M do 070 f1101 ghid metodologic de completare 05 balanta deschidere v3 1

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

OUM

DO-070 GHID METODOLOGIC DE COMPLETARE A FORMULARULUI BALANŢA DE DESCHIDERE

Ministerul Finanţelor Publice Forexebug Consultant TH Furnizor:

Intrarom – Oracle – Romsys - TNS

Consultant PM: Consultant Asigurarea Calităţii

AAM Consulting

Beneficiar

Ministerul Finantelor Publice

Data creare:

iunie 21, 2013

Ultima modificare:

martie 27, 2017

Referinta Document:

RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001

Versiune:

3.1

Aprobări: Valentin MAVRODIN

MFP, Manager Proiect DGTCP

Marius Daniel PESTINA

MFP, Manager Proiect DGTI

Constantin PRUNARU

Intrarom, Director Proiect

1 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

1

CONTROLUL DOCUMENTULUI 1.1

Modificări 29

Data

Autor

Versiune

Referinta modificare

04-10-2013

Rodica Naca (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom) Nicolae MARCU (Intrarom) Rodica Naca (Intrarom)

v1.0

Versiune extrasă din documentul “Ghid Metodologic de completare a formularelor Forexebug_v2.0” Versiune actualizată conform noii versiuni de formular Versiune actualizată conform noii versiuni de formular Versiune actualizată conform Observaţiilor transmise de către Echipa MFP Versiune actualizată

25-10-2013 03-02-2014 28-02-2014 04-06-2014 24.07.2014 10.06.2015 13.11.2015

1.2

V1.1 V1.2 V1.3 V1.4 V1.5 V2.0

Versiune actualizată cu regula de completare a Sursei de finanţare “K” Editie revizuită

v3.1

Versiune actualizată

Revizori

Nume

Pozitie

2 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Conţinut 1

Controlul Documentului............................................................................................... 2

1.1 1.2 1.3

Modificări..................................................................................................................... 2 Revizori....................................................................................................................... 2 Balanţa Deschidere..................................................................................................... 4 1.3.1 Instrucţiuni de lucru pentru completarea formularului Balanţa Deschidere.....4

Definiţii, Acronime şi Abrevieri....................................................................................................... 28

3 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

1.3 Balanţa Deschidere 1.3.1

INSTRUCŢIUNI DE LUCRU PENTRU COMPLETAREA FORMULARULUI BALANŢA DESCHIDERE

1.3.1.1

Prevederi generale

Formularul “Balanţa de deschidere” face parte din categoria formularelor pe care orice Entitate Publică este obligată să le transmită o singura dată în sistem, pentru înregistrarea initiala a Soldurilor Debitoare şi Creditoare.

Raportarea Balanţei de Deschidere se realizează prin intermediul unui formular electronic .PDF ce trebuie transmis prin aceeaşi procedură prin care se transmit curent declaraţii şi raportări. Înregistrarea în sistemul ForExeBug a Balanţei de Deschidere face parte din Procesul de Raportare Situaţii financiar-contabile, implementat la nivelul sistemului FOREXEBUG. Alături de “Balanţa de verificare”, “Balanţa de Deschidere” va fi utilizată la nivelul sistemului FOREXEBUG pentru generarea automată de alte situaţii financiar-contabile (de ex: Bilanţ, Contul de rezultat patrimonial) sub formă de rapoarte, generate exclusiv pe baza datelor stocate la nivelul formularelor de tip Balanţă.

Mecanismul de raportare a Balanţei de Deschidere este acelaşi cu al tuturor declaraţiilor făcute prin intermediul mecanismului actual de transmitere a declaraţiilor şi formularelor electronice (DEDOC).

Formularul este pus la dispoziţie şi actualizat permanent de către MFP prin intermediul site-ului Ministerului Finanţelor Publice, portalul sistemului Forexebug. Actualizarea formularului are loc ori de câte ori se impun modificări de ordin legislativ sau normativ în Planul de conturi al Entităţilor Publice, utilizat la nivel de formular sau în regulile de utilizare specifice.

La nivelul sistemului informatic se realizează înregistrarea şi validarea structurală şi de conţinut a declaraţiilor de tip Balanţă. Înregistrările valide sunt preluate în sistemul ForExeBug, unde se vor realiza prelucrări ale datelor, în conformitate cu procesul de Raportare Situaţii financiar-contabile.

Raportarea Soldurilor Iniţiale debitoare/ creditoare asociate conturilor contabile din Planul de conturi se va face pe baza formularului “Balanţa de Deschidere”.

4 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

1.3.1.2

Consideraţii generale privind utilizarea formularului PDF a. Descărcarea formularului PDF

Pentru transmiterea informaţiilor referitoare la Balanţa de Deschidere se utilizează un formular în format PDF inteligent ce poate fi copiat pe staţia locală de pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul sistemului Forexebug.

La momentul completării unei Balanţe de Deschidere, este obligatoriu să se acceseze site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul sistemului Forexebug şi să se descarce ultima versiune a formularului .PDF. Pentru utilizarea formularului PDF se foloseşte aplicaţia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioară.

Aplicaţia Adobe Reader trebuie să fie instalată pe staţia locală pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicaţia Adobe Reader poate fi obţinută de pe site-ul ANAF, secţiunea Descărcare declaraţii sau direct de pe site-ul www.Adobe.com.

Instalarea aplicaţiei Adobe Reader pe staţia locală se realizează urmând instrucţiunile de instalare expuse de programul de instalare.

Formularul PDF, pe staţia locală, poate fi copiat, salvat sau şters.

b. Utilizarea formularului PDF Formularul poate fi parcurs utilizând tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie să fie executată secvenţial în ordinea în care sunt afişate câmpurile în formular, deoarece valorile câmpurilor din formular sunt corelate, conform regulilor de business prevăzute prin legislaţia şi normele în vigoare.

La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori şi nomenclatoare, din care utilizatorul alege poziţionându-se pe valoarea corectă şi tastând ENTER sau butonul stânga al mouse-ului.

La închiderea formularului (prin utilizarea funcţiei File – Save din colţul stânga sus al formularului PDF – pentru o gestiune corectă a formularelor PDF salvate, trebuie respectată o regulă clară de identificare şi datare a fişierelor salvate) informaţiile deja completate sunt salvate pe staţia locală, permiţând astfel reluarea procesului de completare, cu condiţia ca să nu fi fost aplicată semnătura electronică. După aplicarea semnăturii electronice formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizări). Pentru a reveni la completarea formularului (deblocarea formularului) după ce a fost aplicată semnătura electronică, poate fi utilizată funcţionalitatea de Ştergere semnatură.

După completarea tuturor câmpurilor prevăzute în formular se activează funcţia de Validare şi generare XML prin care sunt validate valorile înscrise în formular conform regulilor specifice şi, în cazul identificării unor informaţii incorecte sau necorelate, va fi afişată o listă a erorilor rezultate – în acest caz trebuie revizuite informaţiile

5 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

menţionate şi efectuate corecţiile ce se impun. În cazul în care nu au fost identificate erori în completarea datelor înscrise în formular, va fi afişat un mesaj prin care se confirmă corectitudinea şi completitudinea formularului.

c. Depunerea formularului PDF Transmiterea prin Internet a formularului .PDF se va putea realiza fie prin accesarea Portalului sistemului ForExeBug, de pe site-ul Ministerului de Finanţe Publice, fie in mod similar modului actual de depunere declaraţii şi formulare (accesarea site-ului www.e-guvernare.ro).

 Depunere formular – accesare Portal sistem ForExeBug, de pe site-ul MFP Utilizatorul va accesa Punctul Unic de Acces de pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice - Sistemul National de Raportare FOREXEBUG.

Pentru a se autentifica, utilizatorul accesează butonul

6 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

În interfaţa afişată, utilizatorul va confirma valabilitatea Certificatului digital cu care s-a înregistrat deja la MFP.

Sistemul afişează interfaţa de la nivelul căreia utilizatorul va avea acces la funcţionalitatea de încărcare formular .PDF pe serverul central al MFP.

Pentru depunerea formularului, se alege opţiunea Transmitere documente electronice.

7 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Sistemul afişează interfaţa la nivelul căreia utilizatorul va selecta fişierul .PDF pe care doreşte să îl încarce în sistem.

Nota : Imaginea prezintă modul actual de lucru, cu care utilizatorul este deja familiarizat, dar în timp ar putea fi actualizată de către MFP atât ca forma cât şi în conţinut

Utilizatorul apasă butonul şi selectează, de pe structura de foldere a staţiei locale, fişierul .PDF care urmează a fi transmis către MFP. După ce fişierul a fost selectat, se accesează butonul “Trimite”.

8 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Dacă încărcarea fişierului a fost realizată cu succes, sistemul va genera “Indexul de încarcare”, care reprezintă identificatorul unic alocat de către sistem fişierului .PDF.

Este important să fie reţinut “Indexul” afişat, pentru a fi utilizat ulterior, în procesul de urmărire a statusului şi a mesajelor transmise de către sistem, referitor la formularul depus.

Dacă transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea conţinutului fişierului de tip “PDF” transmis şi reluarea procesului de depunere.

Pentru urmărirea statusului încărcării şi validării formularului, precum şi a mesajelor transmise de sistem, se accesează acelaşi Portal al sistemului FOREXEBUG, de pe site-ul Ministerului de Finanţe Publice -> Punct Unic de Acces.

Se vor parcurge aceiaşi paşi de Autentificare utilizator. După autentificarea cu succes, sistemul afişează interfaţa de la nivelul căreia vor fi vizualizate mesajele generate automat de către sistem.

9 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Pentru a vizualiza mesajele generate de către sistem, care informează utilizatorul asupra statusului încărcării şi validării formularului .PDF, se alege opţiunea Vizualizare rapoarte -> Notificări.

Sistemul afişează interfaţa la nivelul căreia este afişată Lista notificărilor (recipiselor) transmise către Entitatea Publică, identificată unic prin CIF (CUI).

Nota : Prin intermediul acestei interfeţe (SNM) sistemul ForExeBug transmite fiecărei Entităţi Publice toate mesajele (notificări, recipise, rapoarte generate) ce-i revin. Pentru a evita supraîncărcarea spaţiilor de stocare la nivel central aceste mesaje sunt "reţinute" doar o perioadă limitată de timp (configurabilă la nivel central) motiv pentru care se recomandă Entităţilor Publice să consulte zilnic lista mesajelor primite şi să descarce conţinutul acestora pe staţia locală.

Mesajele necitite sunt marcate grafic în culoarea roşie. În câmpul “Mesaj” asociat fiecărei Recipise, este completat “Indexul” generat automat la încărcarea în sistem a fişierului .PDF. Pe baza Indexului de încărcare fişier .PDF, utilizatorul va identifica Recipisa (mesajul) pe care doreşte să îl vizualizeze.

Pentru a vizualiza conţinutul unei Recipise, utilizatorul selectează butonul poziţionat în dreptul acesteia. După descărcarea fişierului asociat Recipisei, se vor obţine informaţii referitoare la statusul procesării formularului transmis:

10 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

 Depunere formular – site www.e-guvernare.ro Mecanismul de depunere a formularului Balanţa de Deschidere respectă întocmai fluxul de transmitere formular prin Internet, implementat deja pentru depunerea de raportări, declaraţii şi formulare (accesarea site-ului www.eguvernare.ro), şi anume: Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro, de pe prima pagină afişată se alege opţiunea Depunere declaraţii :

11 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Nota : Imaginile prezintă modul actual de lucru, cu care utilizatorul este deja familiarizat, dar în timp ar putea fi actualizate de către MFP atât ca forma cât şi în conţinut

La apelarea acestei funcţionalităţi va fi solicitată identificarea utilizatorului şi autentificare a acestuia :

