Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

Mikláš Martin

Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

EDITORIÁL Proces digitalizácie sa týka všetkých subjektov na trhu, ktorí chcú zostať konkurencieschopní. Využitie digitalizácie prispieva nielen k efektívnejšiemu prenosu dát ale aj k rýchlemu poskytovaniu informácii s vyššou efektivitou.

V účtovníckej praxi bol koncom roka 2021 prijatý zákon č. 456/2021 Z. z. Uvedenou novelou zákona o účtovníctve účinnou od 1. 1. 2022 boli v záujme jednoznačnosti doplnené a špecifikované podmienky, ktoré je účtovná jednotka povinná dodržať pri spracovávaní elektronických účtovných záznamov. Novela vymedzuje elektronické a listinné účtovné záznamy, ustanovuje požiadavky na ich spracovanie v účtovníctve a archiváciu účtovnej dokumentácie. Prináša vymedzenie základných zásad pre prijímanie, obeh, spracovanie a archiváciu dokladov.

Táto smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky zohľadňuje a zakomponováva ustanovenia novely č. 456/2021 Z. z. účinnej od 1. 1. 2022 k vedeniu elektronických záznamov účtovníctva (tzv. digitalizácia účtovníctva). V bode č. 7 smernica podrobne popisuje a ustanovuje obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov v účtovnej jednotke (došlé faktúry, odoslané faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, zmluvy, objednávky, vyúčtovania cestovných náhrad, interné doklady, skladové príjemky a výdajky a pod.). Text vyznačený červenou farbou si účtovná jednotka prispôsobí a doplní podľa konkrétnych vlastných podmienok a pomerov v účtovnej jednotke. Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe.

OBSAH 2

OBSAH 1.

Cieľ smernice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

2.

Systém spracovania účtovníctva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

3.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11

4.

Účtovné obdobie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

5.

Účtový rozvrh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

6.

Účtovné doklady. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

7.

Obeh účtovných dokladov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

8.

Účtovné zápisy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

9.

Účtovné knihy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

10. Zásady pre vedenie účtovníctva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

11. Archivácia, uchovanie a skartácia účtovnej dokumentácie. . . . . .

64

12. Záverečné ustanovenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

Príloha č. 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

Príloha č. 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

Príloha č. 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

68

Príloha č. 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

76

Príloha č. 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

Príloha č. 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

78

o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo Smernica je zostavená tak, že môže zastávať prístup jednej komplexnej smernice pre vedenie účtovníctva, ale kvôli jej rozsahu je vypracovaná na systém čiastkovej smernice, pričom je hlavnou smernicou účtovnej jednotky, ktorá zaväzuje na použitie ostatných účtovných smerníc. Potom je na účtovnej jednotke, či bude mať samostatné smernice alebo si bude dopĺňať bod 10 v tejto smernici.

INTERNÉ SMERNICE

Smernica

Údaje účtovnej jednotky: Obchodné meno:

XXX, spol. s r. o.

Sídlo:

XXXXXX

Právna forma:

XXXXXX

IČO:

XXXXXX

DIČ:

XXXXXX

IČ DPH:

XXXXXX

Zapísaná v obchodnom registri:

XXXX, vložka XXX, číslo: XXXXXX

Konateľ:

XXXXXX

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice: Interné číslo smernice:

XX/2022

Účinnosť smernice:

XX. XX. 2022 1. Cieľ smernice 2. Systém spracovania účtovníctva 3. Deň uskutočnenia účtovného prípadu 4. Účtovné obdobie 5. Účtový rozvrh

Obsah smernice:

6. Účtovné doklady 7. Obeh účtovných dokladov 8. Účtovné zápisy 9. Účtovné knihy 10. Zásady pre vedenie účtovníctva 11. Uchovanie a ochrana účtovnej dokumentácie Prílohy

Použité právne predpisy:

–

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

–

Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej

3

Použité právne predpisy:

–

účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov

–

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov

–

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

–

Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach

Dátum spracovania smernice:

XX. XX. 2022

Aktualizácia smernice (periodicita):

Ročne k otvoreniu účtovných kníh alebo pri zmene použitia právnych predpisov a potreby ich aktualizácie a transponovania do smernice.

