Boas prĂĄticas para escolher o destino-sede de eventos cientĂficos
Boas práticas para escolher o destino-sede de eventos científicos
Sumário
Introdução 3 A sociedade 5 Os eventos 6 As regras 9 Os prazos 13 Os destinos 15 Conclusão 17
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Boas práticas para escolher o destino-sede de eventos científicos
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Introdução
Márcia é secretária de uma sociedade científica há mais de dez anos. A entidade possui uma diretoria, que se reúne semanalmente. O presidente e o secretário-geral aparecem mais vezes na sede, mas sem uma frequência definida. Todos confiam no trabalho da Márcia. Afinal, ela sabe como poucos o que precisa ser feito diariamente para que a entidade funcione para atender sem falhas os interesses de seus associados. A equipe comandada por Márcia, no entanto, é pequena e, em muitos casos, ela acaba acumulando tarefas que não são sua especialidade e que outros poderiam executar, caso a equipe de trabalho fosse maior ou a entidade identificasse a importância de buscar ajuda especializada para algumas delas. O acúmulo de tarefas acaba por colocar em risco a qualidade do trabalho de Márcia, podendo comprometer a imagem da entidade perante seus associados. É o que ocorre, por exemplo, quando eventos relevantes da sociedade científica ficam sob a responsabilidade de uma secretária competente, mas já sobrecarregada pelas tarefas do dia a dia da entidade.
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Márcia, a personagem do parágrafo anterior, é ficcional, mas a situação
de eventos científicos realizados. Para ter uma ideia, entre 2010 e
descrita está muito perto da realidade de muitas sociedades científicas
2014, foram realizados perto 12 mil eventos médicos, segundo a
em todo o Brasil, sejam elas nacionais ou regionais. Secretárias como
Associação Médica Brasileira e a Comissão Nacional de Acreditação.
a nossa Márcia acabam com a incumbência de cuidar de todos os
E esta constatação só reforça a necessidade de haver cada vez mais
detalhes de um evento enquanto passam o dia envolvidas com contas,
profissionalismo e seriedade na organização para que os associados
compras e outras demandas corriqueiras da entidade.
possam ter o melhor evento. Em resumo, tudo o que diz respeito à
Profissionalismo, portanto, deve ser a marca neste processo envolvendo a organização de eventos científicos como congressos, seminários, jornadas, fóruns, summits e outros. Não há espaço para amadorismo nem para improvisos. Corre-se o risco de cometer erros
organização dos eventos da sociedade científica não pode ser só mais uma tarefa da secretária. Além disso, uma boa negociação pede foco e concentração, o que é difícil no caso de uma profissional que tenha outras demandas tomando sua atenção.
na escolha do destino por desconhecimento e despreparo. Mesmo
Não é o caso de descartar a secretária do processo. Muito pelo
contando que a “Márcia” da sua entidade seja uma “supersecretária”,
contrário, o conhecimento que ela possui do dia a dia da entidade é
a organização de um evento merece atenção redobrada, dedicação
fundamental neste trabalho de estruturação das regras e da definição
quase que exclusiva, para que nenhum detalhe fica de fora. E isso
dos cronogramas. Como veremos nas páginas a seguir, existem boas
começa por sistematizar o processo de escolha do destino-sede do
práticas que toda sociedade científica pode observar e adotar
evento. Sem regras e prazos muito bem definidos, o risco de uma má
para que seus eventos sejam um grande sucesso, começando pela
escolha aumenta enormemente. Do contrário, regras e prazos ajudam
própria escolha do local em que serão realizados.
a evitar pressão, ansiedade e atropelos. Nunca é demais lembrar que se hoje temos um mercado de eventos forte em todo o Brasil é muito por conta do crescimento no número
Boa leitura.
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A sociedade
Antes de entrarmos diretamente nas boas práticas para a
a secretária, que como vimos tem papel importante no processo,
sistematização do processo de escolha do destino-sede do evento,
mas não pode ser a única envolvida? Ou a sociedade trabalhará com
importante destacar o papel da sociedade científica. E não somente
comissões fixas e com o suporte de consultorias especializadas para
pelo que representa para os seus associados, mas também para todo
que o processo todo, incluindo a escolha do destino-sede, ocorra
o segmento em que atua e até mesmo para a sociedade em geral a
de forma profissional? E o presidente da entidade, sabe de sua
partir do que se propõe apresentar e discutir em seus eventos.
importância em todo o processo?
Neste papel de representante de todo um segmento, a entidade
Estas reflexões são fundamentais e ajudam a reforçar que os eventos
tem a missão de estimular a produção científica a partir da maior
expõem a imagem da entidade junto aos seus associados e também
visibilidade que dá ao que é desenvolvido e do compartilhamento
à sociedade como um todo, independentemente se tem abrangência
de ideias e informações. Certamente, pode fazer isso de diversas
nacional, regional ou local. Eventos desorganizados, infraestrutura
formas, por seus canais de divulgação, como boletins, revistas,
falha, destinos pouco atrativos e pouco receptivos arranham o
anuários, sites, blogs e redes sociais. Mas são os eventos que ampliam
que uma entidade tem de maior valor: sua credibilidade. E sem
o alcance do que a entidade, seus especialistas convidados e seus
isso, como os eventos futuros poderão seguir também ajudando na
associados querem comunicar.
manutenção e no crescimento da entidade já que são uma importante
Por isso, a organização de eventos passa necessariamente por uma organização interna da sociedade científica para dar a devida importância que pede este processo. O trabalho ficará todo com
fonte de recursos, além de uma excelente oportunidade para atrair e reter novos associados?
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Os eventos
Os eventos científicos são importantes e necessários por diversos aspectos. Nenhum aspecto, no entanto, deve merecer atenção diferenciada porque é a soma destes fatores que garante o sucesso do evento. Todos têm peso igual em todas as etapas de preparação. Neste sentido, uma sociedade científica não pode decidir promover um evento apenas para arrecadar fundos. Nem só para servir de palco para a divulgação de trabalhos científicos. A sociedade precisa pensar em tudo isso. Um dos aspectos que às vezes pode passar batido na organização de um evento científico é levar em conta a motivação para a participação dos associados. Ou seja, pensar sobre o que faria um associado querer muito participar. Temos sempre ingredientes próprios como o interesse em manter-se atualizado na área em que atua. Veja, por exemplo, no quadro abaixo, extraído do artigo Eventos na área da
saúde: A importância da realização de eventos científicos para a
atualização da classe médica, de Manuela Borges Silveira, o que motiva os médicos a participar de eventos científicos:
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A escolha de palestrantes que sejam referências no segmento, a montagem de uma grade atrativa com temas atuais e relevantes,
O que motiva os médicos a participar de eventos científicos: A grande quantidade de eventos que são ofertados, nas mais diversas especialidades; A abordagem de diversos temas, recursos utilizados; Oportunidade de divulgar sua experiência clínica e científica na forma de apresentação de trabalhos;
o formato e o tamanho (congressos, jornadas, mesas-redondas, workshops, entre outros) do evento fazem a diferença. Mas será que só isso basta? A resposta pode variar de acordo com a área da sociedade científica. Mas em geral, a escolha do destino-sede tem peso muito importante para despertar a vontade de participar. Isso porque a participação em um evento também costuma ser uma boa
Conferir em primeira mão os lançamentos e as novidades
oportunidade (às vezes até a única no ano)
tecnológicas, produtos e serviços da indústria médica;
para que os associados possam fazer um pouco de turismo.
Se preparar em apenas algumas horas em Cursos de Capacitação, programas de reciclagem, com imersão total e
Aliás, este é um dos motivos que cidades
completa em temas práticos e específicos da medicina;
de todo o Brasil tem buscado cada vez mais sediar eventos, especialmente os de
Oportunidade de encontrar, trocar ideias e experiências com os
categorias profissionais. Vide o trabalho dos
líderes nacionais e internacionais.
conventions bureaus espalhados pelo Brasil, que costumam liderar muito do que é feito em termos de captação de eventos para suas
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cidades. Para a rede hoteleira, é a chance de combater a sazonalidade
Isso inclui ainda observar o calendário e escolher datas próximas a
e faturar com um público-visitante com maior poder aquisitivo que o
feriados ou fazer uma programação que termine no sábado para que
turista de temporada.
os participantes de fora da cidade possam aproveitar pelo menos um
A escolha certa do destino-sede passa, portanto, pela capacidade da
período do domingo.
sociedade científica (com sua comissão de eventos e o apoio de uma
Não se deve esquecer também de pensar o evento para quem já vive
consultoria especializado, caso necessário) de compreender e atender
na cidade-sede. Neste caso, é interessante pensar, por exemplo, no
a expectativa do público. Quem não quer estar em uma cidade com
quadro de horários para facilitar a participação. Horários mais flexíveis
atrações turísticas, boa gastronomia, boas opções de entretenimento
e que levam em conta as características do trabalho dos profissionais
e compras, ou em um hotel ou resort agradável onde seja possível
da área do evento.
conciliar o trabalho com diversão? Ter isso em mente ajuda a montar as regras e os critérios para definir a melhor candidatura.
E é preciso lembrar ainda que o público universitário precisa ser contemplado tanto na programação, no espaço para apresentação
Neste sentido, o tamanho do evento e o tempo de duração também
de trabalhos e, claro, no valor das inscrições. “Tudo isso?”, você pode
ajudam a instigar a participação. Eventos de curta duração talvez
perguntar. Sim, tudo isso porque os universitários são os associados do
não tenham tanta atratividade quanto um com dois, três dias, onde
futuro e são eles que vão garantir uma boa fonte de recursos para a
o custo-benefício é mais recompensador para o participante que
sociedade científica.
vai ao evento, mas também aproveita a cidade no seu tempo livre.
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As regras
Reforçando o papel das sociedades científicas e a importância dos eventos para o desenvolvimento da ciência, fica mais claro compreender o porquê sistematizar o processo de escolha do destinosede com regras e prazos bem definidos. Por isso não é exagero afirmar que o sucesso de um evento passa necessariamente por esta etapa: a definição das regras para as candidaturas. O motivo para estabelecer as regras para a candidatura é simples: com elas, a sociedade científica minimiza as chances de que algo possa dar errado lá na frente, durante a preparação e a própria realização do evento. E como já alertamos neste material, um evento com falhas traz enormes prejuízos para a imagem da entidade. E pense na reação dos participantes: depois de uma experiência ruim, quais as chances deles investirem para participar de uma próxima edição? Quando falamos em regras relacionadas à realização de um evento científico podemos incluir pontos como periodicidade e rotatividade, que em muitos casos já constam inclusive no estatuto das entidades. Por exemplo, pode ficar estabelecido que o grande congresso da
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entidade seja sempre realizado a cada dois anos e que haverá um rodízio na escolha da
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Imagine a seguinte situação:
cidade-sede com cada edição acontecendo
Sua entidade não possui regras definidas para escolher o destino-sede do principal evento que
em estados de regiões diferentes.
promove. Como será o processo de seleção se cada candidatura enviar as informações que
Tudo o que apresentamos até aqui serve de base para que a entidade tenha ainda
bem entender ou que achar suficiente para ganhar a disputa? Quais as chances da comissão de eventos fazer a escolha certa?
mais consciência da responsabilidade de
Pense na dificuldade de comparar o que cada candidatura oferece se cada uma envia o que
promover um evento. Com as regras para o
quer, sem que a entidade tenha determinado em detalhes o que precisa e quais procedimentos
recebimento de propostas de candidaturas,
devem ser seguidos. Além disso, ter todas as regras claras traz ainda outra vantagem: se ganha
a sociedade científica trabalha de forma
muito tempo na análise das candidaturas. E quando falamos de tempo, no capítulo a seguir,
padronizada. Até porque, lembre-se, a
destacamos o peso que a definição de prazos para todas as etapas é fundamental para todo o
definição das regras parte do que a entidade
processo de escolha do destino-sede.
busca para realizar seu evento. As cidadescandidatas responderão as mesmas perguntas, seguirão o mesmo cronograma, apresentarão os mesmo anexos (como folders, detalhes da infraestrutura, lista de prestadores de serviços,
Neste sentido, importante não deixar a definição e a divulgação das regras para cima da hora. Pelo contrário, trabalhar sempre com muita antecedência também nesta etapa é padrão. E não importa nem mesmo o tamanho do congresso para planejar e executar com tempo de sobra as tarefas em torno do evento.
material em foto e vídeo, depoimentos de
Veja o exemplo das regras para candidatura de cidades-sede para o Congresso Brasileiro de
autoridades e personalidades, propostas de
Trauma Ortopédico (CBTO), evento anual da Sociedade Brasileira de Trauma Ortopédico. O local
patrocínios, programação cultural, opções de
do evento é definido, por determinação da SBTO, com dois anos de antecedência através de
hospedagem e gastronomia, malha viária e
votação feita na Assembleia Geral da entidade, durante a edição anual do Congresso.
aérea, entre outros).
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Regras do evento
Escolha da cidade sede
A. A cidade-sede será escolhida com dois anos de antecedência durante o CBTO.
A. Após a formalização da candidatura, a
B. A candidatura deverá ser feita por correspondência enviada para a sede da SBTO até o dia 31 de Dezembro do ano anterior à escolha da sede. C. Deverá constar na proposta: I. L ocal onde acontecerá o CBTO (Hotel ou centro de convenções), bem como a previsão dos custos do mesmo.
Diretoria da SBTO analisará a proposta e, sendo considerada viável, programará uma visita à cidade para avaliação local. B. Confirmando-se que a cidade candidata reúne os requisitos mínimos necessários para receber o CBTO, a candidatura será levada para votação na Assembleia Geral
II. Necessidade de transporte (ônibus ou vans) entre os Hotéis e o local do CBTO, e a previsão de custo. III. E stimativas de custo geral do evento. IV. Recomenda-se que a SBOT- Regional apoie a realização do CBTO.
da SBTO durante o CBTO que ocorrerá dois anos antes.
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Como já citamos, os eventos científicos geram muito interesse nas
exemplo. Na comercialização do evento, pode ser definido que tipos
cidades que investem nesta modalidade de turismo. Por isso, a
de patrocínios serão aceitos no evento. Ou ainda quais formatos
tendência será sempre de recebimento de muitas candidaturas.
de patrocínio serão oferecidos e como será a comercialização. Já
Assim, além de estabelecer as regras que determinam o que os
no aspecto ambiental, a entidade pode decidir por uma postura
destinos-candidatos devem apresentar, também é preciso estabelecer
sustentável colocando como regra a neutralização do carbono ou
as regras de participação no processo. Por exemplo, qual o prazo
o uso somente de materiais recicláveis – e pode cobrar isso como
final? Qual a forma de recebimento? Haverá um site para envio
diferencial no processo de escolha do destino-sede.
das candidaturas via internet? Quais os critérios para confirmar o recebimento das propostas? Como será feita a confirmação de recebimento: por e-mail, fax, carta, telegrama? Nenhum desses pontos pode gerar dúvidas e devem ganhar destaque quando o processo de escolha do destino-sede for deflagrado. Na lista de boas práticas, a entidade também poderá estabelecer regras específicas para ações comerciais e ações ambientais, por
E como dica final, para executar esta tarefa de definir as regras com qualidade, vale uma análise sobre o evento anterior para medir como foi o processo de candidatura e como a forma de escolha da cidadesede influenciou positiva ou negativamente na realização do evento em si. Será que faltou alguma regra que poderia resultar na maior satisfação dos participantes com o destino escolhido?
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Os prazos
Na situação hipotética da secretária Márcia citada na introdução deste e-book, advertimos sobre o risco do processo de escolha do destino-sede do evento da sociedade científica se tornar uma grande bagunça. Diversos fatores, como vimos, podem contribuir para isso. Mas sem dúvida a falta de um cronograma é um dos principais. O cronograma não só é parte fundamental das regras para o processo de candidatura, mas sim de tudo que diz respeito ao evento. Sem prazos, nada anda, as pessoas ficam menos comprometidas com as etapas de organização do evento.
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Por isso, uma das primeiras providências que a sociedade científica precisa fazer é
A definição de cada um dos cronogramas
definir as datas de todas as etapas do evento. Isso inclui:
ao lado precisa ser muito bem estudada e
Cronograma de encontros da comissão de eventos;
avaliada. Fica ruim e confuso quando se tem as datas definidas, mas que acabam não sendo
Cronograma para definição da grade de programação, incluindo datas para envio de
cumpridas ou então ficam sendo alteradas
convites para participantes e de propostas de orçamento (passagens, hospedagens, etc.);
seguidamente. A divulgação só pode ser feita se a data estiver 100% confirmada – em todas as
Data de reuniões e entregas da consultoria especializada, se houver;
situações apontadas acima.
Data para anúncio da região, estado ou cidade que receberá o próximo evento (caso haja
E por falar em divulgação, no caso dos prazos,
um rodízio);
muita atenção. As datas precisam ser claramente
Cronograma específico para as candidaturas com data de divulgação do processo e data para envio de propostas, além das datas para ingresso de recurso ou qualquer dúvida sobre a escolha; Cronograma para as entregas do destino-sede (todos os itens referentes à infraestrutura e acolhimento do evento); Cronograma de divulgação do evento para o público; Cronograma de prazos para inscrições e participações em eventos paralelos com workshops, apresentação de papers, entre outros.
definidas e respeitadas e terem ampla divulgação até por ser, no caso do processo de candidaturas, item que pode ocasionar a eliminação de uma cidade candidata. Por isso, o cumprimento do cronograma deve ser observado em todas as etapas estabelecidas na organização dos eventos, cuidando para que não sejam feitas exceções, contrariando determinações já divulgadas e colocando em risco a própria realização do evento.
Save the date, como dizem.
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Os destinos
Já estamos todos cientes do papel das sociedades científicas, da importância dos eventos que elas produzem e também da diferença que faz termos regras e prazos muito bem estruturados para o processo de escolha do destino-sede. O que mais falta para que a escolha seja a melhor para o evento? Em tese, se o processo já está “na rua”, já está sendo divulgado, resta aguardar a chegada das propostas de candidatura para iniciar a avaliação e decidir o local do evento. “Em tese” porque o time de eventos da sociedade científica em conjunto com a consultoria especializada, se houver, pode incrementar a análise de escolha do destino-sede cercando-se de mais informações sobre as candidaturas. É mesmo necessário? Se as regras pedem amplo material sobre o destino candidato, por que ainda buscar mais informações? Informação nunca é demais. E neste processo, saber um pouco mais pode fazer a diferença no processo e até ser decisivo. Não é uma questão de desconfiança no que está sendo apresentado no material de candidatura. Afinal, nas regras, já estarão as
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informações que a entidade deseja receber para analisar e tomar
disponíveis? Quais as melhores opções? Será que estarão na
sua decisão. Buscar mais referências é mais uma questão de ter
proposta? Veja ainda dados sobre gastronomia e prestadores de
mais subsídios, que ajudem também a fazer comparações entre
serviços para a infraestrutura de eventos. Busque também outras
as candidaturas, antes de carimbar “escolhida” ou até mesmo
referências sobre transporte e sobre mobilidade – aqui neste ponto,
desclassificar uma concorrente.
importante consultar representantes da entidade na cidade candidata.
Obviamente, a candidatura traz dados para atender as demandas a fim
Não deixe também de obter informações sobre eventos anteriores
de comportar a realização do evento. Mas também reforça sempre
realizados no destino candidato, mesmo que sejam de outros
pontos positivos, belezas naturais, sucesso de outros eventos. Ou seja,
segmentos. Tudo correu bem? Houve falhas? Quem sabe você não
desenha sempre um belo cartão postal.
encontra referências nos canais de comunicação de outras entidades
Por isso, é importante ter outras fontes de informação além da fonte
com a opinião dos participantes.
oficial que consta na proposta de candidatura. Isso vale para cidades já
Finalmente, sistematize a coleta destas informações para que
consolidadas como sedes de eventos e principalmente para aquelas
fiquem disponíveis para todos os envolvidos no processo de escolha
sem a mesma tradição.
do destino-sede. Com todos bem informados, maior a chance de que
Procure referências sobre pontos-chave na realização do evento como qualidade e capacidade da rede hoteleira. Há quantas opções
façam a escolha certa.
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Conclusão
Como visto ao longo dos capítulos anteriores, adotar boas práticas
E junto com isso, as pessoas da entidade envolvidas com a
e tratar a organização de eventos com profissionalismo são
organização dos eventos devem procurar acompanhar o que acontece
ações que devem estar inseridas no dia a dia de toda sociedade
no segmento por meio da leitura de publicações especializadas,
científica. É fundamental que esta postura seja difundida e assimilada
incluindo blogs e ebooks. Isto cria um background importante que
por todos na entidade. Não só em relação às regras e aos prazos,
ajuda a obter mais vantagens e benefícios nas negociações com
mas também como uma condição essencial para que os eventos,
os representantes dos destinos-sedes, hotéis, resorts e centros de
independentemente do formato, do tamanho, do número de
eventos. Quanto mais souber a respeito das ofertas e demandas do
participantes, enfim, ocorram sem dificuldades.
mercado de eventos, maiores as chances de garantir um evento de
Há muito em jogo cada vez que uma entidade reúne seus associados.
qualidade e de melhor retorno para entidade.
Para que tudo funcione de acordo, superando expectativas, se possível,
Por fim, como recado final, a soma do apoio especializado e da
é preciso lembrar um item importante: sempre que necessário pode-
busca por mais conhecimento resulta em regras mais claras, mais
se contar com o suporte de consultorias especializadas, experientes,
objetivas e mais adequadas aos interesses e necessidades da
que detém o know-how na organização de eventos em todos os seus
entidade. E assim se faz a escolha certa do destino-sede.
detalhes, especialmente no processo de escolha de destinos-sedes. É uma ajuda que não pode ser desprezada.
Ótimos eventos a todos.
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