12 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Dacă autentificarea s-a finalizat cu succes, se continuă cu identificarea formularului ce urmează a fi depus:

Nota : Imaginea prezintă, cu titlu de exemplu, modul actual de lucru, cu care utilizatorul este deja familiarizat, dar în timp ar putea fi actualizată de către MFP atât ca forma cât şi în conţinut. (mesajul afişat va fi în corespondentă cu formularul adresat, pentru fiecare tip de formular)

Pentru alegerea formularului ce urmează a fi transmis se utilizează fereastra afişată :

Cu funcţia “Browse” se identifică, pe staţia locală, fişierul PDF ce urmează a fi transmis: se pozitionează cursorul pe acesta (prin utilizarea săgetilor de pe tastatură şi ENTER după poziţionare, sau prin acționarea butonului stânga a mouse-ului la poziţionarea cursorului pe fişierul PDF ales). După ce fişierul a fost marcat se apelează funcţia “Trimite”.

13 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Dacă transferul s-a efectuat fără erori, va fi afişată imaginea de mai jos:

(imaginea este reprodusă din actuala procedură de depunere a diverselor declaraţii)

Este important să fie reţinut “Indexul” afişat, pentru a fi utilizat ulterior pentru urmărirea statusului şi a mesajelor transmise de către sistem, referitor la formularul depus.

Dacă transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea conţinutului fişierului PDF transmis şi reluarea procesului de depunere.

Pentru urmărirea statusului şi a mesajelor transmise de sistem se utilizează fereastra :

Prin apăsarea butonului “Verifică” se obţin informaţii referitoare la statusul procesării formularului transmis : Nota : Imaginea prezintă, cu titlu de exemplu, modul actual de lucru, cu care utilizatorul este deja familiarizat, dar în timp ar putea fi actualizată de către MFP atât ca forma cât şi în conţinut. (mesajul afişat va fi în corespondenţă cu formularul adresat, pentru fiecare tip de formular)

1.3.1.3

Descriere flux de activităţi proces de înregistrare a Balanţei de Deschidere

Precizare foarte importantă: Prin implementarea sistemului informatic ForExeBug, între datele de la nivelul formularelor .PDF de tip Situații Financiare care se depun de către Entitățile Publice, se realizează validări privind corectitudinea datelor înregistrate.

14 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Astfel, soldurile din Balanța de Verificare generată de sistem (ce cuprinde date din Balanța de deschidere și Balanța de verificare depuse de entitatea publică) se validează cu soldurile finale din Contul de Execuție NonTrezor. De asemenea, datele din Anexa 34 (Situația modificărilor în structura activelor), Anexa 40 (Situația activelor și datoriilor financiare), Nota 35a (Active fixe corporale), Nota 35c (Active fixe necorporale), Nota 37 (Situația stocurilor) și alte formulare al căror conținut include valori ce au corespondență cu inregistrarile contabile, se validează cu datele din Balanța de Deschidere si Balanța de Verificare.

Pentru ca aceste validări să fie realizate de către sistem, formularele de tip Situații Financiare vor fi depuse în urmatoarea ordine, obligatoriu: 1. Balanța de Deschidere – anual – o singură dată, la „intrarea” Entității Publice în sistemul ForExeBug 2. Contul de Execuție Non-Trezor - lunar 3. Balanța de Verificare - lunar 4. După validarea Balanței de Verificare cu datele din Contul de Execuție Non-Trezor, Entitatea Publică poate depune, în orice ordine, restul de .PDF-uri de tip Situații Financiare.

Procesul de înregistrare a Balanţei de Deschidere în sistemul ForExeBug acoperă etapa de înregistrare a formularului .PDF inteligent (cu .XML asociat) de către un Funcţionar de la nivel EP. Mecanismul de depunere a formularului Balanţa de Deschidere respectă întocmai fluxul de transmitere formular/ declaraţie prin Internet, implementat deja în site-ul http://www.e-guvernare.ro/ şi anume: 

Completare date în formular .PDF şi semnare electronică formular Precondiţii: o

EP trebuie să deţina un certificat digital calificat, înregistrat la MFP

o

EP utilizează ultima versiune publicată de către MFP pe site-ul unde, şi în prezent, se găsesc machetele şi instrucţiunile aferente formularelor şi declaraţiilor în uz

Acţiuni : 

Entităţile Publice vor completa datele în formularul .PDF inteligent.



Validează datele introduse accesând butonul “Validează şi generează fişierul XML” asociat inclus în formular



Semnează formularul .PDF (cu .XML asociat) cu certificatul digital calificat. Formularul se semnează electronic de către conducătorul Entităţii Publice sau de altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie.



Încărcare formular pe serverul central MFP şi validare date 

Utilizatorul este un reprezentant al EP.

Precondiţii: 15 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European



ER trebuie să deţină un certificat digital calificat, înregistrat la MFP



ER este conectat la un calculator cu acces la Internet;

Acţiuni : o Utilizează certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul MFP, Portalul sistemului Forexebug sau la site-ul www.e-guvernare.ro, opţiunea Depunere declaraţii (stânga sus) o Încarcă fişierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central al MFP apelând funcţia “Trimite” de pe pagina afişată Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcurşi 3 paşi succesivi de validare a formularului recepţionat în sistem : 

Validarea formală a formularului: va fi supus unui prim set de validări (format, conţinut standard de identificare declarant şi tip formular, etc.).  Dacă validarea s-a realizat cu succes, pe Portalul sistemului Forexebug, secţiunea “Transmitere declaraţii” sau pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afişat “Indexul” de înregistrare a formularului în sistem iar procesul continuă cu pasul următor de validare 

Dacă din această validare rezultă neconformităţi se va afişa de către sistem, o Recipisă (o notificare) de “Respingere formular” prin care se menţionează şi motivele invocate (erorile identificate).