Počet príloh:

XX

Vypracoval:

XXXXXX

Podpis:

Dátum schválenia smernice:

XX. XX. 2022

Schválil:

XXXXXX

Podpis:

1. Cieľ smernice Cieľom tejto smernice je určiť povinnosti pri vedení účtovníctva účtovnej jednotky v digitálnej forme. Popisuje a záväzným spôsobom stanovuje základné zásady, princípy, metódy a postupy pre vedenie účtovníctva, stanovuje systém a formu vedenia účtovníctva účtovnej jednotky v digitálnej podobe, vystavovanie dokladov v elektronickej podobe,

upravenie účtového rozvrhu, účtovných dokladov, účtovných zápisov, účtovných kníh a archiváciu účtovných dokumentov.

Hlavným cieľom tejto smernice je zabezpečiť zásady a určiť spôsob pre správne vedenie účtovníctva a výkazníctva v spoločnosti XXX, spol. s r. o.

2. Systém spracovania účtovníctva Účtovná jednotka XXX, spol. s r. o., sa zaoberá obchodnou činnosťou, nákupom a predajom tovaru a vykonáva aj nasledujúce činnosti. V zmysle Obchodného zákonníka vedie podvojné účtovníctvo, pričom je zaviazaná dodržiavať postupy účtovania pre podnikateľov podľa opatrenia

MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov, a zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Denne sledujeme všetky dôležité zmeny z oblasti miezd a personalistiky a odpovedáme na vaše otázky. Viac na www.mzdovecentrum.sk.

4

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

Poznámka autora:

I

V tejto časti smernice autor odporúča popísať činnosť a predmety podnikania spoločnosti, uviesť, aké účtovníctvo spoločnosť vedie, akým spôsobom, v akom jazyku a akým typom účtovnej jednotky je spoločnosť.

Účtovná jednotka vedie účtovníctvo v mene euro a v štátnom jazyku SR – slovenský jazyk.

Účtovná jednotka je podľa veľkostných kritérií zaradená ako mikro účtovná jednotka.

Veľkostné kritériá, ktoré účtovná jednotka sleduje pre posúdenie veľkostnej skupiny Do veľkostnej skupiny mikro účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok: a) celková suma majetku nepresiahla 350 000 eur, b) čistý obrat nepresiahol 700 000 eur, c) priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia nepresiahol desať.

Do veľkostnej skupiny malej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok: a) celková suma majetku presiahla sumu 350 000 eur, ale nepresiahla sumu 4 000 000 eur, b) čistý obrat presiahol sumu 700 000 eur, ale nepresiahol sumu 8 000 000 eur, c) priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 10 a nepresiahol 50.

Do veľkostnej skupiny veľkej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok: a) celková suma majetku presiahla 4 000 000 eur, b) čistý obrat presiahol 8 000 000 eur, c) priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 50.

V prípade, ak účtovná jednotka spĺňa kritériá pre zaradenie do inej veľkostnej skupiny, ako je zatriedená v tejto smernici, je osoba zodpovedná za zostavenie tejto smernice povinná ju prepracovať a aktualizovať jej obsah pre zabezpečenie správneho vedenia účtovníctva.

Predmetom účtovníctva účtovnej jednotky XXX, spol. s r. o., je účtovanie o skutočnostiach: – stave a pohybe majetku, – stave a pohybu záväzkov, – sledovanie štruktúry a rozdelenia majetku a záväzkov (zložiek vlastného imania), – výnosov a nákladoch, – príjmoch a výdavkoch, – výsledku hospodárenia. Účtovná jednotka spracováva účtovníctvo prostredníctvom ekonomického softvéru od spoločnosti (uviesť dodávateľa softvéru a softvér na vedenie účtovníctva) s názvom (uviesť názov softvéru), pričom spoločnosť vedenie účtovníctva uskutočňuje prostredníctvom výpočtovej techniky (v prípade potreby účtovná jednotka uvedie zoznam všetkých zariadení a výpočtovej techniky, ktorú používa pri vedení účtovníctva, je potrebné zvážiť uvedenie konkrétnych

Aj keď ste odborník, niekedy si potrebujete overiť svoj postup. Využite Daňovú pohotovosť, viac na www.danovecentrum.sk.

