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“La seguridad documental en los institutos militares” PRAXIS CAPITAL RESUMEN La seguridad documental es un proceso de gestión que motiva a las entidades militares a generar funciones para programar un control de documentos eficaz y eficiente, independiente del soporte tradicional que maneja las instituciones militares hasta la fecha, sobre todo por el tipo de información que dentro del mismo se maneja y la importancia a nivel educativo, pero sobre todo por la relevancia ante la seguridad del Estado ecuatoriano. Así, el presente ensayo analiza la importancia de tener un sistema de seguridad documental hacia las instituciones de formación de ejército nacional de carácter probo y como la inclusión de un sistema ARIMS (Sistema de gestión de documentos e información del ejército), puede ser la mejor alternativa actual para un correcto proceder tanto del personal como de los estudiantes que requieren de forma consuetudinaria su manejo óptimo hacia el desarrollo de nuevos conocimientos. Palabras claves: Seguridad, documento, instituto, formación, ejército. ABSTRACT Documentary security is a management process that motivates military functions to generate functions for the control of effective and efficient documents, independent of the traditional support that military institutions handle, all because of the type of information that is found within it. the importance at an educational level, but above all because of the relevance to the security of the Ecuadorian State. Thus, the present essay analyzes the importance of having a documentary security system for national army training institutions of a proving nature and as the inclusion of an ARIMS system (Army document and information management system), it may be the best real alternative for a correct procedure both of the staff and of the students that customarily require their optimal management to new concepts. Keywords: Security, document, institute, training, army.

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INTRODUCCIÓN La seguridad documental en los institutos de formación del ejército ecuatoriano, es un proceso de gestión que obliga a las entidades militares a generar funciones para programar un control de documentos independiente del soporte tradicional que maneja las instituciones privadas, sobre todo por el tipo de información que dentro de la misma se maneja y la importancia a nivel educativo; pero sobre todo por la relevancia ante la seguridad del Estado ecuatoriano. La seguridad documental se enmarca dentro del concepto de archivo total expuesto por (Cabrera, 2017), entendiendo procesos tales desde la perspectiva (Morales, 2014) como: (…) la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de la información en cualquier soporte y que de forma expresa, refiere entre otros aspectos; (…) a la obligación de la aplicación de las tablas de retención documental, instrumento archivístico que identifica de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa militar, y al de racionalidad institucional, que manda para los archivos como elementos fundamentales de la administración del ejército, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos – militares (Pág. 72).

Así, (Barrera, 2017, pág. 61), expresa que “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático”. Siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos como expone (Mantilla, 2016): a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema y su amigabilidad con el personal (Pág. 92).

Por lo referenciado el presente ensayo busca analizar la seguridad documental en los institutos de formación del ejército y como proponer un sistema que permita incorporar

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mayores seguridades dentro de las lĂ­neas de archivo y manejo referente a este tema por parte del personal adjunto.

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DESARROLLO Un sistema de información como programa de gestión y seguridad documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa según las perspectivas de uso del entorno militar que se requiere dar. Si bien, el aspecto más relevante puede ser entendido como el desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para la adecuación del sistema de información, involucre “(…) una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas” (Valles, 2014, pág. 92); y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto militar. Así, dentro del presente ensayo se realizó en conjunto de análisis a los diferentes elementos relevantes dentro de los sistemas de gestión existentes; que sobreentiendan calidad y un correcto control interno o sus equivalentes, además se debe tomar en cuenta los parámetros para manejo de documentación clasificada y establecidos en forma previa por el Manual de Inteligencia y Contrainteligencia vigente del ejército ecuatoriano. Así mismo, se tuvo en cuenta la normatividad y otras disposiciones en materia de gestión documental vigentes que emite el archivo general, lo cual ha dado como mejor propuesta de uso el sistema ARIMS a nivel del ejército ecuatoriano y sus instituciones de capacitación. Conceptualización de la propuesta La propuesta para una correcta seguridad documental en los institutos de formación del ejército ecuatoriano, se deben sustentar bajo la incorporación del sistema ARIMS (Sistema de gestión de documentos e información del ejército), el mismo que “se centra en la gestión de documentos a largo plazo y en forma permanente, permitiendo que el proceso administrativo disponga de registros únicos y con respaldo interno para el personal que desee usarlo” (Griller, 2016, pág. 72). Así, dicho sistema aborda solo la copia de registro de la información; “todas las demás copias de la misma información pueden eliminarse cuando ya no sean necesarias para que la institución no exceda el tiempo que se guarda la copia de registro por documentos innecesarios” (Cabrera, 2017, pág. 103). De esta forma, ARIMS simplifica el mantenimiento de documentos; desplaza la retención y la carga de disposición a las áreas de retención de registros (RHA); mejora el procesamiento de registros para unidades desplegadas en -5-


operaciones de contingencia, acción y educación militar; además “(…) que proporciona una gran cantidad de servicios de soporte y herramientas automatizadas en la web” (Higuera, 2014, pág. 62). Ante esto, los registros se identifican de acuerdo con la directiva primaria del ejército ecuatoriano que prescribe que esos registros se creen, mantengan y usen como bien se disponga. Los títulos de registro de documentos de ARIMS son determinados por los proponentes de las directivas de prescripción y “proporcionan una identificación general de las categorías y tipos de registros necesarios para respaldar los procesos educativos y accionares de esas áreas funcionales” (Valles, 2014, pág. 172). Así, por medio de esta propuesta se busca crear un número de registro (NR) asociado con cada título de documento que sirve como “un identificador adicional para el personal de registros y la realización de funciones de administración de documentos usados, creados y aplicados para uso militar” (Fiallos, 2016, pág. 28). Estos números corresponden “al número de la directiva que prescribe la creación y el mantenimiento de ese registro en particular” (Mantilla, 2016, pág. 291). Además, se agrega un sufijo alfanumérico a la NR para distinguir varios registros prescritos por una única directiva o personal militar, para separar entre diferentes niveles de responsabilidad de la institución militar y / o la oficina cuando se necesita más de una instrucción de disposición. Los NR para los archivos de administración dentro de la seguridad documental de la oficina se combinan en la categoría administrativa y están numerados del 1a al 10000. Uno de los mayores aportes es, cuando se rescinde una directiva o personal a cargo del manejo de la documentación por prescripción o cualquier acción administrativa - militar; ante esto no es necesario crear registros basados en esa directiva, los números de registro se anulan y el código de tipo de registro se cambia para reflejar que el número de registro se ha anulado, dando una mayor seguridad a los documentos según las personas que trabajan o acceden al mismo. Los documentos existentes continúan siendo mantenidos y eliminados según lo programado originalmente; sin embargo, “los nuevos registros no pueden ser archivados bajo un número rescindido, evitando una eliminación de archivos por sobre creación con el mismo registro por parte del personal militar” (Yánez, 2016, pág. 28). Otro aporte interesante de dicha propuesta es que, los registros que no han sido evaluados formalmente por el personal militar correspondiente o asignado son registros no programados y están codificados con una "U". Si bien, estos documentos están en el área de -6-


archivos actual hasta que se publiquen las instrucciones de disposición y su aprobación de acceso, no pueden ser usados por personal alguno mejorando aún más la seguridad documental. Las instrucciones de disposición para todos los registros se clasifican en 2 tipos de registros. El primer tipo es para registros de documentos que no tienen ningún valor más allá del proceso educativo; estos son generalmente registros a corto plazo. El segundo tipo es para registros que tienen un valor más allá del proceso educativo, como, por ejemplo, “histórico, investigativos, ordenes internas, acciones institucionales” (Sanmartín, 2014, pág. 136); estos son generalmente registros a largo plazo. Todo los propuesto, genera una correcta seguridad documental en los institutos de formación del ejército ecuatoriano que no sólo resguarda la información interna sino un correcto registro para una mejor disposición de todo el cuerpo militar.

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CONCLUSIONES La seguridad documental comprende un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a obtener un eficiente y eficaz manejo documental militar que proporcione la “producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de archivo, independiente de su soporte” (Sanmartín, 2014, pág. 182). Cuya visión permita sobre todo a nivel educativo un mejor trabajo de las instituciones militares y del personal en constante capacitación. Un correcto sistema de seguridad documental como es el ARIMS, proporciona una política de gestión documental clave para el Sector Defensa y su articulación con los diferentes sistemas de gestión ya existentes hacia la educación por medio de las instituciones pertinentes. Como punto de inicio, para la implementación del sistema propuesto, es necesaria la instrucción para el personal militar o civil que recibe la administración de los archivos, y reorientar el trabajo de organización y administración de los archivos de gestión, central e histórico, que servirá de base para la defensa jurídica, educativa y salvaguarda del patrimonio documental e histórico – militar.

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BIBLIOGRAFÍA Barrera, M. (2017). Administración de archivos. México D.F.: Cannas ediciones. Cabrera, F. (2017). Manejo y coordinación de documentación militar. México D.F.: Atlas ediciones. Fiallos, D. (2016). Coordinación de material y archivos académicos. Lima - Perú: Water purple ediciones. Griller, A. (2016). Seguridad documental en las Fuerzas Armadas. Dallas - Estados Unidos: Kotler ediciones militares. Higuera, C. (2014). Software de respaldo documental. México D.F.: Poker ediciones académicas. Mantilla, S. (2016). Apertura de códigos de documentación militar. Houston - Estados Unidos: Taurus ediciones. Morales, N. (2014). La dinámica de la protección documental. México D.F.: Atlas ediciones. Sanmartín, L. (2014). Coordinación de archivos digitales. México D.F.: Petrol ediciones académicas. Valles, D. (2014). Manejo de programas educativos militares. México D.F.: Edding ediciones. Yánez, E. (2016). Manejo de proyectos investigativos se seguridad documental. México D.F.: Ramses ediciones.

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ANEXOS Anexo 1: Processes supported in Central Database of Norwegian Armed Forces

Fuente: (Griller, 2016, pรกg. 218)

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Anexo 2: Flujograma de acción de seguridad documental del ejército estadounidense

Fuente: (Cabrera, 2017, pág. 172)

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La seguridad documental en los institutos militares  

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