Ledelseskommunikation

Coronakrisen har forstørret og ændret behovet for god ledelseskommunikation. Og mange ledere er udfordrede. De skal lede, sætte retning, skabe sammenhold og nå i mål på vilkår, de aldrig har prøvet før. Det stiller krav til dygtig ledelseskommunikation. Derfor sætter vi i en artikelrække fokus på de væsentligste elementer i resultatskabende ledelseskommunikation, og vi giver dig konkrete værktøjer til at gøre din kommunikation meningsfuld og engagerende for modtagerne, så I sammen kan nå i mål.

I krisetider: Undervurdér ikke kommunikation som en ledelsesdisciplin

Eksperter spår, at den nuværende serie af kriser kan vare helt frem til 2025. Måske længere. Flere virksomheder kommer til at dreje nøglen om, og jobs vil blive nedlagt. Krise og forandring er et grundvilkår. Og det stiller øgede krav til din ledelseskommunikation.

Lisbeth Wirgowitsch, Managing Partner // KREAB Copenhagen

Taler man om ledelse, kommer man ikke udenom også at tale om kommunikation. De to ting hænger i dag så uløseligt sammen, at det til tider kan være svært at skelne det ene fra det andet. Vil man have succes som leder, skal man derfor også kunne mestre kunsten at kommunikere. Det er faktisk nærmest umuligt at gøre en forskel uden at evne lige præcis det.

Uden klar kommunikation kan man ikke sætte retning for sin virksomhed og sine medarbejdere, for det kræver, at det står lysende klart for alle involverede: Hvor I skal hen, hvorfor og hvordan. Succesfulde forandringer og fremdrift kræver, at hele organisationen og de enkelte teams samarbejder og bakker op om ledelsens beslutninger og mål. Derfor er det afgørende, at du som leder formår at få medarbejderne til at lytte, forstå og bakke op.

Økonomiske kriser understreger om noget dette. For kriser stiller krav om forandring, modstandsdygtighed og hurtig omstilling. Vi står netop nu på tærsklen til en recession, og krisen er kun lige begyndt. Danmarks fremmeste eksperter spår, at den nuværende krise kan vare helt frem til 2025, før tingene igen begynder at vende. Inden da vil flere virksomheder komme til at dreje nøglen om, og flere jobs vil blive nedlagt. Med andre ord: Krise og forandring er blevet et nyt grundvilkår. Det betyder, at der bliver stillet større krav til din ledelses- og forandringskommunikation.

I krisetider er det mere end ellers afgørende, at du som leder kommunikerer på en måde, der får medarbejderne til at lytte. Samtidig er det i krisesituationer vanskeligere, fordi man som menneske og medarbejder typisk har svært ved at lytte, høre og forstå, når man er presset. Én måde at få medarbejdernes opmærksomhed, selvom deres hjerner er fyldt med alt muligt andet, er at kommunikere på deres præmisser.

En udbredt årsag til fejlslagen ledelseskommunikation er, når ledere glemmer, at medarbejderne sjældent har samme udgangspunkt som dem selv. Med andre ord: Du hører ikke dem, og derfor kan de ikke høre dig. Derfor opnår du ikke den tilsigtede effekt og den forandring og forankring, du ønsker.

Lisbeth Wirgowitsch er Managing Partner i PR- og kommunikationsbureauet Kreab Copenhagen, som har speciale i alle discipliner inden for ledelseskommunikation internt og eksternt. Kreab hjælper bl.a. ledere og virksomheder med Employer Branding, Lederprofilering og ledelses- og virksomhedskommunikation.

Forberedelsen

Nøglen til succesfuld kommunikation ligger derfor i forberedelsen: at du på forhånd har gjort dig nøje overvejelser om: Hvad du vil kommunikere, hvem du kommunikerer til, og derudfra hvordan du så skal kommunikere det, så du møder dine medarbejdere i øjenhøjde. Klar og effektfuld ledelseskommunikation kræver øvelse – og det kræver grundig forberedelse. Desværre er forberedelse ofte noget, der skippes i en travl hverdag.

Uanset hvor meget erfaring du har med dig i bagagen, er forberedelse derfor alfa og omega for at opnå et succesfuldt resultatet af din kommunikation. Den tid, du bruger på at forberede dig, er godt givet ud.

Sådan forbereder du effektivt din kommunikation

Formål: Først skal du gøre dig det klart: Hvad er formålet med din kommunikation? Information er sjældent et mål i sig selv – find ud af, hvad præcist du vil opnå med din kommunikation.

Målgruppe: Dernæst skal du gøre dig det klart: Hvem er din målgruppe – dine medarbejdere. Hvad optager dem, hvad tænker de på, er der noget, der står i vejen for, at de åbent kan tage imod det, du kommunikerer? Hvad er deres bekymringer? Hvad motiverer dem? Hvad betyder noget for dem? Vil du have dit budskab igennem, er du nødt til at kommunikere med afsæt i dine medarbejderes verden. De skal føle sig mødt og forstået. Og du skal gerne besvare de spørgsmål, som optager dem, før de overhovedet er blevet stillet.

Barrierer og succesfaktorer: Nu hvor du er bevidst om, hvorfor du vil kommunikere, og hvem det er, du skal tale til, bør du også overveje, om der er nogle barrierer, som kan spænde ben, og om forudsætningerne for, at du kan nå i mål med din kommunikation, er til stede. Budskab: Du ved, hvad du vil opnå. Du ved, hvem du henvender dig til. Du ved, hvilke udfordringer som skal overvindes. Hvad er det så, du skal kommunikere for at sikre opmærksomhed? Det er vigtigt, at du gør dig helt klart, hvad dit vigtigste budskab er: Hvis medarbejderne efterfølgende kun kan huske én ting, hvad er det så, de skal tage med sig hjem?

Kanalvalg: Hvor og hvordan du skal kommunikere, afhænger af dit formål, dine medarbejdere og dit budskab. Fællesmøde i plenum, teams-møde, videohilsen, fællesmail, en-til-en-møder, telefonopkald – kanalerne er mange, og måske skal flere tages i brug for at sikre den ønskede effekt. Skal en større forandring meldes ud til medarbejderne, er en tale i plenum, en fællesmail eller en video fra virksomhedslederen måske god til en indledningsvis udmelding om, hvad det er, der skal ske – men den fælles udmelding kan sjældent stå alene, fordi den efterlader for mange ubesvarede spørgsmål og rum for forskellige fortolkninger.

Opfølgning: Tilbage til en af de indledende pointer: En af de mest udbredte fejl, når vi kommunikerer, er, at vi glemmer at tage udgangspunkt i modtageren. Det betyder også, at vi ofte tager for givet, at folk forstår, hvad vi siger, på samme måde, som vi har tiltænkt det. Spørger du modtageren, om de har forstået, hvad du sagde, vil de måske også svare ja – de antager, at de har forstået dig korrekt, men deres udgangspunkt er måske et helt andet end dit. Og du opdager først alt for sent, at de har fejltolket din udmelding. Derfor bør du altid følge op på din kommunikation. Gentag dit budskab og dine pointer via flere kanaler.

Evnen til at kommunikere klart og effektfuldt er en kunst. Den gode nyhed er, at det kan læres. Kreab tilbyder individuelle workshops, kurser, webinarer og gå-hjem-møder, der kan gøre din ledelseskommunikation skarp og målrettet og dermed sikre, at du bliver hørt, set og forstået.