5

zariadení, keďže táto smernica je záväzná). Použitie inej techniky, ktorá nie je uvedená v tomto predpise, je nutné upraviť v tejto smernici alebo ju aktualizovať, prípadne vytvoriť prílohu, na ktorú sa odkáže alebo vytvoriť samostatnú smernicu, ktorou účtovná jednotka upravuje použitie informačnej techniky spoločnosti, alebo smernicu ku kybernetickej bezpečnosti podľa

potrieb konkrétnej účtovnej jednotky. V prípade, ak je účtovníctvo vedené v cloude a je možno vstupovať do informačného systému odkiaľkoľvek, neuvedie sa konkrétna výpočtová technika, ale odporúčame uviesť zoznam prístupov a užívateľov, ktorí majú oprávnenie na vstup do cloudového riešenia systému spolu s užívateľským menom.

Príklad: Inventárne číslo

Názov

Oprávnenia

Pripojenie k internetu

21XXX

Notebook

Účtovník (meno)

Áno/Nie

21XXX

Server

Správca siete (meno)

Áno/Nie

21XXX

Scaner

Všetci zamestnanci

Áno/Nie

Databáza účtovníctva spoločnosti v elektronickej podobe je uložená C:\Windows\ System32\uctovnictvo\data\XXX.mdb (uvedie úplnú cestu v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru). Účtovné doklady v elektronickej podobe účtovná jednotka uchováva C:\Windows\ System32\uctovnictvo\doklady 2022 (uvedie

Poznámky

úplnú cestu v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru).

Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne (uviesť periodicitu: denne, týždenne, prípadne uviesť správcu systému alebo cloudové úložisko, kde sa dáta uchovávajú).

Spôsob zálohovania dát a databázy účtovníctva:

Príklad č. 1 Inventárne číslo

Názov

Zodpovedná osoba

Pripojenie k internetu

Umiestnenie

21XXX

Externý disk

Účtovník (meno)

Áno/Nie

Kancelária č. XX

21XXX

Server

Správca siete (meno)

Áno/Nie

Kancelária č. XX

21XXX

USB kľúč 1TB

Konateľ

Nie

Kancelária č. XX

Cloud

Názov prevádzkovateľa

Áno

www.nazov.com

-

6

Aj v roku 2022 sa môžete tešiť na prestížne konferencie od Poradcu podnikateľa. Organizujeme ich za prítomnosti tvorcov zákonov, firiem z praxe i právnej obce. Termíny nájdete na www.profivzdelavanie.sk.

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

Účtovníctvo účtovnej jednotky vedú XXX, spol. s r. o., zamestnanci spoločnosti, a to XXX, účtovník spoločnosti (v prípade vedenia účtovníctva externou účtovnou firmou sa uvedú údaje účtovnej kancelárie spolu s odvolaním sa na zmluvu o vedení účtovníctva, prípadne mandátnu zmluvu), pričom pri spôsobe vedenia účtovníctva v elektronickej podobe (digitálne) je nevyhnutné podmienky a spôsob vedenia upraviť aj v zmluve o vedení účtovníctva.

V zmysle spoločenskej zmluvy je za vedenie účtovníctva zodpovedný konateľ spoločnosti XXX, pričom je zaviazaný zabezpečiť vedenie účtovníctva spoločnosti v zmysle spoločenskej zmluvy v súlade s touto smernicou o vedení účtovníctva prostredníctvom zamestnancov ekonomického oddelenia. Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby archivácie, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.

Za elektronický účtovný záznam sa považuje záznam vyhotovený: – v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,

–

–

v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty, v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

I

Účtovný záznam v technickej forme podpisuje účtovná jednotka elektronickým podpisom podľa špeciálneho právneho predpisu. V prípade, že účtovný záznam vznikol vo vnútri účtovnej jednotky, účtovná jednotka používa elektronický podpis/zaručený elektronický podpis. (Zvolí účtovná jednotka podľa používania spôsobu elektronického podpisu.)

Elektronický podpis je nástroj, ktorý slúži k elektronickému zabezpečeniu dokladu a zabezpečenia jeho absolútnej nemennosti. Je to dátový súbor, ktorý sa pripája k elektronickému dokumentu. Elektronický podpis potvrdzuje, že daný dokument podpísala príslušná fyzická či právnická osoba a že po realizácii podpisu nedošlo k zmene príslušného dokumentu. Zároveň na základe uskutočneného podpisu nemožno poprieť, že daná osoba dokument nevytvorila alebo ho nepodpísala.

Elektronický podpis je jednoznačne spojený s podpisujúcou osobou. Umožňuje túto osobu jednoznačne identifikovať. Je vytvorený pomocou dát slúžiacich pre vytvorenie elektronického podpisu. Tieto dáta môže použiť podpisujúca osoba s vysokou úrovňou dôvery podpísaného dokumentu, následne možno zistiť akúkoľvek zmenu dát, ktorá nastala po podpise dokumentu prostredníctvom elektronického podpisu.

