Por que uma
sociedade cientĂfica
deve se estruturar para a promoção de eventos?
Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Sumário
Introdução 3 ARGUMENTOS E MOTIVAÇÃO
A importância dos eventos para a sociedade científica 4 DESAFIOS E NOVAS PRÁTICAS
O caminho da profissionalização da promoção dos eventos 7 RESULTADOS E CRESCIMENTO
O impacto da gestão de eventos estruturada 12 Conclusão 15
3 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Introdução Promover eventos é uma das importantes atribuições das sociedades científicas, que trabalham pelo desenvolvimento da ciência e utilizam os congressos, seminários e outros eventos como ferramenta de debate e divulgação do conhecimento. E isso gera cada vez mais interesse por parte dos associados, o que acaba por também aumentar a expectativa e as exigências em torno dos eventos a cada nova edição. Mas como dar conta dessa tarefa com eficiência se organizar eventos não é a especialidade da sociedade científica? Algumas dicas estão neste ebook da Pires e Associados. Em Por que uma sociedade científica deve se estruturar para a promoção de eventos?
são apresentadas as motivações para que os eventos da entidade tenham um tratamento cada vez mais profissional, além das principais vantagens que essa postura pode trazer. No primeiro capítulo, reforçamos a importância dos eventos para a sociedade científica com argumentos e pontos de motivação. Já no capítulo seguinte, destacamos os desafios e as boas práticas que levam a entidade rumo à profissionalização da área de eventos. E por fim, no terceiro capítulo apontamos o impacto que a gestão estruturada produz na sociedade e seus eventos em termos de resultados e a possibilidade de crescimento. Boa leitura. E bons eventos.
4 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
ARGUMENTOS E MOTIVAÇÃO
A importância dos eventos para a sociedade científica A sociedade científica pode proporcionar uma série de benefícios para seus associados. Além de estar diretamente conectada aos interesses comuns de seus sócios, as atividades culturais, informativos, atualização profissional e bons eventos fazem a diferença. Mas isso pode significar pouco se os eventos promovidos pela entidade forem marcados por falhas e se tornem fontes de insatisfação e reclamações.
5 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
A importância dos eventos para as sociedades
sional. É o momento de compartilhar informações
científicas ajuda a responder a pergunta que dá
e trocar ideias com outros colegas de profissão.
título a este ebook. Afinal, como não melhorar e
Esse é um aspecto relevante para que o relacio-
tratar com maior profissionalismo aquilo que se
namento entre sociedade e associados seja cada
tem de maior valor, que dá visibilidade e é uma
vez melhor e mais próximo.
importante fonte de recursos para a manutenção e crescimento da entidade?
Existe, portanto, um interesse por parte dos associados e, por consequência, uma demanda que
Os eventos contribuem para dar muita visibilidade
a entidade pode atender procurando promover
à entidade. Estudos, novas teorias e descobertas
eventos cada vez mais relevantes que contribu-
importantes são apresentadas em eventos cien-
am de fato para que os participantes ampliem
tíficos. O relacionamento durante os eventos faz
seus conhecimentos e rede de contatos. É um
a diferença na carreira profissional da maioria das
atrativo que pode gerar um número muito maior
categorias. Por isso, a visibilidade ajuda a refor-
de inscrições. Para isso, é importante cuidar para
çar o papel que uma sociedade científica possui
que os temas tenham atualidade e sejam apre-
como representante de seu setor e como porta-
sentados de forma criativa e inovadora por convi-
voz dos principais temas que são pesquisados na
dados com referência na área.
área. Esse costuma ser um item importante para que mais profissionais valorizem a entidade e se tornem sócios. E vendo o sucesso do evento também quanto à exposição em TV, jornal e internet é bem possível que surja o interesse em fazer parte de uma entidade que é vista como relevante.
O movimento que a sociedade científica faz no sentido de ter uma melhor gestão na promoção de eventos por si só não é garantia de que tudo funcionará perfeitamente e que o retorno financeiro e institucional serão positivos. Antes, é preciso consolidar internamente uma série de questões levando
Outro aspecto que a sociedade
em conta que a promoção de
científica deve levar em conside-
eventos é resultado de processos
ração se ainda está em dúvida
bem definidos e executados com
sobre estruturar ou não a promo-
conhecimento e competência.
ção de eventos é que para muitos, participar de um congresso, por exemplo, é a única oportunidade no ano de investir em sua formação e no relacionamento profis-
Todas as decisões e escolhas (como a dos locais que sediam os eventos) devem ser muito bem embasadas,
sem
amadorismo
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sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
nem improvisos. E para que o evento siga como
forma de tratar temas como este, mas o importan-
uma importante fonte de renda é preciso esta-
te é reforçar que investir na gestão da promoção
belecer parâmetros a respeito da forma como os
de eventos será positivo para a sociedade cientí-
recursos financeiros da entidade serão usados.
fica, sem que ocorram gastos fora da realidade e
Por exemplo, pela falta de uma gestão focada em promoção de eventos a entidade pode ter perdi-
com rápido retorno a partir da nova dinâmica que será adotada.
do dinheiro por causa de orçamentos e planeja-
Como veremos no próximo capítulo, o caminho
mentos financeiros mal realizados. Pode ter gastos
da profissionalização da promoção de eventos
maiores do que as receitas. Ou será que o mem-
pode levar a entidade a rever sua organização
bro de uma diretoria de uma sociedade científi-
interna e até quebrar paradigmas no que se re-
ca nunca ouviu ou até mesmo disse que “faltou
fere a temas como orçamentos, parcerias, patro-
gestão” ao ver o balanço financeiro de um even-
cínios, valor de mensalidades, contratação de or-
to? Com gestão, gastos extras podem ser evita-
ganizadores de eventos, dentre outros aspectos.
dos, as negociações podem ser mais vantajosas e
O importante é que todos os argumentos apre-
novas fontes de receita podem ser conquistadas.
sentados até aqui sirvam de motivação para que
O histórico do que vem sendo feito pode indicar que os eventos são importantes pelos resultados já alcançados, mas também por aquilo que ainda podem representar. Cada entidade tem sua
os eventos ganhem de fato a relevância que necessitam por todos os benefícios gerados para a entidade. Que seja, enfim, uma prioridade tratada com a devida atenção.
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sociedade científica
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DESAFIOS E NOVAS PRÁTICAS
O caminho da profissionalização da promoção dos eventos Ciente mais uma vez da importância dos eventos, a sociedade científica tem a motivação para construir o caminho da profissionalização. É um processo que exige conhecimentos específicos, conhecimento do mercado e constante atualização e que não pode ser feito de qualquer jeito e nem ser apenas mais uma tarefa de um funcionário da entidade. As principais tendências referentes à gestão de eventos refletem este momento do segmento.
8 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
6 tendências na gestão da promoção de eventos científicos Confira o que é mais relevante para que as sociedades científicas e entidades promovam melhores eventos
1Muito mais profissional
5Facilidade para inscrições
É o nome da entidade que está em jogo e em
A alternativa mais utilizada tem sido a inscrição on-
tempos de redes sociais, não dá para pecar por
line, dentro do site do evento e que funcione cor-
omissão: todos os detalhes devem ser observados
retamente no smartphone com todos os cuidados
para que os participantes sejam impactados e
com a segurança na transação financeira (caso per-
compartilhem apenas aspectos positivos.
mita o pagamento via cartão de crédito ou débito e
2Escolha pela terceirização Ao terceirizar a gestão de eventos, a comissão da sociedade científica pode ficar concentrada ape-
via boleto) e a confirmação de inscrição.
6Tratar participação como uma experiência
nas em aspectos técnicos e com o foco na progra-
É preciso fazer da participação uma experiência
mação com a definição de temas e palestrantes.
que gere impacto emocional e empatia como
3Reforço na capacitação
forma de agregar valor à busca do conhecimento com programação instigante, atraente e atualizada,
A sociedade científica não pode deixar de buscar
assim como os aspectos relacionados à forma
a capacitação de sua equipe a partir da definição
como o associado é atendido desde o primeiro
do objetivo do treinamento, de quais funcionários
contato até o último minuto do evento.
participarão e de quais os temas que serão abordados.
4Forte apelo tecnológico Buscar soluções tecnológicas é uma tendência não só para impressionar, mas para facilitar a vida dos participantes durante o evento com aplicativos com programação interativa, mapas, listas de serviços parceiros nas áreas de transporte, alimentação e entretenimento, além do registro da presença em palestras e debates via check-in.
Fonte: Blog da Pires e Associados
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sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Primeiros Passos Para se estruturar para a gestão, a
analisar as propostas?”. Isso poderá
sociedade tem como passo inicial
ajudar a definir prioridades que po-
constituir a comissão de eventos,
dem direcionar a entidade rumo a
caso ainda não tenha. A atuação dos
consolidação da gestão.
membros da comissão será de grande utilidade na formatação de todo o processo, a partir das informações e avaliações que eles podem reunir do histórico de eventos e do momento atual da entidade.
Por exemplo, pode-se avaliar que o evento alcançou o objetivo quanto ao número de participantes, mas faltou explorar melhor os canais de divulgação disponíveis. Perdeu-se a chance de aumentar o
Merecem reflexão questões como “quantas pro-
público porque faltou o profissional ou a empre-
postas de candidaturas costumam ser recebi-
sa para pensar 24h em cada detalhe dos eventos
das?”, “quem as recebe tem o discernimento
promovidos pela sociedade científica.
técnico para avaliá-las de forma correta?” ou “quais as maiores dificuldades encontradas para
Mas o que fazer para que seja uma gestão profissional? Se não sabe por onde começar a estruturação da
A ponte da entidade com a consultoria especia-
gestão da promoção de eventos, a diretoria pode
lizada, caso seja esta a opção escolhida, poderá
buscar ajuda contratando uma consultoria espe-
ser feita pelo coordenador da comissão. O auxílio
cializada. Este trabalho de apoio pode ser deci-
especializado é importante para listar todas as
sivo no processo de estruturação da promoção
tarefas relacionadas aos eventos e para indicar
de eventos. Em cada uma das etapas de implan-
como deverá ser a rotina com todos os procedi-
tação, a consultoria tem muito a contribuir por
mentos definidos, como os que dizem respeito à
todo o know-how que possui. Desde a definição
tomada de decisões e autonomia.
das rotinas de trabalho e dos procedimentos que são padrão na escolha de destinos-sede até a capacitação da equipe podem ser feitos com a ajuda da consultoria. E não para por aí.
10 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Importante destacar que o profissional de even-
mos anos não será difícil localizar profissionais ou
tos deve ser visto como um facilitador de pro-
empresas especializadas.
cessos e um gerador de resultados para sociedades científicas e entidade associativas. Precisa de capacitação para trabalhar com questões muito específicas da área de gestão e estar sempre atento a tudo o que acontece no mercado para
Se a opção for promover alguém que já trabalha na entidade, mas em outra função, temos duas situações distintas e que precisam ser avaliadas com atenção.
encontrar as melhores soluções e opções para os
Uma é positiva: será alguém que já conhece o
eventos da entidade.
funcionamento da entidade.
Caso decida pela contratação de novos colabo-
Outra é negativa: conhecer a entidade não basta
radores visando melhorar ainda mais a gestão da
para atuar com a gestão na promoção de eventos.
promoção de eventos, tendo a consultoria como supervisora do processo, uma opção é buscar
O papel principal da entidade é servir aos seus asso-
profissionais que já tenham formação e experi-
ciados, não o de organizar eventos; a distinção entre
ência na área de eventos. Existem boas faculda-
a equipe interna que coordena e cuida dos eventos
des de hotelaria e turismo, além de cursos técnicos
é fundamental quando da realização e contratação
que podem ajudar na procura por novos talentos.
de serviços especializados em organização, consul-
Ou diante do crescimento do mercado nos últi-
toria ou quaisquer serviços para eventos.
Integração com o mercado de eventos Se ainda está em dúvida sobre ter ou não a gestão para a promoção de eventos estruturada, lembrese sempre que o segmento e os associados exigem profissionalismo. As duas pontas no processo – quem promove os eventos e quem oferece a infraestrutura – devem estar no mesmo ritmo. Se hotéis e resorts, por exemplo, estão cada vez mais qualificados para receber congressos e afins, o mesmo deve ocorrer com as sociedades científicas quando buscam as sedes e fornecedores para realizar seus eventos.
11 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Para que a gestão funcione desde sua implanta-
Questões políticas entre grupos divergentes
ção e de forma estruturada, é preciso ainda que
também podem interferir nesse processo. Mas é
haja uma integração com o mercado de eventos.
possível vencer o desafio reunindo argumentos
Importante ter o trabalho sempre muito bem mu-
baseados em números e na própria opinião dos
niciado com informações que sejam relevantes e
associados em relação aos eventos já realizados.
ajudem a tomar decisões e elaborar todos os planos de ação da área.
Como se vê, são muitos os desafios que envolvem mudanças de postura e a inclusão de no-
Uma gestão na promoção de eventos ajuda a en-
vas práticas dentro da entidade. Por isso, tudo
tidade ou associação a enxergar todas as possibi-
o que envolve a gestão na promoção de eventos
lidades de investir a partir de critérios claros que
deve ser do conhecimento de todos os envolvi-
possam incrementar os resultados institucionais e
dos. Exige um plano de comunicação eficiente
econômicos de suas atividades. Ainda assim, pre-
para evitar ruídos e contribuir para o engajamen-
pare-se: a decisão de estruturar a gestão da pro-
to de todos – da diretoria aos associados– tendo
moção de eventos dentro da sociedade científi-
como ponto de destaque o impacto que a gestão
ca ou associação pode encontrar resistência por
na promoção de eventos estruturada provocará
parte da categoria por ver nisso algo desneces-
na entidade. Este é o tema do capítulo a seguir.
sário ou fora dos objetivos da entidade.
12 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
RESULTADOS E CRESCIMENTO
O impacto da gestão de eventos estruturada Ao decidir por estruturar a gestão da promoção de eventos e fazer os devidos ajustes em sua rotina administrativa, a sociedade científica entrará em um novo patamar. Passará a perceber os reflexos desta decisão em todas as etapas relacionados aos eventos que promove. A qualidade do que é preparado para os associados tende a crescer com a visão e a atuação mais profissional advindas da gestão estruturada. Por consequência, tendo um controle orçamentário, o retorno financeiro sobre os investimentos também terá uma curva de crescimento de forma direta, com maior número de participantes a cada evento, e indireta, com a adesão de novos associados e a volta de inadimplentes.
13 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Importante ressaltar que estruturar a gestão não é uma ação para evitar prejuízos. Esta pode até
flexibilidade ou porque a qualidade da hospedagem fica muito abaixo do ideal. É prejuízo na certa.
ser uma motivação caso a entidade tenha passa-
Mas a gestão estruturada reduz drasticamente as
do por experiências ruins com seus eventos. Mas
chances deste cenário caótico se tornar realidade.
o objetivo principal da gestão estruturada deve
Os profissionais de eventos poderão estabelecer
ser o de tornar os eventos rentáveis e autossus-
todas as regras, prazos, e ainda pela experiência
tentáveis. Nada de loucuras financeiras para or-
e habilidades específicas que possuem podem
ganizar congressos, palestras, fóruns, painéis ou
contribuir também para um filtro ainda mais refi-
workshops.
nado das propostas recebidas.
Os profissionais que estarão na linha de frente da
Há muitas cidades, hotéis, centro de convenções
promoção dos eventos na sociedade científica te-
e fornecedores de serviços para eventos de olha
rão domínio total da área. Sempre com o aval da
na sua entidade. Para tantos interessados e sen-
presidência e da comissão ou diretoria da área de
do este um mercado aquecido, não dá para dizer
eventos, saberão identificar com precisão todas
“sim” para tudo nem fechar negócio no primeiro
as necessidades de cada evento e como isso
contato. Muitas perguntas precisam ser respon-
impactará no orçamento da entidade. Com a
didas antes de qualquer assinatura. E quem deve
gestão haverá um controle eficiente de todas as
fazê-las é o profissional habilitado – seja ele um
etapas e isso ajudará a evitar contratempos, re-
funcionário contratado da sociedade científica,
duzir as chances de falhas e atrasos, tornar todo
seja ele um consultor terceirizado. Importante é
o processo mais produtivo e eliminar o máximo
que este seja um procedimento estabelecido pela
possível de retrabalho.
gestão eventos.
A profissionalização da gestão na promoção de
Assim como evita que a entidade compre “gato
eventos contribui também para combater um
por lebre”, o modelo profissional de lidar com
dos principais problemas enfrentados pelas so-
eventos impacta ainda na forma como são con-
ciedades científicas: a falta de regras e crono-
duzidas as negociações com fornecedores. São
gramas claros e objetivos para o recebimento de
maiores as chances de acordos vantajosos. E mui-
propostas de candidaturas à sede dos eventos.
to disso se deve também pela maneira como a
Sem isso bem organizado, a tarefa de escolher o
sociedade cientifica passa a ser vista pelo merca-
local para a realização dos eventos se torna um
do. É outro patamar, como dito acima.
caos. São grandes os riscos de escolhas equivocadas que prejudiquem diretamente o evento por
A relação se torna mais profissional com toda a
falta de infraestrutura, espaços pequenos e sem
cadeia do turismo de eventos. Quem é de fora sabe que tem alguém capacitado com quem con-
14 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
versar dentro da entidade e que por isso precisará
seus eventos. Terá de criar uma relação ganha-
atuar em alto nível, sem chances de tirar vantagens
ganha, aquela que é boa para ambas as partes.
pela falta de know-how da entidade para promover
Os eventos no dia a dia da entidade Um dos principais impactos que a gestão es-
e é o que chama atenção imediata dos associa-
truturada da promoção de eventos traz para a
dos. Por isso, é positivo que diretores estejam mais
sociedade científica é que a organização dos
liberados para estas tarefas técnicas por contarem
eventos deixa de interferir no dia a dia da enti-
com a área de eventos profissionalizada e o apoio
dade – especialmente naquelas em que “cuidar
de empresas especializadas em eventos.
de eventos” é mais uma das muitas atribuições da secretária-administrativa. Não dá para assumir mais esta responsabilidade nem dá para esquecer todas as demandas da sociedade para se concentrar apenas nos eventos. A gestão estruturada resolve isso. A secretária e os demais integrantes da equipe administrativa participam, mas dando suporte sem necessidade de envolvimento com pesquisas e cadastro de fornecedores, recebimento e análises de propostas, estudos e orçamentos, além de questões como logística e hospedagem.
Cuidados como este ajudam a sociedade científica a ganhar pontos com seus associados. A satisfação com a programação e com a infraestrutura oferecidas gera credibilidade e serve de estímulo para que eles estejam abertos para participar de outros eventos que a entidade promover. “Como assim outros eventos?”, você pode estar se perguntando. Sim, outros eventos porque junto com a gestão estruturada da promoção cria-se também a “cultura do evento” dentro da sociedade científica – assimilada por diretoria, equipe administrativa e associados. A expansão do ca-
Da mesma forma, os diretores da entidade dei-
lendário de eventos se torna possível pela for-
xam de se ocupar diretamente também com a
ma como passam a ser promovidos e viabiliza-
infraestrutura dos eventos. Eles podem manter o
dos com mais facilidade pelo maior engajamento
foco mais concentrado justamente nos itens téc-
interno e pelo maior interesse dos associados. São
nicos como a definição dos temas, a grade de pro-
os resultados levando ao crescimento.
gramação e a lista de convidados. Estes são pontos que contribuem para o sucesso de um evento
15 Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
Conclusão Não duvidamos da capacidade das sociedades
Para avançar, a sociedade científica tem ainda a
científicas em promoverem seus eventos com
opção de contar com o trabalho especializado de
competência. Mas esperamos que o conteúdo
consultorias como a Pires e Associados. A entida-
apresentado neste ebook seja realmente de gran-
de pode escolher por terceirizar toda a gestão da
de utilidade e possa levar a um maior profissiona-
promoção dos eventos – todas as etapas, princi-
lismo e aproveitamento do mercado de eventos.
palmente na escolha dos destinos-sede – e por
Queremos que tudo o que foi dito desperte a im-
capacitar a equipe do setor.
portância de profissionalizar a gestão da promo-
Se preferir, pode ainda adotar as duas soluções
ção de eventos naquelas entidades que ainda fa-
para obter um trabalho ainda mais qualificado. O
zem tudo de forma atribulada, quase amadora. E
retorno virá na satisfação dos associados a cada
mais: que também sirva de inspiração para aque-
novo evento realizado e na certeza de que são
las com maior tradição para que procurem inovar
grandes as chances de que todos os objetivos tra-
a fim de alcançar resultados ainda melhores com
çados sejam alcançados. Afinal, tudo é uma ques-
os eventos que promovem.
tão de gestão.
Por que uma
sociedade científica
deve se estruturar para a promoção de eventos
A Pires & Associados é uma empresa dedicada
Nos últimos anos, a Pires tem sido premiada como
ao negócio do turismo e de eventos, com ênfase
a campeã nacional de vendas nas convenções do
na captação de eventos e assessoria para entida-
Costão do Santinho. Cerca de 60 eventos são cap-
des associativas. A experiência de sua equipe é
tados em média por ano para o Centro de Eventos
a marca de profissionalismo e de referência para
catarinense.
seus clientes e parceiros.
A partir desta expertise e com as transformações re-
Desde 1993 nos dedicamos a encontrar soluções
centes no mercado de eventos, a Pires e Associados
para clientes que trabalham no setor, trazendo
amplia sua atuação para outros estados para gerar
uma rede de relacionamentos de alto valor, tanto
novos negócios com o banco de eventos e relacio-
no Brasil como no exterior.
namentos que construiu nestas duas décadas.
Entender as necessidades de nossos clientes e
Ao mesmo tempo, a experiência com a captação
construir soluções sob medida na área de turismo
de eventos técnico-científicos proporcionou à Pi-
e eventos é nosso modelo de negócios.
res um entendimento do papel dos eventos nas
A representação do Costão do Santinho Resort, Golf & Spa, em todo o Estado de Santa Catarina, já completou 20 anos de parceria. A Pires é responsável pela captação de eventos, congressos, feiras e hóspedes para o empreendimento.
sociedades científicas que permite oferecer um novo serviço: assessoria para planejamento e organização do processo de candidatura de eventos associativos, além de orientação para entidades na escolha de um empreendimento que atenda as necessidades de seus eventos.
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