Validarea automată a conţinutului formularului şi a regulilor specifice aplicabile

 

Dacă validarea s-a realizat cu succes, sistemul va genera un document electronic semnat (Recipisă) atestând că declarantul şi-a îndeplinit obligaţia de declarare (documentul poate fi acceptat ca declaraţie);



Dacă validarea s-a încheiat cu identificarea unor erori, EP este informat prin intermediul site-ului MFP, Portalul sistemului Forexebug, secţiunea “Vizualizare rapoarte” sau site-ul www.e-guvernare.ro, după caz, precizându-se şi erorile identificate. EP va trebui să corecteze erorile menţionate şi să reia procesul de transmitere a formularului obţinut în urma corectării.

 Verificarea rezultatului validărilor efectuate asupra documentului şi a îndeplinirii criteriilor de validitate a datelor (sau a stării prelucrării) se poate face numai prin accesarea site-ului MFP, Portalul sistemului Forexebug, secţiunea „Vizualizare Rapoarte”.

Toate înregistrările valide de tip Balanţă de deschidere sunt preluate în sistemul ForExeBug, unde se va realiza prelucrarea datelor, în scopul generării de Situaţii financiar-contabile.

16 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

1.3.1.4

Înregistrare date în formularul Balanţa de Deschidere

EP completează datele la nivelul formularului .PDF inteligent pus la dispoziţie de către MFP. În procesul de completare date la nivel formular .PDF, pentru a asigura acurateţea datelor, la nivelul anumitor câmpuri, utilizatorul este asistat (în selectarea valorilor) de listele de valori încapsulate în formular, şi anume: 

Sectoare_bugetare



Surse finanţare



Clasificaţie Funcţională



Clasificaţie Economică



Plan de conturi Entităţi Publice

Vor fi completate datele:

Situaţie Financiară Rectificativă

An

Data intocmire

Reprezintă Tipul de formular.

Se bifează câmpul “Situaţie Financiară Rectificativă” numai în cazul în care EP identificată unic prin CUI, completează o Balanţă de Deschidere care modifică date deja transmise şi înregistrate în sistem. În cazul în care se transmite un formular fără a-l menţiona ca fiind “Rectificativ” iar în sistem a fost deja înregistrat anterior o Balanţă de Deschidere “Initială” validă, noul formular va fi respins.

Reprezintă anul calendaristic pentru care sunt raportate soldurile iniţiale (soldurile la data de 1 ianuarie a anului respectiv) Câmp Obligatoriu.

Reprezintă data calendaristică la care se întocmeşte documentul.

Se selectează o valoare din calendar.

Câmp Obligatoriu.

Informatii generale

17 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Denumire Entitate Publică

CIF Entitate Publică

Se completează denumirea integrală, fără abrevieri, a Entităţii Publice.

Câmp Obligatoriu. Lungime maximă : 100 caractere.

Se completează Codul Unic de Identificare (codul fiscal) al Entităţii Publice.

Identifică unic o Entitate Publică.

La introducerea datelor, sistemul validează că au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere) şi verifică cifra de control.

Câmp Obligatoriu.

Sector bugetar

Datele care vor fi completate la nivelul formularului Balanţa de Deschidere se realizează pentru un singur Sector bugetar. În cazul în care Entitatea Publică gestionează activităţi pe mai multe Sectoare bugetare, aceasta va completa câte un formular de Balanţă de Deschidere pentru fiecare Sector bugetar pe structura căruia îşi desfăşoară activitatea.

Se selectează o valoare din lista <Sectoare bugetare> Sector bugetar Ex: Bugetul de stat Câmp Obligatoriu.

În cazul în care, pentru anul calendaristic pentru care se depune formularul, Entitatea Publică nu a înregistrat valori pentru Soldurile Iniţiale Debitoare/ Creditoare din Balanţa de Deschidere, se va selecta opţiunea <DA>. În acest caz, nu mai este necesară completarea niciunei informaţii la nivelul formularului, toate câmpurile nu mai sunt accesibile pentru editare.

Utilizatorul va parcurge direct paşii de Validare formular şi inserare semnatura electonică (vezi detalii la sfarşitul Cap. 3).

Sursa Finantare

Pentru fiecare Sector bugetar, se va selecta obligatoriu cel puţin o valoare pentru <Sursa de finanţare> a Sectorului.

Sursă Finanţare

Se selectează o valoare din nomenclatorul <Surse finanţare> Ex: Integral de la buget Câmp Obligatoriu.

Precizare: În cazul în care a fost selectată Sursa de finanţare “K” – “Reclasificate”, nu va fi permisă adăugarea unei alte Surse de finanţare, asociată Sectorului bugetar.

18 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

După ce au fost completate informaţiile care compun combinaţia Sector bugetar– Sursă de finanţare, se selectează butonul “Adaugă Sursă de finanţare”.

Informaţiile introduse rămân permanent afişate în prima parte a paginii. Pe bara de titlu sunt afişate informaţiile selectate deja de către utilizator: <Sursa de finanţare>.

Dacă, la acest nivel de informaţii generale, au fost introduse date/ opţiuni greşite, se poate selecta butonul “Şterge” din dreptul ei – astfel combinaţia Sector bugetar - Sursă de finanţare este eliminată.

Conturi contabile

Pentru completarea câmpului <Simbol_Cont> utilizatorul va fi asistat la completarea valorilor pe baza nomenclatorului Plan de conturi_EP; mai exact, la completarea unui Simbol de cont, se va selecta obligatoriu o valoare din nomenclatorul Plan de conturi EP  se va completa contul dezvoltat până la sintetic de gradul 3 (7 cifre) după care vor fi înscrise informaţiile solicitate conform normelor în vigoare privind structura contului contabil (încă 33 caractere).

Conform regulilor de business, în procesul de validare date, la nivelul Balanţei de deschidere nu vor fi acceptate conturile din clasa 6 (clasa conturilor de cheltuieli) sau 7 (clasa conturilor de venituri).

