Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
Sumário
1 Introdução e cenário 3 Mercado aquecido e em crescimento 4 Por onde começar 7 O que fazer 14 Como ter melhores resultados 18 Check-list da captação 22 Conclusão 24
Guia de captação 3 de eventos 3 para hotéis e resorts
Introdução e cenário
Nas páginas a seguir, vamos apresentar uma série de boas práticas para que hotéis e resorts possam incrementar o trabalho de captação de eventos. Este é um segmento cada vez mais importante para o setor hoteleiro, que proporciona benefícios como a redução dos impactos da sazonalidade e a possibilidade de ocupação durante o ano inteiro, além de gerar novas receitas, atrair parceiros estratégicos e conquistar um público diferenciado. É para este público que hotéis e resorts devem suas atenções. Segundo o Ministério do Turismo, o turista de negócios e eventos tem um gasto médio diário 50% maior do que o turista de lazer. De acordo com o II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, pesquisa da ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), realizada entre 2013 e 1014, o gasto médio diário dos participantes que se hospedam para os eventos foi estimado em US$ 202,67, enquanto os que residem na cidade gastam US$ 32,09. E neste caso, o hotel ganha direta e indiretamente, desde que também tenha formatado um pacote de atrações extras e parcerias com negócios de áreas paralelas como bases, restaurantes, casas noturnas, locadoras, transportadoras e outros.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Mercado aquecido e em crescimento
Hotéis e resorts devem encarar o investimento em captação de
e conquistar novos eventos irá depender de como é feito o trabalho de
eventos não apenas como um diferencial, mas como um caminho
captação. O segmento exige profissionalismo, acima de tudo. Empresas,
para a sobrevivência. A captação agrega novos valores, coloca o
associações e sociedades científicas trabalham com um grau de
empreendimento em outro patamar e pode abrir novos mercados
qualidade que precisa ser sempre alcançado. Ou até superado.
dentro e até fora do país. Números levantados pelo Ministério do Turismo destacam o turismo de negócios e eventos como o segundo maior fator de atração de visitantes estrangeiros, correspondendo a 25,3% do volume de turistas internacionais. Para tirar o máximo proveito dos benefícios gerados pelos eventos, os proprietários de hotéis e resorts, juntamente com seus executivos precisam estar atentos. A concorrência já é grande e manter os atuais
!
O recado serve tanto para os empreendimentos que já atuam no segmento de eventos quanto para os que ainda estão estruturando seu espaço. Por isso, este guia aponta os passos iniciais para o trabalho de captação e também ações que podem fazer a diferença e gerar melhores resultados. Preparado?
369%
O turista de negócios e eventos tem um gasto médio diário 50% maior do que o turista de lazer É o percentual de aumento de convenções de negócios internacionais realizados no Brasil entre 2003 e 2014.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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10 maiores benefícios Confira os dez maiores benefícios para um hotel/resort que investe em captação de eventos.
1Combate à sazonalidade
manutenção. Sem os eventos e com uma
razão para isso está no fato de o hóspede de
ocupação restrita, não resta outra saída ao
eventos ter um perfil diferenciado do chamado
A programação de eventos não depende
empreendedor hoteleiro a não ser cortar
hóspede de lazer e por isso mesmo estará
de temporadas nem de períodos de férias,
custos e pessoal, o que invariavelmente
disposto a investir para vivenciar melhor a
razão mais comum para que famílias viajem e
compromete a qualidade do trabalho.
experiência.
busquem hospedagem. Com a captação de eventos, são grandes as chances de o hotel manter uma ocupação constante durante o ano inteiro para que desta maneira consiga abrir novas oportunidades e tirar proveito de ainda mais benefícios.
2Equilíbrio nas despesas com ocupação o ano inteiro
Com o que passa a ser arrecadado com os eventos no decorrer do ano, entram recursos em caixa que ajudam a diluir as despesas de
3Geração de novas receitas
5Atrai novos públicos
Investindo mais no segmento de eventos,
Em caso de encantamento do hóspede de
empreendedores e executivos do setor
eventos serão grandes as chances de ele
hoteleiro dão um salto importante para vencer
voltar, quem sabe até acompanhado por toda
o desafio de gerar novas receitas, seja com a
a família. Para causar esta boa impressão e
locação de espaços ou serviços relacionados.
ter esta perspectiva de atrair novos públicos,
4Perfil de hóspede diferenciado
o hotel/resort e toda a equipe devem ter em mente que é fundamental caprichar no
O investimento em espaços para eventos
atendimento e também pensar em ações de
dentro do hotel é uma decisão que
fidelização específicas para ele.
desencadeia uma série de oportunidades. A
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6Ganhos com serviços agregados
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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frente à concorrência. Quem já está no
não perca a oportunidade de participar de
mercado e alcançou um patamar competitivo
encontros, reuniões, palestras. É o caminho
Sejam pequenos, médios ou grandes, eventos
com os demais hotéis, passa a ter o trabalho
para vincular o hotel ao ramo de eventos, além
demandam jantares, coquetéis e outras
de buscar formas de diferenciação para
de ficar ainda mais bem informado sobre os
cerimônias com serviços de alimentação e
crescer com a captação de mais eventos.
rumos do setor turístico.
bebidas que podem ser oferecidas a parte pelo hotel ou resort. A gama de serviços relacionados passa ainda por infraestrutura,
8Aposta em mercados específicos 10Planejamento para o ano inteiro
serviços de TI, transporte, passeios e outros que podem ser oferecidos pelo empreendimento ou através de acordos comerciais com parceiros que tenham preços competitivos e qualidade garantida.
