Instrumentación y control de procesos para las pymes de servicios contables – tributarios de la ciud

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“Instrumentación y control de procesos para las pymes de servicios contables – tributarios de la ciudad de Quito”

PRAXIS CAPITAL

RESUMEN Históricamente la gran empresa ha invertido múltiples recursos en el diseño de flujos y el control de procesos, mientras que, en las pequeñas y medianas empresas (Pymes), por el contrario, el control de procesos se ha realizado en forma intuitiva y basándose en la experiencia del nivel administrativo hacia el accionar operativo por parte del talento humano.

Con este artículo se busca proponer a las Pymes que prestan servicios contables – tributarios, una metodología que permita desarrollar un mejor control de procesos, ágil y acorde a las necesidades actuales; diferenciando sustancialmente esta metodología de las aplicadas en las grandes empresas tanto por el costo mínimo como por la emisión de indicadores que buscan garantizar un mejor rendimiento comercial año tras año que se aplique.

Palabras Claves: Procesos, control interno, Pymes, metodología, servicios, contable – tributario.

ABSTRACT Historically, large companies have invested multiple resources in flow design and process control, whereas in small and medium-sized enterprises (SMEs), process control comes about intuitively from the experience of those at the administrative level based on the talent and skills available to them. This article aims to propose to SMEs that issue tax - accounting services, a methodology that allows them to develop a better process control that is responsive to current needs; This methodology will differ substantially from those applied in the large companies in both the minimum cost and the indicators that seek to guarantee a better commercial performance year after year.

Keywords: Processes, internal control, SMEs, methodology, services, accounting - tax.

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1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, todos los días y en todos los estratos sociales las personas comentan sobre la crisis económica que vive el país en forma general y en sus hogares en forma particular. Se entabla discusiones sobre el cierre de empresas y el consecuente incremento del nivel de desempleo y subempleo; además, que el hecho de mantener la misma corriente política en función de los últimos resultados electorales más los constantes casos de corrupción, el sobre endeudamiento con China, el menor ingreso del PIB petrolero y la restricción de inversión extranjera, empeoran las nociones de una futura actividad dinámica - económica en el Ecuador.

Históricamente, la mayoría de las grandes compañías planean y piensan periódicamente acerca del futuro referente a su misión y visión. La gran mayoría de estas empresas saben a dónde quieren llegar, pero generalmente no utilizan la misma cantidad de tiempo y esfuerzo pensando en cómo controlar las variables que impiden el logro de sus objetivos, ni cómo diseñar un adecuado control de procesos, que les apoye en el cumplimiento de sus planes sean estos estratégicos u operacionales. Sólo algunas empresas, quizás las más grandes, cuentan con un sistema de control de procesos bien estructurado. En otro sentido, la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) que, de acuerdo a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su nivel de producción o activos presentan características propias. Por lo general en Ecuador las pequeñas y medianas empresas que se han formado realizan diferentes tipos de actividades económicas entre las que se destacan las siguientes: 

Comercio al por mayor y al por menor.



Agricultura, silvicultura y pesca.



Industrias manufactureras.



Construcción.



Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.



Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.



Servicios comunales, sociales y personales (Ferrero, 2014, pág. 38).

Estas empresas no han diseñado una metodología acorde con su tamaño y necesidades, menos aún las estrategias a ser utilizadas en un proceso recesivo económico el cual se está atravesando en la actualidad.

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Si bien dentro de los diferentes sectores que de a poco se ven afectados en forma directa o indirecta por la potencial recesión económica o políticas públicas restrictivas actuales, se promueve diferentes “tips” para ahorrar en muchos elementos decurrentes a nivel de las Pymes y dentro de estas en mayor énfasis las empresas que emiten servicios contables - tributarios; que desencadenan problemas como: la postergación de compras, la falta de crédito en los bancos, la subida de intereses para el consumo de tarjetas de crédito, etc. los mismos que generan sobre todo a nivel empresarial un inseguro futuro para sus relaciones comerciales de expansión y dinámica de ventas. No obstante, poco se sabe en forma clara sobre los cambios de hábitos de los consumidores en esta época de crisis más allá de las políticas restrictivas y como esto afectaría en forma clara a las Pymes de servicios contables – tributarios que mayormente dependen para la generación de sus servicios de una economía nacional que se encuentre en auge.

Dicha propuesta, permitirá generar cambios que den como resultado una administración eficiente en todas sus áreas con la finalidad de optimizar sus procesos y maximizar sus ganancias con lo que se facilita aperturar nuevos proyectos para las Pymes contables – tributarias. No obstante, los controles de procesos se fundamentan en base a ciclos transaccionales buscando disminuir al máximo los costos y gastos de operación, sin dejar de lado el hecho de mantener un nivel de liquidez y redistribuir los recursos de alto riesgo para cumplir con las obligaciones y disponer de recursos adicionales para otras actividades con lo que se garantiza el flujo de caja de las Pymes permitiendo la supervivencia y desarrollo.

