PIAC: “Simplificando rematrículas”
Nome: Ingrid Thaynan Vieira Gama
Equipamento: EMIA – Escola Municipal de Iniciação Artística
Site: https://emiasaopaulo.wixsite.com/my-site
Em 2020 entrei no PJMC programa pelo CIEDS que trabalha para transformar socialmente jovens de todas regiões de São Paulo, como jovem monitora cultural do equipamento EMIA
– Escola Municipal de Iniciação Artística, fiz o primeiro ano de home office, e logo tivemos o sistema híbrido pós algumas doses da vacina.
A princípio entrei no programa com o interesse de fazer parte dos projetos culturais e pedagógicos da EMIA, porém, como citado nas entrevistas e até mesmo no edital se não me engano, a demanda do equipamento era voltada no suporte para área administrativa, nesse caso: a secretária. Com o tempo notei que haviam grandes necessidades de avanço tecnologico, e melhor gerenciamento de dados das crianças no equipamento, na maior parte desses meses indo até o equipamento de forma presencial existia apenas um computador na secretaria funcionando razoavelmente bem que pertencia a chefe de setor, computador que podíamos usá-lo, mas muitas vezes revezando entre 3 pessoas. Com isso toda a rotina administrativa que era exigida que os jovens monitores fizessem era e infelizmente ainda é (em menor escala) de maneira manual, utilizando papel sulfite, caneta e/ou lápis, ferramentas usadas para contar faltas, presenças, crianças desistentes, crianças desligadas, e muitos outros dados que colhíamos manualmente contando nos diários de classe e repassávamos para a chefe de setor que colocava em planilhas. Usávamos também de maneira exagerada papéis impressos sem menor consciência do impacto ambiental que essas impressões tem, existe também um sistema arcaico para fazer rematrículas, matrículas e a maioria dos afazeres do espaço, por exemplo, usando como forma de ingresso um sorteio de crianças ingressantes, que eram retirados papéis de um saco e colados em um cartaz (de cartolina que fazíamos manualmente também).
Outro ponto também era o pouco interesse em aplicar, ouvir e incluir no dia a dia o vasto conhecimento que os jovens monitores possuem, independente se existe reconhecimento acadêmico ou não, o conhecimento está lá. A falta de inclusão nos projetos da escola e interesse de uma escuta ativa para os jovens monitores interessados nos projetos pedagógicos e culturais da escola, para que possam participar como observadores de algumas aulas era algo nítido, com pouco incentivo do equipamento e da equipe do local. O que era frustante pois é uma escola renomada, com anos de história voltada pra arte e cultura, que poderia levar conhecimento para todos que fazem parte dela mesmo que por pouco tempo como jovens monitorxs, seria uma troca justa e mútua de conhecimento...outro ponto era que, não existia tempo suficiente para os jovens monitores participarem, pois, a demanda da secretaria era alta e os jovens monitores faziam grande parte do trabalho junto com a chefe do setor.
Após essas breves análises de como funcionavam as regras, dinâmicas e rotinas administrativas do equipamento comecei a pensar em estratégias que levariam uma maior acessibilidade para armazenamento desses dados como inscrições, matrículas, rematrículas, e que facilitariam nosso trabalho na secretária da EMIA, possibilitando quem sabe maior imersão nas atividades artísticas da escola. Percebi que mudanças eram e infelizmente continuam sendo dificultadas (talvez não intencionalmente) e burocráticas no equipamento, por diversos motivos que ganhariam páginas sobre. Cada ideia nova que era oferecida dos jovens monitores para a escola, como forma de facilitar o trabalho exigido na secretaria era às vezes recusada, ou dificultada pelo equipamento. Em algumas semanas grande parte das ideias que eu tinha de PAC e PIAC’s foram perdendo a força de serem expressadas por conta dessas dificuldades de realização.
Foi então que no final do ano de 2021, no período de matrículas e rematrículas tive a ideia de apresentar o “WIX”, ferramenta gratuita e intuitiva para criação de sites que usa templates (também conhecido como tema, atribui ao site aspectos mais visuais e funcionalidades que otimizam a sua performance) que funcionavam para dispositivos móveis, e de mesa com opções de uso acessível, fácil entendimento e diversas personalizações. Escolhi esse site como forma de exercer um pouco da minha criatividade na criação do meu PIAC e mudar a forma como recebíamos e armazenávamos os dados de rematrículas. Existiram diversas restrições quanto ao uso do uso do site para o meu PIAC: não poderíamos usá-lo para matrículas, nem para nenhuma outra forma de preenchimento por diversas razões que me foram informadas no momento da criação do site, uma delas é que ninguém além dos responsáveis poderiam ter acesso, nem mesmo encontrá-lo no maior site de buscas do mundo o “Google”, algo que estava fora do meu controle pois os próprios responsáveis compartilhavam os links enviados pela secretária para TODOS, mesmo que não façam parte das aulas da EMIA, mesmo que não sejam alunos matriculados, mesmo que informássemos que não deveriam ser enviados, eles compartilhavam.
Apresentei a ideia, e comecei a criação do projeto. Fiz o site em alguns dias, foquei especialmente em deixá-lo acessível, de fácil preenchimento por conta da grande dificuldade dos responsáveis em entender o que é para ser preenchido mesmo que explicitamente indicado e detalhado no site como os dados básicos necessários da criança como, nome da criança, ano de nascimento da criança, e informações sobre como a rematrícula seria feita naquele ano de acordo com o ano de nascimento, e algumas perguntas e informações de uso obrigatório. No processo de criação fiz pensamento também na estética e design do site, algo que poderia utilizar toda minha criatividade já que foi algo infelizmente “podado” no decorrer do programa, mas logo a ideia principal foi interrompida quando apresentei o projeto final, os motivos foram esclarecidos brevemente para mim pois não poderiam ter algumas cores, não poderiam ter informações sobre a escola, algumas fotos, e diversas perguntas que no site que eu estava criando não poderiam ter, mas em todos os papéis que usávamos para os responsáveis preencherem continham, e nos formulários do google também, mas no meu projeto não poderiam.
Então, a chefe de setor sugeriu que me olhasse para auxiliar enquanto eu reformulava todo o site e pedia para que eu retirasse grande parte do trabalho que eu tive na PIAC, e aos poucos o site foi perdendo a autenticidade, e minha criatividade foi sendo retirado do meu próprio projeto. Por fim, entreguei o site da maneira solicitada e fizemos uso dele para as rematrículas para 2022 de forma ágil apenas confirmando em uma planilha que o site cria automaticamente quais crianças tinham interesse em continuar no curso regular no equipamento. O site não foi usado depois das rematrículas, e provavelmente não será, mas aparentemente será criado um banco de dados para o armazenamento dos dados da escola, algo que será implantado possivelmente em 2022/2023 na gestão de uma OS.
Esse foi o meu PIAC, foi um processo dificultado diversas vezes, mas acredito que cumpriu seu papel de desempenho com maestria. Segue abaixo algumas fotos do projeto.
Fotos da PIAC:
