar 2. Het aantal afdelingen werd teruggebracht van 21 naar 9.

Er is een concernmanagementteam van start gegaan en per 1 juli zijn nieuwe teamleiders benoemd.

Voor het spoor mobiliteit vinden wij het van belang dat medewerkers duurzaam inzetbaar zijn zowel binnen als buiten onze organisatie. Waar kom jij je bed voor uit, nu en in de toekomst? Daar draait het om. De provincie kan niemand tot aan het pensioen werkzekerheid bieden en daarom is het belangrijk dat ieder vanuit zijn eigen passie blijft werken aan de eigen inzetbaarheid. In 2012 hebben we daarvoor de nodige voorbereidingen getroffen zodat we in 2013 met elkaar kunnen werken aan duurzame inzetbaarheid.

Op de arbeidmarkt hebben we het afgelopen jaar de handen ineen geslagen met vele gemeenten in onze regio. Samenwerking met andere overheden creëert kansen voor medewerkers en zorgt voor behoud van talent voor de overheid in onze regio. Binnen het netwerk hebben we onderling met succes vacatures uitgewisseld en is de afspraak gemaakt pas extern te werven als de regionale samenwerking geen geschikte kandidaat heeft opgeleverd. Daar gaan we in 2013 mee door.

4 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

Er gebeurde meer in 2012. Op 16 april 2012 kregen we letterlijk een nieuw huis. Een huis dat ons helpt beter met elkaar samen te werken. Een puike prestatie hebben we met elkaar geleverd, binnen tijd en budget. Met elkaar gaan we dit gebouw tot een symbool maken van onze nieuwe organisatie.

Dit en nog een groot aantal andere onderwerpen vindt u uitgebreid terug in dit Sociaal jaarverslag. Ik wens u veel leesplezier bij het Sociaal jaarverslag 2012.

Hans Goedhart Algemeen directeur/provinciesecretaris

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 5

2

ORGANISATIE

.

VERANDEROPGAVE Ons college heeft besloten zich met een compacte, slagvaardige en efficiënte organisatie te concentreren op de kerntaken van de provincie. De directie heeft de ambities van GS vertaald naar een visie op de organisatie met de titel “De toekomst begint nu!”. Op grond daarvan hebben we een organisatieverandering ingezet met de volgende doelstellingen: • Een cultuurverandering bij management en medewerkers met als speerpunten: resultaatgerichtheid, externe gerichtheid, versterken van samenwerking (in- en extern), nemen van verantwoordelijkheid en geven van vertrouwen.

• Een kleinere, efficiëntere en effectievere organisatie met een omvang van maximaal 675 fte, die toegerust is op haar taken nu en in de toekomst.

• Meer focus en samenhang brengen in de inhoudelijke koers van de organisatie (strategische agenda leidend; werken vanuit integrale opgaven i.p.v. beleidsdomeinen; vraaggericht werken).

• Beperken van de overhead tot maximaal 30% (slanke en adequate bedrijfsvoering; standaardisatie van producten en processen), waardoor een groter deel van de beschikbare capaciteit kan worden ingezet in het primaire proces om buiten het verschil te maken.

• Flexibel en breed inzetbare medewerkers om ook bij veranderende omstandigheden snel en adequaat te kunnen schakelen tussen taken. Medewerkers zijn als specialist niet gebonden aan een bepaalde taak, maar excelleren als professionals in de (wisselende) taken die bestuur en management van hen vragen.

De veranderingen raken dus zowel onze strategie als onze bedrijfscultuur en organisatiestructuur.

ORGANISATIEVERANDERING In 2012 zijn we begonnen met het terugbrengen van de omvang van de organisatie tot maximaal 675 fte.

Het hoger- en middenmanagement zijn opnieuw benoemd. De komende jaren zal de reorganisatie op medewerkersniveau plaatsvinden. Hiervoor is een organisatie- en formatieplan opgesteld.

Met de vakbonden zijn in juni 2012 afspraken gemaakt over een aanvulling op het Sociaal Statuut. We zetten in op de begeleiding van werk naar werk en proberen de krimp binnen de organisatie zo geleidelijk mogelijk te laten verlopen. Het streven is zo min mogelijk medewerkers de status van herplaatsingskandidaat te geven.

Formatie/bezetting in FTE Jaar

Formatie

Bezetting

Personen

2005

825,8

734,0

838

2006

811,5

754,4

862

2007

813,5

764,4

874

2008

854,5

820,2

938

2009

912,1

854,7

976

2010

891,2

861,7

981

2011

791,9

831,6

947

2012

750.3

779.5

884

De formatie van 750,3 FTE bestaat uit 727,8 (vast) en 22,5 (tijdelijk). Ten opzichte van vorig jaar daalde de formatie met 41,6 fte. De bezetting overschrijdt de formatie met ruim 30 fte. Het aantal werkzame personen daalde met 63.