Para diseñar la metodología del control de procesos se partió de un marco de referencia sobre el control de procesos en cualquier empresa, se comparó este marco de referencia con lo encontrado en las Pymes de servicios contables - tributarios y se definieron sus necesidades de procesos, lo cual sirvió de base para modelar la metodología. Como resultado del presente trabajo se definen los elementos esenciales del sistema de control en procesos, además del modelo conceptual, se proporcionan unas guías de recomendación general.

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2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Proponer una metodología del control de procesos para las Pymes de la ciudad de Quito, que se dedican a los servicios contables – tributarios.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Valorar los procesos en las Pymes de servicios contables – tributarios.



Generar una metodología de control en procesos que se fundamenta en base a ciclos transaccionales disminuyendo al máximo los costos y gastos de operación además de maximizar las ganancias en las Pymes de la ciudad de Quito, que ofertan servicios contables – tributarios.

3. METODOS Y MATERIALES La mayoría de publicaciones referenciadas en el siguiente artículo se utilizaron de la plataforma SciELO (Scientific Electronic Library Online), Sin embargo, gran parte los de documentos seleccionados proceden de CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas) que indexa estudios de control, calidad, innovación, economía, administración comercial y áreas afines. Esta separación de documentos por plataformas científicas y relevancia de los temas, muestra la preocupación por dilucidar los aspectos a conocer sobre mejoras de control de procesos hacia Pymes de servicios contables – tributarios referentes a un posible proceso metodológico como propuesta, elemento clave de este artículo.

3.1. PROCEDIMIENTO Para entender la relación entre la metodología del control de procesos y las Pymes de servicios contables - tributarios se consideraron juicios de análisis para mencionar los efectos comerciales dentro de los flujos de procesos sobre el tema de la investigación. Dentro de lo cual, se consideraron trabajos como libros, artículos científicos y estudios de casos.

Esta restricción metodológica tiene por meta excluir documentos sin carácter científico o parte de revistas indexadas que no aporten un mayor valor al artículo.

En términos de períodos investigativos para la conceptualización bibliográfica, fueron escogidos documentos entre los años 2012 – 2017 y sólo en algunos casos de carácter 4

histórico – estadístico se utilizó documentos anteriores a la fecha indicada sustentados mayormente por instituciones públicas ecuatorianas. Con relación al idioma de las bibliografías, la búsqueda se limitó a las publicaciones en castellano e inglés. Posterior al levantamiento de los documentos académicos, los mismos fueron leídos, ejecutados y sintetizados según los criterios de necesidad y abordaje señalados en el proceso investigativo. Las diferentes bibliografías fueron mantenidas dentro de un compendio en su totalidad y protegidos como dossier para el control de autenticidad del trabajo y su posterior uso como fuente bibliografía del siguiente artículo.

A continuación, se procedió a jerarquizarlos en función de su finalidad de uso.

Admitiendo “(…) que los artículos fueran estimados individualmente, según sus calidades científicas y aporte emitido” (Fillolt, 2016, pág. 41). Posterior del abordaje preliminar, fue elaborada una lectura integral del compendio de análisis por medio de la revisión bibliográfica, buscando perfilar los ejes y temas más destacados en el conjunto del material escogido que ofrezcan un valor agregado a este trabajo.

El resultado de esta valoración bibliográfica es mostrado y discutido a continuación.

Es relevante mencionar que algunos trabajos fueron utilizados en más de una vez dentro de la citación de referencias, razón por la cual el número de estudios revisados en la bibliografía no pertenece en igual forma al número estudiado de publicaciones.

3.2. TIPO DE ESTUDIO Con la finalidad de establecer las diferentes teorías, criterios y doctrinas sobre control de procesos en cuanto al manejo de las Pymes de servicios contables y tributarios la presente investigación mantendrá la siguiente estructura: La modalidad de investigación que se utilizará es exploratoria – investigativa, ya que permite referenciar estudios preliminares sobre casos que presentan problemas comerciales en los sectores de las Pymes de servicios contables - tributarias y cómo los controles de procesos actuales han procedido a dar una solución administrativa y financiera siempre y cuando se tenga claro los flujos establecidos y a establecer. Si bien “(…) el estudio exploratorio no permite utilizar un enfoque hacia la subjetividad en la apreciación de los fenómenos, genera una representación objetiva de la investigación al consolidad diferentes fuentes y aportes científicos” (Barreiro, 2016, pág. 53), se procura implementar una metodología en base de los controles de procesos por medio de una propuesta de mejora que 5

pueda satisfacer las necesidades e impacto de los propietarios de las Pymes de servicios contables - tributarias que van más allá de sobrellevar un desgaste comercial, sino desde un valor social, económico y de control que pueda sostener en forma global al sector estudiado.