Klasifikácia elektronického podpisu Kvalifikovaný elektronický podpis – najvyššia a najdôveryhodnejšia forma elektro-

nického podpisu. Tento typ elektronického podpisu je založený na kvalifikovanom

Máte vo firme viac účtovníčok alebo potrebujete prístup pre viac zamestnancov súčasne? Pripravili sme pre vás novinku – firemný multi-prístup na Daňové centrum. Objednávajte na 041/70 53 222.

7

certifikáte. Podpis je vytvorený prostredníctvom kvalifikovaného nástroja slúžiaceho pre vytváranie elektronického podpisu (čipová karta alebo USB token).

Uznávaný elektronický podpis – nižšia úroveň elektronického podpisu v porovnaní s kvalifikovaným elektronickým podpisom.

Tento typ elektronického podpisu je založený na kvalifikovanom certifikáte.

V porovnaní s kvalifikovaným elektronickým podpisom sa však tento typ elektronického podpisu nevytvára prostredníctvom

kvalifikovaného nástroja slúžiaceho pre vytváranie elektronického podpisu (čipová karta či USB token), ale certifikátom vydaným certifikačnou autoritou. Tento certifikát je uložený v počítači obdobnom type hardvéru.

Zaručený elektronický podpis – najnižšia úroveň elektronického podpisu slúžiaceho k podpisu dokumentu fyzickou osobou.

Tento podpis je vytvorený prostredníctvom dát, ktoré má príslušná podpisujúca osoba pod svojou výhradnou kontrolou. Ide o komerčný typ certifikátu vystavený účtovnou jednotkou alebo certifikačnou agentúrou.

Poznámka: Účtovná jednotka si zvolí jednu z technológií zabezpečujúcich elektronický podpis, prípadne ich kombináciu, pričom podrobnosti môže uviesť v samostatnej smernici alebo v prílohe č. 5 tejto smernice.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je: a) vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila, b) prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa.

Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú. Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu.

8

Účtovný doklad je nástrojom preukázateľnosti zaúčtovania príslušnej transakcie a zaisťuje preukaznosť účtovníctva. Účtovným záznamom v elektronickej podobe sa rozumejú účtovné doklady, daňové doklady, účtovné knihy, operatívna evidencia, účtový rozvrh, inventúrne súpisy, odpisové plány, účtovná závierka, výročná správa a ďalšie účtovné podklady, ktorý bol zriadený elektronickým, optickým či iným spôsobom, majú dátovú formu a zároveň sú záznamom o skutočnosti, ktoré sa týkajú účtovníctva účtovnej jednotky a sú čitateľné a zrozumiteľné. Účtovný záznam v technickej forme podpisuje účtovná jednotka uznávaným elektronickým podpisom podľa špeciálneho právneho predpisu. V prípade, že účtovný záznam vznikol vo vnútri účtovnej jednotky, možno použiť zaručený elektronický podpis. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej

Mzdové centrum – odborný online systém pre mzdy a personalistiku vám ponúka spoľahlivé informácie a služby na jednom mieste. Viac na www.mzdovecentrum.sk.

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (PDF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, BMP). Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe. Skenovanie si vyžaduje nastavenie určitých technických parametrov, malo by byť také, aby zabezpečilo čitateľnosť účtovného záznamu v novej transformovanej podobe.

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí: a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe, b) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, c) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe, d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5. Účtovná jednotka môže previesť účtovný záznam z jednej formy do inej novej formy.

Touto konverziou vzniká nový účtovný záznam. Účtovná jednotka je povinná zaistiť, že obsah účtovného záznamu v novej forme je totožný s obsahom účtového záznamu v pôvodnej forme. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných

záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

I

Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou, alebo použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať. Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu. Účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha: a) písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo b) potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu; za potvrdený súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad informácia o zaplatení požadovanej sumy.

Spôsob vystavenia dokladov účtovnej jednotky v elektronickej podobe vykonáva účtovná jednotka prostredníctvom účtovného softvéru (ERP systému/iným spôsobom, napr. v MS Office, AbdobeReader).

Úplné znenia daňových predpisov nájdete v časopise ÚZ – úplné znenia.

Pre viac informácií a objednávanie kliknite na www.zakon.sk alebo volajte +421 41 70 53 222.