6 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

Medewerkers naar functiegroep 2012 Schaal

Vrouw

Man

Totaal

(2011)

Geen

1

-

1

(8)

1 t/m 6

34

29

63

(74)

7 t/m 9

141

96

237

(244)

10 t/m 12

222

256

478

(478)

13 t/m 18

39

66

105

(98)

437

447

884

Totaal

Het aantal medewerkers in lagere loonschalen daalde. Het aantal medewerkers boven schaal 9 bleef gelijk nam vanaf schaal 13 zelfs toe.

Aantal jaren in dienst 2012 Jaar

Vrouw

man

Totaal

(2011)

0-4

133

120

253

(292)

5-9

97

57

154

(161)

10-14

95

92

187

(191)

15-19

29

34

63

(64)

20-24

36

34

70

(77)

25-30

25

42

67

(80)

31-34

13

39

52

(40)

35-40

7

23

30

(34)

> 40 jaar

2

6

8

(10)

437

447

884

Totaal

De reductie van het personeelsbestand is in alle duurklassen zichtbaar, met uitzondering van de duurklasse 31-34 jaar waarin het aantal medewerkers steeg.

Deeltijdfactor 2012 Vrouw

Man

Totaal

(2011)

tot 0,6

25

6

31

37

0,6 - 0,8

100

15

115

126

0,8 - 1,0

190

123

313

333

>= 1,0

122

303

425

451

Totaal

437

447

884

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 7

Leeftijdsopbouw V/M 2012 Leeftijd

Vrouw

Man

Totaal

(2011)

< 30 jaar

28

9

37

(27)

30-34

51

34

85

(99)

35-39

64

42

106

(117)

40-44

72

56

128

(141)

45-49

79

71

150

(157)

50-54

58

86

144

(144)

55-59

56

84

140

(155)

60 +

29

65

94

(77)

437

447

884

Totaal

Het aantal medewerkers in de leeftijd van 30 tot 59 jaar nam over de brede linie af, terwijl het aantal jongeren <30 en het aantal 60-plussers toenam.

BEZUINIGINGEN Om te komen tot bezuinigingen is in het organisatie- en formatieplan opgeschreven op welke taken en activiteiten we ons de komende periode richten.

Aflopende tijdelijke aanstellingen zijn niet omgezet in een vaste aanstelling en de inhuur van externen is beperkt.

Onze werkzaamheden worden zoveel mogelijk uitgevoerd door medewerkers met een vaste aanstelling.

Loonsom en loonkosten 2012

2011

2010

Loonsom

€ 58.114.943

€ 58.469.939

€ 58.422.516

Loonkosten

€ 59.804.368

€ 60.376.791

€ 60.225.931

€ 1.072.640

€ 1.509.099

€ 1.488.534

Opleidingskosten Percentage van de loonsom

1,9

2,6

2,5

De loonsom en loonkosten bleven ondanks de daling van het personeelsbestand gelijk. De oorzaak daarvan moet vermoedelijk worden gezocht in de toename van het aantal medewerkers in hogere loonschalen. De uitgaven voor training en opleiding daalden daarentegen flink.

KWALITEIT We vinden het belangrijk dat onze medewerkers flexibel en breed inzetbaar zijn. Daarom staat in het organisatie- en formatieplan over welke competenties en vaardigheden een medewerker moet beschikken.

In opleidingsplannen leggen we de benodigde ontwikkeling vast.

8 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

VERHUIZING Maandag 16 april 2012 was de dag van de grote verhuizing naar de Archimedeslaan. Een verhuizing naar een gebouw van 85 meter hoog, 98 meter lang en 15 meter breed, met 92 werkplekken per verdieping.

Een gebouw met 6 personenliften waarvan er 4 door hun glazen buitenwand een mooi uitzicht over de provincie bieden. We delen het gebouw met een aantal organisaties en bedrijven.

In het weekend voorafgaand aan de verhuizing zijn alle werkplekken in orde gemaakt. Daarvoor was er natuurlijk al heel hard gewerkt door diverse bedrijven om het pand te verbouwen. Een auditorium werd Statenzaal, het bedrijfsrestaurant werd volledig nieuw ingericht, alle werkplekken kregen nieuw meubilair en de 1e verdieping werd verbouwd tot vergadercentrum.

Voor velen was het “anders werken” nogal een overgang. Medewerkers ruimden werkkamers met een eigen werkplek in voor een ruime, open, zakelijke omgeving, met hooguit één meter archiefruimte per persoon en flexibele werkplekken die je steeds kiest bij het type werk dat je gaat doen.

De verhuizing verliep soepel. In de ochtend van 16 april werd iedereen door de directie, GS-leden en het organiserende team welkom geheten. De meesten waren snel en zonder problemen weer aan het werk.

Inmiddels hebben alle medewerkers hun weg in het nieuwe gebouw gevonden.

Een medewerker ervoer de verhuizing zo: ‘De verhuizing vond plaats in het weekend. Op maandag kwamen we naar het nieuwe huis van de provincie, pakten onze spullen uit en binnen een paar uur zat iedereen te werken: in één grote transparante ruimte, zonder vaste werkplek, met een laptop in plaats van een pc en alleen een kleine locker voor je spullen.

Alsof we niet anders gewend waren! Hooguit was de provincie even iets te transparant. Een aantal van ons stootte pijnlijk zijn neus tegen glazen wanden en deuren. Met stickerstroken in huisstijl werd dit probleem fraai opgelost.’

ANDERS WERKEN Anders werken vraagt om een andere werkstijl: samenwerken, vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen en goed organiseren van het eigen werk staan daarbij centraal.

Dankzij het programma “Anders Werken 2010-2011” waren medewerkers en managers er op het moment van de verhuizing helemaal klaar voor.

Het programma omvatte: • een opleidingsprogramma met trainingen, workshops en handleiding; • coördinatoren binnen elk team, die fungeerden als aanspreekpunt en aandachtspunten signaleerden; • een honderdvijftigtal vrijwillige ambassadeurs die hun collega’s enthousiasmeerden en stimuleerden en samen met de coördinatoren in 2011 een Inspiratiebeurs, een Co-creatieweek en in 2012 HartWerkWeken organiseerden; • het vaststellen van kaders en het geven van advies; • vereenvoudiging en verminderen van regels onder het motto “Van regels naar afspraken”; • de opdracht aan elke afdeling om één werkproces binnen de afdeling onder de loep te nemen: Is het proces duidelijk beschreven? Wie heeft er welke rol? Welke belemmeringen kom je tegen als je anders wilt werken? Welke onderdelen van het proces zijn een stimulans?

Per mei 2012 is het programmateam Anders Werken ontbonden. Sindsdien ligt de verantwoordelijkheid voor het gedachtengoed bij het management en de medewerkers zelf.

Een evaluatie in voorjaar 2013 zal uitwijzen hoe iedereen de nieuwe werkstijl beleeft.

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 9

DUURZAME INZETBAARHEID Onder duurzame inzetbaarheid verstaan wij het vermogen van medewerkers om intern dan wel extern werk te krijgen en te behouden dat past bij de eigen talenten en ambities. Wij onderscheiden daarbij duurzame inzetbaarheid binnen de eigen functie, elders binnen de provincie en op de externe arbeidsmarkt. Vooral de laatste twee zijn belangrijk geworden met het oog op de krimp van de organisatie.

De provincie kan niemand tot aan het pensioen werkzekerheid bieden. Met ons beleid willen wij iedereen bewustmaken van het belang om te werken aan het op peil houden en verbeteren van de eigen inzetbaarheid.

In 2012 hebben we de nodige voorbereidingen getroffen. In 2013 zullen we onze medewerkers middelen aanbieden om er concreet mee aan de slag te gaan.

ARBEIDSVOORWAARDEN In 2012 kreeg de provincie, na een CAO-loos tijdperk van bijna een jaar, weer een nieuwe CAO. Op 1 juni 2012 is het tweede CAO-loze tijdperk ingegaan. De belangrijkste wijziging was de salarisverhoging van 1,2% per 1 juni 2011.

Naar aanleiding van uitspraken van het Europese hof is in de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling provincies (CAP) vastgelegd dat arbeidsongeschikte medewerkers met ingang van 1 januari 2013 volledig basisvakantieverlof opbouwen.

De verhuizing betekende ook het afscheid van het vertrouwde fitnesscentrum in de J-ster. Vanaf half april werd het mogelijk om te fitnessen bij de buurman ASR. Zoâ&#x20AC;&#x2122;n 70 medewerkers maken van deze mogelijkheid gebruik.

De bijdrage werd iets verhoogd, maar dat kan via de IKAP-regeling gedeeltelijk gecompenseerd worden.

De finale afronding van de voormalige ziektekostenregeling IZR, die is overgenomen door de IZA, leverde voor de provincie Utrecht een bedrag op van ongeveer â&#x201A;Ź 130.000,--. In overleg met de vakbonden is besloten dit bedrag voor een deel aan te wenden ten behoeve van het Personeelsfonds en voor een deel te besteden in de sfeer van het thema Gezondheid. Met de Stichting Profit wordt gekeken naar een goede bestemming van het beschikbare budget.

De Wachtdienstregeling is gewijzigd. De overwerkregeling, die geldt als je buiten je normale werktijden daadwerkelijk opgeroepen wordt, is nu ook van toepassing op de salarisschalen 11 en hoger. Uit je slaap gehaald worden is voor iedereen even zwaar. Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om de wachtdiensttoelage te verhogen.