El tipo de investigación es histórico - descriptivo que más allá de representar los hechos y fenómenos dentro de los casos estudiados en el contexto histórico nacional, persigue la idea de generar una metodología que permitan sembrar un sistema de resguardo más adecuado para las Pymes dentro de los controles de procesos, no enfocado netamente en el bienestar común del mercado y su sector interventor, sino de respetar el derecho del buen vivir y de tener un trabajo digno sustentado en la (Constitución Política de la República del Ecuador, 2008) y el (PNBV, 2013). Elementos que hoy en día, no se sitúan como simples derechos ciudadanos a desempeñar dentro de la jurisprudencia ecuatoriana, sino elementos claves de una necesidad de respeto al ser humano y su accionar de convivencia mutua en sociedad; que dentro de cualquier inconveniente comercial o económico llegan a ser vulnerados.

Complementario a esto, la técnica de investigación documental permite estimar los cambios que se pueden acoger y emplear en la actualidad para renovar la funcionalidad y operatividad en las Pymes de servicios contables – tributarios por medio del control de procesos en función de los flujos, y de este modo se desempeñe un resguardo efectivo del derecho comercial ante la potencial vulnerabilidad del efecto socio económico en el sector por externalidades propias del medio público - privado o del mercado.

4. DISCUSIÓN 4.1. ANTECEDENTES Durante las últimas dos décadas el crecimiento económico en el Ecuador ha sido considerable desde que se dio la reactivación económica que se inició tras el fin de la convertibilidad monetaria. Así las Pymes (pequeñas y medianas empresas) dedicadas “(…) al comercio, agricultura, manufactura, construcción, transporte, bienes inmuebles y servicios prestados a otras empresas” (Gallegos, 2014, pág. 27); desempeñan el nuevo engranaje productivo ecuatoriano.

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Las Pymes en el contexto ecuatoriano (…) están en su gran mayoría ubicadas en las dos grandes ciudades: Quito y Guayaquil, el 48% del total se encuentra en la capital, y el 37% en el puerto principal. El número restante se esparce en forma reducida por varias provincias del país, entre las que se puede nombrar Azuay (5%), El Oro (3%), Manabí y Tungurahua (2% cada una). Esta concentración, no resulta extraña, si se la compara con la situación de las grandes empresas, las que presentan una distribución geográfica muy similar. (Barrero, 2015, pág. 63).

Así dentro de la ciudad de Quito la distribución de este 48% de Pymes son 9.491 empresas y está dado de la siguiente manera su distribución geográfica para el año 2017 de acuerdo a Ecuador en Cifras fuente estadística del INEC: Tabla 1: Pymes en la ciudad de Quito Número de Establecimientos Administración Zonal Calderón Eloy Alfaro Eugenio Espejo La Delicia Los Chillos Manuelita Sáenz Quitumbe Tumbaco TOTAL

Clasificación por ingreso declarado Micro Pequeña Mediana Grande 4871 251 52 25 18412 833 154 53 20998 4126 1031 610 10213 862 249 140 3044 133 29 10 15169 798 91 43 10382 332 53 40 4402 424 73 35 87491 7759 1732 956 Fuente: (Ecuador en cifras, 2017)

En la actualidad, las empresas ecuatorianas tienen la obligación de presentar sus estados financieros en la Superintendencia de Compañías con adaptación a las NIIFs (Normas Internacionales de Información Financieras); como también es de conocimiento general, con fecha 29 de diciembre de 2007, se publicó en el Tercer Suplemento del Registro Oficial No. 242, la Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria del Ecuador, aprobada y expedida por la Asamblea Constituyente el 28 de diciembre de 2007. En dicha reforma se modifican ciertos cuerpos legales de índole fiscal, entre los cuales se encuentran varias reformas al Código Tributario, Ley de Régimen Tributario y se crean nuevos impuestos, mismos que generaron un tema de controversia por su aplicabilidad y que han expedido continuas dudas e inquietudes de todos los contribuyentes hasta hoy en día, causando un 7

sinnúmero de interpretaciones sobre el cómo aplicar dichas normas, en especial al personal financiero, tributario y contable de varias compañías por los tipos de registros y transacciones económicas que se suscitan en el día a día, que por querer cumplir con su obligaciones tributarias pueden llegar a sanciones innecesarias y hasta del tipo penales por el mal entendimiento de la Ley su mala aplicabilidad.

Así también, cumplir con las obligaciones ante los organismos del Estado como el Servicio de Rentas Internas (SRI), Ministerio de Relaciones Laborales, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), entre otras instituciones; hace que muchas empresas por lo general no cuentan con un debido apoyo contable donde registren sus obligaciones o a su vez mantener el respaldo de una empresa de servicios contables – tributarios que direccionen en correcto pago a las instituciones estales. Por tanto, la administración del sistema financiero empresarial debe ser un objeto prioritario, además el cumplimiento voluntario de las obligaciones del giro del negocio contribuyen como un indicador de la madurez de la entidad organizacional y su aporte a las dinámicas económicas nacionales.

En caso de que las empresas no cuentan con un debido proceso contable - tributario podrían caer en gastos innecesario tales como: pago de multas tributarias, glosas, sanciones, pago de intereses tributarios o en el peor de los casos clausuras temporales, cierres definitivos del negocio, prisión de sus gerentes, entre otros. Además, que la empresa al no tener al día su información actualizada o detallada no le permitiría al dueño o gerente, poder tomar decisiones que conlleven a la mejora del negocio o se le dificultaría acceder a créditos financieros que desee obtener para poder invertir o mejorar su directriz empresarial (Freire, 2014, pág. 163).

Para comprender el trabajo de las empresas que brindan asesoría contable – tributaria y su relación con la rentabilidad de las sociedades se debe revisar el contexto macroeconómico nacional y su relación con las Pymes y como su desarrollo tienen un efecto dentro de las variaciones económicas del Estado.

Según cifras del Observatorio de la Política Fiscal (OPF) y de la Comisión Interamericana de Puertos (CIP), la carga tributaria tradicional, que considera solo la recaudación del SRI en relación con el PIB, se mantuvo entre el 9 y 10% entre el 2000 y el 2007. En el 2015 alcanzó el 17,1%, de acuerdo con la CIP, y 18,2% según cálculos del OPF. La medición varía si se incluyen otros impuestos, como los arancelarios, las contribuciones 8

a la seguridad social y los municipales. Es decir que de cada $ 100 que se producen en el país; $ 18,20 se destinan a impuestos.

Dentro de este análisis se debe destacar dos elementos en la política tributaria actual: haber tenido una serie de reformas tributarias, a nivel legal - reglamentario, mediante resoluciones y demás modificaciones de la Administración Tributaria para el control de los impuestos. Segundo, la aplicación a la ley, que ha realizado el Servicio de Rentas Internas para aumentar la presión fiscal, con la finalidad de incrementar la recaudación de impuestos.

Así, dos de los impuestos que más afectan al sector económico nacional son, el anticipo del Impuesto a la Renta y el de salida de divisas. El primero, que generó unos US$ 200 millones según cálculos basados en datos de la Superintendencia de Compañías, grava a las operaciones de las compañías y no a la renta que generan, lo cual desnaturaliza el concepto y desincentiva la liquidez empresarial. Y el impuesto a la salida de divisas por su parte debería establecer una exención para los insumos, materias primas y bienes de capital, porque al tener que pagar para solicitar luego la devolución, se resta el flujo de caja a las empresas.

Por su parte (Guevara, 2016) considera que: (…) la carga tributaria en el Ecuador para la gente que más gana no es tan alta. Y que, por ejemplo, aquellas personas que ganan hasta cerca de US$ 20.000 al año y maximizan sus gastos personales pagan hoy menos impuesto a la renta que en el 2007, debido a los deducibles que se incorporaron.

Así, la ley contempla más exoneraciones que antes y que si la gente la aplicaría a su vida cotidiana, probablemente pagaría menos. Razón por la cual se denota la importancia de contar tanto a nivel empresarial como para personas naturales, con una asesoría de servicios contables – tributarios que direccionen un mejor manejo no sólo de los gastos empresariales, como de los gastos personales. Pero que estas empresas deben mantener un control de sus procesos por medio de una metodología, no sólo con un afán de generar un mejor servicio sino en garantizarse así mismo en su existencia comercial.

Para la realización del presente trabajo se tomará la base de datos de las Pymes de servicios contables – tributarios de la ciudad de Quito conformada por 76 unidades (registradas en las Superintendencias de Compañías y SRI) y que se encargan o podría ofertar sus servicios a las 9.491 Pymes de diferentes sectores económicos que ejecutan sus 9

actividades comerciales en la ciudad de Quito; ante las cuales se busca proponer una metodología del control de procesos. Dichas empresas de servicios contables – tributarios están referenciadas dentro de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) como servicios de asesoramiento, orientación y asistencia operativa de diseños y métodos o procedimientos contables, programas de contabilidad de costos y procedimientos de control presupuestario (refiérase Anexo 1).

4.2. REFERENCIA TEÓRICA 4.2.1. Las Pymes Existe una diversidad de conceptos de lo que son las Pymes, elaborados por distintas organizaciones que servirá para entender el funcionamiento de este tipo de empresas, a continuación, se citará algunos conceptos: Según (Fonseca, 2014, pág. 77) “Una pyme es una unidad productiva dedicada a la elaboración de bienes y servicios y/o a su comercialización. Puede ser formal e informal y se crea como un organismo de subsistencia, generando empleo e ingreso, (…)”

Ecuapymes, da el siguiente concepto de Pymes: (…) se engloba a las Pymes ecuatorianas como cualquier empresa proveedora de servicios y productos o insumos para otras empresas de amplia cobertura de mercado. Entonces, una organización Pyme, es un ente productivo o de servicios, que genera empleo y productividad en el país y permiten abastecer la demanda de productos y servicios de empresas nacionales, multinacionales e industrias que mueven al Ecuador. (Ecuapymes, 2015, pág. 74)

Las Pymes ecuatorianas se hallan encaminadas en la producción de bienes y servicios, siendo estos el pilar del desarrollo social por medio de la producción, demanda y oferta de productos o a su vez, añadiendo valor agregado. Es decir, este tipo de empresas hoy en día se establecen como actores claves del crecimiento económico ya que dentro de los últimos años han mantenido un crecimiento constante en el entorno nacional y con claras proyecciones internacionales.

El (Registro Oficial No. 335, 2010) califica como Pymes a las empresas que cumplan las siguientes características:

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Tabla 2: Clasificación de las compañías

Fuente: (Registro Oficial No. 335, 2010)

Por lo general en Ecuador las pequeñas y medianas empresas que se han formado realizan diferentes tipos de actividades económicas entre las que se puede mencionar las siguientes: 

Comercio al por mayor y al por menor.



Agricultura, silvicultura y pesca.



Industrias manufactureras.



Construcción.



Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.



Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.



Servicios comunales, sociales y personales (Ferrero, 2014, pág. 38).

4.2.2. Servicios contables – tributarios Los servicios contables – tributarios es una administración dentro de “(…) la adquisición, financiamiento y administración de los activos en la toma de decisiones” (Higuera S. , 2014, pág. 96); en las cuales las decisiones de inversión indican la cantidad de activos que se deben invertir para que la empresa se mantenga en funcionamiento; así como, el destino dentro de los activos que tendrá cada inversión ejecutada.

Hoy en día, los servicios contables – tributarios tienen que adaptarse al mundo cambiante de la contabilidad, así como de la normativa tributaria, en la cual, la correcta o incorrecta forma de aplicación y decisión impactan dentro de la eficacia y toma de decisiones, re direccionando de una u otra forma el curso empresarial. Por lo anteriormente expuesto, para que la administración sea eficaz el financiamiento debe mantenerse dentro de lo establecido y adquirido a nivel de activos y no desvincularse dentro de dichas directrices.

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Así, la ejecución de dichos servicios comprende todo lo relacionado al manejo de los fondos económicos que poseen las organizaciones y pago de tributos; tiene como objetivo reconocer el origen y la evolución de las finanzas concentrándose en las técnicas y conceptos básicos en una manera clara y concisa a nivel personal y empresarial.

4.2.3. Control interno Según (Chacón, 2014, pág. 23), el control interno es “un proceso efectuado por la junta directiva de la empresa, el cuerpo gerencial y demás talento humano, formulado para proporcionar una seguridad razonable”, relacionada al logro de objetivos en tres categorías: 1. Efectividad y eficiencia de las operaciones 2. Confiabilidad de la prestación de los estados financieros 3. Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables.

El autor (Ferrero, 2014), define al control interno como: El Control Interno comprende el Plan de Organización y el Conjunto de métodos y medidas adoptados dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados (Pág. 80).

Entonces, el control interno se lo puede definir como un conjunto de procesos o mecanismos dentro de una organización donde alinea los procesos con los objetivos a alcanzar ya sea corporativo o departamental.

4.2.3.1. Clasificación del control interno Dependiendo de la distribución departamental de la empresa el control interno se puede clasificar: 

Control

Administrativo:

Un control

administrativo

mantiene

un

plan

organizacional y todo el procedimiento enfocado a la eficiencia operacional adherido a las políticas empresariales y con poca incidencia a los registros financieros. Aquí se maneja el control de análisis estadísticos, reporte operacional, capacitación al talento humano, calidad y administración de tiempo (Hernández, 2012, pág. 177).