7Aumenta a competitividade diante da concorrência
Fazer planejamento é uma obrigação em
captação, o empreendimento pode identificar
qualquer empresa. Mas no caso dos hotéis
um ramo específico que possa vir a ser
que apostam no segmento de eventos acaba
explorado com mais prioridade como uma
se tornando um benefício por permitir iniciar
questão de posicionamento e de otimização
o ano sabendo boa parte das ações que
de recursos e esforços.
serão desenvolvidas no segmento, todas as
9Aproximação com trade turístico
demandas que precisarão ser atendidas, além
Ao ingressar no segmento de eventos, o
parte dos eventos são captados com cerca de
hotel ou o resort muda de patamar. Por isso,
um ano de antecedência.
Todo hotel/resort tem que ter um espaço para eventos para aumentar sua competitividade
Com base na avaliação do trabalho de
da “previsibilidade de receita”, visto que boa
Fonte: Blog da Pires - Inteligência em Destinos e Eventos – piresdestinoseventos.com.br
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Por onde começar
Informação é a palavra-chave para começar a estruturar ou
participantes ao número de auditórios e salas, dimensões, passando
incrementar uma estratégia de captação de eventos dentro de um
também por itens como todo o serviço técnico de TI, áudio e vídeo.
hotel/resort. Quanto mais informações forem coletadas, maiores as chances de sucesso a partir da aplicação de ações que darão ao empreendimento as condições necessárias para atender todas as exigências dos promotores dos eventos. É essencial que seja feita uma análise detalhada e profunda da infraestrutura que é oferecida pelo hotel/resort para a realização de eventos. Pode começar por aqui. Crie uma planilha onde deverão constar todas as características do local. Da capacidade total de
Também é importante avaliar as condições físicas do local para não correr o risco de perder um evento por falta de flexibilidade, por exemplo, para ampliar um espaço. A boa organização destas informações vai ajudar a preparar o material comercial do empreendimento, além de proporcionar uma visão da estrutura disponível. Lembre-se que é preciso causar ótima impressão para conquistar novos eventos e também converter o hóspede de evento em hóspede habitual do hotel/resort.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Pontos fortes e pontos fracos
melhores opções na área de fornecedores de
poderá identificar um crescimento ou não na
equipamentos como telões e projetores. Ou
estrutura a partir do número de participantes,
procurar abrir um novo espaço para atender
pela grade de programação e até pelo tempo
Até parece uma atitude óbvia, como se o
algum outro formato de apresentação. Esta
de duração do evento.
executivo da captação não soubesse exatamente
análise é feita muito em cima de eventos já
o que é oferecido no hotel/resort. Mas é dessa
realizados no hotel/resort e também pela
forma, colocando tudo no papel, que é possível
observação de como a concorrência está se
visualizar todas as possibilidades que possam
comportando no mercado. Seja pelo número
contribuir para um melhor resultado para o
de eventos realizados, seja pelo tamanho
empreendimento no segmento de eventos.
em termos de participantes, o que é possível
É muito importante que a análise das
aprender com o seu concorrente? Muita coisa.
informações seja feita de forma honesta não só para os pontos fortes, mas também os
A ideia por trás desta “espiadinha” na concorrência não tem o objetivo de simplesmente copiar o que é feito lá. Muito longe disso. Observar a concorrência ou fazer benchmarking, como se prega no marketing, é um ótimo exercício para medir a sua própria competência e relevância no mercado e extrair insights que podem virar boas ideias na prática. Por isso, também é interessante reunir
fracos sejam apontados e corrigidos assim
Boas ideias na prática
que possível. De nada adianta reunir uma
Comece, mais uma vez, buscando informações.
como o seu concorrente faz para captar eventos.
infinidade de informações e ficar apegado
E com a ajuda da internet, fica tudo mais fácil.
apenas ao que é positivo. Não se esqueça
Acesse os sites de seus concorrentes e confira
de que também se aprende com erros e
as áreas que destacam a agenda de eventos.