P-PORTAAL In 2011 hebben we een nieuw personeelsinformatiesysteem in gebruik genomen, P-Portaal. Het systeem bestaat deels uit een aantal voor ons ontwikkelde modules. Voor veel gebruikers was het erg wennen. Ook werden we helaas geconfronteerd met een aantal kinderziektes. Het jaar 2012 stond vooral in het teken van het aanbrengen van verbeteringen. Een aantal functionaliteiten is, waar dat nodig en mogelijk was, verbeterd.

Zo is nu bijvoorbeeld beter zichtbaar welke aanvragen er lopen en hoe ver de verwerking is gevorderd.

Daarnaast is P-Portaal ook uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Medewerkers kunnen, naast de andere verlofsoorten, nu ook zwangerschaps- en adoptieverlof aanvragen en overwerk declareren. Ook zijn alle papieren personeelsdossiers gescand en in P-Portaal overgezet, zodat iedereen digitaal toegang tot zijn complete dossier heeft.

10 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

3

ARBEIDSMARKT

.

REGIONALE SAMENWERKING OP DE ARBEIDSMARKT Samenwerking met andere overheden creëert kansen voor medewerkers en zorgt voor behoud van talent voor de overheid in de regio. In 2012 is hard gewerkt aan uitbreiding van ons regionale samenwerkingsnetwerk.

Naast de gemeenten Utrecht en Amersfoort zijn in 2012 ook de gemeenten Nieuwegein, Houten en IJsselstein gaan deelnemen. Eind 2012 heeft ook de gemeente Stichtse Vecht zich aangesloten.

Binnen het netwerk wisselen we onderling vacatures uit. Eerst werft elke deelnemer intern in de eigen organisatie en, als dat geen kandidaat heeft opgeleverd, wordt regionaal geworven en daarna pas eventueel extern. Helaas moeten alle deelnemende werkgevers krimpen en is er maar een beperkt aantal, vooral tijdelijke, vacatures.

In 2012 is de regionale site “werkeninhethartvannederland.nl” gereed gekomen. Hier publiceren we al onze vacatures en kun je informatie over de deelnemers vinden.

Naast de uitwisseling van vacatures wil het samenwerkingsverband ook op andere manieren onderlinge uitwisseling mogelijk maken, zoals stages, functieruil of een dagje oriënterend meelopen.

Overzicht regionale vacatures: aanbod en vervulling in 2012 (Het betreft vrijwel uitsluitend tijdelijke vacatures) Deelnemende organisaties

A. Aantal regionaal aangeboden vacatures door

B. Totaal aantal aan- C. Aantal extern genomen regionale ingevulde vacatures sollicitanten door

Nieuwegein

17

8 (= 47%)

9

Houten

12

2 (= 17%)

10

IJsselstein

4

2 (= 50%)

2

Amersfoort

20

2 (= 10%)

18

Utrecht

5

0 (= 0%)

5

Provincie Utrecht

49

6 (= 12%)

43

107

20 (=19%)

87

Totaal

Overzicht regionale sollicitanten: aanbod en aanname in 2012 Deelnemende organisaties

A. Totaal aantal regionale sollicitanten uit

B. Totaal aantal aangenomen regionale sollicitanten uit

Nieuwegein

6

1

Houten

12

0

IJsselstein

18

1

Amersfoort

25

2

Utrecht

118

10

Provincie Utrecht

15

4

194

18

Totaal

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 11

ONTWIKKELINGSTRAJECT TEAMLEIDERS In het najaar 2012 startte een ontwikkelingstraject voor de teamleiders. Allen zijn opnieuw benoemd en vaak op andere afdelingen en teams geplaatst. Ook hebben ze een nieuwe rol gekregen. De nadruk is komen te liggen op peoplemanagement, procesmanagement, concerndenken en integraal werken.

Het ontwikkeltraject bestond uit een aantal tweedaagse bijeenkomsten rondom thema’s uit onze veranderopgave, zoals teambuilding, de veranderopgave, procesmanagement, people-management en mobiliteit.

Het Concern Managementteam(CMT) heeft telkens een deel van de tijd aan deze bijeenkomsten deelgenomen.

De waardering van de teamleiders was hoog. Ook in 2013 zullen nog bijeenkomsten plaatsvinden.

WERVING EN SELECTIE Ons interne werving- en selectiebureau Matchpoint kreeg 120 vacatures te vervullen in 2012. Omdat we willen komen tot een kleinere organisatie had interne vervulling steeds de voorkeur. Hierbij volgden we de afspraken die we met de vakbonden hebben gemaakt over de aanpak van de schuifprocessen, vacature-openstelling en plaatsingsprocessen.