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

Control Contable: Un control contable mantiene un plan organizacional de todo el procedimiento directamente relacionado a garantizar el cuidado de los activos de la empresa y a la transparencia de la información financiera. Aquí se maneja el control de autorizaciones y manejo de registros contables – tributarios (Hernández, 2012, pág. 182).

4.2.4. Procesos El concepto de proceso está vinculado a la calidad administrativa empresarial y se lo puede referenciar como “el conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno” (Amat, 2016, pág. 73). Por su parte, (Beir, 2015, pág. 102) define a los procesos como una “secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que se transforman en productos o resultados con características definidas unos insumos o recursos variables, agregándoles valor con un sentido específico para el cliente”.

Según (Portella, 2016, pág. 163), al hacer referencia al enfoque sistémico, teoría reconocida en el ámbito administrativo como “el conjunto de elementos que están relacionados mutuamente y que interactúan entre sí para lograr un objetivo preestablecido”, se infiere que un proceso es en sí “(…) un sistema cuyo desempeño está determinado por esta teoría, contando con elementos de entrada, actividades de transformación, un resultado y una retroalimentación para determinar si el proceso está logrando su objetivo o no” (Grijalva, 2014, pág. 48).

Por su parte (Simons, 2012, pág. 182) sugieren que un proceso debe tener las siguientes características preestablecidas dentro de los flujos: 

Objetivo: Propósito del proceso y lo que se pretende lograr (producto).



Responsable: Persona encargada de mantener el proceso bajo control.



Alcance: Determina el inicio y el fin del proceso, haciendo referencias a la primera y última actividad.



Insumos: Materia prima e información para ser transformada en producto final.



Productos: Bien material (tangible) o servicio (intangible) que entrega el proceso para un cliente interno o externo.



Recursos: Todo lo que se utiliza para transformar los insumos en productos (Mano de obra, maquinaria, tecnología, entre otros).

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

Duración (Tiempo de Ciclo): Tiempo desde el inicio o entrada de los insumos y requerimientos del cliente hasta el final de la actividad o producto entregado con todas las especificaciones que el cliente requiere.



Capacidad: Es lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado por la duración y establecido como volumen de unidades entregadas.

Adicionalmente a estas características, el autor (Cantun, 2014, pág. 25), sostiene que

existen 4 perspectivas propias que se deben vincular entre los procesos como flujos de ejecución del servicio dentro del Balances Scorecard (BSC), que son: 

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento



Perspectiva de procesos internos



Perspectiva financiera



Perspectiva cliente

5. RESULTADOS Los procesos a diagramar buscan proponer una herramienta metodológica de control en procesos por medio del Balanced Scorecard para las empresas que brindan servicios contables - tributarios que permitirá en forma sistemática gestionar y verificar que se esté cumpliendo con el logro de los objetivos y metas planteados por la empresa, enfocándose de manera especial en la gestión de los recursos financieros y humanos de la misma; así que para efectuar el presente trabajo se ejecutarán los flujos a seguir por medio de un cuadro de mando integral que otorgue indicadores para poder controlar los procesos de forma cualitativa y cuantitativa.

El desarrollo del BSC servirá como referencia para determinar la funcionalidad y verificar la objetividad e importancia que posee esta gran herramienta; cabe mencionar que una vez obtenidos los resultados de la presente metodología, las empresas que brindan servicios contables - tributarios a futuro podrá aplicar el BSC en las áreas que considere necesarias para su crecimiento o ante crisis económicas.

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Gráfico 1: Mapa estratégico para las empresas de servicios contables - tributarios Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

Las cuatros perspectivas dentro del mapa estratégico busca direccionar de mejor forma un sistema de desarrollo y fortalecimiento de los flujos hacia el trabajo del cliente, financiero, insumo, proveedor y servicio, buscando mejorar la gestión de todos los procesos.

5.1.

PROPUESTA DE FLUJOS PARA LAS EMPRESAS DE SERVICIOS

CONTABLES – TRIBUTARIOS A continuación, se referencian los flujos que las empresas que emiten servicios contables y tributarios deberían acoger como propuesta para mejorar los procesos, pero sobre todo controlar su funcionamiento como organización con la finalidad de obtener una mayor rentabilidad económica y un mejor manejo administrativo.

5.1.1. Cliente El flujo del cliente esta direccionado, en primera instancia con la identificación de un cliente potencial para la empresa, una vez que el mismo decida adquirir uno de los servicios de la organización, se procede con la clasificación del cliente acorde a la zona geográfica de donde proviene o ejecuta sus labores profesionales, la calificación del cliente de acuerdo a nivel de consumo en unidades monetarias, la forma de pago y los plazos de trabajo que se tiene para poder cumplir con el servicio contable – tributario requerido.

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Gráfico 2: Flujo del cliente Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

5.1.2. Financiero El flujo financiero esta direccionado para cumplir con la generación de presupuestos anuales y el cumplimiento de los objetivos empresariales por medio de la tesorería que se encarga del cobro por los servicios emitidos a los clientes y la contabilidad donde se maneja la información financiera que permita la obtención de Estados Financieros, para la adecuada toma de decisiones.

Gráfico 3: Flujo financiero Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

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5.1.3. Insumo El flujo de insumos esta direccionado hacia el talento humano y la infraestructura; dentro del talento humano se busca un correcto funcionamiento del aspecto administrativo en el direccionamiento gerencial y toma de decisiones, y el operativo en la generación de los servicios contables – tributarios solicitados por los clientes. La infraestructura depende mayormente de la maquinaria utilizada, dentro de la ejecución de este tipo de servicio es necesario poseer tecnología computacional de punta, internet de banda ancha y un software contable que permita mantener un trabajo continuo y dinámico.

Gráfico 4: Flujo del insumo Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

5.1.4. Proveedor El flujo hacia el proveedor esta direccionado en contar con la materia prima y maquinaria, actualizada tecnológicamente hablando y que permita generar con la ayuda del talento humano el mejor servicio posible.

Gráfico 5: Flujo ante el proveedor Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

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5.1.5. Servicio El flujo de servicio esta direccionado en emitir y mantener la línea de trabajo para lo cual fue establecida la empresa, dentro de lo cual se emitirá el manejo contable, tributario y administrativo. Aparte de estos constan varios u otros servicios que se dan para la empresa, pero no representan ni el giro del negocio, ni la principal fuente de ingresos de la organización.

Gráfico 6: Flujo del servicio Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

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5.2. CUADRO DE MANDO INTEGRAL Los flujos expuestos anteriormente dentro de la propuesta se proceden a ser contrastados con las perspectivas a seguir en el cuadro de mando integral y así generar un conjunto de indicadores que combine tanto a los objetivos estratégicos con los flujos permitiendo calcular valores y porcentajes que dentro de una línea cuantitativa garanticen las estrategias a desarrollar en la metodología del control de procesos.

Tabla 3: Cuadro de mando integral

Perspectiva

CLIENTE

Objetivos estratégicos

Desarrollar un programa de fidelización de clientes, que proporcionen información relevante para acciones efectivas y consecución de nuevos clientes

Indicadores

Cálculo

Estrategia

Responsable

Programas de seguimiento y gestión de clientes desarrollado para el año 2017

Número de Programas desarrollados para la gestión de clientes

Elaboración de programa de gestión que posea información histórica sobre consumos de clientes.

Responsable administrativo

Porcentaje de clientes prioritarios satisfechos con el servicio entregado.

(Nº de clientes prioritarios satisfechos con el servicio entregado / total clientes) * 100

Desarrollar estrategias de atención permanente establecido para clientes.

Responsable administrativo

Número de clientes nuevos ingresados.

Nº de clientes año N- 1 Nº de clientes año N

Establecer campañas publicitarias.

Responsable administrativo

Porcentaje de reclamos receptados en el año 2017

(Nº de devoluciones/reclamos realizados / ventas totales)*100

Atender y remediar lo antes posible los reclamos presentados por clientes.

Responsable administrativo

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FINANCIERA

Fortalecer el posicionamiento de las empresas de servicios contables – tributarios que ayude a alcanzar el mínimo de rentabilidad anual.

Consolidar un sector estratégico para las empresas de servicios contables – tributarios.

Porcentaje de crecimiento de las ventas en las empresas de servicios contables – tributarios en el año 2017

[(ventas 2017-ventas 2016) / (ventas 2016)]*100

Participación mayor en licitaciones del sector públicos como privado.

Responsable administrativo

Porcentaje de ingresos procedentes de nuevos servicios y clientes

(Ingresos por nuevos servicios y clientes / Total Ingresos)*100

Diseñar estrategias para mantener un crecimiento rentable en nuevos servicios como en segmentos de clientes.

Responsable administrativo

Porcentaje de presupuesto utilizado en el año 2017.

[(Presupuesto 2017presupuesto 2016 / presupuesto 2016]*100

Analizar que la ejecución del presupuesto no supere las metas planteadas.

Responsable administrativo

Porcentaje de cartera en mora mayor a 120 días disminuida en el año 2017.

[(Cartera en mora 2017 cartera en mora 2016) / cartera en mora 2016]*100

Establecer políticas de financiamiento óptimas para las empresas y disminuir la cartera en mora.

Responsable administrativo

Porcentaje de servicios generados por las empresas de servicios contables tributarios

(Nº de servicios contables - tributarios comercializados /Nº de servicios totales del año)*100

Recopilar la información de los servicios producidos y comercializados.

Responsable administrativo

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Mejorar el nivel de insumos adquiridos

(Gasto en insumos adquiridos reales 2017 / Presupuesto Gasto en insumos 2017 ) *100

Reducir el gasto incensario en insumos para optimizar el presupuesto

(Especificaciones de productos y servicios solicitados / Especificaciones de los productos o servicios entregadas) *100

Optimizar el nivel de calidad del proveedor

(Trabajos efectuados / trabajos asignados ) *100

Optimizar el nivel de eficiencia laboral

Porcentaje de empleados capacitados en el año 2017

(Nº de empleados capacitados / Nº de empleados) * 100

Estructurar perfiles para diferentes cargos

Estructuración de perfiles para cargos.

Establecer planes de capacitación semestral a todo el personal.

Desarrollo y aplicación de perfiles y cargos definidos.

Porcentaje de satisfacción con el clima laboral

(Nº de empleados satisfechos con el clima laboral / Nº de empleados insatisfechos con el clima laboral) * 100

Porcentaje de ejecución presupuestaria de los Gastos de Insumos anuales

PROCESOS INTERNOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Calidad del proveedor

Porcentaje de la calidad del proveedor

Mejorar la eficiencia productiva

Porcentaje de eficiencia productiva

Desarrollar la gestión del talento humano mediante: capacitación continua, reclutamiento efectivo, espacios de integración y promoción interna.

Establecer políticas para optimizar el clima laboral

Responsable administrativo

Responsable administrativo

Responsable administrativo Responsable administrativo Responsable administrativo

Responsable administrativo

*Para poder realizar el cálculo de los indicadores se debe considerar como fuente de información los valores del año anterior (N-1) y los del año actual de estimación (N) generados por la empresa de servicios contables - tributarios.

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL

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El cuadro de mando integral propuesto, está direccionado en cuatro perspectivas que son las siguientes: clientes, financieras, procesos internos, aprendizaje y crecimiento dentro del Balanced Scorecard con la finalidad de generar estrategias medibles por medio de la determinación de objetivos, indicadores y cálculos validados por medio de responsables y recursos con la meta de que cualquier empresa de servicios contables y tributarios lo pueda ejecutar como metodología para mejorar el control de procesos dentro del crecimiento y decrecimiento comercial.

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6. CONCLUSIONES 

La mayoría de las Pymes carecen de un control de procesos y la identificación lógica de los flujos que les permita manejar los riesgos que les impiden obtener sus objetivos estratégicos empresariales, debido primordialmente a la falta de conocimiento sobre las bondades de contar con un Balanced Scorecard, a la falta de capacitación sobre el tema y a la informalidad con que se manejan estas empresas.



Las Pymes necesitan saber a dónde quieren llegar, cuáles son sus objetivos y qué hacer para lograrlos. Partiendo de estas definiciones pueden establecer los flujos y procesos, que permita llevar a cabo sus planes y diseñar los sistemas de información y comunicación que apoyen su accionar organizacional.



Adicionalmente a lo anterior, deben apoyarse en la metodología propuesta como medio de control, en procesos re direccionando los flujos mencionados que prevengan y corrijan todas las situaciones que impiden el alcanzar sus metas tanto a nivel económico, social y empresarial.



La metodología del control de procesos para empresas de servicios contables y tributarios consta de cuatro perspectivas: clientes, financieras, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Cada subsistema contribuye de diferente manera al cumplimiento de los objetivos respaldados en los flujos de la compañía e involucra a todos los empleados en este propósito.



La metodología del control de procesos en las Pymes de servicios contables tributarios, define el esquema de evaluación de flujos y perspectivas; además que proporciona un mapa estratégico de los mismos, que permite al sistema administrativo la posibilidad de controlar las actividades operativas. En dicha metodología propuesta se da poder a los empleados y responsabilidad para controlar tanto los riesgos en sus funciones como para medir su desempeño, y en el sistema de procesos se monitorean las variables críticas de los flujos, se dan los elementos para comunicar su estado a cada una de las áreas, procesos y personas de las empresas y se mejora la efectividad del sistema gracias al cuadro del mando integral.



La aplicación de indicadores dentro del cuadro de mando integral busca consolidad por medio de cálculos cuantitativos las perspectivas comerciales en las empresas que generan servicios contables – tributarios, permitiendo fortalecer las estrategias referenciadas en la metodología del control de procesos y que las organizaciones mantengan una herramienta útil más allá de simple teoría.

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ANEXOS Anexo 1: Clasificaciรณn de las empresas contables y tributarias

Fuente: (Ecuador en cifras, 2017)

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