Introducerea de sume este permisă, pentru toate conturile din Planul de Conturi în vigoare, numai la nivelul conturilor sintetice de gradul 3 (7 cifre), cu eventuala dezvoltare cu atribute suplimentare (încă 33 caractere).

Pentru acele conturi care, conform Planului de Conturi în vigoare, sunt dezvoltate numai până la nivel de cont sintetic de gradul 1 sau cont sintetic de gradul 2, automat vor fi create şi afişate, conturi sintetice de gradul 3 obţinute prin completarea cu zerouri.

Simbol_Cont

Se selectează o valoare din lista Plan_Conturi_EP. Ex: 401.01.00

Denumirea cont

Completat automat, în funcţie de valoarea selectată în câmpul <Simbol_Cont> 19 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice

Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Câmpul <Structura Cont> (dimensiune=40 char) se reprezintă automat, pe baza normelor de dezvoltare a conturilor sintetice prin asocierea de atribute suplimentare, funcţie de natura fiecărui cont (de exemplu: Clasificaţie bugetară, Codificare ESA95, Sursa finanţare, CUI partener, etc.). În funcţie de structura de dezvoltare afişată, corespunzător fiecărui cont, vor trebui completate informaţiile solicitate. În cazul în care se selectează un alt <Simbol Cont>, sistemul, automat, va modifica <Structura Cont>, în conformitate cu noua valoare.

Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu codul Sectorului bugetar, aşa cum este implementat la nivelul nomenclatorului Sectoare bugetare.

Ex: 01 Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu codul Sursei de finanţare, aşa cum este implementat la nivelul nomenclatorului Surse_finanţare Ex: A În funcţie de atributele asociate în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, sistemul afişează câmpurile în care utilizatorul va completa obligatoriu date.

Clasificaţie Funcţională Dacă în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, atributul <Are extindere Clasificaţie Funcţională?> a fost completată valoarea DA, va fi obligatoriu să se completeze succesiv câmpurile <Capitol>, <Subcapitol>, <Paragraf>, prin selectarea unei poziţii valide din nomenclatorul Clasificaţie Funcţională încapsulat în formular.

Conform modalităţii de implementare a nomenclatorului Clasificaţie Funcţională. 

pentru orice indicator de tip “Capitol”: o nivelele “Subcapitol” şi “Paragraf” sunt completate cu valoarea “00”. De exemplu, pentru Capitolul 10, <Cod_Indicator_Funcţional> va avea valoarea “100000” o Denumire_indicator_CF va fi preluată de la nivel de Capitol.  pentru orice indicator de tip “Subcapitol”, asociat unui Capitol: o nivelul “Paragraf” este completat cu valoarea “00”. De exemplu, pentru Capitolul 10, Subcapitol 01, <Cod_Indicator_Funcţional> va avea valoarea “100100” o Denumire_indicator_CF va fi preluată de la nivel de Subcapitol.  pentru orice indicator de tip “Paragraf”, asociat unui Capitol si Subcapitol: o Denumire_indicator_CF va fi preluată de la nivel de Paragraf.

Capitol Se selectează o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Funcţională.

Subcapitol

Se selecteaza o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Funcţionala.

Paragraf

Se selectează o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Funcţională.

Denumire_indicator_CF

Se completează automat pe baza valorii <Capitol> +<Subcapitol>+<Paragraf> din nomenclatorul Clasificaţie Funcţională (vezi precizarea anterioară) 20

Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu valorile selectate pentru <Capitol> +<Subcapitol>+<Paragraf>.

Clasificaţie Economică Dacă în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, atributul <Are extindere Clasificaţie Economică?> a fost completată valoarea DA, va fi obligatoriu să se completeze succesiv câmpurile <Titlu>, <Articol>, <Alineat>, prin selectarea de valori din nomenclatorul Clasificaţie Economică.

Conform modalităţii de implementare a nomenclatorului Clasificaţie Economică: 



 Titlu

pentru orice indicator de tip “Titlu”: o nivelele “Articol” şi “Alineat” sunt completate cu valoarea “00”. De exemplu, pentru Titlul 30, <Cod_Indicator_Economic> va avea valoarea “300000” o Denumire_indicator_CE va fi preluată de la nivel de Titlu. pentru orice indicator de tip “Articol”, asociat unui Titlu: o nivelul “Alineat” este completat cu valoarea “00”. De exemplu, pentru Titlul 30, Articolul 01, <Cod_Indicator_ Economic> va avea valoarea “300100” o Denumire_indicator_CE va fi preluată de la nivel de Articol. pentru orice indicator de tip “Alineat”, asociat unui Titlu si Articol: o Denumire_indicator_CE va fi preluată de la nivel de Alineat.

Se selectează o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Economica.

Articol

Se selecteaza o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Economică.

Alineat

Se selectează o valoare din nomenclatorul Clasificaţie Economică.

Denumire_indicator_CE

Se completează automat pe baza valorii <Titlu> +<Articol>+<Alineat> din nomenclatorul Clasificaţie Economică (vezi precizarea anterioară)

Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu valorile selectate pentru <Titlu> +<Articol>+<Alineat>.

Cod ESA Acest câmp va fi utilizat ulterior pentru completare, după algoritmul: Dacă în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, atributul <Are Cod ESA?> a fost completată valoarea DA, va fi obligatoriu să se completeze câmpul <Cod ESA> cu o valoare ce va fi selectată din nomenclatorul Sector Instituţional.

Ex: S1311 Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu valoarea Codului ESA. În acestă etapă de implementare a formularului, pentru <Cod_ESA> sunt rezervate 5 caractere, care vor fi completate automat cu valoarea “X”.

21 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

CUI Partener Acest câmp va fi utilizat ulterior pentru completare, după algoritmul: Dacă în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, atributul <Are CUI Partener?> a fost completată valoarea DA, va fi obligatoriu să se completeze câmpul <CUI Partener> cu o valoare care identifică entitatea implicată în procesul de consolidare.