Uiteindelijk lukte dat in 60 gevallen, 53 vacatures werden extern vervuld en 7 werden ingetrokken.

Daarnaast stimuleerde Matchpoint medewerkers om na te denken over hun inzetbaarheid en nieuwe stappen in hun loopbaan, bijvoorbeeld door het aanbieden van spreekuren en het mailen van een wekelijkse digitale ‘vacatureflits’ met filmpjes en tips.

Bovendien bezocht een medewerker van Matchpoint iedere week 5 collega’s om met hen te praten over mobiliteit, mogelijkheden en onmogelijkheden en om te inventariseren welke vragen er leven.

Vacaturevervulling 2012 Aantal

2012

2011

Uitgezette vacatures

120

90

Afgerond

113

72

Intern vervuld

60

36

Extern vervuld

53

36

In-, door- en uitstroom (in aantallen) 2012 Vrouw

Man

Totaal

Stand einde 2011

471

476

947

Uitstroom

37

35

72

(68)

Instroom

3

6

9

(34)

Stand einde 2012

437

447

884

Interne doorstroom

56

40

96

De uitstroom van personeel nam verder toe naar 72 , terwijl de instroom in 2012 beperkt bleef tot 9

12 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

(2011)

Uitstroomredenen 2012 1

3

Eigen verzoek

10

Einde tijdelijk dienstverband

31

FPU/ Pensioen 27

Overlijden Niet op eigen verzoek

RE-INTEGRATIE EN HERPLAATSING De re-integratieadviseur heeft drie taken: het begeleiden van re-integratieprocessen, van herplaatsingstrajecten en van medewerkers met een WW-uitkering. Door het nieuwe mobiliteitsbeleid, met meer nadruk op de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf, veranderde de aanpak. Voor sommige betrokkenen was het lastig omschakelen naar een actievere rol.

Re-integratie Het begeleiden van re-integrerende medewerkers is in principe de taak van de teamleiders. Alleen bij ingewikkelde, erg intensieve of veel tijd vragende trajecten wordt de reintegratie-adviseur ingeschakeld. Hoewel het een bewogen jaar was, waren dat er niet veel meer dan anders.

Herplaatsing Het ging in 2012 om de laatste medewerkers die herplaatsingskandidaat werden ten gevolge van de in 2011 gehouden formatiescan II en om de bij de reorganisatie niet geplaatste teamleiders.

Ook de niet-geplaatste afdelingsmanagers zijn in 2012 herplaatser geworden. Eind 2012 zijn dit er nog 4.

Zij worden begeleid door een adviseur van het werving- en selectiebureau van de provincie, Matchpoint.

WW-uitkeringen Omdat de provincie eigen- risicodrager is en de uitkeringen dus zelf bekostigt, is zij ook verplicht WW-ers een begeleidingstraject te bieden. Hiermee wordt al zo’n drie maanden vóór het ontslag gestart. Om gedwongen ontslagen voor medewerkers met een vaste aanstelling te voorkomen (organische krimp), werden de meeste tijdelijke aanstellingen niet verlengd. Daardoor zette de in 2011 begonnen stijging in aantallen WW-ers in 2012 door.

Re-integratie en herplaaatsing 2012 Re-integratie

Herplaatsing

WW

Start 2012

7

6

13

Bijgekomen

11

16

16

Afgerond

8

11

13

Eind 2012

10

11

16

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 13

4

LOOPBAAN

.

PYTHAGORAS ACADEMIE Intern opleidingsbureau Pythagoras Academie heeft in de tweede helft van het jaar 9 gedrags- en vaardigheidstrainingen aangeboden, waaraan in totaal 69 medewerkers deelnamen.

In verband met bezuinigingen zal de academie per 31 december 2013 worden opgeheven.

Willen we met minder medewerkers hoge kwaliteit blijven bieden, dan is permanente aandacht voor leren en ontwikkelen natuurlijk onmisbaar. We zullen daaraan, vanuit goed werkgeverschap, aandacht blijven geven.

PYTHAGORAS ACADEMIE 2012 Training

Dagen

Aantal Deelnemers

Aantal Training

Basistraining sociale media

1 dag

14

2

Persoonlijk leiderschap (HBO) en MBO

3 dgs

9

1

Professioneel begeleiden van collega's

3 dgs

6

1

Creatieve denktechnieken

1 dag

6

1

Overtuigen en beïnvloeden

2 dgs

10

1

Heldere beleidsteksten

3 dgs

7

1

Jaargesprekken

2 dgs

11

1

HR business-partner

5 dgs

6

1

69

9

Totaal

PERSOONLIJK ONTWIKKELBUDGET Medewerkers kunnen tot 1 januari 2014 aanspraak maken op een persoonlijk ontwikkelbudget (POB) van € 1.500,- ten behoeve van ‘verbreding van de inzetbaarheid’. Het gebruik van het geld is aan fiscale normen gebonden.

In 2012 hebben 57 medewerkers (een deel van) hun budget ingezet. Met de 57 aanvragen uit 2011 brengt dit de stand op 114.

Persoonlijk Ontwikkelbudget

Jaar

Aantal

POB-aanvragen

2011

57

€

55.412,-

POB-aanvragen

2012

57

€

58.640,-

Totaal

114

Bedrag

€ 114.052,-

Medewerkers kozen voor investeren in: • verbreding/verdieping binnen hun huidige werkzaamheden en daaraan gerelateerde kennis en vaardigheden; • een ander beroep naast de huidige functie of in plaats van de huidige functie; • coaching, loopbaanoriëntatie en persoonlijke ontwikkeling; • een betere balans tussen werk en privé.

14 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

5.

5

GEZONDHEID

.

ARBOZORG Arbobeleidsplan en RI&E Op 1 juni 2012 heeft de directie het Arbobeleidsplan 2011-2014 vastgesteld. Omdat er nog een discussie loopt over gezondheidsmanagement en de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) hebben directie en OR afgesproken om het Arbobeleidsplan te koppelen aan de RI&E die in 2013 zal worden gehouden. Op aandringen van Provinciale Staten zal een aparte gebouw-RI&E hiervan onderdeel uitmaken. Aanleiding hiervoor is de asbestproblematiek rond het oude Provinciehuis aan de Pythagoraslaan.

Griepprik In november konden medewerkers zich door de Arbodienst laten vaccineren tegen de griep. Zo’n 70 medewerkers hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt, aanzienlijk minder dan voorgaande jaren. Reden is wellicht de late beslissing een griepprik aan te bieden. Veel medewerkers hadden de prik al bij de huisarts gehaald.

Arbo en Anders Werken (HNW) Zelfwerkzaamheid, zelfredzaamheid, vertrouwen, sturen op output, gecombineerd met fysiek flexwerken: voor veel medewerkers een totale omslag ten opzichte van hun vertrouwde werkpatroon. Ook was het even wennen aan het ontbreken van vaste werkplekken en de toename van prikkels voor ogen en oren in de open ruimte.

Uit twee, door de OR gehouden, enquêtes is gebleken dat de meeste medewerkers positief zijn over de nieuwe situatie. Een aantal aandacht- en verbeterpunten zal in 2013 worden meegenomen in de RI&E. Registratie (bijna)ongevallen Op grond van de Arbowet registreert de provincie (bijna)ongevallen tijdens het werk. Bij de adviseur arbozorg zijn in 2012 16 incidenten gemeld.

Arbo-onderzoeken en arbo-adviezen In 2012 deed de arbo-adviseur de volgende onderzoeken en adviezen: • 62 werkplekonderzoeken • 18 adviezen over veiligheid • 16 adviezen n.a.v. (bijna) ongevallen • 10 adviezen over laptoptassen • 3 adviezen over gehoorproblematiek • 41 adviezen n.a.v. een aanvraag beeldschermbril • 6 adviezen aan de bedrijfsarts

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 15

Ziekteverzuimpercentage, verzuimduur en -frequentie 2012

2011

2010

2009

3,7%

4,1%

3,7%

3,8%

Ziekteverzuim totaal

4,5%

4,3%

4,4%

5,2%

Verzuimduur in dagen

7,9

11,6

7,2

8,5

Verzuimfrequentie

1,4

1,4

1,5

1,5

Ziekteverzuim

1e

jaar

Na een flinke uitschieter naar boven in 2011 is het ziekteverzuim terug op het niveau van 2010. Het langdurig verzuim steeg licht ten opzichte van de twee voorgaande jaren. De gemiddelde verzuimduur in dagen daalde flink, terwijl de meldingsfrequentie constant bleef op 1,4.

Verzuim in duurgroepen 2012

Vrouw

Man

Totaal

< 7 dgn.

1,14%

0,84%

0,98%

1 t/m 6 wkn

0,83%

0,62%

0,72%

7 wkn - jaar

2,58%

1,6%

2,05%

> 1 jaar

1,34%

0,28%

0,83%

GROEN VERVOER De wegen rond de stad Utrecht worden elk jaar voller. Daarom proberen we, in samenwerking met gemeenten en Rijkswaterstaat, weggebruikers te bewegen de auto af en toe te laten staan en te kiezen voor fiets op openbaar vervoer. Net als vorig jaar konden medewerkers dan ook profiteren van de acties “Spitsvrij” en “Rij 2 op 5”.