identificar quais são as fraquezas ajuda a
Em seguida, busque o maior número possível
as informações que estejam disponíveis sobre
Quais informações destaca, que tipo de abordagem faz, em qual formato costuma apresentar seus documentos de candidatura,
que vantagens competitivas oferece e quais antecipar dificuldades que lá na frente podem de informações na página do concorrente, mas entidades aparecem como parceiras ou impedir que um negócio seja fechado ou também na página oficial do evento. Acrescente apoiadoras são algumas das questões que prejudicar a imagem do hotel/resort. a essa pesquisa, dados sobre a infraestrutura podem ajudar e muito a escolher por onde irá oferecida pelo hotel/resort concorrente. Indo Reunindo estes dados, por exemplo, você seguir sua estratégia de captação. mais fundo na pesquisa, por exemplo, você pode chegar a conclusão de que precisa de
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Foco, modelo e diferenciais
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Tipos de eventos, segundo as regiões brasileiras - 2013 Região Tipos de eventos
Brasil
CentroOeste
Nordeste
Norte
Sudeste
Sul
ajudarão a estabelecer o foco de atuação, o
Eventos socioculturais
78,7%
77,8%
76,3%
87,3%
79,2%
78,2%
modelo de negócio e, claro, os diferenciais na
Reuniões
72,2%
70,4%
74,1%
70,9%
74,8%
64,0%
disputa pelos eventos. Com o executivo muito
Convenções
48,8%
54,1%
52,4%
44,3%
47,9%
46,2%
Congressos
38,9%
44,4%
50,1%
46,8%
31,9%
41,7%
Eventos mistos*
33,0%
43,7%
37,6%
30,4%
29,7%
33,2%
definidas metas e objetivos do trabalho de
Feiras
18,8%
25,2%
19,5%
19,0%
17,1%
20,2%
Eventos esportivos
18,8%
17,8%
20,1%
17,7%
17,4%
22,1%
captação. Dobrar o número de eventos? Trazer
Exposições rurais / Leilões
8,3%
7,4%
8,1%
7,6%
8,4%
8,8%
um evento inédito na cidade? Ou conquistar um
Outros tipos
22,0%
23,0%
24,5%
25,3%
20,1%
23,0%
Neste caminho, as informações reunidas
bem embasado por tudo o que já coletou, é este o momento também em que serão
evento que acontece em outro hotel/resort? Aqui poderá ser definido também o perfil dos eventos que pretende priorizar na captação.
Respostas múltiplas. O somatório total pode ser maior do que 100%. *Considera-se eventos mistos aqueles que apresentam a realização de duas ou mais categorias de eventos numa mesma execução, como congresso + feira; convenção + seminário; reunião + evento sociocultural. Fonte: ABEOC Brasil/Sebrae/Obsertório do Turismo-FTH-UFF, 2014.
Depois de olhar para dentro e para os
é compreender quais são os propósitos ou os
Sabendo isso, o passo seguinte é estudar
concorrentes, é hora de olhar para os clientes.
objetivos do evento. Neste processo, liste os tipos
com grande atenção todo o processo de
Clientes, assim no plural, porque estamos
de eventos (convenções, palestras, workshops,
candidatura a sede do evento. As regras
falando das empresas, entidades empresariais,
painéis, encontro empresariais...) e suas
costumam variar de entidade para entidade e
associações de classe e sociedades cientificas
características e necessidades principais. Para
levam em conta uma série de fatores desde o
que promovem os eventos, mas também dos
oferecer as melhores condições para sediá-lo, é
tipo de evento até questões da política interna
participantes destes eventos.
preciso saber se será um evento que pretende
da entidade (uma cidade pode ser escolhida
fazer algum tipo de lançamento ou um que irá
para sediar um evento porque é a cidade de
focar na transmissão de novos conhecimentos.
origem do futuro presidente, por exemplo).
Dos promotores, um ponto importante para pesquisa e absorção na estratégia de captação
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Uma ação importante é buscar ter acesso ao
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
o participante e que tipo de expectativas o
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ou poder aquisitivo. Com isso, é possível ter
regimento interno de quem promove o evento, hotel/resort deverá atender.
com grande clareza o nível de exigência que
no caso de eventos classistas, empresarias ou
deverá atender, mas também terá uma ótima
técnico-científicos.
E a partir disso, são criados argumentos de vendas campeões para encantar, por
oportunidade de ofertar serviços extras ou até fazer com que a estadia no hotel/resort seja
No documento pode constar alguma
exemplo, o participante de eventos de
informação que indique como deve ser
sociedades científicas. Eles se inscrevem no
a escolha da sede do principal evento da
evento por causa da grade de programação,
entidade e de quanto em quanto tempo
mas costumam se interessar por atividades
deve ser feito em cidades diferentes. E
paralelas, geralmente ligadas à cultura local e
tendo a possibilidade da decisão pelo local
gastronomia, além de também viajarem com
O que não pode ficar de fora desta fase inicial
ser política, a estratégia certa é, com trato e
acompanhante ou família.
do trabalho de captação eventos é uma
cuidado, conhecer e conquistar as pessoas certas dentro das entidades. Ou seja, aqueles membros que têm o poder de decisão ou que exercem algum tipo de liderança e influência junto à diretoria.
Os participantes de eventos corporativos, por sua vez, são mais pragmáticos. Para ele, que geralmente viaja sem acompanhantes até porque os custos geralmente são pagos pela empresa em que trabalha, já basta uma boa conexão de internet, um bom quarto com uma
Argumentos campeões Do público que participa dos eventos, quanto mais informação, melhor. Só pelo tipo de evento já dá para ter uma ideia de quem é
boa cama e um bom chuveiro, além de dicas de boa gastronomia.
ampliada para um ou mais dias após o evento.
De olho na conjuntura
análise também da conjuntura econômica. É importante reunir informações que ajudem a entender o atual momento do país para identificar não apenas como anda o setor hoteleiro, mas principalmente os setores que estão aquecidos economicamente e tendem a promover mais eventos. Está sendo um bom ano? O que o mercado estima que possa melhorar? Que segmentos estão estagnados?
Os ganhos para o hotel/resort podem ser ainda
Com isso, será mais fácil acertar o alvo ou
maiores a partir de outras informações sobre o
mapear oportunidades alternativas para não
perfil dos participantes como idade, escolaridade deixar de faturar.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
Por fim, nesta etapa inicial do processo de
atrapalhar uma possível captação – incluindo
captação aproxime-se de entidades como
áreas como saneamento, segurança, rede
o Convention & Visitors Bureau e órgãos
hospitalar, entre outras. E estando inserido
públicos do setor turístico, com o objetivo
no trade, fica mais fácil atuar politicamente
de se aprofundar também em questões
e reivindicar a melhoria daquilo que possa
referentes à infraestrutura da cidade onde está prejudicar não só o hotel/resort, mas toda localizado o hotel/resort. Essa aproximação
a cadeia ligada ao turismo de eventos –
deve render argumentos que podem ser
cadeia, aliás, que acaba sendo muitas vezes o
decisivos na definição da sede de um evento.
ingrediente que desempata a disputa para ser
Por isso, a atuação do hotel/resort deve
sede de um evento.
ter dois lados. Um que está informado
Com todas as informações reunidas, está
sobre o que é oferecido em termos de
montado o cenário para a etapa seguinte que é
mobilidade urbana e qualidade das malhas
definir o que fazer para começar efetivamente o
viárias e aéreas, por exemplo. O outro lado
trabalho de captação de eventos.
é ter consciência dos gargalos que podem
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Fontes de informações Ministério do Turismo Embratur Sebrae Associação Brasileiro de Empresas de Eventos I CCA (International Congress & Convention Association) onvention & Visitors Bureau da sua cidade e C região Secretarias estaduais de turismo Secretarias municipais de turismo utarquias estudais e municipais de A promoção do turismo (como Santur, em São Catarina, TurisRio, no Rio de Janeiro) Associação Brasileira da Indústria Hoteleira
Trabalhe com antecedência Uma das regras de ouro da captação de eventos o contato com os organizadores precisa ser
Isso muda um pouco no caso dos eventos
é trabalhar sempre com grande antecedência.
sempre antecipado. Hoje, por exemplo, é um
corporativos quando as definições são outras,
Na captação de eventos, especialmente os
ótimo dia para saber como está a organização
envolvem menos pessoas no processo de
técnico-científicos, nada é feito em cima da hora.
do evento nacional da Sociedade de Cardiologia
decisão, e por isso o tempo de organização
Da mesma forma, para ter sucesso na captação,
(por exemplo) marcado para daqui a dois anos.
costuma ser menor.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Monte seu time Um dos segredos para garantir o sucesso
madura? Outro ponto para consideração é
Uma opção ainda em relação ao time de
do hotel/resort no segmento de eventos é
que possa ser dada a oportunidade para que
eventos é ter um organizador e supervisor
contar com o engajamento de toda a equipe
funcionários de outros setores do hotel/resort
responsável para a conta de cada evento.
de trabalho. No caso do setor de captação,
migrem para a captação. O ganho seria de
Geralmente, o organizador é quem dá
é interessante definir a qual diretoria estará
um membro que já conhece as rotinas e tem
continuidade ao trabalho feito pela captação.
vinculado. Geralmente, nos empreendimentos
acompanhado os eventos que vêm sendo
Já o supervisor alinha tudo com o cliente
de maior porte, com diretorias específicas, o
realizados no empreendimento.
durante o chamado pre-meeting, tratando dos
trabalho fica sob o guarda-chuva da direção comercial. Nada impede uma configuração
Passo seguinte à formação do time é eleger
detalhes finais do evento.
um coordenador e estabelecer também um
Uma alternativa que vem ganhando espaço no
cronograma de treinamentos e dinâmicas que
mercado é a terceirização das atividades de
visem melhorar a capacitação e ao mesmo
captação de eventos. Empresas especializadas
tempo a motivação sempre em alta. Outro
têm expertise no assunto, bancos de eventos,
procedimento importante é desenvolver uma
relacionamentos e equipes especializadas
E caso seja formado um time específico
metodologia de vendas e uma para transmitir
e com treinamento constante focadas
para captar eventos, avalie bem o perfil dos
informações relevantes para a equipe no
em buscar mais eventos. Considere esta
contratados. Leve em conta os mercados que
sentido de manter seus integrantes sempre
possibilidade, que também pode funcionar
pretende atingir para, por exemplo, definir
atualizados com o que se espera do trabalho,
paralemente à equipe interna.
a idade média da equipe. Mais jovem? Mais
mas também do segmento em que atuam.
diferente, mas o importante é construir uma sinergia entre todos os setores onde cada um possa contribuir para o sucesso do trabalho de captação de eventos.
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Segmentos que mais realizam eventos associativos Outros
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Medicina
43
%
,1%
,7
Indústria, Educação, Ciências Sociais, Economia, Transporte/Comunicação, Cultura e Ideias, Agricultura, Leis, Ecologia e Meio Ambiente
12,3%
14,6% Tecnologia
% 3 , 3
1 Fonte: Captação de eventos internacionais – O que há de novo? Apresentação de Elisabete Sorrentino - International Events Director, SPCVB, no I Unecongresso, dez-2015
Ciências
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
O que fazer
As informações reunidas conforme apontadas no capítulo Por Onde Começar servem agora para embasar muitas das tarefas que serão realizadas pelo executivo do hotel/resort responsável pela área de captação de eventos. A principal será preparar o documento da candidatura à sede do evento. Por isso, é sempre importante lembrar que é possível e dependendo da estrutura do empreendimento até mesmo recomendado buscar apoio especializado de uma consultoria para preparar candidatura – que irá reunir em forma de documento tudo o que será oferecido ao evento a partir das regras e informações repassadas pela entidade responsável.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Entre as tarefas que deverão ser executadas estão: efinir um cronograma de trabalho com as D ações necessárias para captação de cada um dos eventos prospectados, sempre levando em conta as características de cada um; riar um plano de vendas com todas as C possibilidades de negociação incluídas; riar uma metodologia de controle de C qualidade de todas as etapas de captação de eventos; arantir a infraestrutura necessária e G procurar uma forma de ter flexibilidade para
levar em conta tamanho do evento e formato (palestras, minicursos, exposições...);
studar a possibilidade de fazer a ponte para E que evento conquiste patrocinadores locais;
stabelecer o orçamento para o setor de E eventos que deve trabalhar com um centro de custos específico;
riar banco de eventos com dados C detalhados, cuidado para que a inserção de informações seja feita com atenção pois será a principal fonte para a estratégia do gestor responsável pela captação;
I dentificar quem tem influência e poder de decisão dentro das entidades para fortalecer o networking; struturar modelos de parcerias com E fornecedores com a definição de valores, descontos ou permuta em mídia durante o evento;
efinir ações que vão estimular o evento a D partir de redes de relacionamento e ações de marketing e comunicação institucional.
Revisar é preciso Com toda a informação coletada previamente, o trabalho de
Um bom dossiê de candidatura para captação de eventos possui
captação já conta com elementos importantes para a concepção do
dados gerais sobre o Estado e sua diversidade cultural, dados sobre
documento de candidatura. Por exemplo, o executivo, desde que
a cidade onde está localizado o empreendimento, destacando
tenha feito o dever de casa como proposto no capítulo anterior, já
a qualidade do destino, meio ambiente, gastronomia, patrimônio
terá o conhecimento prévio das regras da entidade, o que irá facilitar
histórico, cultura, lazer, informações sobre o acesso rodoviário, malha
a formalização da candidatura à sede. Da mesma forma, outras
aérea e a logística para transporte dos participantes dos eventos,
informações ajudarão na consolidação de uma proposta competitiva
além, é claro, da infraestrutura de eventos, infraestrutura hoteleira (não
para conquistar o evento.
apenas do seu hotel/resort), de serviços relacionados.
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Ainda não é o momento do check-list, mas confira se já tem mesmo todas as informações
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Empatia e emoção
necessárias. Lembre-se que os eventos têm
Um ponto que pode se tornar um diferencial
de encontrar e selecionar bons parceiros é
características próprias e nem sempre o que
e até mesmo encantar quem decide em
buscar empresas associadas ao Convention
serve para um se aplica ao outro. Um dos
nome do organizador é incluir no documento
& Visitors Bureau, Associação Brasileira de
pontos que merece sempre uma revisão é
de candidatura uma explicação detalhada
Empresas de Eventos - ABEOC Brasil e outras
a avaliação da estrutura necessária para o
do motivo que gerou o interesse em sediar
entidades representativas.
evento. Tem certeza que tudo o que pede
o evento por parte do hotel/resort. Busque
o organizador está contemplado no espaço
causar empatia. Provoque emoções e
de eventos do hotel/resort? Nenhuma
dependendo da reação, este motivo poderá
modificação precisará ser feita? Como dito
ser um dos argumentos decisivos para a
mais acima, é o momento de avaliar.
escolha do hotel/resort como sede do evento.
Da mesma forma, outra questão que
É interessante também que o promotor do
aprimorem o produto ou serviço fornecido. A
talvez exija uma revisão ou atualização de
evento sinta que o hotel/resort pode ser
cada feedback do hotel/resort o fornecedor
informações é a possibilidade da ocorrência
um “porto seguro” para a sua entidade, que
tem a chance de evoluir e atingir novos
de mudanças, com retirada ou acréscimo das
o evento estará em boas mãos desde o
patamares de gestão e de qualidade.
demandas do evento. Se estamos em tempos
processo de desenvolvimento da candidatura.
de crise, não é de se estranhar que eventos sejam reduzidos, por exemplo. Por isso, rever e até buscar novas informações ajuda na tomada de decisão que pode interferir nos custos e nos resultados finais do evento tanto para o hotel/resort quanto para o organizador.
Desenvolver significa estar próximo, atuar de forma integrada com toda a cadeia do turismo de eventos e contribuir, com base em suas demandas e necessidades, de informações e conhecimentos que
Junto com todos os dados no documento
Outro item importante que poderá ser decisivo
de candidatura também é importante ter
em todo processo da captação à realização
um material muito bem produzido sobre
do evento é a escolha dos fornecedores.
os eventos já realizados. Fotos, dados,
Mais do que escolher, o hotel/resort precisa
depoimentos, clipagem com destaques
desenvolver os parceiros, para usar um jargão
na mídia vão ajudar a mostrar na prática o
bem comum usado no setor. Um bom modo
know-how adquirido pelo hotel/resort. Para
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ajudar nesta etapa, outra ação é identificar empresas que patrocinam eventos com frequência, como é o caso dos laboratórios farmacêuticos. A ideia é sondar para saber se além do interesse pelo público que irá comparecer ao evento não existe também um interesse por um mercado de uma determina região – no caso, a mesma onde está o hotel/resort. Este duplo interesse pode favorecer a escolha da sede até pelo nível de influência que o patrocinar pode ter junto aos organizadores do evento.
Avance uma casa Como se vê, o processo de captação exige atenção e dedicação redobrada para ser desenvolvido. Isso sem contar que ainda é possível avançar, pensar e aplicar ações que possam ajudar o hotel/resort a melhorar seus resultados. É o que apresentamos no próximo capítulo.
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Como ter melhores resultados
Já temos informações e uma boa lista de tarefas para dar o start no processo de captação de eventos. Mas que tal avançarmos um pouco e acrescentarmos algumas ideias que poderão fazer com que os resultados estimados superem todas as expectativas? O segredo aqui é unir poder de observação com criatividade. O primeiro vem da forma como o executivo do hotel/resort se relaciona com o mercado. Se ficar olhando apenas para dentro e não enxergar o que acontece fora, no mercado de eventos e no setor hoteleiro, nada feito. Nem sendo a pessoa mais criativa do mundo para “pensar fora da caixa” e inovar na criação de ações complementares. A criatividade, por sua vez, pode e deve ser estimulada, principalmente com muita leitura e com absorção de conhecimentos a partir de fontes e plataformas variadas - cinema, música, teatro, TV, e, claro, eventos.
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Colocando esta visão em prática, pense o seguinte:
Esta é uma boa forma de identificar e criar
noção do que isso representa, dos 207
oportunidades para ampliar o mercado de
eventos computados pela ICCA (International
O destino e todas as suas qualidades naturais,
o número de eventos no hotel/resort durante
(2006), só dois foram realizados em cidades
geográficas, climáticas e estruturais são
o ano, para azar da sazonalidade. Assim como
que não possuem um Convention & Visitors
sempre grandes aliados do hotel/resort no
reunir apoiadores de peso na cidade (e até
Bureau. Eis um ponto de referência para
processo de captação de eventos. Os destinos
no estado, se for caso), como forma de refinar
ajudar a sedimentar o caminho dos melhores
mais conhecidos e populares levam sempre
a rede de relacionamentos e fortalecer a
resultados.
uma boa vantagem sobre os demais. Mas
captação também do ponto de vista político.
nada impede que um destino “azarão”, menos
Importante também formalizar esta relação
conhecido, conquiste um evento importante
com entidades e órgãos representativos com
assim como Davi derrotou Golias: com
a solicitação de cartas de apoio, além de
estratégia e precisão.
promover ações conjuntas de recepção.
atuação, decidir pela segmentação e aumentar Congress & Convention Association) no Brasil
A estratégia, no caso, que o hotel/resort pode adotar é aprofundar as informações do destino
Outro ingrediente importante é o investimento em treinamento da equipe que trabalha diretamente com os eventos do hotel/ resort – de todas as etapas e não somente da captação. Existem empresas capacitadas e com experiência em captação que podem contribuir para este processo de
vantagem competitiva. Pode, por exemplo,
Ponto de referência e treinamento
analisar questões geográficas e históricas para
Nunca é demais lembrar o papel do
na captação de eventos é essencial, inclusive
saber que outros atrativos podem ser agregados
Convention & Visitors Bureau, de aglutinador
com a participação em palestras, oficinas e
à candidatura. A partir disso, a precisão estará
de todos os componentes da indústria
encontros setoriais.
em reunir exatamente os diferenciais que vão ao
turística e que possui um foco muito forte
encontro das expectativas dos organizadores e
no segmento de eventos. Para ter uma
a fim de destacar a sua escolha como uma
dos participantes dos eventos.
aprimoramento. Se é para avançar, também a atualização frequente de todos os envolvidos
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Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Cliente fiel
agradáveis, na beira do mar ou na serra,
Experimente não cuidar desses “detalhes”
com boas refeições, atrações culturais.
e contabilize o número de eventos que
Este suporte externo também pode fazer a
Facilita e muito a criação de laços entre os
passarão longe do seu hotel/resort.
diferença na concepção e na apresentação do
participantes, o que também se converte em
documento de candidatura. O formato pode
ponto para o hotel/resort.
ser melhor? As informações que estão lá são realmente as mais relevantes? O que faltou? E a apresentação, não pode ser mais moderna, mais dinâmica? Sim, pode. E se necessário busque
Acessibilidade e sustentabilidade
ajuda de consultorias para que sua candidatura conquiste os promotores do evento.
Estratégia de comunicação Mas não basta dizer que é ou dizer que faz. Estes e outros conceitos, ao serem adotados,
Além de estudar sempre a possibilidade de
devem ser incorporados à cultura do
agregar serviços e atrações extras ao menu
empreendimento, assimilados e praticados por
O hotel/resort também precisa trabalhar
oferecido para eventos, o hotel/resort também todos. Uma boa estratégia de comunicação
para transformar o participante do evento
precisa pensar em questões que estejam
em cliente fiel e hóspede de lazer. Uma
em voga. Questões como acessibilidade e
forma de fazer isso, por exemplo, é favorecer
sustentabilidade, por exemplo.
a vinda de acompanhantes, no caso dos
interna e externa pode ajudar neste sentido. Internamente é importante enfatizar o que representa a captação de eventos para o
eventos associativos, ou a oferta de diárias
Como conceber um centro de eventos ou
hotel/resort. Externamente, a estratégia
promocionais para que participantes de
centro de convenções que tem o acesso
é mostrar o empreendimento como
eventos corporativos possam retornar no
de cadeirantes prejudicado pela falta de
“autoridade” no ramo de eventos. Para isso, é
período de férias.
rampas, portas adequadas e banheiros
preciso haver um investimento em divulgação
adaptados? Ou ainda que haja desperdício
com ênfase em internet. Técnicas de Inbound
Importante lembrar que o que se leva do
de água, consumo desordenado de energia
Marketing e marketing de conteúdo têm
evento são as emoções. É sempre muito
e má gestão de resíduos, sem investimento
ajudado empresas de diversos setores a
mais fácil ter boas memórias de lugares
em separação de lixo, por exemplo?
aumentarem seus resultados a partir de
21
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
ações de marketing digital baseadas na publicação de conteúdo em blogs e redes sociais. O mesmo pode ocorrer com o setor de captação de eventos de um hotel/resort.
21
Regra de ouro Entidades e sociedades científicas realizam eleições de diretoria a
E por falar em comunicação, não perca também a oportunidade de
cada um ou dois anos. Por isso, a equipe de captação de eventos
divulgar o hotel/resort durante os eventos que sedia. Já faz isso?
precisa estar atenta e manter as informações de contatos sempre
Como faz? Que resultados obtém? Se a resposta é nenhum, alguma
atualizadas com os nomes dos integrantes da diretoria de cada gestão
coisa está errada. Avalie todas as ações e coloque a criatividade no
e seus respectivos cargos e contatos (telefone e e-mail). E não foque
comando para conquistar não só mais hóspedes, mas também mais
apenas no presidente. Tenha os contatos e comunique-se, via ações
eventos. Não fique só no folder. Surpreenda. A taxa de ocupação e o
de e-mail marketing, com todos os membros da diretoria, de onde
faturamento agradecem pelos melhores resultados.
pode surgir o próximo presidente – aquele que poderá decidir pela realização do evento no hotel/resort.
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Check-list da captação Para ajudá-lo, preparamos uma lista com as boas práticas apresentadas neste guia e que
Ch eck
você não pode esquecer no processo de captação de eventos.
Por onde começar 1
Reunir informações sobre o setor de eventos do hotel/resort.
11
C onhecer e estudar as regras de candidatura para cada evento.
2
D escobrir quais são os pontos fortes e fracos do espaço e da
12
Conhecer o perfil do público participante do evento.
13
E ntender momento econômico para identificar setores em alta e
estratégia de captação de eventos do hotel/resort.
setores estagnados.
3
Providenciar melh oras no espaço de eventos, caso necessário.
4
A prender com meus concorrentes.
14
Estreitar laços com entidades e órgãos do trade turístico.
5
Definir foco de atuação.
15
Trabalhar sempre com antecedência na busca de informações e
6
D efinir modelo de negócio.
7
Estabelecer diferenciais competitivos.
8
Definir metas e objetivos.
9
C onhecer propósitos e objetivos de cada evento prospectado.
10
Conhecer os tipos de eventos e suas características para melhor atender ou ampliar mercado de atuação.
na apresentação de candidaturas. 16
M ontar equipe de trabalho e investir em capacitação.
17
Considerar a contração de empresa especializada em captação de eventos para atuar exclusivamente ou em conjunto com equipe interna do hotel/resort.
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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O que fazer 18
R ever informações coletadas para avaliar
Como ter melhores resultados 24
se são suficientes para iniciar confecção de candidatura. 19
captação de eventos. 20
E screver de forma detalhada o motivo do
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22
Aprofundar as informações do destino a fim de destacar a sua escolha como uma vantagem competitiva.
26
R eunir apoiadores de peso na cidade e refinar rede de relacionamentos.
27
Formalizar esta relação com entidades e órgãos representativos com a solicitação de cartas de apoio.
interesse do hotel/resort pelo evento. 21
O bservar mercado e ser criativo para criar diferenciais que gerem melhores resultados.
Estar atento para prazos de execução das tarefas relacionadas ao processo de
28
Estreitar relação com Convention & Visitors Bureau.
de torna-los mais eficientes.
29
B uscar ajuda na concepção e na apresentação do documento de candidatura.
Confeccionar o documento de
30
Investir em melhorias focadas em acessibilidade e sustentabilidade.
31
I nvestir em ações de comunicação na internet através de técnicas como Inbound
Escolher fornecedores e estudar formas
23
candidatura à sede do evento por conta própria ou com o suporte de consultoria
Marketing e marketing de conteúdo.
especializada; 23
A gregar material ilustrativo com fotos, vídeos e outros ao documento de candidatura ao evento;
32
Melhorar a divulgação do hotel/resort nos eventos que sedia.
33
M anter atualizados dados de contatos de entidades que trocam de presidente a cada um ou dois anos.
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
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Conclusão
Esperamos que o conteúdo deste guia tenha ajudado a
sendo que o principal é a imagem do hotel ou do resort. Tudo precisa
despertar o interesse cada vez maior em desenvolver a área de
funcionar bem desde o começo do processo até o último participante
captação de eventos em hotéis e resorts. Afinal, captar eventos
realizar seu check-out.
é comprovadamente uma das melhores formas de incrementar os resultados financeiros dos equipamentos hoteleiros. Por isso, esperamos também que tudo o que foi apresentado nesta publicação evidencie que este é um segmento que está em franco crescimento e ficando a cada dia mais competitivo, o que exige ainda mais profissionalismo de todos os envolvidos na cadeia de eventos.
A palavra-chave, neste caso, é autoavaliação. Como propomos durante os capítulos deste guia, é preciso estar atento a diversos fatores para que a captação seja feita de forma adequada e que resulte em êxito. Da mesma forma, você, enquanto executivo que já lidera ou pretende liderar a área de eventos do hotel ou do resort, deve fazer sua autoavaliação para saber se está pronto para a missão ou se precisa de ajuda externa
Neste sentido, a conclusão que apresentamos é que não há mais
de empresas com profissionais especializados como os da Pires -
espaço para amadorismo. E para que sejam alcançados os resultados,
Inteligência em Destinos e Eventos para que a captação funcione.
é imprescindível que o trabalho seja feito de forma séria. Há muitos riscos envolvidos quando se parte para a captação de eventos,
Pense, reflita, invista e tenha ótimos resultados com a captação de eventos.
Guia de captação de eventos para hotéis e resorts
A Pires - Inteligência em Destinos e Eventos é uma empresa dedicada
Nos últimos anos, a Pires tem sido premiada como a campeã nacional
ao negócio do turismo e de eventos, com ênfase na captação de eventos
de vendas nas convenções do Costão do Santinho. Cerca de 60 eventos
e assessoria para entidades associativas. A experiência de sua equipe é a
são captados em média por ano para o Centro de Eventos catarinense.
marca de profissionalismo e de referência para seus clientes e parceiros.
A partir desta expertise e com as transformações recentes no mercado
Desde 1993 nos dedicamos a encontrar soluções para clientes que
de eventos, a Pires - Inteligência em Destinos e Eventos amplia sua
trabalham no setor, trazendo uma rede de relacionamentos de alto
atuação para outros estados para gerar novos negócios com o banco
valor, tanto no Brasil como no exterior.
de eventos e relacionamentos que construiu nestas duas décadas.
Entender as necessidades de nossos clientes e construir soluções sob
Ao mesmo tempo, a experiência com a captação de eventos técnico-
medida na área de turismo e eventos é nosso modelo de negócios.
científicos proporcionou à Pires um entendimento do papel dos
A representação do Costão do Santinho Resort, Golf & Spa, em todo o Estado de Santa Catarina, já completou 20 anos de parceria. A Pires é responsável pela captação de eventos, congressos, feiras e hóspedes para o empreendimento.
eventos nas sociedades científicas que permite oferecer um novo serviço: assessoria para planejamento e organização do processo de candidatura de eventos associativos, além de orientação para entidades na escolha de um empreendimento que atenda as necessidades de seus eventos.
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