9

(Potrebné uviesť, akým softvérom účtovná jednotka vystavuje doklady alebo ich konvertuje do digitálnej podoby do účtovníctva.)

účtovné doklady, prípadne môže účtovná jednotka uviesť podrobnejšie technické parametre alebo verzie programov, ktoré používa.)

Vystavené účtovné doklady sú vo formáte pdf.

Pri podpise účtovného dokladu vkladá súčasne táto zodpovedná osoba kvalifikovanú časovú pečiatku do príslušného účtovného dokladu z dôvodu predĺženia platnosti účtovného dokladu až o 5 rokov.

(Potrebné uviesť formát programového vybavenia, ktorým účtovná jednotka vyhotovuje Overenie účtovných dokladov v elektronickej podobe

Spôsob elektronického podpisu

Vecná správnosť vystavených účtových kvalifikovaným elektronickým podpisom dokladov (uznávaným elektronickým podpisom/zaručeným elektronickým podpisom) Formálna správnosť vystavených účtov- kvalifikovaným elektronickým podpisom ných dokladov (uznávaným elektronickým podpisom/zaručeným elektronickým podpisom)

Prijatým účtovným dokladom, ktoré nie sú podpísané vystaviteľom prostredníctvom kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu, resp. kvalifikovanou elektronickou pečiatkou, musí účtovná jednotka zabezpečiť preukázateľnosť, že vystaviteľ tohto účtovného dokladu je práve subjekt, ktorý je na účtovnom doklade uvedený ako jeho vystaviteľ.

Elektronickou výmenou údajov sa rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.

Preukázateľným účtovným záznamom sa rozumie iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého

obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve. Účtovná jednotka zabezpečí preukázateľnosť účtovných záznamov prostredníctvom: a) e-mailovej komunikácie s obchodným partnerom, ktorá je uložená: MS Outlook (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.); b) vystavených objednávok, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\vystavené objednávky\ (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii,

Uvítali by ste konkrétnu tému z daňovej oblasti? Pošlite svoj tip na hornikova@pp.sk.

10

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.); c) prijatých dodacích listov, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\Dodacie listy\ (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.); d) prepravných dokladov, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\ Prepravne doklady\ (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.); e) zmlúv, ktoré sú uložené: C:\Windows\ System32\uctovnictvo\Zmluvy\ (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.); f) ďalších dokumentov, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\ Ostatne\ (Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchovávať príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii,

špecifikuje dátové úložisko a prípadne softvérové produkty, prostredníctvom ktorých uschovávate túto komunikáciu.)

I

Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov sa rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.

Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom, zverejňovania a pre potreby daňového úradu je účtovná jednotka povinná na výzvu daňového úradu alebo na požiadanie oprávnených osôb umožniť im oboznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva. Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované.

3. Deň uskutočnenia účtovného prípadu Účtovná jednotka v nadväznosti na § 2 postupov účtovania považuje za deň uskutočnenia účtovného prípadu vzhľadom na charakter činnosti účtovnej jednotky:

– –

deň splnenia dodávky – dodanie tovaru alebo služby, deň úhrady alebo započítania, postúpenia, prevzatia, záväzku, úveru, pôžičky,

Zamerajte svoju reklamu cielene. Ponúkame nezávislý mediálny priestor.

Kontaktujte nás na inzercia@pp.sk.

11

– – – –

–

deň inkasa alebo započítania, postúpenia, prevzatia pohľadávky, deň poskytnutia preddavku, úveru, pôžičky, vkladu, deň pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky, deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti, pri nehnuteľnostiach obstaraných na základe zmluvy, pri ktorej sa vlastníctvo nadobúda povolením vkladu do katastra nehnuteľností a do nadobudnutia vlastníctva nehnuteľnosť užíva, dňom

uskutočnenia účtovného prípadu v tomto prípade je deň prevzatia nehnuteľnosti nadobúdateľom, u prevádzateľa dňom odovzdania nehnuteľnosti. V prípade, ak vklad do katastra nehnuteľností nebude povolený, účtovné zápisy sa zrušia.

Deň uskutočnenia ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, tvoria: – závierkové účtovné prípady, – upravujúce závierkové účtovné prípady týkajúce sa stavu majetku a záväzkov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a ktoré účtovná jednotka zistila do dňa zostavenia účtovnej závierky, – opravy účtovných prípadov z dôvodu otvorenia účtovných kníh do dňa schválenia účtovnej závierky.