Câmpul <Structura Cont> este completat automat cu valoarea CUI-ul partenerului. În cazul în care valoarea introdusă pentru CUI nu are dimensiunea maximă de 13 caractere, în câmpul <Structura Cont>, caracterele care lipsesc (până la cele 13 caractere) vor fi înlocuite automat cu “X”. În acestă etapă de implementare a formularului, pentru <CUI Partener> sunt rezervate 13 caractere, care vor fi completate automat cu valoarea “X”.

Solduri iniţiale început de an - Sold Debitor/ Creditor În funcţie de <Tipul Contului>, aşa cum a fost completat în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, pentru contul contabil selectat, se va completa obligatoriu una dintre valorile <Sold Debitor> sau <Sold Creditor>.

Câmpul va putea fi completat cu o valoare pozitivă sau negativă.

Precizare: - Indiferent de data la care Entitatea Publică se inregistrează în sistem, la depunerea Balanţei de Deschidere, se vor înregistra Soldurile Iniţiale de la 01.01. anul calendaristic respectiv – de exemplu, daca EP se inregistreaza in sistemul ForExeBug la 01.08.2017, in Balanţa de Deschidere se vor înregistra Soldurile Iniţiale la 01.01.2017.

Pentru conturile de Activ/ Pasiv, nu se pot prelua sume (Solduri) decât pe una dintre coloane – fie Sold Debitor, fie Sold Creditor.

Pentru conturile bifuncţionale, se pot prelua sume doar pe una dintre coloane – fie Sold Debitor, fie Sold Creditor, cu condiţia ca valoarea introdusă să fie pozitivă.

Va fi respectată astfel regula de validare ca: pentru aceste conturi, la nivel de sintetic de gradul III funcţia contului va fi obligatoriu ori de “Activ” ori de “Pasiv”).

Va fi completată obligatoriu în cazul în care, în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, contul selectat este Sold Debitor de tip “Activ” Câmpul va putea fi completat cu o valoare pozitivă, zero sau negativă.

Va fi completată obligatoriu în cazul în care, în nomenclatorul Planul de Conturi_EP, contul selectat este Sold Creditor de tip “Pasiv” Câmpul va putea fi completat cu o valoare pozitivă, zero sau negativă.

După ce au fost completate informaţiile obligatorii, se selectează butonul “Adaugă Cont”.

Informaţiile sunt adăugate sub formă tabelară, în lista de Conturi contabile.

22 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Utilizatorul poate continua cu introducerea unui alt cont contabil şi a sumelor corespunzătoare Soldului iniţial Debitor/ Creditor.

Lista este completată de sus în jos, astfel că, în cazul în care utilizatorul doreşte să continue cu introducerea unui alt cont contabil, are acces la butonul “Adaugă Cont”, care este situat în partea de sus a listei de Conturi contabile introduse.

Sistemul ordonează automat crescător conturile contabile introduse, după valoarea <Simbol cont>, indiferent de ordinea în care au fost completate de către utilizator.

Sistemul realizează automat Total Solduri Debitoare şi Total Solduri Creditoare la nivel de Sursă de finanţare.

Ca regulă de business, pentru conturile bilanţiere, completate în Balanţa de Deschidere, Total Solduri Debitoare = Total Solduri Creditoare.

Observaţie: Pentru conturile extra-bilanţiere, nu este obligatorie respectarea egalităţii Total Solduri Debitoare = Total Solduri creditoare.

Pentru verificarea acestei egalităţi, se selectează butonul “Validare si generare XML”.

Sistemul afişează sumele în conformitate cu formatul românesc de afişare a cifrelor: ex 100.000,11.

Orice cont contabil introdus poate fi eliminat din listă prin selectarea butonului “Şterge”, poziţionat în dreptul lui. Câmpurile de Totaluri sunt recalculate automat după eliminarea din listă a unui cont contabil.

Câmpurile de Totaluri nu au asociat în dreptul lor butonul “Şterge” – sunt câmpuri completate 23 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

automat de către sistem. În cazul în care, pentru un cont contabil, au fost completate valori greşite pentru Soldul Creditor/ Soldul Debitor, utilizatorul poate modifica sumele introduse prin editarea valorilor afişate în tabel.

Câmp calculat automat; reprezintă suma valorilor din câmpurile <Sold initial inceput de an - Debitor>.

Total Sold Debitor Ca regulă de validare, Total Sold initial Debitor = Total Sold initial Creditor.

Câmp calculat automat; reprezintă suma valorilor din câmpurile <Sold initial inceput de an - Creditor>.

Total Sold Creditor Ca regulă de validare, Total Sold initial Debitor = Total Sold initial Creditor.

Validările de mai sus se respectă numai pe total surse, nu şi pe fiecare sursă în parte.

Dacă există o altă <Sursă de finanţare> asociată aceluiaşi <Sector bugetar>, se continuă cu adăugarea acesteia.

Pentru aceasta, utilizatorul selectează o valoare din nomenclatorul <Surse finanţare>.

După ce au fost completate informaţiile, se selectează butonul “Adaugă Surse de finanţare”

Sistemul generează o nouă zonă tabelară, în care se continuă completarea conturilor contabile asociate acestei Surse de finanţare.

Precizare: În cazul în care a fost selectată Sursa de finanţare “K” – “Reclasificate”, nu va fi permisă adăugarea unei alte Surse de finanţare, asociată Sectorului bugetar. 

La finalizarea completării informaţiilor, EP îşi validează datele introduse prin selectarea butonului “Validare şi generare XML”.



În cazul în care au fost identificate erori, sistemul afişează lista erorilor.

După ce Entitatea Publică corectează erorile identificate, apasă din nou butonul "Validare şi generare XML". În cazul în care nu sunt identificate erori, se generează automat fişierul XML.