Spitsvrij De actie Spitsvrij, gericht op automobilisten in de driehoek Utrecht, Amersfoort en Hilversum, geeft automobilisten een financiële prikkel om buiten de spits te reizen. Deelnemers die de spits mijden en zo helpen de doorstroming in de regio te verbeteren verdienen punten. Met de verdiende punten kan worden gewinkeld in de Spitsvrij-webshop. Belangrijker is misschien nog de tijdwinst die het voor hen kan opleveren. Totaal deden 27 medewerkers van de provincie mee aan de actie.

Rij2op5 Met dit project sporen bedrijven werknemers die wat verder weg wonen aan om vaker naar het werk te fietsen, bijvoorbeeld twee van de vijf dagen. Rij2op5 is een gezamenlijk initiatief van de Fietsersbond en VNM, een kenniscentrum voor mobiliteitsmanagement in de provincie Utrecht.

Wie met de auto naar het werk komt kan ook een maand lang een e-bike uitproberen. Daarvoor zijn 20 e-bikes ter beschikking gesteld door producenten van e-bikes. Van onze medewerkers hebben er 40 een e-bike geleend. De provincie heeft inmiddels twee elektrische dienstfietsen aangeschaft.

16 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

BEDRIJFSHULPVERLENING Voor de bedrijfshulpverleners was 2012 een dynamisch jaar. Het nieuwe provinciehuis moest goed in beeld gebracht worden en nieuwe ontruimingsplannen opgesteld, in nauwe samenwerking met de medegebruikers van het gebouw.

Receptie en beveiliging werden uitbesteed aan derden. Dit vroeg om duidelijke afspraken over het opleidingsniveau en inzet van onze BHV-ers. De trainingen en herhalingslessen stonden allemaal in het teken van de nieuwe huisvesting, bijvoorbeeld door extra aandacht voor portofoongebruik als essentieel onderdeel van de BHV-communicatie.

In 2012 is de BHV 24 maal opgeroepen, veelal voor kleinere incidenten. In 4 gevallen is een slachtoffer per ambulance naar de spoedeisende hulp van een ziekenhuis vervoerd.

Op 5 oktober 2012 hebben we een kleine ontruimingsoefening gehouden. Postkamer en omliggende gebieden werden ontruimd vanwege de bezorging van een â&#x20AC;&#x153;poederbriefâ&#x20AC;?. Voor januari 2013 is een grote ontruimingsoefening gepland.

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 17

4 6

PERSONEELSZORG

.

HET BEDRIJFSMAATSCHAPPELIJK WERK Een enerverend en bewogen jaar voor de medewerkers, concludeert bedrijfsmaatschappelijk adviseur.

Er klopten evenveel mensen bij haar aan als in 2011 (132), maar de hulpvragen waren complexer en vroegen om intensievere begeleiding. Bij de start van de gesprekken was er nagenoeg geen sprake van verzuim.

De meesten (60%) kwam op eigen initiatief, 40% werd doorverwezen door leidinggevende of bedrijfsarts.

De psychosociale problemen konden in 80% van de gevallen worden teruggebracht tot werkbare situaties.

Verzuim werd daardoor voorkomen.

De bedrijfsmaatschappelijk adviseur ziet een duidelijke samenhang tussen de problemen van haar cliënten en de ontwikkelingen binnen en buiten de provincie. De maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderingen binnen de organisatie (denk aan afnemende baanzekerheid) brachten, ook in de privésfeer, de nodige spanningen te weeg.

Toch waren er niet méér hulpvragen dan in 2011. De nieuwe nadruk op vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid geeft ruimte, de mogelijkheid om thuis te werken wordt door velen gewaardeerd en misschien is het schaarser worden van banen wel een extra prikkel je positief op te stellen.

De hulpvragen betroffen arbeidsomstandigheden (48%), inhoud van het werk (32%), privé-omstandigheden/ gezondheid (15%) en werkverhoudingen (5%). Met het nieuwe werken in een nieuwe omgeving zonder vaste werkplekken zijn contacten, samenwerking, collegiale betrokkenheid en aansturing minder vanzelfsprekend geworden. En waar sommigen last hadden van te hoge werkdruk, werden anderen juist te weinig uitgedaagd, bijvoorbeeld door een slechte match tussen persoon en functie ten gevolge van digitalisering. Positief was het geringe aantal conflicten dit jaar.

18 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

HET WERK VAN DE VERTROUWENSPERSONEN Twee medewerkers hebben al jaren ervaring als interne vertrouwenspersonen bij de provincie. Iedereen die last heeft van ongewenst gedrag, jegens zichzelf of jegens anderen, kan bij hen te rade gaan. Zij bieden een luisterend oor en denken mee bij het vinden van een oplossing voor de problemen, bijvoorbeeld door te verwijzen naar een professionele hulpverlener, of het inschakelen van een bemiddelaar of mediator.

Door de zelfredzaamheid van de medewerkers te vergroten hoopt de organisatie de vertrouwenspersonen op den duur (zo goed als) overbodig te maken.

Zijn we op de goede weg? Zeker is dat zich in 2012 maar 3 medewerkers hebben gemeld voor een of meer gesprekken.

Ondanks de vele veranderingen in management, huisvesting en werkwijze heeft de dalende trend, ingezet in 2009, zich ook in 2012 voortgezet. Van een toename van het aantal meldingen wegens intimidatie door leidinggevenden, waarmee vorige reorganisaties wel eens gepaard gingen, was dit keer geen sprake.

Geen enkele medewerker heeft een formele klacht bij de klachtencommissie ingediend.

Aantal meldingen vertrouwenspersonen Aantal personen 40

30 26

20

17 12

10

8

10

16

9

9 3

0 2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Jaar

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 19

4 7 .

CIJFERS SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 Formatie/bezetting in FTE Jaar

Formatie

Bezetting

Personen

2005

825,8

734,0

838

2006

811,5

754,4

862

2007

813,5

764,4

874

2008

854,5

820,2

938

2009

912,1

854,7

976

2010

891,2

861,7

981

2011

791,9

831,6

947

2012

750.3

779.5

884

De formatie van 750,3 FTE bestaat 727,8 (vast) en 22,5 (tijdelijk)

Medewerkers naar functiegroep 2012 Schaal

Vrouw

Man

Totaal

(2011)

Geen

1

-

1

(8)

1 t/m 6

34

29

63

(74)

7 t/m 9

141

96

237

(244)

10 t/m 12

222

256

478

(478)

13 t/m 18

39

66

105

(98)

437

447

884

Totaal

Loonsom en loonkosten 2012

2011

2010

Loonsom

€ 58.114.943

€ 58.469.939

€ 58.422.516

Loonkosten

€ 59.804.368

€ 60.376.791

€ 60.225.931

€ 1.072.640

€ 1.509.099

€ 1.488.534

Opleidingskosten Percentage van de loonsom

20 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

1,9

2,6

2,5

Aantal jaren in dienst 2012 Jaar

Vrouw

man

Totaal

(2011)

0-4

133

120

253

(292)

5-9

97

57

154

(161)

10-14

95

92

187

(191)

15-19

29

34

63

(64)

20-24

36

34

70

(77)

25-30

25

42

67

(80)

31-34

13

39

52

(40)

35-40

7

23

30

(34)

> 40 jaar

2

6

8

(10)

437

447

884

Vrouw

Man

Totaal

(2011)

tot 0,6

25

6

31

37

0,6 - 0,8

100

15

115

126

0,8 - 1,0

190

123

313

333

>= 1,0

122

303

425

451

Totaal

437

447

884

Vrouw

Man

Totaal

Stand einde 2011

471

476

947

Uitstroom

37

35

72

(68)

Instroom

3

6

9

(34)

Stand einde 2012

437

447

884

Interne doorstroom

56

40

96

Totaal

Deeltijdfactor 2012

In-, door- en uitstroom (in aantallen) 2012 (2011)

Uitstroomredenen 2012 Eigen verzoek

31

Einde tijdelijk dienstverband

27

FPU/ Pensioen

10

Overlijden

1

Niet op eigen verzoek

3

Totaal

72

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 21

Re-integratie en herplaatsing Re-integratie

Herplaatsing

WW

Start 2012

7

6

13

Bijgekomen

11

16

16

Afgerond

8

11

13

Eind 2012

10

11

16

Vacaturevervulling 2012 Aantal

2012

2011

Uitgezette vacatures

120

90

Afgerond

113

72

Intern vervuld

60

36

Extern vervuld

53

36

Leeftijdsopbouw V/M 2012 Leeftijd

Vrouw

Man

Totaal

(2011)

< 30 jaar

28

9

37

(27)

30-34

51

34

85

(99)

35-39

64

42

106

(117)

40-44

72

56

128

(141)

45-49

79

71

150

(157)

50-54

58

86

144

(144)

55-59

56

84

140

(155)

60 +

29

65

94

(77)

437

447

884

Totaal

Ziekteverzuimpercentage, verzuimduur en -frequentie 2012

2011

2010

2009

3,7%

4,1%

3,7%

3,8%

Ziekteverzuim totaal

4,5%

4,3%

4,4%

5,2%

Verzuimduur in dagen

7,9

11,6

7,2

8,5

Verzuimfrequentie

1,4

1,4

1,5

1,5

Ziekteverzuim

1e

jaar

Verzuim in duurgroepen 2012

Vrouw

Man

Totaal

< 7 dgn.

1,14%

0,84%

0,98%

1 t/m 6 wkn

0,83%

0,62%

0,72%

7 wkn - jaar

2,58%

1,6%

2,05%

> 1 jaar

1,34%

0,28%

0,83%

22 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 | 23

Provincie Utrecht Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030 25 89 111 24 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2012