4. Účtovné obdobie Účtovným obdobím od vzniku spoločnosti je kalendárny rok.

Poznámka autora: V prípade, ak má účtovná jednotka hospodársky rok, uvedie začiatok a koniec účtovného obdobia v tejto časti smernice.

Podľa § 3 ods. 5 zákona o účtovníctve môže k zmene účtovného obdobia dôjsť len k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Pri zmene účtovného obdobia je obdobie od

skončenia prechádzajúceho účtovného obdobia do začatia iného účtovného obdobia účtovným obdobím, ktoré je kratšie ako 12 kalendárnych mesiacov.

5. Účtový rozvrh Účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva v zmysle zákona o účtovníctve a postupov účtovania v podvojnom účtovníctve. Účtový rozvrh účtovnej jednotky je vypracovaný v súlade s § 13 ods. 2 zákona o účtovníctve. Účtový rozvrh spoločnosti XXX, spol. s r. o., uvedený v prílohe

č. 3 tejto smernice sa skladá zo syntetických účtov, analytických účtov a podsúvahových účtov potrebných na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov počas účtovného obdobia. Každý syntetický účet a analytický účet má číselné a slovné označenie. Analytické účty účtovná jednotka tvorí podľa svojich

Spoznajte Mzdové centrum – užitočné funkcie a služby, ktoré uľahčia vašu prácu a šetria váš čas. Volajte +421 41 70 53 222.

12

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

potrieb, zároveň bude účtový rozvrh priebežne dopĺňať o nové účty počas účtovného obdobia podľa interných potrieb účtovnej jednotky. Účtovná jednotka pri vytváraní analytických účtov postupuje v zmysle § 4 postupov účtovania.

Pri vytváraní analytických účtov sa zohľadňujú tieto hľadiská: a) členenie majetku podľa druhu, hmotne zodpovedných osôb a miesta umiestnenia majetku, osobitne sa sleduje majetok účtovnej jednotky na zabezpečenie jej pohľadávky, b) členenie majetku podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok, c) členenie pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti, d) členenie podľa jednotlivých dlžníkov alebo rovnorodých skupín dlžníkov, e) členenie podľa jednotlivých veriteľov alebo rovnorodých skupín veriteľov,

f) g)

h) i)

j) k)

l) m)

členenie na menu euro a cudziu menu podľa § 4 ods. 7 zákona, členenie podľa položiek účtovnej závierky, a to vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok, členenie sa týka aj požiadaviek na zverejňovanie údajov z účtovnej závierky, členenie podľa požiadaviek na vyčíslene základu dane jednotlivých daní, členenie pre potreby zúčtovania zdravotného, nemocenského a dôchodkového poistenia, príspevkov na poistenie v nezamestnanosti a príspevku do garančného fondu, členenie z hľadiska potrieb finančného riadenia účtovnej jednotky, členenie finančných účtov, nákladov a výnosov pre činnosť vykonávanú účtovnou jednotkou na základe výlučného práva, na základe osobitného práva a vo verejnom záujme [§ 4 ods. 1 písm. k) postupov účtovania], členenie podľa jednotlivých druhov rezerv a opravných položiek, iné hľadiská podľa potrieb účtovnej jednotky.

I

6. Účtovné doklady Vznik účtovného prípadu podmieňujú externé doklady, ktoré sú do spoločnosti prevzaté priamo od dodávateľov, sú doručené poštou, kuriérskou alebo prepravnou spoločnosťou.

Vstupujú do spoločnosti a sú označené identifikačnými údajmi dodávateľa, štátnych inštitúcií, orgánov verejnej správy a finančných inštitúcií, s ktorými spoločnosť prichádza do hospodárskeho styku v zmysle svojej podnikateľskej činnosti. Interné doklady spoločnosti vstupujú do evidencie a spoločnosti a za ich zhotovenie sú zodpovední zamestnanci príslušného odborného úseku, skladu,

výroby, technického oddelenia, oddelenia mzdovej a finančnej učtárne a iných interných oddielov spoločnosti v zmysle internej organizačnej štruktúry. Všetky tieto účtovné doklady a dokumentácia tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky. Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky vytvára účtovná jednotka vo forme: a) listinného účtovného záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je

100 % overené a odborné informácie z oblasti daní, účtovníctva, miezd, práva a verejnej správy nájdete na www.zakon.sk. V e-shope si vyberiete z elektronických i tlačených zdrojov. Zjednodušia vám prácu.

13

zaslaný a prijatý ako listina alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina, pričom účtovná jednotka zabezpečí transformáciu podľa § 33 zákona o účtovníctve na elektronický účtovný záznam, b) elektronického účtovného záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený: 1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu, 2. zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty, 3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky. Účtovná jednotka archivuje a má uložené účtovné záznamy v archíve (+ uviesť spôsob archivácie a popísať spôsob archivácie).

Postup prevodu účtovných záznamov sa vzťahuje aj na účely uchovávania účtovných dokladov (archivácie).

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v písomnej forme a po uzatvorení účtovného obdobia má zámer ich archivovať len v technickej forme, môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy tak, aby zabezpečila zhodnosť obsahu účtovného záznamu v novej forme (elektronickej) s pôvodnou formou (písomnou) spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú (pozri Informácia k prevodu účtovných záznamov do elektronickej podoby).

V prípade, ak účtovná jednotka nevie túto

14

podmienku pri prevode účtovného záznamu zabezpečiť, je povinná účtovné záznamy uchovávať aj v písomnej forme.

Ak účtovná jednotka vedie záznamy v technickej forme (prijala účtovný záznam elektronicky), má možnosť uchovávať tieto záznamy len v technickej forme. Účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie, počas 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili. Účtovná jednotka je povinná v zmysle § 35 zákona o účtovníctve: – zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu; – zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením; – uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 a 4, § 36 zákona o účtovníctve; – zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti. Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť

EPI monitoring (monitoring.epi.sk) – unikátny nástroj na preverovanie a vyhľadávanie nových obchodných partnerov, ale aj na spoľahlivé sledovanie informácií o subjektoch, ktoré sú v konkurze alebo likvidácii.

Interné smernice | Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – digitálne účtovníctvo

splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu. Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov: a) inej účtovnej jednotky sú obchodné meno alebo názov, jej sídlo alebo miesto podnikania a identifikačné číslo organizácie, b) fyzickej osoby podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a rodné číslo alebo dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené.

Iná účtovná jednotka a fyzická osoba podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú povinné pri uchovávaní účtovnej dokumentácie podľa prvej vety dodržiavať ustanovenia odsekov 1 až 5 a § 31 ods. 8 zákona o účtovníctve.

V rámci spracovania návrhu na skartáciu účtovných záznamov v elektronickej podobe účtovná jednotka roztriedi účtovné záznamy so skartačným znakom V, kde uplynula lehota na ich úschovu.

Zodpovední zamestnanci účtovnej jednotky predkladajú návrhy na vyraďovanie spisov v pravidelných intervaloch vedúcemu odboru organizácie a riadenia (konateľovi a pod.). Schválený návrh predkladá archívu konateľ/vedúci odboru organizácie a riadenia účtovnej jednotky.

Účtovné záznamy v elektronickej podobe uložené na dátových nosičoch typu CD/DVD sú fyzicky likvidované spôsobom: fyzickou likvidáciou prostredníctvom skartovacieho zariadenia.

I

Účtovná jednotka používa ku skartácii účtovných záznamov softvérový produkt: (Uvedie názov softvérové vrátane jeho špecifikácie, na základe ktorého je možno bezpečne skartovať účtovné záznamy v elektronickej podobe.) Účtovná jednotka skartuje účtovné záznamy v elektronickej podobe uložené v cloudovom úložisku (Uvedie, o aké cloudové úložisko ide včítane jeho konkrétneho vymedzenia.) spôsobom: (Uveďte spôsob, na základe ktorého je možno bezpečne skartovať účtovné záznamy v elektronickej podobe.)

Skartáciu účtovných záznamov v elektronickej podobe vykonáva: Uviesť zamestnanca Ku skartovaniu účtovných záznamov v elektronickej podobe, kde uplynula lehota pre ich úschovu, dochádza 1x ročne vždy k 30.4. kalendárneho roka.

Vyraďovanie spisov sa bude konať v pravidelných intervaloch (po dohode s archívom). Intervaly vyraďovania spisov stanovujeme na 1 rok.

Nesmú byť dlhšie ako päť rokov v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach. Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov podľa § 18 zákona o archívoch a registratúrach.

Už nás nemusíte len čítať, môžete nás aj počuť: otázky z Daňovej a Mzdovej pohotovosti nájdete pravidelne v našom podcaste – počúvajte na svojej obľúbenej podcastovej platforme.

15