24 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European



Pentru a vedea fişierul XML se apasă butonul

La finalizarea completării formularului şi după eliminarea tuturor eventualelor erori, la nivelul formularului va trebui inserată semnătura electronică, pe baza certificatului digital calificat şi înregistrat la MFP :

Conform prevederilor legale şi procedurilor de lucru datele înscrise în formularul PDF sub directa responsabilitate a Entităţii Publice raportoare asumată prin aplicarea semnăturii electronice a acesteia poate să facă obiectul unui proces de aprobare / avizare din partea Ordonatorului de Credite ierarhic superior Entităţii Publice raportoare.

Pentru a parcurge procesul de aprobare / avizare a raportării emise de către Entitatea Publică raportoare aceasta pune la dispoziţia Ordonatorului de Credite ierarhic superior formularul PDF şi XML-ul asociat (fişiere transmise via e_mail sau pe suport electronic) dupa ce formularul a fost validat (fara erori !) şi semnat electronic.

Ordonatorul de Credite ierarhic superior stochează respectivele fişiere (astfel incât să poată fi unic şi uşor identificate pe maşina locală pe care acesta este autentificat pe baza certificatului digital propriu înregistrat la MFP), deschide formularul PDF (folosind aplicaţia Adobe Reader – poziţionându-se pe respectivul fişier PDF şi tastând ENTER sau acționând de două ori butonul din dreapta a mouse-ului) şi, în formularul PDF astfel deschis, după ce a verificat datele înscrise poate aproba / aviza formularul prin accesarea butonului destinat propriei

25 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Instrumente Structurale 2007-2013

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

semnături electronice

. În cazul în care identifică

eventuale erori, nu aplică propria semnatură electronică şi returnează formularul în vedere corectării.

Nota : această functionalitate implementată în formularele PDF dezvoltate pentru sistemul ForExeBug va putea fi utilizată efectiv odată cu extinderea funcţionala a actualului sistem al MFP de autentificare, autorizare şi punere în corespondenţă a semnăturilor electronice cu structurile ierarhice ale Entităţilor Publice.

Fluxul de activităţi continuă cu paşii descrişi în secţiunea “Depunerea formularului PDF”.

1.3.1.5

Export/ Import date din formularul Balanţa de Deschidere

Procesul de depunere formulare de tip Balanţa de Deschidere se lansează, prin transmiterea formularului PDF dedicat, doar la prima utilizare a sistemului ForExeBug de către Entitatea Publică (indiferent de data calendaristică, la înrolarea Entităţii Publice în sistemul ForExeBug sau la înfiinţarea unei noi Entităţi Publice – inclusiv ca şi rezultat al unei eventuale reorganizări). Pentru anii următori, pentru Entităţile Publice înrolate în sistemul ForExeBug, „Balanţa de Deschidere” va fi generată automat de către sistem.

Pentru a ajuta utilizatorul în procesul de refolosire a datelor deja introduse într-un formular .PDF, sistemul pune la dispoziţia utilizatorului funcţionalitatea de Export date completate şi validate, de la nivelul formularului .PDF. Pentru a exporta datele introduse, utilizatorul accesează butonul <Export XML>.

Chiar dacă, înainte de a realiza Exportul datelor, utilizatorul nu a validat corectitudinea datelor (nu a selectat

butonul “Validare şi generare XML”

) la accesarea butonului <Export XML>,

sistemul realizează automat validarea datelor înante de a realiza exportul lor, adică nu va fi permis exportul decât dacă datele sunt valide. În urma exportului, va rezulta un fişier de tip .XML, care va fi salvat pe structura de foldere a staţiei locale de lucru.

26 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Acest fişier va putea fi importat ulterior la nivelul unui alt formular .PDF de tip Balanţă de Deschidere. În cazul în care, în intervalul de timp scurs de la exportul datelor pe structura fişierului .XML, a fost creată o versiune nouă de formular Balanţă de Deschidere.pdf, fişierul .XML va fi importat în această nouă versiune de formular. În versiunea nouă de formular Balanţă de Deschidere.pdf există posibilitatea ca nomenclatoarele încapsulate în formular (de ex. Planul de conturi) să fi fost modificate (de ex., faţă de versiunea anterioară, au fost modificate atributele asociate anumitor conturi contabile).

Utilizatorul va descărca noua versiune de formular .PDF de pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul sistemului Forexebug şi apoi de la nivelul formularului va accesa butonul <Import XML>

.

Se va selecta locaţia pe structura căreia a fost salvat fişierul .XML şi se va iniţia acţiunea de import date. Sistemul va importa datele stocate la nivelul fişierului .XML. În cazul în care au fost identificate sume mapate pe conturi contabile care în noua versiune de .PDF au fost modificate/ inactivate (aceste conturi nu mai există în listele de valori de la nivelul noului .PDF), sistemul afişează un mesaj de informare a acestor erori şi marchează grafic aceste conturi în tabelul respectiv.

Utilizatorul va elimina din listă aceste conturi contabile prin selectarea butonului “Şterge”, poziţionat în dreptul fiecărui cont.

Sistemul va recalcula automat câmpurile de Total Sold Debitor/ Total Sold Creditor.

Mecanismul de Export / Import implementat la nivelul formularului poate fi utilizat şi pentru a transfera informaţiile către şi dinspre aplicaţii informatice proprii sub formă de fişiere XML a căror structură trebuie să respecte specificaţiile puse la dispoziţie sub formă de fişiere XSD.

Precizare: Toate formularele de raportare Situaţii Financiare stabilite prin normele în vigoare ca fiind obligatoriu de transmis de către fiecare Entitate Publică (indiferent dacă sunt formulare “iniţiale” sau “rectificative”) trebuie să fie înregistrate în sistemul ForExeBug (formulare considerate „valide” în urma procesului de validare, confirmat prin Recipisă) cu încadrare în data calendaristică limită de depunere.

Nerespectarea termenelor de înregistrare+validare în sistemul ForExeBug a formularelor de raportare Situaţii Financiare va declanşa automat procesul de “blocare” a Entităţii Publice – cu sensul de limitare a accesului acesteia la efectuarea de plăţi în Trezorerie şi de adăugare/ majorare angajamente noi în aplicaţia CAB (Control Angajamente Bugetare) pentru Entitatea Publică respectivă. Înregistrarea Balanţei de Deschidere în sistem condiţioneaza acceptarea atât a Balanţei de Verificare cât şi ,implicit, a tuturor celorlate formulare de raportare situaţii financiare ale căror informaţii sunt validate prin confruntarea cu datele din Balanţa de Verificare.

27 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

DEFINIŢII, ACRONIME ŞI ABREVIERI An bugetar Angajament bugetar

Anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se incheie la data de 31 decembrie Actul administrativ prin care se rezervă creditul bugetar în vederea stingerii obligaţiei de plată ce rezultă din executarea angajamentului legal.

Angajament legal

Actul prin care se creează, în cazul actelor administrative, contractelor şi altor înscrisuri, sau se constată, în cazul legilor, hotărârilor Guvernului, acordurilor, hotărârilor judecătoresti, obligaţia de plată pe seama fondurilor publice.

Autorizare bugetară

Aprobare dată ordonatorilor de credite de a angaja şi/sau de a efectua plaţi, într-o perioada dată, în limita creditelor bugetare aprobate Document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a instituţiilor publice Bugetul de venituri şi cheltuieli al unei entităţi raportoare şi care se referă la funcţionarea aparatului propriu (de exemplu: Bugetul unui Minister pentru funcţionarea aparatului central) Bugetul de venituri şi cheltuieli al unui Ordonator Principal sau Secundar în care sunt consolidate toate veniturile şi cheltuielile entităţilor subordonate şi a aparatului propriu Ansamblul bugetelor, componente ale sistemului bugetar, agregate şi consolidate pentru a forma un întreg Gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine obligatorie şi dupa criterii unitare. Aceasta este economică (gruparea cheltuielilor după natura şi efectul lor economic) şi funcţională (gruparea veniturilor dupa provenienţa lor şi a cheltuielilor după destinaţia lor pentru a evalua alocarea fondurilor publice unor activităţi sau obiective care definesc necesităţile publice). COFOG3 reprezintă o corelare a acestor două clasificaţii.

Operatiunea de eliminare a transferurilor de sume dintre două bugete componente ale bugetului general consolidat, în vederea evitării dublei evidenţieri a acestora.

Suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot ordonanţa si efectua plaţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonanţa si efectua plaţi din buget pentru celelalte acţiuni.

Limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul exerciţiului bugetar, în limitele aprobate.

Aprobare comunicată ordonatorului principal de credite de către Ministerul Finanţelor Publice prin trezoreria statului, în limita căreia se pot efectua repartizări de credite bugetare şi plăţi Organizaţiile care transmit date sistemului ForExeBug în vederea generării rapoartelor consolidate privind execuţia bugetară, situaţiile contabile, angajamentele bugetare, etc.. Acestea sunt: instituţiile publice, companiile de stat.

Activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a plaţii cheltuielilor aprobate prin buget.

Instituţii publice autonome din punct de vedere al finanţării (ex.: Agenţia Naţională pentru Locuinţe) Denumire generică ce include Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, Ministerele,

Buget Buget aparat propriu Buget centralizat Buget General Consolidat Clasificaţie bugetară

Consolidare Credit bugetar

Credit de angajament Deschidere de credite bugetare Entitate raportoare Execuţie bugetară Instituţie autonomă Instituţie publică

28 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Ordonatori de credite Program

Buget actualizat Raportare contabilă Situaţie financiară Sursă de finanţare Virare de credit

celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finantare a acestora Conducătorul unei instituţii publice care poate dispune de creditele bugetare ale acesteia. Aceştia sunt principali, secundari şi terţiari.

O acţiune sau un ansamblu coerent de acţiuni ce se referă la acelasi ordonator principal de credite, proiectate pentru a realiza un obiectiv sau un set de obiective definite şi pentru care sunt stabiliţi indicatori de program care să evalueze rezultatele ce vor fi obţinute, în limitele de finanţare aprobate Bugetul modificat al instituţiilor publice faţă de bugetul iniţial aprobat al acestora.

Fiecare modificare a bugetului iniţial aprobat reprezintă un Buget actualizat Raportările contabile gestionate prin intermediul ForExeBug. Acestea pot fi: balanta de verificare, arieratele entităţilor raportoare, alte rapoarte.

Orice situaţii financiară gestionată prin intermediul ForExeBug: situaţii privind execuţia bugetară a veniturilor şi cheltuielilor, situaţii şi raportări contabile (bilant, cont de rezultat patrimonial, flux de trezorerie, note).

Sursele de finanţare ale unei entităţi raportoare, de exemplu: Buget de Stat, Buget Local, Împrumut Extern, Fond Extern Nerambursabil, Venituri proprii, etc.

Modificare a bugetului

ABREVIERI ANAF APC APL BNR COFOG DEDoc DGJFP DGTI ER ESA FEADR FEDR FEN FSE GFS INS IP IPSAS MAI MFP OER SEP SLA SNM

Agenţia Naţională de Administrare a Finanţelor Autoritate Publică Centrală Autoritate Publică Locală Banca Naţională a României Classification of the Functions of Government Sistemul de Depunere Electronică a Documentelor Direcţia Generală Judeţeană a Finanţelor Publice Direcţia Generală de Tehnologia Informaţiei din cadrul Ministerului Finanţelor Publice Entitate Raportoare European System of Accounts Fondul European pentru Agricultură şi Dezvoltare Rurală Fondul European pentru Dezvoltare Regională Fond Extern Nerambursabil Fondul Social European Government Finance Statistics Institutul Naţional de Statistică Instituţie Publică International Public Sector Accounting Standards Ministerul Administraţiei şi Internelor Ministerul Finanţelor Publice Operatori Economici Reclasificaţi Sistemul Electronic de Plăţi Service Level Agreement Platforma electronică de Notificări şi Mesagerie

29 Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice Ministerul Finanţelor Publice

Cod